Các ưu thế vượt trội của ISO 9000

Chia sẻ: Nga Vu | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:21

0
685
lượt xem
306
download

Các ưu thế vượt trội của ISO 9000

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

ISO 9000 là tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (International Organization for Standardization) được thành lập năm 1947, trụ sở chính đặt tại Gionevo( Thụy Sĩ).ISO 9000 đề cập đến các lĩnh vực tiêu chuẩn hóa và quản lí chất lượng. Nó quy tụ kinh nghiệm của quốc tế trong lĩnh vực quản lí và đảm bảo chất lượng trên cơ sở phân tích các quan hệ giữa người mua và người cung ứng.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Các ưu thế vượt trội của ISO 9000

  1. 1. Các ưu thế vượt trội của ISO 9000: ISO 9000 là tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (International Organization for Standardization) được thành lập năm 1947, trụ sở chính đặt tại Gionevo( Thụy Sĩ).ISO 9000 đề cập đến các lĩnh vực tiêu chuẩn hóa và quản lí chất lượng. Nó quy tụ kinh nghiệm của quốc tế trong lĩnh vực quản lí và đảm bảo chất lượng trên cơ sở phân tích các quan hệ giữa người mua và người cung ứng. Đây chính là phương tiện hiệu quả giúp cá nhà sản xuất tự xây dựng và áp dụng hệ thống bảo đảm chất lượng ở cơ sở mình đồng thời cũng là phương tiện để bên mua có thể có thể căn cứ vào đó tiến hành kiểm tra người sản xuất, kiểm tra sự ổn định của sản xuất và chất lượng trước khi kí hợp đồng. ISO 9000 đưa ra các chuẩn mực cho một hệ thống chất lượng và có thể áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và dịch vụ. ISO 9000:2008 được áp dụng rộng rãi ở nhiều nước trên thế giới vì nó có những ưu thế vượt trội hơn hẳn so với các hệ thống chất lượng khác: 1. Chất lượng quản trị có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Mối quan hệ giữa chất lượng quản trị và chất lượng sản phẩm, dịch vụ là mối quan hệ nhân quả. Việc áp dụng ISO 9000 là nhằm mục đích tạo ra những sản phẩm và dịch vụ có chất lượng ổn định, phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Bộ tiêu chuẩn tập trung hướng dẫn các tổ chức, doanh nghiệp thiết lập và duy trì một hệ thống quản trị bài bản, chặt chẽ với sự phân rõ trách nhiệm, quyền hạn từng thành viên với đầy đủ các quy trình, thủ tục hướng dẫn các công việc…nhằm hạn chế các sai sót có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Một hệ thống quản trị hoàn hảo như vậy tất yếu sẽ tạo ra những sản phẩm và
  2. dịch vụ có chất lượng ổn định đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. VD: một doanh nghiệp may - Một doanh nghiệp có quy mô rất lớn với hàng ngàn công nhân, với thiết bị máy móc và công nghệ hiện đại. Tuy nhiên hệ thống quản trị của doanh nghiệp thì rất lỏng lẻo, nhiều người trong doanh nghiệp không biết rõ chức năng nhiệm vụ của mình là gì, nhiều bộ phận không hề có sự phối hợp làm việc, ngay những thành phần lao động trực tiếp cũng không được hướng dẫn công việc cụ thể. Không có những thủ tục, quy trình được nghiên cứu và soạn thảo cẩn thận để mọi người đọc, hiểu và tuân thủ khi làm việc. Kết quả là sản phẩm làm ra có chất lượng không đồng đều, tỉ lệ khuyết tật và phế phẩm cao. Mặt khác, khi có sản phẩm khuyết tật, phế phẩm, cũng không thể tìm ra nguyên nhân là do khâu nào, do ai vì không giải pháp kiểm soát toàn bộ quá trình. Ngoài ra, khâu dịch vụ trong giai đoạn phân phối và tiêu thụ hàng cũng luôn gây phiền long cho khách hàng vì thiếu sự phối hợp đồng bộ. - Một doanh nghiệp khác có quy mô nhỏ hơn, với máy móc thiết bị không lấy gì làm hiện đại nhưng lại có một hệ
