Hướng dẫn sử dụng PMIS

Chia sẻ: thuanngan66

Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT. PMIS (viết tắt của từ Personal Management Information System) là một hệ thống phần mềm cung cấp các chức năng quản trị, công cụ theo dõi và thống kê công việc Quản lý CBGV ngành Giáo dục & Đào tạo.

Bạn đang xem 20 trang mẫu tài liệu này, vui lòng download file gốc để xem toàn bộ.

Nội dung Text: Hướng dẫn sử dụng PMIS

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG




Hà Nội, tháng 08/2008
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

MỤC LỤC
I. Giới thiệu chung.........................................................................................................................6
II. Một số giải thích.......................................................................................................................7
1. Giải thích thuật ngữ sử dụng...................................................................................................7
2. Giải thích các phím nóng sử dụng trong chương trình............................................................8
3. Các công cụ nhập liệu..............................................................................................................9
III. Bắt đầu với PMIS..................................................................................................................11
1. Bắt đầu với cửa sổ cấu hình.................................................................................................11
III.1.1 Khái niệm:....................................................................................................................11
III.1.2 Khái niệm ứng dụng mạng (Client/Server)................................................................11
III.1.3 Cấu hình kết nối..........................................................................................................13
III.1.4 Thông số đơn vị sử dụng............................................................................................13
2. Đăng nhập chương trình.........................................................................................................13
3. Thay đổi thông tin mật khẩu cá nhân.....................................................................................14
IV. Quản trị danh mục.................................................................................................................16
1. Giới thiệu chung.....................................................................................................................16
2. Các chức năng và thao tác với danh mục...............................................................................16
3. Các danh mục trong hệ thống................................................................................................20
4. Các danh mục quan trọng.......................................................................................................22
IV.4.1 Danh mục đơn vị quản lý............................................................................................23
IV.4.2 Danh mục trường........................................................................................................23
5. Một số kinh nghiệp và lưu ý khi làm việc với danh mục.....................................................23
V. Quản lý thông tin hồ sơ CCVC..............................................................................................24
1. Các khái niệm trong quản lý hồ sơ........................................................................................24
V.1.1 Hồ sơ.............................................................................................................................24
V.1.2 Quá trình........................................................................................................................24
2. Làm thế nào để nhập thông tin cho một hồ sơ.....................................................................24
3. Các thao tác với hồ sơ............................................................................................................33
V.3.1 Sửa ................................................................................................................................33
V.3.2 Xóa.................................................................................................................................34
V.3.3 Tìm kiếm.......................................................................................................................34
V.3.4 In các phiếu thông tin nhân sự......................................................................................35
4. Quản lý các quá trình trong hồ sơ..........................................................................................35
5. Một số lưu ý khi quản lý thông tin hồ sơ..............................................................................37

Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 2
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

VI. Các tác vụ nghiệp vụ trong PMIS.........................................................................................38
1. Đánh giá cán bộ công chức.....................................................................................................38
VI.1.1 Khái niệm....................................................................................................................38
VI.1.2 Lập danh sách đánh giá...............................................................................................38
2. Quản lý nâng lương................................................................................................................40
VI.2.1 Khái niệm....................................................................................................................40
VI.2.2 Lập danh sách nâng lương..........................................................................................40
3. Thuyên chuyển cán bộ............................................................................................................43
VI.3.1 Khái niệm....................................................................................................................43
VI.3.2 Thao tác thuyên chuyển...............................................................................................43
VI.3.3 Tiếp nhận hồ sơ thuyên chuyển(Nhận cán bộ).........................................................47
4. Lập kế hoạch biên chế..........................................................................................................49
VI.4.1 Khái niệm....................................................................................................................49
VI.4.2 Làm việc với các chỉ tiêu............................................................................................50
VI.4.3 Thực hiện lập kế hoạch biên chế cho đơn vị............................................................55
VI.4.4 Xem báo cáo kế hoạch biên chế.................................................................................61
5. Lập danh sách nghỉ hưu..........................................................................................................63
VI.5.1 Khái niệm....................................................................................................................63
VI.5.2 Lập danh sách nghỉ hưu tự động................................................................................64
VI.5.3 Bổ sung thêm danh sách với trường hợp nghỉ hưu sớm............................................66
VI.5.4 In danh sách nghỉ hưu..................................................................................................68
VI.5.5 In thông báo nghỉ hưu..................................................................................................68
VI.5.6 Quyết định nghỉ hưu cho cán bộ công chức...............................................................70
6. Quản lý đào tào và bồi dưỡng................................................................................................72
VI.6.1 Giới thiệu.....................................................................................................................72
VI.6.2 Lập danh sách đào tạo ................................................................................................72
VI.6.3 Lập danh sách bồi dưỡng............................................................................................75
VI.6.4 In các báo cáo...............................................................................................................78
7. Bổ nhiệm ngạch.....................................................................................................................82
VI.7.1 Khái niệm....................................................................................................................82
VI.7.2 Lập danh sách bổ nhiệm ngạch..................................................................................82
VI.7.3 In quyết định bổ nhiệm ngạch....................................................................................86
8. Quản lý phụ cấp.....................................................................................................................88
VI.8.1 Khái niệm....................................................................................................................88


Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 3
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

VI.8.2 Cập nhật phụ cấp cho đơn vị.....................................................................................89
VII. Làm việc với báo cáo trong PMIS.......................................................................................91
1. Khái niệm................................................................................................................................91
2. Làm việc với các báo cáo.......................................................................................................91
VII.2.1 Báo cáo lương............................................................................................................91
VII.2.2 Niêm giám thống kê...................................................................................................93
VII.2.3 Báo cáo tổng hợp........................................................................................................94
VII.2.4 Các lưu ý khi sử dụng chức năng cho báo cáo..........................................................96
VIII. Các công cụ hỗ trợ trong PMIS..........................................................................................96
1. Tra cứu thông tin.....................................................................................................................96
2. Tách ghép dữ liệu.................................................................................................................102
3. Trích chọn hồ sơ...................................................................................................................102
IX. Công cụ quản trị hệ thống..................................................................................................105
1. Giới thiệu chung...................................................................................................................105
2. Quản trị tài nguyên người dùng...........................................................................................105
IX.2.1 Các khái niệm ...........................................................................................................105
IX.2.2 Tổ chức người dùng..................................................................................................107
IX.2.2.1 Chọn chức năng..................................................................................................107
IX.2.2.2 Các quy tắc thao tác chung.................................................................................108
IX.2.2.3 Làm việc với Hồ sơ người dùng.......................................................................109
IX.2.2.4 Làm việc với Nhóm và phân quyền...................................................................112
IX.2.3 Phân quyền và xác nhận quyền cho người sử dụng................................................114
IX.2.4 Quản lý nâng cao.......................................................................................................116
IX.2.5 Kinh nghiệm đáng chú ý............................................................................................118
3. Quản lý tài nguyên dữ liệu..................................................................................................119
IX.3.1 Khái niệm về dữ liệu................................................................................................119
IX.3.2 Sao lưu dự phòng dữ liệu.........................................................................................119
IX.3.2.1 Các khái niệm.....................................................................................................119
IX.3.2.2 Thực hiện sao lưu...............................................................................................121
IX.3.3 Khôi phục dữ liệu.....................................................................................................123
IX.3.4 Cấu hình cho sao lưu.................................................................................................124
IX.3.5 Một số kinh nghiệm..................................................................................................125
4. Dọn dẹp dữ liệu...................................................................................................................126
IX.4.1 Mục đích....................................................................................................................126
IX.4.2 Thực hiện...................................................................................................................126
5. Khai báo thông tin đơn vị sử dụng.......................................................................................127


Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 4
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

6. Truyền dữ liệu......................................................................................................................128
IX.6.1 Khái niệm..................................................................................................................128
IX.6.2 Lấy dữ liệu cần truyền.............................................................................................129
IX.6.3 Cập nhật dữ liệu truyền...........................................................................................131




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 5
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT


I. Giới thiệu chung




PMIS (viết tắt của từ Personal Management Information System) là một hệ thống phần mềm
cung cấp các chức năng quản trị, công cụ theo dõi và thống kê công việc Quản lý CBGV
ngành Giáo dục & Đào tạo.
Tài liệu hướng dẫn dành cho người sử dụng (end-user) có thể dễ dàng tìm hiều và làm việc
với hệ thống PMIS một cách dễ dàng. Để làm việc tốt với các thao tác về chức năng trong
hệ thống PMIS hãy bắt đầu với tài liệu này để làm rõ về khái niệm và thao tác với các chức
năng như thế nào.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 6
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT


II. Một số giải thích

1. Giải thích thuật ngữ sử dụng
STT Tên Diễn giải
1 Thực hiện bầm đồng thời một số phím (thí dụ:
Alt + T để nhập mới ) để thực hiện một chức năng
Tổ hợp phím nào đó tùy thuộc vào ý đồ của người lập trình
Thông thường các phím tắt được thiết kế là sự
kết hợp giữa phím tắt Alt và một từ gợi nhớ trong
nút chức năng đó.
2 Phím nóng Để thực hiện một chức năng, thao tác nào đó trong
chương trình thay vì người sử dụng phải dùng
chuột hoặc di chuyển các phím mũi tên rồi dùng
Minh họa phím Enter thì người sử dụng có thể dùng một tổ
hợp phím để thực hiện chức năng đó. Tổ hợp
(Alt + S) phím này được gọi là phím nóng
- Phím nóng được sử dụng trong mỗi chức năng
của chương trình (có chức năng không có), nó bao
gồm những phím nào thì phụ thuộc vào người
thiết kế chương trình. Tuy nhiên, các tổ hợp phím
thường có ý nghĩa mô tả nội dung, chức năng, thao
tác.
- Sử dụng phím nóng có thể sẽ khó khăn đối với
những người mới làm quen với chương trình hoặc
trình độ sử dụng máy tính còn yếu kém. Nhưng
ngược lại đối với những người sử dụng quen thì
các thao tác với chương trình sẽ rất nhanh và làm
tăng hiệu quả làm việc.
- Làm thế nào để biết được chức năng, thao tác
nào có sử dụng phím nóng? -> Có 2 cách để nhận
biết điều đó
+ Với các nút có dòng chữ làm tiêu đề thì chữ cái
nào được gạch chân ta có tổ hợp phím nóng là Alt
+ chữ cái đó
+ Với các nút có hình ảnh: Khi di chuột trên nút sẽ
hiện dòng chữ giải thích và cho ta biết tổ hợp
phím nóng là gì



Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

3 Biểu tượng Biểu tượng là hình ảnh tượng trưng cho một chức
năng nào đó.
- Khi người sử dụng kích đúp chuột vào biểu
Minh họa
tượng thì chương trình sẽ khởi động chức năng
đó. Thông thường người sử dụng thường thiết kế
các biểu tượng có ý nghĩa tương ứng với nội dung
(Tra cứu thông tin) của chức năng đó


4 Biểu tượng thông báo Trong quá trình khai báo các tham số, hay nhập dữ
lỗi liệu nếu có lỗi xảy ra chương trình sẽ hiển thị
Minh họa biểu tượng thông báo lỗi màu đỏ bên cạnh công cụ
nhập liệu, kèm theo chú thích khi người sử dụng di
chuột vào biểu tượng đó.




5 Nút Thoát
Thoát khỏi chức năng hiện tại trở về màn hình
chức năng trước đó
Minh hoạ


(Thoát)
6 Server Máy phục vụ cơ sở dữ liệu, và chia sẻ dữ liệu cho
các máy khác sử dụng chương trình PMIS trên hệ
thống mạng truy cập vào.
7 Client Máy tính cài đặt chương trình PMIS.
8 Web Server Máy phục vụ cài hệ thống ứng dụng trên web, và
chia sẻ cho các máy Clients khác trên mạng.



2. Giải thích các phím nóng sử dụng trong chương trình
STT Tên tổ hợp Ý nghĩa
phím
1 Alt + T Thêm mới
2 Alt + S S ửa
3 Alt + X Xóa
4 Alt + O Thoát
5 Alt + N In ấn
6 Alt + H Hủy
7 Alt + I Trợ giúp


Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 8
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

8 Alt + C Cập nhật
9 Alt + G Ghi
10 Alt + K Tìm kiếm
11 Alt + N Đánh giá
12 Alt + P Phục hồi
13
14
15



3. Các công cụ nhập liệu


STT Tên Diễn giải
1 Nút – Button - Là một nút bấm thực hiện một chức
năng nào đó tương ứng với biểu
Minh họa
tượng hoặc dòng chữ ghi trên nút phụ
thuộc vào ý đồ thiết kế của người
lập trình
2 Ô soạn thảo – Text box - Cho phép người sử dụng nhập dữ
liệu vào đó (cả số và chữ hoặc ngày
Minh họa
tháng) dữ liệu đó sẽ được kiểm tra
tính hợp lệ theo ý đồ thiết kế của
người lập trình




3 Ô danh sách – List Box - Là ô chứa một danh sách nào đó
phục vụ cho người dùng thao tác với
Minh họa
chương trình
- Người dùng có thể sử dụng mũi tên
lên, xuống để đi chuyển qua lại trên
danh sách

4 Ô danh mục – Combobox - Combo box là sự kết hợp giữa ô
Textbox và Listbox
Minh họa
- Người dùng có thể lựa chọn các giá
trị trong hộp chọn. Để hiện danh sách
người dùng có thể kích chuột vào hình
tam giác hoặc bấm tổ hợp phím Alt+
mũi tên xuống hoặc phím nóng F4
- Ngoài ra để đến một dòng nào đó

Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 9
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

trên danh sách người dùng chỉ cần
bấm chữ cái đầu của dòng đó chương
trình sẽ tự động chuyển đến dòng có
chữ cái đầu mà bạn bấm (nếu có)


5 Lưới – Grid - Thông thường công cụ này dùng để
hiển thị dữ liệu theo dạng lưới, mỗi
Minh họa
dòng là một bản ghi (một dòng thông
tin). Người dùng có thể nhập, sửa dữ
liệu trên mỗi ô lưới như thao tác với ô
soạn thảo Textbox



6 Phân trang Phân trang là cửa sổ giao diện được
tổ chức thành nhiều trang, thuận tiện
Minh họa
cho việc tổ chức các thông tin cho cửa
sổ làm việc.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 10
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT


III. Bắt đầu với PMIS
Trước khi bắt đầu làm việc với hệ thống phải chắc chắn rằng ứng dụng PMIS đã được cài
đặt trên hệ thống máy tính của mình.
Có 2 cách thức để bắt đầu với PMIS từ lựa chọn trong mục chọn Start hoặc trên màn hình
làm việc.
Cách thông dụng kích hoạt và chạy ứng dụng:
Chọn mục chọn Start trong thanh công việc (Task bar), chọn tiếp Program

Nháy đúp chuột vào biểu tượng PMIS.
Chương trình sẽ được kích hoạt, hãy bắt đầu với các cửa sổ làm việc của PMIS.
Giao diện hiển thị lần đầu tiên sau khi cài đặt thành công với màn hình khai báo thông số kết
nối. Bạn phải đưa vào thông số để kết nối đến CDSL. Các lần khởi động sau đó bạn sẽ làm
việc với cửa sổ giao diện đăng nhập.

1. Bắt đầu với cửa sổ cấu hình.
Lần đầu tiên khi khởi động ứng dụng PMIS sau khi cài đặt, bạn phải qua bước khai báo
thống số kết nối. Giao diện hiện thị như sau:
Đưa vào tên máy chứa dữ
liệu chia sẻ




Đưa vào tên cơ sở dữ liệu


Trước khi bắt đầu với phần khai báo thông tin kết nối, bạn hãy tìm hiểu một chút về các
khái niệm sau:

III.1.1 Khái niệm:

III.1.2 Khái niệm ứng dụng mạng (Client/Server).




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 11
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




PMIS là một thống ứng dụng trên môi trường mạng máy tính. Các máy tính cài đặt ứng dụng
PMIS hoặc các ứng dụng trong hệ thống PEMIS sẽ phải sử dụng chung một cơ sở dữ liệu
được chia sẻ trên mạng do một máy đóng vai trò làm máy phục vụ (Server) cung cấp.
Vì vậy bạn cần phải hiểu được một số thông tin sau đây:
Tên máy chủ Tên máy chủ hay còn gọi là máy phục vụ (Server) cung cấp chia
sẻ CSDL, được gọi là Database Server.
Quy tắc để xác định tên máy chủ:
[Tên máy tính]\SQLEXPRESS
Ngầm định nếu cài ứng dụng và dữ liệu trên cùng máy tính thì
tên máy chủ sẽ là (Local)\SQLEXPRESS


Tên CSDL Tên cơ sở dữ liệu chương trình sẽ truy xuất dữ liệu.
Quy tắc để xác định tên:
PEMIS
* Nếu tên CSDL thay đổi, bạn cần chắc chắn phải biết rõ tên
thay đổi đó

Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 12
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

III.1.3 Cấu hình kết nối
Khai báo thông tin kết nối:
Tên máy chủ:
Ngầm định là : (Local)\SQLEXPRESS
Tên CSDL:
Ngầm định là: PEMIS
Chọn nút “Kiểm tra lại kết nối” để đảm bảo thông tin đưa vào là hợp lệ.
Chọn nút “Ghi” để lưu lại thông tin kết nối.
Kiểm tra lại dữ liệu đưa vào không hợp lệ.
Khi thông tin kết nối đưa vào không hợp lệ, khích hoạt một nút thực hiện nào đó (ví dụ: Nút
“Kiểm tra lại kết nối” hoặc nút “Ghi”). Chương trình sẽ hiện thị các cảnh báo lỗi trên cửa
sổ làm việc. Biểu tượng lỗi thường xuất hiện ở bên trái các công cụ nhập liệu. Hãy di
chuyển biểu tượng của con chuột đến biểu tượng lỗi để xem thông tin.




* Ghi chú: Khai báo thành công thông tin kết nối, hãy khởi động lại ứng dụng để chắc chắn
thông số đã được ghi hợp lệ.

III.1.4 Thông số đơn vị sử dụng
Hãy bắt đầu với phần kiểm tra và khai báo lại thông số cho đơn vị sử dụng của mình sau khi
bạn khai báo thông số kết nối thành công. Mỗi đơn vị quản lý (như các đơn vị cấp Sở,
Phòng) hoặc trường học trong hệ thống ngành GD&ĐT, khi sử dụng chương trình PMIS sẽ
được xác nhận một mã cho đơn vị, mã này sẽ là duy nhất và thống nhất về nguyên tắc đặt
mã trong toàn ngành GD&ĐT.
Thực hiện các bước sau để kiểm tra lại thông tin đăng ký đơn vị sử dụng:
Chọn mục chọn Hệ thống  Thống tin đơn vị để kiểm tra lại thông tin. Bạn không thể thực
hiện sửa đổi thông tin đơn vị trong chức năng này. Nếu thông tin không hợp lệ, bạn sử dụng
Công cụ quản trị để thay đổi lại chức năng nếu bạn có quyền quản trị. Chi tiết hãy xem
phần Công cụ quản trị ở phần tiếp theo trong tài liệu

2. Đăng nhập chương trình
Với mỗi người sử dụng chương trình PMIS, khi bắt đầu làm việc đẩu phải qua bước đăng
nhập. Quá trình đăng nhập là quá trình hệ thống kiểm tra và hợp thức hóa người sử dụng đối
với chương trình PMIS. Hãy bắt đầu với giao diện đăng nhập trong hình minh họa dưới đây.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 13
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Bạn hãy đưa thông tin đăng nhập của cá nhân vào các ô nhập liệu tương ứng. Thông tin nhập
liệu là thông tin của bạn đã được đang ký trong hệ thống, bao gồm:


Tên truy nhập Nhập tên người sử dụng trực tiếp từ bàn phím
Mật khẩu Nhập mật khẩu người sử dụng
Nhớ mật khẩu Lựa chọn nhớ mật khẩu cho việc đăng nhập tự động lần sau

Nhấn nút để đăng nhập vào hệ thống

Nhấn nút để thoát khỏi chức năng và hệ thống.
Nếu tên truy nhập hoặc mật khẩu bị nhập sai màn hình sẽ xuất hiện thông báo lỗi tương
ứng.
Nếu tên truy nhập và mật khẩu bị nhập sai quá ba lần hệ thống sẽ tự động thoát.
* Lưu ý:
Phải đảm bảo thông tin đăng nhập đã được đăng ký hợp lệ
Phải chắc chắn thông tin đăng nhập là thông tin của cá nhân mình

3. Thay đổi thông tin mật khẩu cá nhân
Để đảm bảo tính bảo mật cho thông tin đăng nhập của cá nhân, nên thường xuyên thay đổi
nó. Thực hiện thay đổi mật khẩu của cá nhân, bạn hãy thao tác như sau.
Từ cửa sổ chính của chương trình lựa chọn menu Hệ thống → Đổi mật khẩu sau khi màn
hình hiển thị, thực hiện thay đổi mật khẩu của cá nhân mình




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 14
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Màn hình hiển thị gồm 4 thông tin chính Tên đăng nhập, Mật khẩu cũ, nhập mật khẩu mới
và nhập lại mật khẩu mới.
Bắt buộc phải nhập mật khẩu cũ để xác định chính xác người đang đăng nhập vào hệ thống.
Chức năng cho phép thực hiện các thao tác Sửa đổi và Thoát.
Cập nhật thông tin thay đổi
Mật khẩu cũ: Nhập trực tiếp từ bàn phím giá trị mật khẩu cũ (chức năng không cho phép
thực hiện thao tác Copy dữ liệu).
Mật khẩu mới: Nhập một chuỗi ký tự hoặc số làm mật khẩu mới từ bàn phím.
Nhập lại mật khẩu mới: Nhập lại chuỗi ký tự hoặc số trùng khớp với dữ liệu trường Mật
khẩu mới. Không cho phép sử dụng thao tác Copy.

Khi nhấn vào nút hệ thống sẽ thực hiện kiểm tra mật khẩu cũ đã nhập đúng hay
chưa, mật khẩu mới có chính xác giữa 2 lần nhập hay không? Nếu sai hệ thống sẽ hiển thị
thông báo lỗi tương ứng. Ngược lại nếu việc kiểm tra chính xác hệ thống sẽ cập nhật mật
khẩu mới của người sử dụng tương ứng vào cơ sở dữ liệu.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 15
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT


IV. Quản trị danh mục

1. Giới thiệu chung.
Danh mục là các trạng thái thông tin của một Hồ sơ CCVC hay một quá trình, và được chuẩn
hóa thành một tập thông tin dưới dạng một bảng.
Mục đích sử dụng của danh mục là quan trọng, nó giúp cho các đối tượng sử lý thông tin –
như Hồ sơ, quá trình - của chúng ta tường minh hơn rất nhiều. Dưới đây là một số lợi ích
của danh mục.
Chuẩn hóa được thống tin.
Dễ dàng trong việc thống kê theo các chỉ tiêu dạng danh mục
Dễ dàng lọc và tìm kiếm thông tin.
Và còn rất nhiều lợi khác nữa.
Thông thường cấu trúc của danh mục bao gồm 2 phần và được tổ chức dưới dạng bảng.
Phần Mã: mỗi danh mục được cấp phát một mã duy nhất, được sử dụng như một thông tin
nhận dạng của danh mục. Mã thường sử dụng thông tin ngắn gọn, và thông thường là thông
tin số.
Phân Chi tiết: bao gồm các thông tin của danh mục, thông thường là tên + các thông tin khac
nếu có
Mã Tên Các thông tin khác nếu có
Mã Tên của một danh mục Các thông tin liên quan khác của
danh mục
… … …
Danh mục trong PMIS và cả hệ thống PEMIS là được đồng nhất trong toàn nghành GD&ĐT.
Hệ thống PMIS có chức năng đồng bộ các thay đổi danh mục từ cấp cao xuống các cấp thâp.
Và bây giờ, bạn hãy làm quen với các quy tắc và danh mục hiện có trong PMIS.



2. Các chức năng và thao tác với danh mục.
Khi bạn được cấp quyền thao tác với chức năng quản lý danh mục có nghĩa là bạn có thể sử
dụng được các chức năng sau:
Thêm mới danh mục
Sửa danh mục
Xóa danh mục
Tìm kiếm




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 16
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Chú thích: Cửa sổ bên tay trái là danh sách các bảng danh mục, cửa sổ bên phải thể hiện nội
dung của danh mục và các chức năng người dùng có thể thao tác thông qua các nút tùy chọn
bên dưới
Các bảng danh mục được chia làm 2 loại:
Loại không có cấp con : Ví dụ Cấp giáo dục, Cấp học, …
Loại có cấp con : Ví dụ DM tỉnh , Đơn vị, Loại nhân viên, trường…
Các thao tác thực hiện thêm, sửa, xóa danh mục:

Loại không có cấp con :

Thêm mới dữ liệu trong 1 danh mục :
Trên màn hình chính của phần quản lý danh mục, lựa chọn tên danh mục cần thêm.
Nhấn nút “Thêm” khi đó form hiển thị thêm mới sẽ xuất hiện. Ví dụ thêm mới “Cấp giáo
dục”:




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 17
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Nhập các thông tin vào form , ô nào chứa dấu (*) sẽ bắt buộc phải nhập dữ liệu
Nhấn nút “Ghi” để lưu lại dữ liệu thêm mới

Cập nhật dữ liệu trong 1 danh mục :

Trên màn hình chính của phần quản lý danh mục, click chuột vào danh mục cần sửa

Nhấn nút khi đó form hiển thị thêm mới sẽ xuất hiện . Ví dụ cập nhật danh mục
“Cấp giáo dục” :




Nhập các thông tin vào form , ô nào chứa dấu (*) sẽ phải nhập dữ liệu
Nhấn nút “Ghi” để lưu lại dữ liệu cập nhật

Xoá dữ liệu trong danh mục:

Trên màn hình chính của phần quản lý danh mục, click chuột vào đúng phần danh mục cần
xóa

Nhấn nút . Chương trình hiển thị cảnh báo người sử dụng có chắc chắn muốn
xóa nhấn nút”Có” để đồng ý hoặc “Không” để hủy bỏ yêu cầu xóa.

Loại có cấp con :

Thêm mới :

Click chuột vào nút cha

Nhấn nút , sẽ hiển thị form để thêm thông tin cho cấp con
Nhấn nút “Ghi” để ghi lại


Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 18
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

Cập nhật :

Click chuột vào nút cha , khi đó bên danh sách phải sẽ xuất hiện các con của nút cha đó




Click chuột vào 1 dòng muốn sửa thông tin
Nhấn nút “Sửa” , khi đó form sửa thông tin sẽ hiện thị ,ví dụ




Chú ý : Mục chọn “Không là đơn vị thực”: Là bản ghi nhóm lại các đơn vị cùng loại (ví dụ:
Bản ghi nhóm các đơn vị là:” Các trường THCS”
Thực hiện sửa thông tin cần thay đổi
Nhấn nút “Ghi” để lưu lại thông tin

Xoá:

Click chuột vào nút cha , khi đó bên danh sách phải sẽ xuất hiện các con của nút cha đó



Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 19
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Click chuột vào 1 dòng muốn xóa thông tin
Nhấn nút “Xoá” để xoá danh mục con nằm trong danh mục cha đó

3. Các danh mục trong hệ thống.

Biểu tượng:
Trong hệ thống quản lý CBGV ngành GD – ĐT việc quản lý thông tin dựa trên các tiêu chí
được qui chuẩn bằng các bảng danh mục (ví dụ như danh mục Quận/huyện, Tỉnh/Thành phố
trong tiêu chí quê quán,danh mục Quốc gia…). Ngoài ra, để thuận tiện cho việc quản lý cũng
như để có thể tra cứu thống kê một cách có hiệu quả và chính xác chúng tôi đã xây dựng các
bảng danh mục với các tiêu chí như bên dưới và được phân loại theo 3 cấp: Danh mục dùng
chung cho toàn bộ hệ thống, danh mục dùng trong PMIS, và danh mục EMIS.
Các bảng danh mục trong hệ thống PMIS sẽ là:
1. Cấp học
2. Cấp quản lý
3. Cấp quản lý giáo dục
4. Cấp trường
5. Chức danh
6. Chức vụ chính quyền
7. Chức vụ Ðảng
8. Chức vụ Đoàn thể
9. Chức vụ kiêm nghiệm
10. Chứng chỉ
11. Chuyên môn đào tạo
12. Công việc được giao
13. Công việc hiện nay


Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 20
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

14. Dân tộc
15. Đang theo học
16. Danh hiệu được phong
17. Diện ưu tiên bản thân
18. Diện ưu tiên gia đình
19. DM tỉnh
20. Độ tuổi giáo viên
21. Hạng trường
22. Hình thức đào tạo
23. Hình thức kỉ luật
24. Học hàm
25. Khen thưởng
26. Lí do nghỉ việc
27. Lĩnh vực ngạch công chức
28. Loại cán bộ
29. Loại đơn vị
30. Mức lương tổi thiểu chung
31. Ngạch công chức
32. Ngành đào tạo
33. Nghỉ bảo hiểm xã hội
34. Ngoại ngữ
35. Nhiệm vụ
36. Nhóm chức danh
37. Nhóm chuyên môn đào tạo
38. Nhóm công việc được giao
39. Nhóm công việc hiện nay
40. Nhóm ngạch
41. Nhóm nơi đào tạo
42. Nhóm trình độ chuyên môn
43. Nơi đào tạo
44. Phụ cấp chức vụ
45. Quan hệ gia đình
46. Thành phần xuất thân
47. Tình trạng hôn nhân


Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 21
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

48. Tôn giáo
49. Trạng thái trường
50. Trình độ chuẩn
51. Trình độ chuyên môn
52. Trình độ lý luận chính trị
53. Trình độ ngoại ngữ
54. Trình độ quản lý giáo dục
55. Trình độ quản lý nhà nước
56. Trình độ tin học
57. Trình độ văn hóa phổ thông
58. Văn bằng đào tạo
59. Xếp loại chung
60. Xếp loại đạo đức
61. Xếp loại sức khỏe
62. Xếp loại trình độ chuyên môn


Phần lớn các bảng danh mục trong chương trình đã được chúng tôi xây dựng và cập nhật
đầy đủ. Công việc của người quản trị trong phần này là rà soát lại các bảng danh mục để
cập nhập thêm trong các bảng danh mục cho phù hợp với địa phương mình.Hầu hết các
bảng danh mục được nhập bằng cách điền vào một bảng dữ liệu gồm các cột: mã danh
mục, tên danh mục.



4. Các danh mục quan trọng
Trong các hệ thống nói chung và với PMIS nói riêng có một số danh mục sẽ là xương sống
cho toàn bộ hệ thống, nó quyết định cách tổ chức cho toàn bộ hệ thống của bạn. Hãy bắt
đầu với PMIS với các danh mục quan trọng đó.
Các danh mục sau đây bạn nên đặc biệt chú ý. Danh mục liên quan đến đơn vị sử dụng là
những danh mục quan trọng và người quản trị sẽ phải cập nhật bảng danh mục cấp quản lý
giáo dục, hoặc bảng danh mục trường đầu tiên trước khi thực hiện các chức năng khác có
trong chương trình này.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 22
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

IV.4.1 Danh mục đơn vị quản lý
Danh mục đơn vị quản lý là một danh mục quan trọng. Nó quyết định cấu trúc tổ chức cho
toàn nghành GD&ĐT và được tổ chức thành một cây phân cấp. Chọn “Cấp quản lý giáo
dục” trong giao diện danh mục để tìm hiểu về nó.




IV.4.2 Danh mục trường
Trường là một danh mục trong hệ thống phân cấp cuối của các đơn vị trong ngành GD&ĐT.
Bạn sẽ nhìn thấy trong giao diện làm việc với trường trong hệ thống cây phân cấp. Chọn
“Trường” trong giao diện danh múc




5. Một số kinh nghiệp và lưu ý khi làm việc với danh mục
Để làm việc có hiêu quả và đảm bảo tính đồng nhất về hệ thống danh mục, bạn hãy lưu ý
các kinh nghiệm sau đây.
Không nên thêm danh mục khi không có thẩm quyền
Không nên sửa mã các danh mục gây phá vỡ cấu trúc danh mục
Không nên xóa danh mục khi chưa cân nhắc kỹ, vì như vậy sẽ làm mất thông tin dữ liệu của
mình.
Gán quyền hạn chế truy nhập sửa đổi danh mục cho các thành viên sử dụng không có quyền
hạn. Nên hạn chế quyền với các đơn vị ở cấp trường vì nếu không dữ liệu danh mục của hệ
thống sẽ thiếu đồng bộ




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 23
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

V. Quản lý thông tin hồ sơ CCVC

1. Các khái niệm trong quản lý hồ sơ.

V.1.1 Hồ sơ
Là một tập các thông tin quản lý về một cán bộ CCVC trong ngành GD&ĐT, nó bao gồm các
thông tin cá nhân, thông tin trình độ,.. và các thông tin quá trình khác. Nhìn chung một hồ sơ
bao gồm 2 phần chính.
Thông tin hồ sơ: là thông tin chung được đăng ký cho hồ sơ, nó bao gồm các thông tin cá
nhân, công việc hiện tại, trình độ học vấn…

V.1.2 Quá trình
Thông tin quá trình: là các thông tin lưu lại các vết về các quá trình gắn với một hồ sơ, với
một cán bộ CCVC như: quá trình công tác, quá trình hưởng lương.

2. Làm thế nào để nhập thông tin cho một hồ sơ.

Từ giao diện chính nhập thông tin hồ sơ lựa chọn nút , màn hình thêm mới thông
tin hồ sơ hiển thị như sau:




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 24
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Trong phần này người sử dụng có thể chọn đặt lọc danh sách hồ sơ theo từng đơn vị. Ví dụ:
Nếu người sử dụng chọn đơn vị là 1 phòng giáo dục nào đó trong Sở thì danh sách hồ sơ
hiển thị sẽ là toàn bộ công chức trực thuộc phòng giáo dục đó. Công việc đầu tiên để nhập
mới hồ sơ là người sử dụng sẽ phải chọn đơn vị có công chức được nhập mới bằng cách
chọn nút "Chọn đơn vị".




Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập dữ liệu.
Cách thức cập nhật dữ liệu vào các trường như sau:
Phần nhập thông tin chung:




• Mã số hồ sơ: Do chương trình tự sinh hoặc NSD có thể nhập vào từ bàn phím
• Họ và tên(*): Nhập trực tiếp từ bàn phím tên nhân viên theo tên trong giấy khai sinh.
• Tên gọi khác: Nhập tên gọi khác của CBNV trực tiếp từ bàn phím nếu có

Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 25
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

• Giới tính(*): Chọn một trong hai giá trị Nam hoặc Nữ hiển thị trong danh sách sau khi
nhấn chuột vào trường này.
• Ngày sinh: Chọn từ danh sách ngày hiển thị sau khi nhấn chuột vào trường này.
• Nơi sinh: Nhập nơi sinh của CBNV trực tiếp từ bàn phím
• Số hiệu CC(*):Nhập trực tiếp từ bàn phím các giá trị kiểu số hoặc chữ theo qui định
đánh mã nhân viên của Bộ giáo dục và đào tạo.
• Số CMND: Nhập số Chứng minh thư nhân dân
• Nơi cấp: Chọn từ danh sách tên tỉnh để xác định nơi cấp chứng minh thư nhân dân
của nhân sự
• Ngày cấp: Nhập kiểu dd/mm/yyyy ngày nhân sự được cấp CMND.
• Ảnh: trường này cho phép cập nhật ảnh của nhân sự, nhấn vào đường link”Chọn
ảnh” để hiển thị màn hình sau:




Chọn đường dẫn file ảnh tại phần Look in, chọn file ảnh cần cập nhật cho nhân sự tại phần

màn hình hiển thị, nhấn nút để load ảnh về màn hình trước đó.
Nhấn vào đường link” Xóa ánh” để xóa ảnh của nhân sự được cập nhật tại màn hình.


Phần nhập các thông tin chi tiết khác liên quan tới nhân sự:
1> Thông tin cá nhân:




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 26
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




• Tên tắt(Xếp TKB): Nhập tên viết tắt xếp thời khóa biểu của nhân sự nếu có
• Dân tộc: Chọn dân tộc từ danh sách hiển thị.Giá trị mặc định là dân tộc Kinh
• Tôn giáo: Chọn tôn giáo hiển thị trong danh sách.
• Quốc tịch: Chọn từ danh sách hiển thị các quốc tịch, giá trị mặc định là Việt nam.
• Quê quán: Cho phép cập nhật tuần tự từ Tỉnh/thành phố, Quận/huyện, Phường/xã,
địa chỉ. Các trường này được lựa chọn bằng cách nhấn chuột vào từng trường và
chọn một giá trị từ danh sách hiển thị. Sau khi chọn Tỉnh/Thành phố tương ứng với
Tỉnh/Thành phốhiển thị trong danh sách các huyện/quận thuộc tỉnh sẽ hiển thị trong
danh sách tương ứng,...
• Địa chỉ TT, Nơi ở hiện nay: Nhập trực tiếp dữ liệu từ bàn phím.
• Số điện thoại: Nhập số điện thoại của nhân sự chú ý nhập dữ liệu kiểu số
• Email: Nhập địa chỉ email của nhân sự lưu ý email phải đúng định dạng và duy nhất.
• Tình trạng hôn nhân: Chọn từ danh sách hiển thị các loại tình trạng gia đình của nhân
sự bằng cách click chuột vào hộp thoại
• Thành phần xuất thân: Chọn trong danh sách thành phần xuất thân của nhân sự nếu
có.
• Diện ưu tiên: Nhân sự thuộc diện ưu tiên nào thì chọn diện ưu tiên tương ứng trong
hộp thoại tương ứng
• Năng khiếu/Sở trường: Nhập năng khiếu của nhân sự trực tiếp từ bàn phím.
• Sức khỏe: Chọn một trong các loại sức khỏe hiển thị trong danh sách.
• Nhóm máu: Chọn nhóm máu trong danh sách
• Chiều cao: Nhập chiều cao của nhân sự.
• Cân nặng: Nhập trực tiếp cân nặng của nhân sự.


Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 27
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

• Khuyết tật: Nhập dữ liệu trực tiếp từ bàn phím vào trường này trong trường hợp
nhân sự có khuyết tật gì
• Số Tài khoản: Nhập số tài khoản của nhân sự trực tiếp từ bàn phím.
• Ngân hàng mở TK: Nhập tên ngân hàng mà nhân sự đăng ký tài khoản.
• Ngày bắt đầu đóng BHXH: Nhập dữ liệu kiểu ngày/tháng/năm
• Số sổ BHXH: Nhập số sổ bảo hiểm hiểm xã hội của nhân sự
2> Tuyển dụng – Đoàn – Đảng:




Cách thức nhập liệu như sau:
• Ngày hợp đồng: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy.
• Ngày tuyển dụng: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy.
• HT tuyển dụng: Nhập hình thức tuyển dụng nhân sự bằng cách click chuột vào mũi
tên đi xuống bên phải hoặc chọn phím tắt F4.
• CQ tuyển dụng: Nhập trực tiếp giá trị từ bàn phím tên cơ quan tuyển dụng nhân sự.
• Nhóm công việc được giao: Nhân sự thuộc nhóm công việc được giao nào thì lựa
chọn nhóm công việc được giao tưng ứng đó.
• Công việc được giao: Tên công việc được giao sẽ được hiển thị tương ứng sau khi
chọn nhóm công việc được giao trong danh sách.NSD chỉ việc lựa chọn tên công việc
được giao mà nhân sự đảm nhiệm
• Ngày bổ nhiệm vào ngạch: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy.
• Ngày về CQ hiện nay: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy ngày nhân sự về làm việc tại
đơn vị hiện nay.
• Thuộc loại cán bộ: Chọn trong danh sách tên loại cán bộ mà nhân sự đảm nhiệm




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 28
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

• Nhóm công việc hiện nay: Nhân sự thuộc nhóm công việc đang phụ trách nào thì lựa
chọn nhóm công việc hiện nay tưng ứng đó.
• Công việc hiện nay: Tên công việc hiện nay sẽ được hiển thị tương ứng sau khi chọn
nhóm công việc hiện nay trong danh sách.NSD chỉ việc lựa chọn tên công việc hiện
nay mà nhân sự đang phụ trách
• Đang nghỉ BHXH: Chọn trong danh sách tên loại hình nghỉ mà nhân sự đang nghỉ nếu

• Ngày vào ngành GD: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy ngày nhân sự vào ngành giáo dục.
• Chức vụ hiện tại: Nhập chức vụ mà nhân sự đang đảm nhận trực tiếp từ bàn phím.
• HSPCCV: Nhập hệ số phụ cấp công việc mà nhân sự được hưởng
• Ngày bổ nhiệm chức vụ hiện tại: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy ngày nhân sự được
bổ nhiệm giữ chức vụ mới.
• Lần bổ nhiệm: Nhập số lần nhân sự được bổ nhiệm.
• Chức vụ CQ kiêm nghiệm: Nhập chức vụ kiêm nghiệm mà nhân sự đang đảm nhiệm
bằng cách nhập trực tiếp từ bàn phím.
• Chức vụ CQ cao nhất đã qua: Nhập chức vụ cao nhất đã qua mà nhân sự đang đảm
nhiệm bằng cách nhập trực tiếp từ bàn phím.
• Đoàn viên TNCSHCM: Tích chọn nếu nhân sự là đoàn viên TNCSHCM.
• Chức vụ Đoàn thể: Chọn chức vụ Đoàn thể mà nhân sự đang đảm nhiệm trong danh
sách.
• Ngày vào Đảng: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy ngày nhân sự vào Đảng.
• Ngày chính thức: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy ngày nhân sự vào Đảng chính thức.
• CV Đảng hiện tại: Nhập chức vụ Đảng hiện nay nhân sự đang đảm nhiệm.
3> Trình độ chuyên môn:
Cách thức nhập liệu như sau:




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 29
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Học vấn phổ thông: Chọn trình độ học vấn phổ thông của nhân sự bằng cách click chuột vào
mũi tên đi xuống bên phải.
• Đã tốt nghiệp: Chọn trong danh sách chương trình học nhân sự đã tốt nghiệp qua.
• Nhóm TĐ chuyên môn: Chọn nhóm trình độ chuyên môn mà nhân sự theo học
• Trình độ CM cao nhất: Chọn trong danh sách trình độ chuyên môn cao nhất hiện nay
của nhân sự.
• Ngành đào tạo: Nhập ngành mà nhân sự đã được đào tạo.
• Nhóm chuyên ngành: Chọn trong danh sách nhóm chuyên ngành CBCC tham gia ĐT
• Chuyên ngành ĐT: Danh sách chuyên ngành ĐT sẽ được hiển thị tương ứng với nhóm
chuyên ngành đã chọn phía trên và người sử dụng chỉ việc chọn chuyên ngành đào tạo
trong danh sách này..
• Nhóm nơi ĐT: Chọn nhóm nơi đào tạo nhân sự bằng cách click chuột vào mũi tên đi
xuống bên phải.
• Nơi đào tạo: Nơi đào tạo sẽ được hiển thị tương ứng với từng nhóm. NSD chỉ việc
chọn nơi đào tạo nhân sự theo học bằng cách click chuột vào mũi tên đi xuống bên
phải.
• Hình thức ĐT: Chọn hình thức đào tạo nhân sự đã theo học
• Năm tốt nghiệp: Nhập năm nhân sự tốt nghiệp trực tiếp từ bàn phím.
• Đã bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm: Lựa chọn vào ô này khi nhân sự đã được bồi
dưỡng nghiệp vụ sư phạm
• Trình độ chuẩn: Chọn trong danh sách loại trình độ chuẩn mà nhân sự đạt được.
• Trình độ lý luận chính trị: Chọn trong danh sách tên trình độ lý luận chính trị mà nhân
sự đạt được



Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 30
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

• Trình độ QL Nhà nước: Nhập trình độ quản lý Nhà nước của nhân sự trực tiếp từ bàn
phím.
• Trình độ QL giáo dục: Chọn thông tin phù hợp hiển thị trong danh sách sau khi nhấn
chuột vào trường này.
• Ngoại ngữ chính, trình độ: Chọn loại ngoại ngữ chính trong danh sách và trình độ
ngoại ngữ tương đương
• Ngoại ngữ khác, Trình độ: Chọn và thêm ngoại ngữ khác.
• Trình độ tin học: Nhập trình độ tin học của nhân sự bằng cách click chuột vào mũi
tên đi xuống bên phải.
• Học hàm cao nhất: Chọn từ danh sách ngày hiển thị sau khi nhấn chuột vào trường
này.
• Năm phong: Nhập năm phong học hàm cao nhất của nhân sự
• Danh hiệu cao nhất: Chọn danh hiệu cao nhất trong danh sách mà nhân sự đạt được
• Đang tham gia đào tạo bồi dưỡng: Ô này sẽ được đánh dấu trong trường hợp cán bộ
đang tham gia các khóa đào tạo bồi dưỡng các khóa học.
• Nhiệm vụ(Môn dạy): Chọn trong danh sách nhiệm vụ nhân sự đảm nhiệm
• Môn phụ: Chọn môn phụ mà nhân sự đang giảng dạy bằng cách click chuột vào mũi
tên đi xuống bên phải.
• Dạy các lớp: Nhập các lớp hiện tại nhân sự đang giảng dạy.
• Tổ chuyên môn: Nhập tổ chuyên môn mà nhân sự đang tham gia bằng cách nhập trực
tiếp từ bàn phím.
4>Thông tin lương, phụ cấp:




Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập dữ liệu.



Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 31
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

Cách cập nhật dữ liệu vào các trường như sau:
• Mã ngạch: Nhập trực tiếp từ bàn phím các giá trị kiểu số hoặc chữ theo qui định đánh
ngạch lương nhân viên của Bộ giáo dục và đào tạo. Sau khi nhập mã ngạch thì các
trường như Tên ngạch, Loại công chức, Bậc lương, Hệ số lương … tự động cập
nhật.
• Tên ngạch: Hệ thống sẽ tự động nhập tên ngạch sau khi NSD nhập đúng mã ngạch.
• Nhóm ngạch: Hệ thống sẽ tự động nhập loại công chức sau khi NSD nhập đúng mã
ngạch.
• Bậc lương: Hệ thống sẽ tự động nhập bậc lương sau khi NSD nhập đúng mã ngạch.
• Hệ số lương: Hệ thống sẽ tự động nhập hệ số lương sau khi NSD nhập đúng mã
ngạch.
• Hưởng 85%(Thử việc):
• Chênh lệch bảo lưu: Nhập chênh lệch bảo lưu trực tiếp từ bàn phím.
• Hưởng từ ngày: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy ngày nhân sự bắt đầu hưởng lương.
• Ngày nâng lương lần sau: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy ngày nâng lương lần sau của
nhân sự.
• % PC thâm niên vượt khung: Nhập % phụ cấp thâm niên vượt khung.
• Phụ cấp kiêm nhiệm (%): Nhập % phụ cấp kiêm nhiệm của nhân sự.
• Hệ số PC trách nhiệm: Nhập hệ số phụ cấp trách nhiệm của nhân sự hoặc hệ thống
sẽ tự động lấy được phụ cấp trách nhiệm cho nhân sự trường hợp nhân sự đó thuộc
trường đặc biệt khó khăn hoặc trường đó thuộc loại đặc biệt đã được quy định mức
phụ cấp trách nhiệm trước đó.
• Hệ số phụ cấp khu vực: Nhập hệ số phụ cấp khu vực của nhân sự.
• Phụ cấp thu hút (%): Nhập % phụ cấp thu hút của nhân sự.
• Phụ cấp ưu đãi (%): Nhập % phụ cấp ưu đãi của nhân sự hoặc hệ thống sẽ tự động
lấy được phụ cấp ưu đãi cho nhân sự trường hợp nhân sự đó thuộc trường đặc biệt
khó khăn hoặc trường đó thuộc loại đặc biệt đã được quy định mức phụ cấp ưu đãi
nhất định .
• Phụ cấp đặc thù (%): Nhập % phụ cấp đặc thù cho nhân sự.
• Phụ cấp đặc biệt (%): Nhập % phụ cấp đặc biệt của nhân sự.
• Hệ số phụ cấp lưu động: Nhập hệ số phụ cấp lưu động của nhân sự trực tiếp từ bàn
phím.
• Hệ số PC độc hại nguy hiểm: Nhập hệ số phụ cấp độc hại nguy hiểm.
• Hệ số PC khác: Nhập hệ số phụ cấp khác nếu có.



Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 32
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

• Ghi chú: Nhập nội dung ghi chú cho nhân sự nếu có

- Kết thúc quá trình nhập liệu NSD nhấn nút chức năng thực hiện kiểm tra các
thông tin cần thiết như trường bắt buộc phải nhập đã nhập dữ liệu chưa, dữ liệu ngày được
nhập đúng định dạng chưa,...trong trường hợp thỏa mãn chức năng tự động ghi nhận ngược
lại hiển thị thông báo lỗi.

Nhấn nút nếu NSD muốn in thông tin vừa nhập.

Nhấn nút nếu NSD không muốn lưu lại các thông tin nhân sự vừa nhập.


NSD muốn cập nhật thông tin chi tiết về các quá trình làm việc và quá trình lương của nhân
sự, NSD click chọn vào đường link bên dưới ứng viên có kinh nghiệm hoặc



3. Các thao tác với hồ sơ

V.3.1 Sửa
Chọn một nhân viên cần sửa trong danh hồ sơ sách bằng cách chọn tên nhân viên trong danh
sách tại phần màn hình phía bên trái.




Click chọn nút hoặc bấm đồng thời tổ hợp phím Alt + S chương trình tự động
hiển thị dữ liệu cá nhân tương ứng lên phần màn hình bên phải. NSD có thể thực hiện thao
tác cập nhật thay đổi dữ liệu hiển thị tại các trường này.


Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 33
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT


Nhấn nút để ghi nhận thông tin vừa cập nhật.
Lưu ý: Muốn sửa đổi thông tin khác (các quá trình) của hồ sơ hiện tại người sử dụng chọn
nút quá trình tương ứng (nằm ở phía dưới màn hình), trong mỗi quá trình đều có nút chức
năng sửa dữ liệu tương tự như nút chức năng sửa dữ liệu (chi tiết xem hướng dẫn phần các
quá trình)

V.3.2 Xóa
Chọn một CBCC cần xóa bằng cách chọn tên trong danh sách CBCC phần màn hình bên trái.

Nhấn nút hoặc bấm đồng thời tổ hợp phím Alt + X để xóa nhân viên vừa được
chọn, chức năng tự động ghi nhận thao tác Xóa vừa thực hiện.

V.3.3 Tìm kiếm

Biểu tượng:




Các bước thực hiện tìm kiếm:
1. Người sử dụng chọn 1 trong 4 lựa chọn tìm kiếm:
- Chỉ tìm tên: Chương trình sẽ tìm kiếm toàn bộ những hồ sơ có tên mà người sử dụng cần
tìm.
- Tìm họ và tên: Chương trình sẽ tìm kiếm toàn bộ những hồ sơ có họ và tên mà người sử
dụng cần tìm.
- Tìm số hồ sơ: Chương trình sẽ tìm kiếm hồ sơ có Số hồ sơ mà người sử dụng cần tìm.
- Tìm mã đơn vị: Chương trình sẽ tìm kiếm toàn bộ các hồ sơ của đơn vị mà người sử
dụng cần tìm.
2. Người sử dụng nhập điều kiện cần tìm vào ô "Ðiều kiện tìm"
3. Nhấn vào nút "Tìm kiếm" hoặc bấm tổ hợp phím ALT+K để chương trình thực hiện
việc tìm kiếm.
+ Kết quả trả lại: Nếu tìm thấy hồ sơ thoả mãn điều kiện tìm kiếm thì chương trình dừng
lại chờ người sử dụng xử lý kết quả; khi đó người sử dụng có thể nhấn nút tìm tiếp hoặc tổ
hợp phím ALT+T để chương trình tiếp tục tìm kiếm các hồ sơ trong danh sách; hoặc nhấn
nút thoát(Alt + O) để trở về màn hình nhập dữ liệu.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 34
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

V.3.4 In các phiếu thông tin nhân sự
Để in các phiếu thông tin liên quan tới nhân sự bạn chọn CBCC trong danh sách hồ sơ tại
cửa sổ bên trái. Màn hình sẽ hiển thị thông tin chi tiết về CBCC được chọn bên tay phải kèm

theo các chức năng được phép thao tác, bạn chọn chức năng màn hình báo cáo sẽ
được hiển thị như sau:




Người dùng có thể lựa chọn các biểu báo cáo bằng cách trỏ chuột lựa chọn mẫu báo cáo và
click chọn nút In.



4. Quản lý các quá trình trong hồ sơ.
Tương ứng với mỗi hồ sơ hiện tại trên màn hình nhập dữ liệu ở mỗi trang Thông tin hồ sơ
là và 18 liên kết ứng với 18 quá trình của công chức đó.




Ðể thực hiện việc cập nhật (xem, xoá, sửa, thêm mới) trên quá trình nào người sử dụng kích
chuột vào nút quá trình hoặc bấm tổ hợp phím nóng của nút đó. Giao diện của các quá trình
đều giống nhau, chỉ khác nhau về nội dung trên các ô lưới (xem chú thích ô lưới). Dưới đây
xin minh hoạ giao diện cụ thể các quá trình qua việc minh hoạ "Quá trình lương".




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 35
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Trên mỗi quá trình đều có chung 5 thao tác: Thêm, sửa, xoá, ghi và thoát.
Thao tác Thêm: Thêm mẩu tin mới vào bảng quá trình trên ô lưới. Ðể thực hiện chức năng

này người sử dụng có thể kích chuột vào nút thêm mới hoặc bấm tổ hợp phím
nóng ALT+T. Màn hình nhập liệu hiển thị và con trỏ được đặt ngay ở vị trí đầu tiên chờ
người sử dụng nhập thông tin. sau khi nhập xong người sử dụng chọn nút ghi để thực hiện
việc ghi lại các thay đổi vừa nhập (tương ứng với thao tác ghi được hướng dẫn ở dưới)
Thao tác Sửa: Sửa mẩu tin mới vào bảng quá trình trên ô lưới. Ðể thực hiện chức năng này

người sử dụng có thể kích chuột vào nút Sửa dữ liệu hoặc bấm tổ hợp phím nóng
ALT+S. Khi chọn nút này mẩu tin hiện tại sẽ có màu xanh đậm, con trỏ được đặt ngay ở vị
trí đầu tiên chờ người sử dụng sửa đổi thông tin. Sau khi sửa đổi xong thực hiện thao tác ghi
để ghi lại thay đổi.
Thao tác Xoá: Xóa mẩu tin hiện tại trên ô lưới. Ðể thực hiện chức năng này người sử dụng

có thể kích chuột vào nút tượng xoá hoặc bấm tổ hợp phím nóng ALT+X. Khi
chọn nút này chương trình sẽ đưa ra câu hỏi để hỏi người sử dụng có chắc chắn xoá mẩu tin
này không; người sử dụng sẽ có hai cách lựa chọn CÓ hoặc KHÔNG. Nếu người sử dụng
chọn CÓ chương trình sẽ xóa mẩu tin hiện tại, ngược lại nếu người sử dụng chọn KHÔNG
chương trình sẽ huỷ bỏ thao tác xoá đó.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 36
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

Thao tác ghi: Ghi lại những thông tin mà người sử dụng thêm mới hoặc sửa đổi. Ðể thực

hiện chức năng này người sử dụng có thể kích chuột vào nút ghi hoặc bấm tổ
hợp phím nóng ALT+G.
Thao tác Thoát: Thoát khỏi quá trình hiện tại và trở về màn hình nhập chính. Tổ hợp phím
nóng của thao tác này là ALT+O



5. Một số lưu ý khi quản lý thông tin hồ sơ




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 37
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT


VI. Các tác vụ nghiệp vụ trong PMIS.

1. Đánh giá cán bộ công chức.

VI.1.1 Khái niệm.

VI.1.2 Lập danh sách đánh giá
Đánh giá cán bộ công là nghiệp vụ chức quản lý thông tin về Tình trạng sức khoẻ, Xếp loại
đạo đức, Xếp loại chuyên môn, Xếp loại chung và có thêm cột Ghi chú để lưu ý thêm 1 số
thông tin đặc biệt ...
Chọn cửa sổ Đánh giá CBCC để hiển thị màn hình sau:




Để đánh giá CBCC cho toàn bộ một đơn vị ta thực hiện các bước sau
Chú ý: Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập dữ liệu.

Bước 1: Chọn Đơn vị: Chọn đơn vị cần đánh giá bằng cách nhấn chuột vào nút .
Năm đánh giá: NSD nhập năm cần đánh giá CBCC vào ô này
Kỳ đánh giá: Chọn kỳ đánh giá bằng cách click chuột vào mũi tên đi xuống bên phải sau đó
chọn kỳ đánh giá cho năm lựa chọn đó..
Bước 2: Lập danh sách: NSD muốn lập danh sách các cán bộ công chức được đánh giá bằng

cách nhấn nút




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 38
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Bước 3: Lựa chọn CBCC cùng loại để đánh giá một cùng lúc bằng cách nhấn chuột vào
mục chọn hoặc chọn loại cán bộ có cùng tiêu chí công việc được giao. Sau đó lựa chọn nút

màn hình hiển thị form Đánh giá chung như sau:




Bước 4: Lựa chọn các tiêu chí cần đánh giá trong các hộp thoại tương ứng và click chọn nút


Bước 5: Hoàn tất quá trình đánh giá

Nếu muốn lưu lại thông tin vừa lập, NSD ấn nút .

Nếu không muốn lưu lại các thông tin đó, NSD ấn nút .

Muốn thoát khỏi màn hình hiện tại, NSD ấn nút




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 39
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

Sau khi hoàn tất quá trình đánh giá cán bộ công chức tại chức năng này, mỗi cán bộ công
chức được đánh giá sẽ được cập nhật 1 dòng vào quá trình đánh giá công chức trong form sơ
yếu.



2. Quản lý nâng lương

VI.2.1 Khái niệm

Biểu tượng:
Chức năng này hỗ trợ quá trình xét nâng lương cho cán bộ một cách tự động và thực hiện
cập nhập mức lương mới vào CSDL khi có quyết định chính thức. Bên cạnh đó chức năng
này còn cho phép người sử dụng danh sách nâng lương, quyết định nâng lương

VI.2.2 Lập danh sách nâng lương
Các bước để thực hiện nâng lương như sau:
▪ Bước 1: Tìm ra danh sách các cán bộ tới kỳ hạn được nâng lương, thực hiện duyệt và in ra
quyết định trên giấy
▪ Bước 2: Khi quyết định in ra đã được ký duyệt, cần phải cập nhật lại lương vào CSDL
cho các cán bộ đã được duyệt lên lương

Thao tác trong bước 1: hỗ trợ ra quyết định

Lựa chọn loại công chức: đánh dấu vào bảng lương loại cán bộ cần xét duyệt




Chọn danh mục đơn vị cần xét nâng lương




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 40
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Bấm phím “Lập danh sách” để tìm ra danh sách cán bộ tới kỳ lên lương -> chương trình sẽ
thực hiện tính toán những cán bộ đến kỳ nâng lương và đưa ra danh sách theo các tiêu chí
như hình sau:




Chọn CBCC cần thực hiện nâng lương trong danh sách hoặc chọn mục




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 41
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

Bấm phím để in bảng danh sách đề nghị nâng lương và in quyết định nâng lương

cho CBCC bằng cách lựa chọn nút

Thao tác trong bước 2: Cập nhật vào cơ sở dữ liệu

- Chọn từng CBCC cần thực hiện nâng lương hoặc chọn toàn bộ CBCC. Sau đó click chọn

nút . Màn hình cập nhật thông tin lương hiển thị như sau:




Khi thực hiện cập nhật thông tin nâng lương chương trình sẽ tự động xác định các thông tin
như bậc lương tiếp theo, ngày nâng lương tiếp theo. Tuy vậy, trước khi in/ghi lại vào CSDL,
người dùng có thể sửa lại các thông tin này riêng cho từng trường hợp bằng cách nhập/gõ lại
vào các ô ngạch, bậc lương, ngày nâng lương tiếp theo trong cửa sổ danh sách công chức tới
kỳ nâng lương.


NSD có thể cập nhật thông tin lương cho từng CBCC bằng cách chọn cán bộ, cập nhật thông

tin lương mới sau đó nhấn nút hoặc cập nhật thông tin lương cho toàn bộ

CBCC trong danh sách bằng cách nhấn chọn nút .
Sau khi cập nhật thông tin nâng lương cho CBCC thành công, trong quá trình hưởng lương
của CBCC sẽ được cập nhật thêm một dòng mới chứa thông tin lương mới vừa được cập
nhật.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 42
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

3. Thuyên chuyển cán bộ

VI.3.1 Khái niệm


Biểu tượng:

VI.3.2 Thao tác thuyên chuyển
Các trường hợp thuyên chuyển cán bộ:
- Thuyên chuyển nội bộ.
- Chuyển đi nơi khác.
- Nghỉ hưu
- Thôi việc
Ðể giúp chương trình xác định đúng được công việc cần làm, chúng ta cần chỉ ra loại thuyên
chuyển tương ứng của cán bộ từ danh sách chọn:




1> Chuyển nội bộ
Các bước thực hiện thuyên chuyển CBCC hình thức chuyển nội bộ như sau:
Bước 1: Lựa chọn loại hình thuyên chuyển” Chuyển nội bộ”
Cách cập nhật dữ liệu vào các trường như sau:

Đơn vị hiện tại: Chọn đơn vị bằng cách nhấn chuột vào nút .
Ngày chuyển: Nhập ngày nhân viên chuyển đi.
Lý do: Nhấn chuột vào mũi tên đi xuống bên tay phải để chọn lý do.
Chọn: Click chuột vào nhân viên cần chuyển trong danh sách bên trái.
Bước 2: Lựa chọn Đơn vị chuyển đến: Chọn đơn vị nhân viên chuyển đến bằng cách nhấn

chuột vào nút .
Bước 3: Sau khi nhập toàn bộ dữ liệu cần thiết về nhân viên chuyển đi, NSD nhấn nút

. Hệ thống sẽ tự động cập nhật CBCC vào đơn vị mới chuyển đến và cập nhật
thêm một dòng mới vào Quá trình công tác của CBCC đó.
Phục hồi: Để thực hiện phục hồi CBCC mới chuyển đến trở về đơn vị cũ và cập nhật lại
thông tin về nhân sự trong đơn vị thực hiện như sau:




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 43
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

- Chọn mục “Chỉ hiển thị CB mới chuyển đến”, lựa chọn CBCC muốn phục hồi trong
danh sách và click chọn nút Phục hồi. Lúc này CBCC vừa phục hồi cập nhật trở lại đơn vị
cũ.




2> Chuyển đi nơi khác:




Bước 1: Lựa chọn loại hình thuyên chuyển” Chuyển đi nơi khác”
Cách cập nhật dữ liệu vào các trường như sau:

Đơn vị hiện tại: Chọn đơn vị bằng cách nhấn chuột vào nút .


Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 44
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

Ngày chuyển: Nhập ngày nhân viên chuyển đi.
Lý do: Nhấn chuột vào mũi tên đi xuống bên tay phải để chọn lý do.
Chọn: Click chuột vào nhân viên cần chuyển trong danh sách bên trái.

Bước 2: Lựa chọn để xuất dữ liệu ra file xml chuyển đi cho đơn vị khác
Bước 3: Chọn đường dẫn file cần lưu và nhập tên file cần lưu trong mục “File Name”




Click vào nút “Save” để hoàn tất quá trình chuyển CBCC ra ngoài đơn vị.
Lưu ý: Sau khi thực hiện chuyển CBCC ra khỏi đơn vị thông tin của nhân viên đó sẽ biến
mất khỏi danh sách hồ sơ nhân viên trong đơn vị. Thông tin của nhân viên được trích xuất ra
file XML và được cập nhật về đơn vị mới thông qua nghiệp vụ “Nhận Cán bộ”.
Phục hồi: Muốn thực hiện phục hồi CBCC vừa chuyển đi NSD lựa chọn vào mục “Chỉ
hiện thị CB mới chuyển đi”. Chọn trong danh sách CB muốn khôi phục và bấm vào nút
“Phục hồi”. Lúc này thông tin CBCC vừa thực hiện thuyên chuyển sẽ trở lại trạng thái cũ.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 45
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




3> Nghỉ hưu, thôi việc
Bước 1: Lựa chọn loại hình thuyên chuyển” Nghỉ hưu” hoặc “Thôi việc”
Cách cập nhật dữ liệu vào các trường như sau:

Đơn vị hiện tại: Chọn đơn vị bằng cách nhấn chuột vào nút .
Ngày chuyển: Nhập ngày nhân viên nghỉ hưu, thôi việc.
Lý do: Nhấn chuột vào mũi tên đi xuống bên tay phải để chọn lý do.
Chọn: Click chuột vào nhân viên cần chuyển trong danh sách bên trái.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 46
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Bước 2: Lựa chọn để cập nhật CBCC vào CSDL nghỉ hưu, nghỉ việc. Lúc này
danh sách CBCC nghỉ hưu, thôi việc bị xóa khỏi danh sách hồ sơ CBCC hiện tại của đơn vị

VI.3.3 Tiếp nhận hồ sơ thuyên chuyển(Nhận cán bộ)


Biểu tượng:
Nhận cán bộ là nghiệp vụ quản lý thông tin CBCC trong 1 đơn vị cụ thể khi nhân viên đó
chuyển đến làm việc tại đơn vị mình.
Từ menu Nghiệp vụ chọn danh mục Nhận cán bộ để hiển thị màn hình sau:




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 47
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập dữ liệu.
Các bước thực hiện nhận cán bộ về đơn vị như sau:

Đơn vị: Chọn tên đơn vị nhận cán bộ bằng cách nhấn chuột vào nút .
Chọn file: NSD chọn file lấy thông tin của nhân sự mới nhận về bằng cách click chuột vào
nút chọn file. Chú ý file lựa chọn phải là file thuyên chuyển cán bộ.
Sau khi lựa chọn đúng file xml thuyên chuyển CB thông tin của CB nhận về được hiện thị
tương ứng:
Họ và tên: Họ tên của nhân sự sẽ được hệ thống tự động cập nhật ngay sau khi NSD chọn
file thông tin của nhân sự mới nhận về.
Mã số hồ sơ: Hệ thống tự động cập nhật số hồ sơ của nhân sự mới nhận về.
Số hiệu CC: Hệ thống tự động cập nhật số hiệu cc của nhân sự mới nhận về.
Năm sinh: Năm sinh của nhân sự trong hồ sơ nhân sự mới nhận về cũng được hệ thống tự
động cập nhật.
Chuyển đến từ: Hệ thống tự động cập nhật đơn vị cũ của nhân sự mới chuyển đến.
Ghi chú: Ngoài những chú ý đặc biệt về nhân sự mà NSD trực tiếp nhập thì đối với các hồ
sơ nhân sự nhận về thì ở phần ghi chú hệ thống sẽ tự động đánh dấu.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 48
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Sau khi nhập xong toàn bộ các thông tin, NSD sẽ nhấn nút để hoàn tất việc
nhận cán bộ về đơn vị mình. Lúc này CBCC vừa nhận về sẽ cập nhật thêm 1 dòng mới vào
quá trình công tác có ngày bắt đầu là ngày thực hiện nhận cán bộ kèm theo tên công việc
được giao và tên đơn vị nhận về tại mục diễn giải.
- Để kiểm tra việc nhận cán bộ về đơn vị đã thành công hay chưa NSD vào chức năng
nghiệp vụ nhận hồ sơ và kiểm tra thông tin của CBCC đó



4. Lập kế hoạch biên chế

VI.4.1 Khái niệm



Biểu tượng :
Chức năng này hỗ trợ người sử dụng tự động hoá được công việc lập kế hoạch biên chế,
đây là một công việc mất rất nhiều thời gian và phải phải làm hàng năm. Tuy nhiên, trong
thực tế thì phần lớn các nhu cầu về biên chế thường rất khác so với biên chế được tính theo
quy định. Do vậy, sau khi chương trình tính toán ra kết quả người sử dụng sẽ dựa vào đó để
điều chỉnh lại số liệu cho hợp lý, tuỳ theo nhu cầu của đơn vị mình.
I. Các căn cứ:
1- Quyết định 243-CP ngày 28/06/1979 "Về tổ chức bộ máy, biên chế các trường phổ
thông"


Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 49
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

2- Quyết định số 304-CP ngày 29/8/1979 "Về việc tổ chức bộ máy, biên chế của nhà
trẻ thuộc khu vực Nhà nước".
3- Thông tư 03-CP/UB ngày 7/3/1980 của Uỷ ban Bảo vệ Bà mẹ Trẻ em V/v Hướng
dẫn việc thi hành quyết định số 304-CP ngày 29/8/1979 về tổ chức bộ máy, biên chế của nhà
trẻ thuộc khu vực Nhà nước.
4- Nghị định số 17-HĐBT ngày 30/01/1984 "Về tổ chức bộ máy, biên chế trường mẫu
giáo"
5- Thông tư số 35/2006/TTLT/BGD&ĐT-BNV ngày 23/08/2006 Hướng dẫn định mức
biên chế của cán bộ, giáo viên, nhân viên các trường phổ thông (thay thế thông tư số 27-
TT/LB, ngày 07/12/1992 V/v sắp xếp đội ngũ giáo viên - cán bộ các trường học của ngành
giáo dục - đào tạo, thuộc địa phương quản lý)



VI.4.2 Làm việc với các chỉ tiêu

I. Định mức biên chế:

1- Định mức biên chế CB, giáo viên, nhân viên

Căn cứ vào quy định của các công văn trên, cho phép chúng ta xác định các định mức để
tính kế hoạch biên chế như bảng sau:




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 50
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

a/- Bậc mầm non :
Hạng Tiêu chuẩn CB Tỉ lệ GV NV Ghi chú
QL
Nhà trẻ 3 Dưới 50 trẻ 0.17/Số HS (ĐM:0.17 là kể cả CBQL,NV)
Nhà trẻ 2 Dưới 100 1 0.11/Số HS 2
trẻ
Nhà trẻ 1 100 trở lên 2 0.11/Số HS 3 (NV:50 trẻ+1 người, tối đa 5)

Mẫu giáo 3 Dưới 6 lớp 1 1.00 /Số lớp 2
Mẫu giáo 2 Dưới 8 lớp 2 1.00/Số lớp 2 (MG bán trú: 2 GV/lớp)
Mẫu giáo 1 8 lớp trở lên 3 1.00/Số lớp 2
Mầm non 1 Dưới 50 HS 1 (Số GV: tính riêng từng cấp)
Mầm non 2 50 hs trở lên 2 (NV: kể cả nấu ăn)


b/- Bậc Tiểu học trở lên


Bậc, HT PHT Giáo TPT BTĐ Thư viện TB- Nhân viên
hạng viên THTN
trường
Tiểu học 1 2 1,2 1 1 1 3
hạng I (1,5)
Tiểu học 1 1 1,2 1 1 TV KN 2
hạng II (1,5)
Tiểu học 1 1 1,2 1 1 TV KN 2
hạng III (1,5)
THCS 1 2 1,9 1 1 2 3 (40 lớp+1)
hạng I
THCS 1 1 1,9 1 1 1 3
hạng II
THCS 1 1 1,9 1 1 1 3
hạng III
THPT 1 3 2,25 1 (*) 1 2 3 (40 lớp+1)
hạng I
THPT 1 2 1 1 1 3
hạng II (**)
THPT 1 1 1 1 1 3
hạng III (**)
* Ghi chú:




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 51
BC Biên Tăng
có chế Biên Kế giảm
Tài liệu hướng dẫn đượcụng hệ thống quản c CBGV ngành GD-ĐT
mặt sử d chế có hoạ lý năm kế Số Số
31/1 giao mặt h hoạch lớp HS
2 năm năm biên so với (Kế (Kế
Nội dung năm báo năm báo
báo chế hoạch hoạch
trướ cáo cáo năm cáo ) )
c sau
năm
báo
cáo
A 1 2 3 4 5=4-2 6 7
1.- Nhà trẻ
- Cán bộ quản

- Nhân viên
- LC bảo vệ
- Cô nuôi dạy
trẻ
2.- Trường mẫu
giáo
- Cán bộ quản

- Nhân viên
- LC bảo vệ
- G.viên mẫu
giáo
3.- Trường mầm
non
- Cán bộ quản

- Nhân viên
- LC bảo vệ
- Cô nuôi dạy
trẻỷ
- G.viên mẫu
giáo
4.- Trường tiểu
học :
- Cán bộ quản

- Nhân viên
- LC bảo vệ
- Thư viện -
thiết bị
Dự - GV ỗổng đổi mới quản lý giáo dục (SREM)
án H t trợ PT 52
Đội, BT Đoàn
- GV tiểu học
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

* Đối với khối mầm non, theo thông tư 27, nếu có 40 cháu trở lên thì sẽ có một nhân viên
nấu ăn (bao gồm tiếp phẩm, nấu ăn, thủ kho, kế toán nhà ăn); 60 cháu trở lên sẽ có một nhân
viên hành chính quản trị (bao gồm văn thư, quản trị, kế toán, thủ quỹ, tạp vụ, bảo vệ).
- Các đơn vị VP Sở GD-ĐT, các Phòng GD&ĐT, các Trung tâm GDTX, các trường THCN
không có định mức cụ thể
2- Bảng định mức tiết dạy/tuần của các trường trung học:
Từ việc phân công giảng dạy số tiết của từng môn dạy theo tuần, chương trình thiết
kế sẵn như sau :
- Đối với cấp Trung học cơ sở : theo kế hoạch giảng dạy theo chương trình thay sách hiện
hành.
- Đối với Trung học phổ thông : lấy kế hoạch giảng dạy của Ban cơ bản làm chuẩn và bổ
sung 4 tiết tự chọn cho các môn sau : Văn (1 tiết), Toán (1 tiết), Sinh (0,5 tiết), Lý (0,5 tiết),
Hoá (0,5 tiết), Ngoại ngữ (0,5 tiết). Riêng môn GDQP tính 1 tiết/tuần.
Với cách tính như vậy, nhu cầu GV tùng môn sẽ tính trên cơ sở kế hoạch giảng dạy như
sau :




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 53
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Môn Lớp Lớp Lớp Lớp 9 Lớp Lớp Lớp Ghi chú
6 7 8 10 11 12
VAN 4 4 4 5 4 4.5 4 + 1.0 t tự chọn
SU 1 2 1.5 1.5 1.5 1 1.5
DIA 1 2 1.5 1.5 1.5 1 1.5
GDCD 1 1 1 1 1 1 1
TOAN 4 4 4 4 4 4.5 4.5 + 1.0 t tự chọn
LY 1 1 1 2 2.5 2.5 2.5 + 0,5 t tự chọn
HOA 2 2 2.5 2.5 2.5 + 0,5 t tự chọn
SINH 2 2 2 2 1.5 2 2 + 0,5 t tự chọn
NHAC 1 1 1 0.5
MYTHUAT 1 1 1 0.5
TDTT 2 2 2 2 2 2 2
TINHOC 2 1.5 1.5
KYTHUAT 2 2 2 2 1.5 1.5 1
NGOAINGU 3 3 3 2 3.5 3.5 3.5 + 0,5 t tự chọn
GDQP 1 1 1
Cộng : 23 25 26 26 28.5 28.5 28.5


* Ghi chú: - Người sử dụng có thể thay đổi các định mức nêu trên tuỳ tình hình cụ thể về
thực hiện phân ban của đơn vị.
- Phương pháp xác định hệ số bố trí giáo viên từng môn mà Module sử dụng để tính kế
hoạch biên chế như sau:




Tổng hệ số (định mức B.Chế theo quy định)
Hệ số môn học = _______________________________________ ____________________
x Số tiết theo
Tổng số tiết của tất cả các môn học trong tuần của môn
KH giảng dạy của cấp học


Ví dụ: Tổng số tiết của tất cả các môn trong kế hoạch giảng dạy của cấp THCS theo
chương trình thay sách là 99 tiết; trong đó, môn toán là 16 tiết/tuần. Khi đó, hệ số môn của
môn toán sẽ được tính như sau:

1.9
Hệ số môn Toán = ________ x 16 = 0.304
100

Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 54
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

Hệ số này sẽ do chương trình tự động tính lại khi người dùng thay đổi số liệu định mức giờ
dạy hay bảng phân phối tiết dạy như trên.

II. Xây dựng kế hoạch biên chế:

1- Các thông tin cần nhập:
- Trong hồ sơ trường: Cấp học. Hệ trường, đặc thù (để tính hệ số cho các loại
trường công lập, bán công...); Số lớp của từng khối (từ mẫu giáo trở lên); Số học sinh các
cấp, bậc học...
- Trong Sơ yếu: Nhập Môn dạy để làm cơ sở tính toán số GV hiện có theo môn. Nếu
Môn dạy trong Sơ yếu rỗng, chương trình sẽ dựa vào các thông số về Công việc hiện nay
và Chuyên ngành đào tạo của giáo viên để tính kê hoạch biên chế. Nếu giáo viên được đào
tạo kép, chương trình lấy chuyên ngành được đào tạo chính để tính toán số liệu (ví dụ: Giáo
viên A được đào tạo là Toán - Lý, chương tình sẽ lấy môn Toán làm môn chính để tính kế
hoạch biên chế)
Do trong hồ sơ trường hiện nay chưa nhập các khối lớp dạy 2 buổi ở trường tiểu học
nên chưa tính được số GV theo tỉ lệ 1.5 như qui định trong thông tư 35. (Chỉ tính được đối
với các trường dạy 2 buổi toàn trường, khi trong hồ sơ trường có khai báo đúng đặc thù
trường).- Các phiên bản sau sẽ bổ sung các chi tiết này.
2- Các thông tin đầu ra:
Chương trình sẽ xuất ra các thông tin theo yêu cầu biểu số 1 của TT số 89/2003/TT-
BNV ngày 24/12/2003 của Bộ Nội vụ, có bổ sung thêm số lớp và số học sinh làm cơ sở tính
kế hoạch biên chế; kết xuất theo các cấp quản lý khác nhau.




VI.4.3 Thực hiện lập kế hoạch biên chế cho đơn vị.
Trước khi thực hiện phần này, chúng ta phải nhập tiêu chí Nhiệm vụ (môn dạy) hiện tại
nằmở trang 3 – Trình độ chuyên môn trong chức năng Nhập dữ liệu để phục vụ cho việc
tính toán kế hoạch biên chế được chính xác.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 55
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Khởi động chức năng LKHCB bằng cách lựa chọn menu Nghiệp vụ => Chọn "Lập kế
hoạch biên chế" tại giao diện chính của chương trình quản lý cán bộ giáo viên. Chương
trình sẽ hiển thị cửa sổ sau:




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 56
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT



Quá trình tính toán và lập kế hoạch biên chế cho một đơn vị được tiến hành theo các bước
sau:

Bước 1:  Chọn đơn vị báo cáo: Chọn đơn vị cần thực hiện lập kế hoạch biên chế, đơn vị
có thể là toàn Sở, 1 phòng giáo dục, 1 khối THPT..., 1 trường...
Bước 2: Chọn loại cán bộ: Ðánh dấu chọn vào những loại cán bộ cần tổng hợp lập kế
học biên chế. Thường chúng ta sẽ chỉ chọn cán bộ trong biên chế.
Bước 3. Nhập sửa hệ số định mức: Nhập hệ số định mức phục vụ cho việc tính kế hoạch
biên chế
Hiện tại phần này đã được cập nhật chính xác hai hệ số định mức.
Ví dụ: Đối với các trường cấp mầm non muốn tính toán kế hoạch biên chế cho đơn vị mình
phải có quy định về định mức cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên, số lượng trẻ, số lớp mẫu
giáo ví dụ được hiển thị như màn hình dưới đây:




- Đối với các trường cấp tiểu học trở lên ngoài quy định về cán bộ quản lý, giáo viên, nhân
viên còn căn cứ vào định mức tiết dạy cấp học của mình để tính toán KHBC.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 57
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Định mức tiết dạy các môn học từng cấp




Chương trình sẽ tự động tính toán được tỉ lệ bố trí giáo viên/lớp dựa vào hệ số định mức
giáo viên cho từng cấp học và định mức tiết dạy các môn học và hiển thị qua form Tỉ lệ bố
trí giáo viên/lớp cho NSD dễ theo dõi trong việc tính toán:




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 58
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Bước 4: Nhập số lớp và số học sinh tương ứng với cấp hiện hành
Lựa chọn nút Nhập số lớp và số học sinh
Lưu ý: Nhập số liệu vào đúng ô quy định cho đơn vị mình ví dụ: Cấp trường tiểu học nhập
số lượng học sinh và số lớp tại cột(Số lớp tiểu học) và cột (Số học sinh tiểu học)
Nếu cấp trường THPT nhập số lượng học sinh và số lớp tại 2 cột [Số HS THPT],[Số lớp
THPT]




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 59
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Bước 5: Từ cửa sổ form chính Kế hoạch biên chế lựa chọn chức năng Tính toán và lập kế
hoạch. Kết quả tính toán sẽ được hiển thị như sau:




Xem, sửa, lưu trữ dữ liệu: sau khi quá trình tính toán hoàn thành, có một số đơn vị do không
có định mức tính cụ thể (VP Sở GD&ÐT, các Phòng giáo dục, các Trung tâm GDTX, các
trường THCN...) do đó chúng ta sẽ phải tính toán và nhập vào trong tệp kết quả thông qua
phần "Xem, sửa, lưu trữ dữ liệu" này
- Biên chế có năm trước: là số biên chế thực có của năm học trước năm báo cáo (trước năm
học hiện tại)
- BC được giao năm báo cáo: số biên chế được giao của năm học báo cáo (năm học hiện tại).
- Số hiện có khi báo cáo: số biên chế thực có của năm học báo cáo (năm học hiện tại).
- BCKH năm sau: là số biên chế dự kiến của năm học sau.


Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 60
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

- Duyệt: là số biên chế được duyệt của năm học sau (người dùng sẽ cập nhật cột này sau khi
kế hoạch biên chế đã được duyệt)


Trong màn hình hiển thị kết quả này NSD có quyền được thao tác với các chức năng Xem
báo cáo, xuất ra file excel
Lưu ý:
Ðể khắc phục những lỗi gây ra tình trạng sai, thiếu trong việc lập kế hoạch biên chế, chúng
ta phải kiểm tra, chuẩn hóa lại dữ liệu. Ðặc biệt chú ý các vấn đề sau:
+ Giá trị của ô "Cấp học" trong hồ sơ trường, ô "Công việc hiện nay" và "Môn dạy" trong Sơ
yếu phải đồng bộ (thống nhất với nhau).
Ví dụ: Nếu giáo viên thuộc trường THCS thì trong hồ sơ trường, cấp học sẽ là THCS, Công
việc hiện nay phải là GV THCS và giá trị trong ô môn dạy cũng phải là GV THCS.
+ Nếu trong sơ yếu, giá trị ô "Nhiệm vụ(Môn dạy)" rỗng, hoặc ô "Chuyên môn đào tạo"
được nhập không chính xác thì giá trị trong cột "Có năm BC" sẽ có sai số (khi kết xuất số
liệu tính kế hoạch biên chế).
+ Phải chọn thông tin tại ô "Hạng trường" (trường thuộc hạng I, II, hạng III… trong hồ sơ
trường vì tỷ lệ cấp biên chế sau khi được tính sẽ được tính theo hạng của từng hệ trường.

VI.4.4 Xem báo cáo kế hoạch biên chế
Chương trình cho phép tổ hợp số liệu ở 3 cấp : trường, Phòng GD, và toàn tỉnh. Ở các cấp
PGD và Toàn tỉnh cho phép tổng hợp riêng theo từng cấp bậc học (Mầm non, Tiểu học,
THCS, THPT). Bạn có thể xem kết quả tổng hợp trên màn hình, hoặc xuất ra Excel nếu cần.
Có 2 cách xem báo cáo kế hoạch biên chế
Cách 1: Xem trực tiếp từ giao diện chính lập kế hoạch biên chế

Bước 1: Chọn đơn vị và năm cần xem báo cáo bằng cách click nút và hộp chọn năm



Bước 2: Click chọn nút như màn hình dưới đây(Lưu ý bạn chỉ có thể xem kế
hoạch biên chế của năm đã được tính toán trước đó)




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 61
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Bước 3: Kết xuất ra màn hình kết quả tính toán như sau. Tại cửa sổ này bạn có thế lựa
chọn chức năng xuất ra file Excel để chỉnh sửa và gửi báo cáo KHBC vv…




Xuất kết quả ra file Excel : Khi thực hiện lệnh này, chương trình liệt kê danh sách các
Phòng GD trong tỉnh để bạn chọn, và sẽ xuất toàn bộ số liệu của các trường thuộc Phòng
giáo dục đó ra 1 file Excel. Ở dòng đầu tiên của mỗi trường, có tổng kết số nhân sự hiện có,
số kế hoạch và Tổng số lớp của đơn vị đó. Các Phòng GD có thể sử dụng file Excel này để


Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 62
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

làm cơ sở đề nghị duyệt Kế hoạch biên chế cho từng trường. Kết quả xuất ra có dạng như
sau :




Cách 2: Xem báo cáo kế hoạch biên chế sau khi hoàn tất quá trình tính toán thông qua chức
năng “Tính toán và lập kế hoạch”
Các bước thực hiện giống như các bước hướng dẫn ở trên

5. Lập danh sách nghỉ hưu.

Biểu tượng:

VI.5.1 Khái niệm
Chức năng này cho phép lập danh sách các CBCC đến hạn nghỉ hưu dựa vào các yếu tố sau :
Ngày sinh của CBCC
Số năm quy định công tác đối với CBCC , ví dụ với nam là 60 với nữ là 55 ( các thông số này
có thể thay đổi trong bảng tham số hệ thống )
Đưa ra thông báo nghỉ hưu cho CBCC
Chức năng này chỉ phục vụ in danh sách các CBCC đến hạn nghỉ hưu và In thông báo “Về
giải quyết chế độ nghỉ hưu trí” , chứ chức năng này không thực hiện việc thuyên chuyển
CBCC đang công tác thành nghỉ hưu. Để cho 1 cán bộ nghỉ hưu thực sự trong chương trình
phải vào chức năng Thuyên chuyển cán bộ để thực hiện.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 63
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

VI.5.2 Lập danh sách nghỉ hưu tự động
Để thực hiện lập danh sách CBCC đến hạn nghỉ hưu do chương trình tự tính toán trong 1
đơn vị ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Từ cửa sổ chính của chương trình lựa chọn Nghiệp vụ-> Lập danh sách nghỉ
hưu. Màn hình hiển thị như sau:




Bước 2: Chọn đơn vị : chú ý trong danh sách tính toán các CBCC sẽ tính cả các CBCC của
các đơn vị con, cháu của đơn vị đã được chọn, có thể thay đổi đơn vị bằng các nhấn nút

bên cạnh tên đơn vị.
Bước 3: Chọn ngày thực hiện lập danh sách và số tháng tính toán.
Ví dụ:
Để lập danh sách CBCC sẽ đến hạn nghỉ hưu trong khoảng thời gian…tính từ ngày …
(vd:03/07/2008) sẽ có bao nhiêu CBCC đến hạn nghỉ hưu trong khoảng thời gian 6 tháng tới
này ta nhập dữ liệu vào ô [Tính từ ngày(*)] , và ô [Nghỉ trước(tháng)]
Ví dụ: nếu nhập:[Tính từ ngày(*)]=03/07/2008 và số tháng là 6 thì chương trình sẽ tính ra
những người sẽ nghỉ hưu trong thời gian từ 03/07/2008 đến ngày 03/01/2009
Bước 4: Click chọn nút “Lập danh sách”. Chương trình sẽ tính ra danh sách CBCC dự kiến
đến hạn nghỉ hưu người sử dụng có thể cập nhật lại ngày dự kiến sẽ nghỉ hưu tại cột ngày
sẽ nghỉ hưu trong lưới bên dưới. Xem hình minh họa bên dưới.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 64
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Bước 5: Cập nhật danh sách CBCC đến hạn nghỉ hưu vào danh sách nghỉ hưu đã được xác
nhận bằng cách chọn từng CBCC hoặc chọn toàn bộ cán bộ và nhấn nút [ Ghi]. Lúc này danh
sách CBCC đến hạn nghỉ hưu do chương trình tính ra sẽ được cập nhật vào danh sách nghỉ
hưu đã xác nhận:




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 65
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

VI.5.3 Bổ sung thêm danh sách với trường hợp nghỉ hưu sớm.
Để thêm 1 cán bộ chưa đến hạn nghỉ hưu mà cho nghỉ hưu sớm vào danh sách CBCC thông
báo đến hạn nghỉ hưu bạn sử dụng tab 2: Danh sách nghỉ hưu dự kiến(tự thêm) (do
người dùng tự thêm vào)
Ví dụ: Cán bộ Phan thị Ngọc Hạnh, công tác tại trường THCS Minh Trí sinh ngày
18/06/1958 phải đến 18/06/2013 mới đến hạn nghỉ hưu nhưng muốn cho cán bộ này nghỉ
hưu trước thời hạn và cập nhật vào danh sách thông báo nghỉ hưu đợt 03/07/2008 ta thực
hiện chọn nút [Nghỉ hưu sớm] và chọn cán bộ muốn cho nghỉ hưu vào danh sách như hình
minh họa bên dưới:




Sau khi chọn CBCC vào danh sách nghỉ hưu dự kiến sẽ xuất hiện màn hình sau:




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 66
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Nhập ngày sẽ nghỉ hưu tại cột [Ngày sẽ nghỉ hưu] -> Lưu ý nhập ngày sẽ nghỉ hưu cũng
phải đảm bảo nguyên nằm trong khoảng 6 tháng sau ngày tính (cụ thể điều kiện: Tính từ
ngày< ngày sẽ nghỉ hưu Kiểm tra đơn vị có thuộc vào xã đặc biệt khó khăn không



Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 89
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

- Nếu đúng thì gán cập nhật PC Ưu đãi = 70, PC Trách nhiệm = 0.3 cho tất cả các cán
bộ, giáo viên, cán bộ quản lý.
- Nếu không đúng thực hiện bước 2
Bước 2> Nếu CBCC không thuộc trường đóng trên địa bàn đặc biệt khó khăn thì kiểm tra
tiếp Trường có thuộc danh mục loại đặc biệt không ?




Trách
Mã Tên Ưu đãi nhiệm
1 DT bán trú 50 0.3
2 Trẻ em thiệt thòi 70 0.3
3 Năng khiếu TDTT 50 0.3
4 Khuyết tật 70 0.3
5 Năng khiếu NT 50 0.3
6 Trường chuyên 70 0.3
7 Dân tộc nội trú 70 0.3
8 Trường thường 3 2.1
Trường dự bị Đại
9 học 50 0.3


- Nếu CBCC thuộc một trong các diện trường như trên thì lấy phụ cấp ưu đãi và phụ
cấp trách nhiệm tương ứng để cập nhật cho tất cả các cán bộ, giáo viên, cán bộ quản lý
trong đơn vị đó (ví dụ DT bán trú thì PCUĐãi = 50, PCTNhiệm = 0.3).
- Nếu không thực hiện tiếp bước 3
Bước 3> Kiểm tra từng cán bộ trong đơn vị và tham chiếu vào danh mục Phụ cấp chức vụ
nếu khớp các thông tin Cấp trường, Hạng, Chức vụ thì lấy và phụ cấp và cập nhật cho cán
bộ đó.
Hoàn tất quá trình cập nhật phụ cấp NSD lựa chọn nút “Cập nhật”. Chương trình sẽ tự động
lưu lại các hệ số phụ cấp cho CBCC trong form sơ yếu và quá trình lương tương ứng.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 90
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

VII. Làm việc với báo cáo trong PMIS.

1. Khái niệm
Báo cáo là một công cụ hỗ trợ cho chúng ta có cái nhìn tổng hợp lại số liệu theo các tiêu chí
nhất định. Trong hệ thống PMIS, chức năng báo cáo được tích hợp trên 2 môi trường , môi
trường ứng dụng và môi trường trên internet



2. Làm việc với các báo cáo.

VII.2.1 Báo cáo lương

Biểu tượng:
Chức năng cho phép cập nhật, lưu trữ thông tin về các loại báo cáo, hỗ trợ công tác quản lý
báo cáo. Chọn menu Báo cáo → Báo cáo lương để hiển thị màn hình sau:




Cách hiển thị báo cáo lương như sau:

Đơn vị: Chọn đơn vị cần hiển thị báo cáo lương bằng cách nhấn chuột vào nút .
Lương cơ bản: Được lấy ra từ bảng danh mục lương cơ bản
Ngày: Nhập ngày muốn in ra báo cáo lương.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 91
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

Chọn Mã loại CBCC muốn in ra báo cáo lương bằng cách click chuột vào các ô cột bên trái.
Nếu NSD muốn chọn toàn bộ loại cán bộ thì ấn vào ô chọn toàn bộ ở dưới bên trái bảng
chọn mã tên.

Sau khi cập nhật toàn bộ thông tin NSD ấn chuột vào nút , bảng báo cáo về lương
theo yêu cầu của NSD sẽ hiện ra như sau:




Xem báo cáo bảng tổng hợp lương NSD click chọn tab “Bảng tổng hợp lương”




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 92
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Chọn bảng lương cần xem báo cáo bằng cách click vào mục chọn tương ứng
Sau đó chọn nút “Thực hiện” kết quả sẽ được hiện thị tương ứng trên màn hình



VII.2.2 Niêm giám thống kê

Biểu tượng:
Niên giám thống kê có 4 loại biểu, mỗi biểu là 1 cách thống kê nhân sự theo các quy trình
chức năng khác nhau. Chọn menu Báo cáo → Niên giám thống kê để hiển thị màn hình sau:




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 93
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT



Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập dữ liệu.
Cách cập nhật dữ liệu vào các trường như sau:

Đơn vị: Chọn đơn vị cần hiển thị niên giám thống kê bằng cách nhấn chuột vào nút .
Tuỳ theo yêu cầu, NSD có thể chọn 1 trong 4 loại biểu niên giám thống kê, hoặc chọn toàn
bộ thì click chuột vào các ô tương ứng.

Sau đó, NSD ấn nút , hệ thống sẽ tự động đưa ra màn hình giao diện các biểu
niên giám thống kê về nhân sự ở đơn vị mà NSD đã chọn ở phần trên.



VII.2.3 Báo cáo tổng hợp

Biểu tượng:
Hệ thống báo cáo của chương trình được chia thành 2 nhóm chính:
Báo cáo theo mẫu của Bộ Nội Vụ
Báo cáo theo mẫu của ngành
Để thực hiện chức năng này người sử dụng có thể kích chuột vào biểu tượng "in báo cáo"


trên màn hình giao diện chính . Hoặc từ menu 4. Báo cáo=> Báo cáo tổng hợp. Màn hình
giao diện "Hệ thống báo cáo thống kê" sẽ xuất hiện như sau:




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 94
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Các bước thực hiện để in một báo cáo
Bước 1: Chọn đơn vị báo cáo theo “Đơn vị” hay “Cấp học”

Ðể chọn đơn vị báo cáo người sử dụng kích chuột vào nút . Khi đó màn hình chọn đơn vị
xuất hiện để người sử dụng chọn đơn vị cần báo cáo (Danh sách đơn vị hiển thị sẽ khác
nhau phụ thuộc vào việc lựa chọn của người sử dụng là báo cáo theo "Ðơn vị" hay báo cáo
theo "Cấp học"). Nếu người sử dụng lựa chọn báo cáo theo đơn vị thì danh sách đơn vị sẽ
có dạng:




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 95
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Nếu lựa chọn báo cáo là “Cấp học” thì danh sách đơn vị được liệt kê như sau:




Bước 2: Thực hiện báo cáo
Click đúp chuột vào báo cáo cần thực hiện trong “danh sách báo cáo” rồi click chọn nút “
Thực hiện” hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt “Alt +T”
Chú ý có 4 tham số: Thời điểm báo cáo, Tên đơn vị nhận báo cáo, Tên đơn vị chủ quản, Tên
đơn vị gửi báo cáo người sử dụng có thể đưa vào để hiển thị trong nội dung báo cáo.

VII.2.4 Các lưu ý khi sử dụng chức năng cho báo cáo.


VIII. Các công cụ hỗ trợ trong PMIS

1. Tra cứu thông tin

Biểu tượng:




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 96
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

Để thực hiện chức năng này người sử dụng có thể click chuột chọn từ menu Tiện ích=> Tra
cứu thông tin hoặc lựa chọn biểu tượng "Tra cứu thông tin" tại giao diện màn hình chính.
Khi đó màn hình giao diện sẽ xuất hiện như sau:




Module Tra cứu thông tin sẽ giúp chúng ta rất nhiều trong việc tìm kiếm và trích chọn thông
tin hồ sơ.
Với mỗi câu hỏi tìm kiếm (trả lời cho câu hỏi: Tìm kiếm cái gì?) chúng ta cần xác định được
3 yêu cầu sau:
Ðiều kiện tìm kiếm (tiêu chí tìm kiếm)
Ðiều kiện so sánh
Giá trị tìm kiếm
● Điều kiện tìm kiếm: Xác định chủ thể tìm kiếm, chúng ta cần tìm kiếm theo tiêu chí nào
nằm trong các tiêu chí có trong hồ sơ công chức ở 2 trang đầu trong phần nhập dữ liệu. Mục
này có thể chọn trong danh sách bên trái (Mã số phiếu, đơn vị quản lý, năm sinh...)


● Điều kiện so sánh: xác định được toán tử so sánh của câu hỏi (" bằng,", " lớn hơn ", "




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 97
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

lớn hơn hoặc bằng, " nhỏ hơn", "nhỏ hơn hoặc bằng”, "khác” ). Mục này có thể chọn trong
danh sách ở giữa


● Giá trị tìm kiếm: Giá trị đem ra để tìm, đối với các tiêu chí không phải là danh mục ta chỉ
việc nhập giá trị tìm kiếm vào (lưu ý với kiểu ngày tháng chỉ nhập theo quy định ngày/tháng/
năm: DD/MM/YYYY). Đối với tiêu chí là danh mục khi kích chuột vào mục này thì một danh
sách tương ứng với danh mục đó sẽ được hiện ra cho chúng ta lựa chọn giá trị phù hợp




Với mỗi câu hỏi tìm kiếm ta có thể xác định câu hỏi với rất nhiều tiêu chí, liên kết giữa các
tiêu chí là toán tử "và" hay toán tử "hoặc", “ Phủ định”. Tuỳ từng câu hỏi cụ thể ta có thể
dùng "và" hay "hoặc", “Phủ định” và cũng có thể thêm các dấu đóng mở ngoặc để cho câu
hỏi được chính xác hơn. Mặc định của chương trình là "và" mỗi khi ta nhấn nút "Thêm" để
thêm câu hỏi, nếu sử dụng "mở ngoặc" hoặc "đóng ngoặc" hay "hoặc" thì ta có thể chọn
nút "(", ")", "hoặc".
Nếu ta muốn bớt một câu hỏi nào đó trong danh sách câu hỏi ta chỉ việc chọn nút "Xoá"
trong chương trình tìm kiếm.
Sau khi đã xác định được câu hỏi bằng cách làm các thao tác trên chúng ta có thể thực hiện
việc tìm kiếm bằng cách chọn nút "Tìm kiếm" => chương trình sẽ hiển thị kết quả tìm
kiếm như màn hình sau:




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 98
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Từ kết quả tìm kiếm này, bạn có thể trích chọn thông tin hồ sở ra file Excel để thực hiện các
thao tác theo ý của bạn (chỉnh sửa font chữ của dữ liệu, tiêu đề...).
Với chức năng này, bạn có thể có những cuốn sổ trích ngang danh sách cán bộ với những tiêu
chí theo ý đồ sử dụng của bạn.
Với cách thiết kế như trên, các câu trả lời được đưa ra với độ chính xác cao và rất thuận tiện
cho người cung cấp tin cũng như người khai thác số liệu. Tất nhiên còn phụ thuộc vào độ
chính xác của thông tin đầu vào.
Chức năng tìm kiếm còn là một công cụ rất tốt để bạn kiểm tra phần nhập liệu. Bạn có thể
dùng chức năng tra cứu tìm kiếm theo các tiêu chí cơ bản để phát hiện lỗi nhập và thậm chí
cả lỗi khai. Các lỗi quan trọng thường hay mắc là sai ngày sinh, sai ngày hưởng bậc lương
hiện tại, sai mã số công chức, sai ngạch công chức, sai chức vụ..vv.
Khác với bảng biểu thống kê, chức năng tra cứu tìm kiếm này có thể hỗ trợ trong rất nhiều
công việc khác nhau, từ việc xem chi tiết một hồ sơ cán bộ để xem xét bổ nhiệm, cho đến
những việc như tìm cán bộ cho những vị trí thích hợp với những tiêu chuẩn định sẵn


Ðể giúp người dùng hiểu kỹ hơn về phần này chúng tôi xin đưa ra 1 ví dụ để chúng ta có thể
thực tập như sau:


Ví dụ: Tìm trong đơn vị phòng GD –ĐT Càng Long tất cả các CBCC có hình thức tuyển
dụng là Xét Tuyển. Tra cứu tiếp trong danh sách những người vừa tìm được có quá trình


Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 99
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

khen thưởng là “Chiến sỹ thi đua cấp cơ sở” hoặc “ Chiến sỹ thi đua cấp Bộ” ta thực hiện
theo các bước như sau:
Bước 1: Chọn mục “Thông tin cá nhân” trong danh sách điều kiện tìm kiếm với các tiêu chí
tương ứng “Đơn vị” –“Là” –“Sở GD – ĐT Trà Vinh”. Sau đó chọn nút “Thêm lệnh” hoặc
dùng phím tắt Alt + L
Bước 2: Thực hiện phép toán “Và” bằng cách click chọn nút “Và” hoặc tổ hợp phím tắt
Alt+V
Bước 3: Thêm điều kiện tìm kiếm hình thức tuyển dụng là “Xét tuyển” bằng cách lựa chọn
mục “Tuyển dụng – Đoàn – Đảng” và các tiêu chí “Hình thức tuyển dụng”, “Là” ,”Xét
tuyển”. Sau đó click chọn nút “Thêm lệnh”
Hoàn thành các bước trên ta sẽ có được kết quả như màn hình sau:




Muốn ghi lại câu truy vấn vừa tạo, NSD nhập tên cần lưu vào ô “Tên truy vấn” và click chọn
nút “Ghi truy vấn”
Bước 4: Xử lý quá trình tra cứu thông tin bằng cách chọn nút “ Tìm kiếm”. Danh sách CBCC
phù hợp với các tiêu chí tìm kiếm sẽ được hiện thị ra màn hình sau:




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 100
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Để thực hiện tìm kiếm nốt tiêu chí còn lại tìm ra trong danh sách những CBCC có quá trình
khen thưởng là chiến sỹ thi đua cấp cở hoặc cấp Bộ ta thực hiện như sau:
Bước 1: Lựa chọn điều kiện tìm kiếm là “Quá trình khen thưởng” và các mục sau đó tương
ứng là “Khen thưởng” , “Là”, “Chiến sỹ thi đua cấp Sở”
Bước 2: Thực hiện tạo truy vấn bằng cách click chọn nút “ Thêm lệnh” hoặc dùng tổ hợp
phím tắt “Alt+L”
Bước 3: Thực hiện thêm phép toán “Hoặc” bằng cách chọn nút “Hoặc” hay dùng phím tắt
“Alt + H”
Bước 4: Thực hiện thêm câu truy vấn bằng cách chọn điều kiện tìm kiếm là “Quá trình khen
thưởng” và các mục sau đó tương ứng là “Khen thưởng” , “Là”, “Chiến sỹ thi đua cấp Bộ” .
Sau đó thực hiện “Thêm lệnh” kết quả sẽ được hiển thị như màn hình dưới đây




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 101
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Bước 5: Thực hiện xử lý quá trình tìm kiếm bằng cách click chọn nút “Tìm kiếm”. Kết quả
cuối cùng sẽ được hiển thị như màn hình sau đây:




2. Tách ghép dữ liệu


3. Trích chọn hồ sơ.

Biểu tượng:
Chức năng này hỗ trợ người sử dụng trích chọn dữ liệu của một danh sách cán bộ bất kỳ.
Danh sách dữ liệu sau khi được chọn sẽ được lưu trữ vào các file dữ liệu sơ yếu cùng các
file quá trình tương ứng và được chuyển vào thư mục do người sử dụng chỉ định. chức năng

Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 102
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

này thường được dùng khi các đơn vị cấp dưới cần trích chọn thông tin để chuyển lên đơn vị
cấp trên hoặc sử dụng chức năng này để sao lưu dữ liệu.


Thực hiện trích chọn hồ sơ của đơn vị bất kỳ bạn thực hiện theo các bước sau:


Bước 1: Chọn đơn vị cần trích chọn thông tin:




Kết quả hiển thị sau khi chọn đơn vị kết xuất:




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 103
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Tại màn hình giao diện trên, NSD có thể thực hiện các thao tác giúp cho việc trích chọn hồ
sơ diễn ra nhanh và chính xác.
Nếu NSD muốn trích chọn các thông tin cá nhân để in thông tin thì chọn xuất ra Excel.
Nếu NSD muốn trích chọn hồ sơ để thực hiện chức năng ghép nối thì lựa chọn mục xuất ra
file XML.
Cách thực hiện việc Trích chọn hồ sơ như sau:
Danh sách cán bộ: NSD chọn hồ sơ cần trích chọn bằng cách click chuột vào ô mục chọn
phía bên tay trái. Nếu NSD muốn lấy toàn bộ hồ sơ tại trang hiện tại thì lựa chọn mục
“Chọn toàn bộ…hồ sơ”. Nếu muốn chọn các hồ sơ tiếp theo NSD lựa chọn mục “ “nạp
tiếp” hoặc “nạp tất cả”
Chọn thông tin để trích xuất: Bảng này thể hiện toàn bộ các thông tin có trong hồ sơ, NSD
muốn xuất ra thông tin nào của hồ sơ thì chọn thông tin đó. Nếu muốn chọn toàn bộ các
thông tin thì click chuột vào ô chọn toàn bộ bên dưới. Trường hợp chọn xuất thông tin ra file
XML thì hệ thống ngầm định là trích chọn toàn bộ hồ sơ của CBCC đó
Ghi chú: Sau khi thực hiện trích chọn, tại các ô ghi chú sẽ tự động cập nhật chú thích các hồ
sơ trích chọn.
Sau khi chọn toàn bộ dữ liệu cần thiết về thông tin cần kết xuất, NSD nhấn nút

. Nếu đó là thông tin kết xuất để đơn vị trích chọn ghép nối thì NSD cần phải
thực hiện lưu các thông tin đó lại vào một thư mục để chuyển cho đơn vị ghép nối.



Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 104
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




IX. Công cụ quản trị hệ thống

1. Giới thiệu chung.
Công cụ quản trị là một module thiết kế riêng biệt với PMIS, nó cung cấp cho bạn các chức
năng dành cho việc quản trị các tài nguyên của chương trình. Nếu bạn là người được giao
chức năng quản trị, hãy cài đặt module này trên máy của mình.
Trước khi làm việc với các chức năng cụ thể của hệ thống, hãy tìm hiểu kỹ về các tài
nguyên của hệ thống trên cách nhìn của người quản trị hệ thống.
Sau khi đăng nhập thành công màn hình công cụ quản trị hệ thống sẽ hiển thị như sau:




2. Quản trị tài nguyên người dùng

IX.2.1 Các khái niệm
Tài nguyên người dùng là vô cùng quan trọng, bạn bắt gặp ngay từ khi bắt đầu với chương
trình. Làm thế nào để quyền sử dụng chương trình này? Câu trả lời thông qua cửa sổ đăng
nhập của chương trình.



Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 105
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

Người dùng (ND): là một tập các thông tin được tổ chức và lưu trữ trong ứng dụng – được
gọi là “Hồ sơ người dùng (HSND)” - thông qua đó để chương trình hợp thức hóa những
người có mục đích sử dụng hệ thống. Bạn muốn bắt đầu với PMIS, bạn phải có thông tin
được đăng ký trong hệ thống dưới ND.
Bảo mật: là một khái niệm nói nên cơ chế bảo vệ cho một chương trình, một hệ thống. Với
PMIS hệ thống bảo mật thông qua 2 bước và gắn liền với ND.
Bước thứ nhất – bước đăng nhập: là bước hợp thức hóa người sử dụng chương trình. Hệ
thống sẽ kiểm tra thông tin được đưa vào đăng nhập đã được đăng ký trong hệ thống dưới
các HSND hay chưa? Nếu hợp lệ một ND sẽ được khởi tạo và là đại diện cho người sử
dụng chương trình trong xuyên suốt thời gian làm việc với chương trình
Bước thứ hai – kiểm tra quyền: sau khi bạn có một ND đại diện trong hệ thống, muốn sử
dụng một chức năng hay một tài nguyên cụ thể nào đó bạn phải qua bước kiểm tra quyền.
Quyền là một tập thuộc tính gắn kết ND với một tài nguyên/ chức năng nào đó của hệ
thống. Có 2 quy trình cho bước kiểm tra quyền. Quy trình kiểm tra có/không quyền – là bước
kiểm tra và ẩn (hiện) các chức năng và tài nguyên của hệ thống. Quy trình xác nhận quyền –
là bước kiểm tra ND (có quyền) với một hành động nào đó với một chức năng/ tài nguyên
của hệ thống và cho phép hoặc ngăn chặn hành động đó. Ví dụ: bạn là ND chỉ có quyền xem
thông tin danh mục, bạn sẽ bị ngăn chặn khi có hành động xóa một danh mục trong hệ thống.
Nhóm ND: để thuận tiện cho việc quản lý tài nguyên ND, bạn hãy sử dụng nhóm ND để dễ
dàng cho việc quản lý của mình. Thông qua nhóm việc gắn và xác định quyền cho ND trở lên
rất đơn giản. Những quyền được gán cho nhóm sẽ được xác nhận cho các ND thành viên
trong nhóm đó.
Quy tắc xác nhận quyền thông qua nhóm: ND – NH – QX
ND - người dùng: tổ chức các người dùng có chung mục đích sử dụng tài nguyên lại
NH - nhóm người dùng: tạo ra nhóm và nhóm ND vào làm thành viên
QX - quyền xác nhận: xác nhận quyền sử dụng cho nhóm.
Quy tắc xác nhận quyền cho một ND: một ND có thể là thành viên của nhiều NH. Quyền
xác nhận cho ND sẽ là tổ hợp quyền cao nhất được gán thông qua các NH mà ND là thành
viên.
Nhóm chức năng: là một nhóm các chức năng cụ thể của hệ thống, ví dụ: nhóm danh mục
là một nhóm các chức năng làm việc với tài nguyên dữ liệu về danh mục như ngcchuc, lcbo,
tdcmon,…. Thông qua đó bạn dễ dàng gán quyền đến các tài nguyên của hệ thống thông qua
Nhóm chức năng. Bạn có thể tổ chức lại các nhóm chức năng trong chức năng “ Quản lý
nâng cao”
Quyền sử dụng: là một thông tin trạng thái để xác định quyền sử dụng đến một nhóm chức
năng thông qua một nhóm người sử dụng. Dựa vào thông tin này hệ thống kiểm tra để cho
phép hoặc ngăn chặn hành động của người dùng đến một tài nguyên cụ thể của hệ thống.
Các quyền cụ thể.

Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 106
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

Quyền được thiết Diễn giải
đặt
Đọc và xem báo cáo Chỉ cho phép đọc thông tin dữ liệu, hoặc xem các báo cáo
Tạo và thêm mới Cho phép tạo và thêm mới đối với thông tin dữ liệu, ví dụ: tạo
một danh mục DON_VI mới. Quyền này luôn luôn bao gồm
quyền đọc
Sửa và cập nhật Cho phép sửa và cập nhật thay đổi các nội dung thông tin.
Quyền này luôn luôn bao gồm quyền đọc, nhưng không bao
gồm các quyền khác
Xóa Quyền cho phép bạn xóa một thông tin dữ liệu được gán. Ví
dụ gán cho danh mục TINH_THANH, bạn có thể xóa được
một danh mục trong tỉnh/thành phố. Quyền này luôn luôn bao
gồm quyền đọc, nhưng không bao gồm các quyền khác
Thực hiện Quyền được gán cho các chức năng quản trị. Ví dụ thực hiện
dọn dẹp dữ liệu..


IX.2.2 Tổ chức người dùng

IX.2.2.1 Chọn chức năng
Là chức năng qua đó bạn có thể tổ chức các hồ sơ người dùng. Để thực hiện chức năng này,
hãy chọn mục “Quản trị ngưới sử dụng” trong giao diện quản trị, Giao diện làm việc sẽ
hiện thị như sau




Cửa sổ làm việc bao gồm các thành phần sau:

Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 107
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

Thanh chức Chứa các chức năng của công cụ “Quản trị người sử dụng”. Nó
năng nằm ở bên trái của sổ hiện thị
Lưới dữ liệu Nằm ở bên phải của sổ làm việc. Liệt kê danh sách các thành phần
dữ liệu của một chức năng được chọn.
Thanh nút lệnh Chứa các chức năng để thực hiện một thao tác nào đó với giao diện
làm việc. Ví dụ Thêm, Sửa, Xóa.. Nó lằm ở bên dưới cửa sổ làm
việc.


Trong đó các chức năng cho phần quản trị người sử dụng bao gồm:
Hồ sơ tài khoản: Bao gồm việc thêm người sử dụng mới, sửa thông tin, xóa thông tin người
dùng và việc gán các quyền, phân nhóm cho người dùng của hệ thống.
Nhóm và phân quyền: Bao gồm việc thêm sửa xóa nhóm người dùng, gán các quyền cho
nhóm người dùng của hệ thống. Trong đó, xây dựng các nhóm người dùng nhằm mục đích
quản lý chức năng hệ hệ thống được dễ dàng hơn. Thí dụ như gán những người dùng quản
trị vào nhóm Admin, hoặc nhóm người dùng chỉ có quyền xem báo cáo vào nhóm User…vv…
Danh mục phòng ban: Bao gồm việc thêm, sửa, xóa các thông tin danh mục phòng ban của
đơn vị
Quản lý chức vụ: Bao gồm việc thêm, sửa, xóa thay đổi thông tin về chức vụ người sử
dụng của hệ thống.

IX.2.2.2 Các quy tắc thao tác chung.
1/ Chọn chức năng
Chọn chức năng bằng cách sử dụng chuột nháy vào biểu tượng với tên của chức năng bên
“Thanh chức năng”.
Kiểm tra nội dung hiện thị bên “Lưới dữ liệu” để đảm bảo bạn đã chọn đúng chức năng.
Ví dụ: Chọn hồ sơ tài khoản, phần hiện thị dữ liệu là danh sách các ND.
2/ Làm việc với một đối tượng dữ liệu.
Chọn nhóm chức năng tương ứng, thực hiện nháy đúp chuột vào một dòng dữ liệu cần chọn

bên lưới dữ liệu, hoặc chọn dòng dữ liệu sau đó chọn nút lệnh
Cửa sổ chi tiết sẽ hiện thi sau đó.
3/ Xóa một đối tượng dữ liệu.

Chọn một đối tượng dữ liệu trong dòng dữ liệu trên lưới dữ liệu, chọn nút và
trả lời trên thông báo hiện thị.
4/ Thêm một đối tượng dữ liệu.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 108
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

Chọn nhóm chức năng tương ứng, chọn nút trên thanh nút lệnh. Trong giao diện

hiện thị, đưa vào thông tin của nhóm, đảm bảo các thông tin chính xác, nhấn nút
tương ứng trên cửa sổ.

IX.2.2.3 Làm việc với Hồ sơ người dùng
1/ Thêm Hồ sơ người dùng.
Trên giao diện quản trị người sử dụng, chọn chức năng “Hồ sơ người dùng”, chọn nút

. Giao diện hiện thị




Đưa vào các thông tin người dùng bao gồm:
Tên đăng nhập: Nhập tên dùng để truy nhập vào hệ thống.
Mật khẩu: Nhập mật khẩu cho tên truy nhập này.
Mật khẩu nhắc lại: Nhắc lại mật khẩu để kiểm tra sự chính xác
Họ tên người dùng: Nhập tên đầy đủ (có dấu) của người sẽ truy nhập vào hệ thống để có
thể phân biệt các tên truy nhập một cách rõ ràng.
Chức vụ: Chọn trực tiếp từ bàn phím chức vụ mà người sử dụng mới đang đảm nhiệm.
Phòng ban: Chọn trực tiếp từ bàn phím phòng ban mà người sử dụng đang trực thuộc

Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 109
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

Địa chỉ: Nhập địa chỉ của người sử dụng trực tiếp từ bàn phím.
Số điện thoại: Nhập số điện thoại của người sử dụng các giá trị kiểu số trực tiếp từ bàn
phím.
Email: Nhập địa chỉ email của người sử dụng mới lưu ý email nhập phải đúng định dạng và
duy nhất.
Phòng ban: Chọn trực tiếp từ bàn phím Phòng, Ban hay bộ phận mà người sử dụng mới
đang làm việc.
Diễn giải: Cập nhật các thông tin diễn giải trong trường hợp cần thiết.
Đảm bảo các thông tin trên các công cụ nhập liệu đi liền với biểu tượng (*) đã được nhập.
Đảm bảo mật khẩu và mật khẩu nhắc lại là hợp lệ.
Đảm bảo các thông tin khác là chĩnh xác với người sử dụng cần được tạo.

Chọn nút để cập nhật một hồ sơ người dùng mới.
Trong chức năng tạo Hồ sơ người dùng mới, người dùng khi được tạo chưa được xác nhận
là thành viên của nhóm, và chưa được gán quyền sử dụng các nghiệp vù và tài nguyên của hệ
thống. Để tổ chức thành viên cho nhóm và phân quyền cho thành viên, hoặc sửa đổi các
thông tin cho thành viên, hãy chọn chức năng sửa hồ sơ người dùng.
2/ Sửa thông tin Hồ sơ người dùng

Chọn Hồ sơ người dùng trong lưới dữ liệu. Nháy đúp chuột hoặc chọn nút , giao
diện sẽ hiện thị dưới đây.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 110
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Trong cửa sổ làm việc trên, bạn có thể thực hiện 2 chức năng. Chức năng thứ nhất là sửa
thông tin người dùng. Chức năng thứ 2 tổ chức người dùng vào nhóm.
a/ Chức năng sửa thông tin người dùng.
Thay đổi các thông tin cần thiết bằng cách đưa thông tin mới vào các công cụ nhập liệu

tương ứng. Chọn nút để cập nhật thay đổi.
b/ Chức năng tổ chức người dùng vào nhóm.
Trên cửa sổ giao diện, chọn trang “Thành viên của nhóm”, giao diện hiện thị như sau:




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 111
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Danh sách hiện thị trên cửa sổ là các nhóm mà người dùng được chọn đang là thành viên.

Chọn nút giao diện “Chọn bổ xung” sẽ được hiện thị, chọn nhóm tương

ứng, nháy đúp chuột hoặc chọn nút để tham gia vào nhóm. Để loại bỏ người

sử dụng ra khỏi một nhóm, bạn chọn nhóm và chọn nút .

IX.2.2.4 Làm việc với Nhóm và phân quyền.
Để làm việc với nhóm và phân quyền, trong cửa sổ “Quản trị người sử dụng”, chọn chức
năng “Nhóm và phân quyền”. Kiểm tra các nhóm đã có trong danh sách hiện thị trên lưới dữ
liệu.
1/ Tạo Nhóm mới

Kích chuột vào nút lệnh , giao diện thêm mới nhóm sẽ được hiển thị như sau




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 112
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Đưa các thông tin của nhóm vào các ô nhập liệu tương ứng bao gồm:
Tên nhóm: Nhập tên nhóm cần thêm.
Diễn giải: Cập nhật các thông tin cần ghi chú trong trường hợp cần thiết.

Đưa thành viên vào nhóm bàng cách nhấn nút , chọn thành viên trong cửa sổ
hiện thị.

Chọn nút , bạn đã tạo mới và tổ chức các thành viên vào trong một nhóm.
Mỗi nhóm mới tạo ra, bao gồm các thành viên trong nhóm đó, theo ngầm đinh chưa được gán
quyền đến các tài nguyên cụ thể trong hệ thống, bạn cần phải tổ chức quyền đến các nhóm
chức năng cụ thể của hệ thống. Hãy chọn chức năng sửa để cho nhóm để tổ chức phân
quyền.
2/ Sửa thông tin và Phân quyền cho nhóm
Chọn nhóm cần sửa và chọn chức năng sửa cho nhóm. Giao diện hiện thị như sau:




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 113
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Trong giao diện hiện thị, bạn có thể sửa đổi các thông tin, tổ chức lại thành viên cho nhóm
hoặc phân quyền sử dụng tài nguyên cho nhóm thống qua các nhóm chức năng sẵn có trong
hệ thống.
a/ Sửa thông tin và tổ chức lại thành viên cho nhóm.
Trong trang “Thông tin”, các thông tin và thành viên trong nhóm hiện thị đầy đủ. Bạn đưa

thông tin cấn thay đổi. Chọn để bổ xung thêm thành viên cho nhóm, chọn

để loại bỏ một thành viên đang chon ra khỏi nhóm. Chọn để
lưu lại thông tin thay đổi.
b/ Tổ chức phân quyền cho một nhóm.
Với mỗi nhóm, bạn cần phải phân quyền đến ND thông qua phân quyền cho nhóm. Trong
cửa sổ hiện thị chi tiết cho nhóm, chọn bằng cách nháy chuột vào trang “”

IX.2.3 Phân quyền và xác nhận quyền cho người sử dụng
Phân quyền là chức năng gán các nhóm ND vào các nhóm chức năng của hệ thống và thiết
đặt các quyền tương ứng với nhóm chức năng đó.



Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 114
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

Thực hiện phân quyền bằng cách chọn trang “Chức năng nhóm” trong cửa sổ chi tiết về một
nhóm




Giao diện hiện thị, nhóm bạn đang thao tác đang được kết hợp phân quyền cho các nhóm
chức năng hiện thị trong danh sách “Nhóm chức năng”. Chọn một nhóm chức năng trong danh
sách, thông tin về các quyền được thiết đặt sẽ được hiện thị trong phần giao diện “Gán
quyền sử dụng”.
Các thao tác với phân quyền.
1/ Tổ chức nhóm chức năng.

Chọn nút , chọn nhóm chức năng cần bổ sung.

Chọn nút , loại bỏ gán quyền của nhóm cho nhóm chức năng được lựa
chọn trong danh sách
2/ Phân quyền cho nhóm với các nhóm chức năng.
Chọn nhóm chức năng trong danh sách, trong nội dung thông tin gán quyền sử dụng, thiết đặt
bằng cách kích chuột đánh dấu vào các quyền tương ứng.



Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 115
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT


Chọn nút để lưu lại các thông tin vừa thiết đặt

IX.2.4 Quản lý nâng cao.
Quản lý nâng cao là một chức phức tạp, không được khuyến cáo sử dụng, và chỉ thật sự sử
dụng khi cần thiết.
Trước khi làm việc chức năng này, bạn cần phải biết một số khái niệm sau:
Kiểu chức năng Kiểu chức năng là chỉ ra chức năng thuộc nhóm gì, bao gồm:
Chức năng giao diện: tương ứng với các cửa sổ giao diện nghiệp
vụ
Chức năng báo cáo: tương ứng với các báo cao trong hệ thống
Chức năng hệ thống: tương ứng với các chức năng trong phần
giao diện của hệ thống như sao lưu, dọn dẹp..
Nghiệp vụ PMIS là một ứng dụng trong bộ ứng dụng PEMIS. Nghiệp vụ là
thông tin chỉ ra Nhóm chức năng này thuộc hệ thống ứng dụng
nào.
Nghiệp vụ PMIS: là các của ứng dụng PMIS
Nghiệp vụ EMIS: là các ứng dụng của EMIS
Nghiệp vụ dùng chung: là phần chung cho cả PMIS và EMIS
Chức năng Là một chức năng, tài nguyên dữ liệu cụ thể của hệ thống. Nó có
thể là một giao diện ứng dụng, hoặc một bảng dữ liệu. Ví dụ:
giao diện Nhập thông tin hồ sơ, hay bảng TINH, DON_VI,
TRUONG,..
Chức năng là một tài nguyên cố định, không thể thay đổi hay
thêm, bớt. Bạn chỉ có thể tổ chức nó vào một nhóm chức năng cụ
thể.
Chức năng quản lý nâng cao giúp bạn tổ chức lại các nhóm chức năng của mình cho phù hợp
với nhu cầu của đơn vị mình. Nếu bạn chia càng nhỏ nhóm chức năng thì bạn càng dễ dàng
phân quyền quản trị tài nguyên trong hệ thống của mính.

Thao tác với chức năng quản lý nâng cao bàng cách chọn nút trong giao
diện chi tiết của nhóm. Giao diện sẽ hiện thị như sau:




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 116
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Giao diện chia thành 2 trang.
Trang “Nhóm chức năng”.
Bạn có thể thêm, sửa hoặc xóa các nhóm chức năng trong hệ thống thông qua trang này.
Chọn nhóm chức năng tương ứng, thông tin chi tiết sẽ được hiện thị ở phần trên của trang
giao diện.

Chọn để thêm mới một Nhóm chức năng.

Chọn để sửa một nhóm chức năng được chọn trong danh sách.

Chọn để xóa nhóm chức năng.
Trang “Chức năng chi tiết”.
Giao diện cung cấp chức năng cho phép bạn tổ chức lại các chức năng của hệ thống vào
trong một nhóm chức năng được chọn trong trang “Nhóm chức năng”.
Thêm chức năng vào nhóm chức năng bằng cách chọn chức năng trong danh sách phía dưới
giao diên trang và đưa lên trên.
Loại bỏ một chức năng bằng cách chọn chức năng trong danh sách bên trên của trang và đưa
xuống danh sách dưới.


Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 117
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




IX.2.5 Kinh nghiệm đáng chú ý.
Quản lý và tổ chức ND là vô cùng quan trọng, mỗi ND khi tham gia vào hệ thống sẽ được
cấp phát các quyền sử dụng khác nhau. Vì vậy bạn cần là người có khả năng tổ chức tốt để
đảm bảo vấn đề an toàn trong hệ thống và quyền lợi cho người người sử dụng khác trong
đơn vị của mình khi tham gia vào hệ thống PMIS.
Một số kinh nghiệm dưới đây sẽ giúp bạn tổ chức và quản lý ND một cách có hiệu quả.
Xác nhận quyền cho người Cần phải xác nhận và giao trách nhiệm cho một hoặc
quản trị một số người cụ thể với quyền quản trị hệ thống,
những người đó phải chịu trách nhiệm về toàn bộ
chức năng quản lý hệ thống. Nên giao cho những người
có kỹ năng về Công nghệ thông tin với trách nhiệm là
người quản trị
Hạn chế quyền với những Người quản trị chỉ nên có quyền cho các chức năng
người quản trị các quyền quản trị, tránh gán cho mình những quyền khác về các
truy nhập vào các chức chức năng sử dụng trong PMIS. Tốt nhất nếu không có
năng, tài nguyên trong hệ trách nhiệm cho các chức năng thì chỉ nên cài công cụ
thống quản trị mà không cài ứng dụng PMIS lên trên máy tính


Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 118
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

của mình.
Nên tạo ra các nhóm trước, Nên tạo ra nhóm, gán quyền tương ứng, sau đó mới tạo
sau đó tạo ND ra ND và gán vào các nhóm mà ND có quyền hợp lệ với
nhóm.
Hạn chế quyền tối thiểu Quyền của ND được xác nhận thông qua các nhóm mà
cho ND ND là thành viên, vì vậy chỉ nên đưa ND vào nhóm nếu
thực sự có nhu cầu sử dụng
Không nên sử dụng chức Chức năng nâng cao rất là phức tạp và quan trọng, nó
năng nâng cao hỗ trợ cho bạn tổ chức lại các chức năng trong hệ
thống. Khi cài đặt các nhóm chức năng đã được lựa
chọn và tổ chức từ trước, nếu thực sự không cần thiết
phải tổ chức lại cho phù hợp với đơn vị của mình

3. Quản lý tài nguyên dữ liệu

IX.3.1 Khái niệm về dữ liệu
Tài nguyên dữ liệu là vô cùng quan trọng. Dữ liệu là các thông tin được nhập vào trong hệ
thống. Vậy làm thế nào để dữ liệu của mình an toàn? Làm thế để khắc phục được sự cố
nếu hệ thống của mình bị hỏng?
1/ An toàn dữ liệu: để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của mình, trước hết bạn phải đảm bảo
các ND của mình không có quá các quyền sử dụng không cần thiết. Khái niệm này được gọi
là Bảo mật người dùng
2/ Đảm bảo dữ liệu: để dữ liệu của mình không bị mất do các lỗi khác nhau của hệ thống,
ví dụ như bị virus tấn công, bị hỏng móc máy tính,… Bạn nên chuẩn bị cho mình một kế
hoạch sao lưu dự phòng dữ liệu, và bảo vệ các file dữ liệu khi được sao lưu.

IX.3.2 Sao lưu dự phòng dữ liệu.
Sao lưu dự phòng là cách thức đẩy dữ liệu ra đơn vị sao lưu – dưới dạng file sao lưu
(.BAK)– đề phòng bị hỏng dữ liệu hệ thống, bạn có thể khôi phục lại dữ liệu.
Trước khi thực hiện sao lưu, bạn cần phải làm quen với một số khái niệm.

IX.3.2.1 Các khái niệm.
1/ Hệ thống mạng
PMIS là một trong ứng dụng trong một nhóm ứng dụng (bộ ứng dụng). Các ứng dụng sử
dụng chung một CSDL – lưu trên máy phục vụ CSDL – và chia sẻ cho các máy khác trong
một hệ thống mạng, cài đặt ứng dụng PMIS, hoặc Công cụ quản trị truy cập vào. Vì vậy,
theo nguyên tắc của ứng dụng mạng (Clients/Server), quy trình sao lưu phải được thực hiện
trên môi trường máy phục vụ CSDL.
Hãy tìm hiểu mô hình sao lưu dưới đây.


Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 119
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

Title
Thực hiện sao lưu tr ực tiếp trên các máy làm việc




` ` `




Môi trường
Clients/Servers



`

Title
Thực hiện sao lưu tr ực tiếp trên các máy làm việc

Title
Thực hiện sao lưu tr ực tiếp trên máy server
Thực hiện chức năng quản lý các thiết bị sao lưu
- Xóa sao lưu không cần sử dụng
Khôi phục dữ liệu
Lập lịch và quản lý lập lịch sao lưu tự động


Trong mô hình, chức năng sao lưu dự phòng có thể được thực hiện trên các máy clients, và
trên máy Server, nhưng có chế sao lưu chỉ được thực hiện ở trên máy Server.
2/ Đơn vị sao lưu
Đơn vị sao lưu là một file (.bak), và được đặt tên tự động theo một quy tắc nhận dạng
ngày_tháng_năm.
Các file sao lưu được tạo sau mỗi lần thực hiện sao lưu. Nó được lưu vào trong nhật kỹ sao
lưu và bạn dễ dàng truy cập vào nó trong chức năng sao lưu.
Quy tắc xác nhận tên của đơn vị sao lưu
PEMISdd_mm_yyyy.bak
Trong đó:
PEMI: tiến tố về tên, bắt buộc
dd_mm_yyyy: ngày tháng năm sao lưu
3/ Đường dẫn sao lưu.


Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 120
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

Đường dẫn sao lưu là chỉ ra nơi lưu trữ các file sao lưu. Nó được đặt vật lý trên các ổ đĩa
của máy Server. Vì vậy, khi thực hiện chức năng sao lưu trên máy Client, bạn sẽ không tìm
thấy file sao lưu trên máy thực hiện sao lưu.
4/ Lập lich sao lưu.
Lập lịch sao lưu là một chức năng cho phép bạn xây dựng một lịch sao lưu tự động cho hệ
thống.

IX.3.2.2 Thực hiện sao lưu
Để thực hiện sao lưu dự phòng, bạn chọn chức năng “Quản lý sao lưu và Phục hồi dữ liệu”
trong “Công cụ quản trị hệ thống”




Chọn để thực hiện sao
lưu dự phòng dữ liệu




Giao diện sao lưu sẽ được hiện thị như sau




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 121
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Trong giao diện, trang “Quá trình sao lưu” sẽ hiện thị cho bạn biết nhật ký hệ thống sao lưu,
bao gồm các đối tượng sao lưu và thông tin về sao lưu.
Dựa vào giao diện bạn có thể xác nhận được bạn đang sao lưu tại máy Server hay máy
Clients. Máy Server, giao diện sẽ có 2 trang. Ngoài trang “Quá trình sao lưu” còn có thêm
trang “Cấu hình sao lưu”. Ngoài ra trên server nút chức năng “Khôi phục” sẽ được bật. Như
trên giao diện hiện thị trên, bạn đang thực hiện sao lưu trên máy Client.

Để thực hiện sao lưu, chọn nút lệnh trên cửa sổ, giao diện sao lưu dữ liệu
được hiện thị.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 122
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Đưa thêm thông tin ghi chú vào và chọn nút để thực hiện. Đợi một ít phút và
đảm bảo quá trình sao lưu của mình đã được thực hiện thành công.

IX.3.3 Khôi phục dữ liệu.
Khôi phục dữ liệu là chức năng cho phép bạn lấy lại dữ liệu toàn bộ dữ liệu từ file sao lưu

tại thời điểm sao lưu. Chọn nút để thực hiện phục hồi. Thao tác qua các cửa
sổ tiếp theo để thực hiện phục hồi dữ liệu.




Cửa sổ “Lựa chọn chức năng phục hồi dữ liệu” hiện thị sau khi bạn lựa chọn chức năng
khôi phục dữ liệu. Hãy lựa chọn một mục sao lưu trong nhật ký – chọn trong quá trình, hoặc
lựa chọn đưa một file sao lưu vào – chọn từ file. Chọn tiếp thực hiện, cửa sổ thông tin khôi
phục dữ liệu sẽ hiện thị tiếp.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 123
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Khôi phục dữ liệu là một chức năng rất là nguy hiểm về dữ liệu, nếu bạn không lựa chọn
chính xác file sao lưu, hoặc thật sự chắc chắn về mục đích khôi phục, dữ liệu của bạn có
thể bị mất.

Đọc kỹ thông tin về cảnh báo và thông tin của file sao lưu, chọn nút để thực
hiện. Đợi ít phút để hệ thống thực hiện khôi phục dữ liệu.



IX.3.4 Cấu hình cho sao lưu
Cấu hình sao lưu là một chức năng hỗ trợ bạn thiết đặt thông số cho đường dẫn sao lưu và
lập lịch cho sao lưu tự động. Chọn trang “Thông số sao lưu” trong cửa sổ “Sao lưu và khôi
phục dữ liệu”.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 124
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Các thông tin thiết đặt cho cửa sổ
Đường dẫn sao Chọn đường dẫn đến nơi lưu trữ của các file khi được sao lưu.
lưu Hãy lưu ý, đường dẫn này trên máy Server.
Lập lịch Cung cấp công cụ để bạn thiết đặt lịch sao lưu dữ liệu tự động.
Hãy chọn chính sách sao lưu cho đơn vị mình – theo tuấn, theo
tháng – và chọn nút “Lập lịch” để thực hiện.
Lưu ý: bạn nên đặt giờ sao lưu ngoài khoảng thời gian làm việc
của mọi người, lúc đó không có sự truy xuất và thay đổi của dữ
liệu, dữ liệu sao lưu sẽ đảm bảo chọn vẹn hơn.
Lịch sao lưu Danh sách các lịch sao lưu được thiết đặt cho hệ thống. Bạn có
hiện hành thể xóa bớt các lịch không còn cần thiết bằng cách chọn lịch, và
chọn nút “Xóa”. Bạn không nên xếp lịch sao lưu quá dày, vì như
vậy rất khó quản lý các file sao lưu


IX.3.5 Một số kinh nghiệm.
Đường dẫn sao lưu Phải đảm bảo bạn biết rõ về đường dẫn sao lưu. Nên kiểm


Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 125
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

tra và thiết đặt lại đường dẫn trong chức năng “Thông số
sao lưu”.
Bảo vệ file sao lưu Nên thường xuyên copy các file sao lưu ra đĩa CD hoặc máy
tính khác, đề phòng ổ đĩa cứng trên máy Server bị hỏng.
Lập lịch sao lưu Nên có kế hoạch lập lịch cho chức năng sao lưu tự động,
không nên lập lịch quá dày. Nên sao lưu bằng tay trong
trường hợp có thay đổi lớn về dữ liệu, hoặc trong những
tháng mà thiếu ngày khi bạn xếp lịch sao lưu tự động vào
những ngày thiếu.
Xóa bớt lịch sao lưu Sau một thời gian, lịch sao lưu của bạn sẽ rất nhiều, điều
này tương ứng với ô đĩa trên máy Server, nơi lưu trữ các file
sao lưu sẽ bị chiếm. Bạn nên thực hiện xóa bớt lịch sao lưu.
Không nên nén file Không nên thực hiện nén file sao lưu, vì rất dễ bị hỏng file.
sao lưu

4. Dọn dẹp dữ liệu

IX.4.1 Mục đích
Sau một thời gian sử dụng, CSDL của bạn sẽ bị phìng ra, trong đó có các phần dữ liệu tạm
thời được sinh ra trong các quá trình tính toán, bạn nên thực hiện dọn dẹp để đảm bảo hệ
thống của mình hoạt động nhanh hơn.

IX.4.2 Thực hiện
Chọn chức năng “Dọn dẹp dữ liệu” trong Công cụ quản trị.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 126
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Chọn để thực hiện dọn
dẹp dữ liệu




Giao diện dọn dẹp dữ liệu sẽ hiện thị như sau:




Giao diện dọn dẹp dữ liệu sẽ được hiện thị, chọn nút “Thực hiện” và hãy đợi trong ít phút
để quá trình dọn dẹp dữ liệu thực hiện thành công.
* Lưu ý: khi thực hiện dọn dẹp dữ liệu, bạn nên chắc chắn rằng không có máy clients nào
đang kết nối vào làm việc trong hệ thống.



5. Khai báo thông tin đơn vị sử dụng
Trong phần bắt đầu với PMIS, bạn đã tìm hiểu về chức năng và khái niệm về thông tin đơn
vị sử dụng. Bạn phải luôn luôn xác nhận được mã của đơn vị sử dụng cảu mình và hãy khai
báo vào trong hệ thống thông qua Công cụ quản trị


Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 127
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




6. Truyền dữ liệu

IX.6.1 Khái niệm
Truyền dữ liệu là chức năng đồng bộ dữ liệu thay đổi giữa các cấp trong toàn bộ hệ thống
PMIS.




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 128
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




IX.6.2 Lấy dữ liệu cần truyền
Để thực hiện truyền dữ liệu thay đổi trong đơn vị từ cấp này sang cấp khác từ cửa sổ chính
lựa chọn menu Hệ Thống->Chọn Quản lý truyền dữ liệu. Click đúp chuột trái lựa chọn
mụcTruyền dữ liệu. Form Truyền dữ liệu hiển thị như hình bên dưới
Để xuất dữ liệu thay đổi ra file XML ta thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Lựa chọn loại dữ liệu cần truyền bằng cách click vào hộp chọn”Chọn loại dữ
liệu”.
Nhập nội dung “Ghi chú” nếu cần thiết
- Bước 2: Lựa chọn từng danh sách bảng cần truyền bằng cách chọn lựa chọn mục cần

xuất ra file xml và nhấn nút hoặc chọn toàn bộ danh sách bảng thay đổi bằng cách

click vào nút



Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 129
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




- Bước 3: Chọn đường dẫn file dữ liệu truyền bằng cách lựa chọn nút sau đó nhập
tên file cần truyền




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 130
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Bước 4: Click nút “Thực hiện” hoặc dùng phím tắt “Alt+ T” để hoàn tất việc lưu file dữ
liệu thay đổi

IX.6.3 Cập nhật dữ liệu truyền
Mục đích: Khi nhận file dữ liệu xml do cấp trên gửi xuống, hoặc cấp dưới gửi lên cho đơn
vị mình thực hiện cập nhật dữ liệu thay đổi (ví dụ file xml truyền dữ liệu thay đổi về danh
mục, hồ sơ nhân viên, định mức tiết dạy, định mức cán bộ quản lý -giáo viên - nhân viên các
trường cấp mầm non…) để phục vụ nghiệp vụ quản lý PMIS thống nhất trong toàn ngành


Để thực hiện quá trình cập nhật truyền dữ liệu thay đổi ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Từ cửa sổ form chính ”Quản lý truyền dữ liệu” click đúp chuột trái chọn mục Cập
nhật dữ liệu truyền
Bước 2: Chọn loại dữ liệu cần cập nhật bằng cách chọn danh sách loại dữ liệu trong hộp
chọnChọn loại dữ liệu




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 131
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT




Bước 3: Click nút để chọn file XML cần cập nhật.


Bước 4: Hoàn tất quá trình cập nhật dữ liệu truyền bằng cách click vào nút Ghi hoặc dùng
tổ hợp phím tắt “Alt +G”




Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 132
Đề thi vào lớp 10 môn Toán |  Đáp án đề thi tốt nghiệp |  Đề thi Đại học |  Đề thi thử đại học môn Hóa |  Mẫu đơn xin việc |  Bài tiểu luận mẫu |  Ôn thi cao học 2014 |  Nghiên cứu khoa học |  Lập kế hoạch kinh doanh |  Bảng cân đối kế toán |  Đề thi chứng chỉ Tin học |  Tư tưởng Hồ Chí Minh |  Đề thi chứng chỉ Tiếng anh
Theo dõi chúng tôi
Đồng bộ tài khoản