CHƯƠNG 2: TÍNH CHỈNH THỂ CỦA DỰ ÁN

Chia sẻ: Nguyen Minh Phung | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:25

0
119
lượt xem
54
download

CHƯƠNG 2: TÍNH CHỈNH THỂ CỦA DỰ ÁN

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Hiểu được tính chỉnh thể của dự án thông qua công tác lập kế hoạch, từ đó thấy được tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch toàn diện ảnh hưởng sâu sắc đến tính chỉnh thể, hệ thống của dự án.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: CHƯƠNG 2: TÍNH CHỈNH THỂ CỦA DỰ ÁN

  1. CH NG 2: TÍNH CH NH TH C A D ÁN M C ÍCH - Hi u ÿ c tính ch nh th c a d án thông qua công tác l p k ho ch, t ÿó th y ÿ c t m quan tr ng c a công tác l p k ho ch toàn di n nh h ng sâu s c ÿ n tính ch nh th , h th ng c a d án. - Nhìn nh n toàn b d án t k ho ch t ng th ÿ n t ng k ho ch b ph n; hi u ÿ c cách th c l p k ho ch d án. - N mÿ c các n i dung v giám sát vi c th c hi n k ho ch - Xác ÿ nh ÿ c v trí c a công vi c ki m soát thay ÿ i k ho ch, t ÿó áp d ng các k thu t ÿ ki m soát thay ÿ i GI I THI U CHUNG Theo m t nghiên c u m i ti n hành n n 1998 thì có t i 51% s d án công ngh thông tin (CNTT) quy mô l n ÿã v t qua ngân sách trung bình kho ng 189% ( Gartner 2000.107 ).Có m t s nhân t nh h ng ÿ n th c t này. Tr c ÿây chúng ta ÿã xác ÿ nh ÿ c m t trong s các nhân t này liên quan tr c ti p ÿ n các yêu c u v ch c n ng, yêu c u k thu t ÿ c xây d ng không ÿ y ÿ . N u nh quá trình l p k ho ch không ÿ c th c hi n ÿúng cách thì nh h ng c a nó có th s là m t th m h a. Ng c l i, n u quá trình l p k ho ch d án ÿ c th c hi n t t, thì nh ng l i trong yêu c u k thu t có th ÿ c xác ÿ nh s m và d án có th ÿ c ÿ a tr v m t n n t ng v ng ch c. Trong bài h c này b n s h c cách ÿ t n n t ng cho m t d án. B n ch t ÿ ng và s ph c t p c a các d án công ngh thông tin ÿòi h i m t giám ÿ c d án xu t s c ph i thi t l p ÿ c m t n n t ng v ng ch c. Thi t l p ÿ c n n t ng nh v y ÿòi h i ph i có s hi u bi t v ng ch c v phân tích m t c u trúc chi ti t công vi c ( Work Breakdown Structure, vi t t t WBS ) và cách s d ng các s ÿ m ng ( Network Diagram ), ph ng pháp ÿ ng t i h n ( Critical Path Method ), l ch trình d án ( Project Schedules) và ngân sách d án. Không n m v ng ÿ c nh ng v n ÿ này th ng d n t i vi c d án ho t ÿ ng v i hi u qu không n ÿ nh th m chí có th th t b i. Tuy nhiên, n u b n n m v ng nh ng công c này, b n s d n th y mình có m t c s v ng ch c b t k b n ÿang làm cho D án CNTT nào. 1. K v ng cho quy trình l p k ho ch t nh ng k v ng có tính th c t cho quy trình l p k ho ch và th o lu n v các ph ng pháp truy n t i nh ng k v ng này tr c khi b t ÿ u công vi c l p k ho ch d án. Là m t giám ÿ c d án CNTT, b n ÿ c ÿánh giá ch y u trên c s thành công hay th t b i c a các d án mà b n ÿang tham gia, tuy nhiên b n l i có th ÿ c giao m t chút th i gian quý giá ho c ngu n l c ÿ l p k ho ch. Do các d án CNTT r t ph c t p và luôn bi n ÿ ng nên chúng ÿòi h i quá trình l p k ho ch t ng th ph i thành công. N u mu n d án c a mình hoàn thành ÿúng th i h n, ÿúng ngân sách và ÿúng yêu c u k thu t thì b n ph i ÿ m b o ban qu n lý d án có nh ng k v ng h p lý v th i gian và tài nguyên ÿ hoàn thành công vi c. a. L p k ho ch Xác ÿ nh các ph ng pháp, tài nguyên và công vi c c n thi t ÿ ÿ t ÿ c m c tiêu. 16
  2. nh ngh a: L p k ho ch là m t ph ng th c ti p c n có h th ng, cách nhìn ch nh th , toàn di n d án nh m xác ÿ nh các ph ng pháp, tài nguyên và các công vi c c n thi t ÿ ÿ t ÿ c m c tiêu. M c tiêu c a các D án CNTT là hoàn thành ÿúng th i h n, ÿúng ngân sách, cung c p hi u qu ho t ÿ ng mong mu n v m t k thu t ÿ c ch p nh n c a nhà tài tr /khách hàng. Quá trình l p k ho ch xác ÿ nh c n ph i làm gì? Làm nh th nào? Ai là ng i th c hi n và th c hi n khi nào? M c ÿích chính c a quá trình l p k ho ch v ch ra ph ng h ng, quan tr ng h n ÿ tránh các v n ÿ r c r i, r i ro. L ng th i gian và ti n b c dành cho quá trình l p k ho ch c n ph i t l tr c ti p v i chi phí ti m n ng t các l i g p ph i do thi u quá trình l p k ho ch. M c tiêu là chi ÿ tài nguyên trong quá trình l p k ho ch nh m thúc ÿ y th c hi n thành công d án ch không ph i là chi phí quá nhi u tài nguyên ÿ n m c không còn ÿ cho quá trình th c hi n d án. L p k ho ch d án là m t quá trình l p di n ra b t c khi nào có nh ng thay ÿ i quan tr ng trong d án. Ví d : Khi các nhà tài tr giao cho th c hi n m t d án phát tri n Web, Giám ÿ c d án Phong ÿã r t ph n kh i nh ng anh c ng bi t r ng có r t nhi u vi c ÿang phía tr c b i vì anh v n còn ch a quen v i các ng d ng theo mô hình ch khách 3 t ng. Anh ÿã tìm th y m t tài nguyên r t quý ÿó là m t SME v Web làm cho m t công ty t v n có m i quan h r t t t v i công ty anh và anh ÿã dùng ng i này vào vi c xây d ng các yêu c u k thu t. Anh ÿã b ra m t s ti n trong c tính v chi phí ÿ có ÿ c s giúp ÿ t bên ngoài. Bây gi là lúc lên l ch cho chuyên gia t v n giúp anh tách c u trúc chi ti t ÿ anh có th ÿ nh ngh a các gói công vi c, l p h s m ng, lên l ch trình d án và ngân sách chính xác. b. K ho ch d án công ngh thông tin - M c ÿích giám sát vi c th c hi n d án - Các thành ph n c a b n k ho ch d án - K ho ch chi ti t cho nh ng l nh v c c th N u b n g p m t Giám ÿ c D án CNTT và h i “ Ông có k ho ch không? ” “ B n ngh r ng câu tr l i s ra sao? ” “ T i sao ch , ÿ ng nhiên r i! ”. M i ng i ÿ u có m t k ho ch cho dù ÿôi khi nó ch ng khác gì nh ng dòng ch vi t v i vàng trên m t chi c kh n n. Cái gì t o nên m t b n k ho ch d án? M t b n k ho ch d án th c s bao g m nh ng gì? Hi u bi t rõ ràng m t b n k ho ch d án ph i bao g m nh ng gì có th là vô giá trong vi c thi t l p k v ng ÿ i v i ban qu n lý d án. nh ngh a: K ho ch d án CNTT ( IT Project Plan ) là m t tài li u d án chính th c do giám ÿ c d án, nhà tài tr , các ÿ i t ng liên quan ÿ n d án và các thành viên ÿ i d án xây d ng v i m c ÿích giám sát vi c th c hi n d án. Kích th c và m c ÿ chi ti t c a b n k ho ch d án ph i t ng ng v i lo i d án. M t b n k ho ch d án t i thi u ph i có nh ng thành ph n quan tr ng sau: - Tôn ch d án ( Project Charter ) - Báo cáo ph m vi ( Scope Statement ) - C u trúc chi ti t công vi c (Work Breakdown Structure) - Ma tr n trách nhi m ( Responsibility Matrix ) ÿ i v i k t qu chuy n giao chính. 17
  3. - Ma tr n phân b tài nguyên cho vi c th ng kê các k n ng, nguyên v t li u và c s v t ch t c n thi t. - c tính chi phí và th i gian cho d án. - L ch trình c a d án, bao g m c ngày tháng cho t t c các m c quan tr ng. - Ngân sách c a d án, bao g m c chi phí c s ( Cost Baselines) - K ho ch qu n lý r i ro. - K ho ch truy n thông. ( Communication Plan ) Nh ng D án CNTTcó quy mô l n và ÿ ph c t p cao ÿòi h i ph i có k ho ch chi ti t h n cho nh ng l nh v c c th . Nh ng k ho ch qu n lý chi ti t này bao g m: - K ho ch qu n lý ph m vi - K ho ch qu n lý l ch trình - K ho ch ki m th hay qu n lý ch t l ng - K ho ch qu n lý nhân s - K ho ch qu n lý mua s m. - K ho ch ph n ng tr c r i ro ho c ÿ i phó v i nh ng b t ng trong d án. Không ph i m i k ho ch d án ÿ u ÿòi h i ph i có nh ng y u t này m i ÿ t tính hi u qu . i v i nh ng d án l n và ph c t p nên có t t c nh ng y u t này. Tuy nhiên, các nhân t h tr và tài li u ÿ c dùng ÿ lên k ho ch cho d án c ng r t quan tr ng và c n thi t ph i có ÿ ki m tra theo dõi các gi ÿ nh và k thu t ( PMI 2000, 45 ). N I DUNG 1. TRI N KHAI K HO CH D ÁN - Gi i thi u v ÿ i t ng, l nh v c qu n lý trong k ho ch d án - C u trúc phân rã chi ti t công vi c (WBS) - Các thành ph n c b n c a m t b n k ho ch d án toàn di n Trong ch ÿ này, ng i h c s dùng nh ng thành ph n ÿã ÿ c ÿ c p trong ph n gi i thi u chung ÿ biên so n m t b n k ho ch d án toàn di n. L p k ho ch là m t k n ng mà nhi u ng i ngh r ng mình ÿã có kinh nghi m, tuy nhiên r t ít ng i th c s có ÿ c k n ng này. ng nh m l n, l p k ho ch là m t công vi c khó kh n! Xây d ng m t b n k ho ch d án toàn di n là m t trong nh ng công vi c khó kh n nh t mà b n s làm trong su t vòng ÿ i c a d án. N u b n có th t p trung vào nh ng y u t chính c a b n k ho ch d án toàn di n, b n s có th hoàn thành ÿ c b n k ho ch và ÿ c phê chu n. M t b n k ho ch dài 20 trang trong 1 tu n có th có hi u qu h n m t tài li u dài 100 trang trong vòng 1 tháng. Trong ch ÿ này, b n s h c v nh ng k thu t giúp t p trung vào xây d ng m t b n k ho ch d án ch t l ng ch không ph i là s l ng. Vi c này giúp cho b n thành công. a) Gi i thi u Sau khi xác ÿ nh d án s ÿ t t i cái gì? Thì b c ti p theo là xác ÿ nh cách nó s hoàn thành các m c ÿích và m c tiêu ÿó nh th nào. Cách th c ÿ hoàn thành m c ÿích và m c tiêu là 18
  4. t o ra c u trúc phân tích công vi c, xây d ng các cl ng th i gian, xây d ng l ch bi u, c p phát tài nguyên, tính chi phí và qu n lý r i ro. C u trúc chi ti t công vi c (WBS): WBS là b n thi t k phân c p các s n ph m, s n ph m ph , nhi m v và nhi m v con c n ÿ hoàn thành d án. M t WBS t t cung c p c s cho vi c xây d ng các c l ng th i gian và chi phí có ý ngh a c ng nh l ch bi u kh thi. c l ng th i gian. Ng i qu n lý d án có th áp d ng các c l ng th i gian theo các nhi m v và nhi m v con ÿ c nh n di n trong WBS. Có m t s k thu t c l ng có th ÿ c áp d ng tùy theo m c ÿ tin c y mà h c l ng. L ch bi u. Ng i qu n lý d án có th phân tích t WBS và các c l ng th i gian ÿ xây d ng l ch bi u. Tr c h t h nh n di n m i quan h logic gi a các nhi m v r i áp d ng các c l ng th i gian cho các nhi m v ÿó. Ti p ÿó, h tính ngày tháng cho t ng nhi m v trong khi v n nh t i các ràng bu c lên d án. Qua vi c tính toán l ch bi u, ng i qu n lý d án nh n di n các nhi m v c n cho vi c hoàn thành d án ÿúng h n. Vi c xây d ng L ch bi u ÿích và L ch bi u hi n th i là tính n ng quan tr ng khác. L ch bi u ÿích hay v ch ranh gi i, là l ch bi u b n ÿ ng ý theo ÿu i. L ch bi u hi n th i là s t h p c a l ch bi u ÿích và hi n tr ng so v i các kho n m c ÿ c ch a trong ÿó. L ch bi u hi n th i c ng d ki n khi nào các ho t ÿ ng hi n th i và t ng lai s b t ÿ u hay k t thúc, hay c hai n u d án ti p t c nh nh p ÿ hi n t i c a nó. Ng i qu n lý d án theo ÿu i b t k cái gì c n thi t ÿ so sánh l ch bi u hi n th i v i l ch bi u ÿích. Ng u nhiên, ph n l n các gói ÿ u cho phép b n s a ÿ i l ch bi u ÿích b t k khi nào c n thi t. Phân b tài nguyên. Các d án ÿ u tiêu th tài nguyên nh con ng i, ÿ cung c p, v t t , trang thi t b và không gian làm vi c. Ng i qu n lý d án ph i phân b tài nguyên cho các nhi m v ÿ hoàn thành chúng. Sau khi dùng các tài nguyên, ng i qu n lý d án có th xác ÿ nh li u tài nguyên có ÿ ÿ hoàn thành vi c chuy n giao s n ph m hay không? Tính chi phí. Sau khi t o ra c u trúc phân vi c, xác ÿ nh các c l ng th i gian; Xây d ng l ch bi u; Và c p phát tài nguyên, ng i qu n lý d án có th tính toán chi phí ÿ th c hi n t ng nhi m v và cho toàn b d án. Chi phí ÿ c c l ng cu i cùng tr thành ngân sách. Trong khi th c hi n d án, ng i qu n lý theo dõi hi u n ng chi phí so v i ngân sách. Ki m soát r i ro. Không d án nào ho t ÿ ng ÿ c l p, mà ph i n m trong m t môi tr ng có t ch c. M i ch ng ng i là m i ÿe d a, nh h ng t i s th c hi n và s thành công c a d án. Ng i qu n lý d án hi u qu ÿ nh xác ÿ nh nh ng ÿe d a ÿó và xây d ng m t k ho ch hi n th c ÿ gi m thi u tác ÿ ng. Ng i qu n lý d án, khi bi t t i các ÿe d a, có th phát tri n nh ng k ho ch ÿ làm gi m thi u s xu t hi n c a chúng hay làm nh b t tác ÿ ng c a chúng lên d án. Sau ÿây ta ÿi sâu vào c u trúc chi ti t công vi c. C u trúc phân tích chi ti t công vi c hay g i t t là C u trúc phân vi c. Bi t m c ÿích và m c tiêu c a mình, m c d u là r t quan tr ng nh ng v n ch a ÿ ÿ hoàn thành d án c a b n. B n ph i bi t nh ng nhi m v nào là c n ÿ ÿ t t i các m c tiêu và m c ÿích. M t c ch ÿ phân tích các m c ÿích c a b n là dùng c u trúc chi ti t công vi c hay còn g i là c u trúc phân vi c (WBS). b) C u trúc phân vi c nh ngh a v WBS và cái l i ích c a nó. WBS là m t danh sách chi ti t các b c c n ÿ hoàn thánh m t d án. Nó cung c p nhi u l i ích cho ng i qu n lý d án. Vi c xây d ng WBS bu c ng i qu n lý d án ph i c g ng t 19
  5. duy ÿ hi u nh ng cái s ph i làm ÿ k t thúc d án. N u phân tích ÿúng ÿ n, khoa h c, nó cho phép xác ÿ nh các b c chính xác ÿ làm xong d án. WBS thi t l p n n t ng h th ng hóa các công vi c v ng ch c, làm c s cho các c l ng th i gian và chi phí hi n th c. Danh sách chi ti t các nhi m v t o ÿi u ki n cho tính chi phí riêng cho các ho t ÿ ng và toàn b d án. B ng vi c làm các c l ng th i gian cho các nhi m v chi ti t, ng i qu n lý d án có th “ tích l y ” d li u liên k t v i t ng m c c a WBS ÿ xây d ng m t b c tranh h p thành, ch nh th v d án. M t WBS t t c ng cho phép ng i qu n lý d án xây d ng vi c gi i trình gi a các thành viên t d án. Sau khi li t kê t t c các nhi m v ng i qu n lý d án có th phân công công vi c cho t ng ng i. i u này th hi n không khí dân ch , th ng th n, ÿ y trách nhi m và gi i trình gi a các thành viên t . Ng i qu n lý d án có th dùng WBS ÿ xây d ng l ch bi u h u d ng. M t danh sách c th các nhi m v , làm c s cho các c l ng hi n th c và vi c xây d ng cu i cùng v các l ch bi u. Bên c nh ÿó, nó làm cho ng i qu n lý d án có kh n ng phát tri n các l ch bi u, ÿ c bi t ÿ n nh l ch bi u t ng. Cu i cùng, vi c xây d ng m t WBS t t bu c các v n ÿ c b n s m n y sinh trong d án thay vì mu n ( Khi còn khó kh n h n ÿ thay ÿ i tình hu ng ). Vi c xây d ng WBS ÿòi h i nh ng ÿóng góp ÿáng k t nh ng ng i tham d d án ( Nh : ng i qu n lý d án, khách hàng, thành viên t , ng i tài tr d án và qu n lý c p cao ). Các ÿ c tr ng c a WBS c tr ng chính c a WBS là có khuynh h ng trên xu ng. Ng i qu n lý d án b t ÿ u v i s n ph m cu i cùng và chia nó ra thành nh ng y u t nh h n, các s n ph m trung gian hay s n ph m con. Hình d i ch ra vi c t ch c này c a WBS. Vi c chia ra là r t gi ng v i vi c chu n b dàn bài cho m t bài v n. M i ch ÿ ÿ u ÿ c chia thành nh ng ch ÿ con, và m i ch ÿ con l i ÿ c chia thêm n a thành các c u ph n. Hình 2.1. C u trúc phân vi c M t ÿ c tr ng khác c a WBS là ÿ c tách thành nhi u m c. Không ph i t t c “ nhánh ” c a WBS ÿ u c n bung ra h t. B n thân m c là không có ý ngh a chính. M i m c ÿ n gi n cho phép b n t o ra l ch bi u và báo cáo tóm t t thông tin t i t ng m c ÿó. 20
  6. Câu h i ÿ t ra là WBS ÿ l ra cái gì? Trình t c a t ng nhi m v là không quan tr ng. M c d u m i ng i quen ÿ c t trái sang ph i, không có trình t nào c n ÿ c suy di n ra c . N u b n ngh theo ki u trình t thì vi c xây d ng WBS có th s r t n n lòng. Nó bu c b n ph i ngh v cái gì c n ÿ c làm, thay vì khi nào nó c n ÿ c làm. B n có th ÿ a vào các cách th c và khi nào cho các nhi m v sau khi c u trúc nên WBS, t c là khi b n xây d ng l ch bi u Hình 2.2. C u trúc phân s n ph m Quá trình phân rã (Decomposition) Nh ng ph thu c ph c t p trong các d án CNTT ÿòi h i t t c các công vi c ph i ÿ c ÿ nh ngh a ÿ có th v ch ra chính xác m i t ng tác gi a chúng. Nh t thi t ph i phân tách các k t qu chuy n giao c p cao thành nh ng gói công vi c d qu n lý và phân công nh m l p ra các s ÿ m ng, tính toán và phân tích ÿ ng t i h n, phác th o l ch trình và ngân sách. C u trúc chi ti t công vi c WBS xác ÿ nh ph m vi c a d án b ng cách li t kê ra t t c nh ng d án nh (sub-project) ho c nh ng k t qu chuy n giao trong m t d án. Công tác phân tách c u trúc chi ti t công vi c là vi c ÿ i d án phân tách nh ng d án nh ho c nh ng k t qu chuy n giao thành nh ng công vi c c u thành và các gói công vi c c n thi t ÿ th c hi n d án. M t c u trúc chi ti t công vi c ÿ c coi là ÿã phân tách khi: - Các công vi c c u thành (component tasks) ho c các gói công vi c ph i là nh ng vi c duy nh t có th phân bi t ÿ c v i các công vi c khác và d xác ÿ nh b i nh ng ng i s th c hi n công vi c, ví d “nâng c p C a hàng s 7” ch không ph i là “nâng c p ÿ a ÿi m bán l ”. - Các công vi c c u thành ho c các gói công vi c ph i có th i gian ÿ c xác ÿ nh rõ ràng ho c m t n l c có th l p l ch ÿ c. - Các công vi c c u thành và các gói công vi c ph i ÿ c th ÿ thi t l p các gi i h n chi phí và l ch trình b ng các metric chung nh ÿô la ho c s gi làm vi c. - Trách nhi m và th m quy n ÿ i v i các công vi c c u thành ho c gói công vi c có th ÿ c giao cho m t ng i ho c m t nhóm. - C n thi t ph i phân tách m t c u trúc chi ti t công vi c m c cao thành nh ng gói công vi c có th qu n lý và phân công ÿ c vì c u trúc chi ti t công vi c là m t tài li u ÿ u vào quan tr ng ÿ i v i r t nhi u tài li u k ho ch d án c n ÿ c xây d ng. C u ph n c a WBS 21
  7. WBS bao g m 2 c u ph n chính. Ph n th nh t c a WBS ÿ c g i là c u trúc s n ph m (PBS). PBS gi ng nh WBS nói chung, ÿòi h i l y vi n c nh trên xu ng. Hình trên minh h a cho c u trúc ph n s n ph m. L n n a vi c chia ra này c a PBS là t ng t v i dàn bài c a bài v n – m i ch ÿ ÿ c chia thành các ch ÿ con và m i ch ÿ con l i ÿ c chia nh thêm thành các c u ph n. M c ÿ bung ra tùy theo m c ÿ ph c t p c a s n ph m. Nói chung s n ph m càng ph c t p thì s các m c càng l n h n. PBS c ng chi m ph n trên c a c u trúc phân vi c. M i nhánh c a PBS l i ÿ c phân nh h n thành các m c khác nhau. S n ph m toàn b và t ng s n ph m con ÿ c mô t b ng danh t hay ch ng . Hình 2.3. C u trúc phân nhi m v Ph n th hai c a WBS ÿ c g i là c u trúc phân nhi m v , c ng còn ÿ c bi t là TBS. Nó bao g m các nhi m v , nhi m v con ÿ xây d ng t ng s n ph m con và chung cu c xây d ng nên s n ph m toàn b . TBS, c ng gi ng nh PBS. c chia thành nhi u m c và ÿòi h i vi n c nh trên xu ng. Hình trên ch ra c u trúc phân nhi m v . S m c c a vi c bung ra tùy thu c vào ÿ ph c t p c a s n ph m toàn b hay s n ph m con. Nói chung d án càng ph c t p thì l i càng c n nhi u m c. TBS không gi ng PBS, nó chi m ph n th p h n c a WBS. M i nhánh c a TBS có th ÿ c chia thành các m c khác nhau. M i nhi m v và các y u t th p h n ÿ u ÿ c mô t b ng ÿ ng t ra l nh ( ÿ ng t hành ÿ ng ) và m t b ng . Do ÿó m t TBS bao g m ph n xác ÿ nh ( ÿ ng t ra l nh ) và ph n x lý ( b ng ). N u g p c 2 s cho ta ph n v ng trong m t câu mà ch ng là các PBS. Trong m t s công ty, ph n PBS tr c nh t còn ÿ ng t ho t ÿ ng thì ÿ c thêm vào phía tr c danh t . M i nhi m v ti p ÿó ÿ c bung ra thành các m c chi ti t h n. c tr ng khác ch m i kho n m c trong WBS ( c ph n PBS và TBS ) ÿ u có s duy nh t, hay mã. S này ÿ nh danh v trí, hay m c c a ph n t bên trong WBS. Hãy xét ví d ÿ c nêu trong hình d i ÿây: 22
  8. Hình 2.4. Ví d v WBS ÿ y ÿ Không ph n t nào ÿ c li t kê trong WBS l i có cùng s hay mã, và khi b n ti n xu ng các m c th p h n thì s tr lên l n h n. S ÿ ÿánh s ph n ánh ph n t nào là t p con c a ph n t m c cao h n. Ch ng h n, xác ÿ nh x lý 2 ( 2.1, 2.2) là t p con c a xác ÿ nh B-1 x lý ( 2.1, 2). Mà nó l i là t p con c a S n ph m con B-1( 2.1) và c th . M i ph n t m c càng th p trong WBS thì s hi u WBS càng dài h n. Các b c xây d ng WBS Nh các ÿ c tr ng ÿã nói trên ÿây, b n có th b t ÿ u xây d ng WBS. M c d u ch c n 5 b c nh ng b n ÿ ng v i vàng. Vi c xây d ng WBS t t, h u d ng th ng tiêu t n nhi u th i gian, làm vi c c t l c và s a ch a. B c1: Vi t ra s n ph m toàn b b n s xây d ng. Hãy dùng danh t hay thu t ng mô t tr c ti p nh h th ng qu n lý kho hay k ho ch ti p th . Hãy mang tính mô t mà không b dài dòng. C b n, mô t chính xác v s n ph m nên b t ngu n t Phát bi u v công vi c (Statement of Work). B c 2: Bung s n ph m toàn b ra thành các m c bi n thiên theo các s n ph m con. i u này giúp cho vi c xây d ng c u trúc s n ph m c a WBS. ng lo l ng n u b n chia t ng nhánh ra thành các m c khác nhau. B n ÿ a ra ÿánh giá xem mình chia nh các nhánh ÿ n ÿâu? Thông th ng hai hay 3 m c là ÿ . B c 3: Sau khi b n ÿã hoàn thành bung ph n PBS, b n có th b t ÿ u làm gi ng th cho ph n TBS b ng vi c vi t ra m t chu i các nhi m v m c ti p d i m i ph n t PBS th p nh t. Các nhi m v bên trong t ng nhánh s cùng m c, r i nh ng ch áp d ng ÿ c b n hãy bung t ng nhi m v ra thành các m c th p h n. L n n a m i nhánh c a TBS có th thay ÿ i t ng ng v i các s m c. Câu h i thông th ng hay ÿ c h i là b n nên bung m t nhánh bao xa trên WBS? Cách thông th ng nh t ÿ xác ÿ nh m c thích h p ÿ c bi t t i xem nh qui t c là 2 tu n hay 80 gi . 23
  9. i u này có ngh a là n u m t ph n t TBS ÿòi h i h n 2 tu n làm vi c (80h làm vi c) thì hãy bung ph n t TBS ÿó thành m c khác n a. Qui t c này s ÿ m b o nh n di n chi ti t h n các nhi m v và s tr giúp cho vi c theo dõi d u v t các nhi m v này. B c 4: ánh mã cho m i ph n t trong WBS b ng m t mã s duy nh t. Th nh t cho ph n t s n ph m mã 0.0 ( Cách th c hành thông th ng ), Th 2, t i m c ti p c a PBS cho m i ph n t s n ph m con m t s duy nh t, v c b n là 1.0, 2.0,vv..vv. Dùng các s này và b t ÿ u ÿi xu ng t ng nhánh, vi t ra mã WBS duy nh t. Mã này nên ch ra m c c a nó l thu c vào ph n t m c cao h n. B c 5: Xét duy t l i WBS, giám ÿ nh ÿ ÿ m b o r ng (1) t t c các ph n t PBS ÿ u có danh t ( và có th thêm tính t ÿi kèm ), (2) t t c các ph n t TBS ÿ u có ÿ ng t ra l nh và b ng , và (3) t t c các ph n t ÿ u có mã WBS duy nh t. Nguyên t c 8/80 Nguyên t c 8/80 là m t h ng d n cho r ng không có gói công vi c nào ít h n 8 gi ho c nhi u h n 80 gi . ây ch là m t h ng d n ch không ph i là m t nguyên t c. C s c a ý t ng r t ÿ n gi n, b n không mu n theo dõi b t c vi c gì ch m t ch a ÿ n m t ngày ÿ hoàn thành và n u công vi c ÿó ÿòi h i ph i m t 10 ngày ÿ hoàn thành thì có l nên chia nh ra thành nhi u h n m t gói công vi c. Các cách khác nhau ÿ bung WBS C u trúc phân vi c có th ÿ c bung ra theo nhi u cách: - M t cách là phân chia s n ph m thành các s n ph m con, nh ÿã ÿ c mô t trong ÿo n tr c. B n li t kê s n ph m và các s n ph m con và các ph n t TBS ÿ xây d ng. cách ti p c n này ÿ c v nh hình d i ÿây: Hình 2.5. Ví d WBS theo s n ph m 24
  10. - Cách th 2 là vi t s n ph m toàn b t i ÿ nh. B n có th chia WBS theo pha. Bên d i pha ng d ng, b n nên ghi l i các s n ph m con là k t qu t pha tr c. Sau ÿó b n phát tri n ph n TBS. Cách ti p c n này ÿ c v trong hình d i: Hình 2.6. Ví d WBS theo trách nhi m chia thành nhi u pha - Cách th 3 là vi t s n ph m toàn b t i ÿ nh r i chia WBS ra theo mi n trách nhi m, nh ti p th , k toán, vv..vv. Bên d i t ng mi n ghi trách nhi m áp d ng cho các s n ph m con ÿ c t o ra – ÿi u này có th ÿ a ÿ n nhi u m c. Sau khi làm ÿi u ÿó b n phát tri n ph n TBS. Cách ti p c n này ÿ c v hình ÿ i: Hình 2-7. Ví d WBS theo trách nhi m 25
  11. ây là nh ng cách thông d ng nh t ÿ bung ra WBS. Tuy nhiên không có quy t c nhanh và c ng nh c. B n mu n xây d ng m t WBS ÿáp ng cho nhu c u c a mình – hãy xây d ng m t WBS giúp cho b n lãnh ÿ o, xác ÿ nh, l p k ho ch, t ch c, ki m soát và k t thúc d án. c) Các y u t c a k ho ch d án toàn di n - nh ngh a k ho ch d án: Tóm l c qu n lý nh ng y u t c n thi t c a m c tiêu d án, lý l , cách th c ÿ t m c tiêu, h ng d n th c hi n và ki m soát d án. - Các thành ph n c a k ho ch d án: T ng quan, nhà tài tr và các thành viên ÿ i d án, yêu c u, k ho ch v tài nguyên, tài chính, tri n khai, ch t l ng, qu n lý, báo cáo… K ho ch d án toàn di n ÿ c c u thành t nh ng gì? Câu tr l i có th là vài dòng trên m t chi c kh n n ÿ n m t tài li u dài trên 400 trang. i l p v i quan ÿi m c a m t vài Giám ÿ c d án, m t b n k ho ch toàn di n không ph thu c vào s trang, hay s gi làm b n k ho ch ÿó, mà ph thu c vào vi c b n ÿã ÿ c p ÿ n t t c nh ng y u t c b n hay ch a? nh ngh a: K ho ch d án: ( Project Plan) là m t tài li u d án ch a ÿ ng toàn b k ho ch cho d án, ghi l i nh ng gi ÿ nh trong quá trình l p k ho ch. K ho ch d án ph i ÿ c nhà tài tr ký k t hoàn t t thì m i ÿ c chuy n sang quá trình th c hi n. K ho ch d án là b n tóm l c qu n lý nh ng y u t c n thi t c a m c tiêu d án, lý l , cách th c ÿ t ÿ c nh ng m c tiêu này, và ÿ c dùng ÿ t o ÿi u ki n thu n l i cho vi c trao ÿ i thông tin v i nh ng ÿ i t ng liên quan d án. ng th i k ho ch d án c ng là m t tài li u h ng d n th c hi n và ki m soát d án. K ho ch d án ti n tri n qua nh ng giai ÿo n liên ti p trong vòng ÿ i c a d án và ÿ c c p nh t m i khi có nh ng thay ÿ i quan tr ng trong d án. Nh ÿã th o lu n trong bài tr c, kích th c c a b n k ho ch d án và tài li u kèm theo thay ÿ i ph thu c vào kích th c và lo i d án c ng nh chu n m c c c u c a t ch c. Các thành ph n c b n k ho ch d án bao g m: - M cl c - T ng quan v d án - Nhà tài tr và thành viên ÿ i d án - Yêu c u - Tài nguyên d tính - Quy trình ki m soát thay ÿ i - Các v n ÿ v môi tr ng - K ho ch tri n khai - K ho ch h tr và ÿào t o - Tôn ch c a d án - Báo cáo ph m vi - C u trúc chi ti t công vi c - S ÿ m ng - L ch trình d án - Ngân sách d án - Ma tr n tài nguyên 26
  12. - K ho ch qu n lý r i ro - K ho ch qu n lý ch t l ng - K ho ch chuy n giao v n hành - K ho ch trao ÿ i thông tin - K ho ch qu n lý mua s m. Ví d : M t công ty d ch v l ng th c ÿã kh i ÿ ng d án ERP ProjectSoft trong 2 n m v i ngân sách 6 t USD, có cùng tài nguyên n i b và d ch v t m t công ty t v n bên ngoài. B n k ho ch d án c a h có bao g m các thành ph n sau: - Tôn ch c a d án - Báo cáo ph m vi - Yêu c u - Báo cáo công vi c c a nhà cung c p - C u trúc phân vi c - S ÿ m ng - L ch trình d án - Ngân sách d án - Ma tr n tài nguyên - K ho ch qu n lý r i ro - K ho ch qu n lý ch t l ng - K ho ch chuy n giao v n hành - K ho ch trao ÿ i thông tin - K ho ch qu n lý mua s m. BÀI T P: Biên so n k ho ch d án: Th i gian: 30 phút M c tiêu: Mô t thành ph n và m c ÿích c a k ho ch d án K ch b n: B n c n hình thành quá trình l p k ho ch cho sáng ki n nâng c p t i công ty XYZ, d tính tr giá 1,75 tri u USD trong 18 tháng. ây là lúc chính th c hóa nh ng k t qu c a các quá trình l p k ho ch b ng cách t o ra k ho ch d án. 1. Mô t m c ÿích c a b n k ho ch d án: B n k ho ch d án t ng h p k t qu c a các quá trình l p k ho ch chi ti t, bao g m l p k ho ch chi n l c ÿ t o ra m t tài li u ÿ c dùng h ng d n th c hi n và ki m soát D án. Nó ghi l i nh ng gi ÿ nh và quy t ÿ nh trong quá trình l p k ho ch. Nó là c s ÿo l ng ti n tri n c a d án và ki m soát d án. B n k ho ch d án ÿ c dùng ÿ l y ch ký hoàn t t c a nhà tài tr tr c khi b t ÿ u quá trình th c hi n. 2. K ho ch d án c a b n s bao g m nh ng tài li u nào? - Báo cáo v n ÿ hay Phát bi u bài toán( Statement of the problem ) - Xác ÿ nh nhà tài tr , các ÿ i t ng liên quan d án 27
  13. - Tôn ch c a d án, bao g m c quy ÿ nh v vai trò và trách nhi m - Tài li u ph m vi, bao g m c các k t qu chuy n giao, quy trình ki m soát thay ÿ i các nhân t thành công quan tr ng - Yêu c u/ c ÿi m k thu t - Metric c a d án - C u trúc phân vi c - S ÿ m ng - L ch trình d án - Ngân sách d án - B n ÿ hay ma tr n tài nguyên - K ho ch qu n lý r i ro - K ho ch qu n lý ch t l ng - K ho ch chuy n giao v n hành - K ho ch trao ÿ i thông tin 3. B n k ho ch d án c a b n s b nh h ng nh th nào khi chuy n sang d án vi mô và v mô? ây là d án v mô bao g m h n 2000 gi làm vi c và h n 200.000 usd. Do ÿó, c n ph i ÿ a t t c các tài li u thông th ng c a d án vào. 4. Li t kê 5 tài li u quan tr ng luôn ph i có trong b n k ho ch d án. - Tài li u ph m vi - C u trúc phân vi c - Ngân sách d án - L ch trình d án - K ho ch trao ÿ i thông tin 5. Khi b t ÿ u quá trình l p k ho ch, b n c n thi t l p k v ng cho quá trình này. Quá trình ÿó có nh h ng nh th nào ÿ i v i b n k ho ch d án? C n ph i bi t ÿi u hòa b t c s khác nhau nào gi a k v ng ÿ t ra và th c t tr c khi trình b n k ho ch d án ÿ phê duy t. 6. B n k ho ch d án có c n ph i ÿ c phê duy t không? N u có thì ai s phê duy t? M c dù nhà tài tr / khách hàng s không ÿ c h t b n k ho ch d án nh ng nh t thi t ph i trình bày nh ng thông tin này ÿ nhà tài tr ký k t hoàn t t ch ng t h s n sàng v i quá trình th c hi n d án. 2. TH C THI K HO CH - Giám sát và duy trì - Giám sát m t cách ÿ u ÿ n Có th nói b c l p k ho ch d án c n th n là m t chìa khóa m ra thành công cho d án, thì quá trình th c hi n d án là c h i ÿ Giám ÿ c d án th hi n vai trò qu n lý c a mình. Qu n lý t t l ch trình, kinh phí c a d án là c s th c ti n ÿ theo dõi ch t ch tình tr ng c a d 28
  14. án. Qu n lý ÿ ng t i h n cho phép theo dõi k h n t ng công vi c, và nhanh chóng ÿ ra nh ng ph ng án ÿ m b o công vi c hoàn thành ÿúng th i h n. Các v n ÿ liên quan ÿ n ch t l ng, h p ÿ ng mua s m ph i theo dõi m t cách k càng. Quan tr ng h n, Giám ÿ c d án ph i cùng làm vi c và qu n lý các thành viên ÿ i d án nh nh ng ng i bình th ng khác trong ÿ i d án. Thông qua vi c theo dõi, giám sát trên m t quy mô t ng th s ÿ m b o d án ÿ t ÿ c m c tiêu ban ÿ u. Trong m t s tr ng h p kh n c p, Giám ÿ c d án ph i cân ÿ i th i gian, ch t l ng, và ngu n l c ÿ ÿ a ra ÿ c quy t ÿ nh k p th i trên c s ÿánh ÿ i các m c tiêu trung gian, nh m ÿ m b o m c tiêu c a d án. Các d án CNTT th ng r t ph c t p, nh ng không ph i vì th mà khó ki m soát ÿ c. Chính b n ch t chuy n ÿ ng và thay ÿ i làm cho các d án CNTT th ng có nhi u bi n ÿ ng. Ch ÿ này s gi i thi u các ph ng pháp và nhân t ÿ giám sát d án hi u qu h n trong su t quá trình th c hi n. Qu n lý m t d án CNTT c ng nh vi c sang sông b c bè v y. N u không ch m chú theo dòng ch y thì b n có th l t bè, và c ÿ i s b cu n trong l nh giá, t và ph i c ngoi lên m t n c ÿ tìm l y ngu n không khí. M t ÿi u t i quan tr ng trong d án CNTT là ph i luôn ÿi u khi n ÿ c nh ng gì ÿang di n ra. Cho dù ÿang áp d ng m t gi i pháp hàng tri u ÿô la hay ch ÿ n gi n v i gi y và bút chì, b n c ng ph i v ch ra m t chi n l c ÿ th ng xuyên thu th p và phân tích các thông tin quan tr ng c a d án. Ch ÿ này s giúp phát tri n các chi n l c giám sát và duy trì d án. - Ch ÿ ng giám sát d án - V ch ra chi n l c theo dõi s ng h c a nhà tài tr và c ÿông - V ch ra chi n l c cho các kênh truy n thông - V ch ra chi n l c cho các ph ng pháp và tiêu chu n - V ch ra chi n l c giám sát vi c tuân th các quy t c ÿ ra - Xác l p m t h th ng thông tin ÿ theo dõi - Xác ÿ nh ÿ c các d u hi u r i ro a) Giám sát và duy trì Các k n ng quan tr ng ÿ qu n lý quá trình th c hi n d án chính là ch ÿ ng giám sát các thành ph n c b n c a d án và qu n lý th i gian th t ch t ch . Thông tin v các thành ph n c b n c a d án r t khó t ng t ng khi ng i m t ch mà b n ph i ÿi, quan sát, h i han và ki m tra. Xác ÿ nh m t chu i các hành ÿ ng hi u ch nh b ng cách l p ra các ch tiêu ÿánh giá và m t quy trình ÿ giám sát các ch tiêu ÿó. T p trung vào nh ng bi n ÿ ng, ÿ t ra các ng ng cùng v i các d u hi u r i ro ÿ có th ki m soát ÿ c tình hu ng x u x y ra. Khi m t ng ng gi i h n b v t, chúng ta ph i xác minh ÿã có k ho ch l p s n ÿ ÿ i phó v i bi n ÿ ng ÿó hay ch a? N u có thì hãy th c hi n ngay k ho ch ÿó. N u ch a có k ho ch, thì hãy ÿ a ra m t ph ng h ng hành ÿ ng k p th i và h p lý ÿ th hi n. Cu i cùng trong chu i các hành ÿ ng hi u ch nh là ph i ÿ m b o r ng bi n ÿ ng ÿó ÿã ÿ c gi i quy t m t cách t t ÿ p, b ng cách quay tr l i quy trình giám sát. Hình 2-8 minh ho chu i các hành ÿ ng hi u ch nh ÿ giám sát và duy trì d án m t cách ÿ u ÿ n. 29
  15. t ra các ch tiêu ÿánh giá và giám sát Xác ÿ nh các d u hi u r i ro Các ng ng gi i h n b v t L pl ik ho ch d án B t ÿ u các hành ÿ ng V ch ra ph ng h ng hi u ch nh ÿ l p l i hành ÿ ng k ho ch Ti n hành Hình 2-8. Giám sát và duy trì d án b) Giám sát d án m t cách ÿ u ÿ n Do b n ch t ph c t p và hay thay ÿ i c a d án CNTT, c n ph i v ch ra tiêu chí ÿ th ng xuyên thu th p và phân tích các thông tin quan tr ng c a d án trong su t quá trình th c hi n k ho ch. Ch d n: 30
  16. giám sát d án, hay th c hi n các b c sau: - Luôn ch ÿ ng giám sát d án - V ch ra chi n l c duy trì và giám sát s h tr c a các c ÿông và nhà tài tr ÿ ÿ m b o r ng nhà tài tr và các c ÿông v n ÿang chia s trách nhi m c a d án. m b o r ng vi c liên l c v i các nhà tài tr ÿang di n ra nh k ho ch truy n thông c a d án. S d ng các kênh truy n thông chính th c và không chính th c ÿ ÿ m b o r ng d án v n ÿang duy trì ÿ c s h tr c a h . N u có m i lo ng i r ng s ng h c a nhà tài tr ÿang b lung lay, hay xác ÿ nh ngu n g c c a m i lo ng i ÿó, s d ng các k n ng giao ti p ÿ c g ng lôi kéo l i s ng h ÿó, xác ÿ nh ÿ c các nhân t liên quan và nh h ng, và c g ng cân b ng tác ÿ ng tiêu c mà nhà tài tr ÿang chú ý. - V ch ra chi n l c duy trì và theo dõi các kênh truy n thông ÿ ch c ch n r ng ph n n i dung, các kênh và t n su t ÿ c ÿ t ra tr c ÿó v n ÿang ho t ÿ ng. - V ch ra chi n l c duy trì và giám sát các quy trình ki m soát ÿ ÿ m b o ph m vi d án không b m r ng so v i l ch trình, c ng nh kinh phí. - V ch ra chi n l c duy trì và giám sát các ph ng pháp và tiêu chu n ÿ a ra trong k ho ch ch t l ng c a d án ÿ ÿ m b o r ng d án v n ÿang tuân th các ph ng pháp và tiêu chu n ÿ t ra. Phân công cho các thành viên d án ch u trách nhi m v t ng ph ng pháp và tiêu chu n, sau ÿó ki m tra s tuân th các ph ng pháp và tiêu chu n ÿó. - V ch ra chi n l c duy trì và giám sát vi c tuân th các nguyên t c và tiêu chu n c a ngành. N u c n thi t, hay nh s tr giúp c a ban pháp lu t. Các nhóm chuyên môn th ng ÿ a ra ngu n thông tin khác v các tiêu chu n c a ngành. - Xác l p và phát tri n m t h th ng thông tin nh m theo dõi l ch trình, chi phí, r i ro và các ch tiêu ÿánh giá ch t l ng. Hay s d ng h th ng thông tin qu n lý d án (PMIS) n u b n có quy n truy c p. N u không, c n ph i s d ng k t h p gi a b ng tính và các ph n m m c s d li u (CSDL). Xem xét vi c s d ng m ng n i b ÿ tr giúp vi c truy c p và ph bi n c s d li u. - Xác ÿ nh các d u hi u r i ro cho các thành ph n chính c a d án, và gi cho các thành ph n ÿó luôn n m trên ho c g n v i ng ng gi i h n ÿ t ra. Ví d : Trong m t d án tri n khai h th ng k toán, giám ÿ c d án ch n ph ng pháp qu n lý ngo i l ÿ qu n lý d án này cùng v i nhi u d án nh h n ÿang ÿ c th c hi n ÿ ng th i. Bà l p ra m t h th ng ki m tra kép ÿ so sánh gi a k t qu ki m tra c a h th ng k toán m i v i các con s c a h th ng hi n t i v các ch c n ng k toán chính nh b ng th tính ch t ÿúng ÿ n và chính xác c a tài kho n, t ng k toán thu AR, t ng k toán chi AP và v.v. ng th i, bà c ng xác ÿ nh ÿ c các d u hi u r i ro ÿ ch ra nh ng bi n ÿ ng c a kinh phí và l ch trình. Bà s d ng H th ng thông tin qu n lý d án (PMIS) ÿ thi t l p cho các d u hi u r i ro s ÿ a ra c nh báo khi v t quá các ng ng ch t l ng ho c ph m vi. Bà l p ra k ho ch ki m soát các bi n ÿ ng ÿ c ÿ t u tiên cao nh t và th c hi n ki m ÿ nh ÿ ÿ m b o r ng các ph ng pháp và tiêu chu n ÿ t ra ÿang ÿ c s d ng. H n n a, bà t ch c các cu c h p d án hai tu n m t l n nh các c ch d b ÿ phát hi n d u hi u c a các v n ÿ và ÿ m b o r ng ÿ i d án ÿang làm vi c v i hi u qu cao nh t. i v i k ho ch truy n thông, bà g p g nhà tài tr hàng tháng ÿ ÿ m b o s tr giúp liên 31
  17. t c c a nhà tàI tr ; ÿ ng th i, t ch c các bu i h p, báo cáo hi u su t d án v i các c ÿông nh m duy trì s quan tâm c a h ÿ n d án và tr l i t t c nh ng v n ÿ mà h lo ng i. 3. KI M SOÁT CÁC THAY I T NG TH - Nguyên t c qu n lý thay ÿ i - V trí quy trình ki m soát trong các quy trình d án - K thu t ki m soát Trong ph n này, chúng ta s xem xét các cách theo dõi, ÿánh giá và th c hi n các ho t ÿ ng ÿi u ch nh. tr thành m t Giám ÿ c d án IT thành công, yêu c u quan tr ng là kh n ng ki m soát ÿ c s ti n tri n c a d án và h ng nó t i k t qu ÿ ra. Hi n nhiên vi c theo dõi s ti n tri n này d a trên m t b n k ho ch t i s ÿ c bi t khó kh n. Vì v y, b n k ho ch toàn di n càng k l ng, thì càng d dàng ki m soát ÿ c d án. 3.1. Nguyên t c qu n lý thay ÿ i Qu n lý các yêu c u thay ÿ i r t quan tr ng trong vi c ng n ch n nh ng thay ÿ i ngoài ý mu n ho c không chính ÿáng trong ph m vi d án, còn ÿ c g i là bùng phát ph m vi. N u quy trình qu n lý thay ÿ i quá n ng n và c ng k nh thì m i ng i s làm h ng nó. N u quy trình thay ÿ i quá l ng l o thì d án s ra ngoài s ki m soát. Trong su t quy trình kh i t o d án, tr ng tâm chính c a b n là nên ÿ m b o r ng th t c qu n lý thay ÿ i ÿ t ÿúng v trí. Các nguyên t c này s giúp b n ÿ m b o r ng th t c c a b n là thích h p. Nguyên t c Qu n lý thay ÿ i ph i tuân theo các nguyên t c sau: a. C g ng h t s c ÿ gi t t c các yêu c u thay ÿ i - Xác l p m u yêu c u thay ÿ i d s d ng gi nh ng thông tin c b n v ai, cái gì, ÿâu, khi nào và nh th nào. - Xác l p s ghi thay ÿ i cho phép b n n m b t ÿ c t ng thay ÿ i theo yêu c u. - Ch p nh n s thu các yêu c u thay ÿ i b ng cách thích h p. b. S d ng giác quan thông th ng khi ch n l c các yêu c u thay ÿ i. - T ch i các yêu c u thay ÿ i không th x y ra (Ví d nh ch y ch ng trình Exchange trên n n t ng Oracle). - T ch i các yêu c u thay ÿ i c n cho nh ng thay ÿ i v v n hành nh m t ph n c a d án (Ví d nh t ng ti n l ng). - T ch i các yêu c u thay ÿ i c n cho nh ng thay ÿ i v c s v t ch t nh m t ph n c a d án (Ví d nh bàn làm vi c m i ho c máy tính xách tay). c. m b o r ng thay ÿ i theo yêu c u gi i quy t ph m vi d án h n là c u trúc d án hay ki m soát: - Thay ÿ i theo yêu c u có chú tr ng vào các yêu c u nghi p v , k thu t ho c ch c n ng hay không? - Thay ÿ i theo yêu c u c n cho ph n có th chuy n giao có ÿ c thêm vào hay không? - Thay ÿ i theo yêu c u có c n cho s thay ÿ i ph n có th chuy n giao c a d án hay không? i u này c n ph i ÿ c th ng l ng v i khách hàng tr c khi ch p thu n. d. m b o r ng nh h ng c a thay ÿ i ÿ c phác th o rõ ràng: 32
  18. - nh h ng c a thay ÿ i lên l ch trình là gì? - nh h ng c a thay ÿ i lên chi phí là gì? - nh h ng c a thay ÿ i lên ch t l ng là gì? - nh h ng c a thay ÿ i lên tính n ng là gì? e. a nh ng ng i thích h p tham gia: - N u thay ÿ i có tác ÿ ng nh thì giám ÿ c d án có th có quy n phê duy t. - N u thay ÿ i thi t th c h n và không tác ÿ ng t i chi phí hay l ch trình thì s tham gia c a nhà tài tr có th không thích h p. - N u nh thay ÿ i l n thì hãy ÿ a các ÿ i t ng liên quan d án, nhà tài tr và ÿ i d án tham gia vào quy t ÿ nh. f. m b o r ng yêu c u thay ÿ i ÿ c c p phép chính th c tr c khi ti p t c: - L y ch ký c a nhà tài tr trong các báo cáo nh h ng ÿ i v i t t c các yêu c u thay ÿ i l n. g. m b o r ng t t c các ÿ i t ng liên quan d án chính/ ÿ i ng thành viên ÿ u ÿ c thông báo v cách gi i quy t thay ÿ i. h. m b o r ng ÿ i d án, các ÿ i t ng liên quan d án và nhà tài tr nh n th c ÿ c khi nào thay ÿ i di n ra. i. m b o r ng l ch trình, kinh phí hay ÿ c ÿi m k thu t c a d án ÿ c ÿi u ch nh ÿ ph n ánh các thay ÿ i cho phép. L p k ho ch l i bao g m vi c thay ÿ i, ÿi u không d dàng cho nhi u ng i. M t khi d án ÿã có ÿà, vi c thay ÿ i ti n trình c a nó tr thành khó kh n; b n th ng ÿ i di n v i s kháng c . Qu n lí thay ÿ i có th giúp b n v t qua s kháng c này. M c ÿích c a qu n lí thay ÿ i là ÿ t o ra thay ÿ i trong cách th c làm t i thi u hoá nh ng tác ÿ ng tiêu c c lên n ng su t. M t trong nh ng b c ÿ u tiên trong qu n lí thay ÿ i là chu n b cho m i ng i v s thay ÿ i. i u này có ngh a là không làm cho h ng c nhiên hay c nh giác. N u b n không chu n b cho h , thì b n s r t có th ph i ÿ i di n v i s khácng c c a h . Thay ng i và s v ng m t là hai cách m i ng i di n ÿ t vi c không ch p thu n s thay ÿ i. Các cách khác bao g m vi c phá ho i thay ÿ i (nh không tuân th nó) và tìm cách khác ÿ thay ÿ i. Có nhi u cách ÿ chu n b cho m i ng i v thay ÿ i. Tr c h t b n nên c g ng có ÿ c s tham d c a m i ng i b nh h ng b i thay ÿ i. Ch ng h n, n u b n thay ÿ i c u trúc phân vi c, thì hãy xác ÿ nh ai s b nh h ng b i thay ÿ i và thu hút l y ph n h i c a h . Ngoài ra, hãy yêu c u có ch kí c a h vào m i tài li u thích h p ÿ ghi l i s ch p thu n c a h vào nh ng c l ng, vào phát bi u v công vi c, và vào nh ng tài li u quan tr ng khác. Có ÿ c s tham gia c a h , b n s làm l ra m i s ÿ i l p ti m n ng. H n n a, hãy c g ng trao ÿ i c i m c trên l n d i trong phân c p qu n lý, dây chuy n ch huy và v sau là v i khách hàng. Hãy nói th ng v i m i bên v m i thay ÿ i. Ch chút xíu hoài nghi n y sinh v ÿ ng c và ni m tin vào b n là b n s ph i ÿ i di n v i vi c ít có s h tr cho k ho ch m i c a mình. Bên c nh ÿó, hãy chu n b cho m i ng i v k ho ch m i. Hãy tránh làm ng c nhiên ÿ lo i tr s kháng c . Hãy t ch c các bu i hu n luy n "nh " v k ho ch m i, làm sáng t ÿi u ÿã thay ÿ i và không thay ÿ i và t i sao. Hãy trao cho m i ng i tài li u m i ÿ dùng. cho h bi t 33
  19. c n ti p xúc v i ai mà h i. Hãy lo i b th t nhi u ch ng ng i cho thay ÿ i tr c khi nó phát huy tác d ng. Nói tóm l i, hãy chu n b tr c khi th c hi n thay ÿ i. B n ph i thuy t ph c v s thay ÿ i. M i ng i s ch p nh n thay ÿ i n u h nh n ra ích l i c a nó và v n ÿ c ng nh chi phí ÿ duy trì nguyên tr ng. Vi c thuy t ph c có hi u qu làm cho m i ng i ngh h c n s thay ÿ i. B n c n gi i thích, theo vi n c nh c a h , t i sao thay ÿ i l i là c n thi t cho t d án. B n nên tránh vi c gây cho h n t ng r ng thay ÿ i s có ngh a c i ti n ch c lát và s di n ra êm th m. B n nên nói r ng khó kh n s phát sinh và nêu ra g i ý ÿ v t qua chúng. Là ng i qu n lí d án, b n c n kiên nh n gi i quy t cho nh ng thay ÿ i, b i vì vi c gi i quy t tính ÿ ng c a nó ÿòi h i ph i c g ng l n. Không ph i m i th ÿ u ÿi theo k ho ch m i c a b n; th c v y, các k ho ch m i c a b n th nh tho ng l i c n xem xét l i. V m t tâm lí b n c n thích ng v i vi c gi i quy t s d n nén ÿi kèm v i thay ÿ i. B n có th dùng áp l c ngang quy n ÿ thi t l p s thay ÿ i. Th nh tho ng, nh ng ng i tham gia d án ch ng l i s thay ÿ i là vì d án. H s làm b t kì cái gì gây ch ng ng i cho thay ÿ i. Vi c dùng áp l c ngang quy n th ng có th bi n chuy n tâm trí b ng b nh nh t. N u nh ng ng i khác ng h cho s thay ÿ i ch ng h n, thì hãy ÿ cho h thuy t ph c h b n. áp l c ngang quy n là v khí m nh ÿ thúc ÿ y m i ng i ÿ ng ý v i ý mu n c a b n. N u s ch ng ÿ i v n ti p t c, thì hãy làm ÿi u mà h u h t m i ng i ÿ u làm khi ÿ i di n v i b c t ng g ch; ho c ÿi vòng qua nó ho c ÿ p v nó. B n c ng ph i nh n ra r ng vi c thay ÿ i yêu c u ba bên tham d : t c a b n, c p qu n lí c a b n và khách hàng. Không có s h tr c a h thì b n s th y th c hi n thay ÿ i r t khó kh n. N u b n ÿang ÿ i l ch bi u mà không có s tán thành c a khách hàng ch ng h n, thì b n có l s thi u s h p tác và có th ÿ i di n v i s ki n t ng. N u b n không t v n t d án c a mình, thì b n có th th y r ng m t s thành viên nào ÿó s c m th y mình nh "con t t ÿen" và tr nên xa lánh và h u qu là s th c hi n công vi c v i m c ÿ suy gi m. N u b n không t v n qu n lí c p trên, thì h có th c m th y b coi th ng và ÿáp ng b ng vi c gi m s h tr chính tr và tài chính t ng lai. Cu i cùng, hãy nh r ng vi c qu n lí thay ÿ i t t ÿòi h i ch i trò chính tr . M t thay ÿ i có th t ra là t t theo ngh a k thu t, h p lí. Nh ng m t mình ÿi u này có th không ÿ ÿ th c hi n s thay ÿ i có hi u qu . B n ph i nh n ra r ng thay ÿ i có hi u qu bao g m c vai trò. B n có ba vai trò c n gi i quy t v i vi c qu n lí thay ÿ i: m c tiêu thay ÿ i, ng i tài tr thay ÿ i và tác nhân thay ÿ i. M c tiêu thay ÿ i, ÿi u có th là ng i, n i ch n, t ch c, hay v t, là ÿ i t ng c a s thay ÿ i. M c tiêu thay ÿ i ÿáp ng cho thay ÿ i các m c ÿ bi n thiên. M c tiêu thay ÿ i có th là khách hàng hay t d án. Trong m t s hoàn c nh, nó có th là qu n lí c p cao. Ng i tài tr thay ÿ i có th là m t hay nhi u ng i hay m t t ch c. Nó cung c p "s c l c" chính ÿ th c hi n thay ÿ i. Ng i tài tr có th tr giúp b ng vi c công b s h tr cho thay ÿ i. V c b n, ng i tài tr thay ÿ i t i t qu n lí c p cao. Tác nhân thay ÿ i có th là ng i, m t nhóm hay m t t ch c. Nó th c t l p k ho ch, t ch c và th c hi n thay ÿ i, làm vi c nh ch t xúc tác cho thay ÿ i. Ng i qu n lí d án, b i v trí duy nh t c a mình, th ng là tác nhân thay ÿ i. 34
  20. 3.2. V trí quy trình ki m soát trong các quy trình d án M t k ho ch toàn di n ÿã ÿ c ÿ c p m c (1) trong ch ng này li t kê r t nhi u l nh v c, ÿ i t ng c n t ch c qu n lý ch t ch v th i gian, chi phí và ngu n l c trong khuôn kh ph m vi ÿã xác ÿ nh. Quá trình th c hi n k ho ch s bám sát t ng ÿ i t ng này theo các quy trình ki m soát ÿ n m ÿ c tình tr ng tiêu hao ngu n l c, ti n ÿ phát tri n trong nh ng ÿ nh biên cho phép trên t ng ÿ i t ng qu n lý. Các quy trình ki m soát do ÿó ph i ti n hành trong ph n l n vòng ÿ i c a d án. Khi chi phí, l ch trình và ch t l ng ÿ c phê duy t, Giám ÿ c d án ph i xây d ng cách th c ÿ ÿ i d án theo ÿó th c hi n giám sát, tính toán và ÿi u ch nh hi u su t. Khi d án t ng ti n ÿ , ki m soát s phát huy kh n ng thông qua vi c giám sát tình hình s d ng qu th i gian, ti n b c và các ngu n l c theo k ho ch. Trong công tác này, Giám ÿ c d án ph i ch u trách nhi m theo dõi ch t ch , b o ÿ m các hành ÿ ng hi u ch nh và nh ng thay ÿ i ÿ i v i k ho ch c a d án ÿ c ph n h i trong su t các quy trình ho ch ÿ nh, th c hi n và các thay ÿ i ÿ u mang l i l i ích và hi u qu . Các quy trình ti p t c l p l i trong su t vòng ÿ i c a d án. S t ng tác gi a vi c ho ch ÿ nh, th c thi và ki m soát d án s giúp ÿ m b o thông tin ÿ c c p nh t và thông su t. Công tác ki m soát các thay ÿ i t ng th chính là ki m soát các quy trình nh m l p ra b ng báo cáo công vi c, Phi u yêu c u thay ÿ i, H s d án, Các c i ti n v ch t l ng và các ÿ xu t và h p ÿ ng. V trí c a ki m soát các thay ÿ i có th th y rõ trong hình sau: Kh i t o quy trình Ho ch ÿ nh các quy trình Th c hi n các quy trình Ki m soát các quy trình K t thúc các quy trình Hình 2-9. V trí quy trình ki m soát Các quá trình con x y ra trong ki m soát d án: - Các báo cáo hi u su t: thu t p và truy n ÿ t thông tin liên quan ÿ n hi n tr ng ti n ÿ d án, c ng nh nh ng d ÿoán v ti n ÿ theo th i gian. Báo cáo hi u su t cho Giám ÿ c d án và các thành viên c a ÿ i d án cái nhìn t ng th v ti n ÿ d án liên quan ÿ n ti n ÿ ÿã ho ch ÿ nh. 35

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản