Báo cáo thực tập đợt kiến tập tại bộ KH&CN

Chia sẻ: Huyen Bao | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:63

0
257
lượt xem
106
download

Báo cáo thực tập đợt kiến tập tại bộ KH&CN

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Với phương châm gắn chặt giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nói riêng và trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn nói chung: lấy lý luận làm điểm tựa làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Báo cáo thực tập đợt kiến tập tại bộ KH&CN

  1. B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 Luận văn Báo cáo thực tập đợt kiến tập tại bộ KH&CN NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 1
  2. B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 Contents LỜI NÓI ĐẦU .................................................................................................... 1 Chương I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ KH&CN VÀ VĂN PHÒNG BỘI KH&CN ......................................... 7 1.1Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN. ................................. 7 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ KH&CN ............. 12 Chương II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KH&CN ............................................................. 16 NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 2
  3. B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 2.1 Công tác quản trị hành chính văn phòng ...................................................... 16 2.2 Công tác Văn thư......................................................................................... 25 Công tác Lưu trữ ............................................................................................... 47 Chương III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ ....................................................... 50 3.1 Nhận xét ...................................................................................................... 50 3.2 : Kiến nghị................................................................................................... 57 KẾT LUẬN....................................................................................................... 59 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................... 60 PHẦN PHỤ LỤC .............................................................................................. 61 NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 3
  4. B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 LỜI NÓI ĐẦU Với phương châm gắn chặt giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nói riêng và trường Đại học Khoa NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 4
  5. B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 học Xã hội và Nhân văn nói chung: lấy lý luận làm điểm tựa làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận. Nhằm mục đích đào tạo những cử nhân trong tương lai nắm vững lý luận, làm việc có hiệu quả trong thực tiễn. Do vây, sau khi đã trang bị cho sinh viên một hệ thống lý luận khá đầy đủ Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội đã tổ chức những đợt thực tập thực tế cho sinh viên năm thứ 3 và thứ 4 của khoa. Đợt thực tập thực tế của sinh viên năm thứ 3 được tổ chức sau khi sinh viên đã học xong lý thuyết các môn: Luật hành chính, Quản trị hành chính văn phòng, Công tác văn thư, Kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nghiệp vụ thư ký văn phòng... Mục đích của đợt thực tế này là muốn giúp cho sinh viên tìm hiểu tình hình công tác văn phòng và văn thư tại các cơ quan cụ thể. Qua đó, sinh viên có điều kiện liên hệ giữa kiến thức lý luận với tình hình thực tiễn, củng cố và nâng cao nhận thức về nghề nghiệp. Sinh viên có điều kiện vận dụng những kiến thức đã học để thực hành một số khâu nghiệp vụ về công tác văn phòng và công tác văn thư nhằm bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng phong cách làm việc của một người cán bộ văn phòng. Ngoài ra, đợt thực tập này còn giúp cho sinh viên trong việc tiếp thu những kiến thức thuộc lĩnh vực lưu trữ ở giai đoạn sau. Theo kế hoạch của Khoa đợt thực tập của chúng tôi được chia thành hai giai đoạn sau: Giai đoạn 1: Cả lớp được chia thành bốn nhóm để đi kiến tập, đoàn chúng tôi đựơc đi thăm quan và kiến tâp tại Thành uỷ Hài Phòng, Trung tâm lưu trữ Thành phố Hải Phòng và một số UBND thuộc thành phố Hải Phòn Giai đoạn 2: Sinh viên tự đi thực tập ở các cơ quan mà mình đã tự liên hệ trước. Giai đoạn này kéo dài trong bốn tuần (26/04 -> 25/50/2007), chúng tôi đã đến thực tập tại Phòng Hành chính – Văn phòng Bộ KH&CN. Qua đợt kiến tập tại thành phố Hải Phòng và kết quả thực tập thực tế tình hình công tác văn phòng và công tác văn thư tại Bộ KH&CN, chúng tôi đã có NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 5
  6. B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 được những bài học, những hiểu biết mới về công việc, ngành nghề mình được đào tạo. Kết qủa của đợt kiến tập tại bộ KH&CN đựợc chúng tôi hệ thống theo bố cục sau: Chương I: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN và Văn phòng Bộ KH&CN. Chương II: Thực trạng công tác quản trị hành chình văn phòng và công tác và công tác văn thư tại Văn phòng Bộ KH&CN Chương III: Nhận xét và kiến nghị đối với Bộ KH&CN Trong đợt thực tập này, chúng tôi đã nhận được sự động viên và hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo trong Khoa, cùng với sự giúp đỡ tạo điều kiện vô cùng quý báu của toàn thể cán bộ Phòng Hành chính – Văn phòng Bộ KH&CN. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn những sự giúp quý báu trên. Nhân đây, chúng tôi cũng xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc nhất tới Trưởng phòng Hành chính Bộ KH&CN và Thác sỹ Lê Tuấn Hùng, những người đã trực tiếp giúp đỡ tôi hoàn thành bản báo cáo này. Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian và kinh nghiệm của bản thân nên báo cáo sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, chúng tôi rất mong được sự góp ý của thấy cô và các bạn để báo cáo đạt kết quả tốt hơn. Hà Nội, ngày… tháng 6 năm 2006 Sinh viên Nguyễn Thị Quế NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 6
  7. B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 Chương I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ KH&CN VÀ VĂN PHÒNG BỘI KH&CN 1.1Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN. 1.1.1 Vài nét về sự hình thành và phát triển của Bộ KH&CN Ngay từ khi miền Bắc bước vào thời kỳ xây dựng Xã hội chủ nghĩa tại Hội nghị lần thứ 14 của Ban chấp hành Trung ương Đảng khoá II và Đại hội đảng lần thứ III đã nhấn mạnh vai trò của khoa học kỹ thuật trong đời sống, sản xuất và an ninh quốc phòng. Vì vậy, ngày 14/03/1959 thừa uỷ quyền của Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ đã ký Sắc lệnh số 016/SL chính thức thành lập Uỷ ban Khoa học Nhà nước với nhiệm vụ chung là “giúp Chính phủ xây dựng và lãnh đạo công tác khoa học về mọi mặt nhằm phục vụ sự nghiệp kiến thiết Xã hội chủ nghĩa ở miền Bắc góp phần nâng cao năng xuất lao động, nâng cao đời sống vật chất và văn hoá của nhân dân, phục vụ sự nghiệp đấu tranh thống nhất Nhà nước và sự nghiệp hoà bình hữu nghị giữa các dân tộc”. Cùng với sự thay đổi của tình hình kinh tế, văn hoá, chính trị của đất nước Uỷ ban KH&CN Nhà nước cũng không ngừng phấn đấu xây dựng và phát triển qua nhiều giai đoạn với sáu lần thay đổi tên gọi. Tháng 08/2002, tại kỳ họp thứ I, Quốc hội khoá XI đã ra quyết định thành lập Bộ Khoa học và Công nghệ trên cơ sở tổ chức lại Bộ Khoa học Công nghệ và Môi truờng. Việc thành lập Bộ KH&CN trong giai đoạn đất nước đẩy mạnh công nghệp hoá, hiện đại hoá và hội nhập kinh tế quốc tế giúp Bộ tập trung hơn nữa cho các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về khoa học công nghệ trong phạm vi cả nước, khẳng định vị thế, vai trò của Bộ trong việc điều phối và thúc đẩy các hoạt động KH&CN đóng góp tích cực cho sự phát triển kinh tế đất nước và hội nhập. Gần năm mươi năm hình thành và phát triển dưới sự lãnh đạo cảu Đảng và Nhà nước Bộ KH&CN đã không ngừng khắc phục khó khăn, phấn đấu thực hiện tốt nhất trọng trách của một cơ quan tham mưu, quản lý thống nhất về khoa học kỹ thuật trong phạm vi cả nước và đã đạt được những thành tựu đáng tự hào, phục vụ đắc lực cho sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước. 1.1.2 Chưc năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ KH&CN NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 7
  8. B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 Từ khi ra đời, Bộ KH&CN đã có nhiều văn bản quy phạm pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cùng với sự phát triển của đất nước nói chung và khoa học, công nghệ nói riêng làm cho hoạt động của Bộ ngày càng đi vào nề nếp và có hiệu quả. Gần đây nhất, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ được quy định cụ thề trong Nghị định số 54/2003/NĐ-CP ngày 19/05/2003 của Chính phủ. Đến ngày 16/01/2004 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 28/2004/NĐ-CP bổ sung, sửa đổi một số điều của Nghị định số 54/2003/NĐ-CP. Đây là những văn bản quy phạm pháp luật quan trọng, định hướng cho hoạt động khoa học và cộng nghệ của nước ta trong những năm đầu thế kỷ 21. 1.1.2.1 Vị trí và chức năng Bộ KH&CN là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về hoạt động khoa học và công nghệ, phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ; tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm, hàng hoá; sở hữu chí tuệ; năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ hạt nhân; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong lĩnh vực thuộc Bộ quản lý; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quy định của pháp luật. 1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn Bộ KH&CN có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 05/11/2002 của Chính phủ quy định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ, và những nhiệm vụ quyền hạn được quy định cụ thể trong hai Nghị Định số 54 và Nghị định số 28 nêu trên. Nhiệm vụ quyền hạn của Bộ được quy định như sau:  Xây dựng và trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các dự án luật, pháp lệnh và các văn bản quy phạm pháp luật khác, chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm về các lĩnh quản lý nhà nước của Bộ;  Ban hành theo thẩm quyền các quyết định, chỉ thị, thông tư, và các căn bản khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 8
  9. B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3  Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch thuộc lĩnh vực quản lý của Bộ; tuyên truyền, giáo dục, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật về các lĩnh vự quản lý nhà nước của Bộ;  Thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể về hoạt động khoa học kỹ thuật;  Thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể về tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm;  Thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể về sở hữu trí tuệ (không bao gồm quyền tác giả văn học, nghệ thuật và nhãn hiệu hàng hoá);  Thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể về năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân;  Quản lý và tổ chức thực hiện các dự án đầu tư thuộc Bộ thuộc Bộ theo quy định của pháp luật đầu tư và xây dựng;  Hướng dẫn, kiểm tra các bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, uỷ ban nhân dân địa phương về việc thực hiện chủ trương, chính sách, quy định của pháp luật và chuyên môn, nghiệp vụ trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ;  Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật;  Tổ chức và chỉ đạo kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ tại các đơn vị thuộc Bộ quản lý;  Xây dựng và trình Chính phủ ban hành cơ chế, chính sách khuyến khích phát triển dịch vụ công trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ; quyết định các chủ trương, biện pháp cụ thể và chỉ đạo việc thực hiệncơ chế hoạt động cua các tổ chức dịch vụ công theo quy định của pháp luật; quản lý và chỉ đạo hoạt động đối với các tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công thuộc Bộ;  Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể về đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn của nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quy định của pháp luật; NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 9
  10. B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3  Quản lý nhà nước đối với các hoạt động của hội và tổ chức Chính phủ trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật;  Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu lại, tố cáo, chống tham nhũng, tiêu cực và xử lý các vi phạm pháp luật trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ;  Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cảI cách hành chính của Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cảI cách hành chính nhà nước đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt;  Quản lý tổ chức bộ máy,biên chế, chỉ đạo thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãI ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ; xây dựng và quy định tiêu chuẩn nghệp vụ, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cns bộ, công chức, viên chức trong các lĩnh nực quản lý nhà nước của Bộ;  Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bổ theo quy định của pháp luật. 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN Cũng căn cứ theo Nghị định số 54/2003/NĐ-CP của Chính phủ, Bộ KH&CN có cơ cấu tổ chức như sau: Về Lãnh đạo Bộ: Bộ KH&CN hiện nay có một Bộ truởng do ông Hoàng Văn Phong đảm nhiệm (từ tháng 8 năm 2002). Ông có vai trò phụ trách, lãnh đạo, quản lý chung mọi mặt hoạt động và công tác của Bộ, của Thủ trưởng các đơn vị thược Bộ; trực tiếp lãnh đạo các đơn vị và lĩnh vực công tác: các đơn vị quản lý Nhà nước: Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ kế hoạch – tài chính, Vụ hợp tác quốc tế; Thanh tra, Văn phòng; Các đơn vị sự nghiệp; Viện chiến lược và chính sách khoa học và công nghệ. Và có ba Thứ trưởng là Trần Quôc Thắng, Lê Đình Tiến và Nguyễn Văn Lạng giúp Bộ trưởng Phụ trách các đơn vị và quản lý trực tiếp một số lĩnh vực công tác Bộ trưởng giao cho. - Các tổ chức giúp Bộ truởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước: 1. Vụ Khoa học xã hội và Tự nhiên 2. Vụ Khoa học và Công nghệ các ngành kinh tế – kỹ thuật NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 10
  11. B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 3. Vụ Đánh giá, Thẩm định và Giám định công nghệ 4. Vụ Công nghệ cao 5. Vụ Hợp tác Quốc tế 6. Vụ Kế hoạch – Tài chính 7. Vụ Pháp chế 8. Vụ tổ chức cán bộ 9. Vụ thanh tra 10.Văn phòng 11.Tổng cụa Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 12.Cục sở hữu trí tuệ 13.Cục Kiểm soát và An toàn bức xạ, hạt nhân 14.Ban Quản lý Khu công nghệ cao Hoà Lạc - Các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ: 1. Viện Chiến lược và Chính sách KH&CN 2. Viện năng lượng và nguyên tử Việt Nam 3. Viện ứng dụng công nghệ 4. Trung tâm thông tin KH&CN Quốc gia 5. Trường Nghiệp vụ quản lý KH&CN 6. Trung tâm tin học 7. Báo cáo Khoa học và phát triển 8. Tạp chí Hoạt động Khoa học 9. Tạp chí tia sáng Ngoài ra, để thực hiên đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nươc thuộc Bộ quản lý, Bộ KH&CN còn có mối quan hệ với các doanh nghiệp sau: - Nhà xuất bản Khoa học Kỹ thuật - Công ty Công nghệ và Phát triển (ITECH) - Công ty Sở hữu Công nghiệp (IVESTIP) - Công ty cổ phần ứng dụng tiến bộ KH&CN (MITEC) - Công ty cổ phần phát triển đầu tư công nghệ FPT NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 11
  12. B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 - Công ty công nghệ, điện tử, cơ khí và môi trường (EMECO) - Công ty xuất nhập khẩu công nghệ mới (NACENIMEX) - Công ty cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật (TECHNIMEX) Các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ KH&CN có trách nhiệm tổ chức, điều hành và chỉ đạo thực hiện các lĩnh vực thuộc đơn vị mình được giao quản lý. 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ KH&CN Văn phòng là bộ máy giúp việc, là đầu mối liên hệ giữa các đơn vị trong cơ quan, giúp cho bộ máy được hoạt động liên tục và có hiệu quả. 1.2.1 Chức năng của Văn phòng Bộ KH&CN Căn cứ vào Quyết định số 36/2004/QĐ-BKH&CN ngày 29/10/2004 của Bộ trưởng Bộ KH&CN về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ KH&CN có chức năng tham mưu cho Bộ trưởng trong công việc chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của Bộ; giúp Bộ trưởng tổ chức việc điều hành, phối hợp hoạt động chung của các đơn vị trực thuộc Bộ; xây dựng, quản lý và thực hiện đúng Quy chế làm việc, chương trình và kế hoạch công tác của Bộ; quản lý tài chính, tài sản của đơn vị tài chính cấp văn phòng và giúp Bộ trưởng quản lý trực tiếp một số mặt công tác khác. 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ KH&CN Cũng theo Quyết định số 36/2004/QD-BKH&CN nhiệm vụ, quyền hạn chủ yếu của Văn phòng Bộ được quy định: - Xây dựng các văn bản chính sách: Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chức năng xây dựng và trình Bộ trưởng ban hành Quy chế làm việc và các quy định nội bộ khác; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện Quy chế làm việc, các quy định nội bộ và các quyết định của Bộ trưởng Tham mưu cho Bộ trưởng trong việc lựa chọn những vấn đề về chủ trương, chính sách, pháp luật và cơ chế quản lý quan trọng để giao cho các đơn vị liên quan trực thuộc Bộ nghiên cứu trình Bộ trưởng. NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 12
  13. B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 - Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể trong việc tiếp nhận, thâm tra và trình Bộ trưởng các văn bản, chính sách. - Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch công tác của bộ - Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể trong công tác đảm bảo các hoạt động hành chính của Bộ - Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể trong công tác thi đua, khen thưởng, thông tin, tuyên truyền và lê tân của Bộ Ngoài ra, còn một số công tác khác về phòng dịch, công tác kế hoạch hoá gia đình, công tác bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ, công chức và viên chức trong Bộ, thực hiện nhiệm vụ làm đầu mối giao dịch với cấp trên, cấp dưới và cơ quan, tổ chức bên ngoài theo sự phân công của Lãnh đạo Bộ, quản lý tổ chức cán bọ của Văn phòng theo sự phân cấp quản lý của Bộ trưởng, tổ chức và quản lý các hoạt động của Văn phòng thường trực phía Nam đặt tại TP. Hồ Chí Minh. Với những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trên Quy chế còn quy định cho Văn phòng có con dấu riêng mang tên Văn phòng; được mở tài khoản nội tệ và ngoại tệ tại Kho bạc nhà nước và Ngân hàng nhà nước. Điều này càng cho thấy vai trò, vị trí to lơn của văn phòng trong hoạt động quản lý của Bộ. 1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ KH&CN Quy định tại điều 4 của Quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ KH&CN ban hành kèm theo Quyết định số 36/2004/QĐ-BKHCN ngày 29/10/2004 của Bộ KH&CN: Văn phòng được tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với bàn bạc tập thể.  Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về toàn bộ hoạt động cua Văn phòng.  Các Phó chánh văn phòng là người giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo một số mặt công tác theo sự phân công của Chánh Văn phòng và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, việc điều hành hoạt động của văn phòng sẽ do một Phó NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 13
  14. B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 chánh Văn phòng được uỷ quyền thực hiện nhưng Chánh Văn phòng vẫn là người chịu chịu trách nhiệm về các quyết định của Phó chánh Văn phòng  Các đơn vị chuyên môn nghiệp vụ: được chia thành hai nhóm la: Nhóm 1: Tham mưu tổng hợp 1. Phòng tổng hợp 2. Phòng Hành chính – Tổ chức 3. Phòng Lưu trữ 4. Phòng Tài vụ 5. Phòng Thi đua - Khen thưởng 6. Văn phòng Thường trực phía Nam Nhóm 2: Quản trị, đảm bảo cơ sở vật chất 1. Phòng Quản trị - Y tế 2. Phòng xe 3. Phòng Lễ tân 4. Phòng Khoa học và Công nghệ nội bộ 5. Phòng Xây dựng cơ bản Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cụ thể của các đơn vị trên do Chánh Văn phòng quy định. Như vây, cho đến thời điểm này Bộ KH&CN vẫn chưa ban hành quy chế quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ riêng của từng đơn vị chuyên môn. Điều này gây khó khăn trong quá trình hoạt động như: Chánh Văn phòng phải kiêm nhiệm rất nhiều việc, Các đơn vị chuyên môn không nắm vững nhiệm vụ cụ thể của mình có thể chồng chéo công việc của các đơn vị khác hoặc không làm hết công việc của mình… Điều này đòi hỏi Văn phòng Bộ KH&CN cần ban hành một quy chế cụ thể tạo điều kiện để từng đơn vị có thể tiến hành các hoạt đông theo đúng thẩm quyền và trách nhiệm của mình. 1.2.4 Quan hệ công tác gữa văn phòng với cơ quan cấp trên các phòng, ban liên quan và cơ sở trực thuộc. Chánh Văn điều hành mọi hoạt động của Văn phòng trên cơ sở quy chế làm việc của Bộ, Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng, các quy định của pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức. NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 14
  15. B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 Lãnh đạo văn phòng thực hiện chế độ làm việc, quan hệ công tác với thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ theo quy chế làm việc của Bộ và theo các quy định khác do Bộ trưởng ban hành. Văn phòng là bộ phận giúp việc là đầu mối liên lạc giữa nội bộ trong cơ quan và các bộ phận có liên quan. Văn phòng Bộ KH&CN nói chung và cán bộ trong Văn phòng nói riêng luôn ý thức được điều đó và luôn thực hiện tốt nhiệm vụ của mình Có thể thấy rằng, mặc dù là bộ phận riêng nhưng vẫn là một hệ thống thống nhất có quan hệ hỗ trợ bổ sung lẫn nhau trong công tác quản lý Nhà nước vê lĩnh vực khoa học và công nghệ. NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 15
  16. B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 Chương II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KH&CN 2.1 Công tác quản trị hành chính văn phòng 2.1.1 Mô hình tổ chức nơi làm việc của Văn phòng Bộ KH&CN Văn phòng Bộ KH&CN được đặt cùng trụ sở của Bộ tại số 39 - Trần Hưng Đạo - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội. Văn phòng được bố trí theo kiểu truyền thống với nhiều loại hình cơ quan hành chính của nước ta hiện nay. Lý do của việc bố trí như vây là do tận dụng tối đa diện mặt bằng không rộng lắm (2,5 mét vuông trên 1 người) hơn nữa đây lại là trụ sở mà Uỷ Ban Khoa học Nhà nước (nay thuộc Bộ KH&CN) tiếp quản của hãng dầu Shell do Pháp xây dựng. Một cơ quan hành chính của nhà nước được bố trí trên kết cấu của một doanh nghiệp được xây dựng từ những năm 40, điều này không tránh khỏi những khó khăn về điều kiện làm việc. Hiện nay, Văn phòng của Bộ vẫn bố trí các phòng tách riêng phân bố đều trên khắp toà nhà. Cách bố trí như vậy cũng đem lại những ưu điểm cơ bản như: tạo được môi trường làm việc yên tĩnh cho cán bộ đặc biệt là Lãnh đạo cơ quan; các văn bản, giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt động của mỗi đơn vị được quản lý khá chặt chẽ và có tính bảo mật cao; Hơn nưa, việc phân công thực hiện các công việc của phòng được rõ ràng, không chồng chéo, nhầm lẫn khi giải quyết những vấn đề thuộc chuyên môn riêng của các phòng; Đặc biệt, việc bố trí phòng Hành chính ở tâng một cạnh cổng ra vào của cơ quan tạo điều kiện cho các cơ NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 16
  17. B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 quan, đơn vị hoặc khách đến liên hệ, xin dấu, chuyển giao công văn đi - đến được thuận tiện, dễ dàng. Bên canh những ưu điểm thì vẫn tồn tại những hạn chế: Các bộ phận của Văn phòng thường xuyên phải trao đổi, liên hệ với trong trong quá trình thực hiện công việc của mình nhưng cách bố trí như vây sẽ làm cán bộ phải mất nhiều thời gian đi lại hoặc rất mất thời gian khi tim kiếm tài liệu liên quan phục vụ cho giải quyết công việc chuyên môn; Bên cạnh đó, làm khó khăn trong công tác việc lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng; yêu cầu cán bộ, chuyên viên phải có tinh thần tự giác cao, ý thức tập thể vì lãnh đạo không thể thường xuyên kiểm tra, giám sát công việc đã phân bổ cho từng đơn vị hoặc chuyên viên, nếu như các cán bộ, chuyên viên không có tinh thần tự giác, ỷ lại, thiếu trách nhiệm trong công việc sẽ dẫn đến hiện tượng trì trệ, tồn đọng công việc hết ngày này qua ngày khác, giảm hiệu suất công việc dẫn đến ảnh hưởng đến kết qủa công việc của từng bộ phận. Tuy vẫn có những hạn chế nhưng cách bố trí Văn phòng như vậy cũng đã khá hợp lý với cơ sở hạ tầng, đáp ứng yêu cầu thực tế đặt ra. Để khắc phục khó khăn, hiện nay, nhà nước đang triển khai xây dựng trụ sở mới của Bộ tại đường Láng Hoà lạc. Hy vọng trụ sở mới này sẽ giải quyết được những hạn chế nêu trên để công tác quản lý của Bộ ngày càng tốt hơn. 2.1.2 Tình hình đội ngũ cán bộ Văn phòng Để nắm rõ đội ngũ cán bộ hiện nay của Bộ, đợt thực tập này chúng tôi đã khảo sát, tình hình đội ngũ cán bộ trên ba phương diện chính là: độ tuổi của cán bộ, trình độ chuyên môn và cách thức tổ chức biên chế. Thứ nhất, độ tuổi của cán bộ: Có 103 cán bộ trong đó đa số là trên 30 tuổi, đội ngũ cán bộ trẻ chiếm số lượng ít. Đây cung là một lợi thế lớn của bộ vì cán bộ lớn tuổi đã nhiều năm công tác nên có kinh nghiệm quản lý tốt. Bên cạnh đó nó cũng có hạn chế là cán bộ lớn tuổi sẽ hạn chế về sức khoẻ, cập nhật thông tin mới chậm, khó thay đổi cách tư duy quản lý... NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 17
  18. B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 Với số lượng cán bộ trẻ ít nhưng là những người có năng lực, yêu nghề và rất tâm huyết phục vụ đắc lực cho công tác quản lý. Mặc dù vậy nhưng Bộ cũng cần quan tâm chú ý cho công tác đào tạo, tuyển dụng cán bộ trẻ. Dưới đây là bảng tổng hợp số liệu mà chúng tôi đã thu thập được: Hợp Trình độ Số lợng Cán bộ Biên đồng Trên Dươí Đại Cao Trung văn phòng chế lao đại trung Nam Nữ học đẳng cấp động học cấp Lãnh đạo VP 4 0 4 0 3 1 0 0 0 Chuyên viên 33 25 56 2 10 48 0 0 0 Văn thư – lưu trữ 2 4 4 2 0 4 1 1 0 Tài Vụ 1 4 4 1 2 3 0 0 0 Lễ tân 0 5 4 1 1 4 0 0 0 Lái xe 10 0 2 8 0 3 2 5 0 Bảo vệ 15 0 12 3 0 1 0 1 13 Tổng(103 người) 65 38 86 17 16 64 3 7 13 Tỷ lệ(%) 63.1 36.9 83.5 16.5 15.5 62.1 2.9 6.8 12.6 Thứ hai, Trình độ chuyên môn: bảng tổng hợp cho thấy trình độ chuyên môn của cán bộ khá đồng đều đa số đã tốt nghiệp đại học (chiếm 62,1%). Đặc biệt đội ngũ lãnh đạo có bốn người thì ba người trên đại học, đã nhiều năm công tác nên có rất nhiều kinh nghiệm trong công tác quản lý và công tác văn phòng. Các chuyên viên đều là những người đã tốt nghiệp đại học được sắp xếp phù hợp với chuyên môn được đào tạo và cũng có nhiều năm kinh nghiệm trong công việc của mình. Gần đây đa số cán bộ đều có ý thức đi học lên tiếp ở trong và ngoài nước để nâng cao trình độ của mình. Hầu hết những cán bộ trung cấp dưới trung chủ yếu là làm công tác bảo vệ, tạp vụ hoặc những công việc không đồi hỏi chuyên môn cao. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tuyển dụng và đào tạo cán bộ, lãnh đạo Bộ và lãnh đạo Văn phòng đã hết sức quan tâm, chú ý và tạo điều kiện nâng cao chất lượng độ ngũ cán bộ. Hàng năm, một lượng kinh phí khá lớn được dành vào công tác này. Văn phòng Bộ thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho các chuyên viên, cử cán đi học các lớp tập huấn về quản lý, công tác văn thư và đặc biệt còn cho phép một số cán tham dự các khoá học ở nước ngoài. Ngoài ra, cán bộ, nhân viên Văn phòng được tuyển từ NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 18
  19. B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 nhiều nguồn khác nhau như thuyên chuyển cán bộ, giới thiệu của những cán bộ trong cơ quan và đặc biệt là trong công tác tuyển dụng. Bằng cách kết hợp nhiều hình thức khác nhau, Văn phòng Bộ nói riêng và Bộ KH&CN nói chung luôn đảm bảo được một đội ngũ cán bộ có khả năng đáp ứng được các yêu cầu đặt ra trong công việc cả về số lượng và chất lượng. Thứ ba, cách thức tổ chức biên chế: cán bộ thuộc biên chế và cán bộ hợp đồng hiện nay của Bộ có sự chênh lệch nhau rõ rệt. Cán bộ biên chế chiếm 83,5%. Ưu điểm của việc biên chế cán bộ là tạo chô cán bộ có cảm giác ổn định, tập trung chuyên tâm trong công việc. Tuy nhiên, sẽ không tránh khỏi thái độ ỷ lại, kém sáng tạo và chủ động của những cán bộ, nhân viên đã thuộc biên chế. Vấn đề này dang đặt ra một câu hỏi, vậy làm thế nào để khắc phục được những hạn chế trên? Đa số trên thế giới hiện nay áp dụng hình thức hợp đồng và hợp đồng dài hạn cho cán bộ. Cách này có rất nhiều ưu điểm, làm tăng ý thức làm việc, phát huy tính chủ động, sáng tạo cho cán bộ. Với đặc thù là một cơ quan cấp Bộ, Bộ KH&CN cũng như Văn phòng Bộ nên xem xét áp dụng hình thức hợp đồng và hợp đồng dài hạn đối với cán bộ văn phòng. Tuy nhiên, cách này không nên áp dụng cho lãnh đạo vì đây là chức vụ quan trọng, có xác định trách nhiệm cụ thể. Nhìn chung, đội ngũ cán bộ Văn phòng tương đối tốt về năng lực cũng như lòng nhiệt tình và ý thức trong công tác của mìmh. 2.1.3 Tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng + Phân công lao động trong văn phòng Như phần trên đã nói, trình độ cán bộ Văn phòng Bộ KH&CN đều cố trình độ cao và căn bản được bố trí, sắp xếp theo đúng chuyên môn được đào tạo. Lãnh đạo Văn phòng đều là những người đã tốt nghiệp đại học, trên đại học và có kinh nghiệm nhiều năm trong công tác quản lý. Đồng chí Chánh văn phòng của Bộ đã tốt nghiệp đại học Kinh tế quốc dân và đã đi học thạc sỹ tại Nga với gần 20 năm công tác nên đã tích luỹ nhiều kinh nghiệm về công tác quản lý. Đản bảo có đủ trình độ và kinh nghiệm để đảm nhiệm trách nhiệm đảm bảo mọi mặt hoạt động của Văn phòng. Giúp việc cho Chánh văn phòng là 3 Phó NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 19
  20. B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3 chánh văn phòng cũng là những người có trình độ cao và nhiều năm kinh nghiện trong công tác quản lý, năng nổ, hoạt bát có khả năng tổ chức và diều hành công việc rất hiệu quả. Các đồng chí trưởng phòng đều đã tốt nghiệp đại học theo đúng chuyên môn và được bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý. Trong đợt thực tập này chúng tôi đã được tiếp xúc và làm việc với đồng chí trưởng phòng Hành chính - người đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, có trình độ chuyên môn rất vững vàng. Hiện chú đang theo học khoá đào tạo thạc sỹ tại trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn, với kinh nghiệm nhiều năm giữ cương vị quản lý nên có khả năng nắm bắt và điều hành công việc rất hiệu quả. Chuyên viên tổng hợp là cử nhân của những ngành quản lý, quản trị văn phòng,… Đây là những cánh tay đắc lực cho lãnh đạo chuyên phụ trách nghiên cứu các văn bản chỉ đạo của cấp trên, theo dõi nắm bắt tình hình hoạt động của các cấp cơ sở, đi về cơ sở để viết phản ánh từ đó tham mưu, đề xuất, soạn thảo các văn bản, báo cáo đề xuất theo lịch tuần. Tổng hợp tư liệu, số liệu giúp Chánh, Phó Văn phòng trong quá trình chuẩn bị soạn thảo các văn bản. Cán bộ Văn thư chuyên trách là cử nhân của ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đảm nhiệm việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, sử dụng và quản lý con dấu, lập hồ sơ hiện hành… Nhân viên công nghệ thông tin, in ấn, đánh máy là cử nhân của ngành Công nghệ thông tin quản lý việc in ấn, sao chụp, vận hành hệ thống mạng vi tính nội bộ,… Các nhân viên lái xe, tạp vụ, bảo vệ, tuy trình độ chuyên môn không cao nhưng lại là những người có trách nhiệm, kinh nghiệm luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao. Phân công lao động ở Văn phòng Bộ như vậy là tương đối khoa học và hợp lý. Tuy nhiên, hiện nay ở bộ vẫn cũng có những trường hợp cán bộ làm trái ngành, trái nghề, điều này là do thiếu cán bộ chưa kịp bổ sung. Đòi hỏi Văn phòng Bộ phải có giải pháp để những cán bộ này làm đúng ngành nghề như: Cử cho đi học, bố trí công việc phù hợp, tuyển dụng cán bộ mới để làm cho công tác văn phòng hiệu quả hơn nữa. NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 20

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản