CHƯƠNG 3. PHẠM VI HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN

Chia sẻ: Nguyen Minh Phung | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:21

0
172
lượt xem
73
download

CHƯƠNG 3. PHẠM VI HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo tài liệu 'chương 3. phạm vi hoạt động của dự án', kinh tế - quản lý, quản lý dự án phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: CHƯƠNG 3. PHẠM VI HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN

  1. CH NG 3. PH M VI HO T NG C A D ÁN M C ÍCH - Hi u ÿ c t m quan tr ng c a công tác qu n lý ph m vi ho t ÿ ng c a d án. - Hi u ÿ c qui trình qu n lý ph m vi. GI I THI U CHUNG a) QL Ph m vi là gì ? - Ph m vi (Scope) là m t danh sách t t c nh ng gì d án ph i làm (và c ng có th là m t danh sách t t c nh ng ÿi u mà d án không ph i làm). D án ph i có m t ph m vi ÿ c vi t ra rõ ràng, n u không d án s không bao gi k t thúc. - Các k t qu chuy n giao (Deliverables) là nh ng s n ph m c a d án mà s chuy n giao: nh là ph n c ng, ph n m m (mua ho c phát tri n), b o hành, tài li u, ÿào t o và ph ng th c chuy n giao. - Nhóm d án và các bên liên quan (Stakeholders) ph i cùng hi u nh ng s n ph m nào ÿ c t o ra nh là k t qu c a d án và chúng ÿ c t o ra nh th nào. b) Qui trình qu n lý ph m vi - Kh i th o: B t ÿ u m t d án ho c chuy n ti p sang giai ÿo n ti p theo. - L p k ho ch ph m vi: phát tri n các tài li u nh m cung c p n n t ng cho các quy t ÿ nh v d án trong t ng lai - Xác ÿ nh ph m vi: chia nh các s n ph m trung gian c a d án thành các thành ph n nh h n, d qu n lý h n - Ki m tra ph m vi: h p th c hóa vi c ch p nh n ph m vi c a d án - i u khi n thay ÿ i ph m vi: ÿi u khi n nh ng thay ÿ i c a ph m vi d án. N I DUNG 1. KH I TH O - Ràng bu c tam giác - Tam giác thép - Ma tr n trách nhi m - Tính t ng tr ng d án - K ho ch d án tích h p - Các y u t c a quy ÿ nh ph m vi Quy ÿ nh ph m vi là công c quan tr ng nh t b n s có trong quá trình l p khung d án. Trong ch ÿ này, b n s ki m tra các thành ph n ÿ c tính ÿ n trong quy ÿ nh ph m vi k ho ch toàn di n. 41
  2. Quy ÿ nh ph m vi là ch d n duy nh t c a b n khi ai ÿó h i li u chuy n gì s x y ra, li u l i có ÿ c s a ch a hay không, li u ÿ c tính này có ÿ c t o ra hay không, li u giao di n ÿó có thay ÿ i hay không, hay li u h có ÿ c ÿào t o hay không. Quy ÿ nh ph m vi dùng làm m t cu c ki m tra kh t khe ÿ i v i m i yêu c u thay ÿ i mà b n s nh n ÿ c. Trong các d án công ngh thông tin thì bùng phát ph m vi h u nh không th ng n ch n ÿ c. Th o quy ÿ nh ph m vi là m t công vi c khó kh n và bu n t nh ng nó s ng n ch n bùng phát ph m vi không ki m soát ÿ c. Ràng bu c tam giác nh ngh a: Ràng bu c tam giác c a qu n lý d án là nh ng h n ch ph i ÿ c cân b ng ÿ ÿ t ÿ c thành công d án. Ba ràng bu c này thông th ng ch th i gian, chi phí hay ngu n l c và ch t l ng. Các d án có m c tiêu ba chi u là hoàn thành d án vào ÿúng th i ÿi m, ÿúng kinh phí và ÿ t ch t l ng theo yêu c u. Nh b n có th th y trong hình 3.1, thay ÿ i trong m t ràng bu c kéo theo s thay ÿ i trong các ràng bu c khác. Hình 3.1: Ràng bu c tam giác Ví d : Phong là giám ÿ c d án phát tri n Web mà nhà tài tr b t bu c hoàn thành trong ba tháng. Anh bi t là có th hoàn t t d án trong kho ng th i gian ÿó vì anh ÿã có các ngu n l c có giá tr là các l p trình viên Java cao c p trong nhóm. b o v b n thân mình tránh nh ng m t mát có th x y ra c a các ngu n l c này, anh ÿã thông báo nh ng r i ro trong tài li u ph m vi và tính ÿ n m t d phòng, c nh báo cho nhà tài tr ti m n ng ph i chi phí thêm ti n cho các ngu n l c k n ng ÿ ÿ a d án ÿ n ÿúng th i gian và ch t l ng theo lý thuy t. Tam giác thép trog IT - nh ngh a - àm phán tho hi p - S t ng t Có l m t trong nh ng sai l m th ng g p là b n có th làm nhi u h n, ÿ c ít h n. Nhi u giám ÿ c d án công ngh thông tin theo b n n ng bi t r ng thành ng ÿ c s d ng thái quá này 42
  3. hi n nhiên là sai nh ng có th thi u mô hình trí tu ÿ v ch tr n nó. Mô hình này xây d ng trên nh ng h n ch qu n lý d án thông th ng c a ràng bu c tam giác và s d ng nguyên lý hình h c ÿ n gi n ÿ th hi n b n ch t m i quan h tho hi p th t s gi a ph m vi d án và th i gian, ngu n l c c ng nh ph ng trình ch t l ng. Mô hình nh v y ÿ c g i là “Tam giác thép trong IT” b i vì nó không th b b cong hay xo n l i do l p lu n kém hay m t ng. nh ngh a: Tam giác thép là ti n ÿ qu n lý d án công ngh thông tin phát bi u r ng ba ràng bu c chính trong d án bát k là th i gian, ngu n l c và ch t l ng và thay ÿ i trong m i ràng bu c kéo theo s thay ÿ i trong hai ràng bu c còn l i ho c ph m vi d án ÿ t o nên s khác bi t. Ràng bu c duy nh t ÿ i v i qu n lý d án công ngh thông tin là ngu n l c so v i chi phí. Các ngu n l c k n ng c n cho d án c ng nh c s v t ch t và v n c n ÿ n ph c t p h n nhi u so v i nh ng th ch ÿ c tính riêng b ng chi phí. Ti n b c không th lúc nào c ng mua ÿ c ng i thích h p vào th i ÿi m thích h p, c ng không cung c p c s v t ch t ph c t p v i thông báo nh . àm phán tho hi p Làm cân b ng gi a t ng hi u qu , s d ng ngu n l c khan hi m, thêm các chi phí ph và tính n ng s n ph m luôn luôn là m t thách th c. Chìa khoá ÿ duy trì s cân b ng là phát hi n ra bi n ÿ ng s m. i u này có th giúp giám ÿ c d án phân tích nh ng l a ch n và xác ÿ nh xem s tho hi p nào s d n ÿ n t i u hi u su t t ng th . Quan tr ng là truy n ÿ t v i khách hàng và các nhà tài tr ÿ ÿ m b o r ng có h p ÿ ng u tiên d án khi th c hi n nh ng tho hi p này. S t ng t hay còn g i là s ÿánh ÿ i m c tiêu Ba ràng bu c chính là th i gian, ngu n l c và ch t l ng ho t ÿ ng t o thành 3 c nh trong m t tam giác. Ph m vi d án chính là Di n tích tam giác ÿó. N u ph m vi hay di n tích không thay ÿ i