Bài toán giám sát nhân viên sử dụng Internet

Chia sẻ: Hoangtrung Hoangtrung | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:6

0
140
lượt xem
44
download

Bài toán giám sát nhân viên sử dụng Internet

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trên cương vị nhà quản lý, một trong các nhiệm vụ của bạn là giám sát hoạt động của nhân viên liên quan tới Internet, từ việc gửi e-mail và các tin nhắn (messenger) cho đến việc ghé thăm các trang web trong giờ làm việc.Và sau đó thông báo với họ - một cách trung thực và đầy đủ nhất - về những gì bạn đã làm và tại sao bạn lại phải làm như vậy.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Bài toán giám sát nhân viên sử dụng Internet

  1. Bài toán giám sát nhân viên sử  dụng Internet Trên cương vị nhà quản lý, một trong các nhiệm vụ của bạn là giám sát hoạt động  của nhân viên liên quan tới Internet, từ việc gửi e­mail và các tin nhắn (messenger)  cho đến việc ghé thăm các trang web trong giờ làm việc.Và sau đó thông báo với  họ ­ một cách trung thực và đầy đủ nhất ­ về những gì bạn đã làm và tại sao bạn  lại phải làm như vậy.  Hiện nay, đây là một vấn đề mà nhiều nhà quản lý doanh nghiệp phải đối mặt.  Các thiết bị giám sát nhân viên ­ được biết nhiều như “spyware” ­ đang trở nên hấp  dẫn, giá rẻ và dễ sử dụng. Giá trị của các thiết bị này nằm ở chỗ gia tăng tính bảo  mật; giảm thiểu các hành vi không đúng mực của nhân viên trong giờ làm việc;  tránh rò rỉ các thông tin mang tính cạnh tranh,.... Tuy nhiên, nhiều nhân viên lại coi đây như một hành vi xâm phạm đến quyền cá  nhân. Nếu kế hoạch giám sát không được giải thích rõ ràng, công ty can thiệp quá  sâu vào sự riêng tư của nhân viên, thì hiệu quả công việc của họ sẽ giảm sút và có  thể những nhân viên tốt sẽ ra đi, thậm chí các vụ kiện tụng sẽ xảy ra. Vậy lời giải đáp cho bài toán giám sát nhân viên sẽ phải như thế nào? Liệu đó có  phải là một nhiệm vụ bất khả thi? Dưới đây là những đánh giá sơ bộ và một vài  chiến lược thực thi giám sát hoạt động của nhân viên liên quan tới internet. Việc sử dụng Internet tại công sở đang gia tăng và kéo theo đó là sự ra đời của  một loạt các phần mềm giám sát Một nghiên cứu của tổ chức phi lợi nhuận Privacy Foundation gần đây cho thấy tại  Mỹ có đến 31% nhân viên truy cập Internet và kiểm tra hộp thư điện tử thường  xuyên tại văn phòng làm việc. Con số này trên toàn thế giới là khoảng 12%. Vì  vậy, số lượng các công ty tiến hành giám sát việc sử dụng e­mail và Internet của  các nhân viên cũng gia tăng nhanh chóng. Không ít công ty đã phải sàng lọc và  khoá các trang web không thích hợp.
  2. Rõ ràng, việc gia tăng các hoạt động giám sát không chỉ vì mối lo an ninh mà  phần lớn là vì hiện tượng nhân viên lạm dụng truy cập Internet trong giờ làm việc  cho các nhu cầu riêng tư. Vì nhu cầu kinh doanh, các công ty buộc phải cho phép  nhân viên truy cập Internet tốc độ cao. Song bên cạnh những tác dụng tích cực,  nhiều tác hại đã phát sinh. Và các công ty buộc phải giám sát hoạt động này để  tránh việc nhân viên truy cập những trang web khiêu dâm, cờ bạc hay làm các  công việc cá nhân khác thông qua Internet và e­mail. Có cung ắt có cầu. Hiện nay, các sản phẩm giám sát nhân viên là rất đa dạng về  tính năng, từ đơn lẻ cho đến toàn diện. Ví dụ, phần mềm Websense Enterprise  của hãng Websense có thể lọc các trang web theo yêu cầu. Cũng như vậy, phần  mềm Clearswift MIMEsweeper là một sản phẩm phổ biến để kiểm tra e­mail. Phần mềm WinWhatWhere của hãng TrueActive Software có thể giám sát mọi e­ mail, tin nhắn messenger và các văn bản tài liệu được gửi đi/nhận về, cũng như  mọi động tác gõ bàn phím trên chiếc máy tính có cài đặt phần mềm. Bản cập nhật  mới nhất còn có chức năng ghi lại hình ảnh trên webcam, chụp ảnh màn hình và  đọc các phím gõ đa ngôn ngữ. Richard Eaton, sáng lập viên kiêm giám đốc công  nghệ của TrueActive Software, cho biết khoảng 80% khách hàng của hãng là các  công ty, còn lại là các cơ quan chính phủ, hoặc bố mẹ giám sát con cái, vợ giám  sát chồng. Đạt được một sự cân bằng thích hợp Theo nhiều nhà phân tích, mặc dù mối quan tâm hàng đầu của nhiều công ty hiện  nay là việc sử dụng các phần mềm giám sát nhân viên, “nhưng họ sẽ phải thông  báo với các nhân viên về những điều họ làm và giải thích lý do tại sao”, ­ Michael  Gartenberg, giám đốc nghiên cứu tại hãng Jupiter Research, cho biết. “Các nhân viên cần phải hiểu đó là quyền của chủ sử dụng lao động nhằm bảo vệ  hoạt động kinh doanh khỏi những rủi ro hay gian lận”, Gartenberg nói, “Song, về  phía các chủ sử dụng lao động, họ cũng phải giám sát theo một cách thích hợp  nhất để đảm bảo sự cân bằng hợp lý khỏi làm mất niềm tin của các nhân viên đối  với mình”.
  3. Theo Ann Meany, chuyên gia tư vấn nhân sự cho hãng Watson Wyatt Worldwide  thì trước khi bạn mua sắm bất cứ phầm mềm hay thiết bị giám sát nhân viên nào,  hãy trả lời những câu hỏi dưới đây: ­ Bạn sẽ dùng phần mền này để giải quyết một vấn đề, một mối quan tâm hay đơn  thuần chỉ xuất phát từ một sự tưởng tượng nào đó? “Việc giám sát nhân viên chỉ vì  những mong muốn và sở thích nhất thời sẽ không phải là lý do thích hợp”, Meany  c cho biết. Những lý do đúng đắn có thể là: an ninh và an toàn cho nhân viên, các  vấn đề liên quan tới quấy rối tình dục, hoặc những mối quan ngại liên quan tới gian  lận, gián điệp,...  ­ Đây có phải là một việc phù hợp với văn hóa công ty? Trong một công ty công ty  nghiên cứu phát triển, công việc của các nhân viên mang tính độc lập cao thì việc  giám sát chặt chẽ có thể gây ra nhiều tác hại hơn là những kết quả tích cực. Cũng  như vậy, Meany chỉ ra rằng nếu công ty của bạn xây dựng những kế hoạch giữ  chân nhân viên thông qua các đặc quyền cụ thể như các dịch vụ về giặt là, chăm  sóc vật nuôi, chăm sóc con trẻ,..., bạn phải chấp nhận rằng các nhân viên sẽ dành  một phần thời gian nào đó trong ngày làm việc để phục vụ các công việc cá nhân. Nếu bạn nhận được những câu trả lời tích cực, tiếp theo, hãy tuân thủ theo năm lời  khuyên sau đây trong việc giám sát các nhân viên: 1. Thông báo trước kế hoạch giám sát của bạn và nhận phản hồi từ phía các nhân  viên Bạn nên giải thích cho các nhân viên biết về phần mềm giám sát và những thông  tin mà nó có thể đem lại cho nhà quản trị mạng và một số nhà quản lý khác. (Ví  dụ, phần mềm WinWhatWhere có thể gửi hàng trăm bản báo cáo khác nhau về  việc sử dụng máy tính tới địa chỉ e­mail của người yêu cầu). Cách thức bạn giới thiệu và trình bày cho các nhân viên biết về kế hoạch giám sát  là rất quan trọng. Trừ khi bạn có thể nói rõ ràng những lợi ích cụ thể, chẳng hạn  như gia tăng hiệu suất làm việc, nâng cao mức độ an toàn và giảm thiểu các mối  lo ngại về gian lận nội bộ hay những rủi ro khác, còn bằng không hãy sẵn sàng  đón nhận những phản ứng mạnh mẽ từ phía các nhân viên.. Và nếu bạn không  đưa ra bất cứ thông báo nào trước, thì bạn hoàn toàn có thể bị buộc phải đối mặt 
  4. với một vụ kiện tụng sau đó. 2. Có hướng dẫn rõ ràng và cụ thể về những hành vi nào là không thể được chấp  nhận Việc vạch ra mọi tình huống có thể xảy ra là không thể thực hiện được. Nhưng nếu  bạn lên kế hoạch để lọc ra một vài trang web nhất định, chẳng hạn như trang web  khiêu dâm, cờ bạc hay thậm chí cả những trang web tuyển dụng khác, thì không  có lý do gì để bạn giấu giếm điều này với các nhân viên. “Sự quá chú trọng vào việc khoá các trang web vô bổ có khá tốn kém”, Meany cho  biết, “Nhưng mỗi công ty phải tự quyết định việc này sao cho phù hợp nhất với yêu  cầu công việc đề ra”. Vấn đề chính nằm ở chỗ các nhân viên sẽ làm việc tốt hơn  và có trách nhiệm hơn nếu bạn hướng dẫn cụ thể, rõ ràng cho họ về những hành  vi không thích hợp. Các nhân viên sẽ biết khi nào mình vi phạm các quy định của  công ty. Tương tự như vậy với e­mail cá nhân hay tin nhắn messenger. Có thể nhiều nhân  viên không nhận ra rằng các tin nhắn cá nhân, không được mã hoá của họ có thể  bị giám sát. Bạn hãy thông báo cho họ biết điều này. 3. Hãy thể hiện sự tôn trọng nhu cầu cá nhân và thời gian của nhân viên  Nếu công ty của bạn là nơi mà các nhân viên thường xuyên phải làm ngoài giờ,  b bạn cần thông cảm và thể hiện sự thiện ý với một vài hoạt động cá nhân trong giờ  làm việc. Nếu công việc trong công ty trường xuyên trong tình trạng quá tải đối với nhân  viên, nên cho phép họ có một khoảng thời gian riêng tư nhất định thì hiệu suất  công việc chung sẽ tốt hơn. 4. Cân bằng hợp lý giữa an ninh và quyền riêng tư  Nếu một nhân viên lãng phí một lượng lớn thời gian của họ vào những hoạt động  vô bổ trên internet, có nghĩa bạn đã tuyển dụng không chuẩn xác.
  5. Rõ ràng rằng hoạt động giám sát không chỉ đơn thuần để biết xem liệu có ai đó có  đ đang chỉnh sửa lại bản sơ yếu lý lịch để gửi tới một công ty khác lớn hơn hay  không mà còn để bảo vệ công ty khỏi sự rò rỉ những thông tin nội bộ cho giới báo  chí hoặc cho các đối thủ cạnh tranh, hạn chế những hacker hay kẻ viết virus nội  bộ, tránh những hành động quấy rối tình dụng hoặc các hành vi không mấy thích  hợp, hay thậm chí là an ninh của cả quốc gia.  Song bạn cần nhớ kỹ rằng sự thái quá trong hoạt động giám sát nhân viên có thể  dẫn tới nhiều kết quả trái ngược ­ chẳng hạn như có thể là bằng chứng chống lại  công ty bạn trong những vụ kiện tụng pháp lý có liên quan.
  6. 5. Tuyển dụng những người bạn có thể tin cậy Việc này bao giờ nói cũng dễ hơn làm, đặc biệt khi công ty bạn đang trong giai  đoạn tăng trưởng mạnh hay là cần tuyển dụng hàng trăm nhân viên mỗi năm. Mặc  dù vậy, những nhân viên đáng tin cậy sẽ rất dễ dàng để giám sát ­ và hơn nữa  thậm chí không cần phải giám sát ­ hơn là những người bạn không thể tin cậy. Hy vọng rằng với một sự cân nhắc thấu đáo mọi khía cạnh trước khi tiến hành  giám sát việc sử dụng Internet trong công ty, bạn sẽ đạt được những kết quả tích  cực. Khi đó một mặt, bạn có thể hạn chế, loại bỏ những gian lận, rủi ro kinh doanh  hay những hành vi thiếu thích hợp, mặt khác, bạn có thể gia tăng đáng kế hiệu  suất và tinh thần làm việc của các nhân viên.  (Theo BWP)
Đồng bộ tài khoản