Chuyên đề: VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ

Chia sẻ: tailieuphapluatdung

Văn phòng được hiểu theo các nghĩa sau: - Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của cơ quan, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo - Thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó - Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ - Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận,...

Bạn đang xem 10 trang mẫu tài liệu này, vui lòng download file gốc để xem toàn bộ.

Nội dung Text: Chuyên đề: VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ

 

  1. CHUYÊN ĐỀ 1 VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ ********************************* 1
  2. I. Một số vấn đề chung về văn phòng 1. Khái niệm văn phòng Văn phòng được hiểu theo các nghĩa sau: - Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của cơ quan, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo - Thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó - Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của nh ững người có ch ức v ụ, có tầm cỡ - Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn b ản, gi ấy t ờ, t ức là những công việc liên quan đến công tác văn thư. 2. Chức năng văn phòng Văn phòng có 2 chức năng cơ bản, đó là: - Chức năng tham mưu, tổng hợp: + Tham mưu: Bao gồm nội dung tham vấn + Tổng hợp: Là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý - Chức năng hậu cần: + Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ + Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thi ết b ị trong cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục + Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do Nhà nước quy định + Bảo đảm an ninh trật tự, an toàn giao thông trong cơ quan + Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp + Đảm bảo môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa, tạo lập được diện mạo cơ quan trang nghiêm, văn minh, hiện đại + Bảo vệ sức khỏe và an toàn lao động cho người lao động. 3. Nhiệm vụ của văn phòng 2
  3. Để thực hiện hai chức năng trên, văn phòng có một số nhiệm vụ cơ bản sau: - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc cho cơ quan, đơn vị - Thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin - Quản lý văn bản, lập hồ sơ, thực hiện công tác lưu trữ - Xây dựng bộ máy và đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng - Thực hiện các hoạt động tác nghiệp hành chính - Tổ chức đối nội, đối ngoại - Đảm bảo nhu cầu kinh phí, chỉ tiêu kinh phí, qu ản lý tài s ản, v ật t ư c ủa cơ quan, đơn vị. II. Công tác văn thư, lưu trữ của chính quyền cấp xã 1. Công tác văn thư 1.1. Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn th ảo, ban hành văn h ản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình ho ạt đ ộng c ủa các c ơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng cong dấy trong cơ quan, tổ chức (Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ). 1.2. Nội dung chủ yếu công tác văn thư của chính quyền cấp xã a. Quản lý văn bản đến của chính quyền cấp xã * Khái niệm văn bản đến Tất cả các loại văn bản, bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản FAX, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và các đơn, thư gửi đến chính quyền cấp xã được gọi chung là văn bản đến * Nội dung của văn bản đến: - Tiếp nhận văn bản đến - Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến - Đóng dẫu đến, ghi số đến và ngày, tháng đến - Đăng ký văn bản đến - Trình văn bản đến - Sao văn bản đến: Đối với văn bản do nhiều bộ phận áp dụng, thực hiện) - Chuyển giao văn bản đến - Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 3
  4. b. Quản lý văn bản đi của chính quyền cấp xã * Khái niệm văn bản đi Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, vă b ản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bảu l ưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do chính quyền cấp xã phát hành được gọi chung là văn bản đi. * Nội dung quản lý văn bản đi - Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hi ện và ngày, tháng của văn bản. - Đóng dấu cơ quan - Đăng ký văn bản đi - Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi - Lưu văn bản đi. c. Quản lý và sử dụng con dấu * Quản lý và sử dụng con dấu: Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư trữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau: - Không được giao con dấu cho người khác khi ch ưa được phép b ằng văn bản của người có thẩm quyền - Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức - Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có ch ữ ký c ủa người có thẩm quyền - Không được đóng dấu khống chỉ. * Đóng dấu - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định - Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 ch ữ ký về phía bên trái - Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do ng ười ký văn bản quyết định và dấu đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. 2. Công tác lưu trữ của chính quyền cấp xã 2.1. Khái niệm 4
  5. * Lưu trữ: Lưu trữ là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và trư cứu khi cần thiết * Tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ là tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các cá nhân tiêu bi ểu, có ý nghĩa chính tr ị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác, đ ược bảo qu ản trong các kho lưu trữ nhằm phục vụ cho các mục đích nhất định. * Công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và t ổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình ho ạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá kh ứ khi cần thiết. 2.2. Nội dung chủ yếu của công tác lưu trữ * Bổ sung tài liệu lưu trữ: - Khái niệm: Bổ sung tài liệu lưu trữ là công tác sưu tầm, thu thập thêm, làm phong phú và hoàn chỉnh hơn tài liệu vào các kho l ưu trữ theo nh ững nguyên tắc và phương pháp thống nhất. - Nguyên tắc bổ sung tài liệu lưu trữ theo thời kỳ lịch sử. - Các nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ của chính quyền cấp xã + Tài liệu đã giải quyết xong ở khâu văn thư hiện hành + Tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị, tổ chức và cá nhân + Tài liệu do các cá nhân, gia đình, dòng họ, tập thể nộp vào lưu trữ. * Bảo quản tài liệu lưu trữ: - Khái niệm: Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài li ệu l ưu trữ. - Nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ: + Chất lượng nguyên liệu và quá trình chế tác + Điều kiện thiện nhiên + Điều kiện bảo quản và sử dụng Trên cơ sở phân tích nguyên nhân ở trên, cần đưa ra nh ững yêu c ầu cơ bản về cơ sở vật chất phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ, đề ra các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ. - Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ của chính quyền cấp xã: + Tạo điều kiện tối ưu để kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ + Giữ gìn toàn vẹn trạng thái của tài liệu 5
  6. + Sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa h ọc, thực hiện nghiêm túc quy chế xuất - nhập tài liệu + Kiểm tra tình trạng tài liệu thường xuyên để phát hiện hư hỏng. * Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: - Khái niệm: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ công tác nh ằm bảo đảm cung cấp cho các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các cá nhân những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ - Yêu cầu: Muốn việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả, cần: + Sắp xếp tài liệu trong kho theo một hệ thống và thiết lập được hệ thống tra tìm tài liệu + Giới thiệu để các cơ quan, cá nhân biết các nguồn tài liệu và nội dung tài liệu + Xây dựng quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ - Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Tùy theo yêu cầu, tính chất và đặc điểm sử dụng tài liệu lưu trữ, các cơ quan áp dụng các hình thức sau: + Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc + Triển lãm tài liệu lưu trữ + Viết bài đăng báo, phát thanh, truyền hình + Công bố tài liệu lưu trữ. 6
  7. CHUYÊN ĐỀ 2 CÔNG TAC THÔNG KÊ CUA CHINH QUYÊN CÂP XÃ ́ ́ ̉ ́ ̀ ́ ************************ I. Ý nghia cua công tac thông kê ở xã ̃ ̉ ́ ́ 1. Khai niêm, ý nghia công tac thông kê ́ ̣ ̃ ́ ́ 1.1 Khai niêm thông kê ́ ̣ ́ - Thông kê là viêc thu thâp và săp xêp cac số liêu nhăm đinh lượng môt ́ ̣ ̣ ́ ́ ́ ̣ ̀ ̣ ̣ cach khach quan, trung thực cac hiên tượng kinh tế - xã hôi trong quá trinh vân ́ ́ ́ ̣ ̣ ̀ ̣ đông, tôn tai cua chung ở môt thời điêm, môt đia ban xac đinh. ̣ ̀ ̣ ̉ ́ ̣ ̉ ̣ ̣ ̀ ́ ̣ - Thông kê ở xã là viêc thu thâp cac số liêu ở xã liên quan đên cac măt đ ời ́ ̣ ̣ ́ ̣ ́ ́ ̣ sông kinh tế - xã hôi ở đia phương (thuôc đia giới hanh chinh cua xa) tai môt thời ́ ̣ ̣ ̣ ̣ ̀ ́ ̉ ̃ ̣ ̣ điêm nao đo.̉ ̀ ́ 1.2. Ý nghia công tac thông kê ̃ ́ ́ - Thông kê là môt trong những công cụ quan lý quan trong, nó cung câp cac ́ ̣ ̉ ̣ ́ ́ thông tin trung thực, khach quan, chinh xac, đây đu, kip thời phuc vụ cac c ơ quan ́ ́ ́ ̀ ̉ ̣ ̣ ́ Nhà nước trong viêc đanh gia, dự bao tinh hinh, hoach đinh chiên lược, chinh ̣ ́ ́ ́ ̀ ̀ ̣ ̣ ́ ́ sach phat triên kinh tế - xã hôi. ́ ́ ̉ ̣ - Đap ứng nhu câu thông tin cua cac tổ chức cơ quan. ́ ̀ ̉ ́ - Cung cố và phat huy quyên dân chu. ̉ ́ ̀ ̉ 2. Vị tri, vai trò cua công tac thông kê ở xã ́ ̉ ́ ́ 2.1. Vị trí Công tac thông kê ở xã chiêm vị trí quan trong trong hoat đông thông kê cua ́ ́ ́ ̣ ̣ ̣ ́ ̉ cac cơ quan Nhà nước, do cac đơn vị cơ sở cua chinh quyên thực hiên, nh ằm ́ ́ ̉ ́ ̀ ̣ cung câp cac thông tin, số liêu ban đâu cho cac cơ quan nhà nước nói chung và ́ ́ ̣ ̀ ́ chính quyền xã nói riêng. 7
  8. 2.2. Vai trò công tac thông kê ở xã ́ ́ - Công tac thông kê giup cho chinh quyên xã năm chăc đ ược tinh hinh biên ́ ́ ́ ́ ̀ ́ ́ ̀ ̀ ́ đông dân sô, tai nguyên và cac nguôn lực cua xã để xã xây dựng kế hoach phat ̣ ́ ̀ ́ ̀ ̉ ̣ ́ triên kinh tế - xã hôi môt cach có căn cứ khoa hoc và hiêu qua. ̉ ̣ ̣ ́ ̣ ̣ ̉ - Nó là căn cứ, cơ sở để cac cơ quan Nhà nước câp trên hoach đinh chủ ́ ́ ̣ ̣ trương, chinh sach và xây dựng kế hoach, chương trinh, chiên lược phat triên ́ ́ ̣ ̀ ́ ́ ̉ kinh tế - xã hôi.̣ II. Nôi dung, phương phap tiên hanh công tac thông kê ở câp xã ̣ ́ ́ ̀ ́ ́ ́ 1. Nôi dung công tac thông kê ở câp xã ̣ ́ ́ ́ 1.1. Thông kê nông - lâm - thuy san. ́ ̉ ̉ ́ * Thông kê diên tich đât đai ̣ ́ ́ ́ - Đât nông nghiêp ̣ - Diên tich măt nước nuôi trông thuy san ̣ ́ ̣ ̀ ̉ ̉ ́ - Đât lâm nghiêp ̣ ́ - Đât chuyên dung ̀ - Đât ở ́ - Đât chưa sử dung ́ ̣ ̣ ́ * Diên tich gieo trông cây nông nghiêp (cây hang năm, lâu năm) ̀ ̣ ̀ * Thông kê năng suât, san lượng cây nông nghiêp ́ ́ ̉ ̣ * Thông kê chăn nuôi ́ * Thông kê: Diên tich rừng hiên co, rừng trông, rừng bị thiêt hai, diên tich ́ ̣ ́ ̣ ́ ̀ ̣ ̣ ̣ ́ rừng trông, chăm soc nuôi dưỡng rừng … ̀ ́ ́ * Thông kê nuôi trông thuy san ̀ ̉ ̉ 1.2. Thông kê cac nganh công nghiêp, xây dựng cơ ban và dich vụ ́ ́ ̀ ̣ ̉ ̣ * Thông kê công nghiêp: ́ ̣ - Thông kê số cơ sở san xuât tiêu thủ công, công nghiêp ́ ̉ ́ ̉ ̣ - Số lao đông trực tiêp tham gia san xuât ̣ ́ ̉ ́ - Giá trị san xuât công nghiêp ̉ ́ ̣ - Doanh thu - Thu nhâp người lao đông trong linh vực công nghiêp ̣ ̣ ̃ ̣ * Thông kê xây dựng cơ ban: ́ ̉ - Vôn đâu tư xây dựng cơ ban ́ ̀ ̉ - Giá trị tai san cố đinh mới tăng trong năm ̀ ̉ ̣ - Năng lực mới tăng trong năm - Lao đông và thu nhâp cua người lao đông. ̣ ̣ ̉ ̣ 8
