Vui lòng download xuống để xem tài liệu đầy đủ.

Hướng dẫn thực hành MS-Excel 2003

Chia sẻ: | Ngày: doc 38 p | 3241

27
13.459
views

Tham khảo tài liệu 'hướng dẫn thực hành ms-excel 2003', công nghệ thông tin, tin học văn phòng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Hướng dẫn thực hành MS-Excel 2003
Nội dung Text

  1. Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh Hướng dẫn thực hành MS-Excel 2003 Phần cơ bản -1-
  2. Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh BÀI 1. GIỚI THIỆU CỬA SỔ CHƯƠNG TRÌNH, QUẢN LÝ TỆP TIN, NHẬP, TÍNH TOÁN VÀ TRÌNH BÀY BẢNG TÍNH 1. Cửa sổ chương trình - Microsoft Excel là một phần mềm được thiết kế để nhập, tính toán các bảng số liệu bằng các công cụ hàm số và công thức. Chính tính linh hoạt trong tính toán của Excel làm nên sự khác biệt cơ bản giữa các bảng tính được thiết kế trên Excel so với các bảng tính được thiết kế trên Word. - Với mục đích tạo các tệp tin có nội dung là các bảng số liệu nên ngay từ đầu màn hình giao diện của Excel đã được thiết kế dưới dạng các bảng bao gồm cột và hàng. Số TT của hàng Thanh công thức Dữ liệu được nhập vào các ô của bảng Ký hiệu cột H1. Một góc màn hình giao diện của chương trình - Tên của tệp tin Excel luôn được mặc định là Book 1 (2,3,…) Phần cơ bản -2-
  3. Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh - Một Book bao gồm 255 Sheet (bảng tính), các Sheet được đặt tên từ Sheet 1 đến Sheet 255. Thông thường khi cài đặt chương trình hệ thống sẽ để hiển thị mặc định trên màn hình 3 Sheet, để có thêm các Sheet ta chèn từ menu Insert\ Worksheet. - Một Sheet bao gồm: 256 Cột: Các cột được ký hiệu theo bảng chữ cái từ A đến IV 65536 Hàng (dòng): Các hàng được đánh số từ 1 đến 65536 - Giao của Cột và Hàng trong bảng gọi là Ô + Ô được xác định bằng địa chỉ Ô, địa chỉ ô cho biết vị trí của ô trên bảng + Địa chỉ Ô được xác định bằng ký hiệu của cột và số thứ tự của hàng. Vd: Ô A1: Cột A Hàng 1 2. Quản lý tệp tin (Xem chương trình Word cơ bản) Phần cơ bản -3-
  4. Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh 3. Nhập Dl và Tính toán trong bảng tính a. Nhập Dữ liệu - Dữ liệu trong Excel được nhập vào các ô của Bảng. Để nhập Dl vào ô nào ta kích chuột vào ô đó và nhập từ bàn phím. - Có hai loại DL: + Dl dạng số (Number): Luôn được mặc định căn bên lề phải của ô. Bao gồm các loại DL sau: Số, Ngày tháng, Tiền tệ,…Vd: + Dl dạng chữ (Text): Luôn mặc định căn bên lề trái của ô. Vd: * Cy: Nếu Dl dạng số (Number) bị nhập sai quy ước của hệ thống thì chương trình sẽ tự chuyển về định dạng chữ (Text), khi đó ta sẽ không thể thực hiện được các phép toán số học. Để xem hoặc thay đổi các quy ước của hệ thống về nhập số liệu ta vào Start \ Control Panel\ Regional and Language Options\Regional Options\Customize: Numbers: Xem hoặc thay đổi các quy ước nhập số Curency: Xem hoặc thay đổi các quy ước nhập tiền tệ Date: Xem hoặc thay đổi các quy ước nhập ngày tháng Time: Xem hoặc thay đổi các quy ước nhập giờ Một số sự khác biệt giữa quy ước mặc định của máy tính trong hộp thoại Regional Options với cách viết thông