Công tác văn thư lưu trữ với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000

Chia sẻ: Nguyễn Lệ Nhung | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:6

1
479
lượt xem
267
download

Công tác văn thư lưu trữ với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài liệu "Công tác văn thư lưu trữ với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000" trình bày: Sự cần thiết áp dụng Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ; mục đích, yêu cầu, nội dung và trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ;... Để nắm bắt thông tin tài liệu chi tiết mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Công tác văn thư lưu trữ với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000

  1. Tài Liệu CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VỚI VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TCVN ISO 9001:2000 1
  2. Mục Lục I. Sự cần thiết áp dụng Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ ........................................................................... 4 II. Mục đích, yêu cầu, nội dung và trỡnh tự ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ ................................................................................. 5 II.1 Mục đích: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ là nhằm xừy dựng và thực hiện cỏc quy trỡnh xử lý cụng việc thuộc nội dung cụng tỏc văn thư, lưu trữ một cách khoa học, đồng thời tạo điều kiện để lónh đạo cơ quan kiểm soát công việc được dễ dàng. . 5 II.2. Yờu cầu: .................................................................................... 5 II. 3 Nội dung ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào ông tác văn thư, lưu trữ ....................... 5 Đối với công tác văn thư .................................................................. 5 II. 4. Trỡnh tự tiến hành ................................................................... 6 III. Thuận lợi và thỏch thức khi ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư, lưu trữ.................................................. 7 1. Thuận lợi: ..................................................................................... 7 2. Khó khăn, thách thức.................................................................... 7 IV. Một số kiến nghị......................................................................... 8 1. Tuyên truyền nâng cao nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ núi chung và việc lợi ớch của việc ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào trong công tác này...................................................................... 9 2. Hoàn thiện cơ sở pháp lý quản lý công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể là hoàn thành dự thảo Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành để trỡnh cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành............... 9 3. Thành lập Ban Chỉ đạo ISO hay Tổ Tư vấn về áp dụng tiêu chuẩn. Ban hoặc Tổ này có thành phần là những chuyên gia về tiêu chuẩn và những nhà chuyên môn giỏi về văn thư, lưu trữ để hoạch định ra một Chương trỡnh tổng thể dài hạn và kế hoạch biờn soạn ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ trong từng năm cụ thể. Chương trỡnh và Kế hoạch này phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt để bảo đảm điều kiện triển khai một cỏch cú hiệu quả. ... 9 4. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực cho việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 bằng 2
  3. hỡnh thức mở các khoá học ngắn hạn nhằm nâng cao sự hiểu biết của cán bộ, công chức, viên chức về: nội dung bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000; tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao khi áp dụng tiêu chuẩn; kỹ năng giải quyết cụng việc…;............................................................................ 9 5. Tăng cường kinh phí và cơ sở vật chất cho việc xây dựng và thực hiện quy trỡnh xử lý cụng việc trong cụng tỏc văn thư, lưu trữ theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000. ................................................... 9 3
  4. CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VỚI VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN Lí CHẤT LƯỢNG TCVN ISO 9001:2000 TS. Nguyễn Lệ Nhung I. Sự cần thiết áp dụng Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ Tiờu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 là hệ thống quản lý chất lượng do Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn TCVN/TC176 “Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng” biên soạn,Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường ban hành. Tiêu chuẩn này hoàn toàn tương đương với ISO 9001: 2000 thuộc bộ Tiờu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 phiên bản lần thứ ba do Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (ISO) ban hành vào tháng 12/2000. Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 quy định những yêu cầu cơ bản của hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức và nó được mở rộng áp dụng ở tất cả cỏc loại hỡnh tổ chức. Trên thế giới, tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đó được nhiều nước nghiên cứu áp dụng. Tính đến cuối năm 2003 đó cú trờn 500.000 chứng chỉ ISO 9001:2000 được cấp ở 149 nước. Việc cấp chứng chỉ ISO 9001:2000 được coi như một sự đảm bảo về uy tín về chất lượng của nhà sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. Trong khối Asean thỡ việc ỏp dụng ISO 9000 trở nờn khỏ phổ biến, nhất là ở Malaysia, Singapore, Thỏi Lan và Chớnh phủ cỏc nước này cũn bắt buộc cỏc cơ quan nhà nước cũng phải áp dụng tiờu chuẩn này. Trong nước, tiêu chuẩn ISO 9000 cũng đó và đang được triển khai áp dụng ở nhiều đơn vị sản xuất, kinh doanh và mang lại hiệu quả thiết thực, góp phần nâng cao năng xuất, chất lượng và hiệu quả công việc. Đặc biệt, một số Bộ ngành và địa phương bước đầu cũng đó nghiờn cứu ỏp dụng tiờu chuẩn ISO 9001:2000 vào việc xừy dựng một số quy trỡnh xử lý cụng việc, trong đó có những quy trỡnh thuộc nội dung nghiệp vụ của cụng tỏc văn thư. Chẳng hạn, cơ quan Bộ Công nghiệp đó ỏp dụng tiờu chuẩn này để xừy dựng “Quy trỡnh quản lý tài liệu”, “ Quy trỡnh quản lý hồ sơ”…Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn cũng đó ỏp dụng tiờu chuẩn để xây dựng “Quy trỡnh trỡnh ký, phỏt hành và lưu văn bản”, “Quy trỡnh tiếp nhận, xử lý văn bản đến”, “Quy trỡnh kiểm soỏt hồ sơ”; Văn phũng UBND thành phố Hải Phũng đó xừy dựng “Quy trỡnh soạn thảo và ban hành văn bản”, “Quy trỡnh kiểm soỏt tài liệu”, “Quy trỡnh kiểm soỏt hồ sơ”; Văn phũng UBND thành phố Hà Nội đó xừy dựng “Quy trỡnh xử lý văn bản và quản lý tài liệu”... Việc ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng để xây dựng các quy trỡnh xử lý cụng việc núi chung và liờn quan đến công tác văn thư nói riêng không những nâng cao năng xuất, chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức mà cũn cho thấy rừ trỏch nhiệm cũng năng lực thực hiện của mỗi cán bộ, công chức, viên chức có liên quan đến quá trỡnh xử lý cụng việc. Để nâng cao chất lượng hoạt động của các cơ quan nhà nước đáp ứng yêu cầu của tỡnh hỡnh mới, ngày 20/6/2006 Thủ tướng Chính phủ đó ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg quy định về việc ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Mục tiêu của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 là xây dựng và thực hiện hệ thống cỏc quy trỡnh xử lý cụng việc hợp lý, phự hợp với quy định của pháp luật nhằm từng bước nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động quản lý, đồng thời tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan kiểm soát được quá trỡnh giải quyết cụng việc trong nội bộ. Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động không thể thiếu và giữ một vị trí, vai trũ rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Để nâng cao hiệu quả của hoạt động 4
  5. văn thư, lưu trữ thỡ việc nghiờn cứu ỏp dụng ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 không chỉ là một đũi hỏi cấp thiết, một bước đi tất yếu trong xu thế hiện nay mà cũn cú tớnh khả thi cao như thực tế đó chứng minh. Việc ỏp dụng tiờu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 khụng chỉ gúp phần nừng cao chất lượng hoạt động của các cơ quan, tổ chức; khắc phục những thiếu sót và hạn chế trong hoạt động văn thư, lưu trữ mà cũn gúp phần quan trọng để đẩy mạnh cải cách hành chính mà trước hết là thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong các cơ quan, tổ chức hiện nay. II. Mục đích, yêu cầu, nội dung và trỡnh tự ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ II.1 Mục đích: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ là nhằm xừy dựng và thực hiện cỏc quy trỡnh xử lý cụng việc thuộc nội dung cụng tỏc văn thư, lưu trữ một cách khoa học, đồng thời tạo điều kiện để lónh đạo cơ quan kiểm soát công việc được dễ dàng. II.2. Yờu cầu: Để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ đạt hiệu quả cần phải đáp ứng các yêu cầu sau: a). Yờu cầu chung: - Các cơ quan, tổ chức phải có bộ phận văn thư, lưu trữ; - Phải có quy chế văn thư, lưu trữ; - Phải cỳ nguồn nhừn lực thực hiện; - Phải có cơ sở vật chất cần thiết (kinh phí, máy móc, trang thiết bị, phương tiện, dụng cụ, văn phũng phẩm). b) Yờu cầu cụ thể - Quy trỡnh xử lý cụng việc phải cụ thể hoỏ được các quá trỡnh hoạt động thành từng bước và sắp xếp theo một trỡnh tự nhất định, tương ứng với thực tế phù hợp với nguyên tắc “viết những gỡ cần làm, làm những gỡ đó viết”. - Quy trỡnh được xây dựng phải chỉ rừ trỏch nhiệm cụ thể của mỗi cỏ nhừn tham gia vào quy trỡnh đó. Điều này không chỉ giỳp cho lónh đạo cơ quan, đơn vị kiểm soát được công việc mà nó cũn là bằng chứng để kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc của mỗi cá nhân trong cơ quan. - Cỏc quy trỡnh được xây dựng phải được xem như quy chế của cơ quan, buộc các đối tượng có liên quan phải thực hiện. II. 3 Nội dung ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào ông tác văn thư, lưu trữ Đối với công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cỏc cơ quan, tổ chức. Có thể nói rằng, hầu hết các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính hàng ngày đều gắn liền với văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với công tác văn thư. Do vậy, chất lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức. Để nâng cao 5
  6. chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư, cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào việc xừy dựng và thực hiện cỏc quy trỡnh sau: - Quy trỡnh soạn thảo và ban hành (văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính thông thường); - Quy trỡnh quản lý văn bản đi; - Quy trỡnh quản lý văn bản đến; - Quy trỡnh tiếp nhận hồ sơ; - Quy trỡnh lập hồ sơ và quản lý hồ sơ; - Quy trỡnh nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; - Quy trỡnh quản lý và sử dụng con dấu trong cụng tỏc văn thư… Đối với công tác lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về lựa chọn, bổ sung tài liệu; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử. Để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, cần ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào việc xừy dựng và thực hiện cỏc quy trỡnh sau: - Quy trỡnh thu thập, bổ sung tài liệu; - Quy trỡnh phừn loại tài liệu; - Quy trỡnh chỉnh lý tài liệu (tài liệu hành chớnh, tài liệu kỹ thuật, tài liệu nghe nhỡn…); - Quy trỡnh tiờu huỷ tài liệu hết giỏ trị; - Quy trỡnh phục vụ, khai thỏc sử dụng tài liệu tại phũng đọc; - Quy trỡnh tu bổ tài liệu; - Quy trỡnh vệ sinh tài liệu; - Quy trỡnh khử trựng tài liệu; - Quy trỡnh khử a xớt cho tài liệu; - Quy trỡnh lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ (Quy trỡnh chụp Micrụphim; Quy trỡnh trỏng, rửa; Quy trỡnh kiểm tra chất lượng phim…). II. 4. Trỡnh tự tiến hành Để xây dựng quy trỡnh xử lý cụng việc thuộc nội dung nghiệp vụ văn thư, lưu trữ một cách chính xác theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 và phù hợp với tỡnh hỡnh thực tế của cỏc cơ quan, tổ chức cần phải thực hiện những bước cơ bản sau: a) Xác định tên gọi của quy trỡnh; b) Xác định mục đích xây dựng quy trỡnh; c) Xác định phạm vi ỏp dụng; d) Xác định tài liệu có liên quan đến quy trỡnh (Sổ tay chất lượng, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn…); đ) Xác định các thuật ngữ cần giải thích hoặc các cụm từ viết tắt cần diễn giải; 6
  7. e) Xác định nội dung công việc và trỡnh tự cụng việc (mô tả ở dạng lưu đồ hoặc diễn giải ở dạng lời văn hoặc đồng thời cả hai) và trách nhiệm của mỗi đơn vị, cá nhân liên quan đến việc thực hiện quy trỡnh; g) Xác định tên gọi của hồ sơ, thành phần tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh thực hiện quy trỡnh để đưa vào hồ sơ và nơi lưu giữ hồ sơ; h) Xác định phụ lục đính kèm (Tài liệu tham chiếu, biểu mẫu văn bản hoặc sổ sỏch cần sử dụng trong quỏ trỡnh thực hiện quy trỡnh) III. Thuận lợi và thỏch thức khi ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư, lưu trữ 1. Thuận lợi: Thứ nhất: Bộ tiờu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000, nhất là tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 đó được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng biên soạn và phổ biến trên nhiều phương tiện thông tin đại chúng như: biên tập thành sách, đăng tải trên các báo, tạp chí và qua mạng internet. Đồng thời, việc nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn này đó được triển khai thực hiện không chỉ ở các doanh nghiệp để nâng cao chất lượng sản phẩm mà bước đầu đó được áp dụng trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước để nâng cao chất lượng phục vụ. Kinh nghiệm trong việc áp dụng ISO 9000 của các doanh nghiệp như Tổng công ty Dệt may, Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam, Công ty Dệt May Hà Nội, Công ty Xây dựng Hồng Hà, Nhà máy Xi măng Nghi Sơn, Công ty Tín hiệu đường sắt Hà Nội, Công ty In hàng không, Nhà máy Chế biến thực phẩm Đồng Văn (Hà Nam)…và nhất là của các cơ quan hành chính nhà nước như Văn phũng UBND thành phố Hồ Chớ Minh; Văn phũng UBND thành phố Hải Phũng; Văn phũng UBND tỉnh Khỏnh Hoà; Văn phũng UBND Quận 1 thành phố Hồ Chớ Minh; Sở Khoa học và Cụng nghệ thành phố Hồ Chớ Minh, Bộ Cụng nghiệp, Bộ Nụng nghiệp và Phỏt triển nụng thụn…là những bài học quý giỳp chỳng ta vượt qua trở ngại, khó khăn trong quá trỡnh xừy dựng và thực hiện cỏc quy trỡnh xử lý cụng việc thuộc nội dung cụng tỏc văn thư theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000. Thứ hai: Áp dụng TCVN ISO 9001:2000 trong công tác văn thư, lưu trữ cũng là nhu cầu cấp bách đối với các cơ quan, tổ chức trong quá trỡnh hoạt động của mỡnh. Bởi vỡ, theo quy định tại Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước thỡ đến năm 2010, các cơ quan hành chính nhà nước phải hoàn thành việc ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Và do vậy, việc áp dụng tiêu chuẩn này vào trong công tác văn thư, lưu trữ sẽ không chỉ nhận được sự quan tâm của các cấp lónh đạo mà cũn nhận được sự hưởng ứng và đồng thuận của cán bộ, công chức, viên chức nói chung và của cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ nói riêng. Thứ ba: Việc ỏp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong công tác văn thư, lưu trữ nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học để nâng cao năng xuất, chất lượng của công tác văn thư, lưu trữ là hoàn toàn phù hợp với chủ trương của Đảng và pháp luật của Nhà nước trong việc phát triển công tác văn thư, lưu trữ nhằm phục vụ hiệu quả hoạt động thực tiễn cũng như bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đối với sự nghiệp xừy dựng, bảo vệ Tổ quốc của nhừn dừn ta. 2. Khó khăn, thách thức Bờn cạnh những thuận lợi nờu trờn, việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong công tác văn thư, lưu trữ có thể vấp phải một số khó khăn, vướng mắc sau: 7
  8. Một là việc ỏp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ là bước đi mới, lần đầu tiên được áp dụng trong lĩnh vực nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Cho nên có thể hiểu chưa đúng, chưa đầy đủ và có thể phải chịu áp lực về tâm lý vỡ phải làm việc theo quy trỡnh và quyền lực của một số cỏ nhừn cỳ liờn quan bị hạn chế. Vỡ vậy, cần phải cỳ cam kết của lúnh đạo và quyết tâm cao của công chức, viờn chức thừa hành thỡ việc ỏp dụng tiờu chuẩn này mới cỳ thể thành cụng. Hai là mặc dù trong những năm gần đây, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đó cú nhiều cố gắng trong việc nghiờn cứu biờn soạn trỡnh cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành và tự mỡnh ban hành nhiều văn bản để quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, tiêu biểu như Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và các nghị định, quyết định, thông tư hướng dẫn thi hành nhưng hệ thống quản lý văn bản nhỡn chung vẫn cũn thiếu nhất là những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể về văn thư lưu trữ. Chính cơ sở pháp lý chưa đầy đủ và thiếu đồng bộ là một trở ngại lớn cho việc áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ. Ba là những khỳ khăn về kinh phí vỡ phải chi phớ cho tư vấn, cho huấn luyện, đào tạo nguồn nhân lực, cho xây dựng quy trỡnh, đánh giá và cấp chứng chỉ và cho mua sắm các máy móc, thiết bị cần thiết. Bốn là đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức. Nhỡn chung, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức ở Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng như ở các cơ quan, tổ chức chưa được chuẩn bị sẵn sàng cho việc này. Đội ngũ cán bộ cũn thiếu và chưa được trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn cũng như kiến thức về TCVN ISO 9001:2000 và tin học cũng là khó khăn và thách thức lớn cho việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ. IV. Một số kiến nghị Để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư, lưu trữ chúng tụi xin kiến nghị một số giải phỏp sau: 8
  9. 1. Tuyên truyền nâng cao nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ núi chung và việc lợi ớch của việc ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào trong công tác này. 2. Hoàn thiện cơ sở pháp lý quản lý công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể là hoàn thành dự thảo Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành để trỡnh cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành. 3. Thành lập Ban Chỉ đạo ISO hay Tổ Tư vấn về áp dụng tiêu chuẩn. Ban hoặc Tổ này có thành phần là những chuyên gia về tiêu chuẩn và những nhà chuyên môn giỏi về văn thư, lưu trữ để hoạch định ra một Chương trỡnh tổng thể dài hạn và kế hoạch biờn soạn ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ trong từng năm cụ thể. Chương trỡnh và Kế hoạch này phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt để bảo đảm điều kiện triển khai một cỏch cú hiệu quả. 4. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực cho việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 bằng hỡnh thức mở các khoá học ngắn hạn nhằm nâng cao sự hiểu biết của cán bộ, công chức, viên chức về: nội dung bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000; tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao khi áp dụng tiêu chuẩn; kỹ năng giải quyết cụng việc…; 5. Tăng cường kinh phí và cơ sở vật chất cho việc xây dựng và thực hiện quy trỡnh xử lý cụng việc trong cụng tỏc văn thư, lưu trữ theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000. Tỳm lại: việc áp dụng hệ thống chất lượng phù hợp với TCVN ISO 9001:2000 là một tất yếu nhất là trong giai đoạn cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay. Để việc áp dụng tiêu chuẩn này thành công trong công tác văn thư, lưu trữ đũi hỏi phải cú một tư duy mới, một sự quyết tâm và nỗ lực của toàn thể cán bộ, công chức, viên chức có liên quan mà trước hết là sự quan tâm và cam kết của lónh đạo và sự nỗ lực cố gắng của mọi cỏn bộ, cụng chức, viờn chức. 9

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản