Quyển 4_Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng (P3)

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Quyển 4_Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng (P3)

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Nội dung Text: Quyển 4_Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng (P3)

  1. III. qu¶n lý lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ 3.1 Kh¸i qu¸t §Ó tiÕn hµnh ho¹t ®éng ®¸nh gi¸, tæ chøc chøng nhËn ph¶i  thùc   thùc   hiÖn  vµ  qu¶n   lý   mét  lÞch   tr×nh   ®¸nh   gi¸   cã  hiÖu lùc vµ hiÖu qu¶. Môc ®Ých cña lÞch tr×nh ®¸nh gi¸  lµ ®Ó trî gióp cho l∙nh ®¹o tæ chøc chøng nhËn khi cung  cÊp c¸c nguån lùc cÇn thiÕt t¹o ®iÒu kiÖn cÇn thiÕt cho  ho¹t ®éng triÓn khai c¸c cuéc ®¸nh gi¸ trªn ®óng thêi  ®iÓm vµ hoµn chØnh. LÞch tr×nh ®¸nh gi¸ cã thÓ bao gåm viÖc tæ chøc nhiÒu  cuéc ®¸nh gi¸ bao qu¸t hÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng víi  c¸c môc tiªu kh¸c nhau tuú thuéc vµo quy m«, b¶n chÊt vµ  møc ®é phøc t¹p cña tæ chøc. LÞch tr×nh ®¸nh gi¸ còng cã  thÓ bao gåm nh÷ng cuéc ®¸nh gi¸ kÕt hîp nhiÒu lo¹i h×nh  nh  ®¸nh   gi¸   hÖ   thèng   qu¶n   lý   chÊt   lîng,   ®¸nh   gi¸   hÖ  thèng qu¶n lý m«i trêng... L∙nh   ®¹o  tæ  chøc   chøng   nhËn   cã   thÓ   trùc   tiÕp  qu¶n   lý  hoÆc uû quyÒn qu¶n lý lÞch tr×nh ®¸nh gi¸. C«ng t¸c qu¶n  lý lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ bao gåm: ­ ThiÕt lËp môc tiªu vµ quy m« cña ch¬ng tr×nh; ­ X¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm, nguån lùc vµ c¸c thñ tôc; ­ §¶m b¶o viÖc thùc hiÖn ch¬ng tr×nh ®¸nh gi¸; ­ Gi¸m s¸t vµ rµ so¸t ch¬ng tr×nh ®¸nh gi¸; ­ §¶m b¶o duy tr× c¸c hå s¬ thÝch hîp. 3.2 Môc tiªu vµ quy m« cña lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ Môc tiªu cña lÞch tr×nh ®¸nh gi¸
  2. Môc tiªu cho lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ cÇn ®îc thiÕt lËp ®Ó  ®Þnh híng cho viÖc ho¹ch ®Þnh vµ ®iÒu hµnh c¸c cuéc ®¸nh  gi¸. Tuú thuéc vµo quy m«, b¶n chÊt vµ møc ®é phøc t¹p,  tæ chøc chøng nhËn cã thÓ ®¸p øng c¸c môc tiªu nµy trong  mét cuéc ®¸nh gi¸. C¸c môc tiªu ®a ra ®îc c¨n cø trªn: ­ §Þnh híng trong kinh doanh; ­ C¸c yªu cÇu cña hÖ thèng qu¶n lý; ­ C¸c yªu cÇu chÕ ®Þnh hoÆc yªu cÇu hîp ®ång; ­ Yªu cÇu cña kh¸ch hµng; ­ C¸c rñi ro tiÒm Èn trong tæ chøc. Th«ng thêng, ®èi víi cuéc ®¸nh gi¸ néi bé, tæ chøc ¸p  dông   HTQLCL   ph¶i   tù   x¸c   ®Þnh   môc   tiªu   cña   lÞch   tr×nh  ®¸nh gi¸ cho m×nh vµ ®ång thêi chuÈn bÞ cho viÖc chøng  nhËn HTQLCL cña tæ chøc chøng nhËn hay nh»m ®¶m b¶o sù  phô hîp víi c¸c yªu cÇu hîp ®ång. Quy m« cña lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ LÞch tr×nh ®¸nh gi¸ cã thÓ ®a d¹ng vÒ ®é lín, b¶n chÊt  vµ møc ®é phøc t¹p. Quy m« cña lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ ®îc  thÓ hiÖn qua ph¹m vi, môc tiªu, kho¶ng thêi gian ph©n  bæ, vµ tÇn xuÊt cña viÖc ®¸nh gi¸. Quy m« nµy bÞ t¸c  ®éng bëi: ­ Quy m«, b¶n chÊt, vµ møc ®é phøc t¹p cña tæ chøc  ®¸nh gi¸; ­ Sè lîng, tÇm quan träng, møc ®é phøc t¹p, tÝnh chÊt  t¬ng   ®ång,   vµ   ®Þa   ®iÓm   cña   c¸c   ho¹t   ®éng   sÏ   ®îc  ®¸nh gi¸; ­ Tiªu chuÈn, c¸c yªu cÇu chÕ ®Þnh vµ theo hîp ®ång,  c¸c chÝnh s¸ch, thñ tôc vµ c¸c chuÈn mùc ®¸nh gi¸  kh¸c;
  3. ­ Nhu cÇu vÒ chøng nhËn; ­ KÕt qu¶ cña c¸c cuéc ®¸nh gi¸ tríc ®ã hoÆc kÕt qu¶  xem xÐt lÞch tr×nh ®¸nh gi¸; ­ C¸c vÊn ®Ò ng«n ng÷, v¨n ho¸, x∙ héi; ­ Mèi quan t©m cña c¸c bªn liªn quan; ­ Nh÷ng thay ®æi lín vÒ tæ chøc, ho¹t ®éng hay c¸c  khu vùc chøc n¨ng. 3.3 Tr¸ch nhiÖm, nguån lùc vµ thñ tôc Tr¸ch nhiÖm Tr¸ch nhiÖm qu¶n lý lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ cÇn ®îc chØ ®Þnh  cho   mét   hoÆc   nhiÒu   c¸   nh©n  cã  hiÓu   biÕt   chung   vÒ   c¸c  nguyªn   t¾c   ®¸nh   gi¸,   vÒ   n¨ng   lùc   cña   chuyªn   gia   ®¸nh  gi¸, vµ vÒ viÖc ¸p dông c¸c c«ng cô còng nh ph¬ng ph¸p  ®¸nh gi¸. Ngêi ®îc chØ ®Þnh còng cÇn cã hiÓu biÕt chung  vÒ kü thuËt vµ s¶n xuÊt, kinh doanh/cung øng dÞch vô t­ ¬ng øng víi c¸c ho¹t ®éng sÏ ®îc ®¸nh gi¸. Nguêi cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ ph¶i: ­ X¸c ®Þnh, thùc hiÖn, duy tr× vµ c¶i tiÕn lÞch tr×nh  ®¸nh gi¸; ­ NhËn   biÕt   vµ   cung   cÊp   ®ñ   nguån   lùc   ®Ó   thùc   hiÖn  lÞch tr×nh ®¸nh gi¸. Nguån lùc Khi x¸c ®Þnh c¸c nguån lùc cÇn ph©n bæ cho lÞch tr×nh  ®¸nh gi¸, cÇn c©n nh¾c ®Õn c¸c yªu tè sau: ­ C¸c nguån lùc tµi chÝnh cÇn thiÕt ®Ó x©y dùng, thùc  hiÖn, qu¶n lý vµ c¶i tiÕn c¸c ho¹t ®éng ®¸nh gi¸; ­ C¸c c«ng cô vµ ph¬ng ph¸p ®¸nh gi¸;
  4. ­ Sù s½n cã cña c¸c chuyªn gia ®¸nh gi¸ vµ chuyªn gia  kü thuËt; ­ C¸c qu¸ tr×nh ®Ó ®¹t ®îc vµ duy tr× n¨ng lùc cña  chuyªn gia ®¸nh gi¸, còng nh  ®Ó c¶i tiÕn kÕt qu¶  thùc hiÖn c«ng viÖc cña chuyªn gia ®¸nh gi¸; ­ N¨ng lùc cña chuyªn gia ®¸nh gi¸ thÝch hîp víi c¸c  môc tiªu ®¸nh gi¸ cô thÓ trong ch¬ng tr×nh; ­ Thêi gian ph©n bæ, thêi gian di chuyÓn;  ­ C¸c nhu cÇu kh¸c. Thñ tôc Thñ tôc ®¸nh gi¸ ph¶i ®Ò cËp tíi c¸ch thøc: ­ Ho¹ch ®Þnh vµ lªn lÞch c¸c cuéc ®¸nh gi¸; ­ §¶m b¶o n¨ng lùc cña c¸c chuyªn gia ®¸nh gi¸; ­ Lùa chän ®oµn chuyªn gia ®¸nh gi¸ thÝch hîp; ­ TiÕn hµnh ®¸nh gi¸; ­ Thùc hiÖn theo dâi vµ gi¸m s¸t tiÕp theo. 3.4 Thùc hiÖn lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ ViÖc thùc hiÖn lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ bao gåm: ­ V¨n b¶n ho¸ lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ vµ th«ng b¸o cho  c¸c bªn liªn quan; ­ §iÒu phèi vµ lªn lÞch cho c¸c cuéc ®¸nh gi¸, còng  nh cho c¸c ho¹t ®éng kh¸c trong lÞch tr×nh; ­ ThiÕt lËp vµ duy tr× qu¸ tr×nh ®¸nh gi¸ ban ®Çu cña  chuyªn gia ®¸nh gi¸ còng nh  theo dâi nhu cÇu ®µo  t¹o   vµ   ph¸t   triÓn   n¨ng   lùc   chuyªn   m«n   cña   chuyªn  gia ®¸nh gi¸;
  5. ­ §¶m b¶o viÖc chØ ®Þnh c¸c ®oµn ®¸nh gi¸ phï hîp víi  môc ®Ých ®¸nh gi¸; ­ Cung cÊp c¸c nguån lùc cÇn thiÕt cho ®oµn ®¸nh gi¸; ­ §¶m b¶o tiÕn hµnh c¸c cuéc ®¸nh gi¸ theo ®óng lÞch  tr×nh; ­ §¶m b¶o kiÓm so¸t hå s¬ cña c¸c ho¹t ®éng ®¸nh gi¸; ­ §¶m b¶o xem xÐt vµ phª duyÖt c¸c b¸o c¸o ®¸nh gi¸,  vµ ®Ö tr×nh tíi c¸c cÊp cã thÈm quyÒn; ­ §¶m b¶o cho ho¹t ®éng theo dâi sau ®¸nh gi¸. 3.5 Hå s¬ thuéc lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ C¸c hå s¬ thuéc lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ cÇn ®îc duy tr× nh»m  chøng minh cho viÖc vËn hµnh lÞch tr×nh ®¸nh gi¸. Hå s¬  ®ã cã thÓ bao gåm: a) KÕt qu¶ rµ so¸t lÞch tr×nh ®¸nh gi¸; b) C¸c hå s¬ cña tõng lÇn ®¸nh gi¸ nh: ­ KÕ ho¹ch ®¸nh gi¸; ­ B¸o c¸o ®¸nh gi¸; ­ B¸o c¸o ®iÓm kh«ng phï hîp; ­ B¸o c¸o hµnh ®éng kh¾c phôc vµ phßng ngõa. c) Hå s¬ vÒ nh©n sù tham gia ®¸nh gi¸ bao gåm c¸c vÊn  ®Ò: ­ §¸nh gi¸ ban ®Çu chuyªn gia ®¸nh gi¸; ­ §¸nh gi¸ kÕt qu¶ thùc hiÖn nhiÖm vô cña chuyªn gia; ­ Lùa chän ®oµn ®¸nh gi¸; ­ Qu¸ tr×nh ®µo t¹o.  3.6 Gi¸m s¸t vµ rµ so¸t lÞch tr×nh ®¸nh gi¸
  6. ViÖc vËn hµnh lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ cÇn ®îc gi¸m s¸t vµ  t¹i c¸c chu kú thÝch hîp ®îc rµ so¸t ®Ó ®¸nh gi¸ møc ®é  ®¸p øng c¸c môc tiªu ®∙ ®Ò ra. KÕt qu¶ rµ so¸t cÇn ®¸nh  gi¸ ®îc hiÖu lùc cña lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ vµ nhËn biÕt  c¸c c¬ héi c¶i tiÕn. §Ó cã thÓ gi¸m s¸t cã hiÖu qu¶ lÞch tr×nh ®¸nh gi¸, cã  thÓ sö dông mét sè chØ sè sau ®©y: ­ Kh¶ n¨ng cña ®oµn ®¸nh gi¸ ®Ó ®¸p øng c¸c môc tiªu; ­ Sù phï hîp víi ch¬ng tr×nh vµ lÞch tr×nh; ­ Ph¶n håi tõ l∙nh ®¹o tæ chøc, bªn ®îc ®¸nh gi¸ vµ  c¸c chuyªn gia ®¸nh gi¸; ­ Thêi   gian   ®Ó   kh¾c   phôc   c¸c   vÊn   ®Ò   ®a   ra   cã   liªn  quan ®Õn lÞch tr×nh ®¸nh gi¸.  ViÖc rµ so¸t lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ tiÕn hµnh theo ®Þnh kú  cã thÓ c©n nh¾c ®Õn: ­ KÕt qu¶ vµ khuynh híng nhËn thÊy qua ho¹t ®éng gi¸m  s¸t; ­ Sù phï hîp víi thñ tôc; ­ Nhu cÇu vµ mong ®îi cña c¸c bªn quan t©m; ­ Hå s¬ ®¸nh gi¸; ­ C¸c   thùc   tiÔn   ®¸nh   gi¸   míi   vµ   c¸c   kh¶   n¨ng   lùa  chän. KÕt qu¶ rµ so¸t lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ cã thÓ dÉn ®Õn c¸c  hµnh ®éng kh¾c phôc, phßng ngõa hay c¶i tiÕn lÞch tr×nh  ®¸nh gi¸.

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