thường: Loại ký tự Quy ước trên máy Các viết thông thường Dấu thập phân (Decimal Symbol) Dấu chấm (.) Dấu phẩy (,) Dấu phân cách giữa các nhóm số Trăm, Dấu phẩy (,) Dấu chấm (.) Ngàn, Triệu (Digit group Symbol) Dấu phân cách giữa các đối số trong Dấu phẩy (,) Dấu chấm phẩy (;) Hàm (List separator) Tháng/Ngày/Năm Ngày/Tháng/Năm Ngày tháng (mm/dd/yy) (dd/mm/yy) Ta có thể thay đổi các loại ký tự trên bằng cách xoá và nhập lại ký tự vào các vị trí tương ứng. b. Đánh số Thứ tự tự động trong bảng tính Excel * C1: Mốc điền - Nhập hai số đầu của danh sách số TT vào hai ô liền kề - Bôi đen hai ô số đó H2. Đánh số TT tự động - Đưa trỏ chuột vào Mốc điền của vùng bôi đen và kéo * C2: - Nhập số bắt đầu của danh sách số TT Phần cơ bản -4-
  5. Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh - Bấm Enter - Kích hoạt lại ô số đó - Đưa trỏ chuột vào mốc điền - Bấm giữ Ctrl+ Bấm giữ chuột và kéo đến cuối danh sách Chọn hướng đánh * C3: số TT tự động - Nhập số bắt đầu của danh sách số TT - Bấm Enter Nhập gía trị dừng Nhập bước nhẩy - Kích hoạt lại ô số đó (công sai) - Vào Edit\ Fill\ Series: + Tại Series in: Chọn hướng đánh số TT Rows: Đánh số TT trên Hàng Columns: Đánh số TT trên cột H3. Hộp thoại đánh số TT tự động + Tại Step Value: Nhập giá trị nhẩy (công sai) + Tại Stop Value: Nhập giá trị dừng c. Các tính toán trong bảng tính - Mọi phép tính trong bảng tính Excel luôn bắt đầu bằng dấu bằng (=) hoặc dấu cộng (+) - Khi tính toán Excel thường dùng hai loại công cụ tính toán sau: + Các phép toán số học (+,-, *, /,…) + Các hàm số - Một số toán tử tính toán và toán tử so sánh thường dùng trong Excel: + Các toán tử tính toán: + - * / % ^ Cộng Trừ Nhân Chia Phần trăm Luỹ thừa + Các toán tử so sánh: = <> > >= < <= Bằng Không bằng Lớn hơn Lớn hơn hoặc bằng Nhỏ Nhỏ hơn hoặc bằng hơn Bấm kéo để xoay chữ 4. Trình bày (định dạng) bảng tính Chọn căn lề theo chiều ngang Ô a. Căn lề, đổi Font, đổ Mầu nền trong Ô - Bôi đen các ô cần định dạng - Format\ Cells (Ctrl+1): * Alignment: Căn lề và xoay chữ trong Ô Chọn căn lề theo Phần cơ bản - 5 - chiều dọc Ô H4. Chọn căn lề & xoay Dl trong Ô
  6. Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh + Horizontal: Chọn căn lề theo chiều ngang của ô + Vertical: Chọn căn lề theo chiều dọc ô *Cy: Để đưa Dl vào giữa Ô: Tại Horizontal và Vertical ta chọn Center + Orientation: Xoay chữ * Font: Thay đổi cỡ, mầu, kiểu dáng của chữ (Tương tự chương trình Word) Chọn tên Font Chọn kiểu chữ Chọn cỡ chữ Chọn kiểu đường gạch chân Chọn mầu của chữ H5. Thẻ lệnh Font để định dạng Font chữ * Patterns: Chọn mầu nền Kích tạo đường phân Tại Color: Chọn mầu cách ô trong bảng Kích xoá đường viền OK Chọn b. Kẻ bảng Kích tạo đường bao ngoài kiểu đường - Bôi đen vùng Dl cần kẻ bảng viền - Format\ Cells (Ctrl+1)\ Border Chọn Tạo/ Huỷ các mầu + Tại Style: Chọn kiểu đường viền đường đường viền riêng + Tại Color: Chọn mầu đường viền lẻ trong bảng viền + Kích chọn Outline: Tạo đường bao ngoài + Sang ô Style chọn lại đường viền H6. Thẻ lệnh kẻ đường viền bảng + Kích chọn Inside: Tạo đường phân cách ô OK * Cy: - Xoá đường viền bảng: Trong hộp thoại Format\ Cell\ Border\ Chọn None - Thay đổi một trong các đường viền bảng ta kích lên các nút lệnh trên vùng Border 5. Các định dạng khác a. Trộn Ô - Bôi đen các ô cần trộn - Kích lên nút lệnh Merge and Center trên thanh công cụ Formatting * Cy: - Excel chỉ cho phép trộn một ô chứa Dl với các ô trống. Nếu ta trộn hai ô cùng chứa Dl thì Dl trên ô thứ hai sẽ bị xoá. Phần cơ bản -6-
  7. Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh - Nếu phải trộn ô nhiều lần ta chỉ cần trộn lần đầu, những lần tiếp theo ta chỉ bôi đen và bấm phím F4. - Xoá trộn ô: + Bôi đen các ô cần xoá + Format\ Cell (Ctrl+1)\ Alignment: Xoá dấu tích tại ô Merge Cells hoặc kích chọn lệnh Merge and Center trên thanh công cụ Formatting lần nữa. b. Ngắt dòng trong Ô Trong bảng tính Excel nếu ta bấm Enter thì trỏ chuột sẽ nhẩy xuống ô của dòng kế tiếp trong bảng. Muốn ngắt dòng trong cùng một ô, ta làm như sau: + Đặt dấu chèn tại vị trí cần ngắt + Bấm giữ tổ hợp phím: Alt+ Enter c. Chỉnh sửa Dl trong ô Sau khi nhập Dl và ra khỏi ô, để quay lại ô chỉnh sửa ta làm như sau: - C1: Nháy đúp chuột lên ô chứa Dl - C2: Kích hoạt ô chứa Dl Bấm F2 trên bàn phím - C3: Kích hoạt ô chứa Dl Đưa trỏ chuột lên thanh công thức và chỉnh sửa d. Xoá định dạng hoặc Dl trong ô - Bôi đen các ô cần xoá định dạng - Edit\ Clear: All: Xoá cả nội dung và định dạng trong ô Formats: Xoá định dạng và giữ lại nội dung Contents: Xoá nội dung và giữ lại định dạng (Tương ứng với bấm phím Delete trên bàn phím) Comments: Xoá các ghi chú trong ô 6. Khai báo mặc định Font chữ và số Sheet của tệp - Tools\ Options\ General: + Tại Sheets in new workbook: Nhập số Sheet mặc định của tệp tin khi khởi động chương trình. + Tại Standard Font: Chọn Font chữ mặc định của chương trình. Chọn Font chữ + Tại Size: Nhập cỡ chữ. Nhập số Sheet Chọn cỡ chữ OK - Tắt và khởi động lại chương trình Excel. Phần cơ bản -7-
  8. Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh BÀI 2. DI CHUYỂN, SAO CHÉP DỮ LIỆU CÁC THAO TÁC VỚI SHEET 1. Di chuyển, sao chép Dl a. Di chuyển (Cut) - Bôi đen vùng bảng chứa Dl cần di chuyển - C1: Đưa trỏ chuột lên đường viền của vùng bôi đen và bầm giữ chuột rồi kéo đến vị trí ô mong muốn (Chú ý: Trỏ chuột phải có hình mũi tên ( ) khi di đến đường viền ô) - C2: + Edit\ Cut (Ctrl+ X hoặc kích lên lệnh Cut ( ) trên thanh lệnh chuẩn Standard) + Kích hoạt ô đầu tiên của vùng bảng cần dán Dl + Edit\ Paste (Ctrl+ V hoặc kích lên lệnh Paste ( ) trên thanh lệnh chuẩn Standard) b. Sao chép Dl (Copy) - Bôi đen vùng bảng chứa Dl cần sao chép - C1: Đưa trỏ chuột lên đường viền vùng bôi đen, bấm giữ phím Ctrl+ bấm giữ chuột và kéo đến vị trí mong muốn. - C2: + Edit\ Copy (Ctrl+ C hoặc kích lên lệnh Copy ( ) trên thanh lệnh chuẩn Standard) + Kích hoạt ô đầu tiên của vùng bảng cần dán Dl + Edit\ Paste (Ctrl+ V hoặc kích lên lệnh Paste ( ) trên thanh lệnh chuẩn Standard) 2. Các thao tác với Bảng tính (Sheet) a. Di chuyển, Sao chép Sheet (Cut và Copy) * C1: Bấm giữ tên Sheet và kéo để di chuyển ( ). Trong quá trình di chuyển ta bấn giữ phím Ctrl để sao chép. Chọn tệp tin đích * C2: - Kích chọn Sheet cần di chuyể n hoặc sap chép Chọn vị trí đặt bản sao - Edit\ Move or Copy Sheet... (hoặc kích phải chuột lên tên Sheet cần di chuyển hoặc sao chép\ chọn Move or Copy) Xuất hiện hộp thoại Move or Copy: Tích chọn để Sao chép + Tại To book: Chọn tệp tin đích (tệp sẽ lưu bản copy) + Tại Before sheet: Chọn vị trí đặt bản sao (đặt trước sheet nào?) H8. Hộp thoại di chuyển, + Chọn OK: Di chuyển sao chép Dl Phần cơ bản -8-
  9. Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh + Tích chọn Create a copy\ Chọn OK: Sao chép b. Đổi tên Sheet - Kích chọn Sheet cần đổi tên - Format\ Sheet\ Rename (hoặc kích phải chuột lên tên Sheet\ Chọn Rename hoặc kích đúp chuột lên tên Sheet) Kích chọn Sheet cần hiện lại - Khi đó tên Sheet sẽ được bôi đen, ta xoá tên cũ và nhập tên mới của Sheet. c. Ẩn/ Hiện Sheet Kích chọn để ẩn Sheet - Chọn Sheet cần ẩn - Format\ Sheet\ Hide * Hiện lại Sheet đã ẩn: Chọn để hiện lại Sheet - Format\ Sheet\ Unhide H9b. Bảng ds các Sheet bị ẩn H9a. Hộp lệnh ẩn Sheet Xuất hiện hộp thoại với danh sách Sheet đã bị ẩn, ta chọn tên Sheet cần hiện lại rồi chọn OK d. Chèn/ Xoá Sheet * Chèn: Insert\ Worksheet * Xoá:- Kích chọn sheet cần xoá - Edit\ Delete Sheet (hoặc kích phải chuột lên tên Sheet cần xoá\ chọn Delete) Phần cơ bản -9-
  10. Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh BÀI 3. CÁC THAO TÁC VỚI HÀNG, CỘT, Ô CỦA SHEET 1. Chèn Hàng/ Cột/ Ô a. Chèn Hàng - Bôi đen số hàng trên bảng tương ứng với số hàng cần chèn (bôi các hàng phía dưới vị trí cần chèn) - Insert\ Rows b. Chèn Cột - Bôi đen số cột trên bảng tương ứng với số cột cần chèn (bôi các cột bên phải vị trí cần chèn) - Insert\ Columns c. Chèn Ô - Bôi đen số ô trên bảng tương ứng với số ô cần chèn - Insert\ Cells Xuất hiện hộp lệnh các tuỳ chọn khi chèn: + Shift cells right: Chèn ô và đẩy Dl của các ô trên vùng bôi đen sang phải + Shift cells down: Chèn ô và đẩy Dl của các ô trên vùng bôi đen xuống dưới + Entire row: Chèn các ô như hàng mới của bảng (T.ư với chèn hàng) + Entire column: Chèn các ô như cột mới của bảng (T.ư với chèn cột) 2. Xoá Hàng/ Cột/ Ô a. Xoá Hàng - Bôi đen các hàng cần xoá (bấm giữ chuột và kéo trên cột số TT hàng của Sheet) - Edit\ Delete b. Xoá Cột - Bôi đen các cột cần xoá (bấm giữ chuột và kéo trên dòng ký hiệu cột của Sheet) - Edit\ Delete c. Xoá Ô - Bôi đen các ô cần xoá - Edit\ Delete…. Xuất hiện hộp lệnh các tuỳ chọn khi xoá: + Shift cells left: Xoá ô và đẩy Dl của các ô trên vùng bôi đen sang trái. + Shift cells up: Xoá ô và đẩy Dl của các ô từ phía dưới lên + Entire row: Xoá tất cả các ô trên hàng có ô bôi đen (T.ư với xoá hàng) + Entire column: Xoá tất cả các ô trên cột có ô bôi đen (T.ư với xoá cột) Phần cơ bản - 10 -
  11. Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh 3. Ẩn- hiện Hàng/ Cột - Bôi đen các ô trên Hàng/ Cột cần ẩn - Format: + Chọn Row\ Hide: Ẩn Hàng + Chọn Column\ Hide: Ẩn cột * Hiện lại Hàng/ Cột đã ẩn - Bôi đen ô trên Hàng/ Cột liền trước và liền sau của Hàng/ Cột đã ẩn - Format: + Chọn Row\ Unhide: Hiện lại hàng + Chọn Column\ Unhide: Hiện lại cột 4. Thay đổi kích cỡ của Hàng/ Cột * C1: Sử dụng chuột trên màn hình soạn thảo - Hàng: Đưa trỏ chuột lên đường phân cách giữa hai số TT hàng của Sheet và kéo - Côt: Đưa trỏ chuột lên đường phân cách giữa hai ký hiệu cột của Sheet và kéo * Cy: Để thay đổi đồng thời nhiều hàng/ cột có kích cỡ bằng nhau ta bôi đen các hàng/ cột trước khi kéo (bôi trên số TT hàng/ Ký hiệu cột) * C2: Thay đổi bằng Lệnh - Kích hoạt một ô trên hàng hoặc cột cần thay đổi kích cỡ - Format: + Chọn Row\ Height ( ): Nhập chiều cao của Hàng + Chọn Column\ Width ( ): Nhập độ rộng của Cột Phần cơ bản - 11 -
  12. Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh BÀI 4. ĐỊA CHỈ TƯƠNG ĐỐI, TUYỆT ĐỐI KHÁI NIỆM HÀM SỐ & HÀM SUM 1. Địa chỉ tương đối, tuyệt đối a. Địa chỉ tương đối - Khái niệm: Là địa chỉ ô nhập vào công thức mà khi sao công thức đến vị trí mới thì địa chỉ đó thay đổi tương ứng. - Ứng dụng: Được sử dụng khi thực hiện các phép toán mà Dl tính toán phải thay đổi trên các ô khác nhau mỗi khi ta sao công thức. - Cách thiết lập: + Nhập dấu bằng (=) vào ô chứa kết quả + Kích (hoặc khoanh chọn các) ô chứa Dl cần tính Vd: Ở Hình 9. Giá trị trong công thức tại ô D3 được lấy từ ô B3 và ô C3. Khi ta sao công thức từ D3 xuống D4 địa chỉ B3 và C3 được tự động di chuyển xuống B4 và C4 tương ứng. H10. Ví dụ địa chỉ tương đối ô b. Địa chỉ tuyệt đối (cố định) - Khái niệm: Là địa chỉ ô nhập vào công thức mà khi sao công thức đến vị trí mới thì địa chỉ đó không thay đổi (luôn cố định) - Ứng dụng: Được sử dụng khi ta lấy giá trị trên một ô hoặc phạm vi ô là A đem cộng trừ nhân chia hoặc so sánh với một ô hoặc phạm vi ô là B thì ta phải cố định địa chỉ của B. - Địa chỉ tuyệt đối luôn được định dạng bằng dấu $ trước ký hiệu cột hoặc số TT hàng hoặc cả cột và hàng. Đ/c tương đối ô - Phân loại: Gồm hai loại + Địa chỉ tuyệt đối ô Đ/c tuyệt đối ô Vd: $A$1 + Địa chỉ hỗn hợp: Tương đối cột, tuyệt đối hàng Vd: A$1 Tương đối hàng, tuyệt đối cột Vd: $A1 H11. Ví dụ địa chỉ tuyệt đối ô - Cách thiết lập + Nhập địa chỉ ô vào công thưc + Bấm phím F4: 1 lần để cố định địa chỉ ô (cả cột và hàng) Phần cơ bản - 12 -
  13. Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh 2 lần để cố định hàng tương đối cột 3 lần để cố định cột tương đối hàng 4 lần đưa địa chỉ ô về dạng tương đối * Cy: - Địa chỉ tương đối và tuyệt đối chỉ được nhắc đến khi phải sao công thức 2. Hàm số a. Khái niệm: Là công thức được dựng sẵn để thực hiện các phép toán chuyên biệt - Sử dụng hàm số để tính toán trong Excel làm nên sự khác biệt cơ bản giữa các bảng tính được tạo trên Excel với các bảng được tạo bằng các chương trình khác. - Excel 2003 cung cấp trên 300 hàm số khác nhau và được gom thành từng nhóm (nhóm hàm tính toán, nhóm hàm chuỗi, nhóm hàm logic,….) do đó ta có thể sử dụng để xử lý hầu hết các phép toán số học, chuỗi và các phép toán logic,… - Mỗi hàm số được xây dựng dưới dạng một khuân mẫu; mỗi hàm số chỉ dùng để tính cho một phép tính. Do đó ta phải nhớ dạng thức của hàm cũng như công dụng của từng hàm. b. Dạng thức chung của hàm: =Tên hàm(Đối số 1, Đối số 2,……..) Trong đó: + Tên hàm được sử dụng theo quy ước của Excel. Tên hàm không được viết tắt, không chứa dấu cách, không chứa ký tự đặc biệt. + Đối số của hàm có thể là giá trị chữ, giá trị số, địa chỉ ô hoặc một hàm số khác. Nếu đối số là ký tự chữ thì phải nhập trong cặp nháy kép (“ ”); nếu đối số là một hàm số khác thì không phải nhập dấu bằng (=) trước tên hàm. c. Nhập hàm và tính toán: - C1: Chèn hàm từ thư viện hàm số của chương trình + Kích hoạt ô kết quả + Insert\ Function (hoặc kích lên mũi tên của nút lệnh AutoSum ( ) trên thanh lệnh Kích chọn tên chuẩn Standard\ Chọn lệnh More Functions….). Kích nhóm hàm Xuất hiện hộp thoại chọn Hàm số: chọn Tại Or select a Category: tên hàm Chọn nhóm hàm Tại Select a function: Chọn tên hàm dùng để tính toán trong danh sách các hàm số tương ứng với nhóm hàm được chọn. H12. Bảng danh mục các hàm số OK Phần cơ bản - 13 -
  14. Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh Xuất hiện hộp thoại nhập đối số của hàm: Nhập đối số Ta nhập đối số vào các dòng soạn thảo tương ứng * Cy: - Tuỳ từng hàm có thể có một, hai hay nhiều hơn hai đối số - Đối số có thể được nhập trực tiếp vào các dòng soạn thảo hoặc đặt dấu chèn và khoanh chọn đối số từ bảng tính. - C2: Nhập hàm trực tiếp vào bảng tính (đây là cách được sử dụng phổ biến vì nó làm cho H13. Hộp thoại khai báo đối số của hàm việc thực hiện phép tính nhanh chóng) + Kích hoạt ô kết quả + Nhập tên hàm và đối số theo cú pháp: =Tên hàm(Đ.số 1, Đ.số 2,….) 3. Hàm Sum * Công dụng: Tính tổng các gía trị số * Dạng thức: =Sum(Number1, Number2,….,Number30) Trong đó: Number1, Number2,…: Là các giá trị số, địa chỉ ô chứa giá trị số…. cần tính tổng. Cy: - Nếu các giá trị số cần tính tổng được nhập trên các ô liền kề nhau thì ta khoanh chọn địa chỉ ô của phạm vi bảng đó. Khi đó hàm Sum có dạng: =Sum(Number1: Number n) Vd: =Sum(5,4) hoặc =Sum(A1,B7) hoặc =Sum(B2:B9) - Với thao tác tính tổng trên cột ta có thể dùng lệnh tắt trên thanh lệnh chuẩn: + Bôi đen vùng Dl cần tính tổng + Kích lên nút lệnh AutoSum ( ) trên Standard 4. Tạo chỉ số trên chỉ số dưới - Bôi đen ký tự cần tạo chỉ số - Format\ Cells (Ctrl+ 1) Tại Effect, chọn: SuperScript: Tạo chỉ số trên SubScript: Tạo chỉ số dưới Phần cơ bản - 14 -
  15. Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh 5. Chèn ký tự đặc biệt - Đặt dấu chèn vào vị trí - Insert\ Symbol: + Tại Font: Chọn Font chữ chứa ký tự đặc biệt (Windings, Webding, Symbol,…) + Kích chọn ký tự đặc biệt cần chèn + Insert\ Close 6. Định dạng số TT trong cặp ngoặc đơn - Đánh số TT - Bôi đen vùng số TT - Format\ Cells (Ctrl+1)\ Number: + Tại Category: Chọn Custom + Tại dòng soạn thảo Type nhập mã định dạng: (0) OK Phần cơ bản - 15 -
  16. Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh Bài 5. HÀM AVERAGE, MAX, MIN, RANK VÀ HÀM IF 1. Nhóm hàm thống kê a. Hàm Average * Công dụng: Tính trung bình cộng các giá trị số trong một phạm vi ô * Dạng thức: =Average(Number1, Number2,….,Number30) Trong đó: Number1,…, Number30: Là các giá trị số, địa chỉ ô chứa giá trị số,….cần tính trung bình 5+3+ 4 Vd: =Average(5,3,4) (Tương ứng phép tính )= 4 3 b. Hàm Max * Công dụng: Tìm và trả về giá trị số lớn nhất trong các số đã cho * Dạng thức: =Max(Number1, Number2,….,Number30) Vd: =Max(5,3,4) Cho ta kết quả bằng 5 (số lớn nhất trong các số 5,3,4) c. Hàm Min * Công dụng: Tìm và trả về giá trị số nhỏ nhất trong các số đã cho * Dạng thức: =Min(Number1, Number2,….,Number30) Vd: =Min(5,3,4) Cho ta kết quả bằng 3 (số nhỏ nhất trong các số 5,3,4) 2. Hàm Rank * Công dụng: So sánh và trả về thứ bậc của một giá trị số trong một dãy số cho trước. Thường được dùng để xếp loại hoặc xếp thứ bậc của một nhóm người dựa trên một tiêu chí có thể định lượng. (ngày công, điểm thi,….) * Dạng thức: =Rank(Number,Ref,Order) Trong đó: Number: Giá trị số cần xếp thứ bậc Ref: Phạm vi so sánh Order: Hình thức xếp thứ bậc. Được nhập bằng một trong hai giá trị 0 hoặc 1 Nhập 0 (Xếp thứ bậc giảm dần): Được sử dụng khi thứ bậc được đánh giá từ số lớn nhất trở xuống (Thường sử dụng khi xếp loại nhân viên dựa trên ngày công hoặc xếp loại học sinh dựa trên điểm trung bình) Phần cơ bản - 16 -
  17. Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh Nhập 1 (Xếp thứ bậc tăng dần): Được sử dụng khi thứ bậc được đánh giá từ giá trị số nhỏ nhất trở lên (Thường sử dụng khi xếp loại cho các vận động viên của các môn thể thao tính giờ) 3. Hàm If * Công dụng: Là loại hàm Logic thường dùng thực hiện các phép thử điều kiện. Nếu điều kiện thoả mãn thì hàm nhận Giá trị 1 làm kết quả, ngược lại nếu điều kiện không thoả mãn thì hàm nhận Giá trị 2 làm kết quả. * Dạng thức: =If(Logical_test, Value_if_true,Value_if_false) Trong đó: Logical_test: Phép thử Logic (Điều kiện của hàm). Là một phép so sánh nên đối số này luôn chứa các toán tử so sánh (=,>,>=,<,<=,….) Value_if_true (Giá trị 1): Giá trị trả về của hàm nếu phép thử (Điều kiện) của hàm thoả mãn Value_if_false (Giá trị 2): Giá trị trả về của hàm nếu phép thử (Điều kiện) của hàm không thoả mãn Ta có thể viết lại dạng thức của hàm: =If(Điều kiện,Gtrị1,Gtrị2) * Cy: - Giá trị 2 của hàm có thể chứa các hàm If con. Có n trường hợp ta sử dụng n-1 If (Số If luôn nhỏ hơn số trường hợp là 1 If và không vượt quá 7 hàm if) - Trường hợp cuối của hàm If không cần ghi tên hàm không cần ghi điều kiện, chỉ cần ghi kết quả trả về. - Kết thúc hàm If có bao nhiêu chữ “If” ta đóng bấy nhiêu ngoặc. ( Mỗi trường hợp thường là một cặp nguyên nhâ- kết quả: Nếu- thì) Vd: Có 4 cặp Nếu- thì, hàm If có dạng: =If(Điều kiện,Gtrị,If(Điều kiện,Gtrị,If(Điều kiện,Gtrị,Gtrị2))) Nếu Thì Nếu Thì Nếu Thì Cặp Nếu- Thì 1 Cặp Nếu- Thì 2 Cặp Nếu- Thì 3 TH cuối Phần cơ bản - 17 -
  18. Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh BÀI 6. HÀM AND VÀ HÀM OR * Công dụng: Là loại hàm Logic thường dùng để trợ giúp các phép thử điều kiện. Cụ thể là thường trợ giúp cho hàm If trong các trường hợp hàm If có điều kiện kép. * Dạng thức: =And(Logical1,Logical2,……Logical30) =Or(Logical1,Logical2,……Logical30) * Cy: - Khi kết hợp với hàm If, hàm And và hàm Or thường làm điều kiện của hàm If, các điều kiện của hàm If sẽ làm đối số của hàm And hoặc hàm Or. Trong đó: + Hàm If kết hợp với hàm And khi điều kiện của hàm If là điều kiện kép và các điều kiện phải đồng thời thoả mãn thì hàm If với nhận giá trị 1. Nói cách khác hàm If có từ hai điều kiện trở lên và là điều kiện đồng thời xảy ra- “Và”. + Hàm If kết hợp với hàm Or khi điều kiện của hàm là điều kiện kép và chỉ cần một trong các điều kiện thoả mãn thì hàm If nhận giá trị 1. Hay hàm If có từ hai điều kiện trở lên và là điều kiện không đồng thời- “Hoặc”. - Khi kết hợp vơi hàm And và hàm Or, hàm If có dạng: =If(And(Đk1,Đk2,…,Đk30),Gtrị1,Gtrị2) Điều kiện =If(Or(Đk1,Đk2,…,Đk30),Gtrị1,Gtrị2) Điều kiện Một số điểm rút ra khi tính toán bằng hàm If: Bước 1: Nhận diện hàm Nếu có cặp Nguyên nhân- Kết quả (Nếu- Thì) ta chắc chắn phải dùng hàm If. Bước 2: Đếm số trường hợp (số cặp Nếu- Thì) để xác định số hàm If cần sử dụng. Bước 3: Kiểm tra trong từng trường hợp xem là điều kiện đơn hay điều kiện kép để xác định có phải dùng kết hợp với hàm And hoặc hàm Or không. Bước 4: Nếu là điều kiện kép ta phải kiểm tra điều kiện đó đồng thời (và) hay không đồng thời (hoặc) để lựa chọn hàm trợ giúp And hay Or cho từng trường hợp. Bước 4: Nhập hàm và tính toán. Phần cơ bản - 18 -
  19. Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh BÀI 7. NHÓM HÀM ĐẾM 1. Hàm Count * Công dụng: Đếm ra số ô chứa giá trị số trong một phạm vi ô * Dạng thức: =Count(Value1,Value2,….Value30) Trong đó: Value1,…: Là các địa chỉ ô phải đếm Ví dụ: Tại H14, địa chỉ ô của bảng Dl là A1:C5 H14. Ví dụ hàm đếm Để đếm trong phạm vi ô trên có bao nhiêu ô chứa số ta sử dụng hàm Count =Count(A1:C5) --> =5 (Trong phạm vi ô A1:C5 có năm ô chứa gtrị số không phân biệt số âm số dương, số nhỏ số lớn) 2. Hàm CountA * Công dụng: Đếm ra số ô không trống (ô chứa giá trị số hoặc chữ) trong một phạm vi ô * Dạng thức: =CountA(Value1,Value2,….Value30) Ví dụ: Tại H14, địa chỉ ô của bảng Dl là A1:C5 Để đếm trong phạm vi ô trên có bao nhiêu ô chứa giá trị ta sử dụng hàm CountA: =CountA(A1:C5) --> =10 (Trong phạm vi ô A1:C5 có năm ô chứa gtrị bao gồm cả số và chữ) 3. Hàm CountBlank * Công dụng: Đếm ra số ô trống trong một phạm vi ô. * Dạng thức: =CountBlank(Value1,Value2,….Value30) Ví dụ: Tại H14, địa chỉ ô của bảng Dl là A1:C5 Để đếm trong phạm vi ô trên có bao nhiêu ô trống ta sử dụng hàm CountBlank: =CountBlank(A1:C5) --> =5 (Trong phạm vi ô A1:C5 có năm ô trống) 4. Hàm CountIf * Công dụng: Đếm ra số ô chứa giá trị thoả mãn điều kiện cho trước * Dạng thức: =Countif(Range,Criteria) Phần cơ bản - 19 -
  20. Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh Trong đó: Range: Phạm vi ô cần đếm Criteria: Điều kiện là một giá trị bất kỳ. Lưu ý: Nếu điều kiện phải sử dụng các toán tử so sánh hoặc điều kiện là một giá trị thời gian thì ta phải nhập trong cặp ngoặc kép. Ví dụ: Tại H14, địa chỉ ô của bảng Dl là A1:C5 Để đếm trong phạm vi ô trên có bao nhiêu ô chứa giá trị là chữ “A” ta sử dụng hàm CountIf: =CountIf(A1:C5,“A”) --> =3 (Trong phạm vi ô A1:C5 có ba ô chứa chữ “A”) Phần cơ bản - 20 -
Đồng bộ tài khoản