  9. * Thông kê dich vu: ́ ̣ ̣ ́ - Thông kê vân tai ̣ ̉ - Thông kê thương mai, dich vụ ́ ̣ ̣ - Số lao đông và thu nhâp binh quân người lao đông … ̣ ̣ ̀ ̣ 1.3. Thông kê xã hôi ́ ̣ ́ * Thông kê dân sô, nguôn lao đông ́ ̀ ̣ * Thông kê về giao duc ́ ́ ̣ * Thông kê về y tế và sức khoe ́ ̉ 2. Phương phap tiên hanh thông kê ở xã ́ ́ ̀ ́ Hiên nay, ở câp xa, khi tiên hanh công tac thông kê được tiên hanh theo cac ̣ ́ ̃ ́ ̀ ́ ́ ́ ̀ ́ phương phap sau: ́ - Điêu tra trực tiêp thu thâp thông tin ban đâu, sau đó phân tich, tông h ợp ̀ ́ ̣ ̀ ́ ̉ bao cao với cac cơ quan Nhà nước có thâm quyên; thông tin (công bô) cac tai liêu ́ ́ ́ ̉ ̀ ́ ́ ̀ ̣ thông tin được cơ quan Nhà nước cho phep ́ - Điêu tra gian tiêp thu thâp thông tin (thường có biêu mâu cá nhân, biêu ̀ ́ ́ ̣ ̉ ̃ ̉ mâu bao cao đinh ky), sau đó phân tich, tông hợp bao cao cơ quan có thâm quyên. ̃ ́ ́ ̣ ̀ ́ ̉ ́ ́ ̉ ̀ - Điêu tra tiên hanh thu thâp số liêu ban đâu trên môt số đơn vị được chon ̀ ́ ̀ ̣ ̣ ̀ ̣ ̣ nghiên cứu, sau đó dự bao suy rông cho cac đôi tượng trong tông thể nghiên c ứu ́ ̣ ́ ́ ̉ (thường ap dung khi thiêu kinh phi, nhân lực). ́ ̣ ́ ́ - Ngoai ra, con kêt hợp cac phương phap trên để tiên hanh công tac thông kê. ̀ ̀ ́ ́ ́ ́ ̀ ́ ́ Chú ý: Tât cả cac phương phap trên đêu phai tuân thủ đung nguyên tăc chê ́ ́ ́ ́ ̀ ̉ ́ ́ độ đã quy đinh cua Nhà nước về điêu tra, bao cao, công bố cac thông tin thông kê. ̣ ̉ ̀ ́ ́ ́ ́ III. Nhiêm vụ cua chinh quyên xã trong công tac thông kê ̣ ̉ ́ ̀ ́ ́ 1. Thực hiên chế độ bao cao thông kê đinh kỳ ̣ ́ ́ ́ ̣ Nguôn thu thâp chủ yêu dựa vao hệ thông bao cao, bang biêu do nganh ̀ ̣ ́ ̀ ́ ́ ́ ̉ ̉ ̀ chuyên môn xã bao cao. Khi cân điêu tra trực tiêp từ hộ dân cư. ́ ́ ̀ ̀ ́ 2. Tổ chức tham gia điêu tra, thông kê cac đôi tượng do Nhà nước quy đinh ̀ ́ ́ ́ ̣ có liên quan đên đia phươnǵ ̣ - Điêu tra dân sô, lao đông, nganh nghê, trinh độ dân tri, thu nhâp … ̀ ́ ̣ ̀ ̀ ̀ ́ ̣ - Điêu tra cac linh vực khac ̀ ́ ̃ ́ 3. Lâp và ghi chep cac loai sổ thông kê do Nhà nước quy đinh ̣ ́ ́ ̣ ́ ̣ - Sử dung cac bang biêu do cơ quan chuyên môn quy đinh ̣ ́ ̉ ̉ ̣ ́ - Phiêu điêu tra ̀ - Khi cân điêu tra trực tiêp ̀ ̀ ́ 4. Lưu trữ hệ thông và cung câp cac số liêu thông kê ́ ́ ́ ̣ ́ 9
  10. 5. Chủ đông cac hinh thức thich hợp công bố số liêu ̣ ́ ̀ ́ ̣ 6. Thường xuyên cung cố và giữ môi quan hệ mât thiêt với cac nganh ̉ ́ ̣ ́ ́ ̀ 7. Xây dựng cuôn số liêu thông kê cua xã ́ ̣ ́ ̉ 8. Tuyên truyên nhân dân, can bộ và cac tổ chức, cơ quan, đơn vị đong trên ̀ ́ ́ ́ đia ban thực hiên tôt nghia vụ cua minh theo quy đinh cua chế độ thông kê. ̣ ̀ ̣ ́ ̃ ̉ ̀ ̣ ̉ ́ Bai tâp thực hanh ̀ ̣ ̀ ̀ ́ 1. Điêu tra thông kê theo mâu bang, biêũ ̉ ̉ 2. Xử lý môt số số liêu thông tin thu thâp được. ̣ ̣ ́ ̣ CHUYÊN ĐỀ 3 TỔ CHỨC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ *************************************** I. Khái niệm cuộc họp, hội nghị 1. Khái niệm Cuộc họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo nh ững nguyên tắc nhất định, tại địa điểm cụ thể để thực hiện các công việc: truy ền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin hoặc tìm các bi ện pháp gi ải quy ết v ấn đ ề, các nhiệm vụ mà những người dự họp cần quan tân. Hội nghị thường là các cuộc họp mang các nội dung có phạm vi lớn, có chủ đề và tên gọi rõ ràng 2. Phân loại các cuộc họp, hội nghị của chính quyền cấp xã 2.1. Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý - Cuộc họp chuẩn bị ra quyết định: Tùy theo tính chất, mức độ quan trọng của vấn đề cần quyết định để tổ chức cuộc họp hay hội nghị với sự tham gia của các ngành, các c ấp, các đ ối tượng liên quan, nhằm thu thập thông tin về tình hình thực t ế, nguy ện vọng chung, đảm bảo quyết định ban hành có tính khả thi cao. - Cuộc họp phổ biến, triển khai: Nhằm mục đích phổ biến, quán triệt những tư tưởng, quan điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra hoặc bàn bạc xây dựng chương trình, kế hoạch hành động để triển khai những quyết định đã thông qua. - Họp đôn đốc, kiểm tra: nhằm kịp thời đánh giá kết quả việc triển khai chương trình, kế hoạch công tác và chỉ đạo, uấn nắn kịp thời những lệch lạc nếu có. 10
  11. - Cuộc họp sơ kết, tổng kết: nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với những hoạt động vừa qua và đưa ra phương án cho hoạt động tiếp theo. 2.2. Căn cứ vào cách thức triệu tập cuộc họp - Cuộc họp thường kỳ: Là cuộc họp được định sẵn trong kế hoạch quý, tháng, năm, hoặc quy định trong các quy chế, quy định của cơ quan. - Cuộc họp đột xuất: Xuất phát từ tình hình th ực tế, do yêu c ầu c ủa c ơ quan ãcấp trên, hoặc đề nghị của cơ quan phối hợp, lãnh đạo t ổ ch ức cu ộc h ọp đột xuất để giải quyết các vấn đề do thực tiễn đặt ra. 2.3. Căn cứ vào hình thức tổ chức cuộc họp - Cuộc họp chính thức: Là cuộc họp được tổ chức theo kế hoạch và có chương trình nghị sự đã được xác định, được tổ chức công khai, được tuyên truyền và phổ biến rộng rãi. - Cuộc họp không chính thức là cuộc họp được tổ chức trong diện hẹp, không công khai hoặc mang tính chất nội bộ, nhằm bàn b ạc nh ững v ấn đ ề quan trọng, đột xuất không theo một chương trình nghị sự có sẵn. II. Kỹ năng tổ chức cuộc họp, hội nghị của chính quyền cấp xã 1. Giai đoạn chuẩn bị cuộc họp, hội nghị 1.1. Xác định nhiệm vụ và mục tiêu của cuộc họp Người quản lý cần các định đầy đủ, rõ ràng nhiệm vụ và ưu tiên của cuộc họp và truyền đạt tời người có trách nhiệm được giao nhiệm vụ thực hiện. Người được phân công tổ chức cuộc họp phải nắm vững nhiệm vụ, mục tiêu, tính chất của cuộc họp, hiểu được nội dung, ý nghĩa, tầm quan trọng của cuộc họp để có kế hoạch và biện pháp tổ chức, phục vụ cho phù hợp. 1.2. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp và thông qua ch ương trình ngh ị sự Nội dung của bản kế hoạch gồm: - Xác định thành phần: + Khách mời + Thành phần triệu tập họp - Xác định thời gian họp: Thời gian bắt đầu đón tiếp đại biểu, ngày, giờ khai mạc cuộc họp; thời gian tiến hành, thời gian kết thúc cuộc họp, thời gian tiễn đại biểu. - Thời gian họp, trang trí phòng họp: Bố trí địa điểm cho các cu ộc h ọp phải căn cứ vào tính chất, mục đích các cuộc họp, nên có địa điểm dự phòng cho các cuộc họp quan trọng. 11
  12. Phải đảm bảo các tiêu chuẩn đối với phòng h ọp. Trang phí phòng h ọp, chỗ ngồi đại biểu phải đảm bảo nguyên tắc lễ tân nhà nước. - Văn bản mời: Được thể hiện dưới 2 hình thức văn bản chính là gi ấy mời và công văn có nội dung mời (hoặc triệu tập). Khi soạn thảo chúng ph ải tuân thủ đúng quy định của Nhà nước về thể thức văn bản. * Lưu ý: Việc gửi công văn và giấy mời phải đảm bảo đến tay người nhận trước thời gian cuộc họp, hội nghị được tổ chức, để đại biểu bố trí công việc. Trong trường hợp khẩn cấp, cần gọi điện thoại báo trước gửi giấy mời sau. - Xây dựng chương trình cuộc họp cần đảm bảo các nội dung sau: + Tên và nội dung công việc + Thứ tự tiến hành các nội dung công việc + Người chịu trách nhiệm về từng công việc + Dự kiến thời gian tiến hành và hoàn thành công việc - Chuẩn bị ghi biên bản: Tất cả các cuộc họp đều ph ải ghi biên b ản, do bộ phận thư ký chuyên trách của cơ quan đảm nhận, hoặc do cuộc h ọp b ầu ra. Người làm thư ký phải được dự kiến trước - là người có năng lực chuyên môn và kiến thức hành chính - văn phòng vững vàng. - Chuẩn bị kinh phí cho cuộc họp: Kinh phí cho cuộc h ọp được quan tâm đúng mức ở cả hai khía cạnh: + Đảm bảo kinh phí đầy đủ để tiến hành kỳ h ọp đúng d ự ki ến ho ặc đ ảm bảo thực hiện các mục tiêu đề ra. + Chi phí cho mỗi cuộc họp phải tuân th ủ các quy đ ịnh c ủa Nhà n ước v ề chế độ hội họp. - Chuẩn bị các điều kiện khác cho cuộc họp: nước uống, hòm phiếu, micro… - Kiểm tra lần cuối tổng thể các công việc chuẩn bị. 2. Tiến hành cuộc họp, hội nghị ở cấp xã 2.1. Đón tiếp đại biểu Ban tổ chức cuộc họp phải bố trí người đón hoặc có bảng hướng dẫn đại biểu từ cổng cơ quan đến phòng họp. Cần có hướng dẫn nơi để phương tiện. Bố trí đủ lực lượng đón tiếp để tránh ùn tắc trong giờ cao điểm. 2.2. Điều hành cuộc họp Một cuộc họp thông thường diễn ra theo trình tự sau: 12
  13. - Tiến hành các hoạt động ổn định tổ chức trước cuộc h ọp (đối v ới cu ộc họp lớn, hội nghị cần tiến hành những nghi thức Nhà nước: làm l ễ chào c ờ, tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ trong các trường hợp có liên quan…) - Giới thiệu đại biểu, các thành phần dự họp, chủ tịch đoàn hoặc ch ủ tọa, đoàn thư ký hoặc thư ký cuộc họp. - Chủ tọa đọc diễn văn khai mạc cuộc họp - Trình bày báo cáo và tham luận - Thảo luận: Là nội dung quan trọng trong hầu hết các cuộc họp Các ý kiến phát biểu, thảo luận cần ngắn gọn, có chu ẩn b ị tr ước, do ch ủ tọa cuộc họp quyết định. Có thể thảo luận toàn thể hoặc chia theo t ừng nhóm, khối. Mỗi nhóm có thể thảo luận toàn thể hoặc một số vấn đề. * Ghi biên bản: Biên bản cần được ghi đầy đủ, trung thực, ngắn gọn, súc tích các thông tin. Cuối biên bản phải có chữ ký của chủ tọa và thư ký. 3. Kết thúc cuộc họp, bế mạc Người điều hành cuộc họp cần kết luận các nội dung: - Các vấn đề đã được thống nhất, chưa thống nh ất, gồm các nội dung c ụ thể gì, nguyên nhân, phương án giải quyết tiếp theo. - Thông qua biên bản cuộc họp. - Thông qua nghị quyết hoặc các văn bản khác (nếu có). - Đánh giá và kết thúc cuộc họp. - Đọc diễn văn bế mạc (nếu có) Lưu ý: Các công việc cần thực hiện sau cuộc họp đối với các thành viên dự họp. 4. Giải quyết các vấn đề sau cuộc họp, hội nghị của cấp xã 4.1. Hoàn thiện văn bản về các vấn đề được quyết định trong cuộc họp, hội nghị - Nghị quyết cuộc họp - Biên bản - Các tài liệu khác. 4.2. Ban hành các văn bản cần thiết trên cơ sở quyết định của cuộc họp, hội nghị - Các văn bản chính thức - Thông báo cho các cơ quan hữu quan kết quả cuộc họp. 4.3. Các công việc mang tính chất nghiệp vụ văn phòng - Thu thập các tài liệu có liên quan 13
  14. - Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, sắp xếp bàn ghế … - Thu thập hóa đơn, chứng từ có liên quan - Biên tập và soạn thảo một số thư từ, văn bản với những nội dung đã được nhất trí trong cuộc họp theo yêu cầu của lãnh đạo. III. Thực hành tổ chức cuộc họp, hội nghị của cấp xã CHUYÊN ĐỀ 4 CÔNG TAC SOAN THAO VĂN BAN CUA CHINH QUYÊN CÂP XÃ ́ ̣ ̉ ̉ ̉ ́ ̀ ́ ************************************ I. Những vân đề chung về văn ban quan lý nhà nước ́ ̉ ̉ ́ 1. Khai niêm ̣ 1.1. Văn ban ̉ Văn ban là phương tiên ghi lai và truyên tai thông tin từ đôi tượng nay đên ̉ ̣ ̣ ̀ ̉ ́ ̀ ́ đôi tượng khac (thông thường thể hiên là văn viêt trên giây) nhăm muc đich cụ ́ ́ ̣ ́ ́ ̀ ̣ ́ thê. ̉ 1.2. Văn ban quan lý nhà nước ̉ ̉ * Khai niêm: Văn ban quan lý là loại văn bản do cơ quan QLNN có thẩm ́ ̣ ̉ ̉ quyền ban hành theo những thể thức, thủ tục và thẩm quyền do luật định, th ể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan Nhà nước đối với đối t ượng qu ản lý, nhằm thực hiện các quy định của pháp luật và tạo ra các quan h ệ pháp lý c ụ th ể trong hoạt động quản lý nhà nước. * Tính chất của văn bản: 14
  15. - Được thể hiện chủ yếu bằng chữ viết trên giấy (trường hợp đặc biệt có thể bằng các chất liệu: đá, sắt, đồng …) - Chuyển tải thông tin đến những đối tượng nhất định - Đối tượng nhận văn bản tuân thủ, tự giác thực hiện - Thông tin được chuyển tải trong văn bản thường có giá trị lâu dài. 1.3. Văn bản quy phạm pháp luật * Khái niệm: Văn bản QPPL là hình thức văn bản do cơ quan Nhà n ước có th ẩm quy ền ban hành theo thủ tục, trình tự pháp luật quy định, trong đó có chứa quy tắc xử sự chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước. * Đặc điểm văn bản QPPL: - Thẩm quyền ban hành theo quy định của pháp luật - Chứa đựng quy tắc xử sự chung - Đối tượng điều chỉnh là số đông hoặc toàn bộ xã hội - Có tính chất bắt buộc thi hành - Được áp dụng nhiều lần. * Hệ thống văn bản QPPL nước ta bao gồm: - Văn bản do Quốc hội ban hành: Pháp lệnh, Nghị quyết - Văn bản do Chủ tịch nước ban hành: Lệnh, Quyết định - Văn bản do Chính phủ ban hành: Nghị định - Văn bản do Thủ tướng Chính phủ ban hành: Quyết định - Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ ban hành: Thông tư - Chánh án TAND tối cao, Viện trưởng VKSND tối cao ban hành: Thông tư - Hội đồng thẩm phán TAND tối cao ban hành: Nghị quyết - Tổng kiểm toán nhà nước ban hành: Quyết định - Ngoài ra UBTVQH với các cơ quan Trung ương ban hành: Ngh ị quy ết liên tịch; Chính phủ và các cơ quan Trung ương ban hành Thông tư liên tịch. - HĐND các cấp ban hành Nghị quyết - UBND các cấp ban hành Quyết định, Chỉ chị * Yêu cầu văn bản phải đảm bảo: - Tính hợp pháp - Tính khoa học - Tính khả thi và quần chúng 15
  16. 2. Phân loại văn bản Văn bản có thể phân loại thành: - Văn bản QPPL - Văn bản cá biệt - Văn hành hành chính thông thường - Văn bản chuyên môn, kỹ thuật. 3. Thể thức văn bản 3.1. Khái niệm Thể thức văn bản bao gồm các thành phần áp dụng đối với các văn bản. Ngoài ra còn có các thành phần bổ sung trong từng trường hợp cụ thể như: địa chỉ, điện thoại, Fax … 3.2. Các yếu tố thể thức văn bản chung bao gồm (có quy đ ịnh rõ v ề m ẫu, Font chữ văn bản …) - Quốc hiệu - Tên cơ quan ban hành văn bản - Số, ký hiệu văn bản - Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản - Tên loại văn bản - Trích yếu văn bản - Nội dung văn bản - Thẩm quyền, chữ ký, con dấu, họ tên người ký - Nơi nhận Ngoài ra còn có thể các yếu tố bổ sung như: Dấu MẬT, KHẨN, điện thoại, Fax … 3.3. Thể thức sao văn bản - Sao y - Trích sao Chú ý: Không lưu văn bản sao II. Kỹ năng soạn thảo văn bản QPPL của chính quyền xã 1. Khái niệm văn bản QPPL của HĐND và UBND Văn bản QPPL của HĐND và UBND là loại văn bản của HĐND, UBND các cấp ban hành theo thẩm quyền, trình tự và thủ tục do luật pháp quy định, trong đó có chứa quy tắc xử sự chung, có hiệu lực phạm vi địa phương (phạm vi địa giới hành chính, chính quyền địa phương quản lý), được Nhà nước bảo đảm thực hiện, 16
  17. nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội ở địa phương theo định hướng xã hội chủ nghĩa. 2. Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn b ản QPPL c ủa HĐND và UBND cấp xã 2.1. Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản QPPL của chính quyền cấp xã - Bước 1: Lập chương trình, kế hoạch xây dựng. Ban (tổ) nghiên cứu, thu thập thông tin, xây dựng dự thảo - Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo - Bước 3: Thẩm tra dự thảo - Bước 4: Thông qua dự thảo - Bước 5: Công bố văn bản QPPL (ký, ban hành) 2.2. Trình tự, thủ tục soạn thảo ban hành cụ th ể t ừng lo ại văn b ản QPPL của chính quyền xã a. Nghị quyết của HĐND * Khái niệm Nghị quyết của HĐND là loại văn bản ghi lại quyết định của HĐND thông qua hội nghị họp bàn giải quyết các vấn đề thuộc quyền hạn, nhiệm vụ của HĐND tại địa phương, như thông qua kế hoạch, quyết toán ngân sách, quyết định những vấn đề về chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội … và các vấn đề quan trọng khác * Trình tự, thủ tục ban hành văn bản - Bước 1: Xây dựng kế hoạch, thành lập nhóm soạn th ảo, xây dựng d ự thảo - Bước 2: Lấy ý kiến xây dựng dự thảo (thông thường gửi các ban, ngành, đoàn thể tổ chức chính trị - xã hội và có thể gửi các tổ dân ph ố địa phnwg xã …). Sau đó, chỉnh sửa. - Bước 3: Thẩm tra dự thảo (có tham khảo ý kiến Phòng Tư pháp cấp quận, huyện) - Bước 4: Thông qua dự thảo (thường gửi cho thành viên HĐND và các đối tượng có liên quan trước kỳ họp của HĐND) + Có thể thông qua từng phần + Thông qua cả bản thảo (sau đó chỉnh sửa theo kết luận hội nghị) + Biểu quyết các nội dung trong dự thảo 17
  18. - Bước 5: Công bố văn bản QPPL của HĐND (do Chủ tịch HĐND ký, ban hành * Mẫu văn bản Nghị quyết HĐND héi ®ång nh©n d©n céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam …… (1) …… §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc Sè: /20..(2)../NQ-H§ND .......... (3) ......., ngµy th¸ng n¨m 20..(2).. nghÞ quyÕt …........................ (4) ............................. 18
  19. héi ®ång nh©n d©n ..(1).. kho¸ ... kú häp thø ... C¨n cø LuËt Tæ chøc Héi ®ång nh©n d©n vµ Uû ban nh©n d©n ngµy 26 th¸ng 11 n¨m 2003; C¨n cø ................................................ (5) .....................................................; ................................................................................................................. ....., quyÕt NghÞ: §iÒu 1. ............................................... (6)....................................................... ............................................................................................................... §iÒu 2. ........................................................................................................... ....................................................................................................................... §iÒu ... ........................................................................................................... ....................................................................................................................... NghÞ quyÕt nµy ®· ®îc Héi ®ång nh©n d©n ............. (1)........... Kho¸ .... kú häp thø ..... th«ng qua./. N¬i nhËn: chñ tÞch - ...............; - ................; - Lu: VT, ...(7). A.XX(8). (Ch÷ ký, dÊu) NguyÔn V¨n A Ghi chó: (1) Tªn tØnh, thµnh phè trùc thuéc Trung ¬ng; huyÖn, quËn, thÞ x·, thµnh phè thuéc tØnh; x·, phêng, thÞ trÊn. (2) N¨m ban hµnh. (3) §Þa danh. (4) TrÝch yÕu néi dung nghÞ quyÕt. (5) C¸c c¨n cø kh¸c ®Ó ban hµnh nghÞ quyÕt. (6) Néi dung cña nghÞ quyÕt. (7) Ch÷ viÕt t¾t tªn ®¬n vÞ so¹n th¶o hoÆc chñ tr× so¹n th¶o vµ sè lîng b¶n lu (nÕu cÇn). (8) Ký hiÖu ngêi ®¸nh m¸y, nh©n b¶n vµ sè lîng b¶n ph¸t hµnh (nÕu cÇn). b. Quyết định của UBND * Khái niệm 19
  20. QuyÕt ®Þnh quy ph¹m ph¸p luËt cña UBND cÊp x· ®îc ban hµnh ®Ó quyÕt c¸c ®Þnh chñ tr¬ng, biÖn ph¸p, chÕ ®é thuéc thÈm quyÒn qu¶n lý cña m×nh, nh»m thùc hiÖn c¸c chñ tr¬ng, chÝnh s¸ch cña cÊp trªn vµ c¸c NghÞ quyÕt cña H§ND cïng cÊp. * Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản - Bước 1: Thành lập nhóm soạn thảo, xây dựng bản thảo - Bước 2: Lấy ý kiến xây dựng bản thảo (thường là ý kiến chuyên gia, các thành viên UBND xã, các ban, ngành, đoàn thể, chuyên viên tư pháp, pháp ch ế …) - Bước 3: Thẩm tra dự thảo - Bước 4: Thông qua dự thảo (thành viên UBND xã). Biểu quyết theo đa số - Bước 5: Công bố văn bản QPPL của UBND 20
Theo dõi chúng tôi
Đồng bộ tài khoản