Các đề xuất nhằm giảm thiểu rủi ro về mặt pháp lý cho các công ty

Chia sẻ: Nguyễn Quang Hưng | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:12

0
144
lượt xem
63
download

Các đề xuất nhằm giảm thiểu rủi ro về mặt pháp lý cho các công ty

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Ngày 9 tháng 04 năm 2003 Lưu ý: Báo cáo này bao gồm các hướng dẫn nhằm giúp các công ty tư nhân trong nước giảm thiểu rủi ro về mặt pháp lý. Mặc dù có thể các công ty sẽ không tuân theo tất cả hướng dẫn trình bày trong báo cáo này, chúng tôi đề nghị các công ty nên thực hiện theo các hướng dẫn càng nhiều càng tốt để giảm thiểu các rủi ro về mặt pháp lý có thể gặp phải. Báo cáo này chỉ sử dụng vì mục đích hướng dẫn chung. ...

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Các đề xuất nhằm giảm thiểu rủi ro về mặt pháp lý cho các công ty

  1. Các đề xuất nhằm giảm thiểu rủi ro về mặt pháp lý cho các công ty trong nước thuộc khu vực tư nhân Ngày 9 tháng 04 năm 2003 Lưu ý: Báo cáo này bao gồm các hướng dẫn nhằm giúp các công ty tư nhân trong nước giảm thiểu rủi ro về mặt pháp lý. Mặc dù có thể các công ty sẽ không tuân theo tất cả hướng dẫn trình bày trong báo cáo này, chúng tôi đề nghị các công ty nên thực hiện theo các hướng dẫn càng nhiều càng tốt để giảm thiểu các rủi ro về mặt pháp lý có thể gặp phải. Báo cáo này chỉ sử dụng vì mục đích hướng dẫn chung. Không nên coi đây có thể thay thế cho các cố vấn chuyên môn. Mặc dù tin tưởng các thông tin là chính xác và hợp lý, công ty Mekong Capital không chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung được trình bày trong bản báo cáo này. 1. Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh 1.1 Cấp Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh Công ty phải đăng ký thành lập để được cấp Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh do Sở Kế hoạch - Đầu tư tại địa phương cấp1. 1.2 Công bố thông tin về nội dung đăng ký kinh doanh Điều 21 của Luật Doanh nghiệp yêu cầu công ty phải công bố các nội dung chủ yếu của Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh trên báo địa phương hoặc báo hàng ngày của Trung Ương trong 03 số liên tiếp trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh. 1.3 Thay đổi nội dung Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh Điều 19 của Luật Doanh nghiệp quy định công ty phải đăng ký thay đổi nội dung Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh trong những trường hợp sau: • thay đổi tên doanh nghiệp hoặc địa chỉ trụ sở chính, chi nhánh2, văn phòng đại diện3; • thay đổi mục tiêu và ngành nghề kinh doanh; • thay đổi vốn điều lệ; • thay đổi Tổng Giám đốc/Giám đốc Điều hành; hoặc • thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty. 1.4 Công bố thay đổi nội dung Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh Khi có thay đổi về nội dung của Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh, công ty phải thực hiện quy định công bố đại chúng như trình bày tại Phần 1.2 nêu trên. 1.5 Ngành nghề đăng ký kinh doanh Các ngành nghề kinh doanh liệt kê trong Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh phải đủ rộng để bao quát hết được mọi hoạt động của công ty, bao gồm cả các lĩnh vực hoạt động của các chi nhánh4. 1.6 Đăng ký hoạt động của chi nhánh Công ty phải đăng ký lập chi nhánh tại Sở Kế hoạch - Đầu tư địa phương nơi đặt chi nhánh5. Khi đăng ký lập chi nhánh, công ty nhận được Giấy Chứng nhận Đăng ký Hoạt động của chi nhánh do Sở Kế hoạch Đầu tư địa phương nơi đặt chi nhánh cấp. Vì tất cả các chi nhánh phải được liệt kê trong Giấy Chứng nhận Đăng 1 Xem Điều 12 của Luật Doanh nghiệp. 2 Chi nhánh được định nghĩa là đơn vị phụ thuộc của công ty, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của công ty (ví dụ như các lĩnh vực hoạt động liệt kệ trong giấy phép đăng ký kinh doanh), kể cả chức năng đại diện ủy quyền. (Điều 25 của Luật Doanh nghiệp) 3 Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của công ty, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của công ty và thực hiện việc bảo vệ các lợi ích đó. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của công ty. (Điều 25 của Luật Doanh nghiệp) 4 Xem Điều 14, 19 và 25 của Luật Doanh nghiệp; và Điều 3, 4, 5, 6 và 7 của Nghị định số 03/2000/NĐ-CP ban hành ngày 03/02/2000 về hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Doanh nghiệp. 5 Xem Điều 19 và 25 của Luật Doanh nghiệp. Các đề xuất nhằm giảm thiểu rủi ro về mặt pháp lý cho các công ty trong nước thuộc khu vực tư nhân Trang 1 / 12
  2. ký kinh doanh của công ty, nên công ty phải nộp hồ sơ xin thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh đến Sở Kế hoạch - Đầu tư nơi cấp Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh cho công ty trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày được cấp Giấy Chứng nhận Đăng ký Hoạt động của chi nhánh6. Mọi thay đổi về hoạt động của chi nhánh phải được đăng ký tại Sở Kế hoạch - Đầu tư tại địa phương nơi đặt chi nhánh. 1.7 Lĩnh vực hoạt động của chi nhánh Lĩnh vực hoạt động của chi nhánh phải phù hợp với ngành nghề đăng ký kinh doanh của công ty7. 1.8 Giấy Chứng nhận Quyền Sở hữu Nhà ở, Quyền Sử dụng Đất ở Công ty cần được Ủy Ban Nhân Dân cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung Ương tại địa phương cấp Giấy Chứng nhận Quyền Sở hữu Nhà ở, Quyền Sử dụng Đất ở cho từng nhà xưởng mà công ty sở hữu8. Công ty phải đăng ký xin cấp giấy chứng nhận loại này tại Phòng Quản lý Địa chính và Nhà đất tại địa phương. Giấy Chứng nhận Quyền Sở hữu Nhà ở, Quyền Sử dụng Đất ở sẽ được cấp nếu đất và nhà xây dựng trên đất không thuộc diện tranh chấp và công ty có đủ các giấy tờ cần thiết, bao gồm chủ yếu các loại sau9: • Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; hoặc trong trường hợp không có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì: (i) Ý kiến bằng văn bản của Ủy Ban Nhân Dân cấp phường/xã về việc xây dựng nhà và tình trạng đất hiện hữu, và giấy xác nhận của cơ quan quản lý quy hoạch có thẩm quyền tại địa phương về tình trạng đất và nhà được xây trên đất; hoặc (ii) Quyết định giao đất và giấy xác nhận việc giao đất của cơ quan quản lý quy hoạch có thẩm quyền tại địa phương; • Bất cứ giấy tờ hợp lệ nào chứng thực quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất, như hợp đồng mua bán nhà, các giấy tờ liên quan đến việc thừa kế; và • Giấy phép xây dựng, hoặc giấy xác nhận việc xây dựng nhà trên đất phù hợp với quy hoạch tổng thể khu vực, do Phòng Quản lý Quy hoạch Đô thị cấp tỉnh tại địa phương hoặc Văn phòng Kiến trúc sư trưởng thành phố có thẩm quyền cấp. Trong trường hợp nhà xưởng được phép thay đổi về quy mô, cấu trúc thì công ty phải đăng ký bổ sung tại cơ quan cấp Giấy Chứng nhận Quyền Sở hữu Nhà ở, Quyền Sử dụng Đất ở (cho riêng từng nhà xưởng). 1.9 Đăng ký con dấu Sau khi được cấp Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh, công ty phải đăng ký khắc con dấu và đăng ký mẫu dấu của công ty và của các chi nhánh trực thuộc tại Sở Công an tại địa phương10. Con dấu của chi nhánh phải được đăng ký tại Sở Công an địa phương nơi đặt chi nhánh. Thời gian thông thường để nhận được giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu là 10 ngày kể từ ngày nộp đầy đủ hồ sơ đăng ký. Con dấu sẽ có hiệu lực kể ngày được cấp giấy chứng nhận này. Trong trường hợp con dấu bị mất, công ty hoặc chi nhánh trực thuộc phải báo ngay cho cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu để được đăng ký mẫu dấu mới. Thông báo phải bằng văn bản và phải gửi kèm theo giấy xác nhận của công ty hoặc của chi nhánh về việc hủy bỏ con dấu bị mất và giấy chứng nhận đăng ký mẫu của con dấu bị mất. Trong trường hợp con dấu bị mòn, hỏng, hoặc công ty hay chi nhánh của công ty có sự thay đổi về tổ chức hoặc đổi tên, công ty phải nộp lại con dấu cũ và làm thủ tục khắc và đăng ký mẫu con dấu mới tại Sở Công an địa phương. 1.10 Đăng ký mã số thuế Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, công ty phải đăng ký mã số thuế của công ty và của chi nhánh tại Cục Thuế địa phương nơi đặt trụ sở công ty11. Sau khi được cấp mã số thuế cho các chi nhánh trực thuộc, công ty phải kê khai đăng ký thuế với cơ quan thuế tại địa phương trực tiếp quản lý chi 6 Xem Điều 9, Nghị định số 02/2000/NĐ-CP, ban hành ngày 03/02/2000 về hướng dẫn thi hành đăng ký kinh doanh. 7 Xem Điều 25, Luật Doanh nghiệp. 8 Khái niệm “nhà ở” trong các văn bản pháp lý về nhà đất được hiểu là bao gồm chung tất cả các công trình xây dựng, như là nhà xưởng. 9 Để có thêm thông tin xin tham khảo: (i) Điều 10 và 17 của Nghị định số 60-CP ban hành ngày 05/07/1994 về quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở tại đô thị; và (ii) Thông tư số 57 TC/TCT do Bộ Tài Chính ban hành ngày 23/09/1996 về hướng dẫn thi hành việc bổ sung Điều 10 của Nghị định số 60-CP. 10 Để có thêm thông tin xin tham khảo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ban hành ngày 24/08/2001 về quản lý và sử dụng con dấu. 11 Để có thêm thông tin xin tham khảo Thông tư số 79/1998/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 12/06/1998 về hướng dẫn thi hành quy định về mã số thuế. Các đề xuất nhằm giảm thiểu rủi ro về mặt pháp lý cho các công ty trong nước thuộc khu vực tư nhân Trang 2 / 12
  3. nhánh. Thời gian thông thường để được cấp mã số thuế là 15 ngày kể từ ngày nộp đầy đủ hồ sơ đăng ký. Mã số thuế được dùng cho thuế VAT và thuế thu nhập doanh nghiệp. 1.11 Chứng thực mức Vốn điều lệ tối thiểu (vốn pháp định) Theo Điều 6 của Luật Doanh nghiệp, đối với các công ty kinh doanh những ngành nghề đòi hỏi phải đáp ứng yêu cầu về mức vốn pháp định (mức vốn điều lệ tối thiểu) thì các công ty này phải cung cấp bằng chứng góp đủ mức vốn quy định này, hoặc do Phòng Đăng ký Kinh doanh thẩm tra xác nhận, hoặc từ các chứng từ hợp lệ về vốn góp của Công ty. Một số ngành nghề điển hình đòi hỏi phải có mức vốn điều lệ tối thiểu là: • Sản xuất hoặc gia công vàng dùng làm đồ trang sức, mỹ nghệ (05 tỷ đồng); sản xuất vàng thỏi (50 tỷ đồng); • Công ty chứng khoán (môi giới: 03 tỷ đồng; tự doanh: 12 tỷ đồng; quản lý danh mục đầu tư: 03 tỷ đồng; bảo lãnh phát hành: 22 tỷ đồng; và tư vấn đầu tư chứng khoán: 03 tỷ đồng); • Hoạt động bảo hiểm (công ty bảo hiểm: 20 tỷ đồng; môi giới bảo hiểm: 01 tỷ đồng); • Tổ chức tín dụng (ngân hàng cổ phần thương mại: 70 tỷ đồng; công ty cho thuê tài chính: 50 tỷ đồng). 1.12 Chứng chỉ hành nghề Theo Điều 6 của Luật Doanh nghiệp, đối với các công ty kinh doanh các ngành nghề mà luật, pháp lệnh hoặc nghị định đòi hỏi phải có chứng chỉ hành nghề thì các cán bộ quản lý chủ chốt của công ty đó phải có chứng chỉ hành nghề được yêu cầu12. Chứng chỉ hành nghề là văn bằng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc các hiệp hội chuyên nghiệp cấp cho những cá nhân có đủ trình độ chuyên môn và kinh nghiệm nghề nghiệp về một ngành, nghề nhất định13. Những ngành nghề kinh doanh đòi hỏi phải có chứng chỉ hành nghề bao gồm14: • Dịch vụ pháp lý; • Dịch vụ khám, chữa bệnh và kinh doanh dược phẩm; • Dịch vụ thú y và kinh doanh thuốc thú y; • Dịch vụ thiết kế công trình; • Dịch vụ kiểm toán; • Dịch vụ môi giới chứng khoán. 2. Điều lệ Công ty 2.1 Bản Điều lệ mẫu Chúng tôi đề nghị các công ty tham khảo bản các vấn đề mà bản Điều lệ công ty nên đề cập đến trong báo cáo: “Đề nghị về cách thực hiện việc quản trị doanh nghiệp (corporate governance) tại Việt Nam” của Công ty Mekong Capital. Quỹ Doanh nghiệp Mekong cũng có mẫu Điều lệ Tổ chức và Hoạt động của Công ty Cổ phần bằng cả tiếng Anh và Việt. Các doanh nghiệp nếu có yêu cầu đều có thể được cung cấp miễn phí. 2.2 Phê duyệt của cổ đông về việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ Công ty Bất kỳ sự sửa đổi, bổ sung nào đối với Điều lệ công ty đều phải được sự chấp thuận của Đại hội Cổ đông. Hiện nay, công ty cổ phần không phải đăng ký bản Điều lệ Công ty sửa đổi tại Sở Kế hoạch - Đầu tư tại địa phương, ngoại trừ trường hợp các công ty được thành lập trước ngày 01/01/2000 phải nộp bản Điều lệ Công ty sửa đổi (theo đúng Luật Doanh nghiệp) cho Sở Kế hoạch - Đầu tư tại địa phương. 2.3 Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh nêu trong Bản Điều lệ Công ty phải đủ phải đủ rộng để bao quát hết được mọi hoạt động của công ty được liệt kê trong Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh của công ty15. 12 Theo khoản 12 tại Điều 3 của Luật Doanh nghiệp, “người quản lý doanh nghiệp” là: (i) chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân; (ii) thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; (iii) thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch Công ty, thành viên Hội đồng quản trị, hoặc Tổng giám đốc, các chức danh quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần. 13 Xem Mục 1 của Điều 6, Nghị định số 03/2000/NĐ-CP ban hành ngày 03/02/2000 về hướng dẫn thi hành một số điều khoản của Luật Doanh nghiệp. 14 Xem Mục 2 của Điều 6, Nghị định số 03/2000/NĐ-CP ban hành ngày 03/02/2000 về hướng dẫn thi hành một số điều khoản của Luật Doanh nghiệp. 15 Xin tham khảo: (i) Phần 1.3 của bản báo cáo này; Điều 15 của Luật Doanh nghiệp; và (iii) Điều 10 của Nghị định số 03/2000/NĐ-CP ban hành ngày 03/02/2000 về hướng dẫn thi hành một số điều khoản của Luật Doanh nghiệp. Các đề xuất nhằm giảm thiểu rủi ro về mặt pháp lý cho các công ty trong nước thuộc khu vực tư nhân Trang 3 / 12
  4. 3. Cổ đông 3.1 Giới hạn chuyển nhượng cổ phần đối với cổ đông sáng lập Điều 58 của Luật Doanh nghiệp quy định các cổ đông sáng lập của công ty cổ phần phải cùng nhau nắm giữ ít nhất 20% số cổ phần phổ thông được quyền chào bán trong vòng 03 năm đầu kể từ ngày công ty được cấp Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh. 3.2 Phê duyệt của Đại hội Cổ đông về việc chuyển nhượng cổ phần của cổ đông sáng lập Điều 58 của Luật Doanh nghiệp quy định, trong thời hạn 03 năm đầu kể từ ngày công ty được cấp Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh, bất kỳ sự chuyển nhượng của cổ đông sáng lập cho người hiện không phải là cổ đông công ty đều phải được sự chấp thuận của các Cổ đông bằng một trong hai cách sau: (i) biểu quyết tại Đại hội đồng Cổ đông (hàng năm hoặc bất thường); hoặc (ii) lấy ý kiến bằng văn bản16. 3.3 Sổ Đăng ký Cổ đông Điều 60 của Luật Doanh nghiệp quy định công ty cổ phần phải lập và lưu giữ Sổ Đăng ký Cổ đông kể từ ngày công ty được cấp Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh. Sổ Đăng ký Cổ đông có thể bằng văn bản hoặc tập dữ liệu điện tử hoặc cả hai, trong đó phải có các nội dung chủ yếu sau đây: • Tên, trụ sở đăng ký kinh doanh của công ty; • Số và ngày cấp Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh của công ty; • Chữ ký mẫu của người đại diện theo pháp luật và con dấu của công ty; • Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; • Tổng số cổ phần đã phát hành của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã huy động (bao gồm cả giá trị theo mệnh giá và giá trị vốn thặng dư do giá phát hành cao hơn mệnh giá); • Tên cổ đông, số chứng minh nhân dân/ số hộ chiếu (đối với cổ đông là cá nhân) hoặc số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với cổ đông là tổ chức), địa chỉ và số điện thoại liên lạc, tổng số cổ phần của từng loại hiện mỗi cổ đông sở hữu, và tóm tắt về thủ tục đăng ký/chuyển nhượng cổ phần (ví dụ như ngày đăng ký/chuyển nhượng cổ phần, số lượng cổ phần đăng ký/chuyển nhượng). 3.4 Phê duyệt về việc phát hành thêm cổ phần Theo Điều 70 của Luật Doanh nghiệp, việc phát hành thêm cổ phần của công ty phải được sự phê chuẩn của Đại hội Cổ đông. 3.5 Phê duyệt về việc mua lại cổ phần Theo Điều 65 của Luật Doanh nghiệp, bất kỳ việc mua lại hơn 10% tổng số cổ phần đã phát hành của mỗi loại phải được sự phê chuẩn của Đại hội Cổ đông. 4. Vốn Điều lệ 4.1 Thông báo về thay đổi vốn điều lệ công ty Theo Điều 19 của Luật Doanh nghiệp, mọi sự thay đổi về giá trị vốn điều lệ phải được thông báo cho Sở Kế hoạch - Đầu tư tại địa phương để đăng ký thay đổi nội dung Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh. Thông báo bằng văn bản gửi đến Sở Kế hoạch - Đầu tư tại địa phương phải: • được soạn thảo theo mẫu của Sở Kế hoạch - Đầu tư địa phương; • được ký bởi người đại diện theo pháp luật của công ty; và • có kèm theo quyết định thay đổi vốn điều lệ công ty của Hội đồng Thành viên công ty (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn) hoặc của Đại hội đồng Cổ đông (đối với công ty cổ phần)17. 4.2 Tài sản được phép dùng để tăng vốn điều lệ công ty Theo Điều 3 của Luật Doanh nghiệp, tài sản góp vào để tăng vốn điều lệ công ty có thể là tiền Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng, giá trị quyền sử dụng đất, giá trị quyền sở hữu trí tuệ, công nghệ, bí quyết kỹ thuật, các tài sản khác ghi trong Điều lệ công ty. Theo Điều 23 của Luật Doanh nghiệp, trong 16 Để có thêm thông tin xin tham khảo Điều 77 của Luật Doanh nghiệp. 17 Xem khoản 2 của Điều 14, Nghị định số 02/2000/NĐ-CP, ban hành ngày 03/02/2000 về hướng dẫn thực hiện đăng ký kinh doanh. Các đề xuất nhằm giảm thiểu rủi ro về mặt pháp lý cho các công ty trong nước thuộc khu vực tư nhân Trang 4 / 12
  5. trường hợp người có quyền, nghĩa vụ hoặc lợi ích liên quan đến việc góp vốn chứng minh được tài sản góp vốn được định sai so với giá trị thực tế tại thời điểm góp vốn, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ buộc người định giá phải định giá lại hoặc chỉ định tổ chức giám định để giám định lại giá trị tài sản góp vốn. 5. Người Đại diện theo Pháp luật của Công ty 5.1 Phê duyệt về người đại diện theo pháp luật của Công ty Theo điều 70 và Điều 85 của Luật Doanh nghiệp, các vấn đề liên quan đến việc bổ nhiệm, thay thế người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần được quy định như sau: • Khi Điều lệ công ty không quy định Chủ tịch Hội đồng Quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty, thì Tổng Giám đốc sẽ đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trong những trường hợp này, bất cứ sự thay đổi nào về người đại diện theo pháp luật của công ty phải được sự chấp thuận của Hội đồng Quản trị. • Khi Điều lệ công ty quy định rõ Chủ tịch Hội đồng Quản trị công ty là người đại diện theo pháp luật của công ty, thì bất kỳ thay đổi nào về người đại diện theo pháp luật của công ty cũng phải được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận, tương tự các trường hợp sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty khác. 5.2 Đăng ký với Sở Kế hoạch – Đầu tư tại địa phương Điều 21 của Luật Doanh nghiệp quy định bất kỳ thay đổi về người đại diện theo pháp luật của công ty phải được thông báo bằng văn bản đến Sở Kế hoạch - Đầu tư tại địa phương để thay đổi nội dung Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh một cách thích hợp18. 6. Giấy Chứng nhận Ưu đãi Đầu tư 6.1 Cơ quan có thẩm quyền xét duyệt ưu đãi đầu tư Giấy chứng nhận ưu đãi đầu tư phải được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền xét duyệt ưu đãi đầu tư, trong đó chỉ rõ các điều khoản ưu đãi áp dụng đối với công ty hoặc cụ thể từng dự án đầu tư công ty thực hiện. Thông thường, Luật Khuyến khích Đầu tư Trong nước (sửa đổi) và các quy định hướng dẫn thi hành Luật này được áp dụng để đăng ký xin ưu đãi đầu tư19. Ủy Ban Nhân dân cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương tại địa phương là cơ quan có thẩm quyền xét duyệt cấp giấy chứng nhận ưu đãi đầu tư. Công ty phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ hoặc hóa đơn để chứng minh tư cách được hưởng ưu đãi và xác định những hình thức ưu đãi được hưởng, như là Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh của công ty, báo cáo nghiên cứu khả thi của dự án kèm theo quyết định phê duyệt dự án do cơ quan có thẩm quyền cấp, danh mục tài sản cố định của công ty bao gồm máy móc, thiết bị và phương tiện vận tải chuyên dùng. Để có thêm thông tin về các chính sách ưu đãi hiện áp dụng đối với các công ty thuộc khu vực tư nhân trong nước, xin tham khảo báo cáo của Công ty Mekong Capital về “Chính sách ưu đãi về thuế dành cho doanh nghiệp tư nhân trong nước”. 7. Đại hội đồng Cổ đông 7.1 Thủ tục thông qua nghị quyết của công ty Mọi nghị quyết công ty cổ phần đều phải được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng Cổ đông được tiến hành hợp lệ (nghĩa là đáp ứng các yêu cầu về thời hạn thông báo triệu tập họp, số cổ đông và đại diện ủy quyền dự họp tối thiểu cần có để tiến hành họp,…) hoặc theo thể thức hợp lệ để lấy ý kiến bằng văn bản của cổ đông công ty. Nếu không, nghị quyết của công ty phải được biểu quyết lại để thông qua20. Cần lưu ý là trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nghị quyết được thông qua, cổ đông, thành viên Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc và các thành viên Ban Kiểm soát có quyền yêu cầu Tòa án xem xét và hủy bỏ quyết định của Đại hội đồng Cổ đông trong trường hợp trình tự và thủ tục triệu tập họp Đại hội đồng Cổ đông không được thực hiện đúng theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty. 18 Để có thêm thông tin, xin tham khảo Điều 13 của Nghị định số 02/2000/NĐ-CP, ban hành ngày 03/02/2000 về hướng dẫn thi hành đăng ký kinh doanh. 19 Để có thêm thông tin xin tham khảo: (i) Nghị định số 51/1999/NĐ-CP ban hành ngày 08/07/1999 về các quy định cụ thể thi hành Luật Khuyến khích đầu tư trong nước (sửa đổi) Số 03/1998/QH10; và (ii) Thông tư số 02/1999/TT-BKH do Bộ Tài Chính ban hành về các hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/1999/NĐ-CP. 20 Xem Điều 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 77 và 79 của Luật Doanh nghiệp. Các đề xuất nhằm giảm thiểu rủi ro về mặt pháp lý cho các công ty trong nước thuộc khu vực tư nhân Trang 5 / 12
  6. 7.2 Biên bản họp Đại hội đồng Cổ đông và Hội đồng Quản trị Mọi quyết định hoặc nghị quyết của công ty được thông qua tại các cuộc họp Đại hội đồng Cổ đông cũng như tại các cuộc họp của Hội đồng Quản trị phải được ghi chép đầy đủ trong biên bản cuộc họp21. 7.3 Họp Đại hội đồng Cổ đông thường niên Điều 71 của Luật Doanh nghiệp quy định Đại hội đồng Cổ đông phải tiến hành họp ít nhất mỗi năm một lần. 7.4 Họp Hội đồng Quản trị Điều 82 của Luật Doanh nghiệp quy định Hội đồng Quản trị phải tiến hành họp ít nhất mỗi quý một lần. 8. Hợp đồng Việc phê duyệt mọi hợp đồng kinh tế hoặc hợp đồng dân sự22 của công ty cổ phần phải tuân thủ các quy định của luật Doanh nghiệp, cụ thể cho từng trường hợp như sau: 8.1 Quy định chung về phê duyệt hợp đồng Mọi hợp đồng kinh tế hoặc dân sự giữa công ty và cá nhân hoặc tổ chức không thuộc 05 nhóm đối tượng được coi là các bên có liên quan (được trình bày ở phần Hợp đồng với các Bên có liên quan dưới đây) phải được phê duyệt theo các yêu cầu như sau23: • Các hợp đồng bán tài sản của công ty có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty thì phải được Đại hội đồng Cổ đông phê duyệt trước khi được ký bởi người đại diện theo pháp luật của công ty. • Các hợp đồng bán tài sản của công ty có giá trị nhỏ hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty thì phải được Hội đồng Quản trị phê duyệt trước khi được ký bởi người đại diện theo pháp luật của công ty. • Các hợp đồng loại khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty hoặc tỷ lệ nhỏ hơn theo quy định của Điều lệ công ty thì phải được Hội đồng Quản trị phê duyệt trước khi được ký bởi người đại diện theo pháp luật của công ty. 8.2 Phê duyệt các hợp đồng với các bên có liên quan Tất cả các hợp đồng kinh tế hoặc dân sự giữa công ty và: 1) thành viên Hội đồng quản trị; 2) Giám đốc (Tổng Giám đốc); 3) thành viên Ban Kiểm soát; 4) cổ đông sở hữu trên 10% số cổ phần có quyền biểu quyết; 5) các bên liên quan24 với 04 nhóm đối tượng trên25 chỉ được ký kết trong các điều kiện như sau: • Các hợp đồng có giá trị bằng hoặc lớn hơn 20% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty thì phải được Đại hội đồng Cổ đông phê duyệt trước khi được ký bởi người đại diện theo pháp luật của công ty. • Các hợp đồng có giá trị nhỏ hơn 20% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty thì phải được Hội đồng Quản trị phê duyệt trước khi được ký bởi người đại diện theo pháp luật của công ty. • Thành viên Hội đồng Quản trị thực hiện ký hợp đồng (các hợp đồng thuộc hai trường hợp nêu trên) hoặc thành viên Hội đồng Quản trị có bên liên quan là bên ký hợp đồng thì không có có quyền biểu quyết về bất kỳ điều khoản nào trong hợp đồng dù tại cuộc họp của Đại hội Cổ đông hay của Hội đồng Quản trị. Các bên có liên quan được định nghĩa là26: • Công ty mẹ và công ty trực thuộc (chi nhánh, công ty con,…); 21 Xem Điều 78 và 82 của Luật Doanh nghiệp. 22 Hợp đồng kinh tế là hợp đồng được ký kết giữa các pháp nhân thuộc mọi thành phần kinh tế (ví dụ như các doanh nghiệp quốc doanh, doanh nghiệp tư nhân, các công ty được thành lập theo Luật Doanh nghiệp, các công ty được thành lập theo Luật đầu tư nước ngoài) và giữa các cá nhân không phải là doanh nghiệp tư nhân nhằm mục đích kinh doanh hoặc một bên nhằm mục đích khác nhưng cũng không nhằm đáp ứng nhu cầu sinh hoạt, tiêu dùng, thuê lao động. (Chương I, Thông tư số 11/TT-PL ban hành ngày 25/05/1992 về hướng dẫn ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế) 22 Hợp đồng dân sự là sự thoả thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên trong mua bán, thuê, vay, mượn, tặng cho tài sản hoặc không làm một việc, dịch vụ hoặc các thỏa thuận khác mà trong đó một hoặc các bên nhằm đáp ứng nhu cầu sinh hoạt, tiêu dùng. (Pháp lệnh về Hơp đồng dân sự ban hành ngày 07/05/1991). 23 Xem Khoản 2 của Điều 70 và Khoản 2 của Điều 77 của Luật Doanh nghiệp. 24 Xem Điều 77 của Luật Doanh nghiệp. 25 Xem Điều 87 của Luật Doanh nghiệp. 26 Xem khoản 14 của Điều 3, Luật Doanh nghiệp. Các đề xuất nhằm giảm thiểu rủi ro về mặt pháp lý cho các công ty trong nước thuộc khu vực tư nhân Trang 6 / 12
  7. • Công ty và người hoặc nhóm người có khả năng chi phối việc ra quyết định và hoạt động của công ty đó thông qua ban quản lý điều hành công ty; • Công ty và người điều hành quản lý công ty; • Nhóm người thỏa thuận cùng phối hợp để thâu tóm vốn cổ phần hoặc lợi ích của công ty hoặc chi phối việc ra quyết định của công ty; hoặc • Vơ, chồng, bố, bố nuôi, mẹ, mẹ nuôi, con, con nuôi, thân quyến của người quản lý điều hành công ty, và của các cổ đông lớn. 8.3 Soạn thảo mẫu hợp đồng ký kết với khách hàng Công ty nên thuê một công ty luật quốc tế soạn thảo mẫu hợp đồng ký kết với các khách hàng. Hiện tại nhiều công ty đang sử dụng các mẫu hợp đồng ký kết với khách hàng không bao gồm các quyền và điều khoản tự bảo vệ trong khi đây là những điều khoản chuẩn trong các hợp đồng quốc tế. 8.4 Thẩm quyền giải quyết tranh chấp của trọng tài kinh tế Các phán quyết của Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) hiện không có hiệu lực thi hành tại Việt Nam. Do vậy, các công ty không nên chọn Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam để giải quyết tranh chấp phát sinh (nếu có). 9. Các Hợp đồng Tín dụng 9.1 Thông báo với chủ nợ về những thay đổi quan trọng Hợp đồng tín dụng có thể yêu cầu công ty vay nợ phải thông báo với tổ chức tín dụng những thay đổi về cổ đông công ty, thành viên Hội đồng Quản trị, người đại diện theo pháp luật, kế toán trưởng, thay đổi nội dung Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh, thay đổi về vốn hoặc tài sản của công ty khi những thay đổi này có ảnh hưởng xấu đến công ty, hoặc các thay đổi khác theo yêu cầu của tổ chức cấp tín dụng. Công ty nên cố gắng tuân thủ đúng theo các yêu cầu này để tránh nguy cơ mất khả năng thanh toán nợ. 9.2 Sử dụng tài sản bảo đảm tiền vay Điều 11 của Nghị định 17827 quy định công ty có thể sử dụng tài sản làm bảo đảm thực hiện nghĩa vụ trả nợ cho một khoản vay tại một tổ chức tín dụng28. Một tài sản cũng có thể được dùng làm tài sản bảo đảm tiền vay cho nhiều khoản nợ với điều kiện tài sản đó được đăng ký quyền sở hữu theo quy định của pháp luật và có giá trị lớn hơn tổng giá trị các các khoản vay được đảm bảo thanh toán bởi tài sản đó. Theo Nghị định 85 ban hành ngày 25/10/2002 quy định một số sửa đổi và bổ sung Nghị định 17829, theo đó, việc sử dụng tài sản bảo đảm cho các khoản nợ phát sinh sau ngày ban hành Nghị định 85 đều phải tuân theo các quy định tại Điều 13 về sửa đổi Điều 11 của Nghị định 178. Điều 13 của Nghị định 85 quy định một tài sản có thể được dùng để bảo đảm cho nhiều khoản nợ vay tại một hoặc nhiều tổ chức tín dụng. Trong trường hợp tài sản được dùng để bảo đảm cho nhiều khoản nợ tại nhiều tổ chức tín dụng thì phải có đủ các điều kiện sau: • Các giao dịch có bảo đảm30 liên quan đến tài sản này đã được đăng ký tại cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm, như theo các quy định hiện hành (xin tham khảo Phần 9.4 dưới đây). • Một tổ chức tín dụng được chọn làm đại diện giữ bản chính giấy tờ liên quan đến tài sản bảo đảm, với mục đích là tiến hành xử lý tài sản bảo đảm để thu hồi nợ nếu khách hàng không trả được nợ. • Giá trị tài sản bảo đảm được xác định tại thời điểm ký kết hợp đồng bảo đảm phải lớn hơn tổng giá trị các nghĩa vụ trả nợ được đảm bảo. 9.3 Bảo đảm tiền vay bằng chính tài sản hình thành từ vốn vay Theo Điều 15 của Nghị định 178/1999/NĐ-CP, khi công ty dùng tài sản hình thành từ vốn vay làm tài sản bảo đảm khoản vay này thì phải đáp ứng một số điều kiện, trong đó điều kiện cơ bản là phần vốn tự có của công ty tham gia vào mua tài sản và giá trị của các tài sản khác dùng bảo đảm tiền vay (bằng biện 27 Xem Nghị định số 178/1999/NĐ-CP ban hành ngày 29/12/1999 về bảo đảm tiền vay của các tổ chức tín dụng. 28 Tài sản bảo đảm tiền vay là tài sản dùng để bảo đảm thực hiện nghĩa vụ trả nợ đối với tổ chức tín dụng, bao gồm: (i) tài sản của khách hàng vay hoặc tài sản của bên bảo lãnh; (ii) tài sản hình thành từ vốn vay. Tài sản bảo đảm tiền vay có thể dưới hình thức tài sản cầm cố, thế chấp hoặc tài sản bảo lãnh của bên thứ ba. Xem Điều 2, Nghị định số 178/1999/NĐ-CP và Điều 2 của Nghị định số 165/1999/NĐ-CP. 29 Xem Nghị định số 85/2002/NĐ-CP ban hành ngày 25/10/2002 về sửa đổi, bổ sung Nghị định số 178/1999/Nđ-CP. 30 Giao dịch bảo đảm là hợp đồng cầm cố, thế chấp, bảo lãnh tài sản về việc dùng tài sản để bảo đảm thực hiện nghĩa vụ trả nợ. Các đề xuất nhằm giảm thiểu rủi ro về mặt pháp lý cho các công ty trong nước thuộc khu vực tư nhân Trang 7 / 12
  8. pháp cầm cố, thế chấp, hoặc bảo lãnh bằng tài sản của bên thứ ba) tối thiểu phải bằng 30% vốn đầu tư mua tài sản.31 Kể từ khi Nghị định số 85/2002/NĐ-CP được ban hành – ngày 25/10/2002, tỷ lệ 30% nói trên được giảm xuống 15%32. 9.4 Đăng ký tài sản bảo đảm tiền vay Đối với hàng hóa tồn kho và tài sản cố định dùng làm tài sản cầm cố, thế chấp, bảo lãnh các khoản vay hoặc nghĩa vụ trả nợ phải được đăng ký, ví dụ như đối với tài sản được dùng làm tài sản bảo đảm thực hiện nhiều nghĩa vụ trả nợ33, công ty phải đăng ký tài sản bảo đảm tiền vay với các cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm có thẩm quyền cụ thể như sau34: Cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm Loại tài sản Cơ quan đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm và các Tất cả các loại tài sản khác với các tài sản liệt kê chi nhánh dưới đây Sở Địa chính – Nhà đất quản lý tại địa phương Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, và bất động sản gắn liền với đất đối với trường hợp bên bảo đảm là tổ chức. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn quản lý tại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, và bất động địa phương sản gắn liền với đất đối với trường hợp bên bảo đảm là là hộ gia đình, cá nhân. Cơ quan đăng ký tàu biển và thuyền viên khu vực Tàu biển quản lý tại địa phương Cục Hàng không Dân dụng Việt Nam Máy bay 9.5 Đăng ký tài sản cho thuê tài chính Các tài sản cho thuê tài chính cần được đăng ký với Cơ quan Đăng ký Quốc gia Giao dịch Bảo đảm hoặc chi nhánh đặt tại địa phương35. Tài sản cho thuê tài chính bao gồm các loại sau36: • Máy móc, thiết bị, dây chuyền sản xuất; • Ô tô, tàu biển, tàu sông và các phương tiện vận tải khác; • Các động sản khác theo quy định tại khoản 2 của Điều 181 trong Luật Dân sự. Bộ Tư pháp là cơ quan có trách nhiệm hướng dẫn chi tiết việc đăng ký tài sản cho thuê tài chính đúng theo các quy định tại Nghị định số 16/2001/NĐ-CP37. 10. Tài sản 10.1 Lưu giữ chứng từ hóa đơn Các công ty cần phải lưu giữ bản gốc, hoặc bản sao của tất cả các chứng từ hóa đơn cho tất cả tài sản của công ty. Điều này rất quan trọng cho việc chứng thực quyền sở hữu tài sản trong trường hợp công ty thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính của mình hoặc tìm cách bán các tài sản này cho công ty khác38. 31 Khoản 1.4 của Mục 2, Chương III, Thông tư số 06/2000/TT-NHNN1 do Ngân Hàng Nhà Nước ban hành ngày 04/04/2000 về hướng dẫn thi hành thực hiện Nghị định số 178/1999/NĐ-CP. 32 Xem khoản 17 của Điều 15, Nghị định 85. 33 Để có thêm thông tin xin tham khảo: (i) Nghị định số 08/2000/NĐ-CP ban hành ngày 10/03/2000 về đăng ký giao dịch bảo đảm; (ii) Nghị định số 165/1999/NĐ-CP ban hành ngày 19/11/1999 về giao dịch bảo đảm; và (iii) Thông tư số 06/2002/TT-BTP do Bộ Tư pháp ban hành ngày 28/02/2002 về hướng dẫn một số quy định của Nghị định 165/1999/NĐ-CP. 34 Xem Điều 8 của Nghị định số 08/2000/NĐ-CP ban hành ngày 10/03/2000 về đăng ký giao dịch bảo đảm. 35 Để có thêm thông tin xin tham khảo Thông tư số 04/2002/TT-BTP do Bộ Tư pháp ban hành ngày 22/02/2002 về hướng dẫn thi hành Nghị định số 16/2001/NĐ-CP ban hành ngày 02/05/2001 về tổ chức và hoặt động của công ty cho thuê tài chính. 36 Xem Điều 5 của Nghị định số 04/2002/TT-BTP. 37 Xem Điều 19, Nghị định số 16/2001/NĐ-CP. 38 Xem Điều 94 của Luật Doanh nghiệp. Các đề xuất nhằm giảm thiểu rủi ro về mặt pháp lý cho các công ty trong nước thuộc khu vực tư nhân Trang 8 / 12
  9. 10.2 Giấy Chứng nhận Quyền Sở hữu, Quyền Sử dụng Tài sản Một số tài sản (được nêu dưới đây) cần phải được đăng ký với cơ quan có thẩm quyền để được cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với tài sản đó39. Loại tài sản Cơ quan có thẩm quyền Đất đai Ủy Ban Nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ương tại địa phương (đối với đất dùng để xây dựng nhà xưởng) Nhà Sở Địa chính – Nhà đất cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung Ương tại địa phương Tàu sông Phòng Giao thông Công chánh cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung Ương tại địa phương Tàu biển Cục Hàng hải Việt Nam trực thuộc Bộ Giao thông Vận tải (ví dụ như việc đăng ký tàu biển vào Sổ Đăng ký Tàu biển quốc gia) Ô tô, xe máy và súng Sở Công An cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung Ương 10.3 Giấy chứng nhận quyền sở hữu công nghiệp 40 Các công ty rất nên đăng ký quyền sở hữu công nghiệp đối với một số tài sản trí tuệ , bao gồm: • Sáng chế, giải pháp hữu ích; • Kiểu dáng công nghiệp; • Nhãn hiệu hàng hóa; • Tên gọi xuất xứ hàng hóa. Cục Sở hữu Công nghiệp thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu công nghiệp. 10.4 Vấn đề bảo đảm cho việc chuyển nhượng tài sản Khi công ty mua tài sản đã sử dụng từ một công ty khác thì hợp đồng mua tài sản phải bao gồm các điều khoản và điều kiện theo quy định của Luật Dân sự và Luật Thương mại về mua bán hàng hóa. Hợp đồng phải nêu rõ các bảo đảm từ phía người bán rằng bên bán chính là người sở hữu hợp pháp các tài sản được chuyển nhượng này41. 10.5 Đại diện hợp pháp ký kết hợp đồng chuyển nhượng tài sản Khi mua tài sản từ một công ty khác, bên mua cần có những bằng chứng xác nhận người ký hợp đồng là người đại diện hợp pháp của công ty bán và hợp đồng có sự phê duyệt của những người có thẩm quyền đúng theo quy định tại Luật Doanh nghiệp, như được trình bày tại Phần 8 ở trên. 10.6 Quyền sử dụng đất Công ty được Nhà nước giao đất hoặc cho thuê đất để thực hiện một số hoạt động sản xuất kinh doanh thì được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất42. 39 Để có thêm thông tin xin tham khảo: (i) Điều 1, Mục 1 của Nghị định số 176/1999/NĐ-CP ban hành ngày 21/12/1999 về lệ phí trước bạ; (ii) Điều 1, Phần I, Thông tư số 28/2000/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 18/04/2000 về hướng dẫn thi hành Nghị định số 176/1999/NĐ-CP. 40 Xem Điều 4, 5, 6, 7 và 9 của Nghị định số 63/CP ban hành ngày 24/10/1996 về quy định chi tiết về sở hữu công nghiệp; và Điều 3, 4, 5 và 6 của Nghị định số 06/2001/NĐ-CP ban hành ngày 01/02/2001 về sửa đổi và bổ sung một số điều của Nghị định số 63/CP. 41 Để có thêm thông tin xin tham khảo: (i) Pháp lệnh hợp đồng kinh tế; (ii) Nghị định số 17-HDBT do Hội đồng Bộ Trưởng ban hành ngày 16/01/1990 về quy định chi tiết thi hành pháp lệnh hợp đồng kinh tế.; và (iii) Điều 22, 94, 102, 139, 193, 242 và 256 của Luật Dân sự; (iv) Điều 46 đến Điều 67 thuộc Phần 2 của Luật Thương Mại do Quốc Hội ban hành ngày 10/05/1997. 42 Xem khoản 1 của Điều 7, Nghị định số 85/CP ban hành ngày 17/12/1996 về quy định việc thi hành Pháp lệnh về quyền và nghĩa vụ của các tổ chức trong nước được Nhà nước giao đất, cho thuê đất và Điều 3, Nghị định 17/1999/NĐ-CP ban hành ngày 29/3/1999. Các đề xuất nhằm giảm thiểu rủi ro về mặt pháp lý cho các công ty trong nước thuộc khu vực tư nhân Trang 9 / 12
  10. Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp khi cá nhân/tổ chức đăng ký xin cấp giấy chứng nhận có một trong các giấy tờ hợp lệ sau43: • Quyết định giao đất hoặc cho thuê đất do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp theo quy định tại Luật Đất đai (sửa đổi); • Các giấy tờ hợp lệ do cơ quan có thẩm quyền giao đất, cho thuê đất cấp trong từng thời kỳ thực hiện các chính sách đất đai qua suốt các chế độ nhà nước, bao gồm cả các chế độ cũ, đối với các trường hợp mà người được giao đất, cho thuê đất vẫn liên tục sử dụng đất từ đó đến nay; • Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tạm thời do cơ quan có thẩm quyền cấp; • Giấy chứng nhận đất và tên người sử dụng đất được ghi trong Sổ Địa chính do Phòng Địa Chính - Đất đai cấp tỉnh và Ủy Ban Nhân dân cấp xã/phường hoặc huyện/quận quản lý, và hiện đất đó không có tranh chấp; • Giấy tờ về thừa kế, hoặc cho tặng nhà ở gắn liền với đất do Ủy ban Nhân dân cấp xã tại địa phương xác nhận và đất đó không có tranh chấp; hoặc • Giấy tờ chuyển nhượng đất đai, mua bán nhà ở kèm theo chuyển nhượng quyền sử dụng đất do Ủy Ban Nhân dân tại địa phương xác nhận là đất không có tranh chấp. 10.7 Cho thuê lại đất thuê của Nhà Nước Công ty được Nhà nước cho thuê đất để thực hiện một số lĩnh vực hoạt động thì không được phép cho thuê lại đất được thuê, trừ một số trường hợp ngoại lệ sau: • Đất dùng để xây dựng và cho thuê cơ sở hạ tầng tại khu chế xuất, khu công nghiệp; hoặc • Trong trường hợp Nhà nước cho phép chuyển nhượng tài sản gắn liền với đất thuê, thì bên nhận tài sản được tiếp tục thuê đất theo hợp đồng thuê đất đã ký với Nhà nước và các quy định hiện hành của pháp luật44. 10.8 Thuê nhà, mặt bằng Hợp đồng thuê nhà, mặt bằng trong khoảng thời gian từ 06 tháng trở lên phải được lập theo mẫu quy định của Sở Kế hoạch - Đầu tư tại địa phương và được công chứng tại Phòng Công Chứng hoặc Ủy Ban Nhân dân cấp xã/phường45. Việc thuê nhà, mặt bằng chỉ được công chứng khi người sở hữu nhà, mặt bằng có giấy tờ chứng thực quyền cho thuê nhà, mặt bằng của mình. 11. Công trình Xây dựng 11.1 Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất Người sở hữu nhà ở phải đăng ký với Ủy Ban Nhân dân tại địa phương để được cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất ở. Cụm từ “nhà ở” ở đây bao gồm cả tất cả các công trình xây dựng, như là nhà xưởng được đề cập tại Phần 1.8 trên. 11.2 Giấy phép xây dựng Đối với hầu hết các công trình xây dựng mới, cải tạo, mở rộng, sửa chữa lớn, hoặc trùng tu, tôn tạo, trước khi tiến hành xây dựng phải có giấy phép xây dựng46 do Ủy Ban Nhân dân cấp tỉnh tại địa phương cấp và theo đề nghị của Sở Xây Dựng tại địa phương, hoặc cũng có thể do Ủy Ban Nhân dân cấp tỉnh tại địa phương uỷ quyền cho Sở Xây dựng địa phương cấp47. Trong phạm vi thành phố Hồ Chí Minh, Sở Xây Dựng thành phố chính thức là cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép xây dựng đối với các công trình xây dựng trên địa bàn thành phố. Tuy nhiên, trên thực tế việc cấp giấy phép xây dựng được phân lại cho Ủy Ban Nhân dân cấp quận đối với các công trình xây dựng nhỏ48. 43 Xem Điều 3 của Thông tư số 1990/2001/TT-TCDC do Tổng cục Địa chính – Đất đai ban hành. 44 Xem Khoản 3 của Điều 13, Nghị định số 85/CP. 45 Xem: (i) Điều 3 của Quyết định số 3325/1999/QĐ-UB-NC do Ủy Ban Nhân dân Tp. Hồ Chí Minh ban hành ngày 10/06/1999 về quản lý hoạt độgn cho người Việt Nam thuê nhà để ở trên địa bàn Tp. Hồ Chí Minh; và (ii) Chương IV của Pháp lệnh nhà ở ban hành ngày 26/03/1991. 46 Xem Điều 39, Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ban hành 08/07/1999 về việc ban hành Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng. 47 Xem Điều 41, Nghị định số 52/1999/NĐ-CP. 48 Để có thêm thông tin xin tham khảo Điều 11, 12 và 13 của Quyết định số 58/2000/QĐ-UB-DT do Ủy Ban Nhân dân Tp. Hồ Chí Minh ban hành ngày 05/10/2000 về việc ban hành quy định về cấp giấy phép xây dựng trên địa bàn Tp. Hồ Chí Minh. Các đề xuất nhằm giảm thiểu rủi ro về mặt pháp lý cho các công ty trong nước thuộc khu vực tư nhân Trang 10 / 12
  11. 12. Các Vấn đề về Lao động 12.1 Thỏa ước lao động tập thể Hợp đồng thỏa ước lao động tập thể phải được đăng ký với Sở Lao động – Thương Binh và Xã hội tại địa phương nơi công ty đặt trụ sở chính, hoặc cơ quan được Sở Lao động – Thương Binh và Xã hội ủy quyền hợp pháp thực hiện chức năng này, trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng thỏa ước lao động tập thể49. 12.2 Nội quy lao động công ty Điều 82.3 của Luật Lao động Việt Nam yêu cầu nội quy lao động công ty phải được đăng ký với Sở Lao động – Thương Binh và Xã hội tại địa phương nơi công ty đặt trụ sở chính, hoặc cơ quan được Sở Lao động – Thương Binh và Xã hội ủy quyền hợp pháp thực hiện chức năng này. 13. Công bố Báo cáo Tài chính hàng năm của Công ty Theo Điều 93 của Luật Doanh nghiệp, trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, công ty cổ phần phải nộp báo cáo tài chính hàng năm của công ty đã được Đại hội đồng Cổ đông thông qua đến cơ quan thuế (Cục thuế/ chi cục Thuế tại địa phương) và cơ quan đăng ký kinh doanh. Ngoài, bản tóm tắt nội dung báo cáo tài chính hàng năm phải được thông báo đến tất cả cổ đông của Công ty. 14. Lưu trữ Tài liệu của Công ty cổ phần 14.1 Tài liệu phải được lưu trữ Theo Điều 94 của luật Doanh nghiệp, công ty cổ phần phải lưu trữ các loại tài liệu sau đây: • Điều lệ công ty, và các bản sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; • Quy trình và thể thức quản lý và điều hành hoạt động công ty, như là quản lý mua hàng, quản lý hàng tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ khách hàng và quản lý nhân sự; • Sổ đăng ký cổ đông của công ty; • Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, và mọi giấy chứng nhận sửa đổi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ban đầu; • Giấy chứng nhận quyền sở hữu công nghiệp, và tất cả các giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm hàng hóa; • Các biên bản họp và các nghị quyết được thông qua của Đại hội đồng Cổ đông và của Hội đồng Quản trị công ty; • Bản cáo bạch để phát hành cổ phần, trái phiếu hoặc các loại chứng khoán khác; • Các báo cáo của Ban Kiểm soát, kết luận của các cơ quan thanh tra; kết luận của các đơn vị kiểm toán độc lập; • Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hàng năm; • Các tài liệu và giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty; • Các tài liệu khác theo quy định pháp luật hiện hành, như các tài liệu liên quan đến tranh chấp hoặc kiện tụng, bằng chứng cho việc góp vốn đạt yêu cầu về mức vốn pháp định và chứng chỉ hành nghề theo quy định của pháp luật hiện hành. 14.2 Lưu trữ tài liệu kế toán Theo hệ thống kế toán Việt Nam (VAS), các công ty phải thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán, bao gồm chủ yếu các loại sau50: • Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ; • Sổ kế toán: sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp; • Báo cáo tài chính: báo cáo tài chính chi tiết tháng, báo cáo quý, báo cáo 06 tháng, báo cáo 09 tháng và báo cáo năm; 49 Xem Điều 5 của Nghị định số 196-CP ban hành ngày 31/12/1994 về quy định chi tiết thi hành và hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Lao động về thỏa ước lao độnng tập thể; và Điều 3 & 4 của Nghị định số 93/2002/NĐ-CP ban hành ngày 11/12/2002 về sửa đổi và bổ sung một số điều của Nghị định số 196-CP. 50 Xem Điều 1 của Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 29/12/2000 về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán. Các đề xuất nhằm giảm thiểu rủi ro về mặt pháp lý cho các công ty trong nước thuộc khu vực tư nhân Trang 11 / 12
  12. • Các tài liệu khác dùng làm căn cứ để lập báo cáo tài chính; tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế của công ty (ví dụ như hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, hợp đồng liên doanh,…); tài liệu liên quan đến vốn, các quỹ, thu nhập giữ lại của công ty (ví dụ như các chính sách bổ sung vốn từ lợi nhuận giữ lại, phân phối các quỹ từ lợi nhuận hàng năm của công ty,…); tài liệu liên quan đến nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước (ví dụ như các quyết định về miễn giảm thuế); tài liệu liên quan đến kiểm kê hàng tồn kho, định giá tài sản (ví dụ như các biểu bảng định giá tài sản, biên bản kiểm kê hàng tồn kho); tài liệu liên quan đến kết luận của đơn vị kiểm toán độc lập, kết luận của các cơ quan thanh tra; tài liệu liên quan đến các chương trình kế toán (ví dụ như các chính sách và nguyên tắc kế toán đang áp dụng trong phần mềm kế toán); tài liệu liên quan đến tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ theo quy định quy định. 14.3 Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán Thời hạn lưu trữ tối thiểu cho từng loại tài liệu kế toán như sau51: • Ít nhất 05 năm – tài liệu dùng cho công tác quản lý và điều hành hàng ngày mà không được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán hoặc lập báo cáo tài chính năm của công ty, như là phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho hàng hóa/nguyên liệu, phiếu xuất kho hàng hóa, các loại chứng từ khác, báo cáo kế toán hàng ngày, tháng, quý, 06 tháng, và 09 tháng. • Ít nhất 20 năm – Tài liệu trực tiếp liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính năm của công ty, tài liệu (bao gồm cả hóa đơn và chứng thực nguồn gốc xuất xứ) liên quan đến tài sản cố định (bao gồm cả giấy tờ về thanh lý tài sản), tài liệu liên quan đến vốn đầu tư thực tế để thành lập công ty hoặc cho các hoạt động đầu tư của công ty, tài liệu liên quan đến thanh lý công ty (nếu có) hoặc thay đổi hình thức sở hữu công ty, và các báo cáo về tiêu hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ theo quy định. • Trên 20 năm – Tài liệu phản ánh hoạt động kinh doanh trong quá khứ của công ty, đóng góp của công ty về mặt kinh tế - xã hội và chính trị đối với ngành, địa phương. Một số tài liệu điển hình là: sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính năm, các báo cáo quyết toán thuế của công ty, các báo cáo về vốn đầu tư thực tế để thành lập công ty hoặc cho các hoạt động đầu tư của công ty. Số năm lưu trữ yêu cầu đối với từng loại tài liệu được xác định theo chính sách được lập của công ty, hoặc theo quy định của từng ngành hoặc theo yêu cầu riêng biệt của cơ quan có thẩm quyền cho từng trường hợp cụ thể. Để có thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ: Mekong Capital Ltd Capital Place, Tầng 8, 6 Thái Văn Lung, Quận 1 Tp. Hồ Chí Minh, Việt Nam Tel. (84 8) 827 3161 Fax: (84 8) 827 3162 e-mail: info@mekongcapital.com web: www.mekongcapital.com 51 Xem Điều 12, 13, 14, 15 và 16, Chương II, Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 29/12/2000 về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán. Các đề xuất nhằm giảm thiểu rủi ro về mặt pháp lý cho các công ty trong nước thuộc khu vực tư nhân Trang 12 / 12
Đồng bộ tài khoản