Khóa luận Tốt nghiệp " Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp"

Chia sẻ: malongtam

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hoà vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính.

Bạn đang xem 20 trang mẫu tài liệu này, vui lòng download file gốc để xem toàn bộ.

Nội dung Text: Khóa luận Tốt nghiệp " Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp"

Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô



Trường Đại học Thành Đô
Khoa quản trị văn phòng





Khóa luận tốt nghiệp


Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục
Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp




SVTH : Nguyễn Quốc Hỷ




1
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô




MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU ................................................................................................ .. 4
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ ...................... 12
1.1 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư. .................................... 12
1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư. ....................................................... 12
1.1.2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của Công tác văn thư. ............................. 13
1.2 Nội dung của công tác văn thư................................................................. 18
1.2.1 Soạn thảo văn bản................................................................. .......... 18
1.2.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản và các tài liệu khác h ình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức. ................................ 19
1.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu. ........................................................... 40
1.3 Lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan. ................................. 45
CHƯƠNG 2 THỰC TRANG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CỤC
THI HÀNH ÁN DÂN SỰ THUỘC BỘ TƯ PHÁP ....................................... 49
2.1 Giới thiệu tổng quát về Tổng cục thi hành án dân sự............................. 49
2.1.1 Vài nét về sự ra đời và phát triển của Tổng Cục Thi hành án dân sự.
................................................................................................................. 49
2.1.2 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cục Thi hành
án dân sự - Bộ Tư pháp............................................................................ 52
2.1.3 Tổ chức và cán bộ, công chức của Tổng cục Thi hành án dân sự
thuộc Bộ Tư pháp. ................................................................ .................... 54
2.1.4 Cơ cấu tổ chức của Tổng cục thi hành án dân sự. ........................... 54
2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự thuộc Bộ
Tư pháp........................................................................................................... 75
2.2.1 Cơ sở vật chất phục vụ công tác....................................................... 76
2.2.2 Nhân sự làm công tác văn thư .......................................................... 78


2
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
2.2.3 Công tác xây dựng và ban hành văn bản ......................................... 80
2.2.5 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của Tổng cục................ 95
2.2.6 Công tác quản lý và giải quyết văn bản mật. ................................. 104
2.2.7 Công tác quản lý và sử dụng con dấu............................................ 104
2.2.8 Công tác lập hồ sơ. ....................................................................... 105
2.3 Đánh giá về công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục thi hành án dân
sự. ................................................................................................ .................. 107
2.3.1 Nhận xét chung về công tác văn thư tại văn phòng Tổng cục. ....... 108
2.3.2 Những thuận lợi trong công tác văn thư tại Tổng cục. .................. 110
2.3.3 Những khó khăn trong công tác văn thư tại văn phòng Tổng cục. . 111
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN
THƯ TẠI TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ - BỘ TƯ PHÁP .......... 115
3.1 Phương hướng nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư .................. 115
3.2 Một số kiến nghị nhằn nâng cao Công tác văn thư tại Tổng cục Thi
hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp .............................................................. 116
3.2.1 Tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác văn thư hàng năm. .......... 116
3.2.2 Một số Kiến nghị khác .................................................................. 117
KẾT LUẬN ................................................................................................... 120
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 122
NH ẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN .......................................... 123




3
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới của đất nước,
các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng
góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới
sự hoàn thiện. Hoà vào xu thế đó những năm gần
đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước
phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu
của nền cải cách hành chính.

Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm
thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ
đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các
cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ
chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị
lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp
kịp thời, chính xác. Đồng thời công tác Văn thư
được xác định là m ột mặt hoạt động của bộ máy
quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội
dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực
tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là m ột
mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành.
4
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan,
tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào m ột phần của
công tác này có được làm tốt hay không. Vì đây là
một công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính
nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán bộ,
công chức. Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần
giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng,
chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ,
giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được
bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản
Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp
phần lớn nao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh
tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia. Nắm bắt
được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta
nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền
Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn
thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn.

Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi
hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương
pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như


5
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ
hiện hành…

Ngày nay công tác Văn thư có vị trí quan
trọng trong mọi lĩnh vực của xã hội, nó đóng góp
một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của
đất nước, không ai trong chúng ta phủ nhận được
vai trò quan trọng đó. Sống trong một xã hội đang
phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự biết vươn
lên, nỗ lực phấn đấu hết m ình, đem năng lực kiến
thức m à mình đã trau dồi được phục vụ cho xã
hội cho đất nước.

Đây cũng chính là lý do để em chọn đề
tài: “Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục
Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp” để viết khóa
luận tốt nghiệp và để có cái nhìn đúng đắn nhất
về công tác Văn thư tại một cơ quan Nhà nước.

Là m ột sinh viên của lớp Quản trị Văn
phòng, sau ba năm học tập rèn luyện và được
trang bị những kiến thức về chuyên môn nghiệp
vụ tại Trường cao đẳng Công Nghệ Thành Đô
(nay là Đại Học Thành Đô) em đã có thể có
6
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

những kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ nhất định.
Nhưng “Học phải đi đôi với hành”, kiến thức, lý
thuyết được học ở trường lớp phải được áp dụng
vào công việc thực tế tại cơ quan, để đáp ứng
được yêu cầu đó Nhà trường đã thực hiện Kế
hoạch đào tạo tổ chức cho sinh viên đi thực tập
tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Việc thực tập này
giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ
quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã
được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào
công việc thực tế tại cơ quan. Đây cũng là dịp để
cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập
dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của bản thân
mình, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh
nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công việc
sau khi tốt nghiệp ra trường.

Thực hiện Kế hoạch của trường Đại học
Thành Đô về việc thực tập tốt nghiệp, Tổng cục
Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp đã tạo điều kiện
tiếp nhận em về thực tập. Thời gian thực tập là 8
tuần bắt đầu từ ngày 22/03/2010 đến hết ngày

7
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

16/05/2010. Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng
nhờ sự giúp đỡ của Lãnh đạo Tổng cục và cán bộ
làm công tác Văn thư trong Văn phòng Tổng cục
đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trang
bị vào thực tiễn công tác, rèn luyện được kỹ năng
làm việc và nâng cao hiểu biết của m ình trong
việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về
tầm quan trọng của công tác Văn thư. Đặc biệt
dưới sự hướng dẫn của Thạc sỹ Nguyễn Thị Hồng
đã truyền cho em lòng say mê công việc, giúp em
nhận thức được sâu sắc nghĩa vụ trách nhiệm và
vai trò quan trọng của công tác văn thư. Từ đó em
đã rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề nghiệp như
cẩn thận hơn, tỉ mỉ hơn… Và nâng cao năng lực
của bản thân để hoàn thành tốt công việc.

Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công
tác văn thư

Phạm vi nghiên cứu: Tại Tổng cục Thi
hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp

Qua nghiên cứu phân tích tổng hợp tài
liệu và tham khảo những kinh nghiệm từ thực tế
8
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

của những nhân viên cán bộ công chức về công
tác văn thư, đã giúp em có nhìn nhận đúng và
chính xác hơn nữa về công tác văn thư và tầm
quan trọng của hoạt động này.

Qua một thời gian ngắn được thực tập tại
Tổng cục Thi hành án dân sự thộc Bộ Tư pháp,
đã giúp em nâng cao sự hiểu biết về công tác văn
thư tại một cơ quan Nhà nước; thấy được vai trò
quan trọng của công tác văn thư trong nền hành
chính quốc gia; hiểu thấu đáo hơn về nhiêm vụ
của công tác văn thư; nâng cao nhận thức của
bản thân về công tác văn thư để áp dụng vào thực
tế công việc sau này.

Trong bài khóa luận tốt nghiệp của em
trừ phần “Lời nói đầu” và “Kết luận”, khóa luận
được chia làm 3 chương chính:

Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác văn
thư

Chương 2. Thực trạng công tác văn thư
tại Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp.


9
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Chương 3. Một số kiến nghị nâng cao
hiệu quả công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành
án dân sự - Bộ Tư pháp.

Trong m ột thời gian ngắn, vốn kiến thức
còn hạn chế, bản thân em cũng đã cố gắng hoàn
thành bài khóa luận, song trong khuôn khổ của
bản khóa luận này không thể tránh khỏi những
hạn chế, sai xót nhất định. Em viết bản khóa luận
này gửi tới nhà trường, Khoa Quản trị và Thông
tin thư viện và em kính mong nhận được sự đóng
góp ý kiến của các thầy cô giáo chuyên ngành
giúp em hoàn thiện hơn bài khóa luận, về nghiệp
vụ của m ình để em có cơ sở, nền tảng phục vụ cho
công tác sau này với hy vọng góp phần nhỏ trong
công cuộc đổi mới, xây dựng quê hương đất nước.

Em xin chân thành cảm ơn./.

Hà Nội, Ngày 8
tháng 05 năm 2010

Sinh viên thực
hiện

10
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô




Nguyễn Quốc Hỷ




11
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công
tác văn thư.

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư.

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm
thông tin bằng văn bản, phục vụ cho việc lãnh
đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các
cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà Nước, các tổ
chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị
vũ trang nhân dân.

Theo khái niệm này thì đối tượng của
công tác văn thư là văn bản giấy tờ và tất cả
những công việc gì liên quan đến văn bản đều
thuộc phạm vi công tác văn thư. Văn bản là
phương tiện thông tin chính xác và hợp pháp nhất
xuất phát từ hai nguyên nhân:

- Do vật mang tin (là giấy) là một vật thể
hữu hiệu



12
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

- Do bản thân ký hiệu trực tiếp thì không
thể tự biến đổi về mặt hình thức và đường nét…

Vì hai nguyên nhân này mà văn bản có
độ tin cậy về mặt thông tin cao nhất so với các loại
hình thông tin khác. Do đó công tác văn thư phải
bảo đảm hoạt động thông tin bằng văn bản. Công
tác văn Thư có ở trong tất cả các cơ quan, tổ
chức, không phân biệt cơ quan gì, tổ chức nào.

1.1.2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của Công
tác văn thư.

1.1.2.1 Vị trí của công tác văn thư

Công tác Văn thư được xác định là m ột
hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong
công tác quản lý Nhà nước, quản lý cơ quan
không thể thiếu được công tác văn thư.

Công tác văn thư được coi như m ột khâu
nhiệm vụ chuyên môn chủ yếu trong nghiệp vụ
hoạt động của Văn phòng. Chức năng chủ yếu
của các Văn phòng là thông tin tổng hợp nhưng
muốn thực hiện được chức năng đó phải thông

13
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

qua công tác văn thư. Chính xác hơn là phải
thông qua những công việc về văn bản, giấy tờ, hồ
sơ, tài liệu.

1.1.2.2 Ý nghĩa của công tác văn thư.

Tổ chức tốt công tác văn thư bảo đảm
cung cấp đầy đủ kịp thời, chính xác những thông
tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước
của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức.

Công tác quản lý Nhà nước nói chung,
quản lý cơ quan nói riêng đòi hỏi phải được cung
cấp đầy đủ thông tin và thông tin phải rất chính
xác. Do đó, bất kỳ công việc gì liên quan đến văn
bản giấy tờ đều phải đảm bảo tuyệt đối chính xác,
nếu không đảm bảo chính xác thì sẽ gây ra hậu
quả.

Tổ chức tốt công tác văn thư sẽ góp phần
giải quyết công việc của cơ quan m ột cách nhanh
chóng, chính xác, có năng suất chất lượng, hiệu
quả, đảm bảo đúng chế độ chính sách của Đảng
và Nhà nước. Đồng thời giữ gìn được bí mật.


14
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Tổ chức tốt công tác văn thư có tác dụng
giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu, phản ánh quá trình
hoạt động của cơ quan m ột cách đầy đủ chân
thực. Thông qua văn bản tài liệu để chứng minh
cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.

Tổ chức tốt công tác Văn phòng tạo điều
kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.

Nguồn bổ sung chủ yếu và vô tận cho các
lưu trữ cơ quan, lưu trữ Nhà nước là hồ sơ, tài
liệu hình thành ra trong hoạt động của các cơ
quan. Do đó giải quyết xong công việc, hồ sơ tài
liệu phải được lưu giữ đầy đủ, phải được nộp vào
lưu trữ. Lưu trữ thực hiện các nghiệp vụ chuyên
môn của m ình tốt hay không phụ thuộc hoàn toàn
vào nguồn hồ sơ, tài liệu từ văn thư nộp vào.

1.1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư.

Công tác văn thư muốn được tổ chức tốt
thì cần phải đặt ra các yêu cầu và phải thực hiện
đúng yêu cầu đó, những yêu cầu cụ thể như sau:

* Đảm bảo nhanh chóng kịp thời.

15
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Đây là yêu cầu quan trọng nhất đối với
công tác văn thư, vì công tác văn thư phải đảm
bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý
nhanh chóng, kịp thời tất cả các công việc liên
quan đến văn bản, giấy tờ đều phải giải quyết
nhanh chóng. Nếu giải quyết chậm xẽ gây ra ách
tắc công việc, làm giảm ý nghĩa của những sự
việc được nêu ra trong văn bản, thậm chí gây ra
hậu quả nghiêm trọng.

* Đảm bảo chính xác.

Đảm bảo chính xác là m ột yêu cầu không
thể thiếu được trong công tác văn thư, bởi vì văn
bản là phương tiện thông tin chính xác. Thực
hiện yêu cầu này cần phải thể hiện sự chính xác
về nội dung văn bản phải được tuyệt đối chính
xác về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở
văn bản phải hoàn toàn chính xác, số liệu phải
đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng cũng như chính
xác về thể thức và tiêu chuẩn Nhà nước ban
hành, các khâu kỹ thuật nghiệp vụ như trình bày
văn bản, chuyển giao văn bản, đăng ký văn bản
16
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

và thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà
nước về công tác văn thư.

* Đảm bảo giữ gìn bí m ật.

Văn bản tài liệu hình thành ra trong các
cơ quan, đơn vị, tổ chức đều chứa đựng những
thông tin bí m ật. Tuy có nhiều mức độ khác nhau
có loại thuộc bí mật Quốc gia, có loại thuộc bí mật
của một ngành, m ột địa phương, có loại thuộc bí
mật của một cơ quan. Do đó, cần phải giữ gìn bí
mật. Tất cả những người liên quan đến văn bản
giấy tờ bí mật cần thiết phải có ý thức giữ gìn bí
mật và phải thực hiện đúng quy định về pháp lệnh
bảo vệ bí mật Quốc gia của Hội đồng Nhà nước.

* Hiện đại hóa công tác văn thư.

Việc thực hiện những nội dung cụ thể
của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các
phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì
vậy, nếu yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã
trở thành m ột trong những tiền đề bảo đảm cho
công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi


17
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

cơ quan nói riêng và có năng suất, chất lượng
cao.

Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay
tuy đã trở thành m ột nhu cầu cấp bách, nhưng
phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ
khoa học công nghệ chung của đát nước cũng
như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh
những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc
áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh
sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu
quản của công tác văn thư.

1.2 Nội dung của công tác văn thư.

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo
thông tin bằng văn bản, do vậy nội dung của công
tác văn thư gồm các công việc là: Soạn thảo văn
bản, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử
dụng con dấu. Việc thực hiện các công việc của
công tác văn thư được thực hiện theo một quy
trình nghiệp vụ nhất định, cụ thể:

1.2.1 Soạn thảo văn bản.


18
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

- Thảo văn bản

- Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung
bản thảo đã duyệt.

- Đánh máy văn bản.

- Trình ký văn bản.

1.2.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn
bản và các tài liệu khác hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

1.2.2.1 Tổ chức gải quyết và quản lý văn bản
đi.

Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản
Quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn
bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn
bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ
quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn
bản đi.

Sau khi thực hiện xong công việc soạn
thảo văn bản, tiến hành các quy trình nghiệp vụ
quản lý văn bản đi, gồm:


19
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Văn bản trước khi trình cho người có
thẩm quyền phải được kiểm tra kỹ về thể thức, nội
dung, có chữ ký tắt của người phụ trách đơn vị
soạn thảo. Trước khi trình ký phải sắp xếp khoa
học, theo trật tự và đưa vào cặp trình ký.

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ
thuật trình bày và ghi số ngày tháng văn bản đi.

Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật
trình bày văn bản: Trước khi ghi số và ngày tháng
văn bản, văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra
lần cuối về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày
văn bản xem có đúng với tiêu chuẩn Nhà nước
ban hành không? Nếu phát hiện sai sót, phải kịp
thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem
xét, giải quyết.

Ghi số và ngày tháng văn bản: Ghi số và
ngày tháng là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn
bản đi. Mỗi văn bản ghi số và ngày tháng nhất
định theo quy định, hướng dẫn của cơ quan Nhà
nước có thẩm quyền.


20
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Ghi số văn bản, được tập trung tại văn
thư cơ quan lấy số chung của cơ quan.

Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết
tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc tên viết tắt đơn vị
soạn thảo công văn đó.

Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký
riêng.

Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản:
ngày tháng năm ban hành văn bản ghi sau địa
danh, dưới Quốc hiệu, ngày tháng năm ban hành
được viết đầy đủ, các chữ số dùng số Ả - Rập, đối
với những số nhỏ hơn 10, phải thêm số 0 phía
trước, tháng 1, 2 phải thêm số 0 phía trước.

Bước 2: Đóng dấu văn bản đi

Dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của
văn bản. Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng
vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có
thẩm quyền, dấu đóng phải ngay ngắn, đúng m àu
mực, dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái.
Đối với dấu chỉ mức độ hỏa tốc, khẩn, thượng

21
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

khẩn trên văn bản được thực hiện theo quy định
của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-
VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ
và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản. Việc đóng dấu có
m ức độ mât, tuyệt mật, tối mật trên văn bản được
thực hiện theo quy định của Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11) về bí mật Nhà nước do Bộ
Công an ban hành, để hướng dẫn thực hiện Nghị
định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh
bảo vệ bí mật Nhà nước

Bước 3: Đăng ký văn bản đi

Là công việc bắt buộc phải thực hiện
trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng
có liên quan. Việc đăng ký thực hiện theo hai
cách: bằng sổ truyền thống hoặc bằng m áy vi
tính.

* Đăng ký văn bản đi bằng sổ.

Tất cả các văn bản đi đều phải được đăng
ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng, đúng
22
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

và đầy đủ các cột mục theo quy định. Khi đăng ký
không dùng bút trì, không dập xóa hoặc viết tắt
những từ ít thông dụng, dễ gây sự nhầm lẫn, khó
khăn trong tra cứu. Đối với văn bản mật, tối mật,
tuyệt mật cần phải được đăng ký và bảo quản
riêng theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà
nước đã ban hành.

* Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử
dụng chương trình quản lý văn bản.

Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ
sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo Bản
hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin
trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công
văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm
1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước).

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào
cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo
hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản
lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương
trình phần mềm đó.
23
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Bước 4: Chuyển giao văn bản đi:

Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra
được gửi tới các đối tượng có liên quan phải thực
hiện một nguyên tắc chung là: Chính xác, đúng
đối tượng và kịp thời. Văn bản đi thuộc ngày nào
phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao
trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp
theo. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ
tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn
bản được ký.

Để thực hiện việc chuyển giao văn bản,
cần thực hiện các bước sau:

- Lựa chọn, trình bày bì, đưa văn bản vào
bì và dán bì: Phong bì gửi văn bản phải làm bằng
giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ ở bên
trong, không ẩm ướt, rách, mủn. Tùy theo số
lượng văn bản đi nhiều hay ít và độ dày của văn
bản m à lựa chọn bì cho thích hợp. Trình bày bì
văn bản phải đầy đủ đơn vị gửi, nơi nhận địa chỉ
rõ ràng.


24
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Đối với văn bản tuyệt mật phải làm hai
bì: Bì trong ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên
người nhận, đóng dấu “tuyệt mật”. Nếu là tài liệu
gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì
đóng dấu “chỉ người có tên mơi được bóc bì” bì
ngoài như gửi tài liệu thường đóng dấu ký hiệu
chữ A. Đối với văn bản mật, tối mật làm m ột bì.
Ngoài bì đóng dấu B, C. Bì văn bản mật được
thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư
số 12/2002/TT-BCA (A11).

Đối với những văn bản có dấu hiệu
“khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” vị trí đóng dấu
hiệu này dưới yếu tố số và ký hiệu văn bản.

Trình bày bì không viết tắt, khi dán thì không
để hồ dính vào văn bản.

Đối với những văn bản có nội dung quan
trọng hoặc văn bản mật, khi chuyển kèm theo
phiếu gửi để tiện cho việc kiểm tra, theo dõi quá
trình giải quyết. Việc chuyển phát văn bản mật
được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều
16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định
25
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

tại khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-
BCA(A11).

- Lập sổ và chuyển giao văn bản đi: sau
khi có chữ ký, đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày
tháng và đăng ký sổ phải được gửi ngay đến các
đối tượng có liên quan (trực tiếp, qua bưu điện)
đều phải có sổ chuyển giao văn bản.

Bước 5: Lưu văn bản đi:

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo
quy định tại Điều 19 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có
chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền (bản
chính, bản gốc).

Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp
xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn bản đi được
đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp
chung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng
loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì
được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn
bản.


26
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ
các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an
toàn bản lưu tại văn thư.

Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ
theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản
lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và
quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử
dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật
được thực hiện theo quy định của pháp luật về
bảo vệ bí mật nhà nước.

1.2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản đến

Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản
QPPL, văn bản hành chính và văn bản chuyên
ngành (kể cả văn bản Fax, văn bản được chuyển
qua m ạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ
quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.

Việc quản lý và giải quyết văn bản đến
gồm các bước:

27
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản
đến:

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến
từ mọi nguồn, người làm văn thư của cơ quan, tổ
chức hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận
văn bản đến trong trường hợp văn bản được
chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày
nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng
bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có)...; đối với
văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi
gửi trước khi nhận và ký nhận.

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình
trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản
được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì
(đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn
giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao
trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ
chức quản lý công tác văn th ư; trong trường hợp
cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn
bản.


28
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Đối với văn bản đến được chuyển phát
qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư
cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng
trang của mỗi văn bản...; trường hợp phát hiện có
sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc
báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét,
giải quyết.

Bước 2: Phận loại sơ bộ bóc bìvăn bản
đến:

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến
được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn
bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ
quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh
người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối
với những bì văn bản gửi đích danh người nhận,
nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của
cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có
trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.

- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm
tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản
29
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn
bản mật);

- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được
thực hiện theo quy định tại Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002
của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định
số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh
Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức.



Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần
được bóc trước để giải quyết kịp thời;

- Không gây hư hại đối với văn bản trong
bì; không làm m ất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ
quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh
để sót văn bản;

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với
số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát

30
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để
giải quyết;

- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi
thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi;
khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào
phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và
những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một
điểm gì đó hoặc những văn bản m à ngày nhận
cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ
lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng
chứng.

Bước 3: Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày
đến

Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải
được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những
loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định
của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ
chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán…



31
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký
tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến
và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường
hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại
trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến
được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp
cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu
“Đến”.

Đối với những văn bản đến không thuộc
diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu
“Đến” m à được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân
có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay
ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối
với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu
nội dung (đối với công văn) hoặc v ào khoảng giấy
trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn
bản.

Bước 4: Đăng ký văn bản đến

Là công việc bắt buộc phải thực hiện
trước khi chuyển giao văn bản đến các đơn vị, cá
32
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

nhân có liên quan. Văn bản đến được đăng ký vào
sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản
đến trên máy vi tính.

- Đăng ký văn bản đến bằng sổ

Lập sổ đăng ký văn bản đến

Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng
năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc
lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.

Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp
nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì cần lập
ít nhất hai loại sổ sau:

+ Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để
trừ văn bản
đăng ký tất cả các loại văn bản,
mật);

+ Sổ đăng ký văn bản mật đến.

Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ
2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm, nên
lập các loại sổ sau:

+ Sổ đăng ký văn bản đến của các
Bộ, ngành, cơ quan trung ương;
33
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

+ Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ
quan, tổ chức khác;

+ Sổ đăng ký văn bản mật đến.

Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp
nhận trên 5000 văn bản đến một năm thì cần lập
các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo m ột số nhóm cơ
quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản
m ật đến.

Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp
nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo có thể lập
sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng
đơn, thư không nhiều thì nên sử dụng sổ đăng ký
văn bản đến để đăng ký. Đối với những cơ quan,
tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng
lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các
yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và
công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu
dịch vụ theo quy định của pháp luật.

- Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử
dụng chương trình quản lý văn bản


34
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ
sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo Bản
hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin
trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công
văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm
1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước).

+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến
vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo
hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản
lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương
trình phần mềm đó.

- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ
ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút m ực
đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông
dụng.
Bước 5: Trình và chuyển giao văn bản đến

* Trình văn bản đến:

Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được
kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ
chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan,
35
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là
người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân
phối, chỉ đạo giải quyết.

Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội
dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ
quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch
công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý
kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết
(nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong
trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến liên
quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì
cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì,
những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn
giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào
mục “chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo
giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản
đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu
phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ
chức quy định cụ thể


36
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ
đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản
đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ
sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn,
thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng
ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ
sở dữ liệu văn bản đến.

* Sao văn bản đến: Trong quá trình giải
quyết văn bản đến của cơ quan đơn vị cần phải in
sao văn bản đến để phục vụ một cách chính xác
và nhanh chóng.

- Sao Photo coppy: Chụp lại toàn bộ văn
bản và dấu.

- Sao đánh máy: Sao nguyên bản chính;
sao lục, trích sao.

* Chuyển giao văn bản đến: Sau khi đã
có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người
có thẩm quyền cán bộ văn thư cơ quan chuyển
giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc
chuyển giao phải nhanh chóng, đúng đối tượng


37
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

chặt chẽ, khi chuyển giao phải ký nhận đầy đủ
vào sổ.

Bước 6: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc
việc giải quyết văn bản đến

- Giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị,
cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo
thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy
định cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối với những
văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải
quyết khẩn trương, không được chậm trễ.

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ
chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cá
nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến
có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.

Đối với văn bản đến có liên quan đến các
đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ
trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn
bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có
ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm

38
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi
trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét,
quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình
kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá
nhân có liên quan.

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn
giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy
định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi,
đôn đốc về thời hạn giải quyết.

Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến:

- Người được giao trách nhiệm có nhiệm
vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải
quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy
định;

- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ
chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số
liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản

39
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến
đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v... để
báo cáo cho người được giao trách nhiệm.
Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy
vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì
cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dõi việc giải
quyết văn bản đến;

+ Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài
liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệm theo
dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng
thời hạn quy định.

1.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu.

1.2.3.1 Khái niệm và tầm quan trọng của
con dấu

Con dấu là vật thể được khắc chìm hoặc
nổi với mục đích tạo nên m ột hình dấu cố định
trên văn bản.

Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách
pháp nhân của cơ quan, tổ chức và khẳng định
giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ

40
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

quan, tổ chức và chức danh Nhà nước. Con dấu
được quản lý theo quy định của nhà nước.

Dấu là m ột thành phấn thể thức của văn
bản. Thể hiện giá trị pháp lý của văn bản, văn bản
không có con dấu là những văn bản không có giá
trị pháp lý và hiệu lực thi hành.

Con dấu là thành phần biểu thị vị trí của
cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước, là m ột
trong những yếu tố quan trọng giúp cơ quan tự
nhân danh mình thực hiện các hoạt động giao
dịch, trao đổi với cơ quan, tổ chức cá nhân khác.

Con dấu là thành phần quan trọng giúp
các cơ quan, tổ chức tránh được tình trạng giả
mạo giấy tờ.

Các chức danh Nhà nước, Thủ trưởng
hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng
con dấu của cơ quan, tổ chức m ình theo đúng
chức năng và thẩm quyền được pháp luật quy
định.


41
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

1.2.3.2 Các văn bản hiện hành quy định
về quản lý và sử dụng con dấu. - Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của
Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu.

- Thông tư số 07/2002/TT-BCA ngày 6
tháng 05 năm 2002 của Bộ Công an và ban Tổ
chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một
số quy định tại Nghị định 58/2001/NĐ-CP.

- Thông tư 08/2003/TTLT ngày 12 tháng
05 năm 2003, của Bộ Công an hướng dẫn mẫu
dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử
dụng con dấu cơ quan, tổ chức theo Nghị định
58/2001/NĐ-CP.

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về Công tác
văn thư.

1.2.3.3 Các loại dấu và việc bảo quản, sử
dụng con dấu trong cơ quan.

- Nguyên tắc con dấu:



42
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ
sau khi đã có chữ ký của cấp trên hoặc của người
có thẩm quyền, không được đóng dấu trên giấy
trắng, giấy khống chỉ hoặc đóng dấu vào văn bản
giấy tờ chưa ghi nội dung.

Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn.
Trường hợp đóng dấu ngược, phải hủy văn bản
để làm văn bản khác.

Chỉ người được giao giữ dấu mới được
đóng vào văn bản. Tất cả những người khác
không được m ượn dấu để đóng văn bản hoặc giấy
tờ khác.

- Sử dụng các loại dấu trong cơ quan:

Ngoài con dấu pháp nhân trong một cơ
quan có thể được khắc thêm dấu chìm, dấu nổi,
dấu thu nhỏ. Vì vậy khi sử dụng các loại dấu trên
phải đúng với nội dung và tính chất công việc.

Đối với dấu chỉ mức độ mật, khẩn ở dưới
số và ký hiệu văn bản (nếu là văn bản có tên loại),



43
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

dưới trích yếu nội dung (nếu là công văn hành
chính).

- Bảo quản con dấu:

Dấu phải để tại cơ quan, đơn vị và phải
được quản lý chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết
để giải quyết công việc xa cơ quan, đơn vị. Thủ
trưởng của cơ quan, tổ chức có thể mang con dấu
đi theo nhưng phải bảo quản cẩn thận và phải
chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và
đóng dấu trong khoảng thời gian đó.

Dấu phải giao cho một cán bộ văn thư đủ
tin cậy giữ và đóng dấu, khi vắng phải giao lại
cho người khác theo yêu cầu của lãnh đạo cơ
quan. Dấu phải để trong hòm, tủ có khóa chắc
chắn trong cũng như ngoài giờ làm việc.

Không được sử dụng vật cứng để cọ rửa
dấu. Khi cần cọ rửa dấu có thể ngâm dấu vào
săng và dùng chổi lông để rửa.




44
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Khi dấu bị m òn trong quá trình sử dụng
hoặc hỏng, biến dạng phải xin phép khắc dấu mới
và nộp lại dấu cũ.

Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng
quy định, lợi dụng việc bảo quản, sử dụng dấu để
hoạt động phạm pháp sẽ bị sử lý hành chính hoặc
truy tố trước pháp luật.

Khi con dấu bị mất phải báo cáo ngay
cho cơ quan Công an gần nhất, đống thời báo cho
cơ quan Công an cấp giấy phép khắc dấu để phối
hợp truy tìm và phải thông báo hủy con dấu bị
mất.



1.3 Lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ
cơ quan.

Hồ sơ là m ột tập gồm hoặc một tập văn
bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng
một đặc điểm về thể loại tác giả hình thành trong
quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức

45
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc một cá
nhân.

Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng
của công tác văn thư cơ quan, được thực hiện
trong suốt quá trình giải quyết công việc, tức là
công việc giải quyết đến đâu, cán bộ phụ trách
công việc đó phải tiến hành sưu tầm, tập hợp các
văn bản liên quan đến việc đó để lập hồ sơ.

Trong thực tế, việc lập hồ sơ cũng được
tiến hành m ột chác phổ biến trong các lưu trữ cơ
quan và lưu trữ Nhà nước, do việc lập hồ sơ ở văn
thư cơ quan làm chưa tốt.

Lập hồ sơ là m ắt xích gắn liền công tác
văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực
tiếp đến công tác lưu trữ.

* Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ.

Lập hồ sơ hiện hành là khái niệm dùng
để chỉ việc lập hồ sơ đối với các văn bản vừa giải
quyết xong của cơ quan và do cán bộ viên chức
hoặc văn thư cơ quan lập.

46
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Nếu trong một cơ quan công tác lập hồ
sơ hiện hành được thực hiên tốt sẽ có tác dụng
sau đây:

- Nâng cao hiệu suất và chất lượng công
tác của cán bộ, nhân viên.

- Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu
được chặt chẽ.

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
lưu trữ.



* Việc lập hồ sơ phải đảm bảo những yêu
cầu sau:

- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng
chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ
quan, tổ chức.

- Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ
sơ phải có liên quan chặt chẽ với nhau và phản
ánh đúng trình tự của sự việc hay trình tự giải
quyết công việc.


47
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ
sơ phải có giá bảo quản tương đối đồng đều.




48
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

CHƯƠNG 2
THỰC TRANG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ THUỘC
BỘ TƯ PHÁP

2.1 Giới thiệu tổng quát về Tổng cục thi
hành án dân sự

2.1.1 Vài nét về sự ra đời và phát triển
của Tổng Cục Thi hành án dân sự.

Tại kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khóa IX
đã ban hành Nghị quyết ngày 06 tháng 10 năm
1992 về việc bàn giao công tác Thi hành án dân
sự từ Tòa án nhân dân các cấp sang cơ quan của
Chính phủ vào tháng 6 năm 1993. Theo đó, Pháp
lệnh Thi hành án dân sự năm 1993 đã ban hành
tạo cơ sở cho việc xây dựng hệ thống tổ chức và
hoạt động của các cơ quan Thi hành án dân sự
trong toàn quốc.

Bộ tư pháp là m ột trong những cơ quan
giúp Chính phủ quản lý nhà nước về công tác Thi
hành án dân sự. Tại Nghị định số 30/CP ngày 02
tháng 6 năm 1993 của Chính phủ đã quy định
49
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Cục Quản lý thi hành án dân sự thuộc Bộ tư pháp
“là cơ quan giúp Bộ trưởng Bộ tư pháp thực hiện
việc quản lý nhà nước theo quy định tại Điều 10
của Pháp lệnh Thi hành án dân sự ”. Để triển
khai các nhiệm vụ theo quy định của Pháp lệnh,
ngày 20 tháng 7 năm 1993, Bộ trưởng Bộ tư pháp
đã có Quyết định số 473/QĐ-TC về việc thành lập
Cục quản lý Thi hành án dân sự thuộc Bộ tư
pháp.

Đến năm 2003, nhằm đáp ứng các yêu
cầu mới của hoạt động Thi hành án dân sự, trên
cơ sở Nghị định số 62/2003/NĐ – CP ngày 06
tháng 6 năm 2003 của Chính phủ, ngày 05 tháng
8 năm 2003 Bộ trưởng Bộ tư pháp đã ban hành
Quyết định số 328/QĐ- BTP đã đổi tên Cục quản
lý Thi hành án dân sự thành Cục Thi hành án
dân sự thuộc Bộ tư pháp.

Bộ tư pháp là cơ quan Chính phủ thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác xây
dựng Pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật, Thi
hành án dân sự, hành chính tư pháp, bổ trợ tư
50
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

pháp về công tác tư pháp khác trong phạm vi cả
nước; thực hiện quản lý nhà nước các dịch vụ
công thuộc phạm vị quản lý của Bộ theo quy định
của Pháp luật. Và ngày 02 tháng 10 năm 2009 Bộ
tư pháp đã ban hành Quyết định số 2235/QĐ-BTP
ngày 02/10/2009 của Bộ tư pháp về việc ban hành
kế hoạch triển khai thực hiện Nghị định số
74/2009/NĐ –CP ngày 09/9/2009 của Chính phủ
quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành m ột số
điều của Luật thi hành án dân sự về cơ quan
quản lý Thi hành án dân sự.

Kể từ ngày 10/11/2009, Bộ Tư pháp quyết
định thành lập Tổng cục Thi hành án dân sự theo
Nghị định 74/2009/NĐ-CP hướng dẫn một số điều
của Luật Thi hành án dân sự. Tổng cục được
thành lập trên cơ sở Cục Thi hành án dân sự
trước đây nhằm tăng cường hiệu lực, hiệu quả,
nâng cao chất lượng quản lý tổ chức thi hành án
dân sự…

Hiện nay, Tổng cục thi hành án dân sự là
một trong 27 đơn vị thuộc Bộ tư pháp giúp Bộ
51
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

trưởng Bộ tư pháp thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về công tác Thi hành án dân sự.

2.1.2 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ
Tư pháp.

Tổng cục Thi hành án dân sự là đơn vị
thuộc Bộ tư pháp có chức năng giúp Bộ trưởng
Bộ tư pháp thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước về Thi hành án dân sự trong phạm vi cả
nước; hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ và giải quyết
khiếu nại tố cáo về Thi hành án dân sự.

Tổng cục Thi hành án dân sự có tư cách
pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.

Tổng Cục Thi hành án dân sự thuộc Bộ
Tư pháp giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về thi hành án dân
sự trong phạm vi cả nước, có các nhiệm vụ, quyền
hạn chung sau đây:

- Giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp về xây
dựng, ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp

52
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp
luật về thi hành án dân sự;

- Giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp quản lý tổ
chức, cán bộ của các cơ quan thi hành án dân sự
địa phương; tham mưu để Bộ trưởng Bộ Tư pháp
chỉ đạo hoặc chỉ đạo theo thẩm quyền việc áp
dụng thống nhất các quy định pháp luật trong
hoạt động thi hành án dân sự;

- Hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra chuyên
môn, nghiệp vụ công tác thi hành án dân sự; bồi
dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho Chấp hành
viên và công chức khác của cơ quan thi hành án
dân sự địa phương;

- Giải quyết khiếu nại về thi hành án
thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật về
thi hành án dân sự; giải quyết tố cáo về thi hành
án dân sự theo quy định của Luật Khiếu nại, tố
cáo.

- Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của Tổng
cục Thi hành án dân sự do Bộ trưởng Bộ Tư pháp
quy định (tại Nghị định 74/2009/NĐ-CP ngày 09
53
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

tháng 9 năm 2009 của Chính phủ quy định chi
tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật
Thi hành án dân sự về cơ quan quản lý thi hành
án dân sự, cơ quan thi hành án dân sự và công
chức làm công tác thi hành án dân sự.).

2.1.3 Tổ chức và cán bộ, công chức của
Tổng cục Thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp.

Tổng cục Thi hành án dân sự thuộc Bộ
Tư pháp có các Vụ trực thuộc do Bộ trưởng Bộ
Tư pháp quyết định.

Tổng cục Thi hành án dân sự có Tổng
cục trưởng, Phó Tổng cục trưởng, Vụ trưởng,
Phó vụ trưởng và Chánh văn phòng, Phó chánh
phòng (gọi chung là Vụ trưởng và Phó Vụ
trưởng), cán bộ, công chức chuyên môn khác.

2.1.4 Cơ cấu tổ chức của Tổng cục thi
hành án dân sự.

Tổng cục trưởng, các Phó Tổng cục
trưởng; các Vụ trưởng và Phó vụ trưởng.



54
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Các phòng chuyên môn thuộc Tổng cục
thi hành án dân sự.

-Văn phòng Tổng cục;

- Vụ Tổ chức cán bộ;

- Phòng chỉ đạo nghiệp vụ Thi hành án
trong các bản án, quyết định dân sự, Hôn nhân và
gia đình, Kinh tế, Lao động, Phá sản (gọi tắt là
phòng Nghiệp vụ I);

- Phòng chỉ đạo Thi hành án dân sự về
tài sản trong các bản án,quyết định hình sự, hành
chính (gọi tắt là phòng Nghiệp vụ II);

- Vụ Giải quyết khiếu nại, tố cáo;

- Vụ Kế hoạch – Tài chính;

- Phòng Trung tâm dữ liệu, thông tin và
Thống kê Thi hành án.

Để thực hiện có hiệu quả chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn được giao, Tổng cục Thi
hành án dân sự được tổ chức gồm có 01 Tổng cục
trưởng và 03 Phó Tổng cục trưởng và 07 phòng
chuyên môn.
55
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô


Tổng Cục trưởng




Phó Tổng Phó Tổng Cục Phó Tổng
Cục trưởng Cục trưởng
trưởng



Trung tâm
Vụ
P. Nghiệp P. Nghiệp
V. V.
Văn DL, TT và
GQ
vụ 1 vụ 2 TK THA
phòng TCCB KHTC
KNTC



Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Tổng
Cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp

2.1.4.1 Nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng
cục trưởng.

Tổng cục trưởng là người lãnh đạo, quản
lý, điều hành Tổng cục, hệ thống cơ quan thi
hành án dân sự và chịu trách nhiệm trước Bộ
trưởng Bộ Tư pháp (sau đây gọi tắt là Bộ trưởng)
và trước pháp luật về việc quản lý, điều hành
Tổng cục và hệ thống cơ quan thi hành án dân
sự.



Trách nhiệm của Tổng cục trưởng:

56
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

- Chủ động tổ chức thực hiện công việc
thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng
cục;

- Ban hành và kiểm tra việc thực hiện
nội quy, quy chế của Tổng cục theo quy định của
pháp luật và của Bộ Tư pháp;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ
trưởng giao hoặc theo quy định của pháp luật;
được Bộ trưởng uỷ quyền giải quyết một số công
việc thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng và phải
chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và
trước Bộ trưởng về nội dung được ủy quyền; ký
các văn bản được Bộ trưởng uỷ quyền;

- Phân công nhiệm vụ, chỉ đạo sự phối
hợp, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ
của các Phó Tổng cục trưởng; đánh giá, quy
hoạch, đào tạo bồi dưỡng, bố trí, sắp xếp, luân
chuyển, điều động, tiếp nhận, khen thưởng, kỷ
luật, thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ,
công chức theo quy định của pháp luật và phân
cấp của Bộ trưởng;
57
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

- Phối hợp với Thủ trưởng đơn vị khác
thuộc Bộ Tư pháp để xử lý kịp thời những vấn đề
có liên quan đến công việc thuộc chức năng,
nhiệm vụ của Tổng cục và thực hiện nhiệm vụ
chung của Bộ Tư pháp;

- Tổ chức thực hiện các quy định của
pháp luật về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí,
chống tham nhũng, tiêu cực; quản lý, sử dụng
đúng chế độ, mục đích, có hiệu quả tài sản, kinh
phí được giao theo quy định của pháp luật và
phân cấp của Bộ trưởng;

- Thực hiện đầy đủ chế độ thông tin, báo
cáo theo quy định của pháp luật và của Bộ Tư
pháp;

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật và
trước Bộ trưởng khi để xảy ra tình trạng quan
liêu, tiêu cực, tham nhũng, gây thiệt hại lớn cho
Tổng cục và Bộ Tư pháp;

- Tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức
chính trị, chính trị - xã hội của Tổng cục hoạt
động có hiệu quả; phối hợp với tổ chức chính trị,
58
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

chính trị - xã hội của Bộ Tư pháp và của các đơn
vị khác trong việc thực hiện các nhiệm vụ của
Tổng cục, các chế độ, chính sách liên quan đến
quyền, nghĩa vụ và lợi ích của cán bộ, công chức;

- Điều hành đơn vị chấp hành chính
sách, pháp luật của Nhà nước, quy chế làm việc
của Bộ Tư pháp, các chủ trương, chính sách của
chính quyền địa phương nơi đóng trụ sở;

- Uỷ quyền cho Phó Tổng cục trưởng
quản lý, điều hành Tổng cục khi vắng mặt;
trường hợp vắng mặt từ một ngày trở lên thì
thông báo cho Chánh Văn phòng Tổng cục biết.

Tổng cục trưởng trực tiếp giải quyết các
công việc sau đây:

- Công việc thuộc lĩnh vực do Tổng cục
trưởng trực tiếp phụ trách;

- Công việc đã giao cho Phó Tổng cục
trưởng thực hiện nhưng thấy cần thiết phải giải
quyết vì cấp bách hoặc nội dung quan trọng hoặc
do Phó Tổng cục trưởng được phân công vắng

59
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

mặt; những việc các Phó Tổng cục trưởng còn có
ý kiến khác nhau;

- Những công việc khác theo quy định
của pháp luật hoặc do Bộ trưởng yêu cầu.

Tổng cục trưởng đưa ra thảo luận trong
tập thể Lãnh đạo Tổng cục trước khi quyết định
các vấn đề sau:

- Chương trình, kế hoạch công tác, kế
hoạch kiểm tra hàng năm của Tổng cục; các báo
cáo sơ kết 6 tháng, tổng kết năm của Tổng cục và
các báo cáo khác nếu thấy cần thiết;

- Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát
triển dài hạn; dự án, dự thảo văn bản pháp luật
do Tổng cục chủ trì xây dựng để Tổng cục trưởng
trình cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc ban
hành theo thẩm quyền;

- Dự toán, quyết toán ngân sách; chế độ
chi tiêu nội bộ, quản lý tài sản, kế hoạch mua sắm
tài sản của Tổng cục theo quy định;



60
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

- Công tác tổ chức, cán bộ của Tổng cục
theo quy định;

- Những vấn đề khác theo quy định của
pháp luật hoặc do Tổng cục trưởng thấy cần thiết
phải đưa ra thảo luận trong tập thể Lãnh đạo
Tổng cục.
2.1.4.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Tổng cục trưởng.
Phó Tổng cục trưởng giúp Tổng cục
trưởng quản lý, điều hành, phụ trách một số lĩnh
vực, nhiệm vụ công tác, một hoặc một số Vụ thuộc
Tổng cục, một số cơ quan thi hành án dân sự địa
phương (sau đây gọi chung là lĩnh vực) theo sự
phân công của Tổng cục trưởng.

Các Phó Tổng cục trưởng được phân
công phụ trách lĩnh vực nào thì chủ động giải
quyết công việc thuộc lĩnh vực đó và chịu trách
nhiệm trước Tổng cục trưởng về tiến độ và chất
lượng công việc; nhân danh và sử dụng quyền
hạn của Tổng cục trưởng khi giải quyết các công
việc thuộc lĩnh vực được phân công; chịu trách


61
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

nhiệm trước Tổng cục trưởng và trước pháp luật
về việc thực hiện nhiệm vụ được phân công.

Phó Tổng cục trưởng có trách nhiệm:

- Chấp hành sự chỉ đạo, phân công công
tác của Tổng cục trưởng;

-Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc việc thực
hiện công việc trong các lĩnh vực, nhiệm vụ được
phân công phụ trách;

- Phân công công tác và đánh giá kết quả
thực hiện nhiệm vụ đối với các Vụ và cán bộ,
công chức được phân công phụ trách;

- Ký thay Tổng cục trưởng các văn bản
trong lĩnh vực được phân công phụ trách và các
văn bản khác theo uỷ quyền của Tổng cục trưởng;

- Phối hợp với Phó Tổng cục trưởng khác
trong giải quyết công việc có liên quan;

- Trường hợp vắng mặt trong giờ làm
việc thì phải báo cáo Tổng cục trưởng;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng
cục trưởng giao.
62
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Phó Tổng cục trưởng phải báo cáo Tổng
cục trưởng những vấn đề sau:

- Những vấn đề pháp luật chưa quy định,
chưa có trong chương trình, kế hoạch công tác
của Tổng cục hoặc mới phát sinh, nhạy cảm,
quan trọng khác trong quá trình thực hiện các
nhiệm vụ được giao;

- Chương trình, kế hoạch công tác và
việc điều chỉnh nội dung, thời hạn các công việc
đã được xác định trong chương trình, kế hoạch
công tác của Tổng cục thuộc lĩnh vực được phân
công phụ trách;

- Những vấn đề có liên quan đến từ hai
Phó Tổng cục trưởng trở lên nhưng các Phó Tổng
cục trưởng còn có ý kiến khác nhau hoặc liên
quan đến lĩnh vực do Tổng cục trưởng phụ trách;

- Những vấn đề khác khi Phó Tổng cục
trưởng thấy cần thiết hoặc theo yêu cầu của Tổng
cục trưởng.



63
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

2.1.4.3 Nhiệm vụ quyền hạn của Vụ
trưởng và Phó vụ trưởng thuộc Tổng cục.

Chánh Văn phòng, Vụ trưởng, Giám đốc
trung tâm thuộc Tổng cục (gọi chung là Vụ
trưởng) quản lý, điều hành hoạt động của Vụ và
trực tiếp thực hiện một số công việc trong lĩnh
vực, chuyên môn nghiệp vụ được phân công; chịu
trách nhiệm trước pháp luật và trước Tổng cục
trưởng về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao.

* Vụ trưởng có trách nhiệm:

Chấp hành sự chỉ đạo, hướng dẫn của
Lãnh đạo Tổng cục trực tiếp phụ trách;

Xây dựng, trình Tổng cục trưởng dự kiến
chương trình, kế hoạch công tác của Vụ và tổ
chức thực hiện sau khi được phê duyệt;

Phân công công việc cho Phó Vụ trưởng,
các cán bộ, công chức khác và tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ của Vụ; theo dõi, hướng dẫn, đôn
đốc, kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện công
việc của cán bộ, công chức thuộc Vụ; thực hiện

64
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

việc quản lý, kiểm tra, đánh giá cán bộ, công chức
thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định và chỉ
đạo của Lãnh đạo Tổng cục. Chịu trách nhiệm
trước pháp luật và Tổng cục trưởng về toàn bộ
công việc của Vụ.

Ban hành và kiểm tra việc thực hiện nội
quy, quy chế của Vụ theo chỉ đạo của Tổng cục.
Đôn đốc việc thưc hiện quy chế làm việc của Bộ
Tư pháp và của Tổng cục.

Tổ chức thực hiện các quy định của pháp
luật, của Bộ Tư pháp và của Tổng cục về thực
hành tiết kiệm, chống lãng phí, chống tham
nhũng, tiêu cực; quản lý, sử dụng tài sản, kinh
phí được giao có hiệu quả.

Chủ động thực hiện các nhiệm vụ được
giao theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn ban
hành văn bản, quy trình giải quyết công việc;

Phối hợp với các Vụ khác trong Tổng cục
để giải quyết các công việc có liên quan; báo cáo
Lãnh đạo Tổng cục trực tiếp phụ trách về các vấn


65
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

đề vượt quá thẩm quyền hoặc những vấn đề còn
có ý kiến khác nhau giữa các Vụ;

Uỷ quyền cho một Phó Vụ trưởng quản
lý, điều hành Vụ khi vắng mặt; trường hợp vắng
mặt trong giờ làm việc thì phải báo cáo và được
sự đồng ý của Lãnh đạo Tổng cục trực tiếp phụ
trách;

Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo
quy định;

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng
cục trưởng giao.

* Phó Chánh Văn phòng, Phó Vụ
trưởng, Phó Giám đốc trung tâm thuộc Tổng cục
(gọi chung là Phó Vụ trưởng) giúp Vụ trưởng
điều hành hoạt động của Vụ và trực tiếp thực
hiện một số công việc trong lĩnh vực, chuyên môn
nghiệp vụ được phân công, phân cấp; theo dõi,
kiểm tra và đánh giá kết quả việc thực hiện công
việc được giao đối với các đơn vị, cá nhân được
phân công phụ trách, phối hợp với các Phó Vụ
trưởng khác trong việc giải quyết các công việc có
66
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

liên quan, báo cáo Vụ trưởng những vấn đề vượt
quá thẩm quyền hoặc các Phó Vụ trưởng còn có
những ý kiến khác nhau; chịu trách nhiệm trước
Vụ trưởng và trước pháp luật về kết quả thực hiện
các nhiệm vụ đó; trường hợp vắng mặt trong giờ
làm việc thì phải báo cáo và được sự đồng ý của
Vụ trưởng.

* Tổng Cục trưởng uỷ quyền cho Vụ
trưởng ký thừa lệnh (TL) và sử dụng con dấu của
Tổng cục để ban hành các văn bản xử lý, giải
quyết công việc sau đây thuộc lĩnh vực phụ trách:

Yêu cầu cơ quan thi hành án dân sự địa
phương báo cáo công tác thi hành án, báo cáo
thống kê thi hành án, báo cáo về tài chính, tài
sản, đầu tư xây dựng cơ bản, về phí thi hành án
dân sự, báo cáo về công tác tổ chức, cán bộ và các
loại báo cáo khác theo yêu cầu của Lãnh đạo
Tổng cục;

Thông báo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo
Tổng cục về việc thi hành án và yêu cầu cơ quan


67
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

thi hành án dân sự thực hiện, báo cáo kết quả
thực hiện ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục;

Yêu cầu cơ quan thi hành án dân sự báo
cáo việc thi hành án, chuyển hoặc bổ sung hồ sơ
thi hành án;

Yêu cầu cơ quan thi hành án dân sự góp
ý kiến xây dựng dự thảo các văn bản liên quan
đến thi hành án;

Thông báo ý kiến của Lãnh đạo Tổng cục
về tổ chức, cán bộ, công tác lãnh đạo, chỉ đạo của
Lãnh đạo Tổng cục và đôn đốc việc thực hiện, báo
cáo kết quả thực hiện ý kiến chỉ đạo của Lãnh
đạo Tổng cục;

Phiếu chuyển đơn thư, giấy báo tin cho
đương sự về thi hành án và các văn bản khác
được uỷ quyền;

Lệnh điều xe ôtô cho cán bộ, công chức
của Tổng cục đi công tác.




68
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

* Chánh Văn phòng Tổng cục, ngoài việc
thực hiện quy định trên còn có các trách nhiệm
sau:

Chủ trì việc xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác, kế hoạch kiểm tra của Tổng cục
và theo dõi, đôn đốc thực hiện chương trình, kế
hoạch đó sau khi Tổng cục trưởng quyết định;
tham mưu với Lãnh đạo Tổng cục các giải pháp
bảo đảm thực hiện hoàn thành chương trình, kế
hoạch công tác của Tổng cục;

Tổng hợp tình hình thực hiện chương
trình, kế hoạch công tác của Tổng cục và tổng
hợp thông tin phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều
hành của Lãnh đạo Tổng cục;

Kiểm tra về thủ tục, thể thức và nội dung
hồ sơ trình Lãnh đạo Tổng cục giải quyết công
việc theo quy định tại Quy chế này;

Theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện
các quy chế, quy định, quy trình về chế độ làm
việc của Tổng cục và của Bộ Tư pháp; bảo đảm


69
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

trật tự, an toàn, kỷ luật hành chính của cơ quan
theo quy định của pháp luật và của Tổng cục;

Tổ chức thực hiện công tác hành chính,
văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất, con dấu,
kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện làm
việc, phương tiện ô tô đi lại phục vụ chung cho
hoạt động và công tác quản trị nội bộ của Tổng
cục;

Thực hiện nhiệm vụ Người phát ngôn
của Tổng cục.

2.1.4.4 Nhiệm vụ, quyền hạn của các
đơn vị thuộc Tổng cục thi hành án dân sự.

* Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng
Tổng cục.

Văn phòng giúp Tổng cục trưởng Tổng
cục thi hành án dân sự thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn liên quan đến công tác tham mưu,
tổng hợp, báo cáo, hành chính, quản trị, lưu trữ,
thông tin về Thi hành án; xây dựng dự thảo các
văn bản pháp luật có liên quan và thực hiện các

70
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng cục
trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự.




Chánh V ăn
phòng




Phó chánh văn Phó chánh văn
phòng p hòng




Đội xe
Thống kê Tổ chức
Thi hành án hành chính




71
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn
phòng

* Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng
Nghiệp vụ I

Phòng Nghiệp vụ I giúp Tổng cục trưởng
Tổng cục thi hành án dân sự thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn liên quan đến việc hướng dẫn, chỉ đạo
nghiệp vụ Thi hành bản án, quyết định dân sự,
kinh tế, lao động, hôn nhân gia đình, phá sản
thuộc thẩm quyền; xây dựng dự thảo các văn bản
pháp luật có liên quan và thực hiện các nhiệm vụ
khác theo sự phân công của Tổng cục trưởng
Tổng cục Thi hành án dân sự.

* Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng
Nghiệp vụ II

Phòng Nghiệp vụ II giúp Tổng cục
trưởng Tổng cục thi hành án dân sự thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến hướng dẫn,
chỉ đạo nghiệp vụ thi hành phần tài sản trong bản
án,quyết định hình sự, hành chính thuộc thẩm
quyền; xây dựng dự thảo các văn bản pháp luật
72
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

có liên quan và thực hiện các nhiệm vụ khác theo
sự phân công của Tổng cục trưởng Tổng cục thi
hành án dân sự.

* Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Giải
quyết khiếu nại, tố cáo

Phòng Giải quyết khiếu nại, tố cáo giúp
Cục trưởng Cục thi hành án dân sự thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến công tác giải
quyết khiếu nại, tố cáo về thi hành án thuộc thẩm
quyền; xây dựng dự thảo các văn bản pháp luật
có liên quan và thực hiện các nhiệm vụ khác theo
sự phân công của Cục trưởng Cục thi hành án
dân sự.

* Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Tổ
chức cán bộ

Phònhg Tổ chức cán bộ giúp Tổng cục
trưởng Tổng cục thi hành án dân sự thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến công tác tổ
chức cán bộ, chế độ chính sách cán bộ, đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ, công tác thi đua, khen thưởng
của Tổng cục thi hành án dân sự, các cơ quan
73
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Thi hành án dân sự địa phương thuộc thẩm
quyền; xây dựng dự thảo các văn bản pháp luật
có liên quan và thực hiện các nhiệm vụ khác theo
sự phân công của Tổng cục trưởng Tổng cục thi
hành án dân sự.

* Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Kế
toán - Tài chính

Phòng Kế tóan – Tài chính giúp Tổng
cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự thực
hiện nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến công tác
tài chính, kế toán của Tổng cục thi hành án dân
sự, các cơ quan thi hành án địa phương thuộc
thẩm quyền; phối hợp với Vụ Kế hoạch – Tài
chính quản lý cơ sở vật chất, phương tiện hoạt
động, xây dựng cơ bản của cơ quan thi hành án
dân sự địa phương; xây dựng dự thảo các văn bản
pháp luật có liên quan và thực hiện các nhiệm vụ
khác theo sự phân công của Tổng cục trưởng
Tổng cục thi hành án dân sự.

* Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Trung
tâm dữ liệu, thông tin và thống kế Thi hành án.
74
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Giúp Tổng cục trưởng Tổng cục thi hành
án quản lý mạng phần mềm thống kế về kết quả
Thi hành án của Thi hành án trong cơ quan
THADS tại các địa phương.




2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Tổng
cục Thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp

Nhận thức được tầm quan trọng công tác
văn thư đối với cơ quan quản lý Nhà nước là rất
quan trọng, nhất là đối với cơ quan Thi hành án
dân sự nói chung và Tổng cục Thi hành án dân
sự nói riêng. Việc tiếp nhận công văn đến và ban
hành công văn đi cũng như lưu trữ tài liệu, hồ sơ
là vấn đề cần thiết đối với cơ quan, bởi nó liên
quan đến chất lượng quản lý Nhà nước. Do vậy,
công tác văn thư luôn được Lãnh đạo Tổng cục
quan tâm chăm lo và nâng cao hiệu quả hoạt
động của công tác văn thư từ phương tiện phục
vụ cho đến nhân sự làm công tác văn thư luôn
được cải thiện.
75
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

2.2.1 Cơ sở vật chất phục vụ công tác

Nhận thức tầm quan trọng của công tác
văn thư tại cơ quan, từ khi được thành lập cho
đến nay thì hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho
công tác văn thư không ngừng được cải thiện
nâng cao, đáp ứng được yêu cầu đặt ra.

Văn phòng, khu làm việc của văn thư
được bố trí rộng rãi khang trang, thuận tiện cho
việc trao đổi thông tin giữa các Vụ với Văn phòng.
Một số máy móc phục vụ cho công tác văn thư
được đầu tư trang bị như: máy vi tính, máy photo,
máy fax, máy in, m áy điều hòa, điện thoại cùng
với đó là phòng làm việc, bàn làm việc, tủ đựng
con dấu,... và các vật dụng khác được trang bị khá
đầy đủ. Hiện tại thì văn phòng chưa trang bị máy
scan, máy hủy tài liệu m à những tài liệu thừa
hoặc hỏng không dùng nữa trong quá trình làm
việc, được đưa vào thùng rác trong phòng được
dọn bán lại cho người mua những giấy và tài liệu
cũ. Điều này sẽ tiếp kiệm được cho văn phòng.


76
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Máy tính văn phòng được kết nối mạng
internet, luôn kết nối, cập nhật những thông tin
bên ngoài phục vụ cho hoạt động văn phòng, văn
thư. Những thông tin, sự kiện bên ngoài có liên
quan đến Tổng cục luôn được cập nhật và báo
cáo nhanh chóng.

Mạng máy tính nội bộ trong Tổng cục
cũng luôn được kết nối với nhau để tạo sự liên hệ
giữa các bộ phận một cách nhanh chóng, chính
xác nhất. Quá trình chuyển giao thông tin giũa
các bộ phận, các phòng chức năng trong Tổng
cục từ đó cũng dần được diễn ra nhanh chóng.
Máy tính của bộ phận văn thư được cài đặt
chương trình riêng về công tác văn thư. Chương
trình này là sự hỗ trợ rất đắc lực cho cán bộ văn
thư trong quá trình làm việc. Giúp công việc của
văn thư diễn ra nhanh chóng, hiệu quả và chính
xác hơn.

Nhờ vậy nên CTVT văn thư trong Tổng
cục đã hoạt động một cách rất hiệu quả. Công
việc soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản, chuyển
77
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

văn bản, sao, in văn bản, quản lý công văn giấy
tờ, công tác thông tin, quản lý con dấu... đều được
thực hiện đầy đủ, trôi chảy, nhanh chóng, hiệu
quả và đi vào nề nếp.

Nhìn chung cơ sở vật chất phục vụ công
tác văn thư tại văn phòng Tổng cục được trang bị
khá đầy đủ phục vụ đắc lực cho hoạt động giải
quyết và quản lý văn bản và ban hành văn bản
của cán bộ văn thư. Nhưng việc ứng dụng công
nghệ thông tin chưa được hoàn thiện thường
xuyên bị lỗi mạng, lỗi đường truyền, nhiều khi
đang làm việc bị ngắt quảng do phần mềm không
tiếp tục hoạt động, gây ra sự ức chế trong quá
trình làm việc của cán bộ văn thư. Cần sớm khắc
phục lỗi này.

2.2.2 Nhân sự làm công tác văn thư

Văn phòng Tổng cục đã tuyển dụng và sử
dụng 02 nhân viên văn thư. Có kinh nghiệm lâu
năm về chuyên ngành văn thư tại văn phòng cơ
quan kể từ ngày đầu thành lập.


78
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Công tác chính được giao cho cán bộ Lê
Thị Thanh, tốt nghiệp chuyên ngành văn thư lưu
trữ tại trường Cao đẳng Nội Vụ, có kinh nghiệm
làm tại cơ quan được 10 năm; và Nguyễn Thị Hà
là nhân viên hợp đòng văn thư mới được đưa
sang từ Cục Công nghệ thông tin, do trong thời
gian m ới thành lập Tổng cục chưa có đủ nhân
viên nên đã tạm thời cử đồng chí Hà làm nhiệm
vụ văn thư và chờ thành lập Vụ Công nghệ thông
tin thuộc Tổng cục Thi hành án dân sự. Tuy là
nhân viên không thuộc chuyên ngành văn thư
nhưng đồng chí Hà đã làm quen và thường xuyên
học tập nâng cao sự hiểu biết về công tác văn thư
và đã có kinh nghiệm trên một năm tại vị trí này.

Cán bộ nhân viên làm công tác văn thư
tại cơ quan luôn tỏ ra nhiệt tình trong công việc,
khẩn trương giải quyết nhanh chóng công việc
được giao và hoàn thành xuất sắc công việc dựa
trên kiến thức của m ình.

Lãnh đạo Tổng cục cũng thường xuyên
chú ý đến hoạt động công tác văn thư, mở các lớp
79
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

tập huấn và trao đổ kinh nghiệm giữa các đơn vị,
các văn phòng thuộc các Vụ, Cục khác nhau
nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của
văn thư.

2.2.3 Công tác xây dựng và ban hành
văn bản

Tổng cục Thi hành án dân sự hàng năm
ban hành rất nhiều văn bản ở nhiều thể loại văn
bản khác nhau và có quy định rõ ràng và nghiêm
ngặt theo đúng thể thức, nội dung. Tất cả văn bản
do Tổng cục ban hành đều chính xác về thẩm
quyền ban hành, văn bản đều phản ánh đúng
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.

Về trình tự, thủ tục ban hành và thẩm
quyền ký văn bản cũng được tiến hành theo trình
tự nhất định cụ thể.

* Quy trình soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của m ình và những



80
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

mục đích, yêu cầu nhất định để làm ra văn bản
nhằm giải quyết một công việc cụ thể.

Quy trình cụ thể của việc soạn thảo một
văn bản được xây dựng dựa trên quy trình chuẩn
bị và yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó.
Đây là quy trình gồm những bước đi thích ứng
nhằm đảm bảo cho việc soạn văn bản nhanh
chóng, chính xác và thiết thực.

Quy trình soạn thảo văn bản của Tổng
cục Thi hành án dân sự được tiến hành theo 5
bước sau:

Bước 1: Xác định mục đích, nội dung
ban hành văn bản. Từ đó xác định được hình
thức phù hợp.

Khi có yêu cầu soạn thảo văn bản thì văn
thư phải hiểu được văn bản đó được xây dựng
phản ánh về vấn đề gì? Văn bản đó nhằm mục
đích gì, khi ban hành ra thực tế có được chấp
nhận hay không, và nội dung văn bản đó phải thể
hiện như thế nào cho hợp lý…? Từ đó văn thư sẽ
xác định tên loại, thể thức và nội dung thích hợp.
81
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Cán bộ văn thư làm tốt khâu này bước
đầu sẽ giúp lãnh đạo Tổng cục và cán bộ soạn
thảo thấy rõ cần hay không cần thiết phải ban
hành văn bản đó. Loại trừ được khả năng lạm
phát văn bản, giấy tờ và đó là căn cứ để lựa chọn
tên loại và cách trình bày văn bản cho phù hợp.

Bước 2: Thu thập thông tin liên quan
đến văn bản cần ban hành.

Đây là m ột công việc quan trọng trong
công tác xây dựng và ban hành văn bản vì thu
thập thông tin tốt, chính xác, nhanh thì nội dung
văn bản sẽ sinh động hơn, đầy đủ và phù hợp với
thực tế hơn. Văn bản được coi là đầy đủ các yếu
tố thông tin là văn bản đó phải có đủ thông tin
pháp lý và thông tin thực tế. Chính vì thế m à cán
bộ văn thư ở văn phòng Tổng cục luôn bám sát
thông tin pháp lý và thông tin thực tế để thu thập
được lượng thông tin nhanh chóng, chính xác,
đầy đủ nhất để đưa vào phù hợp với nội dung văn
bản ban hành.

Bước 3: Xây dựng đề cương.
82
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Đây là công việc chính, quan trọng trong
khâu soạn thảo văn bản vì nếu làm cẩn thận,
chính xác bước này thì văn bản khi ban hành mới
phát huy hết được hiệu lực và m ục đích văn bản
hướng tới.

Chính vì thế m à cán bộ văn thư ở văn
Tổng cục phải là người rất am hiểu luật, nắm
vững chức năng, nhiệm vụ của cơ quan m ình, có
ý thức lý luận, chính trị, xã hội… để làm tiền đề
nền tảng cho công việc soạn thảo.

Sau đó cán bộ văn thư sẽ soạn thảo văn
bản theo đúng nội dung, thể thức nội dung yêu
cầu. Tuỳ theo đối tượng thi hành văn bản, phạm
vi của văn bản rộng hay hẹp mà các cán bộ đánh
máy có thể nhân bản thành nhiều bản khác nhau,
phục vụ cho việc ban hành văn bản.

Để công việc soạn thảo cơ quan được tốt
hơn nữa thì cán bộ văn thư sau khi soạn thảo
xong phải đọc lại bản thảo, kiểm tra xem văn bản
đã trình bày đầy đủ các đề mục chưa, từ ngữ, văn


83
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

phong đã hợp lý chưa, thể thức văn bản có sai sót
gì không, nếu thấy sai sót phải sửa chữa lại.

Bước 4: Duyệt dự thảo văn bản.

Sau khi văn bản được soạn thảo xong thì
cán bộ văn thư sẽ trình lên lãnh đạo xem xét,
kiểm tra lại nội dung văn bản đã hợp lý hay chưa.

Ban hành văn bản là khâu được thực
hiện khá tốt ở Tổng cục, văn bản ban hành luôn
đảm bảo tính khoa học, ngôn ngữ, văn phong
chính xác, nội dung logic, đúng thẩm quyền ban
hành.

Cán bộ văn thư chỉ đảm nhiệm soạn thảo
những văn bản mang tính chung, khái quát của
cơ quan và các văn bản do Tổng cục trưởng, Phó
Tổng cục trưởng, Vụ trưởng, Chánh Văn phòng
yêu cầu.

Nhìn chung quy trình soạn thảo và ban
hành văn bản ở Tổng cục được thực hiện đầy đủ
các bước, đúng trình tự theo quy định pháp lý.
Văn bản ban hành đúng thể thức, đúng thẩm

84
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

quyền, đảm bảo các yếu tố thông tin cần thiết, đạt
hiệu lực cao.

Chánh văn phòng Tổng cục có trách
nhiệm xem xét các thể thức thủ tục, quy chế văn
bản và ký tắt vào văn bản trước khi trình Thủ
trưởng ký.

Bước 5: Triển khai văn bản.

Trong bước này người thực hiện soạn
thảo cần xác định văn bản gửi đến những cơ
quan nào, tổ chức, cá nhân nào. Từ đó làm thủ
tục gửi đi, sắp xếp, lưu văn bản và làm các công
việc theo dõi việc thực hiện.

* Thẩm quyền ký văn bản

Tổng cục làm việc theo chế độ một thủ
trưởng do vậy thẩm quyền ký sẽ phân như sau:

- Tổng Cục trưởng: Có thẩm quyền ký tất
cả các văn bản ban hành của Tổng Cục. Với văn
bản thuộc thẩm quyền ký của Tổng Cục Trưởng.

Mẫu chữ ký của Tổng cục trưởng:


85
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

TỔNG CỤC
TRƯỞNG



Nguyễn Văn
Luyện

- Phó Tổng Cục trưởng : Ký thay (KT)
Tổng Cục trưởng với tất cả các văn bản được
phân công phụ trách hoặc Ủy quyền.

Mẫu chữ ký của Phó Tổng cục trưởng:

KT. TỔNG
CỤC TRƯỞNG
PHÓ TỔNG CỤC
TRƯỞNG



Nguyễn
Thanh Thủy

- Chánh văn phòng và các Vụ trưởng
chuyên môn : Ký thừa lệnh (TL) các văn bản của
Tổng Cục, ký các văn bản của Tổng Cục trưởng,

86
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Phó Tổng Cục trưởng và trực tiếp ký một số văn
bản được phân công.

Mẫu chữ ký của Chánh văn phòng:

TL.TỔNG CỤC
TRƯỞNG

CHÁNH VĂN
PHÒNG TỔNG CỤC



Lưu Bình Nhưỡng

2.2.4 Tổ chức giải quyết và quản lý văn
bản đi

Văn bản đi là văn bản giấy tờ từ cơ quan,
đơn vị gửi đi nơi khác. Tất cả văn bản đi đều được
tập trung tại văn phòng và được cán bộ văn thư
giải quyết, được thực hiện theo đúng quy định và
trình tự cụ thể

Các công văn đi của Tổng hội được văn
thư xử lý qua những bước cơ bản sau đây:

Soạn thảo văn bản.

87
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Đầu tiên, văn thư sẽ phải soạn thảo văn
bản. Văn bản được giao cho cán bộ chuyên môn,
am hiểu về lĩnh vực soạn thảo. Soạn thảo văn bản
được thực hiện đầy đủ qua các trình tự của việc
soạn thảo văn bản do Nhà nước quy định: xác
định mục đích, nội dung ban hành văn bản, từ đó
xác định được hình thức phù hợp, thu thập thông
tin liên quan đến văn bản cần ban hành, xây
dựng đề cương, xây dựng bản thảo. Văn thư có
thể nghe ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo hoặc xem
bản thảo của lãnh đạo để biết nội dung văn bản
cần soạn thảo. Thể thức văn bản được cán bộ văn
thư trong Tổng cục áp dụng nghiêm ngặt đúng
theo nguyên tắc quy định trong Thông tư 55 của
Chính phủ về hướng dẫn trình bày thể thức của
văn bản.

Trình ký, thông qua văn bản.

Soạn thảo xong văn bản cán bộ văn thư
sẽ trình cho Chánh văn phòng (Vụ trưởng) để sửa
chữa những nội dung trong văn bản không. Đối
với những loại văn bản tài liệu không quan trọng
88
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

thì được ủy quyền cho các lãnh đạo cấp dưới ký.
Sau khi văn bản được thông qua văn thư sẽ soạn
thảo một bản chính thức và tiến hành các bước
tiếp theo.

Có 2 cách trình ký căn bản trong Tổng
hội được quy định:

+ Đối với văn bản thông thường, nội
dung không phức tạp thì các bộ chuyên môn trình
lên Chánh văn phòng hoặc Phó chánh văn phòng
(theo ý chỉ đạo của Chánh văn phòng) để ký nháy
vào cuối nơi nhận, khẳng định về mặt thể thức
của văn bản, sau đó cán bộ văn thư sẽ trình lên
người có thẩm quyền ký duyệt.

+ Với những văn bản có nội dung phức
tạp, phong phú, những văn bản chuyên ngành
như Đề án, Báo cáo Khoa học, Báo cáo thẩm
định… thì ngoài việc cán bộ chuyên môn là người
trực tiếp ký thì kèm theo văn bản trình ký là
những văn bản có liên quan để người có thẩm
quyền xem xét kỹ lưỡng trước khi ký và khi cần
thiết.
89
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Khi trình ký, m ỗi loại văn bản sẽ được để
trong m ột cặp, được gọi là cặp trình ký.

Đăng ký và chuyển giao văn bản đi.

Tổng cục hàng năm phát hành khối
lượng văn bản rất lớn, việc đăng ký văn bản đi
được thực hiện cả trên máy vi tính và sổ sách, nên
việc quản lý văn bản được chặt chẽ và thuận tiện
trong tra cứu sử dụng.

Văn thư sẽ tổ chức chuyển công văn đi.
Nhưng trước đó văn thư sẽ kiểm tra lại thể thức
văn bản và phải vào sổ đăng ký công văn, văn bản
đi.

Sau khi văn bản đã có chữ ký đúng thẩm
quyền và được kiểm tra về thể thức, nội dung, cán
bộ văn thư sẽ ghi số và ngày tháng năm cho văn
bản và tiến hành đóng dấu văn bản. Tùy thuộc
vào nội dung, đơn vị soạn thảo, chữ ký của thủ
trưởng m à văn thư sử dụng con dấu hợp lý (dấu
của Tổng cục, dấu của Tổng cục trưởng, dấu của
các Phó Tổng cục trưởng, dấu văn phòng…)


90
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Sổ công văn đi đảm bảo đủ các nội dung:
Số và ký hiệu văn bản, Ngày tháng văn bản, Trích
yếu nội dung văn bản, Nơi nhận văn bản, Đơn vị
nhận bản lưu và Ghi chú. Rồi văn thư tiến hành
cho văn bản, công văn vào bì và viết bì công văn
theo quy định.

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:



g ơ

ên
à n
loạ

y v
l
ơ
i
ký g h
ị,
ư
i
hiệ Trí i
ư
t n

u ch ờ
h g
n n
yế i c

á ư
g
h
u
n k h
n ờ

bả nội ý ú
g i
n b
n du n

ng
v h
n
ă ậ


91
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

n n
b
b ả
n

n l
ư
u



22
1/ ụ
TC ôn c
T g

5 H T
/c
n,
/ A- H T

4 G V/ A
Q v D

K S
NT …
C

Chuyển giao văn bản: Sau khi đã hoàn
thành xong các thủ tục thì cán bộ văn thư hoặc
92
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

cán bộ của đơn vị soạn thảo có thể viết bì, bao gói
ghi nơi nhận để cán bộ văn thư gửi đi qua bưu
điện. Nếu văn bản chuyển giao nội bộ thì cán bộ
văn thư để vào tủ đựng tài liệu hoặc cặp của các
phòng chuyên môn ngay trong văn phòng. Ngoài
ra còn có thể gửi văn bản trực tiếp cho cán bộ khi
qua lại trong phòng để làm việc hay photo tài
liệu…

Mẫu bì văn bản đi:
Tem
BỘ TƯ PHÁP
TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ
Add: 56 – 58 -60 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
Tell: 8231126 – 8231128 – 8430932 – Fax: (04) 8454658




Kính gửi:……………………………………..
…………………………………………………..
…………………………………………………..
`



Lưu văn bản: Sau khi dóng dấu cho văn
bản, cán bộ văn thư giữu lại 01 bản gốc có chữ ký
trực tiếp của người có thẩm quyền để lưu và nộp
vào lưu trữ cơ quan. Đơn vị soạn thảo văn bản
cũng giữ lại một bản để tiện cho việc theo dõi, giải
quyết văn bản và lập hồ sơ khi công việc kết thúc.

93
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Nhìn chung những bước quan trọng của
của công việc xử lý, giải quyết văn bản đi được
cán bộ văn thư Tổng cục thực hiện tốt như quá
trình soạn thảo nhanh, chuyên viên, cán bộ văn
thư có kinh nghiệm lâu năm nên nội dung văn
bản phù hợp với yêu cầu nội dung của lãnh đạo
Tổng cục, quá trình chuyển văn bản được thực
hiện khá nhanh, kịp thời và chính xác, an toàn.
Giúp giảm bớt thời gian hình thành văn bản, hạn
chế, ngăn chặn việc lạm dụng giấy tờ, con dấu cơ
quan. Nâng cao rõ rệt hiệu quả công việc của cán
bộ văn thư.

Nhưng trong quá trình này CBVT còn
gặp phải một số lỗi nhỏ như khi soạn thảo văn
bản nội dung khá chính xác nhưng về thể thức
văn bản đôi lúc còn sai quy định về cỡ chữ, phông
chữ và hình thức trình bày. Không kiểm tra kỹ thể
thức công văn khi tổ chức chuyển công văn đi.
Công văn vào sổ chậm. Đây là những lỗi rất nhỏ
nhưng có thể ảnh hưởng đến uy tín của Tổng cục,
của văn thư, ảnh hưởng đến hiệu lực, hiệu quả

94
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

của văn bản. Vậy nên cán bộ văn thư cần khắc
phục nhanh chóng những lỗi này.

2.2.5 Tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản đến của Tổng cục.

Văn bản đến là các văn bản, giấy tờ từ
nơi khác chuyển đến Tổng cục.

Trong hoạt động hàng ngày, Văn thư tại
Tổng cục tiếp nhận nhiều loại văn bản đến khác
nhau từ các cơ quan gửi đến như:

- Văn bản của cơ quan cấp trên gửi đến:
Văn bản của Văn phòng Bộ, Chính phủ…

- Văn bản của các cơ quan cùng cấp gửi
đến.

- Văn bản của các đơn vị cấp dưới như:
Văn bản của các Tổng cục Thi hành án dân sự tại
địa phương…

- Đơn thư của công dân về khiếu nại, tố
cáo Thi hành án dân sự...

Tóm lại, nguồn văn bản đến Tổng hội rất
phong phú và đa dạng. Chỉ tính 4 tháng đầu năm
95
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

2010, đã có khoảng trên 1000 văn bản các loại
được gửi đến Tổng cục.

Văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào
cũng đều phải tập trung xử lý tại văn thư. Văn
thư có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, phân loại
gửi đến các phòng ban chức năng để giải quyết và
phải đảm bảo đúng nguyên tắc kịp thời, chính xác
và thống nhất theo quy định của Nhà nước. Các
bước giải quyết văn bản đến như sau:

2.2.5.1 Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản
đến.

Văn bản đến được tập trung tại văn
phòng Bộ, trong ngày làm việc của m ình, văn thư
Tổng cục sẽ được văn thư của Văn phòng Bộ
thông báo khi có văn bản gửi đến Tổng cục. Văn
thư sẽ xuống văn phòng Bộ làm thủ tục tiếp nhận
văn bản.

Khi tiếp nhận văn bản đến cán bộ văn
thư kiểm tra bì văn bản xem có đúng gửi cho cơ
quan mình hay không, xem có dấu hiệu lộ thông
tin hay không. Đối với những văn bản chuyển
96
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

phát nhanh thì văn thư phải ký nhận. Do các văn
bản đến đã được văn thư của văn phòng Bộ đã
phân loại do vậy văn thư Tổng cục khi kiểm tra kỹ
lại một lần nữa sẽ tránh được việc chuyển nhầm
văn bản của cơ quan khác tới cho cơ quan m ình.

Trên thực tế việc nhận nhầm văn bản
đến hầu như không sảy ra do đã được văn thư
của văn phòng Bộ và văn thư Tổng cục kiểm tra
kỹ lưỡng. Do tính chất công việc của cơ quan Nhà
nước, khi bị nhầm văn bản sẽ gây ra hậu quả
nghiêm trọng, làm chậm quá trình giải quyết văn
bản, ảnh hưởng đến chất lượng giải quyết công
việc, xử lý những văn bản hệ trọng.

Đối với văn bản đến được chuyển phát
qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư
cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng
trang của mỗi văn bản… trường hợp phát hiện có
sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc
báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét,
giải quyết.

2.2.5.2 Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
97
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Sau khi tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ văn
bản đến văn thư tiến hành phân loại văn bản đến.

Trước hết là cần phân loại văn bản đến
được phép bóc bì và loại không được phép bóc bì.

Những loại được phép bóc bì là: Văn bản
công văn gửi trực tiếp đến cơ quan và được đăng
ký vào sổ công văn đến theo mẫu thống nhất.

Loại không được bóc bì là loại ghi đích
danh người nhận (lãnh đạo Tổng cục), văn bản
mật và đích danh cơ quan trong đơn vị thì cần vào
đăng ký và chuyển giao ngay để kịp thời giải quyết

Sau khi phân loại văn thư tiến hành bóc
bì văn bản, việc bóc bì cần làm m ột cách cẩn thận
tránh việc làm văn bản bị rách do dùng kéo cắt
phạm hay văn bản bị dính hồ dán, keo dán khi
bóc do không chú ý làm rách văn bản. Đối với
những đơn thư của công dân gửi đến thì khi bóc
bì xong không được vứt bỏ bì mà cần phài giữ lại
bì và kèm vào văn bản (để làm bằng chứng)…



98
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Sau khi văn bản được bóc bì cán bộ văn
thư tiến hành đóng dấu văn bản đến, ghi số đến
và ngày đến của văn bản.

Mẫu dấu công văn đến:

TỔNG CỤC
THI HÀNH ÁN
DÂN SỰ

CÔNG VĂN
ĐẾN
Số:……
Ngày… tháng…
năm…

2.2.5.3 Đăng ký văn bản đến

Đăng ký văn bản đến là công việc bắt
buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn
bản đến các đơn vị, cá nhân có liên quan. Văn
phòng Tổng cục Thi hành án dân sự hiện nay đã
áp dụng việc đăng ký văn bản đến bằng phần
mềm quản lý trên máy Vi tính và kết hợp với sổ
đăng ký văn bản đến thông thường. Phần mềm do
99
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Công ty cổ phần tin học Tân Dân cung cấp và
hướng dẫn sử dụng cho cán bộ văn thư Tổng cục.
Hình thức vào sổ đúng theo quy định chung, đảm
bảo các yếu tố như: Số đến, Ngày đến, Cơ quan
gửi công văn đến, Số và ký hiệu công văn, Ngày
tháng công văn, Trích yếu nội dung công văn,
Lưu hồ sơ số, Nơi nhận, Ký nhận và Ghi chú.

Mẫu sổ đăng ký:



Ngày Số Số và
Nơi
gửi ký hiệu
đến đến



54/NĐ-
20/4 209 BTP
BTP



2.2.5.4 Trình văn bản đến.

Tất cả văn bản đến sau khi đã được đăng
ký, cán bộ văn thư trình cho lãnh đạo Văn phòng
(Chánh văn phòng) xem xét văn bản, phê duyệt,
xin ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến.
100
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ
đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản
đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ
sung vào sổ đăng ký văn bản đến, tích vào những
nội dung m à Chánh văn phòng đã phê trên văn
bản văn thư sẽ căn cứ vào đó để chuyển giao văn
bản cho các đối tượng liên quan, cá nhân có trách
nhiệm phân phối và giải quyết văn bản, văn bản
thuộc các Vụ có trách nhiệm giải quyết.

2.2.5.5 Sao lưu và chuyển giao văn bản
đến.

Sao lưu văn bản:

Sau khi có ý kiến phân phối của Chánh
văn phòng, cán bộ văn thư tiến hành đăng ký bổ
sung thêm vào sổ văn bản đến. Căn cứ vào nơi
nhận văn thư sẽ tiến hành photo văn bản đến các
cá nhân, các vụ có liên quan để tiến hành chuyển
giao giải quyết văn bản.

Ví dụ: Nếu trong văn bản có ghi:

nơi nhận: - Lãnh đạo Tổng cục;

101
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

- Vụ giải quyết khiếu nại tố cáo;

- Lưu VT…

Thì văn thư Tổng cục sẽ tiến hành photo:

+ 04 bản cho lãnh đạo Tổng cục, gồm 01
Tổng cục trưởng; 03 Phó Tổng cục trưởng (để
biết, để báo cáo);

+ 01 bản cho Vụ trưởng Vụ giải quyết
khiếu nại tố cáo (giải quyết vụ việc liên quan);

+ 01 bản cho Chánh văn phòng (theo dõi
giải quyết);

+ 01 bản lưu tại văn thư.

Chuyển giao văn bản đến:

Sau khi văn bản đến được làm thủ tục
đăng ký vào sổ và sao lưu văn bản, văn thư sẽ tiến
hành phân phối, chuyển giao văn bản đến đơn vị
có trách nhiệm giải quyết theo thẩm quyền và ý
kiến được phê duyệt của Chánh văn phòng.

2.2.5.6 Theo dõi việc giải quyết văn bản

Khi chuyển giao văn bản xong cán bộ
văn thư cần theo dõi quá trình giải quyết văn bản,
102
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

cần thường xuyên kiểm tra đôn đốc việc giải quyết
văn bản để công việc trong cơ quan được giải
quyết nhanh chóng kịp thời.

Công tác quản lý và giải quyết công văn
đến của Tổng cục được văn thư thực hiện khá
nghiêm túc, đầy đủ theo đúng quy định của Nhà
nước. Tuy nhiêm vẫn còn bộc lộ những thiếu sót
cần khắc phục như khi chuyển giao văn bản từ
văn thư sang Lãnh đạo, các Vụ nhiều khi không
có ký nhận rõ ràng nên gây ra hiện tượng thất lạc
văn bản, làm ảnh hưởng đến việc xử lý và giải
quyết văn bản bị chậm lại.

Việc đăng ký vào sổ văn bản đến còn
chậm gây ra sự tồn đọng văn bản, dẫn đến việc
chậm chễ trong xử lý văn bản đến.

Quá trình kiểm tra, đôn đốc việc giải
quyết văn bản của cán bộ văn thư đối với các Vụ,
cá nhân tiếp nhận giải quyết văn bản không được
diễn ra thường xuyên, khiến nhiều văn bản còn
được giải quyết chậm, ảnh hưởng đến tiến độ
công việc.
103
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

2.2.6 Công tác quản lý và giải quyết văn
bản mật.

Khi tiếp nhận văn bản mật từ cơ quan
khác gửi đến văn thư tiến hành đăng ký vào sổ
nhanh chóng khẩn trương và chuyển giao ngay
lập tức cho Lãnh đạo, Vụ có liên quan giải quyết.
Công tác này được làm nhanh chóng và sinh viên
thực tập không được quan sát.

2.2.7 Công tác quản lý và sử dụng con
dấu.

Việc quản lý con dấu tại cơ quan được
thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước về
quản lý và sử dụng con dấu. Con dấu luôn được
đặt tại tủ của Văn thư tại cơ quan và được khóa
chặt, mỗi khi làm việc đóng dấu xong con dấu
được cất ngay để tránh việc bị rơi ảnh hưởng đến
con dấu hoặc bị mất… Con dấu không được phép
mang ra khỏi phòng làm việc của văn thư. Không
xảy ra hiện tượng cán bộ, công chức tự lấy dấu
đóng vào văn bản của m ình ngay cả khi cán bộ
văn thư đang bận rộn. Văn phòng Tổng cục có 02
104
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

cán bộ văn thư do vậy khi vắng một trong hai thì
sẽ có người làm việc thay do vậy luôn đảm bảo
nguyên tắc đóng dấu là chỉ có nhân viên văn thư
hoặc người được giao giữu con dấu mới được
phép đóng dấu. Con dấu được đóng trùm lên 1/3
hoặc 1/4 chữ ký về phía bên trái dấu mờ thì đóng
lại, không trùm lên dấu cũ.

Công tác quản lý và sử dụng con dấu của
văn phòng Tổng cục nhìn chung là đúng quy định
của pháp luật. Trước khi đóng dấu, cán bộ văn
thư của văn phòng Tổng cục kiểm tra xem văn
bản có sai về thể thức, thẩm quyền ký, và những
lỗi về chính tả, nếu phát hiện ra sai sót nhân viên
văn thư cần báo lại cho chuyên viên, cán bộ, đơn
vị soạn thảo sửa lại rồi mới đóng dấu.

2.2.8 Công tác lập hồ sơ.

Công tác lập hồ sơ là khâu cuối cùng
trong hoạt động của Công tác văn thư và là khâu
tiền đề của công tác lưu trữ, khâu lập hồ sơ vào
lưu trữ được làm tốt và khoa học sẽ tạo điều kiện


105
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

thuận lợi cho việc tra cứu và sử dụng văn bản sau
này.

Hồ sơ hiện hành là loại hồ sơ được lập
trong quá trình giải quyết công việc và hoàn
thành sau khi công việc kết thúc. Dựa vào danh
mục hồ sơ được chánh văn phòng phê duyệt, cán
bộ Văn thư phải thống kê thứ tự hồ sơ, danh m ục
sẽ được lập thành m ột hồ sơ riêng. Trong m ỗi hồ
sơ đều được sắp xếp thứ tự tài liệu theo cơ quan
ban hành hoặc tên gọi của văn bản, tài liệu đó.

Tùy theo tính chất và nội dung công việc
mà m ỗi hồ sơ đều phải có các văn bản từ khi bắt
đầu nhận văn bản đến các văn bản tổ chức thực
hiện, các văn bản nghiệm thu, các văn bản kết
thúc.

Mỗi năm cơ quan nghiệm thu và lập hồ
sơ tất cả các văn bản, xây dựng danh mục và đưa
hồ sơ vào kho lưu trữ.

Thực tế cho thấy hàng năm Tổng cục Thi
hành án dân sự nhận được, ban hành, gửi đi
hàng ngàn văn bản. Có rất nhiều văn bản liên
106
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

quan đến việc giải quyết các vấn đề, công việc của
Tổng cục. Theo nguyên tắc, hồ sơ phải được chia
thành các loại là hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên
tắc để dễ quản lý và sử dụng khi cần thiết. Nhưng
thực tế công việc lập hồ sơ tại Tổng cục được cán
bộ văn thư làm chưa tốt.

Nhưng nhìn chung chất lượng hồ sơ
được lựa chọn đúng tiêu chuẩn, bìa được làm
bằng bìa cứng và được bao bọc cẩn thận đảm bảo
tuổi thọ và thời gian bảo quản được lâu dài.

Hồ sơ lập ra đã đảm bảo các yếu tố như:
Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị; Có giá trị pháp lý và thời hạn bảo
đảm; phản ánh được mối quan hệ giữa các văn
bản trong quá trình làm hồ sơ.

2.3 Đánh giá về công tác văn thư tại Văn
phòng Tổng cục thi hành án dân sự.

Qua quá trình thực tập tại Văn phòng
của Tổng cục Thi hành án dân sự, em nhận thấy
công tác văn thư của Văn phòng Tổng cục đã
thực hiện tốt công tác của m ình theo đúng quy
107
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

định của nhà nước. Tuy nhiên cũng có những
mặt hạn chế cần khắc phục và giải quyết. Điều đó
được thể hiện qua các mặt sau:

2.3.1 Nhận xét chung về công tác văn
thư tại văn phòng Tổng cục.

Là m ột cơ quan nhà nước chịu trách
nhiệm trước Bộ trưởng về công tác Thi hành án
dân sự, và nhận thấy được vai trò của công tác
văn thư trong hoạt động của mình. Tổng cục Thi
hành án dân sự đã không ngừng nâng cao chất
lượng công tác văn thư từ mặt nhân sự đến trang
thiết bị phục vụ ngày càng hoàn thiện, góp phần
vào việc giải quyết văn bản đi – đến một cách
nhanh chóng kịp thời, đúng với quy định của Nhà
nước về công tác văn thư.

Tổng Cục Thi hành án dân sự là m ột
trong những cơ quan có tiêu chuẩn chặt chẽ về
m ặt mẫu các loại Văn bản. Trong một năm, Tổng
Cục Thi hành án dân sự ban hành các loại văn
bản như: Quyết định, Công văn, Kế hoạch, Thông
tư, Thông báo, Báo cáo, Giấy mời, Phiếu chuyển
108
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

đơn, nhưng nhiều nhất vẫn là Phiếu chuyển đơn
và Công văn .

Tất cả mọi công việc liên quan đến công
tác Văn thư đều được quy định rõ ở những văn
bản theo quy định của Nhà nước: Từ khâu đầu
tiên đến khâu cuối cùng. Chủ yếu thực hiện theo
Thông tư 55 và Nghị định 110 cả về việc sử dụng
và bảo quản con dấu lẫn công tác Văn thư và
phục vụ khai thác từ các đơn vị, công tác lập hồ
sơ được thực hiện tốt.

Văn phòng Tổng cục đã ứng dụng công
nghệ thông tin vào trong công tác lập hồ sơ, giải
quyết văn bản đi – đến (bằng phần mềm). Kết nối
mạng Lan, m ạng Internet do vậy thông tin về văn
bản đi – đến trong ngày luôn được cập nhật và sự
trao đổi thông tin giữa các phòng ban cũng trở
nên nhanh chóng và thuận tiện, lãnh đạo có thể
trực tiếp nắm bắt được thông tin một cách nhanh
nhất tạo điều kiện xử lý, giải quyết công việc được
nhanh chóng kịp thời, tạo nên m ột môi trường
làm việc thân thiện.
109
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

2.3.2 Những thuận lợi trong công tác
văn thư tại Tổng cục.

Nhân viên làm văn thư đã hoàn thành tốt
nhiệm vụ m à lãnh đạo Tổng cục giao. Tiếp nhận
văn bản, vào sổ văn bản đến, văn bản đi kịp thời,
đúng quy định, chuyển giao đầy đủ, chính xác
đúng với sự phân công của lãnh đạo và thẩm
quyền.

Bảo quản con dấu chặt chẽ và sử dụng
theo đúng quy định của pháp luật.

Giữ đúng nguyên tắc bảo vệ bí mật cho
tài liệu và công điện, cung cấp tin tức kịp thời cho
chỉ huy và lãnh đạo, đảm bảo thông tin thông
suốt.

Cán bộ văn thư có kinh nghiệm làm việc
lâu năm, có ý thức tiết kiệm, bảo vệ tài sản vật tư
của cơ quan; Có tình thần trách nhiệm cao trong
công việc, có thái độ nhiệt tình, cởi mở, thân thiện
với mọi người trong quá trình trao đổi cũng như
giao dịch công việc.


110
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Hiện nay phòng được trang bị một máy
photo coppy m ột máy Fax, một máy In và hệ
thống máy tính được nối mạng Internet cũng như
cài đặt chương trình quản lý văn bản điện tử
trong việc đăng ký và vào sổ văn bản đi – đến. Đây
là m ột hệ thống trực tuyến, hiện đại, thông minh
giúp giải quyết công việc nhanh chóng, thuận lợi
và tiện dụng.

Văn thư được trang bị tương đối đầy đủ
các phương tiện, cũng như điều kiện làm việc đáp
ứng nhu cầu hoạt động của Tổng cục Thi hành
án dân sự.

Để làm tốt công tác bảo quản, bảo vệ tài
liệu lưu trữ, Văn thư được trang bị các thiết bị
như: giá để tài liệu, tủ và hòm đựng tài liệu, máy
điều hòa, máy photocopy, máy fax…

2.3.3 Những khó khăn trong công tác
văn thư tại văn phòng Tổng cục.

Bên cạnh những mặt làm được thì công
tác văn thư tại văn phòng Tổng cục Thi hành án


111
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

dân sự vẫn còn bộc lộ những mặt hạn chế cần
được nhìn nhận, khắc phục.

Về soạn thảo văn bản m ặc dù đã có quy
định rõ về mặt thể thức song việc soạn thảo văn
bản vẫn còn sai về mặt thể thức. Do tâm lý của
cán bộ soạn thảo không coi trọng thể thức m à chỉ
chú ý đến nội dung.

Về quản lý văn bản đi đây là bước hầu
như không có sự sai sót, m à lỗi chủ yếu là về thể
thức văn bản, khi chuyển giao văn bản văn thư
chưa kiểm tra kỹ lưỡng do vậy một vài lỗi văn
bản về nội dung và thể thức sẽ không kịp sửa khi
ban hành.

Về giải quyết văn bản đến, đôi khi văn
bản đến sau khi được đăng ký và đóng dấu đến
chuyển giao cho Chánh văn phòng xin ý kiến và
phê duyệt dôi khi xảy ra việc phê nhầm đơn vị giải
quyết văn bản do vậy khi chuyển giao văn bản bị
nhầm thẩm quyền giải quyết, gây ra việc chậm
trong xử lý giải quyết công việc liên quan đến văn
bản…
112
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

Văn phòng Tổng cục chưa tiến hành xây
dựng quy định chung về công tác văn thư mà chỉ
áp dụng theo quy tắc chung của Nhà nước.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
giải quyết văn bản hay mắc lỗi về đường truyền
gây ra sự ức chế trong khi làm việc của văn thư,
thường xuyên gọi cán bộ lên sửa nhưng vẫn xảy
ra hiện tượng đó.

Chất lượng của các thiết bị văn phòng
cũng là vấn đề cần quan tâm. Máy photo m ặc dù
là thiết bị mới được nâng cấp nhưng do chất
lượng của giấy không đảm bảo nên hay bị tắc giấy
trong quá trình photo, in ấn, sao lưu và ban hành
văn bản…

Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực
sự được quan tâm và đi vào nề nếp, Đặc biệt là
quá trình lập hồ sơ lưu trữ và bảo quản văn bản
chưa được thực hiện đúng theo nguyên tắc. Gây
ra tình trạng ùn ứ tài liệu, mất tài liệu…

Tóm lại, công tác văn thư tại Tổng cục
Thi hành án dân sự đã thực hiện khá tốt nhiệm
113
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

vụ và chức năng của m ình. Góp phần quan trọng
vào trong quá trình hoạt động của Tổng cục. Còn
một số mặt hạn chế, lãnh đạo Tổng cục, cán bộ
văn thư cần sửa chữa kịp thời, nhanh chóng để
phát huy hết tác dụng của công tác văn thư,
chứng minh công tác văn thư là m ột bộ phận
quan trọng, hỗ trợ đắc lực và không thể thiếu
trong Tổng cục nói riêng và trong các cơ quan, tổ
chức nói chung.




114
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

CHƯƠNG 3
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ - BỘ TƯ PHÁP

3.1 Phương hướng nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư

Xuất phát từ thực trạng công tác V ăn thư của Tổng Cục thi hành án dân
sự hiện nay và yêu cầu của cải cách hành chính Nhà nước, Em xin kiến nghị một
số p hương hướng nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư trong thời gian
tới.

Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về công tác soạn thảo V ăn bản
và ý thức trách nhiệm đ ối với công tác này.

Nhận thức về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư cũng
như công tác soạn thảo văn bản trong thời gian gần đ ây đã có những chuyển
biến tích cực nhưng một số nhỏ cán bộ, công chức vẫn chưa nhận thức đ ược đ ầy
đủ về công tác này, coi văn bản so ạn thảo khô ng quan trọng thể thức, m à nội
dung văn bản mới quan trọng, nên khô ng cần phải học. Đ ể mỗi cán bộ, công
chức trong Tổng cục nhận thức đúng đ ắn và đ ầy đủ về vị trí, ý nghĩa và tầm
quan trọng của công tác Văn thư cũng như công tác soạn thảo văn bản, ta cần
phải thông tin, tuyên truyền về công tác này. H ình thức thông tin, tuyên truyền
có thể là tổ chức Hội nghị, hội thảo , tạo đàm hoặc mở các lớp tập huấn về
nghiệp vụ về cô ng tác văn thư và công tác Soạn thảo văn b ản. Trước mắt, cần
phổ biến rộng rãi m ột số văn bản m ới của Nhà nước và cơ quan có thẩm quyền
ban hành về công tác văn thư như: Ngh ị định số 1 10/2004/NĐ – CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về cô ng tác Văn thư; Thô ng tư số 21/2005/TT- BNV
ngày 01/2/2005 của Bộ N ội V ụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn về
tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan thuộ c Chính phủ và Ủy ban nhân dân tỉnh;
Thông tư số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và
Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình b ày văn b ản;
công văn số 425/VTLTNN – NVTƯ ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước hướng d ẫn quản lý văn bản đi, đ ến và các văn bản hướng dẫn lập

115
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan của Cục Văn thư và Lưu trữ N hà
nước...

Mở rộng đối tượng để thông tin, tuyên truyền về công tác văn thư, không
nên bó hẹp trong số cán bộ văn thư chuyên trách, kiêm nhiệm hay Chánh văn
phòng, Phó V ăn phòng phụ trách công tác văn thư như hiện nay mà phổ b iến
đến toàn thể cán bộ , công chức trong Tổng Cục Thi hành án dân sự.

3.2 Một số kiến nghị nhằn nâng cao Công tác văn thư tại Tổng cục
Thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp

3.2.1 Tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác văn thư hàng năm.

Để nâng cao chất lượng công tác văn thư, đáp ứng tốt hơn yêu cầu của cải
cách hành chính nhà nước và hội nhập q uốc tế thì hệ thống văn bản quản lý , chỉ
đạo hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư cần được ho àn thiện kịp thời, đ ây
là cơ sở pháp lý đ ể công tác văn thư được thực hiện thống nhất, có bài bản trong
toàn Tổng Cục. Những việc cần triển khai là:

3.2.1.1 Xây dựng quy chế chung của văn phòng Tổng cục về công tác văn
thư – Lưu trữ.

Việc sớm xây dựng và ban hành quy chế chung về công tác văn thư, lưu
trữ góp phần cụ thể hóa Nghị định 110/2004/NĐ -CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác Văn thư. Cụ thể là:

Sớm ban hành Quy chế về cô ng tác Văn thư, lưu trữ của Tổng Cục Thi
hành án. Hướng dẫn lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành; H ướng d ẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo và ban hành văn
bản; quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến; quy định thời hạn bảo quản tài
liệu hình thành trong ho ạt động của Tổng Cục. Phối hợp với Trung tâm Tin học
hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư; áp d ụng phần
mềm quản lý văn b ản và hồ sơ công việc; các Quy trình giải quyết công tác theo
tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 về cô ng tác văn thư.




116
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
3.2.1.2 Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác văn thư

Để đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn phòng thì việc đầu tư để
nâng cấp cơ sở vật chất cho công tác văn thư đã được tăng cường, cụ thể là:

Đối với nơi làm việc thì Phò ng làm việc phải được bổ trí ở nơi thuận lợi
cho giao tiếp và được trang b ị đầy đ ủ bàn ghế, giá, tủ, cặp, hộp , bìa hồ sơ theo
đúng tiêu chuẩn để bảo q uản tài liệu, máy tính, máy Fax , máy photo và danh
sách các cơ q uan thường xuyên liên hệ, các văn phòng phẩm, nhất là giấy, mực
chất lượng cao để in những văn bản quan trọng. Có như vậy, những tài liệu này
được lựa chọn giữ lại bảo q uản mới khô ng bị rách, hỏng theo thời gian. Trong
phòng làm việc, các trang thiết bị, văn phòng phẩm đ ược bố trí hợp lý đ ể dễ sử
dụng, dễ tìm, dễ thấy, d ễ lấy khi cần.

3.2.2 Một số Kiến nghị khác

Để công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng Tổng Cục đi vào nề nếp, nâng
cao chất lượng, hiệu q uả của công tác này nhằm đ áp ứng yêu cầu ngày càng cao
của nhiệm vụ cải cách hành chính.

Nâng cao nhận thức của cán bộ, nhất là lãnh đạo về vị trí, vai trò và tầm
quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của cơ q uan, đơn vị,
tạo mọi đ iều kiện để cán bộ văn thư, lưu trữ hoàn thành nhiệm vụ.

Sớm ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng Cục để đưa
công tác này đi vào nề nếp, nhằm thống nhất q uản lý công tác văn thư, lưu trữ,
thiết lập cơ chế, biện pháp kiểm soát chặt chẽ, hiệu quả cô ng văn đi, đến để có
sự phân công giải quyết hợp lý , đồng thời sớm phát hiện và xử lý các sai sót về
thể thức, nội d ung và thẩm q uyền ban hành văn b ản.

Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản; lập hồ sơ cô ng việc và nộp hồ sơ lưu trữ hiện hành cho
cán bộ, chuyên viên trong Tổng Cục, khắc phục tình trạng quản lý hồ sơ, tài liệu
lỏng lẻo như hiện nay.




117
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
Lãnh đạo Tổng Cục, lãnh đạo văn phòng Tổng cục cần quan tâm hơn nữa
đến đời sống của cán bộ, trong công việc thì cần chỉ đạo nhiệt tình với tình thần
cầu tiến là chính, cần động viên và tạo không khí thoải mái để nhân viên có nghị
lực phấn đấu.

Nghiên cứu đề x uất các chế độ đãi ngộ như phụ cấp độc hại, bồi dưỡng
sức khỏe, bảo hộ lao động cho những người làm công tác văn thư, Lưu trữ.

Xây dựng cho các cán bộ một chế độ làm việc hợp lý, bên cạnh đó phải
tạo thời gian cơ hội cho các nhân viên, ngo ài công việc cũng phải quan tâm lĩnh
vực tinh thần như: Tổ chức giao lưu văn nghệ, thể d ục thể thao, các buổi giao
lưu về nghiệp vụ với các đơn vị thuộc Bộ.

Bố trí p hòng làm việc một cách khoa học hơn, Lãnh đạo văn phòng phải
gần các p hòng để tiện theo dõi, kiểm tra và giao dịch.

Phong cách làm việc cần chuyên nghiệp hơn nữa, từ cách ứng xử giữa
nhân viên trong phòng với nhau, giữa các cán b ộ trong cơ quan và khách từ
ngo ài cơ quan, từ các đơn vị thuộc Bộ, chính quan hệ giao tiếp ứng xử có văn
hóa tạo nên một môi trường làm việc lành mạnh và luô n hỗ trợ nhau tro ng công
việc.

Cần phải thường xuyên cử cán bộ đi đào tạo thêm, đào tạo lại, tập huấn,
tham gia các buổi thuyết trình, tổ chức đi công tác học hỏi m ô hình, kinh nghiệm
từ bên ngo ài về áp dụng cho cơ quan mình nếu thấy phù hợp. Việc cử cán bộ ra
ngo ài tập huấn vừa nâng cao trình độ cho bản thân, vừa mang kiến thức về giúp
đỡ các cán bộ khác của cơ quan. Đ ây là chiến lược lâu dài vừa tiết kiệm được
công đào tạo lại mang hiệu quả cao.

Thiết chặt hơn nữa thời gian làm việc tại cơ quan, tránh tình trạng đi
muộn về sớm với nhiều lý do khác nhau.

Cần có một p hần mềm hiện đại hơn để phù hợp với khối lượng công việc
tương đối lớn và tính chính xác chính xác cao, tránh tình trạng như hiện nay
phần mềm thường xuyên có vấn đề (về đ ường truyền, tốc độ xử lý...)


118
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
Tăng cường hơn nữa công tác giao nộp tài liệu, không đ ược xảy ra tình
trạng vượt q uy trình.

Làm cô ng tác tư tưởng ngay từ trên xuống dưới, làm việc không đ ược
mạng tính cá nhân mà phải vì lợi ích chung của cơ quan.

Là cơ q uan hoạt động ngành Tư pháp vì thế công việc tương đối lớn và
cần giải quyết nhanh kịp thời, chính vì thế cần có một quy trình hợp lý, để có sự
hỗ trợ, bổ sung cho nhau kịp thời.

Tăng cường sự kiểm tra, rà so át và tình hình ho ạt động của V ăn phòng
Tổng Cục tránh tình trạng tồn đọng văn bản hoặc thất lạc văn bản, dẫn đến công
việc bị bỏ qua.

Lưu trữ Tổng Cục có vai trò quan trọng trong ho ạt động của Văn phòng,
nó lưu giữ toàn bộ tài liệu của cả Tổng cục, vì thế cần đ ầu tư một cách thỏa
đáng, nâng cao hiệu quả hoạt động của Tổng Cục và của Văn phòng Tổng Cục.




119
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

KẾT LUẬN

Đảng và Nhà nước việc cải cách hành chính đ ang được đẩy lên hàng đ ầu,
trong đó việc cải cách thủ tục hành chính là khâu vô cùng quan trọng. Vấn đề
thủ tục hành chính được cải cách thì công tác giải quyết, xử lý và quản lý văn
bản sẽ bớt rườm rà và b ất cập.

Công tác văn thư có vai trò quan trọng trong các tổ chức, cơ quan, đơn vị.
Hoạt động này góp phần đảm bảo cung cấp thông tin một cách có hệ thống,
thông suốt, nhanh chóng, đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác lãnh
đạo . Văn thư là một yếu tố quan trọng chiếm phần lớn trong nội dung của hoạt
động văn phòng trong bất cứ một cơ quan, đơn vị nào, dù là cơ quan hành chính
nhà nước, doanh nghiệp hay đơn vị tổ chức xã hội. V ì vậy văn thư là một hoạt
động không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức và hoạt động của mọi cơ quan trên
mọi lĩnh vực.

Trong thời gian thực tập tại Văn phòng Tổng cục Thi hành án dân sự đã
giúp em nhận thức được sự cần thiết của công tác văn phòng trong cơ quan.
Đồng thời cũng giúp em nhận thức được vị trí, vai trò của quan trọng không thể
thiếu của công tác văn thư trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Công tác văn thư tại Tổng cục được thực hiện một cách khoa học, hiệu
quả góp phần vào giải quyết công việc được nhanh chóng chính xác. Bộ máy
lãnh đạo và đội ngũ cán bộ công nhân viên chức luôn nhiệt tình sáng tạo năng
động trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng được yêu cầu đặt ra về nhiệm
vụ và trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức.

Ứng dụng phương tiện thiết bị hiện đại, khoa học công nghệ thông tin
trong thực hiện công tác văn thư, đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư
nâng cao chất lượng công tác văn thư chính xác kịp thời và đảm bảo bí mật.

Qua việc nghiên cứu tìm hiểu chuyên đề và thực tập tại cơ quan đã giúp
em tìm hiểu sâu hơn về công tác văn thư và vận dụng những lý thuyết vào thực
tế, nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ. Đưa ra một số kiến nghị với
mong muốn góp một phần nhỏ bé vào việc nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác

120
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự. Tuy thời gian không nhiều, trong quá
trình thực tập và nghiên cứu vẫn mắc phải những thiếu sót song với sự cố gắng
của bản thân cũng như sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn Thạc sỹ
Nguyễn Thị Hồng, cùng với sự chỉ bảo của cán bộ, nhân viên trong văn phòng
Tổng cục. Em mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô để em có
thể hoàn thiện tốt hơn nữa khóa luận này./.

Em xin chân thành cảm ơn./.



Hà Nội, ngày 8 tháng 05 năm 2010
Sinh viên




Nguyễn Quốc Hỷ




121
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư.

2. Nghị đ ịnh 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu.

3. Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội
vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.

4. Thông tư 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 cảu Bộ Nội vụ hướng dẫn
chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc chính phủ và UBND tỉnh.

5. Giáo trình Hành chính văn phòng các cơ quan Nhà nước – Học viện
hành chính Quốc gia.

6. Giáo trình Nghiệp vụ hành chính văn phòng – Nhà xuất bản Tổng hợp
Tp-HCM...

7. Công văn 425/VTLTNN - NVTW V /v Hướng dẫn quản lý văn bản đi,
văn bản đến của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước, ngày 18 tháng 7 năm 2005

Và một số tài liệu trên mạng Internet, và tài liệu sách báo khác...




122
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
NH ẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................




123
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
Đề thi vào lớp 10 môn Toán |  Đáp án đề thi tốt nghiệp |  Đề thi Đại học |  Đề thi thử đại học môn Hóa |  Mẫu đơn xin việc |  Bài tiểu luận mẫu |  Ôn thi cao học 2014 |  Nghiên cứu khoa học |  Lập kế hoạch kinh doanh |  Bảng cân đối kế toán |  Đề thi chứng chỉ Tin học |  Tư tưởng Hồ Chí Minh |  Đề thi chứng chỉ Tiếng anh
Theo dõi chúng tôi
Đồng bộ tài khoản