Quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu của công ty

Chia sẻ: hkquoc

Để việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty Cổ phần XYZ đáp ứng kịp thời yêu cầu công tác hàng ngày của Công ty, đồng thời để đảm bảo việc sử dụng con dấu đúng nguyên tắc, đúng pháp luật, tránh những trường hợp lạm dụng hoặc sử dụng dấu không đúng mục đích có thể gây ra những hậu quả không tốt cho Công ty, Tổng Giám đốc Công ty quy định

Nội dung Text: Quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu của công ty

QUY ĐỊNH :
Về việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty Cổ phần XYZ

Để việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty Cổ phần XYZ đáp ứng
kịp thời yêu cầu công tác hàng ngày của Công ty, đồng thời để đảm bảo việc sử
dụng con dấu đúng nguyên tắc, đúng pháp luật, tránh những trường hợp lạm
dụng hoặc sử dụng dấu không đúng mục đích có thể gây ra những hậu quả
không tốt cho Công ty, Tổng Giám đốc Công ty quy định :

I). CÁC QUY ĐỊNH CHUNG :
I.1). Theo luật lệ và thông lệ hiện hành của Việt Nam, dấu tròn của Công
ty được đóng trên các văn bản, chứng từ của Công ty là yếu tố pháp lý quan trọng
để chứng thực tư cách pháp nhân của Công ty trong quan hệ giao dịch với các cơ
quan, đơn vị kinh tế trong nước cũng như ngoài nước, công nhận tính xác thực
của nội dung công việc và thẩm quyền hợp pháp của người ký tên thay mặt Ban
Giám đốc Công ty.
Do vậy, dấu tròn của Công ty cần được quản lý chặt chẻ bởi một cán bộ
được phân công của Công ty và người cán bộ này có trách nhiệm sử dụng con
dấu đúng mục đích và theo những nguyên tắc được quy định trong Bản Quy định
này.
I.2). Cán bộ được phân công giữ dấu tròn của Công ty là nhân sự thuộc
Phòng HCQT, được Trưởng Phòng HCQT chính thức phân công sau khi đã trình
và được sự đồng ý của Tổng Giám đốc.
Để đảm bảo đáp ứng kịp thời yêu cầu công việc hàng ngày của Công ty,
trong những ngày làm việc, cán bộ được phân công giữ dấu tròn của Công ty
phải luôn luôn có mặt đúng giờ tại nhiệm sở và trong một số trường hợp cần
thiết và cấp bách, người này phải ở lại cơ quan ngoài giờ làm việc để thực hiện
việc đóng dấu theo yêu cầu công tác. Chỉ có các thành viên Ban Giám đốc Công ty
mới có quyền yêu cầu người này ở lại cơ quan ngoài giờ để đóng dấu các văn
bản, chứng từ cấp bách.
Trong trường hợp người này, vì một lý do nào đó phải vắng mặt tại
nhiệm sở, Trưởng Phòng HCQT là người tạm thời thay thế để quản lý và sử
dụng con dấu nhằm phục vụ kịp thời yêu cầu công việc hàng ngày của Công ty.
I.3). Dấu tròn của Công ty phải luôn luôn được cất giữ trong ngăn bàn làm
việc có khóa của cán bộ quản lý dấu; chỉ lấy ra sử dụng khi có yêu cầu công
việc, sau đó phải cất ngay vào chổ cũ, không được để trên bàn làm việc. Chìa
khóa ngăn bàn cất giữ con dấu, một do cán bộ quản lý dấu giữ và một do Trưởng
Phòng HCQT giữ để kịp thời xử lý công việc trong trường hợp cán bộ quản lý
dấu vắng mặt tại nhiệm sở.
I.4). Chỉ có cán bộ quản lý dấu mới được sử dụng con dấu để đóng trên
các văn bản, chứng từ có chữ ký của những người có thẩm quyền như được quy


1/4
định tại phần II dưới đây, mà không được giao cho bất cứ CBNV hoặc bất cứ
người nào khác sử dụng.
I.5). Trước khi đóng dấu, cán bộ quản lý dấu phải so chiếu chữ ký do
người có thẩm quyền ký với chữ ký mẫu của người này mà cán bộ quản lý dấu
lưu giữ để đảm bảo tính chất xác thực của chữ ký; đồng thời cán bộ quản lý
dấu cũng cần đọc qua nội dung chủ yếu của văn bản, tài liệu, chứng từ có liên
quan để đảm bảo rằng các loại giấy tờ này đã được ký đúng thẩm quyền của
người ký (ngoại trừ các văn bản, tài liệu, chứng từ do chính Tổng Giám đốc ký)
I.6). Về mặt nguyên tắc, dấu tròn của Công ty được đóng chồng lên 1/3
chữ ký của các cán bộ có thẩm quyền của Công ty trên các văn bản, chứng từ có
liên quan. Tuy nhiên, trong trường hợp cần thiết, dấu tròn còn có thể được đóng
trên các văn bản, chứng từ của Công ty dưới hình thức “dấu treo” (là dấu được
đóng tại góc trái trên cùng của trang văn bản, chứng từ đầu tiên) hoặc dưới hình
thức “đóng dấu giáp lai” giữa các trang văn bản, chứng từ. Các trường hợp đóng
“dấu treo” hoặc đóng “dấu giáp lai” trên các văn bản, chứng từ phải được sự cho
phép của thành viên Ban Giám đốc Công ty trực tiếp chỉ đạo các công việc có liên
quan, và người này sẽ chịu trách nhiệm về sự cho phép của mình.

I.7). Tuyệt đối nghiêm cấm việc đóng dấu “khống” trên các tài liệu,
chứng từ còn để trống hoặc chưa điền đầy đủ các chi tiết cần thiết và trên giấy
(có tiêu đề hoặc không có tiêu đề của Công ty) còn để trắng.
I.8). Đối với các chỗ bổ sung, sửa đổi trên các văn bản, tài liệu, chứng từ
của Công ty có liên quan, cán bộ quản lý dấu không được đóng dấu tròn của
Công ty lên trên các chỗ này mà phải sử dụng loại dấu riêng (dùng để xác nhận
việc sữa chữa) để đóng. Các trường hợp hết sức đặc biệt, cần thiết phải đóng
dấu tròn của Công ty lên các chỗ sửa chữa trên các văn bản, tài liệu, chứng từ có
liên quan thì mới được xem là hợp pháp hoặc hợp lệ, hoặc theo yêu cầu của các
cơ quan chức năng có thẩm quyền, cán bộ quản lý dấu phải xin ý kiến của thành
viên Ban Giám đốc trực tiếp chỉ đạo công việc có liên quan, chỉ khi nào được
ngưới này đồng ý và ký tắt trên chỗ bổ sung, sửa đổi thì mới được đóng dấu tròn
lên trên các chỗ này.
I.9). Các văn bản nội bộ của Công ty có tính chất thông báo, trao đổi thông
tin trong nội bộ Phòng/Ban hoặc giữa các Phòng/Ban, các báo cáo, tờ trình của
cấp dưới gởi cho cấp trên, các báo cáo của các Phòng/Ban trình Tổng Giám đốc
và sao gởi cho các thành viên khác trong Ban Giám đốc..nên không cần thiết phải
đóng dấu tròn của Công ty. Riêng các văn bản tuy có tính chất nội bộ nhưng là
văn bản pháp lý để thi hành (như các quyết định, quy định, quy chế...) thì cần
thiết phải được đóng dấu tròn của Công ty bên cạnh chữ ký của cấp có thẩm
quyền ký ban hành.




2/4
II). CÁC CẤP CÓ THẨM QUYỀN CỦA CÔNG TY MÀ CHỮ
KÝ TRÊN CÁC VĂN BẢN, TÀI LIỆU, CHỨNG TỪ CÓ LIÊN
QUAN ĐƯỢC ĐÓNG DẤU TRÒN CỦA CÔNG TY :

II.1). Chủ tịch HĐQT và Tổng Giám đốc Công ty :
• Các văn bản, tài liệu của Công ty được ký bởi Chủ tịch HĐQT, thay mặt cho
HĐQT, về những vấn đề thuộc phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của
HĐQT được quy định tại điều 17 Bản Điều lệ Công ty.
• Toàn bộ các văn bản, tài liệu, chứng từ của Công ty được ký bởi Tổng Giám
đốc (kể cả các văn bản có tính chất nội bộ nếu Tổng Giám đốc yêu cầu).

II.2). Các Phó Tổng Giám đốc :
• Các văn bản, tài liệu, chứng từ do các Phó Tổng Giám đốc ký tên trong phạm
vi thẩm quyền của các Phó TGĐ được quy định tại Bản Quy định chức trách
của các thành viên Ban Giám đốc Fideco được Hội đồng quản trị Công ty ký
ban hành; cùng các phạm vi công tác đã được Tổng Giám đốc ủy quyền cho
các Phó TGĐ tại các văn bản ủy quyền có liên quan.
II.3). Các Giám đốc các Bộ phận công tác :
• Các văn bản, tài liệu, chứng từ do các Giám đốc các Bộ phận công tác ký tên,
trong phạm vi thẩm quyền của những người này được quy định tại Bản Quy
định chức trách của các thành viên Ban Giám đốc Công ty do HĐQT Công ty
ký ban hành; cùng các phạm vi công tác đã được Tổng Giám đốc ủy quyền
cho Giám đốc các Bộ phận công tác.
II.4). Phó Tổng Giám đốc và Giám đốc các Bộ phận công tác có thể ủy
quyền bằng văn bản cho các Trưởng Phòng (hoặc Phụ trách Phòng) trực thuộc
Bộ phận công tác của mình ký tên trên một số văn bản, tài liệu, chứng từ thuộc
thẩm quyền của mình, và chỉ trong phạm vi này mà thôi, không được ủy quyền
ký những văn bản, chứng từ mà Tổng Giám đốc đã ủy quyền ký cho Phó TGĐ
hoặc Giám đốc các Bộ phận công tác, và với điều kiện là phạm vi, nội dung công
việc được ủy quyền và thời hạn ủy quyền phải được Tổng Giám đốc duyệt
chấp thuận và văn bản ủy quyền phải được sao gởi thông báo cho các thành viên
Ban Giám đốc khác được biết. Việc ủy quyền này, nếu có, chỉ thực hiện đến
cấp Trưởng (hoặc Phụ trách Phòng) mà không thực hiện đến cấp Phó Phòng
và/hoặc cấp Trợ lý, Phụ tá BGĐ.
Chỉ có các văn bản, tài liệu, chứng từ do các Trưởng Phòng (hoặc Phụ
trách Phòng) thuộc các Bộ phận công tác ký theo sự ủy quyền hợp lệ và hợp pháp
của các Phó Tổng Giám đốc và các Giám đốc các Bộ phận công tác như đã nêu
trên mới được đóng dấu tròn bên cạnh chữ ký của các Trưởng Phòng (hoặc Phụ
trách Phòng) có liên quan.
II.5). Ngoài các cấp có thẩm quyền ký tên và được đóng dấu tròn của
Công ty bên cạnh chữ ký như đã nêu trên, cán bộ quản lý dấu không được sử



3/4
dụng dấu tròn để đóng trên các văn bản, tài liệu, chứng từ có chữ ký của bất cứ
một người nào khác trong Công ty.

Bản Quy định này có hiệu lực pháp lý và có giá trị thi hành kể từ ngày
được Tổng Giám đốc Công ty ký ban hành. Các văn bản, chỉ thị, quy định trước
đây của Công ty mà nội dung trái hoặc không phù hợp với các quy định của Bản
Quy định này đều không còn hiệu lực thi hành.

Trong quá trình thực hiện, các nội dung trong Bản Quy định này có thể
được bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với tình hình và thực tế phát sinh trong hoạt
động hàng ngày của Công ty. Mọi bổ sung, sửa đổi phải được cụ thể hóa bằng
văn bản do Tổng Giám đốc ký ban hành.

Yêu cầu các Phòng, Ban, Bộ phận công tác phổ biến Bản Quy định này
đến từng CBNV để quán triệt và chấp hành.
TP. Hồ chí Minh, ngày tháng năm
TỔNG GIÁM ĐỐC




4/4
Đề thi vào lớp 10 môn Toán |  Đáp án đề thi tốt nghiệp |  Đề thi Đại học |  Đề thi thử đại học môn Hóa |  Mẫu đơn xin việc |  Bài tiểu luận mẫu |  Ôn thi cao học 2014 |  Nghiên cứu khoa học |  Lập kế hoạch kinh doanh |  Bảng cân đối kế toán |  Đề thi chứng chỉ Tin học |  Tư tưởng Hồ Chí Minh |  Đề thi chứng chỉ Tiếng anh
Theo dõi chúng tôi
Đồng bộ tài khoản