Công cụ ẩn trong Microsoft Office.

Chia sẻ: Yukogaru | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:7

0
168
lượt xem
92
download

Công cụ ẩn trong Microsoft Office.

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nếu bạn giữ nguyên các thiết lập mặc định trong khi cài đặt Microsoft Office, bạn sẽ có được 8 đến 9 công cụ bổ sung trong Microsoft Office Tools – riêng Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn có cài đặt Microsoft Access. Trong số các công cụ bổ sung thêm có một số công cụ là các phần mềm nhỏ của Microsoft Office, một số lại chỉ được cài đặt sử dụng một lần (Installed on First Use - một tính năng mới của bộ Microsoft Office). Đối với những công cụ kiểu này bạn...

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Công cụ ẩn trong Microsoft Office.

  1. Công cụ ẩn trong Microsoft Office. Nếu bạn giữ nguyên các thiết lập mặc định trong khi cài đặt Microsoft Office, bạn sẽ có được 8 đến 9 công cụ bổ sung trong Microsoft Office Tools – riêng Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn có cài đặt Microsoft Access. Trong số các công cụ bổ sung thêm có một số công cụ là các phần mềm nhỏ của Microsoft Office, một số lại chỉ được cài đặt sử dụng một lần (Installed on First Use - một tính năng mới của bộ Microsoft Office). Đối với những công cụ kiểu này bạn phải luôn sẵn sàng bộ cài đặt Microsoft Office bên mình. Microsoft Office Picture Manager Microsoft Office Picture Manager chỉ có trong phiên bản Microsoft Office 2003. Có thể nói đây là công cụ thay thế tuyệt vời cho tiện ích Photo Editor trong các phiên bản Office trước đây. Đây thực sự là một công cụ rất hữu ích trong việc quản lý và duyệt ảnh số. Bên cạnh chức năng đó, công cụ cũng có tính năng chỉnh sửa ảnh nhưng ở mức độ rất cơ bản. Công cụ này tương thích với các định dạng ảnh như BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, và WMF. Bạn cũng hoàn toàn có thể tiến hành nén hay chuyển đổi định dạng các ảnh số bằng Microsoft Office Picture Manager. Giao diện của công cụ rất đơn giản, gần tương tự như Windows Explorer được thiết lập ở chế độ View | Thumbnails. Tuy nhiên, bên khung hiển thị đường dẫn của thư mục có ảnh Microsoft Office Picture Manager chỉ cho hiển thị những shortcut đến các thư mục chứa ảnh. Bạn hoàn toàn có thể tạo ra shortcut riêng cho mình tại đây bằng cách vào File | Add Picture Shortcut và trỏ đến thư mục chứa ảnh của bạn. Hoặc bạn có thể dùng tính năng thêm shortcut tự động bằng cách vào File | Locate Pictures. Để gỡ bỏ một shortcut, bạn hãy sử dụng click chuột phải lên shortcut cần xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ đừng chọn Delete nếu không cả thư mục
  2. chứa ảnh của bạn cũng đi vào Recycle Bin đấy. Còn để chuyển đổi định dạng tệp tin ảnh bạn hãy vào File | Export sau đó là chọn định dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổi sang. Microsoft Office Picture Manager cũng cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ sáng tối và tương phản của bức ảnh hoặc gỡ bỏ hiệu ứng con mắt đỏ (red-eye), định lại kích cỡ hay nén các bức ảnh. Nhưng nhớ phải lưu lại bức ảnh bằng File | Save trước khi thoát khỏi chương trình. Còn nếu không bằng lòng với những gì đã thực hiện bạn hãy chọn Edit | Undo. Microsoft Office Document Scanning và Microsoft Office Document Imaging Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét các văn bản thông qua các máy quét còn Microsoft Office Document Imaging là công cụ giúp bạn xử lý các văn bản đã được quét vào máy tính. Để sử dụng được MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét. Trước khi tiến hành quét văn bản bạn hoàn toàn có thể thay đổi các thiết lập trong MS Document Scanning bằng cách đánh dấu vào mục Show Scanner Driver Dialog Before Scanning, sau đó mỗi lần quét bạn hãy nhấn vào Preset Options | Edit Selected Preset để thay đổi các thiết lập quét. Bạn cũng có thể tạo ra những bộ thiết lập riêng cho mình bằng cách chọn Create New Presets. Trong Preset Options > Edit Selected Preset | Advanced, bạn đặc biệt chú ý đến 2 mục quan trọng đó là General > Create Shortcut. Mục này cho phép tạo một shortcut đến những thiết lập riêng của bạn đối với mỗi loại tài liệu cần quét thường xuyên, giúp công việc quét trở nên nhanh hơn và tiện lợi hơn. Mục thứ 2 cần phải chú ý đó là Processing. Trong mục này bạn sẽ thấy các lựa chọn hay thiết lập đối với OCR phục vụ cho công việc nhận dạng văn bản trong MS Document Imaging (chú ý chỉ có thể nhận dạng tiếng Anh, chưa hỗ trợ nhận dạng tiếng Việt). Đã quét được tài liệu thành định dạng ảnh, bạn hãy dùng MS Document Imaging để xử lý. Với MS Document Imaging, bạn có thể nhận dạng và chuyển tài liệu đã được quét thành dạng ảnh sang định đạng MS Word bằng cách Tools |
  3. Send Text to Word (chú ý nếu bạn vẫn chưa nhận dạng khi quét văn bản bạn có thể nhận dạng lại bằng cách Tools | Recognize Text Using OCR). MS Document Imaging hỗ trợ 2 định dạng tập tin hình ảnh quét TIFF và MDI (Microsoft Document Imaging). Để chia sẻ tập tin hình ảnh quét bạn nên dùng định dạng TIFF. Tuy nhiên định dạng TIFF sẽ chiếm dung lượng lớn hơn rất nhiều so với MDI. Thử nghiệm cho thấy 1 tập tin định dạng TIFF có dung lượng lên tới 1.2MB, nhưng cũng là tập tin đó nếu lưu dưới dạng MDI chỉ có 333KB. Microsoft Office Language Settings Đây là công cụ cho phép bạn thiết lập các lựa chọn ngôn ngữ đối với các ứng dụng trong bộ Microsoft Office. Bạn có thể thêm vào hay gỡ bỏ các ngôn ngữ khác nhau trên danh sách Enabled hoặc thay đổi ngôn ngữ mặc định cho các ứng dụng trong bộ MS Office. Microsoft Clip Organizer Đây là công cụ giúp bạn quản lí và sử dụng clip art trong các ứng dụng Microsoft Office hoặc có thể giúp bạn tìm kiếm clip art trực tuyến trên mạng bằng cách Tools | Clips online. Bạn cũng có thể nhập clip art bằng tay bằng cách chọn File | Add Clips To Organizer, chương trình sẽ giúp bạn hoàn tất công đoạn còn lại. Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard chỉ có trong Microsoft Office 2003. Đây là công cụ giúp bạn lưu trữ những thiết lập của riêng bạn đối với mỗi ứng dụng trong bộ MS Office. Như vậy bạn hoàn toàn có thể khôi phục lại toàn bộ những thiết lập của bạn nếu có bất kì sự thay đổi hay mất mát nào xảy ra. Hoặc bạn có thể dùng những định dạng đã lưu đó để ứng dụng với các bộ MS Office trên các máy tính khác. Microsoft Office Application Recovery Đây là công cụ giúp bạn đóng bất kì một ứng dụng MS Office nào đã bị treo và khôi phục lại công việc trước đó của bạn.
  4. Digital Certificate for VBA Projects Đây là ứng dụng giúp bạn tạo ra chữ kí điện tử (digital certificate) cho các dự án macro viết bằng VBA của bạn. Tổng quan, Microsoft Office Tools thực sự là những công cụ cũng tương đối hữu ích. Bạn hãy khai thác thêm bằng cách ứng dụng thực tế. Có thể nói, hãy sử dụng các công cụ của bộ MS Office để quản lý bộ phần mềm này hiệu quả hơn. Microsoft Office Access Snapshot Viewer Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn lựa chọn có cài đặt Microsoft Access. Đây là công cụ giúp bạn xem qua thông tin về tập tin Access thông qua các snapshots. Bạn có thể tạo ra các snapshots và chia sẻ với người sử dụng khác nếu họ không có Microsoft Access bằng cách gửi cho họ một bản copy chương trình snapshots của bạn. Theo mặc định chương trình này được lưu tại thư mục sau C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Snapshot Viewer hoặc có thể tải về trên trang web của Microsoft. Thủ thuật nâng cao trong MS Word Là người thường xuyên phải làm việc với Word, chắc hẳn bạn sẽ sử dụng rất nhiều những thao tác phải lặp đi lặp lại hàng ngày. Rất nhàm chán mà lại mất thời gian. Tại sao không sử dụng những tính năng tự động hấp dẫn và mạnh mẽ của Word làm giúp bạn?
  5. Những thủ thuật dưới đây sẽ giảm bớt thao tác cũng như thời gian thao tác trong Word: Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày Word không khởi động và nạp những thiết lập mà bạn thích, hãy ép chúng làm việc với macro mỗi khi mở tài liệu mới hoặc tạo tài liệu mới. Để sử dụng macro, hãy nhấn chuột vào Tools ->Macros -> Record new macro và sau đó đặt tên macro này là AutoOpen, hãy chú ý trường Store In field luôn nằm trong Normal.dot. Hãy bỏ qua các lựa chọn để gán macro này cho các phím tắt và menu, bởi macro AutoOpen sẽ được thiết kế để chạy tự động khi mở một tập tin mới. Lúc này chế độ ghi macro đang kích hoạt , hãy làm những với những thao tác lặp lại khi mở một tài liệu mới.Sau khi đã hoàn thành xong, hãy nhấn nút dừng (Stop). Bây giờ, sử dụng Tools->Macro-> Visual Basic Editor, sao chép toàn bộ AutoOpen và dán nó vào dòng cao nhất trong cửa sổ code ở bên tay phải, và đổi tên bản sao chép này thành AutoNew, lúc đó các thiết lập sẽ tự động chạy khi tạo tài liệu mới. Sửa đổi định dạng tài liệu Những người sử dụng mới làm quen với Word thường sử dụng template (mẫu) Normal.dot để chỉnh sửa những định dạng văn bản cho riêng mình. Rất nhiều thay đổi được thay đổi vĩnh viễn bằng cách sử dụng Default và Add to Template trong hầu hết các khung định dạng, nhưng trong một lúc nào đó người sử dụng muốn chỉnh sửa Normal.dot trực tiếp. Để tìm tập tin này, hãy tìm kiếm trong mục Templates chẳng hạn: C:\Documents and Settings\yourusername\Application Data\Microsoft\Templates. Tên đường dẫn này có thể khác phụ thuộc vào đường dẫn và ổ đĩa cài đặt Windows. Tránh cảnh báo phiền phức
  6. Sau khi đã tạo được các macro mà bạn lưu trong các Macro là một biểu tượng, tài liệu hoặc các template, Word sẽ luôn đưa ra lời tên, hoặc các kí tự nào đó cảnh báo mỗi lần mở tài liệu. Để loại bỏ cảnh báo được biểu diễn cho một phiền phức, hãy tạo một chữ kí số (digital signature) danh sách các lệnh, hoặc các sẽ giúp Word "tin tưởng" macro này hơn. hoạt động và phím tắt. Rất nhiều chương trình sử dụng Sử dụng Start ->Run và nhập vào đường dẫn nơi cài macro và tạo ra các macro đặt bộ Office. Ví dụ: C:\Program Files\Microsoft nhằm loại bỏ những hoạt Office\Office11 (Office10 nếu sử dụng Office XP). động, thao tác lặp lại trong Tiếp đó, hãy tìm tới tập tin Selfcert hoặc Selfcert.exe quá trình sử dụng. Macro (tuỳ thuộc vào cách hiển thị tập tin mở rộng) và nhấn được hỗ trợ rất tốt từ trong đúp vào tập tin này. Nếu không tìm thấy tập tin bộ Office của Microsoft, đặc Selftcert, hãy thêm tính năng này trong bộ cài đặt biệt là Word. Office. Khi sử dụng, làm theo những chỉ dẫn và nhập tên riêng cho certificate khi được hỏi. Sau đó, trong Word, mở tài liệu sử dụng macro này. Chọn Tools-> Macros -> Visual Basic Editor. Trong khung Project ở phía bên trái, điểm sáng tài liệu, chọn Tools -> Digital Signature, nhấn Choose.., và lựa chọn certificate vừa tạo. Bây giờ, hãy đóng và mở lại tài liệu. Nếu hộp cảnh báo về bảo mật xuất hiện, chọn Always Trust Macros From This Source, và lựa chọn Enalbe Macros. Lặp lại những bước này cho bất cứ tài liệu hoặc template muốn nhúng macro này. Một điểm cần lưu ý là những certificate tự tạo này chỉ được "tin tưởng" trên máy của bạn, hãy lựa chọn Always Trust Macros From This Source sẽ tạo được "niềm tin" khi sử dụng trên máy khác. Dán văn bản không chứa định dạng Khi người sử dụng dán các đoạn văn bản từ trang Web vào trong tài liệu Word, có lẽ người sử dụng sẽ không muốn giữ lại định dạng và phông chữ. Đặc biệt là những hình ảnh quảng cáo và những thành phần khác. Bạn có thể sử dụng Edit - > Paste Special và sử dụng Unformatted Text mỗi lần cắt dán từ trang Web. Nhưng cũng có một cách khác khá hấp dẫn và thú vị hơn rất nhiều là sử dụng macro. Vào Tools ->Macros-> Visual Basic Editor và gõ vào đoạn mã sau: Sub PasteUnformatted() Selection.PasteSpecial _ dataType:=wdPasteText End Sub
  7. Sau đó, sử dụng Tools->Cusomize ->Keyboard..., rồi kéo xuống danh sách Categories trong Macros, lựa chọn PasteUnformated từ danh sách Command, đưa con trỏ tới Press New Shortcut Key, nhấn Shift-Alt-V (bạn có thể lựa phím tắt khác theo ý mình), và nhấn vào Assign và Close. Từ bây giờ bạn chỉ cần nhấn Shift-Alt- V dán để dán đoạn văn bản chưa định dạng vào Word nhanh chóng và đơn giản. Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản Đoạn văn bản được dán vào trong Word từ email hoặc trang Web có dấu ngắt dòng (hoặc các kí tự như ^, >> ..), dĩ nhiên là bạn muốn loại bỏ những kí tự, này khỏi văn bản. Hãy sử dụng Edit ->Replace, để loại bỏ bằng cách gõ ^l ( gõ dấu ^ và chữ 'L' thường) trong trường Find What, và gõ dấu cách (spacebar) vào trường Replace. Tiếp đó, chọn Replace All. Cuối cùng, khi Word hỏi có muốn tiếp tục thay thế toàn bộ văn bản không thì chọn No. Bạn cũng có thể ghi lại những bước trên thành một macro. Sau khi đã ghi lại, hãy chỉnh sửa đoạn macro này để Word sẽ không hỏi lại nếu bạn có muốn thay thế toàn bộ tài liệu hay không. Tìm dòng .Warp=wdFind-Ask và thay đổi thành .Warp=wdFindStop. Sử dụng menu Work Sử dụng danh sách các tài liệu thường dùng (recent documents) trong menu File của Word sẽ nhanh hơn rất nhiều. Tuy nhiên, những danh sách này chỉ liệt kê 9 tập tin thường sử dụng mới gần nhất (mặc định chỉ có 4). Để chỉnh sửa con số này hãy lựa Tools ->Options, ở trong thẻ General. Nhưng điều này cũng không đảm bảo là tập tin thường mở có thuộc danh sách này hay không. Hãy sử dụng thêm menu Work từ Tools-> Customize, lựa chọn thẻ Command, và tới mục Categories và tới danh sách Buitl-In Menus. Trong danh sách Command, hãy kéo thanh Work lên hàng có các menu và nhấn OK. Lúc này những tài liệu cần thiết muốn mở lại nhanh chóng chỉ cần nhấn vào menu Work và chọn Add to Work Menu. Để loại bỏ tài liệu khỏi danh sách trong tài liệu, hãy nhấn Ctrl +Alt + "-" và chọn tài liệu muốn loại bỏ. Khi muốn mở tài liệu chỉ cần tới Work và chọn tài liệu.
Đồng bộ tài khoản