Lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án ODA

Chia sẻ: Xuan Truong | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:0

1
1.176
lượt xem
552
download

Lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án ODA

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Kết thúc mođun này học viên có khả năng: ƒ Nắm vững một số công cụ lập kế hoạch dự án như: biểu đồ Gantt, phương pháp đường tới hạn, kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình. ƒ Nắm vững phương pháp xây dựng lịch trình thực hiện dự án. ƒ Xem xét lại khối lượng công việc, lựa chọn các công cụ để lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án ODA. ƒ Xây dựng kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án ODA cho một dự...

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án ODA

  1. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án (CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA án ODA Mođun KH4: LẬP KẾ HOẠCH VÀ LỊCH TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN ODA Kết thúc mođun này học viên có khả năng: Nắm vững một số công cụ lập kế hoạch dự án như: biểu đồ Gantt, phương pháp đường tới hạn, kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình. Nắm vững phương pháp xây dựng lịch trình thực hiện dự án. Xem xét lại khối lượng công việc, lựa chọn các công cụ để lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án ODA. Xây dựng kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án ODA cho một dự án đơn giản (bằng tay) Kết thúc Mođun KH2: “Cấu trúc hệ thống tổ chức dự án ODA” và KH3 “Cấu trúc sản phẩm, quy trình và phân chia công việc dự án ODA” Người học tự nghiên cứu tài liệu . Giáo viên nêu vấn đề trước khi học, gợi ý và hỗ trợ trong quá trình học. Thực hành lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án ODA Tự kiểm tra đánh giá Mođun KH4: “Lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án” 1. Tự tìm hiểu cơ sở lập kế hoạch và xây dựng lịch trình thực hiện dự án ODA. 2. Thực hành các kỹ năng đã học 3. Tự kiểm tra đánh giá Trang số: 1 / 25
  2. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án (CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA án ODA 1. Một số khái niệm về lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án Lập kế hoạch là việc cung cấp thông tin để trả lời các câu hỏi: Ai? Làm cái gì? Khi nào? Trong bao nhiêu lâu? và các mối quan hệ giữa chúng ra sao? Việc lập kế hoạch dự án có thể hình dung là việc thiết lập một trình tự hành động xác định có thể dự đoán trước.để thực hiện dự án. Lập kế hoạch là một công cụ quản lý cần thiết để tạo điều kiện hiểu được các vấn đề phức tạp liên quan đến các yếu tố có ảnh hưởng qua lại lẫn nhau. Qua trình lập kế hoạch là quá trình ra quyết định bởi vì nó liên quan tới việc chọn giữa các khả năng khác nhau. Lập dự án là rất cần thiết do tính mới, duy nhất, cũng như giới hạn về nguồn lực, kinh phí. Lập kế hoạch dự án là khâu quan trọng nhất trong quá trình chuẩn bị thực hiện dự án nhằm quản lý dự án một cách có hiệu quả. Đây là công cụ giao tiếp trung tâm nhằm điều phối công việc của các bên liên quan. Kế hoạch cung cấp cơ sở cho việc phối hợp, kiểm soát, liên lạc và cam kết về dự án. Kế hoạch là công cụ cho việc đo tiến trình của dự án. Như vậy, lập kế hoạch là cơ sở để theo dõi chất lượng, giá thành và thời gian thực hiện các hạng mục công việc cần thiết cho việc hoàn thành dự án. Lập kế hoạch là một quá trình và là bước đầu tiên khi xây dựng lịch trình thực hiện dự án. Đây chứ không phải là một hoạt động đơn lẻ. Khi điều kiện thực hiện dự án thay đổi, cần có những điều chỉnh kế hoạch. Việc lập kế hoạch tốt và iên tục cập nhật sẽ giúp chỉ ra các thay đổi và điều chỉnh lịch trình thực hiện dự án một cách hiệu quả nhất. Lập kế hoạch là yếu tố thúc đẩy các thành viên dự án hoàn thành công việc của mình đúng thời hạn bằng cách chỉ ra trách nhiệm của mỗi người một cách rõ ràng và công khai. Qua việc lập kế hoạch, sự phối hợp, giao thoa công việc giữa các cá nhân cũng được thiết lập. Trong kế hoạch phải tính đến thời gian hợp lý cần cho sự trao đổi thông tin giữa các thành viên dự án, bao gồm cả thời gian chậm trễ do xem xét lại và chuẩn y các vấn đề quan trọng. Khi lập kế hoạch, các hạng mục công việc cần phải được mô tả rõ ràng trước khi chúng bắt đầu được thực hiện. Các hệ thống kế hoạc hoá và công cụ trong việc lập kế hoạch phải linh động. Lập kế hoạch là một quá trình cập nhật liên tục và người quản lý luôn cần kiểm tra tiến độ, so sánh với kế hoạch. Trang số: 2 / 25
  3. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án (CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA án ODA Kế hoạch phải bao gồm và liên kết được các thành phần sau của một dự án: Phạm vi dự án; Ngân sách; Thời gian thực hiện; và Chất lượng. Trong quản lý thực hiện dự án ODA, cần phải xây dựng và cập nhật một cách liên tục kế hoạch, lịch trình thực hiện dự án làm cơ sở cho các công tác quản lý dự án khác. Trong mỗi lĩnh vực quản lý dự án (xem Mođun KH1), cần có kế hoạch riêng cho các hoạt động cụ thể của mình. Lập kế hoạch, lịch trình thực hiện dự án Tổng thể Quản lý Quản lý Tổ chức nhân sự tài chính mua sắm Thực hiện các hoạt động liên Giám sát, đánh giá và báo quan tới môi trường, xã hội cáo Việc chia nhỏ công việc dự án thành các hạng mục công việc có thể xác định một cách rõ ràng, dễ đo đếm và quản lý (Cấu trúc chia nhỏ công việc (WBS); xem Mođun KH3) là rất quan trọng trong lập kế hoạch thực hiện dự án. Sau đó cần xác định rõ khối lượng từng hạng mục công việc, thời gian và chi phí cần thiết cho từng hạng mục. Hãy xem 1 ví dụ về việc chia nhỏ hoạt động tổng thể: Bảng 1. Ví dụ về chia nhỏ công việc tổng thể của một dự án xây nhà Mã Mô tả Trách Tuần hoá nhiệm Xây nhà (Từ các hoạt 4 8 12 16 20 24 động tổng thể trong cấu trúc phân chia công việc) 10 Kế hoạch A 20 Vị trí B 30 Làm G móng 40 Làm D khung 50 Đổ mái E 60 Lắp đặt hệ R thống 70 Quản lý V dự án Trang số: 3 / 25
  4. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án (CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA án ODA Lịch trình thực hiện dự án chính là kế hoạch thực hiện dự án đã được lập thành một thời gian biểu hoạt động. Lịch trình được xem như một sơ đồ chỉ rõ khi nào một hoặc một nhóm hoạt động sẽ bắt đầu hoặc kết thúc Lập lịch trình đối với dự án quan trọng hơn nhiều so với hoạt động thường xuyên vì các dự án thiếu tính liên tục và thường gây ra các vấn đề phức tạp hơn cho việc điều phối công việc. Lịch trình cũng được dùng như cơ sở để theo dõi và kiểm soát hoạt động của dự án. Cùng với lập kế hoạch, và sử dụng kinh phí, nó được coi như một trong những công cụ chủ yếu cho việc quản lý dự án. Trong môi trường dự án, vai trò của việc lập lịch trình quan trọng hơn nhiều so với trong môi trường hoạt động thường xuyên (như trong các cơ quan doanh nghiệp) vì các dự án không liên tục như các hoạt động thường ngày và thường có những vấn đề nảy sinh phức tạp hơn nhiều trong việc điều phối công việc. Lịch trình thường dựa trên các kế hoạch hành động và/hoặc Cấu trúc chia nhỏ công việc (WBS). Và đó là một điều tốt khi mỗi lớp công việc chính trong WBS được lập lịch trình trong đó đề cập đến mọi gói công việc. Lịch trình phải được điều chỉnh khi kế hoạch tương ứng có sự thay đổi. Cách tiếp cận cơ bản của mọi kỹ thuật lập lịch trình là xây dựng một mạng lưới nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các sự kiện. Mạng lưới này có thể minh họa bằng sơ đồ để biểu diễn mối quan hệ tuần tự giữa các nhiệm vụ của dự án. Các nhiệm vụ bắt buộc phải tiến hành trước hoặc sau các nhiệm vụ khác sẽ được xác định rõ ràng cả về mặt thời gian. Khi lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án, cần xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, thời gian thực hiện, kinh phí và những vấn đề có thể nảy sinh. Công tác lập kế hoạch, xây dựng lịch thực hiện được bắt đầu từ thời điểm chuẩn bị triển khai dự án và kéo dài liên tục trong suốt thời gian thực hiện dự án cho đến khi dự án kết thúc. Việc lập kế hoạch tốt sẽ phát hiện ra các thay đổi và điều chỉnh lịch trình thực hiện dự án một cách hiệu quả nhất. Việc lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án có thể được sử dụng như một công cụ hữu hiệu để ngăn ngừa các vấn đề không mong muốn nảy sinh. Giúp hạn chế sự chậm trễ của từng hạng mục công việc - nguyên nhân chính dẫn đến sự chậm trễ của toàn bộ dự án. Giúp tránh chi vượt dự toán (là điều hay gây ra tranh cãi). Hỗ trợ cho quản lý nhân sư, chặt chẽ trong chỉ đạo. Trang số: 4 / 25
  5. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án (CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA án ODA Để chuẩn bị lịch trình công việc, cần tiến hành như sau: Xem xét cấu trúc phân chia công việc, ma trận trách nhiệm, lịch trình tóm tắt tổng thể và mức độ chi tiết Lựa chọn công cụ lên lịch trình (sơ đồ theo thời gian, hệ thống ưu tiên) Phân chia các hoạt động trong lịch trình tóm tắt tổng thể thành các hoạt động nhỏ hơn và chuẩn bị (các) danh sách các hoạt động Phân phối trách nhiệm và nguồn lực cho mỗi hoạt động Ước lượng quãng thời gian thực hiện cho mỗi hoạt động Thiết lập thứ tự của các hoạt động Chuẩn bị sơ đồ ưu tiên về thời gian (hoặc dạng lịch trình khác) Xác định đường tới hạn Tính toán thời gian co dãn của các hoạt động Xem xét, điều chỉnh lại kế hoạch khi thấy cần thiết Trong dự án dài hạn, tiếp cận “cuốn chiếu” được áp dụng trong việc chi tiết hoá lịch trình thực hiện dự án. Mỗi tháng, cần xem xét lại lịch trình để điều chỉnh cho các tháng tiếp theo. Hình 1. Tiếp cận cuốn chiếu Bắt đầu Kết thúc Lịch trình Hôm nay tóm tắt Mức độ chi tiết tổng thể theo tháng hoặc tuần Mỗi tháng xem xét lại 1 Mỗi tháng lần thêm vào 1 tháng Mức độ chi tiết theo tuần hoặc ngày 3 – 6 tháng Cả nhóm dự án tiến hành việc xây dựng các hoạt động cụ thể từ hoạt động tổng thể và chú ý đến các gợi ý sau: Trang số: 5 / 25
  6. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án (CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA án ODA Phân chia các hoạt động tóm tắt tổng thể thành các hoạt động cụ thể (xem mođun KH3) Sử dụng tiếp cận “cuốn chiếu” cho các dự án dài hạn Đơn vị thời gian của các hoạt động phải nhỏ hơn đơn vị thời gian của các quãng kiểm soát Các hoạt động được mô tả bằng các động từ đối với các “hành động” và danh từ đối với “Những yếu tố bị ảnh hưởng” Đối với mỗi hoạt động, phân phối trách nhiệm cho một tổ chức hay một cá nhân cụ thể, riêng biệt Phân phối một nguồn lực cho mỗi hoạt động cụ thể Mã hoá các hoạt động một cách hệ thống, thể hiện được mối quan hệ “gia đình, liên quan chặt chẽ” của chúng Quản lý dự án là quá trình liên tục, không cần phân tách (Bảng 1) Lựa chọn công cụ thích hợp để lập kế hoạch và lịch trình dự án Hãy xem và ghi nhận một số nguyên tắc cơ bản của việc lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án. 1. Công tác lập kế hoạch phải được tiến hành trước khi bắt đầu thực hiện các hạng mục công việc của dự án; 2. Việc lập kế hoạch và lịch trình thực hiện phải có sự tham gia của những người sẽ thực sự làm việc trong dự án; 3. Bao quát tất cả các khía cạnh của dự án: phạm vi, đối tượng; ngân sách; thời gian và chất lượng; 4. Bảo đảm tính linh hoạt của kế hoạch, cho phép điều chỉnh kế hoạch, có tính đến thời gian xem xét và phê duyệt; 5. Làm cho kế hoạch thực sự đơn giản, loại bỏ những chi tiết rắc rối làm cho người đọc khó hiểu; 6. Cần phải nhớ rằng lịch trình thực hiện chỉ là dự định để tiến hành công việc và nó không bao giờ chính xác tuyệt đối; 7. Trao đổi kế hoạch với tất cả các bên liên quan. Mọi kế hoạch sẽ vô giá trị nếu không được mọi người biết đến. Nhà quản lý dự án cần phải thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến kế hoạch trong quá trình thực hiện dự án như sau: Lập biểu đồ tiến trình Theo dõi tiến triển công việc theo kế hoạch Cập nhật thường xuyên bản kế hoạch Trang số: 6 / 25
  7. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án (CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA án ODA Việc lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án là rất quan trọng. Đây là công cụ phục vụ cho công tác quản lý GHI NHỚ thực hiện dự án một cách hiệu quả nhất, cũng như cơ sở cho việc kiểm soát và đánh giá tiến trình thực hiện và chất lượng dự án. Hãy ghi nhận mô tả sơ bộ về đặc điểm của một số phương pháp lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án Hình 2. Một số công cụ lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án Mô tả sơ bộ Biểu đồ Gantt biểu thị một kế hoạch đã được lập cho Biểu đồ thanh – một số nhiệm vụ, được trình bầy trên trục hoành theo Biểu đồ Gantt thời gian. Phương pháp CPM được thiết kế cho các dự án xây dựng và đã đường tới hạn – được các công ty xây dựng chấp nhận rộng rãi. Bản chất CPM là phương pháp xác định thời gian cần CPM thiết để hoàn thành công việc, sử dụng khi xây dựng lịch trình thực hiện dự án. PERT được áp dụng rộng rãi trong công nghiệp chế Biểu đồ PERT tạo và có điểm tương đồng với phương pháp CPM. (Kỹ thuật đánh Dù vậy, PERT chỉ tập trung vào yếu tố thời gian của giá và xem xét dự án và sử dụng tính toán xác suất về thời gian của chương trình) một hoạt động để trợ giúp việc xác định khả năng một dự án có thể được hoàn thành tại một thời điểm cho trước không. Trang số: 7 / 25
  8. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án (CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA án ODA 2. Biểu đồ Gantt Danh sách hoạt động chỉ ra các hoạt động cần tiến hành, cùng với cá nhân/tổ chức chịu trách nhiệm, quãng thời gian thực hiện, thời gian khởi đầu và kết thúc. Hãy xem ví dụ về danh sách hoạt động trong việc chuẩn bị kế hoạch xây nhà. Bảng 2. Danh sách công việc trong việc chuẩn bị kế hoạch xây nhà Mã Hoạt động Trách nhiệm Quãng thời gian Khởi đầu Kết thúc 100 Mua đất Chủ dự án 1 0 1 101 Nghiên cứu vị trí Kiến trúc sư 2 1 3 102 Xác định nhu cầu Kiến trúc sư 2 1 3 103 Kết thúc bản vẽ Kiến trúc sư 1 3 4 104 Lựa chọn nhà Chủ dự án 2 4 6 cung cấp 105 Cung cấp thiết bị Kiến trúc sư 1 4 5 106 Lập kế hoạch xây Chủ dự án 1 6 7 dựng Biểu đồ dạng hình thanh (Gantt) là một loại biểu đồ là sơ đồ thực hiện các hạng mục công việc theo thời gian, được sử dụng trong lập kế hoạch. Đối với một số dự án đơn giản, biểu đồ dạng hình thanh gần giống với danh sách công việc, nhưng được thể hiện theo kiểu đồ thị, sinh động hơn. Biểu đồ Gantt khó cập nhật và không mô tả mối quan hệ tương hỗ giữa các hoạt động và không liên kết được các thông tin về chi phí, nguồn lực cần thiết với lịch thực hiện. Một sự thay đổi trong một hoạt động không tự động làm thay đổi các hoạt động tiếp theo Là công cụ hữu hiệu để quản lý lịch trình hoạt động chung của dự án, nhưng ít khi được áp dụng để quản lý những công việc cụ thể, chi tiết vì nó không thể hiện nhiều mối quan hệ tương hỗ giữa các hoạt động. Loại sơ đồ này thường được sử dụng cho các dự án có mối quan hệ giữa các hoạt động dễ hểu, không quá phức tạp. Các bước cơ bản khi tiến hành xây dựng biểu đồ Gantt: Định nghĩa các hoạt động; Tính toán thời gian cần thiết để hoàn thành công việc cho mỗi hoạt động, tuỳ thuộc vào khối lượng công việc, nguồn lực cho phép, tổng thời gian để hoàn thành dự án; Trang số: 8 / 25
  9. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án (CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA án ODA Xác định mối liên hệ giữa một hoạt động với các hoạt động khác; Vẽ lịch thực hiện dự án (mỗi hoạt động được biểu diễn bằng một thanh ngang theo trục hoành thời gian); Điều chỉnh thời gian cho tất cả các hoạt động cho đến khi hoàn thành lịch trình (là khi các hoạt động đã được sắp xếp sao cho thời điểm hoàn thành của chúng không vượt quá thời điểm hoàn thành dự án đã được định trước) Hãy xem ví dụ về biểu đồ dạng hình thanh (Gantt) Bảng 3. Biểu đồ dạng hình thanh (Gantt) Mã Hoạt động Quãng thời 1 2 3 4 5 6 7 gian (tuần) 100 Mua đất (Chủ dự 1 xxx án) 101 Nghiên cứu vị trí 2 xxx xxx (Kiến trúc sư) 102 Xác định nhu cầu 2 xxxx xxx (Kiến trúc sư) 103 Kết thúc bản vẽ 1 xxx (Kiến trúc sư) 104 Lựa chọn nhà 2 xxx xxx cung cấp (Chủ dự án) 105 Cung cấp thiết bị 1 xxx 106 Lập kế hoạch xây 1 xxx dựng (Chủ dự án) Sử dụng biểu đồ Gantt có một số ưu nhược điểm như sau: Biểu đồ này rất dễ hiểu nhưng khó cập nhật và không mô tả mối quan hệ tương hỗ giữa các hoạt động Không liên kết được các thông tin về chi phí, nguồn lực cần thiết với lịch thực hiện Một sự thay đổi trong một hoạt động không tự động làm thay đổi các hoạt động tiếp theo Trang số: 9 / 25
  10. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án (CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA án ODA 3. Phương pháp đường tới hạn (CPM) Phương pháp đường tới hạn là một trong những nhóm phương pháp thuộc sơ đồ mạng lưới, bao gồm: - Sơ đồ ưu tiên (PDM) - Sơ đồ ưu tiên về quy mô thờigian - Sơ đồ mũi tên Sử dụng phương pháp này tốn nhiều công sức hơn biểu đồ Gantt, nhưng lại cung cấp nhiều thông tin chi tiết cần thiết cho việc quản lý dự án một cách có hiệu quả. Nó đòi hỏi chia nhỏ dự án ra thành nhiều hoạt động xác định được và liên hệ các hoạt động này với nhau theo một trật tự logic và chi tiết hơn nhiều so với biểu đồ Gantt: Đây là công cụ hữu hiệu để xây dựng lịch thực hiên chung cho toàn bộ dự án, cũng như cho từng công việc cụ thể, chi tiết. Cung cấp mối quan hệ tương hỗ giữa các hoạt động và lịch trình sử dụng kinh phí và các nguồn lực khác; Đòi hỏi có những mô tả rõ mối quan hệ giữa các hoạt động; Một số khái niệm được sử dụng trong phương pháp đường tới hạn: Hoạt động: việc thực hiện một nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án. Mỗi hoạt động thường đòi hỏi kinh phí, hoặc thời gian, hoặc cả hai; Mạng lưới: sơ đồ mô tả mối liên hệ giữa các hoạt động nhằm hoàn thành dự án. Mạng lưới thường được vẽ dưới dạng "sơ đồ mũi tên", "sơ đồ nút"; Quãng thời gian (D): quãng thời gian được ước tính cần để thực hiện một hoạt động. Quãng thời gian này phải tính đến tất cả các nguồn lực cần cho hoạt động đó; Thời điểm bắt đầu sớm (ES): thời điểm sớm nhất mà một hoạt động có thể bắt đầu; Thời điểm kết thúc sớm (EF): thời điểm sớm nhất mà một hoạt động có thể kết thúc, bằng Thời điểm bắt đầu sớm cộng Quãng thời gian: EF = ES + D Thời điểm kết thúc muộn (LF): thời điểm muộn nhất mà một hoạt động có thể kết thúc; Thời điểm bắt đầu muộn (LS): thời điểm muộn nhất mà một hoạt động có thể bắt đầu nhưng không làm chậm thời điểm kết thúc dự án: LS = LF - D Trang số: 10 / 25
  11. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án (CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA án ODA Tổng thời gian co dãn (TF): tổng thời gian mà một hoạt động có thể chậm nhưng không làm chậm thời điểm kết thúc dự án: TF = LF - EF = LS - ES Thời gian co dãn tự do (FF): là quãng thời gian mà một hoạt động có thể chậm nhưng không làm chậm Thời điểm bắt đầu sớm của hoạt động kế tiếp ngay sau đó; Đường tới hạn: là chuỗi các hoạt động liên quan đến nhau trên sơ đồ Mạng lưới, trong đó mỗi hoạt động đều có Tổng thời gian co dãn và Thời gian co dãn tự do bằng 0. Đường tới hạn xác định thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án; 3.1. Sơ đồ ưu tiên (PDM) Phương pháp sơ đồ mạng lưới ưu tiên tạo ra lôgíc hay tập hợp các mối quan hệ qua lại giữa các hoạt động một cách rõ ràng. Đường nối giữa các hoạt động chỉ ra rằng các hoat động nằm bên phải thường xảy ra sau hoạt động nằm bên trái. Đường nối này cho phép nhà quản lý dự án xác định dường tới hạn, là chuỗi các hoạt động kết hợp với nhau và sẽ xác định độ dài của dự án. Ví dụ về dự án xây nhà (hình 3) cho thấy, các hoạt động tiếp theo hoạt động (1) chỉ ra rằng các hoạt động này độc lập với nhau và có thể xảy ra đồng thời. Hình 3. Ví dụ về mạng lưới lưới ưu tiên trong dự án xây nhà 101 2 105 1 Nghiên cứu vị trí Đặt hàng Kiến trúc sư Kiến trúc sư 100 1 103 1 106 1 Mua đất Hoàn thành bản Kế hoạch xây Chủ dự án vẽ dựng Kiến trúc sư Chủ dự án 102 2 104 2 Xác định yêu cầu Lựa chọn nhà thầu Kiến trúc sư Chủ dự án Trang số: 11 / 25
  12. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án (CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA án ODA Số hiệu Thời gian Để xác định đường tới hạn (chuỗi các hoạt động) cho mỗi dự án, cần thêm vào quãng thời gian của các hoạt động phụ Mô tả hoạt thuộc lẫn nhau. Tổng thời gian của các động hoạt động phụ thuộc này là thời gian cần thiết để thực hiện dự án. Nguồn lực Sơ đồ ưu tiên về quy mô thời gian kết hợp các đặc điểm của sơ đồ Gantt và sơ đồ ưu tiên. Mối quan hệ logíc thể hiện bằng các mũi tên được thiết lập thông qua việc sử dụng đường theo phương thẳng đứng (được gọi là hàng rào). Hoạt động nằm bên phải hàng rào sẽ xảy ra sau hoạt độ nằm bên trái hàng rào. Hình 4. Sơ đồ ưu tiên về quy mô thời gian Hoạt động Rào 100 1 101 2 105 1 Độ linh Mua đất Nghiên cứu vị trí Đặt hàng động Chủ dự án Kiến trúc sư Kiến trúc sư 106 1 Kế hoạch xây dựng Chủ dự án 102 2 103 1 104 2 Xác định yêu Hoàn thành bản Lựa chọn nhà thầu cầu vẽ Chủ dự án Kiến trúc sư Kiến trúc sư Thời gian (tuần) 1 2 3 4 5 6 7 Khái niệm “Bắt đầu sớm/chậm và Kết thúc sớm/chậm” được sử dụng để xác định các hoạt động thuộc nhóm “tới hạn” hay thuộc nhóm có thời gian co dãn. Trang số: 12 / 25
  13. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án (CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA án ODA Bảng 4. Thời gian bắt đầu và kết thúc Mã Hoạt động Trách nhiệm Khoảng Khởi Kết Khởi Kết Tổng thời đầu thúc đầu thúc mức gian sớm sớm muộn muộn độ linh (ngày) động 100 Mua đất Chủ dự án 4 0 4 0 4 0 101 Nghiên cứu Kiến trúc sư 8 4 12 4 12 0 vị trí 102 Xác định Kiến trúc sư 8 4 12 4 12 0 nhu cầu 103 Kết thúc bản Kiến trúc sư 4 12 16 12 16 0 vẽ 104 Lựa chọn Chủ dự án 8 16 24 16 24 0 nhà cung cấp 105 Cung cấp Kiến trúc sư 4 16 20 20 24 4 thiết bị 106 Lập kế Chủ dự án 4 24 28 24 28 0 hoạch xây dựng Lựa chọn công cụ thích hợp để lập kế hoạch là rất quan trọng. Bảng 5. So sánh các công cụ Công cụ Sử dụng khi nào Ví dụ Biểu đồ thanh Logic đơn giản với một vài Xây dựng đường hoạt động song song (dự án đơn giản) Sơ đồ mạng lưới Logic phức tạp với rất nhiều Xây dựng cầu, hệ hoạt động song song (dự án thống cấp nước phức tạp) Một số khái niệm cần chú ý lập kế hoạch dự án bằng phương pháp đường tới hạn: Đường tới hạn, Thời GHI NHỚ gian thực hiện dự án, Thời gian co dãn tự do. Trang số: 13 / 25
  14. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án (CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA án ODA 3.2. Phương pháp xây dựng hệ thống đường tới hạn và sơ đồ mũi tên Quy trình xây dựng hệ thống phương pháp đường tới hạn: Xây dựng danh sách các hoạt động cho các hoạt động tóm tắt Phân chia các hoạt động tóm tắt và điền vào danh sách nói trên Họp với nhà quản lý Phát triển chuỗi logic Thiết lập sơ đồ mạng lưới (bảng đen hoặc máy tính) Danh sách các hoạt động tóm tắt thường bao gồm các mục sau: thứ tự, mô tả, đơn vị tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm, số nhân lực, chi phí, thời gian, ngày bắt đầu, ngày kết thúc. Cơ chế sử dụng trong xây dựng (vẽ) sơ đồ mạng lưới ưu tiên: 1. Sắp xếp trật tự các hoạt động từ trái qua phải với một hộp bắt đầu và một hộp kết thúc 2. Vẽ các mũi tên theo tiến trình thực hiện 3. Vẽ các mũi tên đến và đi từ các hộp và song song với phương nằm ngang 4. Chỉ ra bất cứ các loại logíc nào 5. Tránh các mũi tên bị cắt nhau Một số dạng quan hệ giữa các hoạt động cần lưu ý: Cùng đồng thời bắt đầu (S-S); Kết thúc rồi mới bắt đầu (F-S); và Tổ hợp (bắt đầu một hoạt động khi một hoạt động khác đang diễn ra) Bên cạnh các môpí quan hệ nêu trên, còn một số dạng quan hệ khác. Hãy xem các ví dụ về các loại quan hệ giữa các hoạt động dưới đây (hình 5, 6, 7). Hình 5. Hai công việc “tiền nhiệm” 16 (20) (18) Trang số: 14 / 25
  15. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án (CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA án ODA Hình 6. Nhiều việc bắt đầu sau một quyết định Hình 7. Mối quan hệ chéo Nguyên liệu thô Máy phần 1 (139) (143) Ký thẻ công việc Máy phần 2 (141) (145) Cần tránh các đường phụ thuộc cắt nhau nhưng trong trường hợp này (hình 7) là không thể tránh khỏi. Hình 8. Tránh các hoạt động “treo” (như A và F) A Bắt đầu B D Kết thúc C E F Tính toán để xác định hoạt động nào thuộc dạng tới hạn? Hoạt động nào thuộc dạng co giãn được về thời gian? Trang số: 15 / 25
  16. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án (CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA án ODA Hãy xem ví dụ dưới đây về việc xác định loại hoạt động tới hạn và co dãn. Phía trên hộp là đường tiến trình tiến, được tính từ trái qua phải, bắt đầu từ kết thúc công việc thứ nhất (A). Đường tiến trình lùi được tính từ phải qua trái, bắt đầu từ “bắt đầu muộn” của công việc cuối cùng (D). ES EF ES EF ES EF 2 4 1 A B D LS LF LS LF LS LF ES EF Số trong hộp là khoảng 2 thời gian cần thiết cho 1 C hoạt động LS LF (Tiếp) Ví dụ, trong đó gán số cụ thể cho việc bắt đầu và kết thúc ES EF 0 2 2 6 6 7 2 4 1 Đường tới A B D hạn 0 2 2 6 6 7 LS LF 2 4 2 C 4 6 Như vậy có thể thấy, công việc A, B và D là không việc thuộc loại “tới hạn”, còn công việc C thuộc loại linh động. Trang số: 16 / 25
  17. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án (CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA án ODA Hãy đọc và ghi nhận cơ chế tính toán thời gian co dãn của hoạt động Từ trái sang phải Viết lên trên Tìm ra khoảng thời gian Khi có thể lựa chọn, chọn lấy giá trị cao nhất 0 3 3 7 7 9 3 4 2 A B C 0 3 3 7 7 9 Từ phải sang trái Viết ở dưới Tìm đến quyết định và làm nó nổi bật Khi có thể lựa chọn, chọn lấy giá trị thấp nhất 4. Sơ đồ PERT PERT được xây dựng trên cơ sở sự kiện chứ không phải hoạt động như các loại sơ đồ mạng lưới khác. Một sự kiện là sự hoàn thành một hoạt động. Trong đó, tên các hoạt động ở phía trên và thời gian cần thực hiện ở phía dưới mũi tên. Các nốt biểu diễn điểm bắt đầu và kết thúc. Hình 8. Ví dụ về sơ đồ PERT Giấy phép Khai thác 101 1 3 102 6 2 1 Mua đất 100 1 Xây dựng kế hoạch 106 Xác định 102 Kế hoạch Lựa chọn 2 4 103 5 104 7 8 2 1 2 1 Trang số: 17 / 25
  18. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án (CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA án ODA Đối với mỗi sự kiện cần phải tính toán trên cơ sở thống kê về thời gian dự kiến. Sự kiện ở các nốt 3 lần ước lượng Kết thúc 3.08 kế hoạch Ngắn nhất 1.5 Bắt Trung bình 3.0 đầu 0 Nhanh nhất 5.0 Mua đất Thời gian dự kiến 3.08 Công thức tính (1 x Ngắn nhất) + (4 x Trung bình) + (1 x Dài nhất) 1.5 + 12 + 5 18.5 = = 6 6 6 Có 3 loại phương pháp hệ thống: Hoạt động ở nốt Sự kiện ở nốt Hoạt động ở mũi tên 3 Kế hoạch 4 5 Chuẩn bị kế hoạch được chuẩn bị 3 3.08 Sơ đồ mũi tên Sơ đồ ưu tiên Sơ đồ PERT với 3 lần ước lượng Cần thiết phải sử dụng các phần mềm máy tính để hỗ trợ quá trình lập kế hoạch. PERT có một số đặc điểm riêng như sau: Tạo lập một cơ sở cho việc lập kế hoạch và dự báo Cung cấp cho ban lãnh đạo tầm nhìn và cho phép họ kiểm soát các chương trình hành động tương tự nhau để đối phó với các tình huống lặp lại; Trang số: 18 / 25
  19. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án (CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA án ODA Giúp ban lãnh đạo giải quyết những điểm không chắc chắn trong chương trình hành động bằng cách trả lời các câu hỏi như thời gian trễ của một hạng mục công việc nhất định ảnh hưởng thế nào đến việc hoàn thành dự án, sự cách quãng giữa các hoạt động và những hoạt động nào có vai trò then chốt với thời điểm hoàn thành dự án. Cung cấp một cơ sở cho việc thu thập các thông tin cần thiết đối với việc ra quyết định, báo cáo. 5. Xây dựng lịch trình dự án Quá trình lên lịch trình dự án bắt đầu sau các hoạt động cho mỗi mục tiêu của dự án được xác định và đường tới hạn được xây dựng. Lên lịch trình dự án đòi hỏi dung hoà giữa các nguồn lực, rủi ro, và thời hạn cần hoàn thành công việc. Hãy theo xem ví dụ sau về lập lịch trình dự án. A 1 B : : : 4 F : 2 C 1 - A, B, F là các hoạt động tới hạn - C,D, E,G là các hoạt động dạng có thời gian co dãn D 1 - Các số ở mỗi hoạt động chỉ quãng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc - Có nhiều cách để thực hiện các hoạt động E 1 có thời gian co giãn, phụ thuộc vào nguồn lực và chi phí - Cần phải chú ý đến hiệu quả, tính kinh tế G 1 và chất lượng 1 2 3 4 5 6 7 Tuần Khi lên lịch trình đối với loại hoạt động có thời gian co dãn, cần chú ý đến các vấn đề sau: Phân phối nguồn lực một cách hợp lý Chi phí cần thiết và khả năng tiền mặt Các rủi ro có thể xảy ra Các yếu tố ngoại lai (ví dụ thời tiết) Trang số: 19 / 25
  20. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án (CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA án ODA Trong quá trình thực hiện dự án, các nhà quản lý có thể phải tính đến chuyện rút ngắn thời gian hoàn thành dự án do đòi hỏi của tình hình mới hoặc do dự án (hoặc một pha của dự án) bị chậm chễ. Để làm được việc đó, cần chú ý đến các vấn đề sau: Bổ sung thêm nguồn lực, kinh phí: trong trường hợp có thể có nguồn vốn bổ sung hay cân đối kinh phí của dự án Thay đổi trật tự các hoạt động để có thể rút ngắn thời gian hơn: Có thể tiến hành song song hoặc thay đổi 1 số trật tự của các hoạt động mà chúng vẫn đảm bảo hoàn thành dự án mmặc dù có thể có những khó khăn và khả năng gặp rủi ro nhất định. Khi sắp xếp lại trật tự các hoạt động, cần chú ý là không nên coi trở mgại về nguồn lực là trở ngại về lô gíc sắp xếp các hoạt động. Giảm mục tiêu (ít tham vọng hơn): Thay đổi phương pháp: tìm kiếm phương pháp mới hoặc phương pháp khác Giảm thời gian đã ước lượng đối với mỗi hoạt động Mỗi lần ước lượng lại khoảng thời gian và kinh phí cần thiết, cần phải chú ý đến mức độ dễ thay đổi cũng như cần thiết phải có những giả thuyết về một số tình huống tương tai của dự án để có thể kịp thời ứng phó với những thay đổi có thể xảy ra. Sau khi đã chuẩn bị, lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án, cần đạt được sự phê chuẩn về công tác chuẩn bị cũng như kế hoạch/lịch trình dự án. Để đạt được sự phê duyệt quản lý cần thực hiện các bước sau: Xem xét kế hoạch thực hiện dự án được đề xuất Thực hiện những cam kết với các nhà lãnh đạo của các ban ngành Xác định người cần đưa ra những phê chuẩn chính thức và không chính thức (làm việc với chủ đầu tư) Đưa ra cách quản lý và đàm phán Xét lại kế hoạch khi được yêu cầu Xây dựng một chiến lược để duy trì sự hỗ trợ Thực hiện chiến lược để duy trì sự hỗ trợ Cần chuẩn bị kỹ và có chiến lược để đạt được sự phê chuẩn kế hoạch, lịch trình thực hiện dự án và hỗ trợ quản GHI NHỚ lý. Trang số: 20 / 25

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản