BENCHMARKING là gì?

Chia sẻ: khanhvi

Benchmarking là một phương pháp mang tính liên tục dùng để đánh giá, cải tiến sản phẩm, dịch vụ và thói quen để đạt được vị trí dẫn đầu trong ngành. Phương pháp này cũng được định nghĩa như là một phương pháp “tìm kiếm những cách thức tốt nhất trong thực tiễn giúp cho doanh nghiệp hoạt động tốt hơn trong ngành”.

Chủ đề liên quan:

 

Nội dung Text: BENCHMARKING là gì?

BENCHMARKING là gì?


Benchmarking là một phương pháp mang tính liên tục dùng để đánh giá, cải tiến sản
phẩm, dịch vụ và thói quen để đạt được vị trí dẫn đầu trong ngành. Phương pháp này
cũng được định nghĩa như là một phương pháp “tìm kiếm những cách thức tốt nhất
trong thực tiễn giúp cho doanh nghiệp hoạt động tốt hơn trong ngành”.

Không giống như các phương pháp phân tích cạnh tranh trước kia tập trung vào một
ngành riêng biệt và xác định “điểm chuẩn” của ngành, benchmarking có thể so sánh
được các phương thức kinh doanh tương tự nhau mà không cần xem liệu sản phẩm
đầu ra các khác nhau hay hoặc đầu ra khó tính toán. Điều này đặc biệt thích hợp khi so
sánh việc cung cấp dịch vụ IS/IT do việc so sánh tuyệt đối chính xác khó thực hiện
được..

Tại sao benchmarking lại quan trọng?

Chính phủ muốn phát triển các dịch vụ công cộng hiện đại, có chất lượng cao, hiệu
quả và tập trung vào khách hàng. Các tổ chức giống như tổ chức của bạn sẽ được yêu
cầu tập trung vào các kết quả cuối cùng và các tiêu chuẩn dịch vụ hơn là chỉ đơn giản
tập trung vào các hoạt động và phương pháp kinh doanh của họ, do vậy, bạn cũng sẽ
cần phải tìm cách cải thiện chất lượng dịch vụ cho đáng với số tiền người mua bỏ ra .


Bạn cần phải biết rằng tổ chức của bạn đang hoạt động tốt ở mức nào so với những
tổ chức khác, bạn cũng cần biết nơi nào đáng bỏ thời gian và tiền bạc ra để cải tiến.
Có một vài lợi thế lớn khi sử dụng phương pháp cấu trúc như benchmarking khi tìm
kiếm các cơ hội để cải thiện dịch vụ và/hoặc giảm chi phí vì có hiệu quả.

Đối với các dự án xây dựng, benchmarking là một bộ phận quan trọng của “Achieving
Exellence initiative” theo đó, các tổ chức là khách hàng phải so sánh việc quản lý các
dự án xây dựng với những gì mà các tổ chức khác đã đạt được.

Những lợi ích tiềm tàng

Các tổ chức sử dụng phương pháp benchmarking thành công cho biết phương pháp này
sẽ thu lại lợi ích ít nhất là gấp mười lần chi phí bỏ ra. Benchmarking có thể được sử
dụng để giúp cho tổ chức xác định những quy trình nào cần phải hoàn thiện – nghĩa là
chúng ta phải đặt mục tiêu đạt được mức tối ưu trong những mặt nào. Phương pháp
này cũng có thể giúp cho việc xây dựng mục tiêu – nghĩa là khoảng cách giữa quy trình
kinh doanh hiện tại trong tổ chức của bạn và thực tiễn hoạt động tối ưu so với các tổ
chức khác là gì? Nó cũng có thể trợ giúp khi sử dụng kết hợp với một số phương thức
cải thiện tình hình hoạt động như phân tích kinh doanh và thiết kế lại quy trình kinh
doanh.

