Báo cáo số 384/BC-VTLTNN

Chia sẻ: Son Pham | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:16

0
41
lượt xem
2
download

Báo cáo số 384/BC-VTLTNN

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Báo cáo số 384/BC-VTLTNN về việc sơ kết 01 năm thực hiện chỉ thị của Thủ tướng và tình hình công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2001 đến nay do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Báo cáo số 384/BC-VTLTNN

  1. B N IV C NG HOÀ XÃ H I CH NGHĨA VI T C C VĂN THƯ VÀ LƯU TR NAM NHÀ NƯ C c l p - T do - H nh phúc ----- ------- S : 384/BC-VTLTNN Hà N i, ngày 06 tháng 5 năm 2008 BÁO CÁO SƠ K T 01 NĂM TH C HI N CH THN C A TH TƯ NG VÀ TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TR T NĂM 2001 N NAY có cơ s báo cáo Th tư ng k t qu 01 năm th c hi n Ch th s 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 c a Th tư ng Chính ph v vi c tăng cư ng b o v và phát huy giá tr tài li u lưu tr (sau ây g i t t là Ch th c a Th tư ng), ng th i ánh giá k t qu công tác văn thư, lưu tr t khi có Pháp l nh Lưu tr Qu c gia năm 2001 n nay, ch ra nh ng t n t i, khó khăn nh m ra phương hư ng, bi n pháp trong th i gian t i; ư c s ng ý c a B N i v , C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c t ch c H i ngh sơ k t 01 năm th c hi n Ch th c a Th tư ng và tình hình công tác văn thư, lưu tr t năm 2001 n nay i v i các B , cơ quan ngang B , cơ quan thu c Chính ph , T p oàn kinh t nhà nư c và T ng công ty 91 (sau ây g i t t là các B , ngành trung ương). ChuNn b n i dung cho H i ngh , C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c ã có Công văn s 117/VTLTNN-NVTW ngày 20 tháng 02 năm 2008 g i các B , ngành trung ương và Công văn s 171/VTLTNN-NVTW ngày 06 tháng 3 năm 2008 g i các ơn v thu c C c ngh báo cáo k t qu 01 năm th c hi n Ch th c a Th tư ng và tình hình công tác văn thư, lưu tr t năm 2001 n nay. K t qu ã có 7 Trung tâm tr c thu c C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c và 40 B , ngành trung ương ã g i báo cáo v C c. Căn c vào các báo cáo nh n ư c và th c t qu n lý, ch o trong th i gian qua, C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c t ng h p thành Báo cáo trình bày trư c H i ngh . Ph n I. K T QU 01 NĂM TH C HI N CH THN C A TH TƯ NG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TR T NĂM 2001 N NAY I. T I C C VĂN THƯ VÀ LƯU TR NHÀ NƯ C 1. Th c hi n qu n lý nhà nư c v văn thư, lưu tr a) T ch c tuyên truy n, ph bi n pháp lu t v văn thư, lưu tr Ngay sau khi Pháp l nh Lưu tr qu c gia ư c ban hành năm 2001, C c Lưu tr Nhà nư c (nay là C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c) ã t ch c 02 H i ngh tri n khai thi hành Pháp l nh i v i các B , ngành trung ương và a phương. T i H i ngh , C c Lưu tr Nhà nư c ã quán tri t nh ng n i dung ch y u c a Pháp l nh, trong ó nh n
  2. m nh trách nhi m c a lãnh o các c p, các ngành i v i vi c qu n lý, ch o và u tư kinh phí, b trí cán b làm lưu tr . Trong nh ng năm ti p theo, C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c u t ch c h i ngh t p hu n tri n khai các văn b n m i ban hành và t ng k t nh kỳ công tác văn thư, lưu tr . Ngay sau khi Ch th c a Th tư ng ư c ban hành, C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c ã t ch c h p báo, ng th i trình B N i v ban hành K ho ch tri n khai Ch th c a Th tư ng. i v i các B , ngành trung ương, C c ã ban hành văn b n s 300/VTLTNN-NVTW ngày 03 tháng 5 năm 2007 g i t i các B , ngành trung ương v vi c tri n khai th c hi n Ch th c a Th tư ng. T năm 2001 n nay, C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c thư ng xuyên c cán b tr c ti p ph bi n văn b n pháp lu t v văn thư, lưu tr cho hàng ch c B , ngành trung ương. Riêng trong năm 2007, C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c ã tr c ti p ph bi n Ch th t i 12 B , ngành trung ương. Ngoài ra, C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c ã chú tr ng vi c tuyên truy n Pháp l nh và Ch th c a Th tư ng trên các phương ti n thông tin i chúng như ài Truy n hình Vi t Nam, ài Phát thanh Truy n hình Hà N i, Báo Nhân dân, T p chí Văn thư Lưu tr Vi t Nam, Website C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c. b) Ban hành văn b n qu n lý và hư ng d n nghi p v văn thư, lưu tr Thi hành Pháp l nh Lưu tr qu c gia, C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c ã tham mưu giúp B N i v trình các cơ quan nhà nư c có thNm quy n ban hành nhi u văn b n quy ph m pháp lu t như: Ngh nh s 110/2004/N -CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 c a Chính ph v công tác văn thư; Ngh nh s 111/2004/N -CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 c a Chính ph quy nh chi ti t m t s i u c a Pháp l nh Lưu tr qu c gia; Thông tư s 30/2004/TT-BTC ngày 07 tháng 4 năm 2004 c a B Tài chính hư ng d n ch thu, n p, qu n lý, s d ng phí khai thác và s d ng tài li u lưu tr ; các Quy t nh s 13/2005/Q -BNV và s 14/2005/Q -BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 c a B N i v ban hành ch báo cáo th ng kê cơ s và ch báo cáo th ng kê t ng h p công tác văn thư, lưu tr ; Thông tư s 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 c a B N i v hư ng d n ch c năng, nhi m v , quy n h n và t ch c c a t ch c văn thư, lưu tr B , cơ quan ngang B , cơ quan thu c Chính ph và U ban nhân dân; Thông tư s 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 c a B N i v hư ng d n qu n lý tài li u khi chia, tách, sáp nh p cơ quan, t ch c; ơn v hành chính và t ch c l i, chuy n i hình th c s h u doanh nghi p nhà nư c; Thông tư liên t ch s 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 c a B N i v và Văn phòng Chính ph hư ng d n v th th c và k thu t trình bày văn b n; Thông tư s 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 hư ng d n xác nh cơ quan, t ch c thu c ngu n n p lưu tài li u vào lưu tr l ch s các c p; Thông tư s 09/2007/TT- BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 hư ng d n v kho lưu tr chuyên d ng. Trong ph m vi thNm quy n ư c giao, C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c ã ban hành các văn b n hư ng d n chuyên môn, như: Công văn s 262/LTNN-NVTW ngày 12 tháng 6 năm 2001 hư ng d n thành ph n h sơ, tài li u c a các cơ quan hành chính nhà nư c trung ương thu c di n n p lưu vào các Trung tâm Lưu tr Qu c gia; Công
  3. văn s 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 hư ng d n ch nh lý tài li u hành chính; Công văn s 319/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004 hư ng d n th c hi n vi c giao n p tài li u vào lưu tr l ch s các c p; Công văn s 260/VTLTNN-NV P ngày 06 tháng 5 năm 2005 hư ng d n xây d ng Quy ch công tác văn thư và lưu tr cơ quan; Công văn s 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 hư ng d n qu n lý văn b n i, văn b n n; Công văn s 879/VTLTNN- NV P ngày 19 tháng 12 năm 2006 hư ng d n t ch c tiêu hu tài li u h t giá tr ... H th ng văn b n qu n lý nhà nư c v văn thư, lưu tr trong th i gian qua ã kh ng nh ư c vai trò, ch c năng qu n lý nhà nư c i v i công tác này, t o hành lang pháp lý cho các ho t ng văn thư, lưu tr phát tri n trong khuôn kh pháp lu t. c bi t, sau khi Ch th s 05/2007/CT-TTg ư c ban hành, vi c Th tư ng Chính ph ký Quy t nh l y ngày 03 tháng 01 hàng năm là Ngày Lưu tr Vi t Nam ã m t l n n a kh ng nh v trí ngành lưu tr trong xã h i. c) Ch o, ki m tra vi c thi hành pháp lu t v văn thư, lưu tr Hàng năm, giúp các B , ngành trung ương và các a phương có căn c xây d ng và tri n khai th c hi n k ho ch công tác văn thư, lưu tr t i cơ quan, t ch c c a mình, C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c ã ban hành văn b n hư ng d n phương hư ng nhi m v công tác văn thư, lưu tr , trong ó c bi t nh n m nh vi c t ch c th c hi n Pháp l nh, Ch th c a Th tư ng và các văn b n pháp lu t khác v văn thư, lưu tr . Ki m tra vi c thi hành pháp lu t là nhi m v thư ng xuyên trong ho t ng qu n lý nhà nư c c a C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c. T năm 2001 n nay, C c ã ti n hành ki m tra nghi p v t i 25 B , ngành; ch o, hư ng d n, t ch c và tham gia 3 t ki m tra chéo t i các B , ngành trung ương và các ơn v tr c thu c. K t qu ki m tra cho th y công tác văn thư, lưu tr các B , ngành trung ương ã có nhi u chuy n bi n, áp ng t t hơn các yêu c u c a cơ quan và xã h i. Tuy nhiên, th c tr ng công tác này các cơ quan, ơn v tr c thu c v n còn nhi u t n t i, c n nhanh chóng kh c ph c. Qua ki m tra, n m b t th c t tình hình công tác văn thư, lưu tr , C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c ã có nh ng i u ch nh, b sung k p th i trong vi c tham mưu giúp B N i v và các cơ quan nhà nư c có thNm quy n ban hành các văn b n hư ng d n thi hành Pháp l nh, Ch th c a Th tư ng, cũng như trong vi c ch o, ki m tra, hư ng d n thi hành pháp lu t i v i các B , ngành trung ương. d) Ho t ng nghiên c u khoa h c văn thư, lưu tr Công tác nghiên c u khoa h c ã góp ph n quan tr ng vào vi c xây d ng văn b n và ch o nghi p v v văn thư, lưu tr . K t khi Pháp l nh Lưu tr qu c gia ư c thông qua, C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c ã t ch c nghiên c u và nghi m thu 17 tài c p B . N i dung các tài nghiên c u t p trung vào nh ng v n mà th c ti n ang òi h i c p bách như thành ph n tài li u n p lưu; th i h n b o qu n tài li u; h th ng thu t ng văn thư, lưu tr ; tài li u lưu tr i n t ; công tác văn thư trong môi trư ng i n t …Các k t qu nghiên c u ã và ang d n ư c tri n khai, áp d ng trong th c ti n công tác c a ngành.
  4. ng th i, trong nh ng năm g n ây, C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c còn thư ng xuyên t ch c các h i ngh , h i th o khoa h c, t p hu n nghi p v v i s tham gia c a các báo cáo viên là ng nghi p lưu tr qu c t . T năm 2004 n nay, C c ã t ch c 8 h i ngh khoa h c và t p hu n nghi p v v i s tham gia c a các ng nghi p n t Singapore, Malaysia, Nga, Cu Ba, Úc, M , Trung Qu c, Hàn Qu c… H i ngh khoa h c qu c t v i ch “Phát huy giá tr tài li u lưu tr ph c v s nghi p xây d ng và b o v T qu c” v a ư c t ch c ngày 8 và 9 tháng 4 v a qua là vi c làm thi t th c thi hành Ch th c a Th tư ng. H i ngh ã l i d u n t t p trong lòng các ng nghi p lưu tr trong nư c và qu c t . Cùng v i vi c m r ng quan h h p tác v i các T ch c lưu tr qu c t và v i Lưu tr Qu c gia c a nhi u nư c trên th gi i, C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c còn t ch c nhi u t i d h i ngh , h c t p, tham quan, kh o sát v công tác văn thư, lưu tr nư c ngoài. ây là nh ng hình th c sinh ho t khoa h c r t b ích, nh m trao i kinh nghi m, tăng cư ng s hi u bi t, k năng qu n lý và nghi p v chuyên môn v văn thư, lưu tr . 2. Qu n lý tài li u t i các Trung tâm Lưu tr Qu c gia a) V thu th p, ch nh lý tài li u T năm 2001 n nay, Trung tâm Lưu tr Qu c gia II và III ã thu ư c 5.926 mét giá tài li u; trong ó Trung tâm II thu ư c 719m, Trung tâm III thu ư c 5.207m. Thành ph n tài li u thu ư c r t a d ng và phong phú, ngoài tài li u hành chính còn có tài li u khoa h c k thu t, tài li u nghe nhìn c a các ngu n n p lưu và c a các cá nhân, gia ình, dòng h . Trung tâm Lưu tr Qu c gia III t năm 2001 n nay ã thu tài li u hành chính c a Văn phòng Qu c h i, Văn phòng Ch t ch nư c, Văn phòng Chính ph …; tài li u khoa h c k thu t c a 14 công trình, i n hình như ư ng cao t c Láng - Hoà L c; H m ư ng b qua èo H i Vân…; tài li u nghe nhìn thu ư c 37.173 nh; 1.261 cu n băng; 80 cu n phim i n nh; 171 cu n băng video; m t s ĩa VCD, CD c a 07 cơ quan và 03 cá nhân. Riêng năm 2007, Trung tâm Lưu tr Qu c gia III thu 928,8 mét tài li u c a các ngu n n p lưu, c a 05 cá nhân, 02 dòng h và bư c u ã thu tài li u truy n mi ng c a 02 cá nhân; Trung tâm Lưu tr Qu c gia II thu tài li u trư c ngày 30/4/1975 c a 6 cơ quan v i 132,88 mét và 01 c p tài li u cá nhân. Ch t lư ng tài li u thu v các Trung tâm Lưu tr Qu c gia u ã ư c ch nh lý, có l a ch n, th ng kê. Tuy nhiên, công tác này v n còn t n t i là chưa thu ư c d t i m h t nh ng tài li u ã n h n giao n p t các ngu n n p lưu. Ch nh lý tài li u là công vi c thư ng xuyên t i các Trung tâm Lưu tr Qu c gia. Th c hi n k ho ch ư c giao hàng năm, t năm 2001 n nay, các Trung tâm Lưu tr Qu c gia ã ch nh lý 325,36 mét tài li u c a 07 phông lưu tr th i kỳ Pháp thu c và th i kỳ M - Ng y; 02 phông lưu tr (207,6 mét) th i kỳ sau Cách m ng tháng Tám; phân lo i, th ng kê 5000 nh, 90 gi băng video. Xu t phát t th c tr ng thu th p tài li u nh ng năm trư c ây, do hoàn c nh chi n tranh và công tác lưu tr chưa ư c quan tâm y nên tài li u thu v các Trung tâm Lưu tr Qu c gia ch y u tình tr ng bó gói l n x n. Th c tr ng trên ã l i gánh
  5. n ng cho các Trung tâm Lưu tr Qu c gia trong vi c qu n lý và ph c v tra tìm. ư c s quan tâm c a các c p có thNm quy n, nh ng năm g n ây, các Trung tâm lưu tr Qu c gia ã ư c Nhà nư c c p kinh phí th c hi n m t s án chuyên môn x lý tài li u như án “Châu- M c b n”, án “Ch ng nguy cơ hu ho i tài li u…” và án “X lý tài li u a b - Hán nôm”. K t qu án “Châu- M c b n” k t thúc năm 2004 như sau: Trong s 757 t p Châu b n ã th c hi n tu b 619 t p; biên m c 697 t p; ch b n và in 121 t p m c l c th ng kê; quét, x lý nh và in sao sang ĩa CD-ROM b o hi m và s d ng 711 ĩa (m i ĩa 2 b ); xây d ng chương trình ph n m m qu n lý và tra c u trên m ng n i b . Tài li u M c b n g m 55.318 m t kh c ã th c hi n in d p các m t kh c ra gi y dó; phân lo i, h th ng hoá các b n d p theo b sách, trong t ng b theo quy n ư c 156 b sách g m 1.991 quy n; làm 4 quy n thư m c, ch b n và in 24 quy n m c l c th ng kê; quét, x lý nh và sao sang ĩa CD-ROM b o hi m và s d ng g m 184 ĩa (m i ĩa 2 b ); xây d ng chương trình ph n m m qu n lý và tra tìm tài li u; biên t p, xu t b n sách “M c b n Tri u Nguy n- m c t ng quan”. K t qu án “Ch ng nguy cơ hu ho i tài li u…” giai o n I (1999- 2005) như sau: ã ch nh lý và l p cơ s d li u tra tìm ư c 29 phông, kh i phông lưu tr và 3 công trình xây d ng cơ b n (3.873 m g m 282.348 h sơ); 23.296 t m b n ; 2.131 gi s n phNm băng ghi âm và 8.800 nh; tu b ư c 386.808 t tài li u hư h ng và l p phông b o hi m tài li u ghi âm trên ĩa CD-ROM ư c 2.058 gi s n phNm. án “Ch ng nguy cơ hu ho i tài li u…” giai o n II (2006- 2010) n nay ã ch nh lý ư c 32 phông (1.243 m), 300 gi băng, 150 cu n phim; tu b 207.072 t tài li u. án “X lý tài li u a b - Hán nôm” ư c tri n khai t năm 2005 n nay, k t qu ã ch nh lý 8.500 và biên m c 1.400 ơn v s b ; biên m c và hi u ính trên 12.000 ơn v a b . Riêng năm 2007 ã ch nh lý 2.806 ơn v s b ; biên m c và hi u ính 4.900 ơn v a b và s b . Các án x lý tài li u b o qu n t i các Trung tâm Lưu tr Qu c gia nói trên ã gi i quy t ư c v cơ b n m t s kh i và phông lưu tr quan tr ng còn trong tình tr ng l n x n, chưa ư c phân lo i, ch nh lý, xác nh giá tr t n ng qua nhi u năm; nay ã ư c th ng kê, l p cơ s d li u, t o i u ki n cho vi c qu n lý, ph c v tra tìm và khai thác s d ng. Vi c ng d ng công ngh thông tin t i các Trung tâm Lưu tr Qu c gia, n nay ã có th qu n lý, tra tìm, khai thác tài li u trên cơ s d li u ư c 122 phông. Ngoài ra, các phông nói trên còn có th tra tìm b ng m c l c và m t s phông có th tra tìm b ng th . b) V b o qu n tài li u V tình hình kho tàng, trang thi t b b o qu n tài li u: hi n nay, c 4 Trung tâm Lưu tr Qu c gia u ã có kho lưu tr chuyên d ng, ã kh ng ch ư c nhi t , Nm trong kho v i h th ng các trang thi t b hi n i b o qu n an toàn tài li u t yêu c u c a Thông tư s 09/2007/TT-BNV. V i s lư ng trên 30.000 mét giá tài li u ang b o qu n t i các Trung tâm Lưu tr Qu c gia trên các v t mang tin khác nhau (g , v i, da, gi y, phim, nh, băng ghi âm…), công tác b o qu n luôn ư c coi tr ng và t lên hàng u.
  6. V i vi c i m i nh n th c v công tác lưu tr theo tinh th n Ch th c a Th tư ng, song song v i vi c b o v , b o qu n an toàn tài li u, hi n nay các Trung tâm Lưu tr Qu c gia còn m r ng c a hư ng t i ph c v công chúng. Do v y, công tác xây d ng m i, tôn t o nâng c p các công trình lưu tr trong nh ng năm qua ã không ng ng ư c quan tâm. Công trình xây d ng kho m i c a Trung tâm Lưu tr Qu c gia I có di n tích 8.000m2 v i s c ch a 20.000 mét giá tài li u ang h a h n s là i m n c a các nhà nghiên c u và công chúng n ti p c n tài li u lưu tr . Nhà kho c a Trung tâm Lưu tr Qu c gia II v a ư c c i t o, s a ch a và nâng c p, hi n có s c ch a 20.000 mét giá tài li u, ư c trang b các trang thi t b c n thi t b o qu n an toàn tài li u. Trung tâm Lưu tr Qu c gia III ã có kho lưu tr chuyên d ng khánh thành năm 2003 v i di n tích 6.643 m2 cùng các trang thi t b b o qu n tài li u hi n i. Trung tâm Lưu tr Qu c gia IV m i ư c thành l p năm 2006 trên cơ s kho lưu tr m c b n t i à L t, nay ã tôn t o khu trưng bày tài li u lưu tr và ang thu hút ư c nhi u c gi và du khách khi n thăm à L t. Công tác tu b tài li u là ho t ng thư ng xuyên hi n nay t i các Trung tâm Lưu tr Qu c gia. T năm 2001 n nay, các Trung tâm Lưu tr Qu c gia ã th c hi n tu b tài li u theo k ho ch giao hàng năm ư c 29.203 t tài li u. Ngoài ra, riêng Trung tâm Tu b Ph c ch tài li u lưu tr th c hi n theo k ho ch giao trong 2 năm 2006 và 2007 ư c 20.310 t tài li u. phòng ng a r i ro có th x y ra, vi c l p b n sao b o hi m tài li u lưu tr trên CD- ROM ã ư c C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c th c hi n trong án “Châu- M c b n”. Hi n nay, v i án “B o hi m tài li u lưu tr qu c gia”, Trung tâm B o hi m tài li u lưu tr ã nghiên c u, xây d ng quy trình và b t u tri n khai l p b n sao b o hi m trên microfilm, ng th i l p b n sao b o hi m và b n sao s d ng k thu t s b ng máy lư ng h . c) V t ch c s d ng tài li u lưu tr Phát huy giá tr tài li u lưu tr là yêu c u ch o quan tr ng trong Ch th c a Th tư ng, ng th i cũng là yêu c u c p thi t c a toàn xã h i. T năm 2001 n nay, các Trung tâm Lưu tr Qu c gia ã ph c v 22.972 lư t c gi , s d ng 74.479 h sơ; riêng năm 2007, ã ph c v 4.179 lư t c gi , s d ng 16.546 h sơ. ây là s ti n b vư t b c c a công tác s d ng tài li u lưu tr t i các Trung tâm Lưu tr Qu c gia so v i th i kỳ trư c khi ban hành Pháp l nh, t m c bình quân hàng năm ch kho ng 2.500 c gi v i 4.500 - 5.000 h sơ, thì nay hàng năm ã ph c v ư c 3.281 lư t c gi v i 10.639 h sơ. Công tác nghiên c u biên so n, xu t b n sách ch d n các phông lưu tr , sách gi i thi u chuyên qua tài li u lưu tr nh ng năm g n ây cũng ư c chú tr ng hơn. Trong 7 năm qua, các Trung tâm Lưu tr Qu c gia ã biên so n xu t b n 10 cu n sách gi i thi u tài li u lưu tr ; vi t hàng trăm bài công b tài li u lưu tr trên các báo,
  7. t p chí trong và ngoài ngành. Ngoài ra, các Trung tâm Lưu tr Qu c gia còn ph i h p v i các cơ quan khác biên so n ho c cung c p tài li u xu t b n hàng ch c cu n sách chuyên trên cơ s tài li u lưu tr . Tri n lãm, trưng bày tài li u lưu tr là ho t ng ư c tích c c Ny m nh trong nh ng năm g n ây, c bi t t khi có Ch th c a Th tư ng. T năm 2001 n nay, các Trung tâm Lưu tr Qu c gia ã t ch c 14 cu c tri n lãm, trưng bày tài li u lưu tr , trong ó Trung tâm Lưu tr Qu c gia III t ch c 9 cu c. Riêng năm 2007 và u năm 2008, các Trung tâm Lưu tr Qu c gia ã t ch c 9 cu c, trong ó Trung tâm Lưu tr Qu c gia III t ch c 6 cu c. Bên c nh ó, C c Văn thư và Lưu tr còn tăng cư ng h p tác v i Lưu tr các nư c tri n lãm tài li u lưu tr . T năm 2005, C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c ã ph i h p v i Lưu tr các nư c Liên bang Nga, Cuba, Trung Qu c t ch c thành công 03 cu c tri n lãm t i Vi t Nam và nư c i tác v các chuyên : “L ch s h p tác kinh t và khoa h c k thu t Vi t Nam - Liên Xô, 1950-1990”, “Quan h h p tác Vi t Nam - Cuba qua tài li u lưu tr ”, “Ch t ch H Chí Minh v i Trung Qu c”. Vi c tri n lãm này v a là m t n i dung trong ho t ng h p tác qu c t v văn thư, lưu tr , v a là m t hình th c phát huy giá tr tài li u ã mang l i hi u qu rõ r t i v i các ng nghi p lưu tr trong, ngoài nư c và v i ông o công chúng. Ngoài ra, các Trung tâm Lưu tr Qu c gia còn t ch c ón ti p hàng trăm oàn khách tham quan trong nư c và nư c ngoài; xây d ng phim tư li u gi i thi u các ho t ng lưu tr và v tài li u lưu tr . II. T I CÁC B , NGÀNH TRUNG ƯƠNG 1. Th c hi n ch c năng qu n lý v văn thư, lưu tr theo thNm quy n a) T ch c h i ngh ph bi n, quán tri t Ch th c a Th tư ng và các quy nh pháp lu t v văn thư, lưu tr Ngay sau khi Pháp l nh cũng như Ch th c a Th tư ng ư c ban hành, các B , ngành trung ương ã th c hi n các bi n pháp tuyên truy n, ph bi n như sao g i văn b n cho các cơ quan, ơn v tr c thu c; quán tri t n i dung Pháp l nh, Ch th và các văn b n pháp lu t khác v văn thư, lưu tr cho cán b , công ch c dư i các hình th c khác nhau như: t ch c h i ngh chuyên , k t h p trong chương trình h i ngh công tác văn phòng ho c ưa vào chương trình gi ng d y c a các l p t p hu n, b i dư ng nghi p v văn thư, lưu tr do cơ quan t ch c. Theo các báo cáo g i v C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c, i a s các B , ngành trung ương ã t ch c ph bi n Pháp l nh n lãnh o, cán b , công ch c c a cơ quan và các ơn v tr c thu c. Nh ng cơ quan th c hi n t t vi c tuyên truy n, ph bi n pháp lu t v văn thư, lưu tr t năm 2001 n nay là B Khoa h c và Công ngh (10 h i ngh ), B Nông nghi p và Phát tri n nông thôn (07 h i ngh ), Vi n Khoa h c và Công ngh Vi t Nam (06 h i ngh )… K p th i quán tri t tinh th n Ch th c a Th tư ng, n nay ã có 08 B , cơ quan ngang B t ch c H i ngh ph bi n Ch th , ó là: B Tài chính và 04 ơn v tr c thu c (T ng c c Thu , T ng c c H i quan, Kho b c Nhà nư c, U ban Ch ng khoán
  8. nhà nư c), B K ho ch và u tư, B N i v , B Ngo i giao, Văn phòng Chính ph , B Tư pháp, Vi n Khoa h c và Công ngh Vi t Nam và Văn phòng Ch t ch nư c. Nhìn chung, vi c tuyên truy n, ph bi n Pháp l nh, Ch th và các văn b n pháp lu t khác v văn thư, lưu tr ã ư c các B , ngành trung ương tri n khai k p th i và có tác d ng thi t th c, t o ư c s chuy n bi n tích c c trong nh n th c v vai trò, ý nghĩa, tác d ng c a công tác văn thư, lưu tr và tài li u lưu tr , góp ph n nâng cao tinh th n trách nhi m c a các c p lãnh o, cán b , công ch c các cơ quan i v i vi c gi gìn an toàn và phát huy giá tr c a tài li u lưu tr . Có th kh ng nh r ng, nh ng chuy n bi n tích c c trong công tác văn thư, lưu tr th i gian qua các B , ngành trung ương ph n l n b t ngu n t vi c làm t t công tác tuyên truy n, ph bi n Pháp l nh, Ch th và các văn b n hư ng d n thi hành. b) Ban hành văn b n thi hành các quy nh v văn thư, lưu tr Trong nh ng năm g n ây, h u h t các B , ngành trung ương ã tích c c, k p th i rà soát, s a i, b sung và ban hành các văn b n qu n lý, ch o v văn thư, lưu tr . Các văn b n ư c ban hành ch y u như: Ch th v tăng cư ng công tác văn thư, lưu tr ; Quy ch công tác văn thư, lưu tr cơ quan; Quy ch xây d ng và ban hành văn b n; Quy ch ti p nh n, x lý và gi i quy t văn b n i, văn b n n; Quy nh v vi c l p h sơ hi n hành và giao n p h sơ, tài li u vào lưu tr cơ quan; Quy nh v thành ph n h sơ, tài li u giao n p vào lưu tr hi n hành, lưu tr l ch s ; B ng th i h n b o qu n tài li u… c bi t, t ch c công tác văn thư, lưu tr trong ti n trình c i cách n n hành chính nhà nư c, ã có m t s cơ quan, t ch c trung ương ban hành ư c quy trình theo tiêu chuNn ISO 9001-2000 áp d ng vào văn thư, lưu tr như: B K ho ch và u tư, B N i v , B Tài chính, T ng c c H i quan, T ng công ty ư ng s t Vi t Nam, T p oàn D u khí Vi t Nam… Nh ng cơ quan ban hành ư c nhi u văn b n qu n lý, ch o, áp ng cho s phát tri n toàn di n c a công tác văn thư, lưu tr trong tình hình hi n nay là: B Công Thương (35 văn b n, trong ó B Thương m i 22 văn b n, B Công nghi p 10 văn b n và B Công Thương 3 văn b n), B Tài chính, Ngân hàng Nhà nư c Vi t Nam (23 văn b n), B Văn hoá - Th thao và Du l ch (22 văn b n), B Công an (20 văn b n). Riêng kh i t ch c kinh t có T ng công ty Thu c lá Vi t Nam ban hành ư c nhi u nh t là 16 văn b n. c) Ki m tra, hư ng d n vi c th c hi n các quy nh v văn thư, lưu tr T khi Pháp l nh và c bi t khi Ch th c a Th tư ng ư c ban hành, công tác ki m tra, hư ng d n nghi p v i v i các cơ quan, ơn v tr c thu c ã ư c các B , ngành trung ương quan tâm và ch ng tri n khai th c hi n m t cách thư ng xuyên. Theo báo cáo c a 40 B , ngành trung ương có 36/40 ã ti n hành ki m tra công tác văn thư, lưu tr i v i các cơ quan, ơn v tr c thu c. Nh ng cơ quan th c hi n t t công tác ki m tra trong 7 năm qua là: Thông t n xã Vi t Nam (3 t/năm, 100 ơn v ư c ki m tra), Vi n Ki m sát nhân dân t i cao (ki m tra, hư ng d n 72 ơn v , bình quân 10 ơn v /năm), Ki m toán Nhà nư c (15 t, 70% ơn v ), B Y t (170 lư t), B Văn hoá - Th thao và Du l ch (7 t t i 72 ơn v ), B Công Thương (10 T ng công ty, 100 ơn v , 3 Thương v Vi t Nam nư c ngoài)…
  9. N i dung ki m tra, hư ng d n t p trung vào vi c tri n khai các quy nh c a Pháp l nh, Ch th c a Th tư ng và các văn b n hư ng d n thi hành. Vi c ki m tra, hư ng d n nghi p v trong th i gian qua ã có tác d ng thi t th c, góp ph n ch n ch nh công tác văn thư, lưu tr t i các ơn v cơ s . d) Th c hi n ch báo cáo th ng kê nh kỳ v văn thư, lưu tr Báo cáo th ng kê nh kỳ hàng năm v văn thư, lưu tr ã ư c các B , ngành trung ương th c hi n nghiêm túc và y hơn, c bi t là sau khi B N i v ban hành Quy t nh s 13/2005/Q -BNV và Quy t nh s 14/2005/Q -BNV. N u năm 2004 ch có 25/60 thì năm 2005 ã có 34/60 và năm 2008 có 41/52 B , ngành trung ương th c hi n báo cáo th ng kê t ng h p công tác văn thư, lưu tr . Tuy nhiên, v n còn m t s B , ngành trung ương chưa th c hi n ch báo cáo th ng kê nh kỳ v văn thư, lưu tr theo quy nh; ch t lư ng báo cáo còn h n ch và th i gian th c hi n còn ch m so v i yêu c u. ) Tình hình t ch c, biên ch và b i dư ng nghi p v văn thư, lưu tr Sau khi Pháp l nh và Thông tư s 21/2005/TT-BNV ư c ban hành, các B , ngành trung ương ã quan tâm hơn n vi c ki n toàn t ch c lưu tr . N i b t trong vi c ki n toàn t ch c lưu tr trong toàn ngành 7 năm qua là B Qu c phòng và Vi n Ki m sát nhân dân t i cao, hai ơn v có h th ng t ch c lưu tr khá hoàn ch nh và n nh t Trung ương n các ơn v cơ s . Tuy nhiên, vi c ki n toàn t ch c văn thư, lưu tr các B , ngành trung ương theo tinh th n Thông tư s 21/2005/TT-BNV còn có nh ng v n b t c p. n nay, m i ch có 05 B , ngành trung ương là B Tài nguyên- Môi trư ng, B Giáo d c và ào t o, B Giao thông V n t i, Thông t n xã Vi t Nam, T p oàn D u khí Vi t Nam, T p oàn Bưu chính Vi n thông Vi t Nam sáp nh p Phòng Lưu tr v i Phòng Văn thư (ho c b ph n Văn thư) thành Phòng Văn thư- Lưu tr theo hư ng d n t i Thông tư trên. Th c tr ng t ch c văn thư, lưu tr t i các B , ngành trung ương hi n nay r t khác nhau. Theo báo cáo, ngoài 5 B ngành có Phòng Văn thư- Lưu tr k trên, có các hình th c t ch c khác như sau: Phòng Văn thư và Phòng Lưu tr (3 cơ quan); Phòng Hành chính và Phòng Lưu tr (6 cơ quan); B ph n, T Văn thư Lưu tr trong Phòng Hành chính (6 cơ quan); Phòng Hành chính và Phòng Lưu tr - Thư vi n (3 cơ quan); Phòng Hành chính- Văn thư- Lưu tr (2 cơ quan); Phòng Hành chính- Lưu tr (2 cơ quan); Phòng Hành chính- T ch c và Phòng Lưu tr (2 cơ quan); Phòng Văn thư và Trung tâm Lưu tr (B o hi m xã h i Vi t Nam); Phòng B o m t và Trung tâm Lưu tr (B Qu c phòng); B ph n Văn thư Lưu tr thu c Văn phòng (2 cơ quan); s còn l i là Văn thư Lưu tr thu c T hành chính. V n biên ch cán b làm văn thư, lưu tr nh ng năm g n ây ã ư c các B , ngành trung ương quan tâm hơn. Nh ng B , ngành có Phòng Văn thư- Lưu tr thư ng b trí t 9- 15 biên ch như: B Giáo d c và ào t o, Thông t n xã Vi t Nam có 15 biên ch ; B Giao thông v n t i, T p oàn Bưu chính Vi n thông Vi t Nam có 12 biên ch ; T p oàn D u khí Vi t Nam 10 biên ch … a s các B , ngành b trí 3 - 4 cán b văn thư và 2- 3 cán b lưu tr .
  10. Cùng v i vi c ki n toàn t ch c và biên ch , công tác ào t o, b i dư ng, nâng cao trình chuyên môn c a cán b văn thư, lưu tr cũng ư c lãnh o các c p chú tr ng. Trong 7 năm qua, trình chuyên môn c a cán b văn thư, lưu tr các B , ngành trung ương ã ư c nâng lên rõ r t; tuy t i a s cán b ã ư c ào t o ho c b i dư ng v chuyên môn nghi p v ; trong ó m t s cơ quan, cán b văn thư, lưu tr u có trình i h c và trên i h c như B o hi m xã h i Vi t Nam 27/27, Văn phòng Chính ph 20/20, Văn phòng Qu c h i 15/15, Vi n Ki m sát nhân dân t i cao 12/12. T năm 2001 n nay, h u h t các B , ngành trung ương hàng năm u t ch c các l p ào t o, b i dư ng nghi p v cho cán b văn thư, lưu tr . Tiêu bi u trong lĩnh v c này là B Qu c phòng, B Công an, B Nông nghi p và Phát tri n nông thôn, B Y t , Vi n Ki m sát nhân dân t i cao; Thông t n xã Vi t Nam; T p oàn Bưu chính Vi n thông Vi t Nam… Sau khi Ch th c a Th tư ng ư c ban hành, năm 2007, m t s cơ quan tích c c t ch c các l p t p hu n, như: T p oàn Bưu chính Vi n thông Vi t Nam (5 l p), Thông t n xã Vi t Nam (4 l p), T ng công ty Thép Vi t Nam (2 l p)… M c dù hình th c t ch c văn thư, lưu tr có khác nhau, nhưng nhìn chung trong 7 năm qua, t ch c văn thư, lưu tr các B , ngành trung ương thư ng xuyên ư c c ng c , ki n toàn; biên ch cán b văn thư, lưu tr ã ư c tăng cư ng; công tác ào t o, b i dư ng nghi p v ư c quan tâm hơn trư c; trình nghi p v c a cán b văn thư, lưu tr ư c nâng lên rõ r t, v cơ b n áp ng ư c yêu c u công vi c. 2. Qu n lý tài li u lưu tr a) L p h sơ hi n hành, thu th p, b sung tài li u vào lưu tr cơ quan Công tác l p h sơ hi n hành và giao n p h sơ, tài li u vào lưu tr cơ quan c a các B , ngành trung ương ã có nh ng chuy n bi n tích c c. Nhi u cơ quan ã t ch c th c hi n khá t t ch l p h sơ hi n hành và giao n p h sơ, tài li u vào lưu tr cơ quan như: Văn phòng Chính ph , Văn phòng Qu c h i, Văn phòng Ch t ch nư c, T p oàn Bưu chính Vi n thông Vi t Nam, B K ho ch và u tư, Ki m toán Nhà nư c…K t qu tài li u thu vào lưu tr cơ quan không ch tăng v kh i lư ng mà còn ư c c i thi n áng k v ch t lư ng. Nh ng cơ quan, t ch c có thành tích n i b t trong vi c thu tài li u vào lưu tr cơ quan 7 năm qua là: B Qu c phòng (2.915m), T p oàn D u khí Vi t Nam (1.800m), Thông t n xã Vi t Nam (860m), Vi n Ki m sát nhân dân t i cao (49.000 h sơ), Văn phòng Chính ph (9.626 c p)… Riêng năm 2007, T p oàn D u khí Vi t Nam thu ư c 850 m, Văn phòng Chính ph 3.372 h sơ, B Công an 162 m và 71 cu n băng ghi âm, B Khoa h c và Công ngh 300 mét. Trong 2 năm 2006 - 2007 T ng công ty ư ng s t Vi t Nam thu ư c 525 mét. b) Phân lo i, ch nh lý tài li u T năm 2001 n nay, công tác ch nh lý tài li u ư c các B , ngành trung ương r t quan tâm. Tài li u ư c thu th p, b o qu n t i lưu tr c a h u h t các B , ngành trung ương, v cơ b n ã ư c phân lo i, ch nh lý và l p công c tra c u; tình tr ng tài li u
  11. t n ng ã gi m áng k . Tiêu bi u trong công tác này là các cơ quan như: Vi n Ki m sát nhân dân t i cao(1.738m); T ng công ty Thép Vi t Nam (600m); T ng công ty D u khí Vi t Nam (972m); B Tài chính 500m); B Giáo d c và ào t o 684,31m)… Thi hành Ch th c a Th tư ng, riêng năm 2007 Vi n Ki m sát nhân dân t i cao ch nh lý ư c 450 mét, B Công Thương 331,5 mét. c) Giao n p tài li u vào các Trung tâm Lưu tr Qu c gia Ch n p lưu h sơ, tài li u vào Trung tâm Lưu tr Qu c gia ã ư c các B , ngành trung ương th c hi n nghiêm túc hơn. M t s cơ quan ã giao n p tài li u v i s lư ng l n như: T p oàn Bưu chính Vi n thông Vi t Nam 550m; B Tài chính 300m; B Công Thương trên 385m (c a B Thương m i và các cơ quan ti n thân); Văn phòng Qu c h i 1.578 cu n băng ghi âm và 4000 h sơ. Tuy nhiên, v n còn m t s B , ngành trung ương chưa th c hi n giao n p tài li u vào Trung tâm Lưu tr Qu c gia theo quy nh như: B Tư pháp, B Giáo d c và ào t o, B o hi m xã h i Vi t Nam, Thông t n xã Vi t Nam, Vi n Khoa h c xã h i Vi t Nam, ài Truy n hình Vi t Nam… d) B o qu n tài li u lưu tr T năm 2001, các B , ngành trung ương ã quan tâm hơn n vi c c i t o, s a ch a kho tàng và u tư trang thi t b cho b o v , b o qu n an toàn tài li u. a s B , ngành trung ương b trí kho lưu tr trong tr s làm vi c c a cơ quan, b o m di n tích và trang thi t b c n thi t ph c v công tác b o qu n tài li u như: giá, h p, c p, máy hút b i, máy i u hoà, máy hút Nm…B Qu c phòng và B Công an ã u tư xây d ng kho lưu tr chuyên d ng v i quy mô l n và trang thi t b hi n i, t tiêu chuNn theo hư ng d n t i Thông tư s 09/2007/TT-BNV. H th ng kho lưu tr B Qu c phòng g m 3 kho lưu tr chuyên d ng v i s v n u tư t 3,4 - 80 t ng; 06 kho lưu tr các quân khu và hàng lo t các kho khác ư c c i t o, s a ch a. Vi n Ki m sát nhân dân t i cao ã l p d án ti n kh thi xây d ng kho lưu tr b o m các thông s k thu t theo quy nh, v i di n tích sàn trên 1.000m2. M t s cơ quan ã ti n hành c i t o nâng c p kho lưu tr , áp ng yêu c u k thu t b o qu n an toàn tài li u như: B o hi m xã h i Vi t Nam (330m2); B Nông nghi p và Phát tri n nông thôn (300m2 kho và 46m2 làm vi c); T p oàn D u khí Vi t Nam (300m2); ài Truy n hình Vi t Nam (kho chuyên d ng 304m2, kho không chuyên d ng 226m2); B Giáo d c và ào t o (320m2)…Theo báo cáo, n nay không còn cơ quan, t ch c chưa b trí kho ho c b trí kho mà không áp ng ư c yêu c u b o qu n an toàn tài li u. Ngoài ra, ch v sinh kho tàng và tài li u các B , ngành trung ương cũng ư c th c hi n thư ng xuyên. ) T ch c s d ng tài li u Trong nh ng năm g n ây, công tác t ch c s d ng tài li u lưu tr các B , ngành trung ương có nhi u ti n b . Nhìn chung, lưu tr các B , ngành trung ương ã ph c v k p th i, có hi u qu cho ho t ng c a cơ quan cũng như yêu c u khai thác, s
  12. d ng tài li u lưu tr trong xã h i, ư c th hi n b ng s lư ng ngư i khai thác tài li u và s lư ng h sơ, tài li u ưa ra ph c v ngày càng tăng, hình th c t ch c s d ng tài li u ngày càng a d ng, phong phú. Trong 7 năm qua, Lưu tr các B , ngành trung ương ã ph c v s lư ng c gi v i kh i lư ng h sơ, tài li u r t l n như: các kho lưu tr quân i ã ph c v 90.752 lư t ngư i nghiên c u, s d ng 241.132 h sơ (riêng năm 2007 ph c v 23.748 lư t ngư i v i 47.556 h sơ); B Nông nghi p và Phát tri n nông thôn ph c v 600 lư t ngư i/năm; Vi n Ki m sát nhân dân t i cao ph c v 1.800 lư t ngư i v i hàng trăm nghìn h sơ án; B Ngo i giao ph c v 976 c gi v i 2.240 h sơ, 415 nh, 420 tư li u, cung c p ph n l n tài li u lưu tr ph c v biên so n các n phNm “V án Nguy n Ái Qu c H ng Kông 1931-1933”, “Ngo i giao Vi t Nam 1945-2000”, “Ngo i giao Vi t Nam v i cu c àm phán Paris v Vi t Nam”, “Chân dung năm c B trư ng Ngo i giao”… Ngoài ra, T p oàn D u khí Vi t Nam, B Ngo i giao… ã cung c p nhi u tài li u có giá tr ph c v cho các t tri n lãm tài li u lưu tr do C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c ph i h p v i Lưu tr các nư c Liên bang Nga, Cuba t ch c. Bên c nh nh ng k t qu t ư c, công tác t ch c s d ng tài li u lưu tr t i các B , ngành trung ương v n còn nh ng t n t i, ph bi n là ch khai thác, s d ng tài li u lưu tr cơ quan chưa ư c quy nh rõ ràng, th ng nh t; phương ti n, thi t b ph c v khai thác, s d ng tài li u còn thô sơ; các hình th c t ch c s d ng còn nghèo nàn, ch y u v n là ph c v c gi n khai thác tài li u t i lưu tr ; vi c ch ng thông tin, gi i thi u tài li u lưu tr còn r t h n ch . T n t i l n nh t hi n nay là ph n l n tài li u lưu tr các B , ngành trung ương chưa l p cơ s d li u qu n lý và tra tìm, công c tra c u ch y u v n là m c l c h sơ. III. ÁNH GIÁ CHUNG 1. Ưu i m Qua 7 năm thi hành Pháp l nh Lưu tr Qu c gia và 01 năm Ch th c a Th tư ng, công tác văn thư, lưu tr t i các B , ngành trung ương ã có nh ng ưu i m n i b t sau ây: a) C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c cùng v i các B , ngành trung ương ã làm t t công tác tuyên truy n, ph bi n Pháp l nh, Ch th và các văn b n khác v văn thư, lưu tr . T ó, nh n th c c a lãnh o các c p, các ngành v v trí, vai trò, t m quan tr ng c a công tác văn thư, lưu tr và tài li u lưu tr ã ư c nâng lên rõ r t, t o i u ki n cho công tác này phát tri n. b) Ho t ng qu n lý, ch o c a C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c cũng như c a các B , ngành trung ương i v i các i tư ng qu n lý ã dành ư c s quan tâm c bi t và ư c t ch c th c hi n có hi u qu , th hi n qua vi c ban hành văn b n qu n lý, ch o và tăng cư ng ki m tra, hư ng d n nghi p v công tác văn thư, lưu tr ; c) Biên ch , cán b làm lưu tr t ng bư c ư c tăng cư ng; công tác ào t o, b i dư ng nghi p v ư c chú tr ng, trình chuyên môn c a cán b văn thư, lưu tr ư c nâng lên, áp ng ngày càng t t hơn yêu c u công tác c a cơ quan và xã h i trong giai o n hi n nay;
  13. d) Cơ s v t ch t và kinh phí cho các ho t ng văn thư, lưu tr ã ư c các c p, các ngành quan tâm, u tư áng k , t p trung vào các công vi c tr ng tâm như: c i t o, nâng c p ho c xây d ng m i kho lưu tr ; mua s m trang thi t b b o qu n; ào t o, b i dư ng cán b ; t ch c ch nh lý tài li u và ng d ng công ngh thông tin vào công tác văn thư, lưu tr . ) Tài li u lưu tr b o qu n t i các Trung tâm Lưu tr Qu c gia và các B , ngành trung ương, nhìn chung ã ư c ch nh lý, xác nh giá tr ; b o v , b o qu n an toàn trong kho lưu tr và t ch c khai thác, s d ng hi u qu theo tinh th n c a Pháp l nh và Ch th c a Th tư ng. Nh ng k t qu nói trên là do nh ng nguyên nhân ch y u sau ây: M t là, ư c s quan tâm, ch o c a ng và Nhà nư c, c bi t là s ch o toàn di n c a B N i v i v i công tác văn thư, lưu tr , C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c, bên c nh vi c xây d ng, ban hành văn b n, còn tích c c th c hi n nhi u bi n pháp nh m tăng cư ng ch o vi c thi hành Pháp l nh và Ch th i v i các B , ngành trung ương như: tăng cư ng ki m tra, hư ng d n nghi p v ; t ch c, ch o vi c ki m tra chéo công tác văn thư, lưu tr ; t ch c t ng k t nh kỳ công tác văn thư, lưu tr ; t ch c t p hu n các văn b n m i ban hành; t ch c các l p b i dư ng nghi p v … Hai là, nh có s quan tâm, ch o c a lãnh o các B , ngành, cơ quan trung ương th hi n qua vi c ban hành các văn b n qu n lý, ch o; ki n toàn t ch c và tăng cư ng cán b ; u tư cơ s v t ch t, kinh phí cho các ho t ng nghi p v văn thư, lưu tr . Ba là, cán b văn thư, lưu tr các B , ngành trung ương ã phát huy tính ch ng trong công tác, làm t t ch c năng tham mưu cho lãnh o các c p trong vi c t ch c th c hi n Pháp l nh, Ch th và các nhi m v công tác văn thư, lưu tr c a cơ quan. B n là, s phát tri n kinh t - xã h i trong xu th h i nh p qu c t cùng ti n trình c i cách n n hành chính nhà nư c òi h i công tác văn thư, lưu tr bu c ph i tích c c hơn tham gia và óng góp vào quá trình ó. 2. T n t i Bên c nh nh ng k t qu t ư c, vi c thi hành Pháp l nh Lưu tr Qu c gia và Ch th c a Th tư ng trong th i gian qua t i các B , ngành trung ương v n còn nh ng t n t i cơ b n sau: a) Ý th c tuân th pháp lu t trong công tác văn thư, lưu tr c a lãnh o và cán b , công ch c m t s cơ quan còn h n ch , th hi n qua vi c vi ph m quy nh v văn thư, lưu tr th i gian qua t i m t s B , ngành trung ương. b) Vi c ki n toàn t ch c văn thư, lưu tr theo tinh th n Thông tư s 21/2005/TT- BNV còn g p vư ng m c chưa ư c tháo g ; biên ch cán b văn thư, lưu tr m t vài B , ngành trung ương và các cơ quan, ơn v tr c thu c còn thi u, trình chuyên môn còn h n ch , chưa áp ng yêu c u c a công tác văn thư, lưu tr trong giai o n m i.
  14. c) Cơ s v t ch t và kinh phí u tư cho công tác văn thư, lưu tr tuy ã ư c quan tâm hơn trư c, nhưng nhìn chung v n chưa áp ng y yêu c u công vi c: kho lưu tr m t s cơ quan, t ch c còn thi u di n tích; trang thi t b còn thi u và thô sơ; kinh phí cho ho t ng nghi p v lưu tr còn h n ch . d) Vi c l p h sơ hi n hành, giao n p h sơ, tài li u vào lưu tr cơ quan và vào Trung tâm Lưu tr Qu c gia còn chưa ư c th c hi n tri t . c bi t vi c xây d ng k ho ch n năm 2010 gi i quy t tài li u t n ng hi n có trong kho lưu tr còn chưa ư c tri n khai t i nhi u B , ngành trung ương. ) Vi c hi n i hóa công tác văn thư, lưu tr theo tinh th n Pháp l nh và Ch th c a Th tư ng, c bi t là vi c ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý và tra tìm tài li u lưu tr t i nhi u B , ngành trung ương còn chưa th c hi n ư c ho c th c hi n nhưng chưa t yêu c u. Nh ng t n t i trên là do nh ng nguyên nhân ch y u sau: M t là, ý th c ch p hành pháp lu t nói chung, pháp lu t v văn thư, lưu tr nói riêng c a m t s cơ quan, t ch c cũng như c a cán b , công ch c chưa nghiêm. Trong khi ó, Pháp l nh chưa i u ch nh y và c th các quan h xã h i trong qu n lý công tác văn thư, lưu tr và tài li u lưu tr ; các văn b n hư ng d n thi hành Pháp l nh ban hành còn ch m, chưa y , thi u ng b và trong m t s trư ng h p còn chưa áp ng yêu c u th c t . Hai là, nhi u v n v qu n lý và nghi p v công tác văn thư, lưu tr mà th c t ang òi h i c p bách v n chưa ư c gi i quy t ho c gi i quy t chưa y và c th . ó là các v n như: các ch tài x lý vi ph m trong lĩnh v c văn thư, lưu tr ; t ch c và nh m c các ho t ng văn thư, lưu tr ; l p h sơ và giao n p h sơ, tài li u vào lưu tr cơ quan; xác nh th i h n b o qu n tài li u; xây d ng Danh m c s 2 ngu n n p lưu tài li u vào các Trung tâm Lưu tr Qu c gia; qu n lý tài li u lưu tr i n t ; ng d ng công ngh thông tin trong văn thư, lưu tr ; gi i m t tài li u lưu tr ; quy nh v vi c sao, ch ng thưc, công b tài li u lưu tr … Ba là, các c p lãnh o m t s B , ngành, cơ quan trung ương chưa dành s quan tâm úng m c n công tác văn thư, lưu tr , nên chưa có s ch o, ki m tra, ôn c thư ng xuyên và k p th i vi c thi hành pháp lu t v văn thư, lưu tr . Ph n II. PHƯƠNG HƯ NG, NHI M V CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TR TRONG TH I GIAN T I ti p t c th c hi n có hi u qu Pháp l nh Lưu tr Qu c gia và Ch th c a Th tư ng nh m phát tri n công tác văn thư, lưu tr , t i các B , ngành, cơ quan trung ương trong th i gian t i c n t p trung th c hi n nh ng nhi m v chính sau ây: 1. i v i C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c a) Ny nhanh vi c nghiên c u xây d ng, trình các cơ quan nhà nư c có thNm quy n ban hành Lu t Lưu tr , Ngh nh c a Chính ph v x lý vi ph m hành chính trong
  15. công tác văn thư, lưu tr và các văn b n hư ng d n thi hành nh m hoàn thi n h th ng pháp lu t v văn thư, lưu tr . b) Tích c c tuyên truy n, ph bi n pháp lu t và t ch c t p hu n văn b n m i v văn thư, lưu tr ; duy trì công tác thanh tra vi c thi hành pháp lu t, ki m tra và hư ng d n nghi p v ; ki m tra chéo và t ng k t công tác thi ua, khen thư ng trong lĩnh v c văn thư, lưu tr . c) Tăng cư ng vi c nghiên c u ng d ng công ngh thông tin trong văn thư, lưu tr ; nghiên c u xây d ng các quy trình, nh m c, tiêu chuNn nghi p v văn thư, lưu tr . d) K p th i tham mưu cho các cơ quan nhà nư c có thNm quy n trong vi c ban hành ho c i u ch nh, b sung các ch ãi ng i v i cán b , công ch c văn thư, lưu tr . ) Các Trung tâm Lưu tr Qu c gia Ny m nh công tác thu th p, sưu t m tài li u lưu tr ; nghiên c u ng d ng các thành t u khoa h c công ngh vào vi c b o qu n an toàn, b o hi m và qu n lý, khai thác tài li u lưu tr ; thư ng xuyên t ch c trưng bày tài li u lưu tr ; ch ng công b , gi i thi u và t o thu n l i cho vi c khai thác tài li u lưu tr ư c nhanh chóng và hi u qu . 2. i v i các B , ngành trung ương a) Ch o th c hi n t t vi c l p h sơ và giao n p h sơ, tài li u vào Lưu tr cơ quan và vào Trung tâm Lưu tr Qu c gia theo quy nh; xây d ng K ho ch n năm 2010 x lý tài li u t n ng; l p cơ s d li u qu n lý, tra tìm, a d ng hoá các hình th c s d ng tài li u nh m tăng cư ng phát huy giá tr tài li u lưu tr . b) Ny m nh công tác ki m tra, hư ng d n nghi p v văn thư, lưu tr i v i các cơ quan, ơn v thu c ph m vi qu n lý c a mình. c) Ti p t c u tư kinh phí cho vi c xây d ng, c i t o kho lưu tr , mua s m trang thi t b ; ng d ng công ngh thông tin trong văn thư, lưu tr . d) Ti p t c ki n toàn t ch c văn thư, lưu tr ; b trí biên ch và thư ng xuyên ào t o, b i dư ng chuyên môn nghi p v cho cán b , công ch c, viên ch c văn thư, lưu tr theo quy nh, nh t là các cơ quan, ơn v tr c thu c./. Q. C C TRƯ NG Nơi nh n: - Các B , cơ quan ngang B , cơ quan thu c Chính ph ; - Văn phòng Qu c h i; - Văn phòng Ch t ch nư c; - Vi n Ki m sát nhân dân t i cao; - Toà án nhân dân t i cao; Vũ Th Minh Hương - Ki m toán Nhà nư c; - Các T p oàn kinh t nhà nư c và T ng công ty 91; - B trư ng B N i v ( b/c); - Lãnh o C c (03); - Các ơn v thu c và tr c thu c C c; - Website C c VTLTNN;
  16. - Lưu: VT, NVTW.
Đồng bộ tài khoản