Chuyên đề: VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ

Chia sẻ: tailieuphapluatdung

Văn phòng được hiểu theo các nghĩa sau: - Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của cơ quan, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo - Thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó - Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ - Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận,...

Bạn đang xem 10 trang mẫu tài liệu này, vui lòng download file gốc để xem toàn bộ.

Nội dung Text: Chuyên đề: VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ

CHUYÊN ĐỀ 1
VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ
VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ
*********************************




1
I. Một số vấn đề chung về văn phòng
1. Khái niệm văn phòng
Văn phòng được hiểu theo các nghĩa sau:
- Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của cơ
quan, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo
- Thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm
giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó
- Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của nh ững người có ch ức v ụ,
có tầm cỡ
- Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức,
trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn b ản, gi ấy t ờ, t ức
là những công việc liên quan đến công tác văn thư.
2. Chức năng văn phòng
Văn phòng có 2 chức năng cơ bản, đó là:
- Chức năng tham mưu, tổng hợp:
+ Tham mưu: Bao gồm nội dung tham vấn
+ Tổng hợp: Là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý
- Chức năng hậu cần:
+ Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, công
chức thực hiện nhiệm vụ
+ Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thi ết b ị trong cơ quan,
đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục
+ Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do Nhà nước quy định
+ Bảo đảm an ninh trật tự, an toàn giao thông trong cơ quan
+ Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp
+ Đảm bảo môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa, tạo lập được diện
mạo cơ quan trang nghiêm, văn minh, hiện đại
+ Bảo vệ sức khỏe và an toàn lao động cho người lao động.
3. Nhiệm vụ của văn phòng


2
Để thực hiện hai chức năng trên, văn phòng có một số nhiệm vụ cơ bản
sau:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc cho cơ quan, đơn vị
- Thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin
- Quản lý văn bản, lập hồ sơ, thực hiện công tác lưu trữ
- Xây dựng bộ máy và đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng
- Thực hiện các hoạt động tác nghiệp hành chính
- Tổ chức đối nội, đối ngoại
- Đảm bảo nhu cầu kinh phí, chỉ tiêu kinh phí, qu ản lý tài s ản, v ật t ư c ủa
cơ quan, đơn vị.
II. Công tác văn thư, lưu trữ của chính quyền cấp xã
1. Công tác văn thư
1.1. Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn th ảo, ban hành văn h ản,
quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình ho ạt đ ộng c ủa các c ơ
quan, tổ chức; quản lý và sử dụng cong dấy trong cơ quan, tổ chức (Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ).
1.2. Nội dung chủ yếu công tác văn thư của chính quyền cấp xã
a. Quản lý văn bản đến của chính quyền cấp xã
* Khái niệm văn bản đến
Tất cả các loại văn bản, bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản FAX, văn bản được chuyển qua
mạng, văn bản mật) và các đơn, thư gửi đến chính quyền cấp xã được gọi chung
là văn bản đến
* Nội dung của văn bản đến:
- Tiếp nhận văn bản đến
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
- Đóng dẫu đến, ghi số đến và ngày, tháng đến
- Đăng ký văn bản đến
- Trình văn bản đến
- Sao văn bản đến: Đối với văn bản do nhiều bộ phận áp dụng, thực
hiện)
- Chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

3
b. Quản lý văn bản đi của chính quyền cấp xã
* Khái niệm văn bản đi
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, vă b ản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bảu l ưu
chuyển nội bộ và văn bản mật) do chính quyền cấp xã phát hành được gọi
chung là văn bản đi.
* Nội dung quản lý văn bản đi
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hi ện và
ngày, tháng của văn bản.
- Đóng dấu cơ quan
- Đăng ký văn bản đi
- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Lưu văn bản đi.
c. Quản lý và sử dụng con dấu
* Quản lý và sử dụng con dấu:
Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư trữ
và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện
những quy định sau:
- Không được giao con dấu cho người khác khi ch ưa được phép b ằng văn
bản của người có thẩm quyền
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có ch ữ ký c ủa
người có thẩm quyền
- Không được đóng dấu khống chỉ.
* Đóng dấu
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy
định
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 ch ữ ký
về phía bên trái
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do ng ười ký văn
bản quyết định và dấu đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức
hoặc tên của phụ lục.
2. Công tác lưu trữ của chính quyền cấp xã
2.1. Khái niệm


4
* Lưu trữ: Lưu trữ là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan, cá nhân để
làm bằng chứng và trư cứu khi cần thiết
* Tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ là tài liệu được hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, các cá nhân tiêu bi ểu, có ý nghĩa chính tr ị, kinh
tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác, đ ược bảo qu ản trong các kho
lưu trữ nhằm phục vụ cho các mục đích nhất định.
* Công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và t ổ chức
khoa học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình ho ạt
động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá kh ứ khi
cần thiết.
2.2. Nội dung chủ yếu của công tác lưu trữ
* Bổ sung tài liệu lưu trữ:
- Khái niệm: Bổ sung tài liệu lưu trữ là công tác sưu tầm, thu thập thêm,
làm phong phú và hoàn chỉnh hơn tài liệu vào các kho l ưu trữ theo nh ững nguyên
tắc và phương pháp thống nhất.
- Nguyên tắc bổ sung tài liệu lưu trữ theo thời kỳ lịch sử.
- Các nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ của chính quyền cấp xã
+ Tài liệu đã giải quyết xong ở khâu văn thư hiện hành
+ Tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị, tổ chức và cá nhân
+ Tài liệu do các cá nhân, gia đình, dòng họ, tập thể nộp vào lưu trữ.
* Bảo quản tài liệu lưu trữ:
- Khái niệm: Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được
thực hiện nhằm đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài li ệu l ưu
trữ.
- Nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ:
+ Chất lượng nguyên liệu và quá trình chế tác
+ Điều kiện thiện nhiên
+ Điều kiện bảo quản và sử dụng
Trên cơ sở phân tích nguyên nhân ở trên, cần đưa ra nh ững yêu c ầu cơ
bản về cơ sở vật chất phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ, đề ra các biện pháp
bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ của chính quyền cấp xã:
+ Tạo điều kiện tối ưu để kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ
+ Giữ gìn toàn vẹn trạng thái của tài liệu


5
+ Sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa h ọc, thực hiện nghiêm túc quy
chế xuất - nhập tài liệu
+ Kiểm tra tình trạng tài liệu thường xuyên để phát hiện hư hỏng.
* Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
- Khái niệm: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ công tác nh ằm
bảo đảm cung cấp cho các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các cá nhân
những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ
- Yêu cầu: Muốn việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả, cần:
+ Sắp xếp tài liệu trong kho theo một hệ thống và thiết lập được hệ
thống tra tìm tài liệu
+ Giới thiệu để các cơ quan, cá nhân biết các nguồn tài liệu và nội dung tài
liệu
+ Xây dựng quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ
- Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
Tùy theo yêu cầu, tính chất và đặc điểm sử dụng tài liệu lưu trữ, các cơ
quan áp dụng các hình thức sau:
+ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc
+ Triển lãm tài liệu lưu trữ
+ Viết bài đăng báo, phát thanh, truyền hình
+ Công bố tài liệu lưu trữ.




6
CHUYÊN ĐỀ 2
CÔNG TAC THÔNG KÊ CUA CHINH QUYÊN CÂP XÃ
́ ́ ̉ ́ ̀ ́
************************

I. Ý nghia cua công tac thông kê ở xã
̃ ̉ ́ ́
1. Khai niêm, ý nghia công tac thông kê
́ ̣ ̃ ́ ́
1.1 Khai niêm thông kê ́ ̣ ́
- Thông kê là viêc thu thâp và săp xêp cac số liêu nhăm đinh lượng môt
́ ̣ ̣ ́ ́ ́ ̣ ̀ ̣ ̣
cach khach quan, trung thực cac hiên tượng kinh tế - xã hôi trong quá trinh vân
́ ́ ́ ̣ ̣ ̀ ̣
đông, tôn tai cua chung ở môt thời điêm, môt đia ban xac đinh.
̣ ̀ ̣ ̉ ́ ̣ ̉ ̣ ̣ ̀ ́ ̣
- Thông kê ở xã là viêc thu thâp cac số liêu ở xã liên quan đên cac măt đ ời
́ ̣ ̣ ́ ̣ ́ ́ ̣
sông kinh tế - xã hôi ở đia phương (thuôc đia giới hanh chinh cua xa) tai môt thời
́ ̣ ̣ ̣ ̣ ̀ ́ ̉ ̃ ̣ ̣
điêm nao đo.̉ ̀ ́
1.2. Ý nghia công tac thông kê ̃ ́ ́
- Thông kê là môt trong những công cụ quan lý quan trong, nó cung câp cac
́ ̣ ̉ ̣ ́ ́
thông tin trung thực, khach quan, chinh xac, đây đu, kip thời phuc vụ cac c ơ quan
́ ́ ́ ̀ ̉ ̣ ̣ ́
Nhà nước trong viêc đanh gia, dự bao tinh hinh, hoach đinh chiên lược, chinh
̣ ́ ́ ́ ̀ ̀ ̣ ̣ ́ ́
sach phat triên kinh tế - xã hôi.
́ ́ ̉ ̣
- Đap ứng nhu câu thông tin cua cac tổ chức cơ quan.
́ ̀ ̉ ́
- Cung cố và phat huy quyên dân chu.
̉ ́ ̀ ̉
2. Vị tri, vai trò cua công tac thông kê ở xã
́ ̉ ́ ́
2.1. Vị trí
Công tac thông kê ở xã chiêm vị trí quan trong trong hoat đông thông kê cua
́ ́ ́ ̣ ̣ ̣ ́ ̉
cac cơ quan Nhà nước, do cac đơn vị cơ sở cua chinh quyên thực hiên, nh ằm
́ ́ ̉ ́ ̀ ̣
cung câp cac thông tin, số liêu ban đâu cho cac cơ quan nhà nước nói chung và
́ ́ ̣ ̀ ́
chính quyền xã nói riêng.

7
2.2. Vai trò công tac thông kê ở xã
́ ́
- Công tac thông kê giup cho chinh quyên xã năm chăc đ ược tinh hinh biên
́ ́ ́ ́ ̀ ́ ́ ̀ ̀ ́
đông dân sô, tai nguyên và cac nguôn lực cua xã để xã xây dựng kế hoach phat
̣ ́ ̀ ́ ̀ ̉ ̣ ́
triên kinh tế - xã hôi môt cach có căn cứ khoa hoc và hiêu qua.
̉ ̣ ̣ ́ ̣ ̣ ̉
- Nó là căn cứ, cơ sở để cac cơ quan Nhà nước câp trên hoach đinh chủ
́ ́ ̣ ̣
trương, chinh sach và xây dựng kế hoach, chương trinh, chiên lược phat triên
́ ́ ̣ ̀ ́ ́ ̉
kinh tế - xã hôi.̣
II. Nôi dung, phương phap tiên hanh công tac thông kê ở câp xã
̣ ́ ́ ̀ ́ ́ ́
1. Nôi dung công tac thông kê ở câp xã
̣ ́ ́ ́
1.1. Thông kê nông - lâm - thuy san. ́ ̉ ̉
́
* Thông kê diên tich đât đai ̣ ́ ́
́
- Đât nông nghiêp ̣
- Diên tich măt nước nuôi trông thuy san
̣ ́ ̣ ̀ ̉ ̉
́
- Đât lâm nghiêp ̣
́
- Đât chuyên dung ̀
- Đât ở ́
- Đât chưa sử dung
́ ̣
̣ ́
* Diên tich gieo trông cây nông nghiêp (cây hang năm, lâu năm) ̀ ̣ ̀
* Thông kê năng suât, san lượng cây nông nghiêp
́ ́ ̉ ̣
* Thông kê chăn nuôi ́
* Thông kê: Diên tich rừng hiên co, rừng trông, rừng bị thiêt hai, diên tich
́ ̣ ́ ̣ ́ ̀ ̣ ̣ ̣ ́
rừng trông, chăm soc nuôi dưỡng rừng …
̀ ́
́
* Thông kê nuôi trông thuy san ̀ ̉ ̉
1.2. Thông kê cac nganh công nghiêp, xây dựng cơ ban và dich vụ
́ ́ ̀ ̣ ̉ ̣
* Thông kê công nghiêp: ́ ̣
- Thông kê số cơ sở san xuât tiêu thủ công, công nghiêp
́ ̉ ́ ̉ ̣
- Số lao đông trực tiêp tham gia san xuât ̣ ́ ̉ ́
- Giá trị san xuât công nghiêp ̉ ́ ̣
- Doanh thu
- Thu nhâp người lao đông trong linh vực công nghiêp
̣ ̣ ̃ ̣
* Thông kê xây dựng cơ ban: ́ ̉
- Vôn đâu tư xây dựng cơ ban
́ ̀ ̉
- Giá trị tai san cố đinh mới tăng trong năm ̀ ̉ ̣
- Năng lực mới tăng trong năm
- Lao đông và thu nhâp cua người lao đông.
̣ ̣ ̉ ̣

8
* Thông kê dich vu: ́ ̣ ̣
́
- Thông kê vân tai ̣ ̉
- Thông kê thương mai, dich vụ
́ ̣ ̣
- Số lao đông và thu nhâp binh quân người lao đông …
̣ ̣ ̀ ̣
1.3. Thông kê xã hôi ́ ̣
́
* Thông kê dân sô, nguôn lao đông ́ ̀ ̣
* Thông kê về giao duc ́ ́ ̣
* Thông kê về y tế và sức khoe
́ ̉
2. Phương phap tiên hanh thông kê ở xã ́ ́ ̀ ́
Hiên nay, ở câp xa, khi tiên hanh công tac thông kê được tiên hanh theo cac
̣ ́ ̃ ́ ̀ ́ ́ ́ ̀ ́
phương phap sau: ́
- Điêu tra trực tiêp thu thâp thông tin ban đâu, sau đó phân tich, tông h ợp
̀ ́ ̣ ̀ ́ ̉
bao cao với cac cơ quan Nhà nước có thâm quyên; thông tin (công bô) cac tai liêu
́ ́ ́ ̉ ̀ ́ ́ ̀ ̣
thông tin được cơ quan Nhà nước cho phep ́
- Điêu tra gian tiêp thu thâp thông tin (thường có biêu mâu cá nhân, biêu
̀ ́ ́ ̣ ̉ ̃ ̉
mâu bao cao đinh ky), sau đó phân tich, tông hợp bao cao cơ quan có thâm quyên.
̃ ́ ́ ̣ ̀ ́ ̉ ́ ́ ̉ ̀
- Điêu tra tiên hanh thu thâp số liêu ban đâu trên môt số đơn vị được chon
̀ ́ ̀ ̣ ̣ ̀ ̣ ̣
nghiên cứu, sau đó dự bao suy rông cho cac đôi tượng trong tông thể nghiên c ứu ́ ̣ ́ ́ ̉
(thường ap dung khi thiêu kinh phi, nhân lực).
́ ̣ ́ ́
- Ngoai ra, con kêt hợp cac phương phap trên để tiên hanh công tac thông kê.
̀ ̀ ́ ́ ́ ́ ̀ ́ ́
Chú ý: Tât cả cac phương phap trên đêu phai tuân thủ đung nguyên tăc chê ́
́ ́ ́ ̀ ̉ ́ ́
độ đã quy đinh cua Nhà nước về điêu tra, bao cao, công bố cac thông tin thông kê.
̣ ̉ ̀ ́ ́ ́ ́
III. Nhiêm vụ cua chinh quyên xã trong công tac thông kê
̣ ̉ ́ ̀ ́ ́
1. Thực hiên chế độ bao cao thông kê đinh kỳ
̣ ́ ́ ́ ̣
Nguôn thu thâp chủ yêu dựa vao hệ thông bao cao, bang biêu do nganh
̀ ̣ ́ ̀ ́ ́ ́ ̉ ̉ ̀
chuyên môn xã bao cao. Khi cân điêu tra trực tiêp từ hộ dân cư.
́ ́ ̀ ̀ ́
2. Tổ chức tham gia điêu tra, thông kê cac đôi tượng do Nhà nước quy đinh
̀ ́ ́ ́ ̣
có liên quan đên đia phươnǵ ̣
- Điêu tra dân sô, lao đông, nganh nghê, trinh độ dân tri, thu nhâp …
̀ ́ ̣ ̀ ̀ ̀ ́ ̣
- Điêu tra cac linh vực khac
̀ ́ ̃ ́
3. Lâp và ghi chep cac loai sổ thông kê do Nhà nước quy đinh
̣ ́ ́ ̣ ́ ̣
- Sử dung cac bang biêu do cơ quan chuyên môn quy đinh
̣ ́ ̉ ̉ ̣
́
- Phiêu điêu tra ̀
- Khi cân điêu tra trực tiêp
̀ ̀ ́
4. Lưu trữ hệ thông và cung câp cac số liêu thông kê
́ ́ ́ ̣ ́

9
5. Chủ đông cac hinh thức thich hợp công bố số liêu
̣ ́ ̀ ́ ̣
6. Thường xuyên cung cố và giữ môi quan hệ mât thiêt với cac nganh
̉ ́ ̣ ́ ́ ̀
7. Xây dựng cuôn số liêu thông kê cua xã
́ ̣ ́ ̉
8. Tuyên truyên nhân dân, can bộ và cac tổ chức, cơ quan, đơn vị đong trên
̀ ́ ́ ́
đia ban thực hiên tôt nghia vụ cua minh theo quy đinh cua chế độ thông kê.
̣ ̀ ̣ ́ ̃ ̉ ̀ ̣ ̉ ́
Bai tâp thực hanh
̀ ̣ ̀
̀ ́
1. Điêu tra thông kê theo mâu bang, biêũ ̉ ̉
2. Xử lý môt số số liêu thông tin thu thâp được.
̣ ̣ ́ ̣

CHUYÊN ĐỀ 3
TỔ CHỨC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ
***************************************


I. Khái niệm cuộc họp, hội nghị
1. Khái niệm
Cuộc họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo nh ững
nguyên tắc nhất định, tại địa điểm cụ thể để thực hiện các công việc: truy ền
đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin hoặc tìm các bi ện pháp gi ải quy ết v ấn đ ề,
các nhiệm vụ mà những người dự họp cần quan tân.
Hội nghị thường là các cuộc họp mang các nội dung có phạm vi lớn, có
chủ đề và tên gọi rõ ràng
2. Phân loại các cuộc họp, hội nghị của chính quyền cấp xã
2.1. Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý
- Cuộc họp chuẩn bị ra quyết định:
Tùy theo tính chất, mức độ quan trọng của vấn đề cần quyết định để tổ
chức cuộc họp hay hội nghị với sự tham gia của các ngành, các c ấp, các đ ối
tượng liên quan, nhằm thu thập thông tin về tình hình thực t ế, nguy ện vọng
chung, đảm bảo quyết định ban hành có tính khả thi cao.
- Cuộc họp phổ biến, triển khai: Nhằm mục đích phổ biến, quán triệt
những tư tưởng, quan điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra hoặc bàn bạc xây
dựng chương trình, kế hoạch hành động để triển khai những quyết định đã
thông qua.
- Họp đôn đốc, kiểm tra: nhằm kịp thời đánh giá kết quả việc triển khai
chương trình, kế hoạch công tác và chỉ đạo, uấn nắn kịp thời những lệch lạc nếu
có.

10
- Cuộc họp sơ kết, tổng kết: nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với
những hoạt động vừa qua và đưa ra phương án cho hoạt động tiếp theo.
2.2. Căn cứ vào cách thức triệu tập cuộc họp
- Cuộc họp thường kỳ: Là cuộc họp được định sẵn trong kế hoạch quý,
tháng, năm, hoặc quy định trong các quy chế, quy định của cơ quan.
- Cuộc họp đột xuất: Xuất phát từ tình hình th ực tế, do yêu c ầu c ủa c ơ
quan ãcấp trên, hoặc đề nghị của cơ quan phối hợp, lãnh đạo t ổ ch ức cu ộc h ọp
đột xuất để giải quyết các vấn đề do thực tiễn đặt ra.
2.3. Căn cứ vào hình thức tổ chức cuộc họp
- Cuộc họp chính thức: Là cuộc họp được tổ chức theo kế hoạch và có
chương trình nghị sự đã được xác định, được tổ chức công khai, được tuyên
truyền và phổ biến rộng rãi.
- Cuộc họp không chính thức là cuộc họp được tổ chức trong diện hẹp,
không công khai hoặc mang tính chất nội bộ, nhằm bàn b ạc nh ững v ấn đ ề quan
trọng, đột xuất không theo một chương trình nghị sự có sẵn.
II. Kỹ năng tổ chức cuộc họp, hội nghị của chính quyền cấp xã
1. Giai đoạn chuẩn bị cuộc họp, hội nghị
1.1. Xác định nhiệm vụ và mục tiêu của cuộc họp
Người quản lý cần các định đầy đủ, rõ ràng nhiệm vụ và ưu tiên của cuộc
họp và truyền đạt tời người có trách nhiệm được giao nhiệm vụ thực hiện.
Người được phân công tổ chức cuộc họp phải nắm vững nhiệm vụ, mục tiêu,
tính chất của cuộc họp, hiểu được nội dung, ý nghĩa, tầm quan trọng của cuộc
họp để có kế hoạch và biện pháp tổ chức, phục vụ cho phù hợp.
1.2. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp và thông qua ch ương trình ngh ị
sự
Nội dung của bản kế hoạch gồm:
- Xác định thành phần:
+ Khách mời
+ Thành phần triệu tập họp
- Xác định thời gian họp: Thời gian bắt đầu đón tiếp đại biểu, ngày, giờ khai
mạc cuộc họp; thời gian tiến hành, thời gian kết thúc cuộc họp, thời gian tiễn đại
biểu.
- Thời gian họp, trang trí phòng họp: Bố trí địa điểm cho các cu ộc h ọp
phải căn cứ vào tính chất, mục đích các cuộc họp, nên có địa điểm dự phòng cho
các cuộc họp quan trọng.
11
Phải đảm bảo các tiêu chuẩn đối với phòng h ọp. Trang phí phòng h ọp,
chỗ ngồi đại biểu phải đảm bảo nguyên tắc lễ tân nhà nước.
- Văn bản mời: Được thể hiện dưới 2 hình thức văn bản chính là gi ấy
mời và công văn có nội dung mời (hoặc triệu tập). Khi soạn thảo chúng ph ải
tuân thủ đúng quy định của Nhà nước về thể thức văn bản.
* Lưu ý: Việc gửi công văn và giấy mời phải đảm bảo đến tay người
nhận trước thời gian cuộc họp, hội nghị được tổ chức, để đại biểu bố trí công
việc. Trong trường hợp khẩn cấp, cần gọi điện thoại báo trước gửi giấy mời
sau.
- Xây dựng chương trình cuộc họp cần đảm bảo các nội dung sau:
+ Tên và nội dung công việc
+ Thứ tự tiến hành các nội dung công việc
+ Người chịu trách nhiệm về từng công việc
+ Dự kiến thời gian tiến hành và hoàn thành công việc
- Chuẩn bị ghi biên bản: Tất cả các cuộc họp đều ph ải ghi biên b ản, do
bộ phận thư ký chuyên trách của cơ quan đảm nhận, hoặc do cuộc h ọp b ầu ra.
Người làm thư ký phải được dự kiến trước - là người có năng lực chuyên môn
và kiến thức hành chính - văn phòng vững vàng.
- Chuẩn bị kinh phí cho cuộc họp: Kinh phí cho cuộc h ọp được quan tâm
đúng mức ở cả hai khía cạnh:
+ Đảm bảo kinh phí đầy đủ để tiến hành kỳ h ọp đúng d ự ki ến ho ặc đ ảm
bảo thực hiện các mục tiêu đề ra.
+ Chi phí cho mỗi cuộc họp phải tuân th ủ các quy đ ịnh c ủa Nhà n ước v ề
chế độ hội họp.
- Chuẩn bị các điều kiện khác cho cuộc họp: nước uống, hòm phiếu,
micro…
- Kiểm tra lần cuối tổng thể các công việc chuẩn bị.
2. Tiến hành cuộc họp, hội nghị ở cấp xã
2.1. Đón tiếp đại biểu
Ban tổ chức cuộc họp phải bố trí người đón hoặc có bảng hướng dẫn đại
biểu từ cổng cơ quan đến phòng họp. Cần có hướng dẫn nơi để phương tiện.
Bố trí đủ lực lượng đón tiếp để tránh ùn tắc trong giờ cao điểm.
2.2. Điều hành cuộc họp
Một cuộc họp thông thường diễn ra theo trình tự sau:


12
- Tiến hành các hoạt động ổn định tổ chức trước cuộc h ọp (đối v ới cu ộc
họp lớn, hội nghị cần tiến hành những nghi thức Nhà nước: làm l ễ chào c ờ,
tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ trong các trường hợp có liên quan…)
- Giới thiệu đại biểu, các thành phần dự họp, chủ tịch đoàn hoặc ch ủ tọa,
đoàn thư ký hoặc thư ký cuộc họp.
- Chủ tọa đọc diễn văn khai mạc cuộc họp
- Trình bày báo cáo và tham luận
- Thảo luận: Là nội dung quan trọng trong hầu hết các cuộc họp
Các ý kiến phát biểu, thảo luận cần ngắn gọn, có chu ẩn b ị tr ước, do ch ủ
tọa cuộc họp quyết định. Có thể thảo luận toàn thể hoặc chia theo t ừng nhóm,
khối. Mỗi nhóm có thể thảo luận toàn thể hoặc một số vấn đề.
* Ghi biên bản: Biên bản cần được ghi đầy đủ, trung thực, ngắn gọn, súc
tích các thông tin. Cuối biên bản phải có chữ ký của chủ tọa và thư ký.
3. Kết thúc cuộc họp, bế mạc
Người điều hành cuộc họp cần kết luận các nội dung:
- Các vấn đề đã được thống nhất, chưa thống nh ất, gồm các nội dung c ụ
thể gì, nguyên nhân, phương án giải quyết tiếp theo.
- Thông qua biên bản cuộc họp.
- Thông qua nghị quyết hoặc các văn bản khác (nếu có).
- Đánh giá và kết thúc cuộc họp.
- Đọc diễn văn bế mạc (nếu có)
Lưu ý: Các công việc cần thực hiện sau cuộc họp đối với các thành viên dự
họp.
4. Giải quyết các vấn đề sau cuộc họp, hội nghị của cấp xã
4.1. Hoàn thiện văn bản về các vấn đề được quyết định trong cuộc họp, hội
nghị
- Nghị quyết cuộc họp
- Biên bản
- Các tài liệu khác.
4.2. Ban hành các văn bản cần thiết trên cơ sở quyết định của cuộc họp, hội
nghị
- Các văn bản chính thức
- Thông báo cho các cơ quan hữu quan kết quả cuộc họp.
4.3. Các công việc mang tính chất nghiệp vụ văn phòng
- Thu thập các tài liệu có liên quan
13
- Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, sắp xếp bàn ghế …
- Thu thập hóa đơn, chứng từ có liên quan
- Biên tập và soạn thảo một số thư từ, văn bản với những nội dung đã
được nhất trí trong cuộc họp theo yêu cầu của lãnh đạo.
III. Thực hành tổ chức cuộc họp, hội nghị của cấp xã




CHUYÊN ĐỀ 4
CÔNG TAC SOAN THAO VĂN BAN CUA CHINH QUYÊN CÂP XÃ
́ ̣ ̉ ̉ ̉ ́ ̀ ́
************************************

I. Những vân đề chung về văn ban quan lý nhà nước
́ ̉ ̉
́
1. Khai niêm ̣
1.1. Văn ban ̉
Văn ban là phương tiên ghi lai và truyên tai thông tin từ đôi tượng nay đên
̉ ̣ ̣ ̀ ̉ ́ ̀ ́
đôi tượng khac (thông thường thể hiên là văn viêt trên giây) nhăm muc đich cụ
́ ́ ̣ ́ ́ ̀ ̣ ́
thê. ̉
1.2. Văn ban quan lý nhà nước
̉ ̉
* Khai niêm: Văn ban quan lý là loại văn bản do cơ quan QLNN có thẩm
́ ̣ ̉ ̉
quyền ban hành theo những thể thức, thủ tục và thẩm quyền do luật định, th ể
hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan Nhà nước đối với đối t ượng qu ản lý,
nhằm thực hiện các quy định của pháp luật và tạo ra các quan h ệ pháp lý c ụ th ể
trong hoạt động quản lý nhà nước.
* Tính chất của văn bản:
14
- Được thể hiện chủ yếu bằng chữ viết trên giấy (trường hợp đặc biệt có
thể bằng các chất liệu: đá, sắt, đồng …)
- Chuyển tải thông tin đến những đối tượng nhất định
- Đối tượng nhận văn bản tuân thủ, tự giác thực hiện
- Thông tin được chuyển tải trong văn bản thường có giá trị lâu dài.
1.3. Văn bản quy phạm pháp luật
* Khái niệm:
Văn bản QPPL là hình thức văn bản do cơ quan Nhà n ước có th ẩm quy ền
ban hành theo thủ tục, trình tự pháp luật quy định, trong đó có chứa quy tắc xử
sự chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã
hội thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước.
* Đặc điểm văn bản QPPL:
- Thẩm quyền ban hành theo quy định của pháp luật
- Chứa đựng quy tắc xử sự chung
- Đối tượng điều chỉnh là số đông hoặc toàn bộ xã hội
- Có tính chất bắt buộc thi hành
- Được áp dụng nhiều lần.
* Hệ thống văn bản QPPL nước ta bao gồm:
- Văn bản do Quốc hội ban hành: Pháp lệnh, Nghị quyết
- Văn bản do Chủ tịch nước ban hành: Lệnh, Quyết định
- Văn bản do Chính phủ ban hành: Nghị định
- Văn bản do Thủ tướng Chính phủ ban hành: Quyết định
- Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ ban hành: Thông tư
- Chánh án TAND tối cao, Viện trưởng VKSND tối cao ban hành: Thông

- Hội đồng thẩm phán TAND tối cao ban hành: Nghị quyết
- Tổng kiểm toán nhà nước ban hành: Quyết định
- Ngoài ra UBTVQH với các cơ quan Trung ương ban hành: Ngh ị quy ết
liên tịch; Chính phủ và các cơ quan Trung ương ban hành Thông tư liên tịch.
- HĐND các cấp ban hành Nghị quyết
- UBND các cấp ban hành Quyết định, Chỉ chị
* Yêu cầu văn bản phải đảm bảo:
- Tính hợp pháp
- Tính khoa học
- Tính khả thi và quần chúng
15
2. Phân loại văn bản
Văn bản có thể phân loại thành:
- Văn bản QPPL
- Văn bản cá biệt
- Văn hành hành chính thông thường
- Văn bản chuyên môn, kỹ thuật.
3. Thể thức văn bản
3.1. Khái niệm
Thể thức văn bản bao gồm các thành phần áp dụng đối với các văn bản.
Ngoài ra còn có các thành phần bổ sung trong từng trường hợp cụ thể như: địa
chỉ, điện thoại, Fax …
3.2. Các yếu tố thể thức văn bản chung bao gồm (có quy đ ịnh rõ v ề m ẫu,
Font chữ văn bản …)
- Quốc hiệu
- Tên cơ quan ban hành văn bản
- Số, ký hiệu văn bản
- Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Tên loại văn bản
- Trích yếu văn bản
- Nội dung văn bản
- Thẩm quyền, chữ ký, con dấu, họ tên người ký
- Nơi nhận
Ngoài ra còn có thể các yếu tố bổ sung như: Dấu MẬT, KHẨN, điện
thoại, Fax …
3.3. Thể thức sao văn bản
- Sao y
- Trích sao
Chú ý: Không lưu văn bản sao
II. Kỹ năng soạn thảo văn bản QPPL của chính quyền xã
1. Khái niệm văn bản QPPL của HĐND và UBND
Văn bản QPPL của HĐND và UBND là loại văn bản của HĐND, UBND các
cấp ban hành theo thẩm quyền, trình tự và thủ tục do luật pháp quy định, trong đó
có chứa quy tắc xử sự chung, có hiệu lực phạm vi địa phương (phạm vi địa giới
hành chính, chính quyền địa phương quản lý), được Nhà nước bảo đảm thực hiện,

16
nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội ở địa phương theo định hướng xã hội chủ
nghĩa.
2. Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn b ản QPPL c ủa HĐND và
UBND cấp xã
2.1. Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản QPPL của chính quyền cấp

- Bước 1: Lập chương trình, kế hoạch xây dựng. Ban (tổ) nghiên cứu, thu
thập thông tin, xây dựng dự thảo
- Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo
- Bước 3: Thẩm tra dự thảo
- Bước 4: Thông qua dự thảo
- Bước 5: Công bố văn bản QPPL (ký, ban hành)
2.2. Trình tự, thủ tục soạn thảo ban hành cụ th ể t ừng lo ại văn b ản QPPL
của chính quyền xã
a. Nghị quyết của HĐND
* Khái niệm
Nghị quyết của HĐND là loại văn bản ghi lại quyết định của HĐND thông
qua hội nghị họp bàn giải quyết các vấn đề thuộc quyền hạn, nhiệm vụ của HĐND
tại địa phương, như thông qua kế hoạch, quyết toán ngân sách, quyết định những
vấn đề về chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội … và các vấn đề quan
trọng khác
* Trình tự, thủ tục ban hành văn bản
- Bước 1: Xây dựng kế hoạch, thành lập nhóm soạn th ảo, xây dựng d ự
thảo
- Bước 2: Lấy ý kiến xây dựng dự thảo (thông thường gửi các ban, ngành,
đoàn thể tổ chức chính trị - xã hội và có thể gửi các tổ dân ph ố địa phnwg xã
…). Sau đó, chỉnh sửa.
- Bước 3: Thẩm tra dự thảo (có tham khảo ý kiến Phòng Tư pháp cấp quận,
huyện)
- Bước 4: Thông qua dự thảo (thường gửi cho thành viên HĐND và các
đối tượng có liên quan trước kỳ họp của HĐND)
+ Có thể thông qua từng phần
+ Thông qua cả bản thảo (sau đó chỉnh sửa theo kết luận hội nghị)
+ Biểu quyết các nội dung trong dự thảo


17
- Bước 5: Công bố văn bản QPPL của HĐND (do Chủ tịch HĐND ký, ban
hành




* Mẫu văn bản Nghị quyết HĐND
héi ®ång nh©n d©n céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam
…… (1) …… §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc

Sè: /20..(2)../NQ-H§ND .......... (3) ......., ngµy th¸ng n¨m 20..(2)..

nghÞ quyÕt
…........................ (4) .............................

18
héi ®ång nh©n d©n ..(1)..
kho¸ ... kú häp thø ...

C¨n cø LuËt Tæ chøc Héi ®ång nh©n d©n vµ Uû ban nh©n d©n ngµy
26 th¸ng 11 n¨m 2003;
C¨n cø ................................................ (5)
.....................................................;
.................................................................................................................
.....,

quyÕt NghÞ:
§iÒu 1. ...............................................
(6).......................................................
...............................................................................................................
§iÒu 2.
...........................................................................................................
.......................................................................................................................
§iÒu ...
...........................................................................................................
.......................................................................................................................
NghÞ quyÕt nµy ®· ®îc Héi ®ång nh©n d©n ............. (1)...........
Kho¸ .... kú häp thø ..... th«ng qua./.
N¬i nhËn: chñ tÞch
- ...............;
- ................;
- Lu: VT, ...(7). A.XX(8). (Ch÷ ký, dÊu)

NguyÔn V¨n A

Ghi chó:
(1) Tªn tØnh, thµnh phè trùc thuéc Trung ¬ng; huyÖn, quËn, thÞ x·, thµnh phè thuéc tØnh; x·, phêng,
thÞ trÊn.
(2) N¨m ban hµnh.
(3) §Þa danh.
(4) TrÝch yÕu néi dung nghÞ quyÕt.
(5) C¸c c¨n cø kh¸c ®Ó ban hµnh nghÞ quyÕt.
(6) Néi dung cña nghÞ quyÕt.
(7) Ch÷ viÕt t¾t tªn ®¬n vÞ so¹n th¶o hoÆc chñ tr× so¹n th¶o vµ sè lîng b¶n lu (nÕu cÇn).
(8) Ký hiÖu ngêi ®¸nh m¸y, nh©n b¶n vµ sè lîng b¶n ph¸t hµnh (nÕu cÇn).
b. Quyết định của UBND
* Khái niệm



19
QuyÕt ®Þnh quy ph¹m ph¸p luËt cña UBND cÊp x· ®îc ban hµnh ®Ó
quyÕt c¸c ®Þnh chñ tr¬ng, biÖn ph¸p, chÕ ®é thuéc thÈm quyÒn qu¶n lý cña
m×nh, nh»m thùc hiÖn c¸c chñ tr¬ng, chÝnh s¸ch cña cÊp trªn vµ c¸c NghÞ
quyÕt cña H§ND cïng cÊp.
* Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản
- Bước 1: Thành lập nhóm soạn thảo, xây dựng bản thảo
- Bước 2: Lấy ý kiến xây dựng bản thảo (thường là ý kiến chuyên gia, các
thành viên UBND xã, các ban, ngành, đoàn thể, chuyên viên tư pháp, pháp ch ế
…)
- Bước 3: Thẩm tra dự thảo
- Bước 4: Thông qua dự thảo (thành viên UBND xã). Biểu quyết theo đa
số
- Bước 5: Công bố văn bản QPPL của UBND




20
* Mẫu quyết định QPPL
tªn c¬ quan (1) céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam
§éc lËp - Tù do - H¹nh phóc

Sè: /20..(2)/Q§-UBND .......... (3) ......., ngµy th¸ng n¨m 20..(2)..
quyÕt ®Þnh
VÒ viÖc ......................... (4) .............................

thÈm quyÒn ban hµnh (5)
C¨n cø ................................................ (6)
......................................................;
.................................................................................................................
.......;
Theo ®Ò nghÞ
cña ..................................................................................,
quyÕt ®Þnh:
§iÒu 1. ................................................ (7)
......................................................
...............................................................................................
§iÒu 2.
............................................................................................................
.......................................................................................................................
§iÒu ...
...........................................................................................................
...................................................................................................................../.

N¬i nhËn: quyÒn h¹n, chøc vô cña ngêi ký (8)
- ...............;
- ................; (Ch÷ ký, dÊu)
- Lu: VT, ...(9). A.XX(10).
NguyÔn V¨n A

Ghi chó:
(1)Tªn c¬ quan hoÆc chøc danh nhµ níc ban hµnh quyÕt ®Þnh.
(2) N¨m ban hµnh.
(3) §Þa danh.
(4) TrÝch yÕu néi dung quyÕt ®Þnh.
(5) NÕu thÈm quyÒn ban hµnh quyÕt ®Þnh thuéc vÒ ngêi ®øng ®Çu c¬ quan (Bé trëng, Thñ t-
ëng c¬ quan ngang Bé, ViÖn trëng ViÖn KiÓm s¸t nh©n d©n tèi cao, Ch¸nh ¸n Toµ ¸n nh©n
d©n tèi cao) hoÆc chøc danh nhµ níc (Chñ tÞch níc, Thñ tíng ChÝnh phñ) th× ghi chøc vô cña
ngêi ®øng ®Çu c¬ quan hoÆc chøc danh nhµ níc; nÕu thÈm quyÒn ban hµnh quyÕt ®Þnh
thuéc vÒ Uû ban nh©n d©n c¸c cÊp th× ghi Uû ban nh©n d©n...
(6) C¸c c¨n cø trùc tiÕp ®Ó ban hµnh quyÕt ®Þnh.

21
(7) Néi dung cña quyÕt ®Þnh.
(8) QuyÒn h¹n, chøc vô cña ngêi ký nh Bé trëng, ViÖn trëng, Ch¸nh ¸n… hoÆc chøc danh nhµ
níc (Chñ tÞch níc, Thñ tíng (ChÝnh phñ)); ®èi víi quyÕt ®Þnh cña Uû ban nh©n d©n ph¶i ghi
ch÷ viÕt t¾t “TM” vµo tríc tªn Uû ban nh©n d©n; trêng hîp cÊp phã ®îc giao ký thay ngêi ®øng
®Çu c¬ quan th× ghi ch÷ viÕt t¾t “KT” vµo tríc chøc vô cña ngêi ®øng ®Çu, bªn díi ghi chøc vô
cña ngêi ký.
(9) Ch÷ viÕt t¾t tªn ®¬n vÞ so¹n th¶o hoÆc chñ tr× so¹n th¶o vµ sè lîng b¶n lu (nÕu cÇn).
(10) Ký hiÖu ngêi ®¸nh m¸y, nh©n b¶n vµ sè lîng b¶n ph¸t hµnh (nÕu cÇn).

c. Chỉ thị của UBND
* Khái niệm
Chỉ thị của UBND là hình thức văn bản do UBND ban hành để truyền đạt,
chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các đối tượng có trách nhiệm th ực hiện m ột văn b ản
nghị quyết, quyết định của chính quyền cấp đó, hoặc của cấp trên. Ch ỉ th ị
không đề ra quy định mới.
* Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản
- Bước 1: Thành lập tổ (nhóm) soạn thảo, xây dựng bản thảo
- Bước 2: Lấy ý kiến chuyên gia
- Bước 3: Thẩm tra dự thảo
- Bước 4: Thông qua (thành viên UBND)
- Bước 5: Công bố Chỉ thị




22
* Mẫu Chỉ thị
tªn c¬ quan (1) céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam
§éc lËp - Tù do - H¹nh phóc

Sè: /20..(2)/CT-UBND .......... (3) ......., ngµy th¸ng n¨m 200..(2)..


chØ thÞ
......................... (4) .............................


................................................ (5)
...................................................................
........................................................................................................................
.........
..........................................................................................................
.................................................................................................................
........
........................................................................................................................
.........
..................................................................................................
.................................................................................................................
........
........................................................................................................................
.........
................................................................................................./.


N¬i nhËn: quyÒn h¹n, chøc vô cña ngêi ký (6)
- ...............;
- ................;
- Lu: VT, ...(7). A.XX(8).
(Ch÷ ký, dÊu)




23
NguyÔn V¨n A



Ghi chó:
(1) Tªn c¬ quan hoÆc chøc danh nhµ níc (Thñ tíng ChÝnh phñ) ban hµnh chØ thÞ.
(2) N¨m ban hµnh.
(3) §Þa danh.
(4) TrÝch yÕu néi dung chØ thÞ.
(5) Néi dung v¨n b¶n.
(6) QuyÒn h¹n, chøc vô cña ngêi ký nh Bé trëng, ViÖn trëng, Ch¸nh ¸n hoÆc chøc danh nhµ n-
íc (Thñ tíng (ChÝnh phñ)); ®èi víi chØ thÞ cña Uû ban nh©n d©n ph¶i ghi ch÷ viÕt t¾t “TM”
vµo tríc tªn Uû ban nh©n d©n; trêng hîp cÊp phã ®îc giao ký thay ngêi ®øng ®Çu c¬ quan th×
ghi ch÷ viÕt t¾t “KT” vµo tríc chøc vô cña ngêi ®øng ®Çu, bªn díi ghi chøc vô cña ngêi ký v¨n
b¶n.
(7) Ch÷ viÕt t¾t tªn ®¬n vÞ so¹n th¶o hoÆc chñ tr× so¹n th¶o vµ sè lîng b¶n lu (nÕu cÇn).
(8) Ký hiÖu ngêi ®¸nh m¸y, nh©n b¶n vµ sè lîng b¶n ph¸t hµnh (nÕu cÇn).




III. Kỹ năng soạn thảo một số văn bản hành chính thông thường
1. Tờ trình
1.1. Khái niệm
Tờ trình là loại văn bản trình lên cấp có th ẩm quy ền đ ể đ ề xu ất m ột v ấn
đề mới, xin cấp thẩm quyền quyết định
1.2. Bố cục tờ trình
Ngoài phần thể thức ở đầu và cuối văn bản, nội dung một Tờ trình gồm:
- Phần mở đầu: Nêu lý do đưa ra đề ngh ị mới hoặc s ửa đ ổi, b ổ sung ch ủ
trương, chính sách, chế độ không còn phù hợp nữa (cần có nhận định thực trạng
tình hình để làm cơ sở cho việc đưa ra đề nghị mới).
- Phần nội dung: Nêu tóm tắt nội dung của đề ngh ị m ới, ý tưởng m ới, có
thể đưa ra vài phương án khác nhau để phân tích lợi, hại, kh ả thi, tính hi ệu qu ả,
lựa chọn một phương án để đề nghị cấp trên quyết định. Trong trường hợp vấn
đề lớn, phức tạp, có liên quan tới các cơ quan khác thì cần lấy ý kiến của các cơ
quan, tổ chức đó để đảm bảo sự thống nhất chung.
- Phần kết luận: Nêu ý nghĩa, tác dụng, hiệu quả của đề nghị mới đối với
sản xuất, đời sống xã hội, đối với công tác lãnh đạo, qu ản lý. Nh ững ki ến ngh ị,
đề nghị cấp trên xem xét, chấp thuận đề xuất đã nêu ra sớm đ ược tri ển khai
thực hiện




24
1.3. Mẫu Tờ trình
Tªn c¬ quan, tæ chøc cÊp trªn (1) céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam
tªn c¬ quan, tæ chøc (2) §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc

Sè: /TTr.....-.....(3)...... .......... (4) ......., ngµy th¸ng n¨m 20......
Tê tr×nh
VÒ viÖc ......................... (5) .............................
Kính gửi: ……………………………………………………
.……………………………………………………

……………………………………(7)………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………./.



N¬i nhËn: quyÒn h¹n, chøc vô cña ngêi ký
- ...............; (Ch÷ ký, dÊu)
- ................;
- Lu: VT, §VST, N§M, SB.

NguyÔn V¨n A
25
Ghi chó:
(1) Tªn c¬ quan, tæ chøc cÊp trªn (nÕu cã).
(2) Tªn c¬ quan, tæ chøc hoÆc chøc danh nhµ níc ban hµnh v¨n b¶n.
(3) Ch÷ viÕt t¾t tªn c¬ quan hoÆc chøc danh nhµ níc ban hµnh v¨n b¶n.
(4) §Þa danh.
(5) TrÝch yÕu tê tr×nh
(6) C¬ quan hoÆc c¸ nh©n nhËn tê tr×nh
(7) Néi dung tê tr×nh: Tïy thuéc vµo néi dung vÊn ®Ò nhiÒu hay Ýt, ®¬n gi¶n, phøc t¹p ®Ó ph©n
theo phÇn, môc, kho¶n, ®iÓm phï hîp: I, II, III..., 1, 2, 3..., a, b, c...
(8) NÕu tê tr×nh lªn cÊp cã thÈm quyÒn cã tr¸ch nhiÖm xem xÐt quyÕt ®Þnh th× ghi ë (6) ghi cô
thÓ c¬ quan, tæ chøc, c¸ nh©n. C¸c c¬ quan, tæ chøc, c¸ nh©n cÇn biÕt vµ lu v¨n b¶n ghi ë môc
“N¬i nhËn”
(9) ThÈm quyÒn ngêi ký: Ký thay mÆt (TM.), ký thay (KT.) vµ c¸c h×nh thøc kh¸c do ngêi ®øng
®Çu c¬ quan, tæ chøc ph©n c«ng (th«ng thêng ngêi ®øng ®Çu c¬ quan, tæ chøc ký tê tr×nh).




2. Báo cáo
2.1. Khái niệm
Báo cáo là loại văn bản trình bày kết quả đạt được trong hoạt động của
cơ quan, tổ chức, nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, lãnh
đạo. Đó là că cứ để cấp trên nắm bắt thông tin thực tế, đề ra quyết định quản lý
thích hợp.
2.2. Bố cục báo cáo
Ngoài các yếu tố thể thức, thông thường báo cáo gồm các phần sau:
- Phần mở đầu: Nêu lý do, hoặc cơ sở làm báo cáo (có th ể tóm t ắt các n ội
dung báo cáo)
- Phần nội dung:
+ Kiểm điểm tình hình: Nêu đặc điểm tình hình; Kết quả đạt được (cả ưu
điểm, hạn chế); Phân tích nguyên nhân và các bài học, khó khăn cần tháo gỡ.
+ Phương hướng, nhiệm vụ và các biện pháp tổ chức thực hiện: Xác định
mục tiêu; Phương hướng, nhiệm vụ thời gian tới; Biện pháp t ổ ch ức th ực hi ện;
Kiến nghị, đề xuất với cấp trên.
- Phần kết luận: Nhấn mạnh tầm quan trọng của báo cáo về nh ững
nhiệm vụ phải thực hiện và tác dụng của nó để động viên mọi người trong cơ
quan nỗ lực thực hiện

26
2.3. Mẫu Báo cáo:
Mẫu báo cáo vụ việc
Tªn c¬ quan, tæ chøc cÊp trªn (1) céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam
tªn c¬ quan, tæ chøc (2) §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc

Sè: /(3).....-.....(4)...... .......... (5) ......., ngµy th¸ng n¨m 20..(2)..
b¸o c¸o
VÒ viÖc ......................... (6) .............................

Phần mở đầu:
- Nêu đặc điểm tình hình
- Nêu nhiệm vụ được giao
- Nêu những thuận lợi, khó khăn có ảnh hưởng chi phối kết quả việc thực
hiện nhiệm vụ được giao
Phần nội dung:
- Kiểm điểm những việc đã làm được và những tồn tại (nêu cụ thể).
- Nêu nguyên nhân.
- Đánh giá kết quả (cụ thể bằng …% so với chỉ tiêu, nhiệm vụ được
giao).
27
Phần kết luận:
- Nêu mục tiêu, nhiệm vụ sắp tới.
- Nêu biện pháp thực hiện.
- Nêu những kiến nghị, đề xuất với cấp trên bay với cơ quan chức năng

N¬i nhËn: quyÒn h¹n, chøc vô cña ngêi ký (7)
- ...............; (Ch÷ ký, dÊu)
- ................;
- Lu: VT, ...(8). A.XX(9).

NguyÔn V¨n A
Ghi chó:
(1) Tªn c¬ quan, tæ chøc cÊp trªn (nÕu cã).
(2) Tªn c¬ quan, tæ chøc hoÆc chøc danh nhµ níc ban hµnh v¨n b¶n.
(3) Ch÷ viÕt t¾t tªn lo¹i v¨n b¶n.
(4) Ch÷ viÕt t¾t tªn c¬ quan hoÆc chøc danh nhµ níc ban hµnh v¨n b¶n.
(5) §Þa danh.
(6) TrÝch yÕu néi dung v¨n b¶n.
(7) QuyÒn h¹n, chøc vô cña ngêi ký nh Bé trëng, Côc trëng, Gi¸m ®èc, ViÖn trëng ...; Trëng hîp
ký thay mÆt tËp thÓ l·nh ®¹o th× ghi ch÷ viÕt t¾t “TM” vµo tríc tªn tªn c¬ quan, tæ chøc hoÆc tªn
tËp thÓ l·nh ®¹o (VD: TM.ñy nh©n d©n, TM. Héi ®ång ...); trêng hîp cÊp phã ®îc giao ký thay ng-
êi ®øng ®Çu c¬ quan th× ghi ch÷ viÕt t¾t “KT” vµo tríc chøc vô cña ngêi ®øng ®Çu, bªn díi ghi
chøc vô cña ngêi ký v¨n b¶n.
(8) Ch÷ viÕt t¾t tªn ®¬n vÞ so¹n th¶o hoÆc chñ tr× so¹n th¶o vµ sè lîng b¶n lu (nÕu cÇn).
(9) Ký hiÖu ngêi ®¸nh m¸y, nh©n b¶n vµ sè lîng b¶n ph¸t hµnh (nÕu cÇn).
3. Công văn
3.1. Khái niệm
Công văn là hình thức văn bản hành chính được sử d ụng r ộng rãi, nh ất là
trong cơ quan, tổ chức. Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức giữa các
cơ quan, tổ chức; giữa các cơ quan, tổ chức với công dân để trao đổi, giải quy ết
công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức mình.
3.2. Bố cục một công văn
Ngoài phần thể thức ở đầu hoặc cuối văn bản, phần nội dung gồm 3
phần:
- Phần đặt vấn đề (mở đầu): Nêu rõ lý do viết công văn, cơ s ở đ ể ban
hành công văn
- Phần giải quyết vấn đề: Trình bày cách giải quyết vấn đề. Nội dung
giải quyết phải cụ thể, rõ ràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đ ề. L ời văn gi ản d ị,
khiêm tốn và có sức thuyết phục.
- Phần kết thúc vấn đề: Cần viết ngắn gọn, cô đọng đ ể làm nội dung
trong văn được khẳng định thêm, hoặc sáng tỏ h ơn yêu cầu th ực hi ện, nh ấn



28
mạnh thêm sự quan tâm chú ý giải quyết, có thể gắn với lời c ảm ơn hay l ời
chào hữu nghị.




3.3. Mẫu công văn hµnh chÝnh

tªn cQ, tc cÊp trªn (1) céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam
tªn c¬ quan, tæ chøc (2) §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc
.......... (5) ......., ngµy th¸ng n¨m 20...
Sè: /...(3)...-...(4)...
V/v …...…(6)………..

KÝnh göi: - ……………………….......…………;
- ……………………….......…………;
- …………………………......……….

................................................ (7) ...................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
......................................................................................................................./.


29
N¬i nhËn: quyÒn h¹n, chøc vô cña ngêi ký(8)
- Nh trªn;
- ................; (Ch÷ ký, dÊu)
- Lu: VT, ...(9). A.XX(10).
NguyÔn V¨n A

Ghi chó:
(1) Tªn c¬ quan, tæ chøc cÊp trªn (nÕu cã).
(2) Tªn c¬ quan, tæ chøc hoÆc chøc danh nhµ níc ban hµnh c«ng v¨n.
(3) Ch÷ viÕt t¾t tªn c¬ quan, tæ chøc hoÆc chøc danh nhµ níc ban hµnh c«ng v¨n.
(4) Ch÷ viÕt t¾t tªn ®¬n vÞ hoÆc bé phËn so¹n th¶o hoÆc chñ tr× so¹n th¶o c«ng v¨n.
(5) §Þa danh.
(6) TrÝch yÕu néi dung c«ng v¨n.
(7) Néi dung c«ng v¨n.
(8) Ghi quyÒn h¹n, chøc vô cña ngêi ký
(9) Ch÷ viÕt t¾t tªn ®¬n vÞ so¹n th¶o hoÆc chñ tr× so¹n th¶o vµ sè lîng b¶n lu (nÕu
cÇn).
(10) Ký hiÖu ngêi ®¸nh m¸y, nh©n b¶n vµ sè lîng b¶n ph¸t hµnh (nÕu cÇn).
(11) §Þa chØ c¬ quan, tæ chøc; sè ®iÖn tho¹i, sè Telex, sè Fax; ®Þa chØ E-Mail;
Website (nÕu cÇn).


IV. Thực hành soạn thảo soạn thảo một số loại văn bản của chính
quyền cấp xã
1. Quyết định
2. Công văn




CHUYÊN ĐỀ 5
KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ VẤN ĐỀ LỒNG GHÉP GIỚI
TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CẤP XÃ
******************

I. Kỹ năng giao tiếp của cán bộ, công chức cấp xã
Giao tiếp là quá trình dự trên sự trao đổi giữa hai hay nhi ều người s ử
dụng một mã cử chỉ, từ ngữ để có thể hiểu được thông tin đ ược chuy ển t ừ
người phát tin đến người nhận tin.
Giao tiếp không chỉ là gửi thông điệp, mà còn ph ải h ồi đáp thông tin đi ệp
của người đối giao.



30
Giao tiếp có hiệu quả cần phải được dựa trên việc nắm vững, biết vận
dụng và hoàn thiện các kỹ năng để hiểu, tác động và thay đổi người đối giao.
1. Kỹ năng nghe
1.1. Vai trò của kỹ năng nghe
Nghe là một kỹ năng quan trọng trong hoạt động giao tiếp, bởi trong quá
trình thực hiện hoạt động giao tiếp cả người phát tin đến người nhận tin đ ều
phải sử dụng kỹ năng nghe.
Trong các kỹ năng cơ bản của giao tiếp: “nói”, “viết”, “đọc”, “nghe” thì
kỹ năng nghe chiếm thời lượng, thời gian nhiều nhất 53%.
Nhờ có hoạt động nghe ta mới hiểu được nội dung thông tin và mới có
thể dẫn tới hành động tiếp theo trong quá trình giao tiếp.
1.2. Phân loại các kiểu nghe
Căn cứ vào mục tiêu của hoạt động nghe, người ta có th ể chia “nghe”
thành 5 kiểu như sau:
- Nghe giao tiếp xã hội
- Nghe giải trí
- Nghe nhận thông tin
- Nghe thuyết phục
- Nghe đồng cảm.
Mỗi kiểu nghe đòi hỏi có những kỹ năng tương thích
Cần quan tâm tới những yếu tố đánh giá độ tin cậy của thông tin nghe
được:
+ Vấn đề do chuyên gia nói
+ Kinh nghiệm sống của người nói
+ Tính khách quan của người nói
+ Sự chuẩn bị trước của người nghe về khuynh hướng tư tưởng của người
nói
+ Khi nghe cần xác định đâu là thời điểm mấu chốt, quan trọng và ghi nh ớ
được những điểm đó.
1.3. Kỹ năng nghe có hiệu quả
* Những rào cản đối với việc lắng nghe
Khi nghiên cứu hoạt động nghe có hiệu quả, chúng ta cần phải tìm được
những yếu tố rào cản đối với nói để đưa ra được giải pháp kh ắc ph ục đ ể đ ảm
bảo hoạt động nghe có hiệu quả. Một số y ếu tố cơ bản tạo nên rào c ản c ủa nó
bao gồm:
31
- Yếu tố thứ nhất: Thái độ của người nghe và người nói trong quá trình giao
tiếp
- Yếu tố thứ hai: Yếu tố môi trường
- Yếu tố thứ ba: Sự quá tài và phức tạp trong thông tin
- Yếu tố thứ tư: Thiếu tập trung trong lắng nghe
- Yếu tố thứ năm: Yếu tố sinh lý:
+ Do tuổi tác
+ Người nghe có vấn đề về thính giác
+ Người nghe có thói quen nghe nhanh hơn nói.
* Rèn luyện kỹ năng nghe có hiệu quả
Khi rèn luyện kỹ năng nghe, để đảm bảo giao tiếp có hiệu quả, cần chú ý
3 kỹ năng cơ bản sau:
- Tập trung chú ý vào người nói
- Khuyến khích người nói
- Phản hồi lại sau khi nghe.
2. Kỹ năng nói
2.1. Vai trò của kỹ năng nói trong giao tiếp
Nói là hình thức giao tiếp trực tiếp, được sử dụng nhiều trong các hoạt
động giao tiếp của cán bộ, công chức với công dân, tổ chức và là hình th ức đem
lại hiệu quả cao trong giao tiếp.
Bất kỳ cán bộ, công chức khi tiếp xúc với công dân, tổ chức đ ều c ần đ ến
kỹ năng nói. Ngoài hình thức nói trực tiếp trong hoạt đ ộng QLNN, cán b ộ, công
chức cần sử dụng hình thức nói gián tiếp khi các ch ủ th ể tham gia giao ti ếp
khong trực tiếp gặp gỡ mà thông qua các phương tiện kỹ thuật.
2.2. Yêu cầu về sử dụng ngôn từ và các yếu tố phi ngôn từ.
- Sử dụng ngôn từ
Nói trong giao tiếp cần đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Chính xác, rõ ràng
+ Dễ hiểu, có sức thuyết phục
+ Khách quan, lịch sự
- Các yếu tố phi ngôn từ:
+ Giọng nói
+ Cử chỉ
+ Tư thế
+ Khoảng cách
32
+ Vị trí
2.3. Một số nhược điểm dẫn đến việc nói kém hiệu quả.
Để nói có hiệu quả cần phải biết lắng nghe nhằm mục đích tiếp nh ận,
phân tích thông tin và trên cơ sở đó xây dựng thông điệp trả lời có hiệu quả.
Cần lưu ý khắc phục một số nhược điểm dẫn đến vi ệc nói kém hi ệu
quả:
- Thói quen phản hồi sớm khi chưa suy nghĩ và phân tích kỹ càng nội dung
thông điệp và ý tưởng, mục đích của người chuyển tải thông điệp.
- Quán tính luôn luôn phản ứng, chống đối lại ý kiến của người khác
- Thói quen hay ngắt lời người khác để trình bày ý kiến của mình
- Nói không có bố cục rõ ràng
- Trình bày dài dòng
- Nội dung nói không mạch lạc, thiếu lôgíc
- Thiếu sự thuyết phục và hỗ trợ người nghe bằng các cử ch ỉ minh h ọa
phi ngôn từ
- Không kết luận
- Kết luận không rõ ràng
- Thiếu sự quan tâm tới thái độ, trình độ của đối tượng giao tiếp.
3. Kỹ năng viết
Khi viết cần trả lời một số câu hỏi:
- Mục đích viết là gì?
- Viết cho ai? Trình độ của đối tượng tiếp nhận thông tin đ ến đâu? Có
đồng đều hay không?
- Phạm vi, thẩm quyền cảu người viết đến đâu?
- Hình thức, phương thức chuyển tải và ngôn ngữ thể hiện đã phù hợp hay
chưa?
- Nội dung đưa ra có tính khả thi như thế nào?
- Quan hệ giữa người viết và người nhận thư thế nào?
Khi viết cần đạt 5 yêu cầu cơ bản về ngôn ngữ:
- Rõ ràng, sáng sủa
- Ngắn gọn
- Xác đáng
- Hoàn chỉnh
- Lịch sự, nhã nhặn.


33
Nội dung viết nên đi thẳng vào trọng tâm vấn đề. Viết xong cần đọc lại
và biên tập kỹ lưỡng, khẳng định điều đã viết nhằm đạt được các yêu cầu về:
- Mục tiêu
- Ngôn ngữ sử dụng
- Nội dung truyền đạt
- Tính lôgíc
- Đúng ngữ pháp, chính tả …
Các yêu cầu đó nhằm làm cho người đọc hiểu đúng nh ững gì mà người
viết định viết.
II. Vấn đề giới trong công tác văn phòng cấp xã
- Nhận thức về giới trong hoạt động văn phòng
- Công tác cán bộ nữ trong hoạt động văn phòng
+ Tuyển dụng
+ Đào tạo, bồi dưỡng
+ Bố trí, sử dụng
+ Chế độ, chính sách…




34
Đề thi vào lớp 10 môn Toán |  Đáp án đề thi tốt nghiệp |  Đề thi Đại học |  Đề thi thử đại học môn Hóa |  Mẫu đơn xin việc |  Bài tiểu luận mẫu |  Ôn thi cao học 2014 |  Nghiên cứu khoa học |  Lập kế hoạch kinh doanh |  Bảng cân đối kế toán |  Đề thi chứng chỉ Tin học |  Tư tưởng Hồ Chí Minh |  Đề thi chứng chỉ Tiếng anh
Theo dõi chúng tôi
Đồng bộ tài khoản