Nghiệp vụ văn thư lưu trữ - Hoàng Lê Minh

Chia sẻ: tieuboingoan

Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã hết sức quan tâm đến công tác Văn thư, Lưu trữ. Đã ban hành nhiều văn bản pháp quy về công tác văn thư, lưu trữ làm cơ sở cho việc tổ chức và hoàn thiện hệ thống quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó, công tác văn thư, lưu trữ đã dần đi vào nền nếp, thực hiện nghiêm túc, đúng quy định, bảo đảm việc phục vụ hoạt động quản lý hành chính nhà nước có hiệu lực, hiệu quả......

Bạn đang xem 7 trang mẫu tài liệu này, vui lòng download file gốc để xem toàn bộ.

Nội dung Text: Nghiệp vụ văn thư lưu trữ - Hoàng Lê Minh

1

TS. GVC. Nguy n L Nhung
C c Văn thư Lưu tr nhà nư c
0912581997
CƯƠNG BÀI GI NG
NGHI P V VĂN THƯ – LƯU TR

A. CÔNG TÁC VĂN THƯ

Ph n 1:
NH NG V N CƠ B N V
CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC CƠ QUAN, T CH C

Chương 1. Khái ni m, n i dung, yêu c u, c i m và ý nghĩa c a công tác
văn thư
I. Khái ni m, n i dung và yêu c u c a công tác văn thư
1. Khái ni m
2. N i dung
- Xây d ng và ban hành văn b n
- Qu n lý và gi i quy t văn b n n
- Qu n lý và chuy n giao văn b n i
- Qu n lý và s d ng con d u trong văn thư
3. Yêu c u
- Nhanh chóng
- Chính xác
- Bí m t
- Khoa h c và hi n i
II. V trí, ý nghĩa c a công tác văn thư
1. V trí c a công tác văn thư
Là m t n i dung ho t ng không th thi u trong công tác văn phòng c a cơ
quan, g n li n v i m i ho t ng c a cơ quan
2. Ý nghĩa cu công tác văn thư
- Cung c p k p th i, y , chính xác thông tin cho các ho t ng qu n lý c a
lãnh o
- Góp ph n gi i quy t công vi c c a cơ quan nhanh chóng, úng ti n , năng
su t, hi u qu , úng chính sách, úng ch
- m b o gi l i y ch ng c c n thi t v các ho t ng c a cơ quan, gi
gìn bí m t qu c gia.
2

TS. GVC. Nguy n L Nhung
C c Văn thư Lưu tr nhà nư c
0912581997
- T o i u ki n làm t t công tác lưu tr


Chương 2: T ch c qu n lý công tác văn thư trong các cơ quan, t ch c
I. T ch c qu n lý nhà nư c v công tác văn thư
1. N i dung qu n lý nhà nư c v công tác văn thư
2. Các hình th c t ch c văn thư
- Hình th c văn thư t p trung
- Hình th c văn thư h n h p
II. Trách nhi m qu n lý và th c hi n công tác văn thư
1. Trách nhi m c a cơ quan qu n lý ngành
2. Trách nhi m c a th trư ng cơ quan
3. Trách nhi m c a lãnh o văn phòng
4. Trách nhi m c a th trư ng các ơn v
5. Trách nhi m c a cán b , công ch c, viên ch c trong cơ quan
6. Trách nhi m c a văn thư chuyên trách
7. Trách nhi m c a thư ký văn phòng
III. ào t o, b i dư ng chuyên môn, nghi p v văn thư
1. Nh ng yêu c u i v i cán b văn thư
- Yêu c u v ph m ch t chính tr
- Yêu c u v chuyên môn nghi p v
- Các yêu c u khác
2. T ch c ào t o, b i dư ng cán b văn thư
- Các cơ s ào t o cán b văn thư
- Các hình th c ào t o, b i dư ng i v i cán b văn thư ang công tác và các
cán b khác
IV. Th o lu n v yêu c u và trách nhi m c a cán b văn thư và thư ký văn
phòng



Ph n 2:
NGHI P V CƠ B N C A CÔNG TÁC VĂN THƯ


3

TS. GVC. Nguy n L Nhung
C c Văn thư Lưu tr nhà nư c
0912581997
Chương 3. Xây d ng và ban hành văn b n
I. Khái ni m, m c ích, nguyên t c
1. Khái ni m, m c ích
2. Nguyên t c
II. Quy trình xây d ng và ban hành văn b n
III. Trách nhi m c a lãnh o, cán b chuyên môn và văn thư chuyên trách
trong vi c xây d ng và ban hành văn b n
1. Trách nhi m c a th trư ng cơ quan, ơn v
2. Trách nhi m c a cán b chuyên môn, ngư i so n th o
3. Trách nhi m c a văn thư chuyên trách

Chương 4. T ch c qu n lý và gi i quy t văn b n n
I. Khái ni m và nguyên t c
1. Khái ni m
2. Nguyên t c i v i vi c t ch c qu n lý và gi i quy t văn b n n
II. N i dung, nghi p v t ch c qu n lý và gi i quy t văn b n n
1. Ti p nh n văn b n n
2. Ki m tra, phân lo i, bóc bì, óng d u n
3. ăng ký văn b n n
4. Trình văn b n n
5. Sao văn b n n
6. Chuy n giao văn b n n
7. Gi i quy t văn b n n
8. Lưu văn b n n
III. Th c hành nghi p v t ch c qu n lý và gi i quy t văn b n n
1. Th c hành ti p nh n văn b n
2. Th c hành ki m tra, phân lo i, bóc bì văn b n
3. Th c hành óng d u văn b n n
4. Th c hành ăng ký văn b n n
5. Xây d ng quy trình ti p nh n và gi i quy t văn b n n

Chương 5. T ch c qu n lý văn b n i
4

TS. GVC. Nguy n L Nhung
C c Văn thư Lưu tr nhà nư c
0912581997
I. Khái ni m, nguyên t c
1. Khái ni m văn b n i
2. Nguyên t c chung d i v i vi c t ch c qu n lý văn b n i
II. N i dung và nghi p v t ch c qu n lý văn b n i
1. Trình văn b n i
2. Xem xét th th c, ghi s , ghi ngày tháng
3. óng d u văn b n i
4. ăng ký văn b n i
5. Chuy n giao văn b n i
6. S p x p, b o qu n và t ch c s d ng b n lưu
III. Th c hành
1. Th c hành xem xét th th c. ghi s , ghi ngày tháng
2. Th c hành óng d u văn b n i
3. Th c hành ăng ký văn b n i
4. Th c hành xây d ng quy trình ban hành văn b n i

Chương 6. Qu n lý và s d ng con d u
I. Khái ni m, t m quan tr ng c a vi c qu n lý và s d ng d u
1. Khái ni m
2. T m quan tr ng
II. Các văn b n hi n hành c a nhà nư c v qu n lý và s d ng d u
III. Các lo i d u và vi c b o qu n, s d ng d u trong cơ quan
1. Các lo i d u
2. Kh c d u và m c d u
3. Nguyên t c óng d u
4. S d ng các lo i d u trong cơ quan
5. B o qu n d u
IV. Th c hành
1. Phân bi t các lo i d u
2. Tìm hi u v vi c s d ng d u trong công tác văn thư
3. Th c hành óng d u

Chương 7. L p h sơ hi n hành và n p lưu h sơ vào lưu tr
5

TS. GVC. Nguy n L Nhung
C c Văn thư Lưu tr nhà nư c
0912581997
I. Khái ni m, v trí, tác d ng c a vi c l p h sơ
1. Khái ni m
2. Ví trí c a vi c l p h sơ
3. T c d ng c a vi c l p h sơ
II. Yêu c u c a vi c l p h sơ
1. L p h sơ ph i phán ánh úng ch c năng, nhi m v c a cơ quan, ơn v
2. Nh ng tài li u trong h sơ ph i có m i liên h ch t ch , logic, phán ánh
úng trình t di n bi n c a s vi c
3. Các văn b n trong h sơ ph i có giá tr tương ng
III. Phương pháp l p h sơ
1. Phương pháp l p h sơ công vi c
2. L p h sơ nguyên t c
3. Phương pháp l p h sơ nhân s
4. Phân chia ơn v b o qu n và s p x p văn b n, tài li u trong ơn v b o
qu n
5. Biên m c h sơ
IV. T ch c l p h sơ trong cơ quan
1. L p danh m c h sơ và hư ng d n l p, s d ng danh m c h sơ
2. Ki m tra vi c l p h sơ trong cơ quan
V. N p h sơ vào lưu tr cơ quan
1. Giao n p h sơ, tài li u
2. Trách nhi m i v i công tác l p h sơ và giao n p h sơ, tài li u vào lưu
tr hi n hành
3. Th t c n p lưu
VI. Th c hành
1. Th c hành l p và hư ng d n s d ng danh m c h sơ
2. Th c hành l p h sơ nguyên t c
3. Th c hành l p h sơ nhân s
4. Th c hành l p h sơ công vi c
5. Th c hành biên m c h sơ
VII. Th o lu n v nhi m v c a văn thư cơ quan trong công tác l p h sơ



6

TS. GVC. Nguy n L Nhung
C c Văn thư Lưu tr nhà nư c
0912581997
Chương 8. T ch c lao ng khoa h c và trang thi t b trong công tác văn
thư
I. Nh ng yêu c u chung v t ch c lao ng khoa h c và trang thi t b trong
công tác văn thư
II. Các hình th c t ch c công tác văn thư
1. Các hình th c t ch c
2. Vi c v n d ng các hình th c t ch c vào th c t m i cơ quan
III. Biên ch và ng ch t ch c văn thư
1. Biên ch văn thư cơ quan
3. Ng ch công ch c văn thư
IV. Trang thi t b công tác văn thư
1. Các phương ti n làm ra văn b n
2. Các phương ti n sao in văn b n, tài li u
3. Các phương ti n x lý văn b n
4. Các phương ti n tra tìm, b o qu n, v n chuy n
5. Các phương ti n báo hi u và thông tin văn phòng
6. L a ch n các phương ti n k thu t công tác văn thư
V. Th o lu n nhi m v c a văn thư trong công tác t ch c lao ng khoa h c
công tác văn thư

Chương 9. ng d ng công ngh thông tin trong công tác văn thư
I. M c ích, ý nghĩa c a vi c ng d ng công ngh thông tin trong công tác văn
thư
1. Khái ni m công ngh thông tin
2. M c ích, ý nghĩa
II. N i dung ng d ng công ngh thông tin trong công tác văn thư
1. Khai thác thông tin văn b n b ng m ng LAN, m ng Internet
2. ng d ng công ngh thông tin và so n th o văn b n b ng máy tính
3. ng d ng công ngh thông tin vào qu n lý văn b n
III. Các bi n pháp nh m m b o ng d ng công ngh thông tin vào công tác
văn thư t hi u qu cao




7

TS. GVC. Nguy n L Nhung
C c Văn thư Lưu tr nhà nư c
0912581997
B. CÔNG TÁC LƯU TR

Ph n m u
1.1 M c ích, ý nghĩa, yêu c u c a môn h c
1.2 Khái quát chung v môn h c

Chương 1: Tài li u lưu tr và công tác lưu tr
I. Tài li u lưu tr
1. Khái ni m
2. Ý nghĩa c a tài li u lưu tr
2.1 Chính tr
2.2 Kinh t
2.3 Văn hóa xã h i
2.4 Ngo i giao, qu c phòng
2.5 An ninh
II. Công tác lưu tr
1. Khái ni m
2. N i dung cơ b n c a công tác lưu tr
2.1 T ch c b máy và nhân s làm công tác lưu tr
2.2 Ban hành nh ng văn b n quy ph m pháp lu t và nh ng văn b n hư ng d n v
công tác lưu tr
2.3 Th c hi n các nghi p v lưu tr cơ b n
2.4 Ki m tra, ánh giá v công tác lưu tr
3. Tính ch t c a công tác lưu tr
3.1 Tính ch t khoa h c
3.2 Tính ch t cơ m t
3.3 Tính ch t xã h i
4. Yêu c u
4.1 T ch c khoa h c tài li u lưu tr
4.2 B o qu n an toàn tài li u lưu tr
4.3 T ch c khai thác và s d ng tài li u lưu tr có hi u qu
8

TS. GVC. Nguy n L Nhung
C c Văn thư Lưu tr nhà nư c
0912581997
5. M c ích, ý nghĩa c a công tác lưu tr
- Cung c p nh ng thông tin quá kh , nh ng căn c , b ng ch ng ph c v cho
ho t ng qu n lý c a các cơ quan và các nhu c u chính áng c a công dân
- Góp ph n b o v bí m t thông tin c a cơ quan, t ch c và bí m t qu c gia
- Giúp các cơ quan thương m i t ng k t l ch s , giáo d c truy n th ng, rút ra
bài h c kinh nghi m trong ho t ng qu n lý, s n xu t kinh doanh
6. T ch c ngành lưu tr nư c ta


Chương 2. Phân lo i tài li u
1. Khái ni m, c i m c a các lo i Phông lưu tr
1.1 Phông lưu tr qu c gia
1.2 Phông lưu tr cơ quan
1.3 Phông lưu tr cá nhân
1.4 Phông lưu tr gia ình, dòng h
1.5 Sưu t p tài li u lưu t
2. Phân lo i tài li u
2.1 Khái ni m, m c ích, yêu c u và nguyên t c phân lo i tài li u
2.2 Phân lo i Phông lưu tr qu c gia
2.3 Phân lo i phông lưu tr cơ quan
2.4 Phân lo i Phông lưu tr cá nhân và các sưu t p tài li u


Chương 3. Thu th p và b sung tài li u vào lưu tr
1. Khái ni m thu th p và b sung tài li u vào lưu tr
1.1 Khái ni m
1.2 N i dung
1.3 Nguyên t c
2. Thu th p, b sung tài li u vào lưu tr cơ quan
2.1 Khái ni m, c i m lưu tr cơ quan
2.2 Các ngu n thu th p, b sung vào lưu tr cơ quan
2.3 Nguyên t c thu th p, b sung tài li u vào lưu tr cơ quan

9

TS. GVC. Nguy n L Nhung
C c Văn thư Lưu tr nhà nư c
0912581997
3. Thu th p, b sung tài li u vào lưu tr qu c gia
3.1 Khái ni m lưu tr qu c gia
3.2 Các ngu n thu th p, b sung tài li u vào lưu tr qu c gia
3.3 Nguyên t c thu th p, b sung tài li u vào lưu tr qu c gia
4. Qu n lý công tác thu th p, b sung tài li u và vi c th c hi n nghi p v


Chương 4. Xác nh giá tr tài li u
1. Khái ni m xác nh giá tr tài li u
2. Các nguyên t c xác nh giá tr tài li u
2.1 Nguyên t c chính tr
2.2 Nguyên t c l ch s
2.3 Nguyên t c toàn di n t ng h p
3. Phương pháp xác nh giá tr tài li u
3.1 Phương pháp phân tích ch c năng
3.2 Phương pháp l ch s
3.3 Phương pháp thông tin
3.4 Phương pháp s li u h c
4. Các tiêu chu n xác nh giá tr tài li u
4.1 Tiêu chu n ý nghĩa n i dung tài li u
4.2 Tiêu chu n tác gi tài li u
4.3 Tiêu chu n ý nghĩa cơ quan, ơn v hình thành phông
4.4 Tiêu chu n s trùng l p thông tin trong tài li u
4.5 Tiêu chu n th i gian và a i m hình thành tài li u
4.6 Tiêu chu n m c hoàn ch nh và ch t lư ng c a phông lưu tr
4.7 Tiêu chu n hi u l c pháp lý c a tài li u
4.8 Tiêu chu n tình tr ng v t lý c a tài li u
4.9 Tiêu chu n ngôn ng , k thu t ch tác tài li u
5. H th ng công c xác nh giá tr tài li u
5.1 Khái ni m
5.2 Thành ph n h th ng công c
10

TS. GVC. Nguy n L Nhung
C c Văn thư Lưu tr nhà nư c
0912581997
5.3 M t s lo i b ng th i h n b o qu n tài li u và cách s d ng
6. T ch c công tác xác nh giá tr tài li u
6.1 Các giai o n xác nh giá tr tài li u
6.2 Các H i ng xác nh giá tr tài li u
6.3 H i ng th m tra xác nh giá tr tài li u
6.4 Tiêu hu tài li u h t giá tr


Chương 5. Th ng kê và ki m tra trong lưu tr
1. Th ng kê trong lưu tr
1.1 Khái ni m, m c ích, nguyên t c thông kê trong lưu tr
1.2 N i dung và phương pháp th ng kê trong lưu tr
2. Ki m tra trong lưu tr
2.1 Khái ni m, m c ích, nguyên t c
2.2 N i dung và phương pháp ki m tra trong lưu tr



Chương 6. Công c tra c u khoa h c tài li u trong các lưu tr
1. Khái ni m, ý nghĩa, tác d ng và yêu c u
1.1 Khái ni m
1.2 Ý nghĩa, tác d ng
1.3 Yêu c u
2. Các lo i công c tra c u ch y u
2.1 M c l c h sơ
2.2 Các b th
2.3 Sách hư ng d n
2.4 Cơ s d li u tra c u tài li u


Chương 7. Ch nh lý tài li u
1. Khái ni m, m c ích, yêu c u ch nh lý tài li u
1.1 Khái ni m
11

TS. GVC. Nguy n L Nhung
C c Văn thư Lưu tr nhà nư c
0912581997
1.2 M c ích
1.3 Yêu c u
2. Nguyên t c ch nh lý
2.1 Nguyên t c không phân tán tài li u trong phông
2.2 Nguyên t c xu t sinh
3. Chu n b ch nh lý
3.1 Giao nh n tài li u
3.2 V sinh sơ b tài li u
3.3 Kh o sát tài li u
3.4 B sung tài li u
3.5 L p k ho ch và biên so n các văn b n hư ng d n ch nh lý
4. Th c hi n ch nh lý
4.1 Phân lo i tài li u
4.2 L p h sơ ho c ch nh s a hoàn thi n h sơ
4.3 Biên m c phi u tin
4.4 H th ng hóa h sơ
4.5 Biên m c h sơ
4.6 V sinh tài li u (tháo b ghim, k p, ánh s t m vào sơ mi và làm ph ng tài
li u).
4.7 Th ng kê, ki m tra tài li u và làm th t c tiêu hu tài li u h t giá tr
4.8 ánh s chính th c; vào bìa, h p, c p; vi t, dán nhãn h p và s p x p tài li u
lên giá, t
4.9 Xây d ng công c qu n lý và tra tìm h sơ, tài li u
5. T ng k t ch nh lý
5.1 Ki m tra k t qu ch nh lý
5.2 Hoàn thi n h sơ giao tài li u sau ch nh lý


Chương 8. B o qu n tài li u
1. Khái ni m, ý nghĩa, n i dung công tác b o qu n tài li u
1.1 Khái ni m

12

TS. GVC. Nguy n L Nhung
C c Văn thư Lưu tr nhà nư c
0912581997
1.2 Ý nghĩa
1.3 N i dung
2. Các nguyên nhân gây hư h i tài li u
2.1 Do v t li u ch tác tài li u
2.2 Do i u ki n t nhiên
2.3 Do i u ki n b o qu n và s d ng tài li u
2.4 Do con ngư i
3. Nh ng yêu c u v kho tàng, trang thi t b b o qu n
3.1 Yêu c u v kho tàng
3.2 Yêu c u v trang thi t b
3.3 Các bi n pháp k thu t b o qu n tài li u lưu tr (truy n th ng và hi n i)
4. Phương pháp b o qu n tài li u trong kho lưu tr
4.1 Phương pháp s p x p tài li u
4.2 Ch b o qu n tài li u trong kho
4.3 Ch s d ng tài li u
5. Tu b , ph c ch tài li u
5.1 Khái ni m, ý nghĩ, yêu c u và nguyên t c
5.2 Các bi n pháp
5.3 Các nghi p v tu b , ph c ch tài li u


Chương 9. T ch c s d ng tài li u
1. Khái ni m, m c ích, ý nghĩa c a vi c khai thác, s d ng tài li u
1.1 Khái ni m
1.2 M c ích, ý nghĩa
2. Các hình th c t ch c khai thác, s d ng tài li u
2.1 T ch c s d ng tài li u lưu tr t i phòng c
2.2 T ch c cho mư n tài li u lưu tr
2.3 C p ch ng th c tài li u lưu tr
2.4 Tri n lãm tài li u lưu tr

13

TS. GVC. Nguy n L Nhung
C c Văn thư Lưu tr nhà nư c
0912581997
2.5 Thông báo, gi i thi u tài li u lưu tr trên các phương ti n thông tin i
chúng
2.6 Khai thác s d ng tài li u quan m ng LAN và m ng Internet
4.Th t c khai thác, s d ng tài li u
4.1 iv i c gi là ngư i Vi t Nam
4.2 iv i c gi là ngư i nư c ngoài


Chương 10. ng d ng công ngh thông tin trong công tác lưu tr
1. Khái ni m, m c ích, ý nghĩa
1.1 Khái ni m
1.2 M c ích, ý nghĩa
2. N i dung: Công ngh thông tin ư c ng d ng ch y u trong công tác qu n
lý, th ng kê, ki m tra và t ch c khai thác, s d ng tài li u lưu tr , bao g m
nh ng n i dung cơ b n sau:
- Xây d ng cơ s d li u (CSDL) th ng kê và qu n lý Phông lưu tr qu c gia.
- Xây d ng CSDL qu n lý và tra tìm tài li u lưu tr trong t ng phông lưu tr
(Phông lưu tr cơ quan, t ch c, cá nhân).
- Xây d ng CSDL qu n lý và tra tìm tài li u lưu tr theo các chuyên
(trong m t kho ho c trung tâm lưu tr ).
- Xây d ng CSDL thông tin c p II v tài li u lưu tr c a m t cơ quan, t ch c
ho c Phông lưu tr cá nhân, sưu t p tài li u lưu tr
Ngoài ra, trong th i gian g n ây, m t s cơ quan ã bư c u ng d ng công
ngh thông tin trong vi c ch nh lý tài li u lưu tr .
3. Các bi n pháp
Giai o n 1: Xây d ng cơ s d li u lưu tr theo m c ích s d ng (x lý
thông tin ti n máy)
Giai o n 2: áp d ng các gi i pháp k thu t x lý CSDL trong máy tính.
1. Nghiên c u thành ph n, n i dung, c i m c a các h sơ, tài li u hình thành
trong quá trình ho t ng c a ngư i lãnh o.
2. Thi t k c u trúc c a CSDL
3. t cơ s âù ra (yêu c u) cho CSDL:
4. Ch n ph n m m ng d ng:
14

TS. GVC. Nguy n L Nhung
C c Văn thư Lưu tr nhà nư c
0912581997
5. Thi t k và biên m c bi u ghi:
6. Nh p tin trong bi u ghi vào máy tính và ki m tra ch t lư ng s d ng c a cơ
s d li u.

TS. GVC. Nguy n L Nhung
C c Văn thư Lưu tr nhà nư c
0912581997




15

TS. GVC. Nguy n L Nhung
C c Văn thư Lưu tr nhà nư c
0912581997
Đề thi vào lớp 10 môn Toán |  Đáp án đề thi tốt nghiệp |  Đề thi Đại học |  Đề thi thử đại học môn Hóa |  Mẫu đơn xin việc |  Bài tiểu luận mẫu |  Ôn thi cao học 2014 |  Nghiên cứu khoa học |  Lập kế hoạch kinh doanh |  Bảng cân đối kế toán |  Đề thi chứng chỉ Tin học |  Tư tưởng Hồ Chí Minh |  Đề thi chứng chỉ Tiếng anh
Theo dõi chúng tôi
Đồng bộ tài khoản