HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC CÔNG TY NƯỚC THẢI Ở VIỆT NAM

Chia sẻ: Xuan Truong | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:31

0
264
lượt xem
119
download

HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC CÔNG TY NƯỚC THẢI Ở VIỆT NAM

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Phát triển thể chế và tổ chức dựa trên quan niệm theo đó những nhà ra quyết định và đội ngũ nhân viên ủng hộ mạnh mẽ những sáng kiến mà họ hiểu và cùng đồng ý Do sự tham gia có nghĩa là sự đóng góp chủ động của tất cả các bên liên quan trong toàn bộ quá trình phát triển thể chế và tổ chức (vd: Phân tích, lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá). Người ta giả định là sự tham gia của cá nhân sẽ dẫn đến sự hình...

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC CÔNG TY NƯỚC THẢI Ở VIỆT NAM

  1. z  HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC CÔNG TY NƯỚC THẢI Ở VIỆT NAM
  2. Dự án GTZ TA No: 2000.2208.7 Project GTZ TA No: 2000.2208.7 Tài liệu dự án: TM001 Project Document No.: TM001 Phát hành lần 01 Edition 01 HƯỚNG DẪN VỀ • KỸ THUẬT THẢO LUẬN NHÓM BẰNG HÌNH • ĐỘNG NÃO • LƯỢC ĐỒ Ý TƯỞNG • PHÂN TÍCH - SWOT DÀNH CHO CÁC CÔNG TY NƯỚC THẢI Ở VIỆT NAM GUIDELINES ON • VISUALIZED GROUP DISCUSSION TECHNIQUES • BRAINSTORMING • MIND MAP • SWOT – ANALYSIS FOR PUBLIC WASTEWATER ENTERPRISES IN VIETNAM Hanoi, March 2006 Bộ Xây dựng – Hà Nội Ministry of Construction – Hanoi hợp tác với in cooperation with Tổ chức Hợp tác Kỹ thuật Đức Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH Hỗ trợ Kỹ thuật của GTZ do GFA thực hiện Technical Assistance on behalf of GTZ by GFA Consulting Group & Associates Bộ Xây Dựng – 37 Lê Đại Hành – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội – Việt Nam ĐT: 84 - 4 - 974 0938 Fax: 84 - 4 - 974 0939 Email: gtz-www@fpt.vn
  3. Người liên hệ của GFA Consulting Group GmbH Your contact person with GFA Consulting Group GmbH Gudrun Krause ĐT /Tel.: +49 (40) 6 03 06168 Fax: + 49 (40) 6 03 06169 Email: gudrun.krause@gfa-group.de Địa chỉ Address GFA Consulting Group GmbH Eulenkrugstraße 82 D-22359 Hamburg Germany Báo cáo này được chuẩn bị do This report was prepared by Nhóm Tư vấn WWM WWM Advisory Team © Ảnh bìa do Horst Wagner © Cover photography by Horst Wagner Final Guidelines - Visualised Group Discussion Techniques [EN & VN] - Edition 01 - May 06.doc
  4. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU ..............................................................................................................................................1 1. GIỚI THIỆU VỀ KHÁI NIỆM THẢO LUẬN NHÓM BẰNG HÌNH ...........................................................3 1.1 Kỹ thuật thảo luận nhóm bằng hình là gì? ..................................................................................4 1.2 Điều khiển thảo luận ...................................................................................................................4 1.3 Những nhân tố của Kỹ thuật thảo luận nhóm bằng hình ............................................................5 1.4 Các giai đoạn của thảo luận viết .................................................................................................7 1.5 Câu hỏi ý kiến hay câu hỏi trưng cầu..........................................................................................8 1.6 Chọn chủ đề thảo luận ..............................................................................................................10 1.7 Trình bày ý kiến.........................................................................................................................11 1.8 Sắp xếp ý kiến...........................................................................................................................11 1.9 Khảo sát dùng dấu chấm dính (Single Dot Survey)..................................................................11 1.11 Hình tượng hoá kết quả ............................................................................................................12 1.12 Tổng kết ....................................................................................................................................14 2. ĐỘNG NÃO...........................................................................................................................................16 2.1 Quá trình động não của cá nhân...............................................................................................16 2.2 Động não của nhóm..................................................................................................................16 3. LƯỢC ĐỒ Ý TƯỞNG ...........................................................................................................................18 3.1 Vẽ Lược đồ ý tưởng đơn giản ..................................................................................................18 3.2 Kỹ thuật để soạn Lược đồ ý tưởng ...........................................................................................19 4. PHÂN TÍCH SWOT ...............................................................................................................................21 4.1 Sử dụng công cụ thế nào..........................................................................................................21 BẢNG BIỂU & SƠ ĐỒ Hình 1: Chuỗi bền vững ...............................................................................................................................1 Hình 2: Quá trình “Thảo luận linh hoạt”........................................................................................................6 Hình 3: Ví dụ về cách sắp xếp chỗ ngồi.......................................................................................................7 Hình 4: Quá trình sắp xếp ý kiến đóng góp của thành viên theo tập hợp thông tin...................................10 Hình 5: Ví dụ về Khảo sát dùng dấu chấm dính (Single Dot Survey) ........................................................11 Hình 6: Những điểm cần cải thiện để chữ viết dễ đọc ...............................................................................13 Hình 8: Ví dụ về Lược đồ ý tưởng .............................................................................................................19 Hình 9: Bảng SWOT...................................................................................................................................21 Hình 10: Ma trận TOWS .............................................................................................................................23
  5. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques TABLE OF CONTENTS FOREWORD ...............................................................................................................................................1 1. INTRODUCTION TO THE CONCEPT OF VISUALIZED DISCUSSION ................................................3 1.1 What are Visualized Group Discussion Techniques? .................................................................4 1.2 Moderation ..................................................................................................................................4 1.3 Elements of the Visualized Group Discussion Techniques Method ...........................................5 1.4 Phases of Written Discussion .....................................................................................................7 1.5 Card Inquiry or Inquiry by Acclamation .......................................................................................8 1.6 Choosing Discussion Topics .....................................................................................................10 1.7 Presenting Ideas .......................................................................................................................11 1.8 Sorting Ideas .............................................................................................................................11 1.9 Single Dot Survey......................................................................................................................11 1.10 Small Group Work and Presentation.........................................................................................12 1.11 Visualization of Results .............................................................................................................12 1.12 Recap ........................................................................................................................................14 2. BRAINSTORMING................................................................................................................................16 2.1 Individual Brainstorming............................................................................................................16 2.2 Group Brainstorming .................................................................................................................16 3. MIND MAPS ..........................................................................................................................................18 3.1 Drawing Basic Mind Maps.........................................................................................................18 3.2 Techniques to Prepare a Mind Map ..........................................................................................19 4. SWOT ANALYSIS.................................................................................................................................21 4.1 How to Use the Tool..................................................................................................................21 FIGURES IN ENGLISH .............................................................................................................................25
  6. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques LỜI NÓI ĐẦU Foreword Phát triển thể chế và tổ chức dựa trên quan Institutional and organizational development is niệm theo đó những nhà ra quyết định và đội based upon the concept that decision makers and ngũ nhân viên ủng hộ mạnh mẽ những sáng staff alike are actively supporting initiatives, which kiến mà họ hiểu và cùng đồng ý they understand and agree with. Do sự tham gia có nghĩa là sự đóng góp chủ Hence, participation means active contributions from động của tất cả các bên liên quan trong toàn bộ all involved stakeholders during the whole institu- quá trình phát triển thể chế và tổ chức (vd: tional and organizational development process (i.e.: Phân tích, lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá). analyses, planning, implementation, and evaluation). It is the hypothesis that individual participation is Người ta giả định là sự tham gia của cá nhân leading to the development of individual commit- sẽ dẫn đến sự hình thành những cam kết của ments, which leads to ownership and, eventually to cá nhân theo đó sẽ dẫn tới việc làm chủ và cuối sustainability of a particular process and or objec- cùng là tính bền vững của một quá trình hay tive. mục tiêu cụ thể. Hình 1: Chuỗi bền vững SƠ ĐỒ TUẦN HOÀN TIẾP CẬN PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG BỀN VỮNG LÀM CHỦ CAM KẾT THAM GIA Trong quá trình xây dựng thể chế, chúng ta cần In the institutional development process we are re- phải kết hợp những mong muốn và ý tưởng có quired to integrate valuable individual wishes and giá trị của cá nhân vào kế hoạch phát triển và ideas into overall development and implementation thực hiện tổng thể. plans. Thêm vào đó, “Động não – Brainstorming” và Further, “Brainstorming” and “Mind Map” are pre- “Lược đồ ý tưởng – Mind Map” cũng được sử sented as techniques for gathering and structuring dụng như là các biện pháp kỹ thuật để thu thập innovative ideas. và tổ chức các ý tưởng. Cuối cùng, kỹ thuật “Phân tích SWOT” được Finally, the technique of the “SWOT Analysis” is dùng để nêu tổng quát về vấn đề. Phân tích presented in an overview. SWOT is one of the SWOT là một trong nhiều khái niệm được quốc many concepts, internationally in use, to analyse tế sử dụng rộng rãi, kỹ thuật này dùng để phân and structure institutional and organizational condi- tions. tích và lập cấu trúc các điều kiện về thể chế và tổ chức. 1
  7. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Hướng dẫn này trình bày về khái niệm của quy This paper presents the concept of the “Metaplan” trình “Thảo luận linh hoạt” là một Kỹ thuật thảo process, a visualized group discussion technique, to luận nhóm bằng hình ảnh nhằm lôi cuốn mọi make group discussions participative, transparent người thảo luận, hiển thị các ý kiến của các and more efficient. This method can be a key ele- ment in the development process of organizing indi- thành viên một cách rõ ràng và hiệu quả hơn. vidual ideas, comments, opinions and knowledge, so Phương pháp này có thể là nhân tố chính trong that real use can be made of information presented. quá trình xây dựng cách sắp xếp những ý This will allow producing results that are meaningful, tưởng, bình luận, ý kiến và kiến thức của cá appropriate, and supported by the participants, for nhân, theo đó có thể sẽ đưa chúng vào áp the benefits of institutional development and capac- dụng thực tế. Điều này cũng cho phép mang lại ity building. những kết quả có ý nghĩa, hợp lý và được các thành viên ủng hộ nhằm phục vụ lợi ích của phát triển thể chế và tăng cường năng lực. 2
  8. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques 1. GIỚI THIỆU VỀ KHÁI NIỆM THẢO 1. Introduction to the Concept of LUẬN NHÓM BẰNG HÌNH Visualized Discussion Phần lớn mọi người cho rằng họ hiểu và có thể Most people find that they understand and can con- đóng góp hiệu quả hơn vào cuộc thảo luận tribute to a discussion more effectively, than they nhiều hơn là họ có thể đóng góp vào quá trình can to a structured reporting situation. At the same lập báo cáo. Đồng thời, trong hoàn cảnh công time many people do not feel comfortable when they are placed in an “up front” situation in a group and khai như vậy, nhiều người cảm thấy không are shy about voicing their opinions in this kind of thoải mái khi họ bị đưa vào tình huống “phải public situation. đứng mũi chịu sào” trong một nhóm và họ thấy ngần ngại đưa ý kiến. Sử dụng phương pháp “báo cáo”, đặc biệt nếu The idea of “reporting”, in particularly if it is to be in trình bày bằng văn bản có thể làm cho những written form, can be somewhat daunting to the aver- nhân viên bình thường thấy ngại và có thể có age person and can have serious drawbacks when nhiều hạn chế nghiêm trọng khi các ý kiến của everyone’s opinions are being solicited. It is also important to note that many people need to see and mọi người bị chỉ trích. Cũng nên chú ý là nhiều consider the main points of a discussion to enable người cần biết và cân nhắc những điểm chính them to add constructively, their own ideas and opin- của buổi thảo luận để cho phép họ đóng góp ý ions. kiến và quan điểm của họ một cách xây dựng. Có nhiều hạn chế khác đối với việc sử dụng There are many other drawbacks to the use of nhóm, đặc biệt trong trường hợp mục đích thảo groups, particularly in the case where the purpose is luận là để gợi ra những phản hồi từ các thành to elicit responses from all members of the group. viên của nhóm. Những người cảm thấy mình Members that feel marginalized often do not contrib- ute and their lack of input is often not noticed. It is không quan trọng thường sẽ không đóng góp ý this potential problem of having some members of kiến và việc thiếu những ý kiến của họ thường the group dominate others that the method de- không được nêu ra. Phương pháp sau đây sẽ scribed below attempts to address. cố gắng chỉ ra vấn đề tiềm tàng theo đó một số thành viên của nhóm tiếm đoạt vai trò của các thành viên khác. Cũng nên kết hợp một số nguyên tắc tổng hợp The process of gathering these opinions should also ý kiến vào quá trình thu thập những quan điểm allow for some process of synthesisation, whereby này trong đó các thành viên có thể trao đổi với the members can react to each others ideas and nhau và điều chỉnh những ý kiến hoặc đóng adjust their own ideas and contributions until a gen- eral consensus is reached, where all are in basic góp của chính họ cho đến khi đạt được sự agreement. đồng thuận chung và tất cả mọi người đều cơ bản thống nhất. Điều này đưa đến khái niệm về trình bày cuộc This leads to the concept of trying to present a vis- thảo luận miệng thông qua hình tượng dạng ual – written - representation of a verbal discus- viết. Bằng cách này, người ta sẽ tạo được sự sion. By doing this, an attempt is made to involve all tham gia một cách ngang bằng của tất cả các participants equally. By representing the discussion in both written and spoken terms members can ab- thành viên tham gia thảo luận. Băng cách thể sorb the comments and ideas of others and contrib- hiện thảo luận thông qua cả văn viết và trình ute their own opinions. bày miệng, các thành viên của nhóm sẽ tiếp thu được những bình luận và ý kiến của người khác cũng như đóng góp quan điểm riêng của chính họ. 3
  9. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Tên gọi của phương pháp này có nhiều song The method used has many names however it is nó thường được gọi là phương pháp “Thảo most often called the “Metaplan” or Visualised luận linh hoạt” hay Kỹ thuật thảo luận nhóm Group Discussion Techniques Method. The bằng hình. Phương pháp này có nhiều biến method has many variations in form, from very struc- tured systems to very informal systems. In fact the thể, từ hệ thống có cấu trúc rất chặt chẽ đến concept needs to be adjusted or varied to meet the những hệ thống cực kỳ sơ sài. Trong thực tế, needs of each situation. khái niệm này cần phải điều chỉnh hay biến đổi để đáp ứng cho mỗi tình huống nhất định. 1.1 Kỹ thuật thảo luận nhóm bằng hình là 1.1 What are Visualized Group Discussion gì? Techniques? Cách thức thảo luận nhóm bằng hình đã được The process of Visualised Group Discussion Tech- phát triển đáng kể trong những năm gần đây, niques Method has developed considerably in recent đặc biệt trong lĩnh vực giáo dục cho người lớn. years particularly in the field of adult education. This Tuy nhiên, kỹ thuật này cũng hoàn toàn có thể technique can, however, be extended perfectly well to almost any other group, where the gathering and mở rộng sang gần như tất cả các nhóm khác ở synthesizing of diverse opinions is the key priority. đó việc thu thập, tổng hợp các ý kiến đa dạng Therefore it is used in community meetings, commit- có ưu tiên trọng tâm. Vì vậy, nó được sử dụng tee deliberations, in schools and other institutions. trong các buổi họp cộng đồng, các cuộc họp The great advantage of the method lies in the alter- ban chỉ đạo, trong trường học và trong các tổ nation between oral discussion and the process of chức khác. Ưu điểm lớn nhất của phương pháp recording in writing. này nằm ở khả năng kết hợp xen kẽ giữa trao dổi miệng và quá trình ghi chép bằng văn viết. Nguyên tắc chính của thảo luận bằng văn viết The main principle of written or visualized discussion hay dùng hình tượng đó là lôi kéo toàn bộ is to involve the whole group in the communication nhóm vào quá trình trao đổi mà không có ưu process without favour or prejudice and to ensure tiên hay thiên vị và nhằm bảo đảm là tất cả các that all opinions are taken into account in the con- clusion or outcomes. ý kiến đều được đề cập đến khi kết thúc buổi thảo luận hay trong bản kết quả thảo luận. 1.2 Điều khiển thảo luận 1.2 Moderation Kỹ thuật thảo luận nhóm bằng hình có đặc The process of the Visualized Group Discussion trưng là được dẫn dắt bởi một người dẫn Techniques Method is typically guided by an experi- chương trình có kinh nghiệm. Người dẫn enced moderator. The moderator needs to be famil- chương trình cần phải quen với phương pháp iar with the method itself and should be informed about the objective and content to the subject. It is và được thông báo về nội dung và mục tiêu của the moderator task to guide the participants through chủ đề. Người dẫn chương trình có nhiệm vụ the entire process by introducing the method, ex- hướng dẫn các thành viên trong suốt quá trình plaining the objectives of the process, encouraging thảo luận bằng cách giới thiệu phương pháp, the participants to participate actively, facilitating the giải thích mục tiêu của chương trình, khuyến direction of discussions and the process, summariz- khích các thành viên tham gia một cách chủ ing achievements and findings periodically through- động, giúp định hướng thảo luận và hỗ trợ out the process, summarizing the final outcome and chương trình thảo luận, định kỳ tổng kết các results of the process, and guiding the participants thành quả và tìm tòi trong suốt chương trình to agreement on the next steps to come. làm việc, tóm tắt các kết luận, kết quả cuối cùng của chương trình làm việc và hướng các thành viên đến việc thống nhất về các bước thực hiện tiếp theo. 4
  10. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Trong suốt chương trình làm việc, người dẫn During the process it is important for the moderator: chương trình cần lưu ý: • không tự đưa ra các phỏng đoán hay can • not to make any conjectures himself or to inter- thiệp vào mối quan tâm của đại biểu ở mặt vene on one side or the other of the participants’ này hay mặt khác, interests, • hãy để nhóm tự kết luận những kết quả và • to let the group interpret outcomes and findings, phát hiện của họ, • cho phép né tránh bàn luận, • to allow abstentions, • tránh hiệu ứng “adua” (một người dẫn dắt = • to avoid the "sheep" effect (one leads = all fol- tất cả theo sau), cho phép thành viên quyết low), allow the participants to decide whether the định việc cân nhắc vấn đề theo cách của họ, point should be placed in their seats, • ghi chép lại những lời giải thích chính • to write key words of explanation in the margin. Có một người giúp việc cho người dẫn chương The moderator will find it useful to have an assistant trình sẽ giúp tránh những lúc lúng túng, giúp to help him in order to avoid any awkward pauses, to luôn quan sát được cả nhóm, xác định sớm observe the group at all times, diagnosing problems những trục trặc và để tạo không khí hào hứng at an early stage and to animate the communication process. trong quá trình trao đổi. 1.3 Những nhân tố của Kỹ thuật thảo luận 1.3 Elements of the Visualized Group Dis- nhóm bằng hình cussion Techniques Method Phương pháp sử dụng bảng ghim treo giấy khổ The method uses pin boards covered with remov- lớn, kim ghim hay băng dính, giấy màu cắt able sheets of paper, drawing pins or sticky tape, thành miếng (kích thước khoảng 30-50 cm) và specially cut coloured cards (approximately 30 cm bút dạ nhiều màu. Các thành viên của nhóm by 50 cm paper in size) and felt tipped pens of vari- ous colours. Group members are given a supply of được phát các miếng giấy (phiếu) và bút. cards and a pen. Sau khi thảo luận chung về kiểu các vấn đề cần After a general discussion of the type of issues to be chỉ ra, các thành viên sẽ được chương trình identified the participants are guided by the discus- thảo luận hay người dẫn chương trình hướng sion or group leader (the "moderator"): dẫn thực hiện: • ghi lại những từ khoá chính liên quan đến • to note down key words relating to the prob- những vấn đề đang bàn lên các miếng giấy, lem/issue on cards in large sized, legible writing, chú ý viết chữ to, rõ ràng, mỗi vấn đề sẽ viết one issue for one card trên một miếng giấy • ghim những miếng giấy này lên trên bảng để • pin these to the board in order to stimulate or có thể bàn bạc hoặc đưa ra các ý kiến khác. generate further ideas, • dán những “vấn đề quan trọng” vào khu vực • to stick "important issues" on a prepared grid on ô kẻ sẵn trên bảng ghim để xác lập mức ưu the pin board in order to determine priorities, and tiên và trong một số trường hợp sẽ cần vai in some cases to take on the role of group leader trò của trưởng nhóm trong khoảng thời gian for a limited period. nhất định. 5
  11. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Người hỗ trợ tiến hành phân nhóm những phản The facilitator may now group the responses where hồi trong đó gồm những vấn đề tương tự và there is commonality, involving the group members kêu gọi các thành viên thống nhất và góp ý for agreement and ideas. This is generally followed kiến. Công việc này nói chung sẽ kéo theo một by some general discussion within the group. The group then discusses solutions, writes on cards and số thảo luận chung trong nhóm. Cả nhóm sau pins up their ideas. This process of writing cards, đó sẽ bàn giải pháp, ghi lên các miếng giấy và displaying them, sifting and grouping should con- ghim ý kiến lên bảng. Quá trình viết lên các tinue until appropriate conclusions can be reached miếng giấy, hiển thị, di chuyển và phân nhóm and agreed to by the group. chúng nên tiếp tục cho đến khi đạt được kết luận phù hợp và được cả nhóm thống nhất. Hình 2: Quá trình “Thảo luận linh hoạt” Miêu tả quá trình Vấn đề „Thảo luận linh hoạt“ các thành viên bàn bạc Các thành viên ghi lên phiếu Ghim phiếu lên bảng Cán bộ hỗ trợ xắp xếp phiếu theo cấu Các thành trúc lôgíc viên thảo luận về kết quả Nếu không hoàn toàn đồng ý với kết quả, các thành viên quay lại từ đầu. Nếu đồng ý, ghi lại các kết quả Ví dụ về giải quyết tình huống bằng kỹ thuật Example related to problem solving visualized dis- hình tượng hoá: cussion techniques: Giả định là phương pháp này được sử dụng để Assuming that this method is to be used to solve a giải quyết tình huống đặc biệt trong đó phần lớn particular problem that most of the participants feel các thành viên tham gia thấy là quan trọng. is important. Phương pháp yêu cầu có một nhóm từ 10-30 The method requires a group of 10 to 30 people người sử dụng bảng ghim treo giấy trắng khổ using paper covered pin boards and writing on lớn và viết lên các miếng giấy để cards, to • xác định rõ vấn đề và tác động của nó, • define clearly the problem and its effect, • xác định và thiết lập mức ưu tiên cho các • determine and prioritize possible solutions, hướng giải quyết có thể, • chấp nhận một giải pháp và phác thảo cấu • accept a solution, and devise structures for work- trúc thực hiện cho một giải pháp thực hiện ing implementing the solution. được. Mục tiêu của ví dụ này là nhằm kích hoạt toàn The aim in this example is to activate the entire nhóm cùng xem xét phạm vi của vấn đề và lôi group, to consider the scope of the problem and to cuốn cả nhóm vào quá trình bàn bạc để họ cảm involve all of its members in the process so that they thấy làm chủ đối với mỗi giải pháp và mong will feel ownership for the solution and want to be a part of its successful implementation. muốn trở thành một bộ phận của quá trình thực hiện thành công sau đó. 6
  12. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Cần lưu ý là bảng ghim và ghế ngồi cần được It should be noted that the boards and the seats đặt ở vị trí thuận tiện sao cho các thành viên có need to be positioned so that the participants can thể di chuyển tự do từ ghế ngồi đến bảng và move freely from their chairs to the boards, to pin ghim những đóng góp của họ lên bảng. their contributions up. Phương pháp yêu cầu một phòng lớn hơn The method requires a larger room than for conven- phòng họp thông thường với đủ chỗ để có thể tional meetings with enough space to divide up into chia thành các nhóm nhỏ và có thể sắp đặt các small groups and rearrange the boards. bảng. Hình 3: Ví dụ về cách sắp xếp chỗ ngồi Chú ý: Important: Mức độ thành công của thảo luận viết phụ The success of written discussion depends largely thuộc nhiều vào việc thành viên có thể thấy các on the participant being able to see his own ideas ý kiến của họ và của người khác và vì thế tại and those of the others and thus to keep the prob- mọi thời điểm, cần chú ý giữ cho vấn đề và bất lem and any ideas expressed in relation to the prob- lem in mind at all times. The process is intended to kỳ ý kiến nào cũng có thể được diễn tả theo motivate the participants to contribute their own mối liên quan đến vấn đề đó. Quá trình này ideas. nhằm thúc đẩy các thành viên đóng góp ý kiến riêng của họ. 1.4 Các giai đoạn của thảo luận viết 1.4 Phases of Written Discussion Kỹ thuật thảo luận viết sẽ ép các thành viên viết The technique of written discussion “forces” all par- ra những suy nghĩ của họ và biểu thị cho ticipants to write down their thoughts and show them những người khác. Thay vì có một cuộc họp tại to all the others. Instead of a sedentary meeting, the chỗ, trao đổi giữa các thành viên sẽ là sự di communication becomes a movement between the board and the seats. chuyển của họ giữa bảng và chỗ ngồi. Tính động của nhóm cho phép sự giao tiếp có The mobility of the group allows interactions which thể tạo ra đến 500 lời phát biểu trong một giờ. can generate up to about 500 utterances per hour. Điều này tương đương với khoảng 5 lần lượng This equals about five times the volume of informa- thông tin có thể tạo ra được trong cuộc thảo tion created in a strictly controlled discussion without visualization or at least twenty times the amount of luận có kiểm soát chặt chẽ không dùng phương information from discussions with "marathon" pháp hình tượng hay tương đương với ít nhất speakers. 20 lần lượng thông tin có được trong các buổi thảo luận có những người nói “dài dòng”. 7
  13. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Để đạt được thành công với phương thức trao To achieve success with this form of written com- đổi viết này, điều quan trọng là cần có cách bố munication it is important to have an open seating trí chỗ ngồi mở phía trước bảng ghim (không plan in front of the boards (no tables in the way) and có bàn ghế đặt ở lối đi) và cần gắn bó với một also to stick to a few rules and a given sequence. vài quy tắc và trình tự thực hiện cho trước. Một buổi thảo luận đặc trưng loại này có thể A typical discussion of this kind might proceed as nên thực hiện như sau: follows: • Bắt đầu chương trình thảo luận bằng cách • Set in motion the group process by revealing biểu lộ các ý kiến và thái độ (các câu hỏi opinions and attitudes (single-dot questions) đơn) • Thu thập ý kiến trên các phiếu hay hỏi các • Collect ideas on cards or by asking the partici- thành viên để nêu ra và sắp xếp ý kiến theo pants to call out and arrange the ideas into clus- tập hợp ters • Phác thảo “cách tổ chức các ý kiến” và sắp • Sketch a "structure of ideas" and arrange on the xếp lên bảng boards • Chuyển tải cách tổ chức này vào danh sách • Transfer these structures into lists of topics and các chủ đề và đánh giá chúng để xếp thứ tự evaluate them to rank the problems in order or các vấn đề hoặc xác lập mức ưu tiên priority • Hình thành các nhóm bằng cách lựa chọn • Form groups by open or concealed selection to công khai hay không công khai để bàn work on individual problems những vấn đề riêng biệt • Làm việc theo nhóm nhỏ, sử dụng các • Work in small groups using the cards relating to miếng giấy liên quan đến những vấn đề đã the relevant problem as per points 3 and 4 chỉ ra ở bước 3 và 4 • Các thành viên của mỗi nhóm nhỏ sử dụng • Members of each small group use cards to pre- các miếng giấy để trình bày kết quả làm việc sent the results of their work within the group trong nhóm của họ • Lấy ý kiến bình luận của nhóm về các thông • Get the group to comment on the information tin đã trình bầy. presented. 1.5 Câu hỏi ý kiến hay câu hỏi trưng cầu 1.5 Card Inquiry or Inquiry by Acclamation Lấy ý kiến trên các phiếu nhiều màu đơn thuần Asking for ideas on coloured cards is purely a way of chỉ là cách để lấy thu thập thông tin. Trong giai collecting information. No attempt is made at this đoạn này, không tiến hành đánh giá thông tin; stage to evaluate the information; the sole purpose mục đích duy nhất của việc này là để thu thập ý is to collect ideas. kiến. Nếu trong giai đoạn đánh giá, thành viên nhóm Whereas in the evaluation phase a participant is được yêu cầu chỉ trình bày quan điểm dựa trên required to make an utterance only on the basis of cơ sở bộ câu hỏi và trong phạm vi cho trước, set questions and within given scales, the idea in định hướng trong giai đoạn này là động viên this phase is for the participant to formulate his idea (answer) on a question freely and concisely, with thành viên đó hình thành ý tưởng (câu trả lời) only one idea to each card. cho câu hỏi một cách tự do và ngắn gọn trong đó mỗi ý tưởng sẽ trình bày trên một phiếu. Có hai phương pháp đó là: Câu hỏi mở và câu Two methods are available: the open inquiry and the hỏi kín concealed inquiry. 8
  14. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Theo quy trình mở, một khi các phiếu đã được In the open process the cards once they have been viết, chúng sẽ được ghim đầy đủ lên bảng bởi written on are pinned to the board, directly by the trực tiếp người góp ý kiến hoặc người dẫn participant or moderator in full view of the others, chương trình, việc này nhằm mục đích khuyến with the purpose of stimulating further associations and levelling out differences in position among the khích phối hợp hơn nữa và giúp xếp loại những participants. ý kiến khác nhau của các thành viên. Theo quy trình kín, người dẫn chương trình thu In the concealed process the moderator collects all thập các phiếu, sắp xếp và ghim chúng lên the cards, sorts them and pins them to the board bảng chỉ khi tất cả các ý kiến đã được đưa ra. only once all the ideas have been produced. This Quá trình này giúp tránh sự ảnh hưởng lẫn process avoids participants influencing each other and breaks down inhibitions by preserving anonym- nhau của các thành viên và giúp ngăn chặn khả ity. năng kiềm chế lẫn nhau bằng cách đảm bảo tính nặc danh của các ý kiến. Cũng cần chú ý là nếu có một số phiếu có ý It should also be noted that if the same or a similar kiến giống nhau hoặc bị lặp lại thì đó là biểu idea is repeated on a number of cards this is an hiện của mức độ ưu tiên mà các thành viên indication of the level of priority it is receiving from dành cho ý kiến này. the group members. Mục đích của việc sắp xếp các phiếu là để sắp The purpose of sorting the cards is to arrange indi- đặt các ý kiến riêng vào các nhóm nhằm đưa ra vidual ideas into groups, providing the participants cho các thành viên tổng quan về kết quả công with an overview of the results of their work. việc họ vừa thực hiện. Tuy nhiên, rất có thể các thành viên đều rất giỏi However, given a circle of participants who are well- về kỹ thuật thảo luận viết, nên người dẫn versed in the techniques of written discussion, the chương trình cần thực hiện việc sắp xếp thật moderator must work very quickly to sort the cards nhanh trong khi vẫn duy trì giao tiếp với nhóm, while maintaining interaction with the group, other- wise there may be a hiatus and the group's attention nếu không sẽ dẫn đến những ngắt quãng làm may wander. phân tán sự chú ý của nhóm thảo luận. Theo quy tắc nắm đấm, người dẫn chương As a rule of thumb therefore the moderator should trình không nên đưa ra quá 3 phiếu nêu thuật give out no more than 3 key-word cards at each step ngữ chính đối với mỗi bước của chương trình of the process in order to keep the size of the infor- thảo luận nhằm kiểm soát được lượng thông tin mation pool manageable and avoid being over- whelmed by a flood of ideas. và tránh quá tải với quá nhiều ý kiến đóng góp. Theo mức độ ưu tiên mà nhóm đã xác lập, A collection of ideas arranged according to different nhóm các ý kiến sẽ được sắp xếp theo những aspects of problems can then be compiled into a list bình diện khác nhau sau đó đưa vào danh sách of topics or problems and rated according to there các chủ đề bàn bạc và tiến hành đánh giá. priority by the group. 9
  15. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Hình 4: Quá trình sắp xếp ý kiến đóng góp của thành viên theo tập hợp thông tin 1.6 Chọn chủ đề thảo luận 1.6 Choosing Discussion Topics Người dẫn chương trình sẽ soạn chủ đề thảo The topic of discussion should be proposed by the luận và cần được sự thống nhất của các thành moderator and agreed by the participants. The fol- viên. Sau đây là một cách để thực hiện điều lowing is one possible way of doing this: này: • Phát phiếu cho các thành viên. • Distribute cards to all participants. • Người dẫn chương trình đề xuất lựa chọn • The moderator proposes a selection of topics chủ đề phù hợp với mục tiêu của chương that are relevant to the objective of the process trình thảo luận • Các thành viên sẽ được yêu cầu lựa chọn • Participants are asked to select from the ideas hai hay ba khu vực có vấn đề trong những ý on the board two or three problem areas which kiến trên bảng mà họ coi là đặc biệt quan they consider particularly important and write trọng và ghi chúng vào phiếu như là chủ đề them on the card as a proposed topic. thảo luận đề xuất. • Người dẫn chương trình sẽ đính các đề xuất • The moderator affix all the proposals to the lên bảng; nêu ra vấn đề nào được đề cập 2 board; proposals which appear twice are written lần trong các phiếu. on a single card. Quá trình này là để bảo đảm là tính phù hợp This process ensures that the problems or issues cao giữa các vấn đề đã nêu với quan điểm của revealed are really relevant to the participants. các thành viên. 10
  16. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques 1.7 Trình bày ý kiến 1.7 Presenting Ideas Sau khi lựa chọn chủ đề, các thành viên sẽ After the selection of the actual topic the participants được yêu cầu trình bày ý kiến của họ trên phiếu are requested to present their ideas written on a màu. Màu của phiếu có thể do người dẫn colored card. The color of the card can be selected chương trình chọn để phân biệt các vấn đề by the moderator to distinguish between various problem areas or different steps of the process. The khác nhau hay các bước khác nhau của toàn ideas need to be in directly related to the selected bộ chương trình. Các ý kiến cần liên quan trực topic. tiếp với chủ đề đã lựa chọn. 1.8 Sắp xếp ý kiến 1.8 Sorting Ideas Phiếu tròn nhỏ có in số sẽ được đính vào tập Small round cards with numbers printed on them are hợp vấn đề thảo luận (các nhóm). Nhóm sẽ tiến allocated to the clusters of problems (clouds). The hành giải thích kết quả. Các phiếu không phù group interprets the results. Cards that do not fit into hợp với bất kỳ tập hợp đã xác định nào thì an identified cluster can be kept and dealt with sepa- rately. Participants may ask for supplementary in- được xếp và xử lý riêng. Các thành viên sẽ formation, which is provided in writing. được yêu cầu bổ sung thông tin bằng cách viết phiếu. Vẽ các đường bao xung quanh các nhóm để Lines are drawn round the clouds to distinguish phân biệt các vấn đề khác nhau. Cũng không dominant from marginal areas. It does not automati- nhất thiết tuân thủ điều này, tuy nhiên, vấn đề cally follow, however, that problem areas with the có nhiều phiếu ý kiến nhất, trong thực tế sẽ là most cards are in fact the most "problematical" ar- eas. To clarify this, the following step is recom- khu vực đáng chú ý nhất. Để làm rõ điều này, mended: nên thực hiện các bước sau. 1.9 Khảo sát dùng dấu chấm dính (Single 1.9 Single Dot Survey Dot Survey) Nhằm đánh giá tính phù hợp của các vấn đề đã In order to asses the relevance of the identified is- xác định, có thể sử dụng cách phương thức sues the multi-dot process can be applied by provid- nhiều dấu chấm bằng cách đưa cho mỗi thành ing each participants self-adhesive dots and in- viên các dấu chấm tự bám dính và hướng dẫn structed to stick them on a board in a prepared ta- ble. To avoid distortion, the number of dots will equal họ dán lên bảng đã chuẩn bị sẵn. Để tránh lộn the number of identified alternatives or options. xộn, số lượng dấu chấm sẽ tương đương với số lựa chọn đã xác định. Hình 5: Ví dụ về Khảo sát dùng dấu chấm dính (Single Dot Survey) Quá trình này sẽ giúp thu được ý kiến đánh giá This process makes it possible to obtain an opinion của cả nhóm nhằm xác định khu vực ưu tiên. rating of the entire group to identify areas of priori- ties. 11
  17. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Do cả nhóm sẽ nhìn thấy các dấu chấm, vì thế Since the dots are stuck on in full view of all the sẽ có nguy cơ là trong các nhóm nhỏ hơn, các groups, there is a danger in smaller groups that thành viên sẽ bị ảnh hưởng lẫn nhau trong group members will influence each other in the posi- cách đặt vị trí các dấu chấm (thay đổi ý kiến tioning of the dots (adapting deviating opinions to the group norm). làm chệch định hướng của nhóm) Để tránh hiệu ứng này, các thành viên nên In order to avoid this effect, participants should be được yêu cầu viết số của vấn đề lên dấu chấm asked to write the number of the problem on the dot trong khi vẫn ngồi nguyên tại chỗ trước khi đính while still in their seats before affixing it to the board. chúng lên bảng. 1.10 Thảo luận nhóm nhỏ và trình bày 1.10 Small Group Work and Presentation Thảo luận trong nhóm nhỏ sử dụng cách thức The small groups work using the same methods as tương tự như trong nhóm lớn. Họ sử dụng the whole group. They use a presentation board to bảng trình bày để hỗ trợ họ minh hoạ ý kiến help them make their presentation properly and to một cách phù hợp và để đảm bảo họ không make sure the do not to forget anything. Participants must be allowed free speech, providing visualization quên điều gì. Các thành viên cần được phép is used. phát biểu ý kiến tự do và cần được cung cấp phương tiện để hình tượng hoá Các nhóm nhỏ cần trình bày kết quả (tạm thời) The small groups should present their (intermediate) cho toàn nhóm lớn bằng cách: results to the plenary: • chỉ định người phát ngôn của nhóm, • by an appointed group speaker, • người phát ngôn sẽ đưa ra trình bày ngắn • the speaker provides a short introduction reflect- về công việc của nhóm, đọc tất cả các ing the groups work, reads every card, summa- phiếu, tóm tắt những tìm tòi và hướng dẫn rizes findings, and steers any subsequent dis- những thảo luận phụ liên quan. cussion. • phiên trình bày toàn thể tiến hành ghi chép • the plenary session writes comments (questions, những góp ý (câu hỏi, ý kiến, khen, chê ..vv) ideas, praise, criticism, etc) on oval cards. lên các phiếu hình oval. • Sau khi kết thúc phần trình bày, tất cả các • after the end of the presentation all the partici- thành viên sẽ ghim ý kiến của họ lên bảng pants pin up their comments to guide the plenary để định hướng phiên thảo luận toàn thể về discussion on the small groups findings. các vấn đề mà nhóm họ phát hiện. • Phiên toàn thể sẽ bàn bạc xem bài trình bày • The plenary session discusses whether the đó có đạt yêu cầu không và rút ra được presentation was satisfactory and what conse- những bài học gì từ đó! quences are to be drawn from it! 1.11 Hình tượng hoá kết quả 1.11 Visualization of Results Có nhiều cách để “hình tượng hoá“ kết quả There are a number of ways to “visualize” the results thảo luận: of discussions: • bằng cách viết • in writing • sử dụng dấu hiệu đồ hoạ: mũi tên, dòng kẻ, • using graphic symbols : arrows, lines, question câu hỏi, marks, • sử dụng hình ảnh, phác thảo • using pictures and sketches • bằng cách chia các khoảng: hình tròn, hình • by dividing the space : circles squares triangles vuông, tam giác, ngôi sao, đường chia cột stars columns dividing lines etc. vv. Các phiếu màu khác nhau cũng như bút màu Different coloured cards can serve to draw attention khác nhau có thể giúp lôi kéo sự chú ý. as well as different coloured pens. 12
  18. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Sơ đồ sau đây minh hoạ một vài điểm cần thực The following diagram illustrates some of the con- hiện: siderations that need to be passed: Hình 6: Những điểm cần cải thiện để chữ viết dễ đọc Có nhiều hình vẽ có thể sử dụng được trong There are many shapes that can be used in this phương pháp này. Cũng có thể gán chức năng technique. It is possible to assign a function to cer- cho các hình hoặc màu phiếu. Đây là sự hỗ trợ tain shapes or colours of cards. This can be a real rất tốt cho quá trình tổng hợp và phân nhóm aid to the process of consolidating and grouping of their cards. các phiếu. Hình 7: Hình dáng một số phiếu Figure 7: Some Sample Shapes for Cards 13
  19. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques Bằng cách ấn định ý nghĩa cho các phiếu khác By assigning a visual meaning to the various cards nhau, các nhóm được phân công thường vẫn often quite complex problems can be visualized by có thể biểu thị được những vấn đề phức tạp. the group concerned. Ví dụ, hình kim cương có thể dùng để biểu thị For instance a diamond shape might indicate s deci- điểm ra quyết định, hay hình sao có thể chỉ sion point, or a star might indicate a starting point. A điểm bắt đầu. Hình chữ nhật màu đỏ có thể red rectangular might indicate a concept and a blue biểu thị một khái niệm và một hình chữ nhật rectangle might indicate a problem and a green rec- tangle might indicate a possible solution. màu xanh có thể chỉ ra vấn đề trong khi một hình chữ nhật màu xanh lá cây lại có thể dùng để biểu thị giải pháp. 1.12 Tổng kết 1.12 Recap Để tạo ra sự năng động cho nhóm, cần tuân To create proper group dynamics the following rules thủ các quy tắc sau trong suốt quá trình thảo should be observed during the course of the proc- luận: ess: • Cần hình tượng hoá mỗi ý tưởng • Each idea must be visualized • Giới hạn tất cả các trao đổi miệng trong • Limit all verbal discussion to questions of clarifi- phạm vi các câu hỏi nhằm làm rõ và những cation and requests for facts; try to have the par- yêu cầu về thực tế; cố gắng để các thành ticipants write their thoughts and comments viên viết ra suy nghĩ và bình luận của họ. • Các nhóm cần thảo luận từng câu hỏi xem • Each question is discussed by the group to see if có nên đưa vào nội dung thảo luận không. it will be included • Danh sách các vấn đề cần được nêu rõ và • A list of problems/issues is drawn up and kept cập nhật để tránh bỏ qua các vấn đề “chưa up-to-date in order to avoid sweeping any prob- được đề cập” lem "under the carpet" • Người dẫn chương trình cần có trợ lý hỗ trợ • The moderator should have an assistant to help về mặt kỹ thuật him with the technical aspects • Người dẫn chương trình không nên tự đánh • The moderator should not seek to justify himself giá mình trước mặt cả nhóm in front of the group • Người dẫn chương trình cần tránh phê phán • The moderator should refrain from criticizing cho dù là nhóm hay bất kỳ thành viên nào either the group or any of its members của nhóm đó • Người dẫn chương trình nên quan sát cả • The moderator should observe the group at all nhóm mọi lúc và phản hồi ngay khi có yêu times and react immediately when interest wanes cầu • Xung đột cần phải làm rõ và thảo luận • Conflicts should be revealed and discussed • Ý kiến đóng góp bằng lời cần hạn chế trong • Verbal inputs should be limited to 30 seconds in vòng 30 giây để tránh việc người nói chiếm order to prevent "talkers" from dominating thời gian thảo luận. • Thời gian nghỉ giải lao là cần thiết và không • Breaks should be introduced when needed and nên gắn chặt vào chương trình thảo luận not according to a fixed schedule • Các thành viên của nhóm cần giúp đỡ nhau • The individual group members should help each trong trường hợp cần phải bảo vệ ý kiến của other (reinforcing of "we" feeling) nhóm (chúng tôi “thấy là”). • Người dẫn chương trình cần thay kỹ thuật • The moderator should change group work tech- làm việc của nhóm thường xuyên (có thể niques frequently (surveys) thực hiện qua khảo sát ý kiến). 14
  20. Kỹ thuật thảo luận nhóm Visualized Group Discussion Techniques • Cần chuẩn bị bản sao (sao chụp hoặc chép • A copy should be produced (Photo or written tay) các ý kiến trên bảng thành tài liệu để copy) of the boards as a handout or report and phát cho tất cả các thành viên tham gia thảo distribute it to all involved. luận. 15

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản