Quy định về hình thức văn bản

Chia sẻ: An Na | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:16

0
678
lượt xem
139
download

Quy định về hình thức văn bản

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, hồ sơ trình ký và ban hành văn bản của tỉnh Quảng Ngãi ( Ban hành kèm theo quyết định số: ngày 21 tháng 10 năm 2005 của Chủ tịch Uỷ Ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi).

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Quy định về hình thức văn bản

  1. http://www.quangngai.gov.vn/quangngai/tiengviet/DCB/1091224/UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA NAM VIỆT NAM TỈNH QUẢNG NGÃI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc QUY ĐỊNH Về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, hồ sơ trình ký và ban hành văn bản của tỉnh Quảng Ngãi (Ban hành kèm theo Quyết định số: 3051 /QĐ-UBND ngày 21 tháng 10 năm 2005 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi) Chương I QUY ĐINH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng điều chỉnh Quy định này quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, hồ sơ trình ký và ban hành văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). Trong quy định này thống nhất gọi tắt các huyện, thành phố (là cấp huyện); các xã, phường, thị trấn (là cấp xã). Điều 2. Một số nguyên tắc khi soạn thảo văn bản 1. Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, đúng pháp luật. 2. Nội dung văn bản phải phù hợp với hình thức và tên loại văn bản. 3. Văn bản phải thể hiện tính nghiêm túc và thẩm mỹ. 4. Văn bản phải đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp khi trình bày các thành phần thể thức của văn bản phải ghi tắt thì các chữ viết tắt phải được quy định cụ thể. 5. Bố cục văn bản phải cân đối, hài hòa. Chương II HÌNH THỨC, THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN Mục 1 HÌNH THỨC VĂN BẢN Điều 3. Hình thức văn bản Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm: 1. Văn bản quy phạm pháp luật Nghị quyết do Hội đồng nhân dân các cấp ban hành; quyết định, chỉ thị do Uỷ ban nhân dân các cấp ban hành theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004. 2. Văn bản hành chính Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển.
  2. Ngoài các hình thức văn bản hành chính nêu trên các cơ quan, tổ chức có thể lập ra một số mẫu: phiếu trình giải quyết công việc, phiếu sao văn bản, phiếu thẩm tra văn bản, phiếu phối hợp giải quyết công việc của các bộ phận liên quan, phiếu trình xin ý kiến (đối với văn bản mật, tối mật, tuyệt mật, khẩn, hỏa tốc), phiếu xử lý văn bản khẩn trong nội bộ. 3. Văn bản chuyên ngành Các văn bản chuyên ngành do các cơ quan, tổ chức ban hành theo quy định và hướng dẫn của ngành. Mục 2 THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN Điều 4. Phông chữ trình bày văn bản Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản phải là các phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản. Đối với những văn bản dùng trong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức của Nhà nước, phải sử dụng các phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Điều 5. Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản 1. Khổ giấy Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày trên giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể trình bày trên khổ A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn. 2. Kiểu trình bày Văn bản được đánh máy, in rõ ràng, sạch sẽ, không sai sót về ngữ pháp và lỗi chính tả. Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng). 3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) a) Trang mặt trước: Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm b) Trang mặt sau: Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm Lề trái: cách mép trái từ 15-20 mm Lề phải: cách mép phải từ 30-35 mm. Điều 6. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản
  3. Văn bản có các thành phần thể thức được quy định tại Điều 7 của Quy định này và vị trí trình bày các thành phần thể thức đó trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức kèm theo Quy định này (Phụ lục I). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo Sơ đồ trên. Điều 7. Thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh họa tại Phụ lục II. Mẫu trình bày một số loại văn bản và bản sao được minh họa tại Phụ lục III. Thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức thực hiện như sau: 1. Quốc hiệu a) Thể thức Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc b) Kỹ thuật trình bày Dòng chữ trên: "CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng chữ dưới: "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc " được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ (-); phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ, cách dòng chữ từ 2 đến 3 mm. 2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản a) Thể thức Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) căn cứ quy định của pháp luật hoặc căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền; tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp nếu là Hội đồng nhân dân thì có thể ghi tắt cụm từ Hội đồng nhân dân là (HĐND), nếu là Uỷ ban nhân dân thì có thể ghi tắt cụm từ Uỷ ban nhân dân là (UBND). b) Kỹ thuật trình bày Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ, cách dòng chữ từ 2 đến 3 mm và đặt cân đối so với dòng chữ. Ví dụ: - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: UỶ BAN NHÂN DÂN UỶ BAN NHÂN DÂN
  4. TỈNH QUẢNG NGÃI HUYỆN TƯ NGHĨA - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trường hợp có cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp): UBND TỈNH QUẢNG NGÃI UBND HUYỆN BÌNH SƠN SỞ TÀI CHÍNH PHÒNG GIÁO DỤC 3. Số, ký hiệu của văn bản a) Thể thức a.1) Số của văn bản: - Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm. Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản được ban hành; các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số văn bản theo từng loại văn bản, từng nhóm hay tất cả. Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; - Số của văn bản quy phạm pháp luật gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó. Số được ghi bằng chữ số Ả- rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ các số, ví dụ: 2004, 2005; a.2) Ký hiệu của văn bản: - Ký hiệu của văn bản (trừ công văn) bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Quy định này (Phụ lục IV) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; - Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và tên đơn vị soạn thảo công văn đó; Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức phải được quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu. Ví dụ: Nghị quyết (quy phạm pháp luật) của Hội đồng nhân dân: Số: 20/2005/NQ-HĐND; Quyết định (quy phạm pháp luật) của Uỷ ban nhân dân: Số: 20/2005/QĐ-UBND; Chỉ thị (quy phạm pháp luật) của Uỷ ban nhân dân: Số: 25/2005/CT-UBND. Quyết định (cá biệt) của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân: Số: 30/QĐ-UBND; Chỉ thị (cá biệt) của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân: Số: 35/CT-UBND; Báo cáo của Sở Công nghiệp: Số: 10/BC-SCN; Công văn của Uỷ ban nhân dân tỉnh do chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực nội chính soạn thảo: Số: 100/UBND-NC; Công văn của Sở Tài chính do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: 50/STC-VP. b) Kỹ thuật trình bày Từ "Số" trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ số có dấu hai chấm (:); giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/) không cách chữ; giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.
  5. 4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản a) Thể thức a.1) Địa danh ghi trên văn bản: Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng huyện, thành phố, xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau: - Địa danh ghi trên văn bản của cơ quan, tổ chức cấp tỉnh là tên của thành phố hoặc của huyện nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh và các Sở, Ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Quảng Ngãi): Quảng Ngãi; Văn bản của cơ quan, tổ chức thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh hoặc thuộc các Sở, Ban, ngành của tỉnh (trong trường hợp có trụ sở tại huyện Bình Sơn): Bình Sơn; - Địa danh ghi trên văn bản của cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện đó, ví dụ: Văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Ba Tơ và các Phòng, Ban thuộc huyện Ba Tơ: Ba Tơ; - Địa danh ghi trên văn bản của Uỷ ban nhân dân và các tổ chức cấp xã là tên của xã đó, ví dụ: Văn bản của Uỷ ban nhân dân phường Trần Hưng Đạo (thành phố Quảng Ngãi): Phường Trần Hưng Đạo; Văn bản của Uỷ ban nhân dân xã Nghĩa Kỳ (huyện Tư Nghĩa): Nghĩa Kỳ. a.2) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân là ngày văn bản được Hội đồng nhân dân biểu quyết thông qua; các loại văn bản khác là ngày văn bản được ký ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày ... tháng ... năm ... ; các chỉ số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những chỉ số ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước. b) Kỹ thuật trình bày Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy (,). 5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản a) Thể thức Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản phải ghi chính xác tên loại văn bản, trừ công văn. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. b) Kỹ thuật trình bày - Tên loại văn bản và trích yếu nội dung các loại văn bản có ghi tên loại trình bày như sau: Tên loại văn bản bằng chữ in hoa, đặt canh giữa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ, cách dòng chữ từ 2 đến 3 mm và đặt cân đối so với dòng chữ. Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế làm việc và mối quan hệ công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi
  6. - Trích yếu nội dung văn bản không tên loại được ghi dưới số và ký hiệu của văn bản, trình bày bằng kiểu chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đặt sau chữ viết tắt "V/ v" (về việc), ví dụ: UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NGÃI Số: 135/UBND-TH V/v báo cáo thực hiện kế hoạch năm 2002 6. Nội dung văn bản a) Thể thức a.1) Nội dung văn bản: Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định được đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày. Nội dung văn bản phải đảm bảo những yêu cầu cơ bản sau: - Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật; - Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương, từ cổ, từ không thông dụng và từ ngữ nước ngoài nếu thực sự không cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản; - Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong một văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó; - Việc viết chữ hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt; - Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó. a.2) Bố cục của văn bản: Tuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định. Cụ thể như sau: - Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm; - Quyết định: theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị: theo khoản, điểm. - Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm. b) Kỹ thuật trình bày
  7. b.1) Phần nội dung văn bản: - Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14. Khi xuống dòng, chữ đầu dòng thụt lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragaph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; - Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối mỗi dòng có dấu chấm phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy (,); - Kết thúc nội dung văn bản là dấu chấm hết (./.). b.2) Bố cục văn bản: Trường hợp nội dung văn bản được phân chia theo chương, mục, điều, khoản, điểm: - Chương: từ "Chương" và số thứ tự của chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của chương dùng chữ số La Mã: I, II, III, ... . Tiêu đề của chương được đặt dòng dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: từ "Mục" và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả-rập: 1, 2, 3, ... . Tiêu đề của mục được đặt dòng dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; - Điều: từ "Điều", số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13 - 14), kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả- rập: 1, 2, 3, ... ; sau số thứ tự là dấu chấm (.); - Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi điều dùng chữ số Ả-rập: 1, 2, 3, ... , tiếp theo là dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13 - 14), kiểu chữ đứng; - Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng chữ cái tiếng Việt theo thứ tự a, b, c, ... ; sau đó có dấu đóng ngoặc đơn ( ) ), bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng phần lời văn (13 - 14), kiểu chữ đứng. Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ: - Phần (nếu có): từ " Phần" và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã: I, II, III, ... . Tiêu đề của phần được đặt dòng dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: số thứ tự của mục dùng chữ số La Mã: I, II, III, ... ; sau có dấu chấm (.); tiêu đề của mục được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng dùng chữ số Ả-rập: 1, 2, 3, ... ; sau đó là dấu chấm (.); số thứ tự và tiêu đề của khoản (nếu có) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13 - 14), kiểu chữ đứng, đậm; - Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng chữ cái tiếng Việt theo thứ tự a, b, c, ... ; bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ phần lời văn (13 - 14), kiểu chữ đứng, sau đó có dấu đóng ngoặc đơn ( ) ), 7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền a) Thể thức a.1) Quyền hạn của người ký: Các cơ quan, tổ chức phải quy định cụ thể quyền hạn ký văn bản của cơ quan, tổ chức mình. Thể thức về quyền hạn ký một số văn bản như sau:
  8. - Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và biên bản các phiên họp của Hội đồng nhân dân do Chủ tịch Hội đồng nhân dân ký chứng thực, ví dụ: CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu của HĐND) Nguyễn Văn A - Văn bản thuộc thẩm quyền tập thể của Uỷ ban nhân dân, văn bản quy phạm pháp luật của Uỷ ban nhân dân do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thay mặt tập thể Uỷ ban nhân dân ký ban hành. Khi Chủ tịch Uỷ ban nhân dân ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt "TM." (thay mặt) vào trước cụm từ Uỷ ban nhân dân, ví dụ: TM. UỶ BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu của UBND) Nguyễn Văn A - Văn bản thuộc quyền hạn của Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân ban hành thì ghi như sau, ví dụ: CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu của HĐND hoặc UBND) Nguyễn Văn A - Văn bản của Hội đồng nhân dân thuộc thẩm quyền phê duyệt, thông qua của Thường trực Hội đồng nhân dân do Chủ tịch Hội đồng nhân dân hoặc người được Chủ tịch Hội đồng nhân dân uỷ quyền thay mặt Thường trực Hội đồng nhân dân ký ban hành. Khi người có thẩm quyền ký thay mặt phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước cụm từ Thường trực Hội đồng nhân dân. Cụm từ Thường trực Hội đồng nhân dân có thể ghi tắt là Thường trực HĐND, ví dụ: TM. THƯỜNG TRỰC HĐND TM. THƯỜNG TRỰC HĐND CHỦ TỊCH KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu của HĐND) (Chữ ký, dấu của HĐND) Nguyễn Văn A Nguyễn Văn A - Khi cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt "KT." (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ: KT. CHỦ TỊCH KT. GIÁM ĐỐC PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ GIÁM ĐỐC (Chữ ký, dấu của UBND) (Chữ ký, dấu của cơ quan, tổ chức) Nguyễn Văn A Trần Văn B - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh một số loại văn bản. Khi Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng các đơn vị ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt "TL." (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ: TL. CHỦ TỊCH TL. GIÁM ĐỐC KT.CHÁNH VĂN PHÒNG CHÁNH VĂN PHÒNG
  9. PHÓ VĂN PHÒNG (Chữ ký, dấu của UBND) (Chữ ký, dấu của cơ quan, tổ chức) Nguyễn Văn A Trần Văn B - Khi người đứng đầu cơ quan, tổ chức uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền một số văn bản mà mình phải ký thì phải ghi chữ viết tắt "TUQ." (thừa uỷ quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ: TUQ. CHÁNH VĂN PHÒNG TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH (Chữ ký, dấu của VP.UBND tỉnh) Nguyễn Văn A TUQ.GIÁMĐỐC CHÁNH VĂN PHÒNG (Chữ ký, dấu của cơ quan, tổ chức) Trần Văn B a.2) Chức vụ của người ký: - Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức danh như Chủ tịch, Giám đốc, Chánh Văn phòng v.v..., không ghi lại tên cơ quan, tổ chức. Trường hợp văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành thì phải ghi rõ chức danh chính thức của người ký văn bản và tên cơ quan, tổ chức, ví dụ: + Văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành: KT. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC (Chữ ký, dấu của cơ quan, tổ chức) Trần Văn B + Văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành (ví dụ: văn bản liên tịch của Sở Tài chính và Sở Thủy sản): GIÁM ĐỐC SỞ TÀI CHÍNH GIÁM ĐỐC SỞ THỦY SẢN (Chữ ký, dấu của Sở Tài chính) (Chữ ký, dấu của Sở Thủy sản) Lê Thị C Võ Văn D - Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn như Ban, Hội đồng của các cấp hoặc của cơ quan, tổ chức ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng đó. Đối với những Ban, Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức
  10. thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng. Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức của người ký văn bản ở dưới, ví dụ: + Chức vụ của người ký văn bản do Ban hoặc Hội đồng tư vấn của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành mà Lãnh đạo Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng trong trường hợp Ban hoặc Hội đồng không được phép sử dụng dấu của cơ quan thì ghi như sau: TM. HỘI ĐỒNG KT. TRƯỞNG BAN CHỦ TỊCH PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký) (Chữ ký) Trần Văn A Võ Văn D + Chức vụ của người ký văn bản do Ban hoặc Hội đồng tư vấn của tỉnh ban hành mà Lãnh đạo Sở Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng trong trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi như sau: TM. HỘI ĐỒNG KT. TRƯỞNG BAN CHỦ TỊCH PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu của Sở Xây dựng ) (Chữ ký, dấu của Sở Xây dựng ) GIÁM ĐỐC SỞ XÂY DỰNG PHÓ GIÁM ĐỐC SỞ XÂY DỰNG Trần Văn A Võ Văn D a.3) Họ tên của người có thẩm quyền: - Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký văn bản, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác, trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, trong trường hợp cần thiết, có thể ghi thêm học hàm, học vị; - Đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân không ghi cấp, bậc quân hàm trước họ, tên của người ký văn bản, trừ những văn bản thực hiện theo quy định của Bộ Quốc phòng hoặc Bộ Công an. b) Kỹ thuật trình bày Quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản trình bày bằng chữ chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Họ tên của người ký và học hàm, học vị (nếu có) trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. 8. Dấu của cơ quan, tổ chức Dấu phải đóng ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về bên trái và dùng đúng mực dấu quy định (màu đỏ tươi). Chỉ đóng dấu khi văn bản đã đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền, không được đóng dấu khống chỉ. Nếu văn bản có phụ lục kèm theo thì dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. 9. Nơi nhận a) Thể thức
  11. Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm xác định trình người ký văn bản quyết định đầy đủ, chính xác, cụ thể những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản. Nếu với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc số một nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ: - Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố; - Các Sở, Ban, ngành. Cách ghi nơi nhận như sau: - Đối với văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ " Nơi nhận" và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản. - Đối với văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân các cấp, nơi nhận bao gồm từ "Nơi nhận" và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản. Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản như sau: Cơ quan nhà nước cấp trên trực tiếp; Các cơ quan có thẩm quyền giám sát, kiểm tra (đối với văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh gửi Cục kiểm tra văn bản của Bộ Tư pháp; văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp huyện gửi Sở Tư pháp; văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp xã gửi Phòng Tư pháp); Uỷ ban thường vụ Quốc hội và Chính phủ (nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh); Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh (văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân); Các cá nhân, tổ chức có liên quan ở địa phương. Ví dụ: Văn bản quy phạm pháp luật của Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành về lĩnh vực xây dựng, nơi nhận có thể được ghi như sau: Nơi nhận: - Văn phòng Chính phủ; - Bộ Xây dựng; - Cục kiểm tra văn bản của Bộ Tư pháp; - Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh; - VP. Tỉnh ủy; - VP. HĐND tỉnh; - Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh; - UB MTTQVN tỉnh và các Hội, Đoàn thể; - Các cơ quan Trung ương trên địa bàn; - Các Sở, Ban, ngành và các cơ quan thuộc tỉnh; - UBND các huyện, thành phố; - Báo Quảng Ngãi; - Đài Phát thanh -Truyền hình; - VPUB: CPVP, các CV; - Lưu: VT, XD. - Đối với công văn hành chính, nơi nhận gồm hai phần: Phần thứ nhất bao gồm từ "Kính gửi", sau đó là tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc. Phần thứ hai gồm từ "Nơi nhận", phía dưới là từ "Như trên", tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận công văn. b) Kỹ thuật trình bày b.1) Đối với công văn hành chính:
  12. - Từ "Kính gửi" và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản trình bày tại ô nơi nhận (1), bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng. Sau từ "Kính gửi" có dấu hai chấm (:); nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ "Kính gửi" và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có dấu ngang (-), cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm (.); - Từ "Nơi nhận" trình bày tại ô nơi nhận (2), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; trên một dòng riêng, sau có dấu hai chấm (:); - Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức và cá nhân nhận văn bản trình bày dưới từ " Nơi nhận", bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang (-), cuối dòng có dấu chấm phẩy (;); riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ "Lưu" sau đó có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt "VT" (văn thư cơ quan, tổ chức), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp thật cần thiết) được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùng (nếu không có ký hiệu người đánh máy) là dấu chấm (.); giữa chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu không cách chữ. Ví dụ: Phần thứ nhất ghi như sau: Ví dụ 1. Kính gửi: Uỷ ban nhân dân huyện Mộ Đức Ví dụ 2. Kính gửi: - Uỷ ban nhân dân huyện Ba Tơ; - Uỷ ban nhân dân huyện Trà Bồng; - Sở Thương mại - Du lịch. Phần thứ hai ghi như sau: Nơi nhận: - Như trên; - Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh; - Sở Kế hoạch và Đầu tư; - Sở Tài chính; - VPUB: CPVP, CV: TC, XD; - Lưu: VT, TTLT(3). b.2) Đối với các loại văn bản khác, phần nơi nhận gồm từ " Nơi nhận" và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức và cá nhân nhận văn bản được trình bày như trên. 10. Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật) a) Thể thức a.1) Dấu chỉ mức độ khẩn phải được khắc sẵn. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu mực đỏ tươi. Việc xác định mức độ khẩn của văn bản được thực hiện như sau: - Tuỳ theo mức độ cần được phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức sau: hoả tốc, thượng khẩn hoặc khẩn; - Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. a.2) Dấu chỉ mức độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật) phải được khắc sẵn. Mực đóng dấu mức độ mật dùng màu mực đỏ tươi. Việc xác định độ mật thực hiện theo quy định của Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước. b) Kỹ thuật trình bày
  13. Các từ "HOẢ TỐC", "THƯỢNG KHẨN", "KHẨN" trên con dấu trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn có kích thước tương ứng là 30 mm x 8 mm, 40 mm X 8 mm, 20 mm x 8 mm. Các từ "TUYỆT MẬT", "TỐI MẬT", "MẬT" trên con dấu trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn, cách đều đường viền 2 mm, có kích thước tương ứng 40 mm X 8 mm, 30 mm X 8 mm, 20 mm X 8 mm. 11. Các thành phần thể thức khác và kỹ thuật trình bày Ngoài các thành phần thể thức đã quy định từ khoản 1 đến khoản 10 của Điều này, văn bản có thể có thành phần thể thức sau: a) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; địa chỉ trên mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; địa chỉ trên mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax. Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ trên mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một dòng kẻ nét liền kéo dài hết bề ngang của vùng trình bày văn bản. b) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành và dự thảo văn bản Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như "TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)", "XEM XONG TRẢ LẠI", "LƯU HÀNH NỘI BỘ" đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế hoặc chỉ dẫn về dự thảo văn bản như " DỰ THẢO" hay "DỰ THẢO LẦN THỨ ...". Các chỉ dẫn này có thể được đánh máy hoặc dùng con dấu khắc sẵn để đóng lên văn bản hoặc dự thảo văn bản. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành và dự thảo văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; được đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. c) Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành. Ký hiệu người đánh máy trình bày bằng chữ in hoa, số lượng bản trình bày bằng chữ số Ả-rập (1, 2, 3, ...), cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; cuối cùng là dấu chấm (.). Giữa ký hiệu người đánh máy và số lượng bản là dấu chấm (.) không cách chữ. d) Chỉ dẫn văn bản và phụ lục được ban hành kèm theo một văn bản khác Các văn bản như quy chế, quy định, đề án và các phụ lục ... được ban hành kèm theo một văn bản khác thì trong các văn bản kèm này phải chỉ dẫn cụ thể số, ký hiệu; tên cơ quan, tổ chức; ngày, tháng, năm của văn bản được kèm theo. Chỉ dẫn các văn bản kèm theo văn bản khác được đặt trong dấu ngoặc đơn, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ phần lời văn (13 - 14), kiểu chữ nghiêng; đặt canh giữa dưới trích yếu nội dung các bản kèm theo hoặc dưới tiêu đề (tên) của phụ lục. đ) Tiêu đề của phụ lục Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó và phụ lục văn bản phải có tiêu đề. Văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã (I, II, III, ...). Từ "Phụ lục" và số thứ tự của phụ lục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Tiêu đề (tên) của phụ lục được đặt dòng dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có dòng
  14. kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ, cách dòng chữ từ 2 đến 3 mm và đặt cân đối so với dòng chữ. g) Số trang Văn bản và phụ lục văn bản gồm nhiều trang thì từ trang thứ hai trở đi phải được đánh số trang; số trang của phụ lục văn bản được đánh riêng, theo từng phụ lục. Số trang được trình bày tại chính giữa, trên đầu trang giấy, cách mép trên trang giấy 10 mm (phần header) hoặc tại góc phải, ở cuối trang giấy, cách mép dưới trang giấy 10 mm (phần footer), bằng chữ số Ả-rập (2, 3, 4, ...), cỡ chữ bằng cỡ chữ phần lời văn (13 - 14), kiểu chữ đứng. Điều 8. Thể thức bản sao và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao 1. Thể thức Thể thức bản sao được thực hiện như sau: a) Hình thức bản sao bao gồm một trong các dòng chữ "SAO Y BẢN CHÍNH", " TRÍCH SAO" hoặc "SAO LỤC". Việc xác định hình thức sao thực hiện theo quy định của pháp luật. b) Tên cơ quan, tổ chức thực hiện sao văn bản là tên cơ quan, tổ chức thực hiện việc sao văn bản; c) Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh số chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Quy định này (Phụ lục IV). Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; d) Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận bản sao được thực hiện theo quy định tương ứng tại điểm a của các khoản 4, 7, 8, 9 Điều 7 của Quy định này. 2. Kỹ thuật trình bày Vị trí trình bày các thành phần thể thức bản sao trên trang giấy khổ A4 được thực hiện theo Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao kèm theo Quy định này (Phụ lục V). Các thành phần thể thức bản sao văn bản được trình bày trên cùng một trang giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản được sao, dưới một nét liền, kéo dài hết chiều dài của vùng trình bày văn bản. Các cụm từ "SAO Y BẢN CHÍNH", "TRÍCH SAO" hoặc "SAO LỤC" được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Các thành phần thể thức khác của bản sao được trình bày như kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức tương ứng của văn bản quy định tại điểm b của các khoản 4, 7, 8, 9 Điều 7 của Quy định này. Chương III HIỆU LỰC, HỒ SƠ TRÌNH KÝ VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 9. Hiệu lực của văn bản 1. Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản cấp tỉnh có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký, văn bản của cấp huyện có hiệu lực sau 7 ngày kể từ ngày ký, văn bản của cấp xã có hiệu lực sau 5 ngày kể từ ngày ký, trừ trường hợp văn bản quy định ngày khác. Cách ghi:
  15. - Trường hợp bình thường, hiệu lực của văn bản được ghi như sau: "Văn bản này có hiệu lực sau ... ngày, kể từ ngày ký." (đối với văn bản cấp tỉnh: 10 ngày; văn bản cấp huyện: 7 ngày; văn bản cấp xã: 5 ngày). - Trường hợp khẩn cấp, đột xuất hiệu lực của văn bản được xác định sớm hơn thì ghi cụ thể ngày được xác định như sau: "Văn bản này có hiệu lực kể từ ngày ... tháng ... năm ..." hoặc " Văn bản này có hiệu lực kể từ ngày ký.". - Trường hợp văn bản quy định ngày có hiệu lực muộn hơn thì ghi cụ thể ngày được xác định như sau: "Văn bản này có hiệu lực kể từ ngày ... tháng ... năm ..." . Không quy định hiệu lực trở về trước đối với văn bản Quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân. 2. Văn bản hành chính Thời điểm có hiệu lực của văn bản thường là thời điểm ký văn bản, trừ trường hợp văn bản quy định ngày khác. Cách ghi như sau: "Văn bản này có hiệu lực kể từ ngày ký."; trường hợp văn bản quy định ngày khác ghi là: "Văn bản này có hiệu lực kể từ ngày ... tháng ... năm ...". Điều 10. Hồ sơ trình ký văn bản 1. Văn bản trình ký phải kèm theo hồ sơ gồm các loại giấy tờ có liên quan đến vấn đề trình ký để làm cơ sở cho người có thẩm quyền ký xem xét quyết định và bản thảo văn bản phải được người có thẩm quyền ký duyệt (ký tắt). Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định. 2. Hồ sơ trình Uỷ ban nhân dân các cấp ký phải đúng quy trình quy định tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân và phải được Chánh Văn phòng (hoặc Phó Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy quyền) ký thẩm định (ký tắt) vào văn bản trước khi trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ký ban hành. 3. Hồ sơ của các ngành, các địa phương trình Uỷ ban nhân dân tỉnh liên quan đến lĩnh vực nào thì được Giám đốc Sở, Thủ trưởng cơ quan Ban, ngành có liên quan chịu trách nhiệm thẩm định, lập tờ trình báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét giải quyết theo đúng quy trình tại Quy chế làm việc và mối quan hệ công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi. Điều 11. Quy định ban hành văn bản và lưu văn bản 1. Ban hành văn bản a) Khi ban hành văn bản, Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. Chánh văn phòng Uỷ ban nhân dân các cấp, Chánh văn phòng các cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng), Trưởng phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có văn phòng (sau đây gọi tắt là trưởng phòng hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản. b) Văn bản ban hành phải đúng số lượng bản, đúng thời gian, đúng tuyến, đúng địa chỉ, đúng người có trách nhiệm thi hành, đúng người có thẩm quyền giải quyết. c) Ngoài số lượng bản được nhận, trong trường hợp cần thiết, nếu cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan muốn sao y bản chính thì Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính) của cơ quan, tổ chức có văn bản ban hành làm thủ tục trình người có thẩm quyền ký và đóng dấu của cơ quan, tổ chức; Nếu các cơ quan, tổ chức, cá nhân muốn sao y bản chính của Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thì Văn phòng Uỷ ban nhân dân làm thủ tục và Chánh Văn phòng ký thừa lệnh đóng dấu Uỷ ban nhân dân. 2. Lưu văn bản
  16. Bộ phận văn thư cơ quan lưu giữ 01 bản chính có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo để nộp vào lưu trữ. Đơn vị, bộ phận hoặc cá nhân soạn thảo văn bản giữ 01 bản chính kèm theo bản gốc văn bản (bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt) và toàn bộ tài liệu liên quan để đưa vào hồ sơ công việc. Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 12. Giám đốc các Sở, Ban, ngành; Chủ tịch Uỷ ban nhân các huyện, thành phố; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh căn cứ Quy định này chỉ đạo thực hiện tại cơ quan, tổ chức mình. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, phát sinh báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh (qua Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh). Điều 13. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy định này; tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện đến Uỷ ban nhân dân tỉnh; tổng hợp những vướng mắc, phát sinh trình Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung phù hợp./. CHỦ TỊCH Đã ký Nguyễn Kim Hiệu
Đồng bộ tài khoản