BẢNG TÍN ĐIỆN TỬ EXCEL

Chia sẻ: Pham Van Tuan Tuan | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:22

0
160
lượt xem
93
download

BẢNG TÍN ĐIỆN TỬ EXCEL

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

-Start/Program/Microsoft Excel -Bấm vào biểu tượng Excel trên thanh Microsoft Short cut Bar -Bấm chọn biểu tượng Short cut của Excel

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: BẢNG TÍN ĐIỆN TỬ EXCEL

  1. Microsoft  Office 2000                                           M Trung t©m ph¸t triÓn tin häc HCOM Add: 142 Bê hå­ BÝch §éng­ViÖt Yªn­B¾c Giang. Tel/Fax: (0240)574 123.  Wedsite:http://hcom.net/.  Email: hcom_idc@fpt.vn BẢNG TÍN ĐIỆN TỬ EXCEL CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU EXCEL Bài 1 Khởi động Excel, Thoát ra khỏi Excel 1-Khởi động -Start/Program/Microsoft Excel -Bấm vào biểu tượng Excel trên thanh Microsoft Short cut Bar -Bấm chọn biểu tượng Short cut của Excel 2-Thoát -Vào File/Exit -Alt+F4 -Bấm chuột vào dấu X góc trên bên trái màn hình Bài 2 Màn hình Excel 1-Cửa sổ Excel : -Thanh tiêu đề (Title bar) : Tên các Book có đuôi ngầm định là .xls -Thanh Menu (Thanh Menu bar ): Chứa các Menu hàng ngang : -Thanh chuẩn (Standar Tool bar) : Chứa các biểu tượng -Thanh định dạng (Format ting Tool bar): Chứa các lệnh định dạng - Thanh công thức (Formula bar) : Để nhập các công thức tính toán -Vùng văn bản : Có các hàng, cột tạo thành các ô có địa chỉ theo hàng và cột (đây chỉ là các lưới khi in không có). Ph¹m V¨n HuyÒn                                ­1­  Khoa C«ng NghÖ Th«ng  Tin ­ §hTN
  2. Mi crosoft   O ffi  2000                                           M ce Trung t©m ph¸t triÓn tin häc HCOM Add: 142 Bê hå­ BÝch §éng­ViÖt Yªn­B¾c Giang. Tel/Fax: (0240)574 123.  Wedsite:http://hcom.net/.  Email: hcom_idc@fpt.vn -Thanh cuốn : Scroll Bar : Có thanh cuốn ngang, thanh cuốn dọc -Thanh trạng thái : Status Bar 2. Cấu trúc bảng tính Mỗi bảng tính là một Work book, (tệp có đuôi ngầm định là .XLS), mỗi Work book có nhiều Sheet có các đường viền ngang, dọc trên đó có các toạ độ. Hàng ngang toạ độ xếp theo các chữ cái A,B,C .... Hàng dọc xếp theo chữ số 1,2,3 ...Giao của hai đường viền là các ô. Toạ độ các ô gồm hai kí tự (Ví dụ : A1, B4, B5,...) 3. Các loại dữ liệu, địa chỉ * Các kiểu dữ liệu của Excel -All : Chung cho các loại dữ liệu -Custom : Do người dùng tự đặt -Number : Cho các dữ liệu số trong đó có kiểu nguyên, thập phân. -Accounting : Dạng số liệu tài chính -Date : Dạng ngày: Kiểu ngày được định dạng theo mẫu nào đó -Time : Dạng giờ : Kiểu ngày được định dạng theo mẫu nào đó -Percentage : Dạng % -Fraction : Dạng phân số -Scientific : Dạng khoa học -Text : Dạng văn bản -Kiểu tiền tệ: Kiểu này được định trong Control Panel -Kiểu công thức (Formula) : Là các biểu thức tính toán được tạo ra khi xử lý dữ liệu có thể là các hàm có sẵn của Excel *Các loại địa chỉ: -Địa chỉ tương đối :Là địa chỉ khi sao chép công thức sẽ trượt theo toạ độ tham chiếu. Ví dụ : A B C D 1 3 4 7 14 2 5 6 9 20 3 3 3 5 11 4 2 4 6 12 5 3 6 7 16 Nếu có D1 = A1 + B1 + C1 = 14 Khi chép công thức đến D2 thì D2 = A2 + B2 + C2 = 20 -Địa chỉ tuyệt đối : Là địa chỉ không bị trượt theo toạ độ tham chiếu, khi viết có ký tự $ đứng trước. Ví dụ : A B C D Ph¹m V¨n HuyÒn                                ­2­  Khoa C«ng NghÖ Th«ng  Tin ­ §hTN
  3. Mi crosoft   O ffi  2000                                           M ce Trung t©m ph¸t triÓn tin häc HCOM Add: 142 Bê hå­ BÝch §éng­ViÖt Yªn­B¾c Giang. Tel/Fax: (0240)574 123.  Wedsite:http://hcom.net/.  Email: hcom_idc@fpt.vn 1 R1= 5 2 3 5 40 3 2 7 45 4 C2 = ( A2 + B2 ) * R1 ⇒ C2 = ( A2 + B2 ) * $D$1 C3 = ( A3 + B3 ) * R1 ⇒ C3 = ( A3 + B3 ) * $D$1 (Không phải D2) CHƯƠNG II NHẬP VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU Bài 1 : Các thao tác với dữ liệu 1.1.Tao tệp *Tạo tệp mới : -Vào File\New -Gõ Ctrl+N. -Bấm chuột vào biểu tượng New *Mở tệp cũ đẫ có trên đĩa -Vào File\Open -Gõ Ctrl+O -Bấm chuột vào biểu tượng Open *Đóng -Vào File\Close *Ghi với tên cũ : -Vào File/Save -Gõ Ctrl+S. *Ghi với tên mới : Vào File/Save As 1.2. Di chuyển con trỏ -Lên, xuống, sang phải, sang trái 1 dòng, cột : Dùng phím mũi tên hoặc Tab. -Lên, xuống 1 trang : PgUp, PgDn -Sang trái, phải : Alt-PgUp, Alt-PgDn -Về ô đầu (A1) : Ctrl-Home -Có thể bấm chuột ngay vào ô cần đến 1.3. Vùng dữ liệu -Chọn vùng : -Chọn 1 ô : Bấm chuột vào ô đó -Chọn 1 dòng : Bấm chuột vào tên dòng ở đường viền bên trái -Chọn 1 cột : Bấm chuột vào tên cột ở đường viền bên trên -Chọn 1 vuông : Rê chuột quét qua vùng đó Giữ Ship + các phím mũi tên Ph¹m V¨n HuyÒn                                ­3­  Khoa C«ng NghÖ Th«ng  Tin ­ §hTN
  4. Mi crosoft   O ffi  2000                                           M ce Trung t©m ph¸t triÓn tin häc HCOM Add: 142 Bê hå­ BÝch §éng­ViÖt Yªn­B¾c Giang. Tel/Fax: (0240)574 123.  Wedsite:http://hcom.net/.  Email: hcom_idc@fpt.vn 1.4. Sao chép -Chọn ô cần sao chép -Chọn biểu tượng copy (Ctrl+C) -Đưa con trỏ đến đích -Dán (Ctrl+V) 1.5. Sao chép đặc biệt -Chọn ô cần sao chép -Chọn biểu tượng copy (Ctrl+C) -Đưa con trỏ đến đích -Bấm chuột phải trên ô đích, hoặc chọn Edit\Paste Special. Chọn một trong các kiểu: -All : Toàn bộ -Formular : Chỉ chép nội dung và công thức -Value : Chỉ chép giá trị 1.6. Di chuyển dữ liệu -Chọn nguồn -Cắt (Ctrl +X) -Chọn đích -Dán (Ctrl + V) 1.7. Hiệu chỉnh -Chọn vùng cần sửa → ấn F2 → sửa → Enter Bài 2 : Thao tác với dòng, ô, cột trong bảng tính 2.1. Chèn dòng , cột, ô * Chèn dòng -Chọn 1, hoặc một số dòng (chèn bao nhiêu dòng thì rê chuột bấy nhiêu dòng ) → Insert /Row -Chọn dòng giữ Shift bấm chuột vào dấu "+" góc con trỏ kéo xuống dưới * Chèn cột : -Chọn 1, nhiều cột → Insert/Column -Chọn cột giữ Shift bấm chuột vào dấu "+" góc con trỏ kéo sang phải * Chèn ô: -Chọn vùng cần chèn, chọn một trong các kiểu sau : Isert / Cell : Chèn thêm ô Shift Cells Right : Chèn thêm ô dịch các ô sang phải Shift Cells Down : Chèn thêm ô dịch các ô sang trái Entier Row : Chèn cả một dòng Entier Column : Chèn cả một cột 2.2. Xoá dòng, cột -Chọn dòng, cột cần xoá ->Vào Edit/Delete /OK -Chọn cột, dòng giữ Shift bấm chuột vào dấu "+" góc con trỏ kéo sang trái hoặc lên trên Ph¹m V¨n HuyÒn                                ­4­  Khoa C«ng NghÖ Th«ng  Tin ­ §hTN
  5. Mi crosoft   O ffi  2000                                           M ce Trung t©m ph¸t triÓn tin häc HCOM Add: 142 Bê hå­ BÝch §éng­ViÖt Yªn­B¾c Giang. Tel/Fax: (0240)574 123.  Wedsite:http://hcom.net/.  Email: hcom_idc@fpt.vn 2.3. Đánh số thứ tự -Gõ giá trị đầu tiên -Chọn vùng cần đánh số -Edit/Fill/Seria. Hiện ra hộp thoại: Mục Seria : Chọn đánh theo dòng(Row) hay cột (Column) Mục Type : Kiểu bước nhảy : -Linear : Cộng với bước nhảy -Growth : Nhân với bước nhảy -Date : Bước nhảy kiểu ngày -Auto Fill : Tự động Mục Step value : Trị số bước nhảy Mục Stop : Trị số kết thúc Mục Date unit: -Day : Theo ngày -Weekday :Theo ngày trong tuần (Mon…Sun) -Month : Theo ngày trong tháng -Year : Theo tháng trong năm Mục Trend: Có đánh dấu là hướng tăng 2.4. Tạo vùng dữ liệu Để đánh dấu một vùng nào đó thuận tiện cho việc xử lý dữ liệu ta tạo vùng và đặt tên cho vùng -Chọn những ô thuộc vùng -Chọn Insert\Name \Define -Trong hộp Name in Workbook gõ tên vùng (như quy ước với tên tệp) -Chọn OK Ph¹m V¨n HuyÒn                                ­5­  Khoa C«ng NghÖ Th«ng  Tin ­ §hTN
  6. Mi crosoft   O ffi  2000                                           M ce Trung t©m ph¸t triÓn tin häc HCOM Add: 142 Bê hå­ BÝch §éng­ViÖt Yªn­B¾c Giang. Tel/Fax: (0240)574 123.  Wedsite:http://hcom.net/.  Email: hcom_idc@fpt.vn CHƯƠNG III TRÌNH BÀY BẢNG TÍNH Bài 1 : Căn lề, tạo viền cho bảng tính 1. Căn lề Vào File\Page setup *Mục Paper Size : -Orientation (Chiều đặt giấy ): Portrait: dọc ; Landscape : đặt ngang -Scaling (Độ nét) : Thường để 100% Normal size -Fit to : Chọn vừa cho mấy trang (pages) -Paper size (cỡ giấy) : Thường chọn khổ A4 -Print quality (chất lượng in) : Càng nhiều điểm càng nét *Mục Margin : -Top : khoảng cách mép trên -Bottom : Khoảng cách mép dưới -Left : Khoảng cách lề trái -Right : Khoảng cách mép phải -Center page : Horizontal : Căn thẳng theo chiều ngang ; Vertical : Căn thẳng theo chiều dọc *Mục Sheet : -Page order : Down then Over : Trên xuống sang trái Over then down : Trái sang phải xuống 2. Tạo viền cho bảng Vào Format/Cells/Border. Chọn đường viền thích hợp .. OK Hoặc dùng biểu tượng các nét tương ứng trên thanh công cụ 3-Chọn nền Vào Format/Cells/Parttern. Chọn nền tuỳ ý ...OK Bài 2 : Thay đổi định dạng 1. Thay đổi kích thước dòng cột -Chỉnh độ rộng dòng, cột : -Bấm chuột tại các đường ranh giới và kéo -Vào Format/Row, Column -> Height, Width cho giá trị thích hợp, hoặc chọn chế độ tự động (Auto) sau khi nhập dữ liệu nháy đúp chuột vào ranh giới giữa hai cột, hoặc dòng bề rộng dòng, cột tự động chỉnh cho vừa với dữ liệu. -Che dấu dòng, cột: -Chọn dòng, cột Ph¹m V¨n HuyÒn                                ­6­  Khoa C«ng NghÖ Th«ng  Tin ­ §hTN
  7. Mi crosoft   O ffi  2000                                           M ce Trung t©m ph¸t triÓn tin häc HCOM Add: 142 Bê hå­ BÝch §éng­ViÖt Yªn­B¾c Giang. Tel/Fax: (0240)574 123.  Wedsite:http://hcom.net/.  Email: hcom_idc@fpt.vn -Vào Format\row đối với dòng (hoặc Format\column đối với cột) chọn Hide : dấu ; Unhide : hiện ra 2-Điều chỉnh dữ liệu Vào Format/Cells/Alignment -Horizontal : Theo chiều ngang : -Vertical : Theo chiều dọc -Orienttion : Hướng của dòng chữ 3-Chọn Font chữ Vào Format/Cells/Font Chọn Font tuỳ ý có Vn ở đầu là chữ tiếng việt, có H ở cuối là chữ in hoa Font size : Chọn cỡ chữ, chọn cỡ tuỳ ý từ 8-72 (Có thể chọn Ctrl và [,] ) Font Style : Chọn dáng chữ, có thể bấm chọn: - R (Regular) : Kiểu chữ bình thường - B (Bold): chữ đậm, hoặc Ctrl+B - I (Italic): Chữ nghiêng, hoặc Ctrl+I -Bấm lại hai lần là huỷ chọn. Color : Chọn màu chữ Effecs : Các hiệu ứng đặc biệt : Gạch ngang, có bóng, viền quanh chữ ... Underline : Các kiểu gạch chân (đơn, đôi, gạch lượn sóng...) *Có thể dùng biểu tượng để xử lý nhanh hơn. Bài 3 : Định dạng tự động Trong Excel có một số mẫu bảng có sẵn nếu muốn định dạng theo những mẫu đó ta chọn phương pháp định dạng tự động làm như sau: 1-Chọn vùng dữ liệu cần tạo 2-Vào Format\AutoFormat 3-Chọn mẫu phù hợp 4-Mục Option : Chọn các dạng dữ liệu định dạng trước nếu không dùng định dạng nào thì huỷ chọn ở mục đó. Ph¹m V¨n HuyÒn                                ­7­  Khoa C«ng NghÖ Th«ng  Tin ­ §hTN