Những ai liên quan đến benchmarking?
Trong một tổ chức, có 3 bên liên quan đến benchmarking:

- Bộ phận kinh doanh – có nghĩa là giám đốc phụ trách kinh doanh chịu trách nhiệm tìm
ra các dịch vụ để đáp ứng được các mục tiêu kinh doanh. Mối quan tâm của khách
hàng trong benchmarking sẽ là: “ Tôi có thể cải thiện tình hình hoạt động trong việc
mua các dịch vụ và kiểm soát các nhà cung cấp dịch vụ, đồng thời hỗ trợ hoạt động
kinh doanh thông qua những dịch vụ của tổ chức”

- Những người sử dụng cuối cùng bên ngoài như công chúng – nghĩa là, bất kỳ ai sử
dụng các dịch vụ của tổ chức để tiếp cận thông tin hoặc tiến hành các giao dịch với
chính phủ. Mối quan của họ (thông qua các cơ quan đại diện cho người sử dụng) trong
benchmarking sẽ là: ”Các dịch vụ có thể được cải thiện như thế nào để đáp ứng nhu
cầu của chúng tôi?” (Bộ phận Performance and Innovation có cung cấp những báo cáo
nghiên cứu về sự am hiểu của công chúng trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ điện tử,
xem thêm báo cáo của Văn phòng Chính phủ “The View from the Queue”)

- Các nhà cung cấp dịch vụ, cung cấp các dịch vụ theo thoả thuận cung cấp dịch vụ do
khách hàng thương lượng và kiểm soát. Mối quan tâm của nhà cung cấp trong
benchmarking sẽ là: ” Chúng ta sẽ cải tiến phương pháp cung cấp dch vụ như thế nào
để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và dịch vụ nào có hiệu quả về chi phí cũng như
được cung cấp kịp thời?”.

Các cấp độ áp dụng benchmarking
Benchmarking có thể được áp dụng tại 3 cấp độ sau:

- Cấp độ hoạt động - áp dụng trong từng đơn vị kinh doanh riêng lẻ (ví dụ,
benchmarking sự tham gia của người sử dụng trong các dự án)

- Cấp độ chức năng - có thể xem xét toàn bộ tổ chức (ví dụ, quá trình cung cấp và
quản lý hợp đồng). Áp dụng benchmarking ở cấp độ này sẽ giúp ích cho tất cả các bộ
phận trong tổ chức

- Cấp độ chiến lược – có ảnh hưởng tới hệ thống và quá trình thực hiện việc lập kế
hoạch chiến lược của một tổ chức (ví dụ, khuyến khích nguồn sở hữu/tài trợ cho
chiến lược, các chính sách quản trị và kỹ thuật). Benchmarking chiến lược không phải
là một “thắng lợi nhanh chóng” nhưng nó có tiềm năng đạt được những lợi ích lớn
trong dài hạn, thường là thông qua một quá trình thay đổi triệt để.

Tìm kiếm những kinh nghiệm thực tế phù hợp nhất với tổ chức của bạn

Những nguồn tài liệu về những kinh nghiệm thực tiễn tốt nhất đã được công bố là
một tài liệu có giá trị để phát triển những kinh nghiệm tối ưu trong nội bộ tổ chức của
bạn, giúp bạn hoàn thiện thông qua những kinh nghiệm của tổ chức khác. Ví dụ, đánh
giá về việc mua các dịch vụ giá trị thấp của NAO xác định những lợi ích và chi phí phù
hợp của quá trình cung cấp dịch vụ đã được cải tiến. Lưu ý rằng, những tiêu chuẩn
đánh giá cơ bản về sự cải thiện là những tiêu chuẩn đánh giá về kinh doanh. Bạn nên
áp dụng những ý tưởng về Mục tiêu/Câu hỏi/… để đánh giá liệu phạm vi cải tiến của
tổ chức khác có phù hợp với tổ chức của bạn không - tổ chức đó có những mục tiêu
giống tổ chức của bạn và có thể so sánh tương đương không? Nếu có, quá trình cải
thiện của họ đáng để bạn quan tâm đến.

Xác định điều gì là qua trọng đối với bạn để thực hiện benchmarking
Những lĩnh vực hoạt động nào mà bạn thực sự có ưu thế để thành công, benchmarking
phải được áp dụng vào lĩnh vực đó. Trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ, những lĩnh vực
sau đây thích hợp để hoàn thiện:

- Mối quan hệ giữa nhà cung cấp với người sử dụng dịch vụ
- Mối quan hệ giữa tổ chức với khách hàng và những người góp vốn của những doanh
nghiệp hỗ trợ dịch vụ khác.
- Những lĩnh vực mang lại lợi ích kinh doanh lớn nhất
- Những lĩnh vực có chi phí lớn nhất

Xem xét những tổ chức khác đang hoạt động tốt
Bạn sẽ cần phải:
- Có một cái nhìn từ phía ngoài. Kết hợp giữa tin tức kinh doanh và tình hình hoạt động
bên trong để đưa ra những kết luận về cách cải tổ lại nguồn lực và quy trình trong nội
bộ tổ chức để bằng và vượt trội hơn những tổ chức khác
- Tìm kiếm những kinh nghiệm thực tế tốt hơn
- So sánh cách thức hoạt động chứ không phải so sánh về sản phẩm đầu ra. Sự so sánh
các tổ chức trong cùng một lĩnh vực không giống như xác định những cải tiến đáng kể
đã thực hiện ở đâu đó hay có những phá lệ trong ngành.

Thu được hiệu quả từ việc cung cấp dịch vụ

Để đánh giá được hiệu quả từ những thoả thuận cung cấp dịch vụ, bạn phải trả lời
được những câu hỏi sau:

- Những chi phí dành cho dịch vụ kinh doanh có được sử dụng theo cách hiệu quả nhất
trong hoạt động kinh doanh của tổ chức không?

- Tổ chức có tận dụng được lợi thế từ nguồn lực của mình bằng các lựa chọn nhà
cung cấp và hoạt động với tư cách là khách hàng và người sử dụng dịch vụ

Quá trình thực hiện

Benchmarking bao gồm một số bước tuần tự theo logic mà một tổ chức phải trải qua
để đạt được những bước cải thiện tiếp theo trong những lĩnh vực chủ chốt của mình.
Nó liên quan đến việc sử dụng những mô hình tham khảo như là điểm bắt đầu ví dụ
như những đánh giá về quy trình do OGC cung cấp nhằm xác định xem cần phải hoàn
thiện ở mặt nào. Bạn sẽ cần phải:
- Tạo điều kiện thuận lợi cho sự thay đổi
- Yêu cầu sự hỗ trợ của quản trị cao cấp

- Có sự tham gia của những người chủ sở hữu. Sự tham gia của họ sẽ khiến họ,
những người bị ảnh hưởng ngay do những thay đổi cần phải có để cải thiện tình hình
hoạt động, chấp nhận và bỏ tiền vào thực hiện benchmarking.

- Thành lập một nhóm thực hiện benchmarking. Khi phong cách văn hoá benchmarking
đã được khơi dậy, mọi người sẽ áp dụng phương pháp đó như là một cách thông
thường để kiểm soát công việc của họ.

- Thu được các kỹ năng. Những người thực hiện benmarking cần được hướng dẫn và
đào tạo. Một người hướng dẫn có kinh nghiệm trong công ty hay một nhà tư vấn từ
bên ngoài vào có thể sẽ được yêu cầu phải đảm bảo về mặt kỹ thuật và khuyến khích
tận dụng những mô hình tham khảo.

Phương pháp này có thể được áp dụng ở nhiều cấp độ khác nhau từ việc so sánh trung
thực trong nội bộ công ty cho đến việc tìm kiếm kinh nghiệm thực tiễn tối ưu trên
toàn ngành. Phương pháp này bao gồm 4 bước cơ bản: lập kế hoạch, phân tích, hành
động và đánh giá lại

Lập kế hoạch
Bước này gồm:
- Lựa chọn quy trình hoặc chức năng kinh doanh tổng quát cần đánh giá làm chuẩn (ví
dụ như lập kế hoạch chiến lược).
- Xác định hoạt động cần đánh giá chuẩn trong quy trình trên (như tài trợ kinh doanh)
- Xác định nguồn lực cần thiết để nghiên cứu
- Xác nhận lại phương pháp đánh giá hay các chỉ số chính để đánh giá tình hình hoạt
động trong quá trình thực hiện.
- Ghi lại chi tiết phương pháp hiện tại đang đang sử dụng để tiến hành hoạt động
- Xác định những mô hình tham khảo hợp lý như là điểm khởi đầu quá trình đánh giá,
bạn cũng có thể thấy các nhà cung cấp thông tin mật là hữu ich (OGC cung cấp dịch
vụ thu thập tin thức bí mật trong thương mại).

Phân tích
Bước này bao gồm:
- Thu thập thông tinh để xác định mức độ cải tiến
- So sánh quá trình hiện tai với những mô hình tham khảo thích hợp để xác định sự
khác biệt và và những đổi mới.
- Đồng ý với các mục tiêu cải tiến mà những mục tiêu này được kỳ vọng là kết quả
của việc áp dụng phương pháp mới để kinh doanh.

Hành động
Bước này bao gồm:
- Thông báo kết quả nghiên cứu tới những bộ phận có liên quan trong tổ chức
- Lập kế hoạch hoàn thành công việc cải tiến
- Thực hiện kế hoạch cải tiến, giám sát quá trình và xem xét lại khi cần thiết

Đánh giá lại
Bước này bao gồm:
- Đánh giá lại tình hình hoạt động kinh doanh sau khi các bước thay đổi đã được thực
hiện
- Tìm ra và sửa chữa bất kỳ vấn đề gì có thể khiến cho tổ chức không đạt được mục
tiêu của mình
- Thông báo kết quả của sự thay đổi đã được thực hiện tới tổ chức
- Cân nhắc lại quá trình thựchiện benchmarking để tiếp tục quá trình cải tiến

Thực hiện benchmarking một cách liên tục chứ không phải chỉ sử dụng một lần

Hầu hết các tổ chức sẽ không tìm thấy được một kinh nghiệm tối ưu trong thực tiễn
ngay nỗ lực lần đầu tiên, mà quá trình này sẽ cần phải được thử vài lần để xác định
được chuẩn mực tối ưu. Điều quan trọng là mỗi lần bạn thực hiện phương pháp
benchmarking thì nó sẽ là những phản ứng trước những bài học bạn thu được từ
những bài tập trước đây và có tính đển bất kỳ thay đổi tiếp theo trong môi trường kinh
doanh. Phương pháp của bạn không được cứng nhắc mà đúng ra nó sẽ được thay đổi
theo thời gian

Bạn sẽ cần phải:
- Áp dụng phương pháp benchmarking như là một phương pháp luôn thay đổi
- Đảm bảo rằng benchmark đánh giá được những hoạt động hiện tại đang là những
hoạt động ưu tiên.
Đề thi vào lớp 10 môn Toán |  Đáp án đề thi tốt nghiệp |  Đề thi Đại học |  Đề thi thử đại học môn Hóa |  Mẫu đơn xin việc |  Bài tiểu luận mẫu |  Ôn thi cao học 2014 |  Nghiên cứu khoa học |  Lập kế hoạch kinh doanh |  Bảng cân đối kế toán |  Đề thi chứng chỉ Tin học |  Tư tưởng Hồ Chí Minh |  Đề thi chứng chỉ Tiếng anh
Theo dõi chúng tôi
Đồng bộ tài khoản