Phím tắt

Chia sẻ: DV Thuong | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:24

0
74
lượt xem
47
download

Phím tắt

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ
Lưu

Nội dung Text: Phím tắt

  1. Phím tắt Ý nghĩa ESC Bỏ qua dữ liệu đang thay đổi F4 hay Ctrl+Y Lặp lại thao tác vừa làm Alt + Enter Bắt đầu dòng mới trong ô Ctrl + Delete Xoá tất cả chữ trong một dòng Ctrl + D Chép dữ liệu từ ô trên xuống ô dưới Ctrl + R Chép dữ liệu từ bên trái qua phải Shift + Enter Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển lên trên trong vùng chọn Tab Ghi dữ liệu vào ô vào di chuyển qua phải vùng chọn Shift + Tab Ghi dữ liệu vào ô vào di chuyển qua trái vùng chọn = Bắt đầu một công thức F2 Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô Ctrl + F3 Đặt tên cho vùng chọn F3 Dán một tên đã đặt trong công thức F9 Cập nhật tính toán các Sheet trong Workbook đang mở Shift + F9 Cập nhật tính toán trong sheet hiện hành Alt + = Chèn công thức AutoSum Ctrl + ; Cập nhật ngày tháng Ctrl + Shift + : Nhập thời gian Ctrl+K Chèn một Hyperlink Ctrl + Shift + ” Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành Ctrl + ’ Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành Ctrl + A Hiển thị Formula Palette sau khi nhấp một tên hàm vào công thức Ctrl + Shift + A Chèn dấu ( ) và các đối số của hàm sau khi nhập tên hàm vào công thức Ctrl+1 Hiển thị lệnh Cell trong menu Format Ctrl + Shift + ~ Định dạng số kiểu General
  2. Ctrl + Shift + $ Định dạng số kiểu Curency với hai chữ số thập phân Ctrl + Shift + % Định dạng số kiểu Percentage (không có chữ số thập phân) Ctrl + Shift + ^ Định dạng số kiểu Exponential với hai chữ số thập phân Ctrl + Shift + # Định dạng kiểu Data cho ngày, tháng, năm Ctrl + Shift + ? Định dạng kiểu Numer với hai chữ số thập phân Ctrl + Shift + & Thêm đường viền ngoài Ctrl + Shift + - Bỏ đường viền Ctrl + B Bật tắt chế độ đậm, không đậm Ctrl + I Bật tắt chế độ nghiêng, không nghiêng Ctrl + U Bật tắt chế độ gạch dưới Ctrl + 5 Bật tắt chế độ gạch giữa không gạch giữa Ctrl + 9 Ẩn dòng Ctrl + Shift + ( Hiển thị dòng ẩn Nhập dữ liệu Excel nhanh hơn Cập nhật lúc 15h39' ngày 17/01/2008 Bản in Gửi cho bạn bè Phản hồi Xem thêm: nhap, du, lieu, excel, nhanh, hon Bạn hoàn toàn có thể vào dữ liệu mà không cần nhập lại chính những thông tin mình đã nhập từ các sheet hay file khác trong Excel. Có khá nhiều cách để thực hiện việc nhập dữ liệu trong Excel một cách nhanh hơn, thông minh hơn mà thậm chí không cần đụng đến bàn phím. Ví dụ đơn giản nhất là tính năng lấp đầy công thức của Excel, tính năng sẽ cho phép bạn nhập vào một ngày trong tuần hoặc trong tháng một cách tự động. Chỉ việc đơn giản nhập giá trị (ví dụ như January) vào một ô và nhấn Enter. Kích chọn ô vừa nhập và lưu ý đến một ô vuông đen nhỏ - còn gọi là nút điều khiển điền giá trị – ở góc dưới phải của ô đang được chọn. Khi để chuột tại vị trí điều khiển này, con trỏ chuột của bạn sẽ chuyển thành ký hiệu dấu cộng và bạn có thể kéo để tạo một chuỗi giá trị theo
  3. một công thức nào từ ô nhập ban đầu. Kéo dọc xuống hoặc sang phải (hay có thể sang trái hoặc kéo lên) để tạo các tháng khác nhau trong chuỗi theo ví dụ vừa nhập ở trên. Một thông báo nhỏ xuất hiện khi trỏ chuột kéo tới từng ô nhằm thông báo cho bạn biết giá trị tại ô đó sẽ được nhập là gì, nếu nhả chuột tại ô nào thì giá trị sẽ được điền cho đến ô đó. Đây là một cách nhanh để nhập dữ liệu nhưng còn một số cách khác cũng tốt không kém. Các cách đó có thể tham khảo sau đây. Nhập các số cơ bản Excel sẽ điền đầy đủ một chuỗi số nếu bạn cung cấp cho nó hai số đầu tiên trong dãy (Nếu không có hai số Excel sẽ hiểu đơn thuần là chỉ copy dữ liệu). Ví dụ, nếu nhập vào hai số 2001 và 2002 trong các ô liên tiếp (có thể chiều dọc hoặc chiều ngang), chọn hai ô vừa nhập và kéo nút điều khiển điền giá trị cho đến số cuối của chuỗi số cần tạo (kéo theo chiều dọc nếu hai số nhập ban đầu dọc theo 2 ô, theo chiều ngang nếu hai số nhập ban đầu nằm ngang trên hai ô). Hoặc bạn có thể nhập vào hai số 2,4 và Excel cũng sẽ điền tiếp các số 6,8,10… Ngoài ra bạn có thể nhập vào ngày tháng và kéo dữ liệu, Excel cũng sẽ điền các số liên tiếp của ngày tháng dựa theo dữ liệu đã nhập. Nếu kích chuột phải vào nút xuất hiện sau khi kéo dữ liệu, bạn sẽ thấy một menu xuất hiện và có thể chọn điền dữ liệu theo tuần, tháng hoặc năm thay vì ngày.
  4. Danh sách tuỳ chọn Đối với các tháng trong năm, ngày trong tuần, bạn có thể tự tạo danh sách cho chính mình sử dụng khi cần đến. Cách tạo danh sách này bạn có thể tham khảo trong bài Cách tạo các chuỗi AutoFill trên Excel mà chúng tôi mới giới thiệu gần đây. Các chuỗi số phức tạp hơn Để tạo một chuỗi số không liên tiếp, đầu tiên bạn nhập vào số đầu tiên của chuỗi, kích chuột phải và kéo nút điều khiển điền giá trị xuống dưới (hoặc sang ngang tuỳ vào mục đích của bạn). Nhả chuột phải và bạn sẽ thấy menu ngữ cảnh xuất hiện, chọn Series để mở hộp thoại Series. Tại đây bạn chỉ định chuỗi là Growth. Để biết rõ kết quả của lựa chọn Growth này bạn có thể thực hành với số nhập ban đầu là 1 và giá trị step value của Growth trong hộp thoại Series là 2, sau đó kích OK. Kết quả là bạn sẽ có một chuỗi cấp số nhân với hệ số nhân là 2.
  5. Thoải mái với danh sách sổ xuống Một danh sách sổ xuống là cần thiết khi bạn đã thiết lập các tuỳ chọn và muốn người dùng chọn từ tuỳ chọn đó mà không được phép nhập vào. Tại một sheet mới, nhập vào các nội dung muốn đưa vào danh sách, chọn vùng đó và nhập tên của danh sách (ví dụ vattu) vào ô Names box ở bên trái thanh Formula. Tại một worksheet mới, chọn các ô muốn dữ liệu hiển thị dưới dạng danh sách. Kích chọn tab Data trên giao diện Ribbon và chọn Data Validation. Từ tab Settings chọn Allow | List, trong phần Source box nhập = và tên danh sách đã đặt (ví dụ =vattu). Kích OK. Và giờ bạn có thể kích vào các ô để lựa chọn giá trị từ danh sách sổ xuống.
  6. Thông qua Form Nút Form không hiển thị trong giao diện Ribbon của Excel 2007, tuy nhiên bạn có thể thêm nó vào thanh Quick Launch. Chọn nút Office, chọn Excel Options | Customize, sau đó trong danh sách Choose commands from chọn phần Commands Not in the Ribbon. Tìm và chọn phần Form... trong danh sách bên dưới. Kích vào Add và sau đó kích OK. Để hiển thị form, kích vào trong vùng bảng dữ liệu và kích chọn nút Form. Bạn có thể nhập vào dữ liệu của bảng từ Form này một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn mà không cần định hướng từ một vùng bảng quá rộng.
  7. 8 công cụ thuận tiện trong Excel có thể bạn chưa biết Cập nhật lúc 17h09' ngày 11/07/2008 Bản in Gửi cho bạn bè Phản hồi Xem thêm: microsoft excel, công cụ sử dụng Nếu tất cả những gì bạn đang thực hiện với Excel đều chỉ là trong các trang bảng tính đơn giản thì bạn có thể sử dụng một sổ cái và một chiếc bút lông. Sổ cái này sẽ không tính toán tất cả mọi thứ cho bạn, nhưng thực sự có rất nhiều công cụ có giá trị sẽ giúp bạn thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau. 1. Tổng số phụ. Khi bạn gặp phải hàng tệp dữ liệu được sắp đặt theo ngày tháng, nó sẽ rất khó cho việc xem được một cách tổng thể. Tính năng tổng số phụ có trong Excel có thể giúp bạn khắc phục điều này. Kích Subtotal trên ribbon (menu) Data trong Excel 2007 hoặc chọn Subtotals từ Data trong Excel 2003. Mặc định nó sẽ cung cấp một tổng số phụ sum-type (kiểu tổng) cho mỗi một thay đổi diễn ra trong cột [tận cùng bên trái, nhưng bạn có thể chọn lấy một cột và thao tác mà bạn thích. Thậm chí bạn có thể tạo nhiều tổng số phụ, có thể cho tháng, quý hoặc năm. Một dải băng nằm
  8. ở bên trái sẽ cho phép bạn giữ bí mật các dữ liệu chi tiết và chỉ cho xem các mức khác của tổng số phụ. 2. Tự động định dạng có điều kiện. Định dạng có điều kiện trong Excel 2003 là điều trở ngại. Với Excel 2007, nó sẽ giúp bạn chỉ ra các mẫu trong dữ liệu và sử dụng rất đơn giản. Chỉ cần đánh dấu một nhóm các ô và kích vào Conditional Formatting trên ribbon Home. Khi đưa chuột trên những lựa chọn, bạn sẽ thấy preview của nó ngay lập tức. Có thể gán cho mỗi ô một màu để phán ảnh thứ hạng của nó trong toàn bộ dải các giá trị, thêm một thanh dữ liệu trong suốt phản ánh giá trị của ô… Cách thức tiến hành này cho phép đơn giản hơn rất nhiều so với sự phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel 2003. 3. Bảng phân tích (PivotTable). Tính năng PivotTable của Excel cho phép bạn có được sự phân tích dữ liệu nhanh và linh hoạt. Bạn có muốn xem số lần mỗi giá trị xuất hiện trong một cột quá dài? Hãy đánh dấu cột đó, kích vào PivotTable trên tab Insert (trong Excel 2003, chọn PivotTable từ menu Data), và kích Finish. Kéo trường tên đầu cột vào
  9. hộp Row Labels và vào hộp Values (trong Excel 2003, là vùng Drop Row Fields Here và vùng Drop Data Items Here). Ngay lập tức bạn sẽ có được một danh sách phân loại của tất cả các giá trị trong cột, cùng với số lần mỗi giá trị này xuất hiện. Đó chính là bí quyết của PivotTable. 4. Kiểm soát tài liệu (Document Inspector). Các tài liệu của Excel 2007 gồm có nhiều thông tin hơn so với các hàng và cột dữ liệu. Chúng có thể chứa những thay đổi được đánh dấu, các comment, các thuộc tính riêng,… Để xem xét dữ liệu ẩn trong tài liệu Excel 2007, kích nút Office ở trên cùng bên trái, trỏ tới Prepare và kích Inspect Document. Nó rất giống với Document Inspector trong Word, nhưng thay vì tìm kiếm văn bản ẩn nó tìm kiếm các hàng và cột ẩn, các trang bảng tính ẩn và các đối tượng đã được định dạng ẩn. Excel 2003 không có tính năng này. Hầu hết những gì nó có thể thực hiện (không nhiều) là remove các thông tin cá nhân từ các thuộc tính của file khi bạn lưu chúng.
  10. 5. Xem ngắt trang (Page Break Preview). Excel sẽ in trang bảng tính của bạn bằng cách sử dụng nhiều trang cần thiết để có thể hiển thị tất cả dữ liệu cả theo chiều dọc và ngang. Nếu cột cuối cùng không thích hợp thì việc in trang bảng tính có thể cần gấp đôi số trang. Thậm chí còn lãng phí hơn nếu bạn bỏ các trang đã in đó và thực hiện in lại. Để tránh điều bực mình này, hãy kích Page Break Preview trên ribbon View (trong Excel 2003 chọn Page Break Preview từ menu View). Lúc này khi bạn thay đổi kích thước lại các cột, thay đổi cữ chữ hoặc tạo các thay đổi layout khác, bạn sẽ ngay lập tức thấy hiệu ứng về ngắt trang. Nó cũng là một cách nhanh chóng để tìm ra số trang bạn sẽ phải in.
  11. 6. AutoSum. Sau khi đã nhập một số số hạng vào một cột nào đó thì có đến chín trong mười lần bạn sẽ kết thúc cột bằng một tổng số. Excel có thể tính toán dễ dàng tổng của một hàng hoặc một cột. Kích một ô sau hàng hoặc cột và kích nút AutoSum từ ribbon Home trong Excel 2007 hoặc toolbar trong Excel 2003 (hoặc đơn giản có thể nhấn Alt-=). Excel sẽ tính tổng của hàng hoặc cột một cách tự động. Nếu bạn không muốn tính tổng này, hãy kích menu của nút để chọn các mục average (trung bình), minimum (tối thiểu), maximum (tối đa) hay các chức năng khác. 7. Các bảng và danh sách (Excel lists/tables). Excel 2003 gọi chúng là các danh sách còn trong Excel 2007 lại gọi là các bảng. Dù chúng có được gọi bằng tên nào đi chăng nữa thì tính năng này cũng cho phép bạn có thể định nghĩa một dải các ô, phân loại, lọc, và tính tổng của các cột một cách dễ dàng, bên cạnh đó còn có thể chèn và gắn thêm hàng mà không cần điều chỉnh các công thức của bạn. Excel 2007 cũng cung cấp rất nhiều các kiểu bảng được định nghĩa từ trước để tạo sự dễ dàng trong việc định dạng. Trong Excel 2003, bạn đánh dấu các ô và chọn Data | Lists | Create List từ menu. Trong Excel 2007, kích Table trên ribbon Insert.
  12. 8. Lấy dữ liệu từ Web. Bạn gặp một bảng thống kê các dữ liệu trên một trang Web nào đó; và muốn kéo chúng vào Excel! Kích From Web trong ribbon Data (trong Excel 2003, chọn Data | Import External Data | New Web Query từ menu). Copy/paste địa chỉ trang web từ trình duyệt web của bạn vào hộp thoại New Web Query. Một biểu tượng hình mũi tên sẽ xuất hiện bên cạnh mỗi bảng mà Excel có thể import; kích một hoặc một số trong số đó, sau đó kích nút Import. Ngay lập tức dữ liệu sẽ nằm trong bản tính của bạn. Nó có trạng thái bán trực tuyến – hãy kích nút Refresh Data trong thanh công cụ nổi (2003) hoặc nút Refresh All trong ribbon Data (2007) để cập nhật trang bảng tính của bạn với những dữ liệu mới nhất. MS Excel - Bài 10: Các bước hướng dẫn để in trong Excel Cập nhật lúc 12h49' ngày 09/07/2008 Bản in Gửi cho bạn bè Phản hồi Xem thêm: ms excel, hướng dẫn in Kỹ thuật in, hay làm thế nào để in bảng tính trong Excel? Để in được, Microsoft Excel cần máy in phải được cài đặt và kết nối với máy tính của bạn. Nếu máy in đã được kết nối với máy tính. Hãy bật máy in và đặt giấy vào khay máy in. Sau đây là các bước hướng dẫn về cách in trong Excel. Cài đặt trang in Cài đặt trang in bao gồm thay đổi kích thước trang, định
  13. dạng trang và chất lượng trang in Thay đổi tùy chọn thiết lập trang - Từ menu File, chọn Page Setup. - Hộp thoại Page Setup xuất hiện, chọn tab Page Thiết lập định hướng trang in Trong phần Orientation, kích vào các nút chọn Portrait (quay giấy dọc) hoặc Landscape (quay giấy ngang) Thiết lập kích thước trang in - Trong phần Scaling, chọn Adjust to: nhập tỷ lệ phần trăm (bạn có thể kích nút lên hoặc nút xuống để tăng hoặc giảm kích thước) - Chọn Fit to: thiết lập độ rộng và chiều cao cho trang Thiết lập những lựa chọn khác cho trang in
  14. Trong mục Paper size: lựa chọn khổ giấy từ Paper size danh sách xổ xuống Trong mục Print quality: chọn chất lượng in Print quality từ danh sách xổ xuống (dpi càng cao– chất lượng càng tốt) Page Để bắt đầu đánh số trang, chọn mục First numbering page number: nhập số trang bạn muốn Căn lề trang in Căn lề trang in trong Microsoft Excel bao gồm căn chỉnh lề trên, lề dưới, lề trái, phải của trang. Bạn cũng có thể căn chỉnh để dữ liệu đặt ở giữa trang. Để thay đổi lề trang - Hộp thoại Page Setup xuất hiện, chọn tab Margins - Kích lần lượt Top, Bottom, Left, Right và thay đổi các thiết lập - Kích vào Header để thay đổi lề đầu trang và Footer để thay
  15. đổi lề chân trang - Kích OK. Chú ý: Tại phần Center on page, bạn có thể chọn Horizontally (theo chiều ngang) hoặc Vertically (theo chiều dọc) để có được vị trí đặt dữ liệu tốt nhất Thiết lập Header/Footer Thiết lập đầu trang (Header) và chân trang (Footer) rất quan trọng, nó tác động đến cách nhìn tổng quát của một trang in. Thay đổi tiêu đề trang và chân trang - Chọn tab Header/Footer từ hộp thoại Page Setup - Kích vào mũi tên xổ xuống của phần Header: các kiểu header đã có sẵn trong danh sách. Lựa chọn kiểu đặt header bạn muốn - Kích nút Custom Header hoặc Custom Footer để hiển thị hộp thoại Header (hoặc Footer) - Trong phần Left section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở lề trái của header hay footer - Trong phần Center section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở giữa của header hoặc footer - Trong phần Right section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở lề
  16. phải của header hoặc footer - Bạn cũng có thể lựa chọn các tùy chọn sau: Kích vào nút format font (biểu tượng A) sau Format font khi đánh dấu đoạn cần thay đổi font, cỡ và kiểu chữ Page Chèn số vào mỗi trang number Number of Sử dụng tính năng đánh số trang để tạo pages chuỗi các trang từ trang 1 đến 15 Date Đưa vào ngày hiện tại Time Đưa vào giờ hiện tại File path Chèn thêm tên đường dẫn (vị trí file) File name Thêm tên vào file workbook Tab name Thêm tên vào tab worksheet Insert Chọn vì trí để chèn ảnh picture Format Định dạng chèn ảnh picture - Kích OK sau khi kết thúc - Tiêu đề trang (chân trang) mới sẽ được hiển thị trong hộp thoại Page Setup - Kích OK để đóng hộp thoại Page Setup
  17. Excel Printing – Thiết lập bảng tính Trong việc in ấn Excel, thiết lập trang tính rất quan trọng. Nó sẽ kiểm soát trang nào được in và nơi để in. Bởi vậy phải chắc chắn bạn thực hiện những bước sau thật cẩn thận Thay đổi các tùy chọn trang tính - Từ menu File, chọn Page Setup. - Hộp thoại Page Setup hiển thị, chọn tab Sheet - Thay đổi các tính năng sau:
  18. Nhập bảng tính muốn in, hoặc kích vào biểu Print area tượng bên phải hộp và kéo worksheet xuống để in Kích vào biểu tượng bên phải hộp và kéo Rows to dòng bạn muốn để lặp lại phía trên cùng repeat at top của trang. Với cách này thì dòng đó sẽ xuất hiện ở mọi trang tính. Kích vào biểu tượng phía bên phải hộp và Columns to kéo cột bạn muốn lặp lại phía bên trái của repeat at left trang. Với cách này, khi in thì cột bên trái xuất hiện ở mọi trang tính Tích vào các hộp trong mục Print nếu muốn. Elements Ví dụ Gridlines, Black and White (đen trắng), that will print Draft Quality (in thử), Row and Column Headings (đề mục hàng và cột) Trong mục Page order, lựa chọn Down, then over hoặc Over, then down. Bạn sẽ thấy Page order được hiệu ứng này khi dữ liệu trong trang tính không đủ trong một trang in - Một số đặc tính ở mục Print (khi tích vào những lựa chọn này): Sẽ in cả phần lưới của bảng tính Gridlines Excel Black and white In dữ liệu theo màu đen và trắng In với chất lượng thử, không phải chất Draft quality lượng in thông thường Row and column Bảng tính được in bao gồm tiêu đề headings hàng và cột - Phía bên phải hộp thoại, có 3 nút: Options Xem lại việc cài đặt máy in Print Preview Xem lại trang tính trước khi in Print In trang tính. Thay đổi cài đặt in trong Excel
  19. - Từ menu File, chọn Print. - Hộp thoại Print hiển thị, thực hiện những thay đổi cần thiết sau: - Ở phần Printer, mục Name: lựa chọn máy in bạn muốn dùng - Trong phần Page range, lựa chọn All nếu bạn muốn in tất cả các trang trong một vùng, hoặc nhập trang bắt đầu in vào From và kết thúc vào To - Trong phần Print what, lựa chọn phần muốn in. Ví dụ, Phần được chọn, phần trang tính, hay toàn bộ sổ làm việc - Trong mục Number of copies: chỉ định số bản được in ra - Kích vào nút Properties để hiển thị hộp thoại Properties - Thay đổi các lựa chọn. Lựa chọn này sẽ làm thay đổi kết quả trên máy in - Kích OK để đóng hộp thoại - Kích tiếp OK để bắt đầu in worksheet
  20. Chú ý: Trước khi kích nút OK, phải chắc chắn là bạn đã đặt giấy vào khay của máy in. MS Excel - Bài 9: Bảo vệ bảng tính và file Excel Cập nhật lúc 14h59' ngày 30/06/2008 Bản in Gửi cho bạn bè Phản hồi Xem thêm: microsoft excel, bảo vệ bảng tính Các tính năng bảo vệ bảng tính và file Excel cho phép bảo vệ tài liệu và chỉ người có quyền mở được. Bạn có thể đặt mật khẩu và khi có ai đó muốn mở tài liệu thì cần phải có mật khẩu đó. Lập mật khẩu để mở và chỉnh sửa file - Từ menu File, kích Save As. - Hộp thoại Save As xuất hiện, kích Tools và từ menu xổ xuống chọn General Options. - Hộp thoại Save Options xuất hiện, nhập mật khẩu vào mục Password to open: Với tính năng này, bạn phải nhập mật khẩu để mở file
Đồng bộ tài khoản