thì khi ÿó s bi n ÿ i giá tr c a m t trong ba c nh s yêu c u s bi n ÿ i c a m t ho c c hai c nh còn l i. N u di n tích tam giác m r ng ra hay thu nh l i thì khi ÿó các c nh t o nên tam giác c ng ph i m r ng ra hay thu nh l i phù h p tính toán th c t m i. Ví d : M t hãng s n xu t mu n nâng c p 100 máy tính ÿ bàn trong b ph n bán hàng thành máy tính xách tay và qu n lý xác l p th i h n cu i cùng là 20 ngày nghi p v . D án ÿ c giao cho b ph n công ngh thông tin và giao tr c ti p cho Hi u, m t chuyên gia h tr màn hình n n, Hi u ch có th nâng c p hai máy tính xách tay m i ngày b i vì b ph n bán hàng cho bi t r ng máy tính xách tay có yêu c u cài ÿ t y h t nh máy tính ÿ bàn c a h trong ÿó có t t c ph n m m và cài ÿ t cá nhân. C n c vào nh ng ÿi u ki n hi n t i, Hi u s m t 50 ngày ÿ hoàn t t d án. Th m chí n u Hi u làm vi c 12 gi m i ngày trong 30 ngày liên t c thì anh ta c ng ch hoàn thành 90 chi c máy tính xách tay vào th i h n cu i cùng. Nh b n th y trong hình 3.2, s th t rõ rang là di n tích b m t tam giác, ph m vi l n h n nhi u so v i ba c nh th i gian, ngu n l c và ch t l ng. D án này s th t b i, tuy nhiên chúng ta hãy s d ng tam giác thép ÿ c dung ÿ ÿ a nó ÿ n tr ng thái cân b ng. - Th i gian: 20 ngày nghi p v ho c 30 ngày d ng l ch. - Ngu n l c: Hi u là ngu n l c duy nh t cho d án vi mô này. - Ch t l ng: M i máy tính xách tay ph i gi ng y h t nh máy tính ÿ bàn hi n t i. 43
  4. Hình 3.2: Tam giác thép thi u cân b ng ÿi u hoà s khác nhau này, ÿ i qu n lý có ba l a ch n: - Th i gian: Th i h n cu i cùng cho d án có th ÿ c kéo dài ÿ phù h p v i 50 ngày mà Hi u yêu c u. - Nguôn l c: Có th thêm vào d án ng i th hai ho c Hi u có th ÿ c cung c p ti n c n ÿ mua m t công c t ng t ng cho phép anh ta th c hi n 5 máy tính xách tay m i ngày. - Ch t l ng/ Tính n ng: Ng i bán hàng ph i làm l i nh ng cài ÿ t cá nhân c a h . Không có l a ch n ÿúng hay sai. i u duy nh t không th th c hi n ÿ c là làm trái tam giác thép và ch ng làm gì c . Ma tr n trách nhi m: R t ph bi n v i các d án bao g m các nhà cung c p l n và các ÿ i tác chi n l c có th bi t r t ít v nhau. Có th r t khó ÿ hi u rõ xem ai ÿang th c hi n cái gì và có th d n ÿ n nh ng hi u l m và nh ng sai l m tai h i. Xác ÿ nh ch c ch n ai là ng i liên quan, h ÿóng vai trò gì và ng i có quy n ÿ i v i nh ng th quy t ÿ nh t i thành công c a m t d án công ngh thông tin b tk . nh ngh a: Ma tr n trách nhi m là tài li u qu n lý d án xác ÿ nh xem ai là ng i liên quan ÿ n d án và m i bên ch u trách nhi m v nh ng ho t ÿ ng ch y u nào. Tài li u d ÿ nh th c hi n ch c n ng nh m t ÿi m truy n ÿ t có th giúp tránh ÿ c nh ng hi u l m và sai l m xem ai có quy n trong nh ng v n ÿ gì. Vai trò không gi ng v i trách nhi m. Vai trò ch công vi c hoàn thành trong d án, th ng ÿ c hoàn t t b i m t ng i có các vai trò khác nhau th c hi n cùng m t lúc. Trong m t d án l n hay ph c t p thì ma tr n có th ch ÿ c dùng ÿ ch các ph n có th chuy n giao c a c u trúc phân vi c. Ma tr n m c ÿ th p h n s ÿ c xây d ng ÿ ch vai trò gói công vi c và trách nhi m trong t ng ph n có th chuy n giao. Ví d : 44
  5. B ng 3.1 ch ra ma tr n gán trách nhi m cho d án xây d ng m t b ng c m. Chú ý r ng trách nhi m ÿ t theo chi u d c và vai trò ÿ t theo chi u ngang tính t ÿ nh. Giám ÿ c Giám ÿ c Giám ÿ c Giám ÿ c Giám ÿ c d án k thu t ÿ mb o thu mua s n xu t ch t l ng Xây d ng k ho ch chi S A P P ti t S n xu t b ng c m S A P P Th nghi m b ng c m S P A P S p x p các y u t S P P A P T ph p S P A P= Ng i tham gia A= Ch u trách nhi m S= Ký k t hoàn t t yêu c u B ng 3.1: Ma tr n gán trách nhi m Tính t ng tr ng d án Vi n qu n lý d án c a M xác l p m t ÿ nh ngh a d án trong khung ki n th c qu n lý d án (PMBOK). Tuy nhiên trong ÿ nh ngh a này có m t ph m vi d án r ng, thay ÿ i l n v quy mô và tính ph c t p c a chúng. Giám ÿ c công ngh thông tin ph i gi i quy t m i th t lúc khánh thành v n phòng chi nhánh m i cho t i vi c tri n khai h th ng qu n lý chu i cung c p trong ba n m và m i th gi a hai quá trình ÿó. Hi u rõ cách phân lo i quy mô d án có th giúp b n th o ra m t quy ÿ nh ph m vi hi u qu h n. nh Ngh a: Theo m c ÿích l p k ho ch, các d án có th phân lo i nh sau: - Thêm/Chuy n/thay ÿ i d án (ÿ i v i các d án ph n m m còn ÿ c g i là m r ng/nâng c p/phát tri n m i)- S k t h p các con s l n thêm/ chuy n/ thay ÿ i thông th ng ÿ c xem nh m t nhi m v v n hành trong d án. Ph n thêm vào bao g m các h th ng ph ho c các y u t h th ng; ph n chuy n g m có các h th ng chuy n ÿ i t nhiên nh trong vi c t ch c l i b ph n hay chuy n t i m t c s v t ch t m i; còn thay ÿ i bao g m nh ng thay ÿ i c u hình ph n m m và / ho c trang thi t b . - D án vi mô- Các d án m t nhi u nh t 2000 gi lao ÿ ng ho c 250.000 ÿôla ÿ hoàn t t. - D án v mô- Các d án m t ít nh t 2000 gi lao ÿ ng ho c 250.000 ÿôla ÿ hoàn t t. T l th i gian dùng trong quy trình l p k ho ch và s l ng tài li u ki m soát ÿ c ÿ a ra nên ÿ c v theo t l t ng quan tr c ti p v i kích th c và ÿ ph c t p c a d án. Trong các d án nh h n và ít ph c t p h n thì nhi u tài li u d án có th sát nh p tài li u ph m vi (Ví d nh thay th m t chi c máy tính xách tay th ng ÿ c xem nh m t nhi m v v n hành nh ng thay th 3000 chi c trong 30 ngày có th ÿ c qu n lý nh m t d án). K ho ch d án tích h p M t s giám ÿ c d án b nh ng ng i xem vi c phát tri n nh ng k ho ch d án ÿang ti n tri n m nh là không c n thi t, cho là không có kh n ng phân tích. M t khác các giám ÿ c d án công ngh thông tin k c u ch ra s h p lý trong th ng kê cho m t câu châm ngôn mà không ai 45
