Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting

Chia sẻ: vanthe_vcu

Phần mềm kế toán Simba Accounting là sản phẩn phần mềm kế toán được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với mục tiêu giúp doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều chi phí, nguồn nhân lực vẫn có thể làm chủ được công nghệ áp dụng vào công tác quản lý tài chính kế toán mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp. Trên cơ sở đúc kết kinh nghiệm và dựa vào kết quả nghiên cứu các phần mềm của các hãng hàng đầu trên thế giới trong lĩnh vực phần mềm kế toán, kế thừa những sản phẩm truyền...

Bạn đang xem 20 trang mẫu tài liệu này, vui lòng download file gốc để xem toàn bộ.

Nội dung Text: Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting

Vì sự thành công của khách hàng
 
LỜI NGỎ

Lời đầu tiên, chúng tôi xin chân thành cảm ơn quý khách hàng đã tin tưởng lựa
chọn và sử dụng các sản phẩm phần mềm SIMBA cũng như dịch vụ của chúng tôi!

Trích lời của Bill Gates “ Tôi có niềm tin đơn giản nhưng hết sức mãnh
liệt. Cách duy nhất bạn có thể làm cho công ty của mình khác với đối thủ cạnh
tranh, đưa mình vượt lên phía trước là biết cách sử lý thông tin có hiệu quả.
Cách thức thu thập, quản lý và sử dụng thông tin sẽ quyết định sự thành bại
của công ty…”

Vì vậy, chúng tôi tin tưởng rằng quý khách hàng đã chọn đúng đối tác và sản
phẩm phù hợp cho sự phát triển doanh nghiệp của mình. Chúng tôi luôn tuân thủ theo
phương châm đặt ra “VÌ SỰ THÀNH CÔNG CỦA KHÁCH HÀNG”. Chính sự thành công
của khách hàng – là sự thành công của chúng tôi.

Công ty CP Phát Triển Phần Mềm ASIA - Là công ty được thành lập với định
hướng chuyên sâu trong lĩnh vực phát triển các sản phẩm và triển khai ứng dụng
phần mềm trong lĩnh vực tin học hóa công tác kế toán và quản trị doanh nghiệp.
Hiện nay, chúng tôi có trên 3,000 khách hàng lớn nhỏ trên toàn quốc đã và đang sử
dụng sản phẩm và các dịch vụ của ASIA. Các sản phẩm của Asia cung cấp giúp cho
khách hàng khai thác một cách đầy đủ và hiệu quả các thông tin tài chính, kế toán,
tình hình kinh doanh. Đây cũng chính là mục tiêu và sứ mệnh của chúng tôi.

Phần mềm kế toán Simba Accounting là sản phẩn phần mềm kế toán được
thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với mục tiêu giúp doanh nghiệp
không cần đầu tư nhiều chi phí, nguồn nhân lực vẫn có thể làm chủ được công nghệ
áp dụng vào công tác quản lý tài chính kế toán mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh
nghiệp.

Trên cơ sở đúc kết kinh nghiệm và dựa vào kết quả nghiên cứu các phần mềm
của các hãng hàng đầu trên thế giới trong lĩnh vực phần mềm kế toán, kế thừa
những sản phẩm truyền thống Asia. Simba Accounting sẽ là sản phẩm phù hợp nhất
cho doanh nghiệp của các bạn.

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn các chuyên gia, các kỹ sư, các nhà nghiên cứu
và thiết kế, … cùng toàn thể các bạn – Những người đã và đang đóng góp tâm huyết,
trí tuệ và sức lực vào việc xây dựng và phát triển sản phẩm. Chân thành cảm ơn tất
cả các khách hàng - những người mang lại ý nghĩa đích thực cho Simba Accounting.

Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 1 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ASIA


MỤC LỤC
Ụ
Chức năng Trang

Giới thiệu chung......................................................................................................7
Mối liên kết giữa các phân hệ trong Simba Accounting .................................. 7
Quy trình xử lý số liệu ...................................................................................... 9
Hệ thống Menu ............................................................................................... 10
Các thao tác chung khi sử dụng ...................................................................... 12
Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong Simba Accounting ..................... 22
Phân I: Phân hệ Hệ Thống ...................................................................................... 25
1.1. Giới thiệu chung ............................................................................................. 25
1.2. Khai báo các màn hình nhập chứng từ ........................................................... 25
1.3. Khai báo tham số hệ thống ............................................................................. 26
1.4. Khai báo ngày bắt đầu năm tài chính ............................................................. 27
1.5. Danh mục các đơn vị cơ sở ............................................................................ 28
1.6. Chức năng lưu trữ số liệu .............................................................................. 28
1.7. Chức năng khoá số liệu .................................................................................. 29
1.8. Chức năng sao chép vào/ra số liệu ................................................................. 29
1.9. Chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu ........................................................... 29
1.10. Chức năng cài đặt fonts chữ ......................................................................... 30
1.11. Chức năng tạo năm làm việc mới ................................................................ 30
1.12. Chức năng chọn năm làm việc ..................................................................... 30
1.13. Khai báo người sử dụng chương trình và phân quyền truy cập ................. 30
1.14. Lịch sử truy cập ............................................................................................ 33
1.15. Chức năng trợ giúp ........................................................................................ 33
1.16. Chức năng thư giãn ....................................................................................... 33
1.17. Chức năng giới thiệu về Simba Accounting ................................................ 33




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 2 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

1.18. Chức năng kết thúc làm việc với Simba Accounting ................................... 33
Phần II: Khai Báo Bộ Danh Mục ............................................................................ 35
2.1. Danh mục tài khoản ........................................................................................ 35
2.2. Danh mục ngoại tệ ......................................................................................... 38
2.3. Danh mục khách hàng, nhà cung cấp ............................................................. 38
2.4. Danh mục hàng hoá vật tư .............................................................................. 41
2.5. Danh mục kho hàng ......................................................................................... 44
2.6. Danh mục khoản mục phí .............................................................................. 45
2.7. Tỷ giá ngoại tệ ................................................................................................ 46
2.8. Phân nhóm khách hàng, nhà cung cấp ............................................................ 46
2.9. Giá bán ............................................................................................................. 47
2.10 Thuế suất ........................................................................................................ 48
2.11. Bộ phận bán hàng .......................................................................................... 48
2.12. Danh mục vụ việc hợp đồng ........................................................................ 49
2.13. Phân nhóm vụ việc hợp đồng ....................................................................... 49
2.14. Phân nhóm hàng hoá vật tư ........................................................................... 50
2.15. Bộ phận sử dụng công cụ, tài sản cố định .................................................. 50
2.16. Nguồn vốn ..................................................................................................... 51
2.17. Lý do tăng giảm tài sản cố định ................................................................... 51
2.18. Phân nhóm tài sản ......................................................................................... 51
2.19. Khai báo các màn hình nhập chứng từ ......................................................... 52

Phần III: Phân hệ Tổng hợp ........................................................................................ 55
3.1. Giới thiệu chung ............................................................................................. 55




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 3 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

3.2. Khai báo các tham số tuỳ chọn ....................................................................... 56
3.3. Cập nhật số liệu ............................................................................................. 57
3.3.1. Vào các số dư đầu kỳ ................................................................................... 57
3.3.2. Cập nhập chứng từ ..................................................................................... 59
3.4 Báo cáo ............................................................................................................. 64
Chuyển số dư của các tài khoản sang năm sau .................................................... 65
Phần IV: Phân hệ Tiền mặt ngân hàng ....................................................................... 66
4.1. Giới thiệu chung ............................................................................................. 66
4.2. Khai báo các tham số tuỳ chọn .......................................................................68
4.3. Cập nhật chứng từ .......................................................................................... 68
4.4. Báo cáo ............................................................................................................. 69
Phần V: Phân hệ Bán hàng ........................................................................................... 70
5.1. Giới thiệu chung ............................................................................................. 70
5.2. Khai báo các tham số tuỳ chọn ....................................................................... 71
5.3. Cập nhật số dư ............................................................................................... 72
5.4. Cập nhật chứng từ .......................................................................................... 73
5.5. Báo cáo ............................................................................................................. 78
Phần VI: Phân hệ Mua hàng ........................................................................................80
6.1. Giới thiệu chung ............................................................................................. 80
6.2. Khai báo các tham số tuỳ chọn ....................................................................... 81
6.3. Cập nhật số dư ............................................................................................... 82
6.4. Cập nhật chứng từ .......................................................................................... 82
6.5. Báo cáo ............................................................................................................. 88
Phần VII: Phân hệ Hàng tồn kho ................................................................................. 90




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 4 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

7.1. Giới thiệu chung ............................................................................................ 90
7.2. Khai báo các tham số tuỳ chọn ....................................................................... 91
7.3. Cập nhật số dư (tồn kho) đầu kỳ ................................................................... 92
7.4. Cập nhật chứng từ .......................................................................................... 93
7.5. Báo cáo ........................................................................................................... 100
Phần VIII: Phân hệ Công cụ dụng cụ ....................................................................... 101
8.1. Giới thiệu chung ........................................................................................... 101
8.2. Cập nhật chứng từ ........................................................................................ 101
8.3. Báo cáo ........................................................................................................... 104
Phân IX: Phân hệ Tài sản cố định ..............................................................................105
9.1. Giới thiệu chung ...........................................................................................105
9.2. Khai báo thông tin tài sản cố định ................................................................ 106
9.3. Bộ phận sử dụng .......................................................................................... 108
9.4. Khai báo giảm tài sản ................................................................................... 108
9.5. Khai báo thôi khấu hao tài sản ...................................................................... 108
9.6. Tính khấu hao và điều chỉnh khấu hao tháng .............................................. 109
9.7. Tạo bút toán phân bổ ..................................................................................... 110
9.8. Xoá bút toán phân bổ khấu hao ..................................................................... 110
9.9. Chuyển số dư tài sản sang năm sau .............................................................. 111
9.10.Báo cáo .......................................................................................................... 111
Phần X: Phân hệ Chi phí, giá thành ........................................................................... 112
10.1. Giới thiệu chung .......................................................................................... 112
10.2. Khai báo các danh mục ................................................................................ 112
10.3. Phương án tính giá thành ............................................................................. 112




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 5 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

10.4. Cập nhật chứng từ ...................................................................................... 113
10.5. Các phương pháp tính giá thành .................................................................. 114
Phần XI: Hỏi đáp ....................................................................................................... 120




NHỮNG ĐIỂM MỚI CỦA PHIÊN BẢN NÀY


Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 6 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

 Luôn hoàn thiện sản phẩm và cập nhật theo các thông tư và quyết định
mới nhất của Bộ Tài Chính: Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006,
quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006; Thông tư 32/2007/TT-BTC ngày
09/04/2007, thông tư 60/2007/TT-BTC ngày 14/06/2007, thông tư 134/2007/TT-
BTC ngày 23/11/2007, thông tư 84/2008/TT-BTC,thông tư 244/TT-BTC ngày
31/12/2009.
 Quản trị hệ thống: Cho phép người dùng quản lý nhật ký người sử dụng
(theo dõi nhật ký xem, sửa, xóa) chứng từ. Tự động cài đặt Font chữ và chuyển
đổi Font chữ sang phần mềm báo cáo thuế.
 Tính giá thành sản phẩm: Cho phép khai báo đối tượng hạch tóan giá thành
linh động: theo sản phẩm, đơn hàng, phân xưởng,…Quản lý và tính giá thành
theo nhiều phương pháp. Tự động phân bổ chi phí vào các sản phẩm/công trình
theo nhiều tiêu thức do người sử dụng định nghĩa: theo doanh thu, theo chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp, theo đơn giá lương. Người dùng cũng có khả năng
lựa chọn nhiều phương pháp xác định sản phẩm dở dang .
 Quản lý kinh doanh: Cho phép người dùng khai báo và quản lý các phương
thức mua hàng (nội địa, nhập khẩu), bán hàng theo: mặt hàng/nhóm hàng, nhân
viên kinh doanh/ khu vực. Cho phép khai báo và quản lý linh động các phương
thức chiết khấu, giảm giá. Tự động lên rất nhiều báo cáo thống kê và phân tích
tình hình kinh doanh theo nhiều tiêu chí do người dùng tự định nghĩa và khai
báo vào hệ thống.
 Quản lý hàng tồn kho: Quản lý nhập – xuất – tồn theo kho, quản lý điều
chuyển hàng giữa các kho trong hệ thống. Cho phép người dùng khai báo và
quản lý hàng tồn theo nhiều thuộc tính hàng tồn kho và quản lý nhiều đơn vị
tính qui đổi.
 Các báo cáo so sánh nhiều kỳ và so sánh giữa các công ty con, bộ phận: Bổ
sung một số báo cáo theo dõi doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh có thể so
sánh số liệu giữa nhiều kỳ, mỗi kỳ thể hiện trên một cột, việc định nghĩa các
kỳ theo tuần, tháng, quý, năm do người sử dụng lựa chọn. Tương tự sẽ có một
số báo cáo so sánh doanh thu, chi phí và lợi nhuận giữa các công ty con/bộ
phận.
 Quản lý công cụ lao động: Tính và tự động phân bổ giá trị vào chi phí theo
nhiều kỳ, theo dõi theo bộ phận sử dụng, giá trị còn lại, quá trình sử dụng và
báo hỏng.
 Tài sản cố định: Quản lý quá trình tăng giảm nguyên giá tài sản cố định trong
các trường hợp nâng cấp, sửa chữa, tháo rời…Tự động hạch tóan chi phí khấu
hao vào sổ cái tài khoản tương ứng khi thực hiện bút toán tính khấu hao. Quản
lý tài sản và chi phí khấu hao theo bộ phận.
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 7 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

 Khai báo công thức cho các báo cáo Người sử dụng có thể khai báo công thức
và sửa mẫu cho tất cả các báo cáo tài chính và báo cáo thuế: Bảng cân đối kế
toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ, bảng thuyết
minh báo cáo tài chính, tờ khai thuế GTGT, tờ khai thuế TNDN…
 Quản lý số kế hoạch (budget) Quản lý số kế hoạch và so sánh với thực tế
cho các phần: Doanh thu, chi phí, phải thu, phải trả.
 Kết nối trực tiếp với CSDL từ Excel và WEB Từ Excel hoặc trên Internet
có thể kết nối trực tiếp vào CSDL. Có thể sử dụng một số báo cáo và các hàm
truy xuất dữ liệu của chương trình. Asia cũng cung cấp một số các chương
trình mẫu viết trên Excel mô tả việc xây dựng các báo cáo và phân tích dữ liệu,
chương trình nguồn của phần này sẽ được chuyền giao cho khách hàng.
 Bảo mật: phân quyền trực quan chi tiết cho từng người dùng đến từng chức
năng chi tiết của hệ thông. Nhật ký cập nhập chứng từ ,khoá số liệu theo ngày.
 Lịch sử truy cập : Giúp nhà quản trị quản lý công việc hàng ngày, lịch sử tạo
sửa xoá giúp kế toán nắm được độ chính xác, tin cậy của thông tin dữ liệu
nhập vào.




SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÁC PHÂN HỆ CỦA
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 8 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

SIMBA ACCOUNTING


Các phân hệ nghiệp vụ
1. Kế toán tổng hợp 6.Quản lý CCDC
2. Kế toán vốn bằng tiền 7. Kế toán tài sản cố định
3. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu 8. Kế toán chi phí, giá thành
4. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả 9. Kế toán tổng hợp
5. Kế toán hàng tồn kho 10. Quản trị hệ thống
Sơ đồ tổ chức các phân hệ nghiệp vụ
Tiền mặt-NH
Sổ quỹ. Báo
Phiếu thu, Phiếu chi, Sổ kế toán NKC
cáo số dư ngân
Giấy báo nợ, báo có Sổ kế toán CTGS
hàng...



Bán hàng-Phải thu
Hoá đơn, Phiếu nhập Cáo báo cáo
hàng bán bị trả lại, Bù bán hàng, Công
trừ công nợ... nợ phải thu
Báo cáo TC-TT 60
Báo cáo TC-TT 84
Báo cáo TC-QĐ15
Mua hàng-Phải trả Báo cáo TC-QĐ 48
Phiếu nhập, Phiếu Các báo cáo
xuất trả lại, Bù trừ mua hàng và
công nợ... công nợ phải Tổng hợp
trả
Các báo cáo chi phí
Hàng tồn kho và tính giá thành sp
Các phiếu
Phiếu nhập, Phiếu Thẻ kho, Sổ chi kế toán
xuất, Phiếu chuyển tiết, NXT, Bảng
kho... kê... Kết chuyển
tự động
Tổng hợp
số liệu từ
Quản lý CCDC các phân
Báo cáo phân Các báo cáo quản trị
Phiếu xuất pb nhiều bổ, tình trạng hệ khác
tài chính
lần, Phiếu báo hỏng sử dụng ccdc



Tài sản cố định
Danh mục tài sản, Thẻ tài sản,
Tăng giảm, khấu hao Bảng tính khấu
hao, Bảng pb Các báo cáo thuế
khấu hao Theo thông tư 60
Thông tư 84
Tính giá thành
Phương pháp tính giá Bảng kê chi
thành, phiếu nhập - phí, tập hợp chi
phiếu xuất… phí, phân bổ ..


(Mối liên kết giữa các phân hệ)
Số liệu được cập nhật ở các phân hệ nào thì được lưu ở phân hệ đó. Ngoài ra
còn chuyển các thông tin cần thiết sang các phân hệ nghiệp vụ khác tuỳ theo từng
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 9 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
trường hợp cụ thể và chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp để lên các sổ sách kế
toán, các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành…
Cụ thể như sau:
 Các báo cáo liên quan đến nhập xuất tồn kho được lấy số liệu nhập từ các
phân hệ bán hàng, mua hàng và hàng tồn kho.
 Các báo cáo liên quan đến công nợ phải thu được lấy số liệu từ các phân hệ
bán hàng và công nợ phải thu, hàng tồn kho và kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân
hàng.
 Các báo cáo liên quan đến công nợ phải trả được lấy số liệu từ các phân hệ
mua hàng, công nợ phải trả, hàng tồn kho và kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân
hàng.
 Phân hệ quản lý TSCĐ hầu như tách biệt riêng. Chương trình cho phép tự
động tính và tạo các bút toán khấu hao từ phân hệ kế toán TSCĐ chuyển sang
phân hệ kế toán tổng hợp.




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 10 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
Quy trình xử lý số liệu:


Nhiệp vụ kinh
tế phát sinh




Lập Chứng từ



Chứng từ
kế toán


Nhập chứng từ phát sinh




C¸c tÖp nh©t ký



ChuyÓn sæ sang sæ c¸i




TÖp sæ c¸i



Lªn b¸o c¸o




Sæ s¸ch kÕ to¸n
B¸o c¸o tµi chÝnh


(Quy trình sử lý số liệu)



Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 11 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
Giao diện chương trình




Hệ thống menu:




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 12 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
Hệ thống chức năng trong Simba Accounting được tổ chức theo các phân hệ sau:
1. Hệ thống
2. Kế toán tổng hợp
3. Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
4. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
5. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
6. Kế toán hàng tồn kho
7. Kế toán công cụ, dụng cụ
8. Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm ( có ở phiên bản B,C)
9. Kế toán TSCĐ
Trong mỗi menu chính có đầy đủ các chức năng về xử lý số liệu:
1. Cập nhật số liệu
2. Lên báo cáo
3. Khai báo danh mục từ điển và tham số tuỳ chọn
4. In các danh mục từ điển.




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 13 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
Các thao tác chung khi sử dụng Simba Accounting:

Các nút chức năng trên thanh toolbar:


Thêm một bản ghi mới (F4)
Sửa bản ghi hiện thời (F3)
Xoá bản ghi hiện thời (F8)
Chuyển sang màn hình nhập chứng từ khác (Chỉ có tác dụng khi
đang nhập ctừ)
In báo cáo ra máy in hoặc file Excel
Lên đồ thị cho báo cáo hiện thời
Gọi màn hình lên báo cáo
Máy tính cá nhân
Trợ giúp/Hướng dẫn sử dụng
Kết thúc/Quay ra/ESC
Chuyển ngôn ngữ

Các phím chức năng:
Trong chương trình khi cập nhật và xử lý số liệu thường sử dụng một số phím chức
năng. Mỗi phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định. Dưới đây là công
dụng của các phím chức năng được sử dụng trong chương trình:
F3 - Sửa một bản ghi (dòng) khi làm việc với danh mục từ điển;
F4 - Thêm một bản ghi mới;
F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm
- Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp
- Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật.
F6 - Lọc tìm số liệu khi xem các báo cáo;
F7 – In;
F8 - Xoá một bản ghi;
F10 - Chọn một chức năng tuỳ chọn. Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn
thay đổi các kiểu xem số liệu.
^F - (Ctrl + F) Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu
^G - (Ctrl + G) Tìm tiếp xâu ký tự đã được khai báo khi tìm lần đầu (^F) trong
màn hình xem số liệu


Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 14 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
Các thao tác chung khi cập nhật chứng từ:
Trong Simba Accounting việc bố trí thông tin trên các màn hình cập nhật chứng từ,
các thao tác cập nhật chứng từ đều tương đối thống nhất. Dưới đây sẽ trình bày về
các điểm chung này.
Về bố trí màn hình cập nhật chứng từ:
Màn hình thông thường có 04 phần:




Phần 1 - Các thông tin liên quan chung cho toàn bộ chứng từ như ngày chứng từ, số
chứng từ, mã khách hàng,...
Phần 2 - Danh sách các định khoản / các mặt hàng trong chứng từ đó.
Phần 3 - Các tính toán như tổng số tiền, thuế GTGT, chi phí,...
Phần 4 - Các nút chức năng điều khiển quá trình cập nhật chứng từ như xem / sửa /
xoá / tạo mới,...




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 15 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
Ví dụ về màn hình cập nhật phiếu chi:




Tuỳ thuộc vào từng loại chứng từ mà các thông tin về chúng sẽ khác nhau.
Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ:
Trong Simba Accounting khi cập nhật chứng từ có các chức năng như sau:
1. Vào chứng từ mới
2. Lưu chứng từ
3. In chứng từ trên máy (trong trường dùng chương trình để in chứng từ)
4. Lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó ra để Xem/ Sửa/ Xoá
5. Sửa một chứng từ
6. Xoá một chứng từ
Quy trình vào một chứng từ mới:
Dưới đây sẽ trình bày quy trình vào một chứng từ mới trên cơ sở ví dụ vào một
phiếu chi.
1. Chọn phân hệ: Tiền mặt, Ngân hàng\Phiếu chi.
Chương trình sẽ lọc sẵn ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng (tham số này có thể
thay đổi: "Hệ thống\Khai báo các màn hình nhập chứng từ, mục Số lượng ctừ lọc
sẵn") và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng
được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ.
2. Tại nút ấn phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ
chuyển đến trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ.
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 16 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
3. Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ
chứng từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác như
thuế, chi phí...
4. Tại nút ấn phím Enter để lưu chứng từ. Khi chương trình thực hiện lưu
xong thì sẽ hiện lên thông báo "Đã thực hiện xong".
5. Sau khi lưu xong chứng từ vừa mới cập nhật thì con trỏ sẽ chuyển đến nút
và ta có các khả năng sau để lựa chọn công việc tiếp theo:
+ Mới : Vào chứng từ mới.
+ In Ctừ : In chứng từ hiện thời ra máy in.
+ Sửa : Sửa lại chứng từ hiện thời.
+ Xoá : Xoá chứng từ hiện thời.
+ Xem : Xem các chứng từ vừa mới cập nhật.
+ Lọc : Lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó để xem-sửa-xoá.
+ PgUp : Xem chứng từ trước chứng từ hiện thời.
+ PgDn : Xem chứng từ sau chứng từ hiện thời.
+ ChangeColor: Thay đổi màu sắc giao diện sử dụng.
+ Quay ra : Kết thúc cập nhật.
+ Để thuận tiện trong quá trình nhập liệu có thể dùng phím nóng
chương bằng cách dùng tổ hợp phím Alt+ >
Vd Alt+M – Mới

Các bước thực hiện sửa, xoá một chứng từ:
1. Ví dụ chọn phân hệ: Tiền mặt-ngân hàng\Phiếu chi.
2. Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng. Nhấn nút ESC để quay
ra màn hình nhập chứng từ. Chỉ có các nút , và
là hiện còn các trường khác đều mờ. Con trỏ nằm tại nút .
3. Chuyển con trỏ đến nút và ấn phím Enter để lọc các chứng đã cập nhật
trước đó ra để sửa. Chương trình sẽ hiện lên màn hình các điều kiện lọc chứng
từ .
4. Sau khi vào xong điều kiện lọc chứng từ chương trình sẽ thực hiện lọc các chứng
từ có trong máy và đưa ra màn hình để xem.
5. Dịch con trỏ đến chứng từ cần sửa/xoá.
6. Bấm phím ESC để quay ra màn hình cập nhật.
7. Dịch con trỏ đến nút và ấn Enter để thực hiện các sửa đổi cần thiết và
sau đó lưu lại.



Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 17 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
8. Nếu ta cần xoá thì dịch con trỏ đến nút và ấn Enter để xoá. Chương
trình sẽ đưa ra câu hỏi "Có chắc chắn xoá?". Nếu đồng ý chọn "Yes", nếu không
thì chọn "No".
9. Tiếp theo dùng các phím "PgUp", "PgDn" hoặc vào phần để xem các
chứng từ khác để thực hiện các thao tác cần thiết.
Các tiện ích khi cập nhật chứng từ:
Để tăng sự tiện lợi cho người sử dụng Simba Accounting cung cấp một loạt các tiện
ích sau:
1. Dùng các phím Page Up, Page Down để xem các chứng từ trước hoặc sau
chứng từ hiện thời.
2. Chọn nút trên màn hình cập nhật để xem toàn bộ các chứng từ đã
cập nhật trong lần cập nhật hiện thời. Trong khi xem có thể dịch con trỏ
hoặc dùng các phím ^F/G để tìm bản ghi cần thiết.
3. Để tìm nhanh một khách hàng, một vật tư,... trong khi cập nhật chứng từ ta
chỉ việc ấn phím Enter và toàn bộ danh mục cần thiết sẽ hiện lên cho ta
chọn. Nếu ta nhớ một số ký tự đầu của mã thì ta gõ các ký tự đầu này rồi ấn
phím Enter, chương trình sẽ hiện lên danh mục cần thiết và con trỏ sẽ nằm
tại bản ghi có mã gần đúng nhất với mã ta gõ vào.
4. Để vào thêm một khách hàng mới, một vật tư mới,... ngay trong khi cập nhật
chứng từ thì ta chỉ việc Enter qua trường mã cần thiết. Màn hình danh mục từ
điển sẽ hiện lên và trong màn hình này ta có thể thực hiện các thao tác với
danh mục như thêm, sửa, xoá các danh điểm trong danh mục.
5. Để chọn loại ngoại tệ giao dịch cần thiết ta chọn nút .
6. Để xem phiếu nhập trong khi đang vào phiếu xuất ta dùng phím F5 hoặc xem
các hoá đơn khi vào các phiếu nhập hàng bán bị trả lại.
7. Chuyển màn hình nhập chứng từ.
Tại bất kỳ một màn hình cập nhật chứng từ để chuyển nhanh sang màn hình
nhập chứng từ khác ta nhấn chuột phải và chọn chứng từ liên quan cần thực
hiện.




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 18 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 

Nhấn chuột phải
để chọn chứng từ




Các lưu ý khi cập nhật các giao dịch ngoại tệ:
Trong Simba Accounting các giao dịch liên quan đến ngoại tệ và các giao dịch chỉ
liên quan đến đồng Việt nam được cập nhật trên cùng một màn hình. Mã ngoại tệ
ngầm định được khai báo trong menu "Hệ thống \ Danh mục từ điển và tham số hệ
thống \ Khai báo các tham số hệ thống". Để chọn loại mã ngoại tệ cần thiết chọn
nút .
Về các giá trị tiền VNĐ và ngoại tệ trong Simba Accounting lưu số liệu như sau:
1. Có một trường lưu mã loại ngoại tệ của giao dịch. Nếu giao dịch là đồng
Việt nam thì sẽ lưu mã là "VND". Nếu giao dịch là ngoại tệ thì sẽ lưu mã
của đồng ngoại tệ.
2. Có một trường lưu giá trị tiền nguyên tệ. Trong trường hợp giao dịch là đồng
Việt nam thì giá trị này đúng bằng giá trị tiền VNĐ trên chứng từ.
3. Có một trường tỷ giá lưu tỷ giá quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt nam. Nếu giao
dịch là đồng Việt nam thì chương trình tự động gán giá trị bằng 1 cho trường
tỷ giá.
4. Có một trường lưu giá trị tiền VNĐ. Nếu giao dịch là ngoại tệ thì trường này
có giá trị bằng (Nguyên tệ * Tỷ giá). Nếu giao dịch là đồng Việt nam thì giá
trị 02 trường nguyên tệ và VNĐ bằng nhau.


Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 19 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

Trên màn hình cập nhật chứng từ có 03 trường: tiền ngoại tệ, tỷ giá và tiền VNĐ.
Do chương trình gộp chung các giao dịch đồng Việt nam và ngoại tệ trên cùng một
màn hình nên khi cập nhật cần lưu ý như sau:
Đối với các giao dịch là đồng Việt nam:
Trường ngoại tệ lúc này cũng được hiểu là VNĐ và ta gõ số tiền VNĐ vào đây.
Trường tỷ giá lúc này sẽ được tự động gán giá trị bằng 1 và trường tiền VNĐ cũng
được tự động gán giá trị của trường tiền ngoại tệ.
Đối với các giao dịch là ngoại tệ:
Ta gõ số tiền nguyên tệ vào trường ngoại tệ và tỷ giá quy đổi ra VNĐ vào trường tỷ
giá. Trường tiền VNĐ được tự động gán giá trị bằng (Nguyên tệ * Tỷ giá).
Về nguyên tắc chung thì ta luôn có đẳng thức:
Tiền VNĐ = Nguyên tệ * Tỷ giá.
và giá trị tiền VNĐ được chương trình tự động tính sau khi người sử dụng cập nhật
tiền nguyên tệ và tỷ giá. Chương trình không cho phép người sử dụng cập nhật vào
trường tiền VNĐ. Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt do tỷ giá quá lẻ và
chương trình lại không lưu đủ số chữ số sau dấu phẩy thập phân nên có thể xảy ra
là số tiền VNĐ được tính khác với số tiền trên thực tế. Để giải quyết vấn đề này ta
phải gõ giá trị 0 (không) vào trường tỷ giá và gõ số tiền VNĐ cần thiết vào trường
tiền VNĐ.
Các lưu ý khi cập nhật các giao dịch nhập xuất vật tư:
Về nguyên tắc chung thì ta luôn có đẳng thức:
Tiền = Số lượng * Đơn giá.
và giá trị tiền được chương trình tự động tính sau khi người sử dụng cập nhật số
lượng và đơn giá. Chương trình không cho phép người sử dụng cập nhật vào trường
tiền. Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt do đơn giá quá lẻ và chương trình
lại không lưu đủ số chữ số sau dấu phẩy thập phân nên có thể xảy ra là số tiền
được tính khác với số tiền trên thực tế. Để giải quyết vấn đề này ta phải gõ giá trị 0
(không) vào trường đơn giá và gõ số tiền cần thiết vào trường tiền.
Khi vào các phiếu nhập xuất nếu ta sử dụng giá khác với giá chuẩn, ví dụ xuất với
giá đích danh cho trường hợp vật tư tính giá trung bình thì ta đánh dấu vào nút “Xuất
giá đích danh cho vật tư tính giá trung bình” hoặc nhập với giá trung bình thì ta dùng
nút “Phiếu nhập giá trung bình”.

Các thao tác chung khi lên báo cáo:
Trong chương trình các thao tác để lên các báo cáo đều thống nhất. Dưới đây sẽ trình
bày về các điểm chung này.
Quy trình thực hiện lên báo cáo:
1. Chọn chức năng báo cáo tương ứng với nghiệp vụ kế toán cụ thể.
Ví dụ: Báo cáo bán hàng. Chương trình sẽ hiện lên danh sách các báo cáo liên
quan đến phân hệ bán hàng.

Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 20 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng




(Chọn báo cáo cần thiết)
2. Chọn báo cáo cần thiết.
Ví dụ: Báo cáo bán hàng nhóm theo 2 chỉ tiêu.




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 21 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng




(Truyền vào các điều kiện lọc tương ứng)
3. Vào điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo.
Ví dụ: từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/03/2007. Các thông tin cần thiết để thực
hiện lên báo cáo như: theo khách hàng? Nhóm khách hàng, vụ việc, kho, …
4. Sau khi tính toán xong chương trình sẽ hiện lên kết quả dưới dạng bảng số
liệu.




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 22 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

(Dạng thể hiện của báo cáo)
5. Ta có thể dùng các phím con trỏ để di chuyển xem các thông tin cần thiết hoặc
dùng các phím ^F/^G để tra tìm kiếm thông tin.
6. Trong đa số các báo cáo chương trình sẽ cho phép thay đổi các kiểu xem, ví dụ
như sắp xếp các dòng theo mã hoặc theo tên hoặc theo giá trị hoặc nhóm các
vật tư, khách hàng theo các tiêu chí khác nhau,... Để làm việc này ta dùng phím
F10 để lựa chọn kiểu xem. Chương trình sẽ hiện lên các lựa chọn để ta chọn
kiểu xem cần thiết. Nếu muốn xem theo một kiểu khác ta lại chỉ việc dùng
phím F10 một lần nữa.
7. Nếu ta cần in số liệu hoặc kết xuất ra các tệp dữ liệu dạng EXCEL hoặc DBF
thì dùng phím F7. Chương trình hiện lên màn hình để ta chọn mẫu đầu ra cho
báo cáo (máy in, xem trước, hay tệp liệu excel, …).


Chứng từ trùng và vấn đề khử chứng từ trùng trong Simba Accounting:

Phân loại các nghiệp vụ phát sinh có chứng từ trùng:
Trong nhiều trường hợp một nghiệp vụ kế toán phát sinh có thể có 02 chứng từ ban
đầu với sơ đồ hạch toán nợ có trùng nhau. Dưới đây là một số nghiệp vụ thường
gặp:
1. Nghiệp vụ nộp tiền mặt vào ngân hàng: có phiếu chi tiền mặt và giấy báo có
của ngân hàng
2. Nghiệp vụ rút tiền từ ngân hàng nhập quỹ: có giấy báo nợ của ngân hàng và
phiếu thu tiền mặt.
3. Nghiệp vụ chuyển tiền từ ngân hàng A sang ngân hàng B: có giấy báo nợ của
ngân hàng A và giấy báo có của ngân hàng B.
4. Nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá trả bằng tiền mặt: có phiếu chi tiền mặt và
phiếu nhập vật tư, hàng hoá.
5. Nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt: có hoá đơn bán hàng và phiếu
thu tiền mặt
Trong mỗi trường hợp ví dụ nêu trên hai chứng từ đều có sơ đồ hạch toán trùng nhau
nhưng do hai kế toán viên khác nhau theo dõi và chúng có thể chứa các thông tin khác
nhau. Ví dụ như bán hàng thu tiền ngay thì hoá đơn bán hàng do kế toán tiêu thụ thực
hiện và có các thông tin về lượng, đơn giá, trị giá hàng hoá còn phiếu thu tiền do kế
toán tiền mặt thực hiện và chỉ có thông tin về tổng giá trị hàng bán ra. Chính vì vậy
cần phải có quy trình rõ ràng về cập nhật và xử lý chứng từ trên máy.
Nếu các phát sinh có chứng từ trùng thì ta có thể phân loại chúng thành các nhóm sau:
Các phát sinh liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng:
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 23 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

1. Nộp tiền mặt vào ngân hàng
2. Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ
3. Chuyển tiền giữa các ngân hàng
4. Mua ngoại tệ
5. Bán ngoại tệ.
Các phát sinh liên quan đến mua bán hàng hoá, vật tư thanh toán ngay bằng
tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng:
1. Mua hàng, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
2. Bán hàng, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Các phát sinh liên quan thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư:
Thanh toán tạm ứng mua hàng hoá, vật tư

Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền
gửi ngân hàng:
Trong trường hợp có chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân
hàng thì chỉ cập nhật một trong 02 chứng từ phát sinh. Việc lựa chọn chứng từ để
cập nhật vào máy theo trình tự ưu tiên như sau:
1. Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ.
2. Chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền gửi ngân hàng.
3. Trong trường hợp chuyển tiền giữa 02 ngân hàng thì giấy báo nợ (chi) được
ưu tiên hơn so với giấy báo có (thu).
Theo trình tự ưu tiên này thì chứng từ được lựa chọn để cập nhật trong các trường
hợp thường xảy ra trên thực tế sẽ như sau:

Nghiệp vụ Ctừ 1 Ctừ 2 Ctừ cập nhật
Mua ngoại tệ Giấy báo nợ tiền Giấy báo có tiền Giấy báo có tiền
của ngân hàng VNĐ của ngân NT của ngân NT của ngân
hàng hàng hàng
Mua tiền mặt Phiếu chi tiền Phiếu thu tiền Phiếu thu tiền
n.tệ VNĐ NT NT
Bán ngoại tệ cho Giấy báo nợ tiền Giấy báo có tiền Giấy báo nợ tiền
ngân hàng NT của ngân VNĐ của ngân NT của ngân
hàng hàng hàng
Bán tiền mặt Phiếu chi tiền Phiếu thu tiền Phiếu chi tiền
n.tệ NT VNĐ NT
Nộp tiền mặt Phiếu chi tiền Giấy báo có của Phiếu chi tiền
vào ngân hàng mặ t ngân hàng mặ t
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 24 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

Rút tiền gửi Giấy báo nợ của Phiếu thu tiền Phiếu thu tiền
ngân hàng về ngân hàng mặ t mặ t
quỹ
Chuyển tiền Giấy báo nợ của Giấy báo có của Giấy báo nợ của
giữa 02 ngân ngân hàng A ngân hàng B ngân hàng A
hàng

Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến mua bán vật tư thanh toán
ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng:
Trong các trường hợp liên quan đến tiền và vật tư như trong các trường hợp mua bán
vật tư thanh toán bằng tiền mặt do chứng từ tiền và chứng từ vật tư chứa các thông
tin khác nhau nên dưới đây sẽ trình bày các phương án khác nhau cho việc cập nhật
các chứng từ này. Việc chọn phương án nào để sử dụng phụ thuộc vào hoàn cảnh cụ
thể của từng doanh nghiệp.
Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên quan đến vật tư
không hạch toán.
Theo phương án này thì cả 02 chứng từ đều được cập nhật nhưng riêng đối với
chứng từ liên quan đến vật tư thì không được thực hiện nợ/có mà chỉ vào các thông
tin phục vụ quản lý kho hàng, vật tư. Còn khi lên các báo cáo liên quan đến hạch toán
thì thông tin được lấy từ chứng từ thu chi.
Phương án 2: Hạch toán qua tài khoản công nợ.
Theo phương án này thì mặc dù việc mua bán được thanh toán ngay nhưng hạch toán
như trường hợp mua bán trả chậm. Theo phương án này thì cả 02 chứng từ thu chi và
vật tư đều được cập nhật.
Đây là phương án đơn giản hơn cả nhưng có nhược điểm khi ta nhìn vào hạch toán
sẽ không biết là mua bán trả chậm hay thanh toán ngay.
Phương án 3: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập nhật
chứng từ thu chi tiền.




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 25 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng




PHÂN HỆ: HỆ THỐNG




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 26 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

(Phân hệ Hệ thống)

1.1. Giới thiệu chung:
Phân hệ hệ thống là nơi khai báo và quản lý các thông tin liên quan đến hoạt động
của toàn bộ chương trình như khai báo người sử dụng, kiểm tra và bảo trì các cơ sở
dữ liệu, khai báo chi tiết các thông tin sử dụng cho từng màn hình cập nhật chứng từ,
...
Trong các mục sau sẽ mô tả chi tiết các chức năng của phân hệ hệ thống

1.2. Khai báo các màn hình cập nhật chứng từ:

Chức năng
Các màn hình cập nhật chứng từ là đầu vào chính của toàn bộ hệ thống thông tin kế
toán. Simba Accounting cho phép khai báo một số thông tin chung về các màn hình
cập nhật chứng từ. Việc khai báo này nhằm 2 mục đích:
- Liên kết các thông tin đầu vào thành một hệ thống nhất để tiện cho xử lý số
liệu.
- Tự động hoá việc cập nhật số liệu.

Các thông tin chung liên quan đến màn hình cập nhật chứng từ
Mã chứng từ
Mã chứng từ do Simba Accounting quy định cho từng màn hình cập nhật chứng từ và
không được sửa.
Mã chứng từ được dùng để nhận biết là dữ liệu, thông tin trên các báo cáo được cập
nhật từ màn hình nào, từ phân hệ nào. Khi lên các báo cáo chi tiết người sử dụng có
thể căn cứ vào mã chứng từ để nhận biết xem chứng từ được cập nhật từ màn hình
nào
Tên chứng từ
Tên của chứng từ. Thông tin này đã được Simba Accounting khai báo, nhưng có thể
sửa lại cho phù hợp.
Tên 2
Tên tiếng Anh của chứng từ. Thông tin này đã được Simba Accounting khai báo,
nhưng có thể sửa lại cho phù hợp.
Stt khi in bảng kê
Thông tin này phục vụ việc sắp xếp các ctừ khi lên các báo cáo chi tiết liên quan đến
nhiều loại chứng từ khác nhau. Trong các báo cáo này, trong cùng một ngày thì các
chứng từ có số thứ tự (stt) bé hơn sẽ được sắp xếp trước các chứng từ có stt lớn
hơn.
Mã chứng từ khi in
Trường này khai báo mã ctừ sẽ được in ra trong các báo cáo, sổ sách kế toán.
Mã chứng từ mẹ
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 27 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

Trường này khai báo để tiện cho việc đánh số tự động các chứng từ. Mỗi khi thêm
một chứng từ mới thì Simba Accounting tự động đánh số tăng thêm 1. Trong trường
hợp các màn hình cập nhật chứng từ khác nhau nhưng lại có cùng một hệ thống đánh
số chứng từ thì phải khai báo các màn hình này có chung một mã ctừ mẹ để cho
chương trình nhận biết để đánh số tự động.
Mã ctừ mẹ phải là mã ctừ nào đó trong danh mục ctừ. Trong trường hợp màn hình có
hệ thống đánh số riêng thì mã ctừ mẹ trùng với chính mã ctừ.
Có/không sử dụng một số trường
Để thuận tiện cho việc sử dụng và khai thác thông tin chương trình cho phép người
sử dụng khai báo có hay không sử dụng một số trường khi nhập liệu. Nếu khai báo
là không thì khi nhập số liệu chương trình sẽ tự động bỏ không đi qua các trường
này.

1.3. Khai báo các tham số hệ thống:

Chức năng
Simba Accounting cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chương trình phù
hợp nhất với từng doanh nghiệp cụ thể.
Người sử dụng có thể khai báo các tham số tuỳ chọn đặc thù cho doanh nghiệp như:
- Mã số thuế của doanh nghiệp
- Mã đồng tiền hạch toán,...

Mô tả các tham số hệ thống
Tham số Giải thích Các tuỳ chọn / Ví dụ
Mã đồng tiền hạch toán VND
Ngôn ngữ ngầm định 1, 2
của báo cáo (1-Việt, 2-
Anh)
Báo cáo ngầm định là 1, 2
VNĐ hay ngoại tệ (1-
VNĐ, 2-Ngoại tệ)
Dấu phân cách hàng ".", ",", " "
nghìn khi viết các số
Dấu phân cách số thập ".", ","
phân khi viết các số
Khuôn dạng của trường Khuôn dạng khi nhập 999 999 999 999 999
tiền và xem báo cáo
Khuôn dạng của trường Khuôn dạng khi nhập 9 999 999 999 999
ngoại tệ và xem báo cáo 999.99
Khuôn dạng của trường Khuôn dạng khi nhập 9 999 999.99
tỷ giá và xem báo cáo
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 28 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

Ngày lưu số liệu hàng Ngày thứ mấy trong 0 - Không lưu
tuần tuần định kỳ chương 1 - Chủ nhật
trình tự động sẽ lưu số 2, 3, 4, 5, 6, 7 - Thứ 2,
liệu 3,..., 7
Số tệp hàng tuần được Ví dụ khai báo là 5 thì 1, 2, 3, 4, 5
lưu giữ số mỗi lần lưu số liệu
thì chương trình sẽ lưu
ra một tệp riêng, đến
lần lưu thứ 6 (mới
nhất) thì sẽ ghi đè lên
lần lưu thứ nhất (cũ
nhất)
Thư mục copy vào/ra số ..\Copy\
liệu
Chế độ Auto-fill khi 0,1
nhập liệu
(1-bật, 0-tắt)
Phông báo cáo Phông chữ của báo cáo .VnArial Narrow
Phông tiêu đề báo cáo .VnHelvetInsH, 12, 0
Phông báo cáo phần .VnArialH, 8, 0
(Người lập biểu, Kế
toán trưởng, Giám đốc)

1.4. Khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính
Đối với các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư trong nước, thông thường năm tài chính
bắt đầu từ 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Và kỳ kế toán thông thường là
tháng và bắt đầu vào ngày 1 hàng tháng và kết thúc vào ngày cuối tháng.

1.5. Danh mục các đơn vị cơ sở
Khi công ty hoặc tổng công ty có nhiều đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh ở các
nơi khác nhau, mà ở mỗi đơn vị kinh doanh đó lại sử dụng phần mềm kế toán theo
yêu cầu đặc thù riêng của mình. Để tổng hợp số liệu các đơn vị trong toàn công ty
Simba Accoungting sử dụng danh mục các đơn vị cơ sở.
Mỗi một đơn vị cơ sở sẽ có một thư mục riêng để lưu số liệu. Sẽ có một đơn vị
khai báo là đơn vị tổng hợp trong danh mục đơn vị cơ sở để tổng hợp số liệu từ tất
cả các đơn vị cơ sở lại.
(Khi công ty có nhu cầu sử dụng nhiều hơn một đơn vị cơ sở, khi khai báo thêm đơn
vị cơ sở mới cần thông báo cho Simba để được cấp quyền sử dụng.)

1.6. Chức năng lưu trữ số liệu

Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 29 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

Việc sao chép và lưu trữ số liệu là rất quan trọng. Mặc dù rất ít khi xảy ra nhưng
vẫn có thể vào một ngày nào đó, vì lý do hỏng đĩa cứng, virus, xoá nhầm nên số liệu
hoặc chương trình có thể bị hỏng.
Để khắc phục vấn đề trên ta phải thực hiện việc lưu và cất giữ chương trình cũng
như số liệu đã được cập nhật hàng ngày.
Chương trình cho phép tự động lưu số liệu vào một ngày cố định trong tuần theo
ngày ta khai báo ở phần khai báo tham số hệ thống. Đúng ngày khai báo này mỗi lần
thoát ra khỏi chương trình, nếu người sử dụng có thẩm quyền lưu giữ số liệu chưa
lưu số liệu thì chương trình sẽ hỏi là có lưu số liệu không. Nếu trả lời là có thì
chương trình sẽ thực hiện lưu số liệu.
Ngoài việc lưu định kỳ tự động hàng tuần, khi cần thiết ta có thể lưu khi chạy chức
năng lưu trữ số liệu.
Số liệu lưu trữ để được cất trong thư mục Backup, hoặc ở các thiết bị lưu trữ khác
như đĩa cứng, USB, CD-ROM.
Chọn thư mục thích hợp, sau đó nhấn nút OK để thực hiện.




(Chọn thư mục lưu trữ)




(Chương trình đang thực hiện) (*)
Nếu khi thực hiện chức năng lưu trữ (Backup) số liệu mà không thấy màn hình (*)
xuất hiện. Các bước khắc phục:

Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 30 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

• Kiểm tra xem chương trình Winrar có đang sử dụng được không, nếu không
phải cài lại chương trình giải nén dữ liệu Winrar.
• Copy nguyên thư mục Winrar trong Program Files (thông thường ở C:\Program
Files\Winrar) và dán vào thư mục cài đặt.
Ngoài biện pháp lưu giữ số liệu như trên ta còn có thể thực hiện lưu giữ bằng các
công cụ khác như Windows Explorer,...

1.7. Chức năng khoá số liệu
Khoá số liệu sẽ không cho phép thêm, xoá, sửa chứng từ,… cho đến ngày khoá số
liệu.
Trong trường hợp ta đã khoá số liệu đến một ngày nào đó nhưng vì lý do nào đó cần
phải sửa đổi lại số liệu của các ngày đã bị khoá thì ta chỉ việc thay đổi lại ngày bị
khoá nhỏ hơn ngày có số liệu cần phải thay đổi.

1.8. Chức năng sao chép vào/ra số liệu
Việc sao chép số liệu này nhằm mục đích để chuyển số liệu cho người dùng khác, ví
dụ từ các đơn vị cấp dưới cho đơn vị cấp trên, từ các cửa hàng về công ty. Sau khi
sao chép ra và chuyển cho người dùng khác, ví dụ là đơn vị cấp trên, thì đơn vị cấp
trên sẽ thực hiện sao chép (copy) từ đĩa vào chương trình và sẽ có bộ số liệu giống
như ở bản gốc.
Ta cũng có thể dùng chức năng sao chép để lưu giữ số liệu.

1.9. Chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu
Số liệu được cập nhật và lưu giữ ở nhiều bảng số liệu khác nhau vì một số lý do có
thể bị sai lệch về chỉ dẫn hoặc có sự không đồng bộ giữa các bảng số liệu.
Khi chỉ dẫn của một bảng nào đó bị sai lệch hoặc bị mất thì khi xử lý số liệu
chương trình sẽ đưa ra các thông báo như: “Out of Range”, “Index Tag Not Found”,
"Not a table/DBF",...
Khi số liệu giữa các bảng bị mất đồng bộ thì lên báo cáo sẽ bị sai.
Trong cả 2 trường hợp trên ta phải thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu.
Ngoài ra, khi ta xoá số liệu thì số liệu chưa bị xoá hẳn mà chỉ bị đánh dấu xoá và sẽ
không tham gia vào các tính toán. Cùng với thời gian những số liệu bị xoá có thể rất
nhiều và sẽ ảnh hưởng đến tốc độ xử lý. Vì vậy, định kỳ khoảng một tháng một lần
nên thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu để chương trình xoá hẳn các bản
ghi bị đánh dấu xoá ra khỏi chương trình.

1.10. Chức năng cài đặt fonts chữ
Giao diện và báo cáo của Simba Accounting có sử dụng phông chữ tiếng Việt (TCVN
3). Font chữ tiếng Việt được cài đặt khi ta cài đặt Simba Accounting. Tuy nhiên vì


Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 31 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

một lý do nào đó Font chữ có thể bị hỏng và trên giao diện hoặc trên báo cáo sẽ
không có tiếng Việt. Trong trường hợp này ta phải cài đặt lại phông chữ tiếng Việt.

1.11. Chức năng tạo năm làm việc mới
Số liệu trong Simba Accounting được lưu trữ theo năm. Mỗi khi đến một năm mới
thì phải thực hiện chức năng tạo năm làm việc mới và chương trình sẽ tạo các tệp
dữ liệu mới cho năm làm việc mới, sao chép các danh mục từ điển và số dư cuối
năm của năm làm việc cũ sang năm làm việc mới.

1.12. Chức năng chọn năm làm việc
Trong Simba Accounting tại mỗi thời điểm chỉ có thể làm việc với số liệu của một
năm nhất định. Vì vậy muốn làm việc với số liệu của một năm nào đó ta phải thực
hiện chọn năm làm việc cần thiết.

1.13. Khai báo người sử dụng chương trình và phân quyền truy nhập
Simba Accounting cho phép quản lý quyền truy nhập các chức năng theo từng người
sử dụng. Khả năng này đảm bảo cho việc bảo mật và an toàn số liệu kế toán.
Để có thể truy cập vào chức năng này bạn phải nhập lại mật khẩu sử dụng khi đăng
nhập vào Simba Accounting sau đó nhấn vào nút “Nhận”




(Xác nhận lại mật khẩu)


Màn hình quản lý người sử dụng:




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 32 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng




Phần khai báo người sử dụng chương trình và phân quyền truy nhập có các chức
năng sau:
- Thêm người sử dụng
- Sửa đổi người sử dụng
- Xoá người sử dụng
- Phân quyền




Khi khai báo người sử dụng ta phải cập nhật các thông tin sau:
- Xưng hô: Ngài, anh, chị,…
- Tên: Tên được nhập vào khi vào chương trình.
- Tên đầy đủ: Tên đầy đủ của người sử dụng.
- Mật khẩu: Mật khẩu truy nhập khi sử dụng chương trình.
- Người sử dụng có thể là người quản lý (administrator) hoặc không phải là
người quản lý: Nếu là người quản lý thì người sử dụng có toàn quyền truy
nhập các chức năng và được quyền thêm và phân quyền cho các người sử
dụng khác. Nếu không phải là người quản lý thì người sử dụng chỉ được sửa
đổi các thông tin như tên đầy đủ, đổi mật khẩu truy nhập chương trình.
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 33 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

- Để tiện cho việc phân quyền sử dụng ta có thể chỉ việc khai báo người sử
dụng hiện thời sẽ được thừa hưởng các quyền như các quyền truy nhập của
một người sử dụng nào khác.




(Màn hình phân quyền từng chức năng)

Đối với việc thêm, xoá hoặc phân quyền cho người sử dụng thì chỉ có người sử
dụng là người quản lý thì mới thực hiện được các chức năng này.
Khi phân quyền thì chương trình sẽ hiện lên 2 danh sách các chức năng: các chức
năng được sử dụng và các chức năng không được sử dụng.
Muốn thêm các chức năng được sử dụng thì phải đánh dấu các chức năng cần
thiết trong danh sách các chức năng không được sử dụng và sau đó chuyển các chức
năng được đánh dấu sang danh sách các chức năng được sử dụng.
Ngược lại, muốn bớt các chức năng được sử dụng thì phải đánh dấu các chức
năng này trong danh sách các chức năng được sử dụng và sau đó chuyển các chức
năng được đánh dấu sang danh sách các chức năng không được sử dụng.
Ngoài việc phân quyền sử dụng các chức năng chương trình còn cho phép phân
quyền tác động đến dữ liệu. Ví dụ một người sử dụng có quyền xem danh mục tài
khoản mà không thể sửa xoá, hoặc có quyền tạo ra chứng từ nhưng không có quyền
sửa xoá đến chứng từ đó.

1.14. Lịch sử truy cập : Thông kê công việc, các thao tác trong khi sử dụng phần
mềm
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 34 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng




1.15. Chức năng trợ giúp
Khi thực hiện chức năng này hoặc khi ấn phím trợ giúp F1 chương trình hiện lên các
hướng dẫn về sử dụng chương trình. Trình bày hướng dẫn sử dụng chương trình
tuân thủ theo chuẩn về hướng dẫn sử dụng chương trình của Windows.

1.16. Chức năng thư giãn
Trong phần này chương trình sẽ đưa ra các chuyện vui, giải trí và thư giãn sau những
khoảng thời gian làm việc căng thẳng.

1.17. Chức năng giới thiệu về Simba Accounting
Phần này chương trình sẽ đưa ra các thông tin về bản quyền, các tác giả của chương
trình.
1.18. Chức năng kết thúc làm việc với Simba Accounting
Khi thực hiện chức năng này chương trình kết thúc làm việc. Để làm việc lại ta phải
khởi động lại Simba Accounting.




(Xác nhận việc kết thúc làm việc với Simba Accounting)
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 35 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

Khi kết thúc chương trình, chương trình sẽ thông báo backup dữ liệu.




Khi thực hiện chức năng backup dữ liệu này toàn bộ dữ liệu sẽ được lưu trữ trong
thư mục Backup của chương trình, theo các “thứ” trong tuần.
Ví dụ: Khi bạn backup vào ngày thứ 2 thì file dữ liệu là file: MondayData.rar.



Nội dung
thư mực
Backup




Nội dụng thư mục
Backup, các file dữ liệu
được lưu trữ theo ngày.




(Nội dung thư mục Backup)
Việc Backup dữ liệu này khá quan trọng, trong một vài trường hợp bị mất số liệu vì
một lý do khách quan nào đó như bị virus, mất dữ liệu do xoá nhầm chứng từ, ... Thì
chúng ta có thể vào thư mục Backup kiểm tra và lấy lại file dữ liệu gần nhất.




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 36 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

KHAI BÁO BỘ DANH MỤC
Hệ thống các danh mục sử dụng trong Simba Accounting phải được khai báo trước
khi sử dụng.

Các phím chức năng khi thao tác cập nhật danh mục bao gồm:

F3: Sửa F4:Thêm F5-Tìm theo tên F8:Xóa Ctrl-F: Tìm tổng hợp Esc: Quay ra

2.1. Danh mục tài khoản
Vị trí: Tổng hợp  Tài khoản.

Tổ chức danh mục tài khoản
Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán. Hầu hết mọi thông
tin kế toán đều được phản ánh trên các tài khoản. Vì vậy việc xây dựng hệ thống tài
khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin tiếp theo.
Điều này đặc biệt đúng trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy.
Thông thường hệ thống tài khoản được xây dựng trên một sườn hệ thống tài khoản
sẵn có. Đối với các doanh nghiệp Việt nam thì hệ thống tài khoản tuân theo hệ thống
tài khoản do Bộ Tài chính quy định. Tuy nhiên để phản ánh được toàn bộ hoạt động
và tổ chức kinh doanh của từng doanh nghiệp cụ thể thì phải mở thêm các tiểu
khoản, tiết khoản trên cở sở hệ thống tài khoản sườn sẵn có.




(Danh mục tài khoản)
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 37 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

Để thêm mới tài khoản sử dụng phím chức năng F4, hiệu chỉnh F3, xóa F8.
Việc xây dựng hệ thống tài khoản (mở các tiểu khoản, tiết khoản) phụ thuộc vào 02
yếu tố:
ố Thứ nhất, nó phụ thuộc vào các yêu cầu quản lý do doanh nghiệp đặt ra.
ặ Thứ hai, nó phụ thuộc vào phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần
mềm kế toán được sử dụng.
Vì vậy, trước khi xây dựng hệ thống tài khoản cần phải xem xét thật kỹ các yêu cầu
quản lý đặt ra và nghiên cứu chi tiết phương án tổ chức và khai thác thông tin của
phần mềm kế toán.
Các yêu cầu quản lý có thể xem xét dựa trên các báo cáo (các báo cáo hàng ngày, các
báo cáo định kỳ và các câu hỏi bất chợt mà các "Sếp" hay đặt ra) cần phải thực hiện
để cung cấp thông tin cho các cán bộ quản lý trong doanh nghiệp và các cơ quan hữu
quan liên quan. Trong Simba Accounting khi xây dựng hệ thống tài khoản cần lưu ý
các điểm sau:
ể Các loại tiền ngoại tệ được theo dõi bằng cách mở các tiểu khoản của các
tài khoản tương ứng.

ứ Các tài khoản mở tại các ngân hàng được theo dõi bằng cách mở các tiểu
khoản của các tài khoản tương ứng. Nên mở cho mỗi tài khoản tại ngân hàng
một tiểu khoản để tiện đối chiếu với các sổ phụ của các ngân hàng. Tài
khoản tiền gửi ngân hàng, các tiểu khoản chi tiết nên mở theo trình tự sau:
Tài khoản (kế toán) tiền gửi ngân hàng -> Loại tiền -> Ngân hàng -> Tài
khoản (của ngân hàng) mở tại ngân hàng. Ngoài ra cũng có thể mở các tiểu
khoản chi tiết theo trình tự sau: Tài khoản (kế toán) tiền gửi ngân hàng ->
Ngân hàng --> Loại tiền -> Tài khoản (của ngân hàng) mở tại ngân hàng.

ạ Đối với tài khoản chi phí trả trước có thể chia thêm các tiểu khoản để phân
nhóm các loại chi phí trả trước, ví dụ: CCLĐ, Lãi vay, Bảo hiểm,...

ể Đối với tài khoản nguyên liệu, vật liệu có thể thêm các tiểu khoản theo phân
nhóm các loại nguyên vật liệu theo tính chất sử dụng, ví dụ: Nguyên liệu
chính, vật liệu phụ, nhiên liệu,...

ệ Đối với các tài khoản tập hợp chi phí sản xuất và tài khoản sản phẩm dở
dang có thể mở các tiểu khoản để theo dõi việc tập hợp chi phí theo các phân
xưởng sản xuất và các nhóm sản phẩm. Trình tự mở các tài khoản chi tiết có
thể như sau: Tài khoản tập hợp chi phí sản xuất và tài khoản sản phẩm dở
dang -> Phân xưởng sản xuất -> Nhóm sản phẩm.

ẩ Đối với các tài khoản tiền vay phải chia thành 02 tiểu khoản là "Vay ngân
hàng" và "Vay các đối tượng khác". Đối với Tiểu khoản "Vay ngân hàng" thì
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 38 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

lại chia nhỏ thành "Vay NH tiền VNĐ" và "Vay NH tiền ngoại tệ" và tiếp
theo là chi tiết cho từng ngân hàng và từng loại ngoại tệ. Đối với Tiểu khoản
"Vay các đối tượng khác" thì từng đối tượng cho vay được xem như là đối
tượng công nợ phải trả và trong chương trình được theo dõi bằng trường
"khách hàng". Để tiện theo dõi trên máy thì phương án tốt nhất là với mỗi
khế ước vay mở một tiểu khoản riêng.

ả Đối với các tài khoản giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng có thể mở các
tiểu khoản để theo dõi các loại hình kinh doanh hoặc các nhóm hàng kinh
doanh và các bộ phận kinh doanh khác nhau. Trình tự mở các tài khoản chi
tiết có thể như sau: Tài khoản giá vốn và doanh thu bán hàng -> Loại hình
kinh doanh -> Bộ phận kinh doanh. Ngoài ra cũng có thể mở các tiểu khoản
chi tiết theo trình tự sau: Tài khoản giá vốn và doanh thu bán hàng -> Bộ
phận kinh doanh -> Loại hình kinh doanh.
ạ Đối với các tài khoản tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp có thể mở các tiểu khoản để theo dõi việc tập hợp chi phí theo các
bộ phận kinh doanh và các loại hình kinh doanh. Trình tự mở các tài khoản
chi tiết có thể như sau: Tài khoản tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý
-> Loại hình kinh doanh -> Bộ phận kinh doanh. Ngoài ra cũng có thể mở các
tiểu khoản chi tiết theo trình tự sau: Tài khoản tập hợp chi phí bán hàng và
chi phí quản lý -> Bộ phận kinh doanh -> Loại hình kinh doanh.
ạ Đối với các tài khoản thanh toán nội bộ thì mở các tiểu khoản cho từng đơn
vị trong doanh nghiệp.
Các thông tin về tài khoản




(Cập nhật thông tin tài khoản)

Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 39 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

Các thông tin phải khai báo khi xây dựng hệ thống tài khoản bao gồm:
1. Số hiệu tài khoản
2. Tên tài khoản
3. Tên 2 tên tiếng anh
4. Mã ngoại tệ (loại tiền)
5. Tài khoản mẹ
6. Nhóm TK : thuộc nhóm vốn bằng tiền, công nợ phải thu, phải trả….
7. Tài khoản có hay không theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng phải thu
hay phải trả.
8. Tài khoản là tài khoản sổ cái hay không phải là tài khoản sổ cái. Các tài
khoản sổ cái là các tài khoản được sử dụng khi lên các báo cáo quyết toán
như bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh. Tính chất này
của tài khoản còn phục vụ việc lên sổ cái của tài khoản và khi in ấn một số
bảng biểu tổng hợp chương trình sẽ gộp số liệu của các tài khoản chi tiết
hơn vào tài khoản sổ cái.

Để sửa thông tin về một tài khoản nào đó ta đặt điểm nháy ngay tài khoản cần chỉnh
sửa rồi nhấn F3, tiếp đến ta thay đổi các thông tin cần thiết rồi nhấn nút Nhận bên
dưới để lưu lại, chọn nút Huỷ bỏ để thoát ra mà không lưu lại các thông tin vừa
sửa.

2.2. Danh mục ngoại tệ
Vị trí: Tiền mặt ngân hàng  Danh mục ngoại tệ.




(Danh mục ngoại tệ)
2.3. Danh mục khách hàng, nhà cung cấp
Vị trí: Bán hàng  Khách hàng.
Mua hàng  Nhà cung cấp.

Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 40 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng




(Danh mục khách hàng, NCC)
Simba Accounting cho phép quản lý khách hàng theo các thông tin chính sau: mã, tên,
địa chỉ, mã số thuế. Ngoài ra người sử dụng còn có thể cập nhật các thông tin khác
như số điện thoại, số fax, đối tác giao dịch, tài khoản ngân hàng của khách hàng, tài
khoản công nợ ngầm định, thời hạn thanh toán ngầm định,...
Simba Accounting còn cho phép phân loại khách hàng theo các nhóm khác nhau để
tiện cho việc phân tích và tổng hợp thông tin. Simba Accounting có 03 trường để
thực hiện việc phân loại nhóm khách hàng. Ví dụ, người sử dụng có thể dùng trường
thứ nhất để phân loại khách hàng theo vùng địa lý, trường thứ 2 để phân loại khách
hàng theo khách đại lý và khách lẻ, trường thứ 3 để phân nhóm khách hàng theo mức
độ ưu tiên.
Thông tin về khách hàng và nhóm khách hàng được cập nhật ở phần danh mục khách
hàng và danh mục nhóm khách hàng.




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 41 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng




(Cập nhật thông tin khách hàng, nhà cung cấp)

Gợi ý về xây dựng hệ thống mã khách hàng
Mã khách luôn được sử dụng khi cập nhật và xử lý số liệu, vì vậy xây dựng một bộ
mã tiện lợi cho việc cập nhật và khai thác số liệu là rất cần thiết. Dưới đây sẽ đưa
ra một số gợi ý về xây dựng bộ mã khách hàng.
Có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của khách hàng
mới bắt đầu từ 00001. Phương pháp này tiện lợi trong trường hợp số lượng khách
hàng lớn.
Trong trường hợp số lượng khách hàng không nhiều thì có thể mã khách hàng theo
tên viết tắt hoặc ghép các chữ cái đầu trong tên của khách hàng thành mã. Ví dụ Cty
ASIA có mã là ASIA, Cty FPT có mã FPT, Cty FINTEC có mã là FINTEC,...
Một phương án khác là trong mã khách chia thành 02 phần: phần đầu là nhóm khách,
còn phần sau thì đánh số thứ tự tăng dần của các khách cùng nhóm. Ví dụ đối với các
đơn vị có khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thể nhóm theo tỉnh/thành phố,
chẳng hạn các khách hàng trên địa bàn Hà nội thì đều bắt đầu bằng HN, TP HCM

Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 42 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

bắt đầu bằng HCM,...; Tương tự như vậy có thể nhóm khách hàng theo tổ chức công
việc, ví dụ Công ty - CT, TCty - TC, Trường học - TR, Viện - VI,...
Đối với các khách hàng là các cá nhân lẻ thì có thể dùng phương án ghép các chữ cái
đầu của họ đệm và tên để mã hoá. Ví dụ Phùng Đăng Vũ mã là PDV, Vũ Quang
Hưng mã là VQH,... Để gộp các khách lẻ thành một nhóm ta có thể thêm vào đầu mã
ví dụ là KL: KLPDV, KLVQH,... Đối với các CB CNV trong công ty thì có thể dùng
chung 02 chữ đầu là CB để gộp thành lại một nhóm. Trong trường hợp các mã số
trùng nhau thì thêm số 1, 2, 3,... vào cuối để phân biệt. Ví dụ: Vũ Quang Hưng và Vũ
Quốc Hùng có thể mã là KLVQH1, KLVQH2.
Ngoài ra một cách đặt mã khoa học khác khá thông dụng đó là người dùng có thể kết
hợp cả chử và số : Chữ là tên viết tắt của cty, số để phân biệt . Ví du như Cty Điện
Tử Hoàng Anh – Đặt HA001, khi gặp cty có tên viết tắt Cty TNHH Hồng Ân thì đặt
HA002.Khi nhập liệu người dùng chỉ việc gõ HA chương trình sẽ lọc lên gần nhất
những KH có ký hiệu HA
Lưu ý khi mã hoá không được có trường hợp mã của khách hàng A là một phần
trong mã của khách hàng B kể từ bên phải. Ví dụ không được mã KLVQH và
KLVQH1. Trong trường hợp này phải mã là KLVQH1 và KLVQH2.
Một gợi ý quan trọng là nên mã hoá sao cho các mã có độ dài bằng nhau.

Đổi mã khách hàng và ghép mã khách hàng bị trùng
Trong một số trường hợp ta đã nhập số liệu liên quan đến một khách hàng nhưng sau
đó lại cần phải đổi mã của khách hàng này. Ví dụ ta cần phải thống nhất lại hệ
thống mã hoặc vì nhầm lẫn nên có 1 khách hàng nào đó có tới 02 mã khách và ta cần
phải đổi một mã sang một mã khác.
Phương án thứ nhất là ta đổi mã khách hàng bằng cách sửa lại mã khách trong
danh mục rồi sau đó lọc toàn bộ số liệu đã nhập để sửa lại từng bản ghi.
Phương án thứ hai ta dùng chức năng đổi mã và ghép mã ( F6) trong Simba
Accounting .

Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ của các khách hàng
Số dư đầu kỳ của khách hàng được cập nhật ở phần vào số dự công nợ đầu kỳ.
Người sử dụng chỉ phải cập nhật số dư đầu kỳ 1 lần khi bắt đầu sử dụng Simba
Accounting . Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của cả các năm sau số dư công nợ
sẽ do chương trình tự động tính toán và kết chuyển.
Sau khi cập nhật số dư công nợ đầu kỳ, chương trình sẽ chuyển số dư tổng hợp cho
cả tài khoản công nợ sang phần số dư tài khoản đầu kỳ.

2.4. Danh mục hàng hoá vật tư
Vị trí: Hàng tồn kho  Hàng hoá, vật tư.
Công cụ dụng cụ  Hàng hoá, vật tư.

Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 43 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

Simba Accounting cho phép quản lý các mặt hàng theo các thông tin chính sau: mã,
tên, đơn vị tính, phương pháp tính giá hàng tồn kho, tài khoản hàng tồn kho, tài khoản
giá vốn hàng bán, tài khoản doanh thu, tài khoản hàng bán bị trả lại, tài khoản sản
phẩm dở dang, phân loại theo hình cây-cao nhất là 6 cấp, mặt hàng có tính tồn kho
hay không.




(Danh mục hàng hoá vật tư)




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 44 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng




(Màn hình khai báo vật tư)
Khi khai báo danh điểm vật tư cần lưu ý các điểm sau:
- Đối với các mặt hàng là dịch vụ thì ta để trống đơn vị tính.
- Trong một số trường hợp đặc biệt chỉ cần theo dõi số lượng và giá trị bán ra
mà không theo dõi nhập xuất tồn (hàng phế liệu) thì ta khai báo là hàng hoá
không cần tính tồn kho.
- Simba Accounting cho phép lựa chọn cách tính giá hàng tồn kho theo 3 phương
pháp: trung bình tháng, nhập trước xuất trước và giá đích danh. Ta có thể khai
báo đích danh cho từng mặt hàng chứ không phải khai báo chung cho tất cả các
mặt hàng.
- Tính giá thành: Nếu khai báo một sản phẩm có tính giá thành, chương trình
sẽ tự động chuyển sản phẩm đó sang danh mục các đối tượng cần tập hợp
chi phí và tính giá thành (danh mục sản phẩm/công trình).
- Liên quan đến hạch toán ta phải khai báo các tài khoản kế toán liên quan:
Tài khoản hàng hoá, vật tư. Tài khoản kho được chọn từ các tài khoản chi
tiết trong danh mục tài khoản. Chương trình tự động gán tài khoản ta khai
báo ở đây vào tài khoản kho khi thực hiện nhập xuất vật tư. Trong trường
hợp nhập xuất từ kho là đại lý thì chương trình sẽ tự động gán tài khoản
hàng gửi bán (tài khoản 157) được khai báo trong danh mục kho hàng. Nếu
vật tư không theo dõi tồn kho (ví dụ mặt hàng là dịch vụ) thì bỏ qua trường
này.
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 45 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

Tài khoản giá vốn hàng bán. Chương trình sẽ tự động gán tài khoản ta khai
báo ở đây vào tài khoản giá vốn khi viết hoá đơn và nhập hàng bán bị trả lại.
Tài khoản giá vốn được chọn từ danh mục tài khoản, có thể là tài khoản chi
tiết hoặc là tài khoản tổng hợp. Trong trường hợp mỗi mặt hàng ứng duy
nhất với một tài khoản giá vốn thì phải chọn các tài khoản chi tiết từ danh
mục tài khoản. Trong trường hợp này khi nhập ctừ chương trình sẽ không
cho phép thay đổi trường tài khoản giá vốn. Nếu một mặt hàng có thể ứng
với nhiều tài khoản giá vốn thì có thể chọn tài khoản tổng hợp từ danh mục
tài khoản. Và trong trường hợp này khi nhập ctừ chương trình sẽ cho phép
sửa đổi trường tài khoản giá vốn. Nếu mặt hàng không theo dõi tồn kho thì
bỏ qua trường này.
Tài khoản doanh thu. Chương trình sẽ tự động gán tài khoản ta khai báo ở
đây vào tài khoản doanh thu khi ta viết hoá đơn. Tài khoản doanh thu được
chọn từ danh mục tài khoản, có thể là tài khoản chi tiết hoặc là tài khoản
tổng hợp. Trong trường hợp mỗi mặt hàng ứng duy nhất với một tài khoản
doanh thu thì phải chọn các tài khoản chi tiết từ danh mục tài khoản. Trong
trường hợp này khi nhập ctừ chương trình sẽ không cho phép thay đổi trường
tài khoản doanh thu. Nếu một mặt hàng có thể ứng với nhiều tài khoản
doanh thu thì có thể chọn tài khoản tổng hợp từ danh mục tài khoản. Và trong
trường hợp này khi nhập ctừ chương trình sẽ cho phép sửa đổi trường tài
khoản doanh thu.
Tài khoản hàng bán bị trả lại. Chương trình sẽ tự động gán tài khoản ta
khai báo ở đây vào tài khoản hàng bán bị trả lại khi ta làm phiếu nhập hàng
bán bị trả lại. Tài khoản hàng bán bị trả được chọn từ danh mục tài khoản,
có thể là tài khoản chi tiết hoặc là tài khoản tổng hợp. Trong trường hợp mỗi
mặt hàng ứng duy nhất với một tài khoản hàng bán bị trả lại thì phải chọn
các tài khoản chi tiết từ danh mục tài khoản. Trong trường hợp này khi nhập
ctừ chương trình sẽ không cho phép thay đổi trường tài khoản hàng bán bị trả
lại. Nếu một mặt hàng có thể ứng với nhiều tài khoản hàng bán bị trả lại thì
có thể chọn tài khoản tổng hợp từ danh mục tài khoản. Và trong trường hợp
này khi nhập ctừ chương trình sẽ cho phép sửa đổi trường tài khoản hàng bán
bị trả lại.
Thông tin về các mặt hàng cập nhật ở phần danh mục hàng hoá, vật tư.

Gợi ý về xây dựng hệ thống mã hàng hoá, vật tư
Trong trường hợp số lượng mặt hàng rất lớn, ví dụ trên 1,000 danh điểm, thì phương
án mã số tốt nhất là đánh số thứ tự tăng dần từ 000001 đến 999999.
Nếu số lượng vật tư ít thì có thể mã theo tên viết tắt để cho dễ nhớ.
Một phương án khác là trong mã hàng chia thành 02 phần: phần đầu là nhóm hàng,
còn phần sau thì đánh số thứ tự tăng dần của các mặt hàng cùng nhóm. Ví dụ đối với

Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 46 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

các doanh nghiệp kinh doanh thiết bị tin học có thể mã hoá như sau: MT001 - Máy
tính 486, MT002 - Máy tính 586,... MI001 - Máy in HP, MI002 - Máy in Epson,...
Lưu ý khi mã hoá không được có trường hợp mã của mặt hàng A là một phần trong
mã của mặt hàng B kể từ bên trái. Ví dụ không được mã MT01 và MT011. Trong
trường hợp này phải mã là MT010 và MT011. Nên mã hoá sao cho các mã đều có độ
dài bằng nhau.

Đổi mã mặt hàng và ghép mã hàng bị trùng
Trong một số trường hợp ta đã nhập số liệu liên quan đến một mặt hàng nhưng sau
đó lại cần phải đổi mã của mặt hàng này. Ví dụ ta cần phải thống nhất lại hệ thống
mã hoặc vì nhầm lẫn nên có 1 mặt hàng nào đó có tới 02 mã hàng và ta cần phải đổi
một mã sang một mã khác.
Phương án thứ nhất là ta đổi mã hàng bằng cách sửa lại mã hàng trong danh mục
rồi sau đó lọc toàn bộ số liệu đã nhập để sửa lại từng bản ghi.
Phương án thứ hai ta dùng chức năng đổi mã và ghép mã (Phím F6) trong Simba
Accounting .
2.5. Danh mục kho hàng
Vị trí: Hàng tồn kho  Kho hàng.




(Danh mục kho hàng)
Danh mục kho dùng để theo dõi các kho vật tư, hàng hoá và thành phẩm, hàng gửi
bán, theo dõi hàng hoá ở các kho đại lý, chi nhánh, ….
Kho ở đây có thể là kho của công ty nhưng cũng thể là các cửa hàng, các đại lý hoặc
các điểm nhận hàng gửi bán.
Kho được chia thành 02 nhóm - kho của công ty và kho là các đại lý. Việc phân nhóm
sẽ giúp ta trong các công việc sau:
- Thứ nhất, khi lên một số báo cáo ta cần phải phân biệt số liệu liên quan đến
kho của công ty và số liệu liên quan đến kho của đại lý.
- Lý do thứ 2 liên quan đến một số xử lý tự động khi hạch toán các chứng từ
xuất nhập kho. Trong Simba Accounting khi khai báo danh mục vật tư ta sẽ
khai báo tài khoản tồn kho của vật tư này và khi làm phiếu xuất nhập kho thì
chương trình tự động sẽ gán tài khoản ta khai báo vào tài khoản kho của
chứng từ. Tuy nhiên nếu ta thực hiện xuất nhập từ kho đại lý thì tài khoản
kho lúc này có thể lại là tài khoản hàng gửi đi bán (tài khoản 157). Chính vì

Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 47 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

vậy ta phải phân biệt kho của công ty và kho đại lý để chương trình có
phương án xử lý khi tự động hạch toán tài khoản kho.

2.6. Danh mục khoản mục phí
Vị trị: Báo cáo chi phí  Khoản mục phí.
Để quản lý chi tiết hơn các khoản chi phí hoạt động của DN thì chúng ta
khai báo thêm danh mục khoản mục phí.
Như các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí công tác, chi phí tiếp
khách, điện nước, điện thoại, …




(Màn hình khai báo danh mục khoản mục phí)
Tương tự như danh mục tài khoản, để thêm mới khoản mục phí nhấn F4, để sửa
nhấn F3, để xóa nhấn F8, tìm kiếm theo tên nhấn F5, tìm kiếm mở rộng Ctrl+F,G.




(Màn hình thêm mới khoản mục phí)
Sau khi nhấn F4, màn hình thêm mới khoản mục phí xuất hiện, ta điền đầy đủ thông
tin cần thiết vào sau đó nhấn nút Nhận.

2.7. Tỷ giá ngoại tệ
Vị trí: Tiền mặt, ngân hàng  Tỷ giá ngoại tệ




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 48 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

(Danh mục tỷ giá các ngoại tệ)




(Khai báo mới tỷ giá)
Việc khai báo danh mục tỷ giá ngoại tệ, giúp thao tác nhập liệu được rút ngắn lại
khi không cần phải nhập lại tỷ giá, tỷ giá sẽ được lấy tại danh mục tỷ giá theo ngày
tương ứng.
Các thao tác khai báo, hiệu chỉnh tương tự như khai báo danh mục ở trên.
2.8. Phân nhóm khách hàng, nhà cung cấp
Vị trí: Bán hàng  Phân nhóm khách hàng
Mua hàng  Phân nhóm nhà cung cấp.




(Danh mục phân nhóm khách hàng, nhà cung cấp)
Simba Accounting cho phép phân nhóm khách hàng, NCC theo 3 cấp nhóm, mục đích
để quản lý và tổng hợp các báo cáo quản trị theo khu vực, …
Các thao tác khai báo, hiệu chỉnh tương tự như khai báo danh mục ở trên.
2.9. Giá bán
Vị trí: Bán hàng  Giá bán




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 49 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng




(Danh mục giá bán)
Khai báo danh mục giá bán sử dụng trong các trường hợp mặt hàng bán ra, giá không
thường xuyên thay đổi, sử dụng danh mục giá bán để giảm bớt các thao tác nhập liệu
khi bán hàng.
Các thao tác khai báo, hiệu chỉnh tương tự như khai báo danh mục ở trên.
2.10. Thuế suất
Vị trí: Bán hàng  Thuế suất.




(Danh mục thuế suất)

Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 50 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

Khai báo danh mục thuế suất, khi tác nghiệp các chứng từ có liên quan chúng ta chọn
phần trăm thuế suất tương ứng, chương trình sẽ tự động tính giá trị tiền thuế dựa
vào phần trăm thuế suất.
Các thao tác khai báo, hiệu chỉnh tương tự như khai báo danh mục ở trên

2.11. Bộ phận bán hàng
Vị trí: Bán hàng  Bộ phận\nhân viên bán hàng




(Danh mục bộ phận , nhân viên kinh doanh)
Mục đích của việc khai báo bộ phận bán hàng nhằm quản lý doanh thu, chi phí chi
tiết theo từng nhân viên, bộ phận bán hàng.
Các thao tác khai báo, hiệu chỉnh tương tự như khai báo danh mục ở trên

2.12. Danh mục vụ việc hợp đồng
Vị trí: Bán hàng  Vụ việc, hợp đồng
Mua hàng  Vụ việc, hợp đồng




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 51 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng




(Khai báo danh mục vụ việc hợp đồng)
Các thao tác khai báo, hiệu chỉnh tương tự như khai báo danh mục ở trên.
2.13. Phân nhóm vụ việc hợp đồng
Vị trí: Bán hàng  Phân nhóm vụ việc, hợp đồng
Mua hàng  Phân nhóm vụ việc, hợp đồng




(Danh mục phân nhóm vụ việc hợp đồng)
Các thao tác khai báo, hiệu chỉnh tương tự như khai báo danh mục ở trên
2.14. Phân nhóm hàng hoá vật tư




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 52 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

Vị trí: Hàng tồn kho  Phân nhóm hàng hoá vật tư




(Danh mục phân nhóm hàng hoá, vật tư)
Simba Accounting cho phép chia hàng hoá vật tư thành nhiều nhóm khác nhau, để dễ
quản lý hàng tồn kho, và báo cáo cũng dễ nhìn hơn (dưới cấu trúc cây)
Các thao tác khai báo, hiệu chỉnh tương tự như khai báo danh mục ở trên

2.15. Bộ phận sử dụng công cụ, tài sản cố định

Vị trí: Công cụ dụng cụ  BPSD Công cụ dụng cụ.
Tài sản cố định  Bộ phận sử dụng TSCĐ.




(Danh mục bộ phận sử dụng công cụ, tài sản)

Các thao tác khai báo, hiệu chỉnh tương tự như khai báo danh mục ở trên
2.16. Nguồn vốn
Vị trí: Tài sản cố định  Nguồn vốn
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 53 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng




(Danh mục nguồn vốn)

Các thao tác khai báo, hiệu chỉnh tương tự như khai báo danh mục ở trên

2.17. Lý do tăng giảm tài sản cố định

Vị trí: Tài sản cố định  Lý do tăng giảm TSCĐ




(Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ)

Các thao tác khai báo, hiệu chỉnh tương tự như khai báo danh mục ở trên

2.18. Phân nhóm tài sản
Vị trí: Tài sản cố định  Phân nhóm TSCĐ




(Danh mục phân nhóm TSCĐ)
Simba Accounting cho phép phân loại tài sản theo các nhóm khác nhau để tiện cho
việc phân tích và tổng hợp thông tin. Simba Accounting có 03 trường để thực hiện

Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 54 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

việc phân nhóm tài sản. Ví dụ ta có thể phân nhóm tài sản theo chủng loại, theo nước
sản xuất, theo cấu hình.
Các thao tác khai báo, hiệu chỉnh tương tự như khai báo danh mục ở trên

2.19. Khai báo các màn hình nhập chứng từ
Vị trí: Hệ thống  Màn hình nhập chứng từ
Tổng hợp  Màn hình nhập ctừ
Tiền mặt, ngân hàng  Màn hình nhập ctừ
Bán hàng  Màn hình nhập ctừ
Mua hàng  Các màn hình nhập ctừ
Hàng tồn kho  Màn hình nhập ctừ




Khi cập nhật, in các chứng từ này và khi lên các báo cáo thường có một số thông tin
chung hay lặp lại hoặc có một số tuỳ chọn riêng cho phù hợp với từng doanh nghiệp.
Chương trình cho phép khai báo các thông tin chung hay lặp lại này và các tuỳ chọn
của từng doanh nghiệp.

Khai báo các thông tin về các màn hình cập nhật chứng từ
Mã ctừ
Mã chứng từ do Simba Accounting quy định cho từng màn hình cập nhật chứng từ và
không được sửa.


Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 55 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

Mã chứng từ được dùng để nhận biết là dữ liệu, thông tin trên các báo cáo được cập
nhật từ màn hình nào, từ phân hệ nào.
Tên ctừ
Tên của chứng từ. Thông tin này đã được Simba Accounting khai báo, nhưng có thể
sửa lại cho phù hợp.
Tên 2
Tên tiếng Anh của chứng từ. Thông tin này đã được Simba Accounting khai báo,
nhưng có thể sửa lại cho phù hợp.
Stt khi in bảng kê
Thông tin này phục vụ việc sắp xếp các ctừ khi lên các báo cáo chi tiết liên quan đến
nhiều loại ctừ khác nhau. Trong các báo cáo này, trong cùng một ngày thì các ctừ có
stt bé hơn sẽ được sắp xếp trước các ctừ có stt lớn hơn.
Mã ctừ khi in
Trường này khai báo mã ctừ sẽ được in ra trong các báo cáo, sổ sách kế toán.
Mã ctừ mẹ
Trường này khai báo để tiện cho việc đánh số tự động các chứng từ. Mỗi khi thêm
một chứng từ mới thì Simba Accounting tự động đánh số tăng thêm 1. Trong trường
hợp các màn hình cập nhật chứng từ khác nhau nhưng lại có cùng một hệ thống đánh
số chứng từ thì phải khai báo các màn hình này có chung một mã ctừ mẹ để cho
chương trình nhận biết để đánh số tự động.
Mã ctừ mẹ phải là mã ctừ nào đó trong danh mục ctừ. Trong trường hợp màn hình có
hệ thống đánh số riêng thì mã ctừ mẹ trùng với chính mã ctừ.
Số ctừ hiện thời
Trường này cho biết chứng từ hiện thời đã được đánh đến số bao nhiêu. Nếu ta phải
thay đổi lại việc đánh số, ví dụ cần phải đánh số lại khi bắt đầu một tháng mới, thì
ta chỉ việc sửa lại số ctừ này.
Khi vào chứng từ mới thì chương trình sẽ lấy số này cộng với 1 để đánh số cho
chứng từ mới.
Ngoại tệ ngầm định
Trong trường hợp màn hình nhập ctừ mà các chứng từ thường có cùng một đồng tiền
giao dịch thì khai báo đồng tiền giao dịch này và chương trình sẽ tự động gán đồng
tiền giao dịch bằng đồng tiền giao dịch (ngoại tệ) ngầm định ta khai báo. Ngoại tệ
ngầm định khai báo phải thuộc danh sách các loại tiền được khai báo trong danh mục
các loại tiền.
Tiêu đề ctừ khi in
Trường này khai báo tiêu đề ngầm định khi ta in chứng từ trên máy. Tuy nhiên ta có
thể sửa lại tiêu đề khi in ctừ.
Số liên khi in
Trường này khai báo số liên ctừ ngầm định được in ra khi in chứng từ trên máy. Tuy
nhiên ta có thể sửa lại số liên cần in ra khi in ctừ.
Số lượng ctừ lọc sẵn khi vào màn hinh nhập ctừ
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 56 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

Thông tin này thông báo cho chương trình biết là phải lọc ra bao nhiêu ctừ được cập
nhật sau cùng mỗi khi vào màn hình cập nhật ctừ.
Ta có thể khai báo bằng 0, tức là không cần lọc ctừ nào cả.
Cho phép trùng số ctừ
Thông in này cho phép hay không cho phép đánh trùng số ctừ đối với các ctừ khác
nhau trong cùng một năm.
Lọc ctừ theo người sử dụng
Thông tin này thông báo cho chương trình biết là có cho phép hay không cho phép lọc
ctừ theo người sử dụng trong các màn hình cập nhật ctừ.
Việc lọc ctừ theo người sử dụng chỉ thực sự cần thiết trong trường hợp phòng kế
toán lớn, có nhiều kế toán viên cùng sử dụng một màn hình cập nhật ctừ.
Biểu thức đầu số chứng từ ,cuối số chứng từ : Khai báo thông tin này giúp người
dùng có thể đánh số chứng từ theo tiền tố, hậu tố. VD như Phiếu kế toán tháng 2 số
007 PKT/02/007.
Bung lớn màn hình nhập chứng từ : Có 2 thuộc tính để lựu chọn khi vào chứng từ
nhập liệu của phiếu đó phóng to hay thu nhỏ.




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 57 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

PHÂN HỆ: KẾ TOÁN TỔNG HỢP




Nhập số dư




Báo cáo



Menu Chính Chứng từ




Danh mục và
tham số




3.1. Giới thiệu chung:
Chức năng của phân hệ kế toán tổng hợp:
Tại phân hệ kế toán tổng hợp ta có thể cập nhật các phiếu kế toán tổng quát, các bút
toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, các bút toán định kỳ và các bút toán điều chỉnh,
hạch toán cho các tài khoản ngoại bảng, cập nhật lại số chứng từ mục đích để liên
tục khi lên báo cáo. Ngoài ra phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện tổng hợp số liệu từ
tất cả các phân hệ khác.
Phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện lên các sổ sách, báo cáo quyết toán, báo cáo
thuế.




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 58 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 

Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán tổng hợp:
Chøng õ
t
PhiÕu kÕ to¸n
Bót to¸n ®Þnh kú
Bót to¸n  t chuyÓn tù ®éng

Bót to¸n ph©n bæ   tù ®éng


ChuyÓ n  lÖ u õ
sè i t
c¸c  n    c
ph© hÖ kh¸
ChuyÓ n  lÖ u 
sè i sang
C«ng nî ph¶i thu c¸c  n    c
ph© hÖ kh¸
C«ng nî ph¶i tr¶ Ph© n     o¸
hÖ kÕ t n
Vèn b»ng tiÒn t ng  p
æ hî
B¸n hµng
M ua hµng
Hµng tån kho

B¸ c¸o


C¸c b¸o c¸o tµi chÝnh
Sæ  s¸ch kÕ to¸n
B¸o c¸o thuÕ


Hệ thống menu của phân hệ kế toán tổng hợp:
Các menu chính của phân hệ kế toán tổng hợp
- Danh mục từ điển và tham số
- Cập nhật số liệu
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo thuế
- Sổ kế toán: Nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, …
- Lọc tìm số liệu và báo cáo
- In các danh mục từ điển và tham số

3.2. Khai báo các tham số tuỳ chọn:
Simba Accounting cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chương trình phù
hợp nhất với từng doanh nghiệp cụ thể.
Trong phân hệ kế toán tổng hợp có thể khai báo các tham số tuỳ chọn mô tả trong
bảng dưới đây. 




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 59 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 




3.3. Cập nhật số liệu:

3.3.1. Vào số dư đầu năm của các tài khoản:
Khi mới bắt đầu sử dụng chương trình ta nhập số dư đầu năm của các tài khoản.
Đối với các năm tiếp theo ta chỉ việc thực hiện chuyển số dư cuối năm trước sang
đầu năm mới sau khi đã khoá sổ kế toán cuối năm trước.




(Chọn chức năng nhập số dư)


Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 60 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 




Trước tiên cần nhập tháng nhập số dư, nếu số dư đầu kỳ không phải là tháng 1 thì
phải thêm vào số dư đầu năm để có thể lên bảng CĐKB.




Di chuyển đến tài khoản cần nhập sau đó nhấn F3, và nhập vào giá trị vào các ô
tương ứng.




Khi cập nhật số dư đầu năm phải lưu ý các điểm sau:
- Khi nhập số dư của các tài khoản ngoại tệ thì phải nhập cả số dư ngoại tệ.
- Nếu sử dụng chương trình không phải bắt đầu từ đầu năm tài chính thì ngoài
việc nhập số dư đầu kỳ còn phải nhập số dư đầu năm để có thể lên được bảng
cân đối kế toán. Trong trường hợp này số dư đầu năm của các tài khoản công
nợ được nhập cả dư nợ và dư có đồng thời trên một tài khoản.
- Đối với các tài khoản có theo dõi công nợ chi tiết thì số dư của các tài khoản
này sẽ được chuyển sau khi vào số dư chi tiết của các đối tượng công nợ ở
phân hệ kế toán công nợ phải thu và kế toán công nợ phải trả.
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 61 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
3.3.2. Phân loại các chứng từ được cập nhật trong phân hệ kế toán tổng hợp:
Các loại chứng từ, giao dịch cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp phụ thuộc vào số
các phân hệ khác được sử dụng.
Nếu ta sử dụng càng nhiều các phân hệ khác (Tiền mặt-Tiền gửi, Phải thu, Phải trả,
Vật tư,...) thì số chứng từ cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp càng ít.
Nếu ta sử dụng tất cả các phân hệ khác của chương trình thì trong phân hệ kế toán
tổng hợp chỉ phải cập nhật các bút toán điều chỉnh, khoá sổ cuối kỳ và một số bút
toán khác.
Trong phân hệ kế toán tổng hợp có các loại chứng từ (chức năng) sau:
1. Phiếu kế
2. Khai báo bút toán kết chuyển.
3. Kết chuyển tự động.

3.3.2.1. Cập nhật phiếu kế toán

Chức năng
Phiếu kế toán tổng quát dùng để cập nhật các bút toán phân bổ, kết chuyển, điều
chỉnh,...
Chương trình cho phép hạch toán nhiều nợ nhiều có trên cùng một chứng từ nhưng ta
phải tách chúng thành các nhóm hạch toán đối ứng 1 nợ - nhiều có hoặc 1 có - nhiều
nợ.
Chương trình cho cập nhật diễn giải về nghiệp vụ kinh tế phát sinh và vụ việc liên
quan cho từng dòng hạch toán một.




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 62 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
(Màn hình đầu tiên (nếu trước đó đã nhập liệu)
Khi vào chức năng phiếu kế toán hay bất kỳ một màn hình nhập liệu nào khác, thì
chương trình đều thể hiện 5 chứng từ tác nghiệp gần nhất.
• Bảng phía trên thể hiện thông tin tổng hợp của 5 phiếu mới nhất.
• Bảng phía dưới là chi tiết hạch toán của từng phiếu bên trên. Khi click chọn
vào các phiếu phía trên, các nghiệp vụ hạch toán phía dưới sẽ thay đổi theo
tương ứng.
• Muốn mở phiếu nào ta đặt con trỏ ở phiếu đó rồi nhấn Esc. Phiếu nào đang
được chọn sẽ hiển thị vào form nhập liệu chính.




(Màn hình nhập liệu chính – Phiếu kế toán)

Giải thích chi tiết các thông tin của phiếu kế toán.
Ngày ctừ: Ngày của chứng từ.
Số ctừ Số của chứng từ.
Loại tiền giao dịch: Chọn loại tiền giao dịch từ danh mục tiền tệ.
Tỷ giá : Tỷ giá của đồng tiền giao dịch so với đồng tiền hạch toán.
Tài khoản: Chọn tài khoản hạch toán từ danh mục tài khoản.
Ps nợ ngoại tệ: Số phát sinh nợ theo đồng tiền giao dịch.
Nếu đồng tiền giao dịch là ngoại tệ thì đây là số phát sinh ngoại tệ.
Nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì số phát sinh ngoại tệ chính bằng
số phát sinh theo đồng tiền hạch toán.
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 63 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
Ps có ngoại tệ: Số phát sinh có theo đồng tiền giao dịch.
Diễn giải : Diễn giải về nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Mã khách hàng: Chương trình yêu cầu phải nhập mã khách hàng nếu tài khoản
đang hạch toán là tài khoản công nợ. Ngược lại sẽ không được nhập vào trường này.
Trong khi chọn khách hàng có thể thêm khách hàng mới phát sinh, sửa thông tin của
khách hàng sẵn có.
Mã vụ việc: Chọn mã vụ việc liên quan đến nghiệp vụ phát sinh trong danh mục vụ
việc.
Trong khi chọn trong danh mục vụ việc ta có thể thêm vụ việc mới phát sinh.
Có thể bỏ qua trường này nếu phát sinh không liên quan đến vụ việc nào.
Mã phí: Chọn mã phí liên quan đến nghiệp vụ phát sinh trong danh mục khoản mục
chi phí.
Trong khi chọn trong danh mục khoản mục phí ta có thể thêm các mã phí mới phát
sinh.
Có thể bỏ qua trường này nếu phát sinh không liên quan đến khoản mục phí nào
hoặc khách hàng đã lựa chọn phương án chia mã phí vào tiểu khoản để theo dõi.
Mã công trình
Chọn mã công trình liên quan đến nghiệp vụ phát sinh trong danh mục sản phẩm
công trình.
Trong khi chọn trong danh mục sản phẩm công trình ta có thể thêm công trình mới
phát sinh.
Có thể bỏ qua trường này nếu phát sinh không liên quan đến công trình nào.
Ps nợ: Số phát sinh nợ theo đồng tiền hạch toán.
Ps có: Số phát sinh có theo đồng tiền hạch toán.
Nhóm định khoản
Trong trường hợp trong một chứng từ có hạch toán nhiều nợ nhiều có thì phải tách
chúng thành các nhóm hạch toán 1 - nhiều khác nhau. Trường nhóm định khoản dùng
để phân biệt các nhóm hạch toán 1 - nhiều này.
Tổng cộng số phát sinh Tổng số phát nợ và có của cả chứng từ theo đồng tiền giao
dịch và đồng tiền hạch toán.

Các nút lệnh chức năng
Nút lệnh Cập nhật một chứng từ mới.
Nút lệnh Lưu chứng từ đang cập nhật.
Khi lưu chương trình sẽ thực hiện một loạt các kiểm tra về tính đúng đắn của số
liệu cập nhật:
- Kiểm tra xem số chứng từ có bị trùng không.
- Kiểm tra ngày của chứng từ phải lớn ngày đã khoá số liệu và nhỏ hơn hoặc
bằng ngày cuối năm.
- Kiểm tra tổng số phát sinh nợ phải bằng số phát sinh có.

Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 64 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
- Kiểm tra không được hạch toán nhiều nợ - nhiều có trong một nhóm định
khoản.
Khi lưu số liệu chương trình sẽ lưu số liệu vào tệp giao dịch và chuyển luôn các phát
sinh vào các sổ cái tương ứng với các tài khoản có phát sinh liên quan.
Nút lệnh In chứng từ hiện thời ra máy in theo mẫu quy định.
Nút lệnh Sửa chứng từ hiện thời. Chương trình chỉ cho chép sửa chứng từ có
ngày lớn hơn ngày khoá số liệu.
Nút lệch Xoá chứng từ hiện thời. Chương trình chỉ cho chép xoá chứng từ có
ngày lớn hơn ngày khoá số liệu.
Nút lệch Xem các chứng từ đang được cập nhật trong lần giao dịch hiện
thời dưới dạng bảng số liệu.
Nút lệch Lọc các chứng từ đã nhập trước đó để xem, sửa, xoá.
Chương trình cho phép lọc chứng từ theo các điều kiện:
- Số chứng từ
- Chứng từ nằm trong khoảng từ ngày ... đến ngày ...
- Chỉ lọc các ctừ của người sử dụng hiện thời cập nhật hoặc lọc tất cả các
chứng từ do bất kỳ ai cập nhật trong màn hình phiếu kế toán tổng quát.
- Và các thông tin khác như tài khoản, khách hàng, hợp đồng... mà người sử dụng
có thể nhập các điều kiện tìm kiếm chứng từ.
Nút lệnh Kết thúc làm việc với màn hình cập nhật chứng từ.
Các nút lệnh , >>: Sử dụng để thực hiện các thao tác về chứng từ đầu
tiên, về trước một chứng từ, về sau một chứng từ, đến chứng từ cuối cùng. Trong
quá trình nhập chứng từ có thể sử dụng phím PageUp, PageDown để chuyển đến các
chứng từ trước, sau.




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 65 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 




- Chức năng chứng từ Simba Accounting cho phép lọc các bút toán định kỳ
của kỳ trước ra để copy sang kỳ hiện hành và thực hiện các sửa đổi cần thiết. Khi
copy ta phải nhập ngày của bút toán mới, sau đó nhấn nút Nhận để xác nhận việc
Copy bút toán.




Ghi sổ tiền thuế trên bảng kê thuế: trên phiếu kế toán khi hoạch toán HĐ GTGT
có 2 tuỳ chọn để người dùng chọn đó là. Nếu khai báo hoá đơn GTGT mà không
chọn thì chỉ kê khai trên bảng kê không ghi sổ kế toán còn nếu
chọn thì vừ lên bảng kê thuế vừa ghi sổ kế toán.

3.3.2.2. Khai báo các bút toán kết chuyển tự động:
Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán kết chuyển sau:
1. Kết chuyển các khoản làm giảm doanh thu sang tài khoản doanh thu. (521,
531, 532 511, 512)
2. Kết chuyển các tài khoản doanh thu (bao gồm cả doanh thu bán hàng, cung
cấp dịch vụ, doanh thu từ hoạt động tài chính, doanh thu khác) vào tài khoản
kết quả kinh doanh.
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 66 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
3. Kết chuyển tài khoản giá vốn hàng bán vào tài khoản kết quả kinh doanh.
4. Kết chuyển tài khoản chi phí (bao gồm chi phí bán hàng, chi phí QLDN, chi
phí tài chính, chi phí khác, chi phí thuế TNDN) vào tài khoản kết quả kinh
doanh.
5. Kết chuyển để xác định lãi, lỗ. (911 421)
Số lượng các bút toán kết chuyển có thể là rất lớn (tới vài trăm) trong trường hợp
quản lý chi tiết về chi phí và doanh thu theo loại hình kinh doanh và bộ phận kinh
doanh. Ngoài ra trong trường hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải
sửa lại các bút toán và kết chuyển. Chính vì vậy khi thực hiện thủ công sẽ chiếm khá
nhiều thời gian.
Trên cơ sở các bút toán kết chuyển nêu trên đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ
kế toán và cách lấy số liệu khá rõ ràng nên trong chương trình có chức năng cho phép
thực hiện tự động sinh ra các bút toán kết chuyển cuối kỳ.
Để thực hiện được việc kết chuyển tự động ta phải khai báo tài khoản “chuyển” và
tài khoản “nhận” cho từng nhóm bút toán một. Khi tạo bút toán kết chuyển Simba
Accounting sẽ kết chuyển số tiền bằng tổng số phát sinh trừ tổng số giảm trừ trong
kỳ.
Để tiện dụng Simba Accounting cho phép các khả năng khai báo sau:
1. Khai báo bút toán kết chuyển từ một tài khoản chi tiết này sang một tài
khoản chi tiết khác.
2. Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản chi tiết.
Khi này Simba Accounting sẽ kết chuyển cho từng tài khoản chi tiết
“chuyển” sang tài khoản “nhận”.
3. Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản tổng hợp
khác. Khi đó Simba Accounting sẽ kết chuyển tương ứng cho từng cặp tài
khoản chi tiết “chuyển - nhận” có “đuôi” tiểu khoản giống nhau.
Lưu ý : Bút toán kết chuyển tự động chỉ sử dụng với những TK không có số dư
cuối kỳ.

3.3.2.3. Bút toán kết chuyển tự động:




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 67 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 




(Chọn F4 để K/c, F8 để xoá kết chuyển)
Sau khi khai báo xong các bút toán kết chuyển người dùng hàng tháng thực hiện các
bút toán kết chuyển để tính giá thành và xác định kết quả kinh doanh.

3.4. Báo cáo

Các báo cáo cáo tài chính: (Theo QĐ mà công ty áp dụng)
1. Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản
2. Bảng cân đối kế toán
3. Bảng cân đối kế toán cho nhiều kỳ
4. Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. Phần 1 - Lỗ lãi
5. Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. Phần 1 - Lỗ lãi cho nhiều kỳ
6. Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. Phần 2 - Tình hình nộp ngân sách
7. Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. Phần 3 - Thuế GTGT
8. Báo cáo dòng tiền (theo phương pháp trực tiếp)
9. Báo cáo dòng tiền (theo phương pháp gián tiếp)
10.Báo cáo dòng tiền (theo pp trực tiếp) cho nhiều kỳ
11.Báo cáo dòng tiền (theo pp gián tiếp) cho nhiều kỳ
12.Bảng thuyết minh báo cáo tài chính
13.Bảng phân tích tài chính của doanh nghiệp

Các báo cáo thuế: (Theo TT mới của BTC)
1. Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dụch vụ bán ra.
2. Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào.
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 68 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
3. Bảng phân bổ số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào được khấu trừ.
4. Bảng kê khai điều chỉnh thuế GTGT đầu vào phân bổ được khấu trừ theo
năm.
5. Tờ khai thuế giá trị gia tăng.
6. Tờ khai quyết toán thuế TNDN.
7. Phụ lục: Kết quả HĐKD.

Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Lọc tìm số liệu:
1. Bảng kê chứng từ
2. Bảng kê chứng từ theo k/h, v/v, tiểu khoản và tài khoản đối ứng
3. Tổng hợp ps theo k/h, v/v, tiểu khoản và tài khoản đối ứng
4. Hỏi số dư của một tài khoản
5. Cân đối số phát sinh các tiểu khoản của một tài khoản
6. Sổ cái của một tài khoản
7. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản.
8. Sổ chử T của nhiều tài khoản.

In các danh mục từ điển và các tham số tuỳ chọn:

Chuyển số dư của các tài khoản sang năm sau:




(Xác nhận việc chuyển số dư)
Simba Accounting cho phép chuyển tự động toàn bộ số liệu từ năm cũ sang năm mới
khi kết thức một niên độ làm việc.
Việc chuyển số dư chỉ thực hiện được khi đã tạo năm làm việc mới.

PHÂN HỆ: TIỀN MẶT, NGÂN HÀNG
(KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN)




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 69 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 




(Phân hệ kế toán vốn bằng tiền)

4.1. Giới thiệu chung
Chức năng của phân hệ kế toán vốn bằng tiền
ề Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay
ề Theo dõi theo tiền VNĐ và ngoại tệ
ệ Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau
ề Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân
hàng
h Theo dõi vay và thanh toán tiền vay theo từng khế ước vay. Theo dõi vay ngân
hàng và tiền vay của các cá nhân, các đơn vị.
ị Theo dõi số dư tức thời của từng khế ước vay, từng đối tượng cho vay

Các báo cáo
 Sổ quỹ  Sổ nhật ký thu tiền
 Sổ quỹ (in từng ngày)  Sổ nhật ký chi tiền
 Sổ chi tiết tài của một khoản  Bảng kê chứng từ
 Sổ tổng hợp chữ T của một tài  Bảng kê chứng từ của một tài
khoản khoản theo tài khoản đối
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 70 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
 Cân đối phát sinh tài khoản theo ứng/khách hàng/sản phẩm/hợp
ngày đồng/bộ phận/mã phí
 Cân đối phát sinh các tiểu khoản  Tổng hợp phát sinh của một tài
của tk ngân hàng khoản theo tài khoản đối
 Báo cáo số dư tại quỹ và tại ngân ứng/khách hàng/sản phẩm/hợp
hàng đồng/bộ phận/mã phí
 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán vốn bằng tiền
Chøng 

PhiÕu thu, phiÕu chi
Sæ  phô NH (B¸o cã, b¸o nî)
M ua b¸n ngo¹i tÖ




Sè i u 
lÖ chuyÓ n tõ ChuyÓ n  lÖ u 
sè i sang
c¸c 
ph©n   
hÖ kh¸c c¸c 
ph©n   
hÖ kh¸c
Ph©n     
hÖ kÕ to¸n
KÕ to¸n tæ ng hîp
Vèn 
b»ng  Ò n
ti
C«ng nî ph¶i thu
C«ng nî ph¶i tr¶



B¸o 
c¸o

NhËt ký thu, nhËt ký chi
Sæ  quü, sæ  ng©n hµng
Sè d­  tiÒn m Æ t, sè d­  ng©n hµng
Dßng tiÒn



Hệ thống menu của phân hệ kế toán vốn bằng tiền
Các menu chính của phân hệ kế toán vốn bằng tiền
- Cập nhật số liệu
- Báo cáo tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- Danh mục từ điển và tham số
- In các danh mục từ điển




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 71 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
4.2. Khai báo các tham số tuỳ chọn
Trong phân hệ kế toán tổng hợp có thể khai báo các tham số tuỳ chọn mô tả trong
bảng dưới đây.




(Khai báo tham số tuỳ chọn)

4.3. Cập nhật chứng từ:

Phân loại chứng từ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
Simba Accounting phân các chứng từ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng thành các loại
sau:
1. Phiếu thu
2. Phiếu chi.
3. Báo có (ngân hàng thu) .
4. Báo nợ (ngân hàng chi).

Các thông tin liên quan đến chứng từ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
Các thông tin chính về chứng từ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng được Simba
Accounting quản lý bao gồm:
Mã khách (khách hàng, nhà cung cấp,...), Địa chỉ, Người nộp tiền / Người nhận tiền,
Diễn giải, Số ctừ, Ngày ctừ, Ngày hạch toán, Loại tiền giao dịch, Tỷ giá quy đổi,
Tài khoản tiền mặt/ngân hàng, Ghi nợ/ghi có, Tk ghi có/ghi nợ, Ps nợ/có (Số tiền),
Diễn giải chi tiết, Khế ước, Vụ việc/Hợp đồng, Mã phí, Mã Sp/Ct.




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 72 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 




Lưu ý về cập nhật các chứng từ chuyển tiền giữa các ngân hàng và các chứng
từ nộp, rút tiền từ ngân hàng
Khi chuyển tiền giữa 02 tài khoản ngân hàng thì chỉ nhập chứng từ chi (báo nợ) mà
không nhập chứng từ thu (báo có).
Trong trường hợp nộp tiền mặt vào ngân hàng chỉ nhập phiếu chi tiền mặt mà không
nhập giấy báo có (thu) của ngân hàng.
Trong trường hợp rút tiền ngân hàng nộp quỹ thì chỉ nhập phiếu thu tiền mặt mà
không nhập giấy báo nợ (chi) của ngân hàng.
Nếu ta muốn nhập cả 2 chứng từ phát sinh thì phải thông qua tài khoản tiền đang
chuyển.

4.4. Báo cáo
Các báo cáo liên quan đến kế toán vốn bằng tiền bao gồm:
1. Sổ quỹ
2. Sổ quỹ in từng ngày
3. Sổ chi tiết của một tài khoản
4. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản
5. Bảng cân đối phát sinh theo ngày của một tài khoản
6. Bảng cân đối phát sinh các tiểu khoản của một tài khoản
7. Báo cáo số dư tại quỹ và tại ngân hàng
8. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp
9. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp
10.Sổ nhật ký thu tiền
11.Sổ nhật ký chi tiền
12.Bảng kê chứng từ
13.Bảng kê chứng từ theo k/h, v/v, tiểu khoản và TK đ/ư

Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 73 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
PHÂN HỆ: BÁN HÀNG
(KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU)




5.1. Giới thiệu chung
Chức năng của phân hệ kế toán bán hàng,công nợ phải thu
o Theo dõi tình hình bán hàng, quản lý hàng bán , doanh thu , giá vốn chiết
khấu
o Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của khách
hàng.
o Phân hệ kế toán công nợ phải thu liên kết số liệu với phân hệ kế toán bán
hàng, kế toán tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và
chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp.
Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán bán hàng,công nợ phải thu




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 74 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
Chøng 

Ho¸ ®¬n b¸n hµng
Chøng tõ ph¶i thu kh¸c
Bót to¸n bï trõ c«ng nî




Sè i u 
lÖ chuyÓ n tõ ChuyÓ n  lÖ u 
sè i sang
c¸c 
ph©n   
hÖ kh¸c c¸c 
ph©n   
hÖ kh¸c
Ph©n     
hÖ kÕ to¸n
B¸n hµng KÕ to¸n tæ ng hîp
c«ng     
nîph¶ithu
TiÒ n m Æ t, tiÒ n göi




B¸o 
c¸o

Sæ  chi tiÕ t c«ng nî
B¶ng tæ ng hîp c«ng nî
B.kª ho¸ ®¬n theo h¹n thanh to¸n


Hệ thống menu của phân hệ kế toán công nợ phải thu
Các menu chính của phân hệ kế toán công nợ phải thu
- Cập nhật số liệu
- Báo cáo bán hàng
- Sổ kế toán công nợ phải thu
- Báo cáo quản trị về công nợ phải thu
- Danh mục từ điển và tham số tuỳ chọn
- In các danh mục từ điển và tham số

5.2. Khai báo các tham số tuỳ chọn:




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 75 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
5.3. Cập nhật số dư




( Màn hình cập nhập số dư )




(Khai báo số dư công nợ )

Nhập vào tài khoản công nợ tương ứng, tháng cần nhập số dư. Khi cập nhật song
các số dư công nợ rồi thì Simba Accounting tự động chuyển số dư đó qua các sổ
tổng hợp, chi tiết tương ứng.




(Màn hình nhập số dư công nợ)

Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 76 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 

Số dư công nợ của các hoá đơn, hay hợp đồng cũng được thực hiện tương tự. Nhằm
theo dõi quá trình thanh toán của các hoá đơn, hợp đồng.

5.4. Cập nhật chứng từ
Simba Accounting phân các chứng từ bán hàng và phải thu thành các loại sau:
1. Hoá đơn bán hàng hoá (có số lượng)
2. Phiếu nhập hàng bán bị trả lại
3. Hoá đơn bán dịch vụ
4. Chứng từ phải thu khác
5. Bút toán bù trừ công nợ giữa 2 khách hàng.
6. Thu tiền bán hàng.
7. Vào các hóa đơn GTGT đầu ra.

5.3.1 Hoá đơn bán hàng, kiêm phiếu xuất kho




(Màn hình nhập hoá đơn bán hàng)

Các thông tin chính liên quan đến hoá đơn bán hàng bao gồm:

Khách hàng (trong trường hợp không nhớ mã khách hàng, thì nhần Enter, danh mục
khách hàng sẽ xuất hiện để tìm cho nhanh khách hàng bạn nhấn F5 tìm theo tên hoặc
có thể nhấn Ctrl+F để tìm kiếm tổng hợp, sau đó nhấn Enter để nhận thông tin
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 77 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
khách hàng), ngày chứng từ, số hoá đơn, mã số thuế của khách hàng, địa chỉ của
khách hàng, hợp đồng, bộ phận/nhân viên bán hàng, tài khoản doanh thu, tài khoản
công nợ, trị giá hàng hoá/dịch vụ, thuế suất, số tiền thuế GTGT, tổng số tiền phải
thu của khách hàng, thời hạn thanh toán.

Trường hợp xuất hóa đơn theo đơn hàng đã lập: Sau khi nhập thông tin về mã khách
hàng, chương trình sẽ tự động tìm trong dữ liệu của phần đơn hàng – Số đơn hàng,
nếu thấy mã khách vừa nhập có sẵn đơn đặt hàng chương trình sẽ cho phép người
dùng nhập vào số đơn đặt hàng. Nếu đang ở chế độ tạo mới chứng từ chương trình
sẽ tự động đem các thông tin từ đơn hàng sang hoá đơn. Nếu số đơn hàng do người
sử dụng nhập vào không tìm thấy trong phần dữ liệu của đơn hàng chương trình sẽ
hiện danh sách các đơn hàng của khách hàng ra để chọn.

5.3.2 Thu tiền bán hàng
Phiếu thu (tiền mặt, ngân hàng) cho khách hàng được cập nhật ở phân hệ “Kế toán
vốn bằng tiền”.




(Phiếu thu – Trong phân hệ tiền mặt tiền gữi)

Các thông tin chính liên quan đến thu tiền hàng bao gồm:
Khách hàng, địa chỉ của khách hàng, diễn giải, số phiếu thu, ngày thu tiền, tài khoản
nợ, tổng số tiền mà khách hàng thanh toán.


Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 78 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
Sau khi nhập thông tin về mã khách hàng, chương trình sẽ tự động tìm trong dữ liệu
của phần hoá đơn bán hàng, lọc ra tất cả các hoá đơn mà khách hàng này chưa thanh
toán, để phân bổ số tiền mà khách hàng thanh toán cho các hoá đơn tương ứng.

Bán hàng thu tiền ngay
Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay thì ta phải nhập cả 2 chứng từ - hoá đơn
bán hàng và phiếu thu. Việc khử trùng sẽ do chương trình xử lý. Hoá đơn bán hàng
sẽ được chương trình dùng để lên báo cáo thuế GTGT còn phiếu thu sẽ dùng để
hạch toán kế toán.

Khách hàng tạm ứng trước tiền mua hàng
Trong trường hợp tạm ứng trước tiền của khách hàng thì ta cũng nhập như một
phiếu thu thanh toán bình thường ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”.

Theo dõi thuế giá trị gia tăng hàng hoá, dịch vụ bán ra
Chương trình sẽ cho phép người sử dụng nhập thuế suất và tự động tính số tiền
thuế GTGT. Trong một số trường hợp đặc biệt người sử dụng được phép sửa số
tiền để làm tròn số tiền thuế GTGT bị quá lẻ. Thuế suất và tài khoản thuế được khai
báo trong danh mục thuế.

Theo dõi doanh thu theo bộ phận và nhân viên bán hàng
Simba Accounting cho phép quản lý doanh thu theo bộ phận kinh doanh và có thể
đến tận nhân viên bán hàng. Việc quản lý này được thông qua danh mục bộ phận bán
hàng và mỗi khi ta nhập một hoá đơn bán hàng thì phải chỉ rõ luôn là doanh thu được
tính cho bộ phận nào hoặc cho nhân viên bán hàng nào.

Theo dõi hạn thu tiền theo hoá đơn và thời hạn thanh toán
ạ Chương trình cho phép theo dõi công nợ phải thu của từng hoá đơn cũng như
thời hạn thu tiền của từng hoá đơn.
ơ Để chỉ rõ hạn thu tiền khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn
thu tiền kể từ ngày ta lập hoá đơn. Ta có thể khai báo số ngày ngầm định cho
từng khách hàng khi khai báo các thông tin liên quan đến khách hàng ở phần
danh mục khách hàng. Ta có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng hoá
đơn cụ thể.
ể Đối với mỗi hoá đơn ta chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh toán. Chương
trình sẽ hiểu số tiền phải thu vào ngày phải thu là toàn bộ số tiền trên hoá đơn.
Nếu ta chỉ muốn theo dõi thu tiền cho từng hoá đơn mà không cần theo dõi hạn
thu tiền thì không cần phải gõ thời hạn thanh toán.
ạ Nếu vì một lý do nào đó ta cần phải điều chỉnh lại các thông tin số tiền dự định
thu cho một hoá đơn thì ta cập nhật thông tin này ở menu “Sửa lại số tiền phải
thu của các hoá đơn”.
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 79 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
  Số tiền đầu kỳ còn phải thu của từng hoá đơn bán hàng và hạn thu tiền được
cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”.
ơ Phiếu thu tiền của khách hàng được cập nhật ở phân hệ “Kế toán vốn bằng
tiền”. Sau khi các phiếu thu tiền được cập nhật ta có thể phân bổ số tiền thu
được cho các hoá đơn đã xuất ra. Việc này được thực hiện ở chức năng “Phân
bổ thu tiền hàng cho các hoá đơn”.
ơ Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải thu theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn
bán hàng. Nếu loại tiền khi thu tiền khác với loại tiền ghi trên hoá đơn thì
chương trình sẽ tự động hỏi số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn.
ơ Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ do mất điện đột ngột, có thể xảy ra
hiện tượng số tiền còn phải thu của các hoá đơn không đúng với thực tế thì ta
phải chạy chức năng "Tính lại số tiền còn phải thu của các hoá đơn".

5.3.3 Chứng từ phải thu khác, chứng từ bù trừ công nợ
Chứng từ phải thu khác dùng để cập nhật các khoản phải thu khác không thuộc hoá
đơn bán hàng, ví dụ như các bút toán điều chỉnh chênh lệch tỷ giá ngoại tệ hoặc điều
chỉnh những số dư nợ nhỏ.
Thực hiện chức năng này như Phiếu kế toán.

Bút toán bù trừ công nợ giữa 2 khách hàng
Trong trường hợp phải hạch toán bù trừ công nợ giữa 02 khách hàng hoặc giữa 1
khách hàng và người bán thì ta sử dụng bút toán bù trừ công nợ giữa 02 khách hàng.
5.3.4 Phiếu nhập hàng bán bị trả lại




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 80 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 

(Nhập hàng bán bị trả lại)
Nhập đầy đủ các thông tin liên quan của khách hàng, trả lại hang theo hoá đơn (phiếu
xuất) nào phải chỉ rõ.
Các thao tác nhập liệu như các chứng từ khác.

5.3.5 Hoá đơn dịch vụ




(Màn hình nhập hoá đơn dịch vụ)
Các thao tác nhập liệu, tương tự như các chức từ khác. Bán hàng trên hoá đơn dịch
vụ chỉ có bút toán doanh thu,thuế không có bút toán xuất kho hay giá vốn.
5.3.6 Vào các hoá đơn GTGT đầu ra
Trong một số trường hợp, Simba Accounting cho phép khai báo những hoá đơn đầu
ra khác, nhằm mục đích lên bảng kê thuế.

5.4. Lên các báo cáo bán hàng và công nợ phải thu
Các báo cáo bán hàng gồm
1. Bảng kê hoá đơn bán hàng
2. Sổ nhật ký bán hàng
3. Bảng kê hoá đơn của một mặt hàng
4. Bảng kê hoá đơn nhóm theo khách hàng
5. Bảng kê hoá đơn theo hợp đồng vụ việc
6. Bảng kê hoá đơn theo dạng nhập xuất
7. Bảng kê hoá đơn của một khách hàng theo mặt hàng
8. Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng
9. Phân tích bán hàng theo thời gian (mẫu 1)
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 81 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
10.Phân tích bán hàng theo thời gian (mẫu 2)
11.Báo cáo ds bán hàng theo k/h, hợp đồng, nv b/h, mã nx
12.Báo cáo bán hàng nhóm theo 2 chỉ tiêu
13.Báo cáo tổng hợp tiêu thụ theo giá bán
14.Báo cáo thực hiện đơn hàng
15.Danh mục giá bán
16.Bảng cân đối phát sinh công nợ theo vụ việc – khách hàng
Các báo công nợ khách hàng
1. Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng
2. Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng có số lượng
3. Sổ chi tiết công nợ (lên cho tất cả các k/h)
4. Chi tiết thanh toán với người mua.
5. Sổ chi tiết của một tài khoản.
6. Biên bản đối chiếu công nợ.
7. Sổ tổng hợp công nợ chữ T của một khách hàng
8. Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ.
9. Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ.
10.Tổng hợp PS Theo KH, tiểu khoản và TK đối ứng.
11.Bảng cân đối phát sinh công nợ của một tk
12. Bảng cân đối phát sinh công nợ của nhiều tk
13. Bảng cân đối số phát sinh công nợ theo công trình.
14. Bảng cân đối số phát sinh công nợ theo khách hàng.
15.Bảng kê chứng từ.
16.Bảng kê chứng từ theo k/h,tiểu khoản và tk đối ứng.
17.Hỏi số dư công nợ một khách hàng.
Các báo cáo công nợ vụ việc
1. Tổng hợp số phát sinh theo vụ việc hợp đồng
2. Số dư đầu kỳ của các hợp đồng.
3. Số dư cuối kỳ của các hợp đồng.
4. T.hợp ps theo k/h,tiểu khoản,tk đ/ư
5. Bảng cân đối phát sinh theo vv/hđ
6. Bảng cân đối phát sinh công nợ vụ việc- Khách hàng.
7. Bảng cân đối ps công nợ Khách – vụ việc.
8. Bảng kê chứng từ.
9. Bảng kê chứng từ theo vụ việc / hợp đồng.
10.Bảng kê chứng từ theo k/h, tiểu khoản,tk đ/ứ.
Báo cáo thuế GTGT hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra
Bảng kê thuế GTGT hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra được lên ở phần "Báo cáo
thuế" trong phân hệ kế toán tổng hợp.


Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 82 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 83 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
PHÂN HỆ: MUA HÀNG
(KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ)




6.1. Giới thiệu chung
Chức năng phân hệ kế toán mua hàng
o Theo dõi tình hình nhập hàng mua,thuế GTGT đầu vào, các khoản chi phí liên
quan đến việc mua hàng, chiết khấu được hưởng…
o Theo dõi các khoản phải trả, tình hình trả tiền và tình trạng phải trả cho các
nhà cung cấp.
o Phân hệ kế toán công nợ phải trả liên kết số liệu với phân hệ kế toán mua
hàng, kế toán tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và
chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp.
Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán mua hàng




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 84 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
Chøng tõ
Ho¸ ®¬n m ua hµng
Chøng tõ ph¶i tr¶ kh¸c
Bót to¸n bï trõ c«ng nî




Sè liÖ u chuyÓ n tõ ChuyÓ n sè liÖ u sang
c¸c ph©n hÖ  kh¸c c¸c ph©n hÖ  kh¸c
Ph©n hÖ  kÕ  to¸n
KÕ to¸n tæ ng hîp
M ua hµng c«ng nî ph¶i tr¶
TiÒn m Æ t, tiÒn göi




B¸o c¸o

Sæ  chi tiÕt c«ng nî
B¶ng tæ ng hîp c«ng nî
B.kª ho¸ ®¬n theo h¹n thanh to¸n


Hệ thống menu của phân hệ kế toán công nợ phải trả
Các menu chính của phân hệ kế toán công nợ phải trả
- Cập nhật số liệu.
- Danh mục từ điển và tham số tuỳ chọn.
- In các danh mục từ điển và tham số.
- Báo cáo mua hàng.
- Báo cáo công nợ nhà cung cấp.
- Báo cáo công nợ theo vụ việc.
6.2. Khai báo các tham số tuỳ chọn




Các tham số cần kiểm tra trước khi cập nhật chứng từ.
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 85 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
6.3. Cập nhật số dư
Cập nhật số dư trong phân hệ mua hàng tương tự như cập nhật các số dư trong phận
hệ bán hàng (trong bán hàng TK 131, mua hàng là 331).

6.4. Cập nhật chứng từ
Phân loại chứng từ mua hàng và công nợ phải trả
Simba Accounting phân các chứng từ công nợ phải trả thành các loại sau:
1. Phiếu nhập mua trong nước
2. Phiếu nhập khẩu
3. Phiếu nhập chi phí mua hàng.
4. Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp.
5. Phiếu nhập mua (dịch vụ)
6. Chứng từ bù trừ công nợ khác.
7. Cập nhập HĐ chứng từ đầu vào khác.
8. Tính lại số dư công nợ tức thời.

6.4.1. Phiếu nhập mua trong nước.
Mục đích: dùng để mua hàng hoá, vật tư, công cụ dụng cụ, … từ nhà cung cấp, các
phiếu chứng từ đều chia làm 2 phần chính: phần bên trên là các thông tin chính của
phiếu chứng từ, phần bên dưới là chi tiết của phiếu chứng từ.




(Phiếu nhập mua hàng)

Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 86 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
Các thông tin chính liên quan đến phiếu nhập mua hàng bao gồm:
 Mã khách: phải chọn khách hàng
 Số PN: chương trình sẽ lấy số tự động hoặc người dùng tự gõ vào
 Số hóa đơn, ngày hóa đơn, ký hiệu hóa đơn thì NSD phải gõ vào nếu phiếu
mua hàng đã biết số hóa đơn rồi.
 Tỷ giá: mặc định của chương trình chọn VND và NSD có thể thay đồi
 Mã nx (tk có) , Mã nhập kho : bắt buộc NSD phải nhập vào.
 Tk thuế: Nếu NSD nhập vào tài khoản thuế thì lúc đó trên lưới sẽ cho phép
NSD gõ vào thuế suất tương ứng với từng mặt hàng, còn ngược lại thì NSD
sẽ không gõ được thuế suất trên lưới.
 Nếu phiếu mua có chi phí thì nhập số tiền chi phí vào ô chi phí lúc đó chương
trình sẽ tự động phân bổ lại giá vốn.
Khi nhập vào chi phí thì chương trình sẽ hiện lên bảng phân bổ chi phí
NSD sẽ chọn chức năng phân bổ bằng tay hay tự động




(Bảng phân bổ chi phí)
Ngày chứng từ, số hoá đơn, nhà cung cấp, mã số thuế của nhà cung cấp, địa chỉ của
nhà cung cấp, hợp đồng, tài khoản công nợ, trị giá hàng hoá/dịch vụ, thuế suất, số
tiền thuế GTGT, tổng số tiền phải trả cho khách hàng, thời hạn thanh toán.
Phiếu nhập mua có các thông tin chính giống với phiếu nhập ở phần hàng tồn kho,
ngoài ra còn có các thông tin về thuế GTGT, chi phí mua hàng.


Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 87 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

Trong trường hợp chi phí mua hàng tính vào giá vốn, do nhà cung cấp thực hiện và
cùng chung hoá đơn thì chương trình cho phép nhập luôn chi phí mua hàng trong
phiếu nhập mua hàng và được theo dõi bằng một trường riêng. Ngoài ra chương trình
có trợ giúp phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị của các mặt hàng nhập mua, tuy
nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này theo ý muốn.
Trong trường hợp chi phí mua hàng khác nhà cung cấp hoặc chứng từ chi phí là một
chứng từ độc lập thì phải nhập riêng chứng từ chi phí ở phần “Phiếu nhập tiền chi
phí mua hàng”.
Trong chứng từ nhập mua sau khi nhập xong mã khách hàng, chương trình sẽ kiểm
tra nếu thấy khách hàng đó có đơn đặt hàng thì cho phép nhập số đơn hàng và có thể
lấy các thông tin của đơn đặt hàng sang phiếu nhập. Lưu ý là chỉ khi tạo mới chứng
từ thì mới cho phép lấy thông tin của đơn hàng.
Lưu ý: Khi cập nhật phiếu nhập ở phân hệ mua hàng thì không cần nhập số liệu vào
phần hàng tồn kho mà chương trình sẽ tự động chuyển các thông tin về hàng nhập
sang phân hệ hàng tồn kho.
6.4.2. Phiếu nhập khẩu Phiếu nhập mua hàng nhập khẩu có các thông tin giống
như phiếu nhập mua ngoài ra còn có các thông tin về thuế nhập khẩu.




(Phiếu nhập khẩu)


Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 88 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

6.4.3. Phiếu nhập chi phí
Trong trường hợp chi phí mua hàng tính vào giá vốn, do nhà cung cấp thực hiện và
cùng chung hoá đơn thì chương trình cho phép nhập luôn chi phí mua hàng trong
phiếu nhập mua hàng.
Trong trường hợp chi phí mua hàng khác nhà cung cấp hoặc chứng từ chi phí là một
chứng từ độc lập thì phải nhập riêng chứng từ chi phí mua hàng.
Khi nhập tiền chi phí mua hàng ta chỉ cần chỉ rõ mặt hàng, tiền chi phí mua hàng và
không phải nhập số lượng và đơn giá.
Đối với các mặt hàng tính giá tồn kho theo phương pháp giá trung bình tháng thì
chương trình sẽ tự động cộng chi phí và giá mua để tính giá trung bình.
Đối với các mặt hàng tính giá tồn kho theo phương pháp giá nhập trước xuất trước
thì khi nhập chi phí mua hàng phải chỉ rõ là chi phí này gắn với phiếu nhập mua nào
để chương trình tính tổng giá vốn (kể cả chi phí) cho các mặt hàng trong phiếu nhập.
Lưu ý là đối với các mặt hàng tính giá tồn kho theo phương pháp giá đích danh hoặc
giá trung bình tháng thì có thể nhập tiền chi phí ở phần phiếu nhập mua hàng với lưu
ý là bỏ qua phần số lượng và đơn giá.




(Phiếu nhập chi phí)

6.4.4. Hoá đơn mua hàng (dịch vụ)
Các thông tin chính liên quan đến hoá đơn mua hàng bao gồm: Ngày chứng từ, số hoá
đơn, nhà cung cấp, mã số thuế của nhà cung cấp, địa chỉ của nhà cung cấp, hợp
đồng, tài khoản vật tư, hàng hoá hoặc chi phí, tài khoản công nợ, trị giá hàng hoá/dịch

Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 89 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

vụ nhập mua, số tiền thuế GTGT, tổng số tiền phải trả cho nhà cung cấp, thời hạn
thanh toán. Màn hình này cũng dùng để cập nhật chứng từ thanh toán tạm ứng.

Quy định về cập nhật chứng từ trùng khi mua hàng trả tiền ngay
Trong các trường hợp mua hàng trả tiền ngay sẽ xuất hiện đồng thời cùng một lúc 02
chứng từ: phiếu nhập kho và phiếu chi tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Dưới đây
trình bày các phương án khác nhau trong việc xử lý chứng từ trùng cho trường hợp
nêu trên. Việc chọn phương án nào để sử dụng phụ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể của
từng doanh nghiệp.
Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên quan đến vật tư
không hạch toán
Theo phương án này thì cả 02 chứng từ đều được cập nhật nhưng riêng đối với
chứng từ liên quan đến vật tư thì không được thực hiện nợ/có mà chỉ vào các thông
tin phục vụ quản lý kho hàng, vật tư. Còn khi lên các báo cáo liên quan đến hạch toán
thì thông tin được lấy từ chứng từ thu chi. Để chương trình nhận biết các tài khoản
nào liên quan đến trùng lặp trong hạch toán ta phải khai báo ở phần "Tham số tuỳ
chọn".
Phương án 2: Hạch toán qua tài khoản công nợ
Theo phương án này thì mặc dù việc mua bán được thanh toán ngay nhưng hạch toán
như trường hợp mua bán trả chậm. Theo phương án này thì cả 02 chứng từ chi và
vật tư đều được cập nhật.
Đây là phương án đơn giản hơn cả nhưng có nhược điểm khi ta nhìn vào hạch toán
sẽ không biết là mua bán trả chậm hay thanh toán ngay.
Phương án 3: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập nhật
chứng từ thu chi tiền

Quy định về cập nhật ctừ trùng khi thanh toán tiền tạm ứng mua vật tư
Trong các trường hợp thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư ta có 02 chứng
từ: Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng và phiếu nhập kho. Dưới đây sẽ trình bày
các phương án khác nhau cho việc cập nhật các chứng từ này. Việc chọn phương án
nào để sử dụng phụ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể của từng doanh nghiệp.
Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên quan đến vật tư
không hạch toán
Theo phương án này thì cả 02 chứng từ đều được cập nhật nhưng riêng đối với
chứng từ liên quan đến vật tư thì không được thực hiện nợ/có mà chỉ vào các thông
tin phục vụ quản lý kho hàng, vật tư. Còn khi lên các báo cáo liên quan đến hạch toán
thì thông tin được lấy ở chứng từ liên quan đến giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Để
chương trình nhận biết các tài khoản nào liên quan đến trùng lặp trong hạch toán ta
phải khai báo ở phần "Tham số tuỳ chọn".
Phương án 2: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập nhật
giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 90 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

6.4.5. Trả tiền mua hàng
Phiếu chi, uỷ nhiệm chi ngân hàng (tiền mặt, ngân hàng) cho nhà cung cấp được cập
nhật ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”.

Mua hàng trả tiền ngay
Trong trường hợp mua hàng trả tiền ngay thì ta phải nhập cả 2 chứng từ - hoá đơn
mua hàng và phiếu chi trả tiền hàng. Việc khử trùng sẽ do chương trình xử lý.

Tạm ứng trước tiền của nhà cung cấp
Trong trường hợp tạm ứng trước tiền cho nhà cung cấp thì ta cũng nhập như một
phiếu chi thanh toán bình thường ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”.

Theo dõi thuế giá trị gia tăng hàng hoá, dịch vụ mua vào
Chương trình cho phép người sử dụng nhập số tiền thuế GTGT và tài khoản thuế
GTGT được khấu trừ.
Việc nhập các thông tin liên quan đến hoá đơn gốc của nhà cung cấp có thể thực
hiện ngay khi vào các chứng từ hoặc được vào ở một menu riêng.

6.4.6. Chứng từ bù trừ công nợ, phải trả khác
Chứng từ phải trả khác dùng để cập nhật các khoản phải trả khác không thuộc hoá
đơn mua hàng, ví dụ như các bút toán điều chỉnh chênh lệch tỷ giá ngoại tệ hoặc
điều chỉnh những số dư nợ nhỏ.

Bút toán bù trừ công nợ giữa 2 nhà cung cấp
Trong trường hợp phải hạch toán bù trừ công nợ giữa 02 nhà cung cấp hoặc giữa 1
nhà cung cấp và khách hàng thì ta sử dụng bút toán bù trừ công nợ giữa 02 nhà cung
cấp.

6.4.7. Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp

Trong trường hợp mua hàng mà nhà cung cấp, cung cấp những mặt hàng kém chất
lượng hay không đúng, … lập chứng từ Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp để thực hiện
việc trả hàng và giảm công nợ xuống.

Vào các HĐ chứng từ đầu vào khác : Chức năng này dùng để khai báo hoá đơn lên
bảng kê mua và mà không hoạch toán vào sổ sách kế toán,(chỉ lên bảng kê thuế).

6.5. Lên các báo cáo, mua hàng, công nợ phải trả
Báo cáo mua hàng:
1. Sổ nhật ký mua hàng.
2. Bảng kê phiếu nhập mua.
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 91 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

3. Bảng kê phiếu nhập của một vật tư.
4. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấp.
5. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo hợp đồng
6. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo dạng nhập.
7. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo mặt hàng.
8. Bảng kê phiếu xuất trả lại nhà cung cấp.
9. Tổng hợp hàng nhập mua.
10.Tổng hợp hàng xuất trả lại nhà cung cấp.
11.Báo cáo hàng nhập nhóm theo 2 chỉ tiêu.
12. Báo cáo giá trị hàng nhập theo k/h, hợp đồng.

Báo cáo công nợ nhà cung cấp:
1. Sổ chi tiết công nợ của một NCC
2. Sổ chi tiết công nợ của một NCC (có số lượng)
3. Sổ chi tiết công nợ nhiều nhà cung cấp.
4. Sổ chi tiết thanh toán với người mua
5. Sổ chi tiết của một tài khoản.
6. Sổ tổng hợp công nợ chữ T của một NCC
7. Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ
8. Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ
9. Tổng hợp phát sinh theo k/h, tiểu khoản và tk đ/ư.
10. Bảng cân đối số phát sinh công nợ của một khách hàng.
11. Bảng cân đối số phát sinh công nợ trên nhiều tài khoản.
12. Bảng kê chứng từ.
13.Bảng kê chứng từ theo k/h,tiểu khoản và tk đ/ư.
14.Hỏi số dư công nợ một khách hàng.

Các báo công nợ theo vụ việc : giống phần bán hàng

Báo cáo thuế GTGT hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào
Bảng kê thuế GTGT hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào được lên ở phần "Báo cáo
thuế" trong phân hệ kế toán tổng hợp.
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 92 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

PHÂN HỆ: HÀNG TỒN KHO




(Màn hình hàng tồn kho)

7.1. Giới thiệu chung
Chức năng của phân hệ kế toán hàng tồn kho
- Vào các phiếu nhập (nhập từ sản xuất và nhập khác)
- Vào các phiếu xuất (xuất cho sản xuất, xuất điều chuyển kho và xuất khác)
- Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua theo mặt hàng, nhà cung cấp, hợp
đồng
- Theo dõi tồn kho tức thời và tồn kho cuối kỳ
- Tính giá vật tư tồn kho: giá trung bình, giá NTXT hoặc giá đích danh
- Theo dõi danh mục vật tư theo cấu trúc cây
- Phân hệ kế toán hàng tồn kho liên kết số liệu với phân hệ kế toán bán hàng,
kế toán công nợ phải trả, kế toán công nợ phải thu, kế toán tổng hợp, kế
toán chi phí giá thành.
- Quản lý tình hình nhâp- xuất – tồn




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 93 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng




Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán hàng tồn kho
Chøng 

NhËp m ua, nhËp tõ SX, nhËp hµng b¸n bÞ
tr¶ l¹i vµ nhËp kh¸c
XuÊt cho sx, xuÊt ®iÒu chuyÓn, xuÊt tr¶
l¹i nhµ cung cÊp vµ xuÊt kh¸c


ChuyÓn sè li u sang
Ö
Sã  chuyÓn tõ
liÖu  c¸c ph©n hÖ kh¸c
c¸c ph©n hÖ kh¸c Ph©n hÖ kÕ to¸n KÕ to¸n c.nî ph¶i tr¶
B¸n hµng hµng tån kho KÕ to¸n c.nî ph¶i thu
KÕ to¸n CF vµ gi¸ thµnh
KÕ to¸n tæ ng hîp



B¸o c¸o

B¸o c¸o hµng nhËp
B¸o c¸o hµng xuÊt
B¸o c¸o hµng tån kho (ThΠkho, Sæ
chi tiÕt vËt t­ , Tæ ng hîp NXT)


Hệ thống menu của phân hệ kế toán hàng tồn kho
Các menu chính của phân hệ kế toán hàng tồn kho
- Cập nhật số liệu
- Báo cáo hàng nhập
- Báo cáo hàng xuất
- Báo cáo hàng tồn kho
- Danh mục từ điển và tham số Tuy chọn
- In các danh mục từ điển

7.2. Khai báo các tham số tuỳ chọn




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 94 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 




7.3. Cập nhật số dư (tồn kho) đầu kỳ
Số tồn kho đầu kỳ (số lượng và giá trị) của các mặt hàng ở các kho được cập nhật ở
phần vào số tồn kho đầu kỳ. Người sử dụng chỉ phải cập nhật số tồn kho đầu kỳ 1
lần khi bắt đầu sử dụng Simba Accounting . Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và
của cả các năm sau số tồn kho sẽ do chương trình tự động tính toán và kết chuyển.




Nhập tồn kho đầu kỳ cho các vật tư, hàng hoá, tính giá trung bình.



Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 95 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 




Cập nhật số tồn kho đầu kỳ đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương
pháp nhập trước xuất trước


Đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước ta phải
khai báo số tồn đầu (về số lượng và giá trị) của từng phiếu nhập mà chưa xuất hết.
Trong trường hợp lần đầu tiên sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước thì có
thể coi toàn bộ số tồn kho đầu kỳ là một phiếu nhập còn chưa xuất hết.
Sau khi nhập tồn đầu của các phiếu nhập chương trình sẽ tự động cộng dồn và
chuyển sang tồn đầu cho các kho và ta không phải nhập số tồn kho (số tổng) nữa.

7.4. Cập nhật chứng từ

Phân loại chứng từ
Simba Accounting phân các chứng từ hàng tồn kho thành các loại sau:
1. Phiếu nhập. Phiếu nhập bao gồm các loại sau:
- Nhập từ sản xuất và sử dụng (nhập nội bộ)
- Nhập khác
2. Phiếu xuất. Phiếu xuất bao gồm các loại sau:

- Xuất cho sản xuất, sử dụng (xuất nội bộ)
- Xuất điều chuyển
- Xuất trả lại hàng .
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 96 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
- Xuất khác
3 Kiểm tra lệch kho và tài khoản

Các phiếu xuất bán (hoá đơn bán hàng) được nhập ở phân hệ kế toán bán hàng.

7.4.1. Phiếu nhập kho




Các thông tin liên quan đến phiếu nhập bao gồm:
- Loại phiếu nhập (theo phân loại nêu trên), Mã khách (nhà cung cấp) và
địa chỉ, Diễn giải, Vụ việc (hợp đồng), Mã kho nhập, Số phiếu nhập,
Ngày phiếu nhập, Đồng tiền giao dịch, Tỷ giá quy đổi ra đồng tiền hạch
toán, Mã nx (tk có), Mã khoản mục phí, Mặt hàng, tên hàng và đơn vị
tính, Số lượng nhập, đơn giá và thành tiền, Tk nợ, Chi phí mua hàng, Tk
thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ, Tiền thuế giá trị gia tăng
đầu vào được khấu trừ, Thời hạn thanh toán, Các thông tin liên quan
đến hoá đơn giá trị gia tăng của nhà cung cấp.
Tuỳ theo từng loại phiếu nhập (theo phân loại nêu trên) mà chương trình sẽ bắt nhập
hoặc không bắt nhập một số trường.
Liên quan đến hạch toán kế toán thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên các
thông tin khai báo liên quan đến mặt hàng, ta chỉ việc nhập tài khoản đối ứng.
Chương trình cho phép nhập kho theo giá trung bình và cuối tháng chương trình sau
khi tính giá trung bình tháng sẽ cập nhật giá vào các phiếu nhập này.


Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 97 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
7.4.2. Phiếu xuất kho
Khi vào phiếu xuất điều chuyển kho chương trình sẽ tự động tạo ra một phiếu nhập
cho kho nhận và người sử dụng không phải vào phiếu nhập.
Về hạch toán, nếu điều chuyển kho nội bộ (mã nhập xuất trùng với một trong các tài
khoản vật tư trong phiếu xuất) thì chương trình sẽ không hạch toán; nếu điều
chuyển từ kho nội bộ sang kho đại lý hoặc từ kho đại lý về kho nội bộ thì chương
trình sẽ hạch toán cho phiếu xuất và không hạch toán cho phiếu nhập.
Kiểm tra lệch kho và tài khoản : lệc giữa sổ kho và sổ cái là vấn đề thường gặp
trong ghi sổ kế toán thủ công, Có thể vì một lý do nào đó mã người dùng thực hiện
thao tác sai để tránh nhứng sai sót chức năng này hổ trợ kiểm tra giữa sổ kho và sổ
cái.

7.4.3. Theo dõi hàng tồn kho tại các đại lý
Simba Accounting cho phép quản lý hàng gửi bán tại các đại lý tương tự như hàng
tồn tại các kho của công ty – có thể in các báo cáo nhập xuất tồn, thẻ kho… Ngoài
ra, tài khoản hàng gửi bán (tài khoản 157) người sử dụng có thể theo dõi như là một
tài khoản công nợ - có thể in sổ chi tiết công nợ, tổng hợp công nợ của các đại lý,…

7.4.4 Tính giá và cập nhật giá hàng tồn kho
Simba Accounting cho phép đánh giá hàng tồn kho theo 03 phương pháp khác nhau:
trung bình tháng, đích danh và nhập trước xuất trước. Hơn thế nữa đối với các vật tư
khác nhau có thể chọn các phương pháp đánh giá hàng tồn kho khác nhau.




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 98 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
7.4.5. Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá trung bình tháng




Giá được tính vào cuối tháng hoặc cuối kỳ (quý, 6 tháng, 1 năm) sau khi ta đã cập
nhật xong tất cả các chứng từ. Đơn giá trung bình tháng không tính cho tiền ngoại tệ
mà chỉ tính cho tiền VNĐ. Giá này được cập nhật vào các phiếu xuất, giá vốn của
các hoá đơn bán hàng, các phiếu nhập theo giá trung bình.
Các chi phí nhập mua, các điều chỉnh chỉ liên quan đến giá trị có thể được cập nhật
như một bản ghi bình thường (có mã kho, mã vật tư) nhưng số lượng = 0. Chương
trình tự động xử lý bản ghi này khi tính đơn giá trung bình.
Trong trường hợp một vật tư có thể nằm ở nhiều kho thì có 02 khả năng xác định giá
tồn kho: một giá trung bình chung cho toàn công ty (cho tất cả các kho) hoặc mỗi vật
tư ở mỗi kho có một giá riêng. Ta có thể lựa chọn một trong 02 khả năng nêu trên và
khai báo cho chương trình biết trong phần "Tham số tuỳ chọn ".
Trong trường hợp sử dụng một giá trung bình chung cho một vật tư ở nhiều kho thì
giá trung bình tháng được tính theo công thức (Dư đầu + Tổng tiền nhập) / (Tồn đầu
+ Tổng nhập). Lưu ý là các phiếu nhập điều chuyển theo giá trung bình và các phiếu
nhập khác theo giá trung bình sẽ không tham gia vào quá trình tính toán trong công
thức nêu trên. Ngoài ra chương trình cũng sẽ trừ đi về số lượng và giá trị đúng bằng
tổng số lượng và giá trị của các phiếu xuất giá đích danh của các vật tư tính giá tồn
kho theo phương pháp trung bình tháng.
Trong trường hợp sử dụng một giá chung thì lên báo cáo nhập xuất tồn cho toàn công
ty sẽ không xuất hiện chênh lệch giữa “Giá trị tồn cuối tháng” và “Số lượng tồn cuối
tháng* Đơn giá trung bình tháng” nhưng khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho
riêng biệt hoặc một nhóm kho thì có thể xảy ra chênh lệch nói trên và giá trị chênh
lệch này có thể lớn nhỏ tuỳ theo biến động của giá nhập trong kỳ ở các kho và giá
tồn đầu kỳ ở các kho. Vì vậy ta khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho hoặc một
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 99 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
nhóm kho thì nên chỉ in về mặt số lượng mà không in về mặt giá trị. Còn các báo cáo
riêng về giá trị tồn cuối hoặc tổng nhập hoặc tổng xuất trong kỳ thì có thể cả về số
lượng và giá trị. Một phương án khác để xử lý các chênh lệch là ta phải tạo các bút
toán bù trừ chênh lệch. Việc này có thể thực hiện tự động bằng chương trình khi ta
thực hiện tính giá trung bình tháng.
Khi tính giá trung bình cho từng vật tư ở từng kho thì cũng xảy ra các chệnh lệch do
trong Simba Accounting đơn giá được lưu trữ chỉ có 02 chữ số sau dấu phẩy thập
phân. Các chênh lệch này thường rất nhỏ, nhưng cũng có thể lớn nếu như số lượng
nhập xuất tồn lớn.
Giá trị chênh lệch = (Giá trị tồn cuối tháng - Số lượng tồn cuối tháng* Đơn giá trung
bình tháng) có thể in ra và xử lý tuỳ theo ý của người sử dụng hoặc sẽ do chương
trình tự động hạch toán bằng các phiếu xuất vào tài khoản chênh lệch.
Việc khai báo các vật tư tính giá theo phương pháp trung bình tháng được thực hiện
ở phần khai báo các thông tin về vật tư.
Chức năng tính giá trung bình được thực hiện ở menu “Tính giá trung bình”. Chương
trình cho phép tính giá trung cho một tháng, một quý, 6 tháng hoặc cả năm tuỳ theo
lựa chọn của người sử dụng.
Lưu ý quan trọng:
Trong trường hợp tính giá trung bình cho từng kho mà có phiếu xuất điều chuyển
theo giá trung bình theo 02 chiều từ kho A sang kho B và ngược lại từ kho B sang kho
A hoặc từ kho A sang kho B, sau đó sang kho C và lại quay về kho A thì chương trình
không tính được giá trung bình của một vật tư ở từng kho. Nhưng nếu chỉ có các
điều chuyển một chiều từ kho A sang B rồi sang C,... nhưng không có điều chuyển
ngược lại về A thì chương trình vẫn tính được giá trung bình của một vật tư cho
từng kho.

Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân di động( bình quân sau mốt
lẫn nhập xuất.)




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 100 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 




Cách tính tương tự như phương pháp trung bình tháng , chỉ khác ở thời điểm tính và
cập nhập giá.

7.4.6. Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá nhập trước xuất trước
(NTXT)




Giá NTXT được Simba Accounting tính cho các phiếu xuất bằng cách trừ dần từ các
phiếu nhập theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.
Giá NTXT không được tính ngay khi làm phiếu xuất. Giá xuất NTXT chỉ được cập
nhật khi ta chạy chức năng “Tính đơn giá NTXT”. Lưu ý là Simba Accounting chỉ
đưa ra đơn giá xuất cuối cùng chứ không chỉ ra cho người sử dụng biết là phiếu xuất
được xuất từ các phiếu nhập nào.
Trong việc tính giá NTXT thì điều quan trọng là phải xác định phiếu nào trước và
phiếu nào là sau. Trình tự trước sau trong Simba Accounting được xác định theo thứ
tự ưu tiên như sau:
1. Ngày của các phiếu xuất
2. Tính giá cho tất cả các phiếu xuất điều chuyển
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 101 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
3. Tính giá cho các hoá đơn và các phiếu xuất khác
Trong mỗi bước tính 2 và 3 thì do có nhiều kho khác nhau, nhiều loại chứng từ nhập
xuất khác nhau với hệ thống đánh số khác nhau nên các tính toán lại được thực hiện
theo ưu tiên sau:
1. Số thứ tự ưu tiên của các kho
2. Số chứng từ của các phiếu xuất
3. Số thứ tự ưu tiên của các phiếu nhập
4. Số chứng từ của các phiếu nhập.
Lý do phải xét thứ tự ưu tiên như trên được giải thích như sau:
Phiếu xuất điều chuyển được ưu tiên số 1 vì: Giá của phiếu xuất điều chuyển
sẽ là giá nhập của kho đối ứng nên để phải tính trước thì mới tính tiếp cho các
phiếu xuất khác. Trong Simba Accounting phiếu nhập điều chuyển có số chứng
từ bằng số chứng từ của phiếu xuất điều chuyển vì vậy nó sẽ khác hệ thống
đánh số của các phiếu nhập mua và nhập khác. Để giải quyết 02 vấn đề không
rõ ràng trên trong Simba Accounting phiếu xuất điều chuyển được xếp ưu tiên
số 1.
Trong trường hợp có nhiều kho và có sự điều chuyển giữa các kho thì chương
trình không thể nhận biết được chứng từ nào phát sinh trước vì chúng có thể
được đánh số theo các hệ thống của từng kho. Để giải quyết vấn đề không rõ
ràng này ta phải đánh số thứ tự ưu tiên cho các kho trong vấn đề điều chuyển.
Ví dụ kho trung tâm là ưu tiên số 1, tiếp theo là các kho khác. Việc đánh số thứ
tự ưu tiên cho các kho được thực hiện ở phần khai báo “Khai báo về kho để tính
giá NTXT”.
Có nhiều loại phiếu khác nhau và mỗi phiếu lại có thể có hệ thống đánh số
chứng từ khác nhau. Ví dụ hệ thống đánh số hóa đơn khác với hệ thống đánh số
của các phiếu xuất kho. Vì vậy để biết phiếu nào là trước hay là sau ta phải có
đánh số thứ tự ưu tiên cho các chứng từ vật tư. Số thứ tự ưu tiên do Simba
Accounting quy định và có thể xem ở trường Stt_NTXT trong phần “Khai báo
về chứng từ để tính giá NTXT”.
Việc khai báo các vật tư tính giá theo phương pháp nhập trước xuất trước được thực
hiện ở phần khai báo các thông tin về vật tư.
Chức năng tính giá NTXT được thực hiện ở menu “Tính giá nhập trước xuất trước”.
Lưu ý quan trọng:
Trong trường hợp phiếu nhập chi phí mua hàng được tính vào giá vốn thì phải chỉ rõ
chi phí này được gán cho phiếu nhập nào để chương trình có thể tính được giá. Các
phiếu nhập chi phí này được nhập ở mục phiếu nhập chi phí.

7.4.7. Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá đích danh
Trong trường hợp này người sử dụng phải tự xác định và tự gõ giá xuất/giá vốn và
chương trình không can thiệp gì cả. Chương trình chỉ dựa trên các giá do người sử
dụng nhập vào để tính ra giá trị tồn kho.
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 102 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 


7.5. Báo cáo hàng tồn kho
Báo cáo hàng nhập
1. Bảng kê phiếu nhập
2. Bảng kê phiếu nhập của một mặt hàng, vật tư
3. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấp
4. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo hợp đồng
5. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo dạng nhập xuất
6. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo mặt hàng
7. Tổng hợp hàng nhập kho
8. Báo cáo giá trị hàng nhập theo khách hàng, hợp đồng
9. Báo cáo hàng nhập nhóm theo 2 chỉ tiêu
10.Sổ chi tiết của một tài khoản
11.Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản.
Báo cáo hàng xuất
1. Bảng kê phiếu xuất
2. Bảng kê phiếu xuất của một mặt hàng, vật tư
3. Bảng kê phiếu xuất nhóm theo khách hàng
4. Bảng kê phiếu xuất nhóm theo hợp đồng
5. Bảng kê phiếu xuất nhóm theo dạng nhập xuất
6. Bảng kê phiếu xuất nhóm theo mặt hàng
7. Bảng kê phiếu xuất nhóm theo sản phẩm/ công trình
8. Tổng hợp hàng xuất kho
9. Tổng hợp hàng xuất kho nhóm theo sản phẩm/ công trình
10.Báo cáo giá trị hàng xuất theo khách hàng, hợp đồng
11.Báo cáo hàng xuất nhóm theo 2 chỉ tiêu
12.Sổ chi tiết của một tài khoản
13.Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản.
Báo cáo hàng tồn kho
1. Thẻ kho / Sổ chi tiết vật tư
2. Thẻ kho / Sổ chi tiết vật tư (lên cho tất cả các tài khoản)
3. Hỏi số tồn kho của một vật tư
4. Tổng hợp nhập xuất tồn
5. Báo cáo tồn kho
6. Báo cáo tồn theo kho
7. Báo cáo tồn kho đầu kỳ
8. Báo cáo tồn kho theo phiếu nhập (giá NTXT)
9. Bảng giá trung bình tháng
10.Sổ chi tiết của một tài khoản
11.Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản.
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 103 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 104 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
PHÂN HỆ: CÔNG CỤ DỤNG CỤ




8.1. Giới thiệu chung:
Chức năng của phân hệ quản lý công cụ dụng cụ
- Quản lý tình hình nhập xuất CCDC
- Tự động phân bổ giá trị của công cụ vào chi phí theo các thông số đã khai báo
- Theo dõi số lượng và giá trị còn lại của công cụ đang sử dụng
Cập nhập thông tin báo hỏng công cụ và phân bổ nốt giá trị vào chi phí

8.2. Cập nhật chứng từ:
1. Danh mục CCDC
2. Đăng ký bộ phận sử dụng CCDC
3. Báo hỏng CCDC
4. Khai báo thôi phân bổ CCDC
5. Khai báo giảm CCDC
6. Tính giá trị phân bổ CCDC
7. Điều chỉnh giá trị phân bổ CCDC
8. Bút toán phân bổ CCDC



Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 105 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
8.2.1. Danh mục CCDC
Màn hình cập nhật




(Màn hình danh mục công cụ dụng cụ)
Giải thích về các thông tin cập nhật

Mã CDCD Đánh ký hiệu mã CCDC,dễ QL ,có thể là tên viết tắt,ký
hiệu CDCD
TênCDDC TênCDDC
Chọn phiếu Phiếu xuất kho CCDC ra sử dụng
xuất
Ngày tăng Ngày mua CCDC
Ngày SD Ngày đưa CCDC vào SD
Ngày GTCL Ngày ghi nhận giá trị còn lại
Tỷ giá Tỷ giá, nếu giá hàng xuất là VND thì tỷ giá tự động gán
bằng 1
Kiểu phân bổ Tuỳ theo từng CCDC
Bộ phận SD Bộ phận sử dụng công cụ. Thuộc danh mục bộ phận,
dùng chung danh mục bộ phận sử dụng của phân hệ tài
sản cố định
Số lượng Số lượng
Đã PB Đã phân bổ
Còn lai Còn lai
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 106 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
Tk chờ phân bổ Tài khoản chờ phân bổ, ghi nợ tổng số tiền xuất. Hàng
tháng khi phân bổ vào chi phí sẽ ghi có tài khoản này
Tk công cụ Tài khoản công cụ gắn với vật tư xuất
Kỳ phân bổ Kỳ phân bổ tính bằng tháng
(tháng)
Tk chi phí Tài khoản ghi nợ hàng kỳ khi phân bổ công cụ dụng cụ




8.2.2. Báo hỏng công cụ dụng cụ
Màn hình cập nhật




Giải thích về các thông tin cập nhật
Ngày báo hỏng Ngày báo hỏng công cụ dụng cụ
Vật tư Mã công cụ báo hỏng
Số lượng hỏng Số lượng hỏng
Lý do hỏng Lý do hỏng




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 107 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
8.2.3. Phân bổ giá trị công cụ dụng cụ
Định kỳ để phân bổ giá trị CCDC vào nơi sử dụng , người sử dụng chạy Thực hiện
theo các bước
Tính giá trị phân bổ CCDC Điều chỉnh giá trị phân bổ (nếu có) - Bút toán
phân bổ CCDC ( chọn tháng, nhấn F4 để phân bổ giá trị CCDC).




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 108 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 

(Màn hình giá trị CCDC được phân bổ troang tháng)

8.2.4. Xoá phân bổ công cụ dụng cụ

Nhập vào tháng cần xoá phân bổ, để thực hiện việc xoá các bút toán phân bổ công cụ
dụng cụ.




Muốn xoá giá trị phân bổ trên TK, người dùng vào phân bổ CDDC, chon tháng cần
xoá sau đó chọn F8 để xoá phân bổ CCDC.

8.3. Báo cáo công cụ dụng cụ
1. Báo cáo CCDC
2. Báo cáo tình hình phân bổ CCDC


PHÂN HỆ: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 109 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 




9.1. Giới thiệu chung
Các chức năng chính của phân hệ kế toán TSCĐ
ế Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn
vốn, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử
dụng,...
ụ Theo dõi tăng giảm và lý do tăng giảm tài sản cố định.
ị Tính khấu hao và lên bảng phân bổ khấu hao.
Hệ thống menu của phân hệ kế toán TSCĐ
Các menu chính của phân hệ kế toán tài sản cố định
- Cập nhật số liệu
- Báo cáo về tài sản cố định
- Danh mục từ điển và tham số
- In các danh mục từ điển




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 110 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
Tham số hệ thống




9.2. Khai báo thông tin về tài sản ( Giống phân hệ CCDC)
Trong Simba Accounting tài sản được quản lý theo nguồn vốn, lý do tăng giảm, mục
đích sử dụng, bộ phận sử dụng và theo nhóm TSCĐ.
Tài sản có thể quản lý theo nhóm và có thể theo 03 kiểu phân loại nhóm khác nhau,
ví dụ theo chủng loại, nước sản xuất, cấu hình.
Các thông tin chính về tài sản được Simba Accounting quản lý bao gồm:
- Mã tài sản (số thẻ),
- Tên tài sản.
- Đơn vị tính.
- Phân loại nhóm tài sản.
- Nước sản xuất.
- Năm sản xuất.
- Lý do tăng tài sản.
- Ngày tăng tài sản.
- Bộ phận sử dụng.
- Nguyên giá (theo từng nguồn vốn).
- Giá trị đã khấu hao (theo từng nguồn vốn).
- Giá trị còn lại (theo từng nguồn vốn).
- Ngày ghi nhận giá trị còn lại.
- Ngày bắt đầu tính khấu hao.
- Tài sản có/không tính khấu hao.

Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 111 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
- Tài khoản TSCĐ (tk 211).
- Tài khoản hao mòn TSCĐ (tk 214).
- Tài khoản chi phí (các tiểu khoản tương ứng của các tài khoản 627, 641,
642).
- Số tháng khấu hao.
- Tỷ lệ khấu hao tháng.
- Giá trị tính khấu hao.




(Danh mục TSCĐ)
Để thêm mới TS nhấn F4, hiệu chỉnh F3, loại bỏ nhấn F8.




(Màn hình cập nhật thông tin TSCĐ)
Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 112 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 



Lưu ý: Chương trình cho phép sửa đổi giá trị khấu hao hàng tháng.

9.3. Bộ phận sử dụng tài sản, luân chguyển tài sản giữa các bộ phận
Simba Accounting cho phép quản lý về thêm một bộ phận nào đó của tài sản thông
qua màn hình “Đăng ký bộ phận sử dụng”.
Khi có sự thay đổi về bộ phận của một TSCĐ nào đó, người sử dụng vào màn hình
này trong phân hệ “Tài sản cố định” và vào các thông tin cần thiết.
Việc thay đổi BPSD sẽ ảnh hưởng đến khấu hao của TSCĐ. Chi phí khấu hao được
phân bổ cho các bộ phận theo thời gian sử dụng.

9.4. Khai báo giảm tài sản
Mỗi khi một tài sản bị giảm do thanh lý hoặc hết sử dụng thì ta phải khai báo giảm
tài sản. Các thông tin khai báo gồm lý do giảm tài sản, ngày giảm tài sản.




(Màn hình khai báo giảm tài sản)

9.5. Khai báo thôi không tính khấu hao tài sản
Mỗi khi một tài sản không tính khấu hao nữa thì ta phải khai báo tài sản thôi không
tính khấu hao nữa. Thông tin khai báo là ngày thôi không tính khấu hao.




(Màn hình khai báo thôi khấu hao)

Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 113 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
9.6. Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao tháng

Các bước tính khấu hao TSCĐ
Tính / xoá khấu hao tháng  Điều chỉnh giá trị phân bổ (nếu có) - Bút toán
phân bổ khấu hao ( chọn tháng, nhấn F4 để phân bổ giá trị khấu hao TSCD).




Mỗi tháng ta phải tính một lần và chương trình sẽ lưu giá trị này trong tệp số liệu.
Nếu có sự thay đổi gì thì phải tính lại.
Giá trị khấu hao do máy tính ra dựa trên các số liệu và cách tính mà ta đã khai báo ở
phần thông tin về tài sản. Tuy nhiên giá trị này có thể thay đổi theo ý muốn của
người sử dụng ở phần “Điều chỉnh khấu hao tháng". Việc điều chỉnh giá trị khấu
hao có thể do giá trị còn lại rất nhỏ nên ta muốn chỉnh hết giá trị còn lại vào số khấu
hao của tháng hiện thời.
Simba Accounting cho phép tính khấu hao theo nguyên giá hoặc theo giá trị còn lại và
có thể tính dựa trên khai báo số tháng mà tài sản sẽ khấu hao hết hoặc dựa trên tỷ lệ
khấu hao tháng. Khai báo về cách thức tính này được thực hiện trong phần “Khai báo
các tham số hệ thống”.




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 114 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
9.7. Tạo bút toán phân bổ khấu hao




(Chọn tháng phân bổ)




(Tạo bút toán phân bổ khấu hao)
Sau khi lên được bảng phân bổ khấu hao người sử dụng có thể sử dụng chức năng
này để chuyển các số liệu sang phân hệ kế toán.
Để tạo bút toán chuyển qua phân hệ kế toán nhấn F4, trong trường hợp muốn thay
đổi việc phân bổ cho sản phẩm công trình thì di chuyển chuột tới ô tương ứng sau đó
nhấn F3 để tiến hành thay đổi thông tin.

9.8. Xoá bút toán
Xoá các bút toán phân bổ khấu hao ở phân hệ kế toán do phân hệ quản lý tài sản cố
định chuyển sang.




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 115 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 




Vị trí : vào tính\xoá khấu hao tháng-- chọn tháng cần xoá - phím khoản trắng để
chọn và bỏ chọn--chọn F8 để xoá khấu hao.

9.9. Chuyển số liệu cuối năm về tài sản sang năm làm việc mới
Số liệu về các tài sản mỗi năm được lưu ở một tệp tin riêng. Sau khi tạo năm làm
việc mới thì chương trình sẽ tự động sao chép toàn bộ số liệu của năm hiện thời
sang năm làm việc mới. Tuy nhiên thông thường thì số liệu của năm làm việc cũ vẫn
chưa khoá sổ nên chưa thể chuyển số dư về tài sản từ năm làm việc cũ sang năm làm
việc mới được. Sau khi ta đã có khoá sổ năm làm việc cũ thì phải thực hiện chuyển
số liệu đã khoá sổ sang năm làm việc mới.
9.10.Các báo cáo về quản lý tài sản cố định




(Danh mục báo cáo về TSCĐ)




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 116 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
PHÂN HỆ: CHI PHÍ GIÁ THÀNH
( Chỉ có trong các phiên bản có tính giá thành)




10.1. Giới thiệu chung
Simba Accounting hỗ trợ các phương pháp tính giá thành giản đơn, giá thành định
mức. Ngoài ra tuỳ theo yêu cầu thực tế mà Simba sẽ đưa ra các giải pháp hỗ trợ cho
doanh nghiệp trong việc tính giá thành sản phẩm.

10.2. Khai báo các danh mục sản phẩm, công trình, kết chuyển.
Danh mục Sản phẩm:
- Được tổng hợp từ Danh mục hàng hoá vật tư.




(Danh sách các sản phẩm)


Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 117 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
10.3. Một số phương án khai báo hệ thống tài khoản và các danh mục từ điển
để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm

10.3.1. Khai báo các danh mục để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp
Về theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp Simba Accounting có các khả năng sau:
1. Theo dõi chi phí theo bộ phận và phòng ban
2. Theo dõi chi phí theo khoản mục phí
Để theo dõi chi phí theo bộ phận và phòng ban ta phải mở cho mỗi phòng ban một
tiểu khoản của tài khoản chi phí.
Để theo dõi chi phí theo khoản mục phí (điện thoại, tiếp khách, văn phòng,...) ta mở
các tiểu khoản cho từng loại khoản mục phí. Một phương án khác là dùng trường mã
phí để theo dõi chi phí theo khoản mục, ta mở một mã phí cho mỗi loại khoản mục
phí.

10.3.2. Khai báo các danh mục để theo dõi chi phí bán hàng
Về theo dõi chi phí bán hàng Simba Accounting có các khả năng sau:
1. Theo dõi chi phí theo bộ phận và phòng ban
2. Theo dõi chi phí theo công trình, đề án,...
3. Theo dõi chi phí theo hợp đồng
4. Theo dõi chi phí theo khoản mục phí
Để theo dõi chi phí theo bộ phận và phòng ban ta có thể mở cho mỗi phòng ban một
tiểu khoản của tài khoản chi phí hoặc sử dụng danh mục bộ phận để tập hợp doanh
thu và chi phí cho từng phòng ban.
Để theo dõi chi phí theo công trình xây dựng hoặc đề án thì ta mỗi công trình một mã
trong "Danh mục sản phẩm/công trình". một phương án khác là ta có thể mở cho mỗi
công trình, đề án một tiểu khoản của tài khoản chi phí.
Để theo dõi chi phí theo hợp đồng thì ta sử dụng trường vụ việc. Mỗi hợp đồng ta
mở một vụ việc riêng.
Để theo dõi chi phí theo khoản mục phí (điện thoại, tiếp khách, văn phòng,...) ta mở
các tiểu khoản cho từng loại khoản mục phí. Một phương án khác là dùng trường mã
phí để theo dõi chi phí theo khoản mục, ta mở một mã phí cho mỗi loại khoản mục
phí.

10.3.3. Khai báo các danh mục để theo dõi chi phí sản xuất và tính giá thành sản
phẩm
Để tập hợp chí phí và tính giá thành sản phẩm ta phải mở cho từng phân xưởng,
công đoạn sản xuất mỗi loại một tiểu khoản cho từng tài khoản tập hợp chi phí (tk
621, 622, 627) và tài khoản chi phí dở dang (tk 154).



Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 118 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
Trong trường hợp không tách được chi phí theo sản phẩm ngay từ đầu thì chương
trình sẽ hỗ trợ việc phân bổ chi phí theo các tiêu thức do người sử dụng quy định
trong phần khai báo và tạo các bút toán phân bổ tự động.
Với từng đối tượng tính giá thành là sản phẩm/công trình sẽ có danh mục riêng là
danh mục sản phẩm/công trình để tập hợp và theo dõi.

10.3.4. Khai báo các danh mục để theo dõi chi phí và tính giá thành công trình
xây lắp và sản xuất các sản phẩm đơn chiếc
Đối với các doanh nghiệp xây dựng, xây lắp hoặc các đơn vị sản xuất theo đơn đặt
hàng để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm đối với mỗi công trình, mỗi lô
hoặc đơn đặt đặt hàng ta mở một mã sản phẩm/công trình trong danh mục sản
phẩm/công trình.
Trong trường hợp không tách được chi phí theo sản phẩm ngay từ đầu thì chương
trình sẽ hỗ trợ việc phân bổ chi phí theo các tiêu thức do người sử dụng quy định
trong phần khai báo và tạo các bút toán phân bổ tự động.
Việc kết chuyển số liệu từ tài khoản này sang tài khoản khác sẽ do chương trình hỗ
trợ thực hiện trên cơ sở khai báo ở phần các bút toán kết chuyển tự động.

10.4. Cập nhật chứng từ
Số liệu đầu vào để tập hợp chi phí và tính giá thành được cập nhật ở các phân hệ
khác nhau. Cụ thể như sau:
 Các chi phí nguyên vật liệu, CCDC được cập nhật ở phân hệ kế toán hàng
tồn kho.
 Các chi phí liên quan đến dịch vụ mua ngoài, chi phí trực tiếp bằng tiền
khác được cập nhật ở phân hệ kế toán phải trả và kế toán vốn bằng tiền.
 Các bảng phân bổ chi phí như TSCĐ, lương, bảo hiểm,... được cập nhật ở
phân hệ “Tài sản cố định” ở menu “Tạo bút toán phân bổ TSCĐ”, phân hệ
“Kế toán tổng hợp” ở menu “Phiếu kế toán” và “Các bút toán định kỳ”.
 Các bút toán phân bổ, kết chuyển chi phí được cập nhật ở phân hệ kế toán
tổng hợp ở menu “Phiếu kế toán” hoặc, “Các bút toán định kỳ”, “Bút toán
phân bổ tự động”, “Bút toán kết chuyển tự động”.

10.5. Phương pháp tính và các báo cáo về chi phí, giá thành
Tuỳ theo cách thức xây dựng hệ thống tài khoản và các danh mục từ điển để theo dõi
chi phí và tính giá thành mà ta sử dụng các loại báo cáo khác nhau dưới đây.




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 119 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
10.5.1. Tính giá thành sản phẩm theo phương pháp giản đơn và công trình xây
lắp

Phương pháp
Để tập hợp chi phí và tính giá thành các công trình xây lắp ta mở mỗi công trình một
mã riêng để theo dõi trong danh mục công trình.
Chi phí phát sinh liên quan đến sản phẩm, công trình nào được tập hợp trực tiếp cho
sản phẩm, công trình ấy (khi nhập các chứng từ phát sinh phải chú ý nhập mã sản
phẩm, công trình có liên quan).
Giá thành sản phẩm tính theo công thức:

Tổng chi
Tổng giá
Giá trị sp phí PS Giá trị sp
thành sản = + -
i DDĐK trong kỳ DDCK
phẩm i
của sp i


Tổng giá thành sp i
Giá thành
đơn vị sản =
phẩm i
Σ SL thành phẩm


Giá thành theo phương pháp giản đơn:




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 120 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng
 
(Giá thành theo PP Giản đơn)
Sản phẩm dở dang :




(Khai báo tháng nhập dở dang)
Xác định và cung cấp sẽ nhập dở dang cuối kỳ cho tháng nào. Sau khi nhập
tháng muốn nhập dở dang cuối kỳ, nhấn nút Nhận sẽ vào bảng nhập sản
phẩm dở dang cuối kỳ.




(Nhập giá trị dở dang cho các sản phẩm)
Click chuột vào ô Tiền theo từng sản phẩm để nhập.
Tính giá thành sản phẩm và cập nhật cho phiếu nhập thành phẩm:

 Nhập tháng cần tính giá thành sản phẩm và nhấn nút Nhận.


 Giá thành sản phẩm sau khi tính sẽ được hiển thị dưới dạng danh sách.
Muốn cập nhật vào phiếu nhập kho, nhấn F4.




(Bảng giá thành)


Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 121 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

Giá thành công trình: (Giá thành công trình tương tự như giản đơn ,tập hợp chi phí chi tiết cho
từng công trình)

10.5.2. Tính giá thành sản phẩm theo phương pháp định mức




Phương pháp định mức
Áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp sản xuất nhiều sản phẩm (≥ 2 sp), các chi
phí sản xuất (gồm chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản
xuất chung) phát sinh trong kỳ một cách chung chung chưa biết số cụ thể cho từng
sản phẩm là bao nhiêu. Trong trường hợp này, phương pháp tính giá thành định mức
của chương trình sẽ giúp người sử dụng phân bổ tổng chi phí phát sinh trong kỳ cho
từng sản phẩm theo các khoản mục chi phí khác nhau để tính ra tổng giá thành cũng
như giá thành đơn vị đối với từng loại sản phẩm, trên cơ sở định mức đơn giá tiền
lương, định mức đơn giá NVL mà công ty đã xây dựng trong bảng giá thành kế
hoạch.
Quy ước chung:
− Chi phí SX dở dang cuối kỳ được đánh giá theo CP NVL trực tiếp
− Chi phí NVL TT (tập hợp trên 621) được phân bổ cho các sản phẩm theo
định mức NVL TT
− Chi phí NC TT (tập hợp trên 622) được phân bổ cho các sản phẩm theo
định mức lương
− Chi phí sản xuất chung (tập hợp trên tk 627) được phân bổ cho các sp
theo chi phí NC TT
Công thức tính chi phí đối với một sản phẩm như sau:

Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 122 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng




CF Σ CP nvl DDĐK + Σ CP nvl PSTK - Σ
nvl tt CP nvl DDCK (Đơn giá nvl)
tính = × × (SL spa
cho Σ định mức NVL tt nhập kho)
spa

CF nc Σ CP nvl PSTK (Đơn giá
tt tính
= × lương) × (SL
cho Σ định mức nc tt spa nhập kho)
spa

CF Σ CP SXC PSTK
SXC Chi phí nhân
tính = Σ chi phí nhân công TT × công TT tính
cho cho spa
spa




Nhập định mức NVL và định mức tiền lương của tháng




(Nhập tháng cần nhập định mức)




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 123 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng




Để nhập định mức lương của sản phẩm nào ta Click chuột vào ô định mức lương
của sản phẩm đó và nhập trực tiếp vào.

Nhập định mức nguyên vật liệu bằng cách, di chuyển tới sản phẩm tương ứng sau
đó nhấn F2.
Trong trường hợp định mức của các tháng giống nhau thì ta dùng chức năng copy
định mức của tháng khác qua. Để thực hiên nhấn F5
Tương tự cho địinh mức của các sản phẩm, nếu sản phẩm có định mức giống nhau
thì có thể copy cho nhau. Để thực hiện nhấn F6




(Màn hình chi tiết nguyên vật liệu của một SP)

Để thêm mới nguyên vật liệu cho sản phẩm nhấn F4, hiệu chỉnh nhấn F3, loại bổ
nhấn F8, cập nhật giá nhấn F10 (Chỉ cập nhật cho sản phẩm hiện thời)

Để cập nhật giá cho tất cả các nguyên vật liệu ta dùng chức năng cập nhật giá cho
định mức nguyên vật liệu. (Áp dụng cho những vật tư tính giá theo PP Trung bình).

Đánh giá giá trị sản phẩm DDCK.
Giá trị sản phẩm DDCK cuối tháng này sẽ là giá trị sản phẩm DDĐK của tháng tiếp
theo.




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 124 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng




Nhập trực tiếp giá
trị vào ô tương ứng




Bảng giá thành kế hoạch xây dựng dựa trên định mức lương, định mức NVL và số
lượng thành phẩm nhập kho trong phiếu nhập kho thành phẩm

Kết quả của quá trình tính giá thành theo phương pháp định mức thể hiện trong bảng
tính giá thành. Chạy phím F4 để cập nhật giá thành cho phiếu nhập kho thành phẩm.
Chú ý:
− Phải nhập đơn giá tiền lương, đơn giá NVL trong màn hình bên ngoài
chứ không phải nhập chi tiết sau khi ấn Enter, phím này xây dựng nhằm
chỉ rõ loại NVL trong định mức người sau khi nhập mã vật tư và số
lượng định mức chương trình của chúng ta sẽ tự động cập nhật phần
đơn giá và quy ra tiền nhưng hiện tại còn một số vướng mắc chưa giải
quyết xong nên chưa thực hiện được
− Muốn lên được số liệu trong bảng giá thành thì phải có phiếu nhập kho
thành phẩm và chi phí tập hợp trên 621, 622,627 phải được kết chuyển
sang 154
9.
10.




11.
12.




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 125 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng




13.
14. HỎI VÀ ĐÁP
1. Làm thế nào để khắc phục khi in báo cáo không hiện lên tiếng Việt?
2. Làm thế nào để khắc phục khi màn hình giao diện không hiện lên tiếng
Việt?
Khi in báo cáo không ra được tiếng Việt là do fonts chữ bị hỏng. Các fonts chữ báo
cáo của Simba Accounting được lưu ở thư mục con “Fonts” của thư mục cài đặt
chương trình Simba Accounting.
Tiến hành cài đặt lại fonts chữ và khởi động lại chương trình.

3. Làm thế nào để chuyển số liệu báo cáo ra được Excel?
Sau khi số liệu báo cáo được đưa ra màn hình, nhấn F7, sau đó chọn đầu ra là Excel.

4. Tại sao khi lên bảng cân đối kế toán lại không cân?
Bảng cân đối kế toán được tính toán dựa vào các khai báo cách tính cho từng chỉ tiêu
trong bảng.
Bảng cân đối kế toán có sẵn trong chương trình dựa vào bảng mẫu theo quy định của
BTC. Tại một số đơn vị, do yêu cầu quản lý phải mở thêm một số tài khoản và các
tài khoản này chưa được khai báo trong cách tính bảng cân đối kế toán. Vì vậy, khi
lên bảng cân đối kế toán sẽ không cân.
Việc khai báo thêm hoặc sửa đổi cách tính của các chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán
được thực hiện ở phần “Kế toán tổng hợp  Báo cáo tài chính  Bảng cân đối kế
toán  Sửa mẫu”.

5. Tại sao kho lên các báo cáo tài chính lại không đúng với số liệu trong các sổ
sách chi tiết?
Các báo cáo tài chính được tính toán dựa vào các khai báo cách tính cho từng chỉ tiêu
trong bảng.

Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 126 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

Các báo cáo tài chính có sẵn trong chương trình dựa vào bảng mẫu theo quy định của
Bộ Tài Chính. Tại một số đơn vị do yêu cầu quản lý phải mở thêm một số tài khoản
và các tài khoản này chưa được khai báo trong cách tính các báo cáo tài chính. Vì vậy
khi lên các báo cáo tài chính sẽ có hiện tượng số liệu không khớp với số liệu trong
các sổ chi tiết.
Việc khai báo thêm các chỉ tiêu hoặc sửa đổi cách tính các chỉ tiêu trong các báo cáo
tài chính được thực hiện ở phần “Kế toán tổng hợp  Báo cáo tài chính  Loại báo
cáo  Sửa mẫu”.

6. Tại sao số liệu trong bảng kê VAT đầu vào lại khác với số liệu trên tài khoản
thuế 133?
Do việc cập nhật độc lập giữa phần hạch toán và phần bảng kê chứng từ thuế
GTGT đầu vào.

7. Khi vào các hóa đơn bán hàng, đối với các khách hàng không có mã số thuế (ví
dụ khách nước ngoài), khi lưu chứng từ, chương trình luôn hiện lên màn hình
để nhập thông tin liên quan đến mã số thuế, địa chỉ của khách hàng. Làm thế
nào để không phải nhập các thông tin này?
Khi khai báo thông tin về khách hàng trong danh mục khách hàng, ở mục mã số thuế,
hãy gõ vào đó một ký tự bất kỳ, ví dụ dấu chấm “.”

8. Cách thức nhập các phiếu xuất vật tư cho nhiều đối tượng khác nhau?
Simba Accounting không cho phép thực hiện trong một phiếu xuất vật tư cho nhiều
các đối tượng khác nhau. Ví dụ cho nhiều tài khoản nợ hoặc nhiều khách hàng, nhiều
vụ việc, hợp đồng. Nếu xảy ra trường hợp như vậy, ta phải tách thành nhiều phiếu
xuất, mỗi phiếu xuất chỉ cho một đối tượng.

9. Các thức nhập thành phẩm khi chia tài khoản sản phẩm dở dang thành
nhiều tiểu khoản?
Trong Simba Accounting không cho phép thực hiện trong một phiếu nhập kho từ
nhiều các đối tượng khác nhau. Ví dụ từ nhiều tài khoản hoặc nhiều vụ việc, hợp
đồng. Nếu xảy ra trường hợp như vậy, ta phải tách thành nhiều phiếu nhập, mỗi
phiếu nhập chỉ từ một đối tượng.

10. Cách thức chia sẽ chương trình trong mạng LAN, để có thể sử dụng được?
Đưa biểu tượng chương trình ra ngoài Desktop để chạy chương trình?
Thực tế việc chia sẽ sử dụng Simba Accounting rất đơn giản và dễ dàng thực hiện,
để các máy khác có thể sử dụng được chương trình, thì việc đầu tiên là phải đảm
bảo các máy phải thông nhau (nối mạng với nhau), thư mục cài đặt chương trình
phải được Share toàn quyền trên mạng.

Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 127 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

Ví dụ:
Chương trình được cài đặt trên máy có tên: Server trong ổ đĩa D thư mục: Simba
(D:\Simba)
Nhấn chuột phải lên thư mục Simba chọn Sharing and Security …. Để chia sẽ
chương trình (full control cho tất cả những người sử dụng)
Tiếp theo:
Bạn ra máy trạm (máy con) sử dụng chương trình. Vào Start  Run.
Thông tin truyền vào: \\Tên máy tính cài đặt chương trình




Mở My Computer lên ở trong đó sẽ có thêm một ổ đĩa mạng Z, mở ổ đĩa này ra ở
trong đó có thư mục Ws




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 128 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng




Mở thư mục Ws, nội dung bên trong như hình dưới.
Nhấn chuột phải lên biểu tượng Simba chọn Send To  Desktop (create shortcut)

Đóng các cửa sổ hiện thời, ra ngoài màn hình Desktop, có biểu tượng Simba
Accounting, nhấn chuột phải lên biểu tượng chọn properties.




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 129 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng

Chuyển qua tab Shortcut.
Về cuối dòng của ô Target thêm
vào:
-t a
Đôi Icon, đổi lại tên của biểu
tượng tùy ý.
Sau đó chạy lại chương trình.
Lưu ý: Để máy trạm (máy con) có
thể cài chạy được chương trình,
phải khai báo tên máy tính sử dụng
trong phần Hệ thống trước khi sử
dụng chương trình.




www.asiasoft.com.vn
Chất lượng chuyên nghiệp – Dịch vụ hoàn hảo !




Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 130 http://www.simba.vn
Đề thi vào lớp 10 môn Toán |  Đáp án đề thi tốt nghiệp |  Đề thi Đại học |  Đề thi thử đại học môn Hóa |  Mẫu đơn xin việc |  Bài tiểu luận mẫu |  Ôn thi cao học 2014 |  Nghiên cứu khoa học |  Lập kế hoạch kinh doanh |  Bảng cân đối kế toán |  Đề thi chứng chỉ Tin học |  Tư tưởng Hồ Chí Minh |  Đề thi chứng chỉ Tiếng anh
Theo dõi chúng tôi
Đồng bộ tài khoản