Qui định về công tác văn thư lưu trữ

Chia sẻ: langtu10101112

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng 1. Quy chế này quy định về công tác văn thư - lưu trữ. 2. Quy chế này được áp dụng đối với các đơn vị, CB-CNV toàn hệ thông công ty.

Bạn đang xem 7 trang mẫu tài liệu này, vui lòng download file gốc để xem toàn bộ.

Nội dung Text: Qui định về công tác văn thư lưu trữ

 

  1. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc QUI ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Mã tài liệu: HCQT-QĐ003 TP HCM:01/03/2011
  2. Mã tài liệu: HCQT-QĐ003 QUY ĐỊNH Phiên bản: Ver 1.0 VỀ CÔNG TÁC PHÍ TRONG VÀ NGOÀI Ngày ban hành: 01/03/2011 NƯỚC Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày sửa đổi Vị trí Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi chú Người biên soạn Tổng Giám đốc Soát xét Họ và tên Chữ ký ________________________________________________________________________________________________ Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 2 / 18
  3. Mã tài liệu: HCQT-QĐ003 QUY ĐỊNH Phiên bản: Ver 1.0 VỀ CÔNG TÁC PHÍ TRONG VÀ NGOÀI Ngày ban hành: 01/03/2011 NƯỚC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc PHAN VŨ TP HCM, ngày 01 tháng 03 năm 2011 QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ (Ban hành theo Quyết định số … /QĐ-PV ngày … tháng … năm 2011 của Tổng Giám Đốc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ) CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng 1. Quy chế này quy định về công tác văn thư - lưu trữ. 2. Quy chế này được áp dụng đối với các đơn vị, CB-CNV toàn hệ thông công ty. Điều 2. Giải thích từ ngữ 1. Công tác văn thư bao gồm việc soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và xử lý văn bản, lập hồ sơ công việc, quản lý và sử dụng con dấu. 2. Công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, phân loại, bảo quản, phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu; tiếp nhận và quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu. Điều 3. Trách nhiệm thực hiện 1. Trách nhiệm của ban Giám Đốc trong việc quản lý công tác văn thư - lưu trữ: a) Ban hành, chỉ đạo việc thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư - lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành; b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư - lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư - lưu trữ theo thẩm quyền. 2. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Công ty có trách nhiệm chỉ đạo về công tác văn thư - lưu trữ của đơn vị mình theo đúng Quy chế này và các quy định khác có liên quan. Bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm làm công tác văn thư - lưu trữ (sau đây gọi là Văn thư) của đơn vị. ________________________________________________________________________________________________ Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 3 / 18
  4. Mã tài liệu: HCQT-QĐ003 QUY ĐỊNH Phiên bản: Ver 1.0 VỀ CÔNG TÁC PHÍ TRONG VÀ NGOÀI Ngày ban hành: 01/03/2011 NƯỚC 3. Mỗi cán bộ công nhân viên, ngươi lao đông thuộc Công ty trong quá trình ̣ giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư - lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc các quy đinh tai Quy chế nay. ̣ ̣ ̀ 4. Việc thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Công ty phải theo đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật trong sản xuất kinh doanh của công ty và quy định hiện hành của Nhà nước, về công tác văn thư - lưu trữ. CHƯƠNG II CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 4. Soạn thảo văn bản 1. Phông chữ sử dụng để soạn thảo các văn bản của Công ty và các đơn vị trực thuộc Công ty là phông chữ Times New Roman theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (bộ mã Unicode). Thể thức trình bày văn bản, thể thức bản sao văn bản, quy định về kiểu, cỡ chữ, ký hiệu văn bản, tên viết tắt của các đơn vị trực thuộc Công ty trong các văn bản được thực hiện thống nhất theo mẫu Phụ lục 1, 2, 3, 4 và 5 của Quy chế. Mẫu một số loại văn bản hành chính thông dụng được quy định tại Phụ lục 5 Quy chế này. 2. Thủ trưởng đơn vị được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản. Điều 5. Quản lý văn bản “Đến” 1. Tất cả văn bản “Đến” của Công ty đều phải thống nhất đăng ký tại Văn thư Công ty. Văn phòng Công ty chỉ trình Lãnh đạo Công ty những văn bản đã đăng ký và chịu trách nhiệm đối với những văn bản “Đến” đã được đăng ký. 2. Số “Đến” được đánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho văn bản “Đến” đầu tiên của ngày làm việc đầu tiên của năm và kết thúc bằng số của văn bản “Đến” cuối cùng của ngày làm việc cuối cùng của năm đó. 2. Tất cả văn bản gửi đến Công ty hoặc các đơn vị thuộc Công ty bằng bất cứ hình thức nào (đương bưu điện, Fax, do Lãnh đạo, CB-CNV nhận về) đều được tiếp nhận và làm thủ tục đăng ký văn bản “Đến” tại Văn thư Công ty. Trong trương hợp gấp, các bản Fax được xử lý như văn bản “Đến” để bảo đảm thơi gian, nhưng sau đó phải có bản chính văn bản để bảo đảm tính pháp lý. 4. Văn thư Công ty có nhiệm vụ nhận, bóc bì tất cả văn bản “Đến”, trừ 02 trương hợp sau đây: ________________________________________________________________________________________________ Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 4 / 18
  5. Mã tài liệu: HCQT-QĐ003 QUY ĐỊNH Phiên bản: Ver 1.0 VỀ CÔNG TÁC PHÍ TRONG VÀ NGOÀI Ngày ban hành: 01/03/2011 NƯỚC a) Đối với các văn bản mật, Giám Đốc Nhân Sự Công ty bóc và trực tiếp đăng ký vào sổ văn bản mật. Sau khi vào sổ, văn bản mật phải được cho vào bì dán kín và chuyển ngươi có thẩm quyền giải quyết; b) Các bì gửi đích danh đơn vị trực thuộc hoặc cá nhân thì đăng ký theo dõi và chuyển đúng tên ngươi nhận trên bì. 5. Trình tự, thủ tục tiếp nhận, xử lý văn bản “Đến” được quy định như sau: a) Bước 1: Phân loại văn bản theo các mức độ gấp về thơi gian và theo tính chất quan trọng của văn bản; b) Bước 2: Vào sổ đăng ký văn bản; c) Bước 3: Trình Trưởng phòng để ghi ý kiến xử lý; d) Bước 4: Sau khi Trưởng phòng xử lý, Văn thư Công ty nhận lại văn bản để vào sổ theo dõi; nhân bản gửi theo địa chỉ đã được Lãnh đạo Công ty chỉ đạo xử lý, văn bản gốc được lưu tại Văn thư Công ty. Điều 6. Quản lý văn bản “Đi” 1. Dự thảo văn bản “Đi” của các đơn vị trình Lãnh đạo Công ty phải đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền; tuân thủ theo quy định của pháp luật; bảo đảm chính xác, rõ ràng, đơn nghĩa, đủ ý và theo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản được quy định tại các Phụ lục của Quy chế này. 2. Dự thảo văn bản “Đi” phải được gửi về Văn thư Công ty để tổng hợp, thống nhất trình Lãnh đạo Công ty. Trương hợp gấp về thơi gian thì Thủ trưởng đơn vị trực tiếp trình Lãnh đạo Công ty. 3. Dự thảo văn bản “Đi” trước khi trình Lãnh đạo Công ty phải có chữ ký tắt của Thủ trưởng đơn vị trình và phải được Văn thư Công ty kiểm tra thể thức, kỹ thuật văn bản. 4. Văn bản “Đi” đã có chữ ký chính thức của Lãnh đạo Công ty, Văn thư Công ty có trách nhiệm phát hành, bao gồm: đăng ký số, nhân bản, đóng dấu. 5. Sau khi phát hành văn bản, Văn thư Công ty có trách nhiệm nhập các thông tin cần thiết vào sổ đăng kí văn bản “Đi”. 01 văn bản có dấu tươi được lưu tại Văn thư Công ty và 01 văn bản được lưu tại đơn vị soạn thảo văn bản. 6. Số văn bản “Đi” được đánh liên tục theo số thứ tự từ số 01 cho văn bản đầu tiên của ngày làm việc đầu tiên của năm và kết thúc bằng số của văn bản cuối cùng của ngày làm việc cuối cùng của năm đó. ________________________________________________________________________________________________ Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 5 / 18
  6. Mã tài liệu: HCQT-QĐ003 QUY ĐỊNH Phiên bản: Ver 1.0 VỀ CÔNG TÁC PHÍ TRONG VÀ NGOÀI Ngày ban hành: 01/03/2011 NƯỚC Điều 7. Trách nhiệm quản lý văn bản “Đi” và “Đến” 1. Giám Đốc Nhân Sự có trách nhiệm tổ chức việc quản lý và trình Lãnh đạo Công ty văn bản “Đi” và “Đến” của Công ty. 2. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Công ty có trách nhiệm tổ chức quản lý văn bản “Đi” và “Đến” của đơn vị. 3. Văn thư Công ty có trách nhiệm tiếp nhận, phân loại, ghi số, đăng ký, và chuyển đến đơn vị xử lý đối với văn bản “Đến”; kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình Lãnh đạo Công ty ký; nhân bản, đóng dấu và phát hành văn bản theo số lượng nơi nhận đối với văn bản “Đi”. 4. Cán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư của đơn vị trực thuộc Công ty có nhiệm vụ hàng ngày nhận văn bản tại Văn thư Công ty, báo cáo Thủ trưởng đơn vị, đăng ký theo dõi việc giải quyết văn bản “Đến” của đơn vị, làm thủ tục đối với văn bản “Đi”. Điều 8. Quản lý và sử dụng con dấu 1. Giám Đốc Nhân Sự Công ty có trách nhiệm quản lý con dấu của Công ty và con dấu của Văn phòng Công ty. 2. Việc sử dụng con dấu được quy định như sau: a) Ngươi được giao giữ con dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của ngươi ký văn bản; b) Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng, trùm 1/3 chữ ký ở phía trái. Trương hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ; c) Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo, dấu đóng vào góc trên bên trái của phụ lục và đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 – 1/4 đương kính con dấu (dấu treo). Nếu phụ lục gồm nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục đó; d) Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ (đóng dấu khống). e) Không được giao cho ngươi khác đóng dấu dùm. f) Khi bàn giao dấu cho ngươi khác phải có biên bản bàn giao dấu theo mẫu của công ty và được sự phê duyệt của Giám Đốc nhân sự. CHƯƠNG III CÔNG TÁC LƯU TRỮ ________________________________________________________________________________________________ Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 6 / 18
  7. Mã tài liệu: HCQT-QĐ003 QUY ĐỊNH Phiên bản: Ver 1.0 VỀ CÔNG TÁC PHÍ TRONG VÀ NGOÀI Ngày ban hành: 01/03/2011 NƯỚC Điều 9. Văn bản, hồ sơ, tài liệu được lưu trữ Văn bản, hồ sơ, tài liệu được lưu trữ bao gồm: 1. Văn bản “Đi” và “Đến”; 2. Sản phẩm của các đề tài, dự án do Công ty chủ trì thực hiện; 3. Tất cả các sản phẩn, công trình nghiên cứu của Công ty…. khi đã được BGĐ duyệt và ban hành đều phải lưu ở 02 dạng ( dạng một lưu file cứng có ký duyệt và đóng dấu . dạng 2 lưu file mềm trên seve hoặc trên đĩa CD, USB… 4. Một số văn bản, hồ sơ, tài liệu khác theo yêu cầu của Lãnh đạo Công ty. 5. Tất cả các tài liệu phải được phân loại lưu trữ theo thứ tự số công văn, ngày ban hành và được lưu vào từng File. Các phai lưu trữ theo mẫu tại phụ lục số 06 đính kèm quy định này. Điều 10. Phân loại, lưu giữ và giao nộp văn bản, hồ sơ, tài liệu Các văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được bảo quản, lưu giữ cẩn thận; khi 1. lưu trữ văn bản phải phân loại để thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng. Các đơn vị, cá nhân lưu giữ văn bản, hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm giao 2. nộp lại, cụ thể như sau: - CB-CNVsau khi giải quyết xong công việc có trách nhiệm giao nộp văn bản, hồ sơ, tài liệu cho Văn thư của đơn vị mình để lưu trữ; Điều 11. Khai thác, sử dụng văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ 1. Văn bản, hồ sơ, tài liệu được lưu trữ để phục vụ nhu cầu công tác và nghiên cứu của Công ty. 2. Việc khai thác, sử dụng văn bản, hồ sơ, tài liệu đã được lưu trữ tại Văn phòng Công ty phải được sự đồng ý của Giám đốc nhân sự Công ty. Điều 12. Trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác lưu trữ 1. Văn phòng Công ty có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác lưu trữ đối với văn bản, hồ sơ, tài liệu của Công ty, quản lý kho lưu trữ Công ty. Thực hiện các nội dung nghiệp vụ như thu thập, phân loại, bảo quản, phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu; tiếp nhận và quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, trừ các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Công ty. 2. Các Phòng, Ban có trách nhiệm lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình trước khi giao nộp cho Văn phòng Công ty. ________________________________________________________________________________________________ Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 7 / 18
  8. Mã tài liệu: HCQT-QĐ003 QUY ĐỊNH Phiên bản: Ver 1.0 VỀ CÔNG TÁC PHÍ TRONG VÀ NGOÀI Ngày ban hành: 01/03/2011 NƯỚC 3. Các đơn vị trực thuộc Công ty có trách nhiệm tổ chức công tác lưu trữ tại đơn vị mình theo quy định hiện hành./. CHƯƠNG IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 13. Kinh phí thực hiện Kinh phí tổ chức thực hiện công tác văn thư - lưu trữ được lấy từ nguồn chi thương xuyên của Công ty hoặc từ các dự án, đề tài do Công ty thực hiện. Điều 14. Tổ chức thực hiện 1. Văn phòng Công ty có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra và tổ chức thực hiện Quy chế này. 2. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vướng mắc, các đơn vị phản ánh về Văn phòng Công ty để báo cáo Công ty trưởng xem xét, sửa đổi, bổ sung kịp thơi./. Điều 15. Bổ sung, sửa đổi Quy định Trong quá trình thực hiện quy định này, nếu có vấn đề phát sinh hoặc vướng mắc, các đơn vị báo cáo, đề xuất về phòng HCQT để tổng hợp trình ban giám đốc xem xét và sửa đổi, bổ sung cho phù hợp. CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHAN VŨ TỔNG GIÀM ĐỐC ________________________________________________________________________________________________ Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 8 / 18
  9. Mã tài liệu: HCQT-QĐ003 QUY ĐỊNH Phiên bản: Ver 1.0 VỀ CÔNG TÁC PHÍ TRONG VÀ NGOÀI Ngày ban hành: 01/03/2011 NƯỚC PHỤ LỤC 1 CÁCH GHI KÝ HIỆU TRONG VĂN BẢN (Kèm theo Quy chế về công tác văn thư lưu trữ của Công ty) Cấp ban hành Tên văn bản Ký hiệu tt Văn bản hành chính có tên: - Quyết định …./QĐ-PV - Báo cáo …./BC-PV - Thông báo …./TB-PV 1 Công ty - Tơ trình …./TTr-PV - Giấy mơi …./GM-PV …./PV-Tên viết tắt của - Công văn đơn vị chủ trì soạn thảo Thủ trưởng đơn vị …./CV-Tên viết tắt của 2 Công văn đơn vị chủ trì soạn thảo ________________________________________________________________________________________________ Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 9 / 18
  10. Mã tài liệu: HCQT-QĐ003 QUY ĐỊNH Phiên bản: Ver 1.0 VỀ CÔNG TÁC PHÍ TRONG VÀ NGOÀI Ngày ban hành: 01/03/2011 NƯỚC PHỤ LỤC 2 TÊN VIẾT TẮT CỦA CÁC ĐƠN VỊ (Kèm theo Quy chế tạm thời về công tác văn thư- lưu trữ của Công ty) Tên đầy đủ Tên viết tắt stt Ban Giám Đốc 1. BGD 2. Phòng Tài Chính TC-P Phòng Kế Toán 3. KT-P Phòng Tổng Hợp 4. TH-P Phòng Kế Hoạch Điều Độ 5. KHDD 6. Phòng Kinh Doanh KD-P Phòng Ngiên Cứu 7. NC-P ________________________________________________________________________________________________ Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 10 / 18
  11. Mã tài liệu: HCQT-QĐ003 QUY ĐỊNH Phiên bản: Ver 1.0 VỀ CÔNG TÁC PHÍ TRONG VÀ NGOÀI Ngày ban hành: 01/03/2011 NƯỚC PHỤ LỤC 3 THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (Kèm theo Quy chế tạm thời về công tác văn thư- lưu trữ) 20 mm 11 2 1 3 4 5b 5a 9a 10a 10b 12 35 mm 15 mm 6 7a 9b 8 7c 13 20 mm 7b ________________________________________________________________________________________________ Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 11 / 18
  12. Mã tài liệu: HCQT-QĐ003 QUY ĐỊNH Phiên bản: Ver 1.0 VỀ CÔNG TÁC PHÍ TRONG VÀ NGOÀI Ngày ban hành: 01/03/2011 NƯỚC Ô số Thành phần thể thức văn bản Quốc hiệu 1 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 2 Số, ký hiệu của văn bản 3 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 4 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5a Trích yếu nội dung công văn hành chính 5b Nội dung văn bản 6 Chức vụ, họ tên và chữ ký của ngươi có thẩm quyền 7a, 7b, 7c Dấu của cơ quan, tổ chức 8 Nơi nhận 9a, 9b Dấu chỉ mức độ mật (nếu có) 10a Dấu chỉ mức độ khẩn (nếu có) 10b Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành (nếu có) 11 Chỉ dẫn về dự thảo văn bản (nếu có) 12 Ký hiệu ngươi soạn thảo và số lượng bản phát hành 13 Ghi chú: ________________________________________________________________________________________________ Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 12 / 18
  13. Mã tài liệu: HCQT-QĐ003 QUY ĐỊNH Phiên bản: Ver 1.0 VỀ CÔNG TÁC PHÍ TRONG VÀ NGOÀI Ngày ban hành: 01/03/2011 NƯỚC PHỤ LỤC 4 QUY ĐỊNH KIỂU, CỠ CHỮ VÀ MẪU TRÌNH BÀY DÙNG TRONG CÁC LOẠI VĂN BẢN (Kèm theo Quy chế tạm thời về công tác văn thư- lưu trữ) Thành phần thể thức văn bản Cỡ chữ Kiểu chữ TT Tiêu ngữ : 1 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Đậm 13 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Đậm 13 Tên cơ quan ban hành : 2 Đối với văn bản của Công ty : CÔNG TY CỒ PHẦN ĐẦU TƯ PHAN VŨ Đậm 13 Đối với những văn bản của các đơn vị thuộc Công ty: CÔNG TY CỒ PHẦN ĐẦU TƯ PHAN VŨ Bình thương 13 CÔNG TY CP SX KCBT PHAN VŨ ĐỒNG NAI Đậm 13 Ký hiệu Công văn: Số: …./-VP Bình thương 3 13 Ký hiệu văn bản (loại có tên): Số: ...../QĐ-PV Bình thương 4 13 Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành 5 Hà Nội, ngày tháng năm .... 13 Nghiêng Tên loại văn bản và trích yếu nội dung: 6 - Tên loại văn bản: QUYẾT ĐỊNH Đậm 14 - Trích yếu nội dung văn bản có tên loại : Ban hành Quy chế công tác văn thư - lưu trữ Đậm 14 - Trích yếu nội dung công văn thương: V/v cử cán bộ tham gia… Bình thương 12 - Địa chỉ gửi (phía trên phần nội dung) : + Gửi một nơi: Kính gửi: Phòng LDTBXH Bình thương 14 + Gửi nhiều nơi: Kính gửi: Bình thương 14 - Vụ Tài chính; - Vụ Kế hoạch; - Văn phòng Bộ. Thành phần trong nội dung : 7 - Các điều: Điều 1. Đậm 14 - Các khoản: 1. Đối với các đơn vị ........ Bình thương 14 - Các điểm: a) Trong trương hợp . . ….. Bình thương 14 Chữ ký, thể thức ban hành: 8 - Thể thức ký: KT. TỔNG GIÁM ĐỐC Đậm 13 - Chức vụ của ngươi ngươi ký: PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Đậm 13 - Họ và tên ngươi ký: Nguyễn Văn A Đậm 14 ________________________________________________________________________________________________ Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 13 / 18
  14. Mã tài liệu: HCQT-QĐ003 QUY ĐỊNH Phiên bản: Ver 1.0 VỀ CÔNG TÁC PHÍ TRONG VÀ NGOÀI Ngày ban hành: 01/03/2011 NƯỚC Thành phần thể thức văn bản Cỡ chữ Kiểu chữ TT - Đối với trương hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ TL., thừa ủy quyền thì ghi chữ TUQ. vào trước chức vụ của ngươi đứng đầu cơ quan, tổ chức. Đứng, đậm 13 TL. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC TUQ. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Nơi nhận văn bản, bản lưu: 9 Nơi nhận (phía cuối văn bản) : Nghiêng, đậm 12 Địa chỉ nơi nhận cụ thể (tiếp dưới nơi nhận) : - Như trên; Bình thương 11 - Vụ KH; - Lưu VT, đơn vị soạn thảo văn bản. Chỉ dẫn phạm vi phổ biến sử dụng : 10 XONG HỘI NGHỊ XIN TRẢ LẠI Đậm 12 Ký hiệu ngươi soạn thảo văn bản, số lượng bản phát hành ghi ngay sau phần 11 cuối cùng của nơi nhận. Nơi nhận: Nghiêng, đậm 12 - Như trên; - Vụ KH; Bình thương 11 - Lưu: VT, HTQT. Ha9. 12 Số trang của văn bản được trình bày ở chính giữa phía trên trang giấy hoặc bên Bình thương 14 phải phía dưới trang giấy. 13 Trương hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản đó phải có chỉ dẫn đến phụ lục; phụ lục văn bản phải có tiêu đề, có hai phụ lục trở lên thì phải đánh số. Phụ lục 4 Đậm 14 Quy định các kiểu, cỡ chữ và mẫu trình bày ________________________________________________________________________________________________ Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 14 / 18
  15. Mã tài liệu: HCQT-QĐ003 QUY ĐỊNH Phiên bản: Ver 1.0 VỀ CÔNG TÁC PHÍ TRONG VÀ NGOÀI Ngày ban hành: 01/03/2011 NƯỚC PHỤ LỤC 5 MẪU VĂN BẢN (Kèm theo Quy chế về công tác văn thư- lưu trữ) Mẫu số 1: Quyết định CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc PHAN VŨ Số: ……../QĐ-PV TP HCM Ngày tháng năm QUYẾT ĐỊNH Về việc …………………………….. (1) TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHAN VŨ Căn cứ Quyết định số 1326/QĐ-BT Căn cứ ……………………………………….; Căn cứ ……………………………………….; Theo đề nghị của ……………………………., (2) QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. …………………………. (3) Điều 2. ……………................... Điều 3. …………………… chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: THỬ TRƯỞNG - …………; -………….; - Lưu: VT, (4) (5) (6) Ký tên, đóng dấu, họ và tên Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung của Quyết định (2) Theo đề nghị của đơn vị trình (3) Tuỳ theo nội dung ngắn hay dài để chia các Điều 1,2,3...Nếu nội dung “Điều” dài có thể chia thành các khoản 1,2,3... và các điểm a,b,c... (4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo (5) Vị trí ký tắt ________________________________________________________________________________________________ Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 15 / 18
  16. Mã tài liệu: HCQT-QĐ003 QUY ĐỊNH Phiên bản: Ver 1.0 VỀ CÔNG TÁC PHÍ TRONG VÀ NGOÀI Ngày ban hành: 01/03/2011 NƯỚC PHỤ LỤC 5 MỘT SỐ MẪU (Kèm theo Quy chế tạm thời về công tác văn thư- lưu trữ) 02:Mẫu PHÒNG NHÂN SỰ TÊN TÀI LIỆU BHXH.1 LƯƠNG .2 ......... 01 ________________________________________________________________________________________________ Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 16 / 18
Theo dõi chúng tôi
Đồng bộ tài khoản