QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG TRONG DỰ ÁN ODA

Chia sẻ: Nguyen Minh Phung | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:31

0
231
lượt xem
120
download

QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG TRONG DỰ ÁN ODA

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Quản lý hợp đồng (QLHĐ) trong các dự án ODA là tổng hợp một loạt các hoạt động liên quan tới thể chế, kỹ thuật và thông tin do nhà quản lý dự án tiến hành nhằm hỗ trợ việc thực thi thành công các hợp đồng đã ký.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG TRONG DỰ ÁN ODA

  1. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA Mođun NS5: QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG TRONG DỰ ÁN ODA Kết thúc Mođun NS5 bạn có khả năng: Nắm vững các hình loại hợp đồng thông dụng sử dụng trong các dự án ODA. Quản lý hiệu quả các hợp đồng trong khuôn khổ các dự án ODA Kết thúc mođun KH1: “Khái niệm cơ bản về quản lý dự án ODA” Người học tự nghiên cứu tài liệu. Giáo viên nêu vấn đề trước khi học, gợi ý và hỗ trợ trong quá trình học. Thực hành theo nhóm về phân biệt và quản lý hợp đồng sử dụng trong các dự án ODA dưới sự hỗ trợ của giáo viên. Người học tự thực hiện phần Kiểm tra – Đánh giá. Tài liệu Mođun NS5: “Quản lý hợp đồng ODA” 1. Tự tìm hiểu các hình loại, mục tiêu sử dụng, đặc điểm và các nội dung cơ bản các loại hợp đồng dự án ODA; cách thức quản lý hiệu quả các hợp đồng. 2. Thực hành kỹ năng soạn thảo và giám sát thực hiện hợp đồng trong khuôn khổ các dự án ODA. 3. Tự đánh giá kết quả học tập. Trang số: 1/31
  2. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA 1. Khái niệm về hợp đồng và Làm thế nào để quản lý hợp đồng các loại hợp đồng trong dự án Trang 3 được thực hiện trôi chảy và có kết quả? 2. Nhận biết và phân loại hợp đồng sử dụng trong dự án ODA Trang 4 3. Quản lý thông tin - xây dựng và quản lý dữ liệu hợp đồng Quản lý dự án Trang 6 4. Giám sát thực hiện hợp đồng Trang 9 5. Giám sát rủi ro hợp đồng. Trang 16 5. Quản lý và giải quyết tranh chấp hợp đồng. Trang 20 Trang số: 2/31
  3. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA 1. Hợp đồng và quản lý hợp đồng Đọc kỹ các diễn giải dưới đây để ghi nhận những khái niệm cơ bản về hợp đồng và quản lý hợp đồng trong khuôn khổ các dự án ODA: • Hợp đồng (HĐ) là sự thoả thuận và cam kết thể hiện bằng văn bản giưã một bên là chủ hợp đồng (giám đốc dự án hoặc người đại diện được uỷ quyền) với môt bên được thuê (tổ chức/công ty/cá nhân) nhằm thực hiện các nhiệm vụ của dự án. • Quản lý hợp đồng (QLHĐ) trong các dự án ODA là tổng hợp một loạt các hoạt động liên quan tới thể chế, kỹ thuật và thông tin do nhà quản lý dự án tiến hành nhằm hỗ trợ việc thực thi thành công các hợp đồng đã ký. Hình 1: Các đối tượng của quản lý HĐ Tiến độ/ kết quả Rủi ro Hoạt động hỗ QL trợ Tranh chấp HĐ Xung đột Nhân sự Thông tin hợp đồng • Mục tiêu của QLHĐ là huy động tối đa các biện pháp, nguồn lực để tất cả các hợp đồng đã ký đều được thực hiện thuận lợi với mức tối đa và kết thúc với kết quả mong muốn và thoả thuận. • Các nhiệm vụ chính của QLHD Hỗ trợ thực hiện hợp đồng Giám sát, đánh giá thực hiện hợp đồng Phát hiện và giải quyết các xung đột, tranh chấp Chia sẻ thông tin về HĐ và QLHĐ. • Cơ sở pháp lý của các hoạt động QLHĐ là các văn bản liên quan tới: Trang số: 3/31
  4. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA Luật pháp Việt Nam (ví dụ Luật Các hợp đồng đã ký giữa dự án và đấu thầu, Luật Đầu tư…) bên được thuê. Các thoả thuận của Việt Nam Các luật lệ, qui định mà các hợp với các nhà tài trợ ODA (WB, đồng liên đới hoặc phụ thuộc (Luật ADB, JBIC v.v.) Thương mại, luật xây dựng, INCOTERM v.v.) • Tranh chấp trong hợp đồng là sự không nhất trí giưã các bên về nghĩa vụ và quyền lợi liên quan tới việc hiểu sai lệch về cùng một hoặc một số điều khoản trong hợp đồng từ một bên hoặc cả hai bên ký hợp đồng, hoặc do những tác động của các điều kiện thực thi hợp đồng dẫn tới những thiệt hại (có thực hoặc tiềm ẩn) cho một hoặc cả hai bên. • Rủi ro trong hợp đồng là những sự cố gây ra do những nguyên nhân không lường trước. Rủi ro có thể nhỏ có thể khắc phục bằng sự nỗ lực từ hai bên nhưng có thể là những trường hợp bất khả kháng (force majeure) như thiên tai, chiến tranh, động đất v.v. • Mỗi dự án ODA đều có các loại hợp đồng khác nhau: Dự án càng lớn, càng phức tạp thì số lượng các hợp đồng càng nhiều và càng khó hỗ trợ, kiểm soát. Nhiệm vụ của cán bộ quản lý dự án/quản lý hợp đồng là kiểm soát được các rủi ro (trừ force majeure) và phát hiện và giải quyết ổn thảo các tranh chấp và xung đột trong thực hiện hợp đồng. 2. Nhận biết phân loại hợp đồng Đọc kỹ các mô tả và phân loại hợp đồng dưới đây để có thể nhận biết và nắm vững các loạ hợp đồng trong khuôn khổ các dự án ODA. Đừng quên liên hệ với các loạ hợp đồng bạn đang hoặc sẽ tham gia quản lý: • Phân loại hợp đồng Có nhiều cách phân loại hợp đồng tuỳ thuộc vào đặc tính, dấu hiệu nhận biết hợp đồng: Theo nhiệm vụ: có thể phân loại theo hợp đồng nghiên cứu, hợp đồng quản lý, hợp đồng xây lắp, hợp đồng quảng cáo, hợp đồng nhân công … Theo hình thức thanh toán: có các loại hợp đồng trọn gói, hợp đồng theo thời gian, hợp đồng theo khối lượng thực tế, hợp đồng giữ lại một phần… Theo trách nhiệm các bên: có hợp đồng khoán gọn, hợp đồng “chìa khoá trao tay”… Một trong những cách thức phân loại hợp đồng phổ biến hiện nay là hợp đồng được phân loại theo nhóm chức năng dự án. Theo đó hợp đồng trong các dự án ODA thuộc ba nhóm: Trang số: 4/31
  5. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA o Nhóm 1: Các hợp đồng liên quan tới nhân lực quản lý dự án (gọi là HĐNL) o Nhóm 2: Các hợp đồng liên quan tới các hoạt động hỗ trợ quản lý dự án (HĐHT) o Nhóm 3: Các hợp đồng mua sắm để triển khai dự án (HĐMS) Hình 2 kể tên một số loại hợp đồng thuốc 3 nhóm trên. “Cây hợp đồng” muốn thể hiện một thực tế là các hợp đồng thực sự liên quan tới nhau và cùng trên một “gốc” là “Nhiệm vụ dự án”. Việc phân chia các nhóm sẽ là cơ sở cho việc lập cơ sở dữ liệu hợp đồng sẽ được trình bày trong phần tiếp theo. Hình 2: “Cây hợp đồng” dự án ODA HĐ xây lắp (công trình, thiết bị) HĐ mua hàng hoá HĐ HĐ thuê tư vấn văn HĐ ngắn phòng hạn Hợp đồng HĐ dài hạn mua sắm HĐ ph. HĐ fax, tiện giao điện thoại thông Hợp đồng nhân sự HĐ bảo Hợp đồng hiểm hỗ trợ người NHIỆM VỤ DỰ ÁN Trang số: 5/31
  6. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA • Các "nhân vật " (người tham gia hoặc có ảnh hưởng ) đến QLHĐ là: - Nhà quản lý dự án - Chủ hợp đồng (xây lắp, xây dựng...) - Nhà cung cấp (hàng hoá/dịch vụ) - Tư vấn chuyên môn/kỹ thuật - Công ty/ tư vấn/nhà cung cấp không được chấp nhận trong đấu thầu 3. Quản lý thông tin - xây dựng và cơ sở dữ liệu hợp đồng (CSDL) Hãy theo dõi các câu hỏi và trả lời liên quan tới việc xây dựng và ứng dụng CSDL hợp đồng. Hãy liên hệ với dự án bạn đang hoặc sẽ triển khai xem khả năng ứng dụng đến đâu: CSDL hợp đồng là • CSDL hợp đồng là tập hợp có tổ chức các dữ gì? liệu liên quan tới việc triển khai, hỗ trợ và giám sát thực hiện các hợp đồng trong khuôn khổ dự án ODA. CSDL hợp đồng lưu trữ các dữ liệu số lượng (về thời gian, giá trị hợp đồng, số lượng nhân sự v.v.) và dữ liệu chất lượng (Địa chỉ liên lạc, nghĩa vụ quyền lợi, điều kiện bảo hiểm v.v.) gắn liền với các hoạt động của dự án. • CSDL hợp đồng, đơn giản có thể chỉ là các văn bản giấy tờ liên quan tới hợp đồng được tổ chức logic và thuận tiện dưới dạng các văn bản giấy (bảng, biểu, thẻ ghi, mẫu báo cáo…). • CSDL cũng có thể được máy tính hoá với sự tham gia của các phần cứng, phần mềm tin học. Có cần xây dựng • Cần, đặc biệt khi bạn quản lý dự án lớn hoặc CSDL hợp đồng? phức tạp có nhiều về số lượng và hình loại hợp đồng với các giá trị, nội dung và thời hạn thực hiện rất khác nhau, những tranh chấp và rủi ro tiềm ẩn khác nhau. Sử dụng CSDL, bạn sẽ luôn có những thông tin cập nhật không chỉ, ví dụ, về ngày giờ mở thầu, giao nhận thiết bị quan trọng của dự án mà bạn còn biết được về tiến trình và chất lượng thực hiện hợp đồng. • CSDL cũng giúp bạn có được những quyết định cần thiết trong việc điều chỉnh hoạt động dự án thông qua việc thực hiện các hợp đồng. Trang số: 6/31
  7. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA Xây dựng CSDL Bạn có thể thuê chuyên gia hoặc có thể tự xây dựng bằng cách nào? cơ sở dữ liệu. Hình 3 dưới đây thể hiện các bước xây dựng một CSDL hợp đồng trong khuôn khổ một dự án. Lưu ý rằng đối với một chương trình, hoặc một dự án rất lớn hoặc phức tạp có thể cần nhiều sự chuẩn bị hơn và cần có sự tham gia của các nhà chuyên nghiệp về CSDL. Cũng trong Hình 3, bạn sẽ thấy có các bước 4a. và 4b. là những bước áp dụng cho trường hợp khi bạn muốn sử dụng máy tính cho CSDL. Hình 3: Các bước xây dựng CSDL HĐ Tóm tắt nội dung các bước: Để thực hiện bước này bạn cần trả lời Xác định nội các câu hỏi: dung/tiêu chí, báo Những nội dung cơ bản gì cần lưu trữ cáo chuẩn của CSDL và thường được quan tâm xử lý? (Trả lời: Tên hợp đồng, Giá trị HĐ, thời hạn kết thúc, Sản phẩm chính, Thống nhất hệ thống mã, xung đột tiềm ẩn v.v.) ký hiệu cho các nội dung, Các nội dung và hình thức báo cáo tiêu chí, báo cáo của CSDL nào thường được sử dụng? (Trả lời: Báo cáo định kỳ về tiến độ, kết quả, báo cáo đột xuất v.v.) Tập hợp các dự liệu/chi Kết quả của bước này sẽ được áp tiết liên quan tới các hợp đồng của dự án dụng trong việc chọn lọc nội dung từ các hợp đồng và dùng để xây dựng mã số ký hiệu cho các bước tiếp theo. Chọn lọc, xắp xếp và tổ chức các dữ liệu Mã ký hiệu là qui ước viết tắt bằng số và ký tự của các nội dung/tiêu chí của hợp đồng. Mã, ký hiệu có thể cấu thành từ nhiều 4a. Xây dựng các thành phần, ví dụ: MS-XL-01 được giả mã trường, bản ghi *** là: MS - hợp đồng thuộc nhóm MUA SẮM 4b. Nhập dữ liệu vào máy tính XL - Hợp đồng mua sắm thuộc về XÂY LẮP 01 - Hợp đồng số 1 Lưu trữ, xử lý và báo cáo Trang số: 7/31
  8. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA Bạn cần tập hợp tất cả các hợp đồng của dự án, chọn lọc các dữ liệu tương ứng với các nội dung đã chọn ở Bước 1 và mã/ký hiệu ở Bước 2. Kết quả của bước này như là dữ liệu “thô” để sử dụng cho bước xắp xếp tiếp theo. Lưu ý rằng công việc này đòi hỏi sự tỷ mỉ và chính xác. Tuy nhiên, sau lần thu thập dữ liệu đầu tiên, những lần sau với các hợp đồng mới bạn sẽ dễ dàng xác định dược các nội dung này. Dựa trên các dữ liệu đã chọn lọc bạn cần xắp xếp chúng theo những cách thức mà bạn cho là thích hợp cho việc sử dụng và cập nhật. Công việc này thực chất là nhập dữ liệu vào các định dạng mà bạn mong muốn. Lưu ý: o Nếu “làm tay” bạn có thể sử dụng các cách thức định dạng bảng, thẻ ghi, cặp/ngăn tài liệu, cặp ngăn báo cáo cho các nội dung, mã số/ký hiệu tương ứng. Công việc này cũng tương tự như việc lưu công văn trong văn phòng (đương nhiên là có định hướng hợp đồng) o Nếu “làm máy” tức là sử dụng tin học bạn cần phải qua các bước 4a’ và 4b, trong đó ở bước 4a, trước tiên bạn cần xây dựng Bảng cái (Master table) với các trường (field) và các bản ghi (record). Ở đây, các trường tương ứng với các nội dung đã đề cập (thường được thể hiện là các cột của bảng), còn các bản ghi tương đương với một dự án ODA (dòng của bảng). Tiếp theo tại Bước 4b. bạn cần nhập bảng này vào một phần mềm CSDL thông dụng, ví dụ như Microsoft Access. Bảng 3 là ví dụ mẫu về một Bảng cái (cho một dự án xây khu công nghiệp). Bảng 3: Bảng cái dữ liệu hợp đồng dự án Khu công nghiệp ABC Cập nhật tiến Ngày kết độ Giá trị Ngày ký Nhiệm vụ thúc Kế hoạch Xung đột, rủi Tên Hợp đồng Mã số HĐ (ngày/thá hợp đồng Sản phẩm (ngày/thá giám sát Vượt (V), ro tiềm ẩn (tỷ VND) ng/năm) ng/năm) Bìnhthường (B) và Châm (C) … San ủi - hạ tầng MS-XL-01 25 1/6/05 30/12/05 1/7/05 San ủi Mặt bằng (thiết B Khả năng huy 15/11/05 Làm đường nội bộ kế) động xe máy 2500m đường Mưa, lụt bê tong nội bộ Xây khối hành chính 1a, 1b MS-XL-01 15 1/1/06 30/12/06 15/3/06 Xây dựng 1a. 1b hoàn C Mưa kéo dài 15/9/06 Lắp đặt thiết bị chỉnh 15/11/06 … Hợp đồng nhân viên bảo vệ NS-NV-03 0,3 1/6/2005 30/5/07 10-15 Hàng Bảo vệ 24/24 công - - Ốm đau kéo dài công trình tháng truờng Thương tích Tự ý bỏ việc … Hợp đồng cung cấp điện HT-CS-15 1,5 1/5/05 30/6/07 25-28 Hàng Cung cấp điện xây Điện theo mức B Sự cố nguồn tháng dựng tiêu thụ chính Văn phòng Sự cố biến áp … Trang số: 8/31
  9. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA Bước này liên quan tới việc sử dụng CSDL. Nếu CSDL chỉ đơn đơn giản là “giấy” theo phương án không tin học thì bạn có thể tra cứu lấy số liệu từ Bảng cái hoặc từ các bảng/thẻ ghi khác phục vụ cho công việc báo cáo, hoặc ra quyết định. Trong trường hợp bản sử dụng tin học, thì cơ hội sử dụng CSDL là lớn hơn rất nhiều vì bạn có thể “đặt hàng” các loại báo cáo bằng cách thay đổi mẫu biểu. Bạn có thể làm được việc này nếu bạn, hoặc nhân viên của bạn có những kiến thức cơ bản về sử dụng phần mềm CSDL. Hình 4: Ví dụ về một báo cáo xuất từ CSDL Các báo cáo có thể rất đa dạng. hai Dự án xây dựng khu Ngày thực hiện: dạng báo cáo thường sử dụng công nghiệp ABC 7/5/2006 trong QLHĐ là báo cáo định kỳ và Báo cáo tiến độ các hợp đồng mua sắm báo cáo đột xuất về các vấn đề như tiến độ, kết quả/sản phẩm, TT Tên dự án Mã số Tiến độ San ủi - hạ tầng MS-XL-01 B 1 nhân sự, sự cố hợp đồng v.v. (về … các dạng báo cáo có thể xem thêm 5 Xây khối hành chính 1a, 1b MS-XL-01 C tại Mođun GS 5: “Hệ thống thông … Hợp đồng cung cấp MS-HH-03 B 7 tin, báo cáo dự án ODA” xi măng … Hợp đồng cung cấp MS-HH-15 B 15 điện Hình 4 là ví dụ về một định dạng … báo cáo sử dụng Micrsoft Access. 18 Hợp đồng mua máy biến âp 35 KV MS-XL-03 V … Hợp đồng Tư vấn MS-TV-04 B 26 khu xử lý chất thải … …. 4. Giám sát thực hiện hợp đồng • Mục đích của giám sát hoạt động hợp đồng là nhằm đảm bảo rằng mọi hoạt động trong hợp đồng được thực hiện tốt, loại bỏ hoặc giảm thiểu tối đa tranh chấp, thiệt hại, rủi ro. • Nhiệm vụ chính của giám sát hợp đồng là kiểm tra tiến độ và kết quả thoả thuân. Hãy đọc kỹ sơ đồ sau đây và ghi nhận những thành phần công việc chủ yếu của việc giám sát thực hiện hợp đồng Trang số: 9/31
  10. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA Tiến độ - kết quả Quản lý sự thay đổi Báo cáo Kết thúc hợp đồng Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn ÔNG GIÁM SÁT THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG Giám sát tiến độ - kết quả Giám sát tiến độ - kết quả hợp đồng là hoạt động phức hợp đòi hỏi sự chuẩn bị và phối hợp. Các lĩnh vực cần giám sát là tiến độ, nguồn lực (phân bổ tài chính và nhân lực), kết quả sản phẩm và chi phí tài chính. Xem GS4 và GS5 của tài liệu này để biết về các phương pháp và kỹ thuật giám sát cụ thể đối với từng lĩnh vực. Xem MS2, MS3, MS4 để tìm hiểu kỹ hơn về các tham chiếu quản lý cần thiết đối với mỗi loại hợp đồng trong dự án ODA. Phần trình bày dưới đây sẽ chỉ đề cập đến cách thức thu thập thông tin khi thực hiện giám sát tiến độ - kết quả hợp đồng. Có nhiều phương pháp thu thập thông tin cho quá trình giám sát hợp đồng, hãy đọc kỹ sơ đồ sau đây và ghi nhận cách thức thu thập thông tin, chú ý trả lời hai câu hỏi: 1/ Có thể sử dụng cách thực thu thập thông tin nào phục vụ giám sát hợp đồng? Khi nào thì sử dụng những cách thức đó? Trang số: 10/31
  11. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA Mô tả Khi nào thực hiện? • Được thực hiện theo kế • Giám sát và đánh giá chung, tổng thể Khảo sát hoạch định trước. các hoạt động thực tế • Diễn ra tại nơi thực • Phân tích rủi ro khi thực hiện hợp đồng định kỳ hiện các hoạt động theo • Đạt được sự thoả thuận và đồng ý của cả hợp đồng hai bên • Khảo sát được thực • Bên cung cấp dịch vụ không thực hiện hiện theo yêu cầu đột cung cấp tài chính đúng quy định Khảo sát xuất của một bên hoặc • Bên cung cấp hợp đồng thực hiện đúng thực tế đột cả hai bên kế hoạch song bên thực hiện hợp đồng xuất • Xem xét các vấn đề không có sản phẩm theo đúng yêu cầu nảy sinh ngoài dự kiến • So sánh những kết quả do bên thực hiện đạt được với các yêu cầu đề ra trong hợp đồng • Chủ yếu xem xét các • So sánh chi phí thực tế với chi phí được Xem xét thông tin trong báo cáo phê duyệt các dữ liệu của bên thực hiện hợp • So sánh công việc của giai đoạn hiện tại đã có đồng nộp cho bên cung với giai đoạn trước đó cấp. • So sánh các thành phần tài chính quan trọng: chi phí cho dịch vụ hoặc tỉ lệ % các chi phí chi trả, sự thay đổi chi phí thực tế với các đơn vị cung cấp , tiền lương báo cáo với bản kế hoạch nhân sự .... • Khi cần quyết định xem tính hợp lý của các văn bản tài chính chi tiết như: báo cáo • Xem các dịch vụ và Xem xét tổng hợp chi phí, các biên lai chi trả cho mức chi có nằm trong các chứng bên thứ ba, thông tin chi tiết về khách quy định cho phép từ tài hàng... Khi bên thực hiện hợp đồng có các không thông qua xem chính văn bản tài chính không hợp lệ hoặc xét các hoá đơn tài không đầy đủ , cần đề nghị sự sự có mặt chính hoặc các yêu cầu của khảo sát thực tế đột xuất của bên quản chi phí lý hợp đồng Trang số: 11/31
  12. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA Nguồn thông tin sử dụng trong giám sát thực hiện hợp đồng không nên chỉ là những thông tin từ các báo cáo chính thức mà nên khuyến khích sử dụng thông tin thực, chưa qua xử lý. Ví dụ, với hợp đồng tư vấn, nên thu thập thông tin từ bảng chấm công, báo cáo tiến độ của từng tư vấn (xem bảng 2 và 3) Bảng 2: Mẫu bảng chấm công dành cho tư vấn Dự án phát triển giáo dục THPT - Bộ Giáo dục và Đào tạo Tháng : 10 Năm: 2006 Tên tư vấn: 1st 2nd 3rd 4th 5th 6th 7th 8th 9th 10th 11th SU SA SU 12th 13th 14th 15th 16th 17th 18th 19th 20th 21st 22nd SA SU SA SU 23rd 24th 25th 26th 27th 28th 29th 30th 31st SA SU Chú ý: Đánh dấu và ký tên vào các ngày làm việc. PH (Ngày nghỉ theo quy định); SA (Thứ bảy); SU (Chủ nhật); Tư vấn ký tên ……………………………………………..Ngày Tư vấn trưởng xác nhận…………………………………..Ngày Giám đốc dự án phê duyệt......……………………………..Ngày Trang số: 12/31
  13. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA Bảng 3. Mẫu báo cáo tiến độ hoạt động của tư vấn trong nước Dự án phát triển giáo dục THPT - Bộ Giáo dục và Đào tạo Ngày bắt đầu: 1/10/2005 Ngày kết thúc: 31/10/2005 Tên tư vấn: Phần 1: Đánh giá các hoạt động đã tiến hành: Tháng 10/2005 Hoạt động theo Các hoạt động đã hoàn Các hoạt Kết quả hiện có Các hoạt động ngoài TOR thành động đang kế hoạch thực hiện Trợ giúp Cung cấp thông tin về Hội thảo: khung đánh Bản thảo tài liệu tập chuyên gia thực trạng thực hiện giá mẫu kết quả học huấn giáo viên về quốc tế xây khung đánh giá kết quả tập, thống nhất với các khung đánh giá mới dựng khung học tập của học sinh chuyên gia môn học đánh giá kết THPT Việt Nam hiện về khung đánh giá, kế quả học tập của nay hoạch xây dựng các học sinh THPT công cụ đánh giá Phần 2: Kế hoạch hoạt động tháng tiếp theo: 11/2005 Hoạt động theo Các hoạt động đã hoàn Các hoạt động tiếp theo Từ Đến TOR thành Hoàn thiện Làm việc với các chuyên gia môn 1 tiếp tục khung đánh giá học để hoàn chỉnh các đề kiểm tra /11/2005 trong kết quả học tập cho thử nghiệm tháng của HS THPT và thử nghiệm ở học sinh lớp 10 Phần III: Xác định rủi ro Hoạt động theo Người Cơ quan Xác định Mức Ảnh hưởng Các quản lý TOR chịu phồi hợp rủi ro độ rủi của rủi ro rủi ro trách ro nhiệm Trợ giúp chuyên Tư vấn Viện Giáo Các chuyên M M Lập kế hoạch gia quốc tế xây trong dục, các gia môn học gặp chuyên dựng khung đánh nước chuyên không có đủ gia môn học, giá kết quả học gia môn thời gian gửi trước 1 tập của học sinh học tháng THPT Trang số: 13/31
  14. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA Các thông tin sử dụng cho giám sát thực hiện hợp đồng nên được cung cấp liên tục cho người quản lý hợp đồng trong suốt quá trình thực hiện. Nên kết hợp việc giám sát hợp đồng với các công tác giám sát khác của dự án. Ví dụ, việc giám sát hợp đồng tư vấn có thể được “lồng” vào việc giám sát mua sắm dịch vụ tư vấn (xem Bảng 4) Bảng 2: Kiểm tra các hoạt động (sử dụng trong giám sát mua sắm dịch vụ tư vấn ) TT NỘI DUNG KIỂM TRA Chuẩn bị - kế hoạch 1 Danh sách mua sắm đã được xác định? 2 Có thông tin về các nhà tư vấn tiềm năng? 3 Có kế hoạch mua sắm rõ ràng và được chấp thuận? 4 Có cán bộ phụ trách mua sắm thích hợp với nhiệm vụ? 5 Có kế hoạch huy động chuyên gia chấm thầu? 6 Các tài liệu mua sắm đã sẵn sàng? Mời thầu - chọn thầu 7 Ban chấm thầu đã thảo luận và thống nhất về tiêu chí, cách đánh giá? 8 Các đề xuất được mở công khai trước sự chứng kiến của nhà thầu? 9 Có biên bản kết quả chấm thầu? 10 Có biên bản kết quả đàm phán? Các kết quả chấm thầu/đàm phán đã được báo cáo cho chủ quản/Ngân hàng/Nhà tài trợ? 11 Thủ tục Hợp đồng đầy đủ? 12 Thực hiện hợp đồng 13 Những thay đổi, điều chỉnh nội dung mua sắm, nội dung hợp đồng đã được thảo luận (bên mua-bên cung cấp) và đã được báo cáo và chấp thuận? 14 Danh sách tư vấn đúng như/tương đương đề xuất? 15 Tư vấn đáp ứng tiến độ? 16 Tư vấn đảm bảo số lượng và chất lượng các sản phẩm? Nhận được đầy đủ các báo cáo (tháng, quí, giữ kỳ …) của tư vấn 17 Nhiêm vụ dự án đã hoàn thành? 18 Kết thúc hợp đồng 19 Các tài liệu/sản phẩm được bàn giao đầy đủ cùng các giấy tờ liên quan 20 Đào tạo chuyển giao đã được tiến hành? 21 Hợp đồng đã được thanh toán? 22 Hợp đồng đã được kiểm toán? 23 Hoàn thành Biên bản thanh lý hợp đồng? 24 Kết quả và sản phẩm tư vấn đã được báo cáo và đã được tham khảo/thể hiện trong báo cáo chung của dự án? Quản lý báo cáo Trang số: 14/31
  15. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA Xem xét mối quan hệ giữ các cấp liên đới báo cáo và nhiệm vụ của các loại báo cáo thường xuyên và đột xuất (xem 3. Quản lý thông tin – xây dựng CSDL hợp đồng), chú ý vai trò của nguời quản lý hợp đồng. Người thực hiện Người quản lý Cấp quản lý cao hợp đồng hợp đồng hơn Các báo cáo: Mô tả tiến độ công việc mỗi khi dự án qua một mốc thời gian Xác định các kết quả Các vấn đề khó khăn nảy sinh chưa được giải quyết, đặc biệt khi hợp đồng có sự chỉnh sửa hoặc thay đổi Mô tả mỗi hoạt động diễn ra trong dự án (kể cả những hoạt động không đánh dấu mốc thời gian) Là công cụ quan trọng của người quản lý hợp đồng, đặc biệt trong việc chuyển tiền hoạt động tới bên thực hiện Quản lý thay đổi hợp đồng Xem các diễn giải sau đây và ghi nhận các loại thay đổi khi thực hiện hợp đồng và cách thức quản lý chúng Những thay đổi khi thực hiện hợp đồng là bất khả kháng, gồm hai loại: thay đổi "thuận" và thay đổi "nghịch". Thay đổi "thuận": sản phẩm đạt yêu cầu và hợp đồng hoàn thành trước thời hạn, chi phí thấp hơn dự kiến. Thay đổi "nghịch": hợp đồng ở một trong (hoặc tất cả) tình trạng sau: - Chậm hơn tiến độ yêu cầu - Vượt quá chi phí dự kiến - Sản phẩm không đạt yêu cầu chất lượng. Các phần trình bày sau đây sẽ đề cập đến những yêu cầu tác nghiệp quản lý cần thiết nhằm giải quyết/đối phó với những thay đổi "nghịch" xảy ra khi thực hiện hợp đồng Trang số: 15/31
  16. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA o Bổ sung nguồn lực (nhân viên, thiết bị, tài liệu...)ngay khi nhận thấy có nguy cơ chậm tiến độ Chậm o Điều chỉnh logic điều hành công việc (tiến hành song song nhiều hoạt động tiến độ thay vì theo trình tự) o Thu hẹp phạm vi dự án ngay khi bắt đầu nhận thấy mục tiêu dự án quá tham vọng o Xây dựng khung thời gian "chùng" ngay từ khi lập kế hoạch dự án o Điều chỉnh yêu cầu về tiến độ thời gian (bất đắc dĩ) o Tăng thêm kinh phí (bất đắc dĩ): chỉ có thể thực hiện được khi kinh phí dự kiến ở dạng "chùng" (có nguồn dự phòng để co kéo khi cần thiết) o Giảm bớt các nhu cầu sử dụng nguồn lực (ví dụ, dự án về sức khoẻ cộng đồng Vượt có thể giảm bớt phạm vi tuyên truyền trên các phương tiện truyền thông ) quá chi phí dự o Thu hẹp phạm vi/điều chỉnh mục tiêu dự án, song không nên chỉ tập trung có kiến được số lượng mà quên đi yêu cầu về chất lượng o Điều chỉnh yêu cầu về tiến độ thời gian o Điều chỉnh/Giảm nhẹ yêu cầu chất lượng sản phẩm o Tìm nguyên nhân, có thể từ một (hoặc nhiều) vấn đề sau: - Vật liệu/tài liệu Không - Phương pháp tiến hành đạt yêu cầu chất - Nhân sự: trình độ yếu, thiếu kỹ năng chuyên môn lượng o Sửa chữa sai sót một cách tốt nhất có thể (đấu thầu nguyên vật liệu hiệu quả, điều chỉnh cách thức quản lý, đào tạo tại chỗ cho nhân viên....) Trang số: 16/31
  17. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA Hãy thực hiện văn bản hoá tất cả những thay đổi diễn ra Phê chuẩn bằng văn bản tất cả các thay đổi trước khi chúng thực sự xảy ra Văn bản hoá tất cả các thay đổi ngay cả khi chúng chưa được phê chuẩn Ngay khi thay đổi được phê chuẩn, hãy đánh giá và điều chỉnh ảnh hưởng của chúng đến mục tiêu, sản phẩm, kế hoạch, chi phí....của hợp đồng Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn Hãy đọc và ghi nhận các trường hợp chấm dứt hợp đồng trước thời hạn và các tham chiếu tác nghiệp quản lý cần thiết : Tham chiếu quản lý Cung cấp cho bên thực hiện văn bản thông báo về việc kết thúc hợp đồng Là sự kết thúc toàn (một phần hoặc toàn bộ), trong đó xác bộ hoặc một phần định rõ ngày kết thúc hợp đồng. Chấm dứt hợp đồng vì lợi ích Nếu hợp đồng chỉ kết thúc một phần, hợp đồng của bên cung cấp hãy xác định rõ phần công việc đó là gì "thuận" hợp đồng, không Bên cung cấp có thể phải bồi thường phải do lỗi hoặc sai một phần hoặc toàn bộ thiệt hại mà bên phạm của bên thực thực hiện phải gánh chịu do sự chấm hiện dứt hợp đồng Xem xét kỹ các vấn đề sau trước khi chấm dứt hợp đồng "nghich" Là sự kết thúc hợp Bên cung cấp hợp đồng đã làm tất cả để đồng khi bên cung giúp bên thực hiện khắc phục các sai sót Chấm dứt cấp cho rằng bên chưa? hợp đồmg thực hiện không Những sai sót cụ thể là gì và bên thực "nghịch" thành công khi thực hiện đã giải thích như thế nào nó? hiện hợp đồng về Dự án có đủ nguồn lực để thực hiện một mặt sản phẩm yêu hợp đồng khác không? cầu, tiến độ hoặc tài Chấm dứt hợp đồng nghịch chỉ là giải chính pháp cuối cùng và nên coi đó không phải là sự trừng phạt Trang số: 17/31
  18. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA Kết thúc hợp đồng Mục đích của kết thúc hợp đồng là xác minh rằng hai bên đã thực hiện tốt nghĩa vụ của họ và hoàn tất mọi công việc. Kết thúc hợp đồng còn là thời điểm đánh giá về sự thành công của hợp đồng và đúc kết các bài học kinh nghiệm. Hợp đồng được kết thúc khi: Tất cả sản phẩm, bao gồm các báo cáo, thủ tục đã được bên thực hiện giao nộp và chấp nhận. Khoản tiền cuối cùng đã được thanh toán cho bên thực hiện Các vấn đề nảy sinh trong quá trình triển khai đã được giải quyết Chủ dự án phê duyệt sản phẩm Những thiếu sót trong khi thực hiện hợp đồng đã được đưa vào văn bản và thông báo tới tất cả các bên liên quan Giám sát thực hiện hợp đồng bao gồm giám sát tiến độ - kết quả, quản lý báo cáo, quản lý sự thay đổi, chấm dứt hợp đồng trước thời hạn và kết thúc hợp đồng. GHI NHỚ 5. Quản lý rủi ro Xem các diễn giải sau đây và ghi nhận mô tả về rủi ro và quản lý rủi ro trong hợp đồng. Rủi ro có thể xảy ra bất kỳ lúc nào trong quá trình thực hiện hợp đồng Quản lý rủi ro trong hợp đồng không chỉ là việc giải quyết các hậu quả mà còn phải tiên liệu trước nguy cơ có thể xảy ra và ngăn chặn chúng. Quản lý rủi ro trong hợp đồng là một quá trình diễn ra liên tục từ khi hợp đồng được ký kết và đi vào thực hiện đến khi các khoản chi trả cuối cùng của hợp đồng được thanh toán Xác định các bước thực hiện quản lý rủi ro trong hợp đồng 1. Xác định rủi ro 2.Phân tích rủi ro 3. Hạn chế và giảm thiểu rủi ro Trang số: 18/31
  19. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA Xác định rủi ro Rủi ro bên ngoài và rủi ro bên trong đuợc thể hiện như trong Hình 5. Trừ những rủi ro nhân bất khả khả kháng, các rủi ro khác, ở các mức độ khác nhau, đều có thể dự báo/nhận diện, phòng ngừa, giảm thiểu hoặc loại bỏ khi có sự phối hợp hai bên và sự hỗ trợ bên ngoài. Đương nhiên, cơ hội nhận diện và xử lý các rủi ro bên trong là cao hơn. Hình 5: Nhận diện rủi ro RỦI RO BÊN NGOÀI Thể chế/Quy định/Xã hội Môi trường tự nhiên Thay đổi về cơ cấu quản lý Bão, lụt, động đất Thay đổi chính sách Chiến tranh RỦI RO BÊN TRONG Thay đổi nội các chính phủ Yêu cầu về sản phẩm không rõ ràng Những thay đôỉ Thay đổi mục tiêu dự án từ phía nhà tài trợ Các tiêu chí đánh giá sản phẩm không thống nhất với mục tiêu Cán bộ quản lý HĐ không đủ năng lực Không có đủ thông tin, dữ liệu Môi trường làm việc không đủ điều kiện Suy thoái kinh tế Sai lệch thông tin do mạng điện tử Biến động giá cả Tin tặc, Virus Trang số: 19/31
  20. BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA Xem xét và xác định Phân tích rủi ro phạm vi hoạt động đã được ký kết trong hợp đồng Ở bước này bạn cần xem xét lại các hợp đồng đã được ký kết nhằm trả lời các câu hỏi: Phạm vi hoạt động các hoạt động/dịch vụ xác định Phân tích xác định các trong hợp đồng là gì? thiệt hại hoặc thất thoát Các hoạt động đó sẽ diễn ra ở đâu? có thể xảy ra Ai là người tham gia các hoạt động? Ai là người được hưởng lợi? Mức độ an toàn của môi trường và các phương tiện Phân tích xác định khả làm việc? năng và tần xuất có thể xảy ra các thiệt hại hoặc thất thoát Để thực hiện được bước này bạn cần trả lời các câu hỏi sau: Có thể xảy ra sai sót gì? Đánh giá/xếp hạng Ai/tổ chức nào chịu ảnh hưởng của những sai sót chung mức độ ảnh hưởng đó? của rủi ro Có thiệt hại về tài sản không? Có bị thất thoát tài chính không? Trách nhiệm thuộc về ai? Công việc có quá tải không? Sau khi có thông tin từ những câu hỏi trên, hãy đánh giá mức độ thiệt hại hoặc thất thoát do các rủi ro gây nên, sử dụng bảng mẫu sau (Bảng 3): Bảng 3: Xác định mức độ thất thoát do rủi ro gây nên Thang Mức độ thiệt hại Mô tả đánh giá 1 Không nghiêm trọng Thất thoát/thiệt hại ít 2 Ít nghiêm trọng Nếu can thiệp ngay từ đầu thì thiệt hại rất ít 3 Tương đối nghiêm trọng Thất thoát tài chính ở mức độ vừa phải, các thiệt hại khác ít 4 Khá nghiêm trọng Thất thoát khá lớn về tài chính, thiệt hại tương đối lớn về các mặt khác 5 Rất nghiêm trọng Thất thoát rất lớn về tài chính, thiệt hại lớn về các mặt khác Để thực hiện đựơc bước này, bạn hãy xem xét tần xuất có thể xảy ra của các rủi ro, có thể sử dụng bảng mẫu sau (Bảng 4) Trang số: 20/31

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản