Hướng dẫn thực hành MS-Excel 2003

Chia sẻ: paulcuong

Tham khảo tài liệu 'hướng dẫn thực hành ms-excel 2003', công nghệ thông tin, tin học văn phòng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Bạn đang xem 10 trang mẫu tài liệu này, vui lòng download file gốc để xem toàn bộ.

Nội dung Text: Hướng dẫn thực hành MS-Excel 2003

Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh




Hướng dẫn thực hành MS-Excel 2003




Phần cơ bản -1-
Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh




BÀI 1. GIỚI THIỆU CỬA SỔ CHƯƠNG TRÌNH, QUẢN LÝ TỆP
TIN, NHẬP, TÍNH TOÁN VÀ TRÌNH BÀY BẢNG TÍNH
1. Cửa sổ chương trình
- Microsoft Excel là một phần mềm được thiết kế để nhập, tính toán các bảng số
liệu bằng các công cụ hàm số và công thức. Chính tính linh hoạt trong tính toán của
Excel làm nên sự khác biệt cơ bản giữa các bảng tính được thiết kế trên Excel so với các
bảng tính được thiết kế trên Word.
- Với mục đích tạo các tệp tin có nội dung là các bảng số liệu nên ngay từ đầu màn
hình giao diện của Excel đã được thiết kế dưới dạng các bảng bao gồm cột và hàng.




Số TT của hàng


Thanh công thức

Dữ liệu được nhập
vào các ô của bảng
Ký hiệu cột



H1. Một góc màn hình giao diện của chương trình


- Tên của tệp tin Excel luôn được mặc định là Book 1 (2,3,…)



Phần cơ bản -2-
Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh

- Một Book bao gồm 255 Sheet (bảng tính), các Sheet được đặt tên từ Sheet 1 đến Sheet
255. Thông thường khi cài đặt chương trình hệ thống sẽ để hiển thị mặc định trên màn
hình 3 Sheet, để có thêm các Sheet ta chèn từ menu Insert\ Worksheet.
- Một Sheet bao gồm:
256 Cột: Các cột được ký hiệu theo bảng chữ cái từ A đến IV
65536 Hàng (dòng): Các hàng được đánh số từ 1 đến 65536
- Giao của Cột và Hàng trong bảng gọi là Ô
+ Ô được xác định bằng địa chỉ Ô, địa chỉ ô cho biết vị trí của ô trên bảng
+ Địa chỉ Ô được xác định bằng ký hiệu của cột và số thứ tự của hàng.
Vd: Ô A1: Cột A
Hàng 1
2. Quản lý tệp tin (Xem chương trình Word cơ bản)




Phần cơ bản -3-
Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh


3. Nhập Dl và Tính toán trong bảng tính
a. Nhập Dữ liệu
- Dữ liệu trong Excel được nhập vào các ô của Bảng. Để nhập Dl vào ô nào ta kích chuột
vào ô đó và nhập từ bàn phím.
- Có hai loại DL:
+ Dl dạng số (Number): Luôn được mặc định căn bên lề phải của ô. Bao gồm các loại
DL sau: Số, Ngày tháng, Tiền tệ,…Vd:
+ Dl dạng chữ (Text): Luôn mặc định căn bên lề trái của ô. Vd:
* Cy: Nếu Dl dạng số (Number) bị nhập sai quy ước của hệ thống thì chương trình sẽ tự
chuyển về định dạng chữ (Text), khi đó ta sẽ không thể thực hiện được các phép toán số học.
Để xem hoặc thay đổi các quy ước của hệ thống về nhập số liệu ta vào Start \ Control
Panel\ Regional and Language Options\Regional Options\Customize:
Numbers: Xem hoặc thay đổi các quy ước nhập số
Curency: Xem hoặc thay đổi các quy ước nhập tiền tệ
Date: Xem hoặc thay đổi các quy ước nhập ngày tháng
Time: Xem hoặc thay đổi các quy ước nhập giờ

Một số sự khác biệt giữa quy ước mặc định của máy tính trong hộp thoại Regional
Options với cách viết thông thường:
Loại ký tự Quy ước trên máy Các viết thông
thường
Dấu thập phân (Decimal Symbol) Dấu chấm (.) Dấu phẩy (,)
Dấu phân cách giữa các nhóm số Trăm,
Dấu phẩy (,) Dấu chấm (.)
Ngàn, Triệu (Digit group Symbol)
Dấu phân cách giữa các đối số trong
Dấu phẩy (,) Dấu chấm phẩy (;)
Hàm (List separator)
Tháng/Ngày/Năm Ngày/Tháng/Năm
Ngày tháng
(mm/dd/yy) (dd/mm/yy)
Ta có thể thay đổi các loại ký tự trên bằng cách xoá và nhập lại ký tự vào các vị trí tương ứng.
b. Đánh số Thứ tự tự động trong bảng tính Excel
* C1:
Mốc điền
- Nhập hai số đầu của danh sách số TT vào hai ô liền kề
- Bôi đen hai ô số đó
H2. Đánh số TT tự động
- Đưa trỏ chuột vào Mốc điền của vùng bôi đen và kéo
* C2:
- Nhập số bắt đầu của danh sách số TT

Phần cơ bản -4-
Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh

- Bấm Enter
- Kích hoạt lại ô số đó
- Đưa trỏ chuột vào mốc điền
- Bấm giữ Ctrl+ Bấm giữ chuột và kéo đến cuối danh sách

Chọn hướng đánh
* C3: số TT tự động
- Nhập số bắt đầu của danh sách số TT
- Bấm Enter Nhập gía trị dừng
Nhập bước nhẩy
- Kích hoạt lại ô số đó (công sai)
- Vào Edit\ Fill\ Series:
+ Tại Series in: Chọn hướng đánh số TT
Rows: Đánh số TT trên Hàng
Columns: Đánh số TT trên cột H3. Hộp thoại đánh số TT tự động
+ Tại Step Value: Nhập giá trị nhẩy (công sai)
+ Tại Stop Value: Nhập giá trị dừng
c. Các tính toán trong bảng tính
- Mọi phép tính trong bảng tính Excel luôn bắt đầu bằng dấu bằng (=) hoặc dấu cộng (+)
- Khi tính toán Excel thường dùng hai loại công cụ tính toán sau:
+ Các phép toán số học (+,-, *, /,…)
+ Các hàm số
- Một số toán tử tính toán và toán tử so sánh thường dùng trong Excel:
+ Các toán tử tính toán:
+ - * / % ^
Cộng Trừ Nhân Chia Phần trăm Luỹ thừa


+ Các toán tử so sánh:
= > >= < ,>=, =10 (Trong phạm vi ô A1:C5 có năm ô chứa gtrị bao gồm cả số và chữ)


3. Hàm CountBlank
* Công dụng: Đếm ra số ô trống trong một phạm vi ô.
* Dạng thức:
=CountBlank(Value1,Value2,….Value30)
Ví dụ: Tại H14, địa chỉ ô của bảng Dl là A1:C5
Để đếm trong phạm vi ô trên có bao nhiêu ô trống ta sử dụng hàm CountBlank:
=CountBlank(A1:C5)
--> =5 (Trong phạm vi ô A1:C5 có năm ô trống)

4. Hàm CountIf
* Công dụng: Đếm ra số ô chứa giá trị thoả mãn điều kiện cho trước
* Dạng thức:
=Countif(Range,Criteria)
Phần cơ bản - 19 -
Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh

Trong đó:
Range: Phạm vi ô cần đếm
Criteria: Điều kiện là một giá trị bất kỳ.
Lưu ý: Nếu điều kiện phải sử dụng các toán tử so sánh hoặc điều kiện là một giá trị thời gian thì
ta phải nhập trong cặp ngoặc kép.
Ví dụ: Tại H14, địa chỉ ô của bảng Dl là A1:C5
Để đếm trong phạm vi ô trên có bao nhiêu ô chứa giá trị là chữ “A” ta sử dụng hàm
CountIf:
=CountIf(A1:C5,“A”)
--> =3 (Trong phạm vi ô A1:C5 có ba ô chứa chữ “A”)




Phần cơ bản - 20 -
Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh


BÀI 8. NHÓM HÀM TÌM KIẾM LẤY GIÁ TRỊ TỪ BẢNG PHỤ
LÊN BẢNG CHÍNH VÀ NHÓM HÀM TRÍCH KÝ TỰ
1. Nhóm hàm tìm kiếm và lấy giá trị từ bảng phụ lên bảng chính
a. Hàm Vlookup (Vertical Lookup)
* Công dụng: Là loại hàm tìm kiếm và lấy giá trị từ bảng phụ lên bảng chính. Bằng cách:
Hàm lấy một giá trị trên bảng chính làm mã tìm kiếm đi so sánh với các giá trị trên Cột
đầu tiên của bảng phụ. Khi tìm thấy giá trị làm mã trên cột đầu tiên của bảng phụ hàm sẽ
lấy một giá trị tương ứng cùng hàng trên cột khai thác chỉ định.
* Dạng thức:
=Vlookup(Lookup_value,Table_array,Col_index_num,Lookup_type)
Trong đó:
Lookup_value: Giá trị làm mã tìm kiếm (có thể là Số, Chữ, Đ/c ô hoặc một hàm
số khác). Là một giá trị được lấy trên bảng chính, phải giống hoặc gần giống với giá trị
trên cột đầu tiên của bảng phụ.
Table_array: Bảng phụ (bảng chứa giá trị cần lấy lên bảng chính), ta có thể
khoanh chọn cả bảng hoặc bỏ qua tiêu đề cột.
Lưu ý: Bảng phụ không nhất thiết phải được khoanh từ cột đầu tiên. Ta khoanh từ cột nào thì
hàm sẽ nhận đó là cột đầu tiên của bảng phụ, chỉ cần giá trị trên cột đầu phải giống hoặc gần
giống với giá trị làm mã (Lookup_value)
Col_index_num: Số thứ tự của cột khai thác chỉ định- Cột chứa giá trị cần lấy lên
bảng chính.
Lookup_type: Loại tìm kiếm. Được nhập bằng một trong hai giá trị 0 hoặc1
Nhập 0- Tìm kiếm chính xác: Được sử dụng khi giá trị làm mã tìm
kiếm giống với giá trị trên cột đầu tiên của bảng phụ.
Nhập 1- Tìm kiếm gần đúng (tìm kiếm tương đối): Được sử dụng khi
giá trị làm mã tìm kiếm gần giống với các giá trị có mặt trên cột đầu tiên của bảng phụ.
Khi đó hàm sẽ lấy vị trí của giá trị lớn nhất thoả mãn điều kiện nhỏ hơn hoặc bằng giá
trị làm mã tìm kiếm.
Cy: Để tìm kiếm tương đối yêu cầu cột đầu tiên của bảng phụ phải được sắp xếp theo trật tự tăng
dần. Đ/c bảng phụ Loại tìm kiếm (chính xác) Cột đầu tiên Cột khai thác
Ví dụ 1: Hàm Vlookup trong trường hợp tìm kiếm chính xác




Số TT cột khai thác
Mã tìm kiếm
H15a. Bảng chính H15b. Bảng phụ

Phần cơ bản - 21 -
Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh

Ví dụ 2: Hàm Vlookup trong trường hợp tìm kiếm gần đúng (tương đối)
Mã tìm kiếm Đ/c bảng phụ Loại tìm kiếm (gần đúng) Cột đầu tiên Cột khai thác




STT cột khai thác
H16a. Bảng chính H16a. Bảng phụ


b. Hàm Hlookup (Horizontal Lookup)
* Công dụng: Là loại hàm tìm kiếm và lấy giá trị từ bảng phụ lên bảng chính. Bằng cách:
Hàm lấy một giá trị trên bảng chính làm mã tìm kiếm đi so sánh với các giá trị trên Hàng
đầu tiên của bảng phụ. Khi tìm thấy giá trị làm mã trên hàng đầu tiên của bảng phụ, hàm
sẽ lấy một giá trị tương ứng cùng cột trên hàng khai thác chỉ định.
* Dạng thức:
=Hlookup(Lookup_value,Table_array,Row_index_num,Lookup_type)
Trong đó:
Row_index_num: Số thứ tự của hàng khai thác chỉ định- Hàng chứa giá trị cần
lấy lên bảng chính.
(Các đối số khác tương tự hàm Vlookup)
Ví dụ: Hàm Hlookup trong trường hợp tìm kiếm chính xác
Mã tìm kiếm Đ/c bảng phụ




Loại tìm kiếm (chính xác)
STT của hàng khai thác

H17a. Bảng chính

Hàng đầu tiên


Hàng khai thác {
{
H17a. Bảng phụ




Phần cơ bản - 22 -
Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh


2. Nhóm hàm trích ký tự
a. Hàm Left
* Công dụng: Dùng để trích ra n ký tự từ bên Trái của một xâu ký tự
* Dạng thức:
=Left(Text,Num_chars)
Trong đó:
Text: Xâu ký tự, địa chỉ ô của xâu ký tự có chứa ký tự cần trích
Num_chars: Số ký tự cần trích
Ví dụ:
=Left("Baitap",3)
hoặc
=Left(A1,3) (Nếu ô A1 chứa xâu ký tự Baitap)
=Bai
b. Hàm Right
* Công dụng: Dùng để trích ra n ký tự từ bên Phải của một xâu ký tự.
* Dạng thức:
=Right(Text,Num_chars)
Trong đó:
Text: Xâu ký tự, địa chỉ ô của xâu ký tự có chứa ký tự cần trích
Num_chars: Số ký tự cần trích
Ví dụ:
=Right("Baitap",3)
c. Hàm Mid
* Công dụng: Dùng để trích ra n ký tự trong một xâu ký tự (trích từ trái sang phải)
* Dạng thức:
=Mid(Text,Start_num,Num_chars)
Trong đó:
Text: Xâu ký tự, địa chỉ ô của xâu ký tự có chứa ký tự cần trích
Start_num: Vị trí của ký tự bắt đầu trích
Num_chars: Số ký tự cần trích
Ví dụ:
=Mid("Baitap",3,2)
hoặc
=Mid(A1,3,2) (Nếu ô A1 chứa xâu ký tự Baitap)
=it
Phần cơ bản - 23 -
Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh


BÀI 9. NHÓM HÀM THỜI GIAN VÀ CÁCH TÍNH TUỔI
1. Nhòm hàm thời gian
a. Hàm Year
* Công dụng: Trích ra giá trị Năm trong chuỗi Dl thời gian dạng Ngày, tháng, năm
* Dạng thức:
=Year(Serial_number)
Trong đó:
Serial_number: Là giá trị thời gian, Đ/c ô chứa giá trị thời gian dạng Ngày, tháng, năm
* Cy: Nếu ta nhập trực tiếp thời gian vào hàm thì phải nhập trong cặp ngoặc kép
Ví dụ:
=Year("5/25/2006")
hoặc
=Year(B1) (Nếu trong ô B1 có chứa chuỗi thời gian 5/25/2006)
=2006 (giá trị năm)
b. Hàm Month
* Công dụng: Trích ra giá trị Tháng trong chuỗi Dl thời gian dạng Ngày, tháng, năm
* Dạng thức:
=Month(Serial_number)
Ví dụ:
=Month("5/25/2006")
hoặc
=Month(B1) (Nếu trong ô B1 có chứa chuỗi thời gian 5/25/2006)
=5 (giá trị tháng)
c. Hàm Day
* Công dụng: Trích ra giá trị Ngày trong chuỗi Dl thời gian dạng Ngày, tháng, năm
* Dạng thức:
=Day(Serial_number)
Ví dụ:
=Day("5/25/2006")
hoặc
=Day(B1) (Nếu trong ô B1 có chứa chuỗi thời gian 5/25/2006)
=25(giá trị ngày)
d. Hàm Date
* Công dụng: Trả về định dạng thời gian dạng Ngày Tháng Năm của các giá trị số.

Phần cơ bản - 24 -
Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh

* Dạng thức:
=Date(Year,Month,Day)
Trong đó:
Year: Giá trị năm
Month: Giá trị tháng
Day: Giá trị ngày
Ví dụ:
=Date(1977,01,19)
= 01/19/1977
e. Hàm Today
* Công dụng: Trả về giá trị thời gian của Ngày tháng hiện tại theo thiết lập của đồng hồ
hệ thống máy tính.
* Dạng thức:
=Today()
Ví dụ:
=Today()
= 7/24/2006 Nếu đó là thời gian của đồng hồ hệ thống
f. Hàm Now
* Công dụng: Trả về gia trị thời gian ở thời điểm hiện tại theo thiết lập của đồng hồ hệ
thống
* Dạng thức:
=Now()
Ví dụ:
=Now()
= 7/22/2006 15:25
*Cy: - Hàm Now và hàm Today là loại hàm đặc biệt, nó không có đối số nhưng ta vẫn
phải nhập cặp ngoặc đơn.
- Kết quả của hàm Now và hàm Today tuỳ thuộc vào thiết lập của đồng hồ hệ
thống vì vậy trước khi tính toán ta phải tính thử, nếu kết quả của hàm không đúng với thời gian
thực tại thì phải khai báo lại thời gian của hệ thống. Cách khai báo như sau:
Cách 1: Nháy đúp vào biểu tượng đồng hồ hệ thống trên thanh Taskbar ở góc dưới bên phải
màn hình
Cách 2:
Start\ Setting\ Control Panel\ Date and Time
2. Cách tính tuổi


Phần cơ bản - 25 -
Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh

a. Tính tương đối

=Năm hiện tại - Năm sinh
=Year(Today())-Year(Ngày,Tháng,Năm sinh)
b. Tính chính xác
Đảm bảo người được tính phải có đủ 365 ngày mới được tính 1 tuổi:
=(Today()-Ngày tháng năm sinh)/365
=Số tuổi
Có thể số tuổi sẽ là một số thập phân. Nếu chỉ cần lấy số tuổi tròn (số nguyên) ta
có thể dùng kết hợp với hàm Int. Khi đó công thức có dạng:
=Int((Today()-Ngày tháng năm sinh)/365)
3. Thay đổi kiểu hiển thị của giá trị thời gian trên trang in
- Bôi đen vùng Dl thời gian cần thay đối
- Format\ Cells\ Number: Kích chọn để khai báo định
+ Tại Category: Chọn Custom dạng tuỳ ý của người dùng
+ Tại Type: Nhập định dạng thời gian mong muốn
Ví dụ:
Thời gian dạng ngày tháng: Nhập định dạng tuỳ ý của
dd-mm-yy; mm-dd-yyyy, dd-mm-yyyy người dùng

Thời gian dạng giờ phút:
hh:mm:ss H18: Hộp thoại khai báo định dạng
thời gian
OK




Phần cơ bản - 26 -
Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh


BÀI 10. HÀM INT VÀ HÀM MOD
1. Hàm Int
* Công dụng: Trích ra phần nguyên của một giá trị thập phân dương hoặc làm tròn đến
số nguyên gần nhất trước dấu thập phân nếu là một số thập phân âm.
* Dạng thức:
=Int(Number)
Trong đó:
Number: Là một phép chia có dư hoặc một giá trị thập phân
Ví dụ:
=Int(11/3)
=3
2. Hàm Mod
* Công dụng: Trích ra phần dư của một phép chia có dư
* Dạng thức:
=Mod(Number,Divisor)
Trong đó:
Number: Số bị chia
Divisor: Số chia
Ví dụ:
=Mod(11,3)
=2
(Phép chia 11/3 bằng 3 còn dư 2) Kích chọn dấu tiền tệ cần chèn
3. Định dạng dấu tiền tệ trong các giá trị số
- Bôi đen vùng Dl cần thay đổi định dạng
- Format\Cells (Ctrl+1)\Number:
+ Tại Category, chọn: Currency
+ Tại Symbol: Chọn dấu tiền tệ
OK Kích chọn để khai báo định
dạng tiền tệ
* Thay đổi vị trí dấu tiền tệ
- Bôi đen vùng Dl cần thay đổi vị trí dấu tiền tệ
- Format\Cells (Ctrl+1)\Number: H19: Hộp thoại khai báo định dạng
tiền tệ
+ Tại Category, chọn: Custom
+ Tại Type: Xoá dấu tiền tệ tại vị trí hiện tại và nhập vào vị trí mong muốn
OK


Phần cơ bản - 27 -
Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh

* Xoá dấu tiền tệ và các định khác đưa giá trị số về dạng số nguyên
- Bôi đen vùng số liệu cần xoá định dạng
- Format\ Cells\ Number\ General\ OK
Hoặc sử dụng chổi quét định dạng:
- Đưa trỏ chuột lên một ô trống (hoặc ô chứa số nguyên)
- Kích chọn lệnh Format Painter
- Bôi đen vùng số liệu cần xoá định dạng tiền tệ,…




Phần cơ bản - 28 -
Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh


BÀI 11. CHÈN BIỂU ĐỒ
* Công dụng: Biểu đồ là đối tượng hình ảnh để biểu diễn các giá trị số của một bảng số
liệu một cách trực quan, thuận lợi cho việc so sánh đánh giá.
* Thực hiện: Một biểu đồ được chèn dựa trên bảng số liệu có sẵn thường được thực hiện
theo các bước với sự trợ giúp của chương trình.
1. Chèn biểu đồ
- Bôi đen bảng Dl (bôi đen cả tiêu đề hàng và tiêu đề cột)

- Insert\ Chart hoặc kích lên nút lệnh Chart wizard ( )trên thanh lệnh chuẩn
Standard
Xuất hiện hộp thoại Chart type (H20): Chọn kiểu
biểu đồ
+ Tại Chart Type: Kích chọn nhóm biểu đồ
+ Tại Chart sub- type: Chọn biểu đồ cần dùng
Next

H20. Hộp thoại chọn kiểu biểu đồ
Xuất hiện hộp thoại Chart Source Data (H21)
Tại hộp thoại này thường ta không phải khai báo.
Tuy nhiên nếu dòng địa chỉ tại Data range không
khớp với với vùng bảng Dl đã chọn ta có thể xoá và
khoanh chọn lại từ bảng Dl.
Next


H21. Hộp thoại chọn lại nguồn Dl
Xuât hiện hộp thoại Chart Options (H22): Khai
báo các tuỳ chọn với biểu đồ (tuỳ loại biểu đồ mà có
thể có 3 hoặc 6 thẻ lệnh):
+ Titles: Tên biểu đồ và tên các trục toạ độ
+ Axes: Tuỳ chọn ẩn/ hiện các trục toạ độ
(biểu đồ cột)
+ Gridlines: Tuỳ chọn ẩn/ hiện các đường
gióng giá trị (với biểu đồ cột)
+ Legend: Tuỳ chọn ẩn/ hiện khung ghi chú
+ Data Labels: Tuỳ chọn ẩn/ hiện các giá trị
hoặc tên nhãn của giá trị trên biểu đồ H22. Khai báo các tuỳ chọn trên BĐ

+ Data Table: Tuỳ chọn ẩn hiện bảng số liệu kèm theo biểu đồ.


Phần cơ bản - 29 -
Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh

Next
Xuất hiện hộp thoại Chart Location (H23): Chọn
vị trí đặt biểu đồ trên bảng tính:
As new sheet: Đặt biểu đồ trên bảng tính mới
As object in: Đặt biểu đồ trên bảng tính hiện
tại H23. Chọn vị trí đặt biểu đồ
Finish
2. Định dạng biểu đồ
a. Khai báo lại một trong bốn bước chèn biểu đồ
- Kích chọn biểu đồ
- Chọn Menu Chart:
+ Chart Type…..: Chọn lại biểu đồ
+ Source Data…: Chọn lại giá trị biểu diễn trên biểu đồ
+ Chart Options…: Khai báo lại các tuỳ chọn
+ Location…: Chọn lại vị trí đặt biểu đồ
Tên hộp thoại T.ư với vùng
b. Định dạng mầu nền, đường viền của biểu đồ Dl ta khai báo định dạng
- Trên mỗi biểu đồ luôn có nhiều vùng Dl khác nhau, nếu để chuột lên vùng Dl đó trong
giây lát sẽ hiện tên vùng cạnh trỏ chuột: Vùng lệnh khai báo mầu nền
+ Chart Area: Vùng bao chứa toàn bộ biểu đồ
+ Chart Title: Tiêu đề của biểu đồ
+ Plot Area: Vùng chứa nguyên hình biểu đồ
+ Wall (3-D): Nền (phông) với biểu đồ không gian
3 chiều Vùng lệnh khai báo đường viền
+ Legend: Khung ghi chú
- Để thay đổi đường viền và mầu nền cho vùng Dl
nào ta kích đúp chuột lên vùng Dl đó hoặc kích
phải chuột lên vùng Dl đó rồi chọn lệnh Format…. H24. Hộp lệnh khai báo mầu nền đưòng viền
(Tên vùng). Ví dụ: Format Chart Area
Xuất hiện hộp thoại định dạng đường viền, mầu nền, Font chữ,… tương ứng với vùng
Dl đó (H24)
+ Patterns: Khai báo đường viền và mầu nền
Border: Khai báo các tuỳ chọn với đường viền
Style: Chọn kiểu đường viền
Color: Chọn mầu đường viền
Weight: Chọn kích cỡ đường viền

Phần cơ bản - 30 -
Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh

Tích chọn Shadow: Tạo đường viền bóng
Round Corners: Uốn cong đường viền tại các góc
Area: Khai báo các tuỳ chọn với mầu nền
Chọn mầu nền từ bảng mầu hoặc kích chọn Fill Effect để đổ mầu nền có
nhiều mầu
None: Xoá mầu nền
+ Font: Khai báo Font chữ
+ Number: Khai báo các tuỳ chọn với giá trị số (nếu đó là vùng Dl có chứa số)
OK
* Xoá biểu đồ khỏi bảng tính
- Kích chọn biểu đồ
- Bấm phím Delete trên bàn phím




Phần cơ bản - 31 -
Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh


BÀI 12. CHỨC NĂNG SẮP XẾP DỮ LIỆU VÀ LỌC TỰ ĐỘNG
TRONG BẢNG
1. Sắp xếp Dl (Sort)
* Công dụng: Thay đổi trật tự của các ô trong cột theo chiều tăng dần hoặc giảm dần để
các Dl giống nhau được di chuyển về liền kề nhau thành một nhóm, tạo thuận lợi cho
việc tìm kiếm và tra cứu trong bảng. Kích chọn cột Dl Kích chọn để sắp
cần sắp xếp xếp tăng dần Kích chọn để sắp
* Thực hiện: xếp giảm dần
- Bôi đen bảng DL
Kích chọn cột Dl để sắp xếp khi
- Data\ Sort….: Dl chọn trong Sort by trùng nhau.
Xuất hiện hộp thoại Sort
+ Tại Sort by: Chọn cột Dl cần sắp xếp
+ Tại Then by: Chọn cột Dl để sắp xếp Kích chọn để sắp xếp cả
dòng tiêu đề cột của bảng
khi Dl trong cột được chọn tại Sort by
trùng nhau Kích chọn để cố định
dòng tiêu đề cột của bảng
+ Tích chọn:
Ascending: Sắp xếp Dl theo chiều tăng dần H25. Hộp thoại sắp xếp Dl
Descending: Sắp xếp DL theo chiều giảm dần
+ Tại My list has, chọn:
Header Row: Cố định dòng tiêu đề cột của bảng khi sắp xếp
No Header Row: Sắp xếp cả dòng tiêu đề cột của bảng
* Cy:
- Tối đa ta có thể chọn ba điều kiện tương ứng với ba cột để sắp xếp
- Khi chọn Ascending: Nếu cột Dl được sắp xếp là số thì chương trình sẽ sắp xếp từ số
nhỏ đến số lớn, nếu là chữ thì chương trình sẽ sắp xếp từ A Z. Ngược lại với trường hợp ta
chọn Descending.
- Với những bảng có tiêu đề cột, tại vùng lệnh My list has ta thường chọn Header Row
để cố định dòng tiêu đề cột của bảng. Nếu không theo trật tự sắp xếp tăng dần dòng tiêu đề có
thể bị di chuyển xuống cuối bảng.
2. Lọc Dữ liệu
* Công dụng: Trích ra các mẫu tin (ô Dl trên các dòng) thoả mãn các điều kiện cho
trước.
* Thực hiện:
- Bôi đen bảng
- Data\ Filter\ AutoFilter



Phần cơ bản - 32 -
Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh

Khi đó trên các tiêu đề cột của bảng xuất hiện các mũi tên. Để lọc Dl thoả mãn điều kiện
trên cột nào ta kích chuột lên tiêu đề của cột đó và chọn điều kiện tương ứng từ danh
sách.
- Sau khi lọc chỉ những Dl thoả mãn điều kiện được hiển thị trên bảng, ta có thể sử dụng
lệnh Copy hoặc lệnh Cut để sao chép hoặc di chuyển những Dl thoả man điều kiện thành
lập một bảng mới.
- Để hiển thị bảng đầy đủ trở lại, ta chọn: Data\ Filter\ Show All
- Để huỷ bỏ các mũi tên trên bảng Dl và trở về dạng bảng ban đầu, ta chọn:
Data\ Filter\ AutoFilter
* Cy:
- Với chức năng lọc AutoFilter mỗi lần lọc ta chỉ lọc được Dl thoả mãn điều kiện trên một cột.
Để lọc Dl thoả mãn nhiều điều kiện trên các cột khác nhau ta phải lọc nhiều lần.
- Với những điều kiện sử dụng các toán tử so sánh hoặc điều kiện kép trên cùng một cột, ta phải
kích chọn mũi tên trên cột chứa điều kiện chọn lệnh Custom
Kích chọn hoặc nhập trực
Xuất hiện hộp thoại Custom AutoFilter: tiếp điều kiện
Kích chọn toán tử so sánh




H26. Hộp thoại tuỳ chọn lọc Dl

+ Tại các ô bên trái của hộp thoại ta chọn các toán tử so sánh
+ Tại các ô bên phải của hộp thoại ta chọn hoặc nhập các giá trị so sánh
Nếu điều kiện lọc là điều kiện kép và cùng nằm trên một cột ta có thể chọn And cho điều kiện
“Và” (điều kiện đồng thời xảy ra), Or cho điều kiện “Hoặc” (điều kiện không đồng thời xảy ra).
+ Một số toán tử so sánh trong hộp thoại Custom AutoFilter:
Toán tử so sánh Ý nghĩa
Equals Bằng
Does not Equal Không bằng
Is greater than Lớn hơn
Is greater than or Equal to Lớn hơn hoặc bằng
Is less than Nhỏ hơn


Phần cơ bản - 33 -
Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh


Toán tử so sánh Ý nghĩa
Is less than or Equal to Nhỏ hơn hoặc bằng
Begins with Bắt đầu với, bắt đầu bẳng,…
Does not begin with Không bắt đầu bằng, không bắt đầu với,….
Ends with Kết thúc bằng, kết thúc với
Does not end with Không kết thúc bằng, không kết thúc với
Contains Có chứa, bao gồm
Does not Contain Không chứa, không gồm




Phần cơ bản - 34 -
Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh


BÀI 13. THIẾT KẾ TRANG IN VÀ IN BẢNG TÍNH
1. Thiết kế trang in Chọn hướng in

- File\ Page Setup
Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn:
* Page: Khai báo khổ giấy và hướng in Chọn khổ giấy
- Tại Orientation: Chọn hướng in
Portrait: In dọc trang giấy
Landscape: In ngang trang giấy
- Paper size: Chọn khổ (cỡ) giấy
H27. Hộp thoại tuỳ chọn Khổ giấy và hướng in
A4 (21cm x 29.7cm)

* Margin: Khai báo lề trang
- Top: Lề đỉnh
Bottom: Lề đáy
Left: Lề trái
Right: Lề phải
- Header: Khoảng cách từ tiêu đề đầu trang
đến mép đỉnh của trang in
Footer: Khoảng cách từ tiêu đề cuối trang
đến mép đáy của trang in
- Center on page: Chọn căn bảng giữ liệu vào H28. Hộp thoại khai báo lề trang in
giữa trang in
Horizontally: Căn giữa theo chiều ngang
Vertically: Căn giữa theo chiều dọc Kích và nhập tiêu đề
đầu trang

* Header/Footer: Tạo tiêu đề đầu trang/ cuối
trang
- Kích chọn Custom Header…..: Nhập nội dung
tiêu đề đầu trang
- Kích chọn Custom Footer….. :Nhập nội dung
Kích và nhập tiêu đề
tiêu để cuối trang cuối trang


H29. Hộp thoại tạo tiêu đề đầu trang
cuối trang




Phần cơ bản - 35 -
Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh


Đặt dấu chèn và khoanh
* Sheet: Khai báo các tuỳ chọn vùng In chọn vùng in Chọn lặp lại tiêu đề cột
- Đặt dấu chèn lên dòng soạn thảo Print
Area: Khoanh chọn vùng bảng Dl nếu chỉ in
một phần của bảng Dl (Một vài Ô, vài Hàng
hoặc vài Cột)
- Tại Print Titles: Khai báo lặp lại tiêu đề Chọn lặp lại tiêu đề hàng
Hàng và tiêu đề Cột của bảng khi bảng tràn
sang các trang kế tiếp hoặc xuống dưới
H30. Hộp thoại tuỳ chọn vùng in

+ Đặt dấu chèn vào dòng soạn thảo Rows to repeat at Top: Kích chuột vào dòng tiêu đề
cột của bảng để lặp lại tiêu đề cột khi bảng dài và tràn xuống trang phía dưới.
+ Đặt dấu chèn vào dòng soạn thảo Columns to repeat at Left: Kích chuột vào cột tiêu
đề hàng của bảng để lặp lại tiêu đề hàng khi bảng quá rộng và tràn sang các trang bên
phải.
OK Kích chọn tên máy in Kích chọn khổ giấy và hướng in

2. In bảng tính
Kích chọn trang in
- File\ Print (Ctrl+ P)
Nhập số bản in
Xuất hiện hộp thoại Print:
+ Tại Name: Chọn tên máy in (nếu cần)
+ Tại Print range: Chọn các trang cần in
All: In cả tệp tin (Tất cả các trang)
Pages: In các trang tuỳ chọn. Nhập số
trang cần in vào From…..to…
+ Tại Number of Copies: Nhập số bản in H31. Hộp thoại tuỳ chọn In
Tích chọn Collate (hoặc huỷ dấu tích) để chuyển đổi giữa chế độ in sách và chế độ in
thường
+ Tại Print what, chọn:
Selection: Chỉ in vùng bảng tính được lựa chọn (trong thẻ lệnh Sheet của hộp
thoại Page setup)
Active Sheet (s): In tất cả Dl trên Sheet đang lựa chọn
Entire workbook: In Dl trên cả tệp tin đang soạn thảo
+ Kích chọn Properties: Khai báo khổ giấy và hướng in
Lưu ý: Ta phải khai báo khổ giấy và hướng in tương ứng với khổ giấy và hướng in trong
hộp thoại Page Setup
OK

Phần cơ bản - 36 -
Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh


BẢNG TỔNG HỢP CÁC HÀM SỐ ĐÃ HỌC TRONG CHƯƠNG
TRÌNH EXCEL CƠ BẢN
Stt Dạng thức (Cú pháp) của hàm Công dụng
1 =Sum(Number1,Number2,…,Number30) Tính tổng các giá trị số

=Average(Number1,Number2,…,Numbe Tính trung bình cộng các giá trị số trong một
2
r30) phạm vi ô

Tìm và trả về giá trị số lớn nhất trong các số
=Max(Number1,
3 đã cho
Number2,….,Number30)

=Min(Number1, Tìm và trả về giá trị số nhỏ nhất trong các số
4
Number2,….,Number30) đã cho

So sánh và trả về thứ bậc của một giá trị số
5 =Rank(Number,Ref,Order)
trong một dãy số cho trước.

=If(Logical_test, Là loại hàm Logic thường dùng thực hiện
Value_if_true,Value_if_false) các phép thử điều kiện. Nếu điều kiện thoả
Hoặc mãn thì hàm nhận Giá trị 1 làm kết quả,
=If(Điều kiện,Gtrị1,Gtrị2) ngược lại nếu điều kiện không thoả mãn thì
6
Nếu kết hợp với hàm And: hàm nhận Giá trị 2 làm kết quả.
=If(And(Đk1,Đk2,…,Đk30),Gtrị1,Gtrị2)
Nếu kết hợp với hàm Or:
=If(Or(Đk1,Đk2,…,Đk30),Gtrị1,Gtrị2)

Đếm ra số ô chứa giá trị số trong một phạm
7 =Count(Value1,Value2,….Value30)
vi ô

Đếm ra số ô không trống (ô chứa giá trị số
8 =CountA(Value1,Value2,….Value30)
hoặc chữ) trong một phạm vi ô

9 =CountBlank(Value1,Value2,….Value30) Đếm ra số ô trống trong một phạm vi ô

Đếm ra số ô chứa giá trị thoả mãn điều kiện
10 =Countif(Range,Criteria)
cho trước

Là loại hàm tìm kiếm và lấy giá trị từ bảng
=Vlookup(Lookup_value,Table_array,Co
11 phụ lên bảng chính khi giá trị trên bảng phụ
l_index_num,Lookup_type)
được ghi trên Cột

Là loại hàm tìm kiếm và lấy giá trị từ bảng
=Hlookup(Lookup_value,Table_array,R
12 phụ lên bảng chính khi giá trị trên bảng phụ
ow_index_num,Lookup_type)
được ghi trên Hàng


Phần cơ bản - 37 -
Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh


Stt Dạng thức (Cú pháp) của hàm Công dụng
Dùng để trích ra n ký tự từ bên Trái của một
13 =Left(Text,Num_chars)
xâu ký tự

Dùng để trích ra n ký tự từ bên Phải của một
14 =Right(Text,Num_chars)
xâu ký tự

Dùng để trích ra n ký tự trong một xâu ký tự
15 =Mid(Text,Start_num,Num_chars)
(trích từ trái sang phải)

Trích ra giá trị Năm trong chuỗi Dl thời gian
16 =Year(Serial_number)
dạng Ngày, tháng, năm

Trích ra giá trị Tháng trong chuỗi Dl thời
17 =Month(Serial_number)
gian dạng Ngày, tháng, năm

Trích ra giá trị Ngày trong chuỗi Dl thời gian
18 =Day(Serial_number)
dạng Ngày, tháng, năm

Trả về định dạng thời gian dạng Ngày Tháng
19 =Date(Year,Month,Day)
Năm của các giá trị số

Trả về giá trị thời gian của ngày tháng hiện
20 =Today() tại theo thiết lập của đồng hồ hệ thống máy
tính

Trả về gia trị thời gian ở thời điểm hiện tại
21 =Now()
theo thiết lập của đồng hồ hệ thống

Trích ra phần nguyên của một giá trị thập
phân dương hoặc làm tròn đến số nguyên
22 =Int(Number)
gần nhất trước dấu thập phân nếu là một số
thập phân âm.

23 =Mod(Number,Divisor) Trích ra phần dư của một phép chia có dư

Trả về định dạng số cho một giá trị số có
24 =Value(Text)
định dạng Text




The End!




Phần cơ bản - 38 -
Đề thi vào lớp 10 môn Toán |  Đáp án đề thi tốt nghiệp |  Đề thi Đại học |  Đề thi thử đại học môn Hóa |  Mẫu đơn xin việc |  Bài tiểu luận mẫu |  Ôn thi cao học 2014 |  Nghiên cứu khoa học |  Lập kế hoạch kinh doanh |  Bảng cân đối kế toán |  Đề thi chứng chỉ Tin học |  Tư tưởng Hồ Chí Minh |  Đề thi chứng chỉ Tiếng anh
Theo dõi chúng tôi
Đồng bộ tài khoản