Giáo trình kế toán Excel (Lý thuyết)

Chia sẻ: Đinh Văn Mậu | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:63

4
2.068
lượt xem
1.375
download

Giáo trình kế toán Excel (Lý thuyết)

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài liệu tham khảo, học tập về Excel dành cho nghành kế toán.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Giáo trình kế toán Excel (Lý thuyết)

  1. TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC PHẦN I LÝ THUYẾT ĐẠI CƯƠNG CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFTEXCEL CHƯƠNG II:QUẢN LÝ WORKBOOK, WORKSHEET CHƯƠNG III: ĐỊNH DẠNG WORKSHEET CHƯƠNG IV: LẬP CÔNG THỨC VÀ HÀM CHƯƠNG V: LÀM VIỆC VỚI CƠ SỞ DỮ LIỆU CHƯƠNG VI: MẢNG VÀ CÔNG THỨC MẢNG KHOA KINH TẾ Page 1
  2. CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ MISCROSOFT EXCEL I. Khởi động Excel - Cách 1: Click vào nut Start trên Taskbar chọn Program chọn Miscrosoft Excel - Cách 2: Double click vào shortcut Excel trên Desktop II. Thoát Execel - Cách 1: Click vào nút close( bên phải cửa sổ Excel) - Cách 2: Vào menu file, chọn exit - Cách 3: Click vào control box, chọn close III. Màn hình giao diện Các thanh công cụ hỗ trợ - Title bar: Chứa tiêu đề cửa sổ hoặc tên tập tin đang mở trong cửa sổ - Menu bar: Liệt kê tên các nhóm lệnh của Excel. - - Toolbar: Chứa các nút , mỗi nút đại diện cho một lệnh cho phép xử lý nhanh. - - Thanh định dạng: là một hàng chứa các biểu tượng chỉnh loại font, in đậm, in nghiêng…. - - Scroll bar: Scroll dọc, và scroll ngang dùng để cuộn màn hình theo chiều dọc hay chiều ngang. - Scroll buttons: Các nút cho phép di chuyển nhanh chóng trên sheet tabs của workbook. - Sheet tabs: Thể hiện các bản tính trong một tập tin cho phép chuyển đổi giữa các sheet. - Status bar: Dùng để giải thích một lệnh được chọn hoặc hướng dẫn , chỉ thị cách thực hiện công việc.
  3. TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC - Formular bar: Vùng cho phép nhập và chỉnh sửa dữ liệu. IV. Workbook, worksheet 1. Tập tin( workbook),bảng tính(worksheet) - Mở một tập tin của Microsoft excel - Các workbook chứa 1 hoặc nhiều bảng tính. - Khi khởi động một Workbook mặc nhiên có tên Book 1 - Một workbook mới mở có 3 sheet, đặt tên sheet1, sheet2, sheet 3, và có thể thêm sheet mới bằng cách bấm chuột phải vào inset , chọn ok 2. Cấu trúc bảng tính - Worksheet là bảng tính nhiều dòng nhiều cột. - Dòng(row) : có 65536 dòng - Cột(column): có 256 cột - Ô(cell): là giao điểm của dòng và cột - Vùng(range): là tập hợp các ô có dạng hình chữ nhật. Địa chỉ vùng được xác định bởi ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải . - Worksheet không chỉ chứa chữ số mà còn hình ảnh, biểu đồ… 3. Các kiểu dữ liệu: Có 4 loại dữ liệu khác nhau có thể xuất hiện trong ô: chữ, số, trị logic, mã lỗi a. Kiểu số:Bao gồm 0-9, +, -, / , %,e . Có thể là số nguyên, thập phân, số mũ o Nếu số quá dài, Excel hiện ###### lấp đầy ô o Số đươcï canh bên phải ô b. Kiểu văn bản, kiểu chữ: - Bao gồm chữ cái , số các ký hiệu có trên bàn phím. Mỗi ô có chứa tới 32.000 ký tự - Nếu độ rộng cột không đủ để thể hiện toàn bộ chuỗi ký tự thì sẽ tràn sang ô kế nếu ô không có dữ liệu, nếu ô có dữ liệu thì sẽ bị cắt bớt. - Text được canh ở bên trái ô c. Các trị logic: Các trị logic True, False. Các trị logic thường được sử dụng trong các công thức điều kiện d. Mã lỗi: Các công thức có thể trả ra kết quả lỗi. VD: # DIV/0! : công thức dẫn tới phép toán chia cho 0 CHƯƠNG II: QUẢN LÝ WORKBOOK- WORKSHEET I. Các thao tác trên tập tin 1. Tập tin (workbook) mới - Vào menu file, chọn new hoặc click vào new trên thanh công cụ, ctrl+N. KHOA KINH TẾ Page 3
  4. TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC 2. Mở workbook đã có trên đĩa - Vào file , chọn open hoặc trên thanh công cụ, Ctrl+O Hộp thoại open xuất hiện - Chọn ổ đĩa, đường dẫn thư mục trong Look in - Chọn tên hoặc gõ tên trong hộp File name - Click chọn open 3. Lưu workbook - Vào menu file chọn Save hoặc nhấn ctrl + S, hoặc click vào trên thanh công cụ - Nếu lần đầu chọn lệnh save thì hộp thoại Save As xuất hiện: + Chọn đường dẫn trong save as + Gõ tên vào hộp file name. + Click vào save KHOA KINH TẾ Page 4
  5. TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC Lưu workbook với tên mới - Vào menu file chọn save as o Chọn đường dẫn trong save in o Gõ tên vào hộp file name o Click vào save 4. Đóng workbook - Vào file chọn close, Ctrl+W, 5. Đóng tất cả các workbook cùng một lúc : Nhấn và giữ shift . Vào menu , chọn close all II. Các thao tác trên vùng: 1. Chọn cột, dòng, vùng - Chọn dòng: Click tại đường biên trái của worksheet - Chọn nhiều dòng: Click tại đường biên trái của worksheet và drag mouse lên hoặc xuống. - Chọn một cột: Click tại đường biên trên của worksheet - Chọn nhiều dòng: Click tại đường biên trên của worksheet và drag mouse sang trái hoặc phải. - Chọn toàn bộ bảng tính: Click vào giao điểm của đường biên trái và đường biên trên của worksheet. - Chọn một vùng: Drag chuột từ ô góc trên bên trái đến ô góc dưới bên phải hay ngược lại - Hoặc nhấn phím shift gõ các mũi tên để chọn vùng - Chọn nhiều vùng: ChoNhấn giữ ctrl và drag chuột trên những vùng khác nhau: 2. Thêm ô, dòng, cột, vùng: Cách 1: - Xác định vị trí cần đó chọn 1 trong các lệnh sau: + Rows: nếu muốn chèn dòng. + Columns: nếu muốn chèn cột. + Cells: nếu muốn chèn ô. Khi đó hộp hội thoại Insert xuất hiện: Shist cells right: thêm các ô, đẩy các ô đã chọn sang phải. Shist cells down: thêm các ô, đẩy các ô đã chọn xuống dưới. Entire row: thêm các hàng, đẩy nhóm hàng chứa các ô đã chọn xuống dưới. Entire colunm: thêm các cột, đẩy nhóm cột chứa các ô đã chọn sang phải. Cách 2: - Chọn vùng ( có thể 1 ô, 1 vùng, 1/ nhiều dòng, 1/ nhiều cột). - Click phải lên vùng đã chọn. Chọn Insert. 3. Xóa ô, cột, dòng - chọn các ô, cột, dòng muốn xóa. - Vào menu Edit, chọn Delete. Hộp hội thoại Delete xuất hiện: KHOA KINH TẾ Page 5
  6. TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC - - Chọn 1 trong các mục sau: Shift cells left: xóa các ô đã chọn, kéo dồn các ô cùng dòng từ bên phải sang. Shift cells up: xóa các ô đã chọn, kéo dồn các ô cùng cột từ bên dưới lên. Entire row: xóa dòng đã chọn, kéo dồn các vòng kế tiếp bên dưới lên. Entire colunm: xóa cột đã chọn, kéo dồn các cột kế tiếp từ bên phải sang. 4. Xóa vùng dữ liệu - Cách 1: chọn vùng muốn xóa dữ liệu, nhấn phím Del. - Cách 2: chọn vùng muốn xóa dữ liệu. Vào menu Edit, chọn Clear. 5. Sao chép dữ liệu vùng: (Chú ý: nếu vùng đích có dữ liệu sẽ bị mất) - Chọn vùng nguồn muốn sao chép - Vào menu Edit, chọn copy. ( hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C) - Chọn ô góc trái của vùng đích. - Vào menu Edit, chọn Paste. (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V) 6. Di chuyển dữ liệu vào vị trí mới: (Chú ý: nếu vùng đích có dữ liệu sẽ bị mất) - Chọn vùng muốn di chuyển - Vào menu Edit, chọn Cut. (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X) - Chọn ô góc trái của vùng đích. - Vào menu Edit, chọn Paste. (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V) 7. Chèn dữ liệu được sao chép từ nơi khác: - chọn vùng muốn sao chép - Vào menu Edit, chọn copy. ( hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C) - Chọn vùng muốn chèn. - Vào menu Insert, chọn Copied Cells. Hộp hội thoại Insert Paste xuất hiện: - - Chọn cách thức chèn dữ liệu. KHOA KINH TẾ Page 6
  7. TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC + Shift cells right: để chuyển dữ liệu có sẵn tại vùng muốn tên vào sang phải. + Shift cells down: để chuyển dữ liệu có sẵn tại vùng muốn thêm vào xuống dưới. - chọn OK 8. Di chuyển và chèn dữ liệu vào vị trí mới: - Chọn vùng muốn di chuyển - Vào menu Edit, chọn Cut. (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X) - Chọn vùng muốn chèn. - Vào menu Insert, chọn Cut cells. Hộp hội thoại Insert Paste xuất hiện - Chọn cách thức chèn dữ liệu ( Shift cells right, hoặc Shift cells down). - Chọn OK. III. Nhập dữ liệu: 1. Nhập dữ liệu vào 1 ô: - Chọn 1 ô bằng cách Click chuột vào ô đó. - Gõ dữ liệu vào. - Nhấn phím Enter 2. Nhập text có dang số: - Trường hợp muốn nhập 1 chuỗi số dạng Text bạn đã thêm dấu phẩy trên ( ‘ ) vào đầu chuỗi số này.. Ví dụ: ‘ ½ ; ‘678’ 3. Nhập ngày (date), giờ (time): - Date: bao gồm 0 -> 9, / , tên viết tắt của các tháng (bằng tiếng Anh). - Time: bao gồm 0 -> 9, AM, PM. - Để nhập nhanh ngày giờ của hệ thống, ta nhấn tổ hợp phím Ctrl+ ; và Ctrl+: 4. Nhập 1 chuỗi số, ngày, văn bản liên tục các giá trị kế tiếp nhau: Cách 1: - Nhập 2 giá trị đầu tiên và kế tiếp trên 2 ô kế tiếp ( cùng hàng hoặc cùng cột). - Chọn 2 ô đã nhập giá trị. - Drag Fill handle xuống hoặc sang phải để xác định khối cần tạo chuỗi liên tục. Thả nút chuột. Cách 2: - Nhập 2 giá trị đầu tiên và kế tiếp trên 2 ô kế tiếp ( cùng hàng hoặc cùng cột). - Chọn 2 ô đã nhập giá trị và chọn vùng cần tạo chuỗi liên tục. - Vào menu Edit, chọn Fill, chọn Series. Chọn OK. Cách 3: - Nhập 2 giá trị đầu tiên và kế tiếp trên 2 ô kế tiếp (cùng hàng hoặc cùng cột) - Chọn 2 ô đã nhập gí trị. - Drag ( dùng chuột phải) Fill handle xuống hoặc sang phải để xác định khối cần tạo chuỗi liên tục. Thả nút chuột. - Chọn 1 trong các lệnh sau: + Fill Series: Điều giá trị tăng (hoặc giảm) vào các ô đã chọn với bước tăng (giảm) đã xác định ở trên. Nếu chỉ nhập 1 giá trị ban đầu, các giá trị được điền có bước tăng dần là 1. Nếu chỉ nhập 1 giá trị ban đầu, các giá trị ngày được điền có bước tăng dần là 1. KHOA KINH TẾ Page 7
  8. TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC + Fill Weekdays: Điền giá trị tăng vào các ô đã chọn, nhưng 1 Weekdays chỉ có 5 ngày, trừ Sunday và Saturday. + Fill Days: + Fill Months: + Fill Years: Điền giá trị tăng vào các ô đã chọn với bước tăng dần đã xác định ở trên. Nếu chỉ nhập 1 giá trị ban đầu, các giá trị của ngày ( tháng / năm) được điền có bước tăng dần là 1 ngày (tháng năm) + Linear trend: Giống Fill Series, nhưng lệnh này chỉ có tác dụng khi nhập 2 giá trị đầu tiên. + Growth Trend: lệnh này chỉ có tác dụng khi nhập 2 giá trị đầu tiên. Giá trị được điền vào ô sau là lũy thừa của ô trước với số mũ là bước tăng (hoặc giảm) của chuỗi liên tục. I V ỉnh sửa và xóa dữ liệu: .Ch 1. Chỉnh sửa dữ liệu trong ô: - Cách 1: chọn ô muốn chính sửa dữ liệu, click vào thanh công thức ( Formula bar) làm xuất hiện điểm chèn trên thanh công thức. - Cách 2: Chọn ô muốn chỉnh sữa dữ liệu, nhấn phím F2. điểm chèn xuất hiện ở cuối dữ liệu trong ô. - Cách 3: Double click vào ô muốn chỉnh sửa dữ liệu. Điểm chèn xuất hiện ở cuối dữ liệu trong ô. 2. Undo thao tác nhập dữ liệu - Cách 1: Vào menu Edit, chọn Undo… - Cách 2: Click vào nút Undo, hoặc Redo - Chú ý: bạn có thể Undo 16 thao tác mới nhất của bạn. Tuy vậy bạn không thể Undo: + Lệnh File/Save hoặc File/ Close. + việc xóa hoặc chèn Worksheet, xóa tên hoặc đặt dấu ngắt. 3. Xóa dữ liệu trong một hoặc nhiều ô: - Cách 1: Chọn các ô muốn xóa dữ liệu. Nhấn phím Del. - Cách 2: + Vào menu Edit, chọn Clear. + Chọn một trong các lệnh sau: All: Xóa dữ liệu, định dạng và chú thích. Format: Chỉ xóa định dạng. Contents: Chỉ xóa dữ liệu. Comments : Chỉ xóa chú thích. V. Quản lý các Worksheet: 1. Kích hoạt Worksheet: - Cách 1: Click vào tab của Worksheet đó. - Cách 2: Dùng tổ hợp phím Ctrl+Page Up để kích hoạt Worksheet kế trước. Dùng tổ hợp phím Ctrl + Page Down để kích hoạt Worksheet kế sau. 2. Chèn thêm, xóa bớt Worksheet: a. Chèn Worksheet vào Workbook: - Cách 1: vào menu Insert, chọn Worksheet. KHOA KINH TẾ Page 8
  9. TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC - Cách 2: Click phải vào tab của Worksheet, chọn Insert. - b. Xóa Worksheet ra khỏi Workbook: - Cách 1: Kích hoạt Worksheet muốn xóa. Vào menu Edit, chon Delete Sheet. Hộp hội thoại xuất hiện, chon OK. - Cách 2: Click phải vào tab của Worksheet muốn xóa. Chọn Delete. 3. Sao chép và di chuyển Worksheet: a. Sao chép và di chuyển Worksheet trong cùng Workbook: - Cách 1: + Kích hoạt Worksheet cần sao chép hay di chuyển. + Nếu muốn di chuyển thì: Click vào Tabs của Worksheet cần di chuyển, drag đến vị trí mới trên Sheet tabs. Thả nút chuột. + Nếu muốn sao chép thì: nhấn và giữ phím Ctrl trong khi drag tabs củaWorksheet cần sao chép đến vị trí mới trên thanh Sheet tabs. Thả nút chuột. - Cách 2: + Kích hoạt Worksheet cần sao chép hay di chuyển. + Vào menu Edit, chọn Move or Copy sheet. Hộp hội thoại Move or Copy Sheet xuất hiện. . Chọn vị trí chuyển đến trong danh sách của hộp Before Sheet. . Nếu muốn sao chép, đánh dấu chọn vào hộp Create A Copy. . Chọn OK. b. Xóa Worksheet ra khỏi Workbook: - Phải mở cả 2 Workbook và sắp xếp để trong thấy cả 2 cùng lúc. - Muốn di chuyển: Click vào Tab của Worksheet cần di chuyển, drag nó đến thanh tab trên Workbook đích. - Muốn sao chép: nhấn và giữ phím Ctrl trong khi drag vào tab của Worksheet cần di chuyển đến sheet tabs trên Workbook đích. 4. Đổi tên cho các Worksheet: - Cách 1: Double click vào tab của Worksheet ta muốn đổi tên. Gõ tên mới - Cách 2: Click phải vào tab của worksheet ta muốn đổi tên, chọn Renae. - Cách 3: Click vào tab của Worksheet ta muốn đổi tên. Vào menu Format, chọn Sheet, chọn Rename. VI.Sắp xếp và thay đổi các cửa sổ: 1. Sắp xếp các cửa sổ: - Vào menu Window, chọn Arrange Windows. Hộp thội thoại Arrange Windows xuất hiện. - KHOA KINH TẾ Page 9
  10. TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC - Chọn 1 trong các cách sắp xếp sau đây: + Tiled: Thấy toàn phần các cửa sổ. + Horizontal: Thấy toàn phần các cửa sổ, chúng được sắp xếp theo chiều ngang. + Vertical: Thấy toan phần các cửa sổ, chúng được sắp xếp theo chiều dọc. + Cascade: Các cửa sổ được xếp lớp như lợp ngói. Chỉ trông thấy phần tiêu đề của chúng 2. Chuyển từ cử sổ này sang cửa sổ khác: Nếu các cửa sổ được sắp xếp để trông thấy chúng: - Cách 1: Click vào cửa sổ bạn muốn chuyển đến. - Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F6 để chuyển đến cửa sổ kế sau, Ctrl+Shift+F6 để chuyển đến cửa sổ kế trước. 3. Đóng cửa sổ: - Cách 1: Click vào Control box (ở góc trên bên trái), chọn Close. - Cách 2: Double click vào Control box (ở góc trên bên trái). 4. Che – hiện cửa sổ: - Để che giấu 1 cửa sổ đang kích hoạt, bạn vào menu window, chọn Unhide. - Để hiển thị trở lại cửa sổ bị che giấu, bạn vào menu Window, chọn Unhide. VII. Điều khiển sự hiển thị: 1. Phóng to và thu nhỏ: - Cách 1: +Vào menu View, chọn Zoom. Xuất hiện hộp thoại Zoom. + Bạn có thể chọn một trong các tỷ lệ hiện thị. Hoặc gõ vào hộp Custom 1 con số theo tỷ lệ theo ý bạn, hoặc chọn Fit Selection sẽ hiển thị trong danh sách kéo xuống của nút Zoom trên thanh công cụ Standard. 2. Chia khuôn cửa sổ: ( tách cửa sổ thành các ô cửa sổ (Window pane), nhờ đó bạn có thể đọc cùng 1 lúc 2 hay 4 vùng dữ liệu khác trên Worksheet) - Chọn vị trí tách: chọn 1 cột để tách 2 pane theo chiều đứng. Chọn 1 dòng để tách 2 pane theo chiều ngang, chọn 1 ô để tách 4 pane. - Vào menu Window, chọn Split. 3. Đông cứng các pane: (để giữ yên các dòng tiêu đề và các cột tiêu đề) KHOA KINH TẾ Page 10
  11. TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC - Chọn vị trí tách: +Chọn 1 cột để tách 2 pane theo chiều đứng. + Chọn 1 dòng để tách 2 pane theo chiều ngang. + Chọn 1 ô để tách 4 pane - Vào menu Window, chọn Freeze Panes. Chú ý: phần nằm phía trên đường phân chia pane, phần nằm bên trái đường phân chia pane không cuộn được 4. Bỏ các phân chia trong trường hợp cửa sổ không bị đông cứng: ( để ghép lại như cửa sổ ban đầu) - Cách 1: vào menu Window, chọn Remove Split. - Cách 2: Double click vào thanh phân chia 5. Bỏ các phân chia trong trường hợp cửa sổ bị đông cứng: Vào menu Window, chọn Unfreeze Panes. 6. Hiển thị toàn màn hình: Vào menu View, chọn Full screen VIII. Thay đổi độ cao dòng và độ rộng cột: 1. Thay đổi độ rộng cột: - Cách 1: + Chọn 1 ô bất kỳ trong cột muốn thay đổi độ rộng + Vào menu Format, chọn Column. + Tùy theo nhu cầu, bạn chọn 1 trong các lệnh sau : . Width : Excel mở hộp thoại Column Width, bạn nhập độ rộng cột vào hộp Column Width . AutoFit Selection : Execl tự động chọn độ rộng cột sao cho ô chứa nội dung dài nhất trong cột được hiện vừa đủ giá trị. . Hide/ Unhide : Che/ hiện cột đã chọn. . Standard Width : Cho phép thay đổi độ rộng mặc nhiên của cột, bạn nhập độ rộng cột vào hộp Column Width. - Cách 2: + Di chuyển con trỏ đến biên phải column header của cột cần thay đổi độ rộng cho xuất hiện  , drag chuột đến vị trí mới. + Để tăng độ rộng cột sao cho ô chứa nội dung dài nhất trong cột được hiện vừa đủ giá trị, Double click trên biên phải column header của cột cần thay đổi độ rộng. + Để che cột, di chuyển con trỏ đến biên phải column header của cột KHOA KINH TẾ Page 11
  12. TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC CHƯƠNG III: ĐỊNH DẠNG WORKSHEET 1. I. Định dạng Font chữ a. Cách 1: - Chọn vùng muốn định dạng. - Vào menu Format, chọn Font. Hộp thư thoại Format cells xuất hiện, chọn tab Fort. - Chọn các thuộc tinh Font cần thiết o Font : danh sách tên các font o Font style : kiểu Font  Normal, Regular : kiểu chuẩn  Italic : kiểu nghiêng  Bold : kiểu đậm  Bold – Italic : kiểu vừa đậm, vừa nghiêng o Size : kích thước Font chữ. o Underline:  None: xoá chọn ghạch dưới  Single: gạch dưới net đơn.  Double: gạch dưới nét đôi  Single Accounting: Tác động lên toàn bộ ô nếu ô chứa văn bản, chỉ gạch dưới (nét đơn) số nếu ô chứa số. nếu ô có dấu $ sẽ không gạch dưới dấu $  Double Accounting: Tác động lên toàn bộ ô nếu ô chứa văn bản, chỉ gạch dưới (nét đôi) số nếu ô chứa số. nếu ô có dấu $ sẽ không gạch dưới dấu $ o Color: Bảng màu được mở ra để bạn chọn màu cho màu của ký tự trong cả ô. o Effects:  Strikethrough: gạch ngang giữa chữ.  Superscipt: chỉ số trên.  Subscript: chỉ số dưới. o Normal Font: Lấy các thuộc tính của font chhữ mặc nhiên. KHOA KINH TẾ Page 12
  13. TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC o Preview Window: cho thấy hình mẫu của các thuộc tính được chọn. - Chọn OK. b. Cách 2: chọn vùng muốn định dạng - Click vào nút Font để chọn chữ Font. - Click vào nút Font size để chọn kích thước font chữ. - Click vào nút Bold để chọn kiểu đậm. Click trở lại vào nút bold để chọn kiểu đậm - Click vào nút Italic để chọn kiểu nghiêng, Click trở lại vào nút Italic để bỏ chọn kiểu nghiêng. - Click vào nút Underline để chọn kiểu gạch dưới, Click trở lại vào nút Underline để bỏ chọn kiểu gạch dưới. - Click vào nút Font Color để chọnmàu củ ký tự, Click trở lại vào núư5Font color, chọn Automatic để bỏ chọn màu của ký tự. 2. Kẻ khung: a. Cách 1: - Chọn vùng cần kẻ khung - Vào menu Format, chọn Cells, Chọn tab Border. - Style : Chọn hình thức của các đường kẻ - Color : Chọn màu của các đường kẻ. Để xoá màu đường kẻ đã chọn, lấy màu mặc nhiên thì chọn Automatic. - Border : Chọn các Border cần tạo - Preset : o Inside : tạo đường chung quanh vùng được chọn o Outline : tạo đường giữa các ô b. Cách 2 : - Chọn vùng muốn định dạng - Click vào nút border, sau đó chọn dạng khung mà bạn mong muốn 3. Định vị trí dữ liệu : a. Cách 1 : - chọn vùng cần định dạng - Vào menu Format, chọn Cells, chọn Alignment. - Horizontal : canh ký tự trong ô theo chiều ngang. o General: theo mặc định, văn bản canh trái, số canh phải o Left: canh dữ liệu trong ô sang trái o Right: canh giữ liệu trong ô sang phải. o Fill: điền đầy các ô được chọn. o Justify: dàn đều theo chiều ngang của ô (tự động xuống dòng). chỉ thấy hiệu lực đối với các ônhiềi dòng. o Center Across Selection: canh giữa nhóm ô đã chọn. - Vertocal: canh ký tự trong ô theo chiều đứng. o Top: nội dung trong ô nằm sát vào phía đỉnh của ô. o Center: canh giữa theo chiều đứng. o Bottom: nội dung trong ô nằm sát vào phía đáy của ô. o Justify: dàn đều theo chiều đứng của ô và tự động xuống hàng. - Wrap text: Cắt ngắn các dòng chữ dài cho phù hợp với độ rộng cột. Một dòng có thể cắt thành nhiều dòng ngắn hơn vừa với độ rông của cột. Chiều cao của dòng tự động điều chỉnh để phù hợp với nhiều dòng chữ. KHOA KINH TẾ Page 13
  14. TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC - Shrink to fit: làm thay đổi size của Font. Co kéo chữ cho vừa ô. - Merge cell: Ghép nhiều ô thành 1 ô, mà không làm thay đổi chiều cao dòng hay độ rộng cột. - Orientation: Xoay văn bản trong ô. Bạn có thể lam thay đổi hướng của văn bản từ - 90o --> + 90o so với hướng nằm ngang. Chọn 1 trong 2 cách sau: Click chuột và kéo kim chỉ thị hướng. Chọn chỉ số góc trong Degrees. b. Cách 2: Chọn vùng muốn định dạng - Click vào nút Left để canh trái - Click vào nút Center để canh giữa - Click vào nút Right để canh phải - Click vào nút Merge and Center để ghép nhiều ô thành 1 ô. 4. Định dạng nền dữ liệu: (Định dạng Patterm và màu) a. Cách 1: - Chọn vùng muốn thêm màu sắc hoặc trang trí. - vào menu Format, chọn Patterns tab. hộp hội thoại Format Cells xuất hiện : o Chọn màu nền từ Color. o Chọn hình thức và màu nền của trang trí từ pattern. o Chọn Ok. Chú ý: Để xoá định dạng nền ( xoá màu sắc và trang trí) ta chọn: Color : No Color và Pattern : Automatic. b. Cách 2: - Chọn vùng muốn thêm màu sắc hoặc trang trí. - Click vào nút Fill 5. Định dạng số ( số, thời gian, phân số, tiền tệ): a. Định dạng số ( số, thời gian, phân số, tiền tệ): - Chọn vùng cần định dạng. - Vào menu Format, chọn Cells, chọn number tab - Chọn nhóm trong Category. - Chọn mã dạng thức. Chọn OK. b. Định dạng số tự định (số, thời gian, phân số, tiền tệ): - Chọn vùng cần định dạng. - Vào menu Format, chọn Cells, chọn number tab. - Chọn nhóm Custom trong categories, và gõ mã dạng thứ trong hộp Type. Chọn OK c. Xoá định dạng số tự định: - Vào menu Format, chọn cells, chọn Number tab. - Chọn nhóm Custom trong Categories. Chọn mã dạng thức trong hộp Type và nhấn nút Del. d. Định dạng ngày, giờ: - Chọn vùng cần định dạng. - Vào menu Format, chọn Cells, chọn number tab - Chọn nhóm Date trong Categoris. Chú ý: Để định ngày giờ mặc định, bạn phải làm như sau: o Click vào nút Start, chọn Settings, chọn Control Panel. o Doubie click vào biểu tượng Regional Settings. o Chọn Date tab. Xuất hiện hộp hội thoại Regional Settings Properties. o Chọn trong Short date style 1 dạng ngày viết gọn hoặc chọn trong Long date style 1 dạng ngày viết đầy đủ. KHOA KINH TẾ Page 14
  15. TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC 6. Sử dụng dán Format painter: Thực hiện các bước sau khi sử dụng Format Painter: - Chọn ô có dạng mà bạn muốn sao chép. - Click chuột vào nút Format Painter trên Standard toolbar. - Drag chuột qua các ô cần định dạng. Có thể lặp lại định dạng mà không cần click chuột lên nút format painter bằng cách double click lên nút này một lần, con trỏ Format painter vẫn được kích hoạt cho đến khi bạn click chuột lên nút format painter lần nữa. Dùng Format painter để xoá định dạng: chọn ô chưa có định dạng, click chuột lên nút Format painter và drag chuột ua các ô cần xoá định dạng. 7. Tìm kiếm và thay thế trong Worksheet: a. Tìm kiếm văn bản, số và công thức: - Chọn 1 ô bất kỳ trong worsheet muốn tìm kiếm. - Vào Edit, chon Finf. Hoặc nhấn tổ hợp phím Shift+f5. Hộp hội thoại Find xuất hiện: - Gõ dữ liệu cần tìm kiếm vào trong Find What. Chú ý: Bạn có thể sử dụng các ký tự đại diện khi nhập tên File hoặc tên Folder. o ? dùng cho 1ký tự bất kỳ. o * dùng cho bất kỳ 1 hay nhiều ký tự nào - Nếu bạn muốn thu hẹp phạm vi tìm, thực hiện theo các bước sau: o Dùng danh sách Look in để chỉ ra nơi tìm:  Formulas: Tìm trong các công thức  Values: Tìm trong các công thức  Notes: Tìm trong các ghi chú, các chú thích. o Chỉ ra trình tự tìm theo dòng hay theo cột trong Search:  By Rows: tìm theo dòng bắt đầu từ ô hiện tại  By Columns: tìm theo Cột bắt đầu từ ô hiện tại o Click vào chọn Match Case để hạn chế chỉ tìm trên các ký tự so khớp chữ in và chữ thường o Click chọn vào Find Entire Cells Only nếu bạn muốn tìm toàn bộ nội dung của ô sao khớp với nội dung trong hộp Find What. - Chọn Find next để tìm tiếp, chọn Close để chấm dứt việc tìm kiế b. Thay thế văn bản, số và công thức - Chọn 1 ô bất kỳ trong Worksheet muốn tìm kiếm. - Vào Find, chọn Replace. Hộp hội thoại xuất hiện replace. - Gõ dữ liệu cần thay thế vào trong Find What. - Gõ dữ liệu thay thế vào trong hộp Replace with. - Nếu bạn muốn thu hẹp phạm vi tìm, thực hiện các bước sau: o Chỉ ra trình tự tìm theo dòng hay theo cột trong Search:  By Rows: tìm theo dòng bắt đầu từ ô hiện tại.  By Columns: tìm theo cột bắt đầu từ ô hiện tại. o Click vào chọn Match case nếu bạn muốn tìm và thay thế những từ so khớp chính xác với chữ in và chữ thường. o Click vào chọn Find Entire Cells Only nếu bạn muốn chỉ định văn bản trong hộp Find What hoàn toàn phù hợp với nội dung trong ô.  Chọn Replace All để tìm và thay thế toàn bộ nội dung so khớp, chọn Close để hoặc chọn Replace All để thay thế mục tìm thấy hiện hành. KHOA KINH TẾ Page 15
  16. TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC  Chọn Close CHƯƠNG IV: LẬP CÔNG THỨC VÀ HÀM I. Cộng thức Tổng quát: = Biểu thức - Công thức được nhập vào 1 ô, bắt đầu bởi dấu bằng, sau là các địa chỉ ô hay hàm và các phép toán (nếu có). Ví dụ: Tại địa chỉ C1 lập công thức = A1 * B1 => Kết quả là 500 Tại A4 lập công thức = sum (A1 : A3) => Kết quả là 600 A B C 1 100 50 2 200 60 3 300 70 4 - Địa chỉ tham chiếu: KHOA KINH TẾ Page 16
  17. TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC - Tham chiếu tuyệt đối : chỉ đến 1 hay vùng cụ thể. Tham chiếu tuyệt đối không thay đổi khi được sao chép sang ô khác. Ký hiệu: $CỘT$DÒNONG2. - Tham chiếu tương đối: chỉ đến 1ô hay vùng trong sự so sánh với 1 ví trí náo đó. Tham chiếu tương đối sẽ tự động thay đổi khi sao chép sang ô khác. Ký hiệu CỘTDÒNG. - Tham chiếu hỗn hợp : 1 thành phần là tham chiếu tuyệt đối, thành phần kia là tham chiếu tương đối. Ký hiệu $CỘTDÒNG, CỘT$DÒNG - Tham chiếu đến Worksheet khác trong cùng Workbook: thêm phía trước thành phần tên Worsheet và dấu !. Trong trường hợp tên Worsheet có khoảng trống, thành phần tên Worksheet trong tham chiếu cần bọc bằng dấu nháy đơn. o Tổng quát: <tên Worksheet>!Địa chỉ o Ví dụ : Sheet1 !A1 :F200 ; BT !B5:G20 - Tham chiếu đến các ô trong Worksheet ở Workbook khác (được gọi tham chiếu ngoài): Tham chiếu ngoài bắt đầu bằng tên của Workbook được bọc trong cặp ngoặc vuông. (Chú ý: tham chiếu ô mặc nhiên là tham chiếu tuyệt đối) o Ví dụ: [D:/Ketoan.XLS]CT!$A$5:$K$396 - Các toán tử số học trong công thức: +(cộng), -(trừ), *(nhân), /(chia), ∧ (luỹ thừa), %(phép lấy phần trăm khi đặt sau 1 con số). - Thứ tựưu tiên thực hiện các phép toán: (từ trên xuống) -đảo dấu % lấy phần trăm ∧ phép luỹ thừa *, / phép nhân, chia +, - phép cộng, trừ & phép nối chuỗi >, <, >= , < =, < > các phép so sánh - Thể hiện địa chỉ tham chiếu: - Thay vì bạn gõ dấu $ hay xoá $ để thay đổi tham chiế, bạn có thể đặt con trỏ đâ đó trên các thành phần tham chiếu. Nhấn phím F4. - Nhấn phím F4 một lần là địa chỉ tham chiếu tuyệt đối. $CỘT$DÒNG - Nhấn phím F4 hai lần là địa chỉ tham chiếu tương đố cột và tuyệt đối dòng. CỘT$DÒNG - Nhấn phím F4 ba lần là địa chỉ tham chiếu tuyệt đối cột và tương đối dòng. $CỘTDÒNG - Dùng lệnh Insert Function để lập công thức: - Chọn ô muốn đưa hàm vào. - Chọn Insert Function hoặc nhấn nút Function Wizard. - Chọn lạoi hàm từ danh sách Function Category. - Chọn hàm cụ thể trong Function Name. - Chọn OK. Xuất hiện hộp hội thoại của hàm tương ứng. - Nhập hàm. - Kết quả của hàm xuất hiện ở Formula Result. - Chọn OK - Hàm thông dụng trong Microsoft Excel: o Cú pháp chung các hàm: Tên hàm (các đối số – nếu có) Công thức trong Microsoft Excell có các tính chất cơ bản như sau: Mọi công thức bắt đầu bằng dấu = KHOA KINH TẾ Page 17
  18. TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC Nhập xong công thức, trên thanh công thức sẽ xuất hiện công thức tại ô đó o Hàm - Nhóm hàm số: (Abs, Int, Mod, Round, Sqrt, Power) o Abs (number): trả về giá trị tuyệt đối của 1 số number. ví dụ: =ABS(2) → 2 , =ABS(-2) → 2 = ABS(-9) → 9 o Int (number) : trả về phần nguyên của 1 số. Ví dụ: =Int(2.99) → 2 , =Int(2.32) → 2 =Int(15/2) → 7 o Mod (number, divisor): trả về phần dư của phép chia nguyên. Giữa number chia divisor. ví dụ: =Mod(5,3) → 2 , =Mod(10,2) → 0 o Round (number, n): làm tròn số number theo con số được chỉ định.  n > 0 thì số làm tròn đến vị trí thập phân được chỉ định.  n < 0 thì số làm tròn đến bên trái dấu thập phân.  n = 0 thì số làm tròn đến số nguyên gần nhất. Ví dụ: =Round(12.34567,2) → 12.35 , =Round(12.33567,2) → 12.34 , =Round(12335.67, -2) → 12300 , =Round(12335.67,- 3) → 12000 o Sqrt (number): trả về căn bậc hai của 1 số. ví dụ: =SQRT(4) → 2 o Power (number, power): trả ra luỹ thừa của 1 số. ví dụ: =POWER(3,2) → 9. - Nhóm hàm logic: (Not, And, Or, If) o If(Logic_test, value_if_false): hàm If có thể lồng nhau đến 7 cấp.  Trả về value_if_true, nếu logic_test=true.  Trả về value_if_false, nếu logic_test=false. o Not (logic): trả về phủ định logic. o And (logic 1, logic 2, ...): có thể chấp nhận tối đa 30 biểu thức logic3  Trả về true, nếu tất cả mọi đối số đều là true.  Trả về false, nếu có ít nhất 1 đối số của nó false. o Or(logic 1. logic 2, ...):  Trả về true, nếu có ít nhất 1 đối số là true.  Trả về false, nếu tất cả các đối số là false. ví dụ: cho bảng tính sau: Hãy lập công thức tính khấu hao của từng tài sản, biết rằng Nếu nhóm tài sản không phải là loại A hoặc loại D thì khấu hao = 10% giá trị Nếu nhóm tài sản loại A hoặc loại D thì khấu hao = 20% giá trị ví dụ 1: cho bảng tính sau: Tại ô D2 lập công thức sau: =If(Not(Or(B2=”A”,B2=”D”)),C2*10%,C2*20%) Hoặc: =If(Or(B2=”A”,B2=”D”),20%*C2,10%*C2) KHOA KINH TẾ Page 18
  19. TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC A B C D 1 Tên tài sản Nhóm TS Giá trị Khấu hao 2 Tủ lạnh 01 A 30 3 Quạt Nhật B 10 4 Điều hoà B 50 5 Bàn ghế C 10 6 Tivi D 30 7 Tủ E 15 Hãy lập công thức cho cột phụ cấp, biết rằng Phụ cấp được tính theo nguyên tắc sau: Nếu là TP (trưởng phòng) thì Phụ cấp =40%Lương, còn lại là 30% Lương Tại ô D3 lập công thức sau: =If(B3=”TP”,40%*C3,30%/C3) A B C D 2 Họ tên Chức vụ Lương Phụ cấp 3 Lê Anh NV 2.000.000 4 Nguyễn Thanh Thuý TP 4.500.000 5 Lê Khánh Ngọc NV 1.500.000 ví dụ 2: cho bảng tính sau: Hãy lập công thức cho cột phụ cấp, biết rằng Phụ cấp được tính theo nguyên tắc sau: Nếu là TP (trưởng phòng) thì phụ cấp =40% Lương. Nếu là PP (phó phòng) thì phụ cấp =35% Lương, còn lại là 30%Lương A B C D 2 Họ tên Chức vụ Lương Phụ cấp 3 Lê Anh NV 2.000.000 4 Nguyễn Khánh Ngọc PP 3.200.000 5 Nguyễn Thanh Thuý TP 4.500.000 6 Lê Khánh Ngọc NV 1.500.000 Tại ô D3 lập công thứ sau: =If(B3=”TP”,40%*C3,iF(B3=”PP”,35%*C3,30%*C3)) - Nhóm thống kê: (Average, Count, CountA, Countif, Max, Min, Sum, SumIf, Rank) o Average (number 1, number 2 ...): trả về trung bình cộng của các số. o Max (number 1, number 2 ...): trả về giá trị lớn nhất số trong danh sách các số number 1, number 2. o Min (number 1, number 2 ...): trả về giá trị nhỏ nhất số trong danh sách các số number 1, number 2. o Sum (number 1, number 2 ...): trả về tổng số tất cả các đố số trong danh sách các đố số number 1, number 2, ... o SumIf (CheckRange, Criteria, SumRange): cộng các ô thoả điều kiện.  CheckRange: Vùng đem so sánh với Criteria. KHOA KINH TẾ Page 19
  20. TR ƯỜNG TRUNG C ẤP TÂY B ẮC  Criteria: Điều kiện (có thể là số, chuỗi text, hoặc biểu thức).  SumRange: Vùng được tính tổng Lưu ý: CheckRange, SumRange phải cùng nằm trên cùng 1 vùng dữ liệu và có độ dài bằng nhau o Count (value 1, value 2, ...) : trả về số phần tử thuộc tiểu số. o CountA(value 1, value 2, ...) : trả về số phần tử khác trống (ô trống là ô không có dữ liệu) o Countif (CheckRange, Criteria): đếm các ô thoả mãn điều kiện.  CheckRange: Vùng đem so sánh với Criteria.  Criteria: Điều kiện (có thể là số, chuỗi text, hoặc biểu thức). o Rank (number, ref, order): thứ bậc của 1 số trong danh sách các số.  Number: số muốn tìm thứ bậc.  Order: số chỉ định cách lấy thứ bậc.  1: sắp dạng theo giá trị từ lớn đến nhỏ  0: sắp dạng theo giá trị từ nhỏ đến lớn. - Nhóm hàm xử lý chuỗi: (Len, Left, Right, Mid, Trim, Lower, Upper, Value, Concatenate) o Len(text): trả về chiều dài của chuỗi Text. o Left (text, n) : trả về n ký tự bên trái của chuỗi Text, trong đó n là số nguyên >=0. o Right (text, n): trả về n ký tự bên phải của chuỗi Text, trong đó n là số nguyên >=0. o Mid (text, start_number, num_char): trả về chuỗi con của Text. o Trim(text): bỏ tất cả các khoảng trắng thừa trong chuỗi text. o Lower(text): chuyển tất cả các ký tự chủ chuỗi Text ra chữ thường. o Upper(text): chuyển tất cả các ký tự chủ chuỗi Text ra chữ in. o Proper(text): trả về 1 chuỗi có dạng ký tự đầu tiên mỗi từ đã được đổi sang dạng chữ in. o Value(text): đổi chuỗi số ra số. o Concatenate (hoặc dùng ký tự ampersand & ): nối chuỗi. ví dụ: =”Your barlance due is $”&” Your barlance due is $500” - Nhóm hàm tìm kiếm: (Vlookup, Hlookup, Index, match) o Vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num, Range_lookup) hàm tìm kíêm1 giá trị trong cột bên trái của Table_array và trả về giá trị trên cột thứ col_index_num nếu tìm thấy hoặc #N/A (Not Available) nếu không tìm thấy.  Lookup_value: là giá trị được tìm kiếm trong cột bến trái của vùng dữ liệu table_array.  Table_array: là vùng chứa dữ liệu được tìm kiếm cho trước.  Col_index_num: là số thứ tự của cột trong table_array nơi hàm sẽ lấy giá trị trả về. col_index_num =1:trả về cột đầu tiên, =2: trả về cột thứ 2.. KHOA KINH TẾ Page 20

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản