Hưỡng dẫn MS Project

Chia sẻ: Alone | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:43

0
380
lượt xem
191
download

Hưỡng dẫn MS Project

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích : thiết lập những sự chọn lựa, những tham số mặc định và những định dạng, giúp bạn tránh được những bất trắc trong khi nhập dữ liệu, tính toán lịch trình và nguồn lực hoặc đưa ra những báo cáo.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Hưỡng dẫn MS Project

  1. Bước 1 : Thi ết lập những mặc định 1 Mục đích : thiết lập những sự chọn lựa, những tham số mặc định và những định dạng, giúp bạn tránh được những bất trắc trong khi nhập dữ liệu, tính toán lịch trình và nguồn lực hoặc đưa ra những báo cáo. ữ Cảnh báo : Nếu bạn không thiết lập những sự chọn lựa như trên một cách chính xác, phần mềm sẽ dùng những giả định không chính xác để tính toán lịch trình và nguồn lực một cách tự động. CÁC BƯỚC CÁCH THỰC HIỆN THỰC HIỆN Mở MS Bắt đầu MS Project Project • Bấm vào nút Start (ở góc dưới bên trái) để trình ra trình đơn. • Bấm vào Programs để hiện ra những chương trình hiện có. • Bấm vào biểu tượng Microsoft Project Đặt tên cho • Chuyển đến trình đơn File, chọn Save As. tập tin và lưu • Đánh tên vào trong vùng File Name nó • Thư mục mặc định là “My documents”, nếu bạn muốn lưu tập tin vào trong thư mục khác, chọn thư mục bạn muốn lưu. • Bấm Save • Nếu Planning Wizard xuất hiện, nó sẽ hỏi bạn có muốn lưu một baseline hay không. Chọn lưu without a baseline. • Bấm OK. Lưu ý : chắc chắn rằng bạn lưu tập tin theo nguyên tắc cơ bản và luôn luôn lưu với without a baseline. CÁC BƯỚC CÁCH THỰC HIỆN THỰC HIỆN Điều chỉnh Tạo màn hình làm việc thang đo thời Thiết lập thang đo thời gian gian cho sơ • Chọn Format từ trình đơn ở phía trên đồ Gantt để • Chọn Timescale xem một • Bấm mũi tên hướng xuống trong vùng “Major Scale” và chọn phần chia lớn months. hơn của dự • Bấm mũi tên hướng xuống trong vùng “Minor Scale” và chọn án trên màn weeks. hình. • Bấm OK. Lưu y : Thỉnh thoảng bạn cần lập lại tiến trình này khi thay đổi “views”
  2. Bước 1 : Thi ết lập những mặc định 2 Điều chỉnh Sắp xếp và tạo cột cột để xem • Chuyển con trỏ đến đường kẻ đôi phân chia cột nhiệm vụ và cột những thông thời gian từ sơ đồ Gantt (bạn sẽ thấy con trỏ trở thành màu đen và tin cần thiết. thành mũi tên 2 đầu) • Bấm và giữ chuột, kéo đường kẻ phân đôi về phía phải của màn hình cho đến khi tất cả các cột hiện ra. • Chuyển con trỏ đến Start trong vùng có màu xám ở phía trên của cột. • Bấm nút phải của chuột • Bấm Hide Column (cột Start sẽ biến mất) Lập lại những bước trên cho cột Finish cho tới khi nó biến mất. Điều chỉnh • Chuyển con trỏ đến Resources names trong vùng có màu xám ở cột để xem phía trên của cột. những thông • Bấm nút phải của chuột tin cần thiết. • Bấm vào Insert Column (tiếp theo) • Bấm vào mũi tên hướng xuống trong vùng Field name. • Cuộn xuống và chọn Text 1. • Chọn vào vùng Title và đánh Responsible • Bấm Best Fit • Bấm OK • Bấm vào dòng bên phải của cột Resource names trong vùng màu xám và kéo để tạo ra một cột rộng hơn. Màn hình của bạn trong giống như bên dưới. Lưu ý : Nếu bạn muốn xem sơ đồ Gantt, bạn bấm vào đường kẻ đôi phân chia sơ đồ Gantt và các cột và kéo về phía trái. Các mũi tên ở phía bên dưới màn hình cho phép bạn cuộn màn hình đến phiá trái hoặc phải trong phạm vi sơ đồ Gantt.
  3. Bước 1 : Thi ết lập những mặc định 3 Thiết lập Thiết lập những mặc định của lịch trình những tham số • Chọn Tools từ trình đơn. cho dự án để • Chọn Options giảm thiểu • Chọn Schedule tab (bên trái, phía trên) và kiểm tra những thiết những bất trắc lập sau: được tạo bởi • Show assignment units as percentage những mặc • New tasks start on project start date định tự động. Xác định bạn có muốn đánh giá duration theo tuần, ngày hoặc giờ. EJA giới thiệu là weeks. • Chuyển con trỏ và trong vùng Duration is entered in : field • Bấm vào mũi tên hướng xuống và chọn tuần, ngày hoặc giờ. Xác định bạn có muốn đánh giá work theo tuần, ngày hoặc giờ. EJA giới thiệu là days • Lập lại những bước trên trong vùng Work is entered in. . Cảnh báo : Những mặc định phải được xác định và thiết lập trước khi nhập dữ liệu. Những thay đổi sau khi vào dữ liệu có thể gây tổn hại đến sự chính xác của tính toán. • Chuyển con trỏ đến Default task type • Bấm vào mũi tên hướng xuống và chọn fixed duration • Loại bỏ  từ New tasks are effort driven (Loại bỏ  bởi bấm trên ) • Loại bỏ  từ Autolink inserted or moved tasks. • Giữ  trên Split in-progress tasks • Loại bỏ  từ Tasks will always honour their constraint dates • Bấm nút Set as Default (phía dưới, bên phải) Màn hình của bạn trông giống như bên dưới ớ Cảnh báo : nếu New tasks are effort driven được chọn, MS Project sẽ gạt bỏ quãng thời gian cố định được cần để đánh giá thời gian một cách chính xác. ộ Cảnh báo : nếu Autolink inserted or moved tasks được chọn, MS Project sẽ thừa nhận sự phụ thuộc cái có lẽ đúng hoặc không.
  4. Bước 1 : Thi ết lập những mặc định 4 4 Cảnh báo : nếu Tasks will always honour their constraint dates được chọn, MS Project sẽ không điều chỉnh những nhiệm vụ để trình ra thực tế về tiến trình hoặc thời gian. BƯỚC CÁCH THỰC HIỆN THỰC HIỆN Thiết lập Thiết lập những mặc định tổng quát những tham • Chọn the General tab số cho dự án • Loại bỏ  từ Shoow tips at startup để giảm • Loại bỏ  từ Show welcome dialog on startup thiểu những • Loại bỏ  từ Open last file on startup bất trắc được • Loại bỏ  từ Set autofilter for new projects tạo bởi những • Loại bỏ  từ Automatically add new resources and tasks mặc định tự động. • Đánh tên vào trong vùng tên người dùng • Bấm nút Set as Default Màn hình của bạn trông giống như bên dưới ớ Cảnh báo : Nếu bạn chuyển đến tab kế tiếp mà không bấm Set as Default, mặc định sẽ không được chỉnh. Điều này có thể yêu cầu bạn tiêu tốn thời gian khi lỗi xảy ra. r Cảnh báo : Nếu Set autofilter for new projects được chọn, MS Project có thể hạn chế dữ liệu bạn nhìn thấy và loại bỏ những nhiệm vụ mà không cho bạn biết. ế Cảnh báo : Nếu Automatically add new resources and tasks được chọn, MS Project sẽ giả định bạn đang thêm một thành viên mới nếu bạn vô ý đánh vần tên từ tên nguồn được liệt kê.
  5. Bước 1 : Thi ết lập những mặc định 5 CÁC BƯỚC CÁCH THỰC HIỆN THỰC HIỆN Thiết lập Thiết lập những mặc định tính toán những tham • Chọn Calculation tab số để giảm • Loại bỏ  từ Updating task status updates resource status thiểu những • Bấm nút Set as Default bất trắc và Màn hình của bạn trông giống như bên dưới tính nhầm khi • Bấm OK để thoát khỏi trình đơn Options và quay trở lại Gantt theo dõi thời Chart View gian thực sự làm so với baseline của dự án. C Cảnh báo : Nếu bạn chuyển đổi đến tab kế tiếp không bấm nút OK, những mặc định sẽ không được thiết lập. Điều này có thể yêu cầu tiêu tốn thời gian khi lỗi xảy ra.
  6. Bước 1 : Thi ết lập những mặc định 6
  7. Bước 2 : Thi ết lập lịch cho dự án 7 Mục đích : thiết lập lịch làm việc thích hợp với công việc (tuần làm việc, giờ làm việc mỗi ngày, ngày nghỉ, v.v…) cho dự án để tránh những bất trắc với việc thay đổi quãng thời gian cố định nếu lịch thay đổi. ổ Cảnh báo : Nếu bạn không thiết lập lịch của dự án và chọn nó cho dự án và nguồn lực của bạn trước khi nhập dữ liệu, phần mềm có lẽ sẽ tính toán quãng thời gian, lịch trình và nguồn lực không chính xác. CÁC BƯỚC CÁCH THỰC HIỆN THỰC HIỆN Tạo lịch cho • Chọn Tools từ trình đơn dự án • Chọn Change Working Time • Bấm nút New (phía phải) • Chuyển con trở đến vùng Name và đánh Project Team như là tên lịch của bạn • Bấm nút create a new base calendar • Bấm OK Thay đổi ngày • Xác định ngày nghỉ của ngân hàng hoặc công ty trong suốt thời làm việc để gian hoạt động của dự án phản ánh • Bấm trên ngày nghỉ kế tiếp/ngày không làm việc, dùng thanh cuộn ngày làm việc để chuyển đến tháng khác. và ngày nghỉ • Bấm nút Nonworking time trong tổ chức • Lập lại hai bước trên cho mỗi ngày nghỉ/ngày không làm việc của bạn. • Để chuyển những ngày cuối tuần thành những ngày làm việc, chọn trên những ngày đó và bấm nút Working time • Nếu tất cả những ngày thứ Bảy là những ngày làm việc, bấm "S" cho ngày thứ Bảy ở phía trên của lịch. Nên làm nổi bật toàn bộ cột. Bấm nút Working time. Lập lại cho tất cả các ngày thứ Bảy nếu cần thiết. Thay đổi giờ • Bấm M (ngày thứ Hai) ở phía trên của lịch. Nên làm đen cột này. làm việc để • Ấn phím và bấm T, W, Th, F. Nên làm đen 5 cột này. Thả phản ánh phím Ctrl những giờ • Bấm nút Working time được làm • Nhập vào thời gian làm việc thích hợp trong ô From và To việc trong tổ • Bấm nút Working time. Xem hình bên dưới chức của bạn • Bấm nút OK để thoát. CÁC BƯỚC CÁCH THỰC HIỆN THỰC HIỆN Copy lịch mới • Chọn Tools từ trình đơn vào trong • Chọn Organizer global file cho • Bấm Calendars tab MS Project, • Bấm mũi tên hướng xuống trong Calendars available in : vùng làm nó hiện cửa sổ bên trái, phía dưới. có cho tất cả • Chọn tên dự án của bạn các phần dự • Bấm mũi tên hướng xuống trong Calendars available in : vùng án của bạn cửa sổ bên phải, phía dưới.
  8. Bước 2 : Thi ết lập lịch cho dự án 8 • Chọn GLOBAL.MPT • Chọn tên của lịch mới từ danh sách trong cửa sổ bên trái phía dưới. • Bấm nút Copy để nó có hiệu lực Xem tranh bên dưới • Bấm nút Close CÁC BƯỚC CÁCH THỰC HIỆN THỰC HIỆN Thiết lập lịch • Chọn Project từ trình đơn nền tảng cho • Chọn Project Information dự án • Bấm mũi tên hướng xuống của vùng Calendar ở phía dưới • Chọn tên của lịch. Xem hình ở phía dưới • Bấm OK
  9. Bước 3 : Nh ập dữ l iệu dự án 9 Mục đích : Nhập vào tất cả thông của dự án như : nhiệm vụ, việc làm trước đó, khoảng thời gian hoàn thành nhiệm vụ, những thành viên và những ước tính công việc cốt để xác định đường găng của dự án và thời gian thực sự để hoàn thành dự án. ự Cảnh báo : nếu bạn không nhập dữ liệu một cách chính xác theo thứ tự được trình bày, phần mềm có lẽ sẽ dùng những giả thiết không chính xác để tự động tính toán lịch trình hoặc nguồn lực, đưa ra kết quả quá mức hoặc quá kém cho lịch trình hoặc nguồn lực. Tóm tắt các bước : 1. Nhập thông tin của dự án 6. Xây dựng danh sách nguồn 2. Nhập tên nhiệm vụ và Gantt Chart view 7. Thiết lập màn hình để nhập trách nhiệm & thời gian 3. Thêm Summary Tasks 8. Nhập quãng thời gian 4. Lưu hồ sơ 9. Phân công nguồn lực và công việc trong Task Form 5. Nhập những công việc trước đó 10. Nhận dạng lịch trình và đường găng Bước 1 Cách thực hiện Nhập thông Nhập ngày bắt đầu dự án : tin dự án • Chọn Project trên trình đơn, bấm Project Information • Trong vùng Start Date, đánh ngày thích hợp hoặc bấm mũi tên hướng xuống và chọn ngày bắt đầu dự án trên lịch được trình ra. Xem hình bên dưới. • Bấm OK Bước 1 Cách thực hiện Nhập thông Nhập những thông tin thuộc tính tin dự án (tiếp • Bấm File từ trình đơn, chọn Properties. Hộp thoại Project theo) Properties xuất hiện • Bấm Summary tab và nhập thông tin thích hợp, như tên dự án, tác giả (tên của người chỉ đạo dự án) • Cân nhắc tên dự án và phiên bản, ví dụ "dự án khả thi" • Bấm OK
  10. Bước 3 : Nh ập dữ l iệu dự án 10 Bước 2 Cách thực hiện Nhập tên • Chuyển đến cột Task Name trong Gantt Chart view công việc • Chuyển con trỏ đến ô đầu tiên trong cột, và đánh tên công việc và theo kiểu văn bấm . Lưu ý rằng con trỏ chuyển đến ô kế tiếp và một số bản trên Gantt ID được chỉ định. Chart view • Nhập vào tên công việc của những ô còn lại cho đến khi hoàn thành. Chắc chắn rằng số ID được phân bổ phù hợp với Logic Network # trên tường Lưu ý : nếu bạn cần sửa tên của một công việc, đừng bấm trên ô task name, bạn sẽ xóa toàn bộ những đoạn text và vì thế phải nhập lại toàn bộ. Thay thế bấm vào ô task name, bạn đặt con trỏ và hộp text dài màu trắng phía trên Gantt Chart, đoạn text sẽ hiện ra. Lúc này bạn có thể điều chỉnh. Bước 3 Cách thực hiện Thêm vào Để phân loại và chia nhỏ công việc : công việc tóm • Chuyển con trỏ đến công việc đầu tiên trong sơ đồ Gantt tắt • Bấm INSERT • Bấm NEW TASK. Việc này sẽ thêm một hàng trống trong sơ đồ Gantt • Chọn tên đại diện cho sub-project, phân loại hoặc kiểu công việc, đánh tên công việc mới • Không có nhập bất cứ dữ liệu nào khác, chấp nhận công việc này bởi bấm phím ENTER Để trình những công việc như những subtasks dưới công việc tóm lược • Chọn tất cả subtasks bởi bấm chuột trên ô đầu tiên và kéo đến ô cuối cùng. • Bấm nút INDENT BUTTON  Quãng thời gian của những công việc tóm lược xuất phát từ quãng thời gian và vùng phụ thuộc cho tất cả sub-tasks. Quãng thời gian này được trình bày bởi thanh màu đen kéo dài qua tất cả sub-tasks trên sơ đồ Gantt.
  11. Bước 3 : Nh ập dữ l iệu dự án 11 Bước 4 Cách thực hiện Lưu hồ sơ Nếu bạn lưu hồ sơ cho lần đầu tiên : • Chọn File từ trình đơn, chọn Save As. Đánh tên dự án vào trong vùng File name. • Thư mục mặc định là "My Documents"; nếu bạn muốn lưu đến thư mục khác, chọn thư mục đó. • Bấm Save • Planning Wizard sẽ hỏi bạn có muốn lưu một baseline view hay không. Chọn Save without a baseline • Bấm OK Lưu ý : Bạn phải thường xuyên lưu hồ sơ của bạn và lưu without a baseline cho tới khi tất cả thông tin của dự án được nhập vào. Bước 5 Cách thực hiện Nhập việc Cài logic hệ thống và thứ tự công việc : làm trước • Chuyển đến cột Predecessor trong Gantt Chart view (predecessors) • Nếu cột Predecessor không được nhìn thấy, chuyển con trỏ vào đầu đề có vùng xám tối cho đến khi nó biến thành dấu thập màu trắng. • Điều khiển chữ thập đến đường thẳng đứng chia những cột text từ những thanh Gantt cho tới khi nó đổi thành mũi tên hai đầu đen. • Ấn phím trái của chuột và đường kẻ sẽ là những dấu chấm. Giữ chuột và kéo đường kẻ đó về bên phải. Kéo cho tới khi bạn thấy được cột Predecessor. Lưu ý : bạn có thể dùng cùng kỹ thuật này để thay đổi độ rộng của cột. Nếu, ví dụ, bạn muốn mở rộng cột Task name để có thể đọc tất cả đoạn text, làm giống như trên. Bước 5 Cách thực hiện Nhập việc • Bấm vào ô đầu tiên và đánh số ID của công việc vào ô (dựa trên làm trước số ID được phân bổ đến Gantt Chart view.) (tiếp theo) • Bấm . • Tiếp tục cho cột Predecessors • Nhớ bấm sau mỗi lần • Save without a baseline Lưu ý : nếu bạn không có một công việc riêng lẻ bắt đầu dự án của bạn, tạo một Task name của "START" cho ID #1 ủ Cảnh báo : nếu bạn làm một sai sót trong khi nhập số Predecessor ID, đừng bấm ô Predecessor và bấm phím Delete. Việc này sẽ xóa toàn bộ các công việc và tất cả thông tin của nó! Thay thế, bấm ô Predecessor và đánh số Predecessor đúng vào. Con trỏ sẽ chuyển đến ô Predecessor phía dưới.
  12. Bước 3 : Nhập dữ liệu dự án 12 Bước 6 Cách thực hiện Xây dựng • Chọn View trên trình đơn và chọn Resource Sheet. Bạn cũng có danh sách thể bấm biểu tượng Resource Sheet trên View Bar. nguồn lực • Bấm vào ô đầu tiên của cột Resource Name • Nhập đầy đủ tên và chữ đầu (Initials). Dùng phím để điều khiển suốt quá trình. • Nhập giá trị Max. Unit cho mỗi nguồn lực hiện có. • Lưu ý : "Unit" có lẽ được định nghĩa như là phần trăm của thời gian mà mỗi thành viên - hoặc trong trường hợp này, nguồn lực - hiện có cho dự án. Cho thí dụ, nếu bạn thiết lập mặc định của bạn đến "decimal", .4 Max. Units = 40%. Mặc định của MS Project cho Max. Units là "1" tương đương là 100%! Mặc định này là lựa chọn tốt nhất cho nhiều dự án. • Cuộn màn hình sang phía phải để xem cột Base Calendar. Bấm mũi tên hướng xuống để xem những lịch trình hiện có. • Chọn lịch "Project Team" cho nguồn lực đầu tiên trên danh sách. Lưu ý : Chúng tôi giới thiệu suốt EJA, mỗi nguồn lực trong danh sách của bạn có cùng một lịch. Bạn chọn lịch Project Team cho nguồn lịch đầu tiên, bạn có lẽ sao lại thông tin đó cho những nguồn lực còn lại bởi làm nổi bật ô đầu tiên và những ô theo sau. Trong khi những ô trong cột Base Calendar vẫn còn được làm nổi bật, bấm phím phải của chuột và chọn Fill Down. Lịch Project Team sẽ được liệt kê cho mỗi nguồn lực. Sự lựa chọn này cho phép bạn thiết lập những lịch khác nhau. • Chọn lựa : bạn có lẽ cũng phân bổ một chi phí hoặc tỷ lệ đến mỗi thành viên bây giờ hoặc trong tương lai. • Save without a baseline Màn hình của bạn trong giống như hình bên dưới :
  13. Bước 3 : Nh ập dữ l iệu dự án 13 Bước 7 Cách thực hiện Thiết lập màn • Bấm View từ trình đơn và chọn More Views hình để nhập • Cuộn danh sách và chọn Task Entry, và bấm Apply. Bạn sẽ thấy trách nhiệm sơ đồ Gantt được trình bày trên một nửa màn hình và Task Form và thời gian được trình bày trên nửa phần còn lại. • Bắt đầu với task name đầu tiên trong dự án. Bấm ô task name trong phần sơ đồ Gantt. Nó sẽ tự động xuất hiện trong Task Form. • Thảo luận và quyết định ai sẽ làm và trách nhiệm cho mỗi công việc. Quyết định sự ước lượng công việc và quãng thời gian cho mỗi nhiệm vụ • Chuyển đến cột Responsible trong sơ đồ Gantt. • Nếu cột Responsible không được nhìn thấy, chuyển con chuột của bạn đến vùng đầu đề màu xám tối của cột cho tới khi nó chuyển thành dấu thập màu trắng. • Điều khiển dấu thập đến đường dọc chia cột text và Gantt bars cho tới khi nó chuyển thành mũi tên hai đầu màu đen. • Bấm phím trái của chuột và đường kẻ sẽ là những dấu chấm. Giữ phím trái và kéo đường kẻ chấm đó về phía phải. Kéo cho tới khi cột Responsible hiện ra. Màn hình trông giống như bên dưới • Đánh tên người có trách nhiệm cho mỗi công việc
  14. Bước 3 : Nh ập dữ l iệu dự án 14 Bước 8 Cách thực hiện Nhập quãng • Chuyển đến cột Duration thời gian • Bấm đến ô Duration tương ứng của tên công việc • Nhập quãng thời gian cho công việc đó. Cho thí dụ : 6h=6 hours, 2d= 2 days, 4w=4 weeks. • Bấm và giá trị số và đơn vị thời gian được trình bày Lưu ý : phụ thuộc vào quãng thời gian mặc định được thiết lập trước đó, đơn vị của thời gian sẽ được nhập một cách tự động khi một sự viết tắc không được cung cấp. Cho thí dụ, nếu quãng thời gian mặc định được thiết lập là "weeks" và nhập "2", đó là 2 tuần! • Khi nhập cột mốc của dự án, nhập quãng thời gian là "0". Trong Gantt chart view, một cột mốc được trình bởi một hình kim cương () Lưu ý : không có thiết lập mặc định trước đó, MS Project có quãng thời gian mặc định là 1 ngày. Bạn có thể kiểm tra bằng cách đánh giá trị số và đơn vị thời gian Bước 9 Cách thực hiện Phân bổ • Trong phần Task Form, bấm ô đầu tiên của cột Resource name. nguồn lực và Bạn sẽ thấy mũi tên hướng xuống. công việc • Bấm mũi tên hướng xuống để trình bày danh sách nguồn lực mà bạn đã xây dựng trong bước 6. Chọn và bấm tên nguồn lực bạn muốn phân bổ. Màn hình bạn trông giống như phía dưới. Tối thiểu một nguồn lực phải được phân bổ đến mỗi công việc của dự án và nhiều nguồn lực có thể được phân bổ một cách thích hợp • Kiểm tra những thiết lập mặc định cho công việc và quãng thời gian được thiết lập một cách thích hợp cho dự án. Chọn Tools trên trình đơn, bấm Options. • Chọn Schedule tab trong hộp thoại Options. Nếu bạn muốn thay đổi mặc định của công việc và quãng thời gian, làm nó bây giờ. ờ Cảnh báo : khi kiểm tra những thiết lập mặc định trong hộp thoại Options (trong trình đơn Tools), đừng thay đổi Default Task Type trong Schedule tab. Rời nó hoặc MS Project có lẽ một cách vô ý thay đổi phần định lượng thời gian mà bạn không muốn ố Cảnh báo : khi làm việc trongg Task Form (hoặc Task Entry view), dùng nút OK thay thế ấn mỗi lần thay đổi đến quãng thời gian và việc làm trước (predecessor). Ấn phím không luôn luôn chấp nhận một sự thay đổi trong Task Form Phân bổ • Chọn ô tương ứng trong cột Work và nhập công việc được yêu nguồn lực và cầu của nguồn lực này để hoàn thành nhiệm vụ công việc • Bấm OK. Lưu ý rằng những đơn vị tính cho công việc là do bạn ! (tiếp theo) Lưu ý : định lượng công việc của bạn, bất chấp bạn nhập như thế nào, sẽ trở lại default unit of time bạn chọn. Thí dụ, nếu mặc định công việc được thiết lập theo "days" và bạn nhập "1w(1 week)", MS Project chuyển dịch nó vào trong "7d (7 days)". Kiểm tra sự chuyển dịch này có đúng hay không!!! • Nếu cần thêm những nguồn lực khác đến nhiệm vụ này, lập lại
  15. Bước 3 : Nhập dữ liệu dự án 15 thủ tục trên cho đến khi bạn nhập tất cả nguồn lực. • Kiểm tra những đơn vị tính và định lượng công việc trước chuyển đến công việc kế tiếp. Nếu bạn cần thay đổi một định lượng công việc, nó là tốt nhất để xóa toàn bộ việc phân bổ nguồn lực và bắt đầu lại, MS Project đôi khi làm những giả thiết không đúng • Chuyển đến công việc kế tiếp trong danh sách dự án, và nhập vào quãng thời gian trong Gantt view, rồi phân bổ nguồn lực và công việc trong Task Form • Tiếp tục tiến trình này cho tới khi nguồn lực và định lượng công việc được phân bổ đến tất cả công việc • Save without a baseline Thay đổi thời • Nếu bạn cần thay đổi quãng thời gian của một công việc, chuyển gian sau khi đến vùng Task Form của màn hình và thay đổi Task Type đến nhập vào Fixed Work công việc • Kế đến, chọn Task name bạn muốn thay đổi trong vùng Gantt Chart Lưu ý : nếu bạn không thấy công việc bạn muốn thay đổi, bấm và nhập vào số ID của nhiệm vụ. Bấm OK. Nó sẽ mang bạn đến Task name bạn muốn chọn • Bấm vào ô tương ứng với Task name trong cột Duration • Đánh vào quãng thời gian mới, rồi thay đổi Task Type đến Fixed Duration • Bấm OK. Kiểm tra MS Project tính toán đơn vị tính có chính xác không!!! k Cảnh báo : nếu bạn muốn thay đổi quãng thời gian của một công việc sau khi bạn nhập công việc, bạn phải theo thủ tục trên, hoặc công việc hoặc đơn vị tính có lẽ thay đổi một cách tự động.
  16. Bước 3 : Nhập dữ liệu dự án 16 Lưu ý : nếu bạn không thấy công việc của người bạn muốn phân bổ nguồn lực, ấn và nhập vào số ID của công việc. Bấm OK. Nó sẽ mang bạn đến task name muốn chọn Bước 10 Cách thực hiện Nhận dạng Định dạng Gantt Chart để xem đường găng : lịch trình dự • Trở lại Gantt Chart view bởi bấm Window trên trình đơn và bấm án và đường Remove Split. găng • Dùng mũi tên hai đầu và giữ phím trái của chuột kéo về phía bên trái. • Trên thanh Standard toolbar, bấm nút Gantt Chart Wizard. Xem hình Bước 10 Cách thực hiện Nhận dạng • Hộp thoại bước 1 : bấm Next lịch trình dự • Hộp thoại bước 2 : chọn nút chọn Critical Path và bấm Next án và đường • Hộp thoại bước 3 : chắc chắn rằng nút chọn Resources and Dates găng (tiếp được chọn. Bấm Next theo) • Hộp thoại bước 4 : trình ra mối liên hệ giữa những nhiệm vụ phụ thuộc, chọn nút chọn Yes, Please. Bấm Next • Hộp thoại bước 5 : bấm Format It • Bấm Exit Wizard và lịch trình dự án và đường găng sẽ hiện ra! Những nhiệm vụ trên đường găng sẽ trình ra như là những thanh Gantt màu đỏ và những nhiệm vụ không phải đường găng sẽ là màu xanh
  17. Bước 4 : Điều chỉnh và định dạng PERT Chart 17 Mục đích : điều chỉnh sơ đồ PERT để nó dễ dàng để đọc và phù hợp đến dự án của bạn BƯỚC CÁCH THỰC HIỆN THỰC HIỆN Trình bày sơ Nếu bạn có view bar được kích hoạt, bấm PERT chart đồ PERT Nếu view bar không được kích hoạt • Chọn View từ trình đơn • Bấm PERT Chart Lưu ý : PERT Chart có nhiều thành phần của những đường chéo và không giống đến hệ thống logic của dự án Điều chỉnh cỡ • Chọn Format từ trình đơn của những • Bấm Box Styles hộp PERT để • Chọn Boxes tab dễ dàng điều • Trong ô Size, bấm mũi tên hướng xuống chỉnh • Chọn Smallest (chỉ ID) • Bấm OK Màn hình của bạn trông giống như bên dưới Chỉnh cách • Chọn View từ trình đơn nhìn để xem • Bấm Zoom dự án và bố • Chọn Entire project (hoặc phần trăm của sự chọn lựa) cục in • Bấm OK
  18. Bước 4 : Điều chỉnh và định dạng PERT Chart 18 Sắp xếp lại Chọn cách bố trí mối quan hệ giữa các nhiệm vụ : PERT Chart • Chọn Format từ trình đơn để nó thích • Bấm Layout hợp với hệ • Dưới Links, chọn nút chọn không có những đường xiên thống logic • Bấm OK Sắp xếp lại những nhiệm vụ : • Bấm nhiệm vụ bạn muốn chuyển • Chuyển con chuột đến bì của hộp cho tới khi nó trở nên mũi tên màu đen 4 đầu • Ấn và giữ phím trái của chuột và kéo hộp đến vị trí đúng và thả chuột ộ Cảnh báo : nếu bạn ấn và giữ nút trái của chuột không có mũi tên 4 đầu, bạn có lẽ vô ý tạo ra một nhiệm vụ mới hoặc nối hai nhiệm vụ lại với nhau. Bạn sẽ biết điều, điều này xảy đến khi một đường kẻ chấm chấm xuất hiện, khi bạn kéo, một nhiệm vụ mới được tạo ra.
  19. Bước 5 : Trình ra đồ thị khối lượng công việc 19 Mục đích : đưa ra đồ thị hình thanh, trình ra cam kết nguồn lực riêng và chung BƯỚC CÁCH THỰC HIỆN THỰC HIỆN Xem đồ thị Nếu bạn có view bar được kích hoạt, bấm Resource Graph nguồn lự Nếu view bar chưa được kích hoạt : riêng • Chọn View từ trình đơn • Bấm Resource Graph • Để xem nguồn lực khác, ấn phím Page Up hoặc Page Down HOẶC • Bấm chuột phải trong vùng tên và chọn Next Resource hoặc Previous Resource Màn hình trông giống như bên dưới Ghi chú : Bạn cần điều chỉnh Timescale đến Months và Weeks lần nữa (Format, Timescale)
  20. Bước 5 : Trì nh ra đồ t hị khối lượng công việc 20 Bước thực Cách thực hiện hiện Xem đồ thị Bắt đầu từ Resource Graph (View, Resource Graph) nguồn lực • Chọn Format từ trình đơn chung của dự • Chọn Bar Styles án • Chuyển con trỏ đến phía trái dưới Filtered Resources và Overallocated resources • Bấm mũi tên hướng xuống trong Show as • Chọn Bar • Điều chỉnh Color và Pattern đến yêu cầu của bạn • Chuyển con trỏ đến Allocated resources và lập lại những bước trên • Chuyển con trỏ đến phía phải dưới Resource và Overallocated resources • Bấm mũi tên hướng xuống trong Show as • Chọn Don't Show • Chỉnh Color và Pattern đến yêu cầu của bạn • Chuyển con trỏ đến Allocated resources và lập lại những bước trên • Bấm OK Màn hình trông giống như bên dưới Bước thực Cách thực hiện hiện Bắt đầu từ Resource Graph (View, Resource Graph) • Chọn Format từ trình đơn • Chọn Bar Styles • Chuyển con trỏ đến phía trái dưới Filtered Resources và Overallocated resources • Bấm mũi tên hướng xuống trong Show as • Chọn Bar • Điều chỉnh Color và Pattern đến yêu cầu của bạn

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản