Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT

Chia sẻ: Son Pham | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:27

0
77
lượt xem
5
download

Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT

  1. B GIÁO D C VÀ ÀO T O C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T -------- NAM c l p – T do – H nh phúc ------------ S : 2500/Q -BGD T Hà N i, ngày 24 tháng 03 năm 2009 QUY T NNH BAN HÀNH QUY CH T CH C HO T NG CÔNG TÁC VĂN THƯ B TRƯ NG B GIÁO D C VÀ ÀO T O Căn c Ngh nh s 178/2007/N -CP ngày 03/12/2007 c a Chính ph quy nh ch c năng, nhi m v , quy n h n và cơ c u t ch c c a B , cơ quan ngang B ; Căn c Ngh nh s 32/2008/N -CP ngày 19/3/2008 c a Chính ph quy nh ch c năng, nhi m v , quy n h n và cơ c u t ch c c a B Giáo d c và ào t o; Căn c Ngh nh s 110/2004/N -CP ngày 08/4/2004 c a Chính ph v công tác văn thư; Căn c Quy t nh s 7939/Q -BGD T ngày 20/11/2008 c a B trư ng B Giáo d c và ào t o v vi c quy nh ch c năng , nhi m v và cơ c u t ch c c a các ơn v th c hi n ch c năng qu n lý nhà nư c thu c B Giáo d c và ào t o; Xét ngh c a Chánh Văn phòng B , QUY T NNH: i u 1. Ban hành kèm theo Quy t nh này Quy ch t ch c ho t ng công tác văn thư t i cơ quan B Giáo d c và ào t o. i u 2. Quy t nh này có hi u l c k t ngày ký ban hành. i u 3. Các ông (bà): Chánh Văn phòng, Chánh Thanh tra, V trư ng, C c trư ng, Th trư ng các ơn v thu c cơ quan B Giáo d c và ào t o ch u trách nhi m thi hành Quy t nh này./. KT. B TRƯ NG TH TRƯ NG Nơi nh n: - Như i u 3; - B trư ng ( b/c); - Các Th trư ng ( b/c); - G i ăng Website B GD T; - Lưu: VT, VP. Ph m Vũ Lu n QUY CH
  2. T CH C HO T NG CÔNG TÁC VĂN THƯ (Ban hành kèm theo Quy t nh s 2500/Q -BGD T ngày 24 tháng 3 năm 2009 c a B trư ng B Giáo d c và ào t o) Chương I QUY NNH CHUNG i u 1. Ph m vi áp d ng và i tư ng i u ch nh 1. Quy ch này quy nh v nguyên t c, n i dung, trách nhi m và t ch c ho t ng công tác văn thư; quy nh v trình t , th th c, k thu t trình bày văn b n quy ph m pháp lu t, văn b n hành chính và b n sao văn b n c a cơ quan B Giáo d c và ào t o. 2. Quy ch t ch c ho t ng công tác văn thư ư c áp d ng th ng nh t trong t t c các ơn v , t ch c có ch c năng qu n lý nhà nư c thu c cơ quan B Giáo d c và ào t o (sau ây ư c g i t t là các ơn v thu c cơ quan B ). i u 2. N i dung c a công tác văn thư Công tác văn thư là m t ho t ng nghi p v ph c v cho công tác qu n lý nhà nư c trong lĩnh v c giáo d c và ào t o. N i dung c a công tác văn thư bao g m: so n th o văn b n, ban hành văn b n, sao văn b n, qu n lý văn b n n, qu n lý văn b n i, qu n lý và s d ng con d u, l p h sơ công vi c và giao n p tài li u vào lưu tr cơ quan B . i u 3. Trách nhi m qu n lý 1. B trư ng B Giáo d c và ào t o ch u trách nhi m qu n lý nhà nư c v công tác văn thư, ch o vi c nghiên c u, ng d ng khoa h c k thu t và công ngh thông tin vào công tác văn thư c a cơ quan. 2. Chánh Văn phòng B có nhi m v giúp B trư ng th c hi n ch c năng qu n lý nhà nư c v công tác văn thư; tr c ti p ch o, t ch c th c hi n công tác văn thư t i cơ quan B theo các quy nh hi n hành c a Nhà nư c. 3. Th trư ng các ơn v thu c cơ quan B có trách nhi m t ch c, ch o, ki m tra và qu n lý công tác văn thư c a ơn v mình theo úng các quy nh hi n hành c a Nhà nư c v công tác văn thư. 4. Phòng Hành chính thu c Văn phòng B có ch c năng giúp Chánh Văn phòng qu n lý, t ch c th c hi n công tác văn thư c a cơ quan B Giáo d c và ào t o. 5. M i cán b , công ch c trong quá trình gi i quy t công vi c có liên quan n công tác văn thư ph i th c hi n nghiêm ch nh quy ch này và các quy nh hi n hành c a Nhà nư c v công tác văn thư. i u 4. T ch c văn thư cơ quan B Giáo d c và ào t o
  3. 1. Văn thư cơ quan B Giáo d c và ào t o là m t b ph n c a Phòng Hành chính thu c Văn phòng B . Văn thư cơ quan B có nhi m v giúp Chánh Văn phòng và Trư ng phòng Hành chính qu n lý và t ch c các ho t ng v công tác văn thư theo các quy nh hi n hành, ng th i th c hi n ch c năng văn thư c a Văn phòng B . 2. Các ơn v th c hi n ch c năng qu n lý nhà nư c thu c cơ quan B có tài kho n riêng, có con d u riêng ph i t ch c b ph n văn thư chuyên trách. 3. Các ơn v , t ch c khác thu c cơ quan B ph i b trí cán b làm công tác văn thư theo ch kiêm nhi m. i u 5. Trình chuyên môn, nghi p v c a cán b văn thư Cán b văn thư c a cơ quan B Giáo d c và ào t o và các ơn v có tài kho n riêng và con d u riêng thu c cơ quan B ph i có m t trong các trình chuyên môn, nghi p v sau: 1. B ng t t nghi p i h c; có ch ng ch nghi p v văn thư, lưu tr . 2. Có b ng trung c p chuyên ngành văn thư, lưu tr ho c tương ương tr lên. Hàng năm, cán b , công ch c làm công tác văn thư ư c ào t o, b i dư ng nghi p v văn thư, lưu tr . i u 6. Kinh phí cho ho t ng văn thư 1. Kinh phí dùng cho công tác văn thư ư c s d ng t ngu n ngân sách c a B Giáo d c và ào t o. Các ơn v ph i d trù kinh phí cho công tác văn thư và ưa vào k ho ch tài chính hàng năm. 2. Kinh phí, trang b thi t b k thu t chuyên dùng ph c v cho công tác văn thư c a cơ quan do Chánh Văn phòng xu t. S d ng và qu n lý kinh phí dùng cho ho t ng văn thư ư c th c hi n theo các quy nh hi n hành c a nhà nư c. i u 7. B o v bí m t trong công tác văn thư M i ho t ng trong lĩnh v c công tác văn thư c a B Giáo d c và ào t o ph i th c hi n úng quy nh c a pháp lu t v b o v bí m t nhà nư c. Chương II SO N TH O, BAN HÀNH VĂN B N, SAO VĂN B N i u 8. Hình th c văn b n 1. Văn b n quy ph m pháp lu t v giáo d c và ào t o là văn b n thu c thNm quy n ký ban hành c a B trư ng B Giáo d c và ào t o, bao g m: thông tư, thông tư liên t ch.
  4. 2. Văn b n hành chính bao g m: ch th , quy t nh, chương trình, k ho ch, án, phương án, báo cáo, biên b n, t trình, công văn, thông cáo, thông báo, công i n, h p ng, gi y ch ng nh n, gi y ngh phép, gi y u quy n, gi y y nhi m, gi y m i, gi y gi i thi u, gi y i ư ng, gi y biên nh n h sơ, phi u nh c vi c, phi u g i, phi u chuy n. 3. Văn b n chuyên ngành trong lĩnh v c giáo d c và ào t o do B trư ng B Giáo d c và ào t o quy nh sau khi th a thu n, th ng nh t v i B trư ng B N i v . i u 9. Th th c, k thu t, phông ch trình bày văn b n Th th c, k thu t, phông ch trình bày văn b n ph i ư c th c hi n theo các quy nh hi n hành c a Nhà nư c và các quy nh c a Quy ch này. i u 10. Qu c hi u Qu c hi u ư c ghi trên văn b n v i 2 dòng ch in m. Dư i dòng ch th hai có g ch chân b ng nét li n m nh: C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM c l p - T do - H nh phúc i u 11. Tên cơ quan, ơn v t ch c ban hành văn b n 1. Tên cơ quan B Giáo d c và ào t o ph i ư c ghi y theo tên g i chính th c căn c theo quy t nh thành l p, in hoa, tô m, g ch chân b ng nét li n m nh: B GIÁO D C VÀ ÀO T O 2. Tên ơn v thu c B ư c s d ng con d u riêng, có thNm quy n ban hành văn b n ư c ghi y theo tên g i chính th c trong quy t nh thành l p, in hoa, m và ư c ghi bên dư i tên c a B Giáo d c và ào t o ( ơn v ch qu n tr c ti p c p trên). Tên c a cơ quan B Giáo d c và ào t o in hoa, không m; dư i tên ơn v g ch chân b ng nét li n m nh, ví d : B GIÁO D C VÀ ÀO T O C C CÔNG NGH THÔNG TIN 3. Tên vi t t t c a B Giáo d c và ào t o trong ký hi u văn b n là BGD T. Tên vi t t t c a các ơn v thu c cơ quan B ư c áp d ng theo quy nh t i ph l c s III ban hành kèm theo Quy ch này. i u 12. S , ký hi u văn b n
  5. S , ký hi u c a văn b n quy ph m pháp lu t, văn b n hành chính do B Giáo d c và ào t o ban hành ư c th c hi n như sau: 1. Văn b n quy ph m pháp lu t c a B Giáo d c và ào t o ban hành nh t thi t ph i ghi năm ban hành văn b n. Ch vi t t t tên lo i văn b n (ký hi u văn b n) ư c ghi t i ph l c s II ban hành kèm theo Quy ch này. 2. Cách ghi s , ký hi u, năm ban hành c a văn b n quy ph m pháp lu t: T “S ” ư c trình bày b ng ch in thư ng, sau t “S ” có d u hai ch m (:), ti p n là s ăng ký văn b n, năm ban hành văn b n, ký hi u văn b n. Gi a s ăng ký, năm ban hành và ký hi u văn b n là d u g ch chéo (/); gi a các nhóm t ký hi u văn b n có d u g ch n i (-) không d u cách. Ví d : S : 02/2009/TT-BGD T 3. Trư ng h p thông tư liên t ch do B Giáo d c và ào t o ch trì so n th o thì s c a thông tư liên t ch ư c ghi theo s th t văn b n quy ph m pháp lu t c a B Giáo d c và ào t o. Sau ký hi u tên lo i văn b n ghi ch vi t t t tên cơ quan B Giáo d c và ào t o (ghi trư c), ti p n là ch vi t t t tên cơ quan ph i h p (ghi sau); gi a các nhóm t vi t t t trong ký hi u văn b n có d u g ch n i (-) không d u cách. ví d : S : 02/2009/TTLT-BGD T- ...(BNV)... 3. Quy nh ghi s , ký hi u c a quy t nh, ch th và các lo i văn b n hành chính có tên lo i khác bao g m: t “S ” ư c trình bày b ng ch in thư ng. Sau t “S ” có d u hai ch m (:), ti p n ghi s văn b n, g ch chéo “/”, ch vi t t t tên lo i văn b n, g ch ngang “-”, ch vi t t t tên B Giáo d c và ào t o “BGD T”, không d u cách. Ví d : Quy t nh S : 01/Q -BGD T Ch th S : 01/CT-BGD T 5. Cách ghi s , ký hi u c a công văn bao g m: t “S ” ư c trình bày b ng ch in thư ng; sau t “S ” có d u hai ch m (:), ti p n ghi s văn b n, g ch chéo “/”, ch vi t t t (tên) B Giáo d c và ào t o “BGD T”, g ch ngang “-”, tên vi t t t ơn v so n th o ho c ch trì so n th o, không d u cách. ví d : S : 01/BGD T-VP i u 13. a danh và ngày, tháng, năm ban hành văn b n 1. a danh trên văn b n c a cơ quan B Giáo d c và ào t o ban hành ư c ghi là Hà N i. 2. Ngày, tháng, năm ban hành văn b n là ngày, tháng, năm văn b n ư c ký ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn b n ư c ghi b ng ch s - R p và ghi y các ch s ngày … tháng … năm …. i v i nh ng ch s ch ngày nh hơn 10 và các tháng m t, tháng hai ph i ghi thêm ch s 0 phía trư c.
  6. a danh, ngày, tháng, năm ban hành văn b n ư c trình bày b ng ki u ch in thư ng, nghiêng, không m; Hà N i, ngày tháng năm 200... 3. a danh ghi trên văn b n c a các ơn v có ch c năng qu n lý nhà nư c tr c thu c cơ quan B , có tài kho n riêng và con d u riêng, ư c ghi: a. Văn b n ký th a l nh B trư ng: óng d u qu c huy c a B , ghi Hà N i. b. Văn b n ký theo ch c năng, nhi m v ư c phân công, óng d u c a ơn v : Ghi theo a danh t nh, thành ph , nơi óng tr s chính c a ơn v . i u 14. Tên lo i và trích y u n i dung văn b n 1. Văn b n quy ph m pháp lu t; văn b n hành chính c a B Giáo d c và ào t o ban hành ph i ghi rõ tên lo i. 2. Công văn c a B Giáo d c và ào t o ban hành nh t thi t ph i ghi trích y u. Trích y u n i dung văn b n là m t câu ng n g n ho c m t c m t , ph n ánh khái quát n i dung ch y u c a văn b n. i u 15. N i dung, b c c văn b n N i dung văn b n là thành ph n ch y u, tr ng tâm c a m t văn b n, th hi n các v n có tính quy ph m ( i v i văn b n quy ph m pháp lu t), các quy nh, các yêu c u ư c t ra. 1. N i dung văn b n c a B Giáo d c và ào t o ban hành ph i b o m nh ng yêu c u cơ b n sau: a. Phù h p v i các quy nh hi n hành v hình th c văn b n; b. Phù h p v i ư ng l i, ch trương c a ng, chính sách pháp lu t c a nhà nư c có liên quan n lĩnh v c giáo d c và các ch trương, ch o c a B giáo d c và ào t o; c. Các quy ph m pháp lu t, các quy nh hay các v n , s vi c ph i ư c trình bày ng n g n, rõ ràng, chính xác; d. S d ng ngôn ng vi t, cách th c di n t ơn gi n, d hi u; . Dùng t ng ti ng Vi t ph thông, không dùng t ng a phương; i v i thu t ng chuyên môn c n xác nh rõ n i dung thì ph i ư c gi i thích trong văn b n. Trong trư ng h p th c s c n thi t có th dùng t ng nư c ngoài thì dùng t nguyên b n; e. Không vi t t t nh ng t , c m t không thông d ng. i v i nh ng t , c m t ư c s d ng nhi u l n trong văn b n thì có th vi t t t nhưng các ch vi t t t l n u c a t , c m t ph i ư c t trong ngo c ơn ngay sau t , c m t ó;
  7. g. Vi t hoa trong văn b n c a B Giáo d c và ào t o ban hành ư c th c hi n úng cách vi t thông d ng trong ng pháp và chính t ti ng Vi t ph thông và nh ng quy nh vi t hoa ư c quy nh t i i u kho n 6, i u 22 c a Quy ch này. h. Khi vi n d n l n u văn b n có liên quan, ph i ghi y tên lo i; s , ký hi u văn b n, ngày, tháng, năm ban hành văn b n, tên cơ quan, t ch c ban hành văn b n, trích y u n i dung văn b n (tr trư ng h p i v i lu t và pháp l nh); trong các l n vi n d n ti p theo, có th ghi tên lo i và s , ký hi u c a văn b n ó. 2. B c c c a văn b n do B Giáo d c và ào t o ban hành ư c b trí các thành ph n th th c văn b n theo Ph l c s I, m u trình bày văn b n theo Ph l c s IV, Ph l c s V ban hành hành kèm theo Quy ch này. i u 16. Ch c v , h tên và ch ký c a ngư i có th m quy n 1. Quy n h n c a ngư i ký ư c th c hi n như sau: a. Trư ng h p ký thay th trư ng cơ quan, t ch c thì ph i ghi ch vi t t t “KT.” (ký thay) vào trư c ch c v , sau d u ch m “.” có d u cách. ThNm quy n ư c ký thay văn b n là ngư i c p phó c a ngư i ng u cơ quan, t ch c và ư c ghi như sau: KT. B TRƯ NG KT. C C TRƯ NG KT. CHÁNH THANH TRA b. Trư ng h p văn b n ký th a l nh th trư ng cơ quan, t ch c thì ph i ghi ch vi t t t “TL.” (th a l nh) vào trư c ch c v , sau d u ch m có d u cách, ví d . TL. B TRƯ NG TL. B TRƯ NG V TRƯ NG V PHÁP CH CHÁNH VĂN PHÒNG c. Trư ng h p ký th a u quy n thì ph i ghi ch vi t t t “TUQ.” (th a u quy n) vào trư c ch B trư ng, sau d u ch m có d u cách. Ghi rõ ch c danh, tên ơn v , t ch c c a ngư i ký th a y quy n. Ngư i ư c ký th a u quy n không ư c y quy n l i cho ngư i khác ký, ví d : TUQ. B TRƯ NG V TRƯ NG V T CH C CÁN B 2. Ch c v c a ngư i ký a. Ch c v ghi trên văn b n c a B Giáo d c và ào t o ban hành là ch c danh chính th c c a ngư i ký. Văn b n do B trư ng ký ban hành ghi “B trư ng”, văn b n ký thay ghi “Th trư ng”, không ghi l i tên cơ quan B Giáo d c và ào t o; tr các văn b n liên t ch, văn b n do hai hay nhi u cơ quan, t ch c ban hành; B TRƯ NG KT. B TRƯ NG TH TRƯ NG
  8. b. Ch c v ghi trên văn b n ký th a l nh B trư ng ph i ghi y ch c danh lãnh o chính th c và tên ơn v , t ch c, ví d : TL. B TRƯ NG TL. B TRƯ NG V TRƯ NG V PHÁP CH CHÁNH VĂN PHÒNG Trư ng h p c n thi t, ngư i ư c ký th a l nh văn b n hành chính có th y nhi m c p phó c a ngư i ng u ký thay; ch c v ghi trên văn b n ký thay ph i ghi y ch c danh lãnh o chính th c, không ghi l i tên c a ơn v t ch c, ví d : TL. B TRƯ NG KT. V TRƯ NG V PHÁP CH PHÓ V TRƯ NG c. Ch c v ghi trên văn b n do các t ch c tư v n là H i ng, Ban ch o nhà nư c thu c lĩnh v c, ph m vi giáo d c và ào t o là ch c danh lãnh o trong Ban ho c H i ng c a ngư i ký văn b n. - H i ng, Ban ch o không ư c phép s d ng con d u c a B Giáo d c và ào t o ghi ch c danh chính th c theo quy t nh thành l p Ban ho c H i ng ó; TM. H I NG KT. TRƯ NG BAN CH TNCH PHÓ TRƯ NG BAN (Ch ký, d u c a t ch c) (Ch ký, d u c a t ch c) Nguy n Văn A Tr n Văn B - Trư ng h p các Ban, H i ng ư c B trư ng cho phép s d ng con d u c a cơ quan B Giáo d c và ào t o thì ngư i ký văn b n ghi ch c danh chính th c theo quy t nh thành l p Ban ho c H i ng ó, ng th i dư i ch ký có th ghi ch c danh lãnh o trong cơ quan B ; - Văn b n do H i ng ho c Ban ch o nhà nư c ban hành mà lãnh o B Giáo d c và ào t o làm Ch t ch ho c Phó Ch t ch; Trư ng ban ho c Phó Trư ng ban ư c ghi như sau: TM. H I NG CH TNCH (Ch ký, d u c a B ) B TRƯ NG B GIÁO D C VÀ ÀO T O Nguy n Văn A
  9. KT. TRƯ NG BAN PHÓ TRƯ NG BAN (Ch ký, d u c a B ) TH TRƯ NG B GIÁO D C VÀ ÀO T O Nguy n Văn B - Trư ng h p văn b n c a H i ng ho c Ban ch o nhà nư c ban hành mà lãnh o B Giáo d c và ào t o làm Trư ng ban ho c Ch t ch H i ng và lãnh o các ơn v thu c cơ quan B làm Phó Trư ng ban ho c Phó Ch t ch H i ng thì ch c danh c a ngư i ký văn b n ư c ghi như sau; TM. H I NG KT. TRƯ NG BAN CH TNCH PHÓ TRƯ NG BAN (Ch ký, d u c a B ) (Ch ký, d u c a B ) TH TRƯ NG V TRƯ NG V T CH C CÁN B Tr n Văn B Lê Văn C 3. H và tên ghi trên văn b n bao g m: h , tên m (n u có) và tên c a ngư i có thNm quy n ký, ban hành văn b n. i v i văn b n quy ph m pháp lu t, văn b n hành chính do B Giáo d c và ào t o ban hành, trư c h tên c a ngư i ký, không ghi h c hàm, h c v và các danh hi u danh d khác. Trong trư ng h p c n thi t khác, văn b n c a các t ch c nghiên c u khoa h c có th ghi thêm h c hàm, h c v . i u 17. D u óng trên văn b n D u óng trên văn b n c a B Giáo d c và ào t o ban hành ư c áp d ng theo i u 36, i u 39 c a Quy ch này. i u 18. Nơi nh n 1. Nơi nh n xác nh c th nh ng cơ quan, t ch c, ơn v và cá nhân nh n văn b n. Nơi nh n ph i ghi c th , chính xác tên t ng cơ quan, t ch c, cá nhân t i ph n “kính g i” và ph n “nơi nh n” c a văn b n. 2. Căn c ch c năng, nhi m v ư c B trư ng giao và m i quan h công tác v i các cơ quan, t ch c, ơn v ho c cá nhân có liên quan; căn c yêu c u gi i quy t công vi c, ơn v , cá nhân so n th o ho c ch trì so n th o văn b n có trách nhi m xu t nh ng cơ quan, t ch c, ơn v và cá nhân nh n văn b n trình ngư i ký văn b n quy t nh.
  10. 3. Văn b n ký th a u quy n, ký thay, ký th a l nh Th trư ng, c p có thNm quy n ký ph i g i văn b n Th trư ng c p ó báo cáo: Văn b n do Th trư ng ký ph i g i B trư ng báo cáo; Văn b n do Th trư ng ơn v ký th a l nh B trư ng thì ph i g i B trư ng, Th trư ng ph trách báo cáo. 4. i v i văn b n có ghi tên lo i: Nơi nh n bao g m t “Nơi nh n” và ph n li t kê các cơ quan, t ch c, ơn v và cá nhân nh n văn b n. 5. i v i văn b n hành chính có nơi nh n, ph n “kính g i” và “nơi nh n” ư c ghi như sau: a. T “Kính g i” ư c trình bày b ng ch in thư ng, sau t kính g i có d u “:” không d u cách. Sau d u “:” là tên các cơ quan, t ch c ho c ơn v , cá nhân tr c ti p gi i quy t công vi c, ch in thư ng, ng, không m; - Văn b n g i cho m t i tư ng c th Kính g i: Văn phòng Chính ph Kính g i: Ông Nguy n Văn A - Văn b n g i cho m t ho c m t s nhóm i tư ng nh t nh, ph n kính g i ư c ghi chung, sau ch cu i cùng c a m t i tư ng ho c m t nhóm i tư ng có d u “;”: + G i m t nhóm i tư ng, ư c ghi: Kính g i: U ban nhân dân các t nh, thành ph tr c thu c Trung ương + G i nhi u nhóm i tư ng, sau kính g i xu ng hàng: Kính g i: - Các S Giáo d c và ào t o; - Các ơn v tr c thu c B ; - Các trư ng i h c, cao ng và trung c p chuyên nghi p. b. “Nơi nh n:” ư c trình bày b ng ch in thư ng, nghiêng, m; sau d u “:” xu ng hàng, phía dư i là “- Như trên;” và tên các cơ quan, t ch c ho c ơn v , cá nhân có liên quan khác báo cáo ( b/c); ph i h p ( p/h); th c hi n ( t/h); Lưu: VT, …) và ư c in thư ng, ng, không m: Nơi nh n: - Như trên; - Lãnh oB ( b/c); - (Các ơn v ) V ...; C c… ( t/h); - Lưu: VT, ơn v ch trì so n th o. i u 19. M c kh n, m t
  11. 1. M c khNn, d u ch khNn. a. Văn b n c a B Giáo d c và ào t o ư c xác nh 3 m c khNn: H a t c, Thư ng khNn, KhNn. b. Căn c tính ch t, m c c n ư c chuy n phát nhanh, văn b n ư c xác nh theo khNn c n thi t. c. Trư ng h p văn b n có tính ch t khNn, ơn v ho c cá nhân so n th o văn b n xu t khNn, trình ngư i có thNm quy n ký văn b n quy t nh. Khi ó, văn b n ư c óng d u khNn tương ng ư c quy nh t i kho n a, i u này. 2. M t, d u ch m t: a. Văn b n c a B Giáo d c và ào t o ban hành có n i dung n m trong các ph m vi quy nh t i i u 1, Quy t nh s 32/2005/Q -TTg ngày 07/02/2005 c a Th tư ng Chính ph v danh m c bí m t nhà nư c “T i m t” trong ngành giáo d c ph i ư c óng d u “T i m t”. b. Văn b n c a B Giáo d c và ào t o ban hành có n i dung n m trong các ph m vi quy nh t i i u 1 Quy t nh s 160/2005/Q -BCA(A11) ngày 23/02/2005 c a B trư ng B Công an v danh m c bí m t nhà nư c “M t” trong ngành giáo d c ph i ư c óng d u “M t”. c. Vi c xác nh và yêu c u óng d u tuy t m t, t i m t, m t và d u thu h i i v i văn b n có n i dung bí m t nhà nư c ph i ư c th c hi n theo quy nh c a pháp lu t v b o v bí m t nhà nư c. i u 20. Các thành ph n th th c khác Các thành ph n th th c khác c a văn b n bao g m: 1. a ch cơ quan, t ch c; a ch E-mail; a ch trên m ng (Website); s i n tho i, s Telex, s Fax i v i công văn, công i n, gi y gi i thi u, gi y m i, phi u g i, phi u chuy n t o i u ki n thu n l i cho vi c liên h . 2. Các ch d n v ph m vi lưu hành như “tr l i sau khi h p (h i ngh )”, “xem xong tr l i”, “lưu hành n i b ” i v i nh ng văn b n có ph m vi, i tư ng ph bi n, s d ng h n ch ho c ch d n v d th o văn b n như “d th o” hay “d th o l n ...”; có th ư c ánh máy ho c dùng con d u kh c s n óng lên văn b n ho c d th o văn b n. 3. Nh ng văn b n c n ư c qu n lý ch t ch v s lư ng b n phát hành thì ghi ký hi u ngư i ánh máy và s lư ng b n phát hành vào phía cu i dòng lưu c a nơi nh n ho c dòng cu i cùng c a các trang văn b n. 4. Khi văn b n có ph l c kèm theo thì trong văn b n ph i có ch d n “Ph l c kèm theo”. Ph l c kèm theo văn b n ph i ư c trình bày trên trang gi y riêng và ư c th c hi n theo th th c trình bày như sau:
  12. - T “Ph l c” căn gi a trang, ghi b ng ch in thư ng, m; văn b n có t hai ph l c tr lên ph i ghi s th t “Ph l c s . . . .”, s th t ph l c ư c ánh b ng ch s La Mã; tiêu (tên) c a ph l c ghi b ng ch in hoa, ng, m; phía dư i tên c a ph l c ghi trong d u ngo c ơn kèm theo văn b n s . . . / . . ., ngày/ tháng/ năm ơn v , t ch c ban hành văn b n. PH L C DANH SÁCH CÁN B , CÔNG CH C (Kèm theo văn b n s : …./ngày/tháng/năm c a . . . .) - Sau ch cu i cùng c a b n ph l c ho c dư i dòng ch cu i cùng c a b n ph l c có ch ký nh c a Th trư ng ơn v so n th o văn b n; trong trư ng h p c bi t là ch ký nh c a ngư i ký văn b n. - S trang: ph l c g m nhi u trang nh t thi t ph i ư c ánh s th t c a t ng trang. S th t c a trang ư c ghi b ng ch s -r p. i v i văn b n có nhi u ph l c thì s trang c a ph l c ư c ánh riêng theo t ng ph l c. 5. Th th c và k thu t trình bày văn b n chuyên ngành; văn b n trao i v i cơ quan, t ch c ho c cá nhân nư c ngoài: Do các ơn v xu t, Văn phòng ch u trách nhi m i u ch nh ho c th ng nh t ý ki n v i các ơn v v t ng th lo i c th , sau ó trao i, th ng nh t v i B N i v và trình B trư ng ký quy t nh quy nh c th v th th c và k thu t trình bày các lo i văn b n này. i u 21. Sao văn b n 1. Các hình th c sao văn b n bao g m: sao y b n chính, sao l c và trích sao. a. “Sao y b n chính” là b n sao t văn b n chính và ư c sao y , chính xác n i dung c a văn b n k c ch ký, con d u, nơi nh n. b. "Sao l c" là b n sao y , chính xác n i dung c a văn b n ư c th c hi n t b n “Sao y b n chính”; có y 2 ch ký, 2 con d u và nơi nh n. c. "Trích sao" là b n sao m t ph n n i dung c a văn b n và ư c th c hi n t b n chính. 2. Th th c b n sao B n sao văn b n ph i có các th th c: ghi rõ hình th c sao; tên cơ quan B Giáo d c và ào t o; s và ký hi u b n sao; a danh, ngày tháng, năm th c hi n b n sao; ch ký, h tên c a ngư i có thNm quy n sao; d u c a cơ quan B ; nơi nh n b n sao. 3. Quy nh v b n sao a. Ký hi u b n sao: - Sao y b n chính - ký hi u: SY
  13. - Sao l c - ký hi u: SL - Trích sao - ký hi u: TS b. B n sao y b n chính, b n sao l c và b n trích sao th c hi n theo úng quy nh t i Quy ch này có giá tr pháp lý như b n chính. c. B n ch p c d u và ch ký c a văn b n (b n photocopy) ch có giá tr thông tin, tham kh o. Khi g i b n Photocopy kèm theo văn b n chính thì trong văn b n chính ph i ghi rõ “b n photocopy kèm theo”. 4. K thu t trình bày các thành ph n th th c b n sao a. Các thành ph n th th c b n sao ư c trình bày trên cùng m t trang gi y, ngay sau ph n cu i cùng c a văn b n ư c sao, là m t ư ng k nét li n kéo dài h t chi u ngang c a vùng trình bày văn b n. Dư i ư ng nét k li n là ph n th th c b n sao, g m: - Tên B Giáo d c và ào t o ư c in hoa, ch ng, in m; - Tên b n sao in hoa, ch ng, in m; - S và ký hi u b n sao: sau “S :” là s b n sao, nét g ch chéo “/”, ký hi u b n sao, không d u cách; - a danh, ngày, tháng, năm th c hi n b n sao; - Ch c danh c a ngư i có thNm quy n ký b n sao, - Ch ký, h và tên c a ngư i ký; - Con d u c a B Giáo d c và ào t o; - Nơi nh n b n sao. b. Ch c danh và ch ký trên b n sao ư c áp d ng theo kho n 1, kho n 2 i u 16 c a quy ch này; con d u ư c áp d ng theo kho n 1, i u 36 và nơi nh n ư c th c hi n theo i m b, kho n 4, i u 18 c a Quy ch này. c. V trí trình bày các thành ph n th th c b n sao trên trang gi y kh A4 ư c th c hi n như sau: B GIÁO D C VÀ ÀO T O SAO Y B N CHÍNH S : /SY Hà N i, ngày tháng năm 200... Nơi nh n: TL. B TRƯ NG - Lãnh oB ; CHÁNH VĂN PHÒNG
  14. - Các ơn v . . .; - Lưu: VT, VP. Nguy n Văn A i u 22. So n th o văn b n 1. Vi c so n th o văn b n quy ph m pháp lu t trong lĩnh v c giáo d c ư c th c hi n theo Quy t nh s 18/2008/Q -BGD T ngày 18 tháng 4 năm 2008 c a B trư ng B Giáo d c và ào t o v vi c ban hành Quy ch so n th o, thNm nh, ban hành, rà soát, h th ng hóa, ki m tra và x lý văn b n quy ph m pháp lu t v giáo d c. 2. i v i văn b n hành chính, Th trư ng ơn v ư c giao so n th o ch u trách nhi m v trình t , th th c, n i dung và tính pháp lý c a văn b n. Văn phòng B tr c ti p là Phòng Hành chính có trách nhi m rà soát, ki m tra, nhân b n, làm th t c ban hành văn b n và b o qu n b n lưu. Khi phát hi n văn b n có sai sót v trình t , th th c, tính pháp lý ho c n i dung, Văn phòng s tr l i ơn v ch trì so n th o th c hi n vi c s a ch a theo quy nh. i v i văn b n m c l i sai sót ã ban hành, ơn v ch trì so n th o c n ra văn b n ính chính ho c ban hành văn b n m i thay th . 3. Văn b n chính th c g i i các nư c, các t ch c qu c t ho c t ch c, cá nhân ngư i nư c ngoài ph i ư c vi t b ng ti ng Vi t và kèm theo b n d ch không chính th c b ng ti ng nư c ngoài tương ng. 4. Các văn b n, tài li u mang tính trao i thông tin không chính th c có th vi t b ng ti ng nư c ngoài tương ng ho c m t trong các th ti ng thông d ng qu c t : Anh, Pháp, c, Nga, Trung Qu c, Tây Ban Nha. Trư ng h p này không nh t thi t kèm theo b n ti ng Vi t. 5. Vi c so n th o văn b n hành chính ư c quy nh như sau: a) Căn c tính ch t, n i dung c a văn b n c n so n th o, ngư i ng u các ơn v giao cho cá nhân, m t nhóm so n th o ho c ch trì so n th o; b) ơn v ho c cá nhân ch trì so n th o có trách nhi m th c hi n các công vi c sau: - Xác nh hình th c, n i dung và m t, khNn c a văn b n c n so n th o; - Thu th p, x lý thông tin có liên quan; - So n th o văn b n; - Trong trư ng h p c n thi t, xu t v i ngư i ng u ơn v vi c tham kh o ý ki n c a các ơn v , cá nhân có liên quan; nghiên c u ti p thu ý ki n hoàn ch nh b n d th o; - Trình duy t b n d th o văn b n kèm theo tài li u có liên quan;
  15. - B n d th o ph i ư c trình bày úng th th c văn b n, rõ ràng, d c. 6. Vi t hoa trong văn b n do B Giáo d c và ào t o ban hành ư c th c hi n úng cách vi t thông d ng cơ b n sau ây: a. Vi t hoa ch cái u c a các âm ti t: u câu, tiêu , các chương, m c, i u, k t lu n . . . ; u câu sau d u ch m h i (?), d u ch m than (!); u dòng sau d u ch m (.), sau d u ch m phNy (;) xu ng dòng (căn c ban hành ngh nh, quy t nh, …); u tiên trong d u hai ch m m , óng ngo c kép: “. . .” ( o n trích d n y nguyên văn l i nói, câu văn c a tác gi , văn b n quy ph m pháp lu t, tác phNm . . .). b. i v i danh t riêng ch tên ngư i, ch a danh; tên riêng các cơ quan c a ng, Nhà nư c, Chính ph , các t ch c thu c Chính ph và t ch c chính tr - xã h i: ư c vi t hoa theo Quy t nh s 09/1998/Q -VPCP ngày 22 tháng 11 năm 1998 c a B trư ng, Ch nhi m Văn phòng Chính ph . i u 23. Duy t b n d th o, s a ch a b n d th o ã duy t 1. B n th o văn b n ph i do ngư i có thNm quy n ký văn b n duy t. 2. Trư ng h p c n s a ch a, b sung b n d th o văn b n ã ư c duy t ph i trình ngư i ký duy t xem xét, quy t nh. i u 24. ánh máy, nhân b n Vi c ánh máy, nhân b n ph i b o m nh ng yêu c u sau: 1. ánh máy úng nguyên văn b n th o, úng th th c và k thu t trình bày văn b n. Trư ng h p phát hi n th y có s sai sót ho c không rõ ràng trong b n th o thì ngư i ánh máy ph i h i l i ơn v ho c cá nhân so n th o ho c ngư i duy t b n d th o ó. 2. Nhân b n úng s lư ng quy nh. 3. Gi gìn bí m t n i dung văn b n và th c hi n ánh máy, nhân b n theo úng th i gian quy nh. 4. Vi c nhân b n văn b n m t ư c th c hi n theo quy nh t i kho n 1 i u 8 c a Ngh nh s 33/2002/N -CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 c a Chính ph quy nh chi ti t thi hành Pháp l nh B o v bí m t nhà nư c. i u 25. Ki m tra văn b n 1. Th trư ng ơn v ho c cá nhân ch trì so n th o văn b n ph i ki m tra và ch u trách nhi m v chuNn xác c a n i dung văn b n. 2. Văn b n thu c thNm quy n Th trư ng các ơn v ký thì cán b ư c giao nhi m v so n th o văn b n ph i ký nháy vào dòng cu i cùng c a n i dung văn b n.
  16. 3. Văn b n thu c thNm quy n Lãnh o B ký thì Th trư ng ơn v ư c giao so n th o văn b n ph i ký nháy vào phía bên ph i ch c v c a ngư i ký. 4. Khi trình Lãnh o B ký các văn b n ph i kèm theo y các h sơ, tài li u có liên quan. 5. Văn b n trình Lãnh o B ph i ư c ghi s vào s ăng ký t i Phòng Hành chính, Văn phòng B . 6. Thư ký c a Lãnh o B có trách nhi m rà soát, ki m tra n i dung văn b n trư c khi trình Lãnh o B , b o m trình t , th th c văn b n theo úng quy nh t i Quy ch này. 7. Văn b n g i c p trên ph i là văn b n ư c ký tr c ti p c a ngư i có thNm quy n (không là văn b n photocopy ch ký). 8. Khi trình Lãnh o B ký văn b n “M t”, ơn v so n th o (trình) ph i cho vào phong bì dán kín, ngoài bì có ghi s theo dõi c a ơn v trình và ghi y ch c v , h , tên c a Lãnh o B c n trình. Khi tr l i, ph i dán kín giao cho Phòng Hành chính th c hi n các quy trình nh n, chuy n văn b n m t theo quy nh. i u 26. Trách nhi m và th m quy n ký văn b n 1. Ngư i ký ban hành văn b n ph i ch u trách nhi m trư c pháp lu t v n i dung, trình t , th th c và k thu t trình bày c a văn b n ã ban hành. 2. B trư ng ký các văn b n quy ph m pháp lu t, các văn b n g i Qu c h i, Nhà nư c, Chính ph và các văn b n v nh ng v n tr ng y u c a ngành. Trong m t s trư ng h p c th và c n thi t, B trư ng có th y quy n cho Th trư ng ký thay B trư ng các văn b n nói trên. 3. Th trư ng ký thay B trư ng ban hành các văn b n thu c ph m vi lĩnh v c ã ư c B trư ng phân công ph trách. 4. Trong m t s trư ng h p c n thi t, B trư ng có th u quy n cho Chánh Văn phòng, V trư ng V T ch c cán b ký th a u quy n m t s văn b n. Vi c giao ký th a u quy n ph i ư c quy nh b ng văn b n và gi i h n trong m t th i gian nh t nh. Ngư i ư c ký u quy n không ư c u quy n l i cho ngư i khác ký. 5. B trư ng y nhi m cho Chánh Văn phòng, Chánh thanh tra, C c trư ng, V trư ng ký th a l nh m t s văn b n hành chính v chuyên môn, nghi p v theo ch c năng, nhi m v và ph m vi ư c phân công. 6. Chánh Văn phòng th a l nh B trư ng ký các văn b n tri u t p h i ngh , h i th o, m i h p trong ph m vi ngành; ăng ký con d u cơ quan B , gi i thi u ch ký lãnh o; ký các b n sao y, sao l c, trích sao. 7. Th trư ng các ơn v ư c th a l nh ký, ban hành văn b n hành chính v chuyên môn, nghi p v có th y nhi m c p phó ký thay trong các trư ng h p c n thi t theo ch c năng, nhi m v ư c giao.
  17. 8. Lãnh o các ơn v ký gi y gi i thi u cho cán b , công ch c c a ơn v mình (k c cán b trưng t p, h p ng) trong ph m vi, lĩnh v c ư c phân công ph trách. Gi y gi i thi u ph i ghi rõ n i dung công tác và ph i ăng ký l y s , vào s t i văn thư cơ quan B . 9. Chánh Văn phòng có th y nhi m cho c p Trư ng phòng, các ch c danh tương ương ký th a l nh m t s văn b n hành chính thu c ph m vi, lĩnh v c chuyên môn, nghi p v ư c giao, trong các trư ng h p c th sau ây: ký văn b n, thông báo n i b cơ quan; Trư ng phòng Hành chính ký phi u nh c vi c, phi u giao vi c (h sơ, tài li u, văn b n), phi u nh n, phi u g i, phi u chuy n. Ch c danh ghi trên văn b n ký th a l nh Chánh Văn phòng ph i ghi y ch c danh lãnh o chính th c tên ơn v , t ch c. Trong trư ng h p này, con d u óng trên văn b n là con d u c a Văn phòng; 10. Khi ký văn b n không ư c dùng bút chì, không dùng m c ho c các lo i m c d phai. Chương III QU N LÝ VĂN B N N, VĂN B N I M c 1. QU N LÝ VĂN B N N i u 27. Trình t qu n lý văn b n n 1. T t c các lo i văn b n quy ph m pháp lu t, văn b n hành chính, văn b n chuyên ngành, văn b n m t, ư c g i tr c ti p, g i qua bưu i n ho c chuy n qua m ng Internet, Email, b n Fax và ơn, thư g i n cơ quan B Giáo d c và ào t o ư c g i chung là văn b n n. 2. Văn b n n, tr các lo i văn b n c bi t có quy nh riêng c a pháp lu t u ph i ư c qu n lý t p trung, th ng nh t t i văn thư c a cơ quan B và ư c th c hi n theo trình t sau: a. Ti p nh n, ăng ký văn b n n. b. Trình, chuy n giao văn b n n. c. Theo dõi, ôn c vi c x lý, gi i quy t văn b n n. i u 28. Ti p nh n văn b n n 1. Khi ti p nh n văn b n n, cán b văn thư ho c ngư i ư c giao nhi m v ti p nh n văn b n ph i ki m tra sơ b v s lư ng, tình tr ng bì, nơi nh n, d u niêm phong (n u có) ...; i v i văn b n m t n, ph i ki m tra, i chi u v i nơi g i trư c khi nh n và ký nh n. i v i văn b n n ư c chuy n phát qua máy Fax ho c qua m ng Internet, email, cán b văn thư cũng ph i ki m tra v s lư ng văn b n, s lư ng trang c a m i văn b n. 2. Phân lo i, x lý sơ b , bóc bì văn b n n
  18. a. Lo i văn b n không bóc bì: bao g m các bì văn b n g i cho t ch c ng, các oàn th trong cơ quan B ; các bì văn b n g i ích danh ngư i nh n; các bì g i theo ch c danh B trư ng, V trư ng, C c trư ng, Chánh Văn phòng, Chánh Thanh tra ... b. Lo i văn b n do cán b văn thư bóc bì: bao g m t t c các lo i bì g i B Giáo d c và ào t o; Lãnh o B Giáo d c và ào t o; g i các ơn v C c, V , Văn phòng, Thanh tra; g i lãnh o các ơn v thu c cơ quan B . c. i v i bì văn b n ghi “M t, Tuy t m t, T i m t”, vi c bóc bì ư c th c hi n theo quy nh t i Thông tư s 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 c a B Công an hư ng d n th c hi n Ngh nh s 33/2002/N -CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 c a Chính ph quy nh chi ti t thi hành Pháp l nh B o v bí m t nhà nư c. d. Nh ng bì có óng các d u khNn c n ư c bóc trư c gi i quy t k p th i; . Không gây hư h i i v i văn b n trong bì; không làm m t s , ký hi u văn b n, a ch cơ quan g i và d u bưu i n; c n soát l i bì, tránh sót văn b n; e. i chi u s , ký hi u ghi ngoài bì v i s , ký hi u c a văn b n trong bì; trư ng h p phát hi n có sai sót, c n thông báo cho nơi g i bi t gi i quy t; g. N u văn b n n có kèm theo phi u g i thì ph i i chi u văn b n trong bì v i phi u g i; khi nh n xong, ph i ký xác nh n, óng d u vào phi u g i và g i tr l i cho nơi g i văn b n; h. i v i ơn, thư khi u n i, t cáo và nh ng văn b n c n ư c ki m tra, xác minh m t i m gì ó ho c nh ng văn b n mà ngày nh n cách quá xa ngày tháng c a văn b n thì c n gi l i bì và ính kèm v i văn b n làm b ng ch ng. 3. óng d u “ n”, ghi s và ngày n - T t c văn b n n thu c lo i ăng ký t i văn thư ph i ư c óng d u n; ghi s n và ngày n (k c gi n trong nh ng trư ng h p c n thi t). - Văn b n g i các t ch c ng, các oàn th trong cơ quan, t ch c và các bì văn b n g i ích danh ngư i nh n óng d u n, ghi s n và ngày n ngoài bì. - i v i nh ng văn b n g i n không thu c di n ăng ký t i văn thư thì không ph i óng d u “ n” mà ư c chuy n cho ơn v ho c cá nhân có thNm quy n gi i quy t. - D u “ n” ư c óng rõ ràng, ngay ng n vào kho ng gi y tr ng, dư i s , ký hi u ( i v i nh ng văn b n có ghi tên lo i), dư i trích y u n i dung ( i v i công văn) ho c vào kho ng gi y tr ng phía dư i ngày, tháng, năm ban hành văn b n. i u 29. ăng ký văn b n n Văn b n n ph i ư c ăng ký vào s ăng ký văn b n và cơ s d li u qu n lý, theo dõi văn b n trên máy vi tính. Khi ăng ký văn b n, c n b o m rõ ràng, chính xác; không vi t b ng bút chì, bút m c ; không vi t t t nh ng t , c m t không thông d ng.
  19. 1. ăng ký văn b n n b ng s T i Phòng Hành chính, Văn phòng B ph i có t i thi u các lo i s ăng ký văn b n n như sau: - S ăng ký văn b n n c a các B ; ngành; UBND t nh, thành ph tr c thu c trung ương và cơ quan trung ương; - S ăng ký văn b n n c a các S GD& T, các trư ng và các cơ s giáo d c và ào t o khác; -S ăng ký văn b n n c a các cơ quan, t ch c khác; -S ăng ký văn b n gi i quy t theo quy trình m t c a; -S ăng ký văn b n m t n. 2. ăng ký văn b n b ng cơ s d li u trên máy vi tính - ăng ký văn b n b ng cơ s d li u máy tính ư c th c hi n theo b n hư ng d n v ng d ng công ngh thông tin trong văn thư - lưu tr do C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c ban hành. - Vi c ăng ký (c p nh t) văn b n n vào cơ s d li u văn b n n ư c th c hi n theo hư ng d n s d ng chương trình ph n m m “qu n lý văn b n” c a B Giáo d c và ào t o. i u 30. Trình và chuy n giao văn b n n 1. Trình văn b n n - Sau khi ăng ký, văn b n n ph i ư c k p th i trình Chánh Văn phòng ho c ngư i có thNm quy n x lý. - Chánh Văn phòng ho c ngư i có thNm quy n, căn c vào n i dung c a văn b n n; quy ch làm vi c c a cơ quan, t ch c; ch c năng, nhi m v c a các ơn v , cá nhân thu c cơ quan B , cho ý ki n chuy n phát văn b n, ý ki n ch o và th i h n gi i quy t văn b n. i v i văn b n có n i dung liên quan n nhi u ơn v , nhi u cá nhân thì c n xác nh rõ ơn v ho c cá nhân ch trì và nh ng ơn v ho c cá nhân tham gia, ph i h p . - Ý ki n phân ph i văn b n ư c ghi vào m c “chuy n” trong d u “ n”. Ý ki n ch o gi i quy t và th i h n gi i quy t văn b n n ư c ghi vào phi u riêng. - Sau khi có ý ki n phân ph i, ch o gi i quy t c a Chánh Văn phòng ho c ngư i có thNm quy n, văn b n n ư c chuy n tr l i văn thư hoàn t t th t c ăng ký theo quy nh. 2. Chuy n giao văn b n n
  20. a. Căn c vào ý ki n c a Chánh Văn phòng ho c ngư i có thNm quy n, văn b n n ư c chuy n giao t i các ơn v ho c cá nhân gi i quy t . Vi c chuy n giao văn b n n c n b o m nh ng yêu c u sau: - Nhanh chóng: văn b n c n ư c chuy n cho ơn v , cá nhân có trách nhi m gi i quy t trong ngày, ch m nh t là ngày làm vi c k ti p; - úng i tư ng: văn b n ph i ư c chuy n cho úng ơn v , úng ngư i nh n; - Ch t ch : khi chuy n giao văn b n, ph i ti n hành ki m tra, i chi u và ngư i nh n văn b n ph i ký nh n; i v i văn b n n có óng d u “Thư ng khNn”, “Ho t c”, “Ho t c h n gi ” thì c n ghi rõ th i gian chuy n. b. Cán b làm công tác văn thư ho c ngư i có trách nhi m nh n văn b n c a các ơn v , sau khi nh n văn b n n, ph i vào s ăng ký c a ơn v và trình th trư ng ơn v xem xét và cho ý ki n ch o gi i quy t. Căn c vào ý ki n c a th trư ng ơn v , văn b n n ư c chuy n cho cá nhân tr c ti p x lý, theo dõi, gi i quy t theo nhi m v . c. Khi nh n ư c b n chính c a b n Fax ho c văn b n chuy n qua m ng, cán b văn thư cũng ph i óng d u “ n”, ghi s và ngày n (s n và ngày n là s th t và ngày, tháng, năm ăng ký b n Fax, văn b n chuy n qua m ng) và chuy n cho ơn v ho c cá nhân ã nh n b n Fax, văn b n chuy n qua m ng. B n chính chuy n cho ơn v , cá nhân ch trì gi i quy t. d. Phòng Hành chính c n l p s chuy n giao văn b n n cho m i ơn v thu c cơ quan B . S chuy n giao văn b n n ư c qu n lý t i văn thư cơ quan. i u 31. Theo dõi, ôn c vi c gi i quy t văn b n n 1. Theo dõi, ôn c vi c gi i quy t văn b n n a. T t c văn b n n có n nh th i h n gi i quy t u ph i ư c theo dõi, ôn c, m b o gi i quy t úng h n. b. Trư ng phòng Hành chính, có nhi m v theo dõi, ôn c các ơn v , cá nhân gi i quy t văn b n n theo th i h n ã ư c n nh. c. Cán b văn thư có nhi m v t ng h p s li u văn b n n, bao g m: t ng s văn b n n; văn b n ã ư c gi i quy t; văn b n n quá th i h n gi i quy t, báo cáo cho Trư ng phòng Hành chính. 2. Trư ng h p văn b n có th i h n gi i quy t, trong th i h n hai ngày làm vi c, sau khi h t th i h n gi i quy t mà chưa có k t qu , c n l p “phi u nh c vi c” ôn c. Sau th i h n hai ngày làm vi c ti p theo, k t ngày g i phi u nh c vi c l n m t mà v n chưa có k t qu , c n g i phi u nh c vi c l n hai. 3. i v i văn b n n có óng d u “Tài li u thu h i”, cán b văn thư có trách nhi m theo dõi, thu h i ho c g i tr l i nơi g i theo úng th i h n quy nh.
Đồng bộ tài khoản