Phương pháp đánh giá so với chuẩn (Benchmarking)

Chia sẻ: Mạnh Nguyễn | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:14

0
343
lượt xem
109
download

Phương pháp đánh giá so với chuẩn (Benchmarking)

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Benchmarking là quá trình liên tục tìm kiếm phương pháp, thực tế và quá trình tốt nhất để làm theo hoặc thích ứng với các đặc tính tốt và thực hiện chúng để trở thành “tốt nhất” Sử dụng benchmarking để so sánh sự hoàn thiện cũng như để tìm ra tiềm năng cải tiến. Benchmarking được sử dụng như thế nào? So sánh sự hoàn thiện của một quá trình với quá trình của công ty khác được đánh giá là chất lượng tốt nhất. Xác định xem làm sao các công ty này đạt được độ hoàn thiện đó....

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Phương pháp đánh giá so với chuẩn (Benchmarking)

  1. Phương pháp đánh giá so với chuẩn (Benchmarking) Dr. Lê Anh Tuấn Bộ môn Quản lý Công nghiệp Trường ĐHBK Hà nội Nghịch lý về kỳ vọng của khách hàng Độ hoàn thiện ợ i gđ Khoảng cách on M n ục c ải tiế L iên t Thời gian 1
  2. Đánh giá so với chuẩn - Benchmarking Benchmarking là quá trình liên tục tìm kiếm phương pháp, thực tế và quá trình tốt nhất để làm theo hoặc thích ứng với các đặc tính tốt và thực hiện chúng để trở thành “tốt nhất” Sử dụng benchmarking để so sánh sự hoàn thiện cũng như để tìm ra tiềm năng cải tiến Benchmarking được sử dụng như thế nào? • So sánh sự hoàn thiện của một quá trình với quá trình của công ty khác được đánh giá là chất lượng tốt nhất • Xác định xem làm sao các công ty này đạt được độ hoàn thiện đó • Nâng độ hoàn thiện của các quá trình nội bộ Các loại Benchmarking So sánh cạnh tranh So sánh chức năng Đánh giá so sánh hoạt động nội bộ So sánh các sản phẩm So sánh các quá trình So sánh với chuẩn tốt nhất Đánh giá so sánh chiến lược Đánh giá so sánh tham số 2
  3. Phương pháp so sánh chuẩn Cạnh tranh • Công ty hàng đầu • Những công ty làm tốt nhất với một số đặc điểm chung Chức năng Nội bộ • Công ty dẫn đầu không • Bộ phận làm tốt nhất kể là thuộc ngành trong công ty công nghiệp gì • Bộ phận phục vụ tốt nhất • Công ty cải tiến mạnh trong công ty sử dụng công nghệ mới Phương pháp so sánh chuẩn – Danh sách kiểm tra 1. Xác định qua trình để so sánh Lựa chọn quá trình và xác định sai hỏng và cơ hội Đo lường khả năng của quá trình hiện tại và thiết lập mục tiêu Hiểu chi tiết quá trình và nhu cầu cải tiến 3
  4. Phương pháp so sánh chuẩn 2. Lựa chọn các tổ chức để so sánh Lược tả ngành công nghiệp/ chức năng liên quan đến quá trình của công ty Đưa ra danh sách của các công ty hàng đầu “world class” Liên hệ với tổ chức và mạng lưới qua các mối quan hệ chính Phương pháp so sánh chuẩn 3. Chuẩn bị tiếp xúc (gặp) Nghiên cứu tổ chức và tìm vị trí của công ty bạn trong các quá trình của họ Phát triển các bản hỏi để thu được các thông tin cần thiết Lo các vấn đề hậu cần và gửi các tài liệu đến tổ chức cần so sánh 4
  5. Phương pháp so sánh chuẩn 4. Tiếp xúc thực tế Cảm thấy thoải mái và tự tin về nhiệm vụ của bạn Tạo không khí hợp lý để tối ưu hoá các kết quả Kết luận và cám ơn tổ chức so sánh và đảm bảo các thủ tục tiếp theo nếu cần thiết Phương pháp so sánh chuẩn 5. Nghiên cứu và phát triển kế hoạch hành động Xem xét kết quả quan sát và soạn thảo báo cáo của buổi tiếp xúc thực tế Đưa ra danh sách các công ty làm tốt nhất và đưa ra các cải tiến có thể Cấu trúc hoá các hành động, xác định người chịu trách nhiệm và chuyển sang giai đoạn cải tiến 5
  6. Phương pháp so sánh chuẩn 6. Ghi nhớ và thông tin Báo cáo cho ban quản lý và lãnh đạo Thông tin cho nhân viên về kết quả tìm được và/ hoặc báo cáo chuyến khảo sát Đưa các thông tin vào hệ thống dữ liệu của dự án so sánh chuẩn Phương pháp so sánh chuẩn Nguồn thông tin Cơ sở dữ liệu thư viện Các báo cáo nội bộ Các ấn bản thông tin nội bộ Các tổ chức chuyên nghiệp Thông tin từ công nghiệp Các báo cáo từ công nghiệp Các ấn bản về thương mại Hội thảo, chuyên đề Các công ty dữ liệu công nghiệp Các chuyên gia công nghiệp Các nguồn từ trường đại học Theo dõi của công ty Báo chí Quảng cáo Thông tin nội bộ Các nghiên cứu gốc Phản hồi khách hàng Phản hồi của nhà cung cấp Khảo sát qua điện thoại Hỏi thông tin Mạng Mạng thông tin toàn cầu 6
  7. Phương pháp so sánh chuẩn – Những điều cần tuân thủ Chính sách liên quan đến bản dự thảo so sánh với chuẩn cần được thông tin tới tất cả các nhân viên liên quan,trước khi tiếp xúc với các tổ chức bên ngoài. Các nguyên tắc chỉ đạo cần phải có các vấn đề sau: Sự sai lệch – không được phép mô tả sai hình ảnh của công ty để lấy thông tin Các yêu cầu về thông tin – một yêu cầu được đưa ra chỉ với các thông tin công ty bạn có thể chia sẻ với các công ty khác Các thông tin nhạy cảm/ sở hữu – tránh so sánh trực tiếp các thông tin nhạy cảm hoặc được sở hữu Sự bí bật – coi mọi thông tin là tuyệt mật Phương pháp so sánh chuẩn – Những điều cần tuân thủ Tránh trao đổi thông tin không cần thiết và tiếp xúc với các đối thủ Không bao giờ đề xuất hoặc tham dự thảo luận liên quan đến bất cứ thoả thuận nào với đối thủ nhằm áp đặt giá, với các điều kiện về bán hàng, giá, lợi nhuận, hoặc các khía cạnh khác của cạnh tranh Giữ liên lạc với các đối thủ ở mức tối thiểu – đảm bảo là phải có một lý do kinh doanh phù hợp cho tất cả các cuộc trao đổi thông tin này 7
  8. Phương pháp so sánh chuẩn (A) Một quá trình xác định và học tập từ những công ty làm tốt nhất trong thực tế bất cứ đâu trên thế giới là một công cụ rất mạnh để phục vụ nhiệm vụ luôn luôn cải thiện. (B) Quá trình có tính hệ thống tìm kiếm những công ty/ tổ chức làm tốt nhất, những sáng kiến, và những thủ tục đưa đến sự hoàn thiện cao. Học tập bằng cách mượn ý tưởng và phương pháp từ những người làm tốt nhất để phục vụ yêu cầu của bạn là phương pháp so sánh chuẩn quan trọng nhất. Nó có ứng dụng rất rộng rãi trong giải quyết vấn đề, lập kế hoạch, đặt mục tiêu, cải tiến quá trình, cải tiến, cải tiến thiết kế và đưa ra chiến lược. Nó là một kỹ năng kinh doanh cơ bản để đạt được chất lượng tuyệt hảo. Phương pháp so sánh chuẩn – Ý tưởng và định nghĩa Benchmarking: Là một quá trình liên tục tìm kiếm những người làm tốt nhất có thể tạo ra sự hoàn thiện hơn hẳn khi áp dụng thích hợp vào một tổ chức khác. Nhấn mạnh: Các hoạt động liên tục cải tiến vượt ra ngoài các khuôn mẫu Mục tiêu: Xác định những công ty làm tốt nhất trong thực tế Khi tiến hành: Các thủ tục để đạt được độ hoàn thiện cao. 8
  9. Phương pháp so sánh chuẩn – Quản lý thay đổi • Phương pháp so với chuẩn tốt nhất có thể mô tả như là quá trình tìm kiếm và nghiên cứu những người làm tốt nhất, có hiệu suất cao bên trong và bên ngoài. – Không phát minh lại những gì mà người khác đã làm tốt hơn! – Không có vấn đề khi sử dụng lại! – Sử dụng, thích ứng và cải tiến! – Bắt chước một cách sáng tạo! – Thích nghi có cải tiến! Phương pháp so sánh chuẩn – Cải tiến quá trình • Đánh giá quá trình tập trung vào các quá trình gián đoạn và các hệ thống điều hành, ví dụ như quá trình xử lý phàn nàn của khách hàng, quá trình phục vụ đơn hàng và quá trình lập kế hoạch chiến lược. • Đánh giá quá trình tìm kiếm và xác định các hoạt động hiệu quả nhất trong các công ty làm các công việc tương tự. • Sức mạnh của phương pháp này nằm ở khả năng tạo ra kết quả từ gốc. 9
  10. Phương pháp so sánh chuẩn – Cải tiến hiệu năng • Cải thiện hiệu năng cho phép nhà quản lý đánh giá vị trí cạnh tranh thông qua việc so sánh các sản phẩm và dịch vụ. • Cải thiện hiệu năng thường tập trung vào các yếu tố giá, chất lượng kỹ thuật, các tính chất phụ thuộc của sản phẩm, dịch vụ, tốc tộ, độ tin cậy, và các tính chất khác. • Trực tiếp so sánh các sản phẩm và dịch vụ, phân tích các tính chất hoạt động là các kỹ thuật chính áp dụng trong đánh giá hiệu năng. Phương pháp so sánh chuẩn – Đánh giá chiến lược • Đánh giá chiến lược xem xét các công ty cạnh tranh như thế nào và thường ít khi tập trung vào một ngành công nghiệp cụ thể. Nó xem xét các ngành công nghiệp khác nhau và xác định chiến lược giành thắng lợi mà cho phép các công ty hoạt động hiệu quả thành công trên thị trường. • Đánh giá chiến lược ảnh hưởng đến mô hình cạnh tranh dài hạn của một công ty. Lợi ích có thể tích luỹ trong thời gian dài. 10
  11. Phương pháp so sánh chuẩn - Thiết kế so sánh chuẩn • Tập trung vào đo lường – Xác định bộ phận của phân xưởng làm việc hoặc quá trình đóng vai trò tạo ra giá trị cho khách hàng – Xác định chỗ mà giá trị bị giảm đi do chi phí cao, sai hỏng, làm lại hoặc tai nạn – Đánh giá, so sánh những vùng mà sự hoàn thiện bị lệch khỏi chuẩn thiết kế, hoặc chỗ mà các biến động trên và dưới chuẩn là lớn nhất. • Các khía cạnh của đo đạc – Các chỉ số báo trước có thể dự báo trước đầu ra của hệ thống. Các chỉ số báo trước nay đóng vai trò “phản ứng trước” hay là “ngăn ngừa”. – Các chỉ số chậm sau ví dụ như là các chỉ số tài chính truyền thống là chỉ số “phản ứng” hay là “mô tả” các kết quả thực của một hệ thống hay quá trình trong một giai đoạn nhất định. – Các công ty truyền thống sử dụng các chỉ số chậm sau, trong khi các công ty hoạt động có hiệu quả cao áp dụng cả hai loại chỉ số. Phương pháp so sánh chuẩn - Thiết kế so sánh chuẩn • Kiểm soát đo đạc – Con người luôn là nhân tố chính ảnh hưởng đến việc kiểm soát đo lường. Các nhà quản lý thất bại trong cải tiến hiệu quả khi họ đánh giá hiệu năng của cả hệ thống hay quá trình đơn lẻ sử dụng các chỉ số hiệu năng mà không thể kiểm soát được bởi người giám sát quá trình. – Do vậy đánh giá so với chuẩn được thiết kế để cải thiện hiệu quả cần phải được làm cẩn thận để phản ánh được mức độ sở hữu, trách nhiệm và kỹ năng của những người mà sẽ làm việc trong quá trình đánh giá. • Thu thập số liệu – Sau khi đưa ra các chỉ số đo đạc, các nhà quản lý cần phải sẵn sàng thu thập số liệu từ những chỗ mà các chỉ số so sánh hiệu năng được xây dựng. – Rất nhiều tổ chức phát triển những kế hoạch đánh giá rất hay nhưng chỉ để phát hiện ra rằng họ không thu thập các dữ liệu cần thiết và không có nguồn lực để làm việc đó. – Những kế hoạch đánh giá hiệu năng tốt nhất có thể thu thập số liệu với đầu tư vừa phải về thời gian, hệ thống, nhân viên hoặc là đầu tư. 11
  12. Phương pháp so sánh chuẩn – Cấu trúc của thiết kế so sánh chuẩn Bước 1: thiết kế một hệ thống so sánh chuẩn là tạo ra các thủ tục đo lường mà sẽ cho phép quản lý đạt được các mục đích chiến lược của tổ chức. Bước 2: thiết kế cấu trúc của phép so sánh chuẩn đòi hỏi các nhà quản lý tạo ra một tập các chỉ tiêu mô tả các phép đo hiệu năng trong tổ chức. Bước 3: phát triển kế hoạch để thu thập, xử lý và phân tích các chỉ số đo lường hiệu năng. Phương pháp so sánh chuẩn – Cấu trúc của thiết kế so sánh chuẩn 10 loại so sánh chuẩn • Hiệu quả của việc phục vụ khách hàng; • Hiệu quả của sản phẩm/ dịch vụ; • Hiệu quả của quá trình sản xuất chính; • Hiệu quả của các quá trình và dịch vụ hỗ trợ; • Hiệu quả của nguồn nhân lực; • Hiệu quả của các nhà cung cấp; • Hiệu quả của công nghệ; • Hiệu quả của sản phẩm mới/ phát triển và cải tiến dịch vụ; • Hiệu quả của chi phí; • Hiệu quả tài chính. 12
  13. Phương pháp so sánh chuẩn – Các yếu tố quyết định thành công • Làm theo, thích nghi và cải tiến: Một hệ thống đo lường và so sánh chuẩn thiết kế tốt là rất quan trọng, nhưng cũng còn những yếu tố quan trọng cho thành công khác: – Sự ủng hộ của quản lý; – Đào tạo về so sánh chuẩn cho nhóm dự án; – Có các hệ thống thông tin hiệu quả; – Văn hoá thúc đẩy học tập; – Dành nguồn lực – đặc biệt ở dạng thời gian, vốn, và các công cụ hữu dụng. Phương pháp so sánh chuẩn Quá trình so sánh chuẩn chung • Viện nghiên cứu kế hoạch chiến lược về so sánh chuẩn đã đưa ra mô hình sau: –1. Khởi đầu –2. Tổ chức –3. Liên hệ bên ngoài –4. So sánh –5. Hành động 13
  14. Phương pháp so sánh chuẩn Quá trình so sánh chuẩn 12 bước của Xerox • Giai đoạn 1: Kế hoạch – 1. Xác định các yếu tố cần đánh giá/ so sánh; – 2. Xác định các công ty để so sánh; – 3. Xác định phương pháp thu thập và thu thập số liệu. • Giai đoạn 2: Phân tích – 4. Xác định khoảng cách hiệu năng hiện tại; – 5. Xác định mức hiệu quả tương lai. • Giai đoạn 3: Tích hợp – 6. Liên hệ các kết quả để có sự đồng tình; – 7. Xác định các mục đích. Phương pháp so sánh chuẩn Quá trình so sánh chuẩn 12 bước của Xerox (Tiếp theo) • Giai đoạn 4: Hành động – 8. Phát triển các kế hoạch hành động; – 9. Tiến hành các hành động cụ thể và theo dõi sự tiến bộ; – 10. Chỉnh định lại quá trình so sánh chuẩn. • Giai đoạn 5: Trưởng thành – 11. Giành lấy vị trí dẫn đầu ; – 12. Tích hợp toàn bộ các kết quả vào các quá trình. 14

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản