Bài giảng: Nghiệp vụ lưu trữ (TS. Nguyễn Lệ Nhung) - Chương 7

Chia sẻ: Nguyễn Lệ Nhung | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:48

0
445
lượt xem
111
download

Bài giảng: Nghiệp vụ lưu trữ (TS. Nguyễn Lệ Nhung) - Chương 7

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chương 7. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ - Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm tài liệu và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Bài giảng: Nghiệp vụ lưu trữ (TS. Nguyễn Lệ Nhung) - Chương 7

  1. CHƯƠNG VII CÔNG CỤ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  2. CHƯƠNG VII CÔNG CỤ TRA TÌM TLLT I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng, yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu chủ yếu trong các lưu trữ Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  3. I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng, yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT 1. Khái niệm 2. Ý nghĩa, tác dụng 3. Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLT Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  4. 1.Khái niệm • Công cụ tra tìm TLLT là phương tiện tra tìm TL và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  5. 2. Ý nghĩa, tác dụng • Để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ • Chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu • Là phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu trong các lưu trữ Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  6. 3. Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLT • Phải giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ đang bảo quản trong kho lưu trữ. • Các loại công cụ tra tìm phải được xây dựng thống nhất về hình thức và nội dung. • Đảm bảo việc tra tìm, lựa chọn, tập hợp tài liệu nhanh chóng theo yêu cầu của độc giả. • Kết cấu của các loại công cụ tra tìm tài liệu phải đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  7. II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu chủ yếu trong các lưu trữ 1. Mục lục hồ sơ 2. Các bộ thẻ tra tìm 3. Sách hướng dẫn nội dung TL kho lưu trữ 4. Bản sơ yếu TLLT 5. Cơ sở dữ liệu thông tin nội dung TLLT Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  8. 1. Mục lục hồ sơ a.T¸ dông:   c  ­M ôc ôc  s¬  í hi u hµnh    l hå  giit Ö t phÇ n,néidung,       chØ   dÉn  Þa  ® chØ  cña µilÖ u. t  i kª sè ­ ng  s¬ ­Thèng    lî hå    ­H ­í dÉn  p  p    ng  s¾ xÕ khoa  häc  S H ­C è  Þnh  ­¬ng n    ® ph ¸ ph© n o¹  l iTL N h­  vËy  ôc ôc  s¬  m l hå  võa µ  l c«ng  dï cô  ng  ® Ó  r t ,võa  Ó  hèng  ,võa  Ó   ta ×m   ® t kª   ® qu¶n Ý  l t  i u ­ t÷.V ì vậy, nó là CC chủ yếu trong µilÖ lu r   các phòng (kho) LT. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  9. b.C ¸ l im ôc ôc  s¬:   c o¹  l hå       im ôc ôc  s¬  í hi u oµn  hå   ­Lo¹  l hå  giit Ö t bé  s¬  cña  ph«ng ­ t÷ 01  lu r ­Lo¹  ôc ôc  s¬  í hi u oµn  hå    im l hå  giit Ö t bé  s¬  cña  étph«ng ­ t÷ heo hêigi m   lu r t t   an. ­Lo¹  ôc ôc  s¬  í hi u oµn  hå    im l hå  giit Ö t bé  s¬  cña  étph«ng ­ t÷ heo  cÊu ổ  ức. m   lu r t c¬  t ch Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  10. c.Ph­¬ng  p Ëp  LH S   ph¸ l M PLT  khèilî TL    ­î        inh÷ng   ­§èiví  cã   ­ ng  Ýt® c  chØ nh ý  l n h× Ëp  m ôc ôc  s¬ l 1 Ç t l 01  l hå  ­§èiví      inh÷ng   ­ ng  nhi   PLT  khèilî TL  Ò u, cã  chØ nh ý hµnh  Ò u  î,t m çi® î  ­î l l t nhi ® t h×    t® c Ëp  thµnh  M LH S  1  ­§èiví      inh÷ng  ¬n  h×nh hµnh  ® vÞ  t ph«ng cßn  ® ang  t® éng  C C TC   n  Þnh h× Ëp  ho¹  cã  æ ® t l M LH S  cho õng  ¬n  t chức. t ® vÞ ổ ­N Õ u    phßng,kho ­ t÷     ­ ng µi lu r nµo  khèilî t   cã  i m m  ­ lÖ u  à độ  Ëtt¬ng  èiln h×  t  Ëp  ®  í t cã hÓ l thµnh  ôc ôc  s¬ ing m l hå  rª ­Tr   ong  c  c¸ PLT  u  các l ih×nh  kh¸ nÕ cã  o¹  TL  c  nhau  m çil ih×nh  ­î l t =>   o¹  ® c Ëp hµnh  LH S  M Nguyễn ng rª ệ Nhung - 0912581997 iL
  11. * L­u    ý   ong rêng  p  ph«ng ­ t÷  ∙® ­î l ­Tr t­ hî 1  lu r ®   c Ëp  M LH S åi  ­ng  r ,nh sau  ã  ó 1  hå  t  i u  ® c sè  s¬ µilÖ bæ sung h×    l nh­  cÇ n    t sÏxö ý  sau: TL  isè ­ ng   h×  t bæ sung  +  Õ u  ví  lî Ýtt cã hÓ     N ® »ng sau  ôc ôc  ∙l vµ    m t m ở l ®  Ëp  ghichó hª   phần “Chứng từ kết thúc của ML” +  ếu  lî hå  nhi u  cã    N sè ­ ng  s¬  Ò vµ  néidung  quan rtäng h× Ëp  LH S  í t l M m i ­M ôc ôc  s¬    l hå  chØ  Ëp ing  l rª cho õng  t ph«ng  ­ t÷,1  lu r   quyÓ n  LH S  h«ng cho  M k phÐ p hèng  t kª t  i u   µilÖ cña  Ò u  nhi ph«ng.   Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  12. d.C Êu ¹ m ôc ôc  s¬:gåm   phÇ n   to  l hå    2  • PhÇ n    1:phÇ n  b¶n   iu  Ò   s¬ kª tª ® hå  Ví dụ: MLHS của UBND xã Q.Thắng ( Giai đoạn I: 2000-2005)   Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  13. C ặp Hồ Tiêu đề hồ sơ BD va KT Số THBQ Ghi hộp sơ số lượng chú số tờ (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) I. Khối tổng hợp O1 01 Tập Báo cáo và phương hướng 30/12/2000 50 VV công tác năm (2000-2005) 30/12/2005 II. Khối nội chính 05 50 Hồ sơ V/V tuyển quân đợt I .Năm 1/1/— 68 LD 2000 1/4/2000 III. Khối Nông - Lâm - Ngư 10 100 Tập văn bản V/V phát triển trồng 15/1— 159 LD cây CN lâu năm . Năm 2004 31/12/2004 IV. Khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ bả n 15 150 Hồ sơ V/V XD h thống k mương. Năm 2/4/— 195 LD 2002 15/11/2002 V. Khối phân phối lưu thông 20 ễn200Nhung p 0912581997 thu thuế . Năm Nguy Lệ Tậ - văn bản V/V 1/1— 45 LD 2005 31/12/2005
  14. * PhÇ n    «ng  ta  của MLHS gåm :   2:C cô r cøu    ­Tê    nhan  Ò :(C ßn   µ ê  Ç u  ®    gäil t ® cña  b¶n  ôc  m l   ôc)gåm :  Tª kho ­ t÷: +  n  lu r +  n  Tª ph«ng    LT: +  ph«ng: Sè  +  m ôc ôc: Sè  l Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  15. ­      Ç u   Lờinãi® ­  ản hèng     B t kª ch÷  Õ tt t vi  ¾ ­ B ản  chØ   dÉn  ­ M ục lục của mục lục ­   PhÇ n æ ng  tm ôc ôc  t kÕ   l Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  16. 2.C ¸ bé hÎt a ×m  µilÖ u ­ t ÷   c  t  r t t  i lu r a.K h¸  Ö m     ini      ¸ bé hÎl 1 o¹     C c  t  µ  l ic«ng  t a  cô r cøu h«ng i vÒ  µi t tn  t   lÖ u    ­î ph© n o¹ heo  i LT,® c  l it ngµnh  t® éng    ho¹   x∙ ,chuyª ® Ò ,sù  ,t   an,® Þa  ­,t c  ¶… héi  n    vËt hêigi   d  ¸ gi Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  17. b.T¸ dông   c  ­D ï ® Ó   í hi u hµnh  n  néidung µilÖ u ­   ng  giit Ö t phÇ vµ    t  i lu  t÷   çibé hÎcã hÓ   í hi u    étph«ng ­ r .M   t   t giit Ö vÒ m   lu  r     ph«ng ­ t÷,1  t÷,m étsè  lu r   kho ­ t÷  lu r hoÆ c oµn  t bé  t  i u  µilÖ cña  ph«ng ­ t÷  uèc  a.Vi c  í hi u  lu r Q gi   Ö giit Ö thµnh  n  néidung µilÖ u  phÇ vµ    t  i kh«ng  phô huéc  t vµo hêigi s¶n  nh µilÖ u,ph­¬ng n  n o¹  t   an  si t  i   ¸ ph© l i TL cña õng  t ph«ng  còng  ­ anh  í  ÷a  c  nh r giigi c¸ ph«ng  LT.( khác nhau với MLHS- Tính ưu việt của bộ  Sự thẻ) ­C ¸ bé hÎgi   ¸ nhanh    c  t   ¶i® p  chãng nh÷ng  u    c© háivµ  nh÷ng  u  u  yª cÇ cña  éc  ¶ ×m   Ó u      ® gi t hi vÒ néidung  cña µilÖ u ­ t÷. t  i lu r ­C ¸ bé hÎdï ® Ó    â  Þa      c  t   ng  chØ r ® chØ cña õng  s¬  t hå  b¶o  qu¶n rtong kho ­ t÷. lu r Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  18. c.C ¸ l ibé hÎ   c o¹  t • Bé hÎhÖ  hèng t   t • Bé hÎsù     huyª ® Ò t   vËt­C n  • Bé hÎsù  t   vËt • Bé hÎt   an t  hêigi Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  19. * Bé hÎhÖ  hèng   t   t ­K h¸  Ö m :Bé hÎhÖ  hèng µ    ini   t   t l c«ng  ta  cô r t  µilÖ u ­ t÷ r ×m t  i lu r tong  ã  c h«ng i ® ­î ® c¸ t tn  c  ® t­ cña  ph© n o¹ heo  Æ c rng  l it ngµnh  t ho¹  ® éng XH ­T¸ dông:C ã    c    kh¶  ng  í hi u    n¨ giit Ö néidung  t  i u ­ t÷  µilÖ lu r kh«ng  chØ  r tong  m     ph¹ vi1    kho ­ t÷  quan,cña  tung © m   ph«ng,1  lu r c¬    1 r t lu r Q uèc  a,m à có thể giới thiệu nd ­ t÷  gi   TLLT của oµn  ph«ng ­ t÷  uèc  a. t bé  lu r Q gi ­Yª cÇ u:Ph­¬ng n    u    ¸ ph© n o¹ h«ng i vµ  l it tn  hÖ  hèng  hi u  t ký  Ö ph¶it  hèng  nhÊtgi c¸   ÷a  c  tung © m   ­u r Q uèc  a  kho ­ t÷  r t L t÷  gi vµ  lu r c¬  quan rtong  n­í cả  c. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  20. ­Ph­¬ng n    ¸ ph© n o¹ h«ng i :t l it tn  heo õng  t ngµnh  t ho¹  ® éng    .Th«ng i ® ­î chi r t x∙héi  tn  c  a a hµnh  Ò u nhi phÇ n í ln  nhÊt  iqu¸  ,kh¸  tnhÊt  ¸ phÇ n  .C c  chñ  u  ­î s¾ p  p  yÕ ® c  xÕ theo r  ù ogi   h÷ng  tËtt l c.N vÊn  Ò   t ® cã Ýnh  chÊtt ng  p   æ hî xÕ t­ c   s¾ p  p rí (phÇ n  nµy in  lª quan  Õ n Êtc¶  c Ü nh  ® t   c¸ l vùc  t® éng    )  h÷ng  ho¹   x∙héi.N phÇ n  t cã Ýnh  chÊt® éc    l t xÕ p  Ëp h×  sau ký  Ö   ong  ­¬ng n  - H Ö  hèng  hi u:Tr t ph ¸ ph© n o¹ h«ng i l it tn  H Ö  hèng  hi u  thể t t ký  Ö có heo h×nh høc hËp  t t (ừ ph© n t 0-9),hoặc bách phân (từ 00-99)- hçn  p    hî ch÷  sè. vµ  Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản