Báo cáo kết quả công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Chia sẻ: Lò Văn Thụy | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:5

0
289
lượt xem
46
download

Báo cáo kết quả công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Huyện, UBND các xã, thị trấn tăng cường phổ biến, tuyên truyền sâu rộng Luật Lưu trữ; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; các quy định của pháp luật hiện hành và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị, địa phương mình.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Báo cáo kết quả công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

ỦY BAN NHÂN DÂN<br /> HUYỆN TÂN HỒNG<br /> Số: 150/BC-UBND<br /> <br /> CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM<br /> Độc lập - Tự do - Hạnh phúc<br /> Tân Hồng, ngày 05 tháng 8 năm 2015<br /> <br /> BÁO CÁO<br /> Kết quả công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ<br /> (tính từ ngày 01/01/2014 đến ngày 30/7/2015)<br /> Căn cứ Kế hoạch số: 981/KH- SNV, ngày 10/7/2015 của Sở Nội vụ tỉnh<br /> Đồng Tháp, về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2015.<br /> Ủy ban nhân dân huyện Tân Hồng báo cáo công tác văn thư, lưu trữ và tài<br /> liệu lưu trữ, như sau:<br /> I. KẾT QUẢ CHỈ ĐẠO, QUẢN LÝ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN<br /> THƯ, LƯU TRỮ:<br /> 1. Phổ biến, giới thiệu các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản<br /> khác của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.<br /> a) Phổ biến, giới thiệu các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản khác<br /> của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ:<br /> - Uỷ ban nhân dân Huyện luôn xác định rõ trách nhiệm của mình trong việc<br /> chỉ đạo, điều hành thực hiện các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ<br /> như: Luật lưu trữ số 01/2011/QH13; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày<br /> 03/01/2013 của Chính phủ, quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ<br /> và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cấp trên đến toàn thể cán<br /> bộ, công chức, viên chức.<br /> - Các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Huyện, UBND các xã, thị<br /> trấn tăng cường phổ biến, tuyên truyền sâu rộng Luật Lưu trữ; Nghị định số<br /> 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số<br /> điều của Luật Lưu trữ; các quy định của pháp luật hiện hành và các văn bản hướng<br /> dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức, viên<br /> chức trong cơ quan, đơn vị, địa phương mình.<br /> b) Các hình thức phổ biến: Thời gian qua, huyện tổ chức phổ biến và giới<br /> thiệu các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ lồng ghép vào các cuộc<br /> hội nghị để cán bộ, công chức nắm rõ vị trí và tầm quan trọng của công tác này.<br /> Đồng thời, sao gửi các văn bản và hướng dẫn thực hiện.<br /> c) Kết quả thực hiện: Đã triển khai các văn bản quy phạm pháp luật hiện<br /> hành và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức các phòng,<br /> ban ngành huyện, Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn.<br /> 2. Công tác tổ chức và công chức, viên chức văn thư, lưu trữ<br /> <br /> 2<br /> <br /> a) Tổ chức văn thư lưu trữ tại cơ quan, tổ chức: Thời gian qua, huyện đã<br /> kiện toàn biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng ngạch, bậc, chuyên<br /> ngành đào tạo tại UBND Huyện. Đối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND<br /> Huyện phân công công chức chuyên môn kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ của<br /> cơ quan, đơn vị mình. Riêng các xã, thị trấn thực hiện theo Quyết định số 16 của<br /> UBND Tỉnh về bố trí cán bộ, công chức cấp xã, Uỷ ban nhân dân xã đã phân công<br /> 01 cán bộ không chuyên trách thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.<br /> b) Về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ: Tổ chức tập<br /> huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ chuyên<br /> trách và bán chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị và<br /> UBND các xã, thị trấn khi có thông báo chiêu sinh của Tỉnh.<br /> c) Thực hiện các chế độ phụ cấp cho người làm công tác lưu trữ theo quy<br /> định hiện hành.<br /> 3. Ban hành văn bản chỉ đạo, quản lý, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ<br /> <br /> a) Ban hành văn bản: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản đúng theo<br /> quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ. Việc tổ<br /> chức tiếp nhận, xử lý, quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ công việc, thực<br /> hiện nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan đúng theo hướng dẫn tại Thông tư<br /> số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.<br /> b) Kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị cơ sở<br /> thuộc phạm vi quản lý: Đã tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ<br /> đối với các phòng, ban ngành huyện và UBND các xã, thị trấn lồng ghép với kiểm<br /> tra cải cách hành chính trên địa bàn huyện.<br /> Qua công tác kiểm tra cho thấy, nhận thức của các cấp lãnh đạo và cán bộ,<br /> công chức, viên chức đối với công tác văn thư, lưu trữ được nâng lên rõ rệt. Việc<br /> bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ngày càng được quan tâm, quản lý tài<br /> liệu lưu trữ được tập trung, công tác chỉnh lý tài liệu bước đầu được thực hiện tốt.<br /> 4. Thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư theo quy định<br /> a) Soạn thảo và ban hành văn bản: Thời gian qua, các phòng ban ngành<br /> huyện, các đơn vị trực thuộc huyện và UBND các xã, thị trấn thực hiện đúng quy trình<br /> soạn thảo và ban hành văn bản theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04<br /> năm 2014 của Chính phủ. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện<br /> theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.<br /> b) Quản lý và giải quyết văn bản đi, đến: Đa số các ngành và xã đều ứng<br /> dụng phần mềm Office để sử dụng trong việc điều hành văn bản đi. Văn bản đến<br /> được tập trung tại văn thư của cơ quan, đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.<br /> Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, đến.<br /> c) Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan, tổ chức:<br /> Văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc<br /> thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định; được tiến hành đồng<br /> thời với quá trình giải quyết công việc. Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo văn bản,<br /> <br /> 3<br /> <br /> tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ và sau đó văn thư phân loại từng<br /> văn bản hành chính đưa vào sơ mi lưu trữ theo quy định.<br /> d) Quản lý và sử dụng con dấu: Trong công tác văn thư ở các cơ quan, đơn<br /> vị được thực hiện đúng theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24<br /> tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Nghị định số<br /> 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số<br /> điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP về quản lý, sử dụng con dấu; Thông tư số<br /> 07/2010/TT-BCA ngày 05 tháng 02 năm 2010 của Bộ Công an quy định chi tiết thi<br /> hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.<br /> 5. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ<br /> a) Thực hiện các quy định về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu<br /> trữ, tiêu hủy giá tài liệu hết giá trị.<br /> b) Công tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (kho lưu trữ, diện tích, trang<br /> thiết bị và các biện pháp bảo quản): Các cơ quan đa số không có kho lưu trữ, trang<br /> thiết bị chưa đầy đủ nên công tác bảo quản chưa đảm bảo.<br /> c) Thực hiện công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định của<br /> pháp luật: Uỷ ban nhân dân huyện chỉ có kho tạm, diện tích khoản 4m2 nên công<br /> tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ chưa đảm bảo.<br /> d) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu (tổng số lượt người và số lượng hồ sơ,<br /> tài liệu hồ sơ được khai thác sử dụng trong một năm).<br /> 6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ<br /> - Ứng dụng phần mềm eOffice để sử dụng cho công văn đi và công văn đến.<br /> - Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ: chưa có<br /> thiết bị chuyên môn để thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ,<br /> tài liệu lưu trữ.<br /> 7. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ<br /> Tình hình thực hiện báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu<br /> trữ theo Thông tư 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ.<br /> 8. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ:<br /> Kinh phí thực hiện cho công tác văn thư lưu trữ, các ngành và các xã, thị trấn<br /> thực hiện đúng theo Quy định tại điều 39 Luật Lưu trữ.<br /> II. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ:<br /> 1. Ưu điểm:<br /> - Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản nhà nước về<br /> văn thư, lưu trữ được thực hiện kịp thời.<br /> - Ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức về<br /> công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời tiến hành rà soát, ban hành các văn bản về văn<br /> thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và thực tế của từng cơ<br /> quan, đơn vị, địa phương.<br /> <br /> 4<br /> <br /> - Tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ từ huyện đến xã được kiện toàn, củng cố,<br /> trình độ công chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cấp, các ngành có nhiều<br /> chuyển biến, cơ bản đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị.<br /> - Hàng năm, Ủy ban nhân dân huyện đều ban hành kế hoạch văn thư, lưu trữ<br /> và kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ, giao nhiệm vụ cho cơ quan chuyên<br /> môn tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức kiểm tra và công tác kiểm tra<br /> thực hiện thường xuyên lồng ghép với công tác kiểm tra cải cách hành chính.<br /> - Các văn bản đi, văn bản đến sau khi xử lý chuyên môn xong đều nộp vào<br /> lưu trữ theo quy định và có phân loại từng tài liệu lưu trữ, sắp xếp ngăn nắp, khoa<br /> học, bố trí nơi lưu trữ và các dụng cụ lưu trữ như: giá, kệ, tủ được trang bị đầy đủ.<br /> 2. Hạn chế:<br /> - Một số đơn vị chưa thực hiện tốt nộp lưu trữ tài liệu sau khi xử lý xong vào<br /> kho lưu trữ của đơn vị, vẫn còn tình trạng lưu trữ dàn trãi trong từng cán bộ, công<br /> chức. Mức độ xử lý nghiệp vụ tài liệu lưu trữ chưa đảm bảo, lưu trữ tài liệu có phân<br /> loại nhưng chưa thật sự khoa học và đúng nguyên tắc, chủ yếu phân loại theo loại văn<br /> bản và năm ban hành cũng như năm tiếp nhận văn bản, chưa phân loại theo thời hạn<br /> của từng văn bản. Tài liệu lưu trữ chưa được chỉnh lý theo quy định; chưa thực hiện<br /> tốt công tác lập hồ sơ lưu trữ cũng như xác định giá trị và tiêu hủy tài liệu lưu trữ.<br /> - Do kinh phí còn hạn chế, chưa đầu tư đúng mức cho việc xây dựng kho lưu<br /> trữ chung của huyện nên chưa tập trung tài liệu lưu trữ tại kho Trung tâm huyện;<br /> nơi lưu trữ tài liệu của các đơn vị bố trí chung trong cơ quan làm việc; diện tích, độ<br /> cao,…chưa đảm bảo đúng tiêu chuẩn kho bảo quản theo quy định, làm ảnh hưởng<br /> đến công tác bảo quản, xử lý các biện pháp nghiệp vụ: chống ẩm, mốc, côn trùng<br /> phá hủy,... Trang thiết bị bảo quản chưa được đầu tư đúng quy định, dễ làm hư<br /> hỏng tài liệu lưu trữ.<br /> - Công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu chưa được quan tâm thực hiện. Nhiều cơ<br /> quan, tổ chức chưa xây dựng kế hoạch, chưa tiến hành chỉnh lý và xác định giá trị<br /> tài liệu lưu trữ. Tình trạng bó gói, tích đống tại các cơ quan, tổ chức còn khá nhiều,<br /> nguy cơ tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, xuống cấp ngày càng cao, một số tài liệu không<br /> được bảo vệ, bảo quản.<br /> - Một số cơ quan, đơn vị chưa ban hành, sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác<br /> văn thư, lưu trữ; cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ chưa được<br /> quan tâm, hầu hết các xã, thị trấn chưa có kho Lưu trữ cơ quan, thiếu trang thiết bị<br /> cần thiết để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ.<br /> III. KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG THỜI<br /> GIAN TỚI<br /> 1. Tiếp tục triển khai, quán triệt các văn bản quy định, hướng dẫn về công<br /> tác văn thư, lưu trữ đối với thủ trưởng, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ<br /> nhằm nâng cao hơn nữa về nhận thức, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và chuyên<br /> môn nghiệp vụ, thường xuyên chỉ đạo làm tốt công tác này.<br /> <br /> 5<br /> <br /> 2. Tiếp tục đẩy mạnh công tác kiểm tra văn thư, lưu trữ ở các cơ quan<br /> chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND Huyện và UBND các xã, thị trấn,<br /> kịp thời hướng dẫn chấn chỉnh những sai sót.<br /> 3. Có kế hoạch kiểm tra thực trạng tài liệu lưu trữ để có biện pháp khắc phục<br /> những hạn chế, đảm bảo lưu trữ tài liệu an toàn, kéo dài tuổi thọ.<br /> 4. Khẩn trương ban hành quyết định và quy định danh mục tài liệu nộp lưu<br /> trữ, từng bước triển khai nộp vào kho lưu trữ theo quy định.<br /> 5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.<br /> 6. Thực hiện tốt chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ<br /> theo quy định.<br /> IV. KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT<br /> 1. Chế độ phụ cấp độc hại cho cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ vẫn còn<br /> thấp. Đề nghị nâng mức phụ cấp độc hại cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.<br /> 2. Hỗ trợ huyện trong công tác kiểm tra, chỉnh lý tài liệu lưu trữ cũng như<br /> hướng dẫn các biện pháp xử lý, bảo quản tài liệu lưu trữ.<br /> 3. Hỗ trợ kinh phí xây dựng kho lưu trữ đảm bảo đầy đủ các thiết bị phục vụ<br /> cho công tác văn thư, lưu trữ.<br /> Trên đây, báo cáo kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu<br /> trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Tân Hồng./.<br /> Nơi nhận:<br /> - Chi cục VT-LT Tỉnh<br /> (Sở Nội vụ Đồng Tháp;<br /> - CT, các PCT.UBND Huyện;<br /> - Các cơ quan chuyên môn,<br /> đơn vị thuộc UBND huyện;<br /> - UBND các xã, thị trấn;<br /> - Lãnh đạo Văn phòng;<br /> - Lưu VT/UB, NC (T.Minh).<br /> <br /> TM. ỦY BAN NHÂN DÂN<br /> CHỦ TỊCH<br /> Digitally signed by<br /> UBND huyện Tân Hồng<br /> UBND tỉnh Đồng Tháp<br /> Đồng Tháp, VN<br /> Date: 5.8.2015 14:27<br /> <br /> Phạm Văn Hăng<br /> <br />

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản