Kĩ năng giao tiếp

Chia sẻ: mrchieu

Giao tiếp là một quá trình hoạt động hai chiều liên quan đến việc gửi đi và nhận về những dấu hiệu. Những người được giao trách nhiệm truyền đạt thông tin phải học cách tiếp nhận những dấu hiệu nhờ đó họ có thể là người tiên phong thực hiện việc giao tiếp chứ không phải chỉ là người phản ứng trở lại những gì họ được nhận. Trong khi giao tiếp, hãy đi vào thế giới của người đối thoại. Hãy đọc ngôn ngữ của cơ thể, âm thanh của giọng nói, những lời nói và cả những sự im lặng....

Nội dung Text: Kĩ năng giao tiếp

kĩ năng giao tiếp
Quan sát

Giao tiếp là một quá trình hoạt động hai chiều liên quan đến việc gửi đi và nhận về
những dấu hiệu. Những người được giao trách nhiệm truyền đạt thông tin phải học
cách tiếp nhận những dấu hiệu nhờ đó họ có thể là người tiên phong thực hiện việc
giao tiếp chứ không phải chỉ là người phản ứng trở lại những gì họ được nhận. Trong
khi giao tiếp, hãy đi vào thế giới của người đối thoại. Hãy đọc ngôn ngữ của cơ thể,
âm thanh của giọng nói, những lời nói và cả những sự im lặng.

Hỏi những câu hỏi mở

Hãy nhớ rằng, mục đích của bạn là nhận đủ thông tin để bạn có thể làm việc với
người khác nhằm giải quyết các vấn đề và tăng cường năng suất làm việc. Một câu
hỏi Có/ Không (hay một câu hỏi đóng) sẽ chỉ đem lại cho bạn một câu trả lời Có hay
Không mà thôi. Một câu hỏi được bắt đầu với từ „Tại sao” có thể đặt người khác vào
thế phòng thủ. Hãy nghĩ về phản ứng của bạn sẽ như thế nào khi được hỏi câu hỏi
như „Tại sao bạn lại đến muộn? Tại sao bạn lại hành động như vậy?”.

Tích cực lắng nghe và tránh xen vào những vấn đề của người khác

Khá thường xuyên những ý định tốt khiến chúng ta đưa ra cách giải quyết cho những
vấn đề của người khác trong khi họ thực sự không muốn nhận lời khuyên, nhưng thay
vào đó đơn giản là họ muốn được lắng nghe. Những lời bình phẩm như „Thật đau
khổ cho anh. Anh trông có vẻ giận dữ. Hình như là anh đang cảm thấy chán nản”
dường như khá yếu ớt và không mấy hiệu quả nếu bạn quen với việc nói chuyện trực
tiếp và đưa ra những mệnh lệnh. Nhưng sự đầu tư trước đó sẽ thật đáng giá bởi
những kết quả thu được từ việc lắng nghe theo kiểu này. Một khi người ta cảm thấy
được lắng nghe một cách thực sự, họ sẽ trao cho bạn nhiều thông tin hơn, đó là những
gì mà bạn muốn bởi vì nó đem lại cho bạn quyền điều khiển.

Điều chỉnh những câu trả lời của bạn bằng việc sử dụng kĩ thuật ngôn ngữ

Bạn cần thiết phải chịu trách nhiệm về những cảm giác của mình. Bạn không nên, tôi
nhắc lại là không nên, khiển trách nhân viên của bạn chỉ vì những hành động của họ,
nhưng bạn sẽ chỉ ra cho họ thấy hành vi của họ ảnh hưởng như thế nào đến cảm giác
của bạn. Để bắt đầu, hãy nhận xét về những hành động bạn thực sự quan sát được và
nói rõ những hậu quả. Kết thúc với việc gắn kết nhân viên của bạn với một cách giải
quyết vấn đề mang tính hợp tác.

Đây là một ví dụ: „Khi anh đưa cho tôi bản báo cáo vào phút cuối cùng (sự thực), tôi
cảm thấy rất nản lòng bởi vì tôi phải làm việc một cách vội vã và tôi băn khoăn liệu
mình có bỏ qua những lỗi lầm và có kết thúc bằng việc quát mắng anh hay không (đưa
ra những hậu quả có tính chất quan trọng với những vấn đề đó). Tôi mong sao anh đưa
nó cho tôi sớm hơn một chút (nói rằng bạn muốn hành vi đó thay đổi theo cách „bắt
đầu thực hiện a” không cùng với „ngừng làm b” do đó cả hai chúng ta sẽ bớt căng
thẳng hơn (khẳng định những lợi ích). Anh nghĩ sao về điều này?”…

Nối kết những câu nói của bạn với ngôn ngữ của cơ thể

Nếu bạn là một người chân thật, ngôn ngữ của cơ thể bạn sẽ khẳng định điều đó.
Nếu bạn cảm thấy giận dữ và phủ nhận nó, âm thanh giọng nói của bạn có thể đưa
bạn đi xa. Là một người chân thật, sau đó thực hiện một cuộc kiểm tra cơ thể để chắc
chắn rằng những lời nói của bạn phù hợp với những cử chỉ phi lời nói của bạn.

Đảm bảo được việc những lời nói của bạn được hiểu đúng

Khi chúng ta nói về những yếu tố được đưa vào nhằm đảm bảo những lời nói ra của
bạn được hiểu đúng trong phần trước (Giao tiếp trong nhóm của bạn), có rất nhiều
những điều khác mà bạn nên làm để đảm bảo những thông điệp nói của bạn được
hiểu đúng hết lần này đến lần khác.

Mặc dù có vể như rất rõ ràng và rất đơn giản nhưng những điều này bao gồm:
• Thông điệp của bạn phải rõ ràng
• Có sự chuẩn bị
• Thông điệp của bạn phải đơn giản
• Khi truyền thông điệp cần phải sống động
• Hãy tự nhiên
• Thông điệp phải chính xác

Sự chuẩn bị không được coi trọng. Trong thực tế, đó là một trong những yếu tố quan
trọng nhất quyết định thành công trong giao tiếp của bạn. Nếu có thể hãy chuẩn bị
trước thời gian gặp, thời gian nói và diễn thuyết, do vậy hãy cho chính bản thân bạn
thời gian cần thiết để chuẩn bị cho việc giao tiếp, hãy để ý đến toàn bộ quá trình giao
tiếp (người truyền đạt thông điệp, nội dung thông điệp, kênh truyền đạt thông điệp,
người tiếp nhận thông điệp, những phản hồi và bối cảnh). Bằng cách chú ý đến từng
bước của quá trình và chuẩn bị trên cơ sở đó, bạn sẽ đảm bảo được việc giao tiếp của
mình có hiệu quả hơn, được hiểu đúng hơn.

Tất nhiên, không phải tất cả việc giao tiếp đều có thể được chuẩn bị trước. Trong
tình huống này, việc chuẩn bị có nghĩa là bạn hiểu rõ được những gì đang diễn ra để
bạn có thể giao tiếp hiệu quả với nguồn hiểu biết bạn có, cả bằng lời nói và viết.

Chuẩn bị: Những gợi ý cho việc suy nghĩ trước:
Hãy tự hỏi những câu hỏi: Ai? Cái gì? Như thế nào? Khi nào? Ở đâu? Tại sao? Bạn
đang nói với ai? Niềm hứng thú, những phỏng đoán trước và giá trị của họ là như thế
nào? Họ có gì chung với những người khác; họ khác ở điểm nào?

Bạn muốn giao tiếp cái gì? Một trong những cách để trả lời câu hỏi này là tự hỏi
chính bạn về “tiêu chuẩn thành công”. Làm sao để bạn biết rằng liệu bạn đã giao tiếp
thành công cái bạn nghĩ chưa và khi nào thì bạn làm được điều đó?
Bạn làm như thế nào để truyền đạt được tốt nhất thông điệp của mình? Trong trường
hợp này yếu tố ngôn ngữ là rất quan trọng, cũng giống như những yếu tố khác đã nói
ở trước. Hãy lựa chọn ngôn từ và những yếu tố phi ngôn ngữ khác bạn có thể sẽ phải
sử dụng với người tiếp nhận thông điệp của bạn. Hãy chuẩn bị phần mở đầu, phần
thân và phần kết thúc. Nếu có thời gian, hãy chuẩn bị cả các dụng cụ hỗ trợ về nghe
nhìn.

Khi nào? Vấn đề thời gian là rất quan trọng ở đây. Hãy tự rèn luyện cảm giác về thời
gian để mọi việc được diễn ra theo đúng sắp xếp của bạn. Có những lúc cần phải nói
nhưng cũng có những lúc cần phải im lặng. “Im lặng đôi khi còn tốt hơn là nói nhăng
nói quậy”.

Ở đâu? Bối cảnh tự nhiên của việc giao tiếp trong đầu bạn là gì? Bạn có thể cần có
thời gian để thăm quan trước nơi mình sẽ nói và có thể cần phải sắp xếp lại đồ đạc ở
đó. Hãy kiểm tra cả khả năng sử dụng các phương tiện nghe nhìn ở đó.

Tại sao? Để có thể biến những người nghe thành những người nghe và hiểu, bạn phải
biết lý do tại sao họ nên nghe bạn nói - và nếu có thể thì hãy nói điều đó cho họ. Cái gì
đã thuyết phục họ nghe bạn. Điều này cho người khác thấy được là bạn biết chính
bạn cũng hiểu được lý do bạn muốn có sự giao tiếp này - giá trị hay niềm hứng thú mà
bạn chuẩn bị nói ra vói họ.. Hãy luôn chính xác. Ngắn gọn. Dùng những câu từ ngắn
gọn. Nếu có thể hãy dùng thêm những ví dụ minh họa ngắn gọn, dễ hiểu.

Một cái nhìn sâu hơn về quá trình giao tiếp

Tại sao các kỹ năng giao tiếp lại quan trọng như vậy:

Mục đích của giao tiếp là truyển tải được những thông điệp. Đây là quá trình liên quan
đến cả người gửi và người nhận thông điệp. Quá trình này có khả năng bị mắc lỗi do
thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiều hơn những thành phần
khác tham gia vào quá trình này. Điều này tạo nên những rối loạn không cần thiết và
giảm hiệu quả.

Thực tế thì một thông điệp chỉ thật sự thành công khi cả người gửi và người nhận
điều lĩnh hội nó theo cùng một cách.

Bằng cách truyền đạt được thông điệp của mình đi một cách thành công, bạn đã
truyền đi được suy nghĩ cũng như ý tưởng của mình một cách hiệu quả. Khi không
thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh được những cái đó
của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những dào cản trên con đường đạt
tới mục tiêu của bạn - cả trong đời tư và trong sự nghiệp.

Trong một cuộc điều tra mới đây về những thành viên mới của một công ty với hơn
50000 nhân viên, người ta đã cho rằng kỹ năng giao tiếp là yếu tố mang tính quyết
định trong việc tuyển chọn một người quản lý. Cuộc điều tra do trường Đại học
Thương mại Pittsburgh của đã chỉ ra rằng các kỹ năng giao tiếp bao gồm cả việc trình
bày nói và viết cũng như khả năng lam việc với người khác là những yếu tố chính tạo
nên thành công trong nghề nghiệp.

Mặc dù càng ngày người ta càng nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của các kỹ năng
giao tiếp, nhiều cá nhân vẫn đang chật vật vì điều này, họ không thể trao đổi những
suy nghĩ và ý tưởng của họ một cách hiệu quả - cả ở dạng nói hay viết. Sự hạn chế
này khiến họ gần như không thể thể hiện được hết khả năng của mình trong công
việc cũng như không tiến thân được.

Truyền đạt được thông điệp của mình là yếu tố tối quan trọng để phát triển. Để làm
được điều này, bạn phải hiểu thông điệp của mình là gì, đối tượng của thông điệp đó
là ai, và thông điệp đó sẽ được lĩnh hội như thế nào. Bạn cũng cần phải cân nhắc bối
cảnh xung quanh có thể ảnh hưởng đến việc giao tiếp của mình ví dụ như tình huống
thực tế hay bối cảnh văn hóa.

Các kỹ năng giao tiếp - Tầm quan trọng của việc loại bỏ những rào cản:
Những rào cản trong giao tiếp có thể phát sinh trong bất kỳ giai đoạn nào của quá trình
giao tiếp (bao gồm người gửi thông điệp, nội dung thông điệp, kênh truyền thông
điệp, người nhận thông điệp, và những phản hồi lại thông điệp - xem biểu đồ bên
dưới) và có nguy cơ gây nên sự hiểu lầm và lẫn lộn.

Chú giải: The Communications Process: Quá trình giao tiếp

Sender: Người gửi thông điệp
Message: Thông điệp
Channel: Kênh truyền thông điệp
Receiver: Người nhận thông điệp
Feedback: Những phản hồi
Context: Bối cảnh

Để giao tiếp có hiệu quả và truyền đạt được thông điệp của mình mà không bị hiểu
lầm hay lúng túng, bạn phải cố gắng hạn chế những ảnh hưởng của các rào cản ngay
trong mỗi bước của quá trình bằng cách giao tiếp một cách rõ ràng, mạch lạc, chính
xác trên cơ sở có chuẩn bị chu đáo. Chúng tôi tuân theo các bước sau:

Người gửi...

Để trở thành một người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo được cho mình sự tin
tưởng. Trong lĩnh vực kinh doanh, điều này bao gồm việc thể hiện những hiểu biết
của bạn về chủ đề, người tiếp nhận và bối cảnh truyền đạt thồn điệp.

Bạn cũng phải biết được người tiếp nhận của mình (những cá nhân hay nhóm người
mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của mình tới). Việc không hiểu người mà mình
sẽ truyền đạt thông điệp tới sẽ dẫn đến việc thông điệp của bạn có thể bị hiểu sai.
Thông điệp...

Tiếp theo, hãy để tâm đến thông điệp của bạn. Các hình thức giao tiếp qua viết, nói
hay các hình thức khác đều bị chi phối bởi giọng điệu của người truyền đạt thông
điệp, tính căn cứ của lý luận, những gì được giao tiếp và những gì không nên được
đưa vào, cũng như phong cách giao tiếp riêng của bạn. Thông điệp luôn luôn có cả yếu
tố trí tuệ và tình cảm trong đó, yếu tố trí tuệ để chúng ta có thể xem xét tính hợp lý
của nó và yếu tố tình cảm để chúng ta có thể có những cuốn hút tình cảm, qua đó thay
đổi được suy nghĩ và hành động.

Kênh truyền đạt thông điệp...

Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh, nói thì bằng cách gặp mặt đối mặt,
gọi điện thoại, gặp qua video; viết thì bằng thư từ, email, bản ghi nhớ hay báo cáo.

Người nhận thông điệp...

Những thông điệp sau được truyền đạt đến người nhận. Không nghi ngờ gì là bạn sẽ
trông chờ ở họ những phản hồi. Hãy luôn nhớ là bản thân người nhận thông điệp cũng
tham gia vào quá trình này với những ý tưởng và tình cảm có thể làm ảnh hưởng đến
cách họ hiểu thông điệp của bạn cũng như cách họ phản hồi lại thông điệp đó. Để
thành công, bạn cũng nên nghiên cứu trước những yếu tố này để hành động một cách
hợp lý.

Những phản hồi...

Người tiếp nhận sẽ có những phản hồi, bằng lời hay các hình thức khác đối với thông
điệp của bạn. Hãy chú ý sát sao đến những phản hồi này bởi nó thể hiện rõ ràng nhất
việc người tiếp nhận thông điệp có hiểu chính xác thông điệp của bạn hay không.

Bối cảnh...

Tình huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính là bối cảnh. Nó có thể bao
gồm yếu tố môi trường xung quanh hay rộng hơn là nền văn hóa (ví dụ như văn hóa
nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.).

Loại bỏ các rào cản trong mỗi bước của quá trình

Để truyền đạt thông tin có hiệu quả, bạn phải cố phá bỏ những rào cản tồn tại trong
mỗi bước của quá trình giao tiếp.

Hãy bắt đầu với chính thông điệp của bạn. Nếu thông điệp của bạn quá dài dòng,
không có tổ chức chặt chẽ, hoặc có những thiếu sót thì nó có thể bị hiểu sai hoặc dịch
sai. Việc sử dụng không tốt ngôn ngữ khi nói cũng như các cử chỉ khi nói cũng có thể
gây nên điều tương tự.
Những rào cản trong bối cảnh có thể phát sinh do người tiếp nhận đưa ra quá nhiều
thông tin trong thời gian quá ngắn. Khi có cảm giác như vậy, ít thưòng tốt hơn là
nhiều. Tốt nhất là hãy chú ý đến yêu cầu về thời gian của người khác, đặc biệt là
trong xã hội bận rộn ngày nay. Một khi bạn hiểu điều này, bạn phải làm quen để hiểu
được nền văn hóa của người tiếp nhận thông điệp, hãy đảm bảo bạn có thể chuyển
đổi và truyền đạt thông điệp của mình tới những người có nền tảng khác nhau, từ
những nền văn hóa khác nhau.
Đề thi vào lớp 10 môn Toán |  Đáp án đề thi tốt nghiệp |  Đề thi Đại học |  Đề thi thử đại học môn Hóa |  Mẫu đơn xin việc |  Bài tiểu luận mẫu |  Ôn thi cao học 2014 |  Nghiên cứu khoa học |  Lập kế hoạch kinh doanh |  Bảng cân đối kế toán |  Đề thi chứng chỉ Tin học |  Tư tưởng Hồ Chí Minh |  Đề thi chứng chỉ Tiếng anh
Theo dõi chúng tôi
Đồng bộ tài khoản