Giáo trình nghiệp vụ văn thư

Chia sẻ: transang3

Tham khảo sách 'giáo trình nghiệp vụ văn thư', khoa học xã hội, thư viện thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Bạn đang xem 20 trang mẫu tài liệu này, vui lòng download file gốc để xem toàn bộ.

Nội dung Text: Giáo trình nghiệp vụ văn thư

Chương I
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ


I. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của công tác văn thư.
1. Khái niệm
Văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ. “Văn” có
nghĩa là văn tự, “thư” có nghĩa là thư tịch. Theo quan niệm của các triều đại
phong kiến trước đây thì làm công tác văn thư tức là làm những công việc có
liên quan đến văn tự, thư tịch.
Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ
chức bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện
giao tiếp chính thức với nhau. Làm các công việc như soạn thảo văn bản,
quản lý văn bản … tức là làm công tác văn thư. Như vậy có thể định nghĩa
công tác văn thư như sau:

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản
phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các
cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức
Chính trị - Xã hội, các đơn vị Vũ trang Nhân dân (dưới đây gọi chung là
các cơ quan, tổ chức).
Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết
các cơ quan, đơn vị. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ
quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ
quan và trong một chừng mực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động
của bộ máy nhà nước.

2. Nội dung
Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây:
2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản:
- Thảo văn bản.
- Duyệt văn bản.
- Đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản.
- Ký văn bản.
2.2. Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức.
- Quản lý văn bản đi.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2.3. Quản lý và sử dụng con dấu.
- Các loại con dấu.
- Bảo quản con dấu.
- Sử dụng con dấu.

3. Yêu cầu công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở
các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây:
3.1. Nhanh chóng
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc
xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng
văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải
quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ
làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ý nghĩa của sự
việc được đề cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và
thời gian của cơ quan.
3.2. Chính xác

- Chính xác về nội dung của văn bản:
+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải
phù hợp với Hiến pháp, Pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan
nhà nước cấp trên.
+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù
hợp thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật…
+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.
- Chính xác về thể thức văn bản:
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy
định: Quốc hiệu; Tác giả; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng
năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; Thể thức đề ký,
chữ ký, con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản. Các yếu tố thông tin nêu
trên phải được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ.
+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành.
- Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ:
+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả
các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao
văn bản...
+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với
các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
3.3. Bí mật
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng
văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán
bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm
yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Uỷ
ban Thường vụ Quốc hội.
3.4. Hiện đại
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với
việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu
hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm
cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có
năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay tuy đã trở
thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với
trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể
của mỗi cơ quan. Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc
áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến
việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư.

II. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư.
1. Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản
lý nói chung. Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là
nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của
Văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các
cơ quan được xem như một mặt hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng
trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.

2. Ý nghĩa của công tác văn thư.
a. Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn
vị nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết.
Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về
mặt nội dung công việc có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo
đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương
tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
b. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách,
đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được
bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của
Nhà nước để làm những việc trái pháp luật.
c- Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động
của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác
nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản
giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt
động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý
chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.
d- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện
làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu
lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ
quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của
mình, các cơ quan cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu
trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất
lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời, công tác lưu
trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ.
Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không
đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó
khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu
phòng Lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh.

III- Những yêu cầu đối với cán bộ văn thư cơ quan.
Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi
người cán bộ văn thư cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản trên các lĩnh
vực như:
- Yêu cầu về phẩm chất chính trị
- Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ
- Những yêu cầu khác.

1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị.
Người cán bộ văn thư cơ quan hằng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể
nắm được những hoạt động quan trọng của cơ quan, trong đó có cả những
vấn đề có tính chất bí mật. Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư
là yêu cầu về phẩm chất chính trị.
Nói chung người cán bộ văn thư phải có phẩm chất chính trị tốt. Cụ thể
là:
- Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành. Lòng trung thành ấy
phải được thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, và trung
thành với các cơ quan và trung thành với chính bản thân mình;
- Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối chính
sách của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong
bất cứ tình huống nào.
- Người cán bộ văn thư phải luôn luôn có ý thức chấp hành nghiêm
chỉnh pháp luật của Nhà nước, coi việc chấp hành luật pháp là nghĩa vụ của
mình.
- Người cán bộ văn thư phải luôn luôn rèn luyện bản thân, coi việc học
tập chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô
sản là nhiệm vụ thường xuyên.

2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ.
Yêu cầu về nghề nghiệp chuyên môn của cán bộ văn thư phải được thể
hiện trên hai mặt: Lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành.

- Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận
nghiệp vụ công tác văn thư, trong đó biểu hiện nội dung nghiệp vụ, cơ sở
khoa học và điều kiện thực tiễn để tiến hành đối với nghiệp vụ đó. Bên cạnh
sự hiểu biết về nghiệp vụ chuyên môn phải có sự hiểu biết một số nghiệp vụ
cơ bản khác để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình. Điều quan trọng
đặt ra là không những chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở trường mà còn
phải có ý thức luôn luôn học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt
quá trình công tác; từng bước hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn
thiện lý luận nghiệp vụ.

Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý
luận nghiệp vụ mà phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là
thước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư. Không thể nói: người
cán bộ văn thư giỏi mà không thực hành các nghiệp vụ công tác văn thư một
cách thành thạo, có chất lượng và năng suất cao. Qúa trình thực hành các
nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư không những giúp cán bộ văn thư từng
bước nâng cao tay nghề mà còn giúp vào việc nâng cao trình độ lý luận
nghiệp vụ.

3. Những yêu cầu khác.
Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán bộ văn thư của cơ quan
không những phải có các yêu cầu cơ bản của bất cư lao động nào như tính
trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ
luật, kiên quyết, công bằng... mà còn đòi hỏi phải có những yêu cầu dưới đây:
3.1. Tính bí mật
Tính bí mật ở người cán bộ văn thư phải được thể hiện cụ thể:
- Có sự kín đáo.
- Có ý thức giữ gìn bí mật
- Bất cứ trong trường hợp nào khi ra khỏi phòng làm việc không được
để văn bản, tài liệu trên bàn; những ghi chép có nội dung quan trọng không
được vứt vào sọt rác.
- Luôn luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật
của Nhà nước, bí mật của cơ quan.
3.2. Tính tỉ mỉ.
Nội dung công việc hằng ngày đòi hỏi phải cụ thể đến từng chi tiết. Vì
vậy cán bộ văn thư phải có tính tỉ mỉ. Tính tỉ mỉ phải được thể hiện trên các
nội dung:
- Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết
nhỏ, không được bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt đối
với việc thống kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển những lời
nhắn v.v...
- Không được bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiệm vụ thường ngày
cũng như đối với công việc đột xuất mới nảy sinh.

3.3. Tính thận trọng.
Trước khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đều phải suy xét một
cách thận trọng. Đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ
trong cơ quan về công tác văn thư; những trường hợp nghi ngờ văn bản giấy
tờ giả mạo, những nghi vấn về việc sử dụng con dấu không đúng quy định
hoặc có những đề xuất mới trong tổ chức cải tiến công việc. Tính thận trọng
sẽ giúp cán bộ văn thư có được những ý kiến chắc chắn, tránh phạm phải sai
lầm.

3.4. Tính ngăn nắp, gọn gàng.
Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thường trực đối với người cán bộ
văn thư. Người cán bộ văn thư luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung
công việc lại phức tạp, nếu không gọn gàng ngăn nắp thì sẽ ảnh hưởng
không tốt đến công việc.
Mặt khác, phòng làm việc của văn thư không chỉ một mình người văn
thư làm việc mà còn là nơi có nhiều người đến liên hệ công việc như xin giấy
giới thiệu, tra tìm văn bản, xin đóng dấu giấy tờ v.v... Nếu không trật tự ngăn
nắp sẽ gây ấn tượng không tốt đối với cán bộ văn thư.

3.5. Tính tin cậy.
Cán bộ văn thư là người tiếp xúc với văn bản, nắm được nội dung hoạt
động của cơ quan. Vì vậy người văn thư luôn luôn phải thể hiện tính tin cậy.
Do có nhiều công việc nên lãnh đạo không thể quan tâm và kiểm tra mọi
công việc của văn thư. Phần lớn các thủ trưởng đều tin tưởng ở văn thư. Vì
vậy cán bộ văn thư phải giữ vững sự tin tưởng đó để Thủ trưởng có thể yên
tâm làm việc.
Mặt khác người cán bộ văn thư phải được đào tạo về nghiệp vụ chuyên
môn và luôn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót. Điều đó làm cho cán bộ
lãnh đạo yên tâm.

3.6. Tính nguyên tắc.
Nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hiện theo chế độ quy định
của Nhà nước và của cơ quan, trước hết là các quy định của cơ quan như
chế độ bảo vệ bí mật, quy định về công tác văn thư, lưu trữ v.v... Dù bất cứ
lúc nào và hoàn cảnh nào người cán bộ văn thư phải giữ đúng chế độ đã
được quy định không được phép thay đổi quy định. Đặc biệt người cán
bộ văn thư phải có ý thức được rằng không có bất cứ một ngoại lệ nào trong
các quy định.
Trong trường hợp các vấn đề đặt ra có những chi tiết khác với quy định
của Nhà nước và của cơ quan, tốt nhất phải xin ý kiến người phụ trách có
thẩm quyền, không được tự ý giải quyết bất cứ việc gì ngoài quy định.

3.7. Tính tế nhị.
Công việc của người cán bộ văn thư tạo ra môi trường tiếp xúc với
nhiều đối tượng khác nhau. Vì vậy người cán bộ văn thư phải luôn luôn thể
hiện sự lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng
không hài lòng, sự phân tán thiếu kiên trì, sự mệt mỏi, quá xúc cảm, kể cả thái
độ suồng sả kiểu bạn bè đối với đồng nghiệp và những người quen biết. Đặc
biệt phải tránh nóng vội khi có việc khẩn cấp hoặc phải trả lời những yêu cầu
của người khác hoặc khi nghi ngờ một điều gì đó trong công việc.
Tính tế nhị sẽ giúp cho cán bộ văn thư ngày càng chiếm được lòng tin
và sự yêu mến của bạn bè đồng nghiệp và mọi người trong cơ quan. Điều đó
giúp cho người cán bộ văn thư tạo được bầu không khí thoải mái trong phòng
làm việc của mình. Đó cũng là một trong những điều kiện để nâng cao hiệu
quả trong công việc.
Chương VI
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
(Nghị Định số 58/2001/NĐ-CP Ngày 24-8-2001 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tư liên tịch số: 07/2002/TTLT-
BCA-TCCP, ngày 06 – 5 năm 2002 của liên bộ Công an và ban Tổ chức
Cán bộ Chính phủ).


I. Khái niệm và tầm quan trọng của con dấu.
1. Khái niệm:
Con dấu là thành phần thể thức thể hiện giá trị pháp lý của văn bản
và vị tí của cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước.
2. Tầm quan trong của con dấu.
Như đã trình bày ở trên, con dấu là thành phần khẳng định giá trị pháp
lý của văn bản, văn bản không có con dấu là những văn bản không có giá trị
pháp lý và hiệu lực thi hành
Con dấu là thành phần biểu thị vị trí của cơ quan trong hệ thống bộ máy
nhà nước, là một trong những yếu tố quan trong giúp cơ quan tự nhân danh
mình thực hiẹn các hoạt động giao dịch, trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá
nhân khác.
Con dấu còn là thành phần quan trọng giúp các cơ quan, tổ chức tránh
được tình trạng giải mạo giấy tờ.
II. Các loại con dấu.
1. Các cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình Quốc huy.
Theo quy định tại Điều 3, Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP, ngày 24 tháng
8 năm 2001 của Chính phủ thì các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà
nước sau đây được phép sử dụng con dấu có hình Quốc huy:
- Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của
Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, đoàn Đại biểu Quốc hội các Tỉnh, Thành phố
trực thuộc Trung ương.
- Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ.
- Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc Chính
phủ.
- Văn phòng Chủ tịch nước.
- Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao, các Viện Kiểm sát Nhân dân địa
phương, các Viện Kiểm sát Quân sự.
- Tòa án Nhân dân Tối cao, các Tòa án Nhân dân địa phương, các Tòa
án Quân sự và các Tòa án khác do luật định.
- Hội đồng Nhân dân, Ủy ban Nhân dân các cấp.
- Cơ quan thi hành án dân sự.
- Phòng Công chứng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
- Cơ quan đại diện nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ở nước
ngoài, gồm:
Cơ quan đại diện ngoại giao, phái đoàn đại diện thường trực tổ
chức quốc tế liên Chính phủ và Cơ quan lãnh sự (kể cả lãnh sự danh dự), Cơ
quan đại diện thực hiện chức năng đại diện cho Nhà nước Việt Nam trong
quan hệ với các nước, tổ chức quốc tế tiếp nhận trong phạm vi nhiệm vụ và
quyền hạn do luật pháp quy định.
- Các cơ quan thuộc Bộ Ngoại giao: Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân, Ủy ban
người Việt Nam ở nước ngoài và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.
- Một số tổ chức khác do Thủ tướng Chính phủ cho phép.
2. Các cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu không có hình
Quốc huy.
Theo Điều 4 của Nghị định Số: 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 thì Các
cơ quan, tổ chức dưới đây được sử dụng con dấu không có hình Quốc huy:
- Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.
- Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của
Viện Kiểm sát nhân dân, Viện Kiểm sát Quân sự, Tòa án Nhân dân, Tòa án
Quân sự các cấp.
- Các cơ quan chuyên môn và tổ chức sự nghiệp trực thuộc Ủy ban
Nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện.
- Tổ chức chính trị, các tổ chức Chính trị - Xã hội, các tổ chức Xã hội -
Nghề nghiệp, các Hội Hữu nghị, các tổ chức hoạt động Nhân đạo, Hội bảo trợ
xã hội, Qũy xã hội, Qũy từ thiện; các tổ chức Phi chính phủ khác được cơ
quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập hay cấp giấy phép hoạt
động.
- Các tổ chức tôn giáo được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho
phép hoạt động.
- Các tổ chức kinh tế được quy định theo Luật Doanh nghiệp nhà nước,
Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam; Luật khuyến khích
đầu tư trong nước, Luật Hợp tác xã và các tổ chức kinh tế khác theo quy định
của pháp luật; các đơn vị trực thuộc, chi nhánh, văn phòng đại diện của các tổ
chức kinh tế này.
- Một số tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập cho phép
sử dụng con dấu.
- Các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
III. Những quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
Các chức danh nhà nước, Thủ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan,
tổ chức có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu
của cơ quan, tổ chức mình theo đúng chức năng và thẩm quyền được pháp
luật quy định.
Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo các quy định sau
đây:
- Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước chỉ được sử dụng
một con dấu. Trong trường hợp cần có thêm con dấu cùng nội dung như con
dấu thứ nhất thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm
quyền thành lập và phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất;
- Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp Văn bằng, Chứng chỉ, Thẻ
Chứng minh Nhân dân, Thị thực Visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi,
dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác nghiệp vụ nhưng phải được cấp có thẩm
quyền cho phép và nội dung con dấu phải giống như con dấu ướt mà cơ
quan, tổ chức đó được phép sử dụng.
- Con dấu khắc xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan công an, phải
nộp lệ phí do Bộ Tài chính quy định và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp
“Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu”. Cơ quan, tổ chức khi bắt đầu sử
dụng con dấu mới phải thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới.
- Việc đóng dấu vào các loại văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định
của pháp luật.
- Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử
dụng con dấu của cơ quan; tổ chức mình.
Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý
chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ
quan thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải
chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan.
- Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ.
- Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho
cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng
ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.
- Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ
chức thay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại
con dấu cũ.
- Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo điều kiện để các cơ quan
có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng
con dấu.
- Cơ quan, tổ chức khi có quyết định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết
thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi hành thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải
thu hồi con dấu và nộp lại con dấu cho cơ quan công an đã cấp giấy chứng
nhận đăng ký mẫu dấu.
Trong trường hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu, cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền ra quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu phải thu hồi
con dấu và phải thông báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và
các cơ quan liên quan biết.
IV. Thẩm quyền quy định mẫu dấu, Thủ tục khắc dấu, cấp phép khắc dấu
và đăng ký mẫu dấu.
Bộ Công an quy định thống nhất mẫu các loại con dấu và việc khắc biểu
tượng trong con dấu hoặc chữ nước ngoài trong con dấu, cấp giấy phép khắc
dấu, lưu chiểu mẫu dấu và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, quản lý
hoạt động khắc dấu, kiểm tra việc quản lý sử dụng con dấu và thực hiện các
công việc khác theo quy định.
Thẩm quyền cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký mẫu con dấu, cấp giấy
chứng nhận đăng ký mẫu dấu và đăng ký lưu chiểu mẫu dấu quy định như
sau:
- Tổng cục Cảnh sát Bộ Công an cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký mẫu
con dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các chức danh nhà
nước, các cơ quan, tổ chức thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương, cấp
giấy phép khắc dấu cho các cơ quan đại diện ngoại giao, các cơ quan đại
diện bên cạnh các tổ chức Quốc tế liên Chính phủ của nước ngoài tại Việt
Nam, cấp giấy phép mang con dấu vào Việt Nam sử dụng cho các cơ quan,
tổ chức nước ngoài khác không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp
tại Việt Nam.
Thủ tục và hồ sơ khắc dấu được quy định như sau :
1. Các chức danh nhà nước, các cơ quan, tổ chức được sử dụng
con dấu có hình Quốc huy, các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp,
tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội; tổ chức phi Chính phủ.
a. Đối với các cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước, các cơ quan
chuyên môn, tổ chức sự nghiệp: Phải có quyết định về thành lập tổ chức theo
quy định đối với từng loại cơ quan, tổ chức. Trong trường hợp quyết định
chưa quy định cho phép cơ quan, tổ chức được dùng con dấu thì cơ
quan, tổ chức đó văn bản riêng cho phép dùng con dấu của cơ quan thẩm
quyền thành lập ra tổ chức đó.
b. Các tổ chức Chính trị, tổ chức Chính trị - Xã hội; tổ chức Phi Chính
phủ, tổ chức Tôn giáo, Hội quần chúng; Hội nghề nghiệp: Phải có “Điều lệ về
tổ chức và hoạt động” đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, các tổ chức
khoa học phải có “Giấy chứng nhận đằng ký họat động”.
2. Các tổ chức kinh tế:
a. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký
hoạt động, giấy phép đầu tư; giấy phép đặt chi nhánh, giấy phép thầu, giấy
phép đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam (đối với tổ chức kinh tế liên doanh,
đầu tư nước ngoài).
b. Các tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp của
tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, ngoài các giấy tờ quy định tại điểm
a khoản 2 Điều này còn phải có quyết định thành lập của cơ quan có thẩm
quyền.
3. Trường hợp các cơ quan, tổ chức hay các chức danh nhà nước
muốn khắc lại con dấu bị mất hoặc dấu bị mòn, hỏng thì phải có văn
bản nêu rõ lý do và đề nghị cơ quan công an khắc lại con dấu mới mà
không cần phải có thêm các loại văn bản nào khác.
4. Trong thời gian không qúa 07 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ
của cơ quan, tổ chức theo quy định, cơ quan công an cấp giấy phép
khắc dấu và giới thiệu đến cơ sở khắc dấu theo quy định.
Các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện
của các tổ chức quốc tế liên Chính phủ tại Việt Nam; các bộ phận lãnh sự, bộ
phận tùy viên quân sự và các bộ phận khác trực thuộc cơ quan đại diện ngoại
giao nước ngoài tại Việt Nam khi sử dụng con dấu của cơ quan mình phải
thông báo và đăng lý mẫu dấu tại Bộ ngoại giao Việt Nam.
Các cơ quan nước ngoài khác và các tổ chức quốc tế phi Chính phủ có
đại diện tại Việt Nam muốn mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam để sử
dụng phải làm thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại Bộ Công an Việt Nam.
Các cơ quan, tổ chức nước ngoài không phải cơ quan đại diện ngoại
giao mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng cần có văn bản gửi
Bộ Công an Việt Nam nói rõ lý do, phạm vi sử dụng con dấu kèm theo mẫu
con dấu, giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam,
đồng thời phải đăng ký mẫu dấu trước khi sử dụng.
V. Bảo quản con dấu và nguyên tắc đóng dấu.
1. Bảo quản con dấu.
Con dấu phải được bảo quản cẩn thận tại trụ sở làm việc của cơ quan,
không được phép mang con dấu ra khỏi cơ quan khi chưa có sự đồng ý của
người có thẩm quyền.
Con dấu phải được treo trên giá, cất vào tủ có khoá cẩn thận, không
được để con dấu trên bàn khi không có mặt ở phòng làm việc.
Khi con dấu bị bẩn, không được dùng vật nhọn để cậy chất bụi, bẩn
bám trên con dấu, Có thể dùng xăng và bàn chải lông mềm để cọ rửa con
dấu.
2. Nguyên tắc đóng dấu.
- Con dấu được đóng trùm từ ¼ đến 1/3 bên trái của chữ ký.
- Không được đóng dấu vào các văn bản chữ có chữ ký của người có
thẩm quyền, không đóng vào giấy trắng, giấy nháp.
- Dấu phải được đóng khi văn bản đã có chữ ký của người có thẩm
quyền, không được đóng trước khi ký.
- Dấu đóng phải ngay ngắn, rõ ràng, không được đóng chồng lên nhau,
không nhoè mực. Trong trường hợp đóng dẫu sai thì phải huỷ bỏ văn bản và
lmà lại văn bản mới.
- Trong trường hợp đóng dấu sai thì phải hủy văn bản để làm lại văn
bản mới.
Chương V
LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
A. LẬP HỒ SƠ.


I. Khái niệm về hồ sơ.
Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm văn bản do
cơ quan ban hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc cá nhân khác gửi
tới, sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng
trong hoạt động quản lý của cơ quan và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu
khác.
Hồ sơ là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong công tác
hành chính văn phòng và công tác lưu trữ. Thuật ngữ này được giải thích như
sau:
Hồ sơ là một hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một
sự việc, vấn đề (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết sự
việc, vấn đề đó.
Ví dụ: Hồ sơ về một vụ án hình sự, hồ sơ về một vụ tranh chấp nhà đất,
hồ sơ về một kỳ họp của Quốc hội ...
Hồ sơ còn có thể là một tập văn bản được kết hợp lại do có những
điểm giống nhau khác, như cùng một loại văn bản, cùng một tác giả,
cùng thời gian ban hành…
Ví dụ: - Tập thông báo của Chính phủ và các Bộ (Các văn bản trong hồ
sơ này là đều cùng một loại: Thông báo).
- Tập Quyết định của Ủy ban Nhân dân Huyện X (Các văn bản
trong hồ sơ có cùng tên gọi: Quyết định).
- Tập Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ. (các văn bản
trong hồ sơ này là đều của cùng một tác giả: Thủ tướng Chính phủ).
- Kế hoạch, báo cáo của Sở Thương mại và Sở Tài chính năm
1994.
(Các văn bản trong hồ sơ trên đều được ban hành trong năm 1994).
Hồ sơ là một khái niệm về phân loại, dùng để phân loại các văn bản
hình thành trong hoạt động của các cơ quan, cá nhân hoặc các phông lưu trữ
theo các vấn đề, sự việc ...
Từ khái niệm về hồ sơ, chúng ta có thể định nghĩa về lập hồ sơ như
sau:
Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải
quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc trưng
khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo một
phương pháp khoa học.
Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, được
thực hiện trong suốt quá trình giải quyết công việc, tức là công việc giải quyết
đến đâu, cán bộ phụ trách công việc đó phải tiến hành sưu tầm, tập hợp các
văn bản liên quan đến việc đó để lập hồ sơ.
Trong thực tế, việc lập hồ sơ cũng được tiến hành một cách phổ biến
trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ Nhà nước, do việc lập hồ sơ ở văn thư
cơ quan làm chưa tốt.
II. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ.
Lập hồ sơ hiện hành là khái niệm dùng để chỉ việc lập hồ sơ đối với các
văn bản vừa giải quyết xong của cơ quan và do cán bộ viên chức hoặc văn
thư cơ quan lập.
Nếu trong một cơ quan công tác lập hồ sơ hiện hành được thực hiện tốt
sẽ có tác dụng sau đây:
1. Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, nhân
viên.
Trong một cơ quan, nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và
sau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo
từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn
vị tổ chức, từng bộ phận, sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm
kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh,
đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó,
góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ
nói riêng, của cơ quan nói chung.
2. Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ.
Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho
thủ trưởng cơ quan, các đơn vị tổ chức và cán bộ văn thư theo dõi và nắm
chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình,
biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát
hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượn
tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơ quan và Nhà nước.
3. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Công tác lập hồ sơ ở cơ quan hiện hành nếu làm được tốt tức là đã
bước đầu phân loại và xác định được giá trị của văn bản. Trên cơ sở đó, cán
bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trị thực tiễn và giá trị lịch
sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh. Nếu hồ sơ được lập ở
văn thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý
và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những khó khăn, phức tạp
trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu ..., do đó mà nâng cao
được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ.
Theo quy định, lập hồ sơ là trách nhiệm của cán bộ, nhân viên làm
công tác công văn, giấy tờ trong các cơ quan, tổ chức, phần việc thuộc trách
nhiệm giải quyết của người nào thì trong qúa trình giải quyết, người đó phải
lập hồ sơ.
III. Nội dung và yêu cầu của lập hồ sơ.
1. Nội dung của lập hồ sơ.
Điều 21, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư quy định nội dung và yêu cầu của lập hồ sơ
như sau:
- Mở hồ sơ;
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ.
- Kết thúc và biên mục hồ sơ.
2. Yêu cầu của lập hồ sơ.
Hồ sơ được lập cần đảm bảo những yêu cầu sau đây:
2.1. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ
chức hình thành hồ sơ.
Chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị là cơ sở cho những hoạt
động của cơ quan, đơn vị đó. Mỗi cơ quan, đơn vị đều có chức năng nhiệm
vụ nhất định do Nhà nước hoặc cơ quan cấp trên giao. Do đó, văn bản hình
thành trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị tất yếu phải phản
ánh chức năng và nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó. Nói cách khác, chúng
phản ánh hoạt động của cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, từng vấn đề,
sự việc cụ thể. Chính vì vậy, thành phần và nội dung văn bản trong mỗi hồ sơ
thường lệ thuộc bởi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị.
Ví dụ: Hồ sơ về cơn bão số 3 (2003) lập ở Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh
Hóa bao gồm những văn bản chỉ đạo về phòng chống cơn bão số 3 của Chính
phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, Báo cáo của các sở, các ngành, Uỷ
ban nhân dân các huyện về tình hình phòng, chống bão và những thiệt hại do
cơn bão gây ra ... Còn hồ sơ về cơn bão số 3 do Uỷ ban nhân dân các huyện
của Thanh Hóa lập thì lại gồm những tài liệu về chỉ đạo phòng, chống bão lụt
của UBND tỉnh, UBND huyện và huyện uỷ của huyện đó, báo cáo về tình hình
phòng chống và thiệt hại do cơn bão số 3 gây ra của UBND huyện, các
ngành, các địa phương trong huyện ...
Hồ sơ về cơn bão số 3 năm 2003 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa
phản ánh chức năng nhiệm vụ của Uỷ ban nhân dân tỉnh trong công tác
phòng chống bão. Còn hồ sơ về cơn bão số 3 (2003) do Uỷ ban nhân dân các
huyện lập thì phản ánh chức năng nhiệm vụ của UBND huyện về mặt này.
Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này có nghĩa là toàn bộ hồ sơ lập ra phải
phản ánh đúng đắn chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, từng hồ sơ phải
thể hiện được chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong việc giải quyết
vấn đề, sự việc được đề cập ở hồ sơ. Do đó, đối với những văn bản không
phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ
đó thì không lập hồ sơ (hoặc không đưa vào hồ sơ).
2.2. Văn bản, giấy tờ được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan
chặt chẽ với nhau và phải phản ánh được trình tự giải quyết công việc
hoặc trình tự diễn biến của sự việc.
Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua
một quá trình hoặc ngắn, hoặc dài. Nói cách khác, đều có khởi đầu và kết
thúc. Văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc có mối liên quan
chặt chẽ với nhau, đó là khách quan chứ không phụ thuộc vào ý muốn chủ
quan của con người. Hồ sơ lập ra có đảm bảo mối liên hệ khách quan của
văn bản thì mới phản ánh các vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối
liên hệ bên trong của chúng. Do đó giúp cán bộ cơ quan nghiên cứu, sử dụng
tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh. Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi người lập
phải biết phân định hồ sơ cho phù hợp, không xé lẻ những văn bản có liên
quan về một sự việc, vấn đề để lập thành những hồ sơ khác nhau.
Yêu cầu này sẽ không thể thực hiện khi lập hồ sơ theo các đặc trưng về
hình thức của văn bản.
Ví dụ: Hồ sơ “Tập thông báo của Chính phủ năm 1995”
(Trong hồ sơ này gồm nhiều bản thông báo có nội dung khác nhau,
không liên quan hoặc ít liên quan với nhau).
2.3. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo
quản tương đối đồng đều.
Trong thực tế hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh về một
vấn đề, sự việc thường hình thành khá nhiều, trong đó có những văn bản có ý
nghĩa lịch sử, ý nghĩa thực tiễn lâu dài, có những văn bản chỉ có ý nghĩa thực
tiễn trong thời gian ngắn, thậm chí không còn ý nghĩa gì sau khi công việc đã
được giải quyết. Các loại văn bản nói trên do giá trị khác nhau, yêu cầu
nghiên cứu, sử dụng không giống nhau nên thời hạn bảo quản chúng cũng sẽ
khác nhau. Chẳng hạn, văn bản có ý nghĩa lịch sử sẽ phải giao nộp cho lưu
trữ Nhà nước tức các trung tâm (kho) lưu trữ quốc gia, văn bản có ý nghĩa
thực tiễn lâu dài sẽ bảo quản lâu dài ở lưu trữ cơ quan, còn văn bản có ý
nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn thì có thể giữ lại ở các đơn vị tổ chức
trong cơ quan một thời gian nhất định, rồi tiêu huỷ theo sự hướng dẫn của lưu
trữ cơ quan, đối với những văn bản không còn ý nghĩa thì có thể loại huỷ. Do
đó, khi lập hồ sơ, cần chú ý phân biệt giá trị của các văn bản, sao cho các văn
bản trong một hồ sơ có giá trị đồng đều. Nếu đảm bảo được yêu cầu này, sẽ
làm tăng thêm chất lượng văn bản được bảo quản, phục vụ nghiên cứu được
tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản, cán bộ lưu trữ sẽ khỏi mất
công điều chỉnh hoặc lập lại hồ sơ.
Ví dụ1:
Ở Uỷ ban nhân dân thành phố Đà Nẵng, các văn bản phản ánh tình
hình thực hiện kế hoạch Nhà nước năm 2000 của thành phố được lập thành
những hồ sơ sau:
- Báo cáo của Uỷ ban nhân dân thành phố về tình hình thực hiện kế
hoạch Nhà nước năm 2000.
- Báo cáo của Uỷ ban nhân dân thành phố về tình hình thực hiện kế
hoạch Nhà nước hàng quý, 6 tháng đầu năm 2000.
Trong hai hồ sơ trên thì hồ sơ đầu cần bảo quản vĩnh viễn, còn hồ sơ
thứ hai chỉ bảo quản trong thời gian nhất định. Rất dễ nhận thấy, nếu người
lập hồ sơ không chú ý đến yêu cầu đảm bảo cho các văn bản trong hồ sơ có
giá trị đồng đều thì hai hồ sơ trên có thể nhập làm một.
Ví dụ 2: Các Quyết định và công văn của cơ quan thì không thể sưu
tầm để đưa vào cùng một hồ sơ vì giá trị pháp lý của loại văn bản này khác
nhau.
Ví dụ 3: Trong quá trình hoạt động của cơ quan thường có các loại Kế
hoạch, Báo cáo của cơ quan và của các đơn vị trực thuộc. Khi lập hồ sơ ta
không thể sưu tầm Báo cáo tổng kết của cơ quan và của đơn vị trực thuộc vào
một hồ sơ. Vì Báo cáo tổng kết của cơ quan bao giờ cũng có giá trị cao hơn
Báo cáo của các đơn vị trực thuộc.
Tuy nhiên, không nên hiểu yêu cầu này một cách cứng nhắc, bao giờ
cũng tách rời từng văn bản trong hồ sơ để xét giá trị của chúng. Vì trong thực
tế, có những hồ sơ gồm các văn bản có liên quan mật thiết với nhau, toàn bộ
văn bản hợp thành mới tạo nên giá trị của hồ sơ đó. Trong trường hợp này,
phải xem xét giá trị của chúng trong mối liên quan với các văn bản khác của
hồ sơ, ví dụ như hồ sơ về một vụ án, hồ sơ về thanh tra, kiểm tra, hồ sơ cán
bộ.
4. Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản.
Muốn cho hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng
chứng pháp lý, thì đòi hỏi các văn bản trong hồ sơ phải đúng thể thức văn bản
do Nhà nước quy định, nghĩa là phải có Quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu
văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, chữ ký của người có thẩm
quyền, dấu của cơ quan... Nếu văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành mà
thiếu những yếu tố trên, sẽ không có giá trị pháp lý. Xét về lâu dài, những văn
bản như vậy sẽ không thể trở thành sử liệu đáng tin cậy. Do vậy, khi lập hồ
sơ, cần coi trọng đúng mức yêu cầu này, chú ý thu thập và lựa chọn những tài
liệu đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ.
5. Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác.
Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và bên
ngoài bìa hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ
để tra tìm, nghiên cứu được nhanh chóng và thuận lợi
IV. Phương pháp lập hồ sơ.
1. Lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ
1.1. Khái niệm, tác dụng của Danh mục hồ sơ.
1.1.1- Khái niệm:
Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị cần
phải lập trong một thời gian nhất định (thường là một năm).
1.1.2 - Tác dụng:
+ Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ
trong cơ quan, đơn vị được chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện.
+ Giúp cho cán bộ trong cơ quan lập được hồ sơ đầy đủ, chính xác; là
căn cứ cho cán bộ lưu trữ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của cán bộ chuyên
môn. Giúp cho cán bộ lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được toàn bộ công việc
của cơ quan và công việc của từng cán bộ thừa hành.
+ Nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan,
đơn vị đối với việc lập hồ sơ và là cơ sở cho việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ
cơ quan.
1.2. Phương pháp lập Danh mục hồ sơ.
Có 2 phương pháp lập danh mục hồ sơ.
+ Cách thứ nhất: Cán bộ văn thư, lưu trữ của cơ quan dự kiến danh
mục hồ sơ của từng đơn vị tổ chức (tổ, phòng, ban) trong cơ quan. Sau đó
đưa cho cán bộ phụ trách và cán bộ nhân viên của các đơn vị tham gia ý kiến,
rồi tổng hợp, bổ sung, hoàn chỉnh lại thành danh mục hồ sơ của cơ quan,
trình thủ trưởng cơ quan xem xét và ký duyệt.
Cách làm này sẽ nhanh hơn nhưng khó làm vì nó đòi hỏi cán bộ văn
thư, lưu trữ phải nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và
nhiệm vụ của từng cán bộ, nhân viên cũng như yêu cầu nghiên cứu của cán
bộ thì mới lập được danh mục hồ sơ chính xác, phù hợp. Phương pháp này
thường được vận dụng để lập Danh mục cho những cơ quan có cơ cấu tổ
chức đơn giản.
+ Cách làm thứ hai: từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào chức năng,
nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác trong năm tới và nhiệm vụ cụ thể
của mình để dự kiến những hồ sơ mình cần lập, đưa cho cán bộ phụ trách
đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của
từng cá nhân trong đơn vị, bỏ những hồ sơ trùng hoặc không cần lập, bổ
sung những hồ sơ còn thiếu thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ
văn thư, lưu trữ giúp Văn phòng hoặc phòng Hành chính tổng hợp danh mục
hồ sơ của từng đơn vị thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng
xem xét, ký duyệt.
Cách làm này sẽ dự kiến được danh mục hồ sơ chính xác hơn nhưng
thời gian thường bị kéo dài. Để làm tốt đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ cần
phải kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ và phương pháp lập danh mục
hồ sơ. Phương pháp này thường được áp dụng khi cơ quan có cơ cấu tổ
chức phức tạp, khối lượng công việc nhiều.
1.3. Một số điểm cần chú ý khi lập danh mục hồ sơ.
+ Áp dụng cách làm nào là tuỳ thuộc vào tình hình thực tế của cơ quan,
đơn vị. Điều cơ bản là làm thế nào cho mỗi cán bộ, nhân viên làm công tác
công văn, tài liệu thấy được tác dụng của việc lập danh mục hồ sơ để tích cực
tham gia ý kiến hoặc tham gia xây dựng và thực hiện nghiêm túc việc lập hồ
sơ theo danh mục hồ sơ.
+ Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào tháng cuối năm để sử dụng
cho năm sau. Đối với những cơ quan có tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm
vụ công tác ổn định hoặc ít thay đổi thì tập trung xây dựng một lần đầu, những
năm sau chỉ cần bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chương trình kế hoạch
mới và tiếp tục sử dụng.
+ Muốn lập được danh mục hồ sơ chính xác, phù hợp cần nghiên cứu
để nắm vững các điểm sau:
- Nắm được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và công việc của
từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan.
- Nắm vững Kế hoạch hoạt động của cơ quan, các chế độ hội họp, chế
độ báo cáo, tổ chức công tác văn thư, quan hệ giữa cơ quan, đơn vị mình với
cơ quan, đơn vị khác; chương trình, kế hoạch của cơ quan, đơn vị ...
- Nắm được các loại văn bản, tài liệu của cơ quan làm ra và văn bản, tài
liệu của các cơ quan khác gửi đến, các loại hồ sơ đã lập trong năm trước.
- Nắm được các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, bảng
thời hạn bảo quản mẫu (nếu có), kinh nghiệm xác định giá trị tài liệu của
những năm trước.
- Việc xây dựng danh mục hồ sơ cần làm dần từng bước, sau mỗi năm
cần rút kinh nghiệm để danh mục hồ sơ ngày càng hoàn chỉnh hơn, sát với
thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị.
Mẫu danh mục hồ sơ:




Tên cơ quan chủ quản ... CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Tên cơ quan (đơn vị) ... Độc lập - Tự do - Hạnh phúc


DANH MỤC HỒ SƠ CỦA ..................
NĂM .....
Số và ký hiệu Thời hạn
Tiêu đề hồ sơ Người lập Ghi chú
hồ sơ bảo quản

2 3 4 5 6




Danh mục hồ sơ này có ........................... hồ sơ bao gồm:
............................. hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
............................. hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài.
............................. hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời.


Địa danh, ngày ..... tháng ..... năm .....
(THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN)
(Ký - đóng dấu)


* Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột 1: Ghi số thứ tự hồ sơ: số đánh liên tục cho toàn bản danh mục hồ
sơ, bắt đầu từ số 01 cho đến số n (n là số của hồ sơ cuối cùng trong danh
mục).
Cột 2: Số và ký hiệu hồ sơ: số hồ sơ đánh cho từng đơn vị tổ chức. Ký
hiệu là chữ viết tắt của tên đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ. Cuối mỗi đơn vị tổ
chức cần để dự phòng một số hồ sơ, khi có việc mới phát sinh sẽ bổ sung
vào.
Ví dụ: Số 01 - TH
Số 01 - HC
Số 01 - TCCB ...
Cột 3: Ghi tên đơn vị tổ chức và tên hồ sơ: thứ tự các đơn vị tổ chức ghi
thành các mục I, II: tên đơn vị tổ chức ghi bằng chữ to giữa dòng.
Ví dụ:
I. PHÒNG TỔNG HỢP
........................................
II. PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH.
...............................................
Cột 4: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời.
Thời hạn bảo quản được xác định dựa trên cơ sở bảng thời hạn bảo quản
mẫu và vận dụng vào thực tế tài liệu của cơ quan. Trong một hồ sơ có nhiều
văn bản, tài liệu có giá trị khác nhau thì thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác
định bằng giá trị của văn bản, tài liệu có giá trị cao nhất.
Cột 5: Ghi họ tên người lập hồ sơ (ai phụ trách việc gì phải có trách
nhiệm lập hồ sơ của phần việc đó. Trong trường hợp này phải ghi tên của
người chịu trách nhiệm lập hồ sơ).
Cột 6: Ghi chú: hồ sơ mật, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, chuyển
sang năm sau (nếu hồ sơ chưa giải quyết xong) hoặc mới bổ sung...
1.4. Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục.
Để danh mục hồ sơ phát huy được tác dụng đối với việc lập hồ sơ, thì
công tác hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần phải được chỉ đạo
chặt chẽ, thường xuyên. Về nghiệp vụ lập hồ sơ phải được hướng dẫn cụ thể,
tỉ mỉ. Mặt khác cần tuyên truyền, vận động để mỗi cán bộ, nhân viên xác định
được trách nhiệm, thực hiện nghiêm chỉnh chế độ lập hồ sơ do Nhà
nước quy định. Việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần tiến hành như sau:
- Danh mục hồ sơ sau khi đã được Thủ trưởng cơ quan ký duyệt thì sao
thành nhiều bản, cán bộ văn thư giữ một bản, Thủ trưởng cơ quan, Chánh
Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) mỗi người giữ một bản để theo
dõi, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị và để lập những hồ
sơ thuộc trách nhiệm của Thủ trưởng, của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng
Hành chính).
- Mỗi đơn vị tổ chức giữ một bản hoặc phần danh mục hồ sơ của đơn vị
mình để làm căn cứ lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm của đơn vị.
- Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ trong cơ quan căn cứ
vào danh mục hồ sơ, xem mình cần phải lập những hồ sơ gì thì chuẩn bị bìa
hồ sơ, trong quá trình giải quyết công việc chú ý thu thập đầy đủ văn bản, tài
liệu đưa vào hồ sơ.
Cuối năm, cá nhân đơn vị căn cứ vào danh mục hồ sơ để tổng hợp hồ
sơ đã lập, sắp xếp hoàn chỉnh lại và chuẩn bị nộp lưu vào phòng (tổ, bộ phận)
Lưu trữ cơ quan. Những hồ sơ mà cán bộ thừa hành còn phải nghiên cứu,
tham khảo hoặc còn phải tiếp tục giải quyết sang năm sau thì cần ghi chú vào
danh mục hồ sơ.
- Danh mục hồ sơ là bản dự kiến trước có thể chưa sát với thực tế. Vì
vậy trong quá trình giải quyết cần theo dõi, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp
với thực tế giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị. Nếu có việc mới phát
sinh cần bổ sung vào danh mục hồ sơ, những việc đã dự kiến nhưng thực tế
không thực hiện được thì ghi rõ vào cột ghi chú của danh mục hồ sơ: “Không
hình thành hồ sơ”.
Việc hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục tổ chức thực hiện tốt thì từng
cán bộ nhân viên sẽ thấy được tác dụng thiết thực của việc lập hồ sơ, dần
dần mọi người sẽ tự giác lập hồ sơ về những công việc của mình, từ đó sẽ
trở thành một chế độ làm việc bắt buộc, thường xuyên và nề nếp trong cơ
quan.
2. Lập hồ sơ trong trường hợp không có Danh mục hồ sơ.
Lập hồ sơ theo sự hướng dẫn của bản danh mục hồ sơ tuy có nhiều
thuận lợi cho cán bộ cơ quan, nhưng trong thực tế, hầu hết các cơ quan Nhà
nước đã không lập được bản danh mục này, văn bản hình thành trong hoạt
động của cơ quan đã không được chú ý phân loại khoa học ngay từ khi các
vấn đề, sự việc vừa được giải quyết xong. Do đó các văn bản thường bị phân
tán, lẫn lộn giữa vấn đề này với vấn đề khác. Trong trường hợp này, việc lập
hồ sơ sẽ trở nên khó khăn hơn và được tiến hành theo trình tự sau :
- Phân định hồ sơ.
- Sắp xếp văn bản trong hồ sơ.
- Đánh số tờ.
- Viết Mục lục văn bản.
- Viết chứng từ kết thúc.
- Viết bìa hồ sơ.
2.1. Phân định hồ sơ:
Phân định hồ sơ là căn cứ vào nội dung và các đặc trưng khác của
văn bản (những điểm giống nhau của văn bản) để chia chúng thành các
hồ sơ cụ thể, phù hợp với khái niệm hồ sơ và đảm bảo các yêu cầu về
lập hồ sơ.
Đây là khâu quan trọng có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng hồ sơ
được lập. Hồ sơ được phân định hợp lý thì về cơ bản đã đảm bảo được bốn
trong năm yêu cầu lập hồ sơ. Lập hồ sơ là một khái niệm về phân loại nên khi
phân định hồ sơ phải căn cứ vào các đặc trưng phổ biến của văn bản, như
các đặc trưng vấn đề, tên gọi, tác giả, cơ quan giao dịch, thời gian, địa dư.
Trong đó phải lấy một đặc trưng làm căn cứ chủ yếu. Sau đây là cách vận
dụng các đặc trưng của văn bản để lập hồ sơ.
a. Đặc trưng vấn đề.
Khi phân định hồ sơ, chủ yếu phải lấy vấn đề mà nội dung văn bản đề
cập làm cơ sở để sưu tầm và tập hợp văn bản. Tất cả những văn bản có nội
dung liên quan với nhau về một vấn đề (một sự việc, một công việc, một đối
tượng) sẽ được tập hợp thành một hồ sơ.
Hồ sơ lập theo đặc trưng này sẽ phù hợp với khái niệm về hồ sơ và
đảm bảo đầy đủ nhất các yêu cầu về lập hồ sơ. Trong thực tế, người ta
thường nghiên cứu văn bản theo từng vấn đề, sự việc, do đó, nếu hồ sơ lập
theo đặc trưng vấn đề sẽ giúp cho người nghiên cứu tra tìm văn bản được
nhanh chóng, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh. Điều quan trọng nhất khi
phân định hồ sơ theo đặc trưng này là phải xác định phạm vi vấn đề (sự việc)
cho hợp lý. Nói chung, văn bản trong một hồ sơ phải cùng phản ánh một vấn
đề cụ thể. Phạm vi vấn đề rộng hay hẹp chủ yếu là tuỳ thuộc vào chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành nên văn bản. Chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan quy định thành phần, nội dung và khối lượng văn bản
hình thành. Đối với những cơ quan nhỏ, một nhiệm vụ cụ thể có thể phân
thành một hồ sơ nhưng đối với những cơ quan lớn, một vấn đề có thể phân
định thành nhiều hồ sơ.
Ví dụ: Ở Uỷ ban nhân dân xã hàng năm có thể hình thành các hồ sơ về
sản xuất nông nghiệp, công tác an ninh, trật tự, công tác văn hóa ... Đây là
những nhiệm vụ cụ thể mà Uỷ ban nhân dân xã phải quản lý, khối lượng
tài liệu hình thành về từng mặt công tác không nhiều, do đó tài liệu phản ánh
về mỗi nhiệm vụ công tác nói trên có thể xem là một vấn đề và lập thành một
hồ sơ. Ngược lại, đối với những cơ quan lớn, có chức năng, nhiệm vụ, phạm
vi hoạt động và quyền hạn lớn, văn bản phản ánh về một nhiệm vụ công tác
nhiều thì có thể lập thành nhiều hồ sơ, mỗi hồ sơ là một sự việc cụ thể.
Ví dụ: Văn bản về sản xuất nông nghiệp ở Uỷ ban nhân dân tỉnh không
thể chỉ lập một hồ sơ như ở Uỷ ban nhân dân xã, mà phải phân định thành
hàng chục hồ sơ, gồm các vấn đề cụ thể như:
- Kế hoạch sản xuất nông nghiệp toàn năm.
- Chỉ đạo sản xuất nông nghiệp.
- Kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất nông nghiệp toàn năm.
- Kế hoạch sản xuất nông nghiệp từng vụ.
- Phòng trừ sâu bệnh.
- Các biện pháp kỹ thuật - sản xuất nông nghiệp.
- Chăn nuôi gia cầm...
Khi lập hồ sơ, ta phải lấy đặc trưng này làm đặc trưng chủ yếu, Khi các
văn bản còn lại là những văn bản đề cập đến những nội dung khác nhau, ta
sẽ vận dụng các đặc trưng khác.
b. Đặc trưng tên gọi.
Đối với những loại văn bản có nội dung đề cập đến nhiều sự việc khác
nhau, như Biên bản các cuộc họp thường kỳ của lãnh đạo cơ quan, các Nghị
quyết hàng tháng của Ban chấp hành một đoàn thể quần chúng ... thì không
thể phân định hồ sơ theo đặc trưng vấn đề, mà lập theo đặc trưng tên gọi là
hợp lý nhất.
Phân định hồ sơ theo đặc trưng này tức là quá trình sưu tầm, tập
hợp những văn bản, tài liệu có cùng một tên gọi với nhau.
Ví dụ: - Biên bản các cuộc họp thường kỳ của Uỷ ban nhân dân
tỉnh Quảng Nam.
- Tập Thông báo của Chính phủ năm 2003.
Đặc trưng tên gọi thường được vận dụng để lập hồ sơ một số loại văn
bản như Chỉ thị, Nghị quyết, Biên bản, Chương trình, Kế hoạch công tác,
Thông báo, Báo cáo. Tuy nhiên, không phải tất cả các loại văn bản nói trên
đều lập hồ sơ theo đặc trưng này, mà thông thường chỉ vận dụng đối với
những văn bản có nội dung đề cập đến nhiều vấn đề, còn đối với các loại có
nội dung phản ánh một vấn đề, sự việc cụ thể thì nên lập theo đặc trưng vấn
đề.
c. Đặc trưng tác giả.
Tác giả là cơ quan hoặc cá nhân lập ra văn bản. Vận dụng đặc trưng
này ta phải lấy tên cơ quan, cá nhân hình thành văn bản để phân định hồ sơ.
Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có cùng một tác giả với nhau. (những
văn bản đó có thể khác nhau về nội dung, về thể loại).
Ví d ụ : - Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ năm 2002, 2003.
- Quyết định, Chỉ thị của UBND Quận X năm 2000. 2001.
Lập hồ sơ theo đặc trưng tác giả thường làm cho văn bản phản ánh về
một vấn đề, sự việc bị xé lẻ, không giữ được mối liên hệ khách quan, gây khó
khăn cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu. Do vậy, trong thực tế đặc trưng này
rất ít được vận dụng làm đặc trưng chính để lập hồ sơ.
d. Đặc trưng thời gian.
Lập hồ sơ theo đặc trưng thời gian tức là căn cứ vào thời gian lập ra
văn bản để phân định hồ sơ. Các văn bản được lập ra trong cùng thời gian dù
cho nội dung, tên gọi, tác giả của chúng có khác nhau cũng có thể lập thành
một hồ sơ,
Ví dụ: Các Nghị quyết, Chỉ thị của Thành uỷ Đà Nẵng ban hành năm
2003 có thể lập thành một hồ sơ có tiêu đề:
Nghị quyết, Chỉ thị của Thành uỷ Đà Nẵng năm 2003.
Thông thường người ta căn cứ vào năm ban hành văn bản để phân
định hồ sơ. Nếu chỉ dựa vào thời gian ban hành văn bản để lập hồ sơ thì sẽ
làm cho tài liệu phản ánh các hoạt động của cơ quan xé lẻ, gây khó khăn cho
việc tra tìm và nghiên cứu. Do đó, đặc trưng này tuy được vận dụng phổ biến
nhưng thường là đặc trưng phụ, được kết hợp với các đặc trưng khác nhau
đặc trưng vấn đề, đặc trưng tên gọi.
Ví dụ: Ở Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, các Nghị
quyết, Quyết định, Thông tư của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành năm 2004 về công tác thuỷ, nông
được phân định thành một hồ sơ có tiêu đề:
Nghị quyết, Quyết định, Thông tư, của Chính phủ, Thủ tướng Chính
phủ, Bộ NN & PTNT về công tác thuỷ nông năm 2004.
Hồ sơ trên được lập theo đặc trưng vấn đề kết hợp với đặc trưng thời
gian.
Trên thực tế khi phân định hồ sơ, ta thường kết hợp các đặc trưng Tác
giả, Tên gọi và Thời gian với nhau.
Ví dụ: - Tập Nghị quyết của Chính phủ năm 2004
- Tập Quyết định của Uỷ ban Nhân dân thành phố Đà Nẵng
năm 2004.
e. Đặc trưng cơ quan giao dịch.
Cơ quan giao dịch tức là cơ quan có công văn, giấy tờ trao đổi trong
quá trình giải quyết các công việc cụ thể có liên quan. Nếu vấn dụng đặc
trưng này thì văn bản trao đổi giữa hai cơ quan sẽ được lập một hồ sơ cho dù
nội dung của chúng đề cập đến các vấn đề khác nhau. Tuy nhiên lập như vậy
sẽ không thuận lợi cho việc tra tìm, nghiên cứu tài liệu. Do vậy đặc trưng này
thường được vận dụng kết hợp với đặc trưng vấn đề và được xem là một đặc
trưng phụ.
Ví d ụ :
Giữa Đại học Khoa học Huế với Trường THCN CKN Đông Á hàng năm
trao đổi nhiều công văn có nội dung đề cập đến nhiều vấn đề, sự việc như vấn
đề đào tạo Đại học tại chức Luật, vấn đề thực hiện quy chế giảng dạy và học
tập, vấn đề hợp đồng giáo viên ... Nếu tất cả công văn này lập thành một hồ
sơ theo đặc trưng cơ quan giao dịch (công văn trao đổi với trường THCN CKN
Đông Á), thì sẽ không hợp lý mà phải phân định thành nhiều hồ sơ lấy vấn đề
làm đặc trưng chính kết hợp với đặc trưng cơ quan giao dịch:
- Công văn, giấy tờ trao đổi với Bộ Giáo dục và Đào tạo về vấn đề
Tuyển sinh Đại học tại chức Luật.
- Công văn, giấy tờ trao đổi với Bộ Giáo dục và Đào tạo về vấn đề
Hiợp đồng giáo viên giảng dạy.
- Công văn, giấy tờ trao đổi với Bộ Giáo dục và Đào tạo về vấn đề
thực hiện quy chế giảng dạy và học tập ...
f. Đặc trưng địa dư.
Trong lập hồ sơ, có khi người ta còn đem những văn bản của các tác
giả cùng trong một khu vực hoặc văn bản có nội dung liên quan đến một khu
vực lập thành một hồ sơ. Tuy nhiên đặc trưng địa dư thường chỉ là đặc trưng
phụ.
Ví dụ: - Báo cáo của các Sở Nông nghiệp vùng đồng bằng sông
Cửu Long về tình hình sản xuất nông nghiệp năm 2003.
- Báo cáo tình hình công tác phòng chống cháy rừng của sở Lâm
nghiệp các tỉnh Miền Trung, Tây nguyên năm 2004.
Hai hồ sơ trên đã được lập theo đặc trưng vấn đề kết hợp với đặc trưng
địa dư. Chỉ trong trường hợp văn bản không nhiều, nội dung lại tản mạn thì
mới nên chọn đặc trưng địa dư phân định hồ sơ.
Tóm lại, phân định hồ sơ là khâu quan trọng nhất của lập hồ sơ. Việc
phân định hồ sơ phải dựa trên cơ sở các đặc trưng của văn bản (còn gọi là
các đặc trưng lập hồ sơ), trong đó đặc trưng vấn đề là đặc trưng chủ yếu,
được vận dụng nhiều nhất. Còn các đặc trưng khác thường được vận
dụng kết hợp.
2.2. Sắp xếp văn bản trong hồ sơ.
Các văn bản trong hồ sơ cần sắp xếp theo một trình tự hợp lý để tra tìm
và nghiên cứu các văn bản được nhanh chóng và thuận lợi. Tuỳ theo nội
dung và các đặc điểm khác của văn bản trong hồ sơ để chọn một trong những
cách sắp xếp dưới đây:
a. Sắp xếp theo trình tự thời gian.
Bằng cách sắp xếp này, văn bản có ngày tháng ban hành sớm sẽ được
xếp lên trên, các văn bản có ngày tháng ban hành muộn hơn sẽ lần lượt được
xếp dưới.Cách sắp xếp này thường áp dụng đối với hồ sơ phản ánh sự việc,
vấn đề theo trình tự thời gian và hồ sơ lập theo đặc trưng tên gọi văn bản, đặc
trưng tác giả.
Lưu ý:
- Đối với các loại Kế hoạch nhiều năm, ta phải xếp vào năm đầu
của Kế hoạch.
- Đối với các loại Báo cáo nhiều năm, ta phải xếp vào năm cuối của
Báo cáo.
b. Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản kết hợp với thời gian.
Bằng cách sắp xếp này, văn bản nào có số nhỏ hơn sẽ được xếp trên,
văn bản có số lớn hơn sẽ được xếp dưới. Cách sắp xếp này thường áp dụng
đối với hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả.
Khi chọn cách sắp xếp này phải chú ý kết hợp với cách sắp xếp theo
trình tự thời gian ban hành.
c. Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc.
Cách sắp xếp này sẽ theo trình tự mà các văn bản hình thành trong quá
trình giải quyết công việc. Theo cách sắp xếp này, các văn được sắp xếp theo
trình tự sau:
- Văn bản khởi đầu công việc,
- Văn bản giải quyết công việc,
- Văn bản bản kết thúc công việc.
Ví dụ: Hồ sơ Hội nghị tổng kết có các văn bản sau:
Báo cáo tổng kết.
-
Kế hoạch hoạt động năm.
-
Kế hoạch tổ chức Hội nghị.
-
Diễn văn khai mạc.
-
Bài phát biểu của lãnh đạo cơ quan.
-
Bài phát biểu của lánh đạo cấp trên.
-
Biên bản của Hội nghị …
-
Theo cách sắp xếp này thì các văn bản trong hồ sơ nêu trên lần lượt
được sắp xếp như sau:
Kế hoạch tổ chức Hội nghị.
-
Diễn văn khai mạc.
-
Báo cáo tổng kết, phương hướng kế hoạch.
-
Bài phát biểu của lãnh đạo cơ quan.
-
Bài phát biểu của cấp trên.
-
Biên bản Hội nghị …
-
d. Sắp xếp theo giá trị pháp lý của văn bản.
Theo cách sắp xếp này, văn bản nào có giá trị pháp lý cao hơn, văn bản
được xếp trên, văn bản nào có giá trị pháp lý thấp hơn sẽ được xếp dưới.
Ví dụ: Trong hồ sơ có các văn bản sau:
Quyết định.
-
Thông tư.
-
Chỉ thị.
-
Nghị quyết …
-
Theo cách sắp xếp này thì các văn bản trong hồ sơ trên được xếp như
sau:
Nghị quyết.
-
Quyết định.
-
Chỉ thị.
-
Thông tư.
-
e. Sắp xếp theo vị trí của cơ quan ban hành.
Theo cách sắp xếp này, văn bản do cơ quan có vị trí cao hơn ban hành
sẽ được xếp trên. Văn bản do có quan có vị trí thấp hơn ban hành lần lượt
được xếp dưới.
Ví dụ: Trong một hồ sơ có các văn bản của các cơ quan sau:
Sở Giáo dục - Đào tạo.
-
Hội đồng Nhân dân thành phố.
-
Bộ Giáo dục - Đào tạo.
-
Uỷ ban Nhân dân thành phố …
-
Theo cách sắp xếp này, các văn bản trong hồ sơ trên được xếp như
sau:
Bộ Giáo dục và đào tạo.
-
Hội đồng Nhân dân thành phố.
-
Uỷ ban Nhân dân thành phố.
-
Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố.
-
f. Sắp xếp theo vần chữ cái.
Thường dùng trong sắp xếp các hồ sơ về nhân sự, các Quyết định có
liên quan đến nhân sự như: Quyết định nâng lương, Quyết điinhj bổ nhiệm
cán bộ….
Ví dụ: Trong hồ sơ: “Quyết định về nâng bậc lương cho cán bộ,
viên chức năm 2004 của Trường THCN CKN Đông Á”, các văn bản được
sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới như sau:
- Quyết định nâng bậc lương cho ông Lê Văn An.
- Quyết định nâng bậc lương cho ông Hà Trọng Ân
- Quyết định nâng bậc lương cho bà Hoàng Thu Ba
- Quyết định nâng bậc lương cho ông Nguyễn Thiện Bàn
- Quyết định nâng bậc lương cho bà Phan Ngọc Châu ...
2.3. Đánh số tờ.
Theo quy định chung, mỗi tờ văn bản trong hồ sơ được đánh một số
theo thứ tự từ trên xuống dưới để cố định vị trí sắp xếp và tra tìm văn bản
được nhanh chóng. Vị trí đánh số là góc phải phía trên của tờ văn bản. Đánh
số bằng bút chì và không đánh vào những tờ giấy trắng.
Khi đánh số tờ cần chú ý một số điểm sau đây:
- Nếu đánh sót số thì phải thêm các ký hiệu a, b, c … vào sau các số
sót.
- Nếu đánh nhảy số, phải ghi chú vào Mục lục văn bản.
- Nếu văn bản có ảnh đi kèm để minh hoạ cho nội dung tài liệu, ta phải
cho ảnh vào phong bì và đính kèm với văn bản.
- Nếu một văn bản có khổ giấy to gấp đôi khổ giấy của các văn bản còn
lại thì khi đánh số tờ ta phải đánh cho văn bản hai số thứ tự khác nhau.
2.4. Viết mục lục văn bản.
Mục lục văn bản là bản thống kê tất cả các tài liệu trong một hồ sơ.
Mục lục văn bản trong hồ sơ có tác dụng giới thiệu một cách có hệ
thống thành phần, nội dung của từng văn bản và vị trí sắp xếp của chúng
trong hồ sơ để tra cứu được thuận lợi. Ngoài ra còn nhằm mục đích
thống kê và cố định thứ tự sắp xếp văn bản của hồ sơ nhằm bảo quản được
tốt.
Mục lục văn bản trong hồ sơ được in sẵn ở trang 02 hoặc trang 03 của
bìa hồ sơ hoặc viết thành tờ riêng và xếp trước các văn bản của hồ sơ. Thông
thường, chỉ những hồ sơ có giá trị và những hồ sơ có từ hai văn bản trở lên
thì mới cần lập mục lục này. Mục lục văn bản trong hồ sơ có cấu tạo như sau


MỤC LỤC VĂN BẢN
Hồ sơ số: …………………


Số, ký Ngày
Tác giả Tên loại và trích yếu nội Tờ Ghi
TT hiệu văn tháng văn
văn bản dung văn bản số chú
bản bản
1 2 3 4 5 6 7




Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột số 1: Ghi số thư tự của văn bản được đăng ký vào Mục lục.
Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản.
Cột số 3: Ghi ngày tháng văn bản
Cột số 4: Ghi tên cơ quan hoặc cá nhân ban hành văn bản.
Cột số 5: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
Cột số 6: Ghi tờ số của văn bản (Mỗi tờ văn bản đã được đánh một số
thứ tự riêng, Cần ghi rõ văn bản được đăng ký vào Mục lục có soó tờ từ số
mấy đến số mấy?)
Cột số 7: Ghi các thông tin cần thiết khác (bản sao, văn bản Mật …)
Lưu Ý: Nếu Mục lục văn bản có nhiều trang thì phải đánh số trang cho
mục lục nhằm tạo điều kiện cho việc theo dõi, quản lý.
Khi viết mục lục văn bản trong hồ sơ, các yếu tố thông tin phải được thể
hiện chính xác, đúng theo văn bản, không được tuỳ tiện thêm bớt hoặc sửa
đổi. Những yếu tố thông tin nào mà văn bản không có thì để trống, nếu một
yếu tố thông tin nào đó ở văn bản không có, nhưng người biên mục xác minh
được thì có thể ghi vào nhưng phải chú thích.
Ví dụ: Trong văn bản không đề ngày tháng ban hành nhưng người biên
mục đã xác minh được ngày tháng ban hành văn bản thì ghi vào cột 3, nhưng
phải chú thích rõ đó là ngày tháng xác minh ở cột 7.
2.5. Viết chứng từ kết thúc.
Chứng từ kết thúc là bản ghi chép những thông tin cần thiết về hồ sơ để
phục vụ cho việc bảo quản hồ sơ đó. Các thông tin cần đưa vào chứng từ kết
thúc gồm: số lượng tờ văn bản của hồ sơ, số lượng tờ mục lục văn bản, trạng
thái các văn bản của hồ sơ, ngày tháng năm lập hồ sơ, người lập hồ sơ (xem
mẫu).



TỜ KẾT THÚC
Hồ sơ số: ……. (Đơn vị bảo quản số: ……….) (1)

1. Hồ sơ này có: ………. tờ (2)
(Viết bằng chữ: ……………………………………….. tờ).
2. Mục lục văn bản có: ………… tờ (3).
(Viết bằng chữ: ……………………………………….. tờ).
3. Tình trang của tài liệu: ……………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………….. (4)

…, ngày … tháng … năm …
NGƯỜI LẬP




Hướng dẫn cách ghi:
(1): Ghi số của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.
(2): Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ.
(3): Ghi tổng số tờ Mục lục văn bản có trong hồ sơ.
(4): Ghi một số đặc điểm tình hình tài liệu như: Ngôn ngữ, Vật liệu cấu
thành, Mức độ hư hại ...
Ví dụ: Tờ số 135 rách góc phải; Tờ số 157 - tiếng Anh có bản dịch.
Chứng từ kết thúc được viết trên một tờ giấy riêng và xếp sau các văn
bản của hồ sơ, hoặc viết lên trang 3 của tờ bìa hồ sơ.
2.6. Viết bìa hồ sơ.
Là việc giới thiệu lên bìa hồ sơ các thông tin cần thiết về hồ sơ
nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm.
Viết bìa hồ sơ là một việc làm thường xuyên của văn thư cơ quan cũng
như của lưu trữ cơ quan. Việc làm này có ý nghĩa rất quan trọng trong việc
quản lý và tra tìm hồ sơ.
Bìa hồ sơ được cấu thành bởi các thành phần sau đây:
- Tên cơ quan,
- Tên đơn vị tổ chức,
- Tiêu đề hồ sơ,
- Thời gian bắt đầu và kết thúc,
- Số lượng tờ,
- Thời hạn bảo quản,
- Số lưu trữ.
Mẫu trang đầu của bìa hồ sơ như sau:
- Thông số kích thước:




PHẦN GẤP CẠNH PHẦN GẤP GÁY
560mm




330mm TỜ SAU TỜ ĐẦU
50mm 235mm 40mm 235m




Tờ bìa



…………………………………………………
…………………………………………………
Ký hiệu thông tin: ……………………………..


Số: ……….VT
HỒ SƠ
…………………………………………………………..

…………………………………………………………..

…………………………………………………………..

…………………………………………………………..
Từ ngày: …………….. đến ngày: ………………
Gồm: …. tờ.




Phông số: ………… THỜI HẠN BẢO QUẢN
Mục lục số: ………. ……………………………
Hồ sơ số: …………



Khi viết bìa hồ sơ, không những phải thể hiện chính xác các thông tin
trên bìa hồ sơ nói mà còn phải chú ý về kỹ thuật trình bày, sao cho rõ ràng,
sáng sủa và làm nổi bật được những yếu tố thông tin chủ yếu.
Dưới đây sẽ lần lượt trình bày về cách thể hiện các thành phần nói trên.
a. Tên cơ quan.
Tên cơ quan là tên đơn vị hình thành phông đã hình thành hồ sơ đó
(không phải tên cơ quan chủ quản). Do vậy tên cơ quan cũng chính là tên
phông mà hồ sơ đó lệ thuộc. Cần viết tên gọi chính thức của cơ quan và phải
biết hoàn chỉnh, chỉ được viết tắt đối với những tên cơ quan đã được dùng
phổ biến. Trong trường hợp cần thiết, tên gọi tắt có thể viết trong ngoặc đơn,
sau khi đã nêu tên chính thức của cơ quan đó.
Ví dụ: Công ty xuất nhập khẩu Chợ Lớn (CHOLIMEX). Nếu trong quá
trình hình thành văn bản của hồ sơ mà tên cơ quan có thay đổi, thì ở bìa hồ
sơ sẽ viết tên gọi cuối cùng của cơ quan đó. Chẳng hạn, trước tháng 7 năm
1976, cơ quan quản lý hành chính các cấp mang tên gọi là Uỷ ban hành
chính, sau kỳ họp thứ nhất của Quốc hội khóa VI, được đổi thành Uỷ ban
nhân dân. Như vậy, tên cơ quan viết ở bìa hồ sơ hình thành trong năm 1976
của cơ quan quản lý hành chính các cấp (gồm văn bản hình thành trước và
sau tháng 7/1976) sẽ là Uỷ ban nhân dân, chứ không phải Uỷ ban hành chính.
Đối với hồ sơ khởi đầu ở một cơ quan này, nhưng lại kết thúc ở một cơ
quan khác thì ngoài bìa sẽ ghi tên cơ quan cuối. Vì đó chính là tên phông mà
hồ sơ sẽ đưa vào.
b. Tên đơn vị tổ chức.
Tên đơn vị tổ chức là tên đơn vị trực thuộc cơ quan đã trực tiếp hình
thành hồ sơ đó. Đơn vị tổ chức ở đây có thể là vụ, ban, đối với cơ quan cấp
Bộ như Vụ Kế hoạch, Vụ Tài vụ, Ban Thanh tra, Văn phòng ... hoặc phòng đối
với một cơ quan cấp Cục, Sở, Tổng công ty, như Phòng Tổng hợp, Phòng Kế
hoạch, Phòng Tổ chức - cán bộ ... Tên đơn vị tổ chức được viết dưới tên cơ
quan, nhằm mục đích phân loại hồ sơ được nhanh chóng và chính xác.
Trường hợp tên đơn vị tổ chức thay đổi cũng sẽ xử lý như trường hợp thay
đổi tên cơ quan.
Ví dụ:
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP


c. Tiêu đề hồ sơ.
c.1. Khái niệm.
Tiêu đề hồ sơ là một câu ngắn gọn khái quát được toàn bộ nội
dung của hồ sơ.
c.2. Thuật ngữ viết tiêu đề hồ sơ.
Khi viết tiêu đề hồ sơ, ta thường sử dụng các thuật ngữ sau đây để bắt
đầu cho một Tiêu đề.
- “V/v” (Về việc): Thuật ngữ này thường được dùng để viết tiêu đề cho
các hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề.
- “Tập”: Thuật ngữ này thường được dùng để viết tiêu đề cho các hồ
sơ lập theo các đặc trưng: Tên gọi, Tác giả, Thời gian, Địa dư.
Ví dụ: Tập Quyết định của …
- “Công văn trao đổi”: Thuật ngữ này thường được dùng để viết tiêu
đề cho các hồ sơ lập theo đặc trưng cơ quan giao dịch.
Ví dụ: Công văn trao đổi giữa …
Đối với các hồ sơ công trình, hồ sơ vụ án, hồ sơ cán bộ, ta thường sử
dụng các thuật ngãu sau để viết Tiêu đề hồ sơ:
Ví dụ: Hồ sơ Công trình …..
Hồ sơ Vụ án ……….
Hồ sơ của ông (bà) ……………….. Công tác tại: ……………
c.3. Yêu cầu về viết tiêu đề hồ sơ.
Viết tiêu đề hồ sơ tức là giới thiệu khái quát thành phần, nội dung các
văn bản trong hồ sơ lên bìa hồ sơ. Đây là phần việc quan trọng và khó nhất
trong biên mục hồ sơ. Vì vậy khi viết Tiêu đề hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu
sau:
- Tiêu đề hồ sơ phải viết ngắn gọn, khái quát được nội dung bên trong
với ngôn ngữ hiện đại và bảo đảm quan điểm chính trị đúng đắn. Ngắn gọn là
một yêu cầu nghiêm khắc được đặt ra khi viết tiêu đề. Một mặt do khuôn khổ
bìa hồ sơ có hạn, không cho phép viết dài. Mặt khác, nếu viết theo lối liệt kê
từng tài liệu, thì sẽ không tóm lược được nội dung cơ bản của hồ sơ, như vậy
không giúp ích được nhiều trong việc tra tìm tài liệu.
Bất cứ tài liệu hình thành trong thời đại nào, khi viết tiêu đề hồ sơ cũng
phải trình bày bằng ngôn ngữ hiện đại, viết đúng ngữ pháp, lời văn trong
sáng, dễ hiểu, không được sao chép một cách máy móc những từ cổ xưa,
những câu văn tối nghĩa được phản ánh trong tài liệu của hồ sơ. Tuy nhiên,
đối với những từ ngữ phản ánh đặc điểm của các thời kỳ lịch sử như tên
người, tên cơ quan, tên địa điểm, dân cư, tên gọi chức vụ, thuật ngữ về luật
pháp v.v... thì cần phản ánh trung thực, không được thay thế bằng những
ngôn từ hiện đại làm mất tính lịch sử của tài liệu.
Ví dụ: Khi biên mục hồ sơ thời phong kiến, không được thay đổi tên gọi
của các loại văn bản như sắc, chiếu ... bằng quyền định, chỉ thị ... Cũng không
thể gọi thành phố Sài Gòn là thành phố Hồ Chính Minh, hay đô trưởng Sài
Gòn là chủ tịch Thành phố Sài Gòn khi biên mục hồ sơ tài liệu của Ngụy
quyền Sài Gòn, tay sai Đế quốc Mỹ trước đây.
- Phải làm cho các sự kiện, hiện tượng phản ánh trong hồ sơ được thể
hiện đúng đắn và được đánh giá theo quan điểm của Đảng. Không được
dùng những từ ngữ mà bọn Đế quốc, Thực dân và bè lũ tay sai của chúng sử
dụng để xuyên tạc sự thật, vu khống, nói xấu Cách mạng và nhân dân ta, như
gọi các cuộc đấu tranh của nhân dân ta là bạo loạn, nổi loạn, gọi những chiến
sĩ cách mạng là giặc, là quân phiến loạn ...
Ví dụ: Đối với những tài liệu về cuộc khởi nghĩa chống Thực dân Pháp
cuối thế kỷ XIX, đầu thế kỷ XX của Nghĩa quân Hoàng Hoa Thám, nếu biên
mục theo quan điểm Thực dân thì sẽ viết:
- Tài liệu về cuộc nổi loạn của phiến quân Hoàng Hoa Thám.
Nhưng nếu đứng trên quan điểm của Đảng cộng sản Việt Nam, tiêu đề
hồ sơ này phải được thể hiện như sau:
- Tài liệu về cuộc khởi nghĩa chống Thực dân Pháp của Nghĩa quân
Hoàng Hoa Thám.
Vấn đề này cần được đặc biệt chú ý khi biên mục các phông của Ngụy
quyền Sài Gòn, các cơ quan của Thực dân Pháp và Đế quốc Mỹ.
- Tiêu đề hồ sơ cần phải phản ánh được các đặc trưng đã chọn để lập
hồ sơ đó. Việc phản ánh các đặc trưng lập hồ sơ vào tiêu đề là điều kiện quan
trọng để thể hiện chính xác thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ.
Nếu tiêu đề của hồ sơ lập ở văn thư viết chưa đạt yêu cầu, thì khi biên
mục hồ sơ trong các lưu trữ cần sửa lại cho chính xác và hoàn chỉnh.
c.4. Các yếu tố thông tin của tiêu đề hồ sơ.
Tiêu đề hồ sơ thường gồm các yếu tố thông tin sau đây:
Tên loại văn bản, tác giả văn bản, cơ quan giao dịch, nội dung văn bản,
thời gian, địa điểm. Cách thể hiện các yếu tố này như sau:
Tên loại văn bản:
Tên loại văn bản nêu ở tiêu đề nhằm giới thịêu trong hồ sơ đó có những
loại văn bản gì - Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư hay Báo cáo,
Thông báo... Trên một chừng mực nhất định, loại văn bản nêu ở tiêu đề còn
có tác dụng phản ánh tính chất và mức độ quan trọng của hồ sơ. Do đó, tên
loại văn bản là một yếu tố thông tin cần được thể hiện chính xác ở tiêu đề và
không được tuỳ tiện thay đổi tên gọi của chúng.
+ Nếu trong trường hợp hồ sơ gồm nhiều loại văn bản cùng đề cập đến
một vấn đề, nhưng không liên quan chặt chẽ về trình tự giải quyết văn thư, thì
ở tiêu đề hồ sơ cần phải nêu tên các loại văn bản đó.
Ví dụ:
Tập Nghị quyết, Quyềt định, Thông tư, Chỉ thị, Kế hoạch của Chính
phủ, Bộ Lao động và Thương binh - xã hội, Bộ Tài chính về vấn đề trợ
cấp khó khăn cho cán bộ, viên chức.
Trong trường hợp nếu kê hết các loại văn bản sẽ làm cho tiêu đề dài
dòng thì có thể chỉ nêu tên một vài loại văn bản chủ yếu, các loại văn bản còn
lại có thể thay bằng thuật ngữ “tài liệu”.
Ví dụ: Tiêu đề hồ sơ trên có thể viết như sau:
Tập Nghị quyết, Quyết định và các tài liệu khác của Chính phủ, Bộ
Lao động và Thương binh xã hội, Bộ Tài chính về vấn đề trợ cấp khó
khăn cho cán bộ, công nhân viên.
+ Nếu tất cả các văn bản trong hồ sơ đều có cùng tên gọi thi ở tiêu đề
chỉ cần nêu tên gọi chung của tất cả các văn bản đó.
Ví dụ: Tập Quyết định của Sở Công nghiệp tỉnh Quảng Nam năm
2003
Trong viết tiêu đề hồ sơ, có khi còn dùng thuật ngữ “Hồ sơ” để thay thế
cho các loại văn bản cụ thể. Đó là trường hợp các loại văn bản trong hồ sơ có
liên quan chặt chẽ với nhau về trình tự giải quyết văn thư.
Ví dụ:
Hồ sơ về công tác tuyển quân đợt I năm 2003 của UBND Quận Hải
Châu.
Thuật ngữ “Hồ sơ” còn được dùng để viết tiêu đề hồ sơ các vụ án và hồ
sơ nhân sự.
Ví dụ:
- Hồ sơ xét xử vụ Nguyễn Văn T, can tội trấn lột tài sản của công
dân…
Thuật ngữ “Công văn trao đổi” hoặc “Công văn giấy tờ trao đổi”
được dùng khi viết tiêu đề hồ sơ gồm những văn bản trao đổi về một vấn đề
nào đó giữa đơn vị hình thành phông với các cơ quan hoặc cá nhân khác.
Ví dụ:
Công văn trao đổi giữa Bộ Giáo dục và Đào tạo với một số cơ quan
về việc mở các lớp đại học tại chức.
Tác giả văn bản:
Tác giả văn bản nêu ở tiêu đề nhằm giúp cho người đọc biết được các
văn bản trong hồ sơ là do những cơ quan hoặc cá nhân nào lập ra, đồng thời
qua đó có thể nắm hiểu được phần nào mực độ quan trọng và sự hoàn chỉnh
của hồ sơ. Do vậy ở tiêu đề hồ sơ, tác giả văn bản cần được giới thiệu đầy đủ
và chính xác. Tên tác giả phải viết đầy đủ, không được viết tắt hoặc viết theo
tên gọi tắt, nếu cách viết tắt hoặc tên gọi tắt đó chưa được chính thức thừa
nhận.
Nếu tác giả là cá nhân, thì phải nêu đầy đủ họ, tên, cấp bậc, chức vụ,
nghề nghiệp để người đọc có khái niệm đầy đủ và chính xác về người đó.
Ví dụ:
- Thư của Chủ tịch nước Trần Đức Lương gửi các cháu thiếu nhi
và nhi đồng nhân ngày Thiếu nhi quốc tế (1 tháng 6 năm 2004).
Trong các trường hợp sau đây có thể không nêu hoặc không cần nêu
đầy đủ tên tác giả của các văn bản trong hồ sơ.
* Trường hợp hồ sơ bao gồm văn bản của nhiều tác giả không cùng cơ
quan, nếu giới thiệu đầy đủ thì tiêu đề sẽ rất dài. Trong trường hợp này, chỉ
cần nêu tác giả của một số văn bản chủ yếu, còn các tác giả khác có thể
không nêu lên hoặc nêu dưới dạng khái quát như “Các cơ quan khác”, “Một
số cơ quan” .
Ví dụ:
- Tập Báo cáo của Sở Công nghiệp, Sở Xây dựng thành phố Đà
Nẵng và một số cơ quan về tình hình quản lý vật tư năm 2004.
- Tập Báo cáo thống kê của Sở Văn hóa Thông tin thành phố Đà
Nẵng và các cơ quan trực thuộc về tình hình thiệt hại của cơn bão số 5
* Trường hợp hồ sơ gồm văn bản của nhiều tác giả cùng loại cơ quan,
nếu hồ sơ hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh thì ở tiêu đề cần nêu tên
chung của các cơ quan đó.
Ví dụ:
-Tập Báo cáo tổng kết năm học 2004 - 2005 của các trường Trung
học Chuyên nghiệp tại thành phố Đà Nẵng.
Cơ quan giao dịch:
Cơ quan giao dịch tức là cơ quan (hoặc cá nhân) có công văn hoặc
giấy tờ trao đổi. Đối với hồ sơ lập theo đặc trưng cơ quan giao dịch, thì tên
các cơ quan hoặc cá nhân có công văn trao đổi với nhau phải được nêu ở
tiêu đề. Nó cho ta biết về những cơ quan hoặc cá nhân có liên quan đến hoạt
động của đơn vị mình thành phông.
Ví d ụ :
Tập Công văn trao đổi giữa Đại học Khoa học Huế và Trường
THCN CKN Đông Á về việc Tuyển sinh Đại hcọ tại chức Luật năm 2005.
Trong trường hợp này có thể viết ngắn gọn hơn bằng cách không nêu
tên tác giả là đơn vị hình thành phông. Chẳng hạn, tiêu đề hồ sơ trên có thể
viết:
Tập Công và trao đổi với Trường Đại học Khoa học Huế về thực
hiện quy chế giảng dạy và học tập các lớp Đại học Tại chức Luật.
Nội dung của các văn bản.
Yếu tố thông tin này cung cấp cho người đọc thông tin khái quát về các
sự kiện, hiện tượng được phản ánh trong các văn bản của hồ sơ. Đây là
thành phần quan trọng nhất của tiêu đề hồ sơ, là đối tượng tra tìm chủ yếu đối
với người nghiên cứu và sử dụng tài liệu.
Vì vậy, yêu cầu cơ bản của viết tiêu đề hồ sơ là phải khái quát được nội
dung các văn bản trong hồ sơ một cách chính xác. Mức độ khái quát và cách
thể hiện yếu tố thông tin này ở tiêu đề phụ thuộc bởi nội dung của các văn
bản trong hồ sơ.
Ví dụ: Trong tiêu đề hồ sơ “Quyết định, thông tư và các tài liệu khác
của Bộ Y tế về trồng dược liệu, kinh doanh và phân phối dược phẩm”,
thì “Trồng dược liệu” là khái quát nội dung nhóm tài liệu đề cập đến việc
trồng các cây thuốc; “Kinh doanh và phân phối dược phẩm” là tổng hợp
nội dung nhóm tài liệu nói về kinh doanh và phân phối các loại thuốc.
Còn trong hồ sơ có tiêu đề:
“Quyết định, chỉ thị, thông tư của Chính phủ, Bộ Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn về công tác lương thực” thì “công tác lương thực”
là khái quát nội dung của tất cả văn bản trong hồ sơ, gồm các vấn đề về thu
mua, điều phối, chế biến và bảo quản lương thực.
Cần tránh khái quát nội dung văn bản trong hồ sơ một cách tuỳ tiện,
không phản ánh đúng đắn thực chất của hồ sơ. Chẳng hạn, nếu một số hồ sơ
gồm các Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư của Chính phủ, Bộ Nông nghiệp và
Phát triển Nông thôn đề cập đến các vấn đề về đắp đê, xây kè cống mà tiêu
đề hồ sơ viết:
Nghị quyết, chỉ thị, thông tư của Chính phủ, Bộ Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn về công tác thuỷ lợi, thì không hợp lý. Bởi vì công tác
đắp đê, xây kè, cống chống lụt chỉ là một bộ phận của công tác thuỷ lợi. Công
tác thuỷ lợi còn bao gồm nhiều mặt như xây dựng các công trình tưới và tiêu
để chống úng, chống hạn, xả lũ ...
Tuy nội dung văn bản là yếu tố thông tin cơ bản nhất của tiêu đề hồ sơ,
nhưng trong một số trường hợp sau đây thì không cần phải thể hiện:
- Trường hợp giới thiệu loại hồ sơ, nhưng đồng thời cũng cho khái niệm
về nội dung hồ sơ đó.
Ví dụ: “Sổ cái”, “Thẻ kho”.
- Trường hợp hồ sơ gồm các văn bản cùng loại (Chỉ thị, Nghị quyết,
Biên bản ...) nhưng nội dung đề cập đến nhiều vấn đề khác nhau.
Ví dụ:
Tập Thông báo của Chính phủ.
Tập Biên bản các cuộc họp của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà
Nội.
Địa điểm:
Yếu tố thông tin địa điểm nêu ở tiêu đề có thể là nơi xảy ra sự kiện,
hiện tượng mà các văn bản trong hồ sơ đề cập đến.
Ví dụ:
Tập Báo cáo, thông báo của Tổng cục Khí tượng và Thuỷ văn về
tình hình lũ lụt ở đồng bằng sông Hồng năm 2004.
Có trường hợp, địa điểm nêu ở tiêu đề cho ta biết rõ nơi cư trú, phạm vi
hoạt động của tác giả trong hồ sơ.
Ví dụ:
- Đơn của ngoại kiều ở Đà Nẵng xin cấp giấy xuất cảnh.
- Thư quyết tâm của các đơn vị bộ đội Đảo Trường Sa gửi Ban
chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam.
Ngoài ra, yếu tố địa điểm có lúc còn cho ta biết địa chỉ của người nhận
hoặc trao đổi công văn.
Ví dụ:
Thư của thành uỷ và Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội gửi đồng
bào Thủ đô đi xây dựng Khu kinh tế mới Lâm Đồng.
Trong tiêu đề, địa danh cần viết theo đúng tên được nêu trong các văn
bản của hồ sơ. Trường hợp nếu ghi theo địa danh không cung cấp được khái
niệm đầy đủ về địa điểm đó, thì cần ghi thêm đơn vị hành chính mà nó thực
thuộc.
Ví dụ:
Hồ sơ về cải tạo đất bạc màu ở xã Hoà Tiến, huyện Hòa Vang,
thành phố Đà Nẵng.
Đối với hồ sơ mà nội dung các văn bản đề cập đến nhiều địa điểm
thuộc cùng một khu vực hoặc cùng một đơn vị hành chính, thì ở tiêu đề hồ sơ,
thành phần này có thể nêu khái quát theo tên của khu vực, đơn vị hành chính
đó.
Ví dụ:
Báo cáo công tác Phòng chống cháy rừng mùa khô năm 2003 –
2004 của các tỉnh Mièn Trung và Tây Nguyên.
Thời gian:
Khi viết tiêu đề hồ sơ, cần phân biệt hai loại thời gian liên quan đến hồ
sơ: thời gian giới hạn năm tháng của các sự kiện, hiện tượng được đề cập
trong các văn bản của hồ sơ và thời gian ban hành văn bản.
Loại thời gian đầu liên quan chặt chẽ với nội dung văn bản, thiếu nó thì
nội dung văn bản sẽ không được làm sáng tỏ. Bởi vậy, loại thời gian này cần
được thể hiện lên tiêu đề hồ sơ.
Ví dụ:
Tập Báo cáo tổng kết tình hình xây dựng cơ bản năm 2003 của Sở
Xây dựng thành phố Đà Nẵng..
Thời gian ban hành văn bản có trong tất cả các loại văn bản vì nó là
một bộ phận cấu thành của văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành. Khi
biên mục hồ sơ, loại thời gian này được thể hiện ở thành phần “Thời gian bắt
đầu và kết thúc”, do đó chỉ giới thiệu ở tiêu đề hồ sơ trong các trường hợp
sau đây:
- Trường hợp hồ sơ chỉ có một văn bản và là văn bản quan trọng.
Ví dụ:
Thông tư liên tịch số: 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP, ngày 06 tháng
5 năm 2002 của Liên tịch Bộ Công an và Ban Tổ chức Cán bộ Chính
phủhướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số:58/2001/NĐ-
CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
- Trường hợp hồ sơ lập theo đặc trưng chủ yếu là thời gian.
Ví dụ:
Tập Nghị quyết, Chỉ thị của Ban Chấp hành Đảng bộ thành phố Đà
Nẵng năm 2003.
c.5. Thứ tự của các yếu tố thông tin trong tiêu đề hồ sơ.
Khi viết tiêu đề hồ sơ, cần phải chú ý đến kết cấu của nó, tức là phải
sắp xếp các yếu tố thông tin trong tiêu đề theo một trình tự nhất định. Thứ tự
sắp xếp hợp lý sẽ góp phần thể hiện chính xác thành phần và nội dung các
văn bản trong hồ sơ.
Nhìn một cách tổng quát, các yếu tố thông tin trong tiêu đề hồ sơ
thường được sắp xếp theo trình tự: tên loại văn bản - tác giả văn bản - cơ
quan giao dịch - nội dung văn bản - địa điểm và thời gian mà nội dung văn
bản đề cập đến. Tuy nhiên, trật tự sắp xếp này có thể thay đổi tuỳ theo đặc
điểm của từng hồ sơ cụ thể. Mặt khác, không phải hồ sơ nào cũng có đầy đủ
các yếu tố thông tin đó. Nếu hồ sơ gồm các văn bản có liên quan với nhau về
quá trình giải quyết văn thư thì ở tiêu đề, yếu tố thông tin đầu tiên là “hồ sơ”
tiếp đến là nội dung - địa điểm - thời gian (nếu có).
Ví dụ:
- Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác xuất bản năm 1995.
Đối với hồ sơ mà các văn bản bên trong không có quá trình giải quyết
văn thư liên tục, thì các yếu tố thông tin trong tiêu đề hồ sơ đó sẽ theo trình
tự: Tên loại văn bản - Tác giả - Nội dung - Địa điểm - Thời gian (nếu có).
Ví dụ:
Tập Báo cáo của Sở Công an thành phố Hồ Chí Minh về tình hình
trật tự trị an ở các quận nội thành năm 2002.
Trường hợp hồ sơ gồm các công văn trao đổi thì sau tên loại văn bản
(tức công văn trao đổi) là cơ quan giao dịch - nội dung - địa điểm - thời gian
(nếu có).
Đối với những hồ sơ được lập thành bởi các loại văn bản như Chương
trình, Kế hoạch, Báo cáo sơ kết, Báo cáo tổng kết thì tác giả được đặt ở vị trí
cuối cùng của tiêu đề.
Ví dụ:
Chương trình công tác năm 2004 của Sở Nội vụ thành phố Đà
Nẵng.
Tập Báo cáo tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch năm 2002 của
Tổng công ty xây dựng công trình giao thông V.
Trong các trường hợp trên, đặt tác giả ở cuối tiêu đề sẽ phù hợp với
cách nói và viết của tiếng Việt hơn là đặt nó ở vị trí thứ hai, sau tên loại văn
bản.
c.6. Tiêu đề mẫu.
Trong một phông lưu trữ, thường gặp những hồ sơ được lập theo một
số đặc trưng giống nhau. Để tiêu chuẩn hóa cách biên mục đối với từng loại
hồ sơ, người ta nghiên cứu đặt tiêu đề mẫu cho những loại hồ sơ đó. Khi
nghiên cứu để xây dựng các tiêu đề mẫu, cần phải nắm vững chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan (đơn vị hình thành phông), tính chất và đặc điểm của
văn bản trong cơ quan. Trên cơ sở này xác định được các loại hồ sơ sẽ hình
thành và đặt tiêu đề mẫu cho chúng. Chẳng hạn, ở cơ quan Bộ Công nghiệp
sẽ hình thành các loại hồ sơ như kế hoạch của toàn ngành, kế hoạch của nhà
máy, báo cáo tổng kết toàn ngành, báo cáo tổng kết của các nhà máy, quyết
định tiếp nhận, điều động thuyên chuyển cán bộ, quyết định cho về hưu, nghỉ
mất sức ...
Ở tiêu đề mẫu, cần nêu đầy đủ các yếu tố thông tin có trong nhóm hồ
sơ cùng loại, sao cho gần sát với tình hình thực tế. Các yếu tố thông tin đó có
thể là loại văn bản cùng với tác giả.
Ví dụ:
Tập Thông báo của Bộ Công nghiệp.
Cũng có thể gồm các yếu tố thông tin: tên loại văn bản, tác giả và nội
dung của hồ sơ.
Ví dụ:
Tập Nghị quyết, chỉ thị của Chính phủ về công tác quản lý thị
trường.
Trong tiêu đề mẫu có trường hợp cần nêu cả địa điểm và thời gian.
Ví dụ:
Tập Chương trình, kế hoạch đi thực tập và khảo sát ở các nước
ASEAN năm 2003 của Bộ Thương mại.
Tập Báo cáo tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch năm 2003 của
các Sở Văn hóa - Thông tin.
Tuy vậy, cần phải thấy rằng, khi áp dụng vào thực tế không phải mọi
tiêu đề hồ sơ đều phải theo đúng như tiêu đề mẫu thuộc nhóm hồ sơ đó, mà
bên cạnh phần mẫu cần phải đưa vào những yếu tố chỉ có trong hồ sơ đó. Ví
dụ: Tiêu đề mẫu “chương trình kế hoạch đi thực tập và khảo sát ở các nước
ASEAN năm 1994 của Bộ Thương mại” đã nêu trên, khi biên mục hồ sơ cụ
thể có thể là:
Tập Chương trình, kế hoạch thực tập khảo sát ở Thái Lan, Philipin
trong năm 2003 của Bộ Thương mại.
Việc áp dụng tiêu đề mẫu đối với các nhóm hồ sơ cùng loại sẽ đảm bảo
cho tiêu đề hồ sơ ngắn gọn, chính xác và thống nhất, đồng thời nâng cao
được hiệu suất công tác biên mục. Đây là một phương pháp biên mục cần
được chú ý vận dụng.
c.7. Giới thiệu bản chính, bản sao, mức độ hoàn chỉnh và những đặc
điểm bề ngoài của hồ sơ.
Khi viết tiêu đề những hồ sơ có giá trị, cần phải chỉ rõ mức độ chính xác
(bản chính, bản sao), mức độ hoàn chỉnh và các đặc điểm bề ngoài của hồ
sơ. Việc thể hiện ở tiêu đề những thông tin này sẽ làm tăng thêm độ tin cậy và
hiệu lực pháp lý của các văn bản trong hồ sơ.
Nếu văn bản trong hồ sơ đều là bản chính (hoặc đều là bản sao) thì
việc chỉ dẫn này được ghi ngay sau dấu chấm hết của tiêu đề.
Ví dụ:
Chỉ thị, thông tư của Thủ tướng Chính phủ và Ban Tổ chức - Cán
bộ Chính phủ về công tác cán bộ. (Bản chính).
Nếu trong hồ sơ vừa có cả bản chính và bản sao, thì việc chỉ dẫn bản
chính được ghi trong ngoặc đơn và đặt sau tên loại hoặc sau nội dung của
văn bản đó, tuỳ thuộc vào cách diễn đạt của tiêu đề.
Ví dụ:
Nghị quyết (bản chính), Thông tư của Chính phủ, Bộ Lao động và
Thương binh xã hội về vấn đề Bảo hiểm xã hội.
Khi trong hồ sơ có những văn bản có giá trị nhưng không trọn vẹn thì
tình trạng đó cần được chỉ rõ ở cuối tiêu đề và đặt trong ngoặc đơn với những
từ ngữ như “không có dấu, chữ ký, không có kết thúc” v.v...
Đối với những hồ sơ có giá trị thì cần chỉ rõ ở tiêu đề phương pháp làm
ra các văn bản có giá trị đặc biệt trong hồ sơ (chép tay, bản thảo, bản đánh
máy ...)
Gặp trường hợp hồ sơ có những đặc điểm bề ngoài khác nhau với
phần lớn các hồ sơ khác thì cũng cần chỉ ra ở tiêu đề. Những đặc điểm bề
ngoài của văn bản thường thể hiện ở giấy viết (da, lụa) phương pháp viết và
in văn bản (viết tay, in thạch ...) ngôn ngữ của văn bản (Hán văn, Pháp
văn ...). Việc chỉ dẫn những đặc điểm bề ngoài của hồ sơ có thể để ở cuối tiêu
đề và đặt trong dấu ngoặc đơn.
d. Ngày tháng bắt đầu và kết thúc hồ sơ.
Ngày tháng bắt đầu và kết thúc hồ sơ, được ghi ngay dưới tiêu đề hồ sơ
để tra tìm văn bản được nhanh, hệ thống hóa tài liệu được thuận lợi.
Ngày tháng bắt đầu là ngày tháng của văn bản lập sớm nhất, còn ngày
tháng kết thúc là ngày tháng của văn bản ban hành muộn nhất trong hồ sơ
đó. Thông thường đó là giới hạn thời gian hình thành và kết thúc quá trình giải
quyết vấn đề, sự việc được phản ánh trong hồ sơ.
Ngày tháng bắt đầu và kết thúc phải ghi chính xác, nếu ghi sai sẽ gây
nên hậu quả là phân loại thiếu chính xác làm ảnh hưởng đến việc tra tìm và
sử dụng tài liệu.
Việc ghi ngày tháng bắt đầu và kết thúc phụ thuộc vào tính chất và đặc
điểm của hồ sơ. Đối với hồ sơ mà văn bản bên trong có quá trình giải quyết
văn thư liên tục thì cần ghi đầy đủ ngày, tháng, năm bắt đầu và kết thúc của
hồ sơ đó. Còn các loại hồ sơ khác thì chỉ cần ghi năm là đủ.
Trong trường hợp hồ sơ gồm nhiều tập, thì ở mỗi tập phải ghi rõ ngày
tháng bắt đầu và kết thúc của băn bản trong tập đó.
Đối với hồ sơ gồm văn bản kế hoạch, báo cáo, thống kê đã nêu năm
tháng ở tiêu đề thì không cần thiết phải ghi thêm mục này.
Khi không thể xác định được chính xác ngày tháng, thì ngày tháng xác
định đó cần được đặt trong ngoặc đơn.
Ví dụ: (không sớm hơn năm 1970), hoặc (không muộn hơn năm 1974).
Nếu xác định được chính xác năm, còn ngày tháng chỉ xác định gần
đúng thì năm sẽ đề ngoài dấu ngoặc, còn ngày tháng đưa vào trong ngoặc
đơn.
Ví dụ: Năm 1986 (không muộn hơn ngày 27 tháng 6).
Trong trường hợp không thể xác định được ngày tháng thì sẽ ghi
(không có ngày tháng).
e. Số tờ.
Số tờ tức là số lượng tờ văn bản của hồ sơ, được viết ở góc trái phía
dưới bìa hồ sơ. Ghi số tờ ở bìa hồ sơ chủ yếu là để kiểm tra và bảo quản văn
bản trong hồ sơ được thuận lợi.
Căn cứ vào chứng từ kết thúc của hồ sơ để ghi số tờ ở bìa hồ sơ.
f. Thời hạn bảo quản.
Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi ở góc phải phía dưới của hồ sơ
nhằm phục vụ cho việc thống kê và bảo quản hồ sơ. Thời hạn bảo quản của
hồ sơ có 03 loại: Vĩnh viễn; Lâu dài và Tạm thời.
g. Số lưu trữ.
Số lưu trữ của hồ sơ bao gồm số của phông mà hồ sơ đó được đưa
vào, số mục lục và số thứ tự của đơn vị bảo quản hoặc hồ sơ đó trong mục
lục. Số lưu trữ dùng để tra tìm tài liệu và chú dẫn văn bản khi sử dụng chúng.
Trong các lưu trữ, khi cấp phát các bản chứng thực, sao lục, trích lục lưu trữ
và cả trong trường hợp loại huỷ những hồ sơ không cần bảo quản, đều phải
chú dẫn số lưu trữ của hồ sơ.
Ví dụ: Phông số 3 mục đích hồ sơ số 1, đơn vị bảo quản số 15. Số lưu
trữ chỉ áp dụng đối với hồ sơ lập ở lưu trữ, còn hồ sơ hiện hành thì không cần
ghi.
3. Lập hồ sơ nguyên tắc.
3.1. Khái niệm: Hồ sơ nguyên tắc là một tập bản sao các văn bản
Quy phạm pháp luật có nội dung đề cập đến một hoạt động cụ thể nào
đó.
Ví dụ: - Tập bản sao các văn bản Quy phạm pháp luật đề cập đến chế
độ tiền lương.
Tập bản sao các văn bản Quy phạm pháp luật có nội dung đề cập
đến công tác Bảo hiểm Xã hội.
3.2. Tác dụng của hồ sơ nguyên tắc.
Hồ sơ nguyên tắc là những căn cứ pháp lý quan trọng phục vụ đắc lực
cho hoạt động của cơ quan. Chúng luôn luôn cung cấp một cách đầy đủ các
thông tin pháp lý phục vụ công tác soạn thảo văn bản của cơ quan, giúp cho
văn bản của cơ quan ban hành phù hợp với Pháp luật, không chồng chéo với
các văn bản khác
3.3. Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc.
Cán bộ, nhân viên trong quá trình thực hiện các công việc được giao
nên sưu tầm tập hợp các văn bản Quy phạm pháp luật liên quan đến từng
lĩnh vực công tác để lập thành hồ sơ. Sau khi lập thành hồ sơ, chỉ cần
Viết bìa, không nhất thiết phải viết Mục lục văn bản.
Ví dụ:
- Cán bộ phụ trách công tác lao động tiền lương thì trong quá trình thực
hiện các công việc hàng ngày phải tiến hành sưu tầm tập hợp các văn bản
Quy phạm pháp luật đề cập đến tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm …của các cơ
quan nhà nước có thẩm quyền để lập thành hồ sơ.
- Cán bộ làm công tác văn thư thì trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
nên sưu tầm các văn bản Quy phạm pháp luật về công tác văn thư – lưu trữ
để lập hồ sơ nguyên tắc.
Hồ sơ nguyên tắc không cần giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
Tóm lại, lập hồ sơ hiện hành là một công việc quan trọng trong công tác
công văn, giấy tờ của các cơ quan; mỗi một cán bộ làm công việc này đều có
nhiệm vụ lập hồ sơ về sự việc, vấn đề do mình phụ trách theo dõi hoặc giải
quyết. Việc lập hồ sơ cũng được tiến hành ở các lưu trữ cơ quan và các lưu
trữ Nhà nước. Để hồ sơ lập ra có chất lượng, đảm bảo được các yêu cầu,
người lập cần có hiểu biết nhất định về phương pháp lập hồ sơ; nếu lập ở văn
thư cơ quan, cần có sự hướng dẫn của cán bộ văn thư hoặc lưu trữ chuyên
trách của cơ quan.


B. GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 14, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10 ; Điều 22,
Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 – 4 – 2004 của Chính phủ về Công
tác văn thư; Điều 5, Nghị định số: 111/2004/NĐ-CP, ngày 08 – 4 – 2004 của
Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc
gia.


I. Mục đích, ý nghĩa.
Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với
các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp được đầy đủ sẽ góp
phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan và cũng là để góp phần bảo vệ an toàn tài liệu phông lưu trữ Quốc
gia Việt Nam, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài.
Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ
dễ bị thất lạc, mất mác và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó
khăn trong việc tra tìm.
II. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức.
- Hàng năm, các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ
lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”, thống kê tất cả các hồ sơ của đơn vị
mình hoặc những hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc của
mình và giao nộp những hồ sơ, tài liệu đó vào lưu trữ hiện hành của cơ quan.
Mẫu mục lục hồ sơ như sau:




TÊN CƠ QUAN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN ĐƠN VỊ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc


…, ngày … tháng … năm …


MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
ĐƠN VỊ: ………………………………………………………


Ngày tháng
Số, ký hiệu Số lượng Ghi
TT Tiêu đề hồ sơ bắt đầu và
tờ chú
hồ sơ
kết thúc
1 2 3 4 5 6




Bản Mục lục này có: ……. Hồ sơ, trong đó:
1. ………………… hồ sơ bảo quảnVĩnh viễn.
2. ………………… hồ sơ bảo quản lâu dài.
3. ………………… hồ sơ bảo quản tạm thời.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN



- Trong trường hợp các đơn vị, cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu
đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục các hồ sơ, tài liệu đó gửi cho lưu
trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá
hai năm.
- Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay
chuyển công tác đều phải bàn giao lại hồ sơ tài liệu cho đơn vị hay người kế
nhiệm.
III. Thời hạn nộp lưu:
Thời hạn nộp lưu tài liệu được quy định như sau:
+ Tài liệu hành chính: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc.
+ Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: Sau
một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức.
+ Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 tháng kể từ khi công trình được
quyết toán.
+ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; Mcrôphim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài
liệu khác: Sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
IV. Thủ tục giao nộp tài liệu.
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và
hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”, Đơn vị, cá nhân nộp và lưu trữ hiện
hành mỗi bên giữ một bản.
Chương IV
TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Theo hướng dẫn tại Công văn số:425/VTLTNN-NVTW, ngày 18 tháng 7
năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước V/v hướng dẫn quản lý
văn bản đi, văn bản đến).


Văn bản đến cùng với văn bản đi do các cơ quan hình thành ra tạo nên
một phương tiện, một loại công cụ rất đặc biệt trong hoạt động điều hành,
quản lý của các cơ quan. Để văn bản có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác
dụng thì vấn đề tổ chức quản lý giải quyết tốt loại văn bản này có tầm quan
trọng không thể xem nhẹ. Bởi vì hiệu quả của công việc quản lý, điều hành
của từng cơ quan lệ thuộc vào việc có xử lý, phân tích, đánh giá các thông tin
ở trong các văn bản đến kịp thời, triệt để hay không.
I- Khái niệm và nguyên tắc chung.
1. Khái niệm văn bản đến.
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn
bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả Fax, văn bản chuyển
qua mạng và văn bản mật), đơn, thư từ cơ quan, cá nhân khác gửi đến
bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân
mang từ hội nghị về hoặc qua con đường bưu điện... được gọi chung là
văn bản đến.
Nói cách khác: Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ
chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết
những vấn đề mang tính chất công.
Như vậy, về nội dung thể loại và tác giả của văn bản đến rất đa dạng và
phức tạp. Mỗi cơ quan hay mỗi tổ chức chính trị - xã hội đều nằm trong một
hệ thống, theo một thứ bậc nhất định và trong hoạt động hằng ngày sẽ tiếp
nhận được các loại văn bản đến từ cấp trên mang nội dung chỉ đạo, hướng
dẫn, giao nhiệm vụ kế hoạch, kiểm tra đôn đốc...
Ví dụ: UBND cấp Tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương nhận được các
văn bản đến như Nghị định, Nghị quyết của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định
của Thủ tướng, Chỉ thị, Quyết định, Thông tư và các văn bản khác của Bộ
trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ... Đồng
thời, cũng có thể nhận được các văn bản đến từ các cơ quan, đơn vị cấp dưới
hoặc đồng cấp như của của cấp Tỉnh, Thành phố bạn v.v...
Văn bản đến còn phải kể tới những văn bản của một số cơ quan, tổ
chức và cá nhân ngoài hệ thống gửi đến vì những lý do, những yêu cầu và
nguyện vọng khác nhau mà bản thân cơ quan cần xem xét, xử lý và giải
quyết. Như vậy, văn bản đến đối với cơ quan là hết sức phong phú cần
phải được tổ chức quản lý và giải quyết một cách khoa học, hợp lý.
Căn cứ vào thành phần và nội dung, ta có thể chia văn bản đến thành
04 nhóm sau:
- Nhóm văn bản của cơ quan cấp trên,
- Nhóm văn bản của cơ quan ngang cấp,
- Nhóm văn bản của cơ quan cấp dưới gửi lên,
- Nhóm Thư công: Là các loại đơn thư do cá nhân trong cơ quan viết để
gửi đến các cơ quan, tổ chức có liên quan để giải quyết việc công.
2. Nguyên tắc chung đối với việc tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản đến.
- Văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào đều phải được xử lý theo
nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất.
Như chúng ta đều biết, văn bản là phương tiện, là công cụ không thể
thiếu trong hoạt động quản lý điều hành của các cơ quan. Do vậy, khi nhận
được văn bản của bất kỳ đối tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại,
đăng ký, giải quyết kịp thời chính xác và thống nhất theo quy định hiện hành
của Đảng và Nhà nước. Những công văn đóng dấu “Hỏa tốc”, dấu “Thượng
khẩn” phải được gửi đi hoặc phân phối ngay lúc nhận được. Việc gửi, nhận,
phân phối công văn “Mật”, “Tối mật”, Tuyệt mật” phải theo đúng chế độ giữ
gìn bí mật của Nhà nước.
- Mọi văn bản đến cơ quan phải tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư
để làm các thủ tục cần thiết trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên
quan. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho văn bản đến được tập trung quản lý
thống nhất, tránh tình trạng thất lạc, mất mác tài liệu.
II. Nội dung và nghiệp vụ tổ chức quản lý văn bản đến.
1. Tiếp nhận đăng ký văn bản đến.
1.1. Tiếp nhận văn bản đến.
Như phần trên đã trình bày, văn bản đến không chỉ đa dạng về loại hình,
phong phú về nội dung mà còn đòi hỏi xử lý nhanh chóng về mặt thời gian
đáp ứng yêu cầu chỉ đạo, điều hành của cơ quan.
Về nguyên tắc, tất cả các loại văn bản đến đều phải tập trung vào bộ
phận Văn thư thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính của cơ quan (Điều
13, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004). Theo nhiệm vụ được
giao, Văn thư cơ quan tiếp nhận tất cả những văn bản do các nơi gửi đến (kể
cả văn bản gửi theo đường bưu điện, do cán bộ đi dự Hội nghị hoặc đi họp
trực tiếp mang về, văn bản nhận qua Fax, mạng máy tính … ). Ngoài những
văn bản chính thức do các đối tượng có liên quan gửi đến, Văn thư cơ
quan còn có thể nhận được một số Văn bản như đơn từ, khiếu nại, khiếu tố...
của cá nhân hoặc tập thể khác.
Khi tiếp nhận văn bản, văn thư phải kiểm tra kỹ số lượng, tình trạng bì,
nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có)…
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (Đối với văn bản
có dấu hoả tốc, hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm
quản lý công tác văn thư biết. Trong trường hợp cần thiết có thể lập Biên bản
với người giao văn bản.
Trường hợp văn bản gửi đến có kèm theo Phiếu gửi thì sau khi nhận
phải ký nhận và đóng dấu vào Phiếu gửi và chuyển trả lại cho cơ quan gửi để
theo dõi, xử lý kịp thời những “sự cố” trên đường vận chuyển có thể xảy ra
(nhận được quá chậm so với thời gian gửi, bì bị rách nát, nhầm lẫn địa chỉ
gửi...).
Đối với những văn bản đến được chuyển phát qua Fax hoặc qua mạng
cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản …
Nếu phát hiện sai sót phải báo ngay cho nơi gửi văn bản hoặc người được
giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
1.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến.
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản được phân loại sơ bộ và xử lý như
sau:
Trước hết chia văn bản đến thành 02 loại:
+ Loại phải đăng ký bao gồm các văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân
trong cơ quan.
+ Loại không đăng ký bao gồm các sách, báo, tư liệu tham khảo...
Loại phải đăng ký thì được chia thành hai loại:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho các tổ chức
Đảng, các đoàn thể trong cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người
nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản có
liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách
nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ
những bì văn bản có đóng dấu mức độ “Mật”.
- Đối với bì văn bản mật: Theo hướng dẫn tại Thông tư số:
12/2002/TT-BCA (A11), ngày 19/9/2002 của Bộ Công an thì việc bóc bì văn
bản mật được tiến hành như sau:
Trường hợp văn bản bản đến có đóng dấu “Chỉ người có tên mới
được bóc bì” thì văn thư chỉ được phép vào sổ số ghi ngoài bì và chuyển
ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên trên bì đi vắng thì chuyển
ngay đến người có trách nhiệm giải quyết. Văn thư không được bóc bì.
Bóc bì văn bản cần chú ý mấy điểm sau đây:
+ Những bì văn bản có dấu “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC” phải
được ưu tiên bóc trước để trình lãnh đạo giải quyết kịp thời.
+ Không được làm rách, mất chữ của tài liệu. Địa chỉ nơi gửi, dấu của
bưu điện...phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết.
+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm
tra, xác minh một sự việc nào đó hoặc những văn bản có ngày nhận cách quá
xa ngày ban hành thì cần phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản để đối chiếu
khi cần thiết.
1.3. Đóng dấu “Đến”, Ghi số đến, ngày đến.
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn
thư trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và
quy định của cơ quan (Hoá đơn, Chứng từ kế toán …).
Tất cả các văn bản đến thuộc dạng phải đăng ký tại văn thư đều phải
được đóng đấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến (Có thể ghi cả giờ đến trong
trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu
“Đến”; Văn bản đến qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in và đóng
dấu “Đến”.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì
không cần đóng dấu “Đến”, các văn bản này được chuyển cho các cơ quan,
đơn vị có liên quan theo dõi, giải quyết.
Dấu đến phải đóng rõ ràng bằng mực dấu đỏ ở phần giấy trống dưới số,
ký hiệu văn bản (Đối với những văn bản có tên loại) hoặc dưới trích yếu nội
dung văn bản (Đối với Công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày
tháng năm của văn bản.
Mẫu dấu đến được quy định như sau:

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Số: ……………….
ĐẾN Ngày: ……………
……………
Chuyển: ……………………..
Kích thước: dài 50 mm; rộng 30 mm
Hướng dẫn cách ghi:
a. Số đến: Là số thứ tự đăng ký văn bản đến, số đến được đánh liên
tục, bắt đầu từ số 01 của ngày đấu năm đến số cuối cùng của ngày cuối năm.
b. Ngày đến: Là ngày tháng năm cơ quan nhận văn bản, văn bản nhận
ngày nào phải ghi ngày ấy.
Trong trường hợp văn bản có đóng dấu “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC”,
Cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận văn bản đến.
c. Chuyển: Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
Phần trên cùng của dấu “Đến”, ghi tên cơ quan, tổ chức.
Ví dụ:
UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN HẢI CHÂU.



PHÒNG GD&ĐT QUẬN SƠN TRÀ.
1.4. Đăng ký văn bản đến.
Hiện nay, nhiều cơ quan đăng ký văn bản đến bằng hai phương pháp:
1.4.1. Đăng ký truyền thống (Đăng ký bằng sổ).
+ Lập sổ đăng ký văn bản đến.
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy
định cụ thể việc lập các loại sổ cho phù hợp.
Đối với những cơ quan tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến trong một
năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các văn bản, trừ văn
bản mật).
* Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn bản đến
trong một năm, nên lập các loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản của các Bộ, ngành, cơ quan Trung ương.
* Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác,
* Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến
một năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ
quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại,
tố cáo có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư
không nhiều thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký. Đối với
những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn
yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ
quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu, đề nghị
khác của cơ quan, tổ chức và công dân hoặc sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo
quy định của pháp luật.
+ Đăng ký văn bản đến
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến được thực
hiện theo mẫu sau:
* Mẫu sổ:
Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn trên giấy A4 (210mm x 297
mm)
- Bìa và trang đầu:
Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình
bày theo minh họa tại hình vẽ dưới đây.


…………(1)………….
…………(2)………….



SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: 200…(3)…


Từ ngày………đến ngày………(4)……
Từ số ………đến số…………….(5)……



Quyển số: …(6)..




Hướng dẫn cách ghi:
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển
sổ;
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền
và đóng dấu trước khi sử dụng.
- Phần đăng ký văn bản đến:
Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420 x
297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:
Ngày Số Tác giả Số, ký Ngày Tên loại và Đơn vị Ký Ghi
đến đến hiệu tháng trích yếu nội hoặc nhận chú
dung người
nhận
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)




Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”
Ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Tác giả. Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên,
địa chỉ của người gửi đối với đơn, thư.
Cột 4: Số, ký hiệu. Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Cột 5: Ngày tháng. Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày,
tháng, năm của đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1,2 thì phải
thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số
Ví dụ: 05/02/04, 31/12/05.
Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung. Ghi tên loại (trừ công văn thì
không phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết
tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có
trích yếu thì người đanưg ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư
đó.
Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn
bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của
người có thẩm quyền.
Cột 8: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 9: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản
không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao…)
Sổ đăng ký văn bản mật đến
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản
đến (loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7)
ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6).

Ngày Số Tác Số, Ngày Tên loại Đơn vị Ký Ghi
đến đến giả ký tháng và trích Mức hoặc nhận chú
hiệu yếu độ Mật người
nội dung nhận
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10




Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn
bản đến (loại thường); riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”,
“Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt
mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có
thẩm quyền.
Mẫu sổ và việc đăng ký đơn, thư được thực hiện theo mẫu sau:
* M ẫu sổ
Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
- Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và tràn đầu
của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ”.
- Phần đăng ký đơn, thư:
Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x
297mm) bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
Ngày Số đến Họ tên, địa Ngày Trích yếu Đơn vị Ký Ghi
đến chỉ người tháng nội dung hoặc người nhận chú
gửi nhận
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
- Hướng dẫn đăng ký.
Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”.
Ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Số đến là số thứ tự
đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi
số đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói chung
(nếu đơn, thư được lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn bản đến
khác).
Cột 3: Họ tên, địa chỉ người gửi. Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa
chỉ, số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư.
Cột 4: Ngày tháng. Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư.
Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm
được ghi bằng hai chữ số,
Ví dụ: 05/02/04, 31/12/05. Trường hợp trên đơn, thư không ghi ngày
tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú
cụ thể.
Cột số 5: Trích yếu nội dung. Ghi theo trích yếu nội dung trên đơn. Nếu
đơn thư không có trích yếu nội dung thì phải tóm tắt nội dung của đơn, thư đó.
Cột số 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý kiến
phân phối chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột số 7: Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư.
Cột số 8: Ghi những điểm cần thiết khác (thư lần thứ, Thư không có
ngày tháng …)
1.4.2. Đăng ký bằng máy vi tính.
Việc đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính được thực hiện theo hướng
dẫn tại bản Hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư lưu
trữ ban hành kèm Công văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19 tháng 11 năm
1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước).
2. Trình và chuyển giao văn bản đến:
2.1. Trình văn bản đến.
Sau khi văn bản được đăng ký xong phải được kịp thời trình cho người
đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được giao trách nhiệm (gọi chung là
người có thẩm quyền) xem xét, cho ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết.
Người có thẩm quyền căn cứ vào nội dung của văn bản; quy chế làm
việc của cơ quan; Chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho
từng đơn vị, cá nhân để cho ý kiến phân phối giải quyết văn bản. Đối với
những văn bản đến có liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân thì cần xác định rõ
đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải
quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.
Ý kiến phân phối được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến
chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (nếu có) cần được
ghi vào phiếu riêng (Gọi là Phiếu Giải quyết văn bản đến). Mẫu phiếu như
sau:

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

…, Ngày … tháng … năm



PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
……………………………………………………(1)
……………………………………


Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: (2)


Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (3)


Ý kiến đề xuất của người giải quyết: (4)


Hướng dẫn ghi.
(1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày tháng năm; tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản.
(2): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của nguời có thẩm quyền giao
cho các đơn vị, cá nhân chủ trì hoặc tham gia giải quyết; thời hạn giải quyết
đối với mỗi đơn vị, cá nhân và ngày tháng năm cho ý kiến phân phối giải
quyết.
(3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo đơn vị giao cho cá
nhân; Thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến.
(4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân và ngày tháng
đề xuất ý kiến.
Sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền, văn bản được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng
ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn thư.
2.2. Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến sau khi đã có ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết của
người có thẩm quyền, Văn thư cơ quan phải chuyển văn bản đến đúng đối
tượng có trách nhiệm giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo các
yêu cầu sau đây:
+ Nhanh chóng: Văn bản cần được chuyển giao cho các đối tượng có
liên quan ngay trong ngày hoặc chậm nhất là vào đầu giờ làm việc của ngày
hôm sau.
+ Đúng đối tượng: Văn bản phải được chuyển đúng đơn vị, cá nhân có
thẩm quyền giải quyết.
+ Chặt chẽ: Khi chuyển giao văn bản phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu
và người nhận văn bản phải ký nhận. Đối với những văn bản có dấu
“Thượng khẩn”, “Hoả tốc” cần phải ưu tiên chuyển giao trước và phải ghi
rõ thời gian chuyển.
Tại các đơn vị, sau khi nhận được văn bản đến, cán bộ nhận văn bản
phải vào sổ của đơn vị mình và trình văn bản cho Thủ trưởng của đơn vị xem
xét, cho ý kiến phân phối, giải quyết sau đó văn bản được chuyển cho cá
nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn chuyển qua mạng, cán
bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến và chuyển cho
đơn vị, cá nhân đã nhận bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng.
Khi chuyển giao văn bản, văn thư cần lập sổ chuyển giao để tiện theo
dõi, tránh tình trạng thất lạc, mất mác tài liệu. Đối với những cơ quan tiếp
nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản
đến để chuyển giao văn bản. Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000
văn bản đến một năm thìu nên lập sổ riêng để chuyển giao văn bản. Mẫu sổ
như sau:
Sổ chuyển giao văn bản được in sẵn trên giấy có kích thước: 210 x 297
mm hoặc 148 x 210 mm.
Tờ bìa: Giống tờ bìa của Sổ Đăng ký văn bản đến nhưng thay tên sổ
bằng: SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN và không có dòng chữ “Từ số
………. đến số ….”
Phần đăng ký chuyển giao:
gày chuyển Số đến Đơn vị hoặc người Ký nhận Ghi chú
nhận
1 2 3 4 5




Hướng dẫn cách ghi:
Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản
Cột số 2: Ghi số đến (Ghi theo số trong dấu “Đến”)
Cột số 3: Ghi rõ ràng đầy đủ tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản (căn cứ
theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền).
Côt số 4: Chữ ký xác nhận của người nhận văn bản
Cột số 5: Ghi những điểm cần thiết khác (Bản sao, số lượng văn bản …)
Đối với việc chuyển giao văn bản “Mật”, “Tối mật” và “Tuyệt mật” thì
cần phải chú ý một số điểm sau đây:
Thứ nhất, Văn thư không được giao phụ trách văn bản “Mật” (chỉ chung
cả văn bản “Tối mật”, “Tuyệt mật”) thì chỉ cần ghi vào sổ phần ghi ngoài bì,
sau đó chuyển cả bì đến tay người nhận và ký vào sổ chuyển giao văn bản.
Thứ hai cán bộ văn thư được giao phụ trách thì thực hiện các công việc
như đối với việc xử lý văn bản thường. Nếu cơ quan nào văn bản “Mật” có số
lượng nhiều thì làm sổ chuyển giao riêng. Trường hợp số lượng văn bản
“Mật” ít, thì sử dụng chung sổ chuyển giao văn bản thường, nhưng phải thêm
cột ghi mức độ “Mật”.
3. Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến.
Đây được coi là một khâu quan trọng bậc nhất của cán bộ công chức
làm công tác văn thư nói riêng và của các Văn phòng, các phòng Hành chính
của cơ quan nói chung.
3.1. Giải quyết văn bản đến.
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị và cá nhân co trách nhiệm giải
quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ
thể của cơ quan. Đối với những văn bản có mức độ khẩn phải được ưu tiên
giải quyết trước, không được để chậm trễ.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết,
đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề
xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với những văn bản có liên quan đến các đơn vị, cá nhân khác, đơn
vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết văn bản cần gửi văn bản hoặc bản sao văn
bản đó (kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo của người có
thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu
cơ quan, tổ chức xem xét phê duyệt, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải kèm
văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
3.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Tất cả các văn bản đến có ấn định thời gian giải quyết theo quy định
của pháp luật hoặc quy định của cơ quan đều phải theo dõi, đôn đốc về thời
gian giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến được quy
định như sau:
- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn
vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn quy định.
- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có
nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: Tổng số văn bản đến;
Văn bản đến đã được giải quyết; Văn bản đã đến hạn nhưng chưa được giải
quyết …để báo cáo cho người được giao trách nhiệm. Trường hợp cơ quan
chưa ứng dụng máy tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì văn thư
phải lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
Mẫu sổ như sau:
Tờ bìa: Giống sổ chuyển giao văn bản đến nhưng thay tên sổ bằng: SỔ
THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN.
Phần đăng ký theo dõi được thiết kế trên giấy A3 gồm các cột:


Đơn vị
Số, ký
Tên loại; số, ký
hoặc
hiệu văn
Số hiệu; ngày tháng Thời hạn Tiến độ Ghi
người
bản
đến và tác giả văn giải quyết giải quyết chú
nhận văn
bản trả lời
bản
1 2 3 4 5 6 7
Hướng dẫn đăng ký.
Cột số 1: Ghi số đến theo số đã được ghi ở dấu “Đến”.
Cột số 2: Ghi tên loại, số ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản.
Cột số 3: Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản theo ý kiến phân phối
của người có thẩm quyền.
Cột số 4: Ghi thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật, của cơ
quan, của người có thẩm quyền.
Cột số 5: Ghi tiến độ giải quyết văn bản so với thời hạn đã được quy
định.
Cột số 6: Ghi số, ký hiệu của văn bản trả lời.
Cột số 7: Ghi những điểm cần thiết khác.
Lưu ý: Đối với những tài liệu có đóng dấu “Thu hồi”, cán bộ văn
thư cần theo dõi thu hồi đúng thời hạn, tránh thất lạc, mất mác tài liệu.
Chương III
TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
(Theo hướng dẫn tại Công văn số: 425/VTLTNN-NVTW, ngày 18 tháng 7
năm 2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước V/v Hướng dẫn quản lý
văn bản đi, văn bản đến).


Hằng ngày, các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, công, nông trường,
trường học, bệnh viện, đơn vị vũ trang... (sau đây gọi chung là cơ quan) trong
khi giải quyết các công việc thuộc chức năng nhiệm vụ, quyền hạn được giao
đều phải xử lý những vấn đề liên quan tới việc tổ chức quản lý công văn, giấy
tờ mà cơ quan gởi đi (văn bản đi). Giải quyết tốt vấn đề này sẽ có ý nghĩa
thiết thực đến việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động quản lý, điều
hành của cơ quan. Đồng thời qua đó góp phần vào việc rèn luyện tính nghiêm
túc, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong việc thực hiện những công
việc được giao. Dưới đây là những vấn đề chính về tổ chức quản lý văn bản
đi.
I. Khái niệm và những nguyên tắc chung.
1. Khái niệm văn bản đi
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn
bản hành chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành
để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi.
Nói một cách khác: Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan
soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các
công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình.
Văn bản đi có thể là các văn bản quy phạm dưới luật như Nghị định,
Nghị quyết của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết
định, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực
thuộc Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của UBND..., cũng như các văn bản
thông thường khác như Đề án, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn,
Công lệnh đi đường, v.v... Ngoài ra văn bản đi còn có thể có “Thư công” do
người lãnh đạo cơ quan viết gửi đến các đối tượng liên quan cũng nhằm góp
phần vào việc giải quyết công việc chung của cơ quan.
Như vậy, văn bản đi rất đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung.
Người ta có thể khái quát chúng thành ba nhóm chính sau đây:
Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm dưới luật.
Thứ hai là nhóm văn bản thông thường.
Thứ ba là các “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối
tượng có liên quan cũng nhằm thực thi công vụ.
2. Nguyên tắc chung đối với việc quản lý văn bản đi.
Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong
quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc
tổ chức văn bản đi đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy
trình mà Nhà nước đã quy định. Chỉ có như vậy, các văn bản đi do cơ quan
làm ra mới có tác dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan.
Để tổ chức thống nhất văn bản đi, theo nguyên tắc, chúng đều phải
được quy về một đầu mối - đó là bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng (hoặc
phòng Hành chính) cơ quan. Quy định này nhằm bảo đảm cho việc tổ chức
quản lý văn bản đi của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm.
II. Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi.
1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ghi ngày
tháng của văn bản.
1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản
đến các đối tượng có liên quan. Công việc này được giao cho bộ phận, văn
thư của cơ quan thực hiện. Nhiệm vụ cụ thể ở đây bao gồm:
- Soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản như:
+ Quốc hiệu;
+ Tác giả;
+ Số, ký hiệu;
+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành;
+ Tên loại, Trích yếu nội dung;
+ Nội dung;
+ Thể thức đề ký, chữ ký của người có thẩm quyền;
+ Nơi nhận văn bản.
- Kiểm tra các thành phần thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độ Mật,
Khẩn, Dấu Dự thảo, Dấu Thu hồi …
- Kiểm tra hình thức trình bày văn bản như: Phông chữ, cỡ chữ, kiểu
chữ, cách chừa lề, đánh số trang, cách đánh số phụ lục…
Văn bản đi là những sản phẩm do cơ quan làm ra, chúng phản ánh toàn
bộ hoạt động của cơ quan, phản ánh năng lực, phẩm chất của cán bộ nhân
viên trong cơ quan. Vì vậy nhất thiết chúng phải đảm bảo hình thức. Trong
trường hợp phát hiện những sai sót, phải báo cáo kịp thời với người được
giao trách nhiệm giải quyết. Những văn bản không đủ về thể thức nhất
thiết phải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan.
1.2. Ghi số và ngày tháng của văn bản.
Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không
loại trừ bất kỳ văn bản nào. Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng
nhất định, tính từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng
12 hàng năm. Ghi số văn bản từ 1 đến 9, ngày 1 đến ngày 9 và tháng 1 đến
tháng 2 đều phải thêm số 0 trước để tránh sự nhầm lẫn có thể xảy ra như
ngày 01 thành 11, tháng 02 thành tháng 12...
* Đối với văn bản Quy phạm Pháp luật, việc đánh số được quy định như
sau:

Số: …/năm ban hành/Tên loại VB-Tên cơ quan ban


- Số: 58/2001/NĐ-CP.
Ví dụ:
- Số: 34/2001/PL-UBTVQH10
- Số 20/2002/QĐ-BKHCN.
- Số: 110/2004/QĐ-UB.
* Đối với văn bản thông thường, số văn bản được ghi như sau:

Số: …/Tên văn bản-Tên cơ



- Số: 112/TB-VP.
Ví dụ:
- Số: 234/BC-BKHCN.
- Số: 345/KH-STM.
- Số: 346/CKN ĐA-ĐT.
Ở những cơ quan lớn, có nhiều văn bản, thì số của văn bản có thể ghi
riêng cho từng loại, tức là mỗi loại văn bản được đánh một hệ thống số riêng
theo số Ả rập (0, 1, 2, 3 …)
- Nghị định số: 01/2004/NĐ-CP.
Ví dụ:
- Nghị định số: 02/2004/NĐ-CP.
- Nghị định số: 03/2004/NĐ-CP.
- Nghị định số: 04/2004/NĐ-CP.


Số của văn bản cũng có thể được đánh cho một nhóm văn bản, theo
cách đánh số này thì những văn bản Quy phạm Pháp luật của cơ quan
được đánh một hệ thống số riêng, nhóm văn bản thông thường sẽ được đánh
một hệ thống số riêng.
Ví dụ: - Quyết định số: 10/2004/QĐ-UB.
- Chỉ thị số: 11/2004/CT-UB
- Quyết định số: 12/2004/QĐ-UB.
- Chỉ thị số: 13/2004/CT-UB.
Với cách đánh số như trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và
tra tìm văn bản được nhanh chóng, chính xác, đồng thời tạo điều kiện tốt cho
công tác lưu trữ.
Tuy nhiên, trên thực tế, không phải cơ quan nào cũng ban hành văn
bản với khối lượng lớn, có nhiều cơ quan trong quá trình hoạt động lại ban
hành rất ít văn bản. Trong trường hợp này, số văn bản được đánh liên tục cho
tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành:
Ví dụ:
- Quyết định số: 01/QĐ-CKNĐA.
- Thông báo số: 02/TB-CKNĐA
- Công văn số: 03/CKNĐA-TH.
- Quyết định số: 04/QĐ-CKNĐA.
…………………………………..
Cách đánh số này tạo tính liên tục cho hệ thống số của văn bản, tuy
nhiên nó lại gây khó khăn cho công tác quản lý và tra tìm, nhất là trong trường
hợp sắp xếp các bản lưu theo tên gọi của chúng.
Số của văn bản ghi ở phía trên, bên trái dưới tác giả của văn bản.
1.3. Ghi ngày tháng của văn bản.
Ngày tháng của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày
văn bản có hiệu lực.
Văn bản ban hành ngày nào phải ghi ngày ấy, đối với những ngày dưới
10, tháng dưới 3 phải thêm số “0” phía trước.
Ngày tháng của văn bản là một trong những yếu tố quan trọng giúp các
cơ quan quản lý và tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn bản được thuận lợi.
2. Trình ký, sao chụp, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ Khẩn,
Mật.
2.1. Trình ký văn bản.
Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý
của văn bản thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan,
các tổ chức và công dân (xem Chương VI: Quản lý và sử dụng con dấu
của giáo trình này).
Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký
hợp lệ, tức là chữ ký của Thủ trưởng hoặc được người Thủ trưởng uỷ quyền
ký (cấp phó ký thay - KT, hoặc cấp dưới ký thừa lệnh - TL tuỳ theo nội dung
và tính chất quan trọng của văn bản). Tuyệt đối không được đóng dấu vào
giấy trắng (đóng dấu khống).
Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng mẫu mực theo dấu quy định
chung của Nhà nước. Dấu chỉ được đóng trùm lên một phần tư đến một phần
ba chữ ký về phía bên trái. Trong một số trường hợp cụ thể như các bản Đề
án, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo trình ra Hội nghị... muốn thể hiện tính
hợp pháp của các văn bản thì có thể đóng dấu của cơ quan soạn thảo văn
bản đó vào chỗ tác giả của chúng ở góc trái phía trên văn bản (dấu treo).
Trong trường hợp văn bản ban hành là văn bản Khẩn hoặc văn bản Mật
thi phải đóng dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật. Dấu Khẩn, Mật được trình bày dưới
số và ký hiệu của văn bản.
3. Đăng ký văn bản Đi.
Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải
thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Hiện
nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức: Đăng ký bằng sổ
và đăng ký bằng máy tính.
3.1. Đăng ký bằng sổ.
Lập sổ đăng ký văn bản đi.
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ
quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ chia thành
nhiều phần, mỗi phần đăng ký một hoặc một số loại văn bản nhất định.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản/ 1
năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)
* Sổ đăng ký văn bản mật đi.
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản/
1 năm thì có thể lập các loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định (cá
biệt), Chỉ thị (Cá biệt).
* Sổ đăng ký văn bản hành chính thông thường.
* Sổ đăng ký văn bản Mật.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản/ 1
năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định, Chỉ thị.
* Sổ đăng ký văn bản có tên gọi cụ thể.
* Sổ đăng ký công văn.
* Sổ đăng ký văn bản mật.
Lưu ý:
Khi lập sổ đăng ký văn bản Mật phải căn cứ vào số lượng văn bản mật
của cơ quan ban hành hàng năm. Nếu văn bản Mật có số lượng ít thì không
nhất thiết phải lập sổ riêng.
Đăng ký văn bản đi.
Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đều phải được đăng ký vào sổ theo
mẫu in sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định. Khi
đăng ký không dùng bút chì, không dập xoá hoặc viết tắt những từ ít thông
dụng, dễ gây nên sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm. Chẳng hạn: XMC -
xoá mù chữ, DNT - doanh nghiệp trẻ, ĐBSH - đồng bằng sông Hồng. XĐGN -
xoá đói giảm nghèo...
Mẫu sổ đăng ký văn bản được quy định như sau:


Bìa sổ:
………………………(1)……………………
…………………….…(2)……………………




SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI



Năm: … (3)

Từ ngày …/ …/… đến ngày …/…/ …
(4)
Từ số: ……. đến số: ……(5)
Quyển số: …(6)



Ghi chú:
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp.
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị.
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến
(4): Ngày tháng bắt đầu và kết thức đăng ký văn bản vào sổ.
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đầu tiên và văn bản cuối cung trong sổ.
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
Lưu ý: Để đảm bảo giá trị pháp lý, tất cả các sổ đều phải có chữ ký
của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng.
Đăng ký bên trong: Trình bày trên khổ giấy A3 (420x297 mm), gồm các
cột mục theo mẫu sau:


Tên loại và Đơn vị,
Số, ký Ngày N ơi Số
trích yếu Người người Ghi
iệu văn tháng nhận lượng
nội dung ký nhận bản chú
bản văn bản văn bản bản
văn bản l ưu
1 2 3 4 5 6 7 8




Hướng dẫn đăng ký.
Cột số 1: Ghi số, ký hiệu của văn bản.
Cột số 2: Ghi ngày tháng năm ban hành văn bản
Cột số 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Nếu sổ dùng đẻ
đăng ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi rõ tên loại văn bản. Nếu sổ
được dùng để đăng ký một loại văn bản hoặc chia thành nhiều phần, mỗi
phần đăng ký một loại văn bản thì không cần ghi trên loại (Cột này phải có
kích thước rộng hơn các cột khác).
Cột số 4: Ghi đầy đủ họ và tên của người ký văn bản.
Cột số 5: Ghi tên cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
(Ghi giống với phần nơi nhận đã được ghi trong văn bản).
Cột số 6: Ghi tên đơn vị hoặc các nhân nhận bản lưu
Cột số 7: Ghi số lượng văn bản được phát hành.
Cột số 8: Ghi những điểm cần thiết khác (Mật, khẩn, bản sao …)
Đối với các văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” cần phải được
đăng ký và bảo quản riêng, theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà nước
đã ban hành. Có thể dùng một số trang của sổ đăng ký văn bản đi để đăng ký
văn bản có đóng dấu “Mật”. Trường hợp cơ quan có số lượng rất ít văn bản
“Mật” thì có thể đăng ký vào sổ chung với các loại văn bản khác trang sau
cùng, nhưng phải ghi rõ ở cột ghi chú dấu hiệu “Mật” để tiện lợi cho việc theo
dõi, kiểm tra và được bảo quản riêng theo quy chế bí mật của Nhà nước.
Mẫu sổ đăng ký văn bản Mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi nhưng
có bổ sung thêm cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại và trích yếu nội
dung”.
Mẫu sổ đăng ký văn bản Mật như sau:


Tên loại M ức
Số, Đơn vị,
Nơi
Ngày và trích độ Số
người
ý hiệu Người nhận Ghi
tháng yếu nội Mật lượng
nhận
ký văn chú
văn dung văn bản
văn bản
bản bản lưu
bản bản
1 2 3 4 5 6 7 8 9




3.2. Đăng ký văn bản bằng máy vi tính.
Việc đăng ký quản lý văn bản bằng máy vi tính hiện nay được thực hiện
theo Công văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà
nước ban hành Hướng dẫn ứng dụng Công nghệ Thông tin trong văn thư lưu
trữ.
4. Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
4.1. Nguyên tắc chung
Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có
liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: chính xác, đúng đối tượng
và kịp thời. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển
giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ vì thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải
quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban
hành. Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý
nghĩa, người có thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của
từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ
công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi văn bản. Căn
cứ vào quyết định của người ký văn bản vào các đối tượng liên quan lập danh
sách để tránh tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản.
Việc chuyển phát văn bản đi được thực hiện theo trình tự sau đây:
4.2. Làm thủ tục phát hành văn bản
4.2.1. Lựa chọn và trình bày bì.
Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên
quan đều phải để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin.
Phong bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ
bên trong.
Bì văn bản nên được in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu đối với
các loại bì được quy định như sau:
+ Loại 307x220mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4
được cho vào bì ở dạng nguyên khổ giấy.
+ Loại 220x158mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4
được cho vào bì ở dạng gấp 02 phần bằng nhau.
+ Loại 220x109mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4
được cho vào bì ở dạng gấp 03 phần bằng nhau
+ Loại 158x115mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4
được cho vào bì ở dạng gấp 4 phần bằng nhau.
Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ
quan hay người nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) để
chuyển nhanh chóng, chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có
thể xảy ra.
Mẫu bì được minh họa như sau:

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)
ĐC: Số xxx - Phố … Quận …, …(2)
ĐT: ………. Fax: …………..(3)
(8)
E-Mail: ……………Website: ……….(4)

Số: (5)
Số: ………………….(5)



Kính gửi: …………………………………
(6)
…………………………………
(7)
…………………………………




Hướng dẫn trình bày và viết bì
(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản.
(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (Ghi rõ số nhà, tên đường phố, tên phố
phường, quận, huyện, thị xã, thị trấn tỉnh thành …nếu cần).
(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần).
(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có).
(5): Ghi số, ký hiệu của các văn bản có trong phong bì.
(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản.
(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản
(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có).
Đối với những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng như trong văn
bản. Vị trí đóng dấu ký hiệu này ở dưới chỗ ghi số và ký hiệu văn bản bằng
mực dấu đỏ.
Ví dụ:
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)
ĐC: Số xxx - Phố … Quận …, …(2)
(8) ĐT: ………. Fax: …………..(3)
E-Mail: ……………Website: ……….(4)

Số: ………………….(5)

KHẨN


Kính gửi: …………………………………(6)
…………………………………
(7)
…………………………………
* Đối với những văn bản “Mật” Khi chuyển giao phải làm bì riêng. Giấy
làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấy nội dung văn
bản bên trong, hồ dán phải dính, khó bóc
Khi chuyển giao văn bản Mật, phải làm 2 bì:
+ Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn, đóng dấu chỉ
mức độ Mật. Nếu văn bản gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì
đóng dấu: “Chỉ người có tên mới được bóc bì”.
+ Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường nhưng phải đóng dấu chỉ ký hiệu
mức độ mật dưới số và ký hiệu của văn bản.
A Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tuyệt Mật


B Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tối mật



C Dấu chỉ ký hiệu mức độ Mật


Ví dụ:
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)
ĐC: Số xxx - Phố … Quận …, …(2)
(8)
ĐT: ………. Fax: …………..(3)
E-Mail: ……………Website: ……….(4)

Số: ………………….(5)

A
A

Kính gửi: …………………………………(6)
…………………………………
(7)
…………………………………
b. Vào bì và dán bì:
Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn
bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong.
Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để
hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và
không bị nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.
4.2.2 Chuyển phát văn bản đi.
a. Chuyển phát trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan.
Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn
vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan và cách thức tổ chức chuyển giao, các cơ
quan quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để làm số
chuyển giao.
+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản chuyển giao trong nội
bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản tập trung thực hiện tại bộ phận văn thư
thì cần lập sổ chuyển giao riêng. Mẫu sổ như sau:
- Tờ bìa: Ghi các thông tin giống như sổ Đăng ký nhưng thay tên sổ
bằng: “SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI”
- Phần đăng ký bên trong:


Nơi nhận
Số, ký hiệu
Ngày chuyển Ký nhận Ghi chú
văn bản văn bản
1 2 3 4 5




Cách ghi các cột trong sổ:
Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản, văn bản được chuyển
giao ngày nào phải ghi ngày ấy. Ngày dưới 10, tháng dưới 2 phải thêm số “0”
phía trước.
Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản.
Cột số 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, các nhân nhận văn bản.
Cột số 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột số 5: Ghi những điểm cần thiết khác như: Số lượng bản, số lượng
bì...
+ Đối với những cơ quan có số lương văn bản đi ít thì có thể sử dụng sổ
Đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản. Mẫu sổ chỉ cần thêm cột “Ký
nhận” vào sau cột số 5.

Số, ký Nơi Đơn vị,
Tên loại
Ngày Số
hiệu Người nhận Ký người Ghi
và trích
tháng lượng
văn ký văn nhận nhận chú
yếu nội
văn bản bản
bản bản bản lưu
dung
văn bản
1 2 3 4 5 6 7 8 9




phải ký nhận vào sổ để giúp cán bộ văn thư theo dõi việc chuyển giao văn
bản được thuận lợi, tránh tình trạng mất mác, thất lạc tài liệu.
b. Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác.
Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức khi chuyển giao trực tiếp
đến các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký và sổ chuyển giao văn
bản. Mẫu sổ chuyển giao giống mẫu sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ
quan:
c. Chuyển phát văn bản qua bưu điện.
Tất cả các văn bản đi được chuyển phát qua đường bưu điện đều phải
lập sổ chuyển giao. Mẫu sổ như sau:
- Tờ bìa: Ghi các thông tin giống sổ Đăng ký văn bản đi nhưng thay tên
sổ là: “SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN”
- Phần đăng ký bên trong:
Ký nhận và
Ngày Số, ký hiệu Số Ghi
Nơi nhận văn bản dấu bưu
chuyển văn bản lượng bì chú
điện
1 2 3 4 5 6




Hướng dẫn cách ghi các cột.
Cột 1: Ghi rõ ngày tháng chuyển văn bản.
Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn bản (hoặc ghi phiếu chuyển, phiếu gửi).
Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản
Cột 4: Ghi số lượng bì văn bản.
Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu
của bưu điện.
Cột 6: Ghi các dấu hiệu thông tin khác ngoài các yếu tố đã ghi ở 5 cột
trên.
d. Chuyển phát văn bản qua máy Fax, qua mạng.
Trong trường hợp cần được chuyển phát nhanh, văn bản có thể được
cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng nhưng sau đó phải gửi
bản chính của văn bản cho cơ quan nhận văn bản. Việc chuyển văn bản bằng
máy fax hoặc qua mạng cũng được tiến hành đúng các thủ tục như chuyển
giao các văn bản khác.
e. Chuyển phát văn bản mật.
Trong mọi trường hợp giao nhận văn bản Mật giữa những người: Dự
thảo, Văn thư, Nhân viên bưu điện, người có trách nhiệm giải quyết, người
lưu giữ, bảo quản …đều phải vào sổ có ký nhận của bên giao, bên nhận.
4.2.3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ
thể như sau:
- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu
của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản cần gửi kèm Phiếu gửi
do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản
quyết định. Mẫu Phiếu gửi như sau:
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
…… , ngày … tháng … năm …
Số: …/PG-……


PHIẾU GỬI


Kính gửi: ……………………………………………………………..
Nội dung: ……………………………………………………………..


Thẩm quyền ký
Người nhận ký ngày
… / …/ …
Họ tên




- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “TÀI LIỆU THU HỒI”, Phải theo
dõi, thu hồi đúng thời hạn; Khi nhận tài liệu, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo
đảm văn bản không bị thất lạc, mất mác.
- Đối với những văn bản đã gửi đi nhưng vì lý do nào đó (Không có
người nhận hoặc cơ quan thay đổi địa chỉ…) mà bưu điện trả lại thì phải
chuyển ngay cho đơn vị soạn thảo văn bản đó đồng thời ghi chú vào sổ “GỬI
VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN” để theo dõi, kiểm tra.
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cho người
được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
5. Lưu văn bản đi.
Mỗi một văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều
hành, quản lý, sau khi phát hành đều phải giữ lại hai bản chính để lưu, một
bản lưu tại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản, một bản lưu ở văn thư cơ
quan.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Cách
sắp xếp như sau:
- Những văn bản được đánh số, đăng ký chung thì được sắp xếp chung
thành một tập (một hồ sơ).
- Tập văn bản của công ty X quý I năm 2004,
Ví dụ:
- Tập văn bản của UBND quận Y tháng 1 năm 2004.
……………………………………………………..
- Văn bản được đánh số riêng theo từng loại thì được xếp theo từng tên
loại cụ thể.
Ví dụ: - Tập Nghị định của Chính phủ năm 2004.
- Tập Quyết định của UBND quận Hải Châu năm 2004.
- Văn bản được đánh số theo từng nhóm thì sắp xếp riêng theo từng
nhóm.
Ví dụ: Tập Quyết định, Chỉ thị của UBND thành phố Đà Nẵng
năm 2004.
Các bản lưu văn bản là những sản phẩm do cơ quan trực tiếp làm ra,
bộ phận văn thư cơ quan có nhiệm vụ bảo quản an toàn các bản lưu này để
phục vụ yêu cầu hoạt tra cứu của cơ quan khi cần thiết. Các cơ quan cần
trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ các bản lưu này.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời các
yêu cầu sử dụng bản lưu theo quy định của pháp luật và các quy định cụ thể
của cơ quan. Mẫu sổ “SỬ DỤNG BẢN LƯU” như sau:
- Tờ bìa: Trình bày giống tờ bìa sổ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN nhưng
tên sổ được thay bằng: SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU
- Phần đăng ký sử dụng bản lưu: Được trình bày trên khổ giấy A3
gồm các cột theo mẫu:
Số, ký
Tên loại
Họ tên hiệu, Hồ Người
gày trích yếu nội Ký Ngày Ghi
người ngày sơ cho phép
áng dung văn nhận trả chú
sử dụng tháng của số sử dụng
bản
văn bản
1 2 3 4 5 6 7 8 9




Hướng dẫn đăng ký:
Cột số 1: Ghi ngày tháng năm phục vụ yêu cầu sử dụng bản lưu
Cột số 2: Họ tên, đơn vị của người sử dụng bản lưu (Nếu người
sử dụng bản lưu là người ngoài cơ quan thì phải ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ của
người sử dụng).
Cột số 3: Ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm của văn bản được đưa ra
phục vụ sử dụng.
Cột số 4: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
Cột số 5: Ghi số, ký hiệu của hồ sơ (Tập lưu văn bản đi) đang bảo quản
văn bản được đưa ra khai thác sử dụng.
Cột số 6: Chữ ký của người sử dụng bản lưu.
Cột số 7: Ghi ngày tháng năm người mượn trả bản lưu.
Cột số 8: Ghi họ tên của người duyệt cho phép sử dụng bản lưu.
Cột số 9: Ghi những thông tin cần thiết khác( Đã trả, mượn hơn thời hạn
cho phép … ).
Chương II
TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN
CÁC NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN


Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khác
nhau. Tuỳ theo cương vị và khả năng, mỗi người trong cơ quan có thể tham
gia vào những nội dung nhất định. Để cho tất cả mọi việc đều được thực hiện,
cần phải có sự phân công trách nhiệm rõ ràng.
I. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan.
1. Trách nhiệm chung.
Thủ trưởng cơ quan chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong
phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan
cấp dưới và các đơn vị trực thuộc.
Công tác văn thư của cơ quan có làm tốt hay không tốt, trước hết thuộc
trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan. Để thực hiện nhiệm vụ này, Thủ trưởng
cơ quan có thể giao cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính
(ở cơ quan không có Văn phòng) tổ chức quản lý công tác văn thư trong
phạm vi trách nhiệm của mình.
2. Những nhiệm vụ cụ thể.
- Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác
các văn bản đến của cơ quan.
- Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những
văn bản cần thiết nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết
những văn bản đó.
- Thủ trưởng cơ quan phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan
theo quy định của Nhà nước. Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cấp phó
của mình ký thay những văn bản mà theo quy định thì mình phải ký và những
văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã giao cho cấp phó phụ trách hoặc
giao cho Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính của cơ quan) ký
thừa lệnh những văn bản có nội dung không quan trọng.
Ngoài những nhiệm vụ chính nêu trên, tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi
cơ quan mà thủ trưởng cơ quan có thể làm một số việc cụ thể khác như: xem
xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham
gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định
về công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới, các đơn vị trực thuộc.
II- Trách nhiệm của Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng Hành chính.
Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính ở cơ quan không có
Văn phòng) là người trực tiếp giúp Thủ trưởng cơ quan tổ chức thực
hiện các nhiệm vụ công tác văn thư ở cơ quan mình và trực tiếp chỉ đạo
nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc.
Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) phải trực tiếp làm
các công việc sau:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và
báo cáo Thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng.
- Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản được Thủ trưởng
giao và ký văn bản do Văn phòng trực tiếp ban hành.
- Tham gia xây dựng văn bản theo cầu của Thủ trưởng cơ quan.
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký gởi
đi.
- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi.
- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được thủ trưởng giao làm một số
việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách.
- Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) có thể giao cho
cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong
phạm vi quyền hạnh của mình.
III- Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị.
Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng
cơ quan về toàn bộ công tác văn thư của đơn vị và là người trực tiếp chỉ đạo,
đôn đốc và kiểm tra công chức, viên chức trong đơn vị thực hịên tốt các
nhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu ở đơn vị. Cụ thể là:
- Tổ chức giải quyết văn bản đến thuộc phạm vi đơn vị.
- Tổ chức soạn thảo văn bản trong phạm vi đơn vị.
- Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào phòng lưu trữ cơ quan trong
phạm vi đơn vị.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thủ trưởng giao.
IV-Trách nhiệm của công chức, viên chức trong cơ quan nói chung.
Tất cả công chức của cơ quan nói chung phải thực hiện đầy đủ những
nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình. Cụ thể là:
- Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của Thủ trưởng.
- Thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.
- Lập hồ sơ công việc mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy định
của cơ quan.
- Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản.
- Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ công tác văn
thư của cơ quan.
V- Trách nhiệm của văn thư chuyên trách trong cơ quan.
Tại khoản 2, Điều 29 của Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày
08/4/2004 của Chính phủ quy định trách nhiệm của văn thư cơ quan như
sau:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;
- Giúp Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính hoặc người
được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
- Tiếp nhận các dự thảo của văn bản trình người có thẩm quyến xem
xét, phê duyệt, ký ban hành.
- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; Ghi số, ký hiệu văn
bản, ngày tháng văn bản; Đóng dấu văn bản (Kể cả dấu Khẩn, Mật).
- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi chuyển phát
văn bản đi.
- Sắp xếp, bảo quản, phục vụ việc tra cứu, sử dụng các bản lưu;
- Hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu
trữ cơ quan; Giúp Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính đôn đốc,
nhắc nhở, kiểm tra công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu, đăng ký quản lý văn bản; Làm thủ
tục cấp Giấy Giới thiệu, Giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức.
- Bảo quản, sử dụng các loại con dấu của cơ quan
Ngoài những công việc chính như nói trên, tuỳ theo năng lực và yêu
cầu cụ thể của cơ quan, văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm
thêm một số công việc như đánh máy, trực điện thoại, kiểm tra và hướng dẫn
nghiệp vụ văn thư ở các cơ quan, đơn vị cấp dưới và cả công tác lưu trữ của
cơ quan nếu công việc văn thư ít, chưa sử dụng hết thời gian làm việc.
Đề thi vào lớp 10 môn Toán |  Đáp án đề thi tốt nghiệp |  Đề thi Đại học |  Đề thi thử đại học môn Hóa |  Mẫu đơn xin việc |  Bài tiểu luận mẫu |  Ôn thi cao học 2014 |  Nghiên cứu khoa học |  Lập kế hoạch kinh doanh |  Bảng cân đối kế toán |  Đề thi chứng chỉ Tin học |  Tư tưởng Hồ Chí Minh |  Đề thi chứng chỉ Tiếng anh
Theo dõi chúng tôi
Đồng bộ tài khoản