  8. Mi crosoft   O ffi  2000                                           M ce Trung t©m ph¸t triÓn tin häc HCOM Add: 142 Bê hå­ BÝch §éng­ViÖt Yªn­B¾c Giang. Tel/Fax: (0240)574 123.  Wedsite:http://hcom.net/.  Email: hcom_idc@fpt.vn CHƯƠNG IV CƠ SỞ DỮ LIỆU Bài 1 : Các hàm của Excel 1-Dạng chung - = (Danh sách đối số, mỗi đối số cách nhau một dấu phảy) Cách dùng : -Nhập tên hàm vào thanh công thức. -Vào Insert/Function (hoặc chọn biểu tượng hàm trên thanh công cụ) chọn hàm cần dùng có thể tham khảo mẫu hàm và tham số ... OK 2- Một số hàm cụ thể *Hàm về số học ABS(n) : trị tuyệt đối của n Ví dụ : ABS(-23)=23 INT(n) Lấy phần nguyên của n Ví dụ : INT(123.78) =123 MOD (A,B) : Chia lấy phần dư Ví dụ : MOD(17,15)=2 SQRT(n) Lấy căn bậc 2 của n Ví dụ : SQRT(16)=4 EXP(n) : luỹ thừa cơ số e LN(n) : Lô-ga cơ số e LOG(number,Base) : Lô-ga sơ số "Base" của số "Number" Ví dụ : LOG(25,3) = Log325 POWER(number,Power) Luỹ thừa bậc "Power" của số " Number" Ví dụ : POWER(25,3) = 253 GCD(Number1,number2 .... : Ước số chung lớn nhất của các số SIN(n) ; COS(n) ... Giá trị lượng giác của góc đo bằng RADIAN COUNT(Number1,Number2,Number3,... ,Number n) : Đếm các số SUM (Number1,Number2,Number3,... ,Number n ): Tính tổng các số Ví dụ : Cho a1=3, a2=4, a3=7 -> Sum(a1,a2,a3) = 14 AVERAGE(Number1,Number2,Number3,... ,Number n): Tính giá trị trung bình của các số ROUND ( biểu thức số, n) n là số chữ số làm tròn n > 0 làm tròn sang phải n < 0 làm tròn sang trái Ví dụ: ROUND (25.63,1) = 2.6 ROUND (2642,-2) = 2600 MAX(Number1,Number2,Number3,... ,Number n) : Cho giá trị lớn nhất trong dãy số Ví dụ : MAX ( 3,4,9,7,5) = 9 MIN(Number1,Number2,Number3,... ,Number n) : Cho giá trị nhỏ nhất trong dãy số RANK(X,List,Oder) : Xác định thứ tự giá trị x trong danh sách List theo chiều Oder (0 ngầm định là giảm ; Khác 0 là tăng) Ph¹m V¨n HuyÒn                                ­8­  Khoa C«ng NghÖ Th«ng  Tin ­ §hTN
  9. Mi crosoft   O ffi  2000                                           M ce Trung t©m ph¸t triÓn tin häc HCOM Add: 142 Bê hå­ BÝch §éng­ViÖt Yªn­B¾c Giang. Tel/Fax: (0240)574 123.  Wedsite:http://hcom.net/.  Email: hcom_idc@fpt.vn Ví dụ : a1: a6 = 2 4 5 6 7 1 -> RANK(5, a1: a6,0) =3 *Các hàm cơ sở dữ liệu: DCOUNT(Vùng dữ liệu,cột, vùng tiêu chuẩn) DSUM(Vùng dữ liệu,cột, vùng tiêu chuẩn) DMAX(Vùng dữ liệu,cột, vùng tiêu chuẩn) DMIN(Vùng dữ liệu,cột, vùng tiêu chuẩn) ... Ví dụ : DSUM(B2:G7,3,C9:C12) Nghĩa là tính tổng cột 3 trong bảng B2:G7 thoả mãn điều kiện cho ở vùng C9 : C12 COUNTIF(Cột,Điều kiện) : Tính tổng trong cột thoả mãn ĐK Ví dụ : COUNTIF(3,">5") : Đếm các ô ở cột 3 có giá trị lớn hơn 5 SUMIF(Cột,Điều kiện,Cột lấy tổng) : Tính tổng các giá trị thoả mãn điều kiện ở cột xét ĐK Ví dụ : SUMIF(2,"A",3): Tính tổng các giá trị trong cột 3, mà ở cột 2 có giá trị là "A" * Các hàm lôgic Hàm IF ( Biểu thức điều kiện,Giả thiết đúng, GT sai) Ví dụ : IF( DTB ≥ 5 , "Đạt", "Không đạt") Nghĩa là : Khi xét một giá trị DTB nào đó giả sử DTB=6 thì hàm này cho giá trị là " Đạt". Nếu DTB = 4 cho giá trị "Không đạt" Hàm AND(BT lôgic1,BTlôgic2 ...) Nếu tất cả các BT đều đúng thì trả về giá trị TRUE Một trong các BT sai trả về giá trị FALSE Ví dụ : AND(34) = TRUE Hàm OR(BT lôgic1,BTlôgic2 ...) Nếu một trong các BT đúng trả về giá trị TRUE Tất cả các BT đề sai trả về giá trị FALSE *Các hàm về chuỗi: LEFT (text, n kí tự) : Trích ra từ xâu TEXT n ký tự từ trái Tương tự có hàm RIGHT MID(text,n,m) : Lấy từ chuỗi text ra m ký tự từ vị trí n TRIM(text) : Cắt bỏ phần khoảng trắng hai đầu dòng Text LEN( text) : Cho biết độ dài của dòng TEXT UPPER(text) : Đổi chữ thường thành chữ hoa LOWER(text) : Đổi chữ hoa thành chữ thường PROPER(text) : Đổi các chữ cái đầu thành chữ hoa Ví dụ : Trung tâm....-> Trung Tâm VALUE(text) : Đổi chuỗi ký tự số thành số TEXT(n) : Đổi số thành chuỗi kí tự số *Các hàm về thời gian Day(Ngày) : cho ngày của chuỗi ngày Ví dụ : Day(12/04/99)=12 HOUR(giờ) : Cho giờ trong chuỗi giờ Ví dụ : HOUR(10:30) =10 ; Hoặc HOUR(b4)= 10 MINUTE(giờ) : Cho phút trong chuỗi giờ DATE(YYMMDD) : Cho ngày của chuỗi ngày Ph¹m V¨n HuyÒn                                ­9­  Khoa C«ng NghÖ Th«ng  Tin ­ §hTN
  10. Mi crosoft   O ffi  2000                                           M ce Trung t©m ph¸t triÓn tin häc HCOM Add: 142 Bê hå­ BÝch §éng­ViÖt Yªn­B¾c Giang. Tel/Fax: (0240)574 123.  Wedsite:http://hcom.net/.  Email: hcom_idc@fpt.vn Ví dụ : DATE(99/12/05)=05/12/99 TODAY() : Cho ngày hiện hành 3-Nhóm hàm tìm kiếm -Hàm VLOOKUP : Dò tìm theo chiều dọc Mẫu hàm VLOOKUP(X,Vùng dữ liệu,Cột lấy giá trị, Kiểu dò tìm) X : Giá trị chuẩn để tìm Vùng dữ liệu : Bảng lấy dữ liệu cột bên trái nhất là cột 1 Cột lấy giá trị : Cột tham chiếu để lấy giá trị thứ tự cột này tính theo cột bên trái nhất Kiểu dò tìm : -Ngầm định là 1 : Cột để lấy X phải xắp xếp tăng, X phải lớn hơn hoặc bằng giá trị bé nhất trong cột. Nếu Xlớn hơn giá trị lớn nhất thì lấy giá trị cuối cùng trong cột - Nếu chọn là 0 : Cột X không phải xắp xếp, giá trị X phải chính xác Ví dụ : A B C D 1 Tên Số vợ Số con Số cháu 2 A 2 5 4 3 B 1 6 5 4 C 1 2 8 5 D 4 1 9 Tìm xem ông A có bao nhiêu con =VLOOKUP(A,A1:D5,3) = 5 Tìm xem ông D có bao nhiêu cháu =VLOOKUP(D,A1:D5,4) = 9 -Hàm HLOOUP Tương tự như hàm VLOOUP nhưng dò tìm theo chiều ngang Ví dụ : A B C D 1 Loại A Loại B Loại C 2 Nhóm 1 2 5 4 3 Nhóm 2 5 6 5 4 Nhóm 3 9 2 8 5 Nhóm 4 4 1 9 Tìm xem loại B của nhóm 3 là bao nhiêu : =HLOOUP(C1,A1:D5,4) = 2 *Bài tập ứng dụng : Ví dụ ta có bảng dữ liệu sau : A B C D E 1 A 20000 Ph¹m V¨n HuyÒn                                ­10­  Khoa C«ng NghÖ Th«ng  Tin ­ §hTN
  11. Mi crosoft   O ffi  2000                                           M ce Trung t©m ph¸t triÓn tin häc HCOM Add: 142 Bê hå­ BÝch §éng­ViÖt Yªn­B¾c Giang. Tel/Fax: (0240)574 123.  Wedsite:http://hcom.net/.  Email: hcom_idc@fpt.vn 2 B 10000 3 C 5000 4 5 TT Họ tên Loại Số công Tiền 6 1 Tuấn B 12 7 2 Anh C 24 8 3 Hùng A 27 9 4 Nam D 20 Tính tiền cho mọi người trong bảng theo công thức Tiền = Số công * Tiền (theo loại lao động ở bảng trên) Tại ô E6 =VLOOUP(C6,$A$1:$B$3,2)*D6 Bài 2 : Khái niệm cơ sở dữ liệu 1.Dữ liệu +Dữ liệu : là một bảng có các dòng, cột. -Mỗi cột là một trường có tính chất giống nhau -Mỗi dòng là một bản ghi +Vùng dữ liệu gồm các vùng : -Vùng dữ liệu : Database -Vùng tiêu chuẩn : Criteria -Vùng trích dữ liệu : Extrac 2. Các thao tác với dữ liệu * Nhập, sửa dữ liệu + Trực tiếp trên bảng +Vào Data/Form * Tìm kiếm trong bảng tính +Vào Data/form/Criteria Cho giá trị cần tìm trong bảng Find Prev : Tìm kiếm từ bản ghi hiện hành về đầu Find Next : Tìm kiếm từ bản ghi hiện hành xuống cuối Close : Kết thúc Clear : Xoá Khi hiện ra bản ghi cần tìm ta có thể sửa, xoá ... *Xắp xếp +Vào Data/Sort Sort by : Sắp theo tiêu chuẩn thứ nhất Ascending : Tăng dần Descending : Giảm dần Then by : Sắp theo tiêu chuẩn thứ hai nếu TC1 bằng nhau Then by : Sắp theo tiêu chuẩn thứ ba nếu TC2 bằng nhau Ph¹m V¨n HuyÒn                                ­11­  Khoa C«ng NghÖ Th«ng  Tin ­ §hTN
  12. Mi crosoft   O ffi  2000                                           M ce Trung t©m ph¸t triÓn tin häc HCOM Add: 142 Bê hå­ BÝch §éng­ViÖt Yªn­B¾c Giang. Tel/Fax: (0240)574 123.  Wedsite:http://hcom.net/.  Email: hcom_idc@fpt.vn *Lọc các bản ghi +Data/Filter -Auto Filter Bấm vào góc trái trên cột cần lọc Chọn Custom Chọn giá trị để lọc, nếu kết hợp dùng điều kiện AND hoặc OR -Advanced Filter Trước khi lọc cần tạo vùng điều kện : Nếu trên một hàng các điều kiện theo kiểu AND Nếu trên một cột các điều kiện theo kiểu OR Chọn : Data/Filter -Advanced Filter Trong cửa sổ Advanced Filter: List Range : Nhập địa chỉ vùng dữ liệu Criteria Range : Nhập địa chỉ vùng điều kiện Nếu lọc và đưa sang vùng khác thì nhập địa chỉ của vùng mới vào hộp Copy to *Tính toán theo nhóm Dùng để thống kê số liệu theo một mục đích nào đó trong bảng dữ liệu. Ví dụ như bảng theo dõi bán hàng hàng ngày, kho hàng ... Các bước tiến hành như sau : +Xắp xếp bảng theo nhóm cần tổng hợp →Đưa ô hiện hành vào cột cần xắp xếp →Vào Data/Subtotal At each change in : < Nhóm danh mục cần tổng hợp> Use Function : < Hàm cần dùng> : (Sum, Count, Max ...) Add Subtotal to : < Những cột cần tính > Tuỳ chọn : Replace Current Subtotal : Tổng mới sẽ xoá tổng cũ, (nếu không chèn thêm vào) Page Break Between Group : Ngắt trang sau mỗi nhóm Summery Below Data : Tổng ở bên dưới mỗi nhóm → OK +Huỷ Subtotal : Data/Subtotal /Remove all Ph¹m V¨n HuyÒn                                ­12­  Khoa C«ng NghÖ Th«ng  Tin ­ §hTN
  13. Mi crosoft   O ffi  2000                                           M ce Trung t©m ph¸t triÓn tin häc HCOM Add: 142 Bê hå­ BÝch §éng­ViÖt Yªn­B¾c Giang. Tel/Fax: (0240)574 123.  Wedsite:http://hcom.net/.  Email: hcom_idc@fpt.vn CHƯƠNG V LẬP ĐỒ THỊ, IN BÁO CÁO Bài 1 : Lập đồ thị 1-Tạo đồ thị Đồ thị là mô hình phản ánh trực quan những số liệu đã được thống kê trong bảng dựa trên các phép toán Muốn xây dựng đồ thị ta phải xây dựng bảng số liệu trước, sau đó mới tạo đồ thị. Các bước tạo đồ thị như sau : 1- Chọn bảng số liệu Ph¹m V¨n HuyÒn                                ­13­  Khoa C«ng NghÖ Th«ng  Tin ­ §hTN
  14. Mi crosoft   O ffi  2000                                           M ce Trung t©m ph¸t triÓn tin häc HCOM Add: 142 Bê hå­ BÝch §éng­ViÖt Yªn­B¾c Giang. Tel/Fax: (0240)574 123.  Wedsite:http://hcom.net/.  Email: hcom_idc@fpt.vn 2­ Vào Insert\Chart : Hiện ra cửa sổ : Step 1 of 4. Bước này ta chọn kiểu đồ thị phù hợp với dữ liệu, có các loại đồ thị như sau: +Column : Đồ thị dạng cột +Bar : Đồ thị dạng thanh +Line : Đồ thị dạng đường + Pie : Đồ thị dạng vòng tròn +XY : Đồ thị dạng điểm +Area : Đồ thị dạng vùng +Doughnut : Đồ thị dạng hình xuyến +Rada : Đồ thị dạng mạng +Surface : Đồ thị dạng mặt Sau đó chọn Next sang bước sau Trên cửa sổ step 2 of 4 Ph¹m V¨n HuyÒn                                ­14­  Khoa C«ng NghÖ Th«ng  Tin ­ §hTN
  15. Mi crosoft   O ffi  2000                                           M ce Trung t©m ph¸t triÓn tin häc HCOM Add: 142 Bê hå­ BÝch §éng­ViÖt Yªn­B¾c Giang. Tel/Fax: (0240)574 123.  Wedsite:http://hcom.net/.  Email: hcom_idc@fpt.vn 3- Trong Data range -Kiểm tra lại toạ độ của vùng dữ liệu Mục Data range Mục series in (Chọn chiều trục) : Row : Trục X (nầm ngang) tương ứng với dòng Column : Trục X tương ứng với cột Mục Series Order: Thứ tự của dòng được đặt trong đồ thị : Chọn tên của loại sản phẩm, chọn Move up, Move down ... Sau đó chọn Next sang bước sau Trên cửa sổ Step 3 of 4 Ph¹m V¨n HuyÒn                                ­15­  Khoa C«ng NghÖ Th«ng  Tin ­ §hTN
  16. Mi crosoft   O ffi  2000                                           M ce Trung t©m ph¸t triÓn tin häc HCOM Add: 142 Bê hå­ BÝch §éng­ViÖt Yªn­B¾c Giang. Tel/Fax: (0240)574 123.  Wedsite:http://hcom.net/.  Email: hcom_idc@fpt.vn 4-Chọn định dạng và ghi chú cho đồ thị -Title (Chart title) : Nhập tên cho đồ thị Catergory X-Axis : Cho tên cho trục X ; Value Y-Axis : Giá trị cho trục Y … -Axes : Các tuỳ chọn trên trục : Catergory (X) Axis : Hiện ra nội dung dữ liệu trên trục X thường chọn Automatic Value (Y) Axis : Hiện ra giá trị trên trục Y -Gridline : Cho hiện ra các đường mức giá trị trên nền đồ thị Major : Cho hiện các giá trị từng mức lớn Minor : Cho hiện ra các mức nhỏ -Legend : Hiện ra chú thích : Font : Chọn Font chữ Partern : Các kièu nền : Border : Có viền quanh dòng chú thích None : Không viền Custom : Tuỳ đặt kiểu Shadow: Có bóng Placement : Nơi đặt chú thích : Bottom: Dưới Top : Trên Left : Bên trái Right : Bên phải -Data label : Show value : Hiện ra giá trị trên đỉnh đồ thị Show label : Chỉ ra tên nhãn cột trên đỉnh đồ thị Sau đó chọn Next cho bước sau 5-Trên cửa sổ step 4 of 4 Place chart: As new sheet : Đặt vào một sheet mới As Object in : Đặt đồ thị tại sheet hiện hành Data Table : Cho hiên ra cả bảng dữ liệu trên đồ thị Chọn FINISH để hoàn tất đồ thị Ph¹m V¨n HuyÒn                                ­16­  Khoa C«ng NghÖ Th«ng  Tin ­ §hTN
  17. Mi crosoft   O ffi  2000                                           M ce Trung t©m ph¸t triÓn tin häc HCOM Add: 142 Bê hå­ BÝch §éng­ViÖt Yªn­B¾c Giang. Tel/Fax: (0240)574 123.  Wedsite:http://hcom.net/.  Email: hcom_idc@fpt.vn Bài 2: Chỉnh sửa đồ thị 1- Cho to, nhỏ đồ thị bấm chuột vào góc và kéo theo các chiều .2- Bấm chuột vào vùng đồ thị bấm chuột phải hiện ra các menu để sửa như sau: Format chart Area : *Parttern -Border : Chỉnh đường bao đồ thị Auto: Tự động None : Không có đường bao Custom : Tự đặt Style : loại nét Color : Màu nét Weight : Đậm nhạt -Shadow : Nền đồ thị có bóng -Round corner: Viền lượn tròn góc bảng đồ thị *Font : Chọn phông chữ Chart type : Kiểu đồ thị : Như ở bước 1 Source data : Chọn lại vùng dữ liệu : Như bước 2 Chart Option : Tuỳ chọn kiểu, dạng đồ thị : Như bước 3 Location : Nơi đặt đồ thị : Như bước 4 3- Bấm chuột vào Legend : Chỉnh sửa lại chú thích (Font, mẫu nền, nơi đặt chú thích … như bước 3) 4- Bấm chuột vào nền đồ thị : Chọn lại nền Border: Auto: Tự động None : Không có nền Custom : Tuỳ chọn : Nét kẻ ; Màu … 5- Bấm chọn vào thanh đồ thị : Parttern : Kiểu Primary : Hiện giá trị ở cột bên trái Secondary : Hiện ra giá trị trên cột bên phải Data label : Sửa nhãn giống bước 3 Series Oder : Thứ tự các dòng trên đồ thị gióng như bước 2 6- Bấm chọn vào trục : Parttern : Axis : Auto : tự động None : Không có giá trị trên trục Custom : Tuỳ đặt Major tick mark type : Kiểu hiển thị giá trị bước lớn trên trục None : Không Ouside: Bên ngoài Inside : Bên trong Cross : Cắt ngang trục Minor tick mark type : Cho hiện ra giá trị bước nhỏ trên đồ thị Scale : Chọn tỷ lệ trên các trục và vị trí cắt nhau của các trục Minimum : gía trị bé nhất Maximum : Giá trị lớn nhất Major unit : Giá trị bước lớn Ph¹m V¨n HuyÒn                                ­17­  Khoa C«ng NghÖ Th«ng  Tin ­ §hTN
  18. Mi crosoft   O ffi  2000                                           M ce Trung t©m ph¸t triÓn tin häc HCOM Add: 142 Bê hå­ BÝch §éng­ViÖt Yªn­B¾c Giang. Tel/Fax: (0240)574 123.  Wedsite:http://hcom.net/.  Email: hcom_idc@fpt.vn Minor unit : Giá trị bước nhỏ Cross at : Trục X cắt trục Y tại (cho giá trịnào đóngầm định là 0) Font : Chỉnh font chữ Number: Chỉnh kiểu giá trị (kiểu số, tiển tệ, ngày tháng …) Aligment : Hướng viết chữ, số Bài 3 : In báo cáo 1-Tổ chức trang in +Tạo tiêu đề đầu, chân : -Vào View\Header and Footer -Chọn các kiểu Header tự động. Nếu muốn tạo tuỳ ý vào Custom header cho nội dung…Ok (làm tương tự cho Footer) +Tạo những tiêu đề lặp lại: Nếu bảng có nhiều trang những trang sau ta cũng cần có tiêu đề cho các cột ta có thể tạo những tiêu đề này như sau: -Vào File\Page setup -Chọn Sheet : Vào mục Print Title: Row to repeat at top : Cho toạ độ những dòng cần lặp lại Column to repeat at left : Cho toạ độ những cột cần lặp lại +Xem trước bản in Vào Print Preview: Zoom : Phóng to bản preview Set up : Sửa lại đặt trang : (Page setup) Margins: Cho phép sửa lại trang bẳng chuột kéo các đường bao (Top, Botom, Left, Right …) Close: Quay trở về bảng tính 1-In bảng tính -Vào File\Print : Hiện ra cửa số chọn thông số in -Printer : Chọn loại máy in -Print range : Số lượng in : All : In cả tệp Page From (từ trang) … To (Tới trang) -Print What : Selection : Vùng được chọn (nếu chỉ in một số ô ta chọn vùng gồm những ô cần in) Active Sheet : Những sheet đã chọn Entire work book : Toàn bộ workboook CHƯƠNG VI KẾT HỢP DỮ LIỆU Bài 1 : Chức năng kết hợp dữ liệu 1-Đặt vấn đề Khi quản lý tính toán các bảng tính, các workboook ta cần liên kết tính toán dữ liệu giữa nhiều Sheet, nhiều workboook … Ph¹m V¨n HuyÒn                                ­18­  Khoa C«ng NghÖ Th«ng  Tin ­ §hTN
  19. Mi crosoft   O ffi  2000                                           M ce Trung t©m ph¸t triÓn tin häc HCOM Add: 142 Bê hå­ BÝch §éng­ViÖt Yªn­B¾c Giang. Tel/Fax: (0240)574 123.  Wedsite:http://hcom.net/.  Email: hcom_idc@fpt.vn Để tham chiếu tới các sheet, workbook khác ta phải đưa vào công thức tên của sheet, workbook tương ứng như sau : ‘\[] ‘! -Nếu tệp đã mở thì không cần đường dẫn -Nếu tính toán trong một BOOK thì không cần tên Workbook 2-Chú ý : -Ta nên mở và xắp xếp đồng thời các workbook trên nhiều cửa sổ để tiện cho việc liên kết. Vào Window\Arrange. Chọn Tile -Khi nhập các toạ độ ô phải chú ý địa chỉ tương đối hay tuyệt đối để nhạp cho chính xác Bài 2 : Bài tập minh hoạ Giả sử năm học thứ nhất ta có bảng điểm kỳ I, Kỳ II, Cả năm đặt trong một workbok gồm 3 Sheet: Sheet 1 : Điểm HKI Sheet 2 : Điểm HKII Sheet 3 : Điểm trung bình cả năm Ta có công thức tính toán như sau: Chú ý địa chỉ tham chiếu tới SHEET khác : Sheet2!E2 -Năm thứ hai, năm thứ ba, năm thứ 4 tương tự -Ta có điểm TB cả khoá trong một Workbook tổng hợp được tính toán như sau: -Tệp BOOK5 là bảng điểm cả năm (ba năm) -Tệp DIEM là bảng điểm Năm thứ nhất -Tệp BOOK2 là bảng điểm năm thứ hai -Tệp BOOK3 là bảng điểm năm thứ ba Ph¹m V¨n HuyÒn                                ­19­  Khoa C«ng NghÖ Th«ng  Tin ­ §hTN
  20. Mi crosoft   O ffi  2000                                           M ce Trung t©m ph¸t triÓn tin häc HCOM Add: 142 Bê hå­ BÝch §éng­ViÖt Yªn­B¾c Giang. Tel/Fax: (0240)574 123.  Wedsite:http://hcom.net/.  Email: hcom_idc@fpt.vn Chú ý : Giá trị ô B2 của bảng tổng hợp được tham chiếu tới tệp DIEM-SHEET3 - ô D2 có toạ độ là : [DIEM.XLS]SHEET3!D2 Điểm trung bình cả khoá ta tính toán trong bảng BOOK5 Như vậy khi tính toán tổng hợp trên nhiều bảng tính ta chỉ cần chú ý đến các địa chỉ tham chiếu cho chính xác và phù hợp với từng trường hợp trong một BOOK hay với các BOOK khác nhau. *Chú ý : Để quan sát những bản ghi bị che khuất ta có thể chẻ cửa sổ thành hai, bốn phần như sau: -Chẻ ngang : Đưa ô hiện hành đến ô đầu dòng cần chẻ, vào Window\Split hoặc kéo vạch ngang trên thanh Vertical Sroll bar đến dòng cần chẻ. Ph¹m V¨n HuyÒn                                ­20­  Khoa C«ng NghÖ Th«ng  Tin ­ §hTN

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản