Microsoft PowerPoint - THDC_C02_Microsoft Word.ppt

Chia sẻ: Thuy Ha | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:35

2
436
lượt xem
138
download

Microsoft PowerPoint - THDC_C02_Microsoft Word.ppt

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Word là phần mềm soạn thảo văn bản mạnh, nằm trong bộ công cụ văn phòng của hãng . Microsoft. ..... Split: Chế độ soạn thảo văn bản 2 phần (cửa sổ được chia ...

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Microsoft PowerPoint - THDC_C02_Microsoft Word.ppt

  1. BÀI GIẢNG GIẢ Phần mềm Microsoft Word Nội dung 1. Giới thiệu chung 2. Cách tạo mới, lưu, đóng và mở 1 bài. 3. Các thao tác soạn thảo văn bản cơ bản. 4. Định dạng văn bản : Font, Paragraph, Tab 5. Chia cột, tạo bảng trong Word 6. Chèn hình, textbox và công thức 7. Một số chức năng khác : Mail Merge 8. Định dạng trang văn bản và in ấn 10/2008 2
  2. 1. Giới thiệu chung MS. Word là phần mềm soạn thảo văn bản mạnh, nằm trong bộ công cụ văn phòng của hãng Microsoft. Một số phiên bản Microsoft Office là : Office 97, Office 2000, Office XP, Office 2003, Office 2007 Khởi động Microsoft Word : Start/ Programs Microsoft Word hoặc nhấp biểu tượng W Thoát khỏi Word : Gọi lệnh File/ Exit hoặc nhấp vào dấu ở góc trên bên phải. 10/2008 3 Màn hình Word Thanh Nút phóng to, thu tiêu đề nhỏ và đóng cửa sổ Thanh công cụ chuẩn chương trình Thanh Thanh công cụ định dạng menu Cửa sổ nhiệm vụ Thước dọc Vùng Người soạn thảo trợ giúp Thanh Thanh trạng thái cuộn 10/2008 4
  3. 2. Cách tạo mới, lưu, đóng và mở bài Tạo bài mới: File/ New hoặc nhấp chuột vào biểu tượng New ( ) trên thanh công cụ chuẩn Lưu bài : File/ Save hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Save ( ) trên thanh công cụ chuẩn, chọn đường dẫn đến thư mục lưu trữ, và đặt tên tập tin. Mở bài cũ : File/ Open hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Open ( ) trên thanh công cụ chuẩn, chọn đường dẫn, và chọn tên tập tin muốn mở. Đóng 1 bài đang mở : File/ Close hoặc nhấp vào dấu ở góc trên bên phải của tài liệu đó. Lưu ý : Ta không nên mở quá nhiều bài cùng 1 lúc. 10/2008 5 3. Các thao tác soạn thảo cơ bản (1) Để gõ được tiếng Việt, máy tính phải có: Bộ gõ tiếng Việt : Vietkey, Unikey, VietWare Phông chữ hỗ trợ tiếng Việt : VNI, ABC, Unicode Di chuyển con trỏ trong Word : Các phím mũi tên, Home, End, PageUp, PageDown Dùng thanh cuộn dọc và ngang Quét khối văn bản : Kéo rê chuột từ đầu đến cuối vùng chọn. Đè Shift kết hợp với các phím di chuyển để quét khối. Đè Alt + kéo rê chuột để quét khối theo chiều dọc. 10/2008 6
  4. 3. Các thao tác soạn thảo cơ bản (2) Xoá dữ liệu : có thể quét khối để xóa nhiều ký tự Delete : xóa ký tự phía sau con trỏ. BackSpace : xóa ký tự phía trước con trỏ. Ghi chèn, ghi đè : nhấn nút Insert để đổi chế độ ghi. Insert : chữ gõ vào sẽ đẩy các ký tự ra sau. Overwrite: chữ gõ vào sẽ đè và xóa ký tự đang có Sao chép, di chuyển Sao chép: quét khối, Edit/Copy (Ctrl C) để sao chép, đến chỗ mới, Edit/Paste (Ctrl V) để dán ra. Có thể dán nhiều lần. Di chuyển : quét khối, Edit/Cut (Ctrl X) để cắt vào bộ nhớ, đến chỗ mới, Edit/Paste (Ctrl V) để dán ra. 10/2008 7 4. Định dạng văn bản 1. Sử dụng thanh công cụ Format 2. Định dạng phông chữ : Format/ Font 3. Định dạng đoạn : Format/ Paragraph 4. Đóng khung và tô màu : Border & Shading 5. Thêm chấm đầu dòng : Bullet & Numbering 6. Định dạng mốc dừng trên thước tab. 10/2008 8
  5. 4.1.Sử dụng thanh công cụ Format Kiểu chữ định sẵn Kích thước chữ (Normal – Bình thường) Phông chữ In đậm (B), In nghiêng(I), Gạch chân (U) Căn lề trái, giữa, phải, đều hai phía Màu chữ Kích chuột vào mũi tên để chọn màu Bôi đen chữ, đoạn văn bản cần định dạng rồi kích chuột vào các nút hoặc chọn phông, kích cỡ chữ ở trên thanh công cụ định dạng,… 10/2008 9 4.2.Định dạng chữ : Format/ Font Phông chữ FONT Chữ nghiêng (Italic) Đậm (Bold) Kích thước chữ (Bình thường từ 12-14.) Màu chữ Automatic - tự động Kiểu nét gạch chân (none – không gạch chân) Các hiệu ứng khác (tham khảo trong tài liệu) 10/2008 10
  6. 4.3.Định dạng đoạn:Format/Paragraph Căn lề văn bản (Left – trái, right - Indent and Spacing phải, center - giữa, justified – căn đều) Khoảng cách tới lề (Left - tới lề trái, Right - tới lề phải) First line .. By (dòng đầu tiên thụt vào so với các dòng khác bao nhiêu) Khoảng cách tới các đoạn trước(Before) và sau (After) là bao nhiêu điểm (point) Khoảng cách hai dòng liên tiếp trong đoạn văn bản (Single – 1 dòng, 1.5 lines – 1.5 dòng) 10/2008 11 4.4.Format/ Border&Shading (1) Một số kiểu định sẵn Border Kiểu đường viền (border) Màu đường viền (automatic - tự động) Kích thước của đường viền Các đường viền muốn có (nút chìm) và không muốn có (nút nổi) Hình cho phép xem trước hình thù của bảng sẽ như thế nào Áp dụng cho toàn bảng (table), Kích chuột vào đây để chấp nhận chữ (text),… 10/2008 12
  7. 4.4.Format/ Border&Shading (2) Kích chuột vào tab Shading để tô màu nền : Shading Chọn màu của nền (Fill) (No Fill – không tô màu nền) Chọn kiểu tô màu nền (style) (No Fill – không tô màu nền) Xem trước hình thù của bảng sau khi tô màu nền Kích chuột vào đây để chấp nhận (OK) 10/2008 13 4.5.Format/ Bullet&Numbering Format/ Bullet&Numbering Bulleted: chấm đầu dòng. Numbered: số đề mục. Thay đổi chi tiết: Chọn 1 kiểu chấm/ số Bullet Nhấp nút Customize Nhấp vào Bullet, chọn kiểu chấm khác, hoặc chọn 1 kiểu đánh số khác. Numbered 10/2008 14
  8. 4.6. Kỹ thuật Tab Stop 1. Nhấp vào ô vuông ở đầu thước tab để chọn loại tab, sau đó nhấp vào 1 vị trí trên thước kẻ để thêm tab stop tại vị trí đó. Có các loại tab: Left (└), Right (┘), Center (┴), Decimal (┴o), Bar (│) 2. Để thay đổi tính chất cho các tab stop, gọi lệnh : Format/ Tabs. Tab stop position: chọn vị trí tab. Alignment: kiểu căn lề. Leader: kiểu chấm nối. Để xóa 1 tab, chọn nó trong ô tab stop position, rồi nhấp Clear. 10/2008 15 5. Chia cột, tạo bảng 1. Chia văn bản thành nhiều cột. 2. Phóng to chữ đầu đoạn. 3. Tạo bảng trong Microsoft Word. 10/2008 16
  9. 5.1.Chia cột : Format/ Column Quét khối rồi gọi lệnh Format/ Column Chọn 1 kiểu chia cột Hoặc gõ số cột tùy ý Thay đổi độ rộng cột và khoảng cách cột Các cột bằng nhau Áp dụng cho toàn bộ bài (whole document) hay chỉ đoạn quét khối (selected text) Line between : thêm đường kẻ giữa 2 cột 10/2008 17 5.2.Phóng to chữ đầu đoạn văn Để phóng to chữ đầu đoạn văn, quét khối chữ đầu đoạn, gọi lệnh Format/ Drop Cap Chọn kiểu rớt chữ Đổi phông chữ đầu đoạn Chọn số dòng rớt xuống Thay đổi khoảng cách 10/2008 18
  10. 5.3.Tạo bảng trong MS. Word (1) Bảng (table) được sử dụng để tổ chức trình bày dữ liệu theo nhiều cột, nhiều hàng. Để tạo một bảng mới, ta thực hiện : Di chuyển con trỏ tới nơi cần chèn bảng. Gọi lệnh Table/ Insert Table. Hộp thoại chèn bảng sẽ xuất hiện. Chọn số cột trong ô Number of column Chọn số hàng trong ô Number of row Nhấp OK. 10/2008 19 5.3.Tạo bảng trong MS. Word (2) Thay đổi kích thước của hàng, cột : di chuyển chuột đến các đường viền của các ô tới khi con trỏ chuột chuyển thành các mũi tên hai chiều. Bấm và rê chuột theo một trong hai chiều mũi tên để đó để nới rộng/ thu hẹp. Trộn nhiều ô làm 1 : quét khối các ô cần trộn, gọi lệnh Table/ Merge Cell Tách 1 ô thành nhiều ô: chọn ô cần tách, gọi lệnh Table/ Split Cell, rồi gõ vào số hàng, và số cột mong muốn. 10/2008 20
  11. 5.3.Tạo bảng trong MS. Word (3) Bố trí văn bản trong ô (Cell Alignment): Nhấp chuột phải vào ô hoặc các ô được chọn. Nhấp Cell Aligment rồi chọn cách bố trí thích hợp. Thêm : Table Insert … Columns to the Left: Chèn cột vào bên trái cột hiện tại Columns to the Right: Chèn cột vào bên phải cột hiện tại. Rows Above: Chèn hàng vào trên hàng hiện tại. Rows Below: Chèn hàng vào dưới hàng hiện tại. Xoá : Table Delete … Table: Xoá cả bảng. Rows: Xoá hàng hiện tại hoặc các hàng được chọn. Columns: Xoá cột hiện tại hoặc các cột được chọn. 10/2008 21 6. Chèn hình, textbox và công thức 1. Chèn biểu tượng (symbol). 2. Chèn hình ảnh (clipart) 3. Chèn chữ nghệ thuật (wordart). 4. Chèn autoshape, textbox vào văn bản 5. Chèn công thức toán học (equation). 6. Chèn dấu ngắt trang (section break) 10/2008 22
  12. 6.1.Chèn biểu tượng Insert/ Symbol. Chọn biểu tượng cần chèn trong bảng. Có thể thay đổi Font để có những biểu tượng khác (Wingding…) Nhấp vào nút Insert Close để đóng lại. 10/2008 23 6.2.Chèn hình ảnh Chèn hình từ thư viện hình ảnh: Insert/ Picture/ Clipart Chọn một nhóm hình trong bảng chọn. Chọn hình cần chèn rồi nhấp Insert. Trong quá trình tìm hình để chèn, có thể dùng nút Back (←) trở ra và vào nhóm khác. Chèn hình từ 1 file hình ảnh: Insert/ Picture/ From File… Chọn đường dẫn và tên hình cần chèn. Nhấp Insert để chèn vào văn bản. 10/2008 24
  13. 6.3.Chèn chữ nghệ thuật (WordArt) Insert/ Picture/ WordArt… Chọn 1 kiểu chữ nghệ thuật Gõ chữ vào ô Text (Your Text Here). Chọn Font, kích cỡ, đậm, nghiêng… Kích OK. Điều chỉnh đối tượng hình : Để chuột tại ô vuông ở các góc hoặc cạnh rồi kéo để thay đổi kích thước. Để chuột ở giữa hình rồi nắm kéo để dời chỗ. Nhấp chuột phải chọn Format… để thay đổi định dạng (Layout, Color…) 10/2008 25 Thanh công cụ Word Art 10/2008 26
  14. 6.4.Chèn autoshape, textbox Thanh công cụ Drawing cho phép vẽ các hình khối trong tài liệu. Nhấp chuột phải vào menu bar rồi chọn Drawing để hiển thị thanh công cụ Drawing như sau: Autoshape Textbox WordArt ClipArt Kiểu nét Bóng mờ Công cụ chọn Màu tô Màu nét Để chèn hình đơn giản (chữ nhật,elíp,…), nhấp vào Autoshape, chọn hình rồi rê chuột tại vị trí muốn vẽ. Để chèn hộp văn bản, nhấp biểu tượng Textbox, vẽ ra màn hình, rồi gõ chữ vào. Autoshape có thể biến thành textbox bằng cách nhấp chuột phải vào hình đó, rồi chọn Add Text. 10/2008 27 Thư viện hình vẽ AutoShapes 10/2008 28
  15. 6.5.Chèn công thức toán học Insert Object… Chọn Microsoft Equation 3.0. Thanh công cụ Equation cho phép chọn các dạng và ký hiệu của công thức cần chèn. 10/2008 29 Giao diện nhập công thức 10/2008 30
  16. Nhập công thức 10/2008 31 Thanh công cụ 10/2008 32
  17. 6.6.Chèn dấu ngắt trang Để chèn ký hiệu ngắt trang, di chuyển con trỏ văn bản tới đó rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter hoặc chọn Insert Break rồi Page Break. Có thể dùng tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter để ngắt trang hoặc ngắt cột (tùy theo vị trí). 10/2008 33 7. Kỹ thuật trộn thư (Mail merge)(1) Để trộn 1 tập tin mẫu (thư, thiệp mời,…) và một danh sách (khách hàng, thân hữu…), ta thực hiện kỹ thuật trộn thư, như sau : Đầu tiên, phải chuẩn bị tập tin mẫu thư và tập tin danh sách (lưu ở 2 tập tin riêng biệt) Đứng ở file mẫu, gọi lệnh Tool/ Mail Merge Chọn Create/Form Letter->Active Document Chọn Get Data/ Open Data Source->chọn file danh sách để mở. Chọn Edit Main Document để trở về file mẫu. 10/2008 34
  18. 7. Kỹ thuật trộn thư (Mail merge)(2) Khi đó, trên màn hình sẽ xuất hiện thanh công cụ Mail Merge. Trong đó : Insert Merge Field để chèn các cột dữ liệu bên file danh sách vào file mẫu (lần lượt chèn vào vị trí cần) Insert Word Field để chèn điều kiện, hay dữ liệu khác Các nút mũi tên || để duyệt qua các mẫu tin trong danh sách (về đầu, trước, sau, cuối) : để hiện thử kết quả trộn Công cụ Merge to New Document để trộn ra bài mới. Công cụ Merge to Printer để trộn và in ra máy in. Lưu ý: Word XP: Tool/ Letter&Mailing/ Mail Merge 10/2008 35 Kỹ thuật trộn thư (Mail merge) Kết nối (Merging) là phương pháp kết hợp những dữ liệu được chọn trong một văn bản với các dữ liệu trong văn bản khác để tạo thành 1 văn bản gọi là văn bản kết hợp (Merge Document). Cách kết nối chủ yếu là Mail Merge, quản lý thông tin hữu hiệu. Để dùng mail merge bạn cần 2 văn bản: Văn bản chính (Main document). Dữ liệu nguồn (Data source). Văn bản kết nối được tạo ra bằng cách nối một mẫu tin từ văn bản dữ liệu sang mẫu thư của văn bản chính. 10/2008 36
  19. Văn bản chính (Main document) Văn bản chính lưu toàn bộ văn bản và thiết lập kết nối. Đầu tiên, xây dựng văn bản chính trước khi chọn dữ liệu nguồn. Văn bản chính cũng có thể là văn bản trống. Có 4 loại văn bản chính: Letters (thư mời): gửi thư đến một nhóm người và cần được cá nhân hóa từng người nhận. Labels (nhãn thư): địa chỉ, nhãn đĩa và nhãn file folder labels. Envelopes: in các địa chỉ nhận thư – trong thư. Directory: danh sách dữ liệu như danh bạ điện thoại, hoặc danh bạ thành viên. 10/2008 37 Tạo văn bản chính Văn bản chính được soạn thảo và định dạng như văn bản bình thường. Để trống các ô cần chèn vào. Ví dụ mẫu: 10/2008 38
  20. Dữ liệu nguồn (The Data source) Có thể là file Word, hoặc Excel. Dữ liệu nguồn xây dựng trước văn bản chính. Được xây dựng dưới dạng bảng. Bảng với các vùng (field) và các mẫu tin (record). Dòng đầu tiên gọi là hàng tiêu đề chứa các tên vùng, với qui định đặt tên vùng như sau: Ngắn hơn 40 ký tự. Mỗi tên vùng trong bảng phải là duy nhất. Không có khoảng trắng. Không có dấu chấm câu. Không sử dụng tiếng Việt. Mỗi dòng bên dưới dòng tiêu đề gọi là các mẫu tin. 10/2008 39 Tạo dữ liệu nguồn Nhập dữ liệu nguồn (ví dụ nhập như bên dưới). Save và đóng lại. 10/2008 40
Đồng bộ tài khoản