Chương 5: ĐỐI TƯỢNG, NHIỆM VỤ VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU CỦA TÂM LÝ HỌC QUẢN LÝ.

Chia sẻ: kendy8x

Tham khảo tài liệu 'chương 5: đối tượng, nhiệm vụ và phương pháp nghiên cứu của tâm lý học quản lý.', kỹ năng mềm, tâm lý - nghệ thuật sống phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Bạn đang xem 7 trang mẫu tài liệu này, vui lòng download file gốc để xem toàn bộ.

Nội dung Text: Chương 5: ĐỐI TƯỢNG, NHIỆM VỤ VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU CỦA TÂM LÝ HỌC QUẢN LÝ.

Chương V.
GIAO TIẾP TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ.


I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO TIẾP.
1. Khái niệm về Giao tiếp
Các cách tiếp cận
Giao tiếp là sự tiêp xúc giữa con người với con người trong cuộc
sống để trao đổi tín hiệu hoặc thông tin.
Giao tiếp là sự xác lập mối quan hệ giữa các đối tác nhằm thoã
mãn một nhu cầu nhất định.
Trong hành chính khái niệm giao tiếp có thể diễn đạt như sau:
Giao tiếp là xác lập mối quan hệ và tiếp xúc giữa con người với
nhau trong phạm vi hành chính nhằm thoả mãn những nhu cầu nhất
định của cá nhân và tổ chức.
2.Bản chất giao tiếp
- Giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin hai chiều, là sự chia
sẻ thông tin hai chiều: Là một cuộc đối thoại hai chiều làm thay đổi
nhận thức hai bên
- Các yếu tố trong quá trình giao tiếp đều động ( tâm trạng, ý
nghĩ, từ ngữ, cách thức …)
- Giao tiếp là quá trình tác động qua lại. Qua giao tiếp con người
hiểu biết về nhau và đều có những thay đổi nhất định. Giao tiếp có
kết quả là đáp ứng được mong muốn của các bên, là sự phát triển
nhân cách thông qua giao tiếp.
2. Vai trò của giao tiếp trong đời sống xã hội và trong quản
lý.
Trong đời sống xã hội :
+ Giao tiếp tạo nên cộng đồng :làm cho xã hội cố kết với nhau,
người ta hiểu,biết lẫn nhau. Nếu không có giao tiếp người ta thường
gặp rất nhiều khó khăn
Ví dụ; Bán anh em xa mua lámg giếng gần
+ Giao tiếp là một phương thức tồn tại của loài người. Nếu
không giao tiếp trong xã hội thì không thể thành người được.
1
Ví dụ: Từ thế kỷ 12, một vương quốc gần chân núi Hymalaya
(vùng Ấn Độ) nnhà vua làm cuộc thí nghiệm bắt 4 đứa trẻ mới sinh
cho vào tu viện nuôi cắt đứt mọi quan hệ xã hội, 12 mùa xuân trôi qua
4 đứa trẻ được nuôi sống tiếp xúc với người, đi bằng 4 chân, hú, gào,
nhìn thấy nhà sư mắt chúng sợ hãi, cùng với tiếng hú dài.
Hoặc hai em bé Amnia và Kamala ở Ấn độ được chó sói nuôi,
những đứa trẻ này không biết cười, nói chỉ biết bò bốn chân, ăn ngủ
như sói con .
- Giao tiếp tạo nên thông tin, tạo nên sự hiểu biết
- Giao tiếp là quá trình thực hiện toàn bộ các mối quan hệ con
người (quan hệ xã hội và quan hệ liên nhân cách), nó là mặt quan
trọng, là điều kiện thực hiện tốt mọi hoạt động
Trong hoạt động quản lý.
Có cơ sở để ra quyết định quản lý. Để tổ chức thực hiện quyết
-
định
- Biết đối tác để điều hành
- Giao tiếp chính là một công cụ sắc bén để tạo ra các mối quan
hệ trong quản lý, trong kinh doanh, trong ký kết hợp đồng .
- Trong quản lý nếu người lãnh đạo biết giao tiếp sẽ đoàn kết
được các công sự, tạo ra một bầu không khí tâm lý thuận lợi trong tổ
chức, tạo ra mối quan hệ gần gũi thân mật giữa cấp trên và và cấp
dưới trên cớ sở đó mới tác động mạnh từng cá nhân trong tổ chức,
nâng cao uy tín của mình
Một trong những tiêu chuẩn của để lựa chọn các nhà quản lý là
phải có nghệ thuật giao tiếp.
Kết quả hoạt động: 50% phụ thuộc vào giao tiếp
50% phụ thuộc vào hành động.
3. Các nguyên tắc giao tiếp
- Hài hoà các lợi ích .
Đó là hai bên đều có lợi. Thành công của giao tiếp không chỉ là
việc chiến thắng đối tác mà đem lại lợi ích càng nhiều càng tốt cho
cả hai bên ..
- Giải pháp áp dụng phải làm tăng được giá trị của việc giao tiếp.
- Luôn luôn tìm ra giải pháp tối cho quá trình giao tiếp


2
- Tôn trọng các quy phạm khách quan của cuộc sống và các qui
phạm pháp luật, các giá trị hiện hành.
- Tôn trọng đối tác coi trọng ảnh hưởng của các mối quan hệ .
- Hiểu được tâm lý và mong muốn của đối tác
- Có chuẩn mực, có văn hoá:
Đòi hỏi việc giao tiếp phải đúng mực.Trong giao tiếp cần lịch lãm
có phong thái đàng hoàng tự tin, không bị kích động, không thô tục,
vung tay vung chân, không vung tay vung chân, không nhìn soi mói
4.Các hình thức giao tiếp
a).Theo tính chất giao tiếp
+ Giao tiếp trực tiếp
Là hình thức giao tiếp thông dụng nhất Các đối tượng thường
gặp gỡ nhau và thường dùng công cụ ngôn ngữ cũng như phi ngôn
ngữ trao đổi với nhau những thông tin nhất định. Cách giao tiếp này
đạt được hiệu quả tốt nhất và nhanh nhất
+ Giao tiếp gián tiếp.
Qua phương tiện trung gian như văn bản thư từ, sách báo, điện
thoại, vô tuyến, tuyền hình, phương tiện kỹ thuật nghe nhìn hoặc môi
giới qua một người khác.
b) .Theo mục đích giao tiếp
+ Giao tiềp chính thức.
Giao tiếp ấn định theo pháp luật, theo một quy trình đã được các
tổ chức thừa nhận như hội họp, học tập, mít tinh, loại này trong công
tác quản lý chiếm một tỉ lệ rất cao. Cấp càng cao hội họp càng nhiều.
Thắng lợi hay thất bại cũng phần lớn do loại hình này trong công tác
quản lý.
+ Giao tiếp không chính thức .
Là loại hình giao tiếp không có quy định nào cả, mang tính chất
cá nhân. Loại hình này trong công tác quản lý ngày nay cũng hay sử
dụng để tạo ra bầu không khí đầm ấm, vui tươi, thân mật hiểu biết
lẫn nhau, tạo thuận lợi hoặc hỗ trợ cho quản lý
c) Căn cứ vào phương tiện giao tiếp
+ Giao tiếp bằng ngôn ngữ
- Ngôn ngữ nói

3
- Ngôn ngữ viết
+ Giao tiếp phi ngôn ngữ
- Cử chỉ
- Điệu bộ
+ Kết hợp
5. Các dòng giao tiếp
+ Giao tiếp từ trên xuống dưới.
Trong nội bộ tổ chức, thông tin đi từ cấp cao xuống cấp thấp: từ
thủ trưởng tơi nhân viên, từ những người lập kế hoạch chính sách
đến những người thực hiện
Loại hình này bao gồm việc hướng dẫn công việc, giải thích
những yếu tố cơ bản của công việc, phản hồi về việc thực hiện công
việc, và cho nhân viên biết nhà quản lý tổ chức cần gì ở họ, khuyến
khích sự tham gia, động viên gây cảm tình, cảm hứng.
Một trong những nguy hiểm của giao tiếp này là thất thoát thông
tin ở mỗi cấp, nghĩa là thông tin có thể bị cắt xén hoặc bị bóp méo.
Để giảm bớt sự thất thoát đó cần chú ý:
- Trong một số tình huống có thể thực hiện sự giao tiếp hai chiều
như
- Phải rõ ràng, ý muốn của mình phải được mọi người hiểu minh
bạch.
- Phải tin cậy lẫn nhau, nếu có thiên kiến sẽ cản trở con đường
con đường giao tiếp với họ.
+ Giao tiếp từ dưới lên trên.
Bao gồm việc đưa ra ý kiến phản hồi lên cấp trên về những cảm
nhận công việc của mình, cung cấp ý kiến và phản ứng đối với những
gì đã được giao tiếp xuống. Đây cũng là cách chủ yếu để thông báo
cho cấp trên về những vấn đề nẩy sinh và những thay đổi cần có.Cấp
dưới có thể báo cáo cấp trên về chính bản thân họ, đồng nghiệp
bằng văn bản hoặc bằng lời qua kênh giao tiếp khác nhau.,
Dòng giao tiếp từ dưới lên trên một cách chính xác sẽ giúp cho
nhà quản lý có được những thông tin về tình cảm, nhận thức của cấp
dưới giúp họ phát hiện ra những người có triển vọng và chậm tiến và
chuẩn bị cho một dòng giao tiếp khác từ trên xuống có hiệu quả hơn.



4
Khó khăn lớn nhất phải vượt qua trong giao tiếp từ dưới lên trên
là vấn đề tin cẩn. chỉ dựa vào sự tin tưởng lẫn nhau giữa hai bên thì
dòng giao tiếp từ dưới lên mới thật đáng tin cậy
+ Giao tiếp hàng ngang .
Giao tiếp hàng ngang là giao tiếp giữa các bộ phận cùng cấp, sự
phối hợp cá nhân và các bộ phận cùng cấp trong tổ chức. là giao tiếp
giữa các đồng nghiệp để điều phối công việc, chia ssẻ thông tin , giải
quyết các vấn đề hỗ trợ các đồng nghiệp
Dòng giao tiếp này trở nên quan trọng khi khi tổ chức trở nên
rộng lớn hơn, phức tạp hơn và được chuyên môn hoá cao hơn.
+ Giao tiếp giữa các nhóm phi chính thức


5. Uy tín trong giao tiếp
5.1Uy tín là lòng tin của cử tọa đối với người giao tiếp, có 5 nhân
tố chi phối đến uy tín.
+ Uy tín trên địa vị thứ bậc: Uy tín ban đầu của có khuynh hướng
tăng cao nếu địa vị người giao tiếp cao hơn địa vị người tham gia giao
tiếp
+ Thiện chí: Người có quan hệ cá nhân tốt có thể có uy tín ban
đầu cao hơn người đang tham gia giao tiếp.
+ Sự thành thạo chuyên môn.
+ Hình ảnh: nếu hấp dẫn về mặt nào đó thì uy tín có khuynh
hướng cao. Một người liên kết với một uỷ ban có thế lực được cử toạ
tin tưởng.
+ Tính trung thực
5.2.Uy tín phụ thuộc vào
+ Kiến thức chuyên môn
+ Thực tế
+ Đạo đức
+ Phương pháp giao tiếp
5.3.Phương pháp tạo ra uy tín ban đầu:
+ Đưa danh thiếp hay ghi chức tước tên bài thuyết trình.
+ Viện dẫn mối quan hệ từ trước.
+ Giới thiệu những kinh nghiệm từng trải.
5
+ Liên hệ với một hình ảnh khác làm nổi bật hình ảnh của mình
+ Ăn mặc, trang điểm, tướng mạo
6. Rào cản trong giao tiếp
Trong quá trình giao tiếp xuất hiện các rào cản sau và nó ngăn
cản những người nhận thông tin để hiểu nó một cách chính xác.
+ Quan hệ không tốt, sự mâu thuẫn về lợi ích .
+ Rào cản về tình cảm/ cảm xúc (tâm lý).
+ Ngôn ngữ từ ngữ được dùng trong giao tiếp có thể làm cho
thông điệp bị nhiễu hoặc bị sai, nếu dùng những từ mơ hồ và không
rõ ràng. Hoặc bất đồng ngôn ngữ .
+ Rào cản về môi trường : Sẽ khó có thể nhận thông tin chính
xác nếu bị các yếu tố môi trường làm việc xen vào
Ví dụ: Vừa nghe điện thoại vừa nghe nói chuyện
+ Các mối quan hệ, quyền hạn: Đôi khi bạn cảm giác rằng việc
giao tiếp phải qua một hệ thống phức tạp mới có thể đến được đúng
người và thời điểm đó thông tin sẽ bóp méo hoặc xuyên tạc.
+ Rào cản nhận thức. Mỗi người nhận thức sự việc thường khác
nhau
III. KỸ NĂNG GIAO TIẾP
1. Khái niệm:
Là khả năng nhận biết, phán đóan, sử dụng các phương tiện
giao tiếp để định hướng giao tiếp
Các nhóm kỹ năng giao tiếp:
Nhóm kỹ năng định hướng: (hình thức, động tác, ngôn ngữ, lời
nòi, cử chỉ, điệu bộ, sắc thái tình cảm…)
Nhóm kỹ năng định vị:
A=B (thông tin ngang nhau) cởi mở thóai mái
A>B (A thông tin nhiều hơn B). Kẻ cả, bề trên
A nguời bộc trực.
Mặt trái xoan->Người lý tưởng
Mặt tròn-> người hồn nhên
Mặt đầy góc cạnh-> có tài hơn người.
Giọng nói:
Gịong rõ ràng-> người bình thản
Giọng vang dội-> người uy quyền.
Nhỏ và khàn khàn->Đầy mưu mô.
Thích nói nhỏ-> kín đáo
Diện mạo thường gây ấn tượng mạnh nhất lần đầu tiên .


9
Cách trang phục, ăn mặc cũng nói lên nghề nghiệp, địa vị con
người.. Khi giao tiếp mặc vét tông, thắc cà vạt thể hiện sự nghiêm túc
và lịch sự
Ví dụ : Tân tin rằng anh được đề bạt giám sát viên trong bộ
phận. Khi được gọi vào phòng làm việc anh hy vọng sẽ được cấp trên
chúc mừng . Thay vào đó cô nói rằng cô rất lấy làm tiếc là đã đề bạt
Minh một thành viên kỳ cựu và có nhiều kinh nghiệm trong nhóm vào
vị trí này.Tân đã cố giấu sự thất vọng trong lòng và nói “ thật là tuyệt
vời, Minh xứng đáng được nhận điều đó”
Tuy nhiên khi anh nói điệu của anh lại là:
+ Hai tay và vai anh ta buông thỏng xuống.
+ Nụ cười guợng .
+ Anh ta tránh cái nhìn của người quản lý.
Không cố ý nhưng anh ta thể hiện sự thất vọng của mình qua
điệu bộ
b) Hệ thống dấu hiệu hiệu thuộc về âm thanh chất dọng
Cũng bổ sung cho việc truyền tin bằng ngôn ngữ, chẳng hạn như
sắc điệu, thanh điệu, sự ngắt quãng, tốc độ ngôn ngữ. Tất cả những
yếu tố này làm tăng ý nghĩa tầm quan trọng của thông tin mà không
cần bổ sung thêm về ngôn ngữ .
c) Khoảng cách giao tiếp:
Khoảng cách giao tiếp thể hiện mức độ quan hệ những người
giao tiếp với nhau. Người thân trong gia đình đứng gần nhau hơn, bạn
bè thân thiết có thể ngồi gần nhau, người xa lạ hay mới quen thường
giữ một khỏang cách nhất định
Cách sắp xếp ghế ngồi và bài trí văn phòn g, cũng thể hiện giao
tiếp
2. Kỹ năng nghe
Người ta vẫn nói:
Nói là bạc, nghe là vàng
Nói là gieo, nghe là gặt
Im lặng là kim cương
4.1 Lắng nghe là một kỹ năng quan trọng giúp bạn:
Thực thi tốt những gì đã được hướng dẫn

10
Lấy được ý kiến hay từ người khác
Biết được tại sao các thành viên trong nhóm của bạn hay các
nhân viên lại có thái độ như vậy đối với bạn và đối với công việc của
họ
Hiểu biết những khó khăn và vấn đề
4.2. Lắng nghe cũng có những trở ngại
Môi trường xung quanh
Người nói hoặc diễn giả
Những cảm xúc và thái độ của bản thân người nghe
Nguyên nhân nghe không có hiệu quả;
- Nghe một phần
- Nghe phục kích
- Giả vờ nghe
- Nghe phòng thủ
- Nghe không tập tgrung
4.3 Để có được những kỹ năng lắng nghe
+ Cải thiện dáng điệu: Giữ tư thế cởi mở, tỏ tư thế sẵn sàng
nghe người khác nói, tránh tư thế khép kín, uể oải hay tư thế khiêu
khích.
Cử chỉ cũng phải mở, làm cho người nói cảm thấy dễ chịu, tránh
những cử chỉ nóng nẩy, khó chịu.
Nét mặt đừng đờ đẫn. Hãy bày tỏ quan tâm: Nhướng mày, hay
cau mày, thỉnh thoảng mỉm cười hoặc gục gặc đầu.
Chọn cách diễn đạt bằng điệu bộ mở:
Ngả người về phía người nói hoặc ngồi lại gần hơn để thể hiện
rằng bạn đang quan tâm những gì đang nói
Đứng/ ngồi đối diện với người nói và tập trung hoàn toàn vào
người nói
Không nên khoanh tay trước ngực bởi vì việc khoanh tay là mốt
hành động phòng thủ
Giữ một tư thế thoái mái



11
Để lắng nghe có hiệu quả cần chú ý:
- Nghe có suy nghĩ, cố gắng phán đoán ý định người nói.
- Cố gắng tìm hiểu những ẩn ý mà người nói không nhất thiết
đưa ra.
- Không chú trọng vào lỗi người nói, chỉ chú trọng nội dung và ý
nghĩa thông điệp
- Không vội kết luận, phán quyết khi lắng nghe, chờ nghe xong
mới kết luận
- Không bị ảnh huởng quá nhiều bởi ấn tượng ban đầu như
dáng vẻ, cách ăn mặc, trang điểm giới tính.
Ví dụ : “Điều đó thật là tồi tệ “ Toàn than thở sau buổi nói chuyện
với cấp trên của mình: Tôi không thể chịu đựng cách ông ta nói
chuyện với tôi, ông ta không thèm nhìn tôi khi tôi trả lời câu hỏi. Ông
ta ngồi như tượng tên ghế và hai mắt thì lim dim, thỉnh thoảng ông ta
còn nói chuyện điện thoại di động khá lâu, tôi có cảm giác như là
không có ông ta ở trong phòng “
Bí quyết để biết lắng nghe; im lặng là cơ hội để nghe người khác
nói dù cảm thấy khó chịu cũng phải im lặng
Ba kỹ thuật: chăm chú quan tâm, suy luận không phê phán cho
tới khi nguời ta nói hết, nói những câu ngắn và giữ im lặng thay vì
tranh luận có tác dụng lớn trong việc lắng nghe.
3. Kỹ năng viết.
Thường được dùng trong giao tiếp như để viết thư từ, công văn,
chỉ thị, bản kế hoạch, bản ký kết hợp đồng, bản quyết toán, thiếp
mới, thư chúc mừng
Ngôn từ viết cần trong sáng, rõ ràng, chau chuốt mạch lạc theo
một lô gích văn phạm khá chắt chẽ. Tuỳ theo từng lọai văn bản, các
nhà quản lý viết cho đúng với quy định hiện hành (cần phải học để
sử dụng chớ không được dùng tuỳ tiện như ngôn ngữ nói)
Từ phương diện ngôn ngữ, cần đạt 5 yêu cầu cơ bản:
a) Rõ ràng, tường minh, sáng sủa.
b) Ngắn gọn
c) Xác đáng
d) Hoàn chỉnh
e) Lịch sự, nhã nhặn
12
Ví dụ : Hãy so sánh hai phiên bản của văn bản mà Nguyễn Đức
Chiến gửi cho Lê Cẩm Tú - Trưởng một phòng khác mà chiến đã một
lần nói quan điện thoại:
Phiên bản 1:
Người gửi: Chiến
Gửi : Tú
Cảm ơn về tập tài liệu và những thông tin . T ôi sẽ liếc qua vụ
này đêm nay và sẽ cho anh biết những tính toán cuối cùng vào ngày
mai. Được chứ?
Phiên bản 2.
Người gửi : Nguyễn Đức Chiến- kế toán trưởng.
Kính gửi: Anh Lê Cẩm Tú- Trưởng phòng Marketing
Ngày 25 tháng 9 năm 2005
v/v: tập tài liệu DPT
cảm ơn anh đã gửi tập tài liệu DPT và những thông tin bnổ sung,.
Tối nay tô sẽ xem xét tất cả những chi tiết và sẽ tính toán chi phí cuối
cùng .
Số liệu cuối cùng sẽ được giao cho anh vào 10 g30 sáng mai.
Nếu anh cần những thông tin này sớm hơn hãy gọi cho tôi số máy lẽ
trước 5 h chiều nay.
Phiên bản 1 có nguy cơ làm cho làm cho Tú hiểu nhầm thông tin
và gây ra tâm lý bực tức hoặc nổi cáu vì giọng điệu của ngừơi viết.
5. Kỹ năng phản hồi
Phản hồi là truyền đi một thông điệp từ người nghe tới người nói
trong hoặc sau khi trình bày.
Có thể phản hồi bằng ngôn từ, cử chỉ. Tiếng vỗ tay là một biểu
hiện phản hồi với những ý nghĩa khác nhau. Sự im lặng cũng là tín
hiệu phản hồi. Mọi điệu bộ, cử chỉ, nét mặt là những tín hiệu phản hồi
phi ngôn ngữ nhưng không câm lặng
Sự phản hồi có thể là trực tiếp hay gián tiếp
Có thể tích cực hay tiêu cực


BẢNG Y NGHĨA HÀNH VI PHẢN HỒI


13
HÀNH VI Ý NGHĨA
*Vươn người về phía trước *Tập trung muốn nhấn mạnh
*Ngả người về phía sau *Suy ngẫm, muốn mở rộng vấn
đề, chờ đợi quyết định hay kết
*Nghiêng cổ luận.
*Gấp hai tay ra sau cổ *Quan tâm, lắng nghe
* Để một tay ra sau cổ * Quá tự tin, thư giãn
* Không đồng ý, bực mình, muốn
* Vuốt cằm, chống cằm thể hiện quan điểm khác
* Hai tay chống cằm Rất quan tâm, rất tập trung
* Cười mỉm Lắng nghe rất chăm chú
Mỉm cười và gất gật đầu Tán thành, ủng hộ
Cau mày, nhăn mặt Hoàn toàn ủng hộ
Bực bội, chán nản, phán đối
Ngáp
Buốn chán, mệt mỏi, không quan
Nhìn qua kính; nheo mắt tâm
Không tin tưởng, không hành
Đổi chỗ liên tục, tránh nhìn thẳng chính ứng thú, chờ dịp khác để
vào người trình bày thách thức.
Liếc nhìn đồng hồ Không thấy thoái mái, không đồng
ý, muốn kết thúc
Buồn chán, mong muốn sớm kết
Nhìn quanh phòng
thúc
Gõ gõ ngón tay lên mặt bàn, búng Tìm sự ủng hộ của m5i người,
ngón tay, dập bàn chân không hứng thú
Không còn kiên nhẫn, nóng ruột
muốn nhanh chóng kết thúc


GIAO TIẾP TRONG TIẾP KHÁCH
Tiếp khách là một lạoi hình giao tiếp quan trọng của người quản
lý. Nó chiếm vào khoảng 10-15% thời gian của nhà quản lý . Có
nhiều loại khách: Cấp trên, người xin việc, khách tham quan, khách ký
kết hợp đồng v..v.
1. Địa diểm tiếp khách:
Địa điểm cần khang trang, sạch sẽ để tạo ấn tượng tốt đệp, nếu
cần phải mượn một đạ điểm tốt nhất để gây uy tín thanh thế.
Trong phòng cần trang bị đầy đủ tiện nghi cần thiết như bàn,
ghế, sa lông, cây cảnh . Đây là bộ mặt cơ quan.

14
2.Thời gian tiếp khách
Thời gian tiếp khách cần có sự ấn định ngày giờ sao cho chính
xác, vừa đủ, chớ kéo dài mà tốn thời gian vô ích , Nếu mời dự tiệc
cũng cần có lịch rõ ràng, chớ tuỳ tiện mà hỏng các công việc khác
2. Những điều chú ý khi tiếp khách.
+ Chào hỏi lịch sự là hỏi cả họ tên, chức danh nếu có.
+ Chủ nhà phải chủ động chào, bắt tay mời khách ngồi ngay.
Nếu có nước hoặc thuốc cũng mới ngay , chớ có hút trước, mời sau .
+ Không nên vừa bước vào nói chuyện đã đưa ngay thư tín, quà
biếu mang theo.Chọn thời cơ đúng lúc. Đó là lúc đã có sự đồng cảm,
vui vẻ, đầy thiện ý
+ Chủ nhân chủ động mở đấu đàm thoại, đàm phán để tranh thủ
thời gian.
+Duy trì vui vẻ trong suốt thời gian tiếp khách, chớ làm việc khác
chớ tỏ ra thờ ơ, không chú ý nghe họ nói.
+ Luôn luôn làm chủ xúc cảm của mình . Nếu buồn , tức mà cảm
thấy không thể chịu được nữa vin cớ kết thúc sớm cuộc gặp gỡ để
tránh những hành vi thô thiển xẩy ra
+ Thuật nghe, nói: Mắt nhìn vào họ, thỉnh thoảng gật đầu. mỉm
cười để khuyến khích họ nói, chớ ngắt quãng . Đôi khi có những câu
hỏi gợi ý để họ nói tiếp để khai thác thông tin.
+ Tránh những cử chỉ bất nhã như lơ đãng nhìn ra nơi khác, nhổ
râu, gãi tai, ngoảnh đi nơi khác, ngồi gác chân lên ghế.. Nếu có điện
thoại thì xin lỗi mới nghe, nhưng đừng nói quá dài.
+ Chú ý trang phục, râu, mặt mũi cho sạch sẽ lịch sự thể hiện sự
tôn trọng bạn và tôn trọng mình .
+ Nếu khách ít tuổi học vị thấp hơn, chơ nên kiêu căng mà nên
khiêm tốn để cho khách mê phục.
+ Kết thúc buổi gặp gỡ nên bắt tay, chào
+ Nên nói vừa phải, không nên nói nhiều sẽ hớ hênh
+ Tuyệt đối không đệm vào từ nói tục, từ tiếng nước ngoài.
+ Chớ tỏ ra bịn rịn quá lâu . Tuỳ theo khách mà tiễn ra tận xe, tận
cửa, sân bay
+ Chớ nên hỏi tuổi tác, tình trạng hôn nhân và hoàn cảnh riêng.
trước khi ra về. Trong khi ăn tiệc chớ có chê.
15
III. MỘT SỐ YẾU TỐ TÂM LÝ ẢNH HƯỞNG ĐẾN GIAO TIẾP
CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO.
1. Định kiến ảnh hưởng giao tiếp
a) Khái niệm:
Định kiến là thái độ mang tính tiêu cực, bất hợp pháp đối với
nhóm hoặc các thành viên của nhóm.
b) Một số yếu tố tâm lý của định kiến.
Khi nói định kiến là thái độ bất hợp lý, tiêu cực, điều này thể hiện
qua một số khía cạnh sau đây:
Thứ nhất: Thái độ này được dựa trên nguyên nhân sai lầm hoặc
thiếu lôgíc . Chẳng hạn trong mốt cơ quan, một số thành viên bị mất
việc không phải là do họ lười biếng mà tư cách của những cá nhân bị
người quản lý định kiến.
Thứ hai: thái độ bất hợp lý vì nó không được tất cả các thành viên
của nhóm hoặc các nhóm chấp nhận.
Thứ ba: Thái độ này dựa trên những niềm tin, thông tin không
đúng.
Thứ tư: thái độ có thể bất chấp hợp lý vì nó phụ thuộc thái độ
thiếu khác quan cũa ngừơi quản lý nhóm trong đối xử với thành viên
của nhóm, vì vậy khi giao tiếp với thành viên trong cơ quan người lãnh
đạo không nên có thái độ định kiến.
Định kiến thường mang tính giai cấp:
Ví dụ Khi nghĩ đến địa chủ thì nghĩ đến sự bốc lột, tàn ác.
Mang tính dân tộc.
Dân tộc do thái thông minh, dân tộc Anh thì thờ ơ, lãnh đạm, dân
tộc nga thì đôn hậu. Dân tộc Việt Nam anh hùng.
Mang tính giới tính:
Đàn ông cho rằng phụ nữ hay ghen. Đàn bà cho rằng đàn ông
mạnh bạo, hung giữ.
Ví dụ :Bô đa li ốp(1982) Cho 2 nhóm sinh viên viên xem xét hai
bức tranh của cùng một con người (Một nhà BH và một tên tội phạm
nguy hiểm)
Vì vậy trong giao tiếp với các thành viên trong cơ quan người lãnh
đạo không nên có thái độ định kiến.
2. Tâm thế có ảnh hưởng đến giao tiếp của người lãnh đạo:
16
Nhà tâm lý xã hội xô viết cũ coi tâm thế đồng nghĩa với khuynh
hướng, xu hướng, tính sẵn sàng có liên quan đến nhân các, hình
thành mối quan hệ giữa động cơ và mục đích. Nói cách khác tâm thế
là sự định hướng con người đến một đối tượng, vật thể nhất định-
tâm thế là những yếu tố tâm lý bên trong thúc đẩy sự sẵn sàng chờ
đón những cái gì đó có thể xẩy ra.
b) Chức năng của tâm thế :
Tâm thế là sự định hướng của con người đến các vật thể, sự
việc nhất định làm cho con người phủ định, thừa nhận chúng. Đó là
khuynh hướng hai mặt của tâm thế, cùng một con người, một sự việc
nhưng sự định hướng khác nhau sẽ cho ta nhận xét khác nhau, cách
giao tiếp ứng xử khác nhau. Đó là khuynh hướng hai mặt của tâm thế
mà đôi khi con người không ý thức được. Thái độ với khách thể như
thế thường mang tính chất tình huống thời điểm song nó có thể định
hình và trở thành mãn tính.
Vì vậy đối với người cán bộ quản lý cần lưu ý giảm bớt mức độ
phụ thuộc vào các thời điểm ngẫu nhiên mang tính chất tình huống
trong các hoạt động lãnh đạo của mình .
Như vậy nhìn chung tâm thế xuất hiện dưới sự tác động của
những nhân tố bên trong và bên ngoài tương hợp với nhau. Tâm thế
có cường độ lớn hơn so với các loại khác – là cơ sở của hành động
tương ứng. Tâm thế được định hình và giữ vị trí trung tâm trong cấu
trúc của nhân cách. Nguời lãnh đạo cần phải làm chủ tâm trạng cảm
xúc của mình tránh tình trạng thiếu khách quan trong giao tiếp - ứng
xử nhất là đối với cấp dưới.




17
Đề thi vào lớp 10 môn Toán |  Đáp án đề thi tốt nghiệp |  Đề thi Đại học |  Đề thi thử đại học môn Hóa |  Mẫu đơn xin việc |  Bài tiểu luận mẫu |  Ôn thi cao học 2014 |  Nghiên cứu khoa học |  Lập kế hoạch kinh doanh |  Bảng cân đối kế toán |  Đề thi chứng chỉ Tin học |  Tư tưởng Hồ Chí Minh |  Đề thi chứng chỉ Tiếng anh
Theo dõi chúng tôi
Đồng bộ tài khoản