CÔNG CỤ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Chia sẻ: Nguyễn Lệ Nhung | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:48

0
434
lượt xem
187
download

CÔNG CỤ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Công tác tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành.Yêu cầu là phải giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ đang bảo quản trong kho lưu trữ. Để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ. Chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu. Là phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu trong các lưu trữ...

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: CÔNG CỤ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ

  1. CÔNG CỤ TRA TÌM TLLT I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng, yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu chủ yếu trong các lưu trữ Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  2. I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng, yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT 1. Khái niệm 2. Ý nghĩa, tác dụng 3. Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLT Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  3. 1.Khái niệm • Công cụ tra tìm TLLT là phương tiện tra tìm và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  4. 2. Ý nghĩa, tác dụng • Để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ • Chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu • Là phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu trong các lưu trữ Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  5. 3. Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLT • Phải giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ đang bảo quản trong kho lưu trữ. • Các loại công cụ tra tìm phải được xây dựng thống nhất về hình thức và nội dung. • Đảm bảo việc tra tìm, lựa chọn, tập hợp tài liệu nhanh chóng theo yêu cầu của độc giả. • Kết cấu của các loại công cụ tra tìm tài liệu phải đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  6. II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu chủ yếu trong các lưu trữ 1. Mục lục hồ sơ 2. Các bộ thẻ tra tìm 3. Sách hướng dẫn nội dung TL kho lưu trữ 4. Bản sơ yếu TLLT 5. Cơ sở dữ liệu thông tin nội dung TLLT Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  7. 1. Mục lục hồ sơ a. T¸c dông: ­ Môc lôc hå s¬ giíi thiÖu  thµnh phÇn, néi dung, chØ dÉn  ®Þa chØ cña tµi liÖu. ­ Thèng kª sè l­îng hå s¬ ­ H­íng dÉn s¾p xÕp khoa häc HS ­ Cè ®Þnh ph­¬ng ¸n ph©n lo¹i  TL Nh­ vËy môc lôc hå s¬ võa lµ  c«ng cô dïng ®Ó tra t×m, võa ®Ó  thèng kª, võa ®Ó qu¶n lÝ tµi  Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 liÖu l­u tr÷. Vì vậy, nó là CC chủ
  8. b. C¸c lo¹i môc lôc hå s¬:    ­ Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi  thiÖu toµn bé hå s¬ cña 01  ph«ng l­u tr÷ ­ Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi  thiÖu toµn bé hå s¬ cña mét  ph«ng l­u tr÷ theo thêi gian. ­ Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi  thiÖu toµn bé hå s¬ cña mét  ph«ng l­u tr÷ theo c¬ cÊu tổ  chức. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  9. c. Ph­¬ng ph¸p lËp MLHS §èi víi nh÷ng PLT cã khèi l­îng TL Ýt ®­    ­  îc chØnh lý 1 lÇn th× lËp 01 MLHS ­ §èi víi nh÷ng PLT cã khèi l­îng TL  nhiÒu, chØnh lý thµnh nhiÒu ®ît, th× mçi  ®ît ®­îc lËp thµnh 1 MLHS  ­ §èi víi nh÷ng §VHTP cßn ®ang ho¹t ®éng  cã CCTC æn ®Þnh th× lËp MLHS cho tõng  ®¬n vÞ tổ chức. ­ NÕu phßng, kho l­u tr÷ nµo cã khèi l­ îng TL mà độ mËt t­¬ng ®èi lín th× cã thÓ  lËp thµnh MLHS riªng ­ Trong c¸c PLT nÕu cã các lo¹i h×nh TL  kh¸c nhau => mçi lo¹i h×nh ®­îc lËp thµnh  MLHS riªng Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  10. * L­u ý ­ Trong tr­êng hîp 1 ph«ng LT ®∙ ®­îc  lËp MLHS råi, nh­ng sau ®ã có 1 sè  HS,TL cÇn bæ sung th× sÏ xö lý nh­  sau: + NÕu TL víi sè l­îng Ýt th× cã  thÓ bæ sung ®»ng sau môc lôc ®∙  lËp vµ ghi chó thªm ở phần “Chứng từ kết thúc của ML” + Nếu sè l­îng HS nhiÒu vµ cã néi  dung quan träng th× lËp MLHS míi ­ Môc lôc hå s¬ chØ lËp riªng cho  tõng ph«ng LT, 1 quyÓn MLHS kh«ng cho phÐp thèng kª TL cña nhiÒu  ph«ng.  Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  11. d. CÊu t¹o môc lôc hå s¬: gåm 2  phÇn • PhÇn 1: phÇn b¶n kª tiªu ®Ò hå  s¬ Ví dụ: MLHS của UBND xã Q.Thắng ( Giai đoạn I: 2000-2005)   Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  12. Cặ p Hồ Tiêu đề hồ sơ BD va Số TH Ghi hộ p sơ KT tờ BQ chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) I. Khối tổng hợp O1 01 Tập Báo cáo và phương 30/12/20 50 VV hướng công tác năm (2000- 00 2005) 30/12/20 05 II. Khối nội chính 05 50 Hồ sơ V/V tuyển quân đợt 1/1/— 68 LD I .Năm 2000 1/4/2000 III. Khối Nông - Lâm - Ngư 10 100 Tập văn bản V/V phát triển 15/1— 159 LD trồng cây CN lâu năm . Năm 31/12/20 2004 04 Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  13. Cặ p Hồ Tiêu đề hồ sơ BD va KT Số TH Ghi hộp sơ tờ BQ chú IV. Khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ bản 15 150 Hồ sơ V/V XD h thống k 2/4/— 19 LD mương. Năm 2002 15/11/2002 5 V. Khối phân phối lưu thông 20 200 Tập văn bản V/V thu 1/1- 45 LD thuế . Năm 2005 31/12/2005 VI. Khối Văn - Xã 25 250 Tập Báo cáo V/V XD”Làng 5/6— 75 LD VH”. Năm 2003 8/10/2003 Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  14. * PhÇn 2: C«ng cô tra cøu của MLHS gåm:  ­ Tê nhan ®Ò: ( Cßn gäi lµ tê ®Çu cña  b¶n môc lôc) gåm:  + Tªn kho l­u tr÷: + Tªn ph«ng LT:  + Sè ph«ng: + Sè môc lôc: Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  15. ­  Lời nãi ®Çu  ­  Bản thèng kª ch÷ viÕt t¾t ­ Bản chØ dÉn  ­ Mục lục của mục lục ­  PhÇn tæng kÕt môc lôc  Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  16. 2. C¸c bé thΠtra t×m tµi liÖu l­ u tr÷ a. Kh¸i niÖm         C¸c bé thΠlµ 1 lo¹i c«ng cô tra cøu  th«ng tin vÒ tµi liÖu LT, ®­îc ph©n lo¹i  theo ngµnh ho¹t ®éng x∙ héi, chuyªn ®Ò,  sù vËt, thêi gian, ®Þa d­, t¸c gi¶… Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  17. b. T¸c dông ­ Dïng ®Ó giíi thiÖu thµnh phÇn vµ néi  dung tµi liÖu l­u tr÷ . Mçi bé thΠcã  thÓ giíi thiÖu vÒ mét ph«ng l­u tr÷,  mét sè ph«ng l­u tr÷, 1 kho l­u tr÷  hoÆc toµn bé tµi liÖu cña ph«ng l­u tr÷  Quèc gia. ViÖc giíi thiÖu thµnh phÇn  vµ néi dung tµi liÖu kh«ng phô thuéc  vµo thêi gian s¶n sinh tµi liÖu, ph­¬ng  ¸n ph©n lo¹i TL cña tõng ph«ng còng nh­  ranh giíi gi÷a c¸c ph«ng LT. (Sự khác nhau với MLHS- Tính ưu việt của bộ thẻ) ­ C¸c bé thΠgi¶i ®¸p nhanh chãng nh÷ng  c©u hái vµ nh÷ng yªu cÇu cña ®éc gi¶  t×m hiÓu vÒ néi dung cña tµi liÖu l­u  tr÷. ­ C¸c bé thΠdïng ®Ó chØ râ ®Þa chØ cña  Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 tõng hå s¬ b¶o qu¶n trong kho l­u tr÷.
  18. c. C¸c lo¹i bé thÎ • Bé thΠhÖ thèng • Bé thΠsù vËt ­ Chuyªn ®Ò • Bé thΠsù vËt • Bé thΠthêi gian Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
  19. * Bé thΠhÖ thèng ­ Kh¸i niÖm: Bé thΠhÖ thèng lµ  c«ng cô tra t×m tµi liÖu l­u tr÷  trong ®ã c¸c th«ng tin ®­îc ph©n  lo¹i theo ®Æc tr­ng cña ngµnh ho¹t  ®éng XH ­ T¸c dông: Cã kh¶ n¨ng giíi  thiÖu néi dung tµi liÖu l­u tr÷  kh«ng chØ trong ph¹m vi 1 ph«ng,  1 kho l­u tr÷ c¬ quan, cña 1 trung  t©m l­u tr÷ Quèc gia, mà có thể giới thiệu nd TLLT của toµn bé ph«ng l­u  tr÷ Quèc gia. ­ Yªu cÇu: Ph­¬ng ¸n ph©n lo¹i  th«ng tin vµ hÖ thèng ký hiÖu  Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 ph¶i thèng nhÊt gi÷a c¸c trung 
  20. ­ Ph­¬ng ¸n ph©n lo¹i th«ng tin: theo tõng  ngµnh ho¹t ®éng x∙ héi. Th«ng tin ®­îc  chia ra thµnh nhiÒu phÇn lín nhÊt, kh¸i  qu¸t nhÊt. C¸c phÇn chñ yÕu ®­îc s¾p xÕp  theo trËt tù logic. Nh÷ng vÊn ®Ò cã tÝnh  chÊt tæng hîp s¾p xÕp tr­íc ( phÇn nµy  liªn quan ®Õn tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc ho¹t  ®éng x∙ héi). Nh÷ng phÇn cã tÝnh chÊt ®éc  lËp th× xÕp sau - HÖ thèng ký hiÖu: Trong ph­¬ng ¸n ph©n lo¹i  th«ng tin HÖ thèng ký hiÖu có thể theo h×nh  thøc thËp ph©n (từ 0-9), hoặc bách phân (từ 00- 99)- hçn hîp ch÷ vµ sè. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản