Những khó khăn khi áp dụng iso 9000 tại VN

Chia sẻ: saovang114

Ngày nay, trong bối cảnh toàn cầu hóa kinh tế, các quốc gia ngày càng xích lại gần nhau hơn trên cơ sở hợp kinh tế và trao đổi văn hóa. Do đó, sự thông thương giữa các nước ngày càng dễ dàng hơn. Chúng ta thử hình dung và so sánh sự khác biệt giữa quốc gia có nền kinh tế đóng và một quốc gia khác với nền kinh tế mở. Dĩ nhiên, sự khác biệt cơ bản đó là sự hội nhập. Sự hội nhập giúp một quốc gia phát triển kinh tế, giúp các doanh...

Nội dung Text: Những khó khăn khi áp dụng iso 9000 tại VN

 

  1. LỜI MỞ ĐẦU: Ngày nay, trong bối cảnh toàn cầu hóa kinh tế, các quốc gia ngày càng xích lại gần nhau hơn trên cơ sở hợp kinh tế và trao đổi văn hóa. Do đó, sự thông thương giữa các nước ngày càng dễ dàng hơn. Chúng ta thử hình dung và so sánh sự khác biệt giữa quốc gia có nền kinh tế đóng và một quốc gia khác với nền kinh tế mở. Dĩ nhiên, sự khác biệt cơ bản đó là sự hội nhập. Sự hội nhập giúp một quốc gia phát triển kinh tế, giúp các doanh nghiệp trong nước không ngừng cải thiện để cạnh tranh. Ở nước ta, sau khi gia nhập WTO, nền kinh tế Việt Nam bắt đầu hội nhập vào nền kinh tế thế giới, nguồn vốn đầu tư của các doanh nghiệp nước ngoài vào Việt Nam ngày càng tăng. Chính điều đó là động lực thúc đẩy phát triển kinh tế và tạo một môi trường cạnh tranh cho các doanh nghiệp Việt Nam. Liệu các doanh nghiệp Việt Nam có khả năng cạnh tranh được hay không? Không ai có thể đảm bảo được điều đó, vì nguyên tố căn bản hoàn toàn phụ thuộc vào hướng đi của các doanh nghiệp trong nước. Vậy, hướng đi như thế nào là đúng? Ắc hẳn đây là câu trả lời mà các doanh nghiệp luôn tìm kiếm. Các doanh nghiệp trong nước từ trước đến nay hoạt động theo những mô hình tương đối đơn giản với hệ thống quản lý thiếu hiệu quả. Do đó, năng suất lao động, tính chuyên nghiệp trong công việc chưa cao, hệ thống quản lý trong doanh nghiệp thì chưa chặt chẽ, ... Và mặc nhiên, sản phẩm không thể nào đủ chất lượng để xuất khẩu. Hàng nội địa vẫn lềnh bềnh bán cho người tiêu dùng trong nước. Vậy, vấn đề chính của các doanh nghiệp VN hiện nay là chất lượng của hệ thống. Trong những năm gần đây, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 không còn là việc mới lạ đối với các tổ chức, doanh nghiệp. Để đạt được những giấy chứng nhận này, các tổ chức doanh nghiệp đã phải trải qua thời gian dài để thiết lập, vận hành và duy trì hệ thống quản lý của mình. Tuy nhiên, không phải tổ chức doanh nghiệp nào cũng thiết lập thành công hệ thống quản lý của mình, có những doanh nghiệp xây dựng hệ thống của mình trong nhiều năm nhưng vẫn chưa đạt được giấy chứng nhận và có những tổ chức phải từ bỏ việc xây dựng hệ thống của mình sau một thời gian triển khai mà không có một tuyên bố nào. Vậy những khó khăn nào mà các doanh nghiệp thường gặp phải trong quá trình thiết lập và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của mình? 1
  2. 1. GIỚI THIỆU VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000: 1.1. Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000: ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn do Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế (International Standard Organization) ban hành, nhằm đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng có thể áp dụng rộng rãi và hiệu quả trong mọi tổ chức với mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. ISO 9000 nêu lên các yêu cầu cho doanh nghiệp để đảm bảo quản lý có tính chiến lược và tính hệ thống. ISO 9000 đề cập đến các lĩnh vực chủ yếu trong quản lý chất lượng: Chính sách và biện pháp chỉ đạo chất lượng; thiết kế và triển khai sản xuất; kiểm soát quá trình cung ứng nguyên vật liệu, kiểm soát các công đoạn công nghệ; kiểm soát quá trình dịch vụ và tiêu thụ sản phẩm; quản lý nhân sự, tài liệu và đánh giá chính xác tình hình nội bộ; Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 không phải là bộ tiêu chuẩn về sản phẩm mà là bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản trị chất lượng, do vậy chứng nhận là chứng nhận cho hệ thống. 1.2 Lợi ích khi áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 1.2.11 Về quản lý nội bộ - Giúp lãnh đạo quản lý hoạt động của doanh nghiệp khoa học và hiệu quả. - Cải thiện hiệu quả kinh doanh, tăng lợi nhuận nhờ sử dụng hợp lý các nguồn lực, tiết kiệm chi phí. - Kiểm soát chặt chẽ các công đoạn sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. - Nâng cao năng suất, giảm phế phẩm và chi phí không cần thiết. - Củng cố uy tín của lãnh đạo. - Cải tiến các quá trình chủ yếu, nâng cao chất lượng sản phẩm. - Tạo được mối quan hệ chặt chẽ giữa lãnh đạo và nhân viên. - Giải quyết các mâu thuẫn, bất đồng trong nội bộ, triệt tiêu những xung đột về thông tin do mọi việc được qui định rõ ràng. Mọi việc đều được kiểm soát, không bỏ sót, trách nhiệm rõ ràng. - Thúc đẩy nề nếp làm việc tốt, nâng cao tinh thần thái độ của nhân viên. 1.2.2 Về đối ngoại - Tạo lòng tin cho khách hàng, chiếm lĩnh thị trường. - Đáp ứng yêu cầu đảm bảo chất lượng của khách hàng. - Phù hợp quản lý chất lượng toàn diện. - Thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. 2
  3. - Củng cố và phát triển thị phần. Giành ưu thế trong cạnh tranh. - Thuận lợi trong việc thâm nhập thị trường quốc tế và khu vực. - Khẳng định uy tín về chất lượng sản phẩm của Doanh nghiệp. - Đáp ứng đòi hỏi của Ngành và Nhà nước về quản lý chất lượng.  Chính vì những lợi ích trên mà những doanh nghiệp, tổ chức cố gắng thực hiện và đạt được chứng nhận ISO 9000. Tuy nhiên thực hiện thế nào cho đúng và có hiệu quả thiết thực, điều này đòi hỏi mỗi tổ chức doanh nghiệp phải thực hiện đúng những yêu cầu của ISO 9000. 2. NHỮNG YÊU CẦU CƠ BẢN CỦA ISO 9001:2000 2.1. Phạm vi áp dụng - Mọi tổ chức đều có thể áp dụng ISO 9000 - Tổ chức muốn khẳng định khả năng cung cấp sản phẩm một cách ổn định, đáp ứng các yêu cầu khách hàng và các yêu cầu chế định thích hợp. - Tổ chức muốn nâng cao sự thõa mãn của khách hàng 2.2. Tiêu chuẩn trích dẫn - TCVN ISO 9000:2000, Hệ thống quản lý chất lượng- Cơ sở và từ vựng - Ngoài ra, bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm: + ISO 9001:2008: hệ thống QLCL- các yêu cầu. + ISO 9004: hệ thống QLCL- hướng dẫn cải tiến hiệu quả. + ISO 19011: hướng dẫn đánh giá hệ thống QLCL và môi trường. 3
  4. 2.3. Hệ thống chất lượng - Trong mục này đòi hỏi tổ chức doanh nghiệp xây dựng, lập văn bản, thực hiện, duy trì hệ thống quản lý chất lượng và thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000. - Các hệ thống tài liệu cơ bản của QLCL phải bao gồm: + các văn bản công bố về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng + sổ tay chất lượng + các thủ tục dạng văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn này + các tài liệu cần có của tổ chức để đảm bảo việc hoạch định, tác nghiệp và kiểm soát có hiệu lực các quá trình của tổ chức. + các hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn. - Chính vì sự phức tạp và mang tính hệ thống của những tài liệu trên đôi khi cũng tạo ra một số khó khăn cho tổ chức, doanh nghiệp 2.4. Trách nhiệm của lãnh đ ạo Là người đứng đầu trong tổ chức, có quyền lực để đưa ra quyết định quan trọng và chịu mọi trách nhiệm cho quyết định. Khi thực hiện ISO 9000, lãnh đạo cũng là người có vai trò và trách nhiệm cao Nhà lãnh đạo phải đi đúng hướng nhất trong tổ chức, doanh nghiệp. Lãnh đạo có trách nhiệm: + Cam kết: sự cam kết của lãnh đạo phải được thể hiện rõ bằng các hành động như: thiết lập chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, truyền đạt cho tổ chức tầm quan trọng của việc đáp ứng khách hàng cũng như các yêu cầu về pháp luật và chế định. + Hướng vào khách hàng: khách hàng là yếu tố quan trọng đến sự thành công của doanh nghiệp, nhà lãnh đạo phải biết rõ điều này và phải có những biện pháp ngày càng nâng cao và đáp ứng nhu cầu thõa mãn của khách hàng. + Chính sách chất lượng: khi lập chính sách chất lượng, để đảm bảo như thế nào là đúng, đây là trách nhiệm của nhà lãnh đạo. việc lập chính sách chất lượng phải đảm bảo sao cho phù hợp với hướng đi của tổ chức, đảm bảo được các yêu cầu và cải 4
  5. tiến thường xuyên hiệu lực của hệ thống quản lý cũng như việc đảm bảo những cơ sở cần thiết cho việc thiết lập và xem xét các mục tiêu chất lượng. + Hoạch định: nhà quản lý phải có khả năng hoach định. Trong iso 900 yêu cầu nhà lãnh đạo phải đưa ra cho được mục tiêu chất lượng của tổ chức và phải đảm bảo khả năng đo lường và lượng hóa mục tiêu đó. Ngoài ra, nhà lãnh đạo phải làm sao để xây dựng được hệ thống quản lý chất lượng để đáp ứng yêu cầu của mục tiêu chất lượng và đảm bảo tính thống nhất của hệ thống quản lý chất lượng. + Trách nhiệm, quyền hạng và trao đồi thông tin: mọi hoạt động trong tổ chức cũng như bên ngoài cần được thông báo cụ thể cho lãnh đạo cấp cao. Do đó, trong ban lãnh đạo phải có một người chịu trách nhiệm làm đại diện lãnh đạo, có trách nhiệm đảm bảo sự vận hành, kết quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng cho lãnh đạo cao nhất. Bên cạnh đó, lãnh đạo cao nhất có trách nhiệm thiết lập các quá trình trao đổi thông tin bên trong tổ chức, những thông tin đóng góp cho hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức. + Xem xét: nhà lãnh đạo cao nhất phải có trách nhiệm xem xét hệ thống chất lượng định kỳ để đảm bảo hệ thống đang vận hành đúng hướng. thông qua các thông tin như: kết quả của các cuộc đánh giá, phản hồi từ khách hàng, sự phù hợp của sản phẩm, …. Nhà lãnh đạo phải rút ra cho được cách nâng cao và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng hay việc cải tiến sản phẩm phù hợp yêu cầu của khách hàng,…. 2.5. Quản lý các nguồn lực trong quá trình hoạt động, hệ thống quản trị chất lượng luôn cần phải cân nhắc sự đáp ứng các nguồn lực như nhân lực, cơ sở hạ tầng. nguồn nhân lực phải luôn được coi trọng, phải đảm bảo tính chuyên nghiệp cũng như tay nghề của đội ngũ nhân viên, toàn bộ nhân viên phải hiểu rõ tầm quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng cũng như việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra, cơ sở hạ tầng phải luôn được đảm bảo để sản phẩm đầu ra có chất lượng và một môi trường làm việc hoàn toàn đạt chất lượng. 2.6. Tạo sản phẩm Quá trình tạo sản phẩm hết sức quan trọng, do đó, việc tạo sản phẩm phải được kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận phòng ban nhằm đạt được chất lượng sản phẩm và đáp ứng yêu cầu khách hàng. Phòng kế hoạch có chức năng hoach định việc tạo sản phẩm. việc hoạch định này đòi hỏi phải được cân nhắc kỹ, phải phù hợp mục tiêu chất lượng và yêu cầu sản phẩm trên cơ sở nguồn lực sẵn có và theo một quy trình tỉ mỉ để sản phẩm có chất lượng. 5
  6. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tiếp nhận các thông tin liên quan đến khách hàng. Công việc này đòi hỏi phòng kinh doanh phải xác định và xem xét các yêu cầu của khách hàng liên quan đến sản phẩm. Ngoài ra, phòng kinh doanh còn là bộ phận trao đổi trực tiếp mọi thông tin liên quan đến sản phẩm với khách hàng. Phòng kỹ thuật có vai trò quan trọng, đảm nhận vai trò thiết kế và phát triển sản phẩm từ khâu cơ bản đến khi xác định được tính hoàn thiện sản phẩm. Quá trình thiết kế và phát triển sản phẩm phải được hoạch định cụ thể, xác định rõ ràng đầu vào và đầu ra của thiết kế và phát triển, sau đó, quá trình này cần được xem xét kỹ lưỡng thông qua quá trình kiểm tra xác nhận thiết kế và phát triển xem liệu sản phẩm có đạt được những yêu cầu hay không, có nằm trong khả năng của doanh nghiệp hay không. Có một điều cần lưu ý là toàn bộ những khâu trên luôn phải được cập nhật và ghi chép lại thành hồ sơ. Phòng vật tư đảm nhận khâu mua hàng để sản xuất sản phẩm, khâu mua hàng đòi hỏi quá trình mua hàng phải được chú trọng về sản phẩm, người cung ứng, có sự đánh giá chính xác về khả năng cung ứng cũng như chất lượng sản phẩm mà nhà cung ứng cung cấp. Ngoài ra tất cả những hàng được mua phải có thông tin cụ thể và được sao lưu trong hồ sơ mua hàng phòng trường hợp khi tổ chức hoặc khách hàng có ý định thực hiện các hoạt động kiểm tra xác nhận tại cơ sở nhà cung ứng. Sau khi có đầy đủ những yếu tố cơ bản sản phẩm bắt đầu được sản xuất tại phân xưởng. Tại đây, quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ phải được kiểm soát chặt chẽ. Ngoài ra, tổ chức còn phải xem xét và xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ thông qua các chuẩn mực đã được định sẵn về con người, thiết bị, thủ tục, hồ sơ, … Toàn bộ sản phẩm đầu ra được coi là tài sản của khách hàng phải được giữ gìn và được bảo toàn, nếu có sự cố xảy ra phải báo cho khách hàng và toàn bộ thông tin phải được lưu trong hồ sơ. 2.7. Đo lường, phân tích và cải tiến Sản phẩm đã đi vào sản xuất và đưa đến tay người tiêu dùng, vậy làm cách nào để xác định tính phù hợp của sản phẩm cũng như của hệ thống quản lý chất lượng. đó chính là việc đo lường, phân tích và cải tiến nhằm nâng cao hơn nữa tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. 6
  7. Theo dõi và đo lường sự thõa mãn của khách hàng cũng như các quá trình nhằm biết được tổ chức có đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và hệ thống quản trị chất lượng có phù hợp, hoạt động có hiệu quả và có được duy trì ổn định hay chưa. 3. KHÓ KHĂN KHI ÁP DỤNG ISO 9000 TẠI VIỆT NAM Hiện nay, quá trình áp dụng ISO của các doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn, các doanh nghiêp như những người muốn thành vận động viên bơi nhưng chưa biết cách bơi ra sao. Vậy làm sao để khắc phục những khó khăn đó và những khó khăn đó là gì? 3.1 Về phía nhân viên “Tôi hài lòng với vị trí và công việc tôi đang làm, tại sao lại phải thay đổi? ”. Đây là nhận thức chung của nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp. Theo nhận thức của họ cho rằng khi áp dụng hệ thống quản lý ISO 9000 đồng nghĩa với việc thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự. Quan điểm sai lầm trên thực sự nguy hiểm khi triển khai dự án vì chúng tạo ra tâm lý hoang mang, căng thẳng và đối phó của các cá nhân trong tổ chức. Mọi người sẽ có cảm giác bất an, do vậy không ủng hộ việc áp dụng hệ thống. “” Coi áp dụng ISO là việc của lãnh đạo, tư tưởng này dẫn đến tâm lý ỷ lại việc triển khai hệ thống quản lý phụ thuộc vào ban lãnh đạo. Cán bộ, công nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp đó không quan tâm đến việc thực hiện theo các quy định quản lý được ban hành. Khó thay đổi thói quen, nếp nghĩ trong công việc. từ trước đến nay các doanh nghiệp Việt Nam hoạt động theo mô hình khá đơn giản, quá trình làm việc chưa được chuyên nghiệp, vẫn mang nặng tính tư duy theo phương pháp cũ kỹ. Do đó, đây cũng là một trong những khó khăn mà các doanh nghiệp vấp phải khi thực hiện ISO 9000. điều này đòi hỏi doanh nghiệp, tổ chức phải kiên trì, mọi người cùng nhau cố gắng. 3.2 Nhận thức của lãnh đạo Lãnh đạo không thực sự muốn áp dụng. Trong doanh nghiệp khi áp dụng ISO thì lãnh đạo là người có vai trò quan trọng nhất tạo nên sự thành công và hiệu quả của hệ thống. điều này có nghĩa rằng khi chúng ta áp dụng ISO 9000 là phải thiết laapk một loạt các qui định, phương pháp quản lý. Hay nói cách khác là thiết lập các công cụ quản lý cho người lãnh đạo cấp cao theo những tiêu chí quản lý tiên tiến. do đó, 7
  8. nếu lãnh đạo không thực sự muốn áp dụng thì thật sự là một khó khăn lớn trong doanh nghiệp. Và tại sao lãnh đạo không muốn áp dụng? - Lãnh đạo không hiểu hệ thống quản lý mà mình xây dựng nhằm vào những mục tiên, hoạt động nào trong quản lý. Không coi các quy định của hệ thống quản lý đã xác lập là công cụ của mình và do đó đã điều hành tổ chức theo những cách thức khác hẳn. điều này dẫn đến sự tồn tại 2 hệ thống quản lý song song trong một tổ chức. - Nhiều lãnh đạo cho rằng đó là một hệ thống, có yếu tố kỹ thuật cao gắn với công nghiệp hóa, cần thiết để tham gia vào thị trường lớn. - Ngoài ra, một số lãnh đạo còn cho rằng ISO 9000 công cụ đo lường chất lượng, chi phí cao và khó với tới. Thậm chí họ còn coi ISO chỉ là "đồ trang sức" để ký hợp đồng. - Lãnh đạo không quan tâm đến việc triển khai hệ thống quản lý, coi đây là nhiệm vụ của cấp dưới hoặc của một bộ phận nào đó. Thậm chí chưa bao giờ tham gia một cuộc họp nào để xem xét tính hiệu quả của hệ thống mà chính mình xây dựng. - Nhìn nhận ISO 9000 như là tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc tiêu chuẩn sản phẩm và giao cho các bộ phận kỹ thuật chiệu trách nhiệm về việc triển khai dự án. - Bố trí những người thuộc diện biên chế thừa hoặc chờ việc hoặc không có kinh nghiệm về hoạt động quản lý của đơn vị để tiến hành xây dựng hệ thống quản lý mới theo ISO 9000. - Khi có các điểm bất cập cũng như không phù hợp của hệ thống quản lý hoặc của các quá trình hoạt động, sản phẩm, dịch vụ thì không đưa ra được những biện pháp cụ thể để loại bỏ chúng hoặc lờ đi. 3.3 Kỹ thuật quản trị của cấp lãnh đạo ở Việt Nam Một nhà lãnh đạo muốn được mọi người coi trọng thì phải có năng lực cũng như những kỹ năng cơ bản Truyền thông (communication) là kỹ năng cần thiết cho các nhà lãnh đạo Việt Nam. Truyền thông không đơn giản là truyền thông tin đi mà còn là quá trình mang tính ngược chiều, nghĩa là tiếp nhận thông tin, quan điểm của người khác. Nhà lãnh đạo biết cách lắng nghe và tiếp thu ý kiến xây dựng của nhân viên sẽ được nhân viên trân trọng, ngoài ra còn tạo môi trường cho nhân viên phát huy năng lực và xây dựng cho doanh nghiệp. 8
  9. Lãnh đạo nhóm. Nhà lãnh đạo cấp cao là người lãnh đạo nhóm-công ty, người dẫn đầu, do đó nhà lãnh đạo phải biết phân công trách nhiệm cho từng thành viên dựa trên năng lực của mỗi người. Điều này hết sức quan trọng nhưng ở việt nam các nhà lãnh đạo còn e ngại chuyện phân chia trách nhiệm và quyền lực cho cấp dưới. Do đó, khi thực hiện ISO9000 đòi hỏi trách nhiệm phải được phân chia rõ ràng mà nhà lãnh đạo lại ít nhiều không đồng ý nên cũng gây trở ngại và vô hình tạo thành một khó khăn lớn khi áp dụng ISO 9000. Thông hiểu và tư duy chiến lược. Khi áp dụng iso 9000, một số nhà lãnh đạo chỉ quan niệm làm cho có, khi đạt được thì bắt đầu đi xuống và không đảm bảo tính ổn định của hệ thống quản lý. Do vậy, các nhà lãnh đạo phải tập cách tư duy chiến lược, nhìn xa hơn nữa tương lai của tổ chức.  Các nhà lãnh đạo ở Việt Nam vẫn còn một số thiếu sót trong kỹ thuật quản lý, do đó quá trình trau dồi và học hỏi các nhà lãnh đạo thế giới là vô cùng cần thiết. Ngoài ra, còn phải học hỏi phương pháp quản lý của các nước tiên tiến trên thế giới. 3.4 Khả năng áp dụng các công cụ thống kê Công cụ thống kê là phương tiện hỗ trợ cho các nhà quản lý trong quá trình giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Các công cụ thống kê cơ bản đã được Giáo sư Ishikawa áp dụng thành công cho các doanh nghiệp Nhật Bản trong những năm 1960 của thế kỷ XX và đã đưa sản phẩm hàng hoá của Nhật Bản cạnh tranh được với hàng hoá của Mỹ và các nước Tây Âu. Ở việt nam, các công cụ thống kê chưa được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng chưa thấy được tầm quan trọng cũng như những lợi ích mà các công cụ thống kê đem lại. Quá trình thống kê giúp cho việc cải tiến hệ thống, khả năng đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. => Vậy làm sao để hệ doanh nghiệp vượt qua những khó khăn trên? 4. BIỆN PHÁP GIÚP DOANH NGHIỆP VƯỢT QUA KHÓ KHĂN KHI ÁP DỤNG ISO 9000: 4.1 Xuống nước  Ta hãy thử coi một doanh nghiệp là một tập thể trong đó người lãnh đạo đứng đầu. người lãnh đạo muốn cho những nhân viên mình “bơi” – áp dụng iso 9000. vậy làm sao để tất cả mọi người đều phải “bơi” được? 9
  10. “Ôi nước lạnh quá!” “Tôi chưa biết bơi” “Tôi ngại lắm!”  Đây là những điệp khúc ta thường nghe cũng như khi doanh nghiệp bắt đầu áp dụng ISO. Vậy làm sao để khắc phục điều này? Lãnh đạo phải đảm bảo rằng nước đã được hâm ấm. lãnh đạo phải bắt tay vào trước, hãy cam kết những gì định làm, hãy thể hiện những điều đó thông qua các hành động cụ thể. + Lãnh đạo bắt tay vào việc trước bằng cách: - Tìm hiểu về ISO trước - Lập kế hoạch triển khai ISO và phân công trách nhiệm cho từng người cụ thể + Lãnh đạo thể hiện cam kết bằng cách - Cung cấp đủ các nguồn lực - Có hình thức khen thưởng cho những đóng góp vào dự án ISO SỰ THAM GIA VÀ HỖ TRỢ CỦA LÃNH ĐẠO RẤT QUAN TRỌNG  Lãnh đạo có thể đã chuẩn bị và dọn chỗ sẵn nhưng vẫn có nhiều người không muốn bắt tay vào việc….. “TÔI HÀI LÒNG VỚI VỊ TRÍ VÀ CÔNG VIỆC TÔI ĐANG LÀM, TẠI SAO TÔI PHẢI THAY ĐỔI CHÚNG?”  Lãnh đạo phải làm sao đây? 10
  11. Hãy làm cho bể nước hấp dẫn mọi người. Vì mọi người chỉ tham gia dự án này cho đến khi họ hiểu được lợi ích mà nó đem lại. Lãnh đạo hãy giải thích tại sao ISO lại quan trọng đối với tổ chức. Hãy giải thích bằng cách nào ISO làm cho công việc của họ trở nên dễ dàng hơn. Hãy giải thích những gì trong công việc của họ sẽ khác trước và những công việc nào vẫn như trước.  Cảm giác lo ngại của mọi người “Nếu viết ra giấy tất cả những gì tôi làm, liệu tôi còn giá trị gì nữa” “Hành động khắc phục là gì? Cứ nghe như đang bị điều trần trước giám đốc vậy.” “Ai đó sẽ đến đánh giá cung cách làm việc của tôi?”  lãnh đạo hãy gột bỏ những lo ngại đó, hãy lôi cuốn mọi người cùng tham gia vào quá trình xây dựng hệ thống bằng cách: + Hãy để chính những người đang thực hiện một quá trình tham gia vào việc sửa đổi đó cho phù hợp tiêu chuẩn. + đào tạo cho tất cả mọi người về hành động khắc phục và đánh giá nội bộ; tập trung vào việc cải tiến quá trình. 4.2 Những nguy hiểm tiềm ẩn dưới nước Hãy quan sát và cảnh giác với những nguy hiểm dưới nước  Cả tổ chức không biết bơi: + hãy mở các lớp dạy bơi- giới thiệu chung về ISO 9000 cho tất cả mọi người + chú trọng hướng dẫn cho cán bộ lãnh đạo và những người trực tiếp tham gia vào dự án.  Hiểu sai yêu cầu của tiêu chuẩn: lãng phí công sức, tiền bạc, thời gian. Vậy làm sao để thoát hiểm đây? + Hãy thuê một huấn luyện viên- sử dụng nhà tư vấn để giúp bạn: lập kế hoạch, giải thích cho bạn thấu hiểu hơn về tiêu chuẩn, cung cấp cho bạn một số kinh nghiệm áp dụng đồng thời theo dõi tiến độ của bạn. + Huấn luyện viên đòi hỏi phải được đào tạo và am hiểu về các yêu cầu của tiêu chuẩn, đã từng tham gia tư vấn- đào tạo cho nhiều tổ chức khác. Nếu khâu lựa chọn chuyên gia không cẩn thận có thể tạo thêm nguy hiểm dưới nước cho doanh nghiệp khi chuyên gia viết quá chi tiết, các quy trình viết kém chất lượng, viết thừa hoặc thiếu, ……  Những hoạt động “khác thường” 11
  12. Tổ chức có một bộ phận nào đó phải thực hiện những biện pháp “tế nhị” để thực hiện công việc của mình? Hay vấp phải sự phản kháng trong việc viết thành văn bản các quy trình hoạt động của lĩnh vực này. Làm sao? Lãnh đạo hãy giúp mọi người thấy các quy trình đem lại lợi ích gì cho họ + cho mọi người hiểu được rằng một quá trình cần được thực hiện nhất quán. + cho phép áp dụng sáng kiến trong quá trình thực hiện. + trong quá trình viết ra chỉ mô tả các bước chung cần tuân thủ, mà không đi vào mô tả chi tiết công việc.  Không kiểm soát được dự án: các nhóm không đảm bảo tiến độ thời gian, không phối hợp được các công việc gối nhau, các nhóm tiến hành công việc theo hướng khác nhau. Kỹ năng thoát hiểm: lập một nhóm chỉ đạo + đưa ra quyết định và cung cấp các nguồn lực + nhiệm vụ: theo dõi tiến độ, giải quyết các vướng mắc, cung cấp nguồn lực, điều phối công việc của các nhóm khác nhau.  Mọi người không biết gì về những thay đổi và cải tiến: Khi dự án đã được triển khai, mọi người càng ngày càng được nghe ít hơn về những cải tiến. vì chỉ những người trực tiếp tham gia mới được biết về quá trình mới. xuất hiện cảm giác dường như dự án bắt đầu và đã kết thúc. Các quá trình mới chỉ có trên giấy tờ, không có thay đổi trên thực tế. Kỹ năng thoát hiểm: tổ chức mừng thành công + lôi cuốn và thu hút sự chú ý của mọi người bằng cách tổ chức các cuộc họp chúc mừng các cải tiến và thành công. Đánh giá những hoạt động và cảm ơn sự đóng góp của mọi người. 4.3 Về đích Lựa chon tổ chức chứng nhận phải đảm bảo về chuyên gia, khả năng đánh giá cũng như những dịch vụ sau đánh giá. Chuẩn bị sẵn sàng cho đánh giá: + hoàn tất một chu kỳ đánh giá nội bộ + hoàn tất xem xét của lãnh đạo + các hồ sơ của khoảng 3 tháng hoạt động 12
  13. + có ít nhất một dự án thiếtkế lập thành văn bản được hoàn tất từ khâu bắt đầu cho đến ra sản phẩm (nếu áp dụng 7.3). + thông báo cho mọi người về đánh giá. 4.4 Tiếp tục duy trì  Luôn luôn đảm bảo có người đánh giá: + mức độ quan tâm của lãnh đạo + khả năng cải tiến của hệ thống  Hãy học tập những nhà bơi lội giàu kinh nghiệm: + nỗ lực rèn luyện, làm việc - áp dụng hệ thống đã được xây dựng - thực hiện các hoạt động khắc phục - tiếp tục đào tạo + đừng bao giờ bơi một mình - phân công trách nhiệm cho nhiều người - đừng đè nặng quá vai trò của đại diện lãnh đạo + tuân theo quy tắc: giữ nước ấm => lãnh đạo xuống trước. http://www.isovicotech.com http://kis.vn www.bwportal.com.vn http://www.icevn.org http://my.opera.com/vuhau.vn 13
Theo dõi chúng tôi
Đồng bộ tài khoản