Chương IV: Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

Chia sẻ: tieuboingoan

TTBS tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệuthuộc lưu trữ cơ quan và PLTQG để từ đó lựa chọn và chuyển giao TL vào các kho lưu trữ theo quy định của Nhà nước.

Bạn đang xem 10 trang mẫu tài liệu này, vui lòng download file gốc để xem toàn bộ.

Nội dung Text: Chương IV: Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

         Chương IV:
THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
VÀO LƯU TRỮ




Giảng viên: TS. Nguyễn Lệ Nhung
CHƯƠNG IV:
THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆUVÀO LƯU TRỮ




I. Khái niệm, mục đích, nội dung, nguyên tắc
thu thập bổ sung TLLT
II. Các nội dung cơ bản của nghiệp vụ thu
thập, bổ sung
III. Thu thập bổ sung tài liệu vào LTHH
IV. Thu thập, bổ sung tài liệu vào LTLS
I. Kh/niệm, m/đích, n/dung, ng/tắc TTBS
TLLT

1. Kh/niệm


4. Nguyên tắc
2. Mục đích




3. Nội dung
1. KHÁI NIỆM


TTBS tài liệu là quá
trình thực hiện các biện
pháp có liên quan tới
việc xác định nguồn và
thành phần tài liệu
thuộc lưu trữ cơ quan
và PLTQG để từ đó lựa
chọn và chuyển giao
TL vào các kho lưu trữ
theo quy định của Nhà
nước.
2. MỤC ĐÍCH


Để đưa vào kho những
Hoàn chỉnh và phong phú
TL có giá trị lịch sử,
thêm thành phần PLTCQ
thực tiễn để bảo quản,
nói riêng và PLTQG VN
nhằm thực hiện tốt
nói chung.
nguyên tắc quản lý tập
trung thống nhất, phục
vụ tốt nhất các nhu cầu
nghiên cứu, sử dụng
của độc giả.
3. NỘI DUNG


- Xác định nguồn TTBS
-Xác định thành phần Thực hiện thủ tục giao
TL thuộc diện nộp lưu nộp TL vào KLT
để bổ sung vào lưu trữ
- Phânchia các nguồn
TL vào mạng lưới KLT
+ KLT Đảng thu thập
TL thuộc PLTĐCS
+ KLT Nhà nước thu
thập TL thuộc
PLTNN
4. NGUYÊN TẮC


- Nguyên tắc TTBS
tài liệu theo thời kỳ Nguyên tắc TTBS TL
lịch sử. theo khối phông lưu trữ


- Nguyên tắc không
phân tán phông
Nguyên tắc TTBS TL
theo khu vực thẩm quyền
II. Nội dung cơ bản của nghiệp vụ TTBS


1
Thu thập TL vào LT theo quy định của Nhà nước
1


2 Sưu tầm những TL còn thiếu để bổ sung cho
các PLT
1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ
(Mục 1- CII - PLLTQG năm 2001)


Điều 12 quy định thẩm quyền thu thập TL thuộc
PLTQG:
- Cơ quan lưu trữ của Đảng thu thập TL thuộc
phông LTĐCSVN
- Cơ quan lưu trữ của Nhà nước thu thập TL thuộc
phông LTNN
Điều 13 quy định: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
quyết định việc lựa chọn tài liệu văn thư để giao
nộp vào LTHH; lựa chọn tài liệu lưu trữ hiện hành
để giao nộp vào LTLS.
1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ
(tiếp theo)


Điều 14 quy định thời hạn giao nộp TLLT:
- Sau 1 năm - kể từ năm công việc có liên quan
đến TL văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị lưu
trữ được giao nộp vào LTHH.
- Từ LTHH vào LTLS được quy định như sau:
+ 10 năm đối với cơ quan, tổ chức ở TW.
+ 5 năm đối với cơ quan, tổ chức ở ĐP.
+ 30 năm đối với 3 bộ: công an, quốc phòng, ngoại
giao (trừ TL hiện hành và chưa giải mật)
2. Sưu tầm những TL còn thiếu để bổ sung
cho các PLT

 Hiện nay, trong PLTQG nói chung và các PLT
CQ, TC, CN nói riêng, TLLT thường không đầy
đủ do nhiều nguyên nhân: thiên tai, địch họa,
chiến tranh, ý thức con người nên thất lạc, hư
hỏng…

⇒ Sưu tầm, bổ sung TL cho các PLT là rất cần
thiết, góp phần hoàn chỉnh TL cho các PLT
đồng thời góp phần hoàn thiện tốt nguyên tắc
quản lý tập trung, thống nhất TLLT.
III. Thu thập bổ sung TL vào LTHH



1. Khái
niệm
LTHH

3. Tr/nhiệm
2. Nguồn TL của LTHH
cần thu thập trong c/tác
vào LTHH TTBS
tài liệu
1. Khái niệm LTHH (lưu trữ cơ quan)


 Lưutrữ hiện hành là bộ phận lưu trữ
của CQ, TC có nhiệm vụ thu thập,
bảo quản và phục vụ sử dụng TLLT
được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc
CQ, TC. (K5- Đ2- PLLTQG 2001)
2. Nguồn TL cần thu thập vào LTHH


 Những TL hình thành trong quá trình hoạt
động của đơn vị, tổ chức thuộc cơ quan
đó (tài liệu đã được giải quyết xong ở giai
đoạn văn thư) => Những đơn vị tổ chức
thực hiện các chức năng chủ yếu của cơ
quan là nguồn TL bổ sung chính vào
LTCQ.
 Lưu ý: TL cũ còn để lại ở các đơn vị và
cá nhân trong CQ cũng thuộc nguồn nộp
lưu vào LTHH của CQ
3. Tr/nhiệm của LTHH trong c/tác TTBS
(Điều 5-Nghị định số 111/2004/NĐ-CP)




 Lập kế hoạch thu thập HS, TL
 Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định
HS, TL cần thu thập
 H/dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị HS,
TL giao nộp và thống kê thành MLHS, TL
nộp lưu
 Chuẩn bị kho tàng và ph/tiện để tiếp
nhận TL
 Tổ chức tiếp nhận TL và lập b/bản giao
nhận TL.
Sơ đồ CCTC của Trường CĐ Nội vụ HN

BAN GIÁM HiỆU


Cơ sở đào tạo tại
Các phòng Các khoa Các trung tâm
Đà Nẵng


Đào tạo Văn thư Lưu trữ Tin học


Hành chính- tổ chức HCVP và TTTV Đào tạo Nghề


Quản trị Thư ký và QTVP


Qlý CT HS,SV GD thường xuyên


Kế hoạch- tài Giáo dục đại cương


Qlý KH và HTQT
IV. Thu thập, bổ sung TL vào LTLS


1. Khái niệm LTLS
2. Nguồn TL cần thu thập vào LTLS
3. Trách nhiệm của LTLS trong công tác
TTBS
1. Khái niệm lưu trữ lịch sử (LT cố định)


 Lưutrữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có
nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài
và phục vụ sử dụng TLLT được tiếp
nhận từ LTHH và các nguồn tài liệu
khác (K6- Đ2 – PLLTQG 2001)
 VD: TTLTQG I,II,III, IV, TTLT tỉnh…
2. Nguồn TL cần thu thập vào LTLS

* CácTTLTQG có quyền thu thập TLLT của:
- Các cơ quan tổ chức của chế độ PKVN;
- Các CQ, TCTW của Nhà nước: VNDCCH;
CHMNVN; VNCH; CHXHCNVN;
- Các DN Nhà nước do TTCP, bộ trưởng, thủ
trưởng CQ ngang bộ, thủ trưởng CQ thuộc CP
quyết định th/lập và các tổ chức kinh tế khác
theo quy định của pháp luật;
- Các CQ, TC của chế độ thực dân, đế quốc
xâm lược trên lãnh thổ VN trước 30/4/1975;
- Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện
cho, tặng, ký gửi hoặc bán TLLT.
2. Nguồn TL cần thu thập vào LTLS


* Các lưu trữ tỉnh, huyện có thẩm quyền thu
thập TLLT hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan tổ chức sau:
- Cơ quan tổ chức Nhà nước cùng cấp ở ĐP;
- Doanh nghiệp Nhà nước do chủ tịch UBND
tỉnh quyết định thành lập và các tổ chức kinh
tế khác;
- Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện
tặng, cho, ký gửi hoặc bán TLLT.
2. Nguồn TL cần thu thập vào LTLS



* Trung tâm lưu trữ TL chuyên môn:
Thu thập tài liệu có giá trị lịch sử từ các cơ
quan thuộc ngành
3. Thời hạn giao nộp

 - Tài liệu h/chính, tài liệu ng/cứu KH, ứng dụng
KHCN, tài liêu XDCB: sau 10 năm kể từ năm TL
được g/nộp vào LTHH của các CQ, TC ở TW; sau
5 năm kể từ năm TL được g/nộp vào LTHH của
các CQ, TC ở ĐP.
 - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, micrôfim; TL ghi
âm, ghi hình và các TL khác: sau 2 năm kể từ
năm TL được g/nộp vào LTHH của các CQ, TC.
 - Tài liệu của các ngành QP, CA, NG sau 30 năm
kể từ năm được g/nộp vào LTHH của CQ, TC trừ
TL chưa được giải mật và TL còn giá trị hiện
hành.
4. Trách nhiệm của LTLS trong c/tác TTBS
(Được quy định tại K4 - Đ6 - NĐ 111)


 Lập kế hoạch thu thập tài liệu;
 Phối hợp với LTHH lựa chọn TL cần thu thập;
 Hướng dẫn LTHH chuẩn bị TL giao nộp;
 Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp
nhận TL;
 Tổ chức tiếp nhận TL và lập biên bản giao nhận
TL.
 Lưu ý: Việc thu thập TL được tiến hành trên cơ
sở hồ sơ hoặc ĐVBQ được thống kê thành MLHS,
TL nộp lưu.
Bài tập:



1. Trình bày cơ cấu tổ chức của cơ
quan anh (chị) đang công tác.
2. Lập bảng kê nguồn tài liệu và thành
phần tài liệu cần thu thập vào kho lưu
trữ của cơ quan anh (chị) đang công tác.
CÂU HỎI ÔN TẬP


 1. Khái niệm, nội dung và ng/tắc TTBS TLLT?
 2. Khái niệm, đặc điểm LTCQ (lưu trữ hiện
hành)? Các nguồn thu thập, bổ sung tài liệu
vào LTCQ?
 3. Khái niệm LTLS? Các nguồn thu thập, bổ
sung TL vào LTLS?
 4. Các nguyên tắc thu thập, bổ sung TLLT vào
LTLS?
 5. Thẩm quyền và trách nhiệm của LTCQ và
LTQG trong công tác thu thập, bổ sung TL?
THỰC HÀNH

 1. Xác định nguồn và thành phần TL thuộc diện
nộp lưu vào lưu trữ của một CQ cụ thể.
 2. Xử lý các tình huống trong việc sưu tầm
những TL quý hiếm từ nhân dân để bổ sung vào
các LTLS.
 3. Dự kiến và tìm biện pháp xử lý các tình huống
khó khăn thường gặp khi đi thu thập TL tại các
phòng, ban, đơn vị trực thuộc vào LTCQ.
Đề thi vào lớp 10 môn Toán |  Đáp án đề thi tốt nghiệp |  Đề thi Đại học |  Đề thi thử đại học môn Hóa |  Mẫu đơn xin việc |  Bài tiểu luận mẫu |  Ôn thi cao học 2014 |  Nghiên cứu khoa học |  Lập kế hoạch kinh doanh |  Bảng cân đối kế toán |  Đề thi chứng chỉ Tin học |  Tư tưởng Hồ Chí Minh |  Đề thi chứng chỉ Tiếng anh
Theo dõi chúng tôi
Đồng bộ tài khoản