Đề tài : Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu ở Công ty Thanh Hà

Chia sẻ: Nguyen Linh | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:86

Thêm vào BST

Báo xấu

129
lượt xem 31
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước đặc biệt là từ Đại hội lần thứ VI của Đảng được ghi nhận như một bước ngoặt với sự chuyển đổi cơ chế. Từ đó, việc phát triển giao lưu thương mại giữa các nước như là một điều tất yếu. Hoạt động xuất nhập khẩu đóng một vai trò to lớn trong việc phát triển đất nước. Cùng với những thuận lợi khi đất nước mở cửa thì các doanh nghiệp trong nước nói chung và các doanh nghiệp xuất khẩu nói riêng đang gặp một áp...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài : Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu ở Công ty Thanh Hà

Đề tài : Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu ở Công ty Thanh Hà
Lời mở đầu Trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước đặc biệt là từ Đại hội lần thứ VI của Đảng được ghi nhận như một bước ngoặt với sự chuyển đổi cơ chế. Từ đó, việc phát triển giao lưu thương mại giữa các nước như là một điều tất yếu. Hoạt động xuất nhập khẩu đóng một vai trò to lớn trong việc phát triển đất nước. Cùng với những thuận lợi khi đất nước mở cửa thì các doanh nghiệp trong nước nói chung và các doanh nghiệp xuất khẩu nói riêng đang gặp một áp lực rất lớn từ các doanh nghiệp nước ngoài và doanh nghiệp liên doanh. Sự suy kém về vốn, kinh nghiệm, trình độ hạn chế của cán bộ công nhân viên cũng nh ư trang thiết bị cơ sở đã tạo nên một khó khăn không nhỏ cho các doanh nghiệp xuất khẩu. Trong hoàn cảnh nước ta hiện nay, xuất khẩu như là một xu hướng tất yếu để thúc đẩy đất nước phát triển. Để hoạt động xuất khẩu đạt hiệu quả cao thì một công việc tất yếu và đầu tiên đó là công tác tạo nguồn hàng phải được thực hiện tốt. Vì vậy vấn đề quan trọng là phải tìm ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu. Trong quá trình thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu Thanh Hà (HAFOREXIM) , qua một thời gian tìm hiểu, học hỏi cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ công nhân viên trong công ty, d ưới sự hướng dẫn và định hướng của cô giáo – Tiến sĩ Ngô Kim Thanh và tự bản thân thấy được sự quan trọng của công tác tạo nguồn hàng nên em đã chọn đề tài: “Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu ở Công ty Thanh Hà” làm báo cáo chuyên đề thực tập của mình. Nội dung của chuyên đề thực tập tốt nghiệp bao gồm 3 phần: Phần I: Lý luận chung về hiệu quả kinh doanh xuất nhập khẩu. Phần II: Thực trạng hiệu quả công tác thu mua tạo nguồn hàng cho xuất khẩu ở công ty Thanh Hà. Phần III: Một số biện pháp nhằm năng cao hiệu quả của công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu ở Công ty Thanh Hà.
Phần I : nâng cao hiệu quả công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu là nhân tố cơ bản tạo điều kiện cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tồn tại và phát triển I. Khái niệm về hiệu quả kinh doanh xuất nhập khẩu : 1. Khái niệm và ý nghĩa của hiệu quả kinh doanh xuất nhập khẩu. 1.1. Khái niệm hiệu quả và những quan điểm về hiệu quả : Hiệu quả được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau vì vậy hình thành nhiều khái niệm khác nhau: - Hiệu quả tổng hợp là hiệu quả chung phản ánh kết quả thực hiện mọi mục tiêu mà chủ thể đạt ra trong một giai đoạn nhất định trong quan hệ với chi phí để có được những kết quả đó. - Hiệu quả kinh tế là hiệu quả nếu chỉ xét về khía cạnh kinh tế của vấn đề, là một nội dung đặc biệt của hiệu quả tổng hợp có ý nghĩa quyết định trong hoạt động kinh tế của các chủ thể khác nhau. Hiệu quả kinh tế mô tả mối quan hệ giữa lợi ích kinh tế mà chủ thể nhận được và chi phí bỏ ra để nhận được lợi ích kinh tế đó. Biểu hiện của lợi ích và chi phí kinh tế phụ thuộc vào chủ thể và mục tiêu mà chủ thể đặt ra. Đối với chủ thể doanh nghiệp, đó có thể là doanh thu bán hàng và những chi phí gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp để có được doanh thu bán hàng đó. Đối với Nhà nước, lợi ích kinh tế không chỉ bó hẹp trong một doanh nghiệp mà được xem xét trên phạm vi toàn bộ nền kinh tế v.v… - Hiệu quả chính trị xã hội là hiệu quả mà chủ thể nhận được trong việc thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội. Chẳng hạn, giải quyết công ăn việc làm, công bằng xã hội, môi trường … - Hiệu quả trực tiếp là hiệu quả được xem xét trong phạm vị chỉ một dự án, một doanh nghiệp (một đối tượng).
- Hiệu quả gián tiếp là hiệu quả mà một đối tượng nào đó tạo ra cho một đối tượng khác. Việc xây dựng một dự án này có thể kéo theo việc xây dựng hàng loạt các dự án khác - Hiệu quả của dự án đang xem xét là hiệu quả trực tiếp còn hiệu quả của các dự án khác là hiệu quả gián tiếp. - Hiệu quả tuyệt đối và hiệu quả tương đối là hai hình thức biểu hiện mối quan hệ giữa kết quả và chi phí. Trong đó, hiệu quả tuyệt đối được đo bằng hiệu số giữa kết quả và chi phí, còn hiệu quả tương đối được đo bằng tỷ số giữa kết quả và chi phí. Lợi nhuận ròng hàng năm được xem như là hình thức của hiệu quả tuyệt đối, tỉ suất lợi nhận là hình thức của hiệu quả tương đối. Qua các quan điểm về hiệu quả trên có khái niệm về hiệu quả: Hiệu quả là thuật ngữ dùng để chỉ mối quan hệ giữa kết quả thực hiện các mục tiêu hoạt động của chủ thể và chi phí mà chủ thể bỏ ra để có kết quả đó trong những điều kiện nhất định. Nếu ký hiệu: K là kết quả nhận được theo hướng mục tiêu đo bằng các đơn vị khác nhau. C là chi phí bỏ ra được đo bằng các đơn vị khác nhau. E là hiệu quả. ta có công thức hiệu quả chung là: E = K- C (1) Hiệu quả tuyệt đối. E = K/ C (2) Hiệu quả tương đối. Một cách chung nhất, kết quả K mà chủ thể nhận được theo hướng mục tiêu trong hoạt động của mình càng lớn hơn chi phí C bỏ ra bao nhiêu thì càng có lợi bấy nhiêu. Từ khái niệm về hiệu quả đó có thể hiểu : Hiệu quả kinh doanh xuất nhập khẩu là thuật ngữ dùng để chỉ mối quan hệ giữa kết quả thực hiện các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp xuất nhập khẩu và chi phí mà doanh nghiệp đó bỏ ra để có kết quả đó trong những điều kiện nhất định.
1.2. ý nghĩa : Hiệu quả là chỉ tiêu dùng để phân tích, đánh giá và lựa chọn các phương án hành động.Trong quá trình kinh doanh các doanh nghiệp phải luôn gắn mình vào thị trường, nhất là trong cơ chế thị trường hiện nay đặt các doanh nghiệp trong sự cạnh tranh gay gắt. Do đó để tồn tại được đòi hỏi các doanh nghiệp phải kinh doanh có hiệu quả hơn. Đứng trên góc độ của doanh nghiệp mà xem xét thì hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp có ý nghĩa vô cùng quan trọng, nó được thể hiện thông qua: - Môi trường kinh doanh có nhiều thay đổi, đồi hỏi những nỗ lực không ngừng để tồn tại và phát triển đặc biệt là trong kinh tế thị trường hiện nay. Nếu doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả sẽ tự động bị đào thải. Vì vậy việc tìm ra giải pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh là một tất yếu khách quan. - Nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh là nhân tố thúc đẩy sự cạnh tranh và sự tiến bộ trong kinh doanh. Kinh doanh trong c ơ chế thị trường là chấp nhận cạnh tranh. Thị trường ngày càng phát triển thì cạnh tranh ngày càng trở nên khốc liệt hơn, không chỉ về mặt hàng mà cả về chất lượng, giá cả…Một khi mục tiêu chung của các doanh nghiệp là phát triển thì cạnh tranh, một mặt có thể làm cho doanh nghiệp mạnh lên, mặt khác cũng có thể bóp chết doanh nghiệp trên thị trường. Để không bị gục ngã, tức là để chiến thắng trong cạnh tranh, doanh nghiệp phái có hàng hoá, dịch vụ chất lượng tốt, giá cả hợp lý. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, đó là hạt nhân cơ bản cho sự thắng lợi trong cạnh tranh. - Hiệu quả sản xuất kinh doanh là động lực thúc đẩy, kích thích người lao động hăng say sản xuất luôn quan tâm đến kết quả lao động của mình và như vậy sẽ đạt được hiệu quả kinh tế cao. Nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng đồng nghĩa với việc nâng cao đời sống người lao động trong doanh nghiệp. Nâng cao đời sống người lao động sẽ tạo động lực trong sản xuất làm tăng năng suất góp phần năng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Với những ý nghĩa to lớn trên đòi hỏi các daonh nghiệp phải không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và phải nhận thức được hiệu quả sản xuất kinh doanh chính là vấn đề sống còn của doanh nghiệp.
1.3. Hiệu quả tài chính và hiệu quả kinh tế quốc dân. Xét theo góc độ chủ thể nhận được kết quả (lợi ích) và bỏ chi phí để có được kết quả đó, có khái niệm hiệu quả tài chính và hiệu quả kinh tế quốc dân : - Hiệu quả tài chính : Hiệu quả tài chính còn được gọi là hiệu quả sản xuất - kinh doanh hau hiệu quả doanh nghiệp là hiệu quả kinh tế xét trong phạm vi một doanh nghiệp. Hiệu quả tài chính phản ánh mối quan hệ giữa lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp nhận được và chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được lợi ích kinh tế. Hiệu quả tài chính là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp, những nhà đầu tư. Hiệu quả tài chính chỉ liên quan đến thu, chi có liên quan trực tiếp. - Hiệu quả kinh tế quốc dân : Hiệu quả kinh tế quốc dân còn được gọi là hiệu quả kinh tế xã hội là hiệu quả tổng hợp được xét trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế. Chủ thể được hưởng hiệu quả kinh tế quốc dân là toàn bộ xã hội mà người đại diện cho nó là Nhà nước, vì vậy những lợi ích và chi phí được xem xét trong hiệu quả kinh tế xã hội xuất phát từ quan điểm toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Nội dung cơ bản của hiệu quả kinh tế quốc dân là hiệu quả kinh tế xét theo quan điểm toàn bộ nền kinh tế. - Quan hệ giữa hiệu quả tài chính và hiệu quả kinh tế quốc dân : Hiệu quả tài chính là mối quan tâm của các doanh nghiệp hoặc của những nhà đầu tư. Hiệu quả kinh tế quốc dân là mối quan tâm của toàn xã hội mà đại diện là Nhà nước. Hiệu quả tài chính được xem xét theo quan điểm của doanh nghiệp, còn hiệu quả kinh tế quốc dân được xem xét theo quan điểm của toàn xã hội. Hiệu quả tài chính xét theo quan điểm bộ phận, còn hiệu quả kinh tế quốc dân xét theo quan điểm toàn thể. Quan hệ giữa hiệu quả tài chính và hiệu quả kinh tế quốc dân là quan hệ giữa lợi ích bộ phận và lợi ích tổng thể, giữa lợi ích cá nhân, tập thể và xã hội. Đó là mối quan hệ thống nhất có mâu thuẫn.
1.4. Hiệu trước mắt và hiệu quả lâu dài. Hiệu quả trước mắt là hiệu quả được xem xét trong khoảng thời gian ngắn. Lợi ích được xem xét trong loại hiệu quả này là lợi ích trước mắt, mang tính tạm thời. Còn hiệu quả lâu dài là hiệu quả được xem xét trong khoảng thời gian dài. 2.Hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh doanh xuất nhập khẩu: 2.1. Doanh số mua vào, doanh số bán ra: Doanh số là chỉ tiêu thể hiện khái quát ban đầu về hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua từng năm cũng như từng thời kỳ. Qua kết quả này có thể đánh giá sơ lược về hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. 2.2. Danh mục mặt hàng: Chỉ tiêu này tính bằng tỷ số mặt hàng mà Công ty tiến hành thu mua có khả năng thâm nhập và phát triển ở thị trường nước ngoài.Thông qua danh mục mặt hàng có thể đánh giá hiệu quả của từng loại mặt hàng. Từ đó có thể xem xét đầu tư thêm đối với mặt hàng kinh doanh có hiệu quả hoặc giảm bớt, thậm chí loại bỏ việc kinh doanh những mặt hàng kém hoặc không có hiệu quả. 2.3. Mức tăng kim ngạch xuất khẩu ( M ): M = Tổng kim ngạch năm thực hiện x 100 % Tổng kim ngạch năm trước Mức tăng kim ngạch xuất khẩu cho thấy mức độ tăng hoặc giảm (bằng tỉ lệ phần trăm) của kim ngạch xuất khẩu năm thực hiện so với năm trước, so sánh để thấy được xu hướng xuất khẩu cũng như sự tăng trưởng của kim ngạch xuất khẩu làm cơ sở để cải tạo tình hình kinh doanh nói chung. 2.4. Doanh lợi ( P ): P = Kim ngạch xuất khẩu – Giá mua – Chi phí Doanh lợi là chỉ tiêu tổng hợp thể hiện kết quả kinh doanh. Doanh lợi biểu hiện dưới hai dạng số tuyệt đối (gọi là khoản doanh lợi) và tương đối (gọi là tỷ suất doanh lợi). Đây là chỉ tiêu quan trọng nhất thể hiện kết quả cuối cùng hiệu quả kinh doanh của Công ty. Lợi nhuận nhiều hay ít đều ảnh hưởng trực tiếp tới đầu tư sản xuất, tích luỹ và đời sống cán bộ công nhân viên của Công ty. 2.5. Tỷ suất doanh lợi ( p):
p= P x 100 % Kim ngạch xuất khẩu Chỉ tiêu này cho biết hiệu quả của doanh nghiệp đã tạo ra bao nhiêu đồng lợi nhuận từ một đồng doanh thu bán hàng, từ đó tìm biện pháp giảm chi phí sao cho tỷ suất lợi nhuận là nhiều nhất. Chỉ tiêu này có ý nghĩa khuyến khích các doanh nghiệp tăng doanh thu, giảm chi phí. Nhưng để có hiệu quả thì tốc độ tăng doanh thu phải nhỏ hơn tốc độ tăng lợi nhuận. 2.6. Các chỉ tiêu hiệu quả tổng hợp: Đây là những chỉ tiêu tổng hợp phản ánh hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung của doanh nghiệp đã được thực hiện như thế nào. Nó được dùng để phản ánh chính xác hoạt động kinh doanh của mỗi danh nghiệp và được dùng để so sánh các doanh nghiệp với nhau và so sánh trong doanh nghiệp qua các thời kỳ để xem xét qua các thời kỳ doanh nghiệp có đạt hiệu quả kinh doanh cao hơn hay không như chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu, tỷ suất lợi nhuận trên chi phí, doanh thu trên chi phí sản xuất. 3. Phương pháp đánh giá hiệu quả kinh doanh xuất nhập khẩu: Sau khi xác định được các chỉ tiêu, để đánh giá hiệu quả kinh doanh xuất nhập khẩu phải dùng các chỉ tiêu để so sánh. Các phương pháp thường dùng là phưong pháp so sánh tuyệt đối và so sánh tương đối. 3.1. Phương pháp so sánh tuyệt đối: Phương pháp này cho biết được khối lượng, quy mô tăng giảm của doanh nghiệp qua các thời kỳ phân tích. Mức tăng giảm tuyệt = Trị số chỉ tiêu - Trị số chỉ tiêu đối của các chỉ tiêu kỳ phân tích kỳ gốc Mức tăng giảm trên chỉ phản ánh về mặt lượng, thực chất của việc tăng giảm trên chưa nói lên được là có hiệu quả, tiết kiệm hay lãng phí. Phương pháp này thường được dùng kèm với các phương pháp khác khi đánh giá hiệu quả qua các thời kỳ. 3.2. Phương pháp so sánh tương đối: Phương pháp này có 3 dạng:
* Dạng giản đơn: Tỷ lệ so sánh = ( G1/Go) x 100 % Trong đó: G1: Trị số chỉ tiêu kỳ phân tích. Go: Trị số chỉ tiêu kỳ gốc. Nếu kết quả > 100 % thì doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả và ngược lại.  Dạng có liên hệ: Mọi kết quả kinh doanh đều có mối liên hệ mật thiết với nhau giữa các mặt, các bộ phận…Do vậy dạng giản đơn chỉ phản ánh hiệu quả kinh doanh một cách đơn thuần. T ỷ lệ so sánh = G1 x 100 % Go x (GL1/GLo) Trong đó: GL1: Trị số chỉ tiêu cần liên hệ kỳ phân tích. GLo: Trị số chỉ tiêu cần liên hệ kỳ gốc. Phương pháp này chỉ ra hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp dưới mối liên hệ với các chỉ tiêu liên hệ khác. Sử dụng phương pháp nàynày giúp cho doanh nghiệp đánh giá được đúng hiệu quả kinh doanh của đơn vị mình, xem xét hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có mang lại hiệu quả không. *Dạng kết hợp: Mức tăng giảm tương đối = G1 – Go x (GL1/GLo) Phương pháp này cho biết kết cấu, quan hệ, tốc độ phát triển của các chỉ tiêu. Trong dấnh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp th ường kết hợp cả 2 phương pháp so sánh tuyệt đối và tương đối để dánh giá một cách toàn diện các chỉ tiêu so sánh. II. Vai trò của công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu. 1.Vai trò của công tác tạo nguồn hàng trong xuất khẩu . 1.1. Khái niệm về nguồn hàng cho xuất khẩu . Nguồn hàng cho xuất khẩu là toàn bộ hàng hoá của một công ty hoặc một địa phương, một vùng hoặc toàn bộ đất nước có khả năng và đảm bảo điều kiện cho xuất khẩu.
Như vậy nguồn hàng cho xuất khẩu không thể là nguồn hàng chung chung mà phải gắn với một địa danh cụ thể. Mặt khác nguồn hàng cho xuất khẩu phải đảm bảo những yêu cầu chất lượng quốc tế. Do vậy không phải toàn bộ khối lượng hàng hoá của một đơn vị, một địa phương, một vùng đều là nguồn hàng cho xuất khẩu mà chỉ có phần hàng hoá đạt tiêu chuẩn chất lượng xuất khẩu mới là nguồn hàng cho xuất khẩu. 1.2. Tạo nguồn hàng cho xuất khẩu . Là toàn bộ những hoạt động đầu tư, sản xuất, kinh doanh cho tới nghiệp vụ nghiên cứu thị trường, ký kết hợp đồng, thực hiện hợp đồng, vận chuyển bảo quản, sơ chế, phân loại nhằm tạo ra hàng hoá có đầy đủ tiêu chuẩn cần thiết cho xuất khẩu, có thể chia ra làm hai hoạt động chính: Loại những hoạt động sản xuất và tiếp tục quá trình sản xuất hàng hoá cho xuất khẩu. Đối với doanh nghiệp sản xuất hàng hoá xuất khẩu thì đây là hoạt động cơ bản và quan trọng nhất. Loại những hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác tạo nguồn hàng xuất khẩu, thường cho các tổ chức ngoại thương làm những chức năng trung gian cho xuất khẩu hàng hoá. Trên thực tế có nhiều doanh nghiệp sản xuất làm công tác xuất khẩu trực tiếp với nước ngoài, không qua các tổ chức trung gian. Do vậy trong công tác tạo nguồn hàng họ phải đảm nhận các khâu đã nêu ở trên. Như vậy, để tạo nguồn hàng cho xuất khẩu các doanh nghiệp có thể đầu tư trực tiếp hoặc gián tiếp cho sản xuất, có thể được gom hoặc có thể được ký kết hợp đồng mua với các chân hàng, đơn vị sản xuất. Tuỳ theo đặc điểm của từng ngành hàng, người ta có thể tự tổ chức sản xuất hoặc ký kết hợp đồng thu mua, ký kết hợp đồng với hướng dẫn kỹ thuật. Xu hướng giảm xuất khẩu sản phẩm thô, nhiều doanh nghiệp sản xuất hoặc ngoại thương tổ chức các bộ phận sơ chế hoặc chế biến nhằm tăng giá trị hàng xuất khẩu. 1.3. Cách thức thu mua tạo nguồn hàng:
Là một hệ thống nghiệp vụ trong kinh doanh mua bán trao đổi hàng hoá nhằm tạo nguồn hàng cho xuất khẩu. Thu mua tạo nguồn hàng là một loại hình hẹp hơn hoạt động tạo nguồn hàng cho xuất khẩu. Đây là một hệ thống các nghiệp vụ mà tổ chức ngoại thương hoặc các tổ chức trung gian kinh doanh hàng xuất khẩu thực hiện bao gồm các khâu sau: Nghiên cưú thị trường trong và ngoài nước, xác định mặt hàng dự kiến kinh doanh, giao dịch ký kết hợp đồng thu mua hoặc mua gom các mặt hàng trôi nổi trên thị trường, xúc tiến khai thác nguồn hàng, thanh toán tiền, tiếp nhận, bảo quản, xuất kho giao hàng, ... Phần lớn các hoạt động này làm tăng chi phí lưu thông mà không làm tăng giá trị sử dụng của hàng hoá. Do vậy các doanh nghiệp cần nghiên cứu để đơn giản hoá các nghiệp vụ nhằm làm giảm chi phí lưu thông, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Hình thức thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu là biểu hiện bề ngoài của mối quan hệ giữa các doanh nghiệp ngoại thương với khách hàng, về trao đổi mua bán hàng xuất khẩu. Sau đây là một số hình thức tạo nguồn hàng: 1.3.1.Thu mua tạo nguồn hàng thông qua đơn đặt hàng kết hợp với ký kết hợp đồng. Đơn đặt hàng là văn bản yêu cầu về mặt hàng, quy cách, cỡ loại, có ghi số lượng, thời gian giao hàng. Lập đơn đặt hàng phải đảm bảo chính xác về số lượng, thời gian giao hàng. Muốn lập được đơn đặt hàng phải xác định được nhu cầu của khách hàng, phải xác định được khả năng sản xuất của các đơn vị có nguồn hàng. Đơn đặt hàng thường là căn cứ để ký kết họp đồng hoặc phụ lục hợp đồng. Do vậy các doanh nghiệp thường kết hợp giữa hợp đồng với đơn hàng. Đây là hình thức ưu việt, đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp, trên cơ sở chế độ trách nhiệm chặt chẽ cho cả đôi bên. 1.3.2.Thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu theo hợp đồng. Đây là hình thức được áp dụng rộng rãi trong quan hệ mua bán trao đổi hàng hoá. Sau khi các bên đạt được thoả thuận về mặt hàng, chất lượng, số lượng và giá cả phương thức thanh toán, thời gian giao hàng,... thì các bên ký kết hợp đồng kinh tế. Đây là cơ sở ràng buộc trách nhiệm của các bên và được pháp luật bảo vệ.
Tuỳ theo đặc điểm của các quan hệ giao dịch và đối tượng giao dịch, mà người ta áp dụng các loại hợp đồng thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu: - Hợp đồng mua đứt bán đoạn, là hợp đông người mua nhận hàng và trả tiền còn người bán giao hàng và nhận tiền. - Hợp đồng gia công, là loại hợp đồng mà người gia công giao nguyên liệu, bán thành phẩm, nhận sản phẩm và trả phí gia công, còn người nhận gia công nhận nhiên liệu bán thành phẩm, gia công trả thành phẩm và nhận phí gia công. - Hợp đồng đổi hàng: Đó là hai bên tiến hành trao đổi hàng hoá cho nhau. 1.3.3.Thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu không theo hợp đồng. Là hình thức mua bán “trao tay” sau khi người bán giao hàng nhận tiền và người mua nhận hàng, trả tiền là kết thúc nghiệp vụ mua bán. Đây là hình thức áp dụng với mua bán thu gom hàng trôi nổi trên thị trường, chủ yếu là những hàng nông sản chưa qua sơ chế. Hình thức này nhằm bổ sung cho các nguồn khác khi chưa có đủ số lượng hàng xuất khẩu. Nhưng chất lượng hàng thu mua theo hình thức này không đồng đều và không cao. 1.3.4. Thu mua tạo nguồn hàng thông qua liên doanh liên kết với các đơn vị sản xuất: Liên doanh liên kết để sản xuất hàng xuất khẩu là hình thức doanh nghiệp ngoại thương đầu tư một phần hoặc toàn bộ vốn cho các doanh nghiệp sản xuất, sản xuất ra hàng hoá cho xuất khẩu. Vốn đầu tư có thể trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua tín dụng cho vay. Trong đó, hình thức tín dụng cho vay là ưu việt hơn cả vì doanh nghiệp ngoại thương có cơ sở để hạch toán lỗ lãi đồng thời tăng thêm tính tự chủ trong sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất. Việc đầu tư tạo nguồn hàng là việc làm cần thiết nhằm tạo ra nguồn hàng ổn định với giá cả hợp lý. Các doanh nghiệp ngoại thương nếu đủ tiềm lực cần phát triển mở rộng hình thức liên doanh liên kết tạo nguồn hàng cho xuất khẩu. 1.3.5.Thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu thông qua hệ thống đại lý để làm công tác thu mua hàng.
Tuỳ theo đặc điểm từng nguồn hàng mà các doanh nghiệp ngoại thương chọn một trong các hình thức đại lý sau đây. - Đại lý toàn quyền: Là đại lý có toàn quyền giải quyết các quan hệ mua bán. - Đai lý đặc biệt: Là đại lý được giao một số quyền mua một lô hàng, một mặt hàng. - Tổng đại lý: Là người được toàn quyền làm một phần việc nhất định của người uỷ thác. - Đại lý thu uỷ: Là người được chỉ định để hành động thay thế cho người uỷ thác, với danh nghĩa và chi phí của người uỷ thác. - Đại lý kinh tiêu: Là người đại lý hoạt động với danh nghĩa và chi phí của mình, thù lao cuả người nay là khoản chênh lệch giữa giá mua và giá bán. - Đại lý hoa hồng: Là người được uỷ thác tiến hành hoạt động với danh nghĩa của mình với chi phí của người uỷ thác. 1.3.6.Thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu thông qua đổi hàng. Đây là hình thức thu mua tạo nguồn hàng rất phổ biến rất phổ biến trong trường hợp các doanh nghiệp ngoại thương là người cung cấp nguyên liệu, nhiên liệu, vật tư kỹ thuật, máy móc, phân bón cho người sản xuất hàng xuất khẩu. Hình thức này thường được áp dụng trong các trường hợp nguyên nhiên, vật tư máy móc, thiết bị... là những mặt hàng quý hiếm cung không đủ cầu trên thị trường hoặc những mặt hàng là phôi, nguyên vật liệu của hàng xuất khẩu. Nếu là phôi, nguyên vật liệu, bán thành phẩm của hàng xuất khẩu thì hình thức này rất giống với hình thức gia công hàng xuất khẩu. Hình thức thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu thông qua hàng đổi hàng là một hình thức rất tốt khuyến khích các nhà sản xuất trong nước bán hàng xuất khẩu cho các doanh nghiệp ngoại thương. Tóm lại: Các hình thức mua hàng và tạo nguồn hàng xuất khẩu rất phong phú và đa dạng. Tuỳ theo từng trường hợp cụ thể của các doanh nghiệp, mặt hàng, quan
hệ cung cầu hàng hoá trên thị trường mà lựa chọn áp dụng một hoặc một số hình thức thu mua và tạo nguồn hàng xuất khẩu phù hợp. 1.4. Phân loại nguồn hàng: 1.4.1. Phân loại theo chế độ phân cấp quản lý: * Nguồn hàng thuộc chỉ tiêu kế hoạch nhà nước phân bổ. Đây là nguồn hàng được nhà nước cam kết giao cho nước ngoài trên cơ sở các hiệp định hoặc các nghị định thư hàng năm. Sau khi ký kết các các nghị định thư hoặc các hiệp định với nước ngoài nhà nước phân bổ chỉ tiêu cho các đơn vị sản xuất, để các đơn vị này giao hàng hoá cho các tổ chức kinh doanh xuất nhập khẩu thực hiện. Vì thế đối với các đơn vị ngoại thương nguồn hàng này khá đảm bảo về số lượng và chất lượng cũng như thời gian giao hàng. Ngày nay, chuyển sang cơ chế thị trường thì nguồn hàng thuộc chỉ tiêu kế hoạch nhà nước giảm nhiều. Nhà nước chỉ giao những chỉ tiêu mang tính định hướng với mục đích tăng cường quản lý xuất nhập khẩu. Còn các doanh nghiệp tự quyết định hoạt động sản xuất kinh doanh của mình thông qua nghiên cứu thị trường và ký kết các hợp đồng kinh tế. * Nguồn hàng ngoài kế hoạch: Nguồn hàng ngoài kế hoạch là nguồn hàng được trao đổi mua bán trên tất cả các thị trường trong nước. Các tổ chức kinh doanh xuất nhập khẩu căn cứ vào hợp đồng đã ký kết với nước ngoài mà tiến hành sản xuất thu mua, chế biến theo số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng đã được thoả thuận với khách hàng nước ngoài trong hợp đồng kinh tế. Cùng với việc giảm nguồn hàng trong chỉ tiêu kế hoạch nhà nước là việc tăng nguồn hàng ngoài kế hoạch càng lớn phong phú, đa dạng về chủng loại cũng như về giá trị. Việc giao dịch trao đổi nguồn hàng này phần lớn là mua bán trao tay hoặc hợp đồng ngắn hạn. Trong tương lai cần tăng tỷ trọng giao dịch thông qua hợp đồng dài hạn. 1.4.2. Phân loại nguồn hàng theo đơn vị giao hàng.
Các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu có thể thu mua huy động từ: - Các xí nghiệp công nghiệp của trung ương và địa phương. - Các xí nghiệp nông, lâm nghiệp của trung ương và địa phương. - Các cơ sở sản xuất tiểu thủ công nghiệp. - Các hợp tác xã, hộ gia đình. 1.4.3. Phân loại nguồn hàng theo phạm vi doanh nghiệp được phân công khai thác: - Nguồn hàng nằm trong phạm vi kinh doanh của doanh nghiệp, đây là địa bàn chính mà doanh nghiệp khai thác hàng. - Hàng năm ngoài khu vực hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp với việc quy định khu vực của doanh nghiệp tuy ngăn chặn tình trạng “tranh mua”, hạn chế giá thu mua hàng xuất khẩu tăng cao song sẽ dẫn đến sự độc quyền của một số tổ chức ngoại thương địa phương qua việc khống chế giá để gây thiệt hại cho người sản xuất, về lâu dài sẽ kìm hãm sự phát triển sản xuất. 1.4.4.Phân loại nguồn hàng theo khối lượng hàng hoá thu mua được: - Nguồn chính là nguồn có khối lượng thu mua lớn nhất của doanh nghiệp. - Nguồn phụ là nguồn hàng chiếm một khối lượng nhỏ trong số hàng hoá xuất khẩu thu mua được của doanh nghiệp. 1.4.5.Phân loại nguồn hàng theo mối quan hệ kinh tế. - Nguồn hàng truyền thống lâu dài, là nguồn hàng mà doanh nghiệp có mối quan hệ giao dịch mua bán từ lâu thường xuyên và liên tục. Với nguồn hàng này hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được đảm bảo ổn định - Nguồn hàng mới, là nguồn hàng mà doanh nghiệp mới có quan hệ giao dịch và mới khai thác. Nguồn hàng này giúp cho doanh nghiệp không ngừng mở rộng phạm vi và phát triển kinh doanh. - Nguồn hàng vãng lai, là nguồn hàng mà doanh nghiệp chỉ giao dịch mua bán một đôi lần hoặc mua bán trôi nổi trên thị trường.
2. ý nghĩa công tác thu mua tạo nguồn hàng cho xuất khẩu. Trong nền kinh tế công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu, tạo ra một nhu cầu mới về lao động, về vật tư, tiền vốn. Và như vậy tạo ra nhiều công ăn việc làm cho người lao động, thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển, góp phần thay đổi cơ cấu nền kinh tế theo hướng tham gia vào phân công lao động quốc tế, tiết kiệm các nguồn nhân lực trong nước trên cơ sở kinh doanh có hiệu quả cao. Đối với các doanh nghiệp, thông qua hệ thống các đại lý thu mua hàng xuất khẩu mà chủ động và ổn định là tiền đề cho việc phát triển kinh doanh của các doanh nghiệp. Công tác thu mua tạo nguồn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng xuất khẩu, tiến độ giao hàng, đến việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu, đến uy tín của doanh nghiệp và hiệu quả kinh doanh. Kinh nghiệm cho thấy các doanh nghiệp mạnh kinh doanh hàng xuất khẩu không chỉ có nhiều vốn mà chủ yếu phải có hệ thống chân hàng mạnh, hệ thống thu mua rộng khắp, hoạt động thường xuyên, theo sát thị trường. Đối với các doanh nghiệp công tác thu mua tạo nguồn hàng là một chiến lượng lâu dài nhất là trong tình hình thị trường “tranh mua tranh bán” diễn ra thường xuyên, ác liệt. Vì vậy, công tác tạo nguồn hàng không chỉ có ý nghĩa quan trọng trong công việc thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế đất nước, mà còn có ý nghĩa quyết định đến việc kinh doanh của từng và nhiều doanh nghiệp. 3. Nội dung công tác thu mua tạo nguồn hàng cho xuất khẩ u. Công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu là một hệ thống các công việc, các nghiệp vụ được thực hiện theo nội dung sau đây. 3.1. Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu . Muốn khai thác và phát triển nguồn hàng ổn định các doanh nghiệp ngoại thương phải nghiên cứu và tiếp cận thị trường. Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu là nghiên cứu khả năng cung cấp nguồn hàng xuất khẩu trên thị trường như thế nào? Khả năng cung cấp nguồn hàng được xác định bởi nguồn hàng thực tế và nguồn hàng tiềm năng. Nguồn hàng thực tế là
nguồn hàng có và sẵn sàng đưa vào lưu thông. Với nguồn hàng này chỉ cần thu mua, phân loại, bao gói... là có thể xuất khẩu được. Còn với nguồn hàng tiềm năng là nguồn hàng chưa xuất hiện, nó có thể có hoặc không xuất hiện trên thị trường. Đối với nguồn hàng này đòi hỏi các doanh nghiệp ngoại thương phải có đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế ... thì người cung cấp mới tiến hành sản xuất. Trong xuất khẩu thì nguồn hàng này rất quan trọng, bởi hàng hoá xuất khẩu đòi hỏi mẫu mã riêng, tiêu chuẩn chất lượng cao, số lượng định trước. Người sản xuất sẽ không sản xuất nếu không có đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế vì không chắc chắn hàng sản xuất ra đã tiêu thụ được hết. Nghiên cứu nguồn hàng là nhằm xác định chủng loại mặt hàng, kích cỡ, mẫu mã, công dụng, giá cả, thời vụ, những tính năng đặc điểm riêng của từng loại mặt hàng. Đối với doanh nghiệp ngoại thương, chỉ cần nghiên cứu về một hoặc một số mặt hàng thuộc phạm vi kinh doanh. Nghiên cứu, xác định mặt dự định kinh doanh xuất khẩu về sự phù hợp và khả năng đáp ứng yêu cầu của thị trường nước ngoài cũng như những chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp ngoại thương có những hướng dẫn kỹ thuật giúp cho người sản xuất có những điều chỉnh theo nhu cầu thị trường nước ngoài. Mặt khác, nghiên cứu nguồn hàng phải xác định được giá cả trong nước của hàng hoá so giá cả trên thị trường quốc tế. Sau khi đã tính đủ giá mua cũng như chi phí thu mua, vận chuyển, bao gói thuế... thì lợi nhuận thu về cho doanh nghiệp là bao nhiêu. Chỉ tiêu lợi nhuận có ý nghĩa quyết định tới chiến lược kinh doanh của từng doanh nghiệp ngoại thương. Cuối cùng, việc nghiên cứu nguồn hàng phải nắm được chính sách của Nhà nước về mặt háng đó. Mặt hàng đó có được phép xuất khẩu hay không hay thuộc hạn ngạch xuất khẩu không? Trong thực tế chính sách quản lý của Nhà nước đối với từng mặt hàng cụ thể luôn có những thay đổi do vậy việc nghiên cứu để dự báo những thay đổi có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp ngoại thương. Một trong những bí quyết thành công trong kinh doanh là nghiên cứu và tìm hiểu cặn kẽ thị trường, dự đoán những xu hướng biến động của hàng hoá để hạn chế những rủi ro của thị trường. Tạo diều kiện cho doanh nghiệp khai thác ổn định nguồn
hàng xuất khẩu trong khoảng thời gian hợp lý, làm cơ sở chắc chắn cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu . 3.2. Tổ chức hệ thống thu mua tạo nguồn hàng cho xuất khẩu. Xây dựng một hệ thống thu mua hàng thông qua các đại lý chi nhánh của mình, doanh nghiệp ngoại thương sẽ tiết kiện được chi phí thu mua, nâng cao năng suất và hiệu quả thu mua. Hệ thống thu mua bao gồm mạng lưới các hệ thống đại lý, hệ thống kho tàng ở các địa phương, các khu vục có nguồn hàng xuất khẩu. Chi phí này khá lớn, do vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải có sự lựa chọn cân nhắc trước khi chọn đại lý và xây dựng kho tàng, nhất là các kho đòi hỏi trang bị những phương tiện bảo quản đắt tiền. Hệ thống thu mua phải gắn liền với các phương án vận chuyển hàng hoá, với điều kiện giao thông của các địa phương. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa thu mua và vận chuyển hàng hoá là cơ sở đảm bảo tiến độ cho thu mua và chất lượng hàng hoá. Tuỳ theo từng loại hàng hoá để có phương án vận chuyển hợp lý. Tổ chức đầu tư hướng dẫn kỹ thuật thu mua, phân loại, bảo quản cho các chân hàng là công tác cần thiết cho thu mua tạo nguồn hàng. Đầu tư cho người sản xuất là việc làm chắc chắn, lâu dài để đảm bảo nguồn hàng ổn định trước sự cạnh tranh mua trên thị trường. Tuy vậy, do đầu tư vốn lớn nên các doanh nghiệp cũng chịu nhiều rủi ro do sự biến động của thị trường nhất là khi giá cả của thị trường thế giới hạ xuống dưới mức kinh doanh có lãi. Từ trước tới này, việc hướng dẫn kỹ thuật cho người đại lý thu mua, cho người sản xuất là việc làm mang lại hiệu quả cao. Hướng dẫn kỹ thuật nhằm đảm bảo tạo ra sản phẩm hàng hoá phù hợp về mẫu mã, kiểu cách, kích cỡ và chất lượng theo yêu cầu của người mua. Nhưng trong công việc này đòi hỏi doanh nghiệp ngoại thương phải có đội ngũ cán bộ kỹ thuật có trình độ chuyên môn cao, có hiểu biết về sản phẩm. Điều này doanh nghiệp ngoại thương không dễ dàng thực hiện được nhất là các sản phẩm thuộc loại kỹ thuật cao và phức tạp.
Lựa chọn và sử dụng nhiều kênh thu mua, kết hợp với nhiều hình thức thu mua cùng với nó là một mạng lưới thu mua phân bố hợp lý và hoạt động có hiệu quả, là cơ sở để tạo ra nguồn hàng ổn định và hạn chế những rủi ro trong thu mua hàng xuất khẩu. 3.3. Ký kết hợp đồng trong thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu. Phần lớn hàng hoá được mua bán giữa các doanh nghiệp với các nhà sản xuất hoặc các chân hàng phải thông qua hợp đồng thu mua, đổi hàng, gia công... Dựa trên những thoả thuận tự nguyện các bên ký kết hợp đồng là cơ sở vững chắc đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra bình thuờng. * Những căn cứ để ký kết hợp đồng. - Chính sách của Nhà nước về quản lý kinh tế đối ngoại, ngoại thương. - Hiệp định, nghị định thư giữa các chính phủ về buôn bán trao đổi hàng hoá và thanh toán. - Hạn ngạch xuất nhập khẩu và thanh toán. - Nhu cầu thị trường quốc tế, đơn đặt hàng, đơn trào hàng của bạn hàng, hợp đồng ngoại thương. - Khả năng sản xuất hàng hoá của các nhà sản xuất trong nước. * Một số vấn đề cần lưu ý khi ký kết hợp đồng. Doanh nghiệp ngoại thương bằng các hoạt động Marketing để tìm kiếm các đối tác nước ngoài có nhu cầu về một mặt hàng nào đó trong nước có khả năng sản xuất ra được. Doanh nghiệp ngoại thương có thể ký kết hợp đồng bán hàng với khách hàng nước ngoài, sau đó giao dịch để ký kết hợp đồng tạo nguồn hàng với các nhà sản xuất, các chân hàng để thực hiện hợp đồng ngoại thương. Hai loại hợp đồng này có nhiều đặc điểm giống nhau: hợp đồng ngoại thương là cơ sở cho hợp đồng thu mua tạo nguồn hàng. Doanh nghiệp ngoại thương cần gặp trực tiếp những nhà sản xuất và cung cấp đầy đủ các thông tin về sản phẩm, những yêu cầu về chủng loại, kích cỡ, công dụng, chất lượng cho họ và cùng bàn bạc với nhà sản xuất để tìm ra các vướng mắc trở ngại cho việc sản xuất và cung ứng hàng hoá. Nếu gặp phải những
vứng mắc không thể giải quyết được cần phải nhanh tróng thông báo cho người đặt hàng và bạn hàng nước ngoài để họ biết để tìm cách giải quyết hoặc sửa đổi hợp đồng ngoại thương nếu được phép. Trong buôn bán ngoại thương quốc tế, không phải bao giờ các doanh nghiệp ngoại thương cũng tìm được bạn hàng nước ngoài rồi mới tìm người cung cấp hàng hoá trong nước. Doanh nghiệp ngoại thương có thể chủ động thu mua tạo nguồn hàng theo kế hoạch của mình, kết hợp với việc tìm kiếm bạn hàng nước ngoài để tiêu thụ hàng hoá. Nhóm hàng này thường là hàng nông, lâm sản mang tính thời vụ cao, hàng nhiên liệu và một số sản phẩm khác. Do vậy, khi ký kết hợp đồng với các chân hàng hoặc các đơn vị sản xuất, doanh nghiệp ngoại thương có thể ký những hợp đồng dài hạn. Vấn đề ở đây là quan tâm tới tiến độ giao hàng và vận chuyển. Do hàng hoá phải sản xuất theo lô, theo chuyến, theo đợt và để có đủ hàng cho tàu, doanh nghiệp ngoại thương phải chủ động xây dựng kế hoạch dự trữ hàng hoá, đồng thời phải bàn bạc phối hợp với các nhà sản xuất, các chân hàng tăng cường cung ứng hàng những khi cần thiết. * Nội dung của hợp đồng. Hợp đồng trong công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu là một hợp đồng kinh tế, vì vậy cơ bản về nội dung và hình thức là giống các hợp đồng kinh tế khác. Nội dung của hợp đồng kinh tế gồm các điều khoản sau: - Ngày tháng ký kết hợp đồng. - Tên, địa chỉ, số tài khoản và ngân hàng giao dịch của hai bên. Họ tên người đại diện, người đứng tên đăng ký kinh doanh - Đối tượng của hợp đồng tính bằng số lượng hoặc giá trị quy ước theo thoả thuận. - Chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng bộ của sản phẩm hoặc yêu cầu kỹ thuật của công việc - Giá cả. - Bảo hành.