  3. thống quản trị chặt chẽ khoa học. Mỗi thành viên trong doanh nghiệp đều hiểu rõ công việc của mình, luôn có sự phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc. Mọi quá trình đều được quy định trình tự thực hiện bằng các thủ tục. Ngay cả những người công nhân đứng máy cũng đều có các hướng dẫn công việc cụ thể. Việc kiểm soát được thực hiện ở từng công đoạn nhỏ trong suốt quá trình sản xuất, kinh doanh. Nhờ vậy, sản phẩm làm ra chắc chắn sẽ có chất lượng ổn định và khách hàng sẽ tin tưởng, nhận hàng, có thể sẽ không cần phải kiểm tra để loại bỏ sản phẩm khuyết tật. 2. Cần phải làm đúng ngay từ đầu, không nên làm việc theo kiểu sai đâu sửa đó do đó sẽ làm tăng năng suất và hạ giá thành sản phẩm. Đây là triết lí cơ bản nhất, quan trọng nhất của bộ tiêu chuẩn. Việc làm đúng ngay từ đầu không những chỉ tiết kiệm được thời gian, chi phí cho khâu sửa sai, làm lại…mà còn giúp giảm thiểu hoặc bỏ hẳn khâu kiểm tra, thử nghiệm cuối cùng vốn rất khó thực hiện đầy đủ và thường gây nhiều tốn kém. Trong sản xuất, nếu thiết kế không đúng ngay từ đầu, không xuất phát từ yêu cầu của khách hàng và người tiêu dùng để thiết kế sản phẩm thì sẽ dẫn đến sản xuất ra những sản phẩm không phù hợp, những sản phẩm sẽ phải bỏ đi hoặc tồn đọng. Bộ ISO 9000 khuyên chúng ta nên thiết kế cẩn thận toàn bộ quá trình kinh doanh trong suốt vòng đời sản phẩm như: - Thiết kế quá trình điều tra marketing - Thiết kế các mẫu sản phẩm hoặc loại hình dịch vụ - Thiết kế thẩm định chọn mẫu sản phẩm
  4. - Thiết kế quá trình sản xuất thử - Thiết kế công nghệ và sản xuất - Thiết kế quảng cáo, mạng lưới phân phối - Thiết kế quá trình bán hàng và dịch vụ sau bán Làm đúng ngay từ đầu chỉ có thể được thực hiện tốt nếu các nhà quản trị biết dự báo tương đối chính xác nhu cầu thị trường, xu thế tiêu dùng, thị hiếu khách hàng… VD: - Về việc thường xuyên đào xới đường sá trong thành phố. Do không biết cách làm đúng ngay từ đầu nên biết bao con đường vừa mới được rải nhựa xong chưa được bao lâu đã bị đào xới lên để đặt đường ống nước, sau khi lấp lại không lâu lại phải đào lên để đi cáp điện thoại… Lãng phí tiền của, công sức có thể lên tới hàng chục tỉ đồng. Thế nhưng các nhà quản lí vĩ lại nói không sao, chỉ cần rút “kinh nghiệm”
  5. và “sửa sai”. 3. Tăng tính cạnh tranh của công ty: có được một hệ thống quản lí chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISo 9000 sẽ đem đến cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh vì thông qua việc chứng nhận hệ thống quản lí chất lượng phù hợp với ISO 9000 doanh nghiệp sẽ có bằng chứng đảm bảo với khách hàng là các sản phẩm họ sản xuất phù hợp với chất lượng mà họ đã cam kết. 4. Tăng uy tín của công ty về đảm bảo chất lượng: áp dụng hệ thống quản lí chất lượng theo ISO 9000 sẽ cung cấp bằng chứng khách quan
  6. để chứng minh chất lượng sản phẩm, dịch vụ của công ty và chứng minh cho khách hàng thấy rằng các hoạt động của công ty đều được kiểm soát. 5.. Đề cao quản trị theo quá trình, kiểm soát toàn bộ quá trình ra quyết định dựa trên các sự kiện, dữ liệu MBO (Management by Objectives) MBP (management by Processes) Phương Quản lí theo mục tiêu do Peter Quản lí theo quá trình, là triết lí quản pháp F.Drucker đề ra trị cơ bản của ISO 9000 Định Là phương pháp quản trị trong đó Là phương pháp quản lí chất lượng ở nghĩa mỗi thành viên, mỗi bộ phận luôn mọi khâu liên quan tới việc hình thành đề ra mục tiêu phấn đấu cho cá chất lượng đó là các khâu từ nghiên nhân, bộ phận mình và cam kết thực cứu nhu cầu khách hàng, thiết kế sản hiện mục tiêu đã đề ra, giúp cho xuất, dịch vụ sau bán hàng việc kiểm tra, theo dõi công việc đạt hiệu quả Ưu, Nhược điểm: Ưu điểm: nhược - nặng về mục tiêu từng bộ phận - đặt ra mục tiêu cho cả quá trình chứ điểm nhưng không có chính sách chung không phải đặt ra cho từng bộ phận. hướng đến khách hàng - mọi quá trình đều đặt ra mục tiêu là - thường chú trọng vào mục tiêu tài hướng vào khách hàng, làm thế nào để chính hơn là mục tiêu khách hàng khách hàng hài lòng nhất. tạo uy tín lâu dài - chú trọng vào kết quả của cả quá -thường quan tâm tới kết quả của trình chứ không phải kết quả của từng công đoạn, ít quan tâm tới cả từng công đoạn, từng bộ phận. quá trình - đề cao tính tự giác của từng cá nhân, - không tạo được sự phối hợp giữa quản lí trên cơ sở ủy quyền, phân các bộ phận vì mục tiêu nhiều khi quyền, tạo điều kiện thuận lợi cho trái ngược nhau các cấp chủ động trong công việc.
  7. - làm tăng chi phí gián tiếp - nhà quản trị đặt ra mục tiêu chung và dài hạn cho công ty, các thành viên tự quyết định các mục tiêu ngắn hạn, ban lãnh đạo chỉ đóng vai trò hỗ trợ, thúc đẩy, phối hợp hơn là chỉ đạo, kiểm tra. 6. Các hệ thống chất lượng khác như ISO 14000, HACCP, GMP, ISO 22000…chỉ đề cập đến một khía cạnh của chất lượng sản phẩm còn ISO 9000:2008 thì có thể áp dụng rộng rãi cho tất cả các sản phẩm, các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và dịch vụ.Các doanh nghiệp lớn khi đã áp dụng hệ thống TQM thì nên áp dụng thêm ISO, còn các doanh nghiệp nhỏ thì trước hết phải áp dụng ISO trước. ISO 9000 cũng đã được áp dụng trong quản lý hành chính nhà nước và bước đầu đã giúp cơ quan nhà nước đạt được một số hiệu quả cụ thể, rõ rệt: . Giúp cơ quan làm rõ việc hơn, rõ trách nhiệm đối với từng đơn vị, cá nhân hơn, rõ cách làm hơn (theo trình tự nào, cơ sở pháp lý nào) . Kiểm soát tài liệu với kiểm soát hồ sơ tốt hơn. Tình trạng tài liệu, hồ sơ bị phân tán ,thất lạc, không được cập nhật đã được khắc phục đáng kể, rất thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng. Đây là cơ sở để CBCC chủ động sáng tạo trong xử lý công việc và thủ trưởng cơ quan đỡ sử vụ và kiểm soát công việc tốt hơn. . Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực và hồ sơ ứng với từng vụ việc đã giải quyết được thu thập, sắp xếp, mã hóa, lưu giữ ở từng đơn vị chức năng… *Ngoài ra có nhiều lí do để các doanh nghiệp cần có hệ thống quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008:
  8. - Khách hàng (thị trường) yêu cầu - Cạnh tranh giữa các tổ chức - Cải tiến hoạt động quản lí sản xuất - Xu thế hội nhập quốc tế - Nâng cao ý thức làm việc nề nếp – khoa học hơn - Công cụ để quản lí sản xuất quản lí kinh doanh 2.Một số điểm cải tiến cơ bản của ISO 9000:2008 so với ISO 9000:2000 • Năm 2008, tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế đã soát xét lên đời tiêu chuẩn ISO 9001:2000 thành phiên bản ISO 9001:2008. Đây là sự thay đổi lớn được giới tư vấn, đánh giá và giới làm về chất lượng quan tâm. Dưới đây là một số cải tiến cơ bản của ISO 9001:2008 so với ISO 9001:2000: ISO 9001:2000 ISO 9001:2008 Cải tiến Khái quát Tiêu chuẩn này có thể sử dụng Tiêu chuẩn này có thể sử Yếu tố cho nội bộ và bên ngoài tổ chức dụng cho nội bộ và bên ngoài pháp luật để đáp ứng cho các yêu cầu của tổ chứcđể đáp ứng yêu cầu đã được khách hàng và yêu cầu chế định của khách hàng và các yêu cầu đưa vào tiêu và yêu cầu riêng của tổ chức chế định, pháp luật phù hợp chuẩn với sản phẩm và yêu cầu nhằm làm riêng của tổ chức chặt chẽ hơn yêu cầu về sản phẩm Tiếp cận tiến Việc áp dụng hệ thống các quá Việc áp dụng hệ thống các Làm rõ hơn trình trình trong tổ chức cùng với sự quá trình trong tổ chức cùng cách tiếp nhận biết và quản lí chúng có thể với sự quản lí chúng để tạo ra cận tiến
  9. coi như sự quản lí theo quá trình đầu ra như mong muốn trình là gì Sự tương thích Tiêu chuẩn này được liên kết với Trong quá trình xây dựng tiêu Đã cập với các hệ ISO 14001:1996 nhằm tăng độ chuẩn quốc tế này đã xem xét nhật theo thống khác tương thích của 2 tiêu chuẩn đối đến các điều khoản của ISO phiên bản với lợi ích người sử dụng 14001:2004 mới nhất của ISO 14001 Phạm vi Theo tiêu chuẩn này, thuật ngữ Theo tiêu chuẩn này, thuật Làm rõ hơn sản phẩm chỉ áp dụng cho sản ngữ sản phẩm không chỉ được định nghĩa phẩm cung cấp cho khách hàng áp dụng cho sản phẩm cung về sản hoặc khách hàng yêu cầu cấp cho khách hàng hoặc phẩm tức là khách hàng yêu cầu mà còn tiêu chuẩn cho bất kì đầu ra dự kiến nào này có thể từ các quá trình tạo ra sản áp dụng phẩm không chỉ cho các sản phẩm cuối cùng mà có thể là sản phẩm của bất kì quá trình nào Đại diện lãnh Lãnh đạo cao nhất phải chỉ định Lãnh đạo cao nhất phải chỉ Đại diện đạo một thành viên trong ban lãnh đạo định một thành viên trong ban lãnh đạo lãnh đạo của tổ chức phải là thành viên trong ban lãnh đạo
  10. của công ty để ngăn ngừa việc sử dụng các đơn vị ngoài thực hiện vai trò này Dịch vụ hỗ trợ như vận chuyển Dịch vụ hỗ trợ như vận Hệ thống Cơ sở hạ tầng hoặc trao đổi thông tin chuyển, trao đổi thông tin thông tin hoặc các hệ thống thông tin được thêm vào để làm rõ hơn khái niệm về cơ sở hạ tầng Môi trường làm Không có ghi chép gì Chú thích: môi trường làm Chú thích việc việc bao gồm các yếu tố vật thêm vào lí, môi trường và các yếu tố nhằm cung khác như tiếng ồn, nhiệt độ, cấp các độ ẩm, ánh sáng và thời tiết hướng dẫn cho việc thực hiện yêu cầu của tiêu chuẩn Những người thực hiện các công Những người thực hiện các Yêu cầu Người thực việc ảnh hưởng đến chất lượng công việc ảnh hưởng đến sự mới rộng hiện sản phẩm phải có năng lực trên phù hợp đối với các yêu cầu hơn đề cập cơ sở được giáo dục, đào tạo, có về sản phẩm phải có năng đến sự phù
  11. kĩ năng và kinh nghiệm thích hợp lực… hợp với các yêu cầu về sản phẩm thay vì chỉ là chất lượng sản phẩm 3. So sánh ISO 9000 và TQM: Trong giai đoạn phát triển ở Việt Nam hiện nay, các doanh nghiệp rất quan tâm tới hệ thống quản lí theo tiêu chuẩn ISO 9000 đồng thời TQM cũng đã bắt đầu được chú ý. Vậy sự giống và khác nhau giữa hai phương pháp trên là gì…đó là câu hỏi đầu tiên cho các nhà tổ chức khi áp dụng thực hiện quản lí ISO 9000 hay TQM cho doanh nghiệp mình. Giống nhau: xét tổng thể cả hai đều có chung những nguyên tắc cơ bản quan trọng là nhằm tăng trưởng kinh tế, đem lại lợi ích cho người tiêu dùng, cho tổ chức, cho mọi thành viên trong xã hội đó và cho toàn xã hội. Cả hai đều quan tâm tới chất lượng, không phải chỉ quan tâm tới lợi nhuận mà nó đem lại mà còn đề cập tới các vấn đề xã hội: sức khỏe, môi trường, an sinh xã hội. Khác nhau: ISO 9000 TQM Bản chất Là phương pháp quản lí từ trên Là phương pháp quản lí từ dưới lên, xuống tức là quản lí chất lượng từ ở đó chất lượng được thực hiện nhờ cấp lãnh đạo cao nhất xuống tới ý thức trách nhiệm, lòng tin của mọi công nhân dựa trên hợp đồng và thành viên trong doanh nghiệp.
  12. nguyên tắc đề ra. Dựa vào hệ thống văn bản trên cơ Coi hợp đồng chỉ là hình thức bên sở các hợp đồng và quy tắc đề ra ngoài, quan tâm nhiều hơn tới yếu bằng văn bản, sao nhãng các yếu tố tố chủ quan, tới sự kết hợp sức xác định về mặt số lượng. mạnh của mọi người, mọi đơn vị để tiến hành các hoạt động cải tiến, tích tiểu thành đại tạo sự chuyển biến. Nhấn mạnh bảo đảm chất lượng Bảo đảm chất lượng trên quan điểm trên quan điểm người tiêu dùng người sản xuất Được coi là giấy thông hành để đi TQM giúp tăng cường cạnh tranh có tới chứng nhận chất lượng. thiếu sự lãi bằng mọi hoạt động trong toàn đánh giá này doanh nghiệp sẽ khó doanh nghiệp với sự giáo dục đào tham gia vào lưu thông thương mại tạo thường xuyên quốc tế. Tuy nhiên sự tham gia này không nhất thiết dẫn tới lợi nhuận trừ trường hợp trình độ cạnh tranh về chất lượng và giá cả của doanh nghiệp cao hơn đối thủ ISO 9000 cố gắng thiết lập mức TQM thì không ngừng cải tiến chất chất lượng sau đó duy trì chúng, xác lượng sản phẩm, TQM không xác định rõ trách nhiệm về quản lí về định các thủ tục nhưng khuyến đảm bảo chất lượng việc thực hiện khích từng hãng tự phát triển chúng và đánh giá chúng để thúc đẩy điều khiển chất lượng tổng hợp. Nhược điểm lớn nhất của ISO 9000 là nó giết chết tính sáng tạo của hàng triệu người lao động chỉ vì người ta phải chú tâm tuân thủ các tiêu chuẩn
  13. trong sản xuất hàng ngày. Và thứ hai là điều gì sẽ xảy ra khi hầu hết các doanh nghiệp đều được chứng nhận ISO 9000? Câu hỏi này không cần một câu trả lời ngay lúc này vì chúng ta mới chỉ bắt đầu áp dụng và chứng nhận ISO 9000 được hơn 10 năm nay. Nhưng không phải vì thế mà chúng ta không nghĩ đến một thực tế có thể diễn ra trong những năm tới: các nhà sản xuất cùng ngành nghề cùng được chứng nhận ISO 9000. giả sử hiện nay chúng ta có 20 công ty xây dựng hàng đầu. một số công ty trong đó được chứng nhận ISO 9000 sẽ có lợi thế trong đấu thầu xây dựng. Nhưng nếu sau 5 năm nữa hầu hết 20 công ty hàng đầu này đều có ISO 9000 thì sẽ không còn tạo ra lợi thế cạnh tranh cho những doanh nghiệp có nó như hiện nay nữa. Vì vậy, để áp dụng có kết quả,khi lựa chọn các hệ thống chất lượng các doanh nghiệp cần nắm vững những đặc điểm cơ bản của từng hệ thống, phải xác định rõ mục tiêu và yêu cầu chất lượng mà doanh nghiệp cần phấn đấu để lựa chọn mô hình quản lí chất lượng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển sản xuất, kinh doanh và dịch vụ của mình. Các chuyên gia Nhật Bản cho rằng, các công ty nên áp dụng các mặt mạnh của hai hệ thống quản lí chất lượng này. Đối với các công ty lớn đã áp dụng TQM thì nên áp dụng và làm sống động các hoạt động bằng hệ thống chất lượng ISO 9000. Còn đối với các công ty nhỏ hơn chưa áp dụng TQM thì nên áp dụng ISO 9000 và sau đó hoàn thiện và làm sống động bằng TQM. VD: các công ty Nhật Bản là một thí dụ điển hình, họ đang có khuynh hướng áp dụng hệ thống quản lí chất lượng TQM để đầu tư, điều chỉnh lại toàn bộ quy trình sản xuất từ R&D đến tiếp thị và các dịch vụ có liên quan nhằm tránh sai sót, với hệ thống này sản phẩm sẽ được đưa ra thị trường nhanh hơn, giảm thiểu tối đa mọi thiếu sót và đặc biệt là hạ được chi phí sản xuất từ 10%-50%. Những công ty đã áp dụng hệ thống TQM
  14. thường đạt được kết quả ngoạn mục. VD: công ty Electrolux sau khi áp dụng TQM đã giảm chi phí sản xuất 40% 4. Các bước xây dựng và áp dụng ISO 9000:2008: Bước 1: tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng. Bước đầu tiên khi bắt tay vào việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 là phải thấy được ý nghĩa của nó trong việc duy trì và phát triển tổ chức. Lãnh đạo doanh nghiệp cần định hướng cho các hoạt động của hệ thống chất lượng, xác định mục tiêu và phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của mình đem lại lợi ích thiết thực cho tổ chức. Bước 2: đào tạo cho cán bộ lãnh đạo, các thành viên: cần phải phổ biến để mọi nhân viên nhận thức đúng, đủ về ISO 9000 vì sự tham gia tích cực và hiểu biết của mọi thành viên trong công ty đối với ISO 9000 giữ vai trò quyết định. Bước 3: lập ban chỉ đạo dự án ISO9000 bao gồm tổ chức tư vấn, tổ công tác về ISO tại doanh nghiệp và tổ chức chứng nhận. Việc áp dụng ISO 9000 có thể xem như là một dự án lớn, vì vậy các doanh nghiệp cần tổ chức điều hành dự án sao cho có hiệu quả. Nên có một ban chỉ đạo ISO 9000 tại doanh nghiệp, bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện của các bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng ISO 9000. Cần bổ nhiệm lãnh đạo về chất lượng để thay thế lãnh đạo trong việc chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lí ISO 9000 và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về hệ thống chất lượng. Bước 4:đánh giá thực trạng của doanh nghiệp so với các yêu cầu của tiêu chuẩn. Việc đánh giá này làm cơ sở để xác định những hoạt động cần thay đổi hay bổ sung để từ đó xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết,
  15. xác định xem yêu cầu nào không áp dụng, những hoạt động nào tổ chức đã có, mức độ đáp ứng đến đâu và các hoạt động nào chưa có để từ đó xây dựng nên kế hoạch chi tiết để thực hiện. Sau khi đánh giá thực trạng, công ty có thể xác định được những gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn. Bước 5: thiết kế hệ thống và lập văn bản hệ thống chất lượng . Hệ thống tài liệu phải được xây dựng và hoàn chỉnh để đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn và các yêu cầu điều hành của doanh nghiệp bao gồm: sổ tay chất lượng, các quy trình thủ tục liên quan, các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết. Bước 6: áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9000. Quá trình áp dụng tiến hành theo các bước: - Phổ biến để mọi nhân viên nhận thức đúng, đủ về ISO9000. - Hướng dẫn nhân viên thực hiện theo các quy trình, hướng dẫn đã xây dựng. - Xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn liên quan đến từng quá trình, quy trình cụ thể. Bước 7: đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm: - Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ để xác định sự phù hợp của hệ thống và tiến hành các hoạt động khắc phục, phòng ngừa cần thiết. - Lựa chọn tổ chức chứng nhận - Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định mức độ hoàn thiện và sẵn sang của hệ thống chất lượng cho đánh giá chứng nhận Bước 8: đánh giá chứng nhận do tổ chức chứng nhận tiến hành để đánh giá tính phù hợp của hệ thống theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001 và cấp chứng chỉ phù hợp với tiêu chuẩn.
  16. Bước 9: duy trì hệ thống sau chứng nhận. Sau khi khắc phục các vấn đề còn tồn tại qua đánh giá chứng nhận, doanh nghiệp cần tiếp tục duy trì và cải tiến các hoạt động đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn và không ngừng cải tiến hệ thống, nâng cao hiệu quả quản lí doanh nghiệp. 5. Các chuyên gia của P $ Q Solutions đã tổng hợp 10 nguy cơ đối với việc duy trì và cải tiến hệ thống chất lượng trong giai đoạn sau chứng nhận. 1. Không duy trì được sự cam kết và quan tâm của lãnh đạo tổ chức. 2. Thiếu mô hình tổ chức thích hợp cho việc duy trì và cải tiến hệ thống chất lượng 3. Thiếu nhân sự có năng lực để quản lí hệ thống chất lượng đã được xây dựng 4. Thiếu năng lực và nhận thức chung về quản lí chất lượng với các nhân sự quản lí và nhân viên các cấp 5. Thiếu năng lực đánh giá nội bộ để xác định sự phù hợp, hiệu lực của hệ thống chất lượng và đặc biệt là các cơ hội cải tiến 6. Nội dung các tài liệu của hệ thống chất lượng bị lỗi thời hoặc không còn thích hợp với hoạt động của tổ chức hoặc không phản ánh được những mong đợi mới của lãnh đạo tổ chức 7. Thiếu cơ chế khuyến khích động viên, khen thưởng, kỉ luật thích hợp để củng cố việc áp dụng các yêu cầu của hệ thống chất lượng 8. Khả năng triển khai chiến lược và hướng vào cải tiến hiệu quả hoạt động của hệ thống chất lượng thấp. 9. Thiếu việc sử dụng một cách đầy đủ và hiệu quả các công cụ quản lí phục vụ cho cải tiến 10. Thiếu sự liên kết có hiệu quả giữa các hoạt động quản lí chất lượng và các hoạt động quản lí khác trong tổ chức.
  17. 6. Mối quan hệ giữa công tác chứng nhận và công nhận với hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 Hệ thống quản lý chứng nhận và công nhận tạo cơ sở cho việc chứng nhận và công nhận, nó là một tiêu chuẩn sử dụng cho mục đích chứng nhận của bên thứ ba. Hệ thống công nhận tổ chức chứng nhận được xây dựng dựa trên cơ sở các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO/IEC 17011:2004: Đánh giá sự phù hợp – Yêu cầu chung cho các cơ quan công nhận công nhận các tổ chức đánh giá sự phù hợp.Chuẩn mực công nhận: • ISO/IEC Guide 62:1996: Yêu cầu chung cho tổ chức tiến hành đánh giá và chứng nhận hệ thống chất lượng. (Có hiệu lực đến 15 tháng 9 năm 2008); • ISO/IEC Guide 65:1996: Yêu cầu chung cho tổ chức chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn; • ISO/IEC Guide 66:1999: Yêu cầu chung cho tổ chức tiến hành đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý môi trường. (Có hiệu lực đến 15 tháng 9 năm 2008); • ISO/IEC 17021:2006: Đánh giá sự phù hợp – Yêu cầu cho tổ chức đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý; • ISO/TS 22003:2007: Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm – Yêu cầu đối với các cơ quan tiến hành đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý an toàn thực phẩm; Năm 2003, Tiểu ban TC 176 phụ trách về bộ tiêu chuẩn hệ thống chất lượng của Tổ chức Quốc tế về tiêu chuẩn hóa (International Organization for Standardization - ISO) đã rà xét lại hai tiêu chuẩn ISO 9001 và ISO 9004. Phiên bản 2008 của ISO 9001 được công bố ngày 15-11, đồng thời TC 176 đã trình Đại hội đồng ISO phiên bản mới của tiêu chuẩn ISO 9004 để chuẩn y và dự kiến công bố vào tháng 8-2009. Dưới đây là những điểm mới của tiêu chuẩn ISO 9001 (phiên bản 2008) và tiêu chuẩn ISO 9004 sắp được ban hành.
  18. Tiêu chuẩn ISO 9001 Mục đích của việc rà xét tiêu chuẩn ISO 9001 là định rõ, làm sáng tỏ và cải thiện một số điều của phiên bản 2000, gia tăng sự tương hợp với tiêu chuẩn hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 (phiên bản 2004) và để dễ dàng tích hợp với những tiêu chuẩn ISO về hệ thống quản lý (MSS, Management System Standard) khác. Phiên bản 2008 không đặt thêm đòi hỏi mới. Nguyên tắc quản lý của tiêu chuẩn ISO 9000 (phiên bản 2005), cấu trúc và tiểu đề được giữ nguyên. Về hình thức, những thay đổi chính liên quan đến việc xác nhận quan điểm quá trình và việc gia tăng sự tương hợp với tiêu chuẩn ISO 14001 (phiên bản 2004). Về nội dung, phiên bản 2008 bao gồm: - Định rõ “những đòi hỏi của khách hàng, của luật lệ và riêng của xí nghiệp” là những “đòi hỏi mà sản phẩm phải thỏa mãn”; - Khái niệm “sản phẩm” được nới rộng thành “sản phẩm dành cho khách hàng hay do khách hàng đòi hỏi”; - Cụm từ “chất lượng sản phẩm” được thay thế bằng cụm từ “sự tương hợp với mọi đòi hỏi liên quan đến sản phẩm”; - Thêm khái niệm “quy trình ngoại hóa” (externalized process) và những đòi hỏi về quản lý quy trình đó; - Khi lấy quyết định về quản lý chất lượng, ban lãnh đạo không thể chỉ “ước lượng ảnh hưởng đến sự tương hợp với những đòi hỏi” mà còn phải định giá “độ rủi ro” những tác động; - “Người đại diện về chất lượng của ban giám đốc” phải là “cán bộ của doanh nghiệp”. Tiêu chuẩn ISO 9004 Tiểu ban TC 176 của ISO nhận thấy rằng tiêu chuẩn ISO 9004 (phiên bản 2000) ít được biết đến và khi áp dụng thì nhiều xí nghiệp và cơ quan kiểm định cho rằng tiêu chuẩn đó là văn bản hướng dẫn áp dụng ISO 9001 chứ không phải là những “đường lối chỉ đạo cải thiện hiệu suất” (guidelines for perfomance inprovements). Ngoài ra, phiên bản 2000 không còn phù hợp với xu hướng tư duy hiện đại về quản lý rủi ro, sự sáp nhập những hệ thống quản lý phát triển bền vững và quản lý toàn bộ. Khi rà lại tiêu chuẩn ISO 9004, ISO quyết định cắt đứt mọi liên hệ với ISO 9001. Áp dụng quyết định đó, tựa của tiêu chuẩn sẽ được đổi thành “Quản lý để một tổ
  19. chức thành công bền vững - Đường lối tiếp cận bằng quản lý chất lượng” (Managing for the sustained success of an organization - A quality management approach). Cấu trúc và tiểu đề của ISO 9004 sẽ khác hẳn với cấu trúc và tiểu đề của ISO 9001. Về nội dung, Tiểu ban TC 176 khẳng định tiêu chuẩn ISO 9004 không có tính cách đòi hỏi để dùng làm quy luật, hợp đồng hay chứng thực. Như vậy, phiên bản 2009 sẽ không phải là một tài liệu hướng dẫn áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001, một hệ quy chiếu mới về quản lý chất lượng toàn bộ hay một bản hướng dẫn đường lối tiếp cận những phương pháp chưa qua thử thách của thực tế. ISO 9004 (phiên bản 2009) sẽ mào đầu cho bộ tiêu chuẩn ISO 9000, giúp ban lãnh đạo có tầm nhìn chiến lược kết hợp với các cán bộ điều hành và giúp họ quản lý chất lượng để thành công bền vững. Tương lai những tiêu chuẩn hệ thống quản lý Phiên bản 2008 của ISO 9001 chỉ là một phiên bản quá độ cho phiên bản 2012 sắp tới. Ngoài những định hướng nêu trên về phiên bản 2008, những thành viên của Tiểu ban TC 176 cũng đang thảo luận về một số vấn đề như: tăng cường khái niệm “bảo đảm chất lượng” để phù hợp với khái niệm mới “tương hợp với mọi đòi hỏi liên quan đến sản phẩm”; chuyển những khái niệm “hữu hiệu”, “tối ưu” của ISO 9004 sang ISO 9001 để đổi ISO 9001 thành một tiêu chuẩn định hướng kết quả; tiêu chuẩn hóa quản lý an toàn lưu trữ dữ liệu, quy trình thông báo, quy trình cập nhật danh sách những bên cung cấp; tiêu chuẩn hóa mối liên hệ giữa các loại kiểm định nội và ngoại. Trước mắt, Tiểu ban TC 176 phải thương lượng với những tiểu ban ngành nghề và những tiểu ban chuyên môn của ISO để tích hợp những tiêu chuẩn ISO về hệ thống quản lý của họ. Mục đích là thiết lập một ý niệm và những hướng dẫn chung (khái niệm, thành phần, kết cấu, từ ngữ…) cho những tiêu chuẩn hệ thống quản lý. Đặc biệt, với Tiểu ban TC 207 chuyên về quản lý môi trường, hai Tiểu ban ISO đã làm việc chung khi sửa đổi tiêu chuẩn ISO 9001 và đang tiếp tục làm việc chung để sửa đổi tiêu chuẩn ISO 14001 về hệ thống quản lý môi trường. Cả hai tiểu ban này đã có kinh nghiệm dùng chung tiêu chuẩn ISO 19011 (từ phiên bản 2002). ISO 9000 là gì ? ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn do Tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hoá ISO ban hành lần đầu năm 1987, và sửa đổi mới nhất năm 2008, nhằm mục đích đưa ra một mô hình được chấp nhận ở mức độ quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng và có thể áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và dịch vụ kể cả dịch vụ hành chính do các cơ quan Nhà nước thực hiện.
  20. ISO 9000 tập hợp những kinh nghiệm quản lý chất lượng tốt nhất đã được thực thi trong nhiều quốc gia trên thế giới từ chính sách chất lượng, thiết kế triển khai sản phẩm và quá trình cung ứng, phân phối, dịch vụ sau khi bán hàng, xem xét, đánh giá nội bộ, đào tạo. Đây không phải là tiêu chuẩn cho một sản phẩm cụ thể mà là tiêu chuẩn cho một hệ thống quản lý chất lượng. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là công cụ quản lý, áp dụng nó là áp dụng một công nghệ quản lý tiên tiến. Tại sao cần áp dụng ISO 9000? Có câu nói Chất lượng là chìa khoá của sự thành công! Sự thoả mãn của khách hàng luôn là điểm lưu tâm từ khâu đầu đến khâu cuối trong sản xuất hay trong dịch vụ bao gồm cả dịch vụ hậu mãi, và mục đích cuối cùng là Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng Toàn Diện. Các tổ chức, cơ quan thuộc mọi nghành nghề hiểu rằng việc thực hiện Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng Toàn Diện theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 đã được công nhận sẽ góp phần cải thiện hoạt động chất lượng, cải tiến uy tín thương hiệu và tăng lợi nhuận (hoạch định rõ hành động khắc phục, phòng ngừa, khuyến khích cải tiến liên tục, hướng vào hệ thống quản lý và hệ thống văn bản để chứng minh tính hiệu quả của toàn bộ hệ thống). Những lợi ích của ISO 9000 trong kinh doanh
Đồng bộ tài khoản