Kỹ năng tổ chức công việc

Chia sẻ: Vit Con Xinh Dep | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:44

1
1.810
lượt xem
1.204
download

Kỹ năng tổ chức công việc

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nếu phải làm một chiếc xe máy, bạn có hình dung việc bạn phải làm như thế nào? Hoạch định là xác định chiếc máy có hình dáng như thế nào, ưu điểm, cách vận hành…Tổ chức là quá trình mua NVL, lắp ráp, sắp xếp máy móc.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Kỹ năng tổ chức công việc

  1. Kỹ năng tổ chức công việc 1
  2. Lời giới thiệu 2
  3. I/ KHÁI NIỆM Nếu phải làm một chiếc xe máy, bạn  có hình dung việc bạn phải làm như thế  nào? • Hoạch định là xác định chiếc máy có hình  dáng như thế nào, ưu điểm, cách vận  hành… • Tổ chức là quá trình mua NVL, lắp ráp,  sắp xếp máy móc. • Lãnh đạo là việc hướng dẫn tập xe, cách  thao tác xe, vận hành xe.. 3
  4. 1. Khái niệm • Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình  xác định những công việc cần phải làm  và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm  nhận các công việc đó, tạo ra mối quan  hệ ngang dọc trong nội bộ DN. • Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp  các công việc được giao. • Trong tài liệu này, tổ chức được hiểu  là kết hợp cả hai định nghĩa trên, trong  đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân. 4
  5. 2. Mục đích Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn:  Tổ chức công việc được giao.  Tổ chức mạng lưới công việc.  Sắp xếp hồ sơ.  Sắp xếp vị trí làm việc.  Xác định thứ tự ưu tiên công việc.  Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn… 5
  6. II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN 1. Xác định chức năng, nhiệm vụ 1. Định biên nhân sự 1. Xác định bản mô tả công việc 1. Sắp xếp công việc cho NV. 6
  7. 1. Xác định chức năng nhiệm vụ 1.1 Xác định chức năng: • Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm  chức năng và nhiệm vụ. • Chức năng có thể được hiểu là những  nhiệm vụ lớn nhất của một bộ phận. • Chức năng có thể hiệu là những sản  phẩm/dịch vụ mà bộ phận của bạn cung  cấp. Khi hiểu theo khái niệm khách hàng  nội bộ, bộ phận của bạn sẽ phải cung  cấp các sản phẩm…cho bộ phận tiếp theo.  Sản phẩm..đó là gì? Đó chính là chức  năng của bạn. 7
  8. 1.2 Xác định quy trình • Từ những chức năng đó, bạn đặt câu hỏi:  làm thế nào để thực hiện được nó. • Ví dụ: bạn có chức năng phải tuyển nhân  sự cho công ty, vậy làm thế nào để  tuyển dụng: bạn có câu trả lời là quy  trình tuyển dụng là gì? • Mỗi bước trong quy trình đó, bạn hãy  đặt câu hỏi theo phương pháp 5W1H. 8
  9. 1.2 Xác định quy trình PHƯƠNG PHÁP 5W1H • Who: Ai làm việc đó. • Where: Làm việc đó ở đâu. • When: Làm việc đó khi nào? • How:  Làm bằng cách nào? • Ghi chú: bạn không cần trả lời: what  (là cái gì) và why: tại sao? 9
  10. 1.2 Xác định quy trình LÀM GÌ VỚI HOW? • Bạn cần chú ý kỹ hơn với HOW, có thể mở  rộng ý nghĩa của nó là: ­ Bằng cách nào? Với câu hỏi này bạn xây  dựng các hướng dẫn công việc hay hướng  dẫn vận hành cho máy móc.. ­ Đo lường như thế nào? Bạn hãy xây dựng  tiêu chuẩn cho từng công việc trong quy  trình. 10
  11. 2. Định biên công việc. • Bây giờ bạn hãy lập một list các công  việc mà bộ phận bạn phải thực hiện. • Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của  quản lý, như hoạch định – tổ chức –  lãnh đạo – kiểm tra. • Hãy ước lượng thời gian thực hiện cho  từng công việc đó trong một năm • Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày  làm việc trong năm. Bạn sẽ biết mình  cần bao nhiêu người. 11
  12. 2. Định biên công việc (tt) • Hãy nhóm các công việc có cùng tính  chất vào một chức danh công việc. • Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp  với tổng số thời gian của mỗi chức  danh. • Lưu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi  chức danh. Điều này giúp bạn tạo sức ép  cho nhân viên và điều chỉnh số lượng  công việc co giãn sau này. 12
  13. 3. Lập các bản mô tả công việc: • Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công  việc cho từng chức danh. • Bản mô tả công việc gồm các nội dung:  thông tin về công việc (mã số, chức  danh, bộ phận, người quản lý trực  tiếp), mục tiêu – yêu cầu công việc,  nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ,  tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm  việc. • Lên sơ đồ tổ chức bộ phận. 13
  14. 4. Sắp xếp công việc cho NV • Công việc của nhân viên gồm các công  việc thường xuyên và công việc không  thường xuyên. • Công việc thường xuyên là các công việc  lặp lại, đã được ghi nhận trong bản mô  tả công việc. Công việc thường xuyên  phải có tính lặp lại. • Công việc không thường xuyên do bạn  giao cho nhân viên thực hiện. 14
  15. 4. Sắp xếp công việc cho NV (tt) Đối với công việc thường xuyên: • Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn  đã có đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho  nhân viên thực hiện, bao gồm: ­ Cách thức thực hiện (how). ­ Nguồn lực để thực hiện (5M). ­ Tần suất thực hiện. • Tốt hơn hết, hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội  dung công việc thường xuyên vào kế  hoạch làm việc tuần của họ. 15
  16. 4. Sắp xếp công việc cho NV (tt) Công việc không thường xuyên • Hãy thể hiện nội dung giao việc cho  nhân viên bằng sổ giao việc. • Giái thích cho nhân viên về lý do thực  hiện công việc (why). • Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời  hạn (when) của công ty. • Giải thích phương pháp thực hiện (how). 16
  17. 4. Sắp xếp công việc cho NV (tt) Khi phát sinh công việc thường xuyên, bạn  hãy lưu ý • Xác định công việc đó có lặp lại trong  tương lai hay không? • Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập  một số tài liệu để hướng dẫn cho NV khi  nó xuất hiện trong tương lai. • Như vậy, bạn đã chuyển công việc không  thường xuyên thành công việc thường  17
  18. Tài liệu thao khảo • Kỹ năng quản lý theo quá trình. • Kỹ năng giao việc – uỷ quyền 18
  19. III/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN 1. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên 1. Sắp xếp hồ sơ 1. Sắp xếp nơi làm việc 1. Quản lý thông tin 1. Lập kế hoạch công việc 19
  20. 1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên 1.1 Phân loại công việc •Theo mức độ quan trọng: "Việc lớn" là  những việc quan trọng (liên quan tới một  số tiền lớn hoặc sự an nguy của doanh  nghiệp); còn "việc nhỏ" thì ngược lại. •Theo mức độ khẩn cấp: việc khẩn cấp và  việc không khẩn cấp. •Theo tân suất: Việc thường xuyên và việc  không thường xuyên (sự vụ). 20
Đồng bộ tài khoản