  6. l p k ho ch th t b i, h ch th t b i trong vi c l p k ho ch. Th c t thì c hai phía ÿ u ÿúng và c hai phía ÿ u sai. Tài li u ki m soát d án c n ph i phù h p v i lo i d án tr c m t. nh ngh a: K ho ch d án tích h p là tài li u ki m soát d án dùng cho các d án vi mô k t h p Quy ÿ nh ph m vi và các y u t chính trong m t k ho ch d án l n h n. K ho ch d án tích h p bao g m các y u t chính sau: - Quy ÿ nh ph m .vi - Tôn ch d án. - C u trúc phân vi c. - L ch trình d án. - Kinh phí d án. - Tài li u r i ro. - K ho ch truy n thông. Ví d : L p k ho ch bao nhiêu là quá nhi u? Phong là giám ÿ c d án nâng c p máy tính ÿ bán 500 gi lao ÿ ng. Anh ta c n m t k ho ch d án tích h p nh ng không mu n c ng ÿi u nó. Rõ ràng là k ho ch d án 100 trang s b th t b i r t l n. Thay vào ÿó anh ta phác th o m t k ho ch 12 ÿ n 15 trang trình bày rõ nh ng th s ÿ c tính ÿ n và không tính ÿ n trong d án. Nó ÿi vào chi ti t nh li t kê các ÿi m tròn v i yêu c u ch c n ng. Ví d nh m t ai ÿó ÿ c ÿ c là “Cài ÿ t cá nhân và trình duy t Internet a thích s không ÿ c l u l i nh m t ph n nâng c p”. Tài li u c ng nói rõ nh ng r i ro k t h p v i d án này nh m t mát d li u t p th chính máy tính ÿ bàn. 2. L P K HO CH - Th o quy ÿ nh ph m vi d án - Th o tôn ch d án - Th o b ng kê công vi c (SOW) 2.1. Th o quy ÿ nh ph m vi d án Quy ÿ nh ph m vi dùng ÿ th m c ÿ gay go cho m i yêu c u thay ÿ i mà b n nh n ÿ c. Quy ÿ nh ph m vi là ch d n duy nh t c a b n khi ai ÿó h i li u ÿi u gì s x y ra và li u l i ÿó có ÿ c s a ch a hay không, li u ÿ c tính ÿó có ÿ c xây d ng hay không, li u giao di n ÿó có thay ÿ i hay không hay li u h có ÿ c ÿào t o hay không ? Th o quy ÿ nh ph m vi là công vi c khó kh n và bu n t nh ng c n thi t. Quy ÿ nh ph m vi ph i có tài li u yêu c u ÿ c nghiên c u c n th n. Nguyên t c: T p h p thông tin phù h p cho k t lu n tuân theo các nguyên t c sau: - m b o r ng lo i d án và quy mô d án ÿ c xác ÿ nh rõ: - Xem xét vi c s d ng k ho ch d án tích h p cho d án thêm / chuy n / thay ÿ i và các d án vi mô. - Chu n b cho quy ÿ nh ph m vi ph c t p h n và l n h n cho cá d án v mô. 46
  7. - m b o r ng các ph n có th chuy n giao và ranh gi i d án ÿ c xác ÿ nh rõ: - Tài li u có xác ÿ nh rõ cái s ÿ c hoàn thành và không ÿ c hoàn thành nh m t ph n c a d án hay không? - Các yêu c u b t bu c và không b t bu c có xác ÿ nh rõ hay không? Các tiêu chí ch p thu n cho các k t qu chuy n giao ÿã ÿ c phác th o ch a? - Tài li u có xác ÿ nh rõ m i ph n có th chuy n giao nào s b ng ngôn ng không bi t ng hay không? - B n có bi t khi nào d án hoàn t t không? - Tính ÿ n ngày tháng b t ÿ u và ngày tháng hoàn t t theo m c tiêu trong ÿó có th i ÿo n t ng ÿ i v i ngày tháng b t ÿ u theo lý thuy t và / ho c ngày tháng b t ÿ u / k t thúc. - Tính ÿ n h u qu c a nh ng ngày tháng b tr h n theo toàn b d án c ng nh các m c quan tr ng c th . - m b o r ng trách nhi m ÿ c xác l p rõ: - m b o r ng t t c các bên liên quan hi u vai trò và trách nhi m c a h trong d án. Cân nh c vi c s d ng ma tr n trách nhi m. - M i ng i có hi u chu i yêu c u cho d án hay không? - Có m t s quy ÿ nh hay chu n c a ngành nh h ng t i các ph n có th chuy n giao hay không? Giao cho ai ÿó nghiên c u và ch u trách nhi m v các ph m vi này. - m b o r ng tam giác thép ÿ c ÿ t ÿúng ch : - Cái nào là u tiên gi a chi phi, l ch trình và ch t l ng? - Tính n ng, l ch trình hay kinh phí có th th ng l ng l i ÿ c ÿ gi cho d án theo ÿúng l ch trình hay ÿúng kinh phí n u c n thi t?. - B n ÿ ngu n l c có ý ngh a không? Các ph n có th chuy n giao có th th c hi n ÿ c hay không? - Các m c quan tr ng ÿ ra có ý ngh a không? - c tính chi phí ÿ ra có ý ngh a không? - m b o r ng quy ÿ nh ph m vi phác th o rõ r i ro liên quan t i d án: - C n th n các r i ro nghi p v ÿó nh các ÿi u ki n th tr ng x u không tr thành b ph n c a quy ÿ nh r i ro cho d án. - Cân nh c vi c s d ng ma tr n r i ro ÿ tránh hàng lo t nh ng ÿi u x u có th x y ra. Ví d : Hãy ki m tra l i hãng s n xu t mu n nâng c p 100 máy tính ÿ bàn trong b ph n khách hàng thành máy tính xách tay. D án ÿ c giao cho b ph n công ngh thông tin và giao tr c ti p cho Hi u, chuyên gia h tr màn hình n n. Hi u xác ÿ nh ÿây là d án vi mô thêm/ chuy n/ thay ÿ i và r t thích h p s d ng k ho ch d án tích h p. Hi u phác th o t t c các ph n có th chuy n giao và xác l p nhanh ma tr n trách nhi m. ÿ t tam giác thép ÿúng ch , anh ta l t qua v n ÿ b i vì b n ÿ ngu n l c và l ch trình không th t s có ý ngh a. Trong khi xây d ng báo cáo r i ro, Hi u ch ra r i ro c a các ngu n l c không ÿ y ÿ có kh n ng th c hi n cao. Tam giác thép ph i ÿ c cân b ng b ng cách xác l p u tiên gi a chi phí, l ch trình và trách nhi m và xác l p ph n vi có th th c hi n ÿ c. B ng cách hi u t t c các y u t quy ÿ nh ph m vi và tuân theo các nguyên t c. Hi u có th gi i quy t v n ÿ tam giác thép tr c khi d án ra kh i c ng. 47
  8. Bài t p 3-1: Chu n b th o quy ÿinh ph m vi Th i gian ho t ÿ ng: 15 phút. M c tiêu: ánh giá quy mô và lo i d án tr c khi xây d ng quy ÿ nh ph m vi. K ch b n: V i vai trò giám ÿ c d án t i công ty XYZ, b n ÿang chu n b th o quy ÿ nh ph m vi cho vi c thi t k l i ng d ng d ch v khách hàng. Tuy nhiên, tr c khi b n có th th o quy ÿ nh thì b n c n ÿánh giá xem ÿây là lo i d án nào và quy mô c a nó nh th nào. 1. S khác nhau gi a d án thêm/ chuy n/ thay ÿ i, d án vi mô và d án v mô là gì? Lo i d án i m khác nhau Thêm/ chuy n/ thay ÿ i C c u không thông th ng, xây d ng l i, ÿi u ch nh c s v t ch t công ngh thông tin (Ví d nh n ng c p thi t b v t ch t tì ÿ ng thành s i cáp quang). Vi mô D i 2000 gi lao ÿ ng hay 200.000 ÿôla V mô Trên 2000 gi lao ÿ ng hay nhi u h n 200.000ÿôla. 2. Quy mô d án có ý ngh a tr c ti p t i s l ng và lo i tài li u ph i ÿ c xây d ng trong quy trình kh i t o. Th o lu n vi c s d ng quy ÿ nh ph m vi so v i k ho ch d án. Trong m t d án nh , quy ÿ nh ph m vi có th nh k ho ch d án. Trong m t d án l n h n, quy ÿ nh ph m vi ÿ c tính ÿ n nh m t ph n c a k ho ch d án s ÿ c trình bày trong ch ÿ sau. 3. Xác ÿ nh ba y u t c a tam giác thép và t m quan tr ng c a chúng. Ba y u t ÿó là: L ch trình, chi phí và ch t l ng. Tam giác thép ÿ c dùng ÿ gi cân b ng cho d án. Thay ÿ i b t k m t y u t ph i ÿ c bù ÿ p cho các y u t khác. Bài t p 3-2: Th o quy ÿ nh ph m vi Th i gian ho t ÿ ng: 20 phút M c tiêu: S a ch a s thi u sót c a quy ÿ nh ph m vi m u (xem ph l c 1). K ch b n: Làm vi c v i ph m vi m u, hoàn thành các ho t ÿ ng sau: 1. Vi t m t ph n m i cho quy ÿinh ph m vi phác th o m t vài gi ÿ nh k thu t, ch c n ng và nghi p v có th x y ra. H c viên nên phác th o m t ho c hai gi ÿ nh trong t ng ph m vi. 2. Ràng bu c t ch c nào có th c n tr d án này thành công? Vi t m t ÿo n phác th o chúng. M t vài ràng bu c có th tham gia vào ho t ÿ ng. V tài chính, thi u cam k t qu n lý, thi u ho t ÿ ng qu n lý d án phù h p, thi u giám ÿ c d án mua s m. 3. Giám ÿ c d án phác th o n l c d ÿ nh nh ng không ÿ t chung vào b n ÿ ngu n l c cho chúng ta bi t r ng n l c ÿó ÿ c phân b nh th nào. Gi s d án c n m t nhà phân tích nghi p v , m t k s m ng, nhà thi t k c s d li u và ng i phát tri n Web, 48
  9. xây d ng m t b n ÿ ngu n l c ch ra cách th c ngu n l c ÿ c s d ng và chi phí bao nhiêu trong s 700 gi n l c. Phân tích này không có m t ÿáp ng ÿúng. Ví d n u s gi ngu n l c ÿ c xác l p t i 50, 200, 300, 150 thì chi phí s là 2500 ÿôla, 15000ÿôla, 22500ÿôla, 11250ÿôla, chi phí cho t ng d án là 51250ÿôla. Ngu n l c Gi ngu n l c Chi phí trên gi T ng chi phí Nhà phân tích nghi p v 50ÿôla K s m ng 75ÿôla Nhà thi t k c s d li u 75ÿôla Ng i phát tri Web 75ÿôla 4. Gi s d án này theo ngu n l c và u tiên ÿ c xác l p là chi phí, l ch trình sau ÿó ÿ n ch t l ng. Vi t m t ÿo n m i truy n ÿ t u tiên này (xem thêm ch ng 5 ÿ làm m c này). H c viên nên trình bày l i th t u tiên và sau ÿó truy n ÿ t b ng các thu t ng m r ng ÿ d án này d i d ng tho hiêp. 5. Quy ÿinh ph m vi m u xác ÿ nh vai trò c a nh ng ng i liên quan, không phác th o trách nhi m cho t ng v trí là gì. Vi t m t mô t ng n v trách nhi m cho nhà tài tr và giám ÿ c d án. H c viên nên xác ÿ nh nhà tài tr là ch ÿ u t d án, ch u trách nhi m ÿ a ra ph ng h ng, kinh phí và h tr chính tr . Giám ÿ c d án hi n nhiên ch u trách nhi m xây d ng k ho ch d án, qu n lý ÿ i d án c ng nh thành công hay th t b i c a n l c. 2.2. Th o tôn ch d án Nghiên c u trong ngành ch ra r ng có kho ng 20% ÿ n 30% toàn b các d án công ngh thông tin b hu b khi chúng ÿang giai ÿo n xây d ng ý t ng. Tôn ch d án có th giúp ng n ch n ÿi u này x y ra v i b n. M t hay nhi u ng i ch u trách nhi m xây d ng tôn ch d án khác nhau r t nhi u t t ch c này t i t ch c khác và cu i cùng là ít quan tr ng h n nhi u so v i ng i ký tài li u. D án b n ÿang th c hi n có ÿòi h i th i gian, ngu n l c hay ti n b c không? N u câu tr l i là có thì khi ÿó b n c n xây d ng tôn ch d án. nh ngh a Tôn ch d án là m t tài li u d án c p phép hay phê chu n m t d án. S c p phép này quy ÿ nh t m t m c qu n lý thích h p tr lên và nên th c hi n t i thi u ba ÿi u: - Tôn ch d án nên ÿ t tên d án và b nhi m giám ÿ c d án. - Tôn ch d án nên phác th o các yêu c u nghi p v cho d án. - Tôn ch d án nên mô t các yêu c u ch c n ng s ÿ c ÿ a ra. Bài t p 3-3. 1. M c ÿích c a tôn ch d án là gì? M c ÿích là c p phép cho d án và giúp xác l p u tiên ngu n l c. 2. Quy ÿ nh d án có bao g m các các y u t c n thi t không? 49
  10. Có. 3. Sau khi quy ÿ nh d án ÿ c ký thì quy ÿ nh d án nên ÿ c truy n ÿ t cho ai? Quy ÿ nh d án nên ÿ c truy n ÿ t cho ÿ i d án và các ÿ i t ng liên quan d án m c ÿ cao. 4. Các y u t ph nào có th có trong quy ÿ nh d án? ó là các ch s , th t c c p phép k toán và k ho ch truy n thông. Th o tôn ch d án Quy ÿ nh d án xác ÿ nh d án và c p gi y phép chính th c cho d án trong ÿó có vai trò, trách nhi m c ng nh u tiên ÿ i v i t ch c. Khi quy ÿ nh d án ÿã c p phép cho d án c a b n thì ÿi u quan tr ng là nó có c n c c th và ÿ c phân b rõ ràng. Nguyên t c: Xây d ng quy ÿ nh d án tuân theo các nguyên t c sau: - m b o r ng bên ký k t hay ng i ký/ c p phép cho tài li u quy t ÿ nh này ph i ÿúng ch c n ng, có th m quy n: o Bên ký k t có th cho phép b nhi m l i nhân s có liên quan hay không? o Bên ký k t có th cho phép gi i phóng nguyên v t li u có liên quan hay không? o Bên ký k t có th cho phép tiêu dùng ti n b c c n thi t hay không? - m b o r ng quy ÿ nh d án rõ ràng: o Quy ÿ nh d án có ÿ t tên d án rõ ràng hay không? o Quy ÿ nh d án có ch ÿ nh rõ giám ÿ c d án hay không? o Quy ÿ nh d án có ch rõ th i gian th c hi n và kinh phí d án hay không? o Quy ÿ nh d án có phác th o yêu c u nghi p v ch ng minh cho d án hay không? o Quy ÿ nh d án có mô t yêu c u ch c n ng s ÿ c ÿ a ra hay không? - m b o r ng quy ÿ nh d án ÿ c phân phát h p lý: o Các ÿ i t ng liên quan d án có b n sao hay không? o i ng thành viên d án có b n sao hay không? o B ph n k toán hay tài chính có b n sao hay không? o Các nhà qu n lý ngu n l c liên quan trong d án có b n sao hay không? Bài t p 3-4: Th o tôn ch d án Th i gian ho t ÿ ng: 10 phút M c tiêu: Th o m t quy ÿ nh d án ÿ n gi n. K ch b n: Thi t k l i phân h ng d ng d ch v khách hàng là m t nhu c u c p thi t tr c nh ng ÿòi h i mang tính chi n l c h ng vào khách hàng c a m t công ty. Phó giám ÿ c ÿi u hành là nhà tài tr cho d án này. D án s chi phí 1 tri u ÿôla và m t kho ng 12 tháng xây d ng. 1. Y u t nào b n s tính ÿ n trong quy ÿ nh d án trong d án này ÿ giành ÿ c gi y phép. - Tên d án: ng d ng d ch v khách hàng 50
  11. - M c tiêu d án: Cung c p ng d ng v i m t giao di n s d ng th ng nh t b i ÿ i di n d ch v khách hàng - M c tiêu nghi p v chi n l c: C i thi n d ch v khách hàng - Giám ÿ c d án: Ph m V n Chi n - Nhà tài tr : Phó giám ÿ c ÿi u hành Công ty - Chi phí d án theo c tính: 1 tri u ÿôla - dài d án theo c tính: 12 tháng - Dòng ch ký c a nhà tài tr 2. Tài li u quy ÿ nh d án nên l n nh th nào? Quy mô ÿa d ng tính liên t c, t vài dòng cho t i 10 trang. 3. D ng t ch c trong d th o quy ÿ nh d án có ý ngh a gì? Nó xác ÿ nh ai có quy n c p phép cho d án c ng nh ph ng pháp truy n thông ÿ c dùng ÿ truy n ÿ t r ng d án ÿã ÿ c c p phép. 2.3. Th o b ng kê công vi c (Statement Of Work - SOW) (vi t t t là BKCV) B ng kê công vi c ph c v các m c ÿích khác nhau trong các t ch c khác nhau ph thu c vào ph ng pháp lu n qu n lý d án thông d ng. Tuy nhiên trong b t k tr ng h p s d ng nào thì b ng kê công vi c là b c s ng còn trong vi c l p k ho ch d án. Trong ph n này này b n s xem xét các y u t c a b ng kê công vi c và các cách th c khác nhau mà nó ÿ c tri n khai trong các t ch c khác nhau. B ng kê công vi c s giúp b n ki m ch s c ng th ng khi tr l i các câu h i ai, cái gì, khi nào, ÿâu, nh th nào và bao lâu b ng cách t p h p t t c các chi ti t khó kh n v công vi c yêu c u ÿ t o ra ph n có th chuy n giao trong d án. a) nh ngh a: B ng kê công vi c là tài li u ki m soát d án có th ÿ c s d ng nh m t h p ÿ ng pháp lý, tài li u ph m vi hay tài li u ki m soát nh ng thông th ng nên phác th o m t s chi ti t quan tr ng: - Công vi c ÿ c th c hi n. - Ngày tháng, th i gian và ÿ a ÿi m công vi c ÿ c th c hi n. - Ai ch u trách nhi m th c hi n công vi c. - Nguyên v t li u và k thu t ÿ c dùng ÿ th c hi n công vi c. - Chi phí th c hi n công vi c. - Tiêu chí ch p thu n công vi c. M t s t ch c dùng b ng kê công vi c nh m t h p ÿ ng pháp lý v i m t nhà cung c p ÿang cung c p m t hay nhi u ph n có th chuy n giao cho d án. Trong nh ng tr ng h p này, b ng kê công vi c s tính ÿ n ÿi u ki n thanh toán, th ng và ph t hi u qu và các tiêu chí ch p nh n hay t ch i công vi c. M t s t ch c dùng b ng kê công vi c nh m t tài li u ki m soát cho các ph n có th chuy n giao c a d án ÿ c xây d ng trong các b ph n khác. Trong các tr ng h p này b ng kê công vi c có th r t gi ng v i trình t công vi c gi a các b ph n. M c ÿích ÿ u tiên c a b ng kê công vi c trong nh ng tr ng h p này là thu mua ngu n l c thông qua các ÿ ng ch c n ng. 51
  12. M t s t ch c dùng b ng kê công vi c nh m t tài li u ph m vi cho các d án thêm/chuy n/ thay ÿ i và d án vi mô. Ph m vi d án ch ÿ c xác ÿ nh khi các k t qu chuy n giao ÿó ÿ c ghi rõ m t cách c th trong b ng kê công vi c. T t c các công vi c theo yêu c u không ÿ c chi ti t hoá trong b ng kê công vi c là do ÿ nh ngh a ngoài ph m vi và c ng không ÿ c th c hi n ho c ÿ c th c hi n trong m t b ng kê công vi c s a ÿ i. b) Th o b ng kê công vi c B ng kê công vi c có th là m t tài li u ki m soát t t nh ng b n c n ph i hi u t ch c c a b n s d ng b ng kê công vi c ÿ làm nó hi u qu nh th nào. Xây d ng b ng kê công vi c hi u qu tuân theo các nguyên t c sau: - m b o r ng b n hi u v lo i d án: o Cân nh c c n th n các ph n có th chuy n giao liên quan ÿ xác ÿ nh xem d án là v mô, vi mô hay thêm/ chuy n/ thay ÿ i. o m b o r ng b n hi u rõ m i quan h gi a lo i d án và k v ng cho tài li u d án trong t ch c c a b n. - m b o r ng b n hi u t ch c c a mình s d ng b ng kê công vi c nh th nào: o T ch c có m u b ng kê công vi c hay không? o Xem xét các t p d án khác ÿ xem h s d ng b ng kê công vi c nh th nào. - i vào c th ÿ tránh nh ng nh m l n và hi u l m: o m b o r ng b n tính ÿ n t t c các thông tin c n thi t ( ó là ai, cái gì, ÿâu, khi nào và nh th nào). o Nên tránh các thu t ng k thu t, các t thông d ng, các t vi t t t, ho c ÿ nh ngh a ÿ ÿ m b o r ng m i ng i ÿang ti n hành công vi c t ÿ nh ngh a dùng chung. - L y ch ký n u b n mu n nó mang tính pháp lý ho c ràng bu c: o N u b n ÿang dùng b ng kê công vi c nh m t h p ÿ ng v i các b ph n khác nhau thì b n c n ch ký ÿ làm cho h p ÿ ng có giá tr . c) C u trúc b ng kê công vi c M t b ng kê công vi c có chi u h ng trên xu ng. B t ÿ u t s n ph m toàn b và chia nó ra thành nh ng y u t nh h n. Do ÿó, ng i ta có th so sánh xây d ng BKCV gi ng nh công tác chu n b dàn bài cho m t bài v n. M i ch ÿ ÿ u ÿ c chia thành nh ng ch ÿ con, và m i ch ÿ con l i ÿ c chia thêm n a thành các ph n nh . Tuy nhiên, c ng c n chú ý t i quan h gi a mô t công vi c và mô t s n ph m. Trong ÿó, s n ph m: danh t (bao g m: ÿ u vào, ÿ u ra, ÿ ng tác x lý); công vi c: ng t , mô t m t quá trình ho t ÿ ng, x lý. BKCV có th ÿ c phân thành nhi u m c. Không ph i t t c "nhánh" c a BKCV ÿ u c n chi ti t cùng s m c. M i m c cho phép t o ra l ch bi u và báo cáo tóm t t thông tin t i t ng m c ÿó. BKCV ch vi t "cái gì", ch không vi t "nh th nào"; Trình t c a t ng công vi c là không quan tr ng cho dù quen ÿ c t trái sang ph i. Xác ÿ nh trình t n m trong giai ÿo n l p l ch trình BKCV bao g m hai thành ph n chính. - Danh sách s n ph m: DSSP (Product Breakdown Structure) - Danh sách công vi c: DSCV (Task Breakdown Structure) 52
  13. DSSP: mô t theo trình t t trên xu ng M c ÿ phân c p tu theo ÿ ph c t p c a s n ph m. Nói chung, s n ph m càng ph c t p thì s các m c càng l n h n. S n ph m toàn b và t ng s n ph m con ÿ c mô t b ng danh t . Hình 3.3. BKCV theo s n ph m DSCV Xác ÿ nh các công vi c c n th c hi n ÿ xây d ng t ng s n ph m con và t ÿó hình thành nên s n ph m toàn b . DSCV ÿ c chia thành nhi u m c và mô t t trên xu ng d i. M i công vi c ÿ u ÿ c mô t b ng ÿ ng t (hành ÿ ng) và m t b ng . Hình 3.4. BKCV theo công vi c K t h p c 2 danh sách s n ph m và danh sách công vi c, ta có B ng kê công vi c chi ti t Hình 3-5. B ng kê công vi c chi ti t C ph n DSSP và DSCV ÿ u ÿ c ÿánh mã duy nh t. Mã s xác ÿ nh v trí, hay m c, c a ph n t trong BKCV. 53
  14. L u ý: N a trên c a BKCV bao g m các mô t s n ph m, N a d i c a BKCV bao g m các mô t công vi c (ÿ ra ÿ c s n ph m) d) Các b c xây d ng BKCV Vi c xây d ng m t BKCV t t, ph i m t nhi u gi - th m chí hàng ngày – làm vi c c t l c và s a ch a. B c 1. Vi t ra s n ph m chung nh t. Dùng danh t hay thu t ng mô t tr c ti p 1 cách v n t t (ví d : H th ng ph n m m qu n lí nhân s , B nh vi n ÿa khoa, C u m i, ....). Thông tin l y t tài li u "Phác th o d án" B c 2. T o danh sách s n ph m: Phân rã s n ph m chung nh t thành các s n ph m con các m c th p h n. Nói chung, kho ng 2-3 m c d i là ÿ . B c 3. T o l p Danh sách công vi c Mô t các công vi c d i m i s n ph m m c th p nh t. Sau ÿó phân rã t ng công vi c ra thành các m c th p h n. Câu h i: Phân rã chi ti t công vi c ÿ n m c nào? Tr l i: N u m t công vi c c n làm nhi u h n 2 tu n (ho c 80 gi ) thì nên phân rã ti p. B c 4. ãnh mã cho m i ô c a B ng kê công vi c. M c 0: ÿánh mã 0.0 cho s n ph m chung nh t M c 1: ÿánh các mã 1.0, .2.0, 3.0 cho các s n ph m con ánh s ti p m i ô trong BKCV m t mã s duy nh t, theo cách sau: - T trên xu ng d i - T trái sang ph i - N u là 1.0. => ÿánh s ti p là 1.1, 1.2, 1.3, .... - N u là 1.1 => ÿánh ti p là 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, ... - N u là 1.2 => ÿánh ti p 1.2.1, 1.2.2, ..... - Không phân bi t n i dung trong 1 ô là s n ph m hay công vi c B c 5. Xét duy t l i BKCV - T t c các ô thu c danh sách s n ph m ÿ u có danh t (và có th tính t ÿi kèm), - T t c các ô thu c danh sách công vi c có ÿ ng t ra l nh và b ng , - T t c các ô ÿ u có mã duy nh t. 3. QUY NH VÀ KI M SOÁT PH M VI - Các y u t quy ÿ nh ph m vi - M r ng ph m vi - Ki m soát thay ÿ i - Thay ÿ i k ho ch - Giám thi u m r ng ph m vi 3.1. Các y u t quy ÿ nh ph m vi Quy ÿ nh ph m vi là tài li u d án xác ÿ nh công vi c ÿ c tính ÿ n hay không ÿ c tính ÿ n trong d án và g m có các y u t sau: - Xác ÿ nh các gi ÿ nh k thu t và nghi p v . 54
  15. - Yêu c u b t bu c xác ÿ nh b i nhà tài tr hay khách hàng c ng nh các yêu c u không b t bu c. Truy n thông gi a nhà tài tr , khách hàng và ÿ i d án là y u t quy t ÿ nh vi c xây d ng các u tiên c a khách hàng. i u này có l i v sau trong d án n u nh c n thi t ph i th ng l ng l i l ch trình, chi phí hay ph m vi d án. - nh ngh a ràng bu c v t ch c và chúng s tác ÿ ng t i d án nh th nào. - nh ngh a rõ ràng nh ng th ÿ c tính ÿ n hay không ÿ c tính ÿ n trong d án. - Xác ÿ nh s n ph m có th chuy n giao. - Xác ÿ nh các ph ng pháp lu n và công c ÿ c s d ng và tuân theo trong su t quá trình th c thi d án. - t m c tiêu ngày tháng b t ÿ u và ngày tháng hoàn t t và th hi n ÿ ng th i gian d a vào các m c quan tr ng. - Xác ÿ nh kinh phí có giá tr b ng ti n và c s quy t ÿ nh ÿó. - B n ÿ ngu n l c xác ÿ nh các ngu n l c ÿ c dùng trong su t d án, trong ÿó có con ng i, c s v t ch t và các gi ÿ nh v tính giá tr c a các ngu n l c ÿó. - u tiên chi phí, l ch trình và ch t l ng. - Xác ÿ nh vai trò và trách nhi m c a giám ÿ c d án, nhà tài tr , các ÿ i t ng liên quan d án. - Các nhân t r i ro d án và s c ch u ÿ ng r i ro c a khách hàng hay nhà tài tr . - Các tiêu chí hoàn t t. 3.2. M r ng ph m vi M r ng ph m vi là s m r ng ph m vi c a d án do nh ng thay ÿ i không ÿ c phê chu n hay qu n lý, nh h ng t i chi phí, ch t l ng và/ho c th i gian c a d án. Khi d án ti n tri n, ÿ c bi t là các d án “may ÿo”, các yêu c u có xu h ng thay ÿ i liên t c, khi n nhà tài tr và khách hàng ph i b sung thêm các ch c n ng và tính n ng, d n ÿ n thay ÿ i WBS và t ng l ch bi u và kinh phí. Kh n ng này th hi n r t rõ trong các d án IT, th c t cho th y h u h t các d án ÿ u liên quan ÿ n công ngh m i, vi c ch t ch t các yêu c u trong tài li u ph m vi ban ÿ u tr nên vô cùng khó kh n. Xu h ng m r ng ph m vi gây không nh vào s th t b i c a d án. Chìa khóa ÿ v t qua nguy c có th c này trong công tác qu n lý d án là ph i qu n lý ch t ch và tuân th các quy ÿ nh v th t c thay ÿ i, qua ÿó không ch p nh n b t k thay ÿ i nào không tuân theo quy trình qu n lý thay ÿ i và ÿ c phê chu n. Ví d : D ng và c là hai ng i b n và là nh ng l p trình viên ÿang làm chung m t ng d ng trên PDA cho ÿ i bán hàng ti n hành trong l ch phát tri n ch t ch ÿ ng d ng s ÿ c hoàn thành tr c khi b t ÿ u n m m i. M t ng i b n c a h là m t nhân viên bán hàng r t thích ng d ng này. Tuy nhiên, cô mu n b sung m t vài tính n ng m i mà cô cho r ng r t nh .cô ÿ ngh c b sung tính n ng ÿó thay vì th c hi n yêu c u thay ÿ i chính th c. C hai c và D ng ÿ ng ý và cho r ng cô b n có m t ý t ng hay, h không m t nhi u th i gian ÿ b xung nh ng tính n ng này và s n ph m cu i cùng ch c ch n s t t h n. Tuy nhiên, khi h b t ÿ u thêm nh ng tính n ng này, h g p ph i m t s v n ÿ và tr c khi h nh n ra ÿi u ÿó, m in ng i trong s h ÿã m t 2 ngày ÿ hoàn thành các tính n ng m i và d tính s m t thêm 4 ngày n a ÿ tích h p mã. T i cu c h p báo cáo hi n tr ng hàng tu n, h ÿã ph i th a nh n công vi c ÿã b ch m l ch trong công vi c 55
  16. chính th c c a mình. Giám ÿ c d án c a h thông c m nh ng hãng thì không. Không có s trì hoãn nào trong l ch và hãng không th ch p nh n yêu c u thay ÿ i cho phiên b n ng d ng này. 3.3. Ki m soát thay ÿ i Ki m soát thay ÿ i là m t k thu t dùng ÿ ÿ m b o r ng nh ng thay ÿ i ÿ c ÿ xu t s ÿ c coi nh m t ph n c a quá trình qu n lý thay ÿ i do ph i ÿ c ÿ nh ngh a và sau ÿó ÿ c phê duy t hay h y b . N u ÿ c phê duy t s ÿ c ÿ a vào k ho ch c a d án. Quá trình qu n lý thay ÿ i ÿ c ÿ nh ngh a tr c là m t ph n c a tài li u ph m vi. Trong quá trình th c hi n, Giám ÿ c d án ph i giám sát ch t ch quá trình này và tuân th k ho ch qu n lý thay ÿ i ÿ ÿ m b o r ng nh ng thay ÿ i không ÿ c ch p thu n s không ÿ a vào d án. Các yêu c u thay ÿ i xu t hi n liên t c trong vòng ÿ i d án khi xu t hi n nh ng thông tin và công ngh m i, s thay ÿ i u tiên c a t ch c và x y ra nh ng thay ÿ i v nhân s . Nh ng thay ÿ i ÿ c qu n lý không ph i là m r ng ph m vi. H qu t t y u c a thay ÿ i: k ho ch d án ÿ c ÿánh giá t t nh t c ng có th thay ÿ i trong d án. Tr c khi ch p nh n m t thay ÿ i, hãy ch c ch n r ng b n ÿã nghiên c u k l ng nh h ng c a thay ÿ i t i ph m vi, l ch bi u và kinh phí. N u m t thay ÿ i tác ÿ ng m nh ÿ n kinh phí hay l ch bi u, hãy xem xét li u b n có th th ng l ng thay ÿ i ph m vi ÿ h n ch nh h ng không. Ng c l i, n u thay ÿ i ph m vi s nh h ng kinh phí hay l ch bi u, hãy ÿ m b o m i ÿ i t ng liên quan chính và khách hàng hi u ÿ c h qu c a nó. Hãy luôn s n sàng ÿ ÿàm phám và th a hi p. N u m t yêu c u thay ÿ i ÿ c ch p nh n, nó ph i tr i qua quá trình phê duy t ÿ c xác ÿ nh trong quy trình qu n lý thay ÿ i. N u thay ÿ i nh h ng ÿ n kinh phí, th i gian hay các yêu c u v ngu n l c, k ho ch d án c ng ph i ÿ c c p nh t cho phù h p và chính xác. 3.4. Thay ÿ i k ho ch Thay ÿ i k ho ch d án là nh ng thay ÿ i ÿ i v i tài li u k ho ch c a d án ph i x y ra n u m t thay ÿ i quan tr ng v ph m vi c a d án ÿ c phê duy t. - Nh ng thay ÿ i v ngân sách ÿòi h i s tính toán v c s chi phí m i và nh ng thay ÿ i ÿ i v i các tài li u qu n lý dòng ti n. - Nh ng thay ÿ i v l ch ÿòi h i nh ng thay ÿ i ÿ i v i l ch d án và tính toán trên c s c a l ch trình - M t thay ÿ i v b n ch t công vi c ÿang ÿ c th c hi n có th d n t i nh ng thay ÿ i v l c ÿ m ng, ma tr n tài nguyên, k ho ch qu n lý r i ro và k ho ch qu n lý ch t l ng. - Nh ng thay ÿ i v nhân s nh h ng ÿ n ÿ i d án, nhà tài tr ho c nh ng ÿ i t ng liên quan s nh h ng ÿ n k ho ch truy n thông. - B sung thêm m t nhà cung c p nh h ng ÿ n k ho ch mua s m. 3.5. Ki m soát ph m vi M t k ho ch qu n lý thay ÿ i ÿ c tuân th t t và ch t ch s ng n ng a vi c m r ng ph m vi nh h ng ÿ n ti n ÿ , ch t l ng d án. Nguyên t c qu n lý hi u qu vi c m r ng ph m vi, hãy tuân theo nguyên t c sau: - Giám sát thay ÿ i không ÿ c ki m soát b ng cách phân tích các gói công vi c ÿ tìm ra công vi c không ÿ c phép: 56
  17. o Giám sát các báo cáo hi u su t, các ÿánh giá hi u su t, và các cu c h p báo cáo hi n tr ng ÿ tìm các d u hi u c a vi c m r ng ph mvi ti m n ng. o Ki m tra- th c hi n ki m ÿ nh công vi c ÿang ti n tri n. o Giám sát l ch bi u và ngân sách. - m b o m i yêu c u thay ÿ i ÿ c ghi l i và sàng l c ÿ ch p thu n ho c t ch i. - L c các yêu c u thay ÿ i: o Lo i b nh ng thay ÿ i ngoài ph m vi tr khi chúng quan tr ng cho d án. o i v i nh ng thay ÿ i có kh n ng ÿ c ch p thu n, ÿánh giá nh h ng c a vi c s a l i k ho ch và li t kê các v n ÿ có th có. o N u nh h ng nh , giám ÿ c d án và ÿ i có th x lý thay ÿ i. o N u nh h ng v a ph i, hãy chu n b m t báo cáo v nh h ng và tìm s ÿ ng ý c a các ÿ i t ng liên quan ÿ n d án. o N u nh h ng l n, hãy c ÿàm phán v nh ng thay ÿ i khác có th h n ch nh h ng. Hãy chu n b m t báo cáo v nh h ng cho nhà tài tr và nh n ÿ c s phê duy t chính th c tr c khi ti n hành. - N u thay ÿ i ÿ c ch p thu n, hãy th c hi n nh ng ÿi u ch nh c n thi t cho k ho ch d án ÿ b sung thay ÿ i. - N u yêu c u thay ÿ i b t ch i, hãy ÿ m b o r ng quy t ÿ nh này ÿ c thông báo t i ng i yêu c u. - N u thay ÿ i ÿ c ch p nh n, hãy thông báo v s ch p nh n ÿó cho ÿ i d án, ÿ i t ng có liên quan và các nhà cung c p, theo ÿúng nguyên t c k ho ch truy n thông. Ví d M t ng d ng c s d li u trên Web ÿang trong giai ÿo n phát tri n cu i cùng, nh ng d án b ch m l ch và m t s ho t ÿ ng quan tr ng v n còn ph i hoàn thành. D li u ph i ÿ c thanh l c và chuy n ÿ i sang XML tr c khi có th ÿ c truy c p b i ng d ng m i, m t quá trình d tính m t 120 gi và ÿ c lên l ch kho ng ba tu n vì nó ÿòi h i các d ch v c a riêng DBA v i ÿ i. Trong khi ÿó, giám ÿ c d án r t c n các d ch v DBA v phía phát tri n vì DBA ÿ c lên l ch ÿ b t ÿ u d án m i trong vòng b n tu n. M t công ty t v n ÿáng tin c y có s n nhi u DBA và có th th c hi n công vi c trong m t tu n nh ng không còn ÿ ti n trong qu d phòng ÿ trang tr i cho chi phí 10.000$. Giám ÿ c d án ÿi g p nhà tài tr c a mình và ÿ c ch p thu n cho thuê ngoài ho t ÿ ng này. Bà dàn x p m t Qui ÿ nh Công vi c v i nhà cung c p bao g m ÿi u kho n NDA (th a thu n không ti t l thông tin) ÿ b o v s bí m t c a d li u. Sau ÿó s a l i k ho ch d án và g p các ÿ i t ng có liên quan ÿ xem xét k ho ch m i cùng h và ÿ m b o r ng d li u c a h s ÿ c hãng t v n qu n lý t t. TÓM T T N I DUNG CH NG Trong bài này, b n ÿã ÿ c trang b các ki n th c c b n v qu n lý ph m vi và cách th c l p báo cáo ph m vi: 1. Kh i th o - Ràng bu c tam giác - Tam giác thép 57
  18. - Ma tr n trách nhi m - Tính t ng tr ng d án - K ho ch d án tích h p - Các y u t c a quy ÿ nh ph m vi 2. L p k ho ch - Th o quy ÿ nh ph m vi d án - Th o tôn ch d án - Th o b ng kê công vi c (SOW) 3. Qu n lý và ki m soát ph m vi - Các y u t quy ÿ nh ph m vi - M r ng ph m vi - Ki m soát thay ÿ i - Thay ÿ i k ho ch - Giám thi u m r ng ph m vi BÀI T P K T THÚC CH NG 1. Giám ÿ c d án ÿ c ch ÿ nh cho m t d án l n ÿã và ÿang ÿ c th c hi n m t s l n. i d án v a hoàn t t giai ÿo n thi t k c a d án và ÿang ti n hành trong giai ÿo n tri n khai. T i ÿi m này, thay ÿ i nào có th x y ra mà không ph i gánh ch u r i ro c a vi c ti n hành l i toàn b giai ÿo n thi t k ? A. Ph m vi B. Nhi m v C. Thi t k chi ti t D. Ngày tháng chuy n giao 2. i d án ÿang ti n hành hoàn t t ÿ nh ngh a ph m vi và ÿang trình bày báo cáo ph m vi v nh ng yêu c u thay ÿ i c a khách hàng và nhà tài tr . V i vai trò là giám ÿ c d án thì ph ng pháp ti p c n t t nh t là gì? A. L ng nghe yêu c u và ch ra các ngu n l c thêm vào s ÿ c yêu c u ÿ hoàn t t d án vào cùng th i h n. B. Ch p nh n thay ÿ i và r i kh i ÿó ÿ qua tr l i v i báo cáo ph m vi ÿã thay ÿ i. C. Ch ra r ng th i gian chuy n giao cho d án s ÿ c kéo dài. D. Phác th o nh ng nh h ng c a thay ÿ i trong vi c ÿáp ng các m c tiêu c a d án s d ng các ví d minh ho thay ÿ i ph m vi, th i gian và chi phí. 3. Ph m vi d án do khách hàng yêu c u sau khi ch p thu n thi t k có kh n ng nh h ng t i m t s thành ph n c a d án. i u gì sau ÿây là câu tr l i t t nh t c a giám ÿ c d án? A. Thuy t ph c khách hàng hoãn thay ÿ i. B. c tính nh h ng t i chi phí và l ch trình và phê duy t tr c khi ti n hành. C. a ra nh ng thay ÿ i then ch t b t ch p chi phí và nh h ng c a nó, ÿ ng th i thông báo cho ban qu n lý thay ÿ i. 58
  19. D. Th c hi n phân tích nh h ng chi ti t t i chi phí và l ch trình, ÿ ng th i tri u t p m t cu c h p ÿ i d án. 4. Có nhi u ph ng pháp dùng ÿ giám sát hi u qu c a d án. Hai ph ng pháp nào có th ÿ c dùng ÿ giám sát các thay ÿ i ph m vi?(Ch n 2) A.Phân tích l ch s bi n ÿ ng chi phí. B.Theo dõi s l ng thay ÿ i ph m vi. C. Phân tích l ch s bi n ÿ ng l ch trình. D. Theo dõi giá tr ÿ ng ÿôla c a công vi c thêm vào ÿ c th c hi n. 5. Trong su t quá trình xây d ng d án ÿã ÿ c phê duy t, giám ÿ c d án nh n th y r ng ph m vi d án không ÿ c xác ÿ nh h p lý, làm t ng l ng kinh phí ÿáng k và tr h n các ph n có th chuy n giao. Giám ÿ c d án yêu c u m t cu c h p v i các ÿ i t ng liên quan d án ÿ thông báo cho h v s chênh l ch ph m vi theo yêu c u. Giám ÿ c d án nên ti p c n t t nh t bi n ÿ ng ph m vi cho d án này nh th nào? A. Chu n b c u trúc chi ti t công vi c m i ch ra th i gian yêu c u cho vi c hoàn t t d án và kinh phí theo yêu c u m i. B. Thông báo cho các ÿ i t ng liên quan d án v s thay ÿ i kinh phí và l ch trình theo yêu c u, gi m b t các chi phí ph v i m t k ho ch d phòng ÿúng ch và nh n ÿ c s phê duy t b ng v n b n cho nh ng thay ÿ i yêu c u. C. Thông báo cho các ÿ i t ng liên quan d án v th i gian và kinh phí theo yêu c u c n ÿ hoàn t t d án cùng v i các minh ch ng v m t tài chính nh Phân tích giá tr thu ÿ c, ROI (Hoàn tr ÿ u t ) và bi n ÿ ng l ch trình. D. Xác ÿ nh bi n ÿ ng chi phí và l ch trình và ÿ ngh phê chu n nh ng thay ÿ i theo yêu c u. 6. Có nhi u ph ng pháp dùng ÿ giám sát hi u qu c a d án. Hai ph ng pháp nào có th ÿ c dùng ÿ giám sát các thay ÿ i ph m vi?(Ch n 2) A. Phân tích l ch s bi n ÿ ng chi phí. B. Theo dõi s l ng thay ÿ i ph m vi. C. Phân tích l ch s bi n ÿ ng l ch trình. D. Theo dõi giá tr ÿ ng ÿôla c a công vi c thêm vào ÿ c th c hi n. 7. Tr c khi b n nh n ÿ c phê duy t t các ÿ i t ng liên quan v thay ÿ i d án ÿi u ch nh ph m vi d án. B n nên th c hi n ba ho t ÿ ng nào? (Ch n 3) A. Phân tích v n ÿ kinh phí và nh h ng c a chúng. B. Tính toán ph m vi v n ÿ bi n ÿ ng l ch trình C. Phân tích v n ÿ k ho ch d án và nh h ng c a chúng. D. Áp d ng thay ÿ i ph m vi cu i cùng vào k ho ch d án. E. Nghiên c u các kh n ng khác ÿ i v i thay ÿ i ph m vi ÿ c ÿ a ra. 8. Trong tình hu ng nào giám ÿ c d án ÿ c yêu c u ph i g i m t yêu c u thay ÿ i t i nhà tài tr và các ÿ i t ng liên quan d án. A. Th i ÿi m nào ÿó yêu c u thay ÿ i ÿ c xét duy t. B. Khi chi phí v t quá ÿ bi n ÿ ng cho phép theo kinh phí. C. Khi không có s l a ch n kh thi. 59
  20. D. Khi khách hàng ÿ ng ý thay ÿ i. 9. Ph m vi c a d án v t quá kinh phí b i vì các m c ÿ c mua ÿ t h n so v i d li u ban ÿ u. L ng d th a này s v t quá t ng kinh phí cho d án. Giám ÿ c d án nên làm gì? A. Không thay ÿ i kinh phí. B. Ti p c n các ÿ i t ng liên quan d án ÿ t ng kinh phí. C. Gi m các chi phí ph m vi ÿ không v t quá kinh phí. D. i u ch nh các m c kinh phí ÿ thu hút các chi phí v t quá. 10. C n c vào báo cáo ph m vi và các gi ÿ nh d án ÿ c ch ra trong tri n lãm thì ÿi u gì ph i ÿ c hoàn t t ÿ u tiên? A. i d li u v s ti n ph i tr cho nhân viên vào tháng 12. B. s ti n ph i tr cho nhân viên sau ngày 31 tháng 11. C. So sánh v i s ti n ph i tr cho nhân viên trong ba tháng. D. s ti n ph i tr cho nhân viên v i ÿ chính xác 100% trong tháng 1. 11. Nh m t b ph n c a ÿ nh ngh a ph m vi t ng th và l p k ho ch d án trong giai ÿo n kh i t o c a d án, quy ÿ nh d án và b ng kê công vi c yêu c u giám ÿ c d án ph i: A. Nghiên c u các quy ÿ nh c th c a ngành v nh h ng trong d án. B. tÿ c s nh t trí c a ÿ i ng thành viên v nhi m v và th i ÿo n. C. Xây d ng c u trúc chi ti t công vi c m t cách chi ti t. D. Tính ÿ n các d phòng cho nh ng ÿi u ch a bi t. 12. Giám ÿ c d án ÿ c khách hàng ÿ ngh th c hi n nh ng thay ÿ i quan tr ng cho d án. Nh ng thay ÿ i này không ÿ c chú tâm trong Tài li u thi t k hay Ph m vi d án. Cách t t nh t ÿ giám ÿ c d án ÿáp l i yêu c u là gì? A. Thông báo v i khách hàng r ng thay ÿ i ph m vi là không ÿ c phép. B. Trình yêu c u thay ÿ i lên Ban qu n lý thay ÿ i. C. Tri n khai các thay ÿ i theo yêu c u ngay l p t c. D. Thi t k l i toàn b d án t v ch xu t phát. 13. i u gì sau ÿây nên ÿ c tính ÿ n trong ÿ nh ngh a ph m vi và quy ÿ nh d án? A. Ph ng pháp lu n mã chu n. B. WBS (C u trúc chi ti t công vi c). C. CPM (Ph ng pháp ÿ ng t i h n). D. Tiêu chí hoàn t t. 14. Khi th m quy n phê chu n s a ÿ i ph m vi ÿ c ÿ t ra, giám ÿ c d án nên: A. H i ý ki n nhà tài tr d án. B. Duy t quy ÿ nh d án g c. C. Tham kh o k ho ch d án thay ÿ i. D. Ra quy t ÿ nh d a trên s ÿ t ch c c a công ty. 15. Thông th ng tài li u ÿ c s a ÿ i nhi u nh t trong các d án là gì? A. K ho ch d án. B. S ghi v n ÿ . 60

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản