Cấu trúc sản phẩm và phân chia công việc dự án ODA

Chia sẻ: Thuy Linh | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:0

0
208
lượt xem
76
download

Cấu trúc sản phẩm và phân chia công việc dự án ODA

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Kết thúc mođun này học viên có khả năng: ƒ Xây dựng cấu trúc sản phẩm và quy trình trong việc thực hiện dự án ODA ƒ Xây dựng cấu trúc phân chia công việc của dự án ODA ƒ Xây dựng ma trận mô tả nhiệm vụ và lịch trình tóm tắt (tổng thể) của dự án ODA

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Cấu trúc sản phẩm và phân chia công việc dự án ODA

  1. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch (CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA chia công việc dự án ODA Mođun KH3: CẤU TRÚC SẢN PHẨM VÀ PHÂN CHIA CÔNG VIỆC DỰ ÁN ODA Kết thúc mođun này học viên có khả năng: Xây dựng cấu trúc sản phẩm và quy trình trong việc thực hiện dự án ODA Xây dựng cấu trúc phân chia công việc của dự án ODA Xây dựng ma trận mô tả nhiệm vụ và lịch trình tóm tắt (tổng thể) của dự án ODA Kết thúc mođun KH1: “Khái niệm cơ bản về quản lý dự án ODA”, Kết thúc Mođun KH2: “Cấu trúc tổ chức dự án ODA” Người học tự nghiên cứu tài liệu . Giáo viên nêu vấn đề trước khi học, gợi ý và hỗ trợ trong quá trình học. Thực hành theo nhóm dưới sự hỗ trợ của giáo viên. Người học tự thực hiện phần Kiểm tra – Đánh giá. Tài liệu Mođun KH3: “Cấu trúc sản phẩm và phân chia công việc dự án ODA” 1. Tự tìm hiểu các loại cấu trúc sản phẩm và cấu trúc phân chia công việc của dự án ODA 2. Thực hành các kỹ năng đã học 3. Tự kiểm tra đánh giá Trang số: 1/25
  2. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch (CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA chia công việc dự án ODA Việc lập kế hoạch được tiến hành qua nhiều bước. Hãy xem hình 1 và ghi nhận khung tổng thể cho việc lập kế hoạch thực hiện dự án. Hình 1. Khung tổng thể trong việc lập kế hoạch thực hiện dự án ODA Báo cáo, văn kiện của dự án (đã được thông qua, xét duyệt) Cấu trúc sản Cấu trúc quy Các thông số phẩm trình thực hiện khác của dự án Cấu trúc phân chia công Ma trận về trách việc nhiệm Lịch trình tóm tắt tổng thể (tổng tiến độ) Lịch trình dựa trên cơ sở các hoạt động Kế hoạch thực hiện dự án Hãy đọc và ghi nhận vai trò của Giám đốc dự án trong việc lập kế hoạch dự án: Hướng dẫn nhóm dự án xem xét văn kiện dự án Tạo hiểu biết chung về mục tiêu, chuyển giao sản phẩm, cấu trúc tổ chức và các thông số khác của dự án Thiết lập việc kiểm soát theo định kỳ và mức độ chi tiết Xây dựng cấu trúc sản phẩm bằng cách lên danh sách các hạng mục chính và các hạng mục nhỏ hơn Xem xét tổng kinh phí Xem xét việc phân phối nguồn lực cho mỗi sản phẩm Làm rõ cấu trúc quy trình thực hiện cho mỗi giai đoạn/bước thực hiện dự án Xác định rủi ro và giải quyết vấn đề Kiến nghị phương thức giải quyết vấn đề đối với quản lý dự án Trang số: 2/25
  3. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch (CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA chia công việc dự án ODA 1. Xem xét, phân tích các văn kiện dự án ODA Tìm hiểu, phân tích văn kiện dự án ODA sẽ: Cung cấp định hướng về dự án Cung cấp cơ sở cho việc thực hiện dự án ban đầu Cung cấp điều khoản tham chiếu cho việc đánh giá Một số mục chính trong tài liệu dự án ODA bao gồm: 1. Các chữ viết tắt 2. Mục lục 3. Tóm tắt 4. Giới thiệu chung về bối cảnh hình thành và tầm quan trọng của dự án 5. Mô tả dự án và mục tiêu dự án 6. Đánh giá về tính kinh tế và tài chính của dự án 7. Thoả thuận và kiến nghị 8. Các phụ lục Sau khi nhóm làm việc cho dự án (ban quản lý dự án) được tuyển chọn, nhiệm vụ đầu tiên của nhóm trong quá trình chuẩn bị dự án là xem xét, phân tích các tài liệu, văn kiện dự án với các mục đích sau: Định hướng cho các thành viên mới Tạo hiểu biết chung về mục đích của dự án Tạo điểm khởi đầu cho việc lập kế hoạch thực hiện dự án, kế hoạch thực hiện các hoạt động của dự án Nâng cao mức độ rõ ràng và đặc trưng của văn kiện dự án Phát triển hiểu biết đã được chia sẻ về sản phẩm, quy trình Xác định các vấn đề tiềm ẩn có thê ảnh hưởng đến tiến độ của dự án và hướng giải quyết Bắt đầu văn bản hoá việc thực hiện dự án Đọc và ghi nhận các điểm chính cần lưu ý trong khi nghiên cứu, phân tích Văn kiện dự án ODA, Văn kiện dự án hỗ trợ kỹ thuật (nếu có) 1. Bối cảnh và sự cần thiết của dự án trong khuôn khổ quy hoạch, kế hoạch dài hạn phát triển của đơn vị thụ hưởng ODA (cơ quan, ngành, lĩnh vực, địa phương). 2. Các đặc tính khả thi của dự án 3. Cơ chế tài chính trong nước đối với dự án ODA, tính đến các ràng buộc theo quy định của nhà tài trợ. 4. Dự kiến kế hoạch tổng thể và kế hoạch thực hiện dự án trong năm đầu tiên (bao gồm cả kế hoạch đào tạo, nâng cao năng lực, nếu có). Trang số: 3/25
  4. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch (CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA chia công việc dự án ODA 5. Phương thức tổ chức quản lý dự án. Năng lực tổ chức, quản lý thực hiện dự án. Kế hoạch theo dõi và đánh giá dự án. 6. Đánh giá các rủi ro và đề ra những biện pháp để khắc phục. 7. Mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn của hỗ trợ kỹ thuật. Những hoạt động chủ yếu của hỗ trợ kỹ thuật. Những kết quả chủ yếu của hỗ trợ kỹ thuật và đánh giá khả năng vận dụng vào thực tế. Phân tích văn kiện dự án gồm ba bước: phân tích, phát triển các vấn đề và tài liệu hoá kết quả phân tích (Hình 2). Hình 2. Các bước phân tích văn kiện dự án ODA Phân tích - Xem xét các lĩnh vực - Tìm kiếm vấn đề tiềm ẩn - Xác định xem lĩnh vực nào, phần nào cần phải chi tiết hơn - Đọc nhiều lần, kỹ lưỡng Xem xét, phân Phát triển vấn đề và đề xuất tích văn kiện dự Thảo luận các vấn đề có thể ảnh án ODA? hưởng nghiêm trọng tới dự án và kiến nghị các giải pháp Tài liệu hoá - Trích các vấn đề - Trình bày dưới dạng văn bản - Bắt đầu kế hoạch thực hiện dự án Việc phân tích văn kiện dự án phải có sự chuẩn bị trước và thảo luận tập thể về các linh vực đã được nêu ở trên. Các điểm cần lưu ý khi tổ chức một buổi họp phân tích văn kiện dự án bao gồm: Xem xét văn kiện dự án dưới góc độ nhóm dự án Lên lịch thời gian cần thiết và dự kiến những buổi họp tiếp theo Có sự có mặt của các thành viên chính của ban quản lý dự án. Xây dựng chương trình nghị sự và chia sẻ trước cuộc họp Xem xét các mục chính trong chương trình nghị sự và phát triển những hiểu biết về nhiệm vụ của dự án được các thành viên của nhóm chia sẻ. Có sự đồng thuận về phương pháp phân tích văn kiện dự án Nên xem xét nhanh toàn bộ văn kiện dự án, sau đó quay trở lại từng mục cụ thể. Trong quá trình thảo luận, việc đặt ra các câu hỏi cho từng mục là công cụ hữu ích. Trang số: 4/25
  5. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch (CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA chia công việc dự án ODA Hãy đọc và ghi nhận những câu hỏi sử dụng trong quá trình xem xét văn kiện, tài liệu dự án. Vấn đề xem xét Câu hỏi • Dự án giải quyết vấn đề gì và mức độ quan trọng của nó? • Kết quả mong đợi của dư án là gì? • Mục tiêu có rõ ràng không? Mục đích • Mục tiêu có cụ thể không? • Mục tiêu có phù hợp không? • Mục tiêu có chi tiết một cách hợp lý không? • Những yếu tố nào tạo dẫn đến việc hoàn thành mục tiêu? • Những loại sản phẩm hay hạng mục cuối mà chúng xác định phạm vi dự án là gì? • Có cái gì bị bỏ qua hay không? Ví dụ như khoá đào tạo,vv? • Thành phần chính của mỗi sản phẩm là gì? Đã được đưa ra Phạm vi trong văn kiện dự án chưa? Có thiếu gì không? • Cần chi tiết hơn ở đâu? • Tiêu chuẩn chất lượng áp dụng cho mỗi thầnh phần chính? • Xác định và sắp xếp các hoạt động Huy động nguồn lực Thực hiện Kết thúc Cấu trúc quy trình • Văn bản hoá cấu trúc quy trình sẽ sử dụng, mốc hoàn thành, mốc kiểm tra? • Chu trình cho dự án đã được mô tả trong văn kiện dự án là gì? • Căn cứ vào sản phẩm, đấy có phải là mô hình chu trình thích hợp? Có dẫn đến việc tạo ra sản phẩm đòi hỏi? • Bây giờ dự án nằm ở đâu trong chu trình? • Chu trình cần phải sửa đổi thế nào để đáp ứng được những yêu cầu của dự án? • Cấu trúc tổ chức nào dự kiến cho dự án? • Cấu trúc thích hợp là thế nào? Cấu trúc tổ • Vai trò, chức năng, quyền hạn của Giám đốc dự án? chức • Ai đại diện cho: các bên tham gia, các thành viên nhóm dự án, người sử dụng, nhân viên, chủ hợp đồng, các cơ quan chức năng của chính phủ? • Tổ chức thích hợp cho dự án? Trang số: 5/25
  6. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch (CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA chia công việc dự án ODA Hãy đọc và ghi nhận những câu hỏi sử dụng trong quá trình xem xét văn kiện, tài liệu dự án. Vấn đề xem xét Câu hỏi • Tổng kinh phí ước lượng? • Phân phối cho mỗi sản phẩm như thế nào? • Việc ước lượng đã được tiến hành như thế nào? Có hiện Kinh phí thực không? • Việc phân phối cho mỗi sản phẩm có hiện thực không? • Có phân phối nào sử dụng cho các biến cố không? • Cần làm cái gì nếu kinh phí không cân xứng? Đòi hỏi về • Văn kiện dự án có cung cấp thông tin về các nguồn lực nguồn lực khác khác không? Đó là các thông tin gì? (dịch vụ, nhân • Việc ước lượng đã được tiến hành như thế nào? Có hiện lực, hàng hoá, thực không? • Có cần sửa đổi không? Có gì đã bị bỏ qua không? thiết bị) Lịch trình • Có hay không lịch trình tóm tắt tổng thể? Giai đoạn? bắt (khoảng thời đầu và kết thúc khi nào? gian ước lượng • Khi nào thì kế hoạch thực hiện dự án bắt đầu? Kết thúc? cho việc bắt đầu • Lịch trình dự kiến cho mỗi hạng mục của dự án? và kết thúc các • Việc ước lượng có thực tế không? • Đã qua một mốc nào đó trong lịch trình chưa? giai đoạn phụ) • Cần sửa đổi mốc nào đó trong lịch trình? • Có loại rủi ro kỹ thuật nào không? • Có loại rủi ro về chi phí nào không (ví dụ lạm phát)? Rủi ro • Có loại rủi ro về lịch trình nào không (ví dụ thời điểm giao (Những cái gì tiền? diễn biến sai, • Có loại rủi ro về nguồn lực nào không (ví dụ thiếu lao gây nên chậm động)? trễ, vượt quá chi • Có loại rủi ro do ngoại cảnh nào không (ví dụ như lụt bão)? phí, thất bại) • Có loại rủi ro tiềm ẩn chưa xác định nào không? • Có thể làm gì để giảm rủi ro? Trang số: 6/25
  7. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch (CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA chia công việc dự án ODA Việc đưa ra các đề xuất được tiến hành như sau: Sau khi thảo luận các hạng mục, cần tiếp tục xác định các vấn đề chính được cho là có ảnh hưởng nghiêm trọng, tập trung vào các vấn đề chính sau:. Các mâu thuẫn chính giữa mục tiêu và kinh phí Các rủi ro chưa xác định chính Lịch trình không thực tế Thiếu nguồn lực Tác động tiêu cực của môi trường Lên kế hoạch và chiến lược Người ra quyết định: Cần chuyển vấn đề cho ai? Luận điểm: Giải thích các vấn đề như thế nào? Thời gian: Khi nào thì trình bày vấn đề? Phương pháp: Loại thông tin, liên lạc nào sẽ được sử dụng? Người chuyển tin: Ai là người trình bày các vấn đề này? Chuyển các phân tích về rủi ro và các kiến nghị lên cấp quản lý cao hơn để có được giải pháp Chuẩn bị văn bản tóm tắt của cuộc họp với các mục chính sau: Thoả thuận Nhiệm vụ Vấn đề Kiến nghị Quyết định Cần chuẩn bị tài liệu phục vụ cho việc lập kế hoạch thực hiện dự án với các nội dung sau: Cấu trúc tổ chức Sản phẩm (cấu trúc sản phẩm sơ bộ) Quy trình thực hiện (cấu trúc quy trình thực hiện sơ bộ) Trang số: 7/25
  8. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch (CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA chia công việc dự án ODA Lịch trình tổng thể Lịch trình chi tiết Tuyên bố của Giám đốc/quản lý dự án (quyền hạn và trách nhiệm) Các vấn đề nổi bật, rủi ro Sau khi phân tích cần trích dẫn và văn bản hoá các vấn đề đã xem xét ở trên. Việc văn bản hoá giúp cho quá trình quản lý của Giám đốc dự án và tránh những hiểu nhầm của các thành viên dự án. Kế hoạch cần được coi như một văn bản làm việc. Kế hoạch thực hiện dự án cần được điều chỉnh, sửa đổi trong suốt quá trình thực hiện dự án. Sửa đổi sau khi được xem xét về mặt quản lý hay các thành viên dự án xem xét. Sửa đổi khi lịch trình cụ thể được xây dựng hoặc sửa đổi Sửa đổi khi tình hình thay đổi Cập nhật kế hoạch thực hiện dự án, thậm chí ngay trong khi tiến hành ở các giai đoạn phụ (subphase). Cần tiến hành phân tích để nắm vững văn kiện dự án đồng thời là bước chuẩn bị đầu tiên cho việc lập kế hoạch một cách hiệu quả nhất. GHI NHỚ (Thực hành dành cho học viên) Tên: “Phân tích văn kiện dự án” Mục tiêu: Thực hành khả năng Phân tích văn kiện dự án Thời gian : 30 phút. Mô tả : • Lớp học chia thành các nhóm 5-7 học viên và được giao một ví dụ về văn kiện dự án. Tiến hành phân tích văn kiện dự án với sự hướng dẫn của giáo viên • Nhóm trưởng, thay mặt nhóm, trình bày trước lớp về khoá học về kết quả của nhóm • Giáo viên nhận xét, tóm tắt. Trang số: 8/25
  9. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch (CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA chia công việc dự án ODA Chuẩn bị: Giấy khổ Ao, bút mầu, máy chiếu (nếu có) 2. Cấu trúc sản phẩm Cấu trúc sản phẩm là việc mô tả một cách thứ bậc các thành phần chính của mỗi sản phẩm giao nộp/hạng mục cuối cùng của dự án. Lợi ích của việc xây dựng cấu trúc sản phẩm Làm rõ phạm vi (sản phẩm): có ích cho tất cả các loại dự án, cần thiết cho các loại dự án có nhiều hoặc sản phẩm phức tạp Nâng cao hiểu biết về thực hiện dự án Giảm các lỗi do việc bỏ sót sản phẩm Cung cấp khung đa mục tiêu chung và từ vựng cho các giai đoạn, giai đoạn phụ, các thành phần của sản phẩm, và thời điểm ra quyết định Tạo ra kế hoạch mà nó làm rõ được các mong muốn cũng như xúc tiến phối hợp Thống nhất các hoạt động trong quá trình lên lịch trình chi tiết Hãy đọc và ghi nhận đặc tính của cấu trúc sản phẩm: Cấu trúc thứ bậc (trên xuống) Mỗi bậc mô tả hợp phần chính của bậc ngay trước đó (Hình 3) Mỗi “mẩu” sản phẩm có 1 và chỉ một vị trí Hầu hết có từ 3 đến 6 bậc chi tiết Chỉ có danh từ xuất hiện trong cấu trúc sản phẩm Hình 3. Cấu trúc sản phẩm Cấu trúc sản phẩm (Mô tả thứ bậc các thành phần chính của mỗi sản phẩm) Thành phần Thành phần Thành phần Thành phần Thành phần Thành phần phụ phụ phụ phụ Trang số: 9/25
  10. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch (CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA chia công việc dự án ODA Hãy xem một ví dụ cấu trúc sản phẩm đơn giản của dự án xây nhà 0 Dự án xây nhà 1.1. Nhà (cấu trúc) 1.1.1 Vị trí 1.1.2 Móng 1.1.3 Khung 1.1.4 Mái 1.1.5. Các hệ 1.1.5.1. Điện thống 1.1.5.2. Nước 1.1.5.3. Điện thoại 1.2. Xây dựng khuôn viên Mức 0 1 2 3 Tên mức Tên dự án Sản phẩm Thành phần Thành phần phụ 3. Cấu trúc quy trình thực hiện Cấu trúc quy trình thực hiện là trật tự các hành động mà qua đó, chúng ta có được sản phẩm của dự án. Trật tự này có thể là quy luật đương nhiên hoặc chúng ta phải sắp xếp một cách cẩn thận. Trật tự của cấu trúc quy trình thực hiện có thể được hình dung qua ví dụ về các giai đoạn thực hiện trong dự án xây nhà như sau: Thiết kế Xây dựng Kiểm tra Kết thúc Tập hợp các Mua phương tiện, nguyên vật Xây nhà Dọn dẹp nguồn lực liệu Điểm kiếm tra Duyệt thiết Lắp đặt xong các kế trang thiết bị Trang số: 10/25
  11. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch (CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA chia công việc dự án ODA Việc hiểu rõ quy trình thực hiện dự án sẽ nâng cao hiệu quả và chất lượng quản lý thực hiện dự án. Bên cạnh việc mô tả các giai đoạn, giai đoạn phụ, thông thường sẽ có thêm các mô tả về: Mốc (sự kiện chính) cần đạt được qua mỗi giai đoạn hoặc ở các giai đoạn chuyển tiếp Định rõ các điểm kiểm tra để giám sát tiến trình và chất lượng công việc Văn bản hoá cần được thể hiện ở mỗi điểm kiểm tra Xác định những người tham gia vào từng giai đoạn, người ra quyết định và các tổ chức/cá nhân tham gia vào quá trình ra quyết định ở mỗi điểm kiểm tra. Tiêu chí để xác định có nên chuyển từ giai đoạn này sang các giai đoạn tiếp theo hay không? Lợi ích của việc xây dựng cấu trúc quy trình Làm rõ phạm vi (sản phẩm) Nâng cao hiểu biết về thực hiện dự án Lên kế hoạch các bước thực hiện cơ bản và giảm các lỗi vì bỏ sót một số hoạt động nào đó. Cung cấp khung đa mục tiêu chung Tạo ra kế hoạch mà nó làm rõ được các mong muốn, yêu cầu cũng như xúc tiến phối hợp Thống nhất các hoạt động trong quá trình lên lịch trình chi tiết Xây dựng, tìm hiểu cấu trúc sản phẩm và cấu trúc quy trình sẽ giúp quản lý dự án một cách hiệu quả hơn GHI NHỚ 4. Mức độ chi tiết của cấu trúc sản phẩm và quy trình Trong việc xây dựng cấu trúc sản phẩm và quy trình dự án cần cân nhắc mức độ chi tiết và giai đoạn kiểm soát (khoảng thời gian giữa các lần kiểm tra, xác định tiến trình dự án). Trang số: 11/25
  12. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch (CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA chia công việc dự án ODA Mức độ chi tiết của cấu trúc sản phẩm là mức độ phân chia sản phẩm ra thành các đơn vị nhỏ hơn Mức độ chi tiết của cấu trúc quy trình là mức độ mà các giai đoạn trong chu trình thực hiện dự án cần được chia nhỏ ra thành giai nhỏ hơn. Khi cân nhắc mức độ chi tiết của quy trình, cần chú ý đến thời gian, thời gian nhỏ nhất được sử dụng cho mỗi khâu trong quy trình. Mức độ chi tiết quá thấp thì việc kiểm soát sẽ khó xác định. Mức độ chi tiết quá lớn sẽ gây lãng phí và cản trở cho việc kiểm soát. Hình 4. Ví dụ về mức độ chi tiết và khoảng thời gian đánh giá tiến trình Cấp quản lý Khoảng thời gian đánh giá tiến trình Kế hoạch tóm tắt Cao nhất Tháng Tháng Trung bình Tuần Tuần Điều hành Ngày Kế hoạch chi tiết Hãy xem ví dụ về cấu trúc sản phẩm và quy trình Ngày Cấu trúc sản phẩm Cấu trúc quy trình Nhà Giai đoạn Giai đoạn Giai đoạn 1 2 3 …. Mái Giai đoạn Giai đoạn Giai đoạn phụ 1 phụ 2 phụ 3 Khung Tấm lợp Quy trình Quy trình Quy trình 1 2 3 Thời gian Trang số: 12/25
  13. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch (CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA chia công việc dự án ODA Các kế hoạch, sơ đồ, lịch trình có thể biến động từ tổng quát đến chi tiết hay rất chi tiết. Hầu hết các dự án đều có nhiều kế hoạch dự án với các mức độ chi tiết khác nhau, phù hợp với đòi hỏi về mặt quản lý. Khi xác định mức độ chi tiết của cấu trúc sản phẩm hay quy trình, cần phải suy nghĩ về giai đoạn kiểm soát (hay nhà quản lý muốn xác định tiến độ dự án thường xuyên đến mức nào?) A) Giai đoạn kiểm soát - Mức độ thường xuyên của việc đánh giá tiến độ dự án? C) Cấu trúc sản - Khoảng thời gian B) Mức phẩm độ chi tiết Cấu trúc quy trình E) Lịch trình chi tiết - Đơn vị thời gian cho kế hoạch hoá mức độ hoạt động? - Những “hạng mục” công việc nào cần đo lường, đánhgiá D) Phân chia Giai đoạn kiểm soát, thời gian diễn ra hoạt động thường có quan hệ, ảnh hưởng qua lại lẫn nhau; và chúng tác động đến hiệu quả quản lý dự án. Tác động đến quản lý • Không th kiểm soát Giai đoạn kiểm soát nhỏ hơn thời • Không đủ chi tiết gian cho một hoạt động • Không rõ ràng về tiến trình, cho đến khi hoạt động kết thúc Giai đoạn kiểm soát trùng với thời • Kiểm soát yếu gian cho một hoạt động Giai đoạn kiểm soát lớn hơn thời gian • Kiểm soát mạnh cho một hoạt động • Đủ chi tiết Trang số: 13/25 Giai đoạn kiểm soát lớn hơn thời gian • Kiểm soát yếu cho một hoạt động rất nhiều • Chi tiết quá
  14. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch (CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA chia công việc dự án ODA Khi khoảng thời gian giữa hai lần đánh giá (giai đoạn kiểm soát) lớn hơn thời gian cần dành cho 1 hoạt động một cách hợp lý, thì nó sẽ nâng cao hiệu quả quản lý thực hiện dự án. Những yếu tố ảnh hưởng đến độ dài của khoảng thời gian kiểm soát: 1) Cấp độ quản lý: khoảng thời gian kiểm soát là khái niệm tương đối, phụ thuộc vào từng cấp độ quản lý, thường tỷ lệ thuận với cấp độ quản lý. Càng gần với công việc, giai đoạn kiểm soát càng ngắn hơn. Giai đoạn kiểm soát Quản lý cấp độ cao nhất Thời gian Điều hành 2) Độ dài của dự án: khoảng thời gian kiểm soát cũng bị ảnh hưởng bởi thời gian tiến hành dự án. Thông thường, dự án càng ngắn càng thì càng cần phải tiến hành kiểm soát nhiều hơn. 3) Mức độ rủi ro: Dự án càng co nhiều rủi ro, giai đoạn kiểm soát càng ngắn hơn. Các vấn đề mới xuất hiện có thể dẫn đến việc thiết lập lại khoảng thời gian kiểm soát. 4) Mức độ kinh nghiệm của nhân viên: kinh nghiệm, kỹ năng của nhân viên cũng là yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn khoảng thời gian kiểm soát. Nhân viên giàu Ít cần giám Giai đoạn kiểm Ít chi kinh nghiệm sát hơn soát dài hơn tiết Trang số: 14/25
  15. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch (CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA chia công việc dự án ODA Các yếu tố ảnh hưởng đến giai đoạn kiểm soát và mức độ chi tiết được thể hiện ở hình 5. Hình 5. Các yếu tố ảnh hưởng đến mức độ chi tiết và giai đoạn kiểm soát Cấp độ quản lý Giai đoạn Mức độ chi tiết Độ dài kiểm soát Rủi ro Kinh nghiệm Cấu trúc sản phẩm ấ Đơn vị thời Khung kế hoạch gian cho 1 hoạt động Lịch trình trên cơ sở hoạt động Kế hoạch thực hiên dự án (Thực hành dành cho học viên) Tên: “Xây dựng cấu trúc sản phẩm và quy trình” Mục tiêu: Thực hành khả năng xây dựng cấu trúc sản phẩm và quy trình Thời gian : 30 phút. Trang số: 15/25
  16. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch (CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA chia công việc dự án ODA Mô tả : • Lớp học chia thành các nhóm 5-7 học viên. • Mỗi nhóm tiến hành xây dựng cấu trúc sản phẩm và quy trình của 1 dự án xây dưng nhà chung cư. • Nhóm trưởng, thay mặt nhóm, trình bày trước lớp về khoá học về kết quả xây dựng và các phân tích kem theo. • Giáo viên nhận xét, tóm tắt. Chuẩn bị: Giấy khổ Ao, bút mầu, máy chiếu (nếu có) 5. Phân chia công việc Cấu trúc phân chia công việc là một “cây” có thứ bậc, định hướng sản phẩm, bao gồm tất cả các công việc trong phạm vi của dự án, nó chia dự án lần lượt thành nhiều gói công việc nhỏ hơn cho đến khi Tất cả các công việc có ý nghĩa đều được xác định mà không có sự chồng chéo lên nhau; Mỗi công việc đều có thể lên kế hoạch riêng, tính toán chi phí, theo dõi và kiểm soát được. Hãy đọc và ghi nhận tầm quan trọng của việc phân chia công việc trong quản lý thực hiện dự án ODA: Là một bước chính trong quá trình xây dựng kế hoạch Minh họa được vai trò của mỗi phần dự án đối với toàn bộ dự án về các mặt thực thi, trách nhiệm, ngân sách và lịch trình Cung cấp cấu trúc chung cho việc sắp xếp công việc, giao trách nhiệm, phát triển lịch trình thực hiện sơ bộ, kiểm soát chi phí Cung cấp thông tin cần thiết cho phương pháp đường tới hạn (được sử dụng trong việc lập kế hoạch), tổng hợp các hoạt động, lịch trình, nguồn lực và trách nhiệm Liên kết các hợp phần công việc với nhau và gắn với sản phẩm cuối cùng Nâng cao khả năng quản lý thực hiện dự án Các bước cần tiến hành khi phân chia công việc: Xác định các giai đoạn kiểm soát cần thiết (thiết lập đơn vị thời gian) Chuyển cấu trúc sản phẩm sang dạng cây Trang số: 16/25
  17. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch (CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA chia công việc dự án ODA Xem xét lại cấu trúc quy trình của giai đoạn thực hiện dự án trong chu trình dự án để đảm bảo không có lọt ra ngoài cấu trúc phân chia công việc Xem xét lại cấu trúc tổ chức để đảm bảo không có lọt ra ngoài cấu trúc phân chia công việc Xác định mức độ chi tiết cần thiết Mã hoá cấu trúc công việc Xác định nếu cấu trúc công việc có thể sửa đổi cho hợp với sơ đồ tài chính hoặc hệ thống tài chính đặc thù cho dự án ODA Xây dựng ma trận trách nhiệm Tạo lịch trình tóm tắt tổng thể Hãy đọc các lý do cần định hướng theo sản phẩm trong quá trình xây dựng cấu trúc phân chia công việc: Sản phẩm/hạng mục cuối là mục đích cuối cùng dự án cần đạt được Mỗi giai đoạn của chu trình dự án có thể có những sản phẩm khác nhau Cần thiết đối với dự án có nhiều sản phẩm/hạng mục cuối Phục vụ tốt hơn cho việc lập kế hoạch bằng phương pháp đường tới hạn Cấu trúc phân chia công việc có thể được thể hiện ở dạng sơ đồ hay đề mục. Xây dựng cấu trúc phân chia công việc có thể sử dụng cách tiếp cận từ trên xuống (thường đối với các dự án phức tạp) và dưới lên. Tiếp cận trên xuống: kết hợp và phân loại thông tin từ cấu trúc sản phẩm, cấu trúc quy trình và cấu trúc tổ chức Dự án Từ Sơ đồ tổ chức Từ cấu trúc sản phẩm Từ cấu trúc quy trình Tiếp cận dưới lên: cần xây dụng danh sách các hoạt động của dự án, sản phẩm (thành phần cấu thành sản phẩm, ở cấp độ nhỏ hơn) Khi xây dựng cấu trúc phân chia công việc, cần chú ý đến các loại sản phẩm “cứng” (ví dụ trường học) và “mềm” (ví dụ nghiên cứu khả thi) Trang số: 17/25
  18. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch (CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA chia công việc dự án ODA và bất cứ công việc nào cần phải tiến hành nhưng không liên quan trực tiếp đến các sản phẩm chính cần giao nộp của dự án. Cấu trúc công việc không đưa thông tin về thời gian thực hiện vào khi xây dựng cấu trúc. Cấu Được cấu trúc từ trên xuống trúc phân Chi tiết hơn ở mỗi mức kế tiếp chia công Dừng lại trước khi đạt tới các việc hoạt động riêng rẽ Hình 6. Quy ước về đặt tên Bậc Tên Bậc 0 Dự án Bậc 1 - Sản phẩm giao nộp - Giai đoạn phụ - Công việc tổ chức Bậc 2 - Thành phần - Các hợp phần của quy trình Bậc 3 - ….. - ….. Bậc cuối cùng = Gói công việc Quy ước về đặt tên ở các mức khác nhau trong cấu trúc công việc có thể khác nhau. Bậc 1 thường được sử dụng để xây dựng danh sách các sản phẩm dự án, công việc tổ chức Bậc 2, 3, vv sẽ được chi tiết Gói công việc là hợp phần nhỏ nhất của cấu trúc phân chia công việc. Đặc tính của gói công việc bao gồm: Hoàn thành, thực hiện rõ ràng: Kết quả trong những thành tựu của mỗi sản phẩm đơn lẻ Một chủ: Một tổ chức hoặc một cá nhân chịu trách nhiệm về việc hoàn thành Dễ dàng trong việc xác định chi phí Trang số: 18/25
  19. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch (CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA chia công việc dự án ODA Khởi đầu và kết thúc rõ ràng Độc nhất: mỗi gói công việc phải có sự khác biệt rõ ràng với các gói công việc khác và không chia sẻ với bất cứ gói công việc nào khác Thuận tiện trong việc giao công việc cho các tổ chức, cá nhân Mã hoá là một việc rất cần thiết nhằm cung cấp cấu trúc cho việc thiết lập hệ thống tài chính và các hệ thống khác. Nó cũng cung cấp cơ sở cho việc lập kế hoạch các báo cáo quản lý ở các mức chi tiết khác nhau. Khi tiến hành mã hoá, sử dụng hệ thống số hoá và cần chú ý các điểm sau: Gán cho mỗi mục một con số đặc trưng duy nhất Cung cấp cấu trúc cho việc lập kế hoạch kinh phí và hệ thống theo dõi, đánh giá Chỉ ra mối quan hệ giữa việc lên kế hoạch và báo cáo Liên kết với sơ đồ tổ chức tài chính Tính đến hàng loạt điều cần thiết của dự án Xây dựng cấu trúc phân chia công việc cho mỗi giai đoạn Bao gồm cả các mục “mềm” (ví dụ như văn bản hoá và đào tạo) Kiểm tra mức độ thích hợp Không bao gồm các hoạt động về phân chia cấu trúc sản phẩm Sử dụng sự thành thạo của nhóm Khi chuẩn bị cấu trúc phân chia công việc, cần kiểm tra cấu trúc tổ chức và cấu trúc quy trình Kiểm tra cấu trúc quy trình, tránh bỏ qua công việc trong cấu trúc phân chia công việc: kiểm tra/xem xét/thử nghiệm; tập hợp, kế hoạch hoá ban đầu Bổ sung công việc vào mức độ thích hợp của cấu trúc phân chia công việc Xác định xem có cần phân chia tiếp hay không Xem xét lại sơ đồ tổ chức, tránh bỏ qua công việc trong cấu trúc phân chia sản phẩm. Tìm kiếm các mục sau: quản lý dự án, hỗ trợ về luật và kế toán, hợp đồng, đảm bảo chất lượng Nhắc nhở: mức độ chi tiết sẽ biến động từ nhánh này qua nhánh khác Mã hoá cấu trúc phân chia công việc Cấu trúc quy trình Từ cấu trúc sản phẩm Từ sơ đồ tổ chức Trang số: 19/25 Bổ sung Bổ sung vào sơ đồ vào sơ đồ
  20. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch (CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA chia công việc dự án ODA Trong phân chia công việc, không cần mô tả trình tự thực hiện công việc (trình tự này được xác định khi xây dựng lịch trình), hay nhất thiết phải phân chia mọi gói công việc tới cùng một mức. Dự án chỉ được phân chia một mức độ đủ để có thể dự tính các yếu tố cần thiết cho công việc (kinh phí, nhân lực, thời gian và các nguồn lực khác) với mức độ chính xác đạt yêu cầu Các lỗi thường gặp trong quá trình xây dựng cấu trúc phân chia công việc: Bỏ qua cấu trúc phân chia công việc Không tập trung vào các sản phẩm chuyển giao Bỏ qua một số công việc của dự án Quên các giai đoạn đầu và cuối như kế hoạch và hội họp/lắp ráp Bỏ qua các mục “mềm” khi kết thúc dự án như dịch vụ, thông tin hay phần mềm Quên rằng các nhóm cần phải độc lập với nhau (Công việc chỉ có thể xuất hiện ở một nơi) Có quá nhiều hoặc quá ít chi tiết 6. Ma trận trách nhiệm Ma trận trách nhiệm là công cụ để làm rõ vai trò và trách nhiệm tổ chức dự án: Mỗi vai trò trong tổ chức thực hiện dự án phải rõ ràng Mỗi gói công việc có “chủ” xác định Không có hai nhóm nghĩ rằng họ chịu trách nhiệm cùng một gói công việc Tại sao ma trận trách nhiệm lại quan trọng? Thúc đẩy thảo luận và thoả thuận về vai trò, trách nhiệm, mối quan hệ trong việc tổ chức thực hiện dự án Làm rõ xem ai chịu trách nhiệm về gói công việc nào Trang số: 20/25

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản