Giáo trình kế toán Excel (Lý thuyết)

Chia sẻ: tinhphuong60

Tài liệu tham khảo, học tập về Excel dành cho nghành kế toán.

Bạn đang xem 20 trang mẫu tài liệu này, vui lòng download file gốc để xem toàn bộ.

Nội dung Text: Giáo trình kế toán Excel (Lý thuyết)

TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC




PHẦN I
LÝ THUYẾT ĐẠI CƯƠNG
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFTEXCEL
CHƯƠNG II:QUẢN LÝ WORKBOOK, WORKSHEET
CHƯƠNG III: ĐỊNH DẠNG WORKSHEET
CHƯƠNG IV: LẬP CÔNG THỨC VÀ HÀM
CHƯƠNG V: LÀM VIỆC VỚI CƠ SỞ DỮ LIỆU
CHƯƠNG VI: MẢNG VÀ CÔNG THỨC MẢNG




KHOA KINH TẾ Page 1
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ MISCROSOFT EXCEL

I. Khởi động Excel
- Cách 1: Click vào nut Start trên Taskbar chọn Program chọn Miscrosoft Excel
- Cách 2: Double click vào shortcut Excel trên Desktop
II. Thoát Execel
- Cách 1: Click vào nút close( bên phải cửa sổ Excel)
- Cách 2: Vào menu file, chọn exit
- Cách 3: Click vào control box, chọn close
III. Màn hình giao diện




Các thanh công cụ hỗ trợ
- Title bar: Chứa tiêu đề cửa sổ hoặc tên tập tin đang mở trong cửa sổ
- Menu bar: Liệt kê tên các nhóm lệnh của Excel.
-
- Toolbar: Chứa các nút , mỗi nút đại diện cho một lệnh cho phép xử lý nhanh.
-

- Thanh định dạng: là một hàng chứa các biểu tượng chỉnh loại font, in đậm, in
nghiêng….
-

- Scroll bar: Scroll dọc, và scroll ngang dùng để cuộn màn hình theo chiều dọc
hay chiều ngang.
- Scroll buttons: Các nút cho phép di chuyển nhanh chóng trên sheet tabs của
workbook.
- Sheet tabs: Thể hiện các bản tính trong một tập tin cho phép chuyển đổi giữa
các sheet.
- Status bar: Dùng để giải thích một lệnh được chọn hoặc hướng dẫn , chỉ thị
cách thực hiện công việc.
TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC

- Formular bar: Vùng cho phép nhập và chỉnh sửa dữ liệu.
IV. Workbook, worksheet
1. Tập tin( workbook),bảng tính(worksheet)
- Mở một tập tin của Microsoft excel
- Các workbook chứa 1 hoặc nhiều bảng tính.
- Khi khởi động một Workbook mặc nhiên có tên Book 1
- Một workbook mới mở có 3 sheet, đặt tên sheet1, sheet2, sheet 3, và có thể thêm
sheet mới bằng cách bấm chuột phải vào inset , chọn ok
2. Cấu trúc bảng tính
- Worksheet là bảng tính nhiều dòng nhiều cột.
- Dòng(row) : có 65536 dòng
- Cột(column): có 256 cột
- Ô(cell): là giao điểm của dòng và cột
- Vùng(range): là tập hợp các ô có dạng hình chữ nhật. Địa chỉ vùng được xác
định bởi ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải .
- Worksheet không chỉ chứa chữ số mà còn hình ảnh, biểu đồ…
3. Các kiểu dữ liệu: Có 4 loại dữ liệu khác nhau có thể xuất hiện trong ô: chữ,
số, trị logic, mã lỗi
a. Kiểu số:Bao gồm 0-9, +, -, / , %,e . Có thể là số nguyên, thập phân, số

o Nếu số quá dài, Excel hiện ###### lấp đầy ô
o Số đươcï canh bên phải ô
b. Kiểu văn bản, kiểu chữ:
- Bao gồm chữ cái , số các ký hiệu có trên bàn phím. Mỗi ô có chứa tới 32.000
ký tự
- Nếu độ rộng cột không đủ để thể hiện toàn bộ chuỗi ký tự thì sẽ tràn sang ô
kế nếu ô không có dữ liệu, nếu ô có dữ liệu thì sẽ bị cắt bớt.
- Text được canh ở bên trái ô
c. Các trị logic: Các trị logic True, False. Các trị logic thường được sử dụng
trong các công thức điều kiện
d. Mã lỗi: Các công thức có thể trả ra kết quả lỗi.
VD: # DIV/0! : công thức dẫn tới phép toán chia cho 0




CHƯƠNG II: QUẢN LÝ WORKBOOK- WORKSHEET
I. Các thao tác trên tập tin
1. Tập tin (workbook) mới
- Vào menu file, chọn new hoặc click vào new trên thanh công cụ, ctrl+N.

KHOA KINH TẾ Page 3
TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC

2. Mở workbook đã có trên đĩa
- Vào file , chọn open hoặc trên thanh công cụ, Ctrl+O
Hộp thoại open xuất hiện




- Chọn ổ đĩa, đường dẫn thư mục trong Look in
- Chọn tên hoặc gõ tên trong hộp File name
- Click chọn open
3. Lưu workbook
- Vào menu file chọn Save hoặc nhấn ctrl + S, hoặc click vào trên thanh
công cụ
- Nếu lần đầu chọn lệnh save thì hộp thoại Save As xuất hiện:
+ Chọn đường dẫn trong save as
+ Gõ tên vào hộp file name.
+ Click vào save




KHOA KINH TẾ Page 4
TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC


Lưu workbook với tên mới
- Vào menu file chọn save as
o Chọn đường dẫn trong save in
o Gõ tên vào hộp file name
o Click vào save
4. Đóng workbook
- Vào file chọn close, Ctrl+W,
5. Đóng tất cả các workbook cùng một lúc : Nhấn và giữ shift . Vào menu , chọn
close all
II. Các thao tác trên vùng:
1. Chọn cột, dòng, vùng
- Chọn dòng: Click tại đường biên trái của worksheet
- Chọn nhiều dòng: Click tại đường biên trái của worksheet và drag mouse lên
hoặc xuống.
- Chọn một cột: Click tại đường biên trên của worksheet
- Chọn nhiều dòng: Click tại đường biên trên của worksheet và drag mouse sang
trái hoặc phải.
- Chọn toàn bộ bảng tính: Click vào giao điểm của đường biên trái và đường
biên trên của worksheet.
- Chọn một vùng: Drag chuột từ ô góc trên bên trái đến ô góc dưới bên phải hay
ngược lại
- Hoặc nhấn phím shift gõ các mũi tên
để chọn vùng
- Chọn nhiều vùng: ChoNhấn giữ ctrl và drag chuột trên những vùng khác nhau:
2. Thêm ô, dòng, cột, vùng:
Cách 1:
- Xác định vị trí cần đó chọn 1 trong các lệnh sau:
+ Rows: nếu muốn chèn dòng.
+ Columns: nếu muốn chèn cột.
+ Cells: nếu muốn chèn ô. Khi đó hộp hội thoại Insert xuất hiện:
Shist cells right: thêm các ô, đẩy các ô đã chọn sang phải.
Shist cells down: thêm các ô, đẩy các ô đã chọn xuống dưới.
Entire row: thêm các hàng, đẩy nhóm hàng chứa các ô đã chọn xuống dưới.
Entire colunm: thêm các cột, đẩy nhóm cột chứa các ô đã chọn sang phải.
Cách 2:
- Chọn vùng ( có thể 1 ô, 1 vùng, 1/ nhiều dòng, 1/ nhiều cột).
- Click phải lên vùng đã chọn. Chọn Insert.
3. Xóa ô, cột, dòng
- chọn các ô, cột, dòng muốn xóa.
- Vào menu Edit, chọn Delete. Hộp hội thoại Delete xuất hiện:




KHOA KINH TẾ Page 5
TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC




-
- Chọn 1 trong các mục sau:
Shift cells left: xóa các ô đã chọn, kéo dồn các ô cùng dòng từ bên phải sang.
Shift cells up: xóa các ô đã chọn, kéo dồn các ô cùng cột từ bên dưới lên.
Entire row: xóa dòng đã chọn, kéo dồn các vòng kế tiếp bên dưới lên.
Entire colunm: xóa cột đã chọn, kéo dồn các cột kế tiếp từ bên phải sang.
4. Xóa vùng dữ liệu
- Cách 1: chọn vùng muốn xóa dữ liệu, nhấn phím Del.
- Cách 2: chọn vùng muốn xóa dữ liệu. Vào menu Edit, chọn Clear.
5. Sao chép dữ liệu vùng: (Chú ý: nếu vùng đích có dữ liệu sẽ bị
mất)
- Chọn vùng nguồn muốn sao chép
- Vào menu Edit, chọn copy. ( hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C)
- Chọn ô góc trái của vùng đích.
- Vào menu Edit, chọn Paste. (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V)
6. Di chuyển dữ liệu vào vị trí mới: (Chú ý: nếu vùng đích có dữ
liệu sẽ bị mất)
- Chọn vùng muốn di chuyển
- Vào menu Edit, chọn Cut. (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X)
- Chọn ô góc trái của vùng đích.
- Vào menu Edit, chọn Paste. (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V)
7. Chèn dữ liệu được sao chép từ nơi khác:
- chọn vùng muốn sao chép
- Vào menu Edit, chọn copy. ( hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C)
- Chọn vùng muốn chèn.
- Vào menu Insert, chọn Copied Cells. Hộp hội thoại Insert Paste xuất hiện:




-
- Chọn cách thức chèn dữ liệu.

KHOA KINH TẾ Page 6
TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC

+ Shift cells right: để chuyển dữ liệu có sẵn tại vùng muốn tên vào sang phải.
+ Shift cells down: để chuyển dữ liệu có sẵn tại vùng muốn thêm vào xuống
dưới.
- chọn OK
8. Di chuyển và chèn dữ liệu vào vị trí mới:
- Chọn vùng muốn di chuyển
- Vào menu Edit, chọn Cut. (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X)
- Chọn vùng muốn chèn.
- Vào menu Insert, chọn Cut cells. Hộp hội thoại Insert Paste xuất hiện
- Chọn cách thức chèn dữ liệu ( Shift cells right, hoặc Shift cells down).
- Chọn OK.
III. Nhập dữ liệu:
1. Nhập dữ liệu vào 1 ô:
- Chọn 1 ô bằng cách Click chuột vào ô đó.
- Gõ dữ liệu vào.
- Nhấn phím Enter
2. Nhập text có dang số:
- Trường hợp muốn nhập 1 chuỗi số dạng Text bạn đã thêm dấu phẩy trên ( ‘ )
vào đầu chuỗi số này..
Ví dụ: ‘ ½ ; ‘678’
3. Nhập ngày (date), giờ (time):
- Date: bao gồm 0 -> 9, / , tên viết tắt của các tháng (bằng tiếng Anh).
- Time: bao gồm 0 -> 9, AM, PM.
- Để nhập nhanh ngày giờ của hệ thống, ta nhấn tổ hợp phím Ctrl+ ; và Ctrl+:
4. Nhập 1 chuỗi số, ngày, văn bản liên tục các giá trị kế tiếp
nhau:
Cách 1:
- Nhập 2 giá trị đầu tiên và kế tiếp trên 2 ô kế tiếp ( cùng hàng hoặc cùng cột).
- Chọn 2 ô đã nhập giá trị.
- Drag Fill handle xuống hoặc sang phải để xác định khối cần tạo chuỗi liên tục.
Thả nút chuột.
Cách 2:
- Nhập 2 giá trị đầu tiên và kế tiếp trên 2 ô kế tiếp ( cùng hàng hoặc cùng cột).
- Chọn 2 ô đã nhập giá trị và chọn vùng cần tạo chuỗi liên tục.
- Vào menu Edit, chọn Fill, chọn Series. Chọn OK.
Cách 3:
- Nhập 2 giá trị đầu tiên và kế tiếp trên 2 ô kế tiếp (cùng hàng hoặc cùng cột)
- Chọn 2 ô đã nhập gí trị.
- Drag ( dùng chuột phải) Fill handle xuống hoặc sang phải để xác định khối cần
tạo chuỗi liên tục. Thả nút chuột.
- Chọn 1 trong các lệnh sau:
+ Fill Series: Điều giá trị tăng (hoặc giảm) vào các ô đã chọn với bước tăng
(giảm) đã xác định ở trên. Nếu chỉ nhập 1 giá trị ban đầu, các giá trị được điền có
bước tăng dần là 1. Nếu chỉ nhập 1 giá trị ban đầu, các giá trị ngày được điền có bước
tăng dần là 1.

KHOA KINH TẾ Page 7
TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC

+ Fill Weekdays: Điền giá trị tăng vào các ô đã chọn, nhưng 1 Weekdays chỉ có
5 ngày, trừ Sunday và Saturday.
+ Fill Days:
+ Fill Months:
+ Fill Years:
Điền giá trị tăng vào các ô đã chọn với bước tăng dần đã xác định ở trên. Nếu
chỉ nhập 1 giá trị ban đầu, các giá trị của ngày ( tháng / năm) được điền có bước tăng
dần là 1 ngày (tháng năm)
+ Linear trend: Giống Fill Series, nhưng lệnh này chỉ có tác dụng khi nhập 2 giá
trị đầu tiên.
+ Growth Trend: lệnh này chỉ có tác dụng khi nhập 2 giá trị đầu tiên. Giá trị
được điền vào ô sau là lũy thừa của ô trước với số mũ là bước tăng (hoặc giảm) của
chuỗi liên tục.
I V ỉnh sửa và xóa dữ liệu:
.Ch
1. Chỉnh sửa dữ liệu trong ô:
- Cách 1: chọn ô muốn chính sửa dữ liệu, click vào thanh công thức
( Formula bar) làm xuất hiện điểm chèn trên thanh công thức.
- Cách 2: Chọn ô muốn chỉnh sữa dữ liệu, nhấn phím F2. điểm chèn xuất
hiện ở cuối dữ liệu trong ô.
- Cách 3: Double click vào ô muốn chỉnh sửa dữ liệu. Điểm chèn xuất
hiện ở cuối dữ liệu trong ô.
2. Undo thao tác nhập dữ liệu
- Cách 1: Vào menu Edit, chọn Undo…
- Cách 2: Click vào nút Undo, hoặc Redo
- Chú ý: bạn có thể Undo 16 thao tác mới nhất của bạn.
Tuy vậy bạn không thể Undo:
+ Lệnh File/Save hoặc File/ Close.
+ việc xóa hoặc chèn Worksheet, xóa tên hoặc đặt dấu ngắt.
3. Xóa dữ liệu trong một hoặc nhiều ô:
- Cách 1: Chọn các ô muốn xóa dữ liệu. Nhấn phím Del.
- Cách 2:
+ Vào menu Edit, chọn Clear.
+ Chọn một trong các lệnh sau:
All: Xóa dữ liệu, định dạng và chú thích.
Format: Chỉ xóa định dạng.
Contents: Chỉ xóa dữ liệu.
Comments : Chỉ xóa chú thích.
V. Quản lý các Worksheet:
1. Kích hoạt Worksheet:
- Cách 1: Click vào tab của Worksheet đó.
- Cách 2: Dùng tổ hợp phím Ctrl+Page Up để kích hoạt Worksheet kế
trước. Dùng tổ hợp phím Ctrl + Page Down để kích hoạt Worksheet kế sau.
2. Chèn thêm, xóa bớt Worksheet:
a. Chèn Worksheet vào Workbook:
- Cách 1: vào menu Insert, chọn Worksheet.

KHOA KINH TẾ Page 8
TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC

- Cách 2: Click phải vào tab của Worksheet, chọn Insert.
-
b. Xóa Worksheet ra khỏi Workbook:
- Cách 1: Kích hoạt Worksheet muốn xóa. Vào menu Edit, chon Delete
Sheet. Hộp hội thoại xuất hiện, chon OK.
- Cách 2: Click phải vào tab của Worksheet muốn xóa. Chọn Delete.
3. Sao chép và di chuyển Worksheet:
a. Sao chép và di chuyển Worksheet trong cùng Workbook:
- Cách 1:
+ Kích hoạt Worksheet cần sao chép hay di chuyển.
+ Nếu muốn di chuyển thì: Click vào Tabs của Worksheet cần di chuyển, drag
đến vị trí mới trên Sheet tabs. Thả nút chuột.
+ Nếu muốn sao chép thì: nhấn và giữ phím Ctrl trong khi drag tabs
củaWorksheet cần sao chép đến vị trí mới trên thanh Sheet tabs. Thả nút chuột.
- Cách 2:
+ Kích hoạt Worksheet cần sao chép hay di chuyển.
+ Vào menu Edit, chọn Move or Copy sheet. Hộp hội thoại Move or Copy Sheet
xuất hiện.
. Chọn vị trí chuyển đến trong danh sách của hộp Before Sheet.
. Nếu muốn sao chép, đánh dấu chọn vào hộp Create A Copy.
. Chọn OK.
b. Xóa Worksheet ra khỏi Workbook:
- Phải mở cả 2 Workbook và sắp xếp để trong thấy cả 2 cùng lúc.
- Muốn di chuyển: Click vào Tab của Worksheet cần di chuyển, drag nó
đến thanh tab trên Workbook đích.
- Muốn sao chép: nhấn và giữ phím Ctrl trong khi drag vào tab của
Worksheet cần di chuyển đến sheet tabs trên Workbook đích.
4. Đổi tên cho các Worksheet:
- Cách 1: Double click vào tab của Worksheet ta muốn đổi tên. Gõ tên mới
- Cách 2: Click phải vào tab của worksheet ta muốn đổi tên, chọn Renae.
- Cách 3: Click vào tab của Worksheet ta muốn đổi tên. Vào menu Format,
chọn Sheet, chọn Rename.
VI.Sắp xếp và thay đổi các cửa sổ:
1. Sắp xếp các cửa sổ:
- Vào menu Window, chọn Arrange Windows. Hộp thội thoại Arrange
Windows xuất hiện.




-

KHOA KINH TẾ Page 9
TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC

- Chọn 1 trong các cách sắp xếp sau đây:
+ Tiled: Thấy toàn phần các cửa sổ.
+ Horizontal: Thấy toàn phần các cửa sổ, chúng được sắp xếp theo chiều
ngang.
+ Vertical: Thấy toan phần các cửa sổ, chúng được sắp xếp theo chiều dọc.
+ Cascade: Các cửa sổ được xếp lớp như lợp ngói. Chỉ trông thấy phần tiêu đề
của chúng
2. Chuyển từ cử sổ này sang cửa sổ khác:
Nếu các cửa sổ được sắp xếp để trông thấy chúng:
- Cách 1: Click vào cửa sổ bạn muốn chuyển đến.
- Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F6 để chuyển đến cửa sổ kế sau,
Ctrl+Shift+F6 để chuyển đến cửa sổ kế trước.
3. Đóng cửa sổ:
- Cách 1: Click vào Control box (ở góc trên bên trái), chọn Close.
- Cách 2: Double click vào Control box (ở góc trên bên trái).
4. Che – hiện cửa sổ:
- Để che giấu 1 cửa sổ đang kích hoạt, bạn vào menu window, chọn
Unhide.
- Để hiển thị trở lại cửa sổ bị che giấu, bạn vào menu Window, chọn
Unhide.
VII. Điều khiển sự hiển thị:
1. Phóng to và thu nhỏ:
- Cách 1:
+Vào menu View, chọn Zoom. Xuất hiện hộp thoại Zoom.




+ Bạn có thể chọn một trong các tỷ lệ hiện thị. Hoặc gõ vào hộp Custom 1 con
số theo tỷ lệ theo ý bạn, hoặc chọn Fit Selection sẽ hiển thị trong danh sách kéo xuống
của nút Zoom trên thanh công cụ Standard.
2. Chia khuôn cửa sổ: ( tách cửa sổ thành các ô cửa sổ (Window
pane), nhờ đó bạn có thể đọc cùng 1 lúc 2 hay 4 vùng dữ liệu khác trên Worksheet)
- Chọn vị trí tách: chọn 1 cột để tách 2 pane theo chiều đứng. Chọn 1
dòng để tách 2 pane theo chiều ngang, chọn 1 ô để tách 4 pane.
- Vào menu Window, chọn Split.
3. Đông cứng các pane: (để giữ yên các dòng tiêu đề và các cột
tiêu đề)

KHOA KINH TẾ Page 10
TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC

- Chọn vị trí tách:
+Chọn 1 cột để tách 2 pane theo chiều đứng.
+ Chọn 1 dòng để tách 2 pane theo chiều ngang.
+ Chọn 1 ô để tách 4 pane
- Vào menu Window, chọn Freeze Panes.
Chú ý: phần nằm phía trên đường phân chia pane, phần nằm bên trái đường
phân chia pane không cuộn được
4. Bỏ các phân chia trong trường hợp cửa sổ không bị đông cứng:
( để ghép lại như cửa sổ ban đầu)
- Cách 1: vào menu Window, chọn Remove Split.
- Cách 2: Double click vào thanh phân chia
5. Bỏ các phân chia trong trường hợp cửa sổ bị đông cứng:
Vào menu Window, chọn Unfreeze Panes.
6. Hiển thị toàn màn hình:
Vào menu View, chọn Full screen
VIII. Thay đổi độ cao dòng và độ rộng cột:
1. Thay đổi độ rộng cột:
- Cách 1:
+ Chọn 1 ô bất kỳ trong cột muốn thay đổi độ rộng
+ Vào menu Format, chọn Column.
+ Tùy theo nhu cầu, bạn chọn 1 trong các lệnh sau :
. Width : Excel mở hộp thoại Column Width, bạn nhập độ rộng cột vào hộp
Column Width
. AutoFit Selection : Execl tự động chọn độ rộng cột sao cho ô chứa nội dung
dài nhất trong cột được hiện vừa đủ giá trị.
. Hide/ Unhide : Che/ hiện cột đã chọn.
. Standard Width : Cho phép thay đổi độ rộng mặc nhiên của cột, bạn nhập độ
rộng cột vào hộp Column Width.
- Cách 2:
+ Di chuyển con trỏ đến biên phải column header của cột cần thay đổi độ rộng
cho xuất hiện  , drag chuột đến vị trí mới.
+ Để tăng độ rộng cột sao cho ô chứa nội dung dài nhất trong cột được hiện
vừa đủ giá trị, Double click trên biên phải column header của cột cần thay đổi độ rộng.
+ Để che cột, di chuyển con trỏ đến biên phải column header của cột




KHOA KINH TẾ Page 11
TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC


CHƯƠNG III: ĐỊNH DẠNG WORKSHEET
1. I. Định dạng Font chữ
a. Cách 1:
- Chọn vùng muốn định dạng.
- Vào menu Format, chọn Font. Hộp thư thoại Format cells xuất hiện, chọn tab
Fort.
- Chọn các thuộc tinh Font cần thiết
o Font : danh sách tên các font
o Font style : kiểu Font
 Normal, Regular : kiểu chuẩn
 Italic : kiểu nghiêng
 Bold : kiểu đậm
 Bold – Italic : kiểu vừa đậm, vừa nghiêng




o Size : kích thước Font chữ.
o Underline:
 None: xoá chọn ghạch dưới
 Single: gạch dưới net đơn.
 Double: gạch dưới nét đôi
 Single Accounting: Tác động lên toàn bộ ô nếu ô chứa văn
bản, chỉ gạch dưới (nét đơn) số nếu ô chứa số. nếu ô có
dấu $ sẽ không gạch dưới dấu $
 Double Accounting: Tác động lên toàn bộ ô nếu ô chứa
văn bản, chỉ gạch dưới (nét đôi) số nếu ô chứa số. nếu ô
có dấu $ sẽ không gạch dưới dấu $
o Color: Bảng màu được mở ra để bạn chọn màu cho màu của ký
tự trong cả ô.
o Effects:
 Strikethrough: gạch ngang giữa chữ.
 Superscipt: chỉ số trên.
 Subscript: chỉ số dưới.
o Normal Font: Lấy các thuộc tính của font chhữ mặc nhiên.




KHOA KINH TẾ
Page 12
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

o Preview Window: cho thấy hình mẫu của các thuộc tính được
chọn.
- Chọn OK.
b. Cách 2: chọn vùng muốn định dạng
- Click vào nút Font để chọn chữ Font.
- Click vào nút Font size để chọn kích thước font chữ.
- Click vào nút Bold để chọn kiểu đậm. Click trở lại vào nút bold để chọn kiểu
đậm
- Click vào nút Italic để chọn kiểu nghiêng, Click trở lại vào nút Italic để bỏ chọn
kiểu nghiêng.
- Click vào nút Underline để chọn kiểu gạch dưới, Click trở lại vào nút Underline
để bỏ chọn kiểu gạch dưới.
- Click vào nút Font Color để chọnmàu củ ký tự, Click trở lại vào núư5Font color,
chọn Automatic để bỏ chọn màu của ký tự.
2. Kẻ khung:
a. Cách 1:
- Chọn vùng cần kẻ khung
- Vào menu Format, chọn Cells, Chọn tab Border.
- Style : Chọn hình thức của các đường kẻ
- Color : Chọn màu của các đường kẻ. Để xoá màu đường kẻ đã chọn, lấy màu
mặc nhiên thì chọn Automatic.
- Border : Chọn các Border cần tạo
- Preset :
o Inside : tạo đường chung quanh vùng được chọn
o Outline : tạo đường giữa các ô
b. Cách 2 :
- Chọn vùng muốn định dạng
- Click vào nút border, sau đó chọn dạng khung mà bạn mong muốn
3. Định vị trí dữ liệu :
a. Cách 1 :
- chọn vùng cần định dạng
- Vào menu Format, chọn Cells, chọn Alignment.
- Horizontal : canh ký tự trong ô theo chiều ngang.
o General: theo mặc định, văn bản canh trái, số canh phải
o Left: canh dữ liệu trong ô sang trái
o Right: canh giữ liệu trong ô sang phải.
o Fill: điền đầy các ô được chọn.
o Justify: dàn đều theo chiều ngang của ô (tự động xuống dòng).
chỉ thấy hiệu lực đối với các ônhiềi dòng.
o Center Across Selection: canh giữa nhóm ô đã chọn.
- Vertocal: canh ký tự trong ô theo chiều đứng.
o Top: nội dung trong ô nằm sát vào phía đỉnh của ô.
o Center: canh giữa theo chiều đứng.
o Bottom: nội dung trong ô nằm sát vào phía đáy của ô.
o Justify: dàn đều theo chiều đứng của ô và tự động xuống hàng.
- Wrap text: Cắt ngắn các dòng chữ dài cho phù hợp với độ rộng cột. Một dòng có
thể cắt thành nhiều dòng ngắn hơn vừa với độ rông của cột. Chiều cao của dòng
tự động điều chỉnh để phù hợp với nhiều dòng chữ.



KHOA KINH TẾ
Page 13
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

- Shrink to fit: làm thay đổi size của Font. Co kéo chữ cho vừa ô.
- Merge cell: Ghép nhiều ô thành 1 ô, mà không làm thay đổi chiều cao dòng hay độ
rộng cột.
- Orientation: Xoay văn bản trong ô. Bạn có thể lam thay đổi hướng của văn bản
từ - 90o --> + 90o so với hướng nằm ngang. Chọn 1 trong 2 cách sau: Click chuột
và kéo kim chỉ thị hướng. Chọn chỉ số góc trong Degrees.
b. Cách 2: Chọn vùng muốn định dạng
- Click vào nút Left để canh trái
- Click vào nút Center để canh giữa
- Click vào nút Right để canh phải
- Click vào nút Merge and Center để ghép nhiều ô thành 1 ô.
4. Định dạng nền dữ liệu: (Định dạng Patterm và màu)
a. Cách 1:
- Chọn vùng muốn thêm màu sắc hoặc trang trí.
- vào menu Format, chọn Patterns tab. hộp hội thoại Format Cells xuất hiện :
o Chọn màu nền từ Color.
o Chọn hình thức và màu nền của trang trí từ pattern.
o Chọn Ok.
Chú ý: Để xoá định dạng nền ( xoá màu sắc và trang trí) ta chọn: Color : No Color và
Pattern : Automatic.
b. Cách 2:
- Chọn vùng muốn thêm màu sắc hoặc trang trí.
- Click vào nút Fill
5. Định dạng số ( số, thời gian, phân số, tiền tệ):
a. Định dạng số ( số, thời gian, phân số, tiền tệ):
- Chọn vùng cần định dạng.
- Vào menu Format, chọn Cells, chọn number tab
- Chọn nhóm trong Category.
- Chọn mã dạng thức. Chọn OK.
b. Định dạng số tự định (số, thời gian, phân số, tiền tệ):
- Chọn vùng cần định dạng.
- Vào menu Format, chọn Cells, chọn number tab.
- Chọn nhóm Custom trong categories, và gõ mã dạng thứ trong hộp Type. Chọn
OK
c. Xoá định dạng số tự định:
- Vào menu Format, chọn cells, chọn Number tab.
- Chọn nhóm Custom trong Categories. Chọn mã dạng thức trong hộp Type và
nhấn nút Del.
d. Định dạng ngày, giờ:
- Chọn vùng cần định dạng.
- Vào menu Format, chọn Cells, chọn number tab
- Chọn nhóm Date trong Categoris.
Chú ý: Để định ngày giờ mặc định, bạn phải làm như sau:
o Click vào nút Start, chọn Settings, chọn Control Panel.
o Doubie click vào biểu tượng Regional Settings.
o Chọn Date tab. Xuất hiện hộp hội thoại Regional Settings
Properties.
o Chọn trong Short date style 1 dạng ngày viết gọn hoặc chọn
trong Long date style 1 dạng ngày viết đầy đủ.


KHOA KINH TẾ
Page 14
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

6. Sử dụng dán Format painter:
Thực hiện các bước sau khi sử dụng Format Painter:
- Chọn ô có dạng mà bạn muốn sao chép.
- Click chuột vào nút Format Painter trên Standard toolbar.
- Drag chuột qua các ô cần định dạng.
Có thể lặp lại định dạng mà không cần click chuột lên nút format painter bằng cách
double click lên nút này một lần, con trỏ Format painter vẫn được kích hoạt cho đến khi
bạn click chuột lên nút format painter lần nữa.
Dùng Format painter để xoá định dạng: chọn ô chưa có định dạng, click chuột lên nút
Format painter và drag chuột ua các ô cần xoá định dạng.
7. Tìm kiếm và thay thế trong Worksheet:
a. Tìm kiếm văn bản, số và công thức:
- Chọn 1 ô bất kỳ trong worsheet muốn tìm kiếm.
- Vào Edit, chon Finf. Hoặc nhấn tổ hợp phím Shift+f5. Hộp hội thoại Find xuất
hiện:
- Gõ dữ liệu cần tìm kiếm vào trong Find What.
Chú ý: Bạn có thể sử dụng các ký tự đại diện khi nhập tên File hoặc tên Folder.
o ? dùng cho 1ký tự bất kỳ.
o * dùng cho bất kỳ 1 hay nhiều ký tự nào
- Nếu bạn muốn thu hẹp phạm vi tìm, thực hiện theo các bước sau:
o Dùng danh sách Look in để chỉ ra nơi tìm:
 Formulas: Tìm trong các công thức
 Values: Tìm trong các công thức
 Notes: Tìm trong các ghi chú, các chú thích.
o Chỉ ra trình tự tìm theo dòng hay theo cột trong Search:
 By Rows: tìm theo dòng bắt đầu từ ô hiện tại
 By Columns: tìm theo Cột bắt đầu từ ô hiện tại
o Click vào chọn Match Case để hạn chế chỉ tìm trên các ký tự so
khớp chữ in và chữ thường
o Click chọn vào Find Entire Cells Only nếu bạn muốn tìm toàn bộ
nội dung của ô sao khớp với nội dung trong hộp Find What.
- Chọn Find next để tìm tiếp, chọn Close để chấm dứt việc tìm kiế
b. Thay thế văn bản, số và công thức
- Chọn 1 ô bất kỳ trong Worksheet muốn tìm kiếm.
- Vào Find, chọn Replace. Hộp hội thoại xuất hiện replace.
- Gõ dữ liệu cần thay thế vào trong Find What.
- Gõ dữ liệu thay thế vào trong hộp Replace with.
- Nếu bạn muốn thu hẹp phạm vi tìm, thực hiện các bước sau:
o Chỉ ra trình tự tìm theo dòng hay theo cột trong Search:
 By Rows: tìm theo dòng bắt đầu từ ô hiện tại.
 By Columns: tìm theo cột bắt đầu từ ô hiện tại.
o Click vào chọn Match case nếu bạn muốn tìm và thay thế những
từ so khớp chính xác với chữ in và chữ thường.
o Click vào chọn Find Entire Cells Only nếu bạn muốn chỉ định văn
bản trong hộp Find What hoàn toàn phù hợp với nội dung trong ô.
 Chọn Replace All để tìm và thay thế toàn bộ nội dung so
khớp, chọn Close để hoặc chọn Replace All để thay thế
mục tìm thấy hiện hành.



KHOA KINH TẾ
Page 15
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

 Chọn Close




CHƯƠNG IV: LẬP CÔNG THỨC VÀ HÀM
I. Cộng thức
Tổng quát:
= Biểu thức

- Công thức được nhập vào 1 ô, bắt đầu bởi dấu bằng, sau là các địa chỉ ô hay hàm
và các phép toán (nếu có).
Ví dụ: Tại địa chỉ C1 lập công thức = A1 * B1 => Kết quả là 500
Tại A4 lập công thức = sum (A1 : A3) => Kết quả là 600
A B C
1 100 50
2 200 60
3 300 70
4

- Địa chỉ tham chiếu:


KHOA KINH TẾ
Page 16
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

- Tham chiếu tuyệt đối : chỉ đến 1 hay vùng cụ thể. Tham chiếu tuyệt đối không
thay đổi khi được sao chép sang ô khác. Ký hiệu: $CỘT$DÒNONG2.
- Tham chiếu tương đối: chỉ đến 1ô hay vùng trong sự so sánh với 1 ví trí náo đó.
Tham chiếu tương đối sẽ tự động thay đổi khi sao chép sang ô khác. Ký hiệu
CỘTDÒNG.
- Tham chiếu hỗn hợp : 1 thành phần là tham chiếu tuyệt đối, thành phần kia là
tham chiếu tương đối. Ký hiệu $CỘTDÒNG, CỘT$DÒNG
- Tham chiếu đến Worksheet khác trong cùng Workbook: thêm phía trước thành
phần tên Worsheet và dấu !. Trong trường hợp tên Worsheet có khoảng trống,
thành phần tên Worksheet trong tham chiếu cần bọc bằng dấu nháy đơn.
o Tổng quát: !Địa chỉ
o Ví dụ : Sheet1 !A1 :F200 ; BT !B5:G20
- Tham chiếu đến các ô trong Worksheet ở Workbook khác (được gọi tham chiếu
ngoài): Tham chiếu ngoài bắt đầu bằng tên của Workbook được bọc trong cặp
ngoặc vuông. (Chú ý: tham chiếu ô mặc nhiên là tham chiếu tuyệt đối)
o Ví dụ: [D:/Ketoan.XLS]CT!$A$5:$K$396
- Các toán tử số học trong công thức:
+(cộng), -(trừ), *(nhân), /(chia), ∧ (luỹ thừa), %(phép lấy phần trăm khi đặt sau 1 con
số).
- Thứ tựưu tiên thực hiện các phép toán: (từ trên xuống)
-đảo dấu
% lấy phần trăm
∧ phép luỹ thừa
*, / phép nhân, chia
+, - phép cộng, trừ
& phép nối chuỗi
>, = , < =, < > các phép so sánh
- Thể hiện địa chỉ tham chiếu:
- Thay vì bạn gõ dấu $ hay xoá $ để thay đổi tham chiế, bạn có thể đặt con trỏ đâ
đó trên các thành phần tham chiếu. Nhấn phím F4.

- Nhấn phím F4 một lần là địa chỉ tham chiếu tuyệt đối. $CỘT$DÒNG
- Nhấn phím F4 hai lần là địa chỉ tham chiếu tương đố cột và tuyệt đối dòng.
CỘT$DÒNG
- Nhấn phím F4 ba lần là địa chỉ tham chiếu tuyệt đối cột và tương đối dòng.
$CỘTDÒNG
- Dùng lệnh Insert Function để lập công thức:
- Chọn ô muốn đưa hàm vào.
- Chọn Insert Function hoặc nhấn nút Function Wizard.
- Chọn lạoi hàm từ danh sách Function Category.
- Chọn hàm cụ thể trong Function Name.
- Chọn OK. Xuất hiện hộp hội thoại của hàm tương ứng.
- Nhập hàm.
- Kết quả của hàm xuất hiện ở Formula Result.
- Chọn OK
- Hàm thông dụng trong Microsoft Excel:
o Cú pháp chung các hàm: Tên hàm (các đối số – nếu có)
Công thức trong Microsoft Excell có các tính chất cơ bản như sau:
Mọi công thức bắt đầu bằng dấu =



KHOA KINH TẾ
Page 17
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

Nhập xong công thức, trên thanh công thức sẽ xuất hiện công thức
tại ô đó
o Hàm
- Nhóm hàm số: (Abs, Int, Mod, Round, Sqrt, Power)
o Abs (number): trả về giá trị tuyệt đối của 1 số number.
ví dụ: =ABS(2) → 2 , =ABS(-2) → 2
= ABS(-9) → 9
o Int (number) : trả về phần nguyên của 1 số.
Ví dụ: =Int(2.99) → 2 , =Int(2.32) → 2
=Int(15/2) → 7
o Mod (number, divisor): trả về phần dư của phép chia nguyên.
Giữa number chia divisor.
ví dụ: =Mod(5,3) → 2 , =Mod(10,2) → 0
o Round (number, n): làm tròn số number theo con số được chỉ
định.
 n > 0 thì số làm tròn đến vị trí thập phân được chỉ định.
 n < 0 thì số làm tròn đến bên trái dấu thập phân.
 n = 0 thì số làm tròn đến số nguyên gần nhất.
Ví dụ: =Round(12.34567,2) → 12.35 , =Round(12.33567,2)
→ 12.34 ,
=Round(12335.67, -2) → 12300 , =Round(12335.67,-
3) → 12000
o Sqrt (number): trả về căn bậc hai của 1 số. ví dụ: =SQRT(4) →
2
o Power (number, power): trả ra luỹ thừa của 1 số. ví dụ:
=POWER(3,2) → 9.
- Nhóm hàm logic: (Not, And, Or, If)
o If(Logic_test, value_if_false): hàm If có thể lồng nhau đến 7 cấp.
 Trả về value_if_true, nếu logic_test=true.
 Trả về value_if_false, nếu logic_test=false.
o Not (logic): trả về phủ định logic.
o And (logic 1, logic 2, ...): có thể chấp nhận tối đa 30 biểu thức
logic3
 Trả về true, nếu tất cả mọi đối số đều là true.
 Trả về false, nếu có ít nhất 1 đối số của nó false.

o Or(logic 1. logic 2, ...):
 Trả về true, nếu có ít nhất 1 đối số là true.
 Trả về false, nếu tất cả các đối số là false.
ví dụ: cho bảng tính sau: Hãy lập công thức tính khấu hao của từng tài sản, biết
rằng
Nếu nhóm tài sản không phải là loại A hoặc loại D thì khấu hao = 10% giá
trị
Nếu nhóm tài sản loại A hoặc loại D thì khấu hao = 20% giá trị
ví dụ 1: cho bảng tính sau:
Tại ô D2 lập công thức sau:
=If(Not(Or(B2=”A”,B2=”D”)),C2*10%,C2*20%)
Hoặc: =If(Or(B2=”A”,B2=”D”),20%*C2,10%*C2)



KHOA KINH TẾ
Page 18
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

A B C D
1 Tên tài sản Nhóm TS Giá trị Khấu hao
2 Tủ lạnh 01 A 30
3 Quạt Nhật B 10
4 Điều hoà B 50
5 Bàn ghế C 10
6 Tivi D 30
7 Tủ E 15

Hãy lập công thức cho cột phụ cấp, biết rằng Phụ cấp được tính theo nguyên tắc
sau:
Nếu là TP (trưởng phòng) thì Phụ cấp =40%Lương, còn lại là 30% Lương
Tại ô D3 lập công thức sau: =If(B3=”TP”,40%*C3,30%/C3)

A B C D
2 Họ tên Chức vụ Lương Phụ cấp
3 Lê Anh NV 2.000.000
4 Nguyễn Thanh Thuý TP 4.500.000
5 Lê Khánh Ngọc NV 1.500.000

ví dụ 2: cho bảng tính sau:
Hãy lập công thức cho cột phụ cấp, biết rằng Phụ cấp được tính theo
nguyên tắc sau:
Nếu là TP (trưởng phòng) thì phụ cấp =40% Lương.
Nếu là PP (phó phòng) thì phụ cấp =35% Lương, còn lại là
30%Lương

A B C D
2 Họ tên Chức vụ Lương Phụ cấp
3 Lê Anh NV 2.000.000
4 Nguyễn Khánh Ngọc PP 3.200.000
5 Nguyễn Thanh Thuý TP 4.500.000
6 Lê Khánh Ngọc NV 1.500.000

Tại ô D3 lập công thứ sau:
=If(B3=”TP”,40%*C3,iF(B3=”PP”,35%*C3,30%*C3))
- Nhóm thống kê: (Average, Count, CountA, Countif, Max, Min, Sum, SumIf, Rank)
o Average (number 1, number 2 ...): trả về trung bình cộng của các
số.
o Max (number 1, number 2 ...): trả về giá trị lớn nhất số trong
danh sách các số number 1, number 2.
o Min (number 1, number 2 ...): trả về giá trị nhỏ nhất số trong
danh sách các số number 1, number 2.
o Sum (number 1, number 2 ...): trả về tổng số tất cả các đố số
trong danh sách các đố số number 1, number 2, ...
o SumIf (CheckRange, Criteria, SumRange): cộng các ô thoả điều
kiện.
 CheckRange: Vùng đem so sánh với Criteria.




KHOA KINH TẾ
Page 19
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

 Criteria: Điều kiện (có thể là số, chuỗi text, hoặc biểu
thức).
 SumRange: Vùng được tính tổng
Lưu ý: CheckRange, SumRange phải cùng nằm trên cùng 1
vùng dữ liệu và có độ dài bằng nhau
o Count (value 1, value 2, ...) : trả về số phần tử thuộc tiểu số.
o CountA(value 1, value 2, ...) : trả về số phần tử khác trống (ô
trống là ô không có dữ liệu)
o Countif (CheckRange, Criteria): đếm các ô thoả mãn điều kiện.
 CheckRange: Vùng đem so sánh với Criteria.
 Criteria: Điều kiện (có thể là số, chuỗi text, hoặc biểu
thức).
o Rank (number, ref, order): thứ bậc của 1 số trong danh sách các
số.
 Number: số muốn tìm thứ bậc.
 Order: số chỉ định cách lấy thứ bậc.
 1: sắp dạng theo giá trị từ lớn đến nhỏ
 0: sắp dạng theo giá trị từ nhỏ đến lớn.
- Nhóm hàm xử lý chuỗi: (Len, Left, Right, Mid, Trim, Lower, Upper, Value,
Concatenate)
o Len(text): trả về chiều dài của chuỗi Text.
o Left (text, n) : trả về n ký tự bên trái của chuỗi Text, trong đó n là
số nguyên >=0.
o Right (text, n): trả về n ký tự bên phải của chuỗi Text, trong đó n
là số nguyên >=0.
o Mid (text, start_number, num_char): trả về chuỗi con của Text.
o Trim(text): bỏ tất cả các khoảng trắng thừa trong chuỗi text.
o Lower(text): chuyển tất cả các ký tự chủ chuỗi Text ra chữ
thường.
o Upper(text): chuyển tất cả các ký tự chủ chuỗi Text ra chữ in.
o Proper(text): trả về 1 chuỗi có dạng ký tự đầu tiên mỗi từ đã
được đổi sang dạng chữ in.
o Value(text): đổi chuỗi số ra số.
o Concatenate (hoặc dùng ký tự ampersand & ): nối chuỗi.
ví dụ: =”Your barlance due is $”&” Your barlance due is $500”
- Nhóm hàm tìm kiếm: (Vlookup, Hlookup, Index, match)
o Vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num,
Range_lookup) hàm tìm kíêm1 giá trị trong cột bên trái của
Table_array và trả về giá trị trên cột thứ col_index_num nếu tìm
thấy hoặc #N/A (Not Available) nếu không tìm thấy.
 Lookup_value: là giá trị được tìm kiếm trong cột bến trái
của vùng dữ liệu table_array.
 Table_array: là vùng chứa dữ liệu được tìm kiếm cho
trước.
 Col_index_num: là số thứ tự của cột trong table_array nơi
hàm sẽ lấy giá trị trả về. col_index_num =1:trả về cột
đầu tiên, =2: trả về cột thứ 2..




KHOA KINH TẾ
Page 20
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

 Range_lookup:là giá trị logic xác định ta muốn việc tìm
kiếm 1 giá1 trị là chính xác hay gần đúng.
1. Rang_lookup=true (hay không ghi gì cả) thì
hàm sẽ thực hiện tìm kiếm giá trị bằng với
loookup_value nếu không được hàm sẽ tìm lấy
giá trị nhỏ hơn lookup_value nhưng lớn nhất so
với các giá trị mà nó dò qua. và điều kiện là cột
dữ liệu phía bên trái của Table_array phải sắp
theo thứ tự tăng dần.
2. Range_lookup=false (hoặc =0) thì hàm sẽ thực
hiện tìm kiếm giá trị bằng với lookup_value.
o Hlookup (lookup_value, table_array, row_index_Range_lookup):
trả về giá trị nằm tại hàng thứ row_index_num trong Table_array
nếu tìm thấy hoặc trả về #N/A nếu không tìm thấy.
 Lookup_value: là giá trị được lấy để tìm kiếm trên hàng
đầu của vùng dữ liệu table_array.
 Table_array: là vùng chứ dữ liệu được tìm kiếm cho
trước.
 Row_index_num: là vùng thứ tự của hàng trong
table_array nơi hàm Hlookup sẽ lấy giá trị trả về.
Row_index_num =1 chỉ hàng đầu tiên, =2 chỉ hàng thứ 2.
 Range_lookup: là giá trị logic xác định ta muốn việc tìm
kiếm 1 giá trị là chính xác hay gần đúng.
1. Range_lookup=true (hay không ghi) thì hàm sẽ
thực hịên tìm kiếm giá trị bằng với
lookup_value nếu không được hàm sẽ tìm lấy
giá trị nhỏ hơn lookup_value nhưng lớn nhất.
hàng đầu tiên trong vùng dữ liệu theo thứ tự
tăng dần nếu không thì hàm sẽ trả về giá trị
không chính xác.
2. Range_lookup=false (hoặc =0) thì hàm sẽ thực
hiện tìm kiếm giá trị bằng với lookup_value.
Ví dụ 3: cho bảng tính sau:
Tính số tuần, số ngày lẻ.
đơn giá tuần, đơn giá ngày dựa vào bảng đơn giá:
Lập công thức ở ô F2: =Int((E2-D2)/7)
Lập công thức ở ô G2: =Mod(E2-D2,7)
Lập công thức ở ô H2: =Hlookup(C2,$E$11:$J$13,2,0)
Lập công thức ở ô I2: = Hlookup(C2,$E$11:$j$13,3,0)
Ví dụ 4: Cho bảng tính sau:
Để tính tiền thưởng cho từng cán bộ, bạn nhập công thức sau vao ô
E5=Vlookup(D5,$C$14:$D$16,2,1)
Ví dụ 5: Giả sử bạn có danh mục vật tư sau:
Bạn cần tạo 1 bảng nhập vật tư theo bảng trên:( ngày, mã vật tư, tên vật tư, đơn
vị tính, đơn giá, số lương, thành tiền)
Bạn cần nhập dữ liệu vào bảng trên theo yêu cầu sau:
Các dữ liệu: ngày , số chứng từ nhập theo bình thường.
Khi nhập mã vật tư thì Tên vật tư, đơn vị tính, đơn giá được tự động đưa
vào các cột tương ứng.
Nhập xong số lương thì cột thành tiền được tự động tính theo công thức:


KHOA KINH TẾ
Page 21
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

Thành tiền = Số lương * Đơn giá
Tại ô C13: =Vlookup(B13,$B$14:$E$6,2,1), sao chép công thức ở ô C13 sang tất cả
các ô cột Tên vật tư mà bạn dự định sẽ nhập liệu.
Tại ô D13: =Vlookup(B13,$B$14:$E$6,3,1), sao chép công thức ở ô D13 sang tất
cả các ô cột Đơn vị tính mà bạn dự định sẽ nhập liệu.
Tại ô E13: =Vlookup(B13,$B$14:$E$6,4,1), sao chép công thức ở ô C13 sang tất cả
các ô cột Đơn giá mà bạn dự định sẽ nhập liệu
Tại ô G13: =E13*F13, sao chép công thức ở ô G13 sang tất cả các ô cột thành tiền
mà bạn dự định sẽ nhập liệu.
o Index (lookup Range, Coordinate 1, Coordinate 2, AreaNum)
 Lookup Range: Vùng hoặc mảng được tham chiếu tới.
 Coordinate 1: Nếu LookupRange là 1 chiều: xác định số
dòng hoặc số cột trong vùng, nếu LookupRange là 2
chiều: xác định số dòng.
 Coordinate 2: số cột trong LookupRange chỉ sử dụng đối
số này khi LookupRange là 2 chiều
 AreaNum:xác định số vùng khi LookupRange bao gồm
vùng không liên tiếp.
o Match (lookup_value, lookup_array, match_type) hàm tìm kiếm
một giá trị trong lookup_array và trả về vị trí của giá trị tìm thấy
trong lookup_array.
 Lookup_value: là giá trị dùng để tìm kiếm.
 Lookup_array: là vùng chứa dữ liệu được tìm kiếm.
 Match_type: là giá trị logic xác định ta muốn việc tìm
kiếm một giá trị là chính xác hay gần đúng.
Match_type = 1 (hay không ghi gì cả) thì hàm sẽ thực hiện
tìm kiếm giá trị bằng với lookup_value nế không được hàm
sẽ tìm thấy giá trị nhỏ hơn lookup_value nhưng lớn nhất so
với các giá trị mà nó dò qua. và điều kiện là lookup_array
phải sắp theo thứ tự tăng dần.
Match_type = 0 thì hàm sẽ thực hiện tìm kiếm giá trị bằng
với lookup_value.
Match_type = -1 thì hàm sẽ thực hiện tìm kiếm giá trị
bằng với lookup_value nếu không được hàm sẽ tìm lấy giá trị
lớn hơn lookup_value nhưng nhỏ nhất so với các giá trị mà nó
dò qua. và điều kiện là lookup_array phải sắp theo thứ tự
giảm dần.
- Nhóm hàm xử lý ngày giờ: ngày giờ là những giá trị số, bất chấp định dạng của
ô.
o Today ( ): trả về số thập phân của ngày hiện hành.
Ví dụ: Hôm nay là ngày 19/2/2005 thì =Today( ) → 38402 (với dạng là
General)
o Now ( ): trả về số thập phân của ngày và giờ hiện hành.
o Date (Year, Month, Day): trả về chuỗi ngày tháng năm.
o Day (SerialNumer): trả ra ngày trong tháng (từ 1-31).
SerialNumer: số thập phân hoặc văn bản biểu thị Date.
Ví dụ: =Day(“02/19/05” ) → 19 [là ngày 19/02/2005]
= Day (“20-feb -05” ) → 20
o Month (SerialNumer): trả ra tháng (từ 1-12)


KHOA KINH TẾ
Page 22
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

Ví dụ: =Month(“02/19/05”) → 2 [là ngày 19/02/2005]

= Month (“20-feb -05” ) → 2
o Year (SerialNumer) trả ra năm.
Ví dụ: =Year (“02/14/05” ) → 2005 [là ngày 14/02/2005]
= Year (“14-feb -05” ) → 2005
o Datevalue (date_text): chuyển ngày dạng text sang số thứ tự.
date_text là dạng text của ngày theo định dạng date của microsoft
Excel.
- Hàm Subtotal: Subtotal(function_num, ref1, ref2, ...)
Trong đó : function_num có giá trị từ 1 đến 11, ứng với mỗi giá trị của
function_num hàm Subtotal sẽ thực hiện theo chức năng tương ứng.
Function_Num Function
1 AVERAGE
2 COUNT
3 COUNTA
4 MAX
5 MIN
6 PRODUCT
7 STDEV
8 STDEVP
9 SUM
10 VAR
11 VARP
Ref1, ref2, ... ref29 là các vùng dữ liệu muốn subtotal.
o Ngắt dòng trong công thức cho dễ đọc: dùng tổ hợp phím
Atl+Enter cho việc ngắt dòng trên cùng một ô.
- Mã lỗi khi nhập công thức:
- #DIV/0! chia cho 0
- #N/A có nhiều nghĩa tuỳ theo tình huống (thường cho dùng sai các đối số khi sử
dụng hàm)
- #Name? Tham chiếu đến tên vùng không hợp lệ.
- #NULL! Tham chiếu đến tên vùng rỗng.
- #NUM! Dùng số không hợp lệ (ví dụ: − 1 )
- #REF! Tham chiếu ô không hợp lệ.
- #VALUE! Thường do đối số hay toán tử không hợp lệ.




KHOA KINH TẾ
Page 23
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC




CHƯƠNG V: LÀM VIỆC VỚI CƠ SỞ DỮ LIỆU
I. Thiết lập cơ sở dữ liệu
- Field (trường): là một cột trong cơ sở dữ liệu
- Record (mẫu tin): là 1 dòng trong cơ sở dữ liệu
- Field Name (tên trường): dòng trên cùng của cơ sở dữ liệu chứa các tên trương.
Tên trương bao gôm các ký tự số, chữ, gạch nối, khoảng trắng và những ký tự
đặc biệt khác. Mỗi tên trường không được trùng lắp.
II. Sắp xếp dữ liệu:
1. Sắp xếp tối đa 3 khoá (3 cột):
- Vào menu Data, chọn Sort. Hộp hội thoại Sort xuất hiện.
- Chọn tiêu đề cho khoá sắp xếp thứ nhất ở Sort by và thứ tự sắp xếp (Asceding :
tăng dần ; Descending : giảm dần)
- Chọn tiêu đề cho khoá sắp xếp thứ hai nếu có ở Then by và thứ tự sắp xếp.
- Chọn tiêu đề cho khoá sắp xếp thứ ba nếu có ở Then by và thứ tự sắp xếp.
- Click vào nút OK, hoặc nhấn phím Enter.
Chú ý :
o Nếu cơ sở dữ liệu có dòng tiêu đề (Header row), nhưng bạn lại
chỉ d8ịnh không có dòng tiêu đề (No header row) các tiêu đề này
sẽ được sắp xếp vào cơ sở dữ liệu như thể dòng tiêu đề là mẫu
dữ liệu.
o Nếu sắp xếp sai, bạn có thể loại bỏ bằng cách : vào menu Edit,
chọn Undo Sort.
2. Vài điểm quan trọng cần biết về tính năng sắp xếp của Excel :
- Sắp xếp được thực hiện giá trị ô cơ bản, không theo bề mặt đã được định dạng
của ô.
- Sắp xếp không phân biệt chữ hoa hay chữ thường bởi mặc định. Bạn có thể chỉ
định phân biệt này bằng cách : Click vào nút Option trong hộp hội thoại Sort và
đánh chọn hộp Case-sensitive.
- Trị FALSE đi trước TRUE trong săp xếp tăng dần.
- Tất cả các giá trị lỗi điều xem như nhau.
- Các ô rỗng được sắp xếp sau cùng cho cả thứ tự tăng dần và giảm dần.
- Tránh có cả mẫu tự và số trong cùng 1 trường, thường nó cho kết quả không như
mong muốn.
3. Sắp xếp trên 3 khóa :
Sử dụng phương pháp sắp xếp nhiều lần, và bắt đầu từ những khoá it quan trọng
nhất.


KHOA KINH TẾ
Page 24
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

III. Lọc dữ liệu
1. Tạo vùng tiêu chuẩn để lọc dữ liệu:
Thành phần của vùng tiêu chuẩn: Vùng tiêu chuẩn gồm có 2 phần.
- Dòng đầu đề: chứa các tiêu đề cột mà các tiêu đề cột này phải phù hợp với
các tiêu đề cột của cơ sở dữ liệu.
- Các dòng còn lại chứa dữ liệu để lọc cơ sở dữ liệu.
Xác định tiêu chuẩn:
- Tiêu chuẩn so sánh: >, =, < =, < >.
- Tiêu chuẩn chuỗi: ? thể hiện cho 1 ký tự bất kỳ, * thể hiện cho 1 nhóm ký tự
bất kỳ.
- Tiêu chuẩn trống: Nếu trong ô điều kiện ko có dữ liệu, tiêu chuẩn là tuỳ ý.
Xác định nhiều tiêu chuẩn:
AND những mẫu tin thoả tất cả các tiêu chuẩn, thì đặt tiêu chuẩn này vào 1 dòng.
OR những mẫu tin thoả 1 trong những tiêu chuẩn thì đặt tiêu chuẩn này vào những
dòng khác.
- Tiêu chuẩn công thức: Ô điều kiện có kiểu công thức. Trong trương hợp này
phải lưu ý 2 yêu cầu sau:
2. Ô tiêu đề của vùng tiêu chuẩn phải là 1 tiêu đề khác với tất cả
các tiêu đề của vùng cơ sở dữ lịêu.
3. Trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của ô trong mẫu tin đầu tiên
(dòng thứ 2 trong vùng cơ sở dữ liệu ) để so sánh.
2. Lọc “ tại chỗ”
- Tạo 1 vùng tiêu chuẩn
- Chọn 1 ô trong vùng cơ sở dữ liệu.
- Vào menu Data, chọn Filter, chọn Advaced Fiter. Hộp hội thoại Advaced Fiter xuất
hiện.
- Chọn Filter the list, in –place.
- Nhập vùng tiêu chuẩn vào Criteria range (bạn có thể gõ vào 1 tham chiếu hoặc dùng
chuột chọn vùng tiêu chuẩn)
- Click vào OK để thực hiện lọc “tại chỗ”.
3.Rút trích:
- Tạo 1 vùng tiêu chuẩn
- Chọn 1 ô trong vùng cơ sở dữ liệu.
- Vào menu Data, chọn Filter, chọn Advaced Fiter. Hộp hội thoại Advaced Fiter xuất
hiện.
- Chọn Copy To Another Location.
- Nhập vùng tiêu chuẩn vào Criteria range (bạn có thể gõ vào địa chỉ tham chiếu hoặc
dùng chuột chọn vùng tiêu chuẩn)
- Click vào OK để thực hiện
Ví dụ: Cho bảng tính sau:
Tìm những người có tên bắt đầu là chữ N. Bạn tạo vùng tiêu chuẩn như sau:
Tên
N*
Tìm những người có ký tự thứ 2 là G. Bạn tạo vùng tiêu chuẩn như sau:
Tên
?G*
Tìm những người có lương >= 3000000. Bạn tạo vùng tiêu chuẩn như sau:
Lương
>=3000000



KHOA KINH TẾ
Page 25
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

Tìm những người có ký tự đầu tiên của họ khác N. Bạn tạo vùng tiêu chuẩn như sau:
Hođem_N
=Left(B2,1)< >”N”

Tìm những người là TP và có mức lương >=3000000. Bạn tạo vùng tiêu chuẩn như
sau:
Chức Lương
vụ
TP >=3000000

Tìm những người có chức vụ là GĐ, PGĐ, hoặc TP. Bạn tạo vùng tiêu chuẩn như sau:
Chức vụ

PGĐ
TP

Tìm những người thoả mãn điều kiện sau:
2. Có chức vụ là TP và lương lớn hơn hoặc bằng 3200000
3. Hoặc có chức vụ là PP và lương lớn hơn hoặc bằng 3500000
Bạn tạo vùng tiêu chuẩn như sau
Chức vụ Lương
TP >=3200000
PP >=3500000

IV .Các hàm cơ sở dữ liệu
Daverge (database, field, criteria): tính trungbình các giá trị trên cột chỉ định của cơ sở
dữ liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước. Trong đó:
Database: vùng dữ liệu tính từ tiêu đề các cột trở xuống.
Field: tên field hay thứ tự field trên database.
Criteria: vùng tiêu chuẩn.
Dcount (database, field, criteria): đếm các ô chứa số trên cột chỉ định của cơ sở dữ liệu
thoả vùng tiêu chuẩn cho trước.
Dcounta (database, field, criteria): đếm các ô khác rỗng trên cột chỉ định của cơ sở dữ
liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước.
Dmax (database, field, criteria): trả về giá trị lớn nhất trên cột chỉ định của cơ sở dữ
liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước.
Dmin (database, field, criteria): trả về giá trị nhỏ nhất trên cột chỉ định của cơ sở dữ
liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước.
Dproduct (database, field, criteria): trả về tích các giá trị trên cột chỉ định của cơ sở dữ
liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước.
Dsum (database, field, criteria): trả về tổng các giá trị trên cột chỉ định của cơ sở dữ
liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước.




KHOA KINH TẾ
Page 26
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC




Ví dụ: Cho bảng tính sau:
A B C D E F
Tree Height Age Yield Profit Height
Apple >10 < 16
Pear
Tree Height Age Yield Profit
Apple 18 20 14 105,00
Pear 12 12 10 96,00
Cherry 12 14 9 105,00
Apple 14 15 10 75,00
Pear 9 8 8 76,80
Apple 8 9 6 45.00

Vùng dữ liệu từ : A4:E10.
Các vùng tiêu chuẩn : A1:A2, A1:F2, A1:B2, A1:A3.
= DAVERAGE(A4;E10,”Yield”,A1:B2) → 12
= DCOUNT(A4;E10,”Age”,A1:F2) → 1
= DCOUNTA(A4;E10,”Profit”,A1:F2) → 1
= DMAX(A4;E10,”Profit”,A1:A3) → 105
= DMIN(A4;E10,”Profit”,A1:B2) → 75
= DSUM(A4;E10,”Profit”,A1:A2) → 225
= DSUM(A4;E10,”Profit”,A1:F2) → 75
= DPRODUCT(A4;E10,”Yield”,A1:B2) → 140


CHƯƠNG VI: MẢNG VÀ CÔNG THỨC MẢNG

I. Sử dụng tên Mảng:
Mảng là tập hợp một số ô liền nhau.
Microsoft Excel cho phép đặt tên cho một ô hoặc một mảng nào đó và có thể sử dụng
tên này trong các công thức tính toán thay cho việc phải việt lại địa chỉ của ô hoặc
mảng này.
Lợi ích của việc dùng tên Mảng thay cho một địa chỉ ô hoặc mảng
Qua phần I tổng quan về Excel, chúng ta đã làm quen với việc lập một công thức cho
một Ô của bảng tính.
ví dụ: ta có công thức tại ô có dạng: =IF(H7>1000000,H7*0.1,0)
Rõ ràng trong một bảng tính chúng ta có rất nhiều công thức tham chiếu đến nhiều ô
khác nhau, và đôi khi, do nhu cầu thực tế chúng ta có nhu cầu cần phải thay đổi công
thức chút ít. Thực tế khi chúng ta đã tạo rất nhiều công thức thì khi nhìn lại nội dung
một công thức chúng ta rất khó hình dung được ý nghĩa của công thức này. Nhưng nếu
công thức theo ví dụ trên được viết ra dưới dạng :
=IF(DOANHSO>1000000,DOANHSO*HOAHONG,0) thì chúng ta có thể hiểu ngay
đây là một công thức để tính hoa hồng với điều kiện Doanh số lớn hơn 1.000.000đ
Ở đây ô H7 đã được đặt tên thành DOANHSO và tỷ lê hoa hồng 10% được đặt tên
HOAHONG.



KHOA KINH TẾ
Page 27
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

Ngoài ra tên của ô hoặc mảng còn được sử dụng chung cho tất cả các bảng tính (chúng
ta sẽ thấy rõ điều này trong chương sau), vì vậy rất thuận tiện cho việc sử dụng trong
các phép tính tham chiếu từ bảng tính này sang bảng tính khác hoặc trong cùng bảng
tính.
Tất nhiên , việc thay đặt tên cho một ô hoặc một mảng không hề làm ảnh hưởng đến
việc tự động thay đổi giá trị của công thức có chứa tên của ô hoặc mảng khi có sư thay
đổi về giá trị của ô hoặc mảng đó. Khi có sự thay đổi giá trị của các ô trong mảng đã
được đặt tên thì giá trị của công thức có liên quan đến ô hoặc mảng đó cũng được tự
động thay đổi.
Hơn nữa, việc dùng tên mảng trong công thức còn tránh được cho các bạn sự “khó
chịu” khi phải sao chép công thức sang các ô khác.
Ví dụ: bạn có một bảng tính sheet DMHH chứa danh mục hàng hoá như
sau:
Giả sử trong Sheet XUẤT bạn đã lập công thức của ô B5 tìm giá trị tương ứng của ô
A5 trong bảng danh mục hàng hoá trong Sheet DMHH có địa chỉ từ A4 đến B305 để
lấy về tên hàng hoá.
khi sao chép một công thức ở ô B5=VLOOKUP(A5,DMHH!A4:B305,2,0) sang các ô
tiếp theo, nếu bạn không để ý đến việc dùng dấu $ để cố định mảng A4:B305
($A$4;$B$305), thì công thức của ô B6 sẽ trở thành VLOOKUP(A6,DMHH!
A5:B306,2,0), tương tự công thức của ô B7 sẽ là VLOOKUP(A7,DMHH!
A6:B307,2,0), v.v.. khi đó công thức không còn đúng với mục đích nữa rồi!
Nhưng nếu chúng ta gán tên cho mảng A4:B305 trong sheet DMHH là DANHMUC
chẳng hạn, và nhập lại công thức ô B5 như sau: =VLOOKUP(A5,DANHMUC,2,0)
Sau đó sao chép công thức ô B5 sang các ô B6, B7, B8 ... thì công thức tại các B6, B7,
B8 sẽ là:
=VLOOKUP(A6,DANHMUC,2,0)
=VLOOKUP(A7,DANHMUC,2,0)
=VLOOKUP(A8,DANHMUC,2,0)
Nhận xét: tuy trong các công thức trên, mặc dừ tên mảng DANHMUC tham
chiếu đến một địa chỉ của một bảng tính khác (DMHH!A4:B305) nhưng không hề
có dạng “Sheet!XX:XX”, điều này do tính chất tên mảng được sử dụng chung cho
các bảng tính như đã nói ở trên, càng thuận lợi cho chúng ta khi lập công thức.
Thực tế, khi đã đặt tên mảng chomột khốicác ô, khi lập công thức liên quan đến
khối đó, chúng không cần “nhớ” địa chỉ của khối đó mà chỉ cần “nhớ” đến tên
mảng đã đặt cho khối đó là được rồi!.
Như vậy với cách đặt tên cho một vùng mảng chúng ta không những hình
dung công thức dễ dàng hơn mà còn tiện lợi hơn rất nhiều khi sao chép công thức.
2. Cách đặt tên cho một ô hay một mảng :
Cách 1:
Chọn thực đơn Insert, rồi chọn Name, rồi chọn Define khi này hộp thoại Define Name
xuất hiện.
Khi đó ta nhập tên cần đặt cho ô hoặc mảng vào khung Name In Workbook. Lưu ý, tên
của ô hoặc vùng không được để khoảng trắng (dấu phân cách).
Chọn địa chỉ ô hay vùng muốn đặt tên vào Refer to.
Sau khi đã nhập tên và chọn đại chỉ ô hay vùng xong, chọn Add để chấp nhận tên đã
đặt cho ô hoặc mảng.
chúng ta cũng có thể gán một giá trị cụ thể tên bằng cách nhập ngay giá trị đó vào hộp
Refers To.
Ví dụ: ta có thể gán ngay giá trị là 0.10 10%) cho tên HOAHONG.
Cách 2 :



KHOA KINH TẾ
Page 28
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

Chọn ô hoặc mảng cần đặt tên.
Nhập trực tiếp tên cần đặt vào ô name Box phía trên bên trái cạnh ô hiện nội dung
công thức
Sau đó nhấn Enter để xác nhận.
3. Các quy định về đặt tên cho mảng:
Tất cả các tên đều bắt đầu bằng một chữ cái, một dấu “/ ” hoặc dấu gạch dưới “_ ”
các chữ số và các ký hiệu đặt biệt có thể được sử dung.
Các chữ đơn, trừ chữ R và C có thể dủng để đặt tên
Các vị trí trống nên thay bằng dấu gạch dưới “_ ”
4. Sửa nội dung cho tên : chúng ta có thể sửa đổi lại tên vùng bằng một trong
hai cách sau :
Định nghĩa lại mảng và vào bảng chọn tạo lại tên cho mảng. Tên này trùng với tên cũ
đã được đặt.
Vào hộp thoại Define name trong Menu Insert/ name, chọn lại vùng mới trong hộp
Refers To.
5. Xoá một tên đã định nghĩa:
Nhấn nút Delete trong hộp thoại Define Name khi đã chọn tên ô hoặc mảng trong hộp
danh sách name In Worbook.
II. Công thức mảng:
Như phần trên, ta đã xem xét việc đặt tên cho một ô hay vùng, trong phần này ta sẽ
xem xét một đặc điểm rất hay nữa của Excel là CÔNG THỨC MẢNG.
Công thức mảng được lập tương tự như công thức bình thường như kết thúc bằng tổ
hợp phím CTRL+SHIFT+ENTER, khi đó công thức sẽ được bao bởi cặp ngoặc {} mà
không phải do người lập công thức gõ vào, để hiểu tính năng đặc biệt của công thức
mảng ta hãy xem xet ví dụ sau:
Ví dụ: ta có Bảng Tổng Kết Hàng Nhập trong tháng 01/2000 của công ty
XYZ như sau:
Yêu cầu tính tổng Số Lượng và trị giá tưng mặt hàng trong tháng theo bảng
sau:
Tuy có nhiều cách để thực hiện bài toán này, nhưng ở đây chúng tôi muốn
các bạn sử dụng một công thức duy nhất để tìm ngay được tổng số lượng hoặc tổng giá
trị của từng mặt hàng đã xuất ra trong tháng.
Cách tiện lợi nhất là chúng ta lập công thức mảng cho các ô trong cột SL và
cột Tiền như sau:
Với giả thiết là ta đã đặt tên mảng cho một số khối như sau:
XUAT_MANH: tên mảng đặt cho khối $C5$C23 của Sheet XUẤT
XUAT_SL: tên mảng đặt cho khối $E5$E23 của Sheet XUẤT
XUAT_TIEN: tên mảng đặt cho khối $F5$F23 của Sheet XUAT
Khi đó ta lập công thức mảng ở ô C5 của Sheet TONGHOP se là:
{=SUM(IF(XUAT_MANH=A5,1,0)*XUAT_SL)}
và tương tự công thức mảng ở ô D5 của Sheet TONGHOP sẽ là:
{=SUM(IF(XUAT_MANH=A5,1,0)*XUAT_TIEN)}
Trước khi tìm hiểu ý nghĩa của công thức này, chúng ta hãy chú ý đến một
số nguyên tắc khi lấp công thức mảng như sau:
Dấu {} được ghi ra cho công thức ở đây chỉ hàm ý đây là công thức mảng mà thôi, khi
nhập công thức vào ô C5, bạn không đánh 2 dấu {} vào được vì khi đó Excel sẽ hiểu
đây là một “chuỗi ký tự” chứ không phải là công thức mảng.
Để Excel nhận biết đây là một công thức mảng, khi nhập công thức cho ô C5, bạn vẫn
nhập như một công thức bình thường nhưng khi nhập xong công thức, bạn phải dùng
tổ hợp phím CTRL+SHIFT+ENTER để xác nhận đây là công thức mảng. Ngay khi bạn



KHOA KINH TẾ
Page 29
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

dùng phím F2 để sửa lại công thức, khi kết thúc cũng phải nhấn tổ hợp
Ctrl+Shift+Enter này để xác nhận lại công thức mảng.
Ý nghĩa của công thức:
{=SUM(IF(XUAT_MANH=A5,1,0)*XUAT_SL)}
Công thức này hàm chứa ý nghĩa so sánh từng dòng trong khối XUAT_MANH (tức mã
hàng hoá trên bảng XUAT) với ô C5 (tức mã hàng hoá SA01). Nếu thấy “bằng” thì lấy
giá trị tương ứng (hàng ngang) trong khối XUAT_SL (tức số lương xuất của dòng đó)
nhân với 1. Nếu “không bằng” thì lấy giá trị tương ứng trong khối XUAT_SL nhân với
0. Sau đó “cộng” tất cả các giá trị lại với nhau.
Ở đây thực chất hàm If ( ) đóng vai trò như một công cụ “đánh dấu” những dòng thoả
điêu kiện bằng với mã SA01 thì số lương tương ứng sẽ được nhân với 1, có nghĩa là
chính Số lượng đó)
Còn hàm Sum ( ) làm nhiệm vụ cộng giá trị của các dòng lại đó lại với nhau.
Nói cách khác, công thức mảng này cộng được Số Lượng Xuất của những dòng có Mã
Hàng Hoá bằng với ô C5 (tức SA01). Đó chính là yêu cầu bài toán đặt ra.
{=SUM(IF(XUAT_MANH=A5,1,0)*XUAT_TIEN)}
Lập luận tương tự trên, ta có ý nghĩa của công thức này là cộng được Số Tiền Xuất
của những dòng có Mã Hàng Hoá bằng với ô C5 (tức SA01).
Lưu ý: Ở đây chúng tôi đưa ra ví dụ này chứa hàm If ( ) với ứng dụng dạng:
IF(XXX=YYY,1,0) như một công cụ “đánh dấu” Giúp các bạn làm quen và
trong phần kế toán, các bạn sẽ gặp lại dạng này thường xuyên.
Để hoàn tất các công thức còn lại ta sao chép 2 công thức trên cho các ô còn lại. kết
quả sẽ nhận được như hình sau:
Qua ví dụ trên, ta thấy được công dụng đặc biệt của công thức mảng giáup chúng ta
lập công thức tính toán trong Excel hiệu quả hơn rất nhiều. Trong công tác kế toán,
công thức mảng được sử dung rất phổ biến. Điều này chúng ta sẽ thấy rõ hơn trong
phần 2.




KHOA KINH TẾ
Page 30
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC




PHẦN II


MISCROSOFT EXCEL VỚI CÔNG TÁC KẾ
TOÁN

Chương I:
CÁC BƯỚC KHỞI ĐẦU THIẾT LẬP SỔ SÁCH KẾ TOÁN
VỚI BẢNG TÍNH EXCEL

Chương II:
PHÂN TÍCH VÀ TỔ CHỨC CƠ SỞ DỮ LIỆU

Chương III:
ỨNG DỤNG MISCROSOFT EXCEL TỰ ĐỘNG HOÁ CẬP NHẬT
SỔ SÁCH, BÁO CÁO KẾ TOÁN




KHOA KINH TẾ
Page 31
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC


CHƯƠNG I: CÁC BƯỚC KHỞI ĐẦU THIẾT LẬP SỔ SÁCH KẾ TOÁN VỚI
BẢNG TÍNH EXCEL
I. Lưu trữ an toàn và có hệ thống các tập tin.
Khác với công việc thực hiện kế toán ghi chép bằng tay lên các sổ kế toán , các dữ kiện
lưu trữ an toàn hơn so với lưu trữ trên máy tính. Tuy nhiên việc thực hiện kế toán bằng
máy tính giúp tiết kiệm nhiều thời gian và công sức . Thế nhưng đôi khi chúng ta không
cẩn thận sẽ gặp phải rủi ro như mất tập tin, hư tập tin.Vì thế, lưu trữ có hệ thống và bảo
vệ các thành quả công việc là hết sức cần thiết đối với công tác kế toán, công việc đòi hỏi
phải sử dụng nhiều tập tin. Trong giới hạn giáo trình cũng như công tác kế toán của tứng
doanh nghiệp, chúng tôi không thể đưa ra giải pháp hoàn mà chỉ hướng dẫn một số biện
pháp chung để giúp thực các bạn hiện công việc một cách hiệu quả.
Tạo thư mục riêng cho công tác kế toán :
Lưu tập tin “bừa bãi “ trên ổ cứng sẽ gây bất tiện cho công việc quản lý tập tin. Vì
thế nên tạo thư mục riêng chỉ lưu những thông tin công việc kế toán.
Trên thực tế sổ sách kế toán được thực hiện tổng kết theo từng tháng và từng năm.
Vì vậy phải lưu tập tin theo từng tháng, từng năm thực hiện để dễ dàng truy cập, tìm
kiếm .
Ví dụ C: |
Kế toán

Năm 2008

Năm 2009

Tháng 01
BC tài chính
BC công nợ
Tháng 02

1. Đặt tên cho tập tin: Đặt tên tập tin ngắn gọn, mang tính gợi nhớ và bao gồm yếu tố thời
gian.
2. Thực hiện các bảng tính có nội dung liên quan đến cùng một vấn đề chung một tập tin.
Ví dụ: Khi thực hiện bảng lương sẽ tạo một số bảng tính như chấm công, thưởng, bảng
lương… nhưng chúng ta có thể thực hiện các bảng tính này trên cùng một tập tin duy nhất
ví dụ Bluong.xls với các sheet tương ứng sẽ là Manhanvien, bangluong, chamcong,
bangthuong…
3. Lưu tập tin: Tất cả công việc kế toán thực hiện bằng máy nói chung và
excel nói riêng được lưu trữ dưới dạng tập tin trên ổ cứng. Để tránh rủi ro, sự cố máy tính
xảy ra nên lưu tập tin vào nhiều ổ đĩa khác nhau để đảm bảo thông tin kế toán.
Trình tự thiết lập bảng tính:
Thiết lập bảng tính phải tuân theo bố cục của biểu mẫu được quy định bởi nhà
nước. Tuy có sự khác biệt giữa các mẫu biểu nhưng nhìn chung bao gồm ba phần chính.
+ Phần tiêu đề: Trình bày trên cùng bắt đầu bảng tính.
Bố cục tiêu đề:
- Thông tin về công ty: Tên, địa chỉ, số điện thoại… thường nằm góc bên trái.
- Thông tin về mẫu biểu kế toán theo quy định thường có số sêri nằm góc bên phải.
Hai thông tin trên được định dạng font chữ nhỏ hơn font chữ trong bảng tính.
Tiêu đề bảng tính biểu hiện nội dung chính của bảng tính.Định dạng font chữ lớn
in đậm, canh giữa của bảng tính.


KHOA KINH TẾ
Page 32
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

Dưới dòng tiêu đề là “Ngày tháng năm”
+ Phần nội dung bảng tính:
Tùy theo mẫu biểu kế toán, kích cỡ, nhiều dòng, nhiều cột:
Nhập đầy đủ các dữ liệu cố định như: tên, chỉ tiêu, nội dung từng cột….
Lập công thức đơn giản hơn và có tham chiếu các địa chỉ trong bảng tính đang làm.
Hoàn thiện các công thức phức tạp có tham chiếu ở bảng tính khác.
+ Phần cuối bảng tính: là chữ ký của người lập bảng, kế toán trưởng, thủ trưởng
hay giám đốc
Ví dụ:

Đơn vị: ___________ Mẫu số 05 - LĐTL
Bộ phận:___________ hành theo QĐ số
Ban 1141 –
TC/QĐ/CD9KT Ngày 01-11-1995
Của bộ tài chính
BẢNG THANH TOÁN TIỀN THƯỞNG
Tháng Năm
STT Họ và tên Bậc Mức thưởng Ghi chú
lương Xếp loại Số tiền Ký nhận
thưởng


Cộng

Ngày tháng năm
Kế toán thanh toán Kế toán trưởng
(Ký,họ tên) (Ký, họ tên)




CHƯƠNG II:

PHÂN TÍCH VÀ TỔ CHỨC CƠ SỞ DỮ LIỆU
I.Phân tích cơ sở dữ liệu
1. Khái niệm:Là quá trình mổ xẻ thông tin của hệ thống chuẩn bị thiết lập nhằm đánh
giá các yếu tố :
+ Hệ thống có đầu ra gồm những gì?
+ Đầu vào của hệ thống là gì?
+ Các ràng buộc đầu vào?
+ Các ràng buộc đầu ra?
+ Những chức năng nào sẽ được thực hiện trong hệ thống đó để tiếp nhận đầu vào
và đầu ra.
2. Thực hiện phân tích cơ sở dữ liệu:
- Tạo ra một nhóm các bảng biểu để nhập dữ liệu các phát sinh kế toán. Một
nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán phản ánh phải hội đủ các thông tin sau:
Ngày Số CT Nội Tài Tài Số tiền Chi tiết Chi tiết



KHOA KINH TẾ
Page 33
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

lập CT dung khoản khoản TK Nợ TK Có
Nợ Có


Cộng

- Xây dựng hệ thống danh mục ràng buộc: danh mục tài khoản, danh mục khách
hàng, danh mục nhân viên, danh mục nhà cung cấp, danh mục kho, danh mục hàng hóa,
danh mục hoạt động kinh doanh.
- Đặt tên cho vùng dữ liệu để thuận tiện cho việc khai thác dữ liệu sau này .
Ví dụ :Chúng ta cần biết tổng phát sinh nợ của tài khoản 331 là bao nhiêu, dùng hàm
sumif để tính . Khi dùng hàm sumif thì vùng điều kiện phải là cột TK Nợ. Thay vì đánh
khối cột TK Nợ chúng ta đặt tên cho cột TK Nợ là TKNO. Sau đó trong hàm sumif chỉ cần
đánh = sumif( TKNO, ….,……)
-Tạo các báo cáo tài chính trên cơ sở các dữ liệu nhập vào:
+ Giải pháp ngôn ngữ, hàm, hay chức năng nào sẽ hỗ trợ.
+ Các báo cáo sản sinh ra bao gồm những dữ liệu nhập vào là gì, các chức năng hay hàm
thao tác thế nào trên CSDL để thiết lập báo cáo.
II.Thiết lập cơ sở dữ liệu
1. Bảng liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh: Bảng này đựơc đặt ở sheet đầu
tiên có tên \PSTH /.Tạo bảng này khoản 300 hàng ( tuỳ vào lượng phát sinh) có chèn thêm
hàng . Hàng cuối cùng lấp dãy ký tự “END” để nhận diện kết thúc bảng.
- Các số liệu trên sổ chi tiết, sổ tổng hợp, công nợ, báo cáo tài chính liên quan đến
truy suất từ bảng PSTH này. Vì vậy nếu cắt hay di chuyển các ô trên bảng này, sẽ ảnh
hưởng các sheet khác.
-Để bảo vệ sheet PSTH chúng ta cần khoá lại bằng phương thức Protect sheet
Bảng phát sinh tổng hợp :
- Bảng phát sinh tổng hợp bao gồm chín cột . Kéo dài trên 300 hàng tùy thuộc vào
phát sinh nghiệp vụ trong tháng của doanh nghiệp.Cột một ghi “Ngày chứng từ”, cột hai
ghi “Số chứng từ”, cột ba ghi “Nội dung hay diễn giải”, cột bốn ghi Tài khoản Nợ”, cột
năm ghi “Tài khoản Có”, cột sáu ghi “Số tiền”, cột bảy ghi “Mã khách hàng Nợ”, Cột tám
ghi “Mã khách hàng Có”, cột ghi “Ghi chú”.
- Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày được ghi lên bảng phát sinh
tổng hợp. Số liệu của bảng này sẽ được truy xuất sang các sổ kế toán và báo cáo kế toán.

BẢNG PHÁT SINH TỔNG HỢP

A B C D E F G H I
Ngày Số CT Nội TK Nợ TK Có Số tiền Mã KH Mã KH Ghi chú
CT dung Nợ Có
….
…..
…..


Tổng
cộng

2. Các bảng danh mục:
a. Danh mục tài khoản: Danh mục tài khoản gồm 2 cột chính:


KHOA KINH TẾ
Page 34
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

Mã TK và Tên TK. Ngoài ra, những cột khác hỗ trợ cho quá trình xác định một tài khoản
thuộc loại nào:
DANH MỤC TÀI KHOẢN

Mã Tên TK Bút Có Khách Nhân Đơn Vật tư Hoạt K ết
TK toán đối hàng viên vị HH động quả
tượn ,SP
g
111 Tiền mặt
1111 Tiền Việt x
Nam
1112 Tiền ngoại tệ x
1113 Vàng bạc, x
kim quý, đá
quý
112 Tiền gửi
ngân hàng
1121 Tiền Việt x x x
Nam
1122 Tiền ngoại tệ x x x

- Bút toán : Nếu cột này đánh dấu X thì TK được dùng để hạch toán. Giả sử có TK 511
nhưng để hạch toán từng hoạt động kinh doanh riêng biệt nên kê khai tài khoản cấp 2:
5111, 5112 và TK 511 không được đánh dấu X chỉ đánh dấu X ở TK 5111,51112 nên khi
hạch toán chỉ hạch toán TK 5111, 5112.
- Có đối tượng: Nếu cột này cần chi tiết , chúng ta đánh dấu X. Khi cột này không đánh
X thì không kê khai đối tượng cho tài khoản đó. Nếu đã có đối tượng, thì phải đánh dấu
đối tượng đó là đối tượng gì: theo khách hàng, theo đơn vị, theo hoạt động…
- Khách hàng: Nếu cột này đánh dấu X thì phải kê khai chi tiết. Chi tiết được tra cứu
trong danh mục khách hàng.
- Nhân viên: Nếu cột này đánh dấu X thì phải kê khai chi tiết. Chi tiết được tra cứu
trong danh mục nhân viên.
- Đơn vị: Nếu cột này đánh dấu X thì phải kê khai chi tiết. Chi tiết được tra cứu trong
danh mục các đơn vị của công ty như phân xưởng 1, phòng nhân sự, phòng thương mại…
- VT, HH, SP: Nếu cột này đánh dấu X thì phải kê khai chi tiết. Chi tiết được tra cứu
trong danh mục Vật tư, sản phẩm, hàng hóa.
- Hoạt động: Nếu cột này đánh dấu X thì phải kê khai chi tiết. Chi tiết được tra cứu
trong danh mục hoạt động như hoạt động kinh doanh, hoạt động chia cổ tức, hoạt động
vay.
- Kết quả: Khi đánh dấu cột này, kế toán phải kê khai thuộc kết quả hoạt động nào.
b. Danh mục khách hàng: (DM- KHACHHANG): Gồm 2 cột: Mã khách hàng, Tên khách
hàng, có thêm các cột khác như địa chỉ, mã số thuế…

DANH MỤC KHÁCH HÀNG

Mã KH Tên KH Địa chỉ Mã Số Thuế Điện thoại
CTYA Công ty kim
khí điện máy
CTYB Công ty Bách
hóa tổng hợp


KHOA KINH TẾ
Page 35
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

CTYC Công ty Vật tư
phụ tùng
CTYD Công ty Xuất
nhập khẩu
ACB Ngân hàng Á
Châu
VCB Ngân hàng
Vietcombank
….
….

c. Danh mục nhân viên: (DM_ NHANVIEN) có 5 cột: Cột một ghi “Mã nhân viên”, cột hai
ghi “họ tên nhân viên”, cột ba ghi “bộ phận công tác” cột năm ghi “ chức vụ”, cột sáu ghi
“thời gian công tác”.

DANH MỤC NHÂN VIÊN

Mã nhân viên Tên nhân viên Bộ phận Chức vụ Thời gian công
tác
NV001 Nguyễn Văn VPCT Kế toán
Minh
NV002 Phạm Minh PX1 Quản lý
Hưng
NV003 Hoàng Khánh PX2 Quản lý
Ngọc
NV004 Phạm Văn VPCT Nhân viên
Tiến


d. Danh mục đơn vị: Liệt kê các đơn vị trong công ty: Bao gồm mã
đơn vị và tên đơn vị.

DANH MỤC CÁC ĐƠN VỊ TRONG CÔNG TY

Mã đơn vị Tên đơn vị
HC Hành chính quản trị
TCKT Tài chính kế toán
TM Thương mại
PX1 Phân xưởng 1
KHO1 Kho số 1
VPCT Văn phòng công ty
CH1 Cửa hàng 1

e. Danh mục hoạt động: Bao gồm 2 cột: Cột một ghi “mã hoạt
động”, cột hai ghi “ tên hoạt động”.

DANH MỤC HOẠT ĐỘNG

Mã Tên hoạt động



KHOA KINH TẾ
Page 36
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

KD Hoạt động kinh doanh chính
TS Thu,chi liên quan TSCĐ đầu tư dài hạn
VAY Vay
GOPVON Góp vốn đầu tư vào đơn vị khác.
LAI Vố chủ sở hữu
VON Lãi vay,lãi cho vay
COTUC Cổ tức hay lợi nhuận được chia
THUE Thuê tài chính

f. Danh mục vật tư, hàng hóa, sản phẩm: Được xây dựng bởi 3 cột:
Cột một ghi “Mã vật tư”, cột hai ghi “tên vật tư- hàng hóa- sản phẩm”, cột ba ghi “đơn vị
tính”.

DANH MỤC VẬT TƯ - HÀNG HÓA – SẢN PHẨM

Mã Tên vật tư – hàng hóa – sản Đơn vị tính
phẩm
NVLA Nguyên vật liệu chính
NVLA1 Nguyên vật liệu phụ
NLA Nhiên liệu
SPA Sản phẩm A
HH1 Hàng hóa 1

g. Danh mục theo dõi kết quả: Bao gồm 2 cột cho biết những đối
tượng nào thuộc diện phải tính toán đến kết quả.Cột một thể hiện mã kết quả, cột hai
thể hiện tên kết quả.
DANH MỤC THEO DÕI KẾT QUẢ

Mã Tên đơn vị
HH1 Hàng hóa 1
SPA Sản phẩm A
TC Hoạt dộng tài chính
KHAC Hoạt động khác

3. Bảng số dư đầu kỳ: Bao gồm 5 cột. Kéo dài 100 hàng và kết thúc bởi các ký
tự END. Cột 1 có tiêu đề “ Tài khoản”, cột 2 có tiêu đề “chi tiết”, cột 3 có tiêu đề “Dư
nợ”, cột 4 có tiêu đề “ dư có”, cột 5 có tiêu đề “TK chi tiết”. Cột này được tạo ra bởi phép
nối giữa cột TK và Chi tiết.
Dữ liệu cột này được lấy từ bảng cân đối phát sinh chi tiết cuối kỳ trước.

SỐ DƯ ĐẦU KỲ

Tài khoản Chi tiết Dư Nợ Dư Có TK chi tiết
111 1111 500.000 111111
112 ACB 100.000 112ACB
141 NV001 1.200 141NV001
142 PX1 1.500 142PX1
152 NVLA 5.000 152NVLA
211 PX1 30.000 211PX1



KHOA KINH TẾ
Page 37
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

411 1.010.000 411



Khi thiết lập bảng cân đối chi tiết cuối kỳ làm nền tảng cho nhũng số dư các kỳ
sau này. Bảng cân đối chi tiết thể hiện số dư có đối tượng của những tài khoản dùng hạch
toán.
Khi xây dựng một bảng số dư, phải tuân thủ yêu cầu là tài khoản số dư được phản
ánh theo tài khoản bút toán và đối tượng có số dư chỉ thiết lập khi tài khoản bút toán có
đối tượng.
Ví dụ: TK 131, chúng ta có tài khoản cấp hạch toán:
1311 Phải thu từ kinh doanh nhớt
1312 Phải thu từ kinh doanh xăng
II. Lưu trữ dữ liệu: Mỗi một kỳ, chúng ta tạo một book để thực hiện toàn bộ tổ chức
dữ liệu. Đến kỳ sau , chúng ta thiết lập bảng số dư chuyển kỳ sau.Và kỳ sau được lập trên
một book khác.
Ngoài những tổ chức trên, chúng ta thiết lập thêm một số các báo cáo kế toán chi tiết phục
vụ công tác kế toán bao gồm : Bảng phân bổ, bảng lương, bảng tính khấu hao TSCĐ,
bảng tính giá thành, sổ cái, sổ chi tiết, báo cáo tài chính.
III. Nguyên tắc vận hành hệ thống:
Hệ thống mà chúng ta thiết lập có nhiều sheet nhưng nằm trong hai cụm chính:
- Các sổ kế toán chi tiết: Bao gồm các sổ tiền gửi ngân hàng, sổ quỹ tiền mặt,
thống kê xuất nhập tồn, hàng hóa, vật tư, công cụ dụng cụ, phân bổ khấu hao, phân bổ tiền
lương, bảng phân bổ giá thành, báo cáo doanh thu …..
- Kế toán tổng hợp: Bao gồm bảng PSTH( giống sổ nhật ký chung), bảng cân đối
tài khoản, bảng cân đối kế toán, sổ chi tiết tài khoản, sổ cái, báo cáo kết quả kinh doanh, lưu
chuyển tiền tệ….
Nguyên tắc chung khi vận hành hệ thống: Căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh ngày
hằng để ghi lên bảng PSTH. Số liệu ở bảng phát sinh tổng hợp sẽ cung cấp để thiết lập các sổ
cái, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả….




CHƯƠNG III:
ỨNG DỤNG MISCROSOFT EXCEL TỰ ĐỘNG HOÁ CẬP NHẬT SỔ SÁCH,
BÁO CÁO KẾ TOÁN


I. Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng:
a. Báo cáo tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
Hằng ngày, kế toán theo dõi tình hình tiền mặt tiền gửi căn cứ vào phiếu thu, phiếu
chi. Căn cứ vào các chứng từ ngân hàng như ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, sổ phụ ngân
hàng… để phản ứng lên bảng phát sinh tổng hợp( PSTH).

A B C D E F G H I
1 Bảng phát sinh tổng hợp


KHOA KINH TẾ
Page 38
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC


2 Số CT Ngày Nội TK TK Số Tiền Chi tiết Chi Ghi
dung Nợ Có TK N tiết chú
TK C
3 PT001 02/01/09 Thu 111 131 10.000.00 KH001
tiền 0
bán
hàng
4 UNC01 02/01/09 Thanh 331 112 20.000.00 NCC001
toán 0
tiền
hàng

200
201

- Trường hợp các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt phát sinh với số lượng lớn
trong ngày, kế toán căn cứ các phiếu thu, chi và lập bảng tổng hợp chứng từ gốc .
Bảng chứng từ gốc được phân chia thành hai loại : Các nghiệp vụ ghi “Có TK
111,112” và ghi nợ TK liên quan và các nghiệp vụ ghi “Nợ TK 111,112” và ghi có tài
khoản liên quan bảng tổng hợp chứng từ gốc lên chứng từ ghi sổ.
- Bảng tổng hợp chứng từ gốc liên quan đến TK 111 được lập trong trường hợp số
lượng phát sinh tiền mặt lớn. Cơ sở dữ liệu(CSDL) PSTH không đảm nhận nổi nên
phản ánh toàn bộ phát sinh tiền mặt lên đó.
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Ghi có TK 111,112, ghi nợ TK liên quan

Chứng từ Nội dung Tài khoản đối ứng
141 3331 152 …


CỘNG
Ghi nợ TK 111, 112, ghi có TK liên quan

Chứng từ Nội dung Tài khoản đối ứng
511 141 112 …



CỘNG
Thông thường cuối ngày kế toán tiền mặt, tiền gửi căn cứ các số phát sinh trong
ngày để đối chiếu với thủ quỹ. So sánh các phát sinh nợ và có của sổ kế toán với sổ
quỹ.
Nếu kế toán lập bảng tổng hợp chứng từ gốc để lên chứng từ ghi sổ thì kế toán sẽ
lấy bảng tổng hợp chứng từ gốc ghi nợ 111,112 và ghi có 111,112 để đối chiếu.
Nếu các nghiệp vụ phát sinh trong ngày kế toán căn cứ phiếu thu phiếu chi để
phản ánh lên bảng PSTH thì kế toán tách lọc số liệu trên bảng PSTH thành báo cáo
tiền mặt, tiền gửi trong ngày để đối chiếu.




KHOA KINH TẾ
Page 39
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

A B C D
1 BÁO CÁO TIỀN MẶT, TIỀN GỬI NGÂN HÀNG

2 Tài khoản tiền mặt,tiền gửi: 111, 112

3 Ngày 02/01/2009

4 Số CT Nội dung PS Nợ PS Có
5 Số dư đầu ngày C5
6 A6 B6 C6 D6
7
8

204 END END END
205 Cộng phát sinh C205
206 Số dư cuối ngày C206

Số dư đầu ngày được tính theo công thức sau:
Số dư đầu ngày = số dư cuối ngày trước đó mang sang hoặc
= số dư ĐK + PS Nợ 111- PS Có 111 trước ngày theo dõi.
Báo cáo này được truy suất đầy đủ 200 dòng của bảng PSTH ,Từ dòng số 4 đến
dòng 203 các công thức được lập như sau:
- Tại ô : A6 = PSTH !A3 Hoặc = index(PSTH, row()-4,1)
- Tại ô: B6 = if(or(and($C$2= PSTH!B3,PSTH!D3=111),and(($C$2= PSTH!B3,
PSTH!E3=111)),PSTH!C3,””) Hoặc
=if(or(and($C$3=index(PSTH,row()-4,2),index(PSTH,row()-
4,4)=$C$2),and(C$3=index(PSTH,row()-4,2),index(PSTH,row()-4,5)=$C$2)),
index(PSTH,row()-4,3),””).
- Tại ô C6 = if(or(and($C$2= PSTH!B3, PSTH!D3=111),and(($C$2= PSTH!B3,
PSTH!E3=111)),if(PSTH!D3=111,PSTH!F3,0),0)
Hoặc = if(or(and($C$3=index(PSTH,row()-4,2),index(PSTH,row()-
4,4)=$C$2),and(C$3=index(PSTH,row()-4,2),index(PSTH,row()-4,5)=$C$2)),
index(PSTH,row()-4,4)=$C$2,index(PSTH,row()-4,6),0),0).
- Tại ô D6: if(or(and($C$2= PSTH!B3, PSTH!D3=111),and(($C$2= PSTH!B3,
PSTH!E3=111)),if(PSTH!E3=111,PSTH!F3,0),0)
Hoặc = if(or(and($C$3=index(PSTH,row()-4,2),index(PSTH,row()-
4,4)=$C$2),and(C$3=index(PSTH,row()-4,2),index(PSTH,row()-4,5)=$C$2)),
if(index(PSTH,row()-4,5)=$C$2,index(PSTH,row()-4,6),0),0).
- Tại ô C205:= subtotal(9,C5:C203)
- Tại ô C205 = subtotal(9,D5:C203)
- Tại ô 206 = C4+C205-D206
Đánh dấu khối từ A 3 đến D3, chọn Autofilter. Chọn custom tại nội dung chọn
nonblank. Chúng ta sẽ có báo cáo tiền mặt trong ngày.
Để theo dõi tình hình tiền mặt trong ngày bất kỳ chỉ cần gõ vào ô C3, sau đó chọn
lại custom tại nội dung chọn nonblank. Chúng ta sẽ có báo cáo tiền mặt trong ngày đó.
b. Báo cáo tổng hợp tài khoản.
Dùng chức năng Advanced filter
A B C D E
1 BÁO CÁO TỔNG HỢP TÀI KHOẢN



KHOA KINH TẾ
Page 40
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

2 TK Nợ
3 111
4
5 Số CT Ngày Nội dung TK Có Số tiền




A B C D E
11 BÁO CÁO TỔNG HỢP TÀI KHOẢN
12 TK Có
13 111
15 Số CT Ngày Nội dung TK Nợ Số tiền


Thực hiện Advanced filter như sau:
Chọn Data\filter\advanced filter, chọn copy to anther location
List range: PSTH( vùng khối của bảng phát sinh tổng hợp)
Criteria range: B2:B3
Copy to: A5: E5
Sổ chi tiết theo dõi ngoại tệ: Trong hệ thống theo dõi ngọai tệ có hai phương pháp tệ:
Phương pháp theo dõi ngoại hạch toán tỷ giá thực tế, phương pháp hạch toán tỷ giá hạch
toán.
Phương pháp hạch toán tỷ giá hạch toán: Áp dụng tỷ giá cuối ngày 31/12 năm
trước.
Phương pháp hạch toán tỷ giá thực tế: Phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh
liên quan ngoại tệ sử dụng tỷ giá phát sinh ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ .
BẢNG NHẬP XUẤT NGOẠI TỆ

Ngày Nhập ngoại tệ Xuất ngoại tệ
SL Tỷ giá VND SL Tỷ giá VND
02/01/09 1.000 17.000 17.000.00
0
04/01/09 50 17.000 8.500.000




BẢNG THỐNG KÊ NHẬP NHẬP XUẤT TỒN NGOẠI TỆ

A B C D E F G H I J K L M
Ngày Tồn ĐK Nhập TK Xuất TK Tồn cuối kỳ
SL Tỷ VND SL Tỷ VND SL Tỷ VND SL Tỷ VND
giá giá giá giá



KHOA KINH TẾ
Page 41
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
H5 I5 K5 L5 M5




Công thức tính ô
I5 = Round(If(H5=0,0,(sum(,$D$4:D4)+sum(,$G$4:G4)-sum($J$4))/(sum($B$4:B4)+
sum($E$$:E4)-sum($H$4:H4))),0)
K5 = IF(AND(H5=0,E5=0),0,sum($B$4:B5)+sum(($E$$:E5)+sum($H$4:H5))
L5 = IF(K5>0,M5/K5,0)
M5= IF(and(H5=0,E5=0),0,sum($D$4:D5)+sum($G$4:G5)-sum($J$4:J5))

II. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN ỨNG TRƯỚC
Tạm ứng:141

A B C D E F G H
BẢNG CÂN ĐỐI CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tk 141 Tạm ứng

Tài Chi tiết D ư đầ u Phát sinh Dư có
khoản kỳ trong kỳ cối kỳ
141
142


Chi tiết từng nhân viên tạm ứng
BẢNG CHI TIẾT TẠM ỨNG
Mã KH : A001( A1)
Tên KH: = vlookup…

A B C D E F G H I J K L M N
1 Stt Ngày CT Mã Diễn ĐK PS TT CK Sti
giải ề
n
2 Nợ Có
3
4 B3 C3 D3 E3 F3 G3 H3 I3 J3 K3 L3 M3 N3
5
6

Công thức :
B3 = if(C3=0,””,$A4:$A$4)+1)
C3 = if(or($E3=$A$1,$F3=$A$1),B2(PSTH),0)
D3 = if(or($E3=$A$1,$F3=$A$1),A2(PSTH),0)
E3 = PSTHMKHNo
F3 = PSTHMKHCo
G3 = if(or($E3=$A$1,$F3=$A$1),C2(PSTH),0)
H3 = cuối kỳ trước chuyển sang



KHOA KINH TẾ
Page 42
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

I3= if(E3>0,L3,0)
J3 =If(F3>0,L3,0)
L3 = if(or($E3=$A$1,$F3=$A$1),F2(PSTH),0)

III. KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, HÀNG HOÁ
1.Phương pháp kế toán hang tồn kho:
Kê khai thường xuyên: theo dõi liên tục và thường xuyên có hệ thống quá trình nhập xuất
tồn.
Kiểm kê định kỳ: Căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để phản ánh giá trị tồn kho.
2.Tính giá vật liệu:
- Giá thực tế bình quân gia quyền
o Thực tế bình quân gia quyền cuối kỳ

Giá bình quân vật liệu Giá trị vật liệu Giá vật liệu
tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ
=
tồn ĐK và nhập TK Số lượng vật Số lượng vật liệu
liệu tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ
Giá bình quân vật = Số lượng vật liệu x Giá bình quân vật liệu
liệu xuất trong kỳ xuất trong kỳ tồn ĐK và nhập trong kỳ

Bình quân gia quyền liên hoàn
Giá bình quân tại thời điểm xuất = Giá tồn kho tại thời điểm xuất
Số lượng tồn kho tại thời điểm xuất
- Giá thực tế đích danh
- Giá nhập trước xuất trước
- Giá nhập sau xuất trước.

3.Tổ chức hệ thống theo dõi
Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn vận chuyển nội bộ,hoá đơn
GTGT .
Kế toán lập bảng thống kê xuất nhập tồn nguyên vật liệu , phản ánh các nghiệp
vụ lên bảng này và đồng thời căn cứ các nghiệp vụ phát sinh lập chứng từ ghi sổ phản ánh
lên sổ tổng hợp phát sinh.
Danh mục vật tư, hàng hoá

Mã VT Tên vật tư Đơn vị tính …. ….
VT001 Vật tư A




Bảng tổng hợp phát sinh: Hằng ngày căn cứ hoá đơn, phiếu nhập, phiếu xuất kho
kế toán lên bảng phát sinh tổng hợp.

A B C D E F G H I



KHOA KINH TẾ
Page 43
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

1 Số CT Ngày Nội dung T TK Số Mã KH Mã KH Ghi chú
K Có tiền Nợ Có
N

2 A001 05/01/ Nhập kho mua ngoài 15 331 12.000 A001
09 VT01 2
3 Thuế GTGT 13 331 1.200
3
4 PX02 02/02/ Xuất kho VT01 62 152 10.000 PX1
09 1
5 NQ0022 2/2/9 Bán hàng chưa thu 13 511 10.000 B001
056 tiền 1
6
7
8


Bảng thống kê xuất nhập tồn.

A B C D E F G H I J K L M N O P Q
BẢNG THỐNG KÊ XUẤT NHẬP TỒN
2 Mã Tê Đ Số Ngà Tồn đầu kỳ Nhập trong k Xuất trong Tồn cuối kỳ
VT n V CT y ỳ kỳ
V T
T

3 S D TT S Đ TT S Đ TT S Đ TT
L G L G L G L G
4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
5 B2 C G5 J5 M N O5 P5
3 5 5
.


Đặt tên cột cho các khu vực sau:
Vào insert \name\ define\add\ok
A4: A44 : MAVT E4: E44: SLTDK G4:G44 : TTTDK
H4:H44: SLNTK J4: J44: TTNTK K4: K44: SLXTK
M4:M44: TTXTK
Công thức:
B2 = vlookup(A2,danhmucvatu$A$2:$B$,2,0)
C3 = vlookup(A2,danhmucvatu$A$2:$B$,3,0)
G5 = F5* E5
J5 = I5*H5
M5 = L5*K5
N5 = sumif($A$4:A5,A5,$E$4: E5) + sumif($A$4:A5,A5,$H$4:H5) - sumif($A$4:
A5,A5,$K$4:K5)
P5 = sumif($A$4:A5,A5,$G: G) + sumif($A$4:A5,A5,$J4:J) - sumif($A$4:
A5,A5,$M4:M5)



KHOA KINH TẾ
Page 44
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

O5 = if(N5>0, P5/N5,0)
Bảng tổng hợp xuất nhập tồn nguyên vật liệu: Bảng này được lập để tổng hợp
tình hình nhập xuất tồn của tất cả các loại vật tư, mỗi hàng trên bảng là một loại vật
tư.

BẢNG TỔNG HỢP XUẤT NHÂP TỒN VẬT TƯ

A B C D E F G H I J K L M N
1
2 Mã Tê Tồn đầu kỳ nhập trong ký xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
VT n
VT
3 SL DG TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT
4 1 2 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
5 C5 D5 G5 F5 G5 H5 I5 J5 K5 L5 M5 N5
.

4
4
4
5

Trình tự lập công thức cho các ô:
C5 = sumif(MAVT, A5, SLTDK)
D5 = IF(C5>0,E5/C5,0)
E5 = SUMIF(MAVT,A5, TTTDK)
F5 = SUMIF(MAVT,A5, SLNTK)
G5 = IF(F5>0,H5/F5,0)
H5 = SUMIF(MAVT,A5, TTNTK)
I5 = SUMIF(MAVT,A5, SLXTK)
J5 = IF(I5>0,K5/I5,0)
K5 = SUMIF(MAVT,A5,TTXDK)
L5 = C5+F5-I5
M5 = IF(L5>0,N5/L5,0)
N5 = E5+H5-K5

Bảng chi tiết nhập xuất hàng hoá: Bảng này dùng để kiểm tra chi tiết từng mặt
hàng nhập xuất trong kỳ.



Đơn vị …..
Địa chỉ …..
Báo cáo chi tiết mặt hàng
Mã hàng: VT001 (A1)
Tên hàng :Vlookup(A1,danhmucvattu,2,0)
Đơn vị tính: Vlookup(A1, danhmucvattu,3,0)

1 A B C D E F G H I J K L
2 STT Ngày Số Mã Tồn Nhập Xuất Tồn


KHOA KINH TẾ
Page 45
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

CT đầu trong trong cuối
kỳ kỳ kỳ kỳ
3 SL Giá SL Gía SL Giá SL Giá
trị trị trị trị
4 0 ….
5 A5 B5 C5 D5 E5 F5 G5 H5 I5 J5 K5 L5


6
7

Ngày tháng năm
Lập biểu Kế toán trưởng

A5 = if(B5=0,””,max($A4:$A$4),+1)
B5 = if($D5=$A$1,psth! B2,0)
C5= if($D5=$A$1,psth! A2,0)
D5= PSTH( Mã)
E5 = vlookup(…..) dùng hàm vlookup()để lấy số tồn cuối kỳ trước chuyển sang đầu
kỳ của kỳ này.
G5 = if($D5=$A$1,psth! D2,0)
H5 = if($D5=$A$1,psth! G2,0)
K5 = E5 + G5 -I5

IV. KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG
1.Nhiệm vụ cơ bản của kế toán tiền lương
- Định kỳ kế toán căn cứ bảng chấm công, tính lương, đồng thời trích các khoản
theo lương gồm:
- BHXH: 20% tổng quỹ lương, 5% trừ lương, 15 % phân bổ chi phí
- BHYT: 3% tổng quỹ lương, 1% trừ lương, 2% phân bổ chi phí
- KPCĐ: 2 % tổng quỹ lương, phân bổ chi phí.
- BHTN : 2% tổng quỹ lương, 1% trừ lương, 1%phân bổ chi phí
- Căn cứ tiền lương phải trả CNV kế toán bút toán tiền lương phải trả như sau:
Lương CN trực tiếp sản xuất: 622
Lương quản lý phân xưởng: 627
Lương bán hàng: 641
Lương quản lý DN: 642
Định khoản tổng hợp nghiệp vụ kế toán tiền lương
Khi phát lương kế toán ghi
Nợ TK 334 Phải trả CNV
Có TK 111
Cuối tháng căn cứ tiền lương phải trả kế toán ghi
Nợ TK 622,627,641,642
Có TK 334
Cấn trừ các khoản phải đóng và nộp thuế:
Nợ TK 334
Có TK 111
Có TK 3383 : 6% * Gsum
Có TK 3384 : 1% *Gsum
Có TK 141 Thu hồi tạm ứng


KHOA KINH TẾ
Page 46
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

Có TK 138 bồi thường
Có 3338 Thuế thu nhập CN
Các khoản trích nộp đưa vào chi phí
Nợ TK 622,627, 641, 642
Có TK 3382 : 2%*Gsum Kinh phí công đoàn
Có TK 3383 : 16% * Gsum BHXH
Có TK 3384: 2%
2. Tổ chức hệ thống theo dõi
- Căn cứ hồ sơ nhân viên, bảng chấm công, bảng lương, bảng thưởng . Kế toán thiết
lập công thức
- Bảng hồ sơ nhân viên
Mã NV Tên NV Bộ phận Chức vụ Ngày Vào Mức lương
KT001 Phạm Hồng Kế toán KT trưởng 02/01/2007 7.000.000
Nhung
QL002 Nguyễn Nhân sự Trưởng 05/06/04 8.000.000
Thiện Hưng phòng
- Bảng chấm công
Mã nv Tên Bộ Chức Ngày trong tháng
NV phận vụ
… TC 1 2 3 4 … 30 31
KT00 B2 C2 D2 26 1 1 …. 1 1 1 1
1



Công thức:
B2 = vlookup(A2, banghosonv$A$3:$B$3,2,0)
C2 = vlookup(A2,banghosonv$A$3:$C$3,3,0)
D2 = vlookup(A2,banghosonv$A$2:$D$4,4,0)

- BẢNG LƯƠNG CÔNG NHÂN VIÊN
- Phòng ban …………… tháng………….. năm

Mã nv Tên Bộ Chứ Mức Tr Tổng Trừ BHYT BHTT Thu thuế Tạm Thực Ghi
phậ c vụ lươn ợ Lương BHXH nhập ứng lãnh chú
n g cấ chịu
p thuế
A B C D E F G H I J K L M N O
PX001 . . . . .. . . . . . . . . .

KT001 . . . . . . . . . . . . . .


B2 C2 D2 E2 G5 H5 I5 J5 K5 L5 N5
Cộng Gsum Hsum Isum Jsum Jsum Lsum Msum Nsum


Đơn vị: Phòng ban, bộ phận, phân xưởng sản xuất
Mức lương: Lương thời gian, lương sản phẩm
Trợ cấp: Phụ cấp thêm làm việc ngoài giờ hay phụ cấp khác.
Tổng lương: Lương + trợ cấp
Trừ BHXH: Tổng lương * 5%
Trừ HBYT, BHTT: Tổng lương * 2 %
Trừ Thuế TNCN: Theo quy định.Thuế TNCN được tính sau khi trừ BHYT, BHXH, BHTT,



KHOA KINH TẾ
Page 47
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

Trừ tạm ứng: Các khoản tạm ứng chưa thanh toán
Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – BHXH, BHYT, BHTT
Thực lãnh: Tổng lương – BHXH-BHYT- BHTT-Thuế TNCN- Tạm ứng
Công thức:
B2 = vlookup(A2,banghosonv$A$3:$B$3,2,0)
C2 = vlookup(A2,banghosonv$A$3:$C$3,3,0)
D2 = vlookup(A2,banghosonv$A$2:$D$4,4,0)
E2 = vlookup(A2,banghosonv$A$2:$F$4,6,0)
G5 = E5 + F5
H5 = G5*5%
I5 = G5* 1%
I5 =G5* 1%
L5 = Tính thuế thu nhập. Dùng hàm if để tính thuế thu nhập.
V. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
1. Nhiệm vụ:Theo dõi tình hình tăng giảm khấu hao tài sản cố định trong công ty.
Căn cứ vào sự biến động của TSCĐ để hạch toán. Theo dõi tính,phân bổ khấu hao
2. Các nghiệp vụ
Tăng TSCĐ
Nợ TK 211
Có TK 111,112, 141, 331, 341
Giảm TSCĐ
Nợ TK 214
Nợ TK 811
Có TK 211
Nếu TSCĐ được bán
N ợ TK 111, 112, 131
C ó TK 711
Hao m òn TSC Đ
N ợ TK 627, 641, 642
N ợ TK 241 TSC Đ dùng trong XDCB
N ợ TK 811 D ùng cho thu ê
C ó TK 214
3. Tổ chức hệ thống theo dõi
a. Đối với DN tập hợp số khấu hao không phân bổ theo các đối
tượng

A B C D E F
1 BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ
2 Tháng C2 Năm E2
3
4 STT Ngày mua Tên TSCĐ Thời Nguyên giá Giá trị
gian KH hao mòn
5 1 2 3 4 5 6
6
7 A7 B7 C7 D7 E7 F7
9
N Cộng




KHOA KINH TẾ
Page 48
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

Số khấu hao chỉ tính trong phạm vi thời gian cho phép khấu hao. Khấu hao tháng kế
tiếp sau tháng mua TSCĐ , khấu hao đến cuối tháng TSCĐ có phát sinh giảm, nếu tháng
khấu hao và năm khấu hao vượt quá thời gian sử dung thì không khấu hao nữa.
Công thức tính giá trị hao mòn
F7 = if($E$2>year(B7)+D7,0,if($E$20)*($N3=$A$1),$N3, “”)
N3 = if($E3=0,$F3,$E3)
VIII. LẬP SỔ SÁCH VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH
a. Sổ nhật ký chung: Là sổ kế toán căn bản sung ghi chép nghiệp vụ phát sinh
theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tìa khoản của các nghiệp vụ đó.Căn cứ các
nghiệp vụ phát sinh để ghi sổ cái

SỔ NHẬT KÝ CHUNG
THÁNG 01/2009

A B C D E F G H I J
1 Ngày Số Tên KH Diễ TKN TK Số Số Mã Địa chỉ Ghi
CT n ợ Có tiền lượn chú
giải g
2 1/1/09 A001 Vlooku Thu 111 13 12.00 HN Vlooku
p tiền 1 0 p
bán
hang
3
4
5
6 Cộng

b. Sổ cái tài khoản tổng hợp: Là sổ kế toán tổng hợp dung để tập hợp và hệ
thống hoá các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản tổng hợp. Số liệu của sổ cái cuối
tháng dùng để ghi vào bảng cân đối tài khoản và từ đó ghi vào bảng cân đối kế toán, các
báo cáo khác.
SỔ CÁI
Tên tài khoản
Số hiệu tài khoản: vlookup….

A C D E F
1 Chứng Diễn giải Tài Số phát sinh
từ khoản
Đư
2 Ngày Số CT Nợ Có
3 Số dư đầu kỳ
4 A4 B4 C4 D4 E4 F4
5
6
7 Cộng phát sinh
Số dư cuối kỳ
Số dư đầu kỳ : Lấy số dư từ bảng số dư
A4 = offset(nkc!B$2, $G2,0) Ngày
B4= offset(nkc!C$2, $G2,0) Chứng từ
C4 = offset(nkc!E$2, $G2,0) Diễn giải
D4 = if(E4+F4=0,””, if(E4=0,H2,I2) Đối ứng



KHOA KINH TẾ
Page 55
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

E4 = if($A$1= K2,J2,0)
F4 = if($A$1= L2,J2,0)

Khu vực xử lý
Nhập mã Tài khoản
TK : 156 ( gõ tài khoản) (A1)

1 G H I J K L
STT TKN 2 TKC 2 Số tiền TK N(1) TK C(1)
2 0 H2 I2 J2 K2 L2
3 G3
4
5
6
G3 = G2+1
H2= offset(nkc!F$2,$G2,0)
I2 = offset(nkc!G$2,$G2,0)
J2 =offset(nkc!H$2,$G2,0)
K2 = left(H2,3)+0
L2= left(I2,3)+0
c. BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN: Hay còn gọi bảng cân đối số phát sinh.
1 A B C D E F G H
2 Số Tên Đầu Phát Cuối
hiệu TK kỳ sinh kỳ
TK
3 Nợ Có Nợ Có Nợ Có
4 111
5 112 B5 C5 D5 E5 F5 G5 H5
131
141


B5 = vlookup……
C5 = Dùng hàm sumif lấy số dư từ bảng số dư đầu kỳ.
D5 =…….
E5 = Sumif(socai!$K$2:$K$6,A4,Socai!$E$4: $E$6)
F5 = Sumif(socai!$K$2:$K$6,A4,Socai!$E$4: $E$6)
H5 = IF(D5+F5-C5-E5>0,D5+F5-C5-E5,0) Hoặc = max(D5+F5-C5-E5,0)
G5 =if(C5+E5-D5-F5>0,C5+E5-D5-F5,0) Hoặc = Max(C5+E5-D5-F5,0)
d. BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
1. Lập bảng cân đối kế toán :
- Vào sheet mới đặt tên “BCDKT”. Tạo cấu trúc bảng theo mẫu quy định của chế
độ báo cáo tài chính.
2. Bảng cân đối bao gồm hai phần chính : Tài sản và Nguồn vốn
Số dư đầu kỳ lấy số dư của báo cáo năm trước.
Số dư cuối kỳ lấy từ bảng cân đối phát sinh tài khoản.




KHOA KINH TẾ
Page 56
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC


BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN


Tên Chỉ Tiêu SỐ TM Số cuối kỳ Số đầu kỳ
TÀI SẢN [2] [1]
A/ Tài Sản Lưu Động Và 1
Đầu Tư Ngắn Hạn 100 =110+120+130+140+150
I- Tiền 110 = 3+4+5 2
- Tiền mặt tồn qũi (gồm cả
ngân phiếu) 111 v.01 3
- Tiền gửI ngân hàng 112 4
- Tiền đang chuyển 113 5
II- Đầu tư tài chínhngắn hạn 120 v.02 =7+8+9 6
- Đầu tư chứng khoán ngắn
hạn 121 11 7
- Đầu tư ngắn hạn khác 128 8
- Dự phòng giảm giá đầu tư
ngắn hạn 129 9
III- Các khoản phải thu 130 =11+12+13+14+14+15+16 10
- Phải thu khách hàng 131 11
- Trả trước cho khách hàng 132 12
- Phải thu nội bộ ngắn hạn 133 13
- Phải thu theo tiến độ HĐ
xây dựng 134 14
- Các khoản phải thu khác 135 15
- Dự phòng phải thu khó đòi 139 16
=21+22+23+24+25+26+27
IV- Hàng hoá tồn kho 140 +28 - 20
- Hàng mua đang đi đường 141 21
- Nguyên vật liệu tồn kho 142 22
- Công cụ- dụng cụ trong kho 143 23
- Chi phí SX dở dang 144 24
- Thành phẩm tồn kho 145 25
- Hàng hoá tồn kho 146 V.04 26
- Hàng gửi bán 147 27
- Dự phòng giảm giá hàng
tồn kho 149 28
V-Tài sản ngắn hạn khác 150 =30+31+32+33+34 29
- Chi phí trả trước ngắn hạn 151 30
- Thuế GTGT được khấu trừ 152 31
- Thuế và các khoản khác
phải thu nhà nước 153 V.05 32
- Tài sản ngắn hạn khác 154 33
- Các khoản thế chấp, ký
cược, ký qũi 155 34
B/TÀI SẢN CỐ ĐỊNH &
ĐẦU TƯ DÀI HẠN 200 =210+220+230+240+241 35
I. Các khoản phải thu dài hạn 210 36




KHOA KINH TẾ
Page 57
TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC

- Phải thu dài hạn của khách
hàng 211 37
- Phải thu nội bộ dài hạn 212 v.06 38
- Phải thu dài hạn khác 213 V.07 39
- Dự phòng phải thu dài hạn
khó đòi 219 40
II-tài sản cố định 220 41
1- Tài sản cố định hữu hình 221 V.08 42
- Nguyên giá 222 43
- Giá trị hao mòn lũy kế 223 44
2- Tài sản cố định thuê tài
chính 224 V.09 45
- Nguyên giá 225 46
- Giá trị hao mòn lũy kế 226 47
3- Tài sản cố định vô hình 227 v.10 48
- Nguyên giá 228 49
- Giá trị hao mòn lũy kế 229 50
4- Chi phí xây dựng cơ bản
dỡ dang 230 v.11 51
III. Bất động sản đầu tư 240 v.12 52
- Nguyên giá 241 53
- Giá trị hao mòn luỹ kế 242 54
IV.Các khoản đầu tư tài
chính dài hạn 250 55
- Đầu tư chứng khoán dài
hạn 251 56
- Góp vốn liên doanh 252 57
- Các khoản đầu tư dài hạn
khác 225 v.13 58
- Dự phòng giảm giá đầu tư
dài hạn 259 59
V. Tài sản dài hạn khác 260 60
- Chi phí trả trước dài hạn 261 v.14 61
-Tài sản thuế thu nhập hoãn
lại 262 v.21 62
- Tài sản dài hạn khác 268 63
TỔNG CỘNG TÀI SẢN CÓ
(A+B) 270
TÀI SẢN NỢ
A/Nợ phải trả 300 =310+320+330
=64+65+66+67+68+69+
I- Nợ ngắn hạn 310 70+71+72
- Vay ngắn hạn 311 v.15 64
- Phải trả cho người bán 312 65
- Người mua trả trước tiền 313 66
- Thuế và các khoản phải
nộp nhà nước 314 V.16 67
- Phải trả công nhân viên 315 68
- Chi phí phải trả 316 v.17 69




KHOA KINH TẾ
Page 58
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

- Phải trả nội bộ 317 70
- Phải trả theo kế họach 318 71
- Phải trả, phải nộp khác 319 v.18 72
- Dự phòng phải trả ngắn
hạn 320
II- Nợ dài hạn 330 =73+74+75+76+77
- Phải trả dài hạn người bán 331 73
- Phải trả dài hạn nội bộ 332 v.19 74
- Phải trả dài hạn khác 333 75
- Vay dài hạn và nợ dài hạn 334 v.20 76
- Thuế thu nhập hoãn lại
phải trả 335 v.21 77
B/NGUỒN VỐN CHỦ SỠ
HỮU 400 =410+430
=81+82+83+84+85+
I-Nguồn vốn- Qũi 410 v.22 86+87+88+89+90
- Nguồn vốn kinh doanh 411 81
- Thặng dư vốn cổ phần 412 82
- Cổ phiếu ngân quỹ 413 83
- Chênh lệch đánh giá lại tài
sản 414 84
- Chênh lệch tỉ giá 415 85
- Qũi phát đầu tư triển 416 86
- Qũi dự phòng tài chính 417 87
- Quỹ khác thuộc vốn chủ sở
hữu 418 88
- Lãi chưa phân phối năm nay 419 89
- Nguồn vốn đầu tư XDCB 420 90
II- Nguồn kinh phí, qũi khác 430 =91+92+93
- Qũi khen thưởng-phúc lợI 431 91
- Nguồn kinh phí 432 v.23 92
- Nguồn kinh phí đã hình
thành TSCĐ 433 93
TỔNG CỘNG TÀI SẢN NỢ
(A+B) 440
Ngày Tháng Năm 2009
GIÁM ĐỐC




KHOA KINH TẾ
Page 59
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC



CÁC CHỈ TIÊU NGOÀI BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
Số cuối Số đầu
CHỈ TIÊU Thuyết minh năm năm
1. Tài sản thuê ngoài V.24
2. Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công
3. Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gởi, ký cược
4. Nợ khó đòi đã xử lý
5. Ngọai tệ các loại
6. Dự toán chi sự nghiệp, dự án

Ngày 05 tháng 02
năm 2009
Lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc
e. Lập báo cáo kết quả kinh doanh
- Vào sheet mới đặt tên “BCKQKD”. Tạo cấu trúc bảng theo mẫu quy định của chế độ
báo cáo tài chính.
- Số dư đầu kỳ lấy số dư của báo cáo năm trước.
- Số dư cuối kỳ lấy từ bảng cân đối phát sinh tài khoản.


KẾT QỦA HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Phần I : Lãi - Lỗ

Stt CHỈ TIÊU SỐ KỲ NÀY KỲ TRƯỚC Lũy kế
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch
vụ 01
Các khoản giảm trừ (04+05+06+07) 03
* Chiết khấu thương mạI 04
* Giảm giá hàng bán 05
* Hàng bán bị trả lạI 06
* Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế XNK
phảI nộp 07
1- Doanh thu thuần (01-03) 10
2- Giá vốn hàng bán 11
3 Lãi gộp (10-11) 20
4 Doanh thu hoạt động tài chính
21
5- Chi phí hoạt động tài chính 22
- Trong đó : Trả lãi vay 23
6- Chi phí bán hàng 24
7- Chi phí quản lý doanh nghiệp 25
8- LợI nhuận thuần từ hoạt động kinh
doanh
30 = 20 + {(21 - 22) - (24 + 25)} 30
9- Thu nhập khác 31



KHOA KINH TẾ
Page 60
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

10-Chi phí khác 32
11-LợI nhuận khác (40 = 31 - 32) 40
12-Tổng lợI nhuận trước thuế (50 =
30 + 40) 50
13-Thuế thu nhập phải nộp 51
14-LợI nhuận sau thuế (60 = 50 - 51) 60

Kỳ trước: lấy số dư của kỳ trước chuyển sang.
Kỳ này : Lấy số liệu từ bảng cân đối phát sinh.



BÁO CÁO LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ


Năm
Chỉ tiêu Thuyế Năm nay
trước
số t minh
1 2 3 4 5
I./LƯU CHUYỂN TIỀN TỪ HOẠT ĐỘNG KINH
DOANH
1./Tiền thu bán hàng, cung cấp DV và D.thu khác 01
2./Tiền chi trả cho người cung cấp hàng hóa và dịch
vụ 02
3./Tiền chi trả cho người lao động 03
4./Tiền chi trả lãi vay 04
5./Tiền chi nộp thuế Thu nhập doanh nghiệp 05
6./Tiền thu khác từ hoạt động kinh doanh 06
7./Tiền chi khác cho hoạt động kinh doanh 07
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh 20
II./LƯU CHUYỂN TIỀN TỪ HOẠT ĐỘNG ĐẦU

1./Tiền chi mua,xây dựng TSCĐ và các tài sản dài
hạn khác 21
2./Tiền thu từ thanh lý,bán TSCĐ và các tài sản dài
hạn khác 22
3./Tiền chi cho vay, mua các công cụ nợ của đơn vị
khác 23
4./Tiền thu hồi cho vay,bán lại công cụ nợ của đơn
vị khác 24
5./Tiền chi đầu tư góp vốn vào đơn vị khác 25
6./Tiền thu hồi đầu tư góp vốn vào đơn vị khác 26
7./Tiền thu lãi cho vay, cổ tức và lợi nhuận được
chia 27
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động đầu tư 30
III./LƯU CHUYỂN TIỀN TỪ HOẠT ĐỘNG TÀI
CHÍNH
1./Tiền thu từ phát hành cổ phiếu, nhận vốn góp của 31



KHOA KINH TẾ
Page 61
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC

chủ sở hữu
2./Tiền chi trả cho vốn góp, mua lại cổ phiếu của
DN đã phát hành 32
3./Tiền vay ngắn hạn, dài hạn nhận được 33
4./Tiền chi trả nợ gốc vay 34
5./Tiền chi trả nợ thuê tài chính 35
6./Cổ tức, lợi nhuận đã trả cho chủ sở hữu 36
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động tài chính 40
IV./LƯU CHUYỂN TIỀN THUẦN TRONG
KỲ(50=20+30+40) 50
V./Tiền và tương đương tiền đầu kỳ 60
Ảnh hưởng của thay đổi tỷ giá hối đoái quy đổi
ngoại tệ 61
VI./TIỀN VÀ TƯƠNG ĐƯƠNG TIỀN CUỐI KỲ
(70=50+60+61) 70 VII.34
Lập ngày 04 tháng 02 năm 200X
Người lập biểu Kế toán
trưởng Giám đốc

3. CHUYỂN SỔ KẾ TOÁN VÀ BCTC SANG CÁC KỲ TIẾP THEO
a. Chuyển sổ kế toán .
Giả sử số liệu làm xong được đặt tên là K01-08 và được lưu trữ ở thư mục
“N2008”
Tạo thư mục cho năm 2009. Mở file “N2008” và sửa tên file thành “N2009” chọn
save as.
b. Chuyển báo cáo tài chính.
Bảng cân đối kế toán: chỉ copy giá trị cột số dư cuối kỳ dán lên số đầu kỳ năm
sau.
- Chọn cột cuối kỳ vào edit, copy
- Chọn edit, paste special, value.
c. Báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Nhập theo tháng : copy cột kỳ này dán lên cột kỳ trước.
Nhập theo năm: copy cột năm nay dán lên cột năm trước.
d. Làm kế toán cho kỳ mới
Xóa nội dung định khoản trong tập tin “N2008” Delete or edit/clear.
Căn cứ chứng từ tháng một để nhập định khoản của kỳ mới
e. Lập báo cáo tài chính năm.
Copy tất cả các tháng vào một sheet, dùng công thức sumif() và vlookup() để
lập báo cáo.
Chọn “ save as” lưu với tên mới “BC N09”




☼☼☼☼☼☼




KHOA KINH TẾ
Page 62
TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC




KHOA KINH TẾ
Page 63
Đề thi vào lớp 10 môn Toán |  Đáp án đề thi tốt nghiệp |  Đề thi Đại học |  Đề thi thử đại học môn Hóa |  Mẫu đơn xin việc |  Bài tiểu luận mẫu |  Ôn thi cao học 2014 |  Nghiên cứu khoa học |  Lập kế hoạch kinh doanh |  Bảng cân đối kế toán |  Đề thi chứng chỉ Tin học |  Tư tưởng Hồ Chí Minh |  Đề thi chứng chỉ Tiếng anh
Theo dõi chúng tôi
Đồng bộ tài khoản