Chức năng nhiệm vụ phòng hành chính nhân sự

Chia sẻ: Khanhvi Khanhvi | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:24

11
11.476
lượt xem
1.979
download

Chức năng nhiệm vụ phòng hành chính nhân sự

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ đạt hiệu quả trong công việc. Các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi. Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng, phát triển đội ngũ CBCNV theo yêu cầu, chiến lược của Công ty.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Chức năng nhiệm vụ phòng hành chính nhân sự

  1. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ HCNS I - MỤC ĐÍCH: - Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ đạt hiệu quả trong công việc. - Các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi. - Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng, phát triển đội ngũ CBCNV theo yêu cầu, chiến lược của Công ty. II – PHẠM VI: Áp dụng cho Phòng Hành chánh Nhân sự Công ty. III – NỘI DUNG: 1. Sơ đồ tổ chức: Ban Giám đốc TP H.chánh – N.sự TL.Nhân sự Thư ký HC NV. Bảo vệ NV.Giao nhận 2. Chức năng: 2.1 Thực hiện công tác tuyển dụng nhận sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của công ty. 2.2 Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo.
  2. 2.3 Tổ chưc việc quản lý nhân sự toàn công ty. 2.4 Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thức người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động. 2.5 Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui định, chỉ thị của Ban Giám đốc . 2.6 Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện. 2.7 Phục vụ các công tác hành chánh để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo – điều hành, phục vụ hành chánh để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt. 2.8 Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong công ty. 2.9 Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân s ự. 2.10Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giửa BGĐ và Người lao động trong Công ty. 3. Nhiệm vụ: 3.1 Thực hiện chức năng 2.1 - Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công ty và các bộ phận liên quan. - Lên chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực hiện. - Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt. - Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho người lao động. - Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn Công ty. - Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượng CNV Công ty nghỉ việc. - Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lương đội ngũ CNV lập các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban Giám đốc. - Làm cầu nối giữa Lãnh đạo Công ty và tập thể người lao động. 3.2 Thực hiện chức năng 2.2 - Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm. - Tổ chức thực hiện việc đào tạo trong công ty. - Đánh giá kết quả đào tạo. - Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới vào công ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động...
  3. - Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty. 3.3 Thực hiện chức năng 2.3 - Điều động nhận sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh. - Lập quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm cán bộ quản lý điều hành. - Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc của CNV - Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự. - Lập ngân sách nhân sự - Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty. - Giải quyết khiếu nại kỷ luật của CNV Công ty. 3.4 Thực hiện chức năng 2.4 - Bảo vệ lợi ích hợp pháp của Công ty và của người lao động. - Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động. - Thực hiện việc kiểm tra xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theo đúng qui định của công ty. - Tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện phương pháp hình thức trả lương, thưởng, phụ cấp làm việc tại Công ty. - Theo dõi thực hiện các chế độ cho người lao động theo qui định của Công ty. - Tổ chức theo dõi, lập danh sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thực hiện các chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế cho người lao động theo chỉ đạo của BGĐ. - Lập danh sách lao động định kỳ theo qui định của cơ quan nhà nước. - Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép năm cho người lao động. - Tổ chức, trình kế hoạch và thực hiện đối với các chế độ lễ tết. - Giao dịch với các cơ quan nhà nước để thực hiện chế độ cho người lao động. - Đánh giá thực hiện công việc. 3.5 Thực hiện chức năng 2.5 - Lập phương án, tổ chức thực hiện các Quyết định, Quy định của BGĐ. - Giám sát việc thực hiện theo các phương án đã được duyệt, báo cáo đầy đủ, kịp thời và trung thực tình hình diễn biến và kết quả công việc khi thực hiện nhiệm vụ BGĐ giao. 3.6 Thực hiện chức năng 2.6 - Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty.
  4. - Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó. 3.7 Thực hiện chức năng 2.7 - Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin. - Nghiên cứu và nắm vững qui định pháùp luật liên quan đến hoạt động của Công ty, đảm bảo cho hoạt động của Công ty luôn phù hợp pháp luật. - Phục vụ hành chánh, phục vụ một số mặt hậu cần cho sản xuất kinh doanh. - Xây dựng, gìn giử và phát triễn mối quan hệ tốt với cộng đồng xã hội xung quanh. - Tổ chức cuộc họp theo yêu cầu của Côngty. - Tổ chức lể tân, tiếp khách hàng, đối tác trong, ngoài nước. Xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp, từng bước xây dựng văn hóa riêng của Công ty tạo điều kiện phục vụ tốt nhất cho khách hàng. - Tổ chức thu thập, phân tích, xử lý, lưu trử và phổ biến các thông tin kinh tế, xã hội, thương mại, pháp luật, công nghệ và kịp thời báo cáo BGĐ để có quyết định kịp thời. - Phục vụ tốt nhất các điều kiện pháp lý hành chánh, hậu cần, an sinh để sản xuất thông suốt. - Lưu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản Công ty. - Thực hiện các công tác pháp lý, bảo vệ lợi ích pháp lý cho Công ty, giữ các hồ sơ pháp lý của Công ty. - Phối hợp với các đơn vị khác bảo vệ bản quyền nhãn hiệu hàng hóa, kiểu dáng công nghiệp, xuất xứ, phát minh, sáng chế… của Công ty. - Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đi và đến. - Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu. - Chuyển giao công văn tài liệu, báo chí, báo cáo đến các bộ phận liên quan. - Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao. - Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ. - Giữ bí mật nội dung các công văn giấy tờ, tài liệu… - Quản lý tổng đài, máy fax theo qui định của Công ty. - Giao nhận hàng hoá, công văn tài liệu đến các bộ phận liên quan. 3.8 Thực hiện chức năng 2.8 - Quản lý hồ sơ các loại tài sản của công ty. - Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại tài sản công ty của các bộ phận. - Phối hợp nhà cung cấp tổ chức việc lắp đặt tài sản. - Phối hợp đơn vị bảo trì thực hiện việc bảo trì thường xuyên và bảo trì đột xuất.
  5. - Xử lý kịp thời những công việc liên quan đến công tác bảo vệ. - Thực hiện công tac an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong công ty. - Kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người, phương tiện ra vào cổng, trông giữ xe cho khách đến liên hệ công tác, CBCNV Công ty. 3.9 Thực hiện chức năng 2.9 - Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty. - Tham mưu cho BGĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty. - Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động. - Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty. 3.10Thực hiện chức năng 2.10 - Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên,cách thưc tuyển dụng nhân s ự… - Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh. 4. Mô tả công việc: Bản mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí nhằm thực hiện đúng theo chức năng nhiệm vụ của Phòng HCNS được quy định riêng. ịị. BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG HCNS Bộ phận Phòng Hành chánh Nhân sự Chức danh Trưởng phòng Hành chánh Nhân sự Mã công việc HR - HRM Cán bộ quản lý trực tiếp Ban giám đốc I / MỤC ĐÍCH: - Làm cơ sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc và đào tạo CNV. - Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm của CNV, định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho việc thực hiện công việc.
  6. - Trách công việc không bị lặp lại cho người khác đã làm, tránh được việc va chạm trong việc thực hiện công việc. - Đánh giá việc thực hiện công việc. - Trả công lao động… II/ PHẠM VI: Áp dụng cho mô tả công việc và tiêu chuẩn Trưởng phòng HCNS III/ NỘI DUNG: 1. Trách nhiệm: - Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng. - Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty. - Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự. - Lập ngân sách nhân sự. - Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty. - Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động. - Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc. - Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty. - Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ. - Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện. Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty. Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó. - Tham mưu cho BGĐ xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ chức hoạt động của công ty. - Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân s ự. - Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty. - Tham mưu cho BGĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty.
  7. - Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động. - Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty. - Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ và Người lao động trong Công ty. Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự… Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh. 2. Quyền hạn: - Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng HCNS. - Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên trong phòng. - Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc. - Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trong phòng. - Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận khác dựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành. - Được quyền thừa lệnh GĐ công ty xử lý những CNV vi phạm nội quy trong công ty nhưng phải bảo đảm chấp hành đúng luật lao động. - Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty. - Tham gia cùng các trưởng đơn vị xây dựng bộ máy bao gồm các chức danh, lương, biên chế nhân sự đảm bảo tính gọn nhẹ hiệu quả. - Thừa uỷ nhiệm của BGĐ truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của BGĐ, nhà nước để CNV am hiểu và thực hiện. - Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệu chính thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ do BGĐ giao. - Aùp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chận ngay các vụ việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty hoặc của người lao động. - Xử lý các sai phạm của CNV căn cứ nội qui Công ty và pháp luật Nhà nước. - Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được BGĐ uỷ quyền. - Tạm thời đình chỉ công tác đối với CNV theo ủy nhiệm của BGĐ khi thấy có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng nội qui, qui định của Công ty như không chấp hành lệnh điều động, ăn cắp, gây rối trật tự, phạm tội hình sự, sách động, lôi kéo CNV làm điều sai trái, gây thiệt hại về người và của cho Công ty v.v... - Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng HCNS. - Thừa ủy nhiệm của BGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ thị BGĐ.
  8. 3. Báo cáo và uỷ quyền: - Báo cáo cho Ban Giám đốc về công tác hành chánh nhân sự theo nhiệm vụ được giao định kỳ tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp đột xuất hoặc các nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao. - Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong Phòng thực hiện. 4. Tiêu chuẩn: 4.1 Trình độ học vấn/chuyên môn: - Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chánh, luật trở lên. - Vi tính văn phòng tương đương B trở lên. 4.2 Kỹ năng: - Kỹ năng lãnh đạo nhân viên. - Kỹ năng lập kế hoạch. - Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc. - Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo. - Kỹ năng giao tiếp tốt. 4.3 Kinh nghiệm: - Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị nhân sự và hành chánh. - Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. 4.4 Phẩm chất cá nhân: - Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc. - Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác. - Sáng tạo trong công việc. 5. Điều kiện làm việc: 5.1 Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30, ngày chủ nhật được nghỉ. 5.2 Địa điểm làm việc: tại văn phòng công ty. 5.3 Phương tiện làm việc: - Cung cấp bàn chế làm việc, tủ đựng hồ sơ. - 01 máy vi tính. - Máy in, fax, điện thoại, mail sử dụng chung của công ty.
  9. BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN BẢO TRÌ Bộ phận Phòng Hành chánh nhân sự Chức danh Nhân viên bảo trì Mã công việc HR - MS Cán bộ quản lý trực tiếp TP. HCNS I / MỤC ĐÍCH: - Làm cơ sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc và đào tạo CNV. - Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm của CNV, định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho việc thực hiện công việc. - Trách công việc không bị lặp lại cho người khác đã làm, tránh được việc va chạm trong việc thực hiện công việc. - Đánh giá việc thực hiện công việc. - Trả công lao động… II/ PHẠM VI: Áp dụng cho mô tả công việc và tiêu chuẩn Nhân viên bảo trì. III/ NỘI DUNG: 6. Trách nhiệm: - Nhận các phiếu sửa chữa từ các bộ phận, chuyển TP HCNS, sau khi nhận lại phiếu sửa chữa thì tiến hành sửa chữa. Trường hợp chưa sửa chữa được thì báo cho người sử dụng biết, khi nào có thể sửa chữa được. Sau khi sửa chữa xong, đối với việc sửa chữa do sử dụng dịch vụ thuê ngoài thì phải lập biên bản sửa chữa và nghiệm thu. Sau khi nghiệm thu xong, chuyển biên bản nghiệm thu cho TP xem xét, sau đó photo một bản cho phòng kế toán để chuẩn bị kế hoạch thanh toán. - Đới với việc lắp đặt tài sản: Khi nhận được giấy đề nghị của các bộ phận, hay thông tin từ TP cần lắp đặt mới một loại tài sản, trang thiết bị thì tổ chức lắp đặt theo yêu cầu. Trường hợp cần mua thiết bị – tài sản mới thì phải tiến hành báo giá (ít nhất 03 đơn vị báo giá), sau khi
  10. duyệt giá xong thì tiến hành lắp đặt. Lập biên bản bàn giao tài sản với người sử dụng. Sau khi lắp đặt xong, đối tài sản không cần nghiệm thu thì tiến hành lập biên bản lắp đặt và nghiệp thu ngay. Đối với loại tài sản cần nghiệm thu, thì chỉ nghiệm thu sau khi tài sản đã sử dụng ổn định (10-30 ngày). Sau khi nghiệm thu xong, chuyển biên bản nghiệm thu cho TP xem xét, sau đó photo một bản cho phòng kế toán để chuẩn bị kế hoạch thanh toán. - Lập phiếu lí lịch máy đối với các thiết bị mới và cập nhật ngay thông tin theo yêu cầu trong phiếu lí lịch máy. - Lập danh sách tài sản theo biểu mẫu của công ty, cập nhật thường xuyên các loại tài sản mới. - Đề ra các biện pháp ngăn ngừa hư hỏng cho các loại máy móc trong công ty. - Kiểm tra các loại tài sản hàng tháng theo biểu mẫu của công ty. - Thừa uỷ quyền Trưởng phòng HCNS giám sát công việc của bảo vệ và giao nhận. - Lập lịch bảo trì các loại tài sản trong công ty, phối hợp đơn vị bảo trì thực hiện việc bảo trì thường xuyên và bảo trì đột xuất. - Lập kế hoạch công tác và kế hoạch chuyên môn theo yêu cầu của Trưởng phòng. - Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công. 7. Quyền hạn: - Không giải quyết các trường hợp đề xuất mua, sửa chữa tài sản trang thiết bị không đúng quy định, thông tin cho Trưởng phòng xin ý kiến giải quyết. - Đề xuất lựa chọn nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn theo quy định của công ty. - Đề xuất việc mua các tài sản trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 8. Báo cáo và uỷ quyền: - Báo cáo công tác tuần, tháng, quý năm cho Trưởng phòng. - Thực hiện các báo cáo chuyên môn theo yêu cầu của Trưởng phòng. - Uỷ quyền công việc cho nhân viên trong phòng thực hiện thay khi vắng mặt. 9. Tiêu chuẩn: 9.1 Trình độ học vấn/chuyên môn: - Trình độ tương đương Phổ thông trung học trở lên. 9.2 Kỹ năng: - Biết sử dụng vi tính văn phòng word, excel.
  11. 9.3 Kinh nghiệm: - Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí lắp đặt bảo trì thiết bị. 9.4 Phẩm chất cá nhân: - Có sức khoẻ tốt, nhanh nhẹn. - Trung thực. 10. Điều kiện làm việc: 10.1 Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30, ngày chủ nhật được nghỉ. 10.2 Địa điểm làm việc chính : tại văn phòng công ty. 10.3 Phương tiện làm việc: - Cung cấp bàn chế làm việc, tủ đựng hồ sơ. - 01 máy vi tính. - Máy in, fax, điện thoại, mail sử dụng chung của công ty. ủủ1 BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN BẢO VỆ Bộ phận Phòng Hành chánh nhân sự Chức danh Nhân viên Bảo vệ Mã công việc HR - SS Cán bộ quản lý trực tiếp TP. HCNS I / MỤC ĐÍCH: - Làm cơ sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc và đào tạo CNV. - Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm của CNV, định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho việc thực hiện công việc. - Trách công việc không bị lặp lại cho người khác đã làm, tránh được việc va chạm trong việc thực hiện công việc. - Đánh giá việc thực hiện công việc. - Trả công lao động… II/ PHẠM VI:
  12. Áp dụng cho mô tả công việc và tiêu chuẩn nhân viên bảo vệ. III/ NỘI DUNG: 11. Trách nhiệm: - Lập sổ theo dõi tài sản, vật tư, hàng hoá xuất nhập ra khỏi công ty. Sổ theo dõi tài sản xuất nhập gồm các cột sau: ngày, người giữ tài sản, tên tài sản, qui cách, đơn vị, số lượng, nhập/xuất, ghi chú. - Ghi sổ sách chính xác các trường hợp xuất nhập vật tư, hàng hoá ra khỏi Công ty. Mọi tài sản xuất ra khỏi công ty phải có phiếu xuất hoặc giấy đồng ý cho xuất của Ban Giám đốc, TP HCNS. Trường hợp xuất không có giấy (đột xuất) thì người xuất phải ký vào cột ghi chú sổ theo dõi xuất nhập tài sản. - Kiểm tra con dấu và chữ ký của người có đủ thẩm quyền ký xác nhận giấy tờ và hóa đơn xuất nhập. - Hàng tuần, bảo vệ lập báo cáo nhập xuất tài sản trong công ty chuyển Tổ trưởng bảo vệ kiểm tra, sau đó báo cáo cho TP HCNS. - Khi khách đến liên hệ giao dịch. Bảo vệ hỏi rõ lai lịch của khách sau đó liên hệ văn phòng hoặc người cần gặp. Nếu bộ phận văn phòng công ty đồng ý tiếp thì bảo vệ đề nghị khách đăng ký và xuất trình giấy tờ tùy thân trước khi vào công ty. - Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, CNV đưa xe vào đúng vị trí khi khách CNV dừng xe trước công ty, phát thẻ xe, thu thẻ xe khi khách – CNV lấy lại xe, giúp khách CNV chuyển xe từ chỗ để xe ra ngoài. - Khi có thư báo, bưu phẩm, quà tặng. Nhân viên bảo vệ nhận từ tay người đưa đến đồng thời chuyển ngay đến bộ phận văn thư của Công ty xử lý. - Giúp đỡ các bộ phận cá nhân nơi công tác trong phạm vi thời gian cho phép. - Trường hợp phân ca trực cho tại cùng một địa điểm thì bảo vệ phải lập biên bản bàn giao ca. Biên bản bàn giao ca phải thể hiện các nội dung: số lượng chìa khoá giao, ngày giờ giao, tên người giao – người nhận, các trường hợp phát sinh trong ca trực, các trường hợp cần giải quyết tiếp theo… - Lập sổ theo dõi CNV và khách gồm các cột sau: ngày, họ tên, bộ phận/cơ quan, giờ đến/đi, nội dung công việc, ghi chú. Sổ theo dõi CNV và khách để theo dõi khách hàng đến, khách hàng ra khỏi công ty, CNV đến muộn, CNV về sớm, CNV từ bộ phận khác sang liên hệ công tác, CNV công tác xong trở về, CNV đi công tác, CNV đi công tác trở về, CNV từ nhà đi công tác luôn, sau đó vô công ty trễ… Mỗi trường hợp phải ghi riêng. - Thứ bảy hàng tuần, bảo vệ photo sổ theo dõi CNV và khách chuyển về Trưởng phòng HCNS.ø
  13. - Trường hợp bảo vệ được phân công làm ca, hoặc đổi cho người khác thì phải chuyển giao đầy đủ các sổ ghi chép trên đây, chìa khoá, phương tiện làm việc v.v. - Quản lý chìa khoá các bộ phận, chìa khoá chính, ghi rõ số khoá đã bàn giao trong sổ trực ban khi được phân công. - Liên hệ cơ quan lân cận hoặc địa phương để hợp đồng phối hợp khi cần thiết (khi có sự uỷ nhiệm của lãnh đạo). - Thường xuyên kiểm tra tài sản, phát hiện ra những CNV xâm phạm tài sản và nội qui của Công ty, báo cáo Tổ trưởng bảo vệ, Tổ trưởng bảo vệ có trách nhiệm báo cáo cho TP HCNS xem xét và xử lý. - Kiểm tra các thiết bị PCCC đầu tháng, nội dung kiểm tra gồm: bình PCCC còn sử dụng được không? Có đúng vị trí không? Có hướng dẫn sử dụng không? Biên bản kiểm tra chuyển về TP HCNS kiểm tra. - Vận hành thành thạo, thao tác nhanh, xử lý kịp thời khi có sự cố xảy ra biết bảo dưỡng và sửa chữa hư hỏng thông thường của thiết bị PCCC. Phòng chống và phát hiện kịp thời các hiện tượng cháy nổ để xử lý ngay đồng thời thông báo cho các cơ quan có chức năng phối hợp giải quyết kịp thời. Chủ động phát hiện để phòng chống các hành vi phá hoại hoặc đe dọa phá hoại cơ sở vật chất, kỹ thuật của công ty. - Thông báo ngay Trưởng bộ phận sản xuất, TP HCNS biết về các trường hợp phạm pháp qủa tang theo luật pháp Việt Nam đối với bất kỳ ai có hành vi phá hoại, trộm cắp, lừa đảo, gian lận… để chiếm đoạt tài sản hoặc gây rối làm mất an toàn trật tự trong Công ty để giải quyết kịp thời. - Không tự ý bỏ vị trí gác, trực, không lơ là chây lười, không ngủ trong giờ làm việc, không hút thuốc vàsử dụng các chất ma túy, không đánh bài bạc trong giờ làm việc, không uống rượu, bia trong giờ làm việc. Bảo vệ không đọc báo trong giờ làm việc, không làm ảnh hưởng đến CNV bộ phận khác đang làm việc. - Nhắc nhở nhân viên, công nhân khách đến làm việc luôn tuân thủ các biện pháp an toàn lao động, PCCN và nội quy Công ty. - Kiên quyết không cho nhân viên và khách có mùi rượu, bia, mang chất nổ… vào Công ty. - Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công. 12. Quyền hạn: - Được quyền bắt giữ ngay và lập biên bản kịp thời khi bắt được các trường hợp phạm pháp qủa tang theo luật pháp Việt Nam đối với bất kỳ ai có hành vi phá hoại, trộm cắp, lừa đảo, gian lận… để chiếm đoạt tài sản hoặc gây rối làm mất an toàn trật tự trong Công ty, - Từ chối không cho người, phương tiện ra vào cổng không đúng theo qui định. - Yêu cầu CNV, khách xuất trình giấy tờ, hoá đơn hàng hoá đúng quy định.
  14. - Lập biên bản những nhân viên vi phạm nội qui lao động. Sau đó gửi đến Trưởng bộ phận liên quan để giải quyết, đồng thời báo cáo cho TT bảo vệ. - Lập biên bản đối với các trường hợp CNV vi phạm qui định của Công ty. 13. Báo cáo và uỷ quyền: - Báo cáo công tác tuần, tháng, quý năm cho TT bảo vệ. - Thực hiện các báo cáo chuyên môn theo yêu cầu của TT bảo vệ. - Uỷ quyền lại cho nhân viên khác trên cơ sở đồng ý của TT bảo vệ. 14. Tiêu chuẩn: 14.1 Trình độ học vấn/chuyên môn/kiến thức: - Trình độ tương đương Phổ thông trung học trở lên. 14.2 Kỹ năng: - Nghiệp vụ bảo vệ và giao tiếp. - Nghiệp vụ ứng phó trong tình huống khẩn cấp. - Nghiệp vụ cấp cứu người bị nạn. - Nghiệp vụ phòng cháy chữa cháy. - Võ thuật chiến đấu, cách sử dụng các công cụ hỗ trợ. 14.3 Kinh nghiệm: - Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí bảo vệ. 14.4 Phẩm chất cá nhân: - Phẩm chất đạo đức: trung thực, nhanh nhẹn. 15. Điều kiện làm việc: 15.1 Thời gian làm việc: theo phân công của công ty. 15.2 Địa điểm làm việc chính : tại văn phòng công ty, các chi nhánh của công ty (theo sự phân công). 15.3 Phương tiện làm việc: cung cấp côn, gậy, đồng phục, thẻ nhân viên. ẻẻ5
  15. BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN TIẾP TÂN Bộ phận Phòng Hành chánh nhân sự Chức danh Nhân viên tiếp tân Mã công việc HR -RS Cán bộ quản lý trực tiếp TP. HCNS I / MỤC ĐÍCH: - Làm cơ sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc và đào tạo CNV. - Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm của CNV, định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho việc thực hiện công việc. - Trách công việc không bị lặp lại cho người khác đã làm, tránh được việc va chạm trong việc thực hiện công việc. - Đánh giá việc thực hiện công việc. - Trả công lao động… II/ PHẠM VI: Áp dụng cho mô tả công việc và tiêu chuẩn nhân viên tiếp tân. III/ NỘI DUNG: 16. Trách nhiệm: - Quản lý công tác tuyển dụng công ty theo Thủ tục tuyển dụng: nhận bản đăng ký nhận sự, trình ký, lập thông báo tuyển dụng, liên hệ các trung tâm việc làm để thông báo tuyển dụng, chuyển thông báo tuyển dụng cho thư ký HC đăng báo, nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, trả hồ sơ không đạt, lên danh sách trình TP, lập – gởi thư mời test theo yêu cầu TP, điện thoại báo ứng viên ngày giờ test, chuẩn bị bài test – phòng test, chuyển bài test cho TP, lên danh sách kết quả test, thông báo ứng viên không đạt bằng thư, lên danh sách phỏng vấn, thông báo ứng viên phòng vấn bằng điện thoại và thư, tổ chức phỏng vấn (phòng họp, nhắc lại lịch), lên danh sách kết quả phỏng vấn, thông báo ứng viên không đạt yêu cầu, thông báo ứng viên đạt yêu cầu và lịch nhận việc, lập giấy nhận việc. - Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế toán tính lương, lập bảng đánh giá ứng viên khi thử việc. - Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn Công ty: lưu hồ sơ CNV trong file theo bộ phận. Lập danh sách CNV Công ty theo biểu mẫu, cập nhật định kỳ hàng tháng.
  16. - Quản lý hồ sơ lý lịch của ứng viên không đạt yêu cầu: lập danh sách ứng viên không đạt yêu cầu theo biểu mẫu danh sách phỏng vấn của Thủ tục tuyển dụng, hồ sơ của từng đợt tuyển dụng đối với mỗi loại chức danh được lưu giữ riêng theo thứ tự trong danh sách. - Quản lý hồ sơ CNV nghỉ việc: tất cả CNV nghỉ việc được lưu theo thứ tự thời gian, CNV nghỉ việc rút lại hồ sơ thì phải photo lưu hồ sơ, lập danh sách CNV nghỉ việc theo thời gian, danh sách CNV nghỉ việc tương tự như danh sách CNV hiện thời. - Quản lý việc đào tạo của công ty: lập kế hoạch, chương trình đào tạo, liên hệ cơ sở đào tạo, làm thủ tục cho CNV đi đào tạo, lưu bằng cấp – chứng chỉ đào tạo của CNV, đánh giá kết quả đào tạo, lưu hồ sơ đào tạo. - Quản lý văn phòng phẩm của công ty: nhận các đề xuất VPP, lập đề xuất mua VPP 2 lần/tháng, cấp phát VPP theo yêu cầu, hàng tháng rà soát lại số lượng VVP tồn, lập thẻ kho để theo dõi việc nhập, cấp phát VPP, tồn VPP. - Quản lý và phân phát các biểu mẫu liên quan đến hành chánh nhân sự: lưu các biểu mẫu trong máy, in các biểu mẫu và lưu trong bìa còng các biểu mẫu theo bộ phận, hàng tuần chủ động thông tin cho các bộ phận về tình hình sử dụng biểu mẫu, hàng tuần đi photo các biểu mẫu theo yêu cầu và tự làm thủ tục thanh toán. - Đề xuất các phương án thưởng lễ, tết, trợ cấp..cho người lao động và tổ chức thực hiện. - Lập các quyết định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm….theo yêu cầu của Trưởng phòng và thực hiện các thủ tục liên quan. - Thực hiện chấm công cho nhân viên văn phòng lập bảng tổng kết công, công tăng ca, chuyển cho CNV ký tên, chuyển TP duyệt, chuyển P.Kế toán để tính lương cho nhân viên. Trong quá trình chấm công, phát hiện nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc đề xuất Trưởng phòng hướng xử lý. - Quản lý nghỉ phép của CNV, cụ thể là: nhận đơn xin nghỉ phép, lưu đơn xin nghỉ phép, hàng tháng báo cáo các trường hợp CNV nghỉ vô kỷ luật (không phép) cho TP HCNS. - Quản lý nghỉ việc của CNV, cụ thể là: nhận đơn xin nghỉ việc, chuyển TP ký, lưu đơn xin nghỉ việc, sau khi nhận biên bản bàn giao công việc, trình TP xem biên bản bàn giao, đơn xin nghỉ việc (của tất cả CNV trong tháng) từ 01 – 05 tháng sau, sau khi TP xác định phương án trả lương nghỉ việc cho CNV, chuyển giấy nghỉ việc có xác nhận (bản photo có đóng dấu HCNS) cho Phòng kế toán để trả lương. - Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đến. Phân loại và chuyển công văn, giấy tờ cho nhân viên giao nhận (hoặc tự chuyển) đến các bộ phận liên quan. Khi chuyển giao công văn, giấy tờ, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao công văn. - Quản lý báo chí, phân phối báo chí theo quy định công ty. Nhận báo từ người giao báo/bảo vệ, ghi mã số báo, ghi vào sổ theo dõi từng loại báo, sau đó chuyển báo cho người nhận. - Đánh máy, photocopy, bảo quản các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.
  17. - Quản lý tổng đài theo qui định của Công ty, cụ thể là lập sổ theo dõi gọi di động – liên tỉnh, nhận cuộc gọi, chuyển cuộc gọi đến người có liên quan, gọi điện thoại cho CNV Công ty theo yêu cầu. - Ghi nhận thông tin của khách, CNV và chuyển thông tin theo yêu cầu. Lập sổ thông tin gồm các cột: ngày, nội dung, người nhận, kết quả. - Nhận fax và chuyển cho các bộ phận liên quan. Khi chuyển phải ghi vào sổ giao công văn. - Lập lịch họp, theo dõi, nhắc nhở thư ký HC tổ chức chuẩn bị cho cuộc họp của công ty. - Lập lịch làm việc của Manager hàng tuần, theo dõi và thông tin lịch làm việc cho các cá nhân có nhu cầu. Ghi lịch làm việc Manager lên bảng. - Khi bảo vệ vắng mặt, theo dõi và quản lý xe của CNV và khách trước cửa VP (móc dây xích và khoá). - Lập lịch tiếp khách hàng tuần, theo dõi và tổ chức tiếp khách. - Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công. 17. Quyền hạn: - Giải quyết trong phạm vi cho phép các vướng mắc, khiếu nại của người lao động về các công việc đang phụ trách. - Đề xuất với Trưởng phòng các biện pháp, phương pháp cải tiến quản lý hành chánh văn phòng. - Quyền chủ động giải quyết những vấn đề phát sinh về hành chánh văn phòng. 18. Báo cáo và uỷ quyền: - Báo cáo công tác tuần, tháng, quý năm cho Trưởng phòng. - Thực hiện các báo cáo chuyên môn theo yêu cầu của Trưởng phòng. - Báo cáo công việc cho Trưởng phòng, trường hợp vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong phòng thực hiện thay. 19. Tiêu chuẩn: 19.1 Trình độ học vấn/chuyên môn: - Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên ngành quản trị kinh doanh, quản lý công nghiệp, quản trị nhân sự, lao động tiền lươngï, hành chánh văn phòng. - Vi tính văn phòng tương đương loại B trở lên. 19.2 Kỹ năng: - Kỹ năng giao tiếp tốt.
  18. - Tin học văn phòng thành thạo. 19.3 Kinh nghiệm: - Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý nhân sự, hành chánh. 19.4 Phẩm chất cá nhân: - Trung thực, nhiệt tình công tác. 20. Điều kiện làm việc: 20.1 Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30, ngày chủ nhật được nghỉ. 20.2 Địa điểm làm việc: tại văn phòng công ty. 20.3 Phương tiện làm việc: - Cung cấp bàn chế làm việc, tủ đựng hồ sơ. - 01 máy vi tính. - Máy in, fax, điện thoại, mail sử dụng chung của công ty. ủủ1 BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC THỨ KÝ HÀNH CHÁNH Bộ phận Phòng Hành chánh nhân sự Chức danh Thư ký Hành chánh Mã công việc HR - ADS Cán bộ quản lý trực tiếp TP. HCNS I / MỤC ĐÍCH: - Làm cơ sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc và đào tạo CNV. - Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm của CNV, định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho việc thực hiện công việc. - Trách công việc không bị lặp lại cho người khác đã làm, tránh được việc va chạm trong việc thực hiện công việc. - Đánh giá việc thực hiện công việc. - Trả công lao động… II/ PHẠM VI:
  19. Áp dụng cho mô tả công việc và tiêu chuẩn thứ ký hành chánh Công ty. III/ NỘI DUNG: 21. Trách nhiệm: - Theo dõi, kiểm tra nhân viên vệ sinh thực hiện công việc, tình hình công tác vệ sinh một tuần kiểm tra 3 lần theo mẫu của Phòng HCNS (2/4/6 buổi sáng). - Lập danh sách dụng cụ, giấy sinh hàng tháng. Xác định định mức của các dụng cụ vệ sinh của từng bộ phận, tổ chức mua, cấp phát và theo dõi việc sử dụng. - Quản lý việc thu gom rác, hợp đồng rác. Lập sơ đồ các thùng rác cho các văn phòng, cách thức lưu chuyển rác, thời hạn hợp đồng rác. Hàng tuần lập biên bản kiểm tra việc thu gom tác của công ty, báo cáo TP HCNS. - Làm thủ tục đăng báo và liên hệ với các cơ quan nhà nước để thực hiện hoạt động hành chánh văn phòng. - Quản lý thực hiện hợp đồng giữ xe. Theo dõi số lượng xe trung bình gởi hàng tháng, theo dõi thời hạn hợp đồng, cách thức giữ xe, tư vấn áp dụng các biện pháp giữ xe an toàn cho CNV Công ty. Hàng tháng lập biên bản kiểm tra việc giữ xe của công ty. - Quản lý mối quan hệ với các cơ quan chính quyền địa phương, các tổ chức xã hội nghề nghiệp. Lập danh sách các cơ quan chính quyền đia phương theo biểu mẫu danh sách nhà cung ứng. Ghi chú các thời gian phải xây dựng mối quan hệ. - Quản lý hoạt động của đồng hồ treo tường. Lập sơ đồ các loại đồng hồ treo tường, thời hạn phải thay pin, định kỳ theo thời hạn của pin để thay thế pin theo yêu cầu. - Quản lý hệ thống nước uống. Lập sơ đồ các bộ phận cần nước uống, loại bình sử dụng, định mức sử dụng 2 tuần, xác định số lần bên nhà cung ứng chuyển nước, lập báo cáo nước hàng tháng. - Lập biểu đồ lượng điện sử dụng hàng tháng và báo cáo đề xuất cho TP cách thức giảm tiền điện. Quản lý hợp đồng thuê điện tại các văn phòng. Hàng ngày đọc báo để nắm thông tin cắt điện tại các văn phòng. Khi có thông tin cắt điện, lập thông báo trình TP kỳ và chuyển cho bộ phận liên quan trước ngày điện bị cắt để các bộ phận chuẩn bị công việc. Dán các chỉ dẫn sử dụng cho các công tắc tại các công tắc điện (ép keo trong). - Lập biên bản kiểm tra các toà nhà văn phòng theo biểu mẫu 02 tuần/lần, trình TP phương án sửa chữa, thay thế. - Quản lý hệ thống nước sinh hoạt (bơm nước 1 lần/ngày, lúc 11 giờ). Quản lý hợp đồng thuê nước sinh hoạt, xử lý sự cố nước, báo cáo số lượng nước sử dụng tại các văn phòng, lập biểu đồ lượng nước sử dụng hàng tháng và báo cáo đề xuất cho TP cách thức giảm tiền nước.
  20. - Quản lý sách thư viện. Lập danh sách các loại sách trong thư việc công ty, lập mã số các loại sách, lập sổ cho mượn sách. - Quản lý các loại hợp đồng của Phòng HCNS. Lập file để lưu các loại hợp đồng theo thứ tự trong danh mục. Danh mục hợp đồng gồm các loại sau: Stt, số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, thời hạn hợp đồng, tên đối tác, mã hợp đồng tham khảo. - Quản lý bản photo đăng ký kinh doanh có công chứng, hàng tháng kiểm tra số bản đăng ký kinh doanh còn, để lập kế hoạch công chứng tiếp. Số bản công chứng tồn là 20. - Chuẩn bị các cuộc họp theo lịch họp của tiếp tân, chuẩn bị gồm nước, ly, viết bảng, ghẻ lau bảng, lau bàn –ghế trước khi cuộc họp diển ra 30 phút. Thư ký HC thông báo lịch họp ngay sau khi nhận được thông tin, lập thư mời họp (nếu được yêu cầu) và chuyển thư mời họp, chuẩn bị tài liệu nếu được phân công. Trước khi cuộc họp diển ra thư ký HC có trách nhiệm nhắc lại các thành viên tham gia cuộc họp. Trường hợp các cuộc họp thường kỳ của BGĐ thì thư ký hỏi người chủ trì về thời gian họp và thông báo lại cho các thành viên khác được biết. - Làm thủ tục mua tất cả các loại vật tư bên ngoài thuộc trách nhiệm phòng HCNS trừ VPP do tiếp tân làm thủ tục mua. - Photo giấy tờ theo yêu cầu BGĐ, TP HCNS. - Chủ động hỗ trợ tiếp tân trong việc xử lý (nhận, trả lời, lưu chuyển) điện thoại, thư tín, fax. - Chủ động hỗ trợ tiếp tân trong việc tổ chức lể tân, tiếp đón khách hàng. - Hỗ trợ tiếp tân chuyển công văn, tài liệu cho các bộ phận liên quan. - Thực hiện các công tác hành chánh do TP. - Lập kế hoạch công tác hàng tuần chuyển TP duyệt vào thứ bảy hàng tuần. - Thực hiện các công việc khác do BGĐ, Trưởng phòng phân công. 22. Quyền hạn: - Chủ động giải quyết những vấn đề liên quan đến công tác hành chánh được giao. - Giải quyết ngay những vấn đề thắc mắc của nhân viên về những liên quan đến công tác hành chánh trong phạm vi nhiệm vụ. - Đề xuất các biện pháp cải tiến liên quan đến công tác hành chánh được giao. 23. Báo cáo và uỷ quyền: - Báo cáo công tác tuần, tháng, quý năm cho Trưởng phòng. - Thực hiện các báo cáo chuyên môn theo yêu cầu của Trưởng phòng. - Báo cáo công việc cho Trưởng phòng, trường hợp Trưởng phòng vắng mặt thì báo lại cho một trong các nhân viên trong phòng giải quyết thay.
Đồng bộ tài khoản