intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE

Đề tài nghiên cứu khoa học: Nghiên cứu lý thuyết tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại. Liên hệ thực tiễn tại Công ty CPTM – DV Bến Thành

Chia sẻ: Bích Thủy | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:18

298
lượt xem
57
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài nghiên cứu khoa học: Nghiên cứu lý thuyết tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại. Liên hệ thực tiễn tại Công ty CPTM – DV Bến Thành tập trung trình bày các vấn đề cơ bản về lý thuyết tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại; thực trạng tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa tại công ty CPTM – DV Bến Thành;...

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Đề tài nghiên cứu khoa học: Nghiên cứu lý thuyết tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại. Liên hệ thực tiễn tại Công ty CPTM – DV Bến Thành

  1. Đề  tài: Nghiên cứu lý thuyết tổ  chức quản trị  dự  trữ  hàng hóa trong doanh  nghiệp thương mại. Liên hệ thực tiễn tại Công ty CPTM – DV Bến Thành. Chương 1: Lý thuyết tổ  chức quản trị  dự  trữ  hàng hóa trong   doanh nghiệp thương mại 1.1 Khái niệm và chức năng của dự trữ Dự  trữ  hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại được hình thành do chính  yêu cầu của lưu thông hàng hóa, trao đổi hàng hóa để đáp ứng yêu cầu của sản   xuất và tiêu dùng xã hội. Dự trữ trong thương mại thực hiện 3 vai trò cơ bản: ­ Cân đối cung – cầu: Đảm bảo cho sự phù hợp giữa nhu cầu và nguồn cung   ứng về số lượng, không gian và thời gian. ­ Điều hòa những biến động: Dự  trữ  để  đề  phòng những biến động ngắn   hạn do sự biến động của nhu cầu và chu kỳ nhập hàng. ­ Giảm chi phí: Dự trữ nhằm giảm những chi phí trong quá trình sản xuất và  phân phối. 1.2 Tổ chức dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp thương mại 1.2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ 1.2.1.1 Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ Kho bãi được hiểu đơn giản là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ  hàng hóa phục vụ  cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ  chức hệ  thống kho bãi bao gồm tổ chức hệ thống nhà kho, sân bãi, các trang thiết bị để  chứa đựng và bảo quản sản phẩm. Tổ  chức quản lý kho bãi bao gồm các công việc chính sau như  xác định  nhu cầu kho bãi, quy hoạch mạng lưới kho bãi, đầu tư  cơ  sở  hạ  tầng và mua   sắm trang thiết bị kho bãi.
  2. Với doanh nghiệp thương mại, hệ thông kho bãi có thể  bao gồm các loại  chính sau: ­ Kho bãi phục vụ thu mua, tiếp nhận hàng hóa. ­ Kho bãi trung chuyển. ­ Kho bãi dự trữ. Để  xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp cần căn cứ  vào định mức dự  trữ hàng hóa của mình. Diện tích cần có thường bao gồm: ­ Diện tích nghiệp vụ chính của kho. ­ Diện tích khác. Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp có thể sử dụng kết hợp nhiều   phương pháp khác nhau: ­ Phương pháp kinh nghiệm: Đây là phương pháp được sử dụng phổ biến  nhất. Phương pháp này thường áp dụng tính toán các diện tích hành chính, diện   tích vận hành kho bãi,… ­ Phương pháp tính theo tải trọng: Phương pháp này thường áp dụng cho  các hàng hóa chất xếp trên giá, kệ, chất đống… S = D/s Trong đó: S là diện tích kho bãi cần có, D là định mức dự trữ theo ngày, s  là tải trọng trên . Thông thường, doanh nghiệp có thể  tính toán cân đối ba định mức diện   tích: S tối thiểu: Theo định mức dự trữ tối thiểu. S tối đa: Theo định mức dự trữ tối đa. S bình quân: Theo định mức dự trữ bình quân.
  3. ­Phương pháp tính theo thể  tích: Phương pháp này áp dụng cho những  hàng hóa chứa đựng và bảo quản theo đơn vị . V = D/v Trong đó: V là thể tích cần có và v là hệ số thể tích chứa đựng cần có cho  một đơn vị  sản phẩm. Tương tự  S, V có thể  được tính theo V tối đa, V tối  thiểu, V bình quân. 1.2.1.2 Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ ­ Quyết định địa điểm đặt kho bãi: Một địa điểm tốt đáp ứng các yêu cầu  sau: + Đáp ứng được nhu cầu về kho bãi của doanh nghiệp. + Chi phí về kho bãi thấp nhất. + Thời gian vận chuyển nhanh nhất, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhịp   độ bán ra. + Đảm bảo an ninh, trật tự, vệ sinh môi trường. ­Quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi: Thực tế doanh nghiệp không nhất  thiết phải đầu tư  kho bãi vì có những doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ  hậu cần kinh doanh kho bãi. Do đó nếu đi thuê có thể làm chi phí cố định giảm   đi và bài toán chi phí tổng thể sẽ thấp hơn tự đầu tư. Doanh nghiệp sẽ cân nhắc  phương án có lợi để triển khai đáp ứng nhu cầu kho bãi của mình. ­ Lên danh mục và triển khai đầu tư trang thiết bị kho bãi: Hệ thống trang  thiết bị tài sản dự trữ bao gồm các tài sản thuộc về các nhóm chủ yếu sau: + Các bục, kệ, giá, tủ… dùng để chứa, đựng hàng hóa dự trữ. + Trang thiết bị bảo quản chuyên dụng. + Hệ thống chiếu sáng.
  4. + Hệ thống điều hòa, hút ẩm. + Trang thiết bị nâng hạ, bao gói. + … 1.2.2 Theo dõi và quản lý hàng hóa dự trữ về mặt hiện vật 1.2.2.1 Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho phải đảm bảo các yêu cầu sau: ­Nhận đúng số  lượng, chất lượng hàng hóa theo hợp đồng, phiếu giao  hàng, hóa đơn hoặc vận đơn. ­ Chuyển nhanh hàng hóa từ nơi nhận về nơi bảo quản hoặc chế biến. ­ Cần có kế hoạch phối hợp hoạt động giữa các khâu nhận hàng, bốc xếp   vận chuyển, bảo quản và chế biến của kho. Mỗi loại hàng hóa có những đặc điểm, tính chất riêng, mỗi nguồn hàng   khi giao nhận có những yêu cầu và quy định khác nhau. Cụ thể: ­ Tất cả hàng hóa nhập kho phải có chứng từ hợp lệ. ­ Tất cả  hàng hóa khi nhập kho phải được kiểm nhận hoặc được kiểm  nghiệm. Có một số loại hàng hóa cần phải được hóa nghiệm. ­ Khi kiểm nhận, kiểm nghiệm nếu thấy hàng hóa bị  hư  hỏng, thiếu hụt  hoặc không bình thường về bao bì, đóng gói thì phải tiến hành làm thủ tục theo   đúng quy định của việc giao nhận với sự chứng kiến của các bên hữu quan để  quy trách nhiệm cụ thể. ­ Khi nhận hàng xong, phải chú ý ghi rõ số hàng thực phẩm về số lượng,  chất lượng của chúng và cùng với người giao hàng xác nhận vào chứng từ. 1.2.2.2 Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa
  5. Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa thực chất là xây dựng, tổ chức các  hoạt động của con người nhằm đảm bảo nguyên vẹn giá trị  sử  dụng của hàng   hóa. Các hoạt động này bao gồm:  ­Lựa chọn bố trí vị trí và sơ đồ sắp xếp hàng hóa. ­ Kê lót hàng hóa trong kho.  ­ Chất xếp hàng hóa trong kho. ­ Điều hòa nhiệt độ và độ ẩm trong kho. ­ Kiểm tra, chăm sóc hàng hóa và vệ sinh kho hàng. ­ Chống côn trùng và vật gặm nhấm. 1.2.2.3 Tổ chức giao xuất hàng hóa Giao hàng là một công việc quan trọng, quyết định việc hoàn thành kế  hoạch hoạt động kinh doanh của kho. Để  đảm bảo phục vụ  kịp thời cho các yêu cầu của khách hàng và thực  hiện nhiệm vụ  giao hàng đúng số  lượng, chất lượng, giao hàng nhanh gọn, an  toàn, khi giao hàng cần thực hiện tốt các quy định sau đây: ­ Tất cả hàng hóa khi xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ và chỉ được  xuất theo đúng số  lượng, phẩm chất và quy cách ghi trong phiếu xuất kho.  Người nhận hàng phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ và có đủ thẩm quyền khi giao   nhận hàng hóa. ­ Trước khi giao hàng, cán bộ  giao nhận, thủ  kho phải làm tốt công tác  chuẩn bị. ­ Chuẩn bị  hàng hóa theo đúng với số  lượng, chất lượng, chủng loại ghi  trong phiếu xuất kho. ­ Căn cứ  vào phiếu xuất kho cán bộ  giao nhận, thủ  kho cùng với người  nhận hàng kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa giao nhận và giải quyết các  trường hợp phát sinh phù hợp với các quy định chung.
  6. ­ Hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau. ­ Hàng xuất trong nội bộ phải có chữ ký của thủ trưởng trong phiếu lệnh   xuất kho. ­ Khi giao nhận hàng hóa với khách hàng có thể xảy ra những trường hợp   không bình thường, không đúng với kế hoạch, tiến độ… thì cần có sự  bàn bạc   giữa hai bên để  cùng nhau giải quyết thỏa đáng trên cơ  sở  của các nguyên tắc,   chế độ đã quy định. ­ Tất cả  các hình thức giao hàng đều quy định trong một thời gian nhất   định. ­ Tất cả  những trường hợp hư  hỏng, thừa, thiếu, kém, mất phẩm chất,   không đồng bộ… thuộc lô hàng giao, nếu vẫn tiến hành giao hàng cho khách, hai  bên phải lập biên bản kiểm nghiệm tại chỗ, quy định rõ trách nhiệm, làm cơ sở  pháp lý cho việc xử lý sau này. ­ Trường hợp giao hàng thiếu hàng hoặc hàng không đúng yêu cầu của  người mua hàng nếu khách hàng phát hiện, kiểm tra lại thấy đúng thì thủ  kho   phải giao đủ, giao đúng cho họ, không được dây dưa kéo dài hoặc từ chối. 1.2.2.4 Tổ chức kiểm kê hàng hóa Kiểm kê hàng hóa là quá trình kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng  hóa vào danh mục kiểm kê. Kiểm kê hàng hóa giúp nhận thấy: ­ Hàng hóa, nguyên liệu dự trữ có đúng loại hay không? ­ Có đủ số lượng hay không? ­ Có đảm bảo chất lượng hay không? ­ Giải quyết những vấn đề còn tồn tại trong quản lý dữ liệu của dự trữ. Có một số loại kiểm kê chính sau: ­ Kiểm kê thường xuyên. ­ Kiểm kê đột xuất.
  7. ­ Kiểm kê định kỳ. 1.2.3 Theo dõi và quản lý hàng hóa về mặt giá trị 1.2.3.1 Phương pháp tính theo giá mua thực tế Hàng hóa dự  trữ  sẽ  được hạch toán theo giá mua vào thực tế. Phương   pháp này cho phép tính chính xác số vốn hàng hóa còn đọng trong kho, nhưng rất   khó thực hiện trên thực tế bởi vì không phải lúc nào cũng có thể phân định chính   xác hàng hóa dự trữ nào được mua với giá nào. 1.2.3.2 Phương pháp tính theo giá mua bình quân gia quyền Đây là phương pháp tương đối dễ  thực hiện nên thường được áp dụng   trong thực tế. Giá bình quân gia quyền có thể tính bằng công thức sau: Giá bình quân gia quyền = 1.2.3.3 Phương pháp tính theo lô Theo lô, có hai phương pháp hạch toán hàng hóa dự trữ: ­ Phương pháp “Nhập trước xuất trước” – FIFO (First in First out). ­ Phương pháp “Nhập sau xuất trước” – LIFO (Last in First out). 1.2.4 Ứng dụng tin học trong quản trị dự trữ hàng hóa 1.2.4.1 Thẻ kho Thẻ  kho là công cụ  dùng để  ghi lại toàn bộ  dữ  liệu dự trữ. Thẻ  kho bao   gồm các phần: ­Ghi tên mô tả từng loại hàng hóa và nguyên liệu; ­ Đơn giá mua hàng; ­ Đơn giá bán từng loại mặt hàng; ­ Điểm đặt hàng bổ sung; ­ Lượng hàng dự trữ ban đầu;
  8. ­ Thời điểm cần đặt mua thêm; ­ Toàn bộ số lượng hàng bị hỏng; ­ Ghi lại toàn bộ số hàng mua thêm; ­ Toàn bộ số hàng đã bán được. 1.2.4.2 Mã số và mã vạch Mã số  và mã vạch là sự  thể  hiện thông tin trong các dạng nhìn thấy trên  các bề  mặt mà máy móc có thể  đọc được. Mã số  và mã vạch có thể  được đọc  bởi các thiết bị  quét quang học gọi là máy đọc mã vạch hay được quét từ  hình  ảnh bằng các phần mềm chuyên biệt. Mã số  mã vạch của hàng hóa bao gồm hai phần: mã số  của hàng hóa và   mã vạch là phần thể hiện mã số bằng vạch để cho máy đọc. Mã số của hàng hóa là một dãy các con số dùng để phân định hàng hóa, áp  dụng trong quá trình luân chuyển hàng hóa từ  người sản xuất, quan bán buôn,  lưu kho, phân phối, bán lẻ tới người tiêu dùng. Mã số của hàng hóa có các tính chất sau: ­ Nó là con số duy nhất đặc trưng cho hàng hóa. ­ Bản thân mã số chỉ là một dãy số đại diện cho hàng hóa, không liên quan  đến đặc điểm của hàng hóa. Hiện nay, trong thương mại trên toàn thế  giới chủ  yếu áp dụng hai hệ  thống mã số hàng hóa sau: ­ Hệ thống UPC (Universal Product Code). ­ Hệ thống EAN (European Article Number). 1.2.4.3 Phần mềm quản trị dự trữ hàng hóa
  9. Phần mềm quản trị  dự  trữ  được xây dựng giúp doanh nghiệp giảm bớt  các công tác hành chính. Phần mềm quản trị  dự  trữ  cho phép lập và tổng hợp   nhanh chóng các loại báo cáo chủ yếu sau: ­Báo cáo chi tiết và tổng hợp hàng nhập. ­ Báo cáo chi tiết và tổng hợp hàng xuất. ­ Báo cáo chi tiết và tổng hợp hàng tồn kho. ­ Báo cáo giá trị hàng tồn kho. ­ Thẻ kho. Chương 2: Thực trạng tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa tại công   ty CPTM – DV Bến Thành 2.1 Tổng quan về công ty CPTM – DV Bến Thành 2.1.1 Giới thiệu về công ty CPTM – DV Bến Thành ­ Tên công ty: Công ty cổ phần thương mại – Dịch vụ Bến Thành ­ Địa chỉ: 2 – 4 Lưu Văn Lang, Phường Bến Thành, Quận 1, tp. Hồ  Chí   Minh. ­ Điện thoại: (84­8) 38 223 390 Fax: (84­8) 38 291 389 ­ Email: benthanh@benthanhtsc.com.vn ­ Website: www.benthanhtsc.com.vn ­ Vốn điều lệ: 106 tỷ đồng 2.1.2 Ngành nghề kinh doanh: ­ Kinh doanh thương mại: + Vải sợi, hàng may mặc, đồ  da và giả  da, hàng kim khí điện máy, hàng   lưu niệm, mỹ phẩm, đồ  chơi trẻ  em, tranh sơn mài, hàng mây tre lá, sản phẩm  thêu các loại.
  10. + Nguyên vật liệu, kim loại thành phẩm và bán thành phẩm sử dụng trong  xây dựng và sản xuất, sắt, thép, nhôm, bột giấy, giấy. + Hàng điện lạnh – điện gia dụng, dụng cụ điện cầm tay, khóa các loại,  thiết bị  phụ  tùng máy phục vụ  công – nông – ngư  nghiệp, thiết bị  phòng cháy   chữa cháy – viễn thông – cơ khí phục vụ sản xuất các loại. ­ Kinh doanh dịch vụ:  + Kinh doanh nhà hàng, khách sạn. + Thuê và cho thuê văn phòng, căn hộ, Trung tâm kinh doanh vàng bạc đá  quý. + Kinh doanh bất động sản, dịch vụ xuất nhập khẩu, dịch vụ môi giới. ­ Đầu tư tài chính: + Đầu tư tài chính vào các ngành có liên quan đến hoạt động của công ty. + Hợp tác đầu tư trong các lĩnh vực du lịch, nhà hàng, khách sạn, trung tâm  thương mại, cao ốc văn phòng cho thuê, giáo dục, y tế, sản xuất… 2.1.3 Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Công ty CPTM – DV Bến Thành được thành lập ngày 21/04/2004 theo   Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số  4103002274, tiền thân là Công ty TM  tổng hợp Bến Thành, một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Bến  Thành. ­ Ngày 29/09/1992, Công ty TM tổng hợp Bến Thành được thành lập theo  quyết định số  22/QĐ­UB trên cơ  sở  sáp nhập 3 đơn vị  thương nghiệp quốc   doanh: Công ty Thương nghiệp tổng hợp Quận 1, Công ty Thương nghiệp tổng   hợp chợ Bến Thành, Công ty Thương nghiệp tổng hợp chợ Dân Sinh. ­ Ngày 26/12/1997, Công ty TM tổng hợp Bến Thành chở  thành đơn vị  thành viên của Tổng Công ty Bến Thành theo quyết định số  7448/QĐ­UB­KT  của Ủy Ban Nhân Dân Thành phố Hồ Chí Minh.
  11. ­ Ngày 16/12/2003,  Ủy ban nhân dân TP.HCM ban hành quyết  đinh số  5435/QĐ­UB chuyển Công ty Thương mại tổng hợp Bến Thành thành Công ty  Cổ phần Thương mại – Dịch vụ Bến Thành hạch toán kinh tế độc lập. ­ Ngày 21/4/2004, Công ty CPTM – DV Bến Thành chính thức đi vào hoạt  động   theo   giấy   chứng   ĐKKD   số   4103002274   do   Sở   kế   hoạch   và   đầu   tư  TP.HCM cấp. ­ Năm 2007, Công ty CPTM – DV Bến Thành đủ điều kiện trở thành công  ty đại chúng và chính thức đăng ký với Ủy ban chứng khoán Nhà nước vào tháng  6/2007. ­ Ngày 14/4/2010, công ty niêm yết cổ  phiếu lần đầu trên sàn giao dịch   chứng khoán TP.HCM. 2.2 Thực trạng hoạt đông tổ  chức quản trị  dự  trữ  hàng hóa tại Công ty   CPTM – DV Bến Thành 2.2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ 2.2.1.1 Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ Nhu cầu kho bãi dự trữ được công ty xác định dựa trên số lượng hàng hóa  công  ty  dự  trữ,  công   ty  dựa  vào   trọng  tải,   đặc   điểm  của  hàng   hóa  và  kinh  ng1qhiệm để xây dựng kho hàng. Để đáp ứng được nhu cầu đặt hàng của khách  hàng cũng như  giao hàng đúng thời điểm, đảm bảo tối đa hóa sự  hài lòng của  khách hàng, vấn đề dự trữ luôn được công ty quan tâm, đề cao.  Hàng hóa dự trữ quá nhiều hoặc quá ít đều gây ảnh hưởng không tốt đến   công ty, do đó, việc xác định rõ số lượng dự trữ và diện tích kho hàng là điều rất   cần thiết. Việc kho hàng quá tải sẽ  gây khó khăn cho việc bảo quản, làm  ảnh   hưởng đến chất lượng sản phẩm. 2.2.1.2 Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ Nhà kho được công ty xây dựng rộng 1125, là khu nhà một tầng, được lát  nền hoa sạch sẽ và chia làm 3 khu vực để  hàng. Các lối đi trong nhà kho được  công ty thiết kế  rộng rãi giúp vận chuyển hàng hóa ra vào dễ  dàng. Nhà kho  
  12. được xây dựng gần công ty với chiều cao 3m, có hệ thống chống nắng, mưa và  hệ thống hút ẩm tránh gây hư hỏng hàng hóa. Nhà kho được xây dựng gần khu dân cư  và luôn có người canh giữ  để  đảm bảo an ninh.  Do phần lớn hàng hóa của công ty rất dễ  cháy nên công tác  phòng cháy chữa cháy được công ty rất chú trọng. Các trang thiết bị phòng cháy  chữa cháy được công ty trang bị  đầy đủ  đồng thời các nhân viên trong công ty   đều được đào tạo qua một lớp phòng cháy chữa cháy. Ngoài ra, công ty cũng bố trí nhiều kệ, giá, tủ… để  chứa, đựng hàng hóa  đảm bảo hàng hóa không bị ẩm mốc gây thiệt hại cho công ty. Các kệ, giá, tủ,…   này được kê cách tường khoảng 5 phân và hầu như  đều được cố  định xuống   nền nhà bằng các loại đinh, vít giúp sản phẩm khô thoáng, không bị ảnh hưởng  bởi thời tiết đồng thời tránh được đổ vỡ, làm hỏng sản phẩm. 2.2.2 Thực trạng công tác quản lí hàng hóa dự  trữ  về  mặt hiện vật trong   công ty 2.2.2.1 Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho Khi công ty đặt hàng hóa từ nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ cho người trở  hàng đến kho. Tại đây, người quản lý kho sẽ nhận hàng và cho nhân viên kiểm   kê hàng hóa theo đơn đặt hàng. Trước khi chuyển vào kho, hàng hóa được kiểm tra chặt chẽ về số lượng  và chất lượng trước sự  chứng kiến của cả  bên nhập và bên xuất, nếu lô hàng  nào không đúng với yêu cầu trong đơn đặt hàng hay bị hỏng sẽ trả lại ngay cho  nhà cung cấp để đổi lại hàng, nếu thiếu thì báo lại cho nhà cung cấp để họ  xác  nhận và trả lại hàng thiếu cho công ty. Sau khi kiểm tra xong, người quản lý sẽ cho nhân viên bốc xếp hàng vào  kho, hàng hóa được sắp xếp theo đúng vị  trí. Hàng hóa được công ty sử  dụng  máy móc, xe hàng để vận chuyển vào trong kho. Thủ kho sẽ là người lập chứng từ kế toán liên quan đến hàng hóa nhập và  xuất kho. Phiếu nhập kho được lập thành hai bản, một bản thủ  kho sẽ giữ lại  
  13. để  vào sổ  theo dõi nhập, xuất hàng hóa còn một bản sẽ  giao cho bộ  phận tài  chính kế toán quản lý và đối chiếu.  2.2.2.2 Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa a) Theo dõi hàng hóa: Vào cuối mỗi ngày làm việc, thủ  kho sẽ  tập hợp tất cả  các phiếu xuất   kho, nhập kho để tiến hành tổng kết số lượng hàng và các loại hàng dự trữ còn  lại trong kho ở cuối ngày hôm đó. Bộ  phận vận chuyển còn lập một bảng XCEL để  quản lý và theo dõi  hàng nhập, xuất kho và lượng hàng còn lại trong kho để  kiểm soát số  lượng   hàng hóa và các loại hàng hóa còn lại trong kho nhanh chóng và chính xác hơn. b) Bảo quản hàng hóa: Viêc bảo quản hàng hóa được công ty thực hiện theo các bước sau: ­ Kê lót hàng hóa: Hàng hóa khi nhập về kho được tiến hành kê lót trên các kệ đặt cách mặt   đất 0,5m để đảm bảo hàng hóa sẽ luôn được khô ráo nhất là khi thời tiết nồm,  khí hậu ẩm hàng hóa sẽ không bị ảnh hưởng đến chất lượng.  Ngoài ra, để  tránh tình trạng hàng hóa bị  côn trung gặm nhấm, bộ  phận  chịu trách nhiệm bảo quản đã tiến hành rắc bột diệt mối xung quanh tường,   dùng thuốc chống gián và chuột để  đề  phòng chúng phá hoại hàng hóa. Tuy  nhiên, vẫn xảy ra nhiều trường hợp hàng hóa bị hư hỏng do côn trùng phá hoại. ­ Chất xếp hàng hóa: Tại kho hàng, công ty sử dụng phương pháp chất xếp hàng hóa theo từng  loại sản phẩm, từng nhãn hiệu, mỗi loại sản phẩm được xếp riêng biệt theo   từng khu vực quy định. Điều này giúp nhân viên kiểm kê hàng hóa dễ  dàng và  xuất hàng cũng dễ dàng hơn.
  14. Ngoài ra, việc sắp xếp hàng hóa hợp lý, đúng quy cách cũng giúp tránh   được tình trạng rơi, đổ  gây hư  hỏng hàng hóa hoặc sắp xếp chồng chéo làm  lãng phí diện tích. Do không đủ nhân sự bốc xếp, công ty thường thuê người bốc vác ở ngoài   khi có đơn nhập hàng lớn về kho do. ­ Đảm bảo nhiệt độ và độ ẩm trong kho: Công ty đã lắp đặt hệ thống quạt thông gió, các cửa thoát hiểm cũng được  đặt đối diện nhau, đảm bảo cho luồng không khí lưu thông điều hòa. Mùa mưa   bão các cửa kho được đóng kín tránh mưa hắt vào và hiên kho được che chắn  bởi hệ thống hiên bạt cuốn, giúp tránh việc nước hắt vào trong kho khi mưa to. Công ty cũng lắp đặt máy đo độ   ẩm trong kho để  luôn theo dõi được độ  ẩm trong kho là bao nhiêu. Nếu độ ẩm quá cao, công ty sẽ sử dụng các chất hóa   học hút ẩm rắc xung quanh sàn kho. Hệ  thống thoát nước cũng được lắp đặt, nền kho cao hơn so với mặt  đường 1m giúp việc thoát nước được dễ  dàng hơn khi trời mưa to, tránh tình  trạng ngập úng. Các thiết bị được tiến hành kiểm tra, bảo dưỡng thường xuyên giúp phát  huy tối đa tác dụng. ­ Vệ sinh kho bãi: Kho bãi được nhân viên quét dọn sạch sẽ  hàng ngày. Ngoài ra, mỗi tuần  công ty tổ chức thực hiện công tác tổng vệ sinh kho 3 lần, nhân viên sẽ lau chùi,  quét dọn các khu vực trong kho, lau chùi các máy móc. Nhờ đó, kho luôn sạch sẽ,   hàng hóa cũng được bảo quản tốt hơn. Hàng hóa của công ty thường có bao bì  bảo vệ nên việc lau chùi cũng khá dễ dàng, điều này giúp nhân viên vệ sinh làm   việc nhanh chóng hơn. 2.2.2.3 Tổ chức giao xuất hàng hóa Do chỉ có một nhân viên là thủ kho kiểm tra giấy tờ nên khi có nhiều đơn  đặt hàng cùng một lúc thì việc đối chứng, kiểm tra giấy tờ  được thực hiện  
  15. chậm để tránh sai sót xảy ra, vì vậy mà có nhiều khách hàng phàn nàn do phải   đợi lâu. Sau khi làm thủ tục xuất kho, lúc đó thủ kho mới quay lại để nhập số lieu   vào sổ  sách của công ty và giao lại giấy tờ cho người quản lý. Do áp lực công   việc lớn, nên nhiều khi thủ kho vẫn mắc sai xót trong việc nhập dữ liệu vào sổ  kho. Do đó, người quản lý sẽ phải đối chiếu kiểm tra lại sổ kho và giấy tờ xuất  kho. 2.2.2.4 Tổ chức kiểm kê hàng hóa Phiếu kho cho phép nắm được hàng hóa còn trong kho về  mặt lý thuyết  nhưng nó không thể  tính được những hàng hóa bị  mất mát, hư  hỏng. Để  khắc  phục điều này, công ty thực hiện kiểm kê ngoài kế  toán theo định kỳ  3 lần 1  năm, ngoài ra công ty còn thực hiện kiểm kê hàng hóa đột xuất. Việc kiểm kê hàng hóa định kỳ  do nhân viên quản lý bộ  phận thực hiện   vào tháng 4,8,12 hàng năm, nhằm phát hiện ra những mất mát hư hỏng do trộm   cắp, nhập thiếu hàng hay do tác động của khí hậu đến chất lượng hàng hóa.  Do công ty luôn nhập hàng với số lượng lớn nên vấn đề kiểm kê hàng hóa   định kỳ rất được coi trọng, ngoài ra để giúp nhân viên làm việc tốt hơn, có trách  nhiệm hơn, ban lãnh đạo công ty còn trực tiếp đi kiểm tra đột xuất. Để  nắm được chính xác nhất số lượng hàng hóa dự  trữ, công ty kết hợp  sử dụng phiếu kho nhập và xuất hàng để báo cáo chính xác tình hình dự trữ tại  kho hàng. 2.2.3 Thực trạng công tác theo dõi và quản lý hàng hóa dự  trữ  về  mặt giá  trị Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia truyền để quản trị dự trữ về  mặt giá trị của hàng hóa. Công ty lựa chọn phương pháp này vì phương pháp này  giúp công ty có thể  tính toán được giá trị  hàng hóa môt cách nhanh chóng và  tương đối đơn giản, kết quả thu về cũng tương đối chính xác.
  16. 2.3 Đánh giá chung về  thực trạng tổ  chức quản trị  dự  trữ  hàng hóa tại   công ty CPTM – DV Bến Thành 2.3.1 Ưu điểm: ­ Nhà kho được xây dựng hợp lý, phù hợp với nhu cầu dự trữ của công ty. ­ Công ty đã lắp đặt, trang bị được nhiều trang thiết bị hiện đại, giúp nâng   cao hiệu quả dự trữ và bảo quản hàng hóa. ­ Đội ngũ nhân viên của công ty có thái tinh thần, thái độ  làm việc và có  trách nhiệm tốt trong công việc. ­ Hàng hóa trong kho được sắp xếp hợp lý, khoa học, giúp dễ tìm kiếm và   bảo quản. ­ Tình trạng thất thoát hàng hóa trong kho ít khi xảy ra. 2.3.2 Nhược điểm: ­ Việc tổ  chức kiểm kê hàng hóa chưa tốt, công ty chỉ  tố  chức kiểm kê   hàng hóa 3 lần một năm, như  vậy khi có sự  cố  xảy ra, công ty không kịp thời   đưa ra phương án xử lý. ­ Việc nhập, xuất hàng hóa còn nhiều bất cập và chậm trễ, do chỉ có một   nhân viên làm thủ tục xuất và nhập hàng. ­ Việc phòng côn trùng phá hoại chưa tốt, nhiều sản phẩm của công ty bị  côn trùng phá hoại gây ảnh hường đến chất lượng hàng hóa cũng như lợi nhuận  của công ty. 2.4 Đề xuất biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức quản trị dự trữ  hàng hóa tại công ty CPTM – DV Bến Thành Quản trị hàng hóa có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp thương   mại, đây là khâu dự  trữ  nhằm đảm bảo doanh nghiệp luôn có lượng hàng đáp  ứng nhu cầu của khách hàng. Việc còn một số  nhược điểm trên khiến Công ty   CPTM – DV Bến Thành chưa thể thực hiện tốt công tác quản trị dữ trữ.
  17. Vì vậy, một số biện pháp có thể giúp công ty thực hiện tốt công tác quản  trị dự trữ hàng hóa như: ­ Theo dõi liên tục tình hình thị trường ngành, biến động kinh tế, quá trình  bán hàng của doanh nghiệp để  có thể đưa ra mức dự trữ hợp lý nhất, tránh dự  trữ nhiều gây tồn đọng (giảm giá trị của hàng hóa) hoặc dự trữ quá ít sẽ  không  kịp đáp  ứng khi nhu cầu tăng đột biến (áp dụng nguyên lý Pareto) và luôn đề  phòng có biện pháp bổ sung nếu thiếu nguồn hàng. ­ Nên kết hợp nhiều phương pháp để  có thể  xác định nhu cầu kho bãi  chính xác nhất (mức dự trữ thấp nhất, cao nhất và dự trữ bình quân) ­ Trong quá trình giao nhận hàng, phải luôn đề  phòng các trường hợp ko   hay có thể phát sinh và có biện pháp bổ sung ngay (ví dụ: chứng từ không hợp lệ  phải lập biên bản có đại diện của hai bên hữu quan xác nhận và làm rõ trách  nhiệm..) ­ Thường xuyên cải tiến, áp dụng hiệu quả và tối đa tin học vào quản trị  dự trữ để đảm bảo chính xác, giảm mức sử dụng sức lao động, khoa học, hợp  lý, hiện đại. ­ Tăng số  lần kiểm kê hàng hóa để  kiểm kê chính xác số  hàng trong kho,  nhất là đối với lượng hàng chậm tiêu thụ  để  có biện pháp đẩy nhanh quá trình  tiêu thụ, tránh tồn kho gây hư hỏng hàng hóa. ­ Đào tạo hoặc tiến hành tuyển dụng nhân viên thêm kiểm kê, làm các thủ  tục xuất nhập hàng, để  họ  có thể  giảm thiểu áp lực công việc, kiểm tra chéo   nhau tránh gây sai sót. ­ Phun thuốc diệt côn trùng, đóng kín cửa, tránh để  những  ỗ  hở  để  côn  trùng không thể phá hoại sản phẩm. ­ Các cán bộ cấp trên cần thường xuyên theo dõi, đôn đốc sát sao quá trình  xuất nhập hàng, quản lý lượng hàng trong kho.  ­ Quy định rõ tránh nhiệm đối với bộ  phận quản lý hàng hóa trong kho,  khi có sự cố xảy ra, phải quy được trách nhiệm và kịp thời khắc phục.
  18. ­ Thường xuyên kiểm tra cơ sở vật chất tại kho, đảm bảo hàng hóa luôn  được xếp ngay ngắn, tạo độ thông thoáng nhất định để nhân viên dễ xếp hàng.
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2