Hướng dẫn tác nghiệp MISA Mimosa 2006

Chia sẻ: Hai Chau | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:112

0
182
lượt xem
49
download

Hướng dẫn tác nghiệp MISA Mimosa 2006

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp MISA Mimosa 2006 là công cụ hỗ trợ đắc lực, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và nhiệm vụ của công tác hạch toán kế toán tại đơn vị. Thật đơn giản giờ đây công việc kế toán chỉ còn là việc nhập số liệu của các chứng từ gốc phát sinh hàng ngày còn toàn bộ công việc còn lại được tự động hóa hoàn toàn bởi MISA Mimosa 2006....

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Hướng dẫn tác nghiệp MISA Mimosa 2006

  1. Hướng dẫn tác nghiệp MISA Mimosa 2006
  2. Môc lôc MỤC LỤC GIỚI THIỆU.............................................................................................................................. 4 U CÁCH ĐỌC TÀI LIỆU............................................................................................................. 8 U BẢNG KÊ KÝ HIỆU, KIỂU CHỮ SỬ DỤNG TRONG TÀI LIỆU...................................... 10 U LÀM THẾ NÀO ĐỂ BẮT ĐẦU VỚI MISA Mimosa 2006................................................... 11 I. KHỞI ĐỘNG MISA Mimosa 2006 ............................................................................................... 12 II. TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU (CSDL) .......................................................................................... 12 III. MỞ CƠ SỞ DỮ LIỆU................................................................................................................. 12 U IV. THIẾT LẬP THÔNG TIN VỀ HỆ THỐNG............................................................................... 13 1. Thông tin về cơ sở dữ liệu ........................................................................ 13 2. Tuỳ chọn hệ thống .................................................................................... 14 3. Lịch sao lưu dữ liệu .................................................................................. 14 THIẾT LẬP THÔNG TIN VÀ SỐ LIỆU KẾ TOÁN BAN ĐẦU .......................................... 15 U I. DANH MỤC NGUỒN KINH PHÍ. ............................................................................................... 16 II. HỆ THỐNG TÀI KHOẢN........................................................................................................... 17 III. HỆ THỐNG MỤC LỤC NGÂN SÁCH...................................................................................... 20 1. Chương ............................................................................................................ 20 2. Loại khoản ....................................................................................................... 22 3. Nhóm mục ....................................................................................................... 22 4. Nhóm-Tiểu nhóm-Mục-Tiểu mục ................................................................... 23 IV. KHAI BÁO SỐ DƯ TÀI KHOẢN ĐẦU NĂM ......................................................................... 23 1. Số dư tài khoản công nợ .................................................................................. 24 2. Số dư tài khoản dự án. ..................................................................................... 25 3. Số dư tài khoản khác........................................................................................ 26 VI. PHÒNG BAN ............................................................................................................................. 27 VII. CÁN BỘ .................................................................................................................................... 28 1. Các khoản lương.............................................................................................. 28 2. Cán bộ.............................................................................................................. 31 3. Thuyên chuyển cán bộ ..................................................................................... 32 VIII. KHAI BÁO VẬT TƯ TỒN KHO ĐẦU NĂM ........................................................................ 32 1. Khai báo kho vật tư.......................................................................................... 33 2. Khai báo loại vật tư.......................................................................................... 33 3. Khai báo danh sách vật tư, hàng hoá chi tiết ................................................... 34 1
  3. Hướng dẫn tác nghiệp MISA Mimosa 2006 4. Đăng ký kho vật tư .......................................................................................... 35 5. Nhập số lượng và giá trị tồn đầu năm.............................................................. 35 6. Đăng ký công cụ dụng cụ đang sử dụng tại các phòng ban............................. 36 7. Khai báo số lượng và giá trị công cụ, dụng cụ đang sử dụng tại các phòng ban37 IX. KHAI BÁO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH ĐẦU NĂM ........................................................................... 37 1. Thiết lập danh mục TSCĐ ............................................................................... 37 2. Khai báo tài sản cố định .................................................................................. 38 X. KHAI BÁO MÃ THỐNG KÊ CHỨNG TỪ ................................................................................ 39 XI. KHAI BÁO CÁC NGHIỆP VỤ TỰ ĐỘNG ĐỊNH KHOẢN..................................................... 40 XII. KHAI BÁO THUẾ GTGT ĐẦU NĂM..................................................................................... 41 XIII. KHAI BÁO TÀI KHOẢN KẾT CHUYỂN ............................................................................. 41 XIV. CÁC HOẠT ĐỘNG SỰ NGHIỆP CÓ THU ........................................................................... 42 1. Các hoạt động sự nghiệp.................................................................................. 42 2. Số dư đầu năm các hoạt động .......................................................................... 43 QUY TRÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRÊN MISA Mimosa 2006 .................................. 44 I. KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG, DỰ ÁN. ............................................................ 55 II. KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI QUỸ................................................................................................ 67 III. KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG ........................................................................................ 70 IV. KẾ TOÁN VẬT TƯ, HÀNG HOÁ, CÔNG CỤ DỤNG CỤ...................................................... 71 1. Kế toán nhập kho vật tư, hàng hoá, công cụ dụng cụ ............................... 71 2. Kế toán xuất kho vật tư, hàng hoá, công cụ dụng cụ................................ 73 3. Kế toán tăng, giảm công cụ dụng cụ. ....................................................... 74 V. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH................................................................................................... 75 1. Kế toán ghi tăng TSCĐ ................................................................................... 75 2. Kế toán ghi giảm TSCĐ ........................................................................... 76 3. Đánh giá lại tài sản cố định....................................................................... 77 4. Kế toán hao mòn tài sản cố định............................................................... 78 VI. KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG .......................................................................................................... 80 1. Khai báo Phòng ban.................................................................................. 80 2. Khai báo Các khoản lương... .................................................................... 80 3. Khai báo Cán bộ... ..................................................................................... 80 4. Trả lương cán bộ....................................................................................... 80 5. Kết chuyển chi phí tiền lương................................................................... 81 VII. KẾ TOÁN CÔNG NỢ............................................................................................................... 82 2
  4. Môc lôc XIII. KẾ TOÁN THUẾ GTGT ......................................................................................................... 83 IX. KẾ TOÁN SỰ NGHIỆP CÓ THU.............................................................................................. 84 U X. KẾ TOÁN XÂY DỰNG CƠ BẢN .............................................................................................. 87 XI. KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ KHÁC........................................................................................ 89 XII. MỘT SỐ NGHIỆP VỤ QUAN TRỌNG CẦN LƯU Ý ............................................................ 90 1. Nghiệp vụ tạm ứng và thanh toán tạm ứng với Kho bạc ................................. 90 2. Nghiệp vụ khôi phục dự toán........................................................................... 90 3. Nghiệp vụ điều chỉnh dự toán.......................................................................... 90 4. Nghiệp vụ giảm chi.......................................................................................... 90 5. Nghiệp vụ nộp trả kinh phí .............................................................................. 90 6. Nghiệp vụ hủy dự toán. ................................................................................... 90 7. Nghiệp vụ kết chuyển cuối năm ...................................................................... 90 8. Nghiệp vụ xuất toán......................................................................................... 91 9. Nghiệp vụ quyết toán....................................................................................... 91 10. Nghiệp vụ tạm giữ ......................................................................................... 91 XIII. KẾT CHUYỂN SỐ DƯ ĐẦU NĂM........................................................................................ 91 XIV. BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ CÁC SỔ SÁCH KẾ TOÁN....................................................... 93 HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC VÀ MÃ HOÁ THÔNG TIN........................................................ 95 I. MỤC ĐÍCH VÀ Ý NGHĨA ........................................................................................................... 95 II. CÁCH ĐÁNH MÃ THÔNG TIN................................................................................................. 95 1. Quy ước chung................................................................................................. 95 2. Cách tổ chức mã hoá thông tin.................................................................... 96 MỘT SỐ VƯỚNG MẮC HAY GẶP.................................................................................... 102 KHI SỬ DỤNG MISA Mimosa 2006 ................................................................................... 102 THÔNG TIN LIÊN HỆ TƯ VẤN......................................................................................... 111 3
  5. Hướng dẫn tác nghiệp MISA Mimosa 2006 GIỚI THIỆU Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp MISA Mimosa 2006 là công cụ hỗ trợ đắc lực, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và nhiệm vụ của công tác hạch toán kế toán tại đơn vị. Thật đơn giản giờ đây công việc kế toán chỉ còn là việc nhập số liệu của các chứng từ gốc phát sinh hàng ngày còn toàn bộ các công việc còn lại được tự động hóa hoàn toàn bởi MISA Mimosa 2006. Qua nhiều năm triển khai Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp của MISA đã được người dùng tín nhiệm và hiện nay đã có hơn 6.000 đơn vị tại 64 tỉnh thành trong cả nước đang sử dụng. Phần mềm kế toán Hành chính sự nghiệp của MISA là phần mềm duy nhất được Ban chỉ đạo chương trình quốc gia về Công nghệ Thông tin chọn làm bộ phần mềm để khuyến cáo sử dụng cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp. Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp MISA đã đạt được một số giải thưởng lớn sau: ♦ Cúp Vàng sản phẩm CNTT ưa chuộng nhất trong năm 2004, 2005 do người dùng bình chọn thông qua Tạp chí Thế giới Vi tính Việt Nam PCWorld ♦ 07 Huy chương vàng tại Computer World Expo (2000-2005) ♦ 02 Cúp Vàng năm 2002; 2003 cho sản phẩm cấp Ngành ♦ Nhiều bằng khen của các cấp các ngành: Bộ Bưu chính Viễn thông, Bộ Khoa học và Công nghệ; Hội tin học Việt Nam, Hội Tin học Viễn thông Hà Nội, Hiệp hội Doanh nghiệp vừa và nhỏ, UBND Thành phố Hà Nội, UBND tỉnh Bình Định… ♦ Giải thưởng Sao Khuê 2005 cho sản phẩm CNTT tiêu biểu do Hiệp hội phần mềm Việt Nam VINASA trao tặng. Phần mềm kế toán MISA Mimosa 2006 tuân thủ Chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 19/2006/QĐ/CĐKT của Bộ Tài chính ra ngày 30/03/2006. Đặc biệt MISA Mimosa 2006 đã cập nhật Hệ thống Mục lục Ngân sách theo quyết định mới nhất. 4
  6. C¸ch ®äc tμi liÖu Để có thể học và sử dụng được MISA Mimosa 2006, người sử dụng cần đọc các cuốn tài liệu sau: ♦ Hướng dẫn cài đặt: Hướng dẫn các bước cài đặt phần mềm. ♦ Hướng dẫn sử dụng: Giới thiệu chức năng và thao tác thực hiện trên từng chức năng (từng hộp hội thoại). ♦ Hướng dẫn tác nghiệp: Hướng dẫn quy trình hạch toán các nghiệp vụ kế toán. ♦ Bài tập thực hành: Nêu ví dụ đầu vào cụ thể và báo cáo đầu ra từ MISA Mimosa 2006 Cuốn "Hướng dẫn tác nghiệp" sẽ hướng dẫn người dùng về mặt hạch toán nghiệp vụ kế toán bằng phần mềm MISA Mimosa 2006. Nội dung cuốn sách này bao gồm các chương sau: - Chương 01: Cách đọc tài liệu. - Chương 02: Làm thế nào để bắt đầu với MISA Mimosa 2006. - Chương 03: Thiết lập thông tin và số liệu kế toán ban đầu. - Chương 04: Quy trình hạch toán kế toán trên MISA Mimosa 2006. - Chương 05: Hướng dẫn việc tổ chức và mã hóa thông tin. - Chương 06: Một số vướng mắc hay gặp phải khi sử dụng phần mềm. Trong mỗi chương sẽ trình bày một số nội dung, trả lời các câu hỏi của người sử dụng xoay quanh vấn đề "Làm thế nào để hạch toán kế toán bằng phần mềm kế toán MISA?". Chương 01: Trình bày về yêu cầu và phương pháp đọc tài liệu có hiệu quả. Yêu cầu người đọc tài liệu phải có trình độ nhất định về nghiệp vụ kế toán. Khi đọc tài liệu Hướng dẫn tác nghiệp phải kết hợp với đọc tài liệu “Hướng dẫn sử dụng” và thực hành ngay trên máy. Tuỳ theo trình độ tin học của người sử dụng mà có thể đọc khái quát hay đọc chi tiết cụ thể ngay từng phần của tài liệu hướng dẫn. 5
  7. Hướng dẫn tác nghiệp MISA Mimosa 2006 Chương 02: Trình bày các vấn đề: Khởi động phần mềm; Tạo lập cơ sở dữ liệu kế toán; Mở cơ sở dữ liệu; Thiết lập thông tin hệ thống; Thiết lập lịch sao lưu dữ liệu. Đây là những công việc cần thiết phải làm khi bắt đầu làm việc với MISA Mimosa 2006. Chương 03: Trình bày các thông tin và số liệu kế toán ban đầu phải thiết lập khi bắt đầu sử dụng MISA Mimosa 2006 vào công việc hạch toán kế toán bao gồm: Hệ thống tài khoản; Hệ thống mục lục ngân sách; Phòng ban, cán bộ, các khoản lương; Danh sách đối tượng; Danh sách vật tư, hàng hoá, tài sản cố định...; Số dư công nợ đầu năm; Số dư dự án đầu năm; Số dư tài khoản đầu năm; Tồn kho đầu năm... Chương 04: Trình bày quy trình hạch toán từng phần hành kế toán trên MISA Mimosa 2006 bao gồm: Kế toán kinh phí hoạt động, dự án; Kế toán thu chi tiền mặt tại quỹ; Kế toán thu chi tiền gửi ngân hàng; Kế toán vật tư, hàng hoá, công cụ dụng cụ; Kế toán tài sản cố định; Kế toán tiền lương; Kế toán công nợ; Kế toán thuế giá trị gia tăng; Kế toán sự nghiệp có thu; Kế toán xây dựng cơ bản; Kế toán các nghiệp vụ khác. Trong từng phần hành sẽ trình bày 03 nội dung: Thông tin đầu vào; Quy trình thực hiện; Thông tin đầu ra. Sau khi đọc xong Chương 04: Quy trình hạch toán kế toán trên MISA Mimosa 2006 người sử dụng phải nắm được: Mỗi phần hành kế toán trên sẽ xử lý các nghiệp vụ kế toán nào? (chứng từ kế toán gì? bút toán định khoản nào?) Nhập bút toán định khoản đó ở đâu? và nhập như thế nào? để có đầu ra là các sổ và báo cáo kế toán liên quan. Chương 05: Được viết nhằm mục đích gợi ý và hướng dẫn người sử dụng cách tổ chức và mã hoá các thông tin khi khai báo như: Mã phòng ban, mã cán bộ, mã đối tượng, mã vật tư hàng hoá, mã tài sản cố định... Chương 06: Đưa ra một số vấn đề thường vướng mắc và cách giải quyết các vấn đề đó. Đây là các vấn đề người sử dụng thường gặp trong quá trình hạch toán kế toán bằng phần mềm kế toán MISA. 6
  8. C¸ch ®äc tμi liÖu Với mong muốn sản phẩm ngày càng hoàn thiện, thích ứng nhu cầu của người sử dụng, MISA rất mong nhận được các ý kiến đóng góp từ phía người sử dụng. Mọi ý kiến đóng góp xin liên hệ: Trụ sở Công ty Cổ phần MISA Nhà I, Khách sạn La Thành, Số 218 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội. Tel: 04-762 7891; Fax: 04-762 9746. Email: Support@misa.com.vn Website: http://www.misa.com.vn VP MISA tại Thành phố Hồ Chí Minh Số 07 Nam Quốc Cang, Quận 1, TP Hồ Chí Minh Tel: 08-925 4221; Fax: 08-925 5262 Email: Support@hcm.misa.com.vn VP MISA tại Thành phố Đà Nẵng 37 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng Tel: 0511-817 831; Fax: 0511-817 834 Email: Sales@dng.misa.com.vn VP MISA tại Thành phố Buôn Ma Thuột 57 Mai Hắc Đế, Thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh DakLak Tel: 050-817 400; Fax:050-817 402 Email: Sales@bmt.misa.com.vn. 7
  9. Hướng dẫn tác nghiệp MISA Mimosa 2006 C H Ư Ơ N G 0 1 CÁCH ĐỌC TÀI LIỆU Phần mềm kế toán MISA là một phần mềm ứng dụng CNTT trong lĩnh vực quản lý Tài chính - Kế toán. Khi đưa vào sử dụng, người sử dụng (NSD) cần phải biết định hướng các công việc phải làm, quy trình và các thao tác thực hiện để đạt được mục đích của việc "Làm kế toán trên máy vi tính". Vấn đề định hướng công việc và quy trình thực hiện các thao tác xử lý nghiệp vụ kế toán bằng MISA sẽ được trình bày trong cuốn tài liệu này. Để đọc và hiểu được cuốn tài liệu này, yêu cầu NSD phải có một trình độ nhất định về nghiệp vụ kế toán. Khi đọc tài liệu phải có sự đối chiếu so sánh giữa công việc làm kế toán trước đây với công việc làm kế toán trên máy vi tính bằng MISA. Từ đó hiểu được thực chất về phần mềm kế toán MISA và đưa vào vận dụng một cách có hiệu quả trong công tác tài chính kế toán. Thực chất của phần mềm kế toán MISA là NSD chỉ cần khai báo và nhập các thông tin của nghiệp vụ kế toán, hệ thống sẽ tổng hợp lên các báo cáo kế toán (Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị). Vấn đề đặt ra là cần khai báo những thông tin gì? khai báo ở đâu? nhập thông tin như thế nào để có các báo cáo kế toán liên quan?... Cuốn tài liệu này sẽ giúp NSD trả lời các vấn đề theo từng bước công việc và trong từng phần hành kế toán cụ thể. Đối với NSD đã thành thạo về phần mềm kế toán (đã hiểu được khái niệm về kế toán trên máy vi tính hoặc đã sử dụng phần mềm kế toán khác), chỉ cần đọc hiểu khái quát quy trình thực hiện từng phần hành kế toán và nắm một số chú ý đặc trưng của phần mềm kế toán MISA. Đồng thời đọc khái quát cuốn "Hướng dẫn sử dụng" để biết được các thao tác chung được sử dụng trong MISA. Đối với NSD đã biết sử dụng máy vi tính nhưng chưa làm kế toán trên máy tính cần phải xem qua giao diện của phần mềm kế toán MISA, sau đó đọc cuốn tài liệu này để biết được trình tự công việc phải thực hiện, 8
  10. C¸ch ®äc tμi liÖu kết hợp với cuốn "Hướng dẫn sử dụng" để biết được chức năng và thao tác thực hiện trên từng hộp hội thoại. Đối với NSD chưa có kiến thức cơ bản về tin học, trước khi đọc tài liệu hướng dẫn của phần mềm kế toán MISA cần phải học cách dùng chuột và cách gõ phím soạn văn bản tiếng Việt. Khi đọc tài liệu cần phải đọc kỹ từng phần, xem kỹ giao diện của phần mềm kế toán MISA. Và cách tốt nhất là nên cài đặt, dùng thử nghiệm một thời gian ngắn, vừa đọc tài liệu, vừa học, vừa thực hành ngay trên máy để hiểu về phần mềm kế toán nói chung và hiểu về phần mềm kế toán MISA nói riêng. Tóm lại, tuỳ từng khả năng nắm bắt kiến thức về phần mềm kế toán mỗi NSD sẽ chọn cho mình một cách học và cách đọc tài liệu riêng sao cho việc vận dụng phần mềm kế toán MISA vào công tác tài chính kế toán có hiệu quả nhất và trong thời gian ngắn nhất. Cuốn tài liệu này được viết nhằm mục đích cho mọi đối tượng là kế toán đều có thể đọc và hiểu được cách hạch toán các nghiệp vụ kế toán bằng phần mềm kế toán MISA. 9
  11. Hướng dẫn tác nghiệp MISA Mimosa 2006 BẢNG KÊ KÝ HIỆU, KIỂU CHỮ SỬ DỤNG TRONG TÀI LIỆU Kiểu chữ Ý nghĩa I. KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG Các phần hành được hướng dẫn trong tài liệu Tệp\In báo cáo Vào menu Tệp chọn phần In báo cáo Chú ý Các thông tin cần chú ý trên hộp hội thoại. Người sử dụng phải đặc biệt lưu ý đến phần này NSD Người sử dụng CSDL Cơ sở dữ liệu VD Ví dụ TK Tài khoản BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế KPCĐ Kinh phí công đoàn GTGT Giá trị gia tăng TSCĐ Tài sản cố định CCDC Công cụ dụng cụ MLNS Mục lục Ngân sách CTGS Chứng từ ghi sổ XDCB Xây dựng cơ bản 10
  12. Lμm thÕ nμo ®Ó b¾t ®Çu víi MISA Mimosa 2006 C H Ư Ơ N G 0 2 LÀM THẾ NÀO ĐỂ BẮT ĐẦU VỚI MISA Mimosa 2006 Để bắt đầu với MISA Mimosa 2006, NSD cần phải thực hiện một số thao tác thường xuyên hàng ngày như việc khởi động phần mềm và thiết lập một số thông tin về hệ thống, thông tin về đơn vị trước khi thực hiện việc cập nhật các chứng từ gốc. Trong chương này giới thiệu các nội dung: - Khởi động MISA Mimosa 2006. - Tạo lập cơ sở dữ liệu kế toán. - Mở cơ sở dữ liệu kế toán. - Thiết lập một số thông tin về hệ thống - Thiết lập lịch sao lưu dữ liệu 11
  13. Hướng dẫn tác nghiệp MISA Mimosa 2006 I. KHỞI ĐỘNG MISA Mimosa 2006 Đây là thao tác thường xuyên mà NSD phải thực hiện hàng ngày khi bật máy tính và làm việc với MISA. Cách khởi động phần mềm là: Chọn Start\ Programs\MISA Mimosa 2006\MISA Mimosa 2006. Hướng dẫn chi tiết xem trong cuốn ‘Hướng dẫn sử dụng”. II. TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU (CSDL) Cơ sở dữ liệu là nơi chứa đựng toàn bộ số liệu kế toán hạch toán trong một năm của đơn vị. Do vậy thao tác này mỗi năm được thực hiện một lần vào đầu năm, cách thao tác xem hướng dẫn chi tiết trong cuốn “Hướng dẫn sử dụng”. NSD có thể tạo lập nhiều CSDL trong một năm tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý, tuy nhiên các CSDL này chỉ chứa một số liệu kế toán riêng và độc lập với nhau. Một CSDL có thể hạch toán cho nhiều chương, nhiều nguồn, nhiều loại khoản,.... III. MỞ CƠ SỞ DỮ LIỆU Để thực hiện được việc cập nhật số liệu kế toán, NSD cần phải mở CSDL cần cập nhật, đây là thao tác thường được thực hiện sau khi tạo CSDL và mở CSDL hàng ngày. Cách thao tác xem hướng dẫn chi tiết trong cuốn “Hướng dẫn sử dụng”. Hệ thống sẽ tự động mở CSDL khi khởi động phần mềm (CSDL này là CSDL được mở lần sau cùng). NSD hay bị nhầm lẫn hoặc không phân biệt được là đang làm việc với CSDL nào? CSDL đó nằm ở đâu? điều này đòi hỏi NSD cần phải biết chút ít về khái niệm Thư mục và cách thao tác vào ra Thư mục trong Windows. Thư mục số liệu của MISA thường được để trong C:\MISA Mimosa 2006\MISA2006. 12
  14. Lμm thÕ nμo ®Ó b¾t ®Çu víi MISA Mimosa 2006 IV. THIẾT LẬP THÔNG TIN VỀ HỆ THỐNG Khi sử dụng phần mềm kế toán sẽ có những thông tin thường xuyên phải sử dụng mang đặc trưng riêng của đơn vị hạch toán hoặc cần có những tuỳ chọn linh hoạt để có thể hạch toán một loại nghiệp vụ trong nhiều trường hợp. Hệ thống MISA Mimosa 2006 có chức năng cho phép thiết lập các thông tin về cơ sở dữ liệu và thiết lập các tuỳ chọn hệ thống đó để ngầm định trong quá trình hạch toán kế toán. 1. Thông tin về cơ sở dữ liệu Thông tin về cơ sở dữ liệu làm việc được thiết lập trong Tệp\Thông tin về csdl. Thiết lập thông tin chung như: Tên, địa chỉ đơn vị,... để trên các chứng từ liên quan tới Kho bạc (Giấy rút dự toán ngân sách, chứng từ chuyển khoản…) khi in ra bằng phần mềm sẽ có tên, địa chỉ, tài khoản giao dịch của đơn vị. Thiết lập thông tin về Cán bộ như: Họ và tên Thủ trưởng đơn vị, Kế toán trưởng, Thủ quỹ, Thủ kho, Người ghi sổ để trên chứng từ: Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập, Phiếu xuất và trên các báo cáo kế toán khi in ra bằng MISA sẽ có họ và tên của những người chịu trách nhiệm ký tên trên từng báo cáo. Thiết lập thông tin về Tiền lương như: Mức lương tối thiểu, tỷ lệ BHXH, BHYT, KPCĐ do cơ quan đóng ... để phần mềm tự động tính và hạch toán lương, BHXH, BHYT, KPCĐ cho từng người trong đơn vị khi thực hiện thao tác trả lương cán bộ. Khi có sự thay đổi thông tin về cơ sở dữ liệu, chỉ cần sửa đổi lại thông tin và nhấn nút . Nếu đơn vị sử dụng nhiều chương ngân sách chỉ cần chọn thiết lập một chương của đơn vị thường sử dụng nhiều nhất. 13
  15. Hướng dẫn tác nghiệp MISA Mimosa 2006 2. Tuỳ chọn hệ thống Chức năng Tuỳ chọn hệ thống trên menu Quản trị cho phép thiết lập một số tuỳ chọn có tính ngầm định trong phần mềm khi nhập số liệu hoặc khi xem báo cáo kế toán. Cách thao tác và thông tin chi tiết xem trong cuốn “Hướng dẫn sử dụng”. Ngầm định những thông tin thường xuyên sử dụng và thiết lập các tuỳ chọn cho trường hợp thường xảy ra. Có thể có những tuỳ chọn mà đơn vị không sử dụng đến như: Nguyên tệ, thuế GTGT, ... thì những tuỳ chọn này không cần đánh dấu. 3. Lịch sao lưu dữ liệu Chức năng này cho phép NSD có thể thiết lập lịch sao lưu dữ liệu định kỳ theo ngày, tuần hoặc tháng, hệ thống sẽ tự động thực hiện việc sao lưu theo lịch trình khi thoát khỏi phần mềm. Thực hiện chức năng này trong menu Tệp\Sao lưu cơ sở dữ liệu... Cách thao tác và thông tin chi tiết xem trong cuốn “Hướng dẫn sử dụng”. Khi muốn đặt lịch sao lưu cơ sở dữ liệu thì phải đóng CSDL đang làm việc bằng cách vào menu Tệp\Đóng CSDL để trên menu Tệp có chức năng Sao lưu cơ sở dữ liệu. Thư mục sao lưu được thiết lập ngầm định là C:\MISA Mimosa 2006\BACKUP\MISA2006 (tên thư mục chứa CSDL làm việc). 14
  16. ThiÕt lËp th«ng tin vμ sè liÖu kÕ to¸n ban ®Çu C H Ư Ơ N G 0 3 THIẾT LẬP THÔNG TIN VÀ SỐ LIỆU KẾ TOÁN BAN ĐẦU Thiết lập thông tin và số liệu kế toán ban đầu là gì? Tại sao cần thiết lập? Bản chất của công việc hạch toán kế toán có thể hiểu là thực hiện việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị với thước đo là Tiền và các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ này có thể gọi là thông tin kế toán như: Danh mục các tài khoản, các đối tượng công nợ, danh mục vật tư, TSCĐ, ... Các thông tin này có thể là thông tin thống nhất chung ít bị thay đổi như: Hệ thống tài khoản, mục lục ngân sách, ... hay các thông tin phát sinh thường xuyên như: Đối tượng công nợ, vật tư, TSCĐ, ... Thế còn số liệu kế toán ban đầu? đó chính là số dư đầu kỳ trên sổ kế toán, số dư này có thể là số dư của các tài khoản, số dư tồn kho, số dư công nợ, ... Do vậy khi hạch toán kế toán trên máy tính các thông tin và số liệu kế toán ban đầu phải được thiết lập trước khi thực hiện việc cập nhật các nghiệp vụ phát sinh (chứng từ gốc) hàng ngày. Toàn bộ các thông tin và số liệu kế toán ban đầu phải khai báo được thực hiện trên menu Khai báo\.... Chương này sẽ trình bày mục đích, ý nghĩa của từng loại thông tin được khai báo và trình tự khai báo các thông tin bao gồm: - Danh mục nguồn kinh phí. - Hệ thống tài khoản. - Mục lục ngân sách. - Các dự án nhận kinh phí - Đối tượng - Số dư tài khoản đầu năm. - Phòng ban 15
  17. H−íng dÉn t¸c nghiÖp MISA Mimosa 2006 - Cán bộ. - Vật tư - Danh mục loại tài sản cố định - Tài sản cố định - Mã thống kê chứng từ. - Các bút toán tự động định khoản. - Tài khoản kết chuyển. - Thuế GTGT đầu năm. - Các hoạt động sự nghiệp có thu. I. DANH MỤC NGUỒN KINH PHÍ. Nội dung Phần mềm kế toán MISA cho phép hạch toán theo nhiều nguồn kinh phí. Người sử dụng phải thiết lập số lượng và tên các nguồn kinh phí được sử dụng trong đơn vị trước khi thiết lập hệ thống tài khoản chuẩn của đơn vị mình. Cách thực hiện Thiết lập danh mục nguồn kinh phí được thực hiện trong Khai báo\Danh mục nguồn kinh phí... Cách thao tác và thông tin chi tiết xem trong cuốn “Hướng dẫn sử dụng”. Hệ thống đã thiết lập sẵn các nguồn ngân sách Trung ương, Tỉnh, Huyện, Ngân sách Viện trợ tài trợ, nguồn Phí, lệ phí để lại, nguồn kinh phí khác … Nếu các nghiệp vụ kế toán phát sinh thường xuyên liên quan tới một nguồn kinh phí nào đó thì vào Quản trị\Tuỳ chọn hệ thống trên trang Ngầm định chọn nguồn kinh phí đó để hệ thống tự động hiển thị trong cột Nguồn kinh phí trên giao dịch nhập liệu. 16
  18. ThiÕt lËp th«ng tin vμ sè liÖu kÕ to¸n ban ®Çu II. HỆ THỐNG TÀI KHOẢN Nội dung Phần mềm kế toán MISA đã thiết lập sẵn một hệ thống tài khoản theo quy định chung của Bộ Tài Chính. Tuy nhiên NSD có thể sửa đổi, thêm mới để có một hệ thống tài khoản phù hợp với yêu cầu hạch toán của đơn vị. Việc thiết lập hệ thống tài khoản phải được thực hiện ngay từ đầu, trước khi hạch toán nghiệp vụ kế toán phát sinh. Đây là việc làm cần thiết và rất quan trọng bởi vì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới công tác tổ chức hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán trên MISA. Trong phần việc này, đòi hỏi người phụ trách kế toán phải tư duy khái quát được nhiệm vụ thu thập và cung cấp thông tin tài chính của đơn vị, để từ đó có cách tổ chức mở tài khoản chi tiết một cách khoa học và thuận tiện, nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin tài chính của đơn vị. Tuỳ theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu hạch toán cụ thể của từng đơn vị sẽ quyết định mở chi tiết cho những tài khoản nào? mở bao nhiêu tiết khoản? gồm những tiết khoản gì?. Cách thực hiện Việc thiết lập hệ thống tài khoản được thực hiện trong Khai báo\Hệ thống tài khoản... Cách thao tác và thông tin chi tiết xem trong cuốn “Hướng dẫn sử dụng”. Hệ thống phần mềm kế toán MISA đã mở tiết khoản tới bậc 2, bậc 3, thậm chí tới bậc 4 cho một số tài khoản. Vì vậy, trước khi quyết định mở thêm tiết khoản cho hệ thống tài khoản của đơn vị phải xem xét toàn bộ các tài khoản chi tiết trong hệ thống tài khoản của MISA. Ví dụ: TK 111 đã mở tiết khoản tới bậc 2, gồm có: - TK 1111 "Tiền Việt nam". - TK 1112 "Ngoại tệ". - TK 1113 "Vàng bạc, đá quí". 17
  19. H−íng dÉn t¸c nghiÖp MISA Mimosa 2006 Đơn vị có thể mở tiết khoản bậc 3, bậc 4 cho TK1111 tùy vào yêu cầu quản lý quỹ tiền mặt của đơn vị và cụ thể có thể mở chi tiết cho TK1111 "Tiền Việt Nam" (Tài khoản bậc 3) như sau: - TK 1111.01 - Tiền mặt ngân sách cấp - TK 1111.02 - Tiền thu viện phí - TK 1111.03 - Tiền thu BHYT. - TK 1111.08 - Tiền thu khác. Đối với TK 112 - Tiền gửi ngân hàng có thể vừa mở chi tiết theo ngân hàng vừa mở chi tiết theo từng nguồn kinh phí tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của đơn vị. Đối với các TK 461, 661 NSD có thể không cần mở chi tiết theo từng nguồn kinh phí mà vẫn có thể xem được sổ cái tài khoản và các báo cáo theo từng nguồn khi chọn đánh dấu tài khoản đó chi tiết theo nguồn và không chọn đích danh theo nguồn nào mà chọn vào dòng trong Khai báo\Hệ thống tài khoản. Việc mở chi tiết các tài khoản này theo từng nguồn kinh phí chi tiết sẽ dẫn đến việc NSD phải thiết lập lại danh sách tài khoản kết chuyển vào thời điểm đầu năm và cuối năm, điều đó là hết sức phức tạp. Chính vì vậy mà người sử dụng không nên mở chi tiết tài khoản 461, 661 theo từng nguồn kinh phí chi tiết. Do TK 461, 661 không chi tiết theo một nguồn đích danh mà lại chi tiết cho tất cả các nguồn kinh phí nên khi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh theo từng nguồn chi tiết NSD phải hết sức lưu ý chọn đúng nguồn kinh phí của nghiệp vụ phát sinh, bởi nếu chọn không đúng nguồn kinh phí thì phần mềm sẽ tổng hợp số liệu lên báo cáo không đúng (Ví dụ: Nghiệp vụ phát sinh thuộc nguồn kinh phí Trung ương nhưng khi hạch toán NSD lại chọn là nguồn kinh phí khác thì số liệu của nghiệp vụ phát sinh này sẽ hiển thị trên báo cáo của Kinh phí khác mà không hiển thị trên báo cáo của nguồn kinh phí Ngân sách cấp). Đối với các tài khoản Doanh thu (TK5111, TK5112, TK5118) nên mở chi tiết theo từng nguồn kinh phí khác nhau trong trường hợp đơn vị thu từ nhiều nguồn kinh phí khác nhau. 18
  20. ThiÕt lËp th«ng tin vμ sè liÖu kÕ to¸n ban ®Çu Tính chất Nợ/Có của tài khoản quyết định số dư của tài khoản. Chọn là “Công nợ” đối với những tài khoản phải theo dõi công nợ chi tiết tới từng đối tượng như tài khoản 312, 311, 331 …. Chọn là “Chi tiết MLNS” đối với tài khoản cần theo dõi chi tiết theo mục lục ngân sách (Nhập số dư đầu năm và số phát sinh theo MLNS). Hệ thống đã ngầm định là "Chi tiết theo MLNS" cho các tài khoản chi tiết của TK008, TK461, TK661, TK009, TK462, TK662, TK 241, TK 441. TK 465, TK 635. Thông tin “Chi tiết theo nguồn” đối với một tài khoản sẽ phải lựa chọn một trong ba trường hợp sau: Hoặc không chi tiết theo nguồn (không đánh dấu); Hoặc chi tiết theo một nguồn xác định (đánh dấu và chọn nguồn đích danh); Hoặc chi tiết theo tất cả các nguồn (đánh dấu và không chọn đích danh nguồn nào mà để là ). Chọn là “Chi tiết theo tiểu mục” với các tài khoản cần theo dõi chi tiết tạm ứng với Kho bạc đến tiểu mục VD: Các tài khoản TK 336. TK 461. Một tài khoản được chọn chi tiết theo nguồn thì có thể không nhất thiết phải chi tiết theo MLNS. Nhưng nếu một tài khoản đã được chọn chi tiết theo MLNS thì bắt buộc phải chọn chi tiết theo nguồn kinh phí. Thiết lập “TK ghi đồng thời” để khi hạch toán ghi Có TK 461, 462, 441 phần mềm sẽ tự động ghi Có TK 008 hoặc TK 009. Ví dụ nhấn chuột vào TK 46121 chọn TK ghi đồng thời là 0081 ở dòng TK ghi đồng thời trong phần Chi tiết về tài khoản. Thêm mới một tài khoản bậc 1 khác với thêm mới một tài khoản chi tiết khi chọn thông tin về Tài khoản tổng hợp. Nếu thêm mới một tài khoản bậc 1 thì Tài khoản tổng hợp chọn là ở dòng cuối cùng trong danh sách tài khoản tổng hợp được chọn. Nếu thêm mới một tiết khoản (tài khoản bậc 2 trở đi) thì Tài khoản tổng hợp được chọn là tài khoản cần mở chi tiết. Việc thiết lập hệ thống tài khoản phải được thực hiện ngay từ đầu trước khi nhập số dư tài khoản và trước khi nhập chứng từ kế toán trên menu Giao dịch. 19

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản