BÀI 1: GIỚI THIỆU HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD

Chia sẻ: Vũ đinh Thái Mão | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:37

0
388
lượt xem
108
download

BÀI 1: GIỚI THIỆU HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Winword hay gọi tắt là MS Word là một phần mềm chuyên dụng trong lĩnh vực soạn thảo. Nó là một thành phần cơ bản thuộc bộ chương trình MicroSoft Office nổi tiếng của hãng Microsoft. Với giao diện đẹp và dễ sử dụng cùng với nhiều tính năng mạnh mẽ khác. MS Word được coi như một công cụ chuyên nghiệp trong công nghệ chế bản.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: BÀI 1: GIỚI THIỆU HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD

  1. Giáo trình tin học văn phòng – hệ soạn thảo văn bản Word BÀI 1: GIỚI THIỆU HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD 1. Giới thiệu chung chương trình MS Word Chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Winword hay gọi tắt là MS Word là một phần mềm chuyên dụng trong lĩnh vực soạn thảo. Nó là một thành phần cơ bản thuộc bộ chương trình MicroSoft Office nổi tiếng của hãng Microsoft. Với giao diện đẹp và dễ sử dụng cùng với nhiều tính năng mạnh mẽ khác. MS Word được coi như một công cụ chuyên nghiệp trong công nghệ chế bản. Các chức năng chính của Word: - Soạn thảo và định dạng một văn bản - Tạo các văn bản dưới dạng cột báo - Chèn các đối tượng đặc biệt vào văn bản như: hình ảnh, ký tự đặc biệt,… - Cung cấp các công cụ đồ họa để vẽ hình, tạo chữ nghệ thuật - kiểm tra lỗi chính tả ngữ pháp tiếng anh - Tìm kiếm thay thế một từ hay một cụm từ trong văn bản 2. Khởi động Winword Khi máy tính đã được khởi động thì có thể vào làm việc với chương trình soạn thảo văn bản bằng một trong các cách sau: 1. Nháy đúp chuột vào biểu tượng MS Word trên màn hình 2. Bấm chuột chọn Start/Programs sau đó chọn Microsoft Word 1
  2. Giáo trình tin học văn phòng – hệ soạn thảo văn bản Word 3. Giới thiệu màn hình Word Sau khi mở chương trình soạn thảo Word xuất hiện màn hình soạn thảo như sau; Thanh công cụ với các nút Than bấm h Menu h Thanh  trạng thái t Con trỏ soạn   t thảo Màn hình chính gồm các phần cơ bản như sau: Thanh menu lệnh chính (Menu bar): Chứa tên các bảng lệnh như File, Edit, Insert,... - Thanh tiêu đề: nằm ở mép phía trên cùng của cửa sổ có màu xanh để hiện thị tên văn bản hiện tại đang mở, khi mới làm việc thì thường hiện thị là Document 1, Document 2,… - Thanh thực đơn: chứa các chức năng thực hiện trên Word được tổ chức theo từng nhóm chức năng, thông thường gồm có một số thực đơn sau: file, Edit, View, Insert,… - Thanh công cụ: chứa các biểu tượng tương ứng với một số chức năng sử dụng trong Word. Để sử dụng các biểu tượng này thì chỉ việc bấm chuột vào biểu tượng tương ứng Chú ý: muốn đóng hay mở một thanh công cụ nào đó thì thực hiện như sau: Chọn thực đơn View, sau đó kéo xuống chọn Toolbars, xuất hiện danh sách các thực đơn hỗ trợ trong Word, chọn thực đơn cần thực hiện đóng hoặc mở - Thanh thước kẻ: cho phép xác định được các chế độ thụt đầu dòng của đoạn văn, hoặc thay đổi chiều rộng của cột,…Thanh thước kẻ có hai thanh là thanh thước kẻ ngang và thanh thước kẻ dọc. Chú ý: để đóng hay mở thanh thước kẻ thì chọn View/Rule và chọn Tools/Option/View sau đó tích vào Verticale Rule - Thanh trạng thái: thanh trạng thái thường nằm phía dưới cùng của cửa sổ Word, thanh này cho phép hiển thị các thông tin sau: trang văn bản hiện tại đang làm việc, tổng số trang của cả văn bản, vị trí của con trỏ soạn thảo hiện tại,… - Thanh cuộn: cho phép xem những phần văn bản còn lại trên màn hình, có hai thanh cuộn là: thanh cuộn ngang và thanh cuộn dọc. 2
  3. Giáo trình tin học văn phòng – hệ soạn thảo văn bản Word - Vùng soạn thảo văn bản: là vùng trắng chứa văn bản cần soạn thảo BÀI 2: CÁC THAO TÁC LÀM VIỆC VỚI TỆP VĂN BẢN I. Soạn thảo văn bản: 1. Khái niệm và nguyên tắc thực hiện soạn thảo văn bản: - Ký tự: gồm các chữ cái trong bản chữ cái Tiếng Anh và Tiếng Việt và các dấu chấm, dấu cách, dấu chấm và các chữ số - Từ: là tập hợp các ký tự được kết hợp với nhau theo một nguyên tắc nào đó, một từ được giới hạn bởi hai dấu cách - Dòng văn bản: là tập hợp các từ theo chiều ngang trên một dòng văn bản, các từ được đánh liên tiếp nhau khi gặp giới hạn của trang thì tự động chuyển xuống dòng mới - Câu: là tập hợp các từ và được kết thúc bởi dấu chấm câu - Đoạn văn: là gồm một hoặc nhiều dòng văn bản, để chuyển sang dòng mới thì ấn dấu Enter - Khi thực hiện soạn thảo văn bản thì các dấu câu như:; , :,… phải được gõ sao cho liền với từ đằng trước và cách từ liền sau đó ít nhất là một vị trí trắng 2. Một số phím điều khiển con trỏ : đưa con trỏ soạn thảo lên trên một dòng văn bản : đưa con trỏ soạn thảo xuống dưới một dòng văn bản : di chuyển con trỏ soạn thảo sang phải một ký tự : di chuyển con trỏ soạn thảo sang trái một ký tự Home: đưa con trỏ soạn thảo về đầu dòng văn bản End: đưa con trỏ soạn thảo về cuối dòng văn bản Page up: đưa con trỏ soạn thảo lên trên một trang văn bản Page down: đưa con trỏ soạn thảo xuống dưới một trang văn bản Ctrl + End: đưa con trỏ soạn thảo về cuối tệp văn bản Ctrl + Home: đưa con trỏ soạn thảo về đầu tệp văn bản Delete: xóa ký tự tại vị trí con trỏ soạn thảo Backspace: xóa ký tự tại vị trí bên trái con trỏ soạn thảo 3. Chế độ gõ văn bản tiếng Việt * Điều kiện để đánh Tiếng Việt: để đánh được văn bản tiếng Việt phải có các điều kiện sau: - Chương trình điều khiển đánh Tiếng Việt, hiện nay có thể dùng các chương trình: ABC, Vietkey, Unikey,.. - Các Font chữ hỗ trợ đánh Tiếng Việt, tùy vào chế độ gõ Tiếng Việt khác nhau thì yêu cầu các font chữ cần là khác nhau. Ví dụ: chế độ đánh VNI thì các font chữ phải bắt 3
  4. Giáo trình tin học văn phòng – hệ soạn thảo văn bản Word đầu bằng VNI- , còn đối với chế độ dánh tiếng việt là TELEX thì font chữ cần thiết phải bắt đầu bằng chữ .VN * Chuyển đổi giữa chế độ đánh Tiếng Anh và Tiếng Việt: để chuyển đôi hoặc bấm chuột trực tiếp vào biểu tượng của chương trình đánh tiếng việt hoặc ấn đồng thời phím ALT+Z * Chế độ gõ tiếng Việt VNI: Qui ước và ý nghĩa của các phím Phím số 1 = Dấu sắc Phím số 2 = Dấu Huyền Phím số 3 = Dấu hỏi Phím số 4 = Dấu ngã Phím số 5 = Dấu nặng Phím số 6 = Dấu mũ của chữ â, ê và ô Phím số 7 = Dấu râu của ơ và ư Phím số 8 = Dấu trăng của ă Phím số 9 = Dấu ngang của chữ đ Phím số 0 = Khử dấu (xoá dấu) Ví dụ: Nu7o71c cha3y d9a1 mo2n = nước chảy đá mòn Nu7o7c1 cha3y d9a1 mo2n = nước chảy đá mòn * Cách đánh chế độ TELEX: Qui ước và ý nghĩa của các phím s = Dấu sắc f = Dấu Huyền r = Dấu hỏi x = Dấu ngã j = Dấu nặng aa = Chữ â, ê và ô ee = Chữ ê oo = Chữ ô w, uw, ] = Chữ ư ow, [ = Chữ ơ dd = Chữ đ z = Khử dấu (xoá dấu) Shift + Chu cái = Chữ hoa Ví dụ: Nuwowcs chayr ddas monf = nước chảy đá mòn N][cs chayr ddas monf = nước chảy đá mòn II. Các thao tác làm việc với tệp văn bản 1. Tạo tài liệu mới Để soạn thảo một tài liệu mới ta cần thực hiện thao tác tạo tài liệu mới. Ngay khi khởi động lần đầu tiên, MS Word luôn tự động khởi tạo sẵn một tài liệu trắng chưa có nội dung gì (với tên ngầm định là Document1 ). Khi đó ta có thể soạn thảo ngay trên đó. Sau đó, ta có thể đặt lại tên cho tài liệu trước khi ghi lưu (Sẽ nêu ở phần sau). Trong trường hợp đang soạn thảo, ta muốn mở một tài liệu mới, ta sẽ thực hiện các cách như sau: - Chọn Menu File/New, chọn OK - Nhấn phím tắt Ctrl + N 4
  5. Giáo trình tin học văn phòng – hệ soạn thảo văn bản Word - Bấm chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ như hình sau 2. Ghi, lưu nội dung một tài liệu: Sau khi đã soạn thảo văn bản xong ta phải thực hiện lưu lại nội dung vào máy để có thể sử dụng lại được khi cần, để ghi lại nội dung thực hiện theo một trong các cách sau - Chọn Menu File, chọn Save, - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S, - Bấm chuột vào nút lệnh Save có biểu tượng hình đĩa mềm trên thanh công cụ Chú ý; - Đối với văn bản mới được tạo ra lần đầu, khi thực hiện một trong các cách trên để lưu lại nội dung thì xuất hiện hộp thoại Save As như sau Thực hiện đánh tên để lưu văn bản trong vùng File Name, nếu cần thay đổi thư mục chứa tệp thì chọn trong mục Save In tương ứng, sau đó bấm chọn nút Save hoặc ấn Enter - Đối với văn bản đã được đặt tên thì khi thực hiện một trong ba cách trên để lưu lại nội dung thì máy sẽ tự động lưu lại nội dung với tên đã được đặt 3. Mở một tài liệu đã có trên đĩa Khi một tài liệu bất kỳ đã được lưu trên đĩa, khi cần thực hiện hay làm việc với tệp văn bản đó ta phải tiến hành mở văn bản đó ra, để mở văn bản có thể thực hiện theo một trong các cách sau: - Chọn Menu File, chọn Open - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O - Bấm vào nút lệnh Open có biểu tượng hình thư mục mở trên thanh công cụ 5
  6. Giáo trình tin học văn phòng – hệ soạn thảo văn bản Word Khi thực hiện một trong các cách trên mở văn bản đều xuất hiện hôp thoại sau, tiến hành chọn tệp văn bản cần mở, nếu tệp văn bản cần mở nằm trong thư mục hay ở đĩa khác thì bấm chuột vào ô Lookin để chọn được tệp cần mở và bấm chọn vào nút Open hoặc ấn Enter. 4. Luân chuyển qua lại giữa các cửa sổ tài liệu hiện hành Tại mỗi thời điểm ứng dụng Word cho phép mở nhiều tệp văn bản cùng lúc, để chuyển đổi giữa các tệp văn bản đang mở, bấm chọn thực đơn Window sau đó bấm chọn vào tệp cần mở. 5. Đóng tệp văn bản Sau khi làm việc xong với chương trình soạn thảo văn bản thì thực hiện đóng tệp văn bản đó bằng cách thực hiện một trong các cách sau: 1. Nhấn vào nút đóng cửa sổ ở phía trái trên cùng để kết thúc chương trình Winword. 2. Hoặc từ bảng File chọn Exit 3. Hoặc chọn tổ hợp phím tắt Alt + F4 6
  7. Giáo trình tin học văn phòng – hệ soạn thảo văn bản Word Nếu như còn có văn bản nào chưa được ghi lưu thì MS Word sẽ nhắc ghi lưu các tài liệu này, lúc này tiến hành lưu lại văn bản nếu cần. BÀI 3; KHỐI VÀ CÁC THAO TÁC VỚI KHỐI I. Định nghĩa Khối là một vùng văn bản liên tiếp nhau được chọn, bao gồm: các từ, các ký tự, các hình ảnh, các hình vẽ… II. Các thao tác cơ bản làm việc với khối 1. Nguyên tắc chung Tất cả các thao tác định dạng trên khối văn bản được thực hiện qua hai bước. 1. Ðánh dấu chọn khối văn bản cần thao tác. 2. Chọn thao tác muốn thực hiện. 2. Lựa chọn khối Để lựa chọn một khối hay một vùng văn bản nào đó có thể thực hiện theo một trong các cách sau và kết quả một vùng được chọn là vùng được bôi đen: Bằng bàn phím: Đưa con trỏ tới kí tự đầu tiên của đoạn cần bôi đen. Giữ phím Shift đồng thời di chuyển con trỏ bằng các phím mũi tên (←,↑ ,→,↓) cho đến khi đánh dấu song khối cần đánh dấu thì nhả phím Shift. Khi đó ta thu được đoạn văn bản cần đánh dấu. Bằng con chuột: Đưa con trỏ chuột đến đầu khối cần đánh dấu, nhấn phím trái chuột rồi di con trỏ cho tới cuối khối cần đánh dấu. (Chú ý: Thao tác này khi áp dụng cho văn bản dài thường không chính xác. Vì vậy ta nên dùng phím Shift cộng mũi tên để hiệu chỉnh cho chính xác). Đánh dấu toàn bộ văn bản: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A 3. Hủy lựa chọn khối Khi một khối đã được lựa chọn để bỏ bôi đen thì ta có thể nhấn bất kỳ trong bốn phím điều khiển con trỏ(←, ↑, →, ↓) hoặc nhấn trái chuột vào vùng soạn thảo. 4. Di chuyển khối Di chuyển khối là thao tác dịch chuyển một vùng văn bản đã có từ một vị trí nào đó trên văn bản đến một vị trí khác trên văn bản, để di chuyển một vùng văn bản thực hiện theo các bước sau: Bước 1: bôi đen( lựa chọn) vùng văn bản cần di chuyển 7
  8. Giáo trình tin học văn phòng – hệ soạn thảo văn bản Word Bước 2: - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + X - Hoặc nhấn vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ - Hoặc chọn thực đơn Edit/Cut Bước 3: di chuyển con trỏ soạn thảo đến vị trí cần di chuyển tới Bước 4: - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V - hoặc nhấn vào biểu tượng - Hoặc chọn thực đơn Edit/Paste 5. Sao chép khối Sao chép khối là thao tác cho phép tạo ra một vùng văn bản mới giống hệt vùng văn bản đã được chọn nhưng vùng văn bản mới được tạo ra ở một vị trí khác, để sao chép thực hiện theo các bước sau: Bước 1: bôi đen( lựa chọn) vùng văn bản cần di chuyển Bước 2: - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + C - Hoặc nhấn vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ - Hoặc chọn thực đơn Edit/Copy Bước 3: di chuyển con trỏ soạn thảo đến vị trí cần sao chép đến Bước 4: - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V - hoặc nhấn vào biểu tượng - Hoặc chọn thực đơn Edit/Paste 6. Xóa khối Lựa chọn vùng văn bản cần thực hiện xóa, sau đó ấn phím Delete BÀI 4: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN I. Định nghĩa: Định dạng văn bản là xác định cách hiển thị của văn bản trên màn hình cũng như trên trang in. Công việc định dang văn bản bao gồm từ việc định dạng phông chữ, định dạng đoạn văn đến định dạng trang in. Thường có hai cách để tiến hành định dạng: - Sau khi đánh văn bản xong toàn bộ thì thực hiện định dạng từng vùng văn bản riêng biệt - Định dạng trước khi gõ vùng văn bản đo Định dạng văn bản được phân thành các mức sau: 8
  9. Giáo trình tin học văn phòng – hệ soạn thảo văn bản Word - Định dạng ký tự - Định dạng đoạn văn - Định dạng trang in II. Định dạng ký tự 1.Định dạng thông qua thực đơn: Định dạng một vùng văn bản thực hiện theo các bước sau: Bước 1: lựa chọn vùng văn bản cần định dạng Bước 2: bấm chọn thực đơn Format/Font, xuất hiện hộp thoại sau, gồm có các lựa chọn  Font: cho phép lựa chọn các phông chữ khác nhau, để chọn một phông chữ hoặc bấm trực tiếp chuột vào phông chữ đó hoặc dùng hai phím mũi tên  để chọn được phông chữ thích hợp  Font Style: xác định các kiểu chữ khác nhau, có bốn lựa chọn tương ứng - Regular: tạo kiểu chữ thường - Bold: tạo kiểu chữ đậm 9
  10. Giáo trình tin học văn phòng – hệ soạn thảo văn bản Word - Italic: tạo kiểu chữ nghiêng - Bold-Italic: tạo kiểu chữ nghiêng – đậm  Size: xác định kích cỡ khác nhau cho phông chữ, với một giá trị cho một kích cỡ khác nhau  Underline: cho phép lựa chọn các kiểu gạch chân khác nhau cho vùng văn bản, khi bấm vào biểu tượng ợ xuất hiện các lựa chọn, chọn một kiểu gạch chân tương ứng - None: không thực hiện gạch chân văn bản - single: tạo nét gạch chân đơn cho vùng văn bản - Double: nét gạch chân đôi cho văn bản - Word Only: Gạch chân từng từ - Dotted: gạch chân dạng chấm chấm - Dash: gạch chân nét đứt - Thick; gạch chân nét đơn đậm - Dot dash: gạch chân dạng chấm gạch chấm gạch - Wave: dạng sóng  Color: thay đổi màu cho vùng văn bản, để thay đổi màu chọn một màu cần thay đổi trong bảng màu  Effects: chọn thêm một số hiệu ứng hiện thị đặc biệt - Strickethrough: gạch đơn ngang qua văn bản - Doulb Strickethrough: gạch đôi ngang qua văn bản - Superscript: đánh dạng chỉ số trên Ví dụ: x2 - Subscript: Chọn định dạng chỉ số dưới Ví dụ: H20 …. Sau tất cả các lựa chọn trên thì ấn OK Chú ý: Nếu muốn các cài đặt trên trong định dạng Font chữ là mặc định cho các tệp cũng như vùng văn bản về sau thì thay vì chọn OK thực hiện Default 2. Định dạng thông qua thanh công cụ - Formating Ngoài cách định dạng đầy đủ như trên ta có thể thực hiện định dạng nhanh thông qua thanh công cụ như sau: Chọn dáng Font chữ (kiểu chữ): Ta có thể chọn nhiều kiểu Font chữ khác nhau hư Times New Roman, .VnTime, .VnTimeH, VNI-Times… 10
  11. Giáo trình tin học văn phòng – hệ soạn thảo văn bản Word Thay đổi cỡ chữ (ta có thể sửa trực tiếp bằng cách gõ trực tiếp cỡ chữ của văn bản). Bật / tắt chế độ chữ đậm Bật / tắt chế độ chữ nghiêng Bật / tắt chế độ chữ gạch chân 3. Một số phím tắt dùng trong định dạng ký tự CTRL + B: bật/tắt chế độ đánh chữ đậm CTRL + I: bật/tắt chế độ đánh chữ nghiêng CTRL + U: bật/tắt chế độ đánh chữ gạch chân nét đơn CTRL + =: bầt/tắt chế độ đánh chỉ số dưới CTRL +]: tăng kích thước của phông chữ lên một đơn vị CTRL + [: giảm kích thước của phông chữ đi một đơn vị CTRL + SHIFT + =: bật tắt chế độ đánh chỉ số trên III. Làm lớn chữ cái đầu đoạn văn Đối với những đoạn văn bản thường sử dụng trong các tờ báo, chữ cái đầu tiên của đoạn văn được làm hơn hơn hai dòng. Để tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn thực hiện theo các bước sau; - Chọn chữ cái đầu đoạn cần làm lớn - Mở Menu Format/Drop Cap. Hộp thoại Drop Cap xuất hiện có các chức năng sau. Position: Xác định các kiểu tạo DropCap, có 3 khả năng 11
  12. Giáo trình tin học văn phòng – hệ soạn thảo văn bản Word - None: Dạng bình thường. - Dropped: chữ cái bôi đen được làm lớn, vùng văn bản còn lại được bố trí xung quanh chữ được làm lớn - In margin: chữ cái bôi đen được làm lớn, vùng vản bản còn lại được bố trí gọn sang bên phải chữ được làm lớn Font: Định dạng Font chữ cho ký tự Drop Cap Lines to drop: Xác định chiều cao của ký tự Distance from text: Khoảng khoảng cách giữa văn bản và ký tự. Sau tất cả các lựa chọn trên ấn OK IV. Định dạng đoạn văn 1. Giới thiệu: Định dạng đoạn văn là xác định các chế độ căn thẳng văn bản, chế độ thụt đầu dòng của văn bản hay khoảng cách giữa các dòng các đoạn văn,… 2. Định dạng thông qua thanh thực đơn - Bôi đen vùng văn bản cần thực hiện định dạng - Chọn thực đơn Format/Paragraph, xuất hiện hộp thoại chọn thẻ Indents and Spacing, kết quả hộp thoại gồm có các lựa chọn sau: 12
  13. Giáo trình tin học văn phòng – hệ soạn thảo văn bản Word - Alignment: cho phép chọn các chế độ căn thẳng văn bản, khi bấm vào biểu tượng ợ thì có bốn lựa chọn sau: Left:căn văn bản thẳng theo lề trái Right: căn văn bản thẳng theo lề phải Center: căn văn bản thẳng chính giữa Justified: căn văn bản thằng đều hai lề trái phải - Indentation: Xác định khoảng cách từ lề trái/phải đến đoạn văn bản, có hai lựa chọn - Left: xác định khoảng cách thụt vào của đoạn văn so với lề trái - Right: xác định khoảng các thụt vào của đoạn văn so với lề phải - Special: xác định các chế độ thụt đầu dòng của đoạn văn, khi bấm chuột vào biểu tượng ợ có ba lựa chọn tương ứng None: không có chế độ thụt đầu dòng của đoạn văn First line: dòng đầu tiên của đoạn văn thụt vào so với các dòng còn lại một khoảng được xác định tại ô AT bên cạnh Hanging: từ dòng thứ hai của đoạn văn sẽ thụt vào so với dòng đầu tiên một khoảng được xác định tại ô AT - Spacing: Dãn khoảng cách so với các Pragraph ở phía trên/dưới của đoạn văn được chọn(Các khoảng trống này được tính theo đơn vị ngầm định Point), có hai lựa chọn Before: xác định khoảng cách so với đoạn văn trước đó After: xác định khoảng cách so với đoạn sau đó - Line spacing: Định khoảng cách giữa các dòng trong đoạn, có các lựa chọn Single: khoảng cách giữa các dòng bằng đúng chiều cao của ký tự văn bản Double: khoảng cách giữa các dòng gấp đôi chiều cao của ký tự văn bản được chọn At least: khoảng cách giữa các dòng bằng ít nhất giá trị được xác định tại ô AT Exactly: khoảng cách giữa các dòng bằng chính xác giá trị xác định tại ô AT Multiple: khoảng cách giữa các dòng gấp số lần chiều cao ký tự => Sau tất cả các lựa chọn trên thì ấn OK 3. Định dạng thông qua thanh thước kẻ Ngoài cách thực hiện định dạng đoạn văn theo thực đơn như trên, có thể thực hiện định dạng thông qua thanh thước kẻ như sau: - First line Indent: xác định khoảng cách thụt vào đầu dòng của dòng đầu tiên 13
  14. Giáo trình tin học văn phòng – hệ soạn thảo văn bản Word - Hanging Indent: xác định khoảng cách thụt vào bắt đầu từ dòng thứ hai - Left Indent: xác định khoảng cách thụt vào so với lề trái - Right Indent: xác định khoảng cách thụt vào so với lề phải 4. Định dạng Tap Stop Mỗi khi ta gõ phím Tab, thì con trỏ sẽ dịch sang một vị trí mới so với vị trí ban đầu một khoảng cách nhất định nào đó. Để thay đổi khoảng cách dịch chuyển này tức là xác định khoảng cách dừng của phím TAB. Khoảng cách dừng mặc định ban đầu là 1.27cm, để thay đổi thực hiện như sau: 1. Chọn đoạn hay dòng cần xác định vị trí Tab. 2. Mở Menu Format/ Tab ta có các thành phần trên Tab. Tap stop position: Xác định vị trí dừng mới của Tab Default Tab Stops: khoảng cách điểm dừng mặc định của TAB Alignment: xác định các chế độ căn của TAB Left: Điểm Tab nằm bên trái các ký tự kế tiếp. Center: Điểm Tab nằm giữa các ký tự kế tiếp. Right: Điểm Tab nằm bên phải các ký tự kế tiếp. Decimal: Điểm Tab thiết lập sao cho dấu chấm thập phân nằm ngay vị trí Tab. Bar: Ngay vị trí bên phải của điểm Tab hiện thời có đường kử thẳng đứng. Leader: Dạng thể hiện khi gõ Tab 1 None: Không có gì cả 2 …: Đường kẻ chấm. 3----: Đường kẻ rời. 4___: Đường kẻ liền nét. 14
  15. Giáo trình tin học văn phòng – hệ soạn thảo văn bản Word Set: Để ghi nhận vị trí Tab mới định nghĩa. Clear: Xoá điểm Tab vừa chọn Clear All: Xoá tất cả các điểm Tab => Sau tất cả các lựa chọn trên ấn OK để cài đặt V. Định dạng trang in Trước khi thực hiện thao tác soạn thảo cần phải chỉnh sửa kích thước trang theo một tiêu chuẩn nhất định nhằm phục vụ cho mục đích soạn thảo và in ấn cho đúng khuôn dạng. Để định dạng trang in thực hiện theo các chỉ dẫn sau; - chọn thực đơn File/Page Setup, xuất hiện hộp thoại có nhiều thẻ lựa chọn - chọn thẻ Pager xác định kích thước khổ giấy như sau: Paper Size: kích thước khổ giấy Width: Cho phép co dãn chiều rộng của giấy. Height: Cho phép co giãn chiều cao của giấy. 15
  16. Giáo trình tin học văn phòng – hệ soạn thảo văn bản Word - chọn thẻ Margin để xác định các khoảng cách lề và hướng in Top: xác định khoảng cách lề trên Bottom: xác định khoảng cách lề dưới Left: xác định khoảng cách lề trái Right: xác định khoảng cách lề phải Orientation: xác định hướng in của trang giấy, có hai lựa chọn Portrait: in theo chiều dọc giấy Landscape: in theo chiều ngang giấy Gutter: xác định chiều rộng của gáy trang in nếu cần Header: xác định khoảng cách đầu trên của trang Footer: xác định khoảng cách đầu dưới Chú ý: Các chức năng ở trên tuỳ theo version MS Word khác nhau mà bố trí phân tại các lớp khác nhau. Khi muốn điều chỉnh sự thay đổi ta nhấn chuột vào nút tam giác để tăng giảm các kích thước . 16
  17. Giáo trình tin học văn phòng – hệ soạn thảo văn bản Word => Sau các lựa chọn trên thì ấn OK, nếu muốn lựa chọn trên là mặc định cho các trang văn bản mới tạo ra sau này thì chọn vào nút DEFAULT VI. Sao chép định dạng Sao chép định dạng là thao tác cho phép lấy nguyên một khuôn định dạng của vùng văn bản đã có áp dụng cho vùng văn bản khác, để thực hiện sao chép định dạng thực hiện như sau; - Bôi đen vùng văn bản đã có định dạng sẵn - nháy đơn chuột vào biểu tượng Format Painter nếu muốn thực hiện sao chép định dạng một lần hoặc nháy đúp chuột vào biểu tượng Pormat Painter nếu muốn thực hiện sao chép nhiều lần - sau đó tiến hành bôi đen quét vào những vùng văn bản mới cần định dạng BÀI 5: CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG ĐẶC BIỆT VÀO VĂN BẢN I. Chèn ký hiệu đặc biệt Trong khi soạn thảo đôi khi ta cần chèn những ký hiệu đặc biệt như các ký hiệu toán học ∃ , ∀, ≅ … hay các chữ cái Latin như α, β, χ, δ … Khi đó ta thực hiện các bước sau: - Đặt con trỏ vào vi trí cần chèn ký hiệu - Mở Menu Insert/ chọn Symbol, xuất hiện hộp thoại chứa các ký hiệu đặc biệt thựchiện chọn ký hiệu cần chèn và ấn Insert. Để có nhiều ký hiệu đặc biết khác tiến hành thay đổi phông chữ khác trong vùng font, thông thường các Font chữ sau thường chứa các ký hiệu đặc biệt:Webding, Wingding 17
  18. Giáo trình tin học văn phòng – hệ soạn thảo văn bản Word II. Chèn ngày và thời gian: Khi muốn chèn thời gian hiện tại trong máy vào văn bản ta chọn Menu Insert/ chọn Date and Time… Khi đó hộp thoại Date and Time xuất hiện và cung cấp các dạng ngày tháng khác nhau, theo các tiêu chuẩn ngôn ngữ riêng, chọn kiểu ngày tháng tương ứng rồi ấn OK III. Chèn hình ảnh Việc chèn hìnhảnh vào văn bản sẽ làm cho văn bản trở nên sinh động. Mỗi ảnh là một tệp riêng biệt được lưu trữ trong máy. Tùy theo nguồn gốc của hình ảnh có thể thực hiện theo một trong hai khả năng sau để chèn hình ảnh 1. Chèn hình ảnh từ bộ cài có sẵn của Offcice- Clip Art Để chèn hình ảnh từ các ảnh có sẵn của bộ Office thực hiện như sau: - Đưa con trỏ tới vị trí cần chèn - Chọn Menu Insert/chọn Picture/ chọn Clip Art - xuất hiện hộp thoại, chọn hình thích hợp cần chèn rồi nhấn Insert 2. Chèn hình ảnh từ một tệp được lưu trong máy 18
  19. Giáo trình tin học văn phòng – hệ soạn thảo văn bản Word - Đưa con trỏ tới vị trí cần chèn - Từ Menu Insert/chọn Picture/ chọn From File - mở hộp thoại Insert Picture, tìm đến thư mục chứa ảnh và chọn ản thích hợp cần chèn và nhấn Insert. IV. Chèn chú thích Chú thích là những đoạn văn bản để giải thích rõ ý nghĩa của một văn bản nào đó, chú thích có thể ở cuối mỗi trang văn bản hay được đặt ở cuối cùng của tệp văn bản 1. Tạo mới chú thích - để con trỏ soạn thảo tại ví trí văn bản cần tạo chú thích - chọn thực đơn Insert/Footnote, xuất hiện hộp thoại lựa chọn sau Footnote Bottom of page: cho phép đặt chú thích ở cuối trang văn bản tương ứng Footnote End of document: tạo chú thích ở cuối tệp văn bản tương ứng Auto number: tiến hành đánh số thứ tự tự động cho chú thích 19
  20. Giáo trình tin học văn phòng – hệ soạn thảo văn bản Word Custom mark: tự chọn ký hiệu tương ứng cho chú thích nếu cần => Sau đó chọn Insert 2. Chỉnh sửa chú thích - Sửa chú thích: đặt con trỏ soạn thảo tạo chú thích cần sửa, chọn thực đơn View, chọn Footnote, sau đó tiến hành sửa - Xóa chú thích: chọn dấu hay ký hiệu của chú thích trong văn bản cần xóa, chọn Delete V. Chèn số thứ tự và ký hiệu tự động vào đầu đọan văn 1. Giới thiệu Danh sách liệt kê là một dãy các đoạn văn bản hoặc các dòng được đánh dấu bằng các kí hiệu hoặc con số. Mỗi đoạn văn bản gọi là một mục trong danh sách. Thứ tự các mục có thể được biểu diễn bằng các chữ số ( Numbers ) hoặc các kí hiệu không phải dạng số (Bullets ). Khi sử dụng các danh sách liệt kê sẽ làm cho tài liệu trở nên gọn và dễ đọc hơn. Ví dụ: Danh sách môn học có thể được đánh dưới dạng sau 1. Tin học căn bản 2. Tin học văn phòng 3. Ngôn ngữ lập trình cơ bản 4. Tiếng anh cơ sở Hoặc  Tin học căn bản  Tin học văn phòng  Ngôn ngữ lập trình cơ bản  Tiếng anh cơ sở 2. Chèn ký hiệu tự động vào đầu đoạn văn - Bôi đen các đoạn văn bản cần đánh chỉ mục - Hoặc bấm chuột trực tiếp vào biểu tượng Bullets hoặc chọn thực đơn Format/ Bullets and Bumbering, khi chọn thực đơn xuất hiện hộp thoại, chọn thẻ Bulleted 20

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản