Hành chính văn phòng

Chia sẻ: Hồ Hoàng Long | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:72

Thêm vào BST

Báo xấu

1.442
lượt xem 255
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài liệu "Hành chính văn phòng" gồm 8 chương nhằm giúp bạn nắm bắt các kiến thức: khái niệm chung về quản trị và quản trị hành chính văn phòng, hành chính văn phòng – một nghề chuyên nghiệp, hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra công việc hành chính văn phòng,... Cùng tham khảo nhé.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hành chính văn phòng

Chƣơng 1 KHÁI NIỆM CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG I. VĂN PHÕNG 1. Khái niệm: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm qu yền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính. Văn phòng đƣợc hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo, của những ngƣời có chức vụ nhƣ Tổng giám đốc, nghị sĩ… Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lƣu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thƣ. Tóm lại, Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. 2.Chức năng của Văn phòng : a Chức năng giúp việc điều hành : - Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch, lịch làm việc. - Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch. - Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan b. Chức năng tham mưu tổng hợp: Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mƣu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý. c. Chức năng hậu cần, qủan trị: Đảm bảo cơ sở vật chất và phƣơng tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan 3. Nhiệm vụ của Văn phòng : - Xây dựng chƣơng trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chƣơng trình đó; bố trí; sắp xếp chƣơng trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơ quan; - Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trƣởng - Tƣ vấn văn bản cho thủ trƣởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành - Thực hiện công tác văn thƣ – lƣu trữ, giải quyết các văn thƣ tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thƣ, tờ trình đó; - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong công tác thƣ từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác;
- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền lƣơng, thƣởng, nghiệp vụ; - Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phƣơng tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần cho họat động và công tác của cơ quan; - Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân , tiếp khách một các khoa học và văn minh - Thƣờng xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ Cán bộ nhân viên trong văn phòng, từng bƣớc hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng; chỉ dẫn và hƣớng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dƣới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết . 4. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng: a. Lãnh đạo Văn phòng (Phòng HC) : - Chánh văn phòng (Trƣởng phòng hành chính): Chánh VP là ngƣời điều hành chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác VP, chỉ đạo một số công việc quan trọng nhƣ xây dựng và theo dõi thực hiện chƣơng trình, kế hoạch công tác, hoàn chỉnh các dự thảo VN quan trọng, công tác cơ yếu… - Giúp việc có các Phó Chánh Văn phòng (hoặc Phó Trƣởng phòng HC) Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trƣởng. Chánh, Phó Chánh văn phòng phải đề cao trách nhiệm quản lý trong VP và chịu trách nhiệm trƣớc thủ trƣởng. b. Các bộ phận trực thuộc Văn phòng : - Bộ phận hành chính,văn thƣ : + Quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, doanh nghiệp; + Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết + Quản lý, sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thƣ - Bộ phận tổng hợp: gồm một số chuyên viên, có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trƣơng, đƣờng lối, chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan; + Tƣ vấn văn bản cho thủ trƣởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động; + Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan đơn vị để báo cáp kịp thời cho thủ trƣởng và đề xuất phƣơng án giải quyết. - Bộ phận lƣu trữ :Thực hiện công tác lƣu trữ + Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu lƣu trữ; + Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ - Bộ phận Quản trị : + Cung cấp đầy đủ kịp thời các phƣơng tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp; + Sửa chữa , quản lý, sử dụng các phƣơng tiện vật chất có hiệu quả. - Bộ phận tài vụ ( tuỳ từng cơ quan ) - Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ … 5.Chế độ làm việc của văn phòng: 2
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trƣởng lãnh đạo. Nguyên tắc của chế độ này là Chánh Văn phòng là ngƣời đứng đầu của văn phòng, có thẩm quyền quyết định tất cả các vấn đề thuộc phạm vi công tác của văn phòng, trên cơ sở tham mƣu giúp việc của phó Văn phòng. Tuy nhiên, trong quá trình điều hành thì Chánh văn phòng có sự tham khảo ý kiến của các cấp phó và các bộ phận chức năng. Trong đó các chuyên viên thu ộc khối nghiên cứu tổng hợp khi cần thiết có thể làm việc trực tiếp với Chánh Văn phòng, báo cáo kết quả thƣờng xuyên với Chánh văn phòng. Các đơn vị khác hoạt động dƣới sự phân cấp quản lý của Chánh văn phòng. 6. Mối quan hệ công tác: Trong quá trình công tác thì văn phòng có mối quan hệ phối hợp công tác với các phòng ban, đơn vị chức năng chuyên môn khác trong cơ quan, doanh nghiệp trong việc thực hiện các nhiệm vụ chung cũng nhƣ trong các hoạt động khác. Cùng chịu sự chỉ đạo và điều hành chung của lãnh đạo cơ quan II. QUẢN TRỊ: 1. Khái niệm: Có nhiều định nghĩa khác nhau về quản trị: * Theo từ điển Việt Nam của Đào Duy Anh thì “quản trị” đƣợc hiểu: - Là tổ chức, điều hành công việc của một cơ quan, một tổ chức nhƣ Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc… - Là quản lý và cấp phát các phƣơng tiện làm việc tại cơ quan, tổ chức nhƣ phòng Quản trị. * Theo Mary Parker Follet: Quản trị là nghệ thuật làm cho công việc đƣợc thực hiện thông qua ngƣời khác. * Theo Stephen P.Robbins thì quản trị là một tiến trình làm cho các hoạt động đƣợc hình thành một cách có hiệu quả và thông qua ngƣời khác. * Theo TS. Hà Nam Khánh Giao: Quản trị là quy trình sử dụng các nguồn lực của tổ chức nhằm đạt đến các mục tiêu của tổ chức bằng cách hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát”. Nhƣ vậy, có thể hiểu một cách chung nhất: “Quản trị là sự tác động có tổ chức, định hƣớng và mục đích của chủ thể quản trị lên đối tƣợng bị quản trị và sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng cơ hội của tổ chức để đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra trong điều kiện môi trƣờng tổ chức luôn biến động”. 2. Ý nghĩa, mục đích của hoạt động quản trị: Khi con ngƣời kết hợp với nhau trong một tập thể để cùng nhau làm việc, ngƣời ta có thể tự phát làm những việc cần thiết theo cách suy nghĩ riêng của mỗi ngƣời. Lối làm việc nhƣ thế cũng có thể đem lại kết quả, hoặc cũng có thể không đem lại kết quả. Nhƣng nếu ngƣời ta biết tổ chức hoạt động thì triển vọng đạt kết quả sẽ chắc chắn hơn, đặc biệt quan trọng không phải chỉ là kết quả mà sẽ còn ít tốn kém thời gian, tiền bạc, nguyên vật liệu và những phí tổn khác. Khi chúng ta so sánh giữa kết quả đạt đƣợc với chi phí để thực hiện sẽ có khái niệm là hiệu quả. Hiệu quả = Kết quả - Chi phí Hiệu quả sẽ tăng trong hai trƣờng hợp: 3
+ Tăng kết quả với chi phí không đổi. + Giảm chi phí mà vẫn giữ nguyên kết quả. Muốn đạt đƣợc cả hai điều đó đòi hỏi phải biết cách quản trị, không biết cách quản trị lãnh đạo cũng đạt đƣợc kết quả nhƣng hiệu quả sẽ đạt thấp. Một sự quản trị, lãnh đạo giỏi không những mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa quan trọng góp phần đƣa nền kinh tế đất nƣớc nhanh chóng phát triển. Trong hoạt động kinh doanh, ngƣời nào luôn tìm cách giảm chi phí và tăng kết quả tức là luôn tìm cách tăng hiệu quả. Có thể nói rằng, lý do cần thiết của hoạt động quản trị lãnh đạo chính là muốn có hiệu quả và chỉ khi nào ngƣời ta quan tâm đến hiệu quả thì ngƣời ta mới quan tâm đến hoạt động quản trị, lãnh đạo. Trong thực tế, mọi nỗ lực hữu ích của một doanh nghiệp đƣợc vạch ra nhằm đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức, với thời gian, nguyên vật liệu ít nhất đều phải lựa chọn quá trình cơ bản, các nguyên tắc và các kỹ thuật. Mục tiêu của hoạt động quản trị, lãnh đạo nhƣ vậy là nhằm giúp chúng ta có những kiến thức, kỹ năng cần thiết để gia tăng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh vì mục tiêu lợi nhuận cũng nhƣ mục tiêu phi lợi nhuận. Quản trị vừa là khoa học đồng thời là nghệ thuật: Quản trị là một hiện tƣợng xã hội xuất hiện cùng một lúc với con ngƣời, nó biểu hiện trong mối quan hệ giữa con ngƣời với con ngƣời. Đó là mối quan hệ giữa ngƣời chủ nô và kẻ nô lệ, giữa chủ và tớ, rồi tiến hóa dần dần qua nhiều thế kỷ với ít nhiều thay đổi từ trong cách xử sự đầy lạm quyền dƣới các chế độ độc tài phong kiến mang tính chất độc đoán, gia trƣởng đến những ý tƣởng quản trị dân chủ mới mẻ nhƣ hiện nay. Theo xu thế vận động thì quản trị hiện nay không còn mang bản chất của sự cai trị nhƣ trong quá khứ, mà quản trị hiện nay đƣợc coi là một khoa học. Đó là khoa học mà đối tƣợng của nó chủ yếu tác động tới con ngƣời. Chính vì thế nó còn đƣợc coi là một môn khoa học đặc biệt, vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật. - Quản trị là khoa học thể hiện ở chỗ quản trị vận dụng và phối hợp kiến thức của nhiều ngành khoa học khác nhau để xây dựng học thuyết của riêng mình. Trong quản trị học có rất nhiều kiến thức khoa học của các ngành nhƣ triết học, kinh tế học, khoa học tổ chức, thống kê, hạch toán tài chính, phân tích kinh tế…khoa học tự nhiên nhƣ toán học, điều khiển học, tin học… Khoa học xã hội nhƣ xã hội học, tâm lý học, giáo dục học, lu ật học… - Quản trị là nghệ thuật thể hiện ở chỗ trong quản trị vận dụng linh hoạt và sáng tạo những học thuyết, nguyên tắc quản trị trong những tình huống, điều kiện hoàn cảnh cụ thể. Nhà quản trị khi giải quyết các nhiệm vụ của mình đã xuất phát từ những đặc điểm, tình huống cụ thể, nhƣng luôn tính đến đặc điểm các nhân của ngƣời chấp hành. Trong thực tế, hoạt động quản trị sẽ không thành công nếu chỉ áp dụng máy móc và rập khuôn theo một công thức có sẵn. Có thể nói nghệ thuật quản trị là „bí quyết”, cái mẹo”, “cái biết làm thế nào” (know-how) của nhà quản trị để đạt đến mục tiêu cuối cùng. Nghệ thuật quản trị là tài nghệ, năng lực tổ chức, kinh nghiệm … của nhà quản trị trong việc giải quyết những nhiệm vụ đề ra một cách khéo léo, sáng tạo và có hiệu quả cao nhất. Ví dụ nhƣ nghệ thuật sử dụng con ngƣời (bố trí đúng vị trí, sử dụng đúng khả năng, biết động viên, tập hợp và thu hút nhân viên). Nghệ thuật mua bán; nghệ thuật cạnh tranh trong kinh doanh, sản xuất, nghệ thuật ra quyết định (nhanh,, đúng, kịp thời) và thực hiện quyết định (sáng tạo, linh 4
hoạt), nghệ thuật đàm phán, giao tiếp; nghệ thuật giải quyết các khó khăn nảy sinh trong quá trình điều hành… Đặc điểm chủ yếu của nghệ thuật quản trị là những “mẹo” gắn liền với những tình huống cụ thể với tất cả sự đa dạng, phong phú, khéo léo, uyển chuyển và sáng tạo. Hai mặt khoa học và nghệ thuật của hoạt động quản trị là hai mặt của một vấn đề, chúng không mâu thuẫn, loại trừ nhau mà chúng luôn tác động lẫn nhau và bổ sung cho nhau trong quá trình thực hiện hoạt động quản trị. Nghệ thuật phải dựa trên nền tảng, trên sự hiểu biết một cách khoa học về vẫn đề, lĩnh vực quản lý. Nếu không dựa trên cơ sở khoa học thì nhà quản trị chỉ dựa vào may rủi, chủ quan và kinh nghiệm cá nhân mà thôi. Do đó chỉ có thể thành công ở tình huống này mà có thể không thành công ở tình huống khác. Ngƣợc lại, nếu chỉ dựa trên các nguyên lý của các ngành khoa học mà không chú trọng tính nghệ thuật trong quản trị thì hoạt động của nhà quản trị cũng khó thành công, bởi vì thực tiễn xã hội, những hoàn cảnh của thực tế là rất khác nhau, muôn hình muôn vẻ và luôn thay đổi. Do đó nhà quản trị, để đạt đƣợc thành công thì không thể không vận dụng hai yếu tố khoa học và nghệ thuật trong hoạt động điều hành của mình. 3. Các chức năng quản trị: a.. Hoạch định (planning) : Là chức năng đầu tiên trong tiến trình hoạt động quản trị, xây dựng kế hoạch để phối hợp các hoạt động, xây dựng chƣơng trình, mục tiêu chiến lƣợc, kế hoạch hoạt động cho từng giai đoạn, từng bộ phận và quyết định lựa chọn các giải pháp thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó. Nếu không lập kế hoạch thận trọng và đúng đắn thì dễ dẫn đến thất bại trong quản trị. Có nhiều công ty không hoạt động đƣợc hay chỉ hoạt động với một phần công suất do không có hoạch định hoặc hoạch định kém. b. Tổ chức: (organizing): Đây là chức năng thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự cho một tổ chức. Công việc này bao gồm: xác định những việc phải làm, ngƣời nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao... để đạt đƣợc mục tiêu. Công tác này thực hiện tốt sẽ quyết định tới sự thành công của doanh nghiệp và ngƣợc lại cho dù các nguồn lực khác dồi dào c. Lãnh đạo (leading): Một tổ chức bao giờ cũng gồm nhiều ngƣời, mỗi một cá nhân có cá tính riêng, hoàn cảnh riêng và vị trí khác nhau. Nhiệm vụ của lãnh đạo là phải biết động cơ và hành vi của những ngƣời dƣới quyền, biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo những ngƣời khác, chọn lọc những phong cách lãnh đạo phù hợp với những đối tƣợng và hoàn cảnh cùng sở trƣờng của ngƣời lãnh đạo, nhằm giải quyết các xung đột giữa các thành phần, thắng đƣợc sức ỳ của các thành viên trƣớc những thay đổi. Lãnh đạo xuất sắc có khả năng đƣa công ty đến thành công dù kế hoạch và tổ chức chƣa thật tốt, nhƣng sẽ chắc chắn thất bại nếu lãnh đạo kém. d. Kiểm soát (controlling): Sau khi đã đề ra những mục tiêu, xác định những kế hoạch, vạch rõ việc xếp đặt cơ cấu, tuyển dụng, huấn luyện và động viên nhân sự, công việc còn lại vẫn còn có thể thất bại nếu không kiểm tra. Công tác kiểm tra bao gồm việc xác định thành quả, so sánh thành quả thực tế với thành quả đã đƣợc xác định và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai lệch, nhằm bảo đảm tổ chức đang trên đƣờng đi đúng hƣớng để hoàn thành mục tiêu. 5
Những chức năng trên đây là phổ biến đối với mọi nhà quản trị, dù cho đó là tổng giám đốc một công ty lớn, hiệu trƣởng một trƣờng học, trƣởng phòng trong cơ quan, hay chỉ là tổ trƣởng một tổ công nhân trong xí nghiệp. Dĩ nhiên, phổ biến không có nghĩa là đồng nhất. Vì mỗi tổ chức đều có những đặc điểm về môi trƣờng, xã hội, ngành nghề, quy trình công nghệ riêng v.v. nên các hoạt động quản trị cũng có những hoạt động khác nhau. Nhƣng những cái khác nhau đó chỉ là khác nhau về mức độ phức tạp, phƣơng pháp thực hiện, chứ không khác nhau về bản chất. 3. Quản trị hành chính văn phòng: a. Khái niệm về Quản trị hành chính VP: Quản trị HC-VP là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin b. Các chức năng quản trị HCVP: - Hoạch định công việc hành chính - Tổ chức công việc hành chính - Lãnh đạo công việc hành chính - Kiểm soát công việc hành chính - Thực hiện dịch vụ hành chính Nhƣ vậy, Quản trị HC-VP trƣớc hết phải thực hiện các chức năng quản trị (phòng, ban nào cũng có), và bổ sung thêm chức năng dịch vụ hành chính (chỉ có ở phòng hành chính) Hoạt động của DN ví nhƣ một chiếc xe ô tô, thì các chức năng dịch vụ HCVP là bốn bánh xe. 4. Phân biệt công việc hành chính văn phòng và công việc quản trị: a. Công việc hành chính văn phòng: Đó là các công việc hành chính đơn thuần nhƣ xử lý công văn, soạn thảo VB, giao dịch điện thoại…do các nhân viên hành chính văn phòng thực hiện. Họ làm việc với giấy tờ, máy móc, trang thiết bị văn phòng. Mặc dù công việc hành chính văn phòng chủ yếu do nhân viên văn phòng thực hiện, nhƣng công việc hành chính VP có mặt ở mọi phòng ban trong tổ chức, mọi thành viên (từ cấp nhân viên đến cấp quản trị) đều thực hiện công việc hành chính ở các mức độ khác nhau. b. Công việc quản trị: Công việc quản trị do nhà quản trị thực hiện , đó chính là: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Họ làm việc với con ngƣời và các ý tƣởng Mọi thành viên đều thực hiện công việc hành chính VP, nhƣng cáp quản trị càng cao thì các công việc hành chính văn phòng càng ít và công việc quản trị càng nhiều. Công việc quản trị Công việc HC-VP III. TỔ CHỨC VĂN PHÕNG: 1. Tổ chức và bố trí nơi làm việc : 6
Nơi làm việc là những khoảng không gian nhất định đƣợc trang bị và bố trí những phƣơng tiện cần thiết, trong đó Cán bộ, công chức thực hiện công vụ, nhiệm vụ của mình. a Những yêu cầu chung cần thiết của nơi làm việc: - Phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan: trụ sở cơ quan phải thể hiện đƣợc bộ mặt cơ quan, tƣơng thích với vị trí, tuy nhiên không phô trƣơng quá mức làm lãng phí tiền của đối với cơ quan nhà nƣớc. Các cơ quan cần sắp xếp, bố trí, sử dụng hợp lý trụ sở làm việc và phƣơng tiện hiện có để phục vụ công việc. - Tính thuận lợi phục vụ công việc: môi trƣờng xung quanh thích hợp (không quá ồn ào), trang bị phƣơng tiện đầy đủ (luôn đƣợc hoàn thiện, cải tiến) phục vụ cho công vụ và sinh hoạt cá nhân, cách thức tổ chức và tạo ra một tâm lý tích cực, giảm căng thẳng, mệt nhọc, tình cảm gắn bó giữa cán bộ, nhân viên cũng nhƣ giữa họ và nơi làm việc. - Tính dễ dàng liên hệ giao dịch - Tính bảo mật. b. Sắp xếp bố trí nơi làm việc: - Các bộ phận lãnh đạo, văn phòng: cần đƣợc bố trí ở nơi dễ giao dịch nhất và có tƣ thế nhất. Các phòng làm việc đƣợc bố trí theo nguyên tắc bảo đảm giải quyết dây chuyền giải quyết công việc, các phòng ban có quan hệ thƣờng xuyên với nhau đƣợc bố trí gần nhau , các phòng ban tiếp khách đƣợc bố trí gần lối ra vào … - Các phòng có phƣơng tiện máy móc, kỹ thuật, lƣu trữ nên bố trí ở vị trí biệt lập, cần trang bị các phƣơng tiện bảo quản giữ gìn máy móc, thiết bị - Diện tích phòng làm việc phải phù hợp với tính chất của từng bộ phận - Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế , tủ hồ sơ, các lọai sổ sách, giấy bút…cần bố trí sắp xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo không khí thoải mái trong làm việc. - Phòng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực của các yếu tố tác động đến năng suất lao động nhƣ sự thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, màu sắc…. - Có hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính toàn cơ quan, từng phòng làm việc, từng chức danh công vụ để dễ tìm, liên hệ công tác. c. Các phƣơng pháp bố trí văn phòng: * Văn phòng “mở”: Hiện nay các cơ quan, Doanh nghiệp có xu hƣớng sắp xếp hệ thống văn phòng mở. Các phòng ban đƣợc ngăn cách bởi vách ngăn kính, mica trong , các ô vuông cao khoảng 2m…. - Ƣu điểm: + Tiết kiệm chi phí diện tích; + Dễ giám sát quản lý; + Thuận tiện trong việc giao tiếp giữa nhân viên và công việc; + Dễ tập trung các hoạt động trong văn phòng; + Dễ thay đổi khi cần thiết 7
* Văn phòng “đóng”: Hệ thống văn phòng đóng đƣợc ngăn cách bởi các phòng riêng. Ƣu điểm của nó là đảm bảo tính an toàn, bí mật, sự riêng tƣ, và phù hợp với công việc đòi hỏi tập trung cao. Tuy nhiên nó có những nhƣợc điểm là chiếm diện tích, tăng chi phí trong việc chi trả tiền điện, trang thiết bị văn phòng, khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc. d. Các yếu tố gây ảnh hưởng đến khả năng làm việc : - Ánh sáng đầy đủ, thích hợp làm giảm mệt mỏi, giảm sai sót và nâng cao hiệu năng. Ánh sáng nơi làm việc phải đạt độ đồng đều. nên tận dụng tối đa ánh sáng thiên nhiên - Màu sắc có tác dụng tâm lý đến ngƣời làm việc trong văn phòng và khách đến. Màu sắc phản chiếu ánh sáng rất đa dạng. Sau đây là một số khái niệm về sự phản chiếu ánh sáng : + Màu trắng : 85%; màu trắng ngà: 77%; Màu kem: 66%; Màu xám bạc: 50%; màu xanh da trời: 50%; Màu xanh lá cây 40%; Nói chung các văn phòng hãy dùng màu trắng trên trần nhà, màu mát trên bức tƣờng trƣớc mặt nhân viên vì nó làm dịu mắt. Các phòng tiếp tân nên dùng màu vui vẻ, trung hoà tránh đơn điệu; phòng tầng hầm hoặc kho nên dùng màu sáng và phản chiếu ánh sáng cao. 8
- Tiếng ồn là một nhân tố môi trƣờng có nhiều ảnh hƣởng đến hiệu năng của văn phòng . cần sử dụng vách ngăn cách âm một số trang thiết bị để giảm tiếng ồn, tránh dùng nhiều vật dụng bằng kim loại, gỗ cứng. Bảo đảm an toàn khi dùng các thiết bị điện , thực hiện phòng cháy chữa cháy theo đúng quy định. 3. Hiện đại hóa công tác văn phòng: Là một đòi hỏi cấp thiết của nhà quản trị , nó có thể thực hiện theo các hƣớng: văn phòng điện tử, văn phòng tự động hóa… a. Mục tiêu của hiện đại hoá văn phòng: + Tạo tiền đề để phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức + Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan tổ chức + Nâng cao năng suất lao động của cơ quan tổ chức, giúp cho nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ,tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi Cán bộ công nhân viên chức trong VP, tìm kiếm các giải pháp tối ƣu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất. + Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng . b. Những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng: - Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, đúng chức năng - Từng bƣớc công nghệ hóa công tác văn phòng, tin học hóa văn phòng, sử dụng mạng LAN, internet,wireless… - Trang bị các thiết bị hiện đại nhƣ máy tính, fax, photocopy, máy scan, máy ghi âm, máy chiếu đa năng…Các máy móc hiện đại này giảm thiểu chi phí sức lực, đem lại năng suất cao trong hoạt động. - không ngừng hoàn thiện kỹ năng và nghiệp vụ 9
Chƣơng 2 HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG – MỘT NGHỀ CHUYÊN NGHIỆP I. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG: 1. Khái niệm: - Nhà quản trị là ngƣời làm việc trong tổ chức, đƣợc giao nhiệm vụ điều khiển công việc của ngƣời khác và chịu trách nhiệm trƣớc kết quả hoạt động của những ngƣời đó. Nhà quản trị là ngƣời lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra con ngƣời, tài chính, vật chất và thông tin trong tổ chức sao cho có hiệu quả để giúp tổ chức đạt mục tiêu. - Nhà Quản trị HC-VP: trƣớc tiên phải là nhà quản trị. Tức là phải hoàn thành 4 chức năng nhiệm vụ: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra bộ phận hành chính của mình. Hoạt động quản trị cũng là một dạng hoạt động xã hội của con ngƣời, và chính vì vậy nó cũng cần đƣợc chuyên môn hóa. Trong mỗi tổ chức các công việc về quản trị không chỉ có tính chuyên môn hóa cao mà nó còn mang tính thứ bậc rất rõ nét. Có thể chia các nhà quản trị thành 3 loại: các nhà quản trị cao cấp, các nhà quản trị cấp giữa (còn gọi là cấp trung gian) và các nhà quản trị cấp cơ sở. 2. Phân loại các cấp quản trị - Quản trị viên cao cấp: Là nhà quản trị hoạt động ở bậc cao nhất trong tổ chức, là ngƣời chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức. Nhiệm vụ: Quản lý chung mọi hoạt động của tổ chức; đƣa ra các quyết định chiến lƣợc, tổ chức thực hiện chiến lƣợc để duy trì và phát triển tổ chức. Chức danh: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc... - Quản trị viên cấp trung gian: Là nhà quản trị hoạt động ở dƣới các quản trị viên lãnh đạo (quản trị viên cao cấp) nhƣng ở trên các quản trị viên cấp cơ sở. Nhiệm vụ: đƣa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung. Chức danh: trƣởng phòng, phó phòng, chánh quản đốc, phó quản đốc... - Quản trị viên cấp cơ sở: Là nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức. Nhiệm vụ: Đƣa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hƣớng dẫn, điều khiển các công nhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm thực hiện mục tiêu chung. Bên cạnh đó họ cũng tham gia trực tiếp vào công việc sản xuất, kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp. Chức danh: tổ trƣởng sản xuất, tổ trƣởng các tổ bán hàng, đốc công, trƣởng ca... * Các chức vụ của các cấp quản trị: - Trợ lý hành chính. - Chánh Văn phòng - Trƣởng phòng hành chính - Giám đốc hành chính - Phó Tổng Giám đốc hành chính 10
3. Vai trò của nhà quản trị Vai trò là toàn bộ những cách ứng xử đƣợc thiết lập sao cho phù hợp với chức vụ hoặc bộ phận, cơ quan riêng biệt. Henry Mintzberg nghiên cứu các hoạt động của nhà quản lý và cho rằng mọi nhà quản lý đều phải thực hiện 10 vai trò khác nhau và đƣợc phân thành 3 nhóm nhƣ sau: a - Nhóm vai trò quan hệ với con người: Nhóm vai trò quan hệ với con ngƣời bao gồm khả năng phát triển và duy trì mối quan hệ với ngƣời khác một cách hiệu quả. Vai trò đại diện gắn liền với vị trí trong sự phân cấp quản trị, vai trò lãnh đạo đòi hỏi việc xây dựng mối quan hệ với cộng sự , tiếp xúc và thúc đẩy họ làm việc, vai trò liên hệ tập trung vào việc duy trì mối quan hệ cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Vai trò quan hệ với con ngƣời giúp các nhà quản trị xây dựng mạng lƣới làm việc cần thiết để thực hiện các vai trò quan trọng khác. b - Nhóm vai trò thông tin: Vai trò thông tin gắn liền với việc tiếp nhận thông tin và truyền đạt thông tin sao cho nhà quản trị thể hiện là trung tâm đầu não của tổ chức. + Vai trò thu thập thông tin là nắm bắt thông tin cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. + Vai trò truyền đạt hoạt động theo 2 cách: thứ nhất, nhà quản lý truyền đạt những thông tin tiếp nhận đƣợc từ bên ngoài đến các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp, những ngƣời có thể sử dụng những thông tin này; thứ hai, nhà quản lý giúp truyền đạt những thông tin từ cấp dƣới này đến cấp thấp hơn hoặc đến các thành viên khác trong tổ chức, những ngƣời có thể sử dụng thông tin một cách hiệu quả nhất. Trong khi vai trò truyền đạt cung cấp thông tin cho nội bộ thì vai trò phát ngôn phổ biến thông tin cho bên ngoài về những vấn đề nhƣ kế hoạch, chính sách, kết quả hoạt động của tổ chức. Do đó, nhà quản lý tìm kiếm thông tin trong vai trò giám sát, truyền đạt thông tin với nội bộ và sau đó kết hợp việc cung cấp thông tin quan trọng theo yêu cầu của vai trò quyết định. c - Nhóm vai trò quyết định: Nhóm vai trò quyết định bao gồm việc ra những quyết định quan trong có ảnh hƣởng đến tổ chức. Có 4 vai trò mô tả nhà quản lý là ngƣời quyết định. - Vai trò cách tân hay còn gọi là vai trò doanh nhân, là ngƣời luôn ở điểm gốc của mọi thay đổi và cải tiến,khai thác các cơ hội mới. - Vai trò thứ 2 trong nhóm này là vai trò xử lý các tình huống: gắn liền với việc đƣa ra các hành động kịp thời khi tổ chức phải đối mặt với những biến cố bất ngờ, những khó khăn không lƣờng trƣớc đƣợc. - Vai trò thứ ba là phân phối các nguồn lực của tổ chức. - Cuối cùng, vai trò đàm phán thể hiện sự đại diện cho tổ chức thƣơng lƣợng đàm phán ký kết các hợp đồng, ảnh hƣởng tùy theo các lĩnh vực trách nhiệm của nhà quản lý. Trong các cuộc tiếp xúc làm ăn, nhà quản lý phải là một chuyên gia trong lĩnh vực ngoại giao. Trong thời mở cửa đa phần là các cuộc tiếp xúc, muốn thành đạt phải học cách thƣơng lƣợng. Mềm dẻo kết hợp với cứng rắn và cƣơng quyết, lý trí cùng với nhân bản là bí quyết thành công trong thƣơng lƣợng với đối tác. * Vai trò của doanh nhân (nhà kinh doanh): khu yến khích sự đổi mới. Ðổi mới là sự khởi đầu một ý tƣởng mới đƣợc áp dụng cho quá trình tiến triển của công việc, sản phẩm 11
hoặc dịch vụ. Quá trình đổi mới, cải tiến gắn liền với vai trò của những ngƣời đứng đầu trong doanh nghiệp, cụ thể nhƣ gắn liền với sự tìm kiếm các cơ hội trong kinh doanh. Tuy nhiên, thúc đẩy sự cải tiến, đổi mới trong doanh nghiệp đòi hỏi phải kết hợp những nỗ lực của các thành viên. Hiếm khi có sự cải tiến, đổi mới thành công lại là kết quả lao động duy nhất của một ngƣời. Các nghiên cứu đã cho thấy rằng, quá trình đổi mới cải tiến thƣờng diễn ra ở những nơi mà ở đó các cá nhân ở các cấp độ khác nhau thực hiện 3 loại vai trò khác nhau của doanh nhân: ngƣời khởi xƣớng ý tƣởng, ngƣời tài trợ (đỡ đầu) và là ngƣời phối hợp hoạt động. - Ngƣời khởi xƣớng ý tƣởng: là ngƣời phát hiện ra những ý tƣởng mới hoặc tin tƣởng vào giá trị của những sáng kiến và ủng hộ nó mặc dù phải đƣơng đầu nhiều khó khăn trở ngại. Chúng ta thƣờng cho rằng những ngƣời cách tân là ngƣời sáng tạo, dám chấp nhận những mạo hiểm rủi ro. Họ thƣờng là những ngƣời ở các cấp thấp hơn trong tổ chức, ngƣời phát hiện ra vấn đề và biết đề xuất giải pháp. Tuy nhiên, sự sáng tạo cần thiết phải có các loại vai trò kế tiếp. - Ngƣời tài trợ: Một ngƣời quản trị cấp giữa nhận biết những điểm quan trọng về những sáng kiến của tổ chức, từ đó giúp tìm kiếm nguồn tài chính cần thiết cho việc phát triển cải tiến và thúc đẩy các bƣớc tiến hành thực sự. Ðổi mới trong tổ chức không thể thiếu sự hiện diện của ngƣời tài trợ, tuy nhiên việc thực hiện những đổi mới đó còn phụ thuộc vào vai trò thứ ba ngƣời phối hợp hoạt động - Ngƣời phối hợp: Là ngƣời quản trị cấp cao, ngƣời ủng hộ cho sự cần thiết phải đổi mới, cung cấp tài chính cho các hoạt động cải tiến, khuyến khích, nâng đỡ và tôn trọng, bảo vệ các sáng kiến cải tiến của các thành viên. Việc cải tiến thƣờng vấp phải các cản trở của lề lối cũ và nó thƣờng khiến cho những ngƣời quen thói thủ thƣờng e ngại. Ngƣời phối hợp sẽ đảm nhận vai trò cân bằng các thế lực sao cho các sáng kiến cải tiến có t hể đƣợc thực hiện. Thông qua việc thực hiện vai trò phối hợp, các nhà quản lý sẽ khuyến khích, thúc đẩy việc cải tiến, đổi mới. Thiếu một trong ba vai trò thì sự đổi mới,cải tiến khó có thể thực hiện đƣợc. 4. Tiêu chuẩn của nhà Quản trị Hành chính văn phòng: Là một nhà tri thức, có trình độ tổng quát và đƣợc đào tạo chuyên về hoạt động quản trị HC-VP. Có sức khỏe; - Có khả năng đảm đƣơng công việc hành chính VP; - Có khả năng giảng dạy, hƣớng dẫn cho nhân viên hành chính văn phòng và toàn thể nhân viên công ty; - Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và phƣơng pháp làm việc mới; - Có tính gần gũi, hòa đồng với những ý tƣởng và những vấn đề của nhân viên; - Có óc khôi hài, giúp làm dịu đi những tình huống khó khăn, căng thẳng; - Phong cách lịch sự; - Kiểm soát cảm xúc; - Có óc sáng kiến; - Tự tin; - Có óc phán đoán; - Có khả năng thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dƣới. 12
II.THƢ KÝ VĂN PHÕNG: 1. Khái niệm: - Theo IPS (International Professional Scretaries): Thƣ ký là ngƣời trợ lý của cấp quản trị,nắm vững nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng nhận lãnh trách nhiệm, hành động độc lập mà không cần có sự kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và có thể đƣa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình. - Thƣ ký văn phòng là những ngƣời đƣợc giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng nhƣ: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức, sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của cơ quan hoặc ngƣời lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. 2. Chức năng của Thƣ ký văn phòng: - Nhóm chức năng liên quan đến việc tổ chức thông tin: xử lý văn bản đi - đến (đăng ký các văn bản, giúp lãnh đạo kiểm tra việc thi hành các chỉ thị, quyết định của thủ trƣởng, thảo các văn bản,…) - Nhóm chức năng thuộc quản lý công việc: tổ chức tiếp khách, họp, hội nghị, đàm thoại điện thoại, chuẩn bị cho thủ trƣởng đi công tác,… 3. Nhiệm vụ của Thƣ ký văn phòng: - Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các lĩnh vực mà mình đƣợc giao phụ trách để phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị; - Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp, quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu - Tổ chức sắp xếp các hoạt động hành chính của cơ quan, đơn vị; - Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị. 4. Nhiệm vụ của thƣ ký giám đốc: a. Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ nhân sự: - Tiếp khách đến liên hệ công tác với thủ trƣởng và chuẩn bị các chuyến đi công tác của thủ trƣởng; - Giữ vững liên lạc với thủ trƣởng trên đƣờng đi công tác của thủ trƣởng. Hƣớng dẫn một cách khái quát công việc của những ngƣời tháp tùng và thu thập tình hình khi họ trở về; - Làm trung gian trong quan hệ điện thoại của thủ trƣởng; - Chuẩn bị, triệu tập và ghi biên bản các cuộc họp và thảo luận do thủ trƣởng triệu tập. b. Những nhiệm vụ thuộc quan hệ văn bản - Phân chia các bƣu phẩm nhận đƣợc cho các bộ phận thuộc quyền thủ trƣởng, vào sổ các bƣu phẩm đến và đi; - Chuyển giao văn bản giữa các bộ phận; - Giải quyết việc trao đổi văn bản đơn giản theo chỉ thị của thủ trƣởng, đánh máy công văn trao đổi của thủ trƣởng; - Kiểm tra thể thức các văn bản trình thủ trƣởng ký. c. Những nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc - Lập lịch hàng ngày, tuần, tháng của thủ trƣởng; - Thống kê và kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị của thủ trƣởng; 13
- Chăm lo sắp xếp phòng làm việc của thủ trƣởng. d. Những nhiệm vụ khác - Sắp xếp, bảo quản những văn bản, hồ sơ nguyên tắc; - Báo cáo một cách tổng quát những cuộc hội ý, những lần đi liên hệ công tác, những sự kiện quan trọng trong cơ quan, xí nghiệp; - Quản lý thƣ viện, tƣ liệu riêng của thủ trƣởng; chăm lo chuyển tạp chí trong các bộ phận thuộc quyền của thủ trƣởng; - Tổ chức một số công việc thuộc hành chính, sự vụ có tính chất cá nhân (của những bộ phận của thủ trƣởng) các vấn đề thuộc về phƣơng tiện đi lại, các vấn đề thuộc lĩnh vực kinh tế (trang bị cho văn phòng thủ trƣởng); - Thực hiện một số công việc cần thiết khác do thủ trƣởng giao. 5. Những phẩm chất cần thiết của ngƣời Thƣ ký : - Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề nghiệp Lòng yêu nghề sẽ giúp cho ngƣời thƣ ký văn phòng luôn có trách nhiệm và nhiệt tình với công việc; luôn muốn đóng góp vào thành công chung của cơ quan và doanh nghiệp bằng những nghiệp vụ cụ thể mà mình đƣợc giao đảm nhận; luôn tìm tòi cải tiến để công việc ngày càng khoa học, hợp lý và có hiệu quả cao. Lòng yêu nghề cũng sẽ là động lực thúc đẩy các thƣ ký văn phòng không ngừng phấn đấu vƣơn lên để đạt đƣợc những nấc thang cao hơn trong nghề nghiệp. - Có ý thức kỷ luật, tự giác và triệt để trong công việc Tính kỷ luật giúp ngƣời thƣ ký đảm bảo đúng giờ làm việc, nghiêm túc chấp hành các nội quy, quy chế, góp phần tạo nên sự thống nhất trong hoạt động của cơ quan. Tính tự giác đòi hỏi ngƣời thƣ ký luôn chủ động trong công việc, nắm vững nhiệm vụ của mình. Tự biết sắp xếp và triển khai công việc một cách hợp lý; khi giải quyết công việc phải tìm cách khắc phục khó khăn, trở ngại, tìm ra nhiều hƣớng, nhiều phƣơng án giải quyết. Tính triệt để giúp ngƣời thƣ ký rèn luyện thêm ý thức tự giác và kỷ luật. - Cẩn thận và chu đáo Tính cẩn thận đòi hỏi ngƣời thƣ ký phải có thái độ nghiêm túc khi thực hiện nhiệm vụ, tránh chủ quan, đại khái, qua loa. Tính chu đáo đòi hỏi ngƣời thƣ ký phải dự liệu tất cả các tình huống có thể xảy ra khi thực thi nhiệm vụ và chuẩn bị các biện pháp, các phƣơng án đối phó và giải quyết khi cần thiết. - Quảng giao, cởi mở và biết tự kiềm chế khi cần thiết Ngƣời quảng giao là ngƣời cởi mở, hoà nhã, vui vẻ, chủ động trong giao tiếp và biết tận dụng các cơ hội có thể để mở rộng giao tiếp, mở rộng các mối quan hệ của mình. Thƣ ký văn phòng phải chủ động trong giao tiếp, qua giao tiếp giúp cho ngƣời thƣ ký có thêm nhiều thông tin, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm, tự điều chỉnh mình cho phù hợp với các mối quan hệ ở trong và ngoài cơ quan. Tính cởi mở, vui vẻ, tế nhị và đúng mực của ngƣời thƣ ký văn phòng trong giao tiếp còn góp phần gây thiện cảm, để lại những ấn tƣợng tốt đẹp cho khách đến cơ quan, góp phần mở rộng và giữ vững các mối quan hệ của cơ quan với bên ngoài. - Kín đáo Đây là phẩm chất đặc biệt cần thiết của ngƣời thƣ ký văn phòng. Phẩm chất này giúp họ biết giữ kín những tin tức cần thiết mà do tính chất công việc họ có thể đƣợc biết 14
qua các thông tin từ văn bản, từ điện thoại hoặc từ các cuộc họp mà họ đƣợc quyền tham dự để ghi chép hoặc thu thập thông tin. Tính kín đáo còn giúp các thƣ ký văn phòng trong việc giao tiếp với ngƣời khác, trong việc lƣu giữ các tài liệu, hồ sơ, biết sắp xếp tài liệu ngăn nắp, gọn gàng, biết sử dụng các hệ thống bảo mật thông tin trên máy tính. - Năng động và linh hoạt Sự năng động giúp ngƣời thƣ ký luôn tìm tòi, học hỏi và cải tiến trong công việc, luôn cố gắng đổi mới về chuyên môn nghiệp vụ để đạt hiệu quả cao hơn., chủ động sắp xếp công việc cho phù hợp với cƣờng độ hoạt động của cơ quan. Sự linh hoạt rất cần thiết đối với các thƣ ký văn phòng khi họ đƣợc giao đảm nhận các công việc nhƣ tổ chức hội nghị, hội thảo, tiếp khách hoặc khi tổ chức các chuyến đi công tác cho cán bộ và lãnh đạo của cơ quan. - Tương trợ và đoàn kết Sự tương trợ sẽ giúp các thƣ ký văn phòng tăng cƣờng tình đoàn kết. Và ngƣợc lại, sự đoàn kết sẽ giúp họ luôn sẵn sàng biết phối hợp và tƣơng trợ lẫn nhau. 6. Các yêu cầu về trình độ, khả năng của thƣ ký‎ : - Kỹ năng nghiệp vụ hành chính văn phòng: + soạn thảo văn bản. Quản lý văn bản đi-đến, lƣu trữ hồ sơ, hiện đại hoá công tác văn phòng … + Sử dụng thành thạo máy tính, thiết bị văn phòng… + Tiếp khách + Lên lịch công tác + trách nhiệm điện thoại - Các kiến thức tổng quát về mọi mặt: kinh tế, pháp luật, quản trị , Kế toán tài chính, tâm lý xã hội, văn hoá nghệ thuật, ngoại ngữ... - Trách nhiệm tổ chức công việc một cách khoa học , làm cho cấp trên thấy đƣợc mọi việc trong tầm kiểm soá 7. Nghiệp vụ tổ chức 1 ngày làm việc: a. Lên lịch làm việc: - Lịch làm việc của lãnh đạo - Lịch làm việc của văn phòng - Lịch làm việc của cá nhân b. Một số công việc thực hiện hàng ngày của người thư ký: 1. Khởi đầu ngày làm việc: - Đến văn phòng làm việc đúng giờ, tốt nhất nên đến sớm vài phút để: + Mở cửa phòng, bàn làm việc, các tủ hồ sơ, kiểm tra điện thoại; + Kiểm tra phòng làm việc của lãnh đạo: nhiệt độ, mở máy lạnh, mở đèn , sắp xếp bàn làm việc, xé lịch; - Khẩn trƣơng giải quyết văn bản đi, văn bản đến - Khi lãnh đạo xem và cho ý kiến giải quyết các văn thƣ, tờ trình, thƣ ký chuyển giao ngay cho các cá nhân, đơn vị có trách nhiệm thi hành, đồng thời phải ghi vào sổ tay của mình những công việc đƣợc giao 15
2. Lên kế hoạch lịch làm việc trong ngày: - Lên kế hoạch công tác trong ngày: Có 3 loại lịch làm việc trong ngày: + Lịch làm việc hàng ngày của Thƣ ký; + Lịch làm việc hàng ngày để trên bàn của lãnh đạo; + Lịch bỏ túi của ngƣời lãnh đạo. Các lịch này phải luôn đƣợc thống nhất với nhau. Ngay chiều hôm trƣớc, thƣ ký xem lại các lịch tuần, sổ tay để lên kế hoạch cho hôm sau. Công việc trƣớc tiên của buổi sáng và kiểm tra lại 3 lịch , điều chỉnh, bổ sung kịp thời để 3 lịch này luôn thống nhất - Lịch tiếp khách: + Thƣ ký cần xếp lịch tiếp khách hàng ngày cùng với lịch làm việc ngày. + Với các cuộc giao tiếp mang tính xã hội hoặc kinh doanh cần ghi chính xác ngày giờ hẹn, các chi tiết về quần áo, ăn mặc, đính kèm theo giấy mời, chƣơng trình cuộc họp. + Nếu địa điểm giao tiếp ngoài cơ quan, thƣ ký phải tính cả thời gian để ngƣời lãnh đạo khi đến tham dự cuộc họp có thời gian nghỉ ngơi, đọc qua tài liệu + Khi có cuộc hẹn gặp hoặc báo qua điện thoại, thƣ ký phải ghi ngay ngày hẹn vào tập lịch làm việc. 3. Các cuộc hội họp trong ngày: - Gửi chƣơng trình cuộc họp cho những ngƣời có liên quan. - Chuẩn bị các tài liệu cần thiết kèm theo chƣơng trình nhƣ các báo cáo, tài liệu tham khảo… - Mở hồ sơ (1 tờ bìa, 1 bìa kẹp) dành cho mỗi cuộc họp. Tập hồ sơ phải đềy đủ các tài liệu liên quan nội dung cuộc họp và phải đƣợc đặt trên bàn lãnh đạo vào đầu giờ làm việc mỗi ngày. 4. Thực hiện vai trò trợ lý tham gia quá trình ban hành các quyết định của lãnh đạo: Thƣ ký có trách nhiệm thu thập, xử lý, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho lãnh đạo, tham mƣu, đƣa ra nhiều giải pháp để thủ trƣởng ra quyết định tối ƣu. Khi có quyết định thủ trƣởng, thƣ ký hổ trợ việc truyền đạt , tổ chức thực hiện, lập hồ sơ theo dõi. 5. Tổ chức soạn thảo văn bản: Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu. 6. Các tình huống đột xuất xảy ra: Là những vụ việc xảy ra ngoài dự kiến, bất thƣờng. VD: Máy hỏng, đình công, tai nạn lao động ...Thƣ ký cần xem xét vấn đề và có cách ứng xử khéo léo. Nhanh chóng báo cáo với giám đốc vụ việc để có biện pháp xử lý kịp thời 7. Sắp xếp ƣu tiên: Công việc đôi khi nhiều và vƣợt khỏi tầm quản lý theo lịch ngày. Vì vậy, vấn đề sắp xếp công việc ƣu tiên đƣợc đặt ra và hầu nhƣ thƣờng xuyên phải điều chỉnh lịch làm việc ngày sao cho phù hợp. - Căn cứ xác định thứ tự ƣu tiên: + Ý kiến chỉ đạo của giám đốc. + Thứ tự tham gia của kế hoạch làm việc. + Lịch ngày của chánh văn phòng. - Thứ tự giải quyết các công việc: 16
+ Xếp thứ tự ƣu tiên công việc theo A, B, C. Làm xong A rồi làm B, làm C + Nếu khi cấp trên yêu cầu một công việc gấp, theo hạn định sát nút thì đó là ƣu tiên một, cả văn phòng cần dồn sức cho kịp thời hạn quy định. 8. Quản lý hồ sơ: Thƣ ký thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ tài liệu theo quy định của công tác văn thƣ, lƣu trữ. Sơ bộ phân loại tài liệu, vào sổ đăng ký và chuyển văn bản đến thủ trƣởng đơn vị, ngƣời có thẩm quyền xử lý văn bản để giải quyết. Đối với tài liệu đòi hỏi giải quyết ngay thì lập thành hồ sơ “chờ giải quyết” và ghi số hồ sơ vào sổ đăng ký hồ sơ “chờ giải quyết”. 9. Tranh thủ tiết kiệm thời gian: Phải biết tranh thủ tiết kiệm thời gian sao cho dành đƣợc từ 3-5 phút/1 giờ, khoảng 45 đến 60p/1 ngày và sử dụng khoảng thời gian đó thật có ích. Ví dụ: - Tìm hiểu những vấn đề của công ty, qua xem hồ sơ lƣu, trao đổi với các đồng nghiệp. - Làm ngay những việc thƣờng gây ùn tắc vào giờ cao điểm. - Tính toán sao cho công việc mình làm đƣợc nhanh hơn, hiệu quả hơn. - Thu dọn bàn làm việc của mình, chỉ để lại những thứ thật cần thiết. - Giúp đỡ các bạn đồng nghiệp đang bị “quá tải” với công việc, dù phải làm thêm ngoài giờ. 10. Trách nhiệm của ngƣời thƣ ký đối với những hoạt động mang tính chất xã hội của ngƣời lãnh đạo: Lãnh đạo cơ quan đơn vị đôi khi tham gia vào các hoạt động xã hội. Thƣ ký có trách nhiệm giúp lãnh đạo nhằm bảo đảm cho công việc của DN và bên ngoài đƣợc tiến triển tốt. Hoạt động bên ngoài có thể làm thay đổi nhịp độ hoạt động hàng ngày nhƣng nó giúp cho thƣ ký có điều kiện mở rộng quan hệ giao tiếp, tích lũy những kinh nghiệm bổ ích. 11. Kết thúc ngày làm việc: Khi ngày làm việc sắp kết thúc, ngƣời thƣ ký phải tiến hành một số các hoạt động tiếp theo nhƣ: - Hoàn chỉnh các thƣ từ, kiểm tra các tài liệu kèm theo và trình lãnh đạo ký; - Xác định độ khẩn của từng loại thƣ từ, yêu cầu bộ phận văn thƣ chuyển gấp. Gửi qua bƣu điện những thƣ từ cần gửi. - Kiểm tra lại công văn, giấy tờ giải quyết ngày hôm sau để trình lãnh đạo ngay đầu giờ; - Lập danh sách các khách hẹn gặp vào ngày hôm sau, thông báo danh sách ấy đến các nhân viên bảo vệ, nhân viên phục vụ ở phòng khách; - Đánh máy danh mục các cuộc họp và hẹn gặp ngày hôm sau và đặt lên bàn giám đốc. - Khi lãnh đạo có cuộc họp ở ngoài công sở vào ngày hôm sau, cần bảo đảm có đủ những thứ cần thiết (tài liệu, các bản báo cáo, bản chỉ dẫn đƣờng đi…). - Tính toán sớm những công việc của ngày hôm sau nhƣ chuẩn bị hồ sơ giấy tờ, ghi ra giấy những yêu cầu của lãnh đạo đối với các bộ phận - Thu xếp bàn làm việc, sắp xếp ngăn nắp các hồ sơ, tài liệu, tắt đèn, tắt quạt, các thiết bị trong phòng làm việc trƣớc khi ra về. 17
Chƣơng 3. HOẠCH ĐỊNH , TỖ CHỨC, LÃNH ĐẠO VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG I. HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG: 1. Tầm quan trọng của hoạch định: “Trong kinh doanh nếu bạn không lập kế hoạch thì có nghĩa là bạn đang chuẩn bị một kế hoạch để thất bại” (Crawford H.Greenewalt). Hoạch định giúp cho: - Giảm thiểu lãng phí công sức, thời gian, tiền bạc. - Tránh việc trùng lắp và giẫm chân nhau - Giúp ngƣời thực hiện thấy rõ mục tiêu, hƣớng đi Bất kỳ cấp quản trị nào cũng phải làm công tác hoạch định. Cấp quản trị thấp thì hoạch định mang tính tác vụ, tác nghiệp (hoạch định HC-VP), cấp quản trị cao thì hoạch định mang tính chiến lƣợc. 2. Khái niệm: Hoạch định trong văn phòng là quá trình lập kế hoạch cho các công việc hành chính văn phòng nhằm quản lý và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đó đƣợc hiệu quả. * Tác dụng: - Giúp các nhà quản trị văn phòng chủ động trong việc điều hành và tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng trong mối quan hệ công tác với các đơn vị, phòng ban khác trong cơ quan, doanh nghiệp. - Giữ vai trò mở đƣờng của hoạt động quản trị. Thông qua hoạch định thì các mục tiêu đƣợc xác định chính xác, các biện pháp đƣợc đề ra một cách hợp lý, các nguồn lực đƣợc tổ chức chặt chẽ nhằm mục đích cuối cùng là hoàn thành nhiệm vụ. Chính vì thế, kết quả của hoạch định là cơ sở quan trọng để thực hiện các chức năng khác nhƣ tổ chức thực hiện, điều hành lãnh đạo và giám sát kiểm tra thực hiện. - Giúp nhà quản trị văn phòng tƣ duy một cách có hệ thống để dự đoán, đề phòng những bất trắc hay những cơ hội có thể đến trong tƣơng lai để có biện pháp giải quyết phù hợp. - Giúp cho nhà quản trị phối hợp hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, giảm thiểu các chi phí từ đó gia tăng kết quả các nhiệm vụ. - Hoạch định là căn cứ triển khai đồng bộ và có trọng điểm công tác văn phòng trong từng thời điểm cụ thể. Đồng thời giúp nhà quản trị văn phòng tập trung vào các mục tiêu và chính sách chính của cơ quan và của văn phòng. - Các bản hoạch định là căn cứ để nhà quản trị văn phòng kiểm tra giám sát và đánh giá năng lực thực hiện công việc của các đơn vị và từng cá nhân trong văn phòng. Giúp cho các đơn vị và các cá nhân hoàn thành công việc đúng theo mục tiêu và định hƣớng đã đực xác định. Nói cách khác, hoạch định là giai đoạn đầu tiên và rất cần thiết trong công tác quản trị văn phòng. Nếu không có hoạch định hoặc hoạch định không chính xác sẽ dẫn tới kết quả công việc khó hoàn thành, lãng phí về nhân lực, thời gian, tài chính hay các chi phí khác, từ đó ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động của nhà quản trị văn phòng nói riêng và của bộ máy văn phòng nói chung. 3. Phân loại hoạch định. a. Hoạch định chiến lược (Strategic planning) 18
Hoạch định chiến lƣợc là hoạch định tƣơng lai cho một tổ chức, thƣờng là 5 hay 10 năm. Quản trị viên trƣớc hết đặt vấn đề tổng quát, sau đó nghiên cứu môi trƣờng bên ngoài, rồi định hƣớng cho tổ chức. Hoạch định khởi đầu từ việc xác định sứ mạng của tổ chức, sau đó mới đặt mục tiêu, khai triển kế hoạch thực hiện mục tiêu, và lập các kế hoạch phụ để yểm trợ kế hoạch chủ yếu của tổ chức. Khi xác định sứ mạng của tổ chức, quản trị viên cần để ý tới ba cấu tố quan trọng là lịch sử của tổ chức, sản phẩm đặc trƣng hay đặc thù của tổ chức, và những ảnh hƣởng của tổ chức trên môi trƣờng. Vì vậy, sứ mạng phải nhắm đến thị trƣờng hoặc môi trƣờng hơn là sản phẩm, sứ mạng phải mang tính khả thi (achievable), động viên và đặc thù. Tiến trình này đƣợc trình bày qua biểu đồ sau đây: Môi Trƣờng Hoạch Định Chiến Lƣợc Kinh tế Xã hội Mục Kế hoạch Các kế Sứ mạng Kỹ thuật hoạch tiêu (Strategies) (Mission) Chính trị / luật hỗ trợ Thông tin (Objectives) pháp Tài nguyên/nhân (Supporting sự. Plans) Khách hàng Thực hiện Hoạch định chiến thuật (Tactical planning): là đề ra các kế hoạch tổng quát cho các bộ phận chuyên môn, có tính chất trung hạn (từ 1 đến 5 năm)và do cấp quản trị trung gian thực hiện Hoạch định dài hạn (Long term strategy) Hoạch định dài hạn là những hoạch định kéo dài từ 1 đến 5 năm. Những kế hoạch này nhằm đáp ứng các điều kiện thị trƣờng, mục tiêu tài chính, và tài nguyên cần thiết để thi hành sứ mạng của tổ chức. Hoạch định dài hạn mang tính chiến thuật nhằm giải quyết những mục tiêu trên một địa bàn hoạt động nhƣng mang tầm ảnh hƣởng đến hoạch định chiến lƣợc. Hoạch định ngắn hạn (operational strategy) Hoạch định ngắn hạn là những kế hoạch cho từng ngày, từng tháng hay từng năm. Quản trị viên lập kế hoạch ngắn hạn để hoàn thành những bƣớc đầu hoặc những khâu việc trong tiến trình dài hạn đã đƣợc dự trù. Nói cách khác, kế hoạch ngắn hạn nhắm đến việc giải quyết những vấn đề trƣớc mắt trong một phạm vi công tác giới hạn hoặc một khâu việc trong một guồng máy điều hành. Hoạch định tác vụ, tác nghiệp (Operational planning): Là đề ra các kế hoạch cụ thể cho mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ (trong đó có hoạch định HC-VP) và do cấp quản trị tuyến cơ sở thực hiện. Thời gian dƣới 1 năm. 19
Hoạch định trong hành chính văn phòng chủ yếu là hoạch định tác nghiệp. Đặc điểm của hoạch định trong hành chính văn phòng được thực hiện trong thời gian ngắn hạn, rất chi tiết về các nội dung tiến hành và thường bị ảnh hưởng tác động bởi các điều kiện bên ngoài, chính vì thế thường bị thay đổi và điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thực tiễn. Đây là một yếu tố mà nhà quản trị văn phòng cần lưu ý để quản lý và tổ chức thực hiện được chặt chẽ. 4. Các căn cứ hoạch định: - Chủ trƣơng, đƣờng lối, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nƣớc; - Các chỉ tiêu của Nhà nƣớc , quyết định của cấp trên trực tiếp; - Yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tƣơng ứng với chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng cơ quan. - Chƣơng trình, kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. - * Ngoài ra còn phải quan tâm nghiên cứu những vấn đề sau: - Tình hình giao dịch với các cơ quan khác - Sự trƣởng thành và phát triển của tổ chức công sở Sự thay đổi nhân sự (lãnh đạo, biên chế…)- Những biến động chính trị, kinh tế, xã hội nói chung có tác động đến hoạt động của cơ quan, đơn vị. 5. Nội dung hoạch định trong hành chính văn phòng. Thông thƣờng một bản hoạch định cho dù là chiến lƣợc hay tác nghiệp thƣ ờng bao gồm sáu nội dung cơ bản sau (six W questions): 1. Xác định công việc cần thực hiện (What) 2. Tại sao cần thực hiện những công việc đó (Why) 3. Thời gian thực hiện (When) 4. Địa điểm thực hiện (Where) 5. Biện pháp thực hiện (How) 6. Đơn vị, cá nhân chị trách nhiệm thi hành (Who) Có thể nói khi thực hiện hoạch định ngƣời chịu trách nhiệm cần phải xác định đƣợc sáu yếu tố cơ bản trên và tính toán, cân nhắc và lựa chọn những điểm hợp lý nhất, từ đó sẽ xây dựng đƣợc một bản kế hoạch có tính khả thi cao, dễ áp dụng, dễ quả n lý và kiểm soát cho việc hoàn thành nhiệm vụ. Hoạch định trong văn phòng tập trung vào các nội dung công việc sau: - Xây dựng chƣơng trình công tác thƣờng kỳ của cơ quan, của văn phòng. - Xây dựng lịch công tác hàng tuần, tháng, qúy, năm và trong nhiều năm. - Lập kế hoạch tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, lễ kỷ niệm … trong doanh nghiệp. - Lập kế hoạch tổ chức các chuyến công tác của lãnh đạo và các thành viên trong doanh nghiệp - Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, xây dựng hoàn thiện cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp 6. Quy trình lập kế hoạch trong hành chính văn phòng Bước 1: Xác định mục đích hay những công việc cần giải quyết Bước 2: Thu thập thông tin, khảo sát, đánh giá tình hình có liên quan. Đánh giá các điều kiện thực thi. Bước 3: Dự thảo bản hoạch định, xây dựng các phƣơng án lựa chọn. Bước 4: Lấy ý kiến hoặc trình phê duyệt. 20