Giáo trình nguyên lí kế toán

Chia sẻ: Bùi Dương Sơn | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:136

Thêm vào BST

Báo xấu

748
lượt xem 438
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

- Khi xã hội loài người hình thành, sản xuất là hoạt động của con người nhằm tạo ra của cải, vật chất để đảm bảo sự tồn tại và phát triển của bản thân và cộng đồng xã hội loài người. Thông qua lao động con người ý thức được giá trị công việc của mình; lao động của con người là hoạt động tự giác, có ý thức, có mục đích được lặp lại, không ngừng đổi mới, đi từ đơn giản đến phức tạp. Do đó đòi hỏi sự tư duy quản lý cũng phát triển dần...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình nguyên lí kế toán

CHƯƠNG 1 BẢN CHẤT VÀ ĐỐI TƯỢNG CỦA HẠCH TOÁN KẾ TOÁN (Tổng số tiết: 3; Lý thuyết: 3; Bài tập: 0) Nội dung chính: 1.1. Tính tất yếu khách quan của công tác Hạch toán kế toán 1.2. Các loại hạch toán trong quản lý kinh tế 1.3. Hạch toán kế toán trong hệ thống trong quản lý 1.4. Các nguyên tắc cơ bản của Hạch toán kế toán 1.5. Đối tượng nghiên cứu của Hạch toán kế toán 1.6. Quan hệ kinh tế pháp lý 1.7. Tổng quát về hệ thống phương pháp của Hạch toán kế toán Nội dung cụ thể: 1.1. TÍNH TẤT YẾU KHÁCH QUAN CỦA HẠCH TOÁN KẾ TOÁN - Khi xã hội loài người hình thành, sản xuất là hoạt động của con người nhằm tạo ra của cải, vật chất để đảm bảo sự tồn tại và phát triển của bản thân và cộng đồng xã hội loài người. Thông qua lao động con người ý thức được giá trị công việc của mình; lao động của con người là hoạt động tự giác, có ý thức, có mục đích được lặp lại, không ngừng đổi mới, đi từ đơn giản đến phức tạp. Do đó đòi hỏi sự tư duy quản lý cũng phát triển dần theo. - Để quản lý được các hoạt động kinh tế cần phải có số liệu, để có được các số liệu phục vụ cho hoạt động quản lý, giám sát đòi hỏi phải thực hiện quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép các hoạt động đó. + Quan sát: là việc quan sát các quá trình và hiện tượng kinh tế là giai đoạn đầu tiên của việc phản ánh và giám đốc quá trình tái sản xuất xã hội. + Đo lường: là cách thức biểu hiện mọi hao phí trong sản xuất và kết quả sản xuất bằng các thước đo thích hợp (thước đo hiện vật: mét, kg, cái, con; thước đo lao động: ngày công, giờ công; thước đo giá trị: đồng VN). + Tính toán: là quá trình sử dụng các phép tính, các phương pháp tổng hợp, phân tích để xác định các chỉ tiêu cần thiết. + Ghi chép: là quá trình thu thập, xử lý và ghi lại tình hình, kết quả của các hoạt động kinh tế trong từng thời kỳ, từng địa điểm phát sinh theo một trật tự nhất định. Vậy hạch toán là việc quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép của con người về các hoạt động kinh tế xảy ra trong quá trình tái sản xuất nhằm thực hiện chức năng phản ánh và giám sát các hoạt động kinh tế. 1
Hay nói cách khác hạch toán là hệ thống điều tra quan sát, tính toán, đo lường và ghi chép các quá trình kinh tế nhằm quản lý các quá trình đó ngày một chặt chẽ hơn. Như vậy chúng ta có thể thấy hạch toán là một nhu cầu khách quan của quá trình sản xuất cũng như của xã hội. Nhu cầu đó được tồn tại trong tất cả các hình thái kinh tế xã hội khác nhau. Lịch sử phát triển của xã hội loài người đã trải qua nhiều hình thái kinh tế xã hội, trong mỗi hình thái kinh tế xã hội có phương thức sản xuất và hình thức tổ chức khác nhau: + Trong thời kỳ nguyên thuỷ: sản xuất chưa phát triển, nhu cầu và khả năng thu nhận thông tin chưa nhiều, hạch toán được tiến hành bằng các phương thức hết sức đơn giản và tự phát như đánh dấu lên thân cây, buộc các nút trên dây thừng, … để ghi nhớ các thông tin cần thiết. Do sản xuất còn lạc hậu nên cũng chưa có của cải dư thừa, chưa hình thành các giai cấp khác nhau. Vì vậy hạch toán được sử dụng phục vụ lợi ích toàn xã hội. + Chế độ nô lệ: ý nghĩa và nhiệm vụ của hạch toán thay đổi, nó được dùng trong các trang trại để theo dõi kết quả sử dụng nô lệ; các nhà thờ, phòng đổi tiền. Sổ kế toán đã xuất hiện thay cho cách ghi và đánh dấu của thời nguyên thuỷ. + Thời kỳ phong kiến: hệ thống sổ sách kế toán phong phú và chi tiết hơn + Thời kỳ tư bản chủ nghĩa: với sự phát triển nhanh chóng của thương nghiệp, nông nghiệp đã đặt ra nhu cầu hạch toán cho những quan hệ mới nảy sinh. Đó là nguồn gốc cho sự ra đời của phương pháp đối ứng tài khoản. Cũng trong thời kỳ này các phương pháp hạch toán đã phát triển thành 1 hệ thống hoàn chỉnh gồm 4 phương pháp: chứng từ; đối ứng tài khoản; tính giá; tổng hợp và cân đối kế toán. + Trong điều kiện của chủ nghĩa xã hội với sự xuất hiện của chế độ công hữu tư liệu sản xuất và với sự xã hội hoá cao của nên sản xuất, hạch toán kế toán đã trở thành 1 môn khoa học phát huy đầy đủ vị trí và vai trò của nó. 1.2. CÁC LOẠI HẠCH TOÁN TRONG QUẢN LÝ KINH TẾ 1.2.1. Hạch toán nghiệp vụ (hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật) - Là việc quan sát, phản ánh và kiểm tra, giám sát các nghiệp vụ và quá trình kinh tế kỹ thuật tại cơ sở (nơi phát sinh hoạt động). - Đặc điểm: + Thường do người trực tiếp làm nghiệp vụ thực hiện nên tài liệu rất đơn giản, ít dùng chỉ tiêu tổng hợp. 2
+ Không chuyên dùng một loại thước đo nào, mà căn cứ vào tính chất nghiệp vụ và yêu cầu quản lý mà sử dụng các loại thước đo phù hợp (thước đo hiện vật, thời gian, giá trị). + Phương pháp sử dụng: bằng các báo cáo trực tiếp (truyền miệng), báo cáo qua điện thoại, báo cáo bằng văn bản. 1.2.2. Hạch toán thống kê (thống kê) - Là môn khoa học nghiên cứu mặt lượng trong mối quan hệ mật thiết với mặt chất của các hiện tượng kinh tế xã hội số lớn trong điều kiện thời gian và địa điểm cụ thể nhằm rút ra bản chất và tính quy luật trong sự phát triển của hiện tượng đó. Đối tượng nghiên cứu là các hiện tượng kinh tế xã hội như lao động, năng suất lao động, tình hình dân số, dân tộc, dân trí ở 1 huyện, 1 xã … - Thước đo: thước đo hiện vật, thời gian, giá trị và các thước đo khác. - Phương pháp sử dụng: điều tra thống kê; phân tổ thống kê; chỉ số. 1.2.3. Hạch toán kế toán (kế toán) - Là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản, sự vận động của tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính trong các đơn vị nhằm kiểm tra toàn bộ tài sản và hoạt động kinh tế của đơn vị đó. - Phương pháp sử dụng: phương pháp chứng từ, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tính giá, phương pháp tổng hợp cân đối kế toán. - Thước đo: sử dụng 3 loại thước đo: thước đo hiện vật, thời gian, giá trị nhưng sử dụng thước đo giá trị là chủ yếu. - Đối tượng của hạch toán kế toán: Các hoạt động kinh tế tài chính trong các đơn vị. - Đơn vị hạch toán kế toán là đồng Việt Nam (VND) 1.2.4. Mối quan hệ giữa các loại hạch toán - Cả 3 loại hạch toán trên đều cung cấp số liệu thống nhất cho quản lý kinh tế, đều là công cụ đắc lực và quan trọng trong quản lý kinh tế, chỉ đạo, điều hành hoạt động của đơn vị. - Mọi thông tin kinh tế trong đơn vị đều phải dựa trên cơ sở số liệu của 3 loại hạch toán. 1.3. HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ 1.3.1. Vai trò, vị trí của thông tin kế toán trong hoạt động quản lý 3
Hệ thống các thông tin được sử dụng để ra các quyết định quản lý được thu từ nhiều nguồn khác nhau nhưng thông tin kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng và không thể thiếu được bởi vì khi nghiên cứu bản chất của hạch toán kế toán ta thấy hạch toán kế toán có các chức năng như sau: - Chức năng chính của hạch toán kế toán là phản ánh và giám đốc các mặt hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp. - Phản ánh một cách liên tục, toàn diện và có hệ thống tất cả các loại vật tư, tiền vốn và mọi hoạt động kinh tế. - Những thông tin mà hạch toán kế toán cung cấp cho quản lý là kết quả sử dụng tổng hợp các phương pháp khoa học của mình. - Đặc điểm của thông tin hạch toán kế toán: + Là những thông tin động về tuần hoàn của tài sản: trong doanh nghiệp toàn bộ bức tranh về hoạt động sản xuất kinh doanh từ khâu đầu tiên cho đến khâu cuối cùng đều được phản ánh đầy đủ và sinh động thông qua thông tin kế toán. + Là những thông tin 2 mặt của mỗi hiện tượng và quá trình: vốn và nguồn vốn; tăng và giảm; chi phí và kết quả. + Thông tin thu được là kết quả của quá trình có tính 2 mặt là thông tin và kiểm tra. - Thông tin kế toán phục vụ cho các nhu cầu khác nhau của xã hội + Phục vụ cho nhà quản lý kinh tế + Phục vụ nhà đầu tư, các chủ nợ + Phục vụ Nhà nước 1.3.2. Yêu cầu và nhiệm vụ của hạch toán kế toán a. Yêu cầu của hạch toán kế toán Để thực hiện được chức năng của mình, hạch toán kế toán phải thực hiện đồng thời các yêu cầu sau: trung thực; khách quan; đầy đủ; kịp thời; dễ hiểu và có thể so sánh. * Theo điều 6 của Luật kế toán quy định như sau:  Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán.  Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định các thông tin và số liệu kế toán.  Phản ánh rõ ràng dễ hiểu, kịp thời và chính xác các thông tin và số liệu kế toán.  Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất của sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. 4
 Các thông tin và số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi bắt đầu phát sinh cho đến khi kết thúc, từ khi đơn vị mới thành lập cho đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán, số liệu kế toán phản ánh của kỳ này phải kế tiếp số liệu kế toán kỳ trước.  Phân loại, sắp xếp thông tin, các số liệu kế toán theo trình tự có hệ thống có thể so sánh được. * Theo chuẩn mực chung 1.Trung thực: các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng bản chất, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 2. Khách quan: các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo. 3. Đầy đủ: mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế toán phải được ghi chép và báo cáo đầy đủ, không bị bỏ sót. 4. Kịp thời: các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo kịp thời, đúng hoặc trước thời hạn quy định, không được chậm trễ. 5. Dễ hiểu: các thông tin và số liệu kế toán trình bày trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu đối với người sử dụng, thông tin về những vấn đề phức tạp trong báo cáo tài chính phải được giải trình trong phần thuyết minh. 6. Có thể so sánh: các thông tin và số liệu kế toán giữa các kỳ kế toán trong 1 doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp chỉ có thể so sánh được khi tính toán và trình bày nhất quán. Trường hợp không nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyết minh. Các yêu cầu trên phải được thực hiện đồng thời b. Nhiệm vụ của hạch toán kế toán Theo điều 5 của Luật kế toán, hạch toán kế toán bao gồm các nhiệm vụ sau . Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán. . Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, việc sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán. . Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu về quản trị và quyết định kinh tế tài chính của đơn vị kế toán. . Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật 1.4. CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 5
Mỗi quốc gia có hệ thống kế toán nói chung và chế độ kế toán tài chính nói riêng để phục vụ yêu cầu quản lý nền kinh tế quốc dân phù hợp với cơ chế quản lý quốc gia đó. Mặc dù tồn tại các mô hình kế toán khác nhau và những quan niệm khác nhau về kế toán. Song để thực sự là công cụ quản lý với chức năng cung cấp, kiểm tra thông tin kinh tế-tài chính trong điều kiện nền kinh tế mở của các quốc gia và sự hội nhập của các hệ thống kế toán thì việc ghi chép phản ánh, xử lý cung cấp thông tin kế toán cần phải tuân thủ theo những khái niệm nguyên tắc kế toán đã được thừa nhận, phù hợp với các chuẩn mực quốc tế về kế toán trong điều kiện phát triển kinh tế cũng như yêu cầu về trình độ quản lý của mỗi quốc gia. Do đó liên đoàn kế toán quốc tế đã nghiên cứu và ban hành các khái niệm, nguyên tắc, chuẩn mực kế toán. được thừa nhận. trên cơ sở đó các quốc gia xây dựng, thiết kế và ban hành các hệ thống chế độ kế toán phù hợp với quốc gia mình. Đây là kim chỉ nam cho việc đánh giá, ghi chép phân loại tổng hợp và báo cáo cung cấp thông tin về hoạt động ghi chép của các DN. Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 – Chuẩn mực chung quy định các nguyên tắc cơ bản sau: . Cơ sở dồn tích - Nguyên tắc này đòi hỏi mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính của DN liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi hoặc tương đương tiền. - Báo cáo tài chính được lập trên cơ sở phân tích phản ánh tình hình tài chính của DN trong quá khứ, hiện tại và tương lai. .Hoạt động liên tục BCTC phải được lập trên cơ sở giả định là DN đang hoạt động liên tục, vô thời hạn và ít nhất không bị giải thể trong thời gian gần. . Giá gốc (giá phí) Theo nguyên tắc này đòi hỏi các tài sản, vật tư, hàng hóa, các khoản công nợ, chi phí… phải được ghi chép, phản ánh theo giá gốc, tức là theo số tiền mà đơn vị đã bỏ ra để có được những tài sản đó. Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản vào thời điểm tài sản được ghi nhận. Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có quyết định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể 6
. Phù hợp Việc ghi nhận doanh thu và CP phải phù hợp, khi ghi nhận 1 khoản doanh thu thì phải ghi nhận 1 khoản CP tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó. . Nhất quán Thực hiện nguyên tắc nhất quán sẽ đảm bảo cho các số liệu, thông tin của kế toán trung thực, khách quan và đảm bảo tính thống nhấ có thể so sánh được của các chỉ tiêu giưa các kỳ với nhau. Các chính sách và phương pháp kế toán DN đã chọn phải được áp dụng thống nhất trong 1 kỳ kế toán năm. Trường hợp có sự thay đổi thì phải giải thích lý do ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính. . Thận trọng Nguyên tắc này chỉ ra rằng: kế toán không bao giờ ghi nhận trước 1 khoản lãi chưa chắc chắn, nhưng ghi nhận ngay 1 khoản lỗ khi có chứng cứ có thể. Hay kế toán chỉ ghi nhận doanh thu khi có chứng cứ chắc chắn đồng thời lại ghi nhận chi phí khi có chứng cứ có thể. Ví dụ: với những TS có xu hướng giảm, mất giá hoặc không bán được cần phải dự tính ngay khoản thiệt hại để thực hiện việc trích lập dự phòng tính vào chi phí… Như vậy nguyên tắc dự phòng đòi hỏi: - Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn - Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập - Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí - Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng cứ chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng cứ về khả năng phát sinh. Nguyên tắc này là cơ sở cho việc mở các tài khoản dự phòng. . Trọng yếu Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu sự chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. 7
Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai xót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính. Nguyên tắc này chú trọng đến các yếu tố, các khoản mục chi phí mang tính trọng yếu quyết định bản chất, nội dung của các sự kiện kinh tế, đồng thời lại cho phép bỏ qua không ghi chép các nghiệp vụ, sự kiện không quan trọng, không làm ảnh hưởng tới bản chất, nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 1.5. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU CỦA HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 1.5.1. Khái quát chung về đối tượng của hạch toán kế toán - Nghiên cứu đối tượng của kế toán là xác định những nội dung mà kế toán phải phản ánh và giám đốc. - Hạch toán kế toán nghiên cứu sự hình thành và vận động của vốn trong 1 đơn vị cụ thể nhằm quản lý và sử dụng có hiệu quả vốn trong phạm vi sử dụng nhất định. - Đặc điểm của đối tượng hạch toán kế toán: + Hạch toán kế toán nghiên cứu các yếu tố của quá trình tái sản xuất trên góc độ tài sản (tài sản ngắn hạn, tài sản dài hạn); nguồn hình thành các loại tài sản này gọi là nguồn vốn (vốn chủ sở hữu và nợ phải trả). + Hạch toán kế toán không chỉ nghiên cứu vốn ở trạng thái tĩnh mà còn nghiên cứu vốn ở trạng thái động. + Trong quá trình kinh doanh của các đơn vị, ngoài các mối quan hệ trực tiếp có liên quan đến vốn của đơn vị, còn phát sinh cả những mối quan hệ kinh tế - pháp lý khác ngoài vốn của đơn vị như thuê tài sản, gia công vật liệu, liên kết liên doanh… 1.5.2. Tài sản và nguồn vốn Để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh các đơn vị cần phải có 1 lượng tài sản nhất định. Tài sản của đơn vị với hình thái biểu hiện bằng tiền được gọi là vốn kinh doanh. Mặt khác các tài sản hiện có ở doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau. Như vậy giá trị tài sản (vốn) và nguồn hình thành tài sản chỉ là 2 mặt khác nhau của 1 tài sản. Một tài sản nếu xét dưới giác độ giá trị hiện tại của tài sản được gọi là vốn kinh doanh còn nếu xét dưới giác độ nguồn hình thành các tài sản đó gọi là nguồn vốn. 8
Trong doanh nghiệp, về mặt lượng tổng giá trị tài sản bao giờ cũng bằng tổng nguồn vốn hình thành tài sản, bởi một tài sản có thể hình thành từ một hoặc nhiều nguồn khác nhau và ngược lại một nguồn tạo ra một hoặc nhiều nguồn. Từ đó ta có phương trình kế toán sau: Tài sản = Nguồn vốn Tài sản ngắn hạn + Tài sản dài hạn = Nợ phải trả + Nguồn vốn CSH Tài sản = Nợ phải trả + Nguồn vốn CSH Tài sản ngắn hạn + Tài sản dài hạn = Nguồn vốn Nguồn vốn CSH = Tài sản - Nợ phải trả Để thuận lợi cho việc nghiên cứu đối tượng của hạch toán kế toán, cần xem xét toàn bộ tài sản của doanh nghiệp theo hai hình thức biểu hiện đó là giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản cũng như quá trình vận động của tài sản. a. Tài sản và phân loại tài sản trong doanh nghiệp (phân loại vốn) Gồm 2 loại là tài sản ngắn hạn + tài sản dài hạn * Tài sản ngắn hạn Là những tài sản có thời gian sử dụng, luân chuyển, thu hồi trong 1 năm hoặc 1 chu kỳ kinh doanh. Tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp có thể tồn tại dưới hình thái tiền tệ, hiện vật, dưới dạng đầu tư ngắn hạn và các khoản phải thu ngắn hạn. - Vốn bằng tiền: bao gồm tiền mặt, vàng bạc, đá quý, kim loại quý, các chứng chỉ có giá, tiền gửi trong ngân hàng, kho bạc, tại các cơ quan tài chính, các tổ chức tín dụng … - Vốn trong thanh toán: Các khoản nợ phải thu của khách hàng, các khoản tạm ứng, các khoản phải thu khác, nội bộ. - Vốn dự trữ sản xuất kinh doanh Là giá trị tài sản của đơn vị đang trong quá trình dự trữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đảm bảo cho hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành thường xuyên, liên tục, không bị gián đoạn: + Giá trị các loại nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ đang dự trữ trong kho chuẩn bị đưa vào sản xuất. + Giá trị các loại sản phẩm chế dở trên dây truyền sản xuất (là giá trị sản phẩm dở dang đang tham gia trong quá trình sản xuất, chưa kết thúc quá trình sản xuất) + Giá trị các loại thành phẩm dự trữ trong kho chuẩn bị bán ra. 9
- Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn: là những khoản đầu tư về vốn nhằm mục đích kiếm lời có thời hạn thu hồi trong 1 năm hoặc 1 chu kỳ kinh doanh như: đầu tư cổ phiếu, trái phiếu; góp vốn liên doanh, cho vay ngắn hạn… *Tài sản dài hạn Là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ những tài sản của doanh nghiệp có thời gian luân chuyển dài, thường là trên 1 năm. Căn cứ vào hình thái biểu hiện và tính chất đầu tư, toàn bộ tài sản dài hạn (TSCĐ) của doanh nghiệp được chia làm 3 loại: TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình, TSCĐ tài chính. - TSCĐ hữu hình: là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể, có đủ tiêu chuẩn của TSCĐ về giá trị và thời gian sử dụng theo quy định như nhà cửa, máy móc thiết bị … Theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC điều kiện ghi nhận TSCĐ hữu hình gồm: + Chắc chắn thu được lợi ích trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. + Nguyên giá TSCĐ phải được xác định một cách tin cậy + Có thời gian sử dụng từ một năm trở lên + Có giá trị từ 10.000.000 đồng trở lên -TSCĐ vô hình: là những tài sản không có hình thái vật chất cụ thể thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư, chi trả, chi phí nhằm có được các lợi ích cho doanh nghiệp như các phần mềm quản lý, phát minh sáng chế, giá trị quyền sử dụng đất… - TSCĐ tài chính: là giá trị các khoản đầu tư tài chính dài hạn với mục đích kiếm lời, thời hạn trên 1 năm như góp vốn liên doanh dài hạn, chứng khoán dài hạn, cho vay vốn dài hạn, cho thuê TSCĐ theo phương thức thuê tài chính, đầu tư kinh doanh bất động sản ... Trong các đơn vị sản xuất khác nhau, tỷ trọng các loại vốn kinh doanh khác nhau; trong từng đơn vị sản xuất ở những thời kỳ hoạt động khác nhau, tỷ trong các loại vốn kinh doanh cũng có sự khác nhau. Bởi vậy để hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị có hiệu quả cần phải nghiên cứu, có các giải pháp, quyết định đúng đắn để có được tỷ trọng vốn kinh doanh của đơn vị là hợp lý nhất, phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị trong từng thời kỳ hoạt động. b. Nguồn hình thành tài sản và phân loại nguồn hình thành tài sản 10
* Nợ phải trả: là nguồn vốn mà doanh nghiệp huy động và khai thác bằng hình thức đi vay (chiếm dụng vốn của các đơn vị khác) và chỉ được sử dụng tạm thời trong 1 thời gian nhất định để hỗ trợ cho nguồn vốn chủ sở hữu trong quá trình hoạt động kinh doanh của đơn vị. Sau đó hết thời gian đơn vị phải có trách nhiệm hoàn trả, bao gồm: - Các khoản nợ ngắn hạn: là khoản tiền mà doanh nghiệp có trách nhiệm trả trong vòng 1chu kỳ hoạt động kinh doanh bình thường hoặc 1 năm. Các khoản nợ này được trang trải bằng tài sản ngắn hạn hoặc bằng các khoản nợ ngắn hạn phát sinh. Bao gồm: Vay ngắn hạn; Nợ dài hạn đến hạn trả; Các khoản thế chấp, ký cược ngắn hạn; Tiền phải trả người bán, phải trả người lao động; Thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước và các khoản nợ ngắn hạn khác... - Các khoản nợ dài hạn: là các khoản nợ mà thời gian trả nợ trên 1 năm. Bao gồm: Vay dài hạn; Các khoản thế chấp, ký cược dài hạn; Các khoản nợ dài hạn khác. * Vốn chủ sở hữu - Nó là nguồn vốn thuộc quyền sở hữu của đơn vị, đơn vị được sử dụng thường xuyên trong 1 thời gian dài theo mục đích nhất định và không phải cam kết thanh toán. Nguồn chủ sở hữu được hình thành lúc ban đầu và được đóng góp bổ sung từ sự đóng góp tiếp theo của các chủ sở hữu, từ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong quá trình hoạt động. - Tuỳ vào đặc điểm của các loại hình doanh nghiệp khác nhau mà vốn chủ sở hữu được hình thành từ các nguồn khác nhau. - Nguồn đóng góp ban đầu và bổ sung của các nhà đầu tư (nguồn vốn kinh doanh): Là nguồn vốn chủ yếu của đơn vị dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh, nguồn này do các chủ đầu tư đóng góp tại thời điểm thành lập doanh nghiệp và đóng góp bổ sung của các nhà đầu tư trong quá trình kinh doanh. - Nguồn đóng góp bổ sung từ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh : Thực chất phần này là lợi nhuận sau thuế chưa phân phối và các khoản có nguồn gốc từ lợi nhuận (quỹ đầu tư phát triển, quỹ dự phòng tài chính, quỹ khen thưởng phúc lợi) - Nguồn vốn chủ sở hữu khác: nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản, nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp,… Hoặc: + Đối với doanh nghiệp Nhà nước: vốn hoạt động do Nhà nước đầu tư nên Nhà nước là chủ sở hữu vốn. 11
+ Đối với Công ty cổ phần: thì chủ sở hữu vốn là các cổ đông + Đối với doanh nghiệp tư nhân: chủ sở hữu vốn là các cá nhân hoặc 1 hộ gia đình. + Đối với doanh nghiệp liên doanh: thì chủ sở hữu vốn là các thành viên tham gia góp vốn hoặc các tổ chức tham gia góp vốn. - Theo mục đích sử dụng thì nguồn vốn chủ sở hữu bao gồm: + Nguồn vốn kinh doanh: là nguồn vốn chủ yếu của đơn vị dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh. + Lợi nhuận chưa phân phối: là kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Số lợi nhuận này chưa phân phối được sử dụng cho kinh doanh và cũng được coi như vốn chủ sở hữu. + Các quỹ của doanh nghiệp: được hình thành để sử dụng vào các mục đích nhất định như quỹ dự phòng tài chính, quỹ khen thưởng phúc lợi …. + Các nguồn vốn khác: nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản, nguồn kinh phí,… Do nhu cầu vốn kinh doanh của đơn vị trong từng thời kỳ hoạt động có khác nhau, bởi vậy cần phải nhận biết đầy đủ các nguồn vốn kinh doanh của đơn vị để có biện pháp khai thác, huy động triệt để các nguồn vốn kinh doanh đó nhằm đảm bảo nhu cầu cho vốn kinh doanh, đảm bảo cho đơn vị hoạt động có hiệu quả cao. 1.5.3. Tuần hoàn vốn trong doanh nghiệp Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn của doanh nghiệp luôn luôn vận động và đan xen nhau qua các giai đoạn nó được thay đổi cả về hình thái và quy mô. a. Giai đoạn cung cấp (giai đoạn mua hàng) Là quá trình đơn vị mua sắm các loại vật tư, máy móc thiết bị… chuẩn bị cho quá trình sản xuất. Trong quá trình này vốn của doanh nghiệp được chuyển hoá từ vốn bằng tiền sang vốn hiện vật (T – H ). Quá trình này yêu cầu phải kiểm tra, giám sát chặt chẽ sao cho việc mua sắm các loại dự trữ vừa đáp ứng được nhu cầu sản xuất vừa đảm bảo vốn luân chuyển nhanh không bị ứ đọng. b. Giai đoạn sản xuất Là quá trình đơn vị kết hợp các yếu tố: tư liệu lao động, nhân công lao động, đối tượng lao động để tạo nên sản phẩm. Trong quá trình này vốn của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái hiện vật này sang hình thái hiện vật khác (H – H’). 12
Giai đoạn này là giai đoạn nhất của quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị. c. Giai đoạn tiêu thụ (giai đoạn bán hàng) Đây là quá trình cuối cùng của quá trình tái sản xuất. Là quá trình đơn vị cung cấp nhu cầu cho xã hội (đem bán các sản phẩm đã sản xuất xong ) và thu tiền về. Tiền thu về từ việc bán hàng gọi là doanh thu. Trong quá trình này vốn của các đơn vị được chuyển hoá từ hình thái hàng hoá hiện vật sang hình thái tiền tệ (H’ – T’). Việc đẩy nhanh quá trình bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận cho DN. Cả 3 quá trình này được tiến hành liên tục tạo nên vòng tuần hoàn vốn của đơn vị. 1.6. QUAN HỆ KINH TẾ PHÁP LÝ Trong hoạt động kinh doanh của mình các đơn vị giải quyết hàng loạt các mối quan hệ kinh tế. Thông thường chủ yếu trong hoạt động của đơn vị là việc tập trung vào việc sử dụng tài sản thuộc sở hữu của đơn vị. Những tài sản này tham gia đầy đủ quá trình tuần hoàn, đó là những quan hệ kinh tế thuộc vốn của đơn vị và thường được coi là quan hệ kinh tế tài chính. Tuy nhiên trong điều kiện sản xuất hàng hoá nhiều thành phần các mối quan hệ kinh tế pháp lý phát sinh ngày càng nhiều và phức tạp, cụ thể: * Các mối quan hệ phát sinh do hợp đồng kinh tế chuyển giao quyền sử dụng như: - Nguyên vật liệu nhận gia công chế biến hộ - Sản phẩm, hàng hoá giữ hộ các đơn vị khác theo hợp đồng - Tư liệu lao động thuê ngoài, sử dụng trong thời hạn nhất định * Các mối quan hệ kinh tế gắn liền với nghĩa vụ, trách nhiệm của các tổ chức kinh tế như: - Trách nhiệm trong bảo hành sản phẩm, hàng hoá - Trách nhiệm trong chuyển giao nguyên vật liệu, bán thành phẩm đúng kỳ hạn và chất lượng… - Trách nhiệm (uy tín) trong việc mở và sử dụng các khoản tiền vay hoặc cấp phát vật tư. * Các quan hệ thuần tuý về nghĩa vụ của đơn vị trước xã hội trong việc sử dụng của cải xã hội như: - Trách nhiệm trong việc bảo vệ môi trường thiên nhiên (nước, không khí...) 13
- Trách nhiệm trong việc sử dụng tài nguyên và cơ sở vật chất - kỹ thuật của đơn vị. - Trách nhiệm của đơn vị trong việc sử dụng lao động xã hội 1.7. TỔNG QUÁT VỀ HỆ THỐNG PHƯƠNG PHÁP CỦA HẠCH TOÁN KẾ TOÁN Từ đặc điểm của cơ bản của đối tượng hạch toán đã hình thành hệ thống phương pháp hạch toán kế toán gồm 4 phương pháp là chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp-cân đối kế toán. * Phương pháp chứng từ - Là phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, địa điểm cụ thể vào các chứng từ kế toán phục vụ cho quá trình quản lý và công tác kế toán của doanh nghiệp. - Biểu hiện của phương pháp này là hệ thống các bản chứng từ và chương trình luân chuyển chứng từ. * Phương pháp đối ứng tài khoản - Là phương pháp phân loại các đối tượng kế toán để phản ánh và theo dõi thường xuyên liên tục, có tính hệ thống về tình hình hiện có và sự vận động của từng đối tượng kế toán. - Biểu hiện của phương pháp này là hệ thống tài khoản kế toán và các quan hệ đối ứng tài khoản. * Phương pháp tính giá - Là phương pháp sử dụng thước đo bằng tiền để xác định giá trị thực tế của từng tài sản theo những nguyên tắc nhất định. - Biểu hiện của phương pháp này là các sổ hạch toán chi tiết chi phí, bảng kê chi tiết, bảng phân bổ, thẻ tính giá thành sản phẩm. * Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán - Là phương pháp tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo mối quan hệ cân đối vốn có của kế toán nhằm phục vụ cho công tác quản lý thông qua các chỉ tiêu kinh tế tài chính đã tính tính toán được. - Biểu hiện của phương pháp này là hệ thống các báo cáo tài chính bao gồm Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh… Mỗi phương pháp có vị trí, chức năng nhất định song giữa chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau tạo thành 1 hệ thống phương pháp hạch toán kế toán. Do đó trong công tác kế toán, các phương pháp này được sử dụng một cách tổng hợp. CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 14
(Tổng số tiết: 2; Lý thuyết: 2; Bài tập: 0) Nội dung gồm: 2.1. Khái quát chung về phương pháp chứng từ 2.2. Hệ thống chứng từ 2.3. Luân chuyển chứng từ 2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên xảy ra ở những địa điểm, thời gian khác nhau, có liên quan trực tiếp đến tình hình biến động vốn của doanh nghiệp Để hệ thống các hoạt động kinh tế phát sinh đó nhằm điều hành và quản lý có hiệu quả các hoạt động người ta sử dụng chứng từ để ghi nhận đầy đủ trung thực và kịp thời các hoạt động đã phát sinh. 2.1.1. Khái niệm phương pháp chứng từ Phương pháp chứng từ là phương pháp thông tin, kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán kế toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ để phân loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán. 2.1.2. Các yếu tố cấu thành phương pháp chứng từ - Phương pháp chứng từ được cấu thành bởi 2 yếu tố cơ bản + Bản chứng từ kế toán: là vật mang tin hoặc là phần tử chứa đựng thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. + Chương trình (kế hoạch) luân chuyển chứng từ: là đường đi của các chứng từ kế toán đến các bộ phận chức năng có liên quan, với chức năng truyền thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính phản ánh trên chứng từ. - Phương pháp chứng từ với 2 yếu tố cấu thành cơ bản nêu trên nhằm mục đích: + Sao chụp được vốn và các quan hệ phát sinh thuộc đối tượng hạch toán kế toán, phù hợp với đặc điểm của từng đối tượng và sự vận động của nó. + Thông tin kịp thời tình trạng của từng đối tượng và sự vận động của nó theo yêu cầu quản lý nghiệp vụ. 2.1.3. Tác dụng của phương pháp chứng từ - Chứng từ là phương pháp thích hợp nhất với sự đa dạng và biến động không ngừng của đối tượng kế toán nhằm sao chụp nguyên tình trạng và sự vận động của các đối tượng này. Chính vì vậy mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được “sao chụp” trên chứng từ. 15
- Hệ thống bản chứng từ hoàn chỉnh là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế pháp lý . - Là phương tiện thông tin hoả tốc cho công tác lãnh đạo nghiệp vụ ở đơn vị hạch toán và phân tích kinh tế. - Chứng từ gắn liền với quy mô và thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế với trách nhiệm vật chất của các cá nhân, các đơn vị về nghiệp vụ đó. - Chứng từ là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế vào các sổ kế toán theo dõi từng đối tượng hạch toán cụ thể. 2.2. HỆ THỐNG CHỨNG TỪ 2.2.1. Khái niệm chứng từ kế toán Theo điều 4 của Luật kế toán, chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ để ghi sổ kế toán. 2.2.2. Các yếu tố cơ bản cấu thành của chứng từ . Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế toán: - Mọi chứng từ kế toán phải có tên gọi cụ thể, nó phản ánh trực tiếp các hoạt động kinh tế tài chính. Tên gọi của chứng từ chứa đựng khái quát nội dung hoạt động kinh tế tài chính ghi trong chứng từ, giúp phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu 1 cách thuận lợi. Biên lai thu tiền, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho…. - Các chứng từ phải có số hiệu tiện cho việc theo dõi và quản lý. . Ngày tháng lập chứng từ kế toán Mọi chứng từ phải ghi rõ ngày tháng lập chứng từ. Yếu tố này giúp cho việc kiểm tra, thanh tra tính trung thực, tính hiệu quả về mặt thời gian các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành. . Tên, địa chỉ của người lập, hoặc đơn vị lập chứng từ kế toán giúp cho việc kiểm tra, thanh tra địa điểm phát sinh của chứng từ. . Tên và địa chỉ của đơn vị, cá nhân nhận chứng từ. VD: Họ và tên: Nguyễn Văn A Địa chỉ: Phòng kế hoạch . Nội dung nghiệp vụ kinh tế: yếu tố này thể hiện tính hợp pháp, hợp lý của hoạt động kinh tế tài chính bởi vậy kế toán cần phải diễn đạt ngắn gọn dễ hiểu, chính xác, giúp cho việc kiểm tra thanh tra nội dung hoạt động kinh tế tài chính và ghi sổ kế toán hoạt động đó được đúng đắn. Đây là yếu tố cơ bản làm rõ ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ và của chứng từ. 16
. Các đơn vị đo lường cần thiết: yếu tố này cần thiết khi sử dụng ghi các số liệu về đơn giá, số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nó được ghi bằng chữ và bằng số. VD: số tiền: 1.000.000 đồng (Bằng chữ: Một triệu đồng chẵn) . Chữ ký của những cá nhân có liên quan đến chứng từ (của người lập,người duyệt chứng từ). Các yếu tố này xác định trách nhiệm của đơn vị bộ phận, cá nhân đối với hoạt động kinh tế tài chính, đảm bảo tính hợp lệ hợp pháp của hoạt động kinh tế tài chính Ngoài các yếu tố bắt buộc trên tuỳ loại chứng từ có thể thêm 1 số yếu tố khác để đáp ứng được yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán. Ví dụ các chứng từ về bán hàng – hóa đơn có thêm các yếu tố: thời gian thanh toán, phương thức thanh toán, thuế … Các chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán còn có them yếu tố định khoản. Các yếu tố trên gọi là yếu tố bổ sung. 2.2.3. Các yêu cầu khi lập chứng từ - Phải ghi tất cả các yếu tố trong chứng từ, nội dung, con số phải chính xác, cụ thể, rõ ràng. - Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng không được ký sẵn trên chứng từ trắng (chứng từ khống chỉ). - Các chứng từ thu, chi, thanh toán, hoá đơn … ngoài số tiền ghi bằng số nhất thiết phải ghi lại bằng chữ sau khi đã hoàn thành nghiệp vụ phải ghi chú bằng cách đóng dấu mực đỏ đã thu hoặc thanh toán và ghi rõ ngày tháng năm làm nghiệp vụ này. - Đối với chứng từ có nhiều liên, phải ghi rõ liên nào dùng vào việc gì? chuyển đến đâu. Nhiều liên cũng chỉ được viết 1 lần qua giấy than. - Khi có sai sót tuyệt đối không được tẩy xoá chứng từ, khi viết hỏng phải huỷ bỏ nhưng không xé khỏi cuống và phải viết lại chứng từ khác. 2.2.4. Phân loại chứng từ Hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị rất đa dạng, phong phú do đó chứng từ kế toán được sử dụng để phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính đó cũng có nhiều loại khác nhau. Để sử dụng có hiệu quả chứng từ kế toán trong công tác kế toán cần phải tiến hành phân loại chứng từ kế toán, có nhiều tiêu thức phân loại chứng từ kế toán như phân loại theo công dụng của chứng từ, địa điểm lập chứng từ, số lần ghi các nghiệp vụ, trình độ khái quát của chứng từ, tính cấp bách của chứng từ. * Phân loại theo công dụng của chứng từ (4 loại) 17
- Chứng từ mệnh lệnh: là những chứng từ mang tính quyết định của chủ thể quản lý. Nó chỉ biểu hiện nhiệm vụ cần phải thực hiện mà chưa chứng minh kết quả của nhiệm vụ đó, chưa đủ căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán. VD: lệnh điều xe, lệnh xuất kho, lệnh chi tiền. - Chứng từ chấp hành (thực hiện) là những chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành. VD như Phiếu nhập kho, Phiếu thu, Phiếu chi ... - Chứng từ thủ tục kế toán: là những chứng từ tổng hợp tiện lợi cho việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu VD: Bảng kê tổng hợp chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ. - Chứng từ liên hợp: là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hay 3 loại chứng từ đã nêu trên như Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, Hoá đơn bán hàng kiêm vận chuyển nội bộ... *. Phân loại theo địa điểm lập chứng từ (2 loại) - Chứng từ bên trong: là những chứng từ lập trong phạm vi nội bộ đơn vị - Chứng từ bên ngoài: là chứng từ về các nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị hạch toán nhưng được lập ở đơn vị khác gửi về VD: Giấy báo nợ, giấy báo có. *. Phân loại theo trình độ khái quát của tài liệu trong bản chứng từ (2 loại) - Chứng từ ban đầu (chứng từ gốc): là các chứng từ kế toán phản ánh trực tiếp hoạt động kinh tế tài chính, nó sao chụp lại nguyên vẹn nghiệp vụ kinh tế tài chính đã xảy ra, chứng từ gốc là cơ sở để ghi sổ kế toán. - Chứng từ tổng hợp: là phương tiện dùng để tổng hợp tài liệu và các nghiệp vụ kinh tế cùng loại, là công cụ kỹ thuật giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ kế toán. VD: chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ gốc. *. Phân loại theo số lần ghi các nghiệp vụ (2 loại) - Chứng từ ghi 1 lần: là chứng từ dùng để ghi chép 1 lần 1 NVKT hoặc nhiều NVKT p/s cùng loại, cùng 1 thời gian cùng 1 địa điểm. - Chứng từ ghi nhiều lần: là chứng từ ghi 1 loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần trong kỳ hạch toán. Sau mỗi lần ghi các con số trước đều được cộng dồn. *. Phân loại theo tính cấp bách của thông tin trong bản chứng từ (2 loại) - Chứng từ bình thường: là những chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh diễn ra thường xuyên, hợp quy luật (nằm trong kế hoạch, định mức đã được duyệt). Trên chứng từ không có dấu hiệu gì đặc biệt VD: phiếu thu, phiếu chi… 18
- Chứng từ báo động: là chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện mức độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế (vượt định mức) VD: giấy báo nợ vay quá hạn, giấy báo nộp phạt do nộp thuế chậm … Trên chứng từ này thường có dấu hiệu chỉ rõ mức báo động (vạch xanh, đỏ) Ngoài ra còn có chứng từ điện tử, được coi là chứng từ điện tử khi có các nội dung quy định tại điều 17 của Luật Kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử được mã hoá và không bị thay đổi qua quá trình truyền máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. 2.3. LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ 2.3.1. Luân chuyển chứng từ và ý nghĩa luân chuyển chứng từ Luân chuyển chứng từ bao gồm các giai đoạn sau: a. Giai đoạn 1: lập chứng từ kế toán theo các yếu tố của chứng từ hoặc thu nhận chứng từ từ bên ngoài. - Tùy theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụng chứng từ thích hợp. Tùy theo yêu cầu quản lý từng loại tài sản mà chứng từ có thể lập thành 1 bản (liên) hoặc nhiều liên. Nếu lập chứng từ nhiều lien thì đặt giấy than viết 1 lần, riêng chữ ký của người có liên quan thì phải ký từng bản một không ký qua giấy than Các chứng từ lập ra phải lập theo mẫu Nhà nước quy định, phải ghi đầy đủ các yếu tố trên bản chứng từ, có đầy đủ chữ ký của người có liên quan mới được coi là hợp lệ, hợp pháp. - Các chứng từ tiếp nhận từ bên ngoài vào kế toán phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ. b. Giai đoạn 2: giai đoạn kiểm tra chứng từ Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ như: các yếu tố của chứng từ, chữ kỹ của những người có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ sau khi chứng từ đã được kiểm tra thì chứng từ mới làm căn cứ để ghi sổ kế toán. c. Giai đoạn 3: sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán - Cung cấp nhanh các thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp vụ - Phân loại chứng từ theo loại nghiệp vụ , theo tính chất của các khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ sách kế toán - Lập định khoản và vào sổ sách kế toán d. Giai đoạn 4: bảo quản và sử dụng lại các chứng từ trong kỳ hạch toán 19
Trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải được bảo quản theo đúng các chế độ quy định, và có thể sử dụng lại các chứng từ để kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. e.Giai đoạn 5: lưu trữ và huỷ các chứng từ Chứng từ là căn cứ pháp lý đồng thời là tài liệu lịch sử của DN vì vậy sau khi kết thúc kỳ kế toán chứng từ được chuyển sang lưu trữ đảm bảo an toàn, chứng từ không bị mất khi cần có thể tìm lại nhanh chóng. Sau khi hết thời hạn hạn lưu trữ theo quy định thì được đem ra huỷ. 2.3.2. Kế hoạch luân chuyển chứng từ Do mỗi loại chứng từ có vị trí khác nhau trong quản lý và có đặc tính vận động khác nhau nên trong kế toán phải xác lập kế hoạch luân chuyển chứng từ, để xây dựng được kế hoạch luân chuyển chứng từ hợp lý cần xuất phát từ những cơ sở nhất định như: - Đặc điểm của đơn vị hạch toán về quy mô, về tổ chức sản xuất và quản lý. - Tình hình tổ chức hệ thống thông tin, đặc biệt là hệ thống thông tin nghiệp vụ trong đơn vị. - Vị trí và đặc điểm luân chuyển của từng loại chứng từ. Về phương pháp lập kế hoạch luân chuyển chứng từ: thông thường sử dụng 2 phương pháp sau: - Kế hoạch luân chuyển lập riêng cho từng loại chứng từ (chương trình luân chuyển cá biệt). Chương trình này thường được lập cho các loại chứng từ có số lượng lớn phản ánh các loại đối tượng hạch toán kế toán có biến động nhiều và cần phải quản lý chặt chẽ. - Kế hoạch luân chuyển lập cho nhiều loại chứng từ 20