Luận văn về - Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng

Chia sẻ: Nguyenthi Mai | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:92

0
229
lượt xem
118
download

Luận văn về - Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trong những năm qua nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển hoá mạnh mẽ sang cơ chế thị tr¬ường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước. Trong cơ chế thị trường, để thực hiện chiến lược phát triển của nền kinh tế, các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vướng mắc còn tồn tại của của chế cũ.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Luận văn về - Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng

  1. Luận văn Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng
  2. Luận văn tốt nghiệp M ở đầ u Trong những năm qua nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển hoá mạnh mẽ sang cơ chế thị trường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước. Trong cơ chế thị trường, đ ể thực hiện chiến lược phát triển của nền kinh tế, các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vướng mắc còn tồn tại của của chế cũ. Từ cơ chế q uản lý tập trung quan liêu bao cấp bớc sang cơ chế quản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trường. Sau hơn mười năm đổ i mới nền kinh tế, nước ta đã có những thành tựu lớn tạo nên một bước ngoặt lịch sử trong sự phát triển kinh tế của đ ất nước. Do vậy các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường thì phải nắm vững được thị hiếu của người tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó. Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có được sự p hát triển như vậy, nó đòi hỏi phải có sự tư duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị trường. Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của người lao động là rất quan trọng, đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển. Một người lãnh đạo tài năng, quyết đoán có thể dẫn tới doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn đồng thời có thể doanh nghiệp phát triển, toàn diện. Chính vì vậy mà việc nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị là vô cùng quan trọng. Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhận thấy công ty này là công ty nhà nước vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, để theo kịp với nhịp độ phát triển của thời đại công ty cũng đ ã có rất nhiều sự thay đổi về phương thức kinh doanh của mình, thay đổ i về phương thức bán hàng, phương thức tiêu thụ... tuy nhiên hoạt độ ng mua hàng vẫn chưa đựơc quan tâm thực sự. Đ ây là vấn đề mà không chỉ của công ty này mà gần như nó tồn tại trong hầu K hoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị 1 H ương Lớp K36A4
  3. Luận văn tốt nghiệp hết các doanh nghiệp quố c doanh. Hoạt động mua hàng rất ít được quan tâm đến như hoạt đ ộng bán hàng. Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn là quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng. V iệc mua hàng chưa được đánh giá tương xứng với vị trí của nó. Trong khi mua hàng lại là khâu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để ho ạt độ ng kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt đông bán hàng có được tốt hay không phụ thuộ c rất nhiều vào ho ạt động mua hàng. Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài “Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng ” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Đây là mộ t d ịp tốt để em có thể hiểu rõ ơn về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp không chỉ trên lý thuyết mà còn thông qua thực tế. N goài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồ m ba chương lớn: C hương 1 : cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thng mại. C hương 2: Khảo sát và đánh giá về công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. C hương3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. K hoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị 2 H ương Lớp K36A4
  4. Luận văn tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.1 Hoạ t động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đ ầu vào (đối với doanh nghiệp thương m ại yếu tố đầu vào là nguồn hàng) một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế ho ạch bán ra của doanh nghiệp. D ưới góc đ ộ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với bán hàng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và dịch vụ một cách có hệ thố ng và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra được điều kiện mua hàng tốt. Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa người với người Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, tho ả thuận điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cu cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp nhất. + Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mạ i K hoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị 3 H ương Lớp K36A4
  5. Luận văn tốt nghiệp Mua hàng là nghiệp vụ mở đ ầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đây là khâu mở đ ầu cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng, và chất lượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn. Trong cơ chế thị trường thì bán hàng là khâu quan trọng nhưng mua hàng là tiền đề tạo ra lượng hàng ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thố ng kinh doanh của doanh nghiệp. V ậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mua là tiền đề đ ể bán và đạt được lợi nhuận. Trên thực tế khâu bán hàng khó hơn mua hàng nhưng hàng vi hay bị mắc sai lầm nhất lại là hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quan trọ ng đố i với các doanh nghiệp và các nhà kinh doanh. + Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở chỗ: - Mua hàng nhằm tạo tiền đ ề vật chất cho ho ạt động bán hàng. Các doanh nghiệp muốn bán hàng ra thị trường thì phải có tiền đề vật chất tức là phải có yếu tố đầu vào. Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu của doanh nghiệp. Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá trong tay từ đó bán ra thị trường. Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn mong muố n phấn đ ấu để mua được hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể thoả mãn tố t nhất nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng để thu hút khách hàng về phía mình. Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đ ến mua hàng với số lượng và giá cả hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường. Điều này thể hiện chi phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của doanh nghiệp và những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng cuả doanh nghiệp nh chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển... ) sẽ làm cho giá đầu vào trên mộ t đơn vị cao và từ đó làm cho giá bán cao. K hoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị 4 H ương Lớp K36A4
  6. Luận văn tốt nghiệp - Mua hàng đảm b ảo có đủ lượng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu cầu của họ. Đối với doanh nghiệp thương mại khi mua hàng nếu mua phải hàng kém chất lượng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phù hợp, lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó. Mà khách hàng đã không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh không đạt hiệu quả. Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàng cảm thấy hài lòng về sản phẩm của mình để thu hút khách hàng. Khách hàng là ngươì cuố i cùng bỏ tiền túi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, là ngươì quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp hay không. Cho nên có khách hàng thì doanh nghiệp mới có được doanh thu và thu được lợi nhuận. Mua hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh giúp cho hoạt động kinh doanh thương mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh được tốc độ lưu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ chứ tín và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Mua hàng là một trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, lưu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa họ c kỹ thuật của thế giới. 1.1.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.1.2.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp thương mạ i. a) Căn cứ vào quy mô mua hàng Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thương mại trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Để có đuợc quyết đ ịnh lượng hàng sẽ mua trong từng lẫn, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp. K hoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị 5 H ương Lớp K36A4
  7. Luận văn tốt nghiệp Lượng bán hàng d ự kiến + tồn đ ầu kỳ + tồ n cuối kì Lượng hàng thích hợp = m ột lần mua số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến Phương pháp này có ưu điểm sau: + Cơ sở đ ể xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng được xác đ ịnh xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận, lượng hàng hoá dự trữ thực tế đầu kì và kế hoạch d ự trữ cho kì bán tiếp theo. + Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết b ấy nhiêu nên lựơng hàng hoá dự trữ ít. Do vậy sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí khác. Điều đó làm tăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn + Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hoá thay đổi, giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai (hoả hoạn, lũ lụt... ) hay chiến tranh gây ra. Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lưu ý: + V ì lựơng hàng mua về ít chỉ đ ủ bán ra ở mức độ bình thường nên nếu việc nhập hàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có nguy cơ thiếu hàng. + Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hưởng các ưu đãi mà người bán hàng dành cho. Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trường khi trên thị trường có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt đựơc, doanh nghiệp sẽ không thể thu được lợi nhuận “siêu ngạch ”. K hoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị 6 H ương Lớp K36A4
  8. Luận văn tốt nghiệp Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa vào mộ t số luận cứ ta có thể xác định được số lượng hàng tối ưu cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng. N ếu ta gọ i: C-Tổng chi phí C - Chi phí một lần mua hàng 1 C2 - Chi phí b ảo quản đơn vị hàng hoá trong mộ t đơn vị thời gian C - Số lượng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian Q - Số lượng hàng hoá thu mua một lần G iả thiết Q không đổi và số lượng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có: 2*C 1*D C2 Q= C= C 2 * (Q/2) + C *Q/D) 1 Công thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tố i ưu với tổng chi phí thu mua, bảo quản là thấp nhất. Từ đó có thể thấy mua theo lô có những ưu điểm sau: + Chi phí mua hàng có thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được những ưu đãi của các nhà cung cấp. + Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng + Có thể chớp được thời cơ nếu có những “ cơn sốt ” thị trường, do đó có thể thu được lợi nhuận “ siêu ngạch ”. Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định đó là: K hoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị 7 H ương Lớp K36A4
  9. Luận văn tốt nghiệp + Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp + Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn. + Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá ) cao. b) Căn cứ vào hình thức mua Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Phương pháp thu mua này có ưu điểm là tiết kiệm được chi phí nhưng nó có nhược điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi mua hàng về không bán được vì không phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng. Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy hàng, họ phải tự lo vốn và nguồ n hàng kinh doanh. Ưu điểm của phương pháp này là nắm chắc được nhu cầu, thị trường mua và bán gắn liền nhau. Nhược điểm là số lượng mua bán ít, giá cả cao, chi phí kí kết tăng. Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Đây là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ thường áp dụng do điều kiện vốn ít, mộ t số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ. Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều nên mua được giá thấp, tiết kiệm được chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hoá, chi phí đi lại của cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan. Nhưng cũng có nhược điểm là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vố n chậm. c) Căn cứ vào thời hạn tín d ụng Mua đến đâu thanh toán đến đó (mua thanh toán ngay) theo phương thức này thì khi nhận được hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên bán K hoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị 8 H ương Lớp K36A4
  10. Luận văn tốt nghiệp Mua giao hàng trước: sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp đ ã nhận được hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán lô hàng đó. Mua đặt tiền trước nhận hàng sau: sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hoá với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả mộ t khoản tiền (có thể là một phần lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng) đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua. d) Căn cứ theo nguồ n hàng: Mua trong nước: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt độ ng mua của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó đư- ợc sản xuất trong nước. Mua từ n ước ngoài(nhậ p khẩu): Đ ây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ nước ngoài về để p hục vụ cho việc kinh doanh ở trong nước. Trog đó có hai hình thức nhập khẩu: + Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vai trò làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và thiết bị máy móc nước ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của khách hàng ntrong nước. Trong hoạt độ ng dịch vụ này công ty không phải sử dụng vốn của mình và được hưởng một khoản gọi là phí uỷ thác. + Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối từ khi tìm hiểu nhu cầu của thị trường để mua đến khi bán hàng và thu tiền về bằng vố n của mình. Cùng với cách thức phân loại như trên còn có nhiều cách phân loại khác như: phân lo ại theo phương thức mua theo hợp đồng, phương thức mua trực tiếp hay gián tiếp, phương thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua buôn hay mua lẻ...Mỗi phương pháp trên đều có những ưu và nh- ược điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng K hoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị 9 H ương Lớp K36A4
  11. Luận văn tốt nghiệp thời điểm, từng giai đoạn nhất định đ ể quyết đ ịnh xem mình nên theo phương thức nào là thuận tiện nhất và tốt nhất. 1 .1. 2. 2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả. + Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một số lượng nhà cung cấp nhất định. Đ iều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân tán được rủi ro bởi hoạt đ ộng mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ p hía nhà cung cấp. Nếu như doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất ho ặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và rất khó khắc phục. Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng: nó có thể xảy ra do thất b ại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà b ản thân các nhà cung cấp gặp phải như thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến tranh, do những trục trặc trong quá trình vận chuyển hay do sự bất tín của các nhà cung cấp. V ới ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều người gọi nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc “không bỏ tiền vào một túi ”. Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. N ếu hàng hoá đầu vào của doanh nghiệp chỉ được mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp. K hi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều ng- ười thì bản thân các nhà cung cấp sẽ đưa ra những điều kiện hấp d ẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán đ ể thu hút người mua về phía mình. Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng và giúp đỡ lẫn nhau. N hà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng của họ nhiều hơn và thường xuyên. Vì vậy doanh nghiệp có thể d ễ dàng nhận được nhiều ưu đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm chí còn được họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn (đư- K hoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị 10 H ương Lớp K36A4
  12. Luận văn tốt nghiệp ợc hưởng tín d ụng mại khi thiếu vốn, được ưu tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm,...) và doanh nghiệp thường trở thành khách hàng truyền thố ng của các nhà cung cấp. N gược lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn. + Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp: nếu người bán hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay d ịch vụ một cách có hệ thố ng và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì người mua hàng lại phải làm điều ngược lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình hoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm được những điều kiện mua hàng tốt hơn. Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau. Có những “ ràng buộ c chặt ” (điều kiện không thể nhân nhợng đ - ược) và có những “ ràng buộc lỏng ” (điều kiện có thể nhân nhượng được). Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn đa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán... nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp với tư cách là người mua sẽ m ất dần và sẽ tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đi những “ràng buộc chặt ” để rồ i phải lo đối phó với các rủi ro. V ì vậy để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấpvì vậy cách đơn giản nhất là ghi đầy đủ tất cả các lời hứa của người bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong một hợp đồng và bắt người bán kí vào đ ấy. Lúc này ta sẽ buộc người bán hàng thương lượng với mình một cách chủ động với những điều kiện có lợi + Quy tắc đảm bảo “sự hợp lý ” trong tương quan quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh. N gược lại, nếu doanh nghiệp cố tình “ép ” nhà cung cấp đ ể đạt được lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả K hoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị 11 H ương Lớp K36A4
  13. Luận văn tốt nghiệp thuận (không đạt được sự thoả thuận) và thực hiện hợp đồng (hợp đồng có nguy cơ không thực hiện được). Đ ảm bảo sự “ hợp lý ” về lợi ích không chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp được nhau và cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp cho doanh nghiệp giữ được sự tỉnh táo, sáng suố t trong đàm phán, tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra. 1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. 1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. +) Khái niệmvề quản trị mua hàng: Theo cách tiếp cận quá trình: quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát ho ạt độ ng mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng. Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước công việc như xác đ ịnh nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định. Q uá trình mua hàng là quá trình phân tích để đ i đ ến quyết định mua hàng gì? của ai, với số lượng và gí cả như thế nào. Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng. + Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại: Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động K hoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị 12 H ương Lớp K36A4
  14. Luận văn tốt nghiệp mua hàng là đ ảm bảo an toàn cho bán ra, đ ảm bảo chất lượng mua hàng, và mua hàng với chi phí thấp nhất. - Đảm bảo an toàn cho b án ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về số l- ượng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đo ạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá. Mặt khác hàng mua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người tiêu dùng sản phẩm do công ty bán ra. Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào khách hàng. Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro (do giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển... ). Chẳng hạn như đúng vào thời điểm nào đó, một mặt hàng đang lên” cơn số t ” mà theo đúng tính toán của doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhưng do việc giao hàng chậm doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu được lợi nhuận “siêu ngạch ” và có thể sẽ dẫn đến tình huống doanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của họ bị giảm sút. - Đ ảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lượng mà khách hàng có thể chấp nhận được. Q uan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất, lưu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lượng tối ưu chứ không phải có chất lượng tối đa. Chất lượng tố i đa là mức chất lượng mà tại đó hàng hoá đáp ứng tố t nhất một nhu cầu nào đó của người mua và như vậy người bán hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lượng tố i đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử d ụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp chưa tối ưu - Đảm b ảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các đối thủ cạnh tranh đ ể kéo khách hàng về phía mình. Chi phí mua hàng không chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đ âu, của ai, số K hoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị 13 H ương Lớp K36A4
  15. Luận văn tốt nghiệp lượng là bao nhiêu... đ ể chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất. Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau được vì thông thường để đạt được cái này con người sẽ phải hy sinh cái khác hay mất đi một thứ khác. Chẳng hạn thường xảy ra mâu thuẫn giữa chất lượng và giá cả, chất lượng tốt thì giá cao và ngược lại. Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với các mục tiêu của các chức năng khác. V ì vậy khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp. +) Tầm quan trọng của quản trị mua hàng : Q uản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với mộ t doanh nghiệp thể hiện ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua được hàng thường xuyên, đều đ ặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại với chất lượng tốt, giá cả hợp lí. Quản trị mua hàng được phản ánh thông qua việc phân tích các bước của quá trình mua hàng đó là việc phân tích, lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng. Đây là quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì. Nó liên quan đ ến việc sử dụng các kết quả p hân tích các yếu tố trong quản lí cung ứng như: đánh giá môi trường chung hiện tại và tương lai; thực trạng về cung cầu hàng hoá đó trên thị trường; cu cấu thị trường của sản phẩm; giá cả hiện hành và dự báo; thời hạn giao hàng và các điều kiện, điều kho ản; tình hình tài chính; lãi suất trong nước và ngoài; chi phí lưu kho và hàng loạt các vấn đề khác. Tổ chức tố t việc mua hàng là cơ sở để thực hiện các mục tiêu của quản trị mua hàng và nói rộng ra là của doanh nghiệp. 1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại Đ ể triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực K hoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị 14 H ương Lớp K36A4
  16. Luận văn tốt nghiệp hiện tốt công tác quản trị mua hàng. Q uản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì ?, mua bao nhiêu ?, mua của ai ?, giá cả và các điều kiện thanh toán như thế nào ?... Đây là mộ t quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử d ụng các kết quả phân tích, các yếu tố trong quản lí cung ứng như đánh giá môi trư- ờng chung, hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung - cầu hàng hoá trên thị trường cơ cấu thị trường của sản phẩm với thực trạng và thực tiễn thương mại, giá cả hiện hành và dự báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình hình vận tải và chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trong nớc và ngoài ước, chi phí lưu kho... và hàng loạt các vấn đề khác. Đ ể quá trình mua hàng được tốt các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng. Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp Tìm và Theo dõi Xác định Thương và lựa nhu cầu lượng và thực hiện chọn nhà đặt hàng giao hàng cung c p Thoả mãn Không thoả mãn Đánh giá kết quả mua hàng K hoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị 15 H ương Lớp K36A4
  17. Luận văn tốt nghiệp a ) Xác đ ịnh nhu cầu mua hàng: Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trước khi mua hàng nhà quản trị p hải xác định được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗ i thời kì. Thực chất của giai đoạn này là trả lời cho câu trả lời là mua cái gì, mua bao nhiêu, chất lượng như thế nào. - Mua cái gì? phụ thuộ c vầo nhu vầu bán ra để xác định. Mua cái gì doanh nghiệp cần tức là thị trường cần. Đ ể xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn. Nghiên cứu thị trường giúp cho các doanh nghiệp xác định được nhu cầu, từ đó xác định được tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng. Đồng thời xác định cụ thể lượng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phương thức mua hàng phù hợp, đ ảm b ảo số lượng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp, hiệu quả. Mua với số lượng bao nhiêu? để x ác định được số lượng hàng hoá mua vào là bao nhiêu trên thực tế người ta thường dựa vào công thức cân đối lưu chuyển. M + D dk = B + D ck + Dhh Trong đó: Lượng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh. M- Lượng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kì B– D dk- Lượng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh D ck –Lượng hàng hoá dự trữ cuối kì (kế hoạch) đ ể chuẩn bị cho kì kinh doanh tiếp theo. D hh- Đ ịnh mức hao hụt (nếu có) Từ công thức cân đối có thể xác định được nhu cầu mua vào trong kì như sau: K hoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị 16 H ương Lớp K36A4
  18. Luận văn tốt nghiệp M = B + D ck – D dk +Dhh Công thức trên được dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng. Tổ ng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng mua vào của từng mặt hàng. Chất lượng mua vào như thế nào? xác đ ịnh theo nhu cầu bán ra của doanh nghiệp. Mua vào phụ thuộc vào mức bán ra của doanh nghiệp cả về số lượng, chất lượng, cơ cấu. Y êu cầu về chất lượng: + Doanh nghiệp phải đưa ra mục tiêu chất lượng đối với hàng hoá mua vào. + Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lượng tối ưu chứ không phải mục tiêu chất lượng tối đa. Chất lượng tối ưu là mà tại đó hàng hoá đáp ứng một cách tốt nhất một chu cầu nào đo của người mua và như vậy người bán hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lượng tố i đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn mức chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp chưa tối ưu. + Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, m ẫu mã, thời gian để đảm bảo được mục tiêu chi phí và mục tiêu an toàn. V iệc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có được lượng hàng tối ưu mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp. b) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Thực chất là đ ể trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện được mục tiêu trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp sẽ tìm ở đâu và như thế nào. K hoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị 17 H ương Lớp K36A4
  19. Luận văn tốt nghiệp Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thương mại có thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể tìm thông qua các hình thức: + Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp. + Thông qua hội chợ, triển lãm. + Thông qua đơn thư chào hàng. + Thông qua hội nghị khách hàng. Các danh sách trên càng đầy đủ càng tốt. Lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận d ụng mộ t cách sáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp ”. Muốn vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng như với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận. V ì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị. Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp. Q uan điểm truyền thống cho rằng phải thường xuyên chọn nhà cung cấp vì có như thế mới có thể lựa chọ n được nhà cung cấp với giá cả đem lại với chi phí thấp nhất. Họ thường thay đổi nhà cung cấp bằng các biện pháp: thường xuyên tính toán lựa chọ n người cấp hàng, tổ chức đ ấu thầu cho mỗi lần cấp hàng... Có quan điểm hoàn toàn ngược lại: thông qua marketing lựa chọ n ngư- ời cấp hàng thường xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo và giá cả hợp lý... Có hai lo ại nhà cung cấp chủ yếu: người cung cấp đã sẵn có trên thị trường và người cung cấp mới xuất hiện. N hững người cung cấp m ới xuất hiện thường tự tìm đến giới thiệu xin được cung cấp hàng hoá mà doanh nghiệp đang có nhu cầu. Con đường tìm K hoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị 18 H ương Lớp K36A4
  20. Luận văn tốt nghiệp đến của nhà cung cấp có thể trực tiếp hoặc gián tiếp. Doanh nghiệp cũng có thể tự tìm đến nhà cung cấp thông qua hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua tạp chí, qua niêm qiám, qua gọi thầu... Q ua phân tích các nhân tố ảnh hưởng đ ến cung ứng so sánh và cân nhắc những người cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn người cấp hàng cho mình. Các nguyên tắc lựa chọn được đặt ra cân nhắc là: + N ếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lượng mua nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá ưu đãi, về lâu dài có thể trở thành khách hàng truyền thống... nhưng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà cung cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho doanh nghiệp trong trường hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ hàng để b án, đôi khi bị ép giá... + N gược lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có ưu điểm là giảm được độ rủi ro, tránh được sự ép giá... nhưng lại có hạn chế là không được giảm giá do mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính ổn định về giá cả và chất lượng không cao... các nhà quản trị cần có sự lựa chọn hợp lý. Ngoài ra các nhà quản trị cần chú ý đ ến vấn đề sau: + Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng (tức là những m ặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần phải tìm kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “ nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ ” + Đối với những hàng hoá mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp ho ặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp. Phương pháp đê lựa chọn: + Xây dựng hàng loạt các tiêu và cho điểm các nhà cung cấp khác nhau để có quyết đ ịnh lựa chọn. K hoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị 19 H ương Lớp K36A4

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản