HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN NỘI BỘ

Chia sẻ: Thu Dan | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:16

1
852
lượt xem
369
download

HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN NỘI BỘ

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Hiện nay, việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin,nhằm đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu quả và chất lượng hoạt động trong các doanh nghiệp...đã trở thành nhu cầu tất yếu và đang diễn ra một cách rộng rãi, phổ biến. Việc ứng dụng đó không chỉ đơn giản là sử dụng các phương tiện khoa học - công nghệ hiện đại

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN NỘI BỘ

  1. DỰ ÁN XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN NỘI BỘ Phiên bản 1.0 Hà nội 7-2006
  2. Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ MỤC LỤC 1 Giới thiệu chung......................................................................................................................3 2 Giới thiệu về quản lý thông tin ...............................................................................................4 2.1 Tại sao cần phải quản trị thông tin..................................................................................4 2.2 Những người liên quan đến quản trị thông tin................................................................4 2.3 Các nhân tố chính để thành công ....................................................................................4 2.4 Các quy tắc trong quản trị thông tin................................................................................5 2.5 Kết quả từ quản trị thông tin có hiệu quả........................................................................5 2.6 Các loại thông tin ............................................................................................................5 2.7 Phạm vi quản trị thông tin...............................................................................................6 2.8 Quản trị tri thức...............................................................................................................6 2.9 Các quá trình thực hiện ...................................................................................................7 3 Đặc trưng chính của S-Office .................................................................................................8 4 Mục tiêu của S-Office.............................................................................................................9 5 Mô hình hoạt động ................................................................................................................10 6 Đánh giá hiệu quả tin học hoá của S-Office .........................................................................11 7 Chức năng chính của S-Office ..............................................................................................12 7.1 Quản lý công việc .........................................................................................................12 7.2 Quản lý thông tin khách hàng .......................................................................................12 7.3 Hệ quản lý văn bản, tài liệu: .........................................................................................13 7.4 Hệ quản lý lịch làm việc: ..............................................................................................13 7.5 Hệ quản lý nhân sự: ......................................................................................................14 7.6 Hệ thống tin tức nội bộ: ................................................................................................14 7.7 Hệ quản lý hình ảnh ......................................................................................................14 7.8 Hệ thống thảo luận nội bộ:............................................................................................14 7.9 Hệ thống gửi tin nhắn nội bộ. .......................................................................................15 7.10 Hệ thống khảo sát, điều tra (Survey): ...........................................................................15 7.11 Hệ thống Webmail ........................................................................................................15 8 Địa chỉ liên hệ .......................................................................................................................16 Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Trang 2 / 16 Địa chỉ 38 Phan Đình Phùng Hà Nội - Điện thoại (84-4) 7344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn
  3. Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ 1 Giới thiệu chung Hiện nay, việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin, nhằm đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu quả và chất lượng hoạt động trong các doanh nghiệp... đã trở thành nhu cầu tất yếu và đang diễn ra một cách rộng rãi, phổ biến. Việc ứng dụng đó không chỉ đơn giản là sử dụng các phương tiện khoa học - công nghệ hiện đại. Quan trọng hơn, nó là đại diện cho một phương thức hoạt động ưu việt, đem lại hiệu quả và chất lượng hoạt động tối đa, giảm chi phí, thời gian và sức người. Tin học hoá hoạt động doanh nghiệp nhằm tăng cường năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động quản lý. Xây dựng các hệ thống tin học hoá quản lý nội bộ, phục vụ trực tiếp công tác quản lý trong môi trường hoạt động chuyên nghiệp. Hoàn thiện và thống nhất áp dụng các chương trình ứng dụng phục vụ quản lý, tra cứu thông tin. Thông tin được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Tất cả mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều liên quan đến việc lưu trữ, tra cứu và xử lý thông tin. Tất cả các doanh nghiệp đều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều hành và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động, và nó cũng là một bằng chứng cho thấy cách thức các doanh nghiệp đang điều hành công việc và trao đổi thông tin trong doanh nghiệp đang được thực hiện. Hiện nay các phần mềm dùng cho doanh nghiệp thường mang tính đơn lẻ, mỗi nhà cung cấp đi theo một mảng khác nhau, điều này dẫn đến việc chi phí đầu tư cho các ứng dụng CNTT sẽ rất cao và không mang tính thống nhất. Việc tích hợp các ứng dụng phần mềm thành một hệ thống, mang tính khoa học, hiệu quả, đơn giản, tiện dụng và xuyên suốt trong quá trình hoạt động là một việc rất cần thiết và cấp bách trong việc ứng dụng CNTT hiện nay. Để đáp ứng cho nhu cầu ấy, Công ty Giải pháp Phần mềm Việt đã cho ra đời Hệ thống tích hợp các phần mềm quản lý S-Office, phiên bản 1.0 tháng 4/2005 và nay là phiên bản 2.0. S-Office là giải pháp giúp cho các doanh nghiệp quản lý hệ thống thông tin nội bộ của mình nhằm nâng cao hiệu quả công việc và xây dựng nên một nét văn hoá cho doanh nghiệp mình trong việc chuẩn hoá thông tin, chuẩn hoá quy trình làm việc chuyên nghiệp. Với các chức năng và các ứng dụng được tích hợp sẵn, S-Office có thể thiết kế ra 1 ứng dụng quản lý thông tin doanh nghiệp theo mô hình hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống có thể thay đổi các chức năng theo yêu cầu của DN tuỳ theo quy mô, đặc trưng ngành nghề của mỗi DN. Với ứng dụng S-Office, lần đầu tiên bạn có thể đi công tác xa hay ngồi tại nhà để quản trị DN mình qua các thông tin nội bộ được cập nhật qua hệ thống. Nó mang tới cho bạn một môi trường làm việc năng động, một văn phòng không giấy tờ. Với một máy tính, một số thao tác thật đơn giản, bạn có thể trao đổi thông tin, giao việc, theo dõi tiến độ công việc hay tiến trình thực hiện dự án, mà không bị giới hạn bởi thời gian và không gian địa lý. Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Trang 3 / 16 Địa chỉ 38 Phan Đình Phùng Hà Nội - Điện thoại (84-4) 7344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn
  4. Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ 2 Giới thiệu về quản lý thông tin Quản trị thông tin là việc một doanh nghiệp sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin liên quan đến các công việc, hoạt động của doanh nghiệp đó. Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc. Và thông qua quản trị thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của các thông tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ chức cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin. Thông qua việc quản trị thông tin, người quản lý dễ dàng nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp và giảm thiểu thời gian khi thực hiện các công việc. 2.1 Tại sao cần phải quản trị thông tin Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Tất cả mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều liên quan đến việc lưu trữ, tra cứu và xử lý thông tin. Tất cả các doanh nghiệp đều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều hành và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động, và nó cũng là một bằng chứng cho thấy cách thức các doanh nghiệp đang điều hành công việc và trao đổi thông tin trong doanh nghiệp đang được thực hiện. 2.2 Những người liên quan đến quản trị thông tin Người sở hữu thông tin, chịu trách nhiệm về một mục tin cụ thể cũng như tính chính xác, sẵn sàng để sử dụng và bảo mật của thông tin. Người chăm sóc thông tin, chịu trách nhiệm bảo trì thiết bị truyền thông tin và các vấn đề liên quan tới công nghệ thông tin. Người sử dụng (trong và ngoài tổ chức) truy cập và sử dụng các thông tin do người sở hữu thông tin chỉ định và được người chăm sóc thông tin cho phép. 2.3 Các nhân tố chính để thành công Tất cả các nhân viên đều sẵn sàng truy cập tất cả các thông tin họ cần để thực hiện công việc tại tất cả các cấp độ trong tổ chức. Tài sản thông tin được khai thác tối đa thông qua quá trình chia sẻ thông tin trong nội bộ doanh nghiệp thông qua các thoả thuận, quy định của doanh nghiệp. Chất lượng thông tin của tổ chức phải được duy trì và các thông tin sử dụng trong kinh doanh phải chính xác, đáng tin cậy, luôn được cập nhật, toàn diện và nhất quán. Các yêu cầu về mặt luật pháp cũng như các yêu cầu khác như vấn đề bảo mật tính riêng tư, bí mật, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin phải được thực thi. Thông tin cần phải được đưa tới các thành viên nội bộ doanh nghiệp một cách thuận tiện thông qua nhiều chức năng khác nhau. Các bản ghi và các phần thông tin cần thiết khác phải được lưu trữ tốt. Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Trang 4 / 16 Địa chỉ 38 Phan Đình Phùng Hà Nội - Điện thoại (84-4) 7344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn
  5. Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ Doanh nghiệp đạt được mức độ cao trong việc về tính hiệu quả trong các hoạt động xử lý thông tin 2.4 Các quy tắc trong quản trị thông tin Vai trò của quản lý thông tin trong việc tin học hoá các hoạt động của doanh nghiệp. Hầu hết chương trình tin học hoá và các sáng kiến sử dụng thông tin trong các hoạt động của doanh nghiệp đều dựa vào việc thực hiện các biện pháp tiếp cận mới mẻ về quản trị và khai thác tài sản thông tin của doanh nghiệp. Ví dụ:  Yêu cầu nhân viên, các phòng ban tham gia vào công việc của doanh nghiệp, cần phải có sự chia sẻ thông tin nhiều hơn nữa giữa các thành viên viên trong nội bộ doanh nghiệp– ví dụ thông qua mạng nội bộ của doanh nghiệp (Company Secure Intranet - CSI)  Việc chuyển đổi quá trình hoạch định chính sách dựa trên các căn cứ và tầm quan trọng của việc điều hành hoạt động của doanh nghiệpđã đặt ra yêu cầu mới đối với khả năng khai thác các nguồn thông tin có liên quan và đáng tin cậy cũng như đối với các công cụ tạo và xử lý dữ liệu dành cho các thành viên của doanh nghiệp.  Yêu cầu cần phải có cái nhìn nhanh hơn và xa hơn dẫn tới những người có liên quan đến lĩnh vực quản lý, lập kế hoạch, giao tiếp và hoạch định chính sách sử dụng các nguồn thông tin trên CSI và Internet ngày càng nhiều; những người sử dụng thông tin trong sẽ cần phải học cách khai thác các nguồn thông tin thông qua hệ thống quản lý thông tin nội bộ này. 2.5 Kết quả từ quản trị thông tin có hiệu quả Thông tin là một nguồn lực then chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân lực, tài chính và các nguồn lực hữu hình khác. Thông tin cũng là một vấn đề kinh doanh. Thông qua quản trị có hiệu quả nguồn thông tin và hệ thống thông tin của một tổ chức, các nhà quản lý trong tổ chức có thể:  Tăng thêm giá trị cho các dịch vụ cung cấp tới khách hàng  Nhân viên nhanh chóng xử lý giải quyết công việc được giao  Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp  Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ  Khuyến khích đổi mới quá trình hoạt động trong nội bộ và cung cấp dịch vụ cho bên ngoài 2.6 Các loại thông tin Thông tin do tổ chức sở hữu và các thông tin từ bên ngoài mà tổ chức cập nhật vào có rất nhiều dạng khác nhau Dữ liệu đã được cấu trúc Các dữ liệu được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu thường được dùng để hỗ trợ cho các hoạt động điều hành và các giao dịch kinh doanh. Các cơ sở dữ liệu bao gồm những bản ghi đã được cấu trúc chứa các chi tiết về các chủ đề liên quan đến kinh doanh như các khách hàng, tình hình tài chính, tình hình nhân sự và các nguồn lực khác trong và ngoài tổ chức. Các dữ liệu chưa được cấu trúc Những dữ liệu loại này bao gồm hình, ảnh, bản đồ, các bản thu âm và video. Trong hoạt động của doanh nghiệp, rất nhiều loại tài liệu sẽ được chuyển thành một phần của các bản ghi. Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Trang 5 / 16 Địa chỉ 38 Phan Đình Phùng Hà Nội - Điện thoại (84-4) 7344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn
  6. Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ Thông tin tham khảo và thư viện Các thư viện hiện nay đang cung cấp rất nhiều nguồn thông tin khác nhau ngày càng nhiều bao gồm các cuốn catalogue, cơ sở dữ liệu thương mại, dịch vụ cung cấp thông tin trực tuyến và dịch vụ Internet nhằm hỗ trợ các thành viên trong nội bộ dễ dàng thực thi các nhiệm vụ của mình. 2.7 Phạm vi quản trị thông tin Quản trị thông tin bao gồm 4 lĩnh vực chính như sau: Quản trị nguồn thông tin. Tất cả các nguồn thông tin nói trên cần phải được quản lý. Việc quản lý thông tin trong nội bộ daonh nghiệp phải đảm bảo rằng tất cả các nguồn thông tin được biết tới và những trách nhiệm này phải được chỉ định cho họ. Quản trị công nghệ thông tin. nhằm củng cố hệ thống thông tin trong doanh nghiệp mà điển hình là chịu trách nhiệm về chức năng cung cấp thông tin do tổ chức tự quản lý hoặc được nhận từ một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài. Quản trị thông tin của tổ chức phải được hoạt động như là một “Khách hàng am hiểu” về các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến IT mà tổ chức đó cần. Quản trị xử lý thông tin. Tất cả quá trình kinh doanh sẽ làm gia tăng những hoạt động liên quan đến một hoặc một số nguồn thông tin của tổ chức. Quá trình tạo mới, thu thập, truy nhập, sử đổi, lưu trữ, xoá bỏ và nén thông tin cần phải được kiểm soát hợp lý nếu tổ chức muốn quản lý thành công nguồn thông tin của mình. Quản trị tiêu chuẩn thông tin và các chính sách. Doanh nghiệp sẽ cần phải xác định các tiêu chuẩn và chính sách trong quản trị thông tin. Những tiêu chuẩn và chính sách này sẽ thường được phát triển như một nhân tố trong chiến lược thông tin của tổ chức. Chính sách quản trị sẽ quản lý các quy trình và trách nhiệm quản trị thông tin trong tổ chức: chính sách và tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ áp dụng cho cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho hệ thống thông tin của doanh nghiệp 2.8 Quản trị tri thức Quản trị tri thức là một khía cạnh then chốt trong quản trị thông tin. Về cơ bản, quản trị tri thức là việc làm cho các thông tin trở nên hữu dụng để một số hoạt động có thể được thực hiện dựa trên nền tảng của kiến thức đó. Quản trị kiến thức bao gồm:  Nguồn vốn tri thức (tài sản kiến thức do tổ chức nắm giữ bao gồm các kiến thức chuyên môn của các cá nhân)  Công việc có tính phối hợp với sự hỗ trợ của máy vi tính (những cách thức làm cho việc trao đổi kiến thức giữa các nhóm làm việc được dễ dàng hơn)  Trao quyền cho nhân viên (những cách thức cho phép các cá nhân tận dụng được lợi ích từ các kiến thức chung của tổ chức) Trong doanh nghiệp, mạng quản lý thông tin của doanh nghiệp sẽ được cung cấp nhanh chóng các thông tin cập nhật và đầy đủ giữa:  Người quản lý và các thanh viên trong nội bộ  Thông tin báo cáo từ các phòng ban đến người quản lý  Báo cáo công việc từ các thành viên đến người chịu trách nhiệm công việc (Quản lý dự án)  Các thông tin, tài liệu liên quan đến hoạt động, công việc của doanh nghiệp Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Trang 6 / 16 Địa chỉ 38 Phan Đình Phùng Hà Nội - Điện thoại (84-4) 7344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn
  7. Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ  Cuối cùng, mạng thông tin này luôn có sẵn 24/24 để các thành viên có thể sử dụng và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng trong việc xử lý thông tin và công việc 2.9 Các quá trình thực hiện Yêu cầu đầu tiên của chương trình quản trị thông tin là tổ chức phải nhận thức đầy đủ về nhu cầu cũng như những tài sản thông tin mà tổ chức đó có bằng việc thực hiện việc kiểm tra thông tin. Doanh nghiệp sẽ cần phải xem xét các yêu cầu thông tin trên toàn bộ các bộ phận và chức năng kinh doanh của mình. Người ta khuyến cáo rằng nên áp dụng phương pháp tiếp cận theo “vòng đời” khi xem xét việc sử dụng thông tin trong kinh doanh. Tổ chức nên xem xét lại:  Loại thông tin nào hiện đang nắm giữ và các thông tin đó có thể được phân loại như thế nào?  Các loại thông tin nào cần thu thập và tạo mới trong quá trình kinh doanh?  Các thông tin sẽ được lưu trữ và duy trì như thế nào?  Các thông tin sẽ được truy cập như thế nào, do ai và theo cách nào?  Các thông tin sẽ được loại bỏ như thế nào và dưới sự cho phép của ai?  Chất lượng của thông tin sẽ được duy trì như thế nào (tính chính xác, nhất quán, thời hạn lưu hành v.v…)  Làm thế nào để các thông tin có thể dễ dàng truy cập hơn đối với mọi người trong nội bộ doanh nghiệp.  Ai chịu trách nhiệm xử lý hàng loạt các quá trình liên quan đến quản trị thông tin?  Làm thế nào để tất cả các nhân viên nhận thức được trách nhiệm của họ đối với quản trị thông tin? Các hoạt động chủ yếu của quản trị thông tin bao gồm:  Phân tích hoạt động  Xác định nhu cầu thông tin  Xây dựng kho thông tin  Xác định các thông tin thừa và thiếu  Duy trì danh mục nội dung thông tin  Xác định chi phí và giá trị các thông tin của tổ chức  Ghi chú và sắp xếp các kỹ năng chuyên môn  Khai thác tiềm năng của thông tin trong tổ chức Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Trang 7 / 16 Địa chỉ 38 Phan Đình Phùng Hà Nội - Điện thoại (84-4) 7344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn
  8. Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ 3 Đặc trưng chính của S-Office S-OFFICE là một hệ thống tích hợp các phần mềm. Nhiều phần mềm được tích hợp chung như Quản lý tài liệu, Quản lý công việc, Lịch làm việc, Nhân sự tiền lương, Quản lý khách hàng, Tin tức nội bộ, Sự kiện ảnh, … với hệ thống phân quyền duy nhất. S-OFFICE là một hệ thống để chia sẻ thông tin nội bộ, một hệ thống xử lý trung tâm, hỗ trợ không giới hạn người dùng. Các thành viên có thể làm việc trên cùng một môi trường và chia sẻ thông tin, tài liệu. Với khả năng đó S-OFFICE không những đáp ứng những nhu cầu nghiệp vụ mà còn tạo một môi trường giao tiếp, liên kết như một văn phòng ảo. S-OFFICE là một sản phẩm thuần Việt, việc sử dụng các phần mềm Tiếng Việt cùng với giao diện thân thiện giúp người dùng cảm thấy hoàn toàn dễ dàng và khai thác sử dụng hệ thống tối đa, rào cản về ngôn ngữ đã hoàn toàn bị loại bỏ. S-OFFICE xây dựng một nét văn hoá chuyên nghiệp cho doanh nghiệp nhờ ứng dụng mà nó mang lại. Tất cả các văn bản tài liệu, hồ sơ, thông tin được sắp xếp gọn gàng trong hệ thống này. S-OFFICE được thiết kế bảo mật nhiều tầng, mã hoá mật khẩu, và phân quyền trên từng kênh thông tin. Và đặc biệt S-OFFICE có thể triển khai trên mạng LAN của công ty hay trên mạng toàn cầu Internet. Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều chi nhánh, hay bạn thường xuyên đi công tác thì việc thiết lập một văn phòng trực tuyến S-OFFICE là một sự lựa chọn lý tưởng. Cuối cùng, S-OFFICE có thể tuỳ biến cho phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp cụ thể và chi phí cho hệ thống rất hợp lý. Một doanh nghiệp chỉ cần cài một bản duy nhất bao gồm tất cả các ứng dụng. Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Trang 8 / 16 Địa chỉ 38 Phan Đình Phùng Hà Nội - Điện thoại (84-4) 7344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn
  9. Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ 4 Mục tiêu của S-Office Xây dựng hệ thống thông báo trong cơ quan, giúp ngưòi quản lý có thể gửi các thông báo cho toàn bộ nhân viên, các phòng ban trong cơ quan nhanh chóng, kịp thời. Chủ động đưa thông tin đến cho người sử dụng, giúp họ không phải định kỳ kiểm tra xem có thông tin mới hay không. Giúp các thành viên lên chủ động lên kế hoạch cho riêng mình, từ đó nâng cao dần tính chuyên nghiệp và nâng cao hiệu quả công việc. Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin giúp cán bộ, chuyên viên trong cơ quan có thể trao đổi thông tin trực tiếp với. Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, mang đến cho người sử dụng hầu hết các tiện ích của mạng máy tính, của Internet nhưng với cách tiếp cận tự nhiên nhất giúp giải quyết công việc tại công ty, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của ngườI quản lý, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ và chuyên viên trong cơ quan. Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ chuyên viên trong công ty, góp phần thực hiện cải cách hành chính. Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc phát triển văn hóa doanh nghiệp. Mọi người sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn, lãnh đạo có thể truyền đạt được ý chí của mình cho các nhân viên dễ dàng hơn. Xây dựng văn phòng trực tuyến: Với ứng dụng S-Office, bạn có thể đi công tác xa hay ngồi tại nhà để quản trị DN mình qua các thông tin nội bộ được cập nhật qua hệ thống. S-Office mang tới cho bạn một môi trường làm việc năng động, một văn phòng không giấy tờ. Với một máy tính, một số thao tác thật đơn giản, bạn có thể trao đổi thông tin, giao việc, theo dõi tiến độ công việc hay tiến trình thực hiện dự án, mà không bị giới hạn bởi thời gian và không gian địa lý. Xây dựng mô hình quản lý chuyên nghiệp: Các chức năng Quản lý dự án, quản lý nhân sự, quản lý tài sản, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý thu chi, kết hợp với việc chuẩn hoá thông tin và đưa ra các quy định, nguyên tắc làm việc dành cho các nhân viên của Công ty. Người quản lý đã có một công cụ quản lý đắc lực dành cho người lãnh đạo. Chỉ cần đăng nhập vào hệ thống với vai trò quản trị, người quản lý sẽ nắm bắt được toàn bộ hoạt động của công ty chỉ sau vài lần Click chuột Xây dựng doanh nghiệp đuợc tổ chức chuyên nghiệp:Thống nhất và tin học hoá các quy trình hoạt động , lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc. Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc phát triển văn hóa doanh nghiệp. Mọi người sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn, Người quản lý có thể truyền đạt được ý chí của mình cho các nhân viên dễ dàng hơn. Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Trang 9 / 16 Địa chỉ 38 Phan Đình Phùng Hà Nội - Điện thoại (84-4) 7344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn
  10. Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ 5 Mô hình hoạt động Hệ thống được xây dựng trên giao diện Web, đơn giản sử dụng. Các thành viên truy cập vào hệ thống đơn giản như truy cập vào địa chỉ một trang Web. Đăng nhập vào hệ thống với tài khoản của mình. Hệ thống được tổ chức làm 3 phần chính. Phần thông tin chung: Đây là phần thông tin mà bất kỳ thành viên nào khi đăng nhập vào hệ thống đều có thể nhìn thấy. Thông thường phần thông tin này được giao cho nguời quản trị hệ thống quản lý việc cập nhật thông tin như: Lịch công tác chung của công ty, tin tức, thông báo mới, hình ảnh, văn bản, tài liệu, thư viện… Phần thông tin cá nhân: Đây là vùng dành riêng cho từng cá nhân. Mỗi cá nhân khi đăng nhập vào hệ thống đều có màn hình dành riêng cho mình. Với màn hình này, mỗi cá nhân có thể tự tổ chức, lưu trữ thông tin của mình theo ý muốn mà người khác không thể xem được nếu không chia sẽ. Phần thông tin này bao gồm: Lịch cá nhân, email , tài liệu, danh bạ, tin nhắn nội bộ. Phần thông tin được phân quyền: Đây là phần dành cho những người có vai trò quản lý trong nội bộ cơ quan. Khi đăng nhập vào hệ thống, người có chức năng quản lý nhân sự sẽ nhìn thấy phần quản lý nhân sự, cho phép người này có quyền cập nhật thông tin dữ liệu về nhân sự trong cơ quan. Ngưòi quản lý dự án có chức năng phụ trách phần quản lý dự án. người quản khách hàng sẽ phụ trách chuyên mục khách hàng trong hệ thống. Tất cả các chức năng này chỉ những người nào đựoc phân quyền thì hệ thống mới hiển thị và cho phép người đó cập nhật thông tin liên quan. Với hệ thống phân quyền, có thể thiết lập các dạng thông tin mà chỉ cho phép một số thành viên có vai trò trong nội bộ cơ quan xem, còn các thành viên bình thường không xem được. Hình thức triển khai: Hệ thống có thể triển khai trên một máy tính trong mạng nộI bộ của công ty, hoặc trên internet tuỳ theo yêu cầu của doanh nghiệp. Triển khai ở mạng công ty: Không mất chi phí duy trì về máy chủ và tên miền. Tuy nhiên không thể truy cập vào hệ thống khi bạn ra ngoài công ty. Triển khai trên mạng Internet: PhảI mất thêm chi phí duy trì Hosting (120USD/năm). Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng hệ thống Hosting để triển khai Website của công ty bạn và tich hợp hệ thống thông tin nộI bộ vào hệ thống máy chủ này. Triển khai trên Internet cho dù bạn ở nhà hay đi công tác xa, bạn cũng có thể nắm bắt được tình hình hoạt động của công . Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Trang 10 / 16 Địa chỉ 38 Phan Đình Phùng Hà Nội - Điện thoại (84-4) 7344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn
  11. Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ 6 Đánh giá hiệu quả tin học hoá của S-Office Xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ nhằm mục đích hỗ trợ việc quản lý và lưu trữ tất cả các thông tin liên quan đến các hoạt động của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp phục vụ cho công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả. Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, thống nhất giữa người quản lý và các thành viên trong nội bộ. Giúp nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt những thông tin từ các nhân viên, phòng ban. Xây dựng một môi trường cộng tác, chia sẽ kiến thức, kinh nghiệm giữa các thành viên trong nội bộ với nhau. Chuẩn hoá thông tin nhanh chóng, chuẩn hoá quy trình làm việc, đáp ứng nhanh chóng, kịp thời những thông tin phục vụ cho công việc. Được đóng gói với những đặc tính thông minh dành cho nhà quản trị. S-Office bao gồm hơn 10 đặc tính ưu việt, dễ sử dụng bao gồm: Webmail, quản lý văn bản tài liệu trực tuyến, lập lịch làm việc trực tuyến, quản lý dự án, quản lý nhân sự, quản lý tin tức, quản lý thông tin, quan hệ khách hàng… Thoát khỏi sự quá tải. Bởi vì S-Office hoàn toàn sử dụng trên Web, không cần download cài đặt hay bảo trì bất cứ phần mềm nào khác. Chỉ vài thao tác nhấp chuột và chương trình sẽ hoạt động. Cho đội ngũ của bạn có thêm thời gian quan tâm tới những việc khác. Nhóm làm việc trực tuyến. Bạn sẽ tìm được đùng thông tin, đúng người, đúng thời điểm. Phân loại nhóm theo phòng ban, cấp độ.. Không gian làm việc được chia sẻ giữa các nhóm cho phép các nhóm nhân viên của bạn môi trường trực tuyến để tối ưu hoá sự cộng tác Đáp ứng toàn bộ công ty, kết nối giao tiếp và cộng tác trực tuyến mà không cần chi phí bảo trì và những giải pháp máy chủ phức tạp và đắt đỏ. Không quá phụ thuộc vào nhân viên IT. Hệ thống mạng nội bộ S-Office dễ sử dụng ngay từ bước đầu tiên với một lượng lớn tài liệu hướng dẫn, miến phí đào tạo từng bước và hỗ trợ miễn phí bởi các chuyên gia nếu bạn cần. Khách hàng rất thích giao diện của S-Office vì đây là giao diện dành cho người dùng. Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Trang 11 / 16 Địa chỉ 38 Phan Đình Phùng Hà Nội - Điện thoại (84-4) 7344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn
  12. Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ 7 Chức năng chính của S-Office 7.1 Quản lý công việc Đây là công cụ giúp nhà quản lý tổ chức và vận hành bộ máy kinh doanh theo một quy trình nhất định. Từ công đoạn người quản lý giao việc cho nhân viên, nhân viên nhận việc sau đó thực hiện rồi báo cáo tình trạng kết quả công việc….Hệ thống có chức năng tự động gửi mail cho những người liên quan đến công việc được giao và khi báo cáo công việc cho người quản lý. Tự động cập nhật thông tin công việc được giao vào màn hình lịch cá nhân của người được giao việc. Mỗi báo cáo đều có chức năng Upload thông tin tài liệu đi kèm liên quan đến công việc. Có công cụ cho người quản lý đánh giá cho từng công viêc được báo cáo. Một chức năng đặc biệt trong quản trị công việc của S-Office dành riêng cho giám đốc và các trưởng phòng là đồng bộ quy trình làm việc. Toàn bộ công ty thông qua việc phân chia các nhóm công việc và loại việc cụ thể. Công cụ này hướng dẫn các bước thực hiện cũng như nội dung liên quan đến công việc mà nhân viên phải báo cáo để người quản lý theo giõi quá trình thực hiện công việc. Giải quyết vấn đề:  Quản lý được tiến trình thực hiện công việc  Kiểm soát được công việc của từng nhân viên  Dễ dàng tra cứu thông tin liên quan khi cần thiết  Đánh giá được hiệu quả công việc của từng nhân viên tham gia dự án  Đảm báo tiến trình thực hiện công việc khi có sự thay đổi nhân sự: Trong môi trường kinh doanh là nơi lực lượng lao động thay đổi liên tục, những nhân viên đến rồi đi – đôi khi để lại những hậu quả nghiêm trọng trong việc hoàn thành dự án khi không kiểm soát được công việc mà người ra đi đã nhận. 7.2 Quản lý thông tin khách hàng Quản lý hồ sơ khách hàng là một trong những khâu đặc biệt quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Hệ thống tra cứu nhanh thông tin khách hàng, các tài liệu, dự án, hợp đồng, quá trình giao dịch, liên quan đến khách hàng cần tra cứu. Phân hệ này có hai phần cơ bản. Thứ nhất là đa dạng hoá thông tin khách hàng với hệ thống lưu trữ, cập nhật và khai thác tên, địa chỉ, ngành nghề, quy mô doanh số…(thông tin cứng) của khách hàng. Thứ 2 là toàn bộ thông tin lịch sử giao dịch của công ty với khách hàng như các công việc liên quan, thông tin phát sinh trong quá trình giao dịch, đơn hàng, sản phẩm, dịch vụ mà khách hàng đã mua … . Giải quyết vấn đề:  Tìm kiếm nhanh chóng thông tin khách hàng khi cần liên hệ  Tìm kiếm những sản phẩm, dịch vụ mà khách hàng đã mua cũng như quá trình giao dịch với khách hàng  Chăm sóc khách hàng tốt hơn  Khảo sát tình hình mua hàng hay sử dụng dịch vụ của tất cả các khách hàng đã mua hay sủ dụng dịch vụ của Công ty để có được những điều chỉnh hợp lý.  Không mất khách hàng khi có sự thay đổi về nhân sự: Nhân viên kinh doanh, người nắm giữ thông tin và trực tiếp giao dịch với khách hàng. Khi một nhân viên kinh doanh nghỉ việc và Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Trang 12 / 16 Địa chỉ 38 Phan Đình Phùng Hà Nội - Điện thoại (84-4) 7344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn
  13. Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ mang theo những khách hàng của công ty sẽ gây thiệt hại cho công ty trong việc kinh doanh. Với việc sủ dụng hệ thống quản lý thống tin khách hàng, người quản lý sẽ nắm bắt được những khách hàng do nhân viên đó đảm nhận để có những điều chỉnh hợp lý. 7.3 Hệ quản lý văn bản, tài liệu: Đây là một trong những chức năng giúp bạn thiết lập hệ thống quản trị văn bản, tài liệu trong công ty. Người quản trị có thể phân loại ra các loại các loại tài liệu văn bản khác nhau. Phân loại tài liệu, hồ sơ theo từng chủ đề và phân quyền người sử dụng. Có thể phân quyền sử dụng theo các phòng ban của doanh nghiệp. Mỗi thành viên trong nội bộ công ty có thể tự thiết lập hệ thống lưu trữ các văn bản tài liệu của mình theo ý muốn. Các thư mục, tài liệu của mỗi cá nhân có thể chia sẽ với các thành viên khác. Tất cả các thao tác quản lý trong chức năng này hoàn toàn có thể thực hiện được như trong môi trường Window trong máy tính. Giải quyết vấn đề: Chuẩn hoá quy trình làm việc: Người quản lý đưa ra các mẫu tài liệu (hợp đồng, đơn thư, CV, báo cáo…). Các thành viên trong công ty khi cần phục vụ cho nhu cầu nào cũng phải sủ dụng mẫu mà công ty đã đưa ra. Kiểm soát được tình hình sử dụng tài nguyên lưu trữ: Trong quá trình kinh doanh thông thường, có những tập tin được sử dụng hằng ngày, có những tài liệu chỉ sử dụng một tuần 1 lần hay có những tập tin mà hằng tháng, hằng quý thậm chí hằng năm mới sử dụng 1 lần. Những tài liệu quá cũ này nằm trong bộ nhớ sơ cấp mà không được sử dụng trong thời gian dài và có thể rải rác trên nhiều máy tính trong mạng máy tính của công ty. Hay những cá nhân sử dụng hệ thống lưu trữ của công ty để lưu trử những dử liệu sai mục đích như nhạc, phim, hình ảnh….Việc thực hiện nghiêm chỉnh các chính sách của công ty cũng có thể làm giảm đáng kể việc sử dụng tài nguyên lưu trữ sai mục đích. 7.4 Hệ quản lý lịch làm việc: Mục đích của ứng dụng này là cung cấp chức năng thiết lập lịch làm việc động cho doanh nghiệp, phân hệ này giúp bạn sắp xếp các cuộc hẹn, sự kiện và ghi chú quan trọng, cũng như những việc cần làm trong ngày, tuần hoặc tháng. Trang Lịch công tác được thể hiện như một cuốn lịch lớn, người dùng có thể chọn hiển thị các sự kiện theo ngày, tuần hoặc tháng. Một cá nhân có thể xem lịch công tác của mình, lịch công tác của các tổ chức mà cá nhân đó tham gia trực tiếp (tổng hợp lịch làm việc của tất cả các cá nhân trực tiếp của tổ chức), lịch công tác của các tổ chức và cá nhân cấp dưới và lịch công tác của các cá nhân cấp trên được cấp quyền xem. Một sự kiện khi được tạo ra, có thể phân quyền cho những ai có quyền được xem sự kiện đó. Với chức năng này có thể thiết lập các lịch công tác riêng biệt cho cả cơ quan, từng phòng ban hay từng cá nhân Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Trang 13 / 16 Địa chỉ 38 Phan Đình Phùng Hà Nội - Điện thoại (84-4) 7344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn
  14. Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ Giải quyết vấn đề:  Lên kế hoạch hoạt động của công ty trong ngày, trong tuần hay 1 sự kiện trong tương lai  Từng thành viên trong công ty tự biết lên kế hoạch cho mình nhằm sắp xếp kế hoạch thực hiện công việc tốt hơn và hoàn thiện mình hơn trong môi trường làm việc chuyên nghiệp 7.5 Hệ quản lý nhân sự: Phân hệ quản lý nhân sự ghi nhận và theo dõi toàn bộ quá trình liên quan đến nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, quản lý hồ sơ, lý lịch, hợp đồng lao động, cũng như cung cấp các thông tin cần thiết về năng lực nhân viên để bạn có cơ sở tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên phát huy hết năng lực của mình. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ thực hiện việc tính toán, thiết lập các báo cáo cần thiết như thống kê về cơ cấu, chế độ lương, khen thưởng, kỷ luật,.. Việc sử dụng phân hệ quản lý nhân sự, người quản lý có thể quan sát được bức tranh toàn cảnh về tất cả nhân viên của mình. Giải quyết vấn đề:  Nắm bắt được các thông tin của nhân viên  Kiểm soát được quá trình làm việc của nhân viên  Dể dàng đánh giá đúng năng lực của nhân viên thông qua các bản báo cáo công việc để có những quyết định đúng đắn khi đánh giá nhân viên. 7.6 Hệ thống tin tức nội bộ: Tin tức nội bộ là nơi lưu trữ các thông tin có tính thời điểm và phổ biến trong tổ chức. Đối với một cá nhân Tin tức nội bộ bao gồm tin tức của các nhóm trực tiếp mà cá nhân đó tham gia, của các nhóm cấp thấp hơn, của các nhóm cấp trên và của các nhóm cùng cấp (nếu được chia sẻ quyền xem thông tin). Giải quyết vấn đề:  Lưu trữ các tin tức liên quan đến công ty  Lưu trữ các thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh  Lưu trữ các thông tin hỗ trợ công tác quản lý  Lưu trữ các kinh nghiệm để các thành viên chia sẽ với nhau 7.7 Hệ quản lý hình ảnh Cung cấp công cụ quản lý hình ảnh , thiết lập các Catalog sản phẩm. Phân loại hình ảnh theo từng loại khác nhau. Cập nhật thông tin về hình ảnh. Giải quyết vấn đề:  Lưu trữ hình ảnh trong suốt quá trình hoạt động của công ty  Lưu trữ các Logo, catalog..  Lưu trử hình ảnh sản phẩm, dịch vụ 7.8 Hệ thống thảo luận nội bộ: Đây là trang trao đổi thông tin tự do theo các chủ đề khác nhau, phục vụ cho mục đích nâng cao tính dân chủ trong tổ chức, cũng là nơi để học hỏi kiến thức từ đồng nghiệp, bè bạn. Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Trang 14 / 16 Địa chỉ 38 Phan Đình Phùng Hà Nội - Điện thoại (84-4) 7344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn
  15. Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ Giải quyết vấn đề:  Trao đổI lấy ý kiến các thành viên  Chia sẽ kinh nghiệm, kiến thức trong công việc  Xây dựng môi trường làm việc thân thiện giữa các thành viên 7.9 Hệ thống gửi tin nhắn nội bộ. Phân hệ này cung cấp các tính năng tạo và gửi tin nhắn giữa các thành viên. Các thành viên có thể sử dụng phân hệ này vào mục đích trao đổi thông tin. Hệ thống được sử dụng như một hòm thư điện tử. Giải quyết vấn đề:  Ra các thông báo nhanh đến mọI ngườI  Thay thế hệ thống email để gửI thông tin đến ngườI khác nhanh hơn 7.10 Hệ thống khảo sát, điều tra (Survey): Hệ thống được phát triển nhằm mục đích cung cấp một ứng dụng điều tra, thăm dò ở mức cơ bản bao gồm các chức năng quản trị cần thiết, xuất bản nội dung thông tin, và trình diễn thông tin về các chủ đề muốn có được sự đóng góp ý kiến của công chúng.  Lấy ý kiến các thành viên trong nộI bộ  Khảo sát các vấn đề cần ý kiến của các thành viên trước khi ra quyết định  Khảo sát thông tin sản phẩm, dịch vụ 7.11 Hệ thống Webmail Chức năng cho phép bạn thiết lập hệ thống nhận và gửi thư thay thế cho OutLook Express. Hệ thống cho phép bạn lưu trữ email cá nhân, soạn thảo mail, gửi email…  Soạn thảo email trên giao diện Web, dể dàng trình bày nộI dung email theo ý muốn  Thiết lập nhiều tài khoản email trong cùng 1 hệ thống  Không cần sự hỗ trợ nhân viên IT, bạn cũng có thể tự thiết lập tài khoản tài khoản emailn của mình  Truy cập hệ thống email của bạn dù ở bất kỳ nơi đâu Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Trang 15 / 16 Địa chỉ 38 Phan Đình Phùng Hà Nội - Điện thoại (84-4) 7344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn
  16. Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ 8 Địa chỉ liên hệ  Công ty Giải pháp Phần mềm Việt (VSS)  38 Phan Đình Phùng, Quận Ba Đình, Hà Nội  Điện thoại: +84 (4) 7344642  Mobile: 0914262719  Email: contact@vss.com.vn  http://www.vss.com.vn Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Trang 16 / 16 Địa chỉ 38 Phan Đình Phùng Hà Nội - Điện thoại (84-4) 7344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản