Quyết định số 2825/QĐ-BKHCN

Chia sẻ: Son Pham | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:27

0
67
lượt xem
4
download

Quyết định số 2825/QĐ-BKHCN

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Quyết định số 2825/QĐ-BKHCN về việc ban hành quy chế công tác văn thư và lưu trữ do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Quyết định số 2825/QĐ-BKHCN

  1. B KHOA H C VÀ CÔNG C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NGH NAM ------- c l p – T do – H nh phúc -------------- S : 2825/Q -BKHCN Hà N i, ngày 22 tháng 12 năm 2008 QUY T NNH V VI C BAN HÀNH QUY CH CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TR B TRƯ NG B KHOA H C VÀ CÔNG NGH Căn c Pháp l nh Lưu tr Qu c gia; Căn c Ngh nh s 28/2008/N -CP ngày 14/3/2008 c a Chính ph v Quy nh ch c năng, nhi m v , quy n h n và cơ c u t ch c c a B Khoa h c và Công ngh ; Căn c Ngh nh 110/2004/N -CP ngày 08/4/2004 c a Chính ph v công tác văn thư; Căn c Ngh nh 111/2004/N -CP ngày 08/4/2004 c a Chính ph Quy nh chi ti t thi hành m t s i u c a Pháp l nh Lưu tr Qu c gia; Căn c Thông tư liên t ch s 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 c a B N i v và Văn phòng Chính ph hư ng d n v th th c và k thu t trình bày văn b n; Xét ngh c a Chánh Văn phòng B , QUY T NNH: i u 1. Ban hành kèm theo Quy t nh này: “Quy ch công tác văn thư và lưu tr c a B Khoa h c và Công ngh ”. i u 2. Quy t nh này có hi u l c t ngày 01 tháng 01 năm 2009. i u 3. Chánh Văn phòng B , Th trư ng các ơn v tr c thu c và cán b , công ch c, viên ch c B Khoa h c và Công ngh ch u trách nhi m thi hành Quy t nh này. KT. B TRƯ NG TH TRƯ NG Nơi nh n: - Như i u 3; - C c VT&LT NN; - Lưu VT, VP. Tr n Qu c Th ng QUY CH
  2. CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TR (Ban hành kèm theo Quy t nh s 2825/Q -BKHCN ngày 22 tháng 12 năm 2008 c a B trư ng B Khoa h c và Công ngh ) Chương 1. QUY NNH CHUNG i u 1. Ph m vi i u ch nh và i tư ng áp d ng 1. Quy ch này quy nh v công tác văn thư, lưu tr ; ư c áp d ng th ng nh t t i các ơn v tr c thu c B Khoa h c và Công ngh (sau ây g i t t là ơn v ). 2. Công tác văn thư bao g m các công vi c v so n th o, ban hành văn b n; qu n lý văn b n và các tài li u khác hình thành trong quá trình ho t ng c a ơn v ; qu n lý và s d ng con d u. 3. Công tác lưu tr bao g m các công vi c v thu th p, phân lo i, ch nh lý, xác nh giá tr tài li u, th ng kê, b o qu n, t ch c khai thác s d ng tài li u và n p tài li u vào lưu tr l ch s c a Nhà nư c, t ch c th c hi n tiêu h y h sơ, tài li u h t giá tr pháp lý ho c h t giá tr b o qu n. i u 2. Trách nhi m qu n lý và th c hi n công tác văn thư, lưu tr 1. Trách nhi m c a B trư ng B Khoa h c và Công ngh trong vi c qu n lý công tác văn thư và lưu tr . a) Ban hành và hư ng d n th c hi n ch , quy nh v công tác văn thư và lưu tr theo quy nh c a pháp lu t hi n hành. b) Ki m tra vi c th c hi n các ch , quy nh v công tác văn thư và lưu tr iv i các ơn v tr c thu c; gi i quy t khi u n i, t cáo và x lý vi ph m pháp lu t v công tác văn thư và lưu tr theo thNm quy n. c) T ch c, ch o vi c nghiên c u, ng d ng khoa h c công ngh vào công tác văn thư và lưu tr . d) T ch c ào t o, b i dư ng cán b , công ch c làm công tác văn thư, lưu tr , sơ k t, t ng k t và qu n lý công tác thi ua khen thư ng v công tác văn thư, lưu tr . 2. Chánh Văn phòng B có trách nhi m giúp B trư ng qu n lý công tác văn thư, lưu tr c a B và tr c ti p t ch c th c hi n công tác văn thư, lưu tr t i kh i cơ quan B (Văn phòng B và các V ch c năng). 3. Th trư ng các ơn v tr c thu c B có trách nhi m qu n lý và t ch c th c hi n công tác văn thư, lưu tr c a ơn v theo úng quy ch này và các quy nh c a Nhà nư c v công tác văn thư, lưu tr .
  3. 4. M i cán b , công ch c trong quá trình gi i quy t công vi c có liên quan n công tác văn thư, lưu tr ph i th c hi n nghiêm túc quy ch này và các quy nh c a Nhà nư c. i u 3. T ch c, nhi m v c a văn thư và lưu tr cơ quan 1. H th ng văn thư c a B Khoa h c và Công ngh bao g m: Văn thư chuyên trách c a Văn phòng B , Văn thư chuyên trách c a các ơn v ư c phân c p qu n lý cán b và Văn thư kiêm nhi m c a các ơn v tr c thu c B khác. Cán b văn thư trong h th ng có nhi m v tr c ti p th c hi n nghi p v c a Văn thư chuyên trách, hư ng d n cán b trong ơn v mình th c hi n các n i dung công tác văn thư theo quy nh. 2. Phòng Hành chính – T ch c thu c Văn phòng B có T Văn thư th c hi n nhi m v c a văn thư chuyên trách c a B và c a Văn phòng B . Th c hi n các công vi c có liên quan n công tác văn thư có Chánh văn phòng giao. 3. H th ng lưu tr c a B Khoa h c và Công ngh ư c t ch c theo nguyên t c t p trung th ng nh t. H th ng lưu tr c a B bao g m: - Lưu tr B ( t t i Văn phòng B ); - Lưu tr các ơn v tr c thu c B (chi ti t t i Ph l c I) Cán b lưu tr trong h th ng th c hi n nhi m v c a lưu tr hi n hành và nghi p v lưu tr theo quy nh c a C c Văn thư và Lưu tr Nhà nư c. 4. Phòng Lưu tr thu c Văn phòng B th c hi n nhi m v c a lưu tr hi n hành và giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho B trư ng qu n lý công tác văn thư, lưu tr c a B theo quy nh c a pháp lu t. 5. Cán b làm công tác văn thư, lưu tr ph i có tiêu chuNn nghi p v c a ng ch công ch c văn thư, lưu tr theo quy nh c a pháp lu t. Cán b văn thư, lưu tr kiêm nhi m ph i ư c b i dư ng v nghi p v văn thư, lưu tr qua các l p ng n h n v nghi p v văn thư, lưu tr do cơ quan có ch c năng ào t o t ch c. i u 4. Kinh phí cho ho t ng văn thư, lưu tr 1. Ngu n kinh phí u tư cho ho t ng văn thư, lưu tr bao g m: Ngân sách Nhà nư c; các kho n thu t phí khai thác, s d ng tài li u lưu tr ; tài tr c a các t ch c cá nhân. 2. Nh ng công vi c ư c u tư kinh phí bao g m: a) Xây d ng, c i t o kho b o qu n tài li u lưu tr ; b) Mua s m các thi t b chuyên dùng, phương ti n b o qu n tài li u lưu tr như: bìa h sơ, c p, h p, giá ng tài li u … c) Sưu t m tài li u quý, hi m trong và ngoài nư c;
  4. d) Phân lo i, ch nh lý, xác nh giá tr tài li u; ) Th c hi n k thu t b o qu n tài li u lưu tr ; e) Tu b , ph c ch tài li u lưu tr . g) Công b , thông báo, gi i thi u, trưng bày, tri n lãm tài li u lưu tr . h) Nghiên c u, ng d ng khoa h c và công ngh trong công tác lưu tr , i) m b o các ho t ng c a văn thư như: s ăng ký văn b n, phong bì công văn, máy photocoppy, máy fax v.v… k) ào t o nâng cao nghi p v văn thư, lưu tr cho cán b trong h th ng văn thư, lưu tr c a B . l) Nh ng công vi c khác ư c u tư theo quy nh c a pháp lu t. 3. B trư ng, V trư ng V K ho ch – Tài chính, Chánh Văn phòng B , th trư ng các ơn v có trách nhi m b o m kinh phí th c hi n các công vi c ư c quy nh t i Kho n 2 i u này. D trù kinh phí cho ho t ng văn thư, lưu tr ư c ưa vào k ho ch hàng năm c a các ơn v khi xây d ng k ho ch năm. i u 5. B o v bí m t nhà nư c trong công tác văn thư và lưu tr M i ho t ng trong công tác văn thư và lưu tr c a B , các ơn v tr c thu c ph i th c hi n theo các quy nh c a pháp lu t v b o v bí m t Nhà nư c và Quy ch b o v bí m t Nhà nư c c a B Khoa h c và Công ngh . Chương 2. CÔNG TÁC VĂN THƯ M C 1. SO N TH O, BAN HÀNH VĂN B N i u 6. Hình th c văn b n Các văn b n do B Khoa h c và Công ngh ban hành bao g m: - Văn b n quy ph m pháp lu t: Thông tư, Thông tư liên t ch. - Văn b n hành chính có tên lo i: Quy t nh H p ng Ch th Công i n Thông tư Gi y ch ng nh n Thông báo Gi y y quy n Chương trình Gi y m i
  5. K ho ch Gi y gi i thi u Báo cáo Gi y i ư ng Công văn Gi y ngh phép T trình Phi u g i Phi u trình Phi u chuy n Phương án Gi y biên nh n h sơ Biên b n Văn b n hành chính khác - Các văn b n chuyên ngành: là các m u văn b n do B trư ng B Khoa h c và Công ngh ban hành trong lĩnh v c qu n lý khoa h c và công ngh , như: M u thuy t minh tài/d án, m u h p ng chuy n giao công ngh , gi y phép v n chuy n ch t phóng x v.v…. i u 7. Th th c văn b n Th th c văn b n ư c th c hi n theo quy nh t i Thông tư liên t ch s 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 c a B N i v và Văn phòng Chính ph hư ng d n v th th c và k thu t trình bày văn b n và ư c quy nh chi ti t t i các Ph l c II, III, IV, V. - Văn b n g i i các nư c, các t ch c qu c t ho c t ch c, cá nhân ngư i nư c ngoài v i danh nghĩa c a B , n u dùng ti ng nư c ngoài thì ph i có b n ti ng Vi t kèm theo lưu t i b ph n văn thư. Th th c văn b n ư c th c hi n theo quy nh c a B Ngo i giao ho c theo thông l qu c t . i u 8. So n th o văn b n 1. Quy trình so n th o và ban hành các văn b n quy ph m pháp lu t thu c thNm quy n c a B trư ng B Khoa h c và Công ngh ư c th c hi n theo quy nh v so n th o và ban hành văn b n quy ph m pháp lu t do B trư ng B Khoa h c và Công ngh ban hành. 2. ơn v , ngư i ư c giao ch trì so n th o văn b n có trách nhi m th c hi n các công vi c sau: a) Xác nh hình th c, n i dung và m t, khNn c a văn b n c n so n th o; b) Thu th p, x lý thông tin có liên quan; c) So n th o văn b n; d) Trong trư ng h p c n thi t, xu t v i B trư ng ho c Th trư ng ơn v vi c tham kh o ý ki n c a các ơn v , cá nhân có liên quan, nghiên c u ti p thu ý ki n hoàn ch nh b n th o;
  6. ) Trình duy t b n th o văn b n kèm theo tài li u có liên quan, có ý ki n xu t c a chuyên viên, ơn v so n th o và ý ki n x lý c a Lãnh o B hay Lãnh o ơn v ghi rõ trong “Phi u trình gi i quy t công vi c” (Ph l c VI). 3. B n th o ph i theo m u quy nh, rõ ràng, s ch p, úng th th c văn b n. i u 9. Trách nhi m c a các bên liên quan trong so n th o văn b n 1. Ngư i so n th o văn b n ch u trách nhi m cá nhân trư c Th trư ng ơn v v n i dung chuyên môn, th th c, ngôn ng pháp lý và chính t c a văn b n. 2. Th trư ng ơn v ch trì so n th o ph i ch u trách nhi m cá nhân trư c B trư ng, trư c pháp lu t v n i dung chuyên môn; t ch c l y ý ki n ơn v liên quan, b o m úng trình t , th t c trình ký theo Quy ch làm vi c c a B Khoa h c và Công ngh . 3. Th trư ng các ơn v ư c tham gia so n th o có trách nhi m c ngư i tham gia và ch u trách nhi m trư c Lãnh o B , trư c pháp lu t v ph n n i dung chuyên môn thu c lĩnh v c ơn v ph trách. 4. H sơ trình Lãnh o B ký ho c xin ý ki n ch o ư c ăng ký t i Phòng T ng h p (Văn phòng B ). Phòng T ng h p có trách nhi m ki m tra V th th c và n i dung văn b n: văn ph m và chính t trư c khi trình ký. Trư ng h p c n s a i b sung, Phòng T ng h p trao i v i các ơn v so n th o ch nh s a; trư ng h p không th ng nh t ư c v i ơn v so n th o, Phòng T ng h p báo cáo Chánh Văn phòng trình Lãnh o B xem xét, quy t nh. i u 10. ánh máy, nhân b n 1. Vi c so n th o văn b n do chuyên viên tr c ti p th c hi n trên máy tính cá nhân. Khi so n th o văn b n là tài li u m t ho c có tính m t, ph i ti n hành nơi m b o bí m t, an toàn và ph i tuân th các quy nh v b o m t. 2. Căn c vào i tư ng nh n văn b n, ngư i so n th o d ki n s lư ng văn b n c n nhân b n ngư i ký văn b n quy t nh. Vi c nhân b n văn b n do b ph n văn thư cùng v i ơn v so n th o th c hi n. Trư ng h p nhân b n v i s lư ng l n ph i có ý ki n b ng văn b n c a Lãnh o ơn v so n th o và Lãnh o Văn phòng. i u 11. Th m nh và ki m tra văn b n trư c khi trình ký ban hành 1. i v i văn b n c a B Khoa h c và Công ngh : a) Th trư ng ơn v , cá nhân ch trì so n th o văn b n ph i ki m tra và ch u trách nhi m v chính xác c a n i dung văn b n. Trư c khi trình ký chính th c, Lãnh o ơn v , cá nhân so n th o văn b n ký nháy vào ngay sau ch vi t t t c a ơn v so n th o (t i ph n “Nơi nh n”); b) Văn phòng B ch u trách nhi m thNm nh v th th c văn b n do B so n th o trình Chính ph , Th tư ng Chính ph ban hành. B n th o cu i cùng trình Lãnh o
  7. B ký trình Chính ph , Th tư ng Chính ph ph i có ch ký t t c a Lãnh oV Pháp ch , Văn phòng B và Th trư ng ơn v so n th o văn b n. 2. i v i văn b n c a các ơn v tr c thu c B : a) Lãnh o ơn v chuyên môn ph i ch u trách nhi m trư c Th trư ng v chính xác c a n i dung văn b n và ký nháy vào ngay sau ch vi t t t c a ơn v so n th o (t i ph n “Nơi nh n”); b) Cán b văn thư ho c ngư i ư c giao trách nhi m ph i ki m tra và ch u trách nhi m v hình th c, th th c và k thu t trình bày văn b n c a ơn v . i u 12. Ký văn b n 1. ThNm quy n ký văn b n ư c th c hi n theo Quy ch làm vi c c a B Khoa h c và Công ngh . 2. Ngư i ký văn b n ph i ch u trách nhi m v n i dung văn b n và n i dung kèm theo văn b n (n u có). 3. Khi ký văn b n không dùng bút chì, bút d , không dùng m c và các lo i m c d phai. Ch c ký nháy c n nh , g n. 4. i v i văn b n hành chính, trư c h tên c a ngư i ký, không ghi h c hàm, h c v và các danh hi u danh d khác. i u 13. Sao văn b n 1. Các ơn v , cá nhân khi sao văn b n ph i xu t trình b n chính, ngư i ký sao văn b n ph i ki m tra n i dung b n sao trư c khi ký. 2. B ph n văn thư cơ quan ki m tra n i dung c a b n sao úng v i n i dung c a b n chính r i m i làm th t c sao và óng d u sao văn b n. 3. Lãnh o Văn phòng B ký sao văn b n c a B , Th trư ng ơn v tr c thu c ký sao văn b n c a ơn v ban hành. Hình th c và th th c b n sao th c hi n theo quy nh c a Nhà nư c. M C 2. QU N LÝ VĂN B N i u 14. Nguyên t c chung 1. T t c văn b n i, văn b n n c a B hay các ơn v u ph i ư c qu n lý t p trung, th ng nh t t i văn thư c a B hay văn thư các ơn v . 2. Văn b n i, văn b n n ph i ư c ăng ký, phát hành ho c chuy n giao trong ngày, ch m nh t là trong ngày làm vi c ti p theo. Văn b n n có óng d u các khNn: “H a t c” (k c “H a t c” h n gi ), “Thư ng khNn” và “KhNn” (sau ây g i chung là văn b n khNn) ph i ư c ăng ký, trình và chuy n giao ngay sau khi nh n ư c.
  8. 3. Vi c qu n lý văn b n t i B và ơn v th c hi n theo Công văn s 425/VTLTNN- NVTW c a C c Văn thư và Lưu tr Nhà nư c, ngày 18/7/2005 v vi c Hư ng d n qu n lý văn b n i, văn b n n. i u 15. Ti p nh n, ăng ký văn b n n 1. M i văn b n n (k c b ng Fax, Email) u ph i ư c t p trung t i văn thư c a B ho c văn thư c a ơn v làm th t c ti p nh n, ăng ký văn b n. 2. Văn b n, tài li u m t n ph i ư c ăng ký vào “S ăng ký văn b n m t n” riêng. 3. Văn b n có m c khNn n ngoài gi hành chính, ngày l , ngày t t, ngày ngh thì ư c b o v cơ quan, ơn v có trách nhi m ký nh n và chuy n ngay t i ngư i có trách nhi m x lý. i u 16. Trình, chuy n giao văn b n n 1. Sau khi làm th t c ti p nh n, ăng ký, cán b văn thư có trách nhi m chuy n văn b n n cho Chánh Văn phòng ho c Lãnh o ph trách b ph n văn thư xem xét, d ki n chuy n giao cho ơn v ho c cá nhân x lý văn b n theo ch c năng, nhi m v ư c phân công. Văn thư có trách nhi m chuy n văn b n n ơn v ho c cá nhân có trách nhi m x lý và gi i quy t. Vi c giao nh n văn b n ph i ư c ký nh n gi a hai bên. Nh ng văn b n quan tr ng ph i ư c trình ngay cho ngư i có thNm quy n gi i quy t. 2. i v i văn b n n ngoài bì ghi ích danh tên ơn v , cá nhân, cán b văn thư có trách nhi m vào s ăng ký theo nh ng thông tin ghi ngoài bì và chuy n giao nguyên c bì cho ơn v hay cá nhân ghi trên bì công văn. 3. i v i văn b n m t a) Văn thư v o “S ăng ký văn b n m t n”, chuy n ngay cho Phòng T ng h p (Văn phòng B ) ho c Lãnh o ph trách b ph n xem xét, trình B trư ng ho c Th trư ng ơn v cho ý ki n gi i quy t, x lý. ơn v hay cá nhân nh n ư c văn b n, sau khi xem và x lý công vi c chuy n tr l i Phòng T ng h p, Văn thư ơn v lưu và b o qu n theo ch lưu tr văn b n m t; b) Vi c chuy n giao văn b n m t ph i b o m chính xác và tuy t i gi bí m t n i dung văn b n, ghi rõ th i gian giao, nh n. Ngư i nh n ph i ký nh n vào s chuy n giao và ghi rõ h tên. i u 17. Gi i quy t và theo dõi, ôn c vi c gi i quy t văn b n n 1. B trư ng, Th trư ng các ơn v có trách nhi m ch o gi i quy t k p th i văn b n n. C p phó ư c giao ch o gi i quy t nh ng văn b n n theo s y nhi m c a c p trư ng và nh ng văn b n n thu c các lĩnh v c ư c phân công ph trách. 2. Căn c n i dung văn b n n, Lãnh o xem xét và cho ý ki n gi i quy t vào “Phi u gi i quy t văn b n n” (Ph l c VII). Văn thư cơ quan có trách nhi m chuy n
  9. giao k p th i cho ơn v , cá nhân gi i quy t. N u văn b n n không thu c ch c năng thì ph i tr l i văn thư chuy n t i các ơn v khác trong th i gian s m nh t. 3. Chánh Văn phòng, Th trư ng các ơn v ho c ngư i ư c giao trách nhi m tr c ti p ho c y quy n cho c p dư i th c hi n nh ng công vi c sau: - Xem xét toàn b văn b n n và báo cáo v nh ng văn b n quan tr ng, khNn c p cho B trư ng, Th trư ng ơn v hay ngư i có trách nhi m; - Phân ph i văn b n n cho các ơn v , cá nhân gi i quy t; - Theo dõi, ôn c vi c gi i quy t văn b n n. 4. i v i văn b n n c n có s ph i h p gi i quy t c a nhi u ơn v , Lãnh o ghi ý ki n vào “Phi u gi i quy t văn b n n”, giao cho ơn v ho c cá nhân gi i quy t; ơn v ho c cá nhân ghi u tiên là ơn v ch trì, các ơn v /cá nhân ghi sau là ơn v ph i h p. Trong quá trình ph i h p gi i quy t, n u có vư ng m c ph i k p th i báo cáo Lãnh o B , Th trư ng ơn v xem xét gi i quy t. i u 18. Ki m tra, ăng ký văn b n i 1. T t c văn b n do B Khoa h c và Công ngh hay các ơn v tr c thu c phát hành (sau ây g i là văn b n i) ph i ư c ki m tra. Cán b văn thư ki m tra thNm quy n ký, hình th c, th th c và k thu t trình bày văn b n theo úng quy nh. Trư c khi óng d u phát hành, trư ng h p có sai sót v thNm quy n ho c th th c, và k thu t trình bày văn b n, văn thư ph i k p th i thông báo cho ơn v so n th o bi t cùng kh c ph c. N u có vư ng m c ph i báo cáo Chánh Văn phòng ho c ngư i có trách nhi m xem xét, quy t nh. Sau khi ã ki m tra l n cu i, cán b văn thư ti n hành th t c ăng ký văn b n i theo quy nh nghi p v . 2. Văn b n ư c vào s theo úng m u quy nh. Trư ng h p nh p d li u vào máy tính thì cu i ngày hay cu i tu n ph i in ra l p s lưu. xây d ng cơ s d li u văn b n i, ơn v so n th o văn b n ph i n p cho b ph n văn thư i n t ã ư c ký ban hành qua h p thư i n t theo a ch email: vanthu@most.gov.vn i u 19. Chuy n phát văn b n i 1. Văn b n i ph i ư c hoàn thành th t c văn thư và chuy n phát ngay trong ngày, ch m nh t là ngày làm vi c ti p theo. Văn b n có m c khNn ph i ư c chuy n ngay t i nơi nh n theo úng yêu c u c a ơn v so n th o. 2. Vi c chuy n phát văn b n i qua bưu i n hay tr c ti p u ph i l y ch ký, ghi rõ s lư ng, h tên ngư i nh n và th i gian nh n vào s chuy n văn b n. 3. Trong trư ng h p ã g i văn b n qua Fax, sau ó ph i g i b n chính theo ư ng chuy n văn b n thông thư ng.
  10. 4. Không ư c Fax hay g i qua m ng văn b n có m t ho c có y u t m t. Chuy n tài li u liên quan n công vi c ch dùng h p thư i n t c a B . 5. Vi c chuy n phát văn b n do b ph n văn thư cơ quan th c hi n. ơn v so n th o văn b n ghi a ch nơi nh n, dán bì và bàn giao cho văn thư cơ quan làm th t c chuy n phát văn b n. Trong trư ng h p khNn c p, c n thi t ph i chuy n phát tr c ti p, Văn phòng B s b trí xe ô tô, b ph n văn thư ph i h p v i ơn v so n th o văn b n cùng gi i quy t. i u 20. Lưu văn b n i 1. T t c văn b n i có óng d u, ăng ký s t i b ph n văn thư u ph i lưu 01 b n t i b ph n văn thư. - Các lo i văn b n óng d u nhưng không ăng ký s thì không lưu b ph n văn thư nhưng ph i ư c ăng ký vào s văn thư theo dõi. - i v i các lo i h p ng có óng d u t i b ph n văn thư: tùy theo n i dung c a h p ng, văn thư có quy n yêu c u ơn v có h p ng n p 01 b n lưu t i b ph n văn thư. 2. Văn b n lưu g m hai b n chính, có y ch ký c a ngư i có thNm quy n và ch ký nháy. M t b n lưu t i văn thư; m t b n lưu trong h sơ công vi c c a ơn v so n th o văn b n. 3. B n lưu văn b n i t i văn thư B và văn thư ơn v ph i ư c s p x p theo th t ăng ký và l p h sơ theo quy nh hi n hành. 4. i v i văn b n quy ph m pháp lu t ph i lưu văn thư hai b n b ng gi y t t, có pH trung tính và ư c in b ng m c b n lâu. Kèm theo văn b n gi y, ơn v so n th o ph i n p cho văn thư B m t ĩa m m File văn b n ó l p cơ s d li u c a B và g i ăng Công báo Văn phòng Chính ph . 5. Văn b n “M t” lưu riêng, ư c c t gi cNn th n trong t , két. M C 3. L P H SƠ HI N HÀNH VÀ GIAO N P H SƠ, TÀI LI U VÀO LƯU TR i u 21. N i dung vi c l p h sơ và yêu c u i v i h sơ ư c l p 1. Khái ni m v h sơ và l p h sơ: H sơ là m t t p văn b n, tài li u có liên quan v i nhau v m t v n , m t s vi c, m t i tư ng c th ho c m t (ho c m t s ) c i m chung như tên lo i văn b n, cơ quan, t ch c ban hành văn b n, th i gian ho c nh ng c i m khác, hình thành trong quá trình theo dõi, gi i quy t công vi c thu c ph m vi, ch c năng, nhi m v c a m t cơ quan, t ch c ho c c a m t cá nhân.
  11. L p h sơ là vi c t p h p s p x p văn b n tài li u hình thành trong quá trình theo dõi, gi i quy t công vi c thành l p h sơ theo nh ng nguyên t c và phương pháp nh t nh. 2. N i dung vi c l p h sơ hi n hành: a) L p danh m c h sơ: Danh m c h sơ là b n danh sách tên các h sơ d ki n s ư c l p trong m t năm c a t ng cán b chuyên môn, c a t ng ơn v và c a c ơn v . Danh m c h sơ là căn c cán b chuyên môn l p các h sơ công vi c c a mình ng th i là căn c cán b văn thư, lưu tr thu các h sơ c a cán b trong ơn v theo quy nh. b) Trình t l p danh m c h sơ: - u năm (ho c cu i năm trư c) Th trư ng cơ quan ch o, t ch c vi c l p danh m c h sơ c a cơ quan trên cơ s k ho ch công tác hàng năm. - Căn c vào nh ng nhi m v c th ư c giao, t ng cán b chuyên môn d ki n nh ng h sơ mà mình s ph i l p trong năm. M i nhi m v ư c giao s là m t h sơ (n u nhi m v ơn gi n, ít tài li u) ho c nhi u h sơ (n u nhi m v ph c t p, nhi u tài li u) - Sau khi có d ki n h sơ c a t ng cán b , th trư ng các ơn v t p h p l i, xem xét c th , duy t danh m c h sơ c a ơn v mình và g i cho Văn phòng B (Phòng Lưu tr ). - Văn phòng B t ng h p danh m c h sơ c a các ơn v thành m t danh m c chung, t ch c h i ng xem xét, thNm nh và trình B trư ng phê duy t b n danh m c ó. - Sau khi ư c phê duy t, danh m c h sơ s ư cg i n các ơn v làm căn c th c hi n. c) Quy trình l p h sơ M h sơ: - u năm căn c vào danh m c h sơ, b ph n văn thư, lưu tr phát bìa h sơ cho cán b , công ch c viên ch c trong ơn v mình. - Ngư i ư c c p bìa ghi tên d ki n c a h sơ lên t ng bìa h sơ và nơi làm vi c. N u phát sinh nh ng vi c không có trong danh m c h sơ thì l y m t bìa h sơ m i và ghi tên công vi c lên bìa h sơ. Trên th c t , nh ng công vi c ngoài danh m c h sơ là r t l n vì v y c n ph i b sung ngay nh ng h sơ phát sinh vào danh m c h sơ c a ơn v . - Trong quá trình gi i quy t công vi c, các cán b th a hành công v ph i thu th p các văn b n có liên quan n v n ang gi i quy t, x lý ưa vào h sơ.
  12. - S p x p tài li u trong h sơ: tài li u ư c x p x p theo m t trong các tiêu chí sau: Theo th i gian ban hành văn b n. Theo trình t gi i quy t công vi c. Theo tác gi văn b n. Theo a dư. Theo v n ch cái. B sung tài li u vào h sơ: Sau khi công vi c k t thúc, cán b th a hành công v ki m tra tài li u trong h sơ, n u th y thi u tài li u ph i ti p t c b sung tài li u vào h sơ. H sơ ph i ph n ánh ư c quá trình, k t qu gi i quy t công vi c. Biên m c h sơ: Vi t các thông tin c n thi t trên bìa h sơ. Ghi m c l c tài li u có trong h sơ vào b n kê tài li u. Xác nh th i h n b o qu n: Có th i h n hay vĩnh vi n. 3. Yêu c u c a vi c l p h sơ: - Tài li u trong h sơ ph i ph n ánh úng ch c năng, nhi m v c a cơ quan ơn v hình thành h sơ. - Các tài li u trong h sơ ph i m b o m i liên h khách quan gi a các văn b n. - Văn b n trong h sơ ph i m b o úng th th c văn b n. - H sơ c n ư c biên m c y và chính xác. i u 22. Giao n p h sơ vào lưu tr cơ quan Khi công vi c k t thúc, sau khi hoàn thi n h sơ, ngư i l p h sơ ph i n p ngay h sơ cho cán b văn thư chuyên trách c a ơn v mình th ng nh t qu n lý. Khi n p h sơ ph i có “Biên b n giao nh n h sơ”. Cu i năm, cán b văn thư ph i th ng kê nh ng h sơ ã h t th i h n t i ơn v (01 năm k t năm công vi c k t thúc) và n p vào kho lưu tr theo hư ng d n c a lưu tr hi n hành. Vi c giao n p h sơ ph i ư c l p biên b n theo quy nh. B ph n Lưu tr có trách nhi m ph c v nhu c u khai thác theo quy nh. i u 23. Trách nhi m i v i vi c l p h sơ
  13. - Th trư ng các ơn v thu c kh i cơ quan B ch u trách nhi m trư c B trư ng v vi c l p danh m c h sơ, l p h sơ, b o qu n và giao n p h sơ tài li u c a ơn v mình vào lưu tr hi n hành thu c Văn phòng B (Phòng Lưu tr ). Chánh văn phòng trình B trư ng phê duy t danh m c h sơ c a kh i cơ quan B . - Th trư ng các ơn v tr c thu c B ch u trách nhi m trư c B trư ng v vi c l p và phê duy t danh m c h sơ, l p h sơ, b o qu n và giao n p h sơ tài li u c a ơn v mình vào lưu tr hi n hành c a ơn v theo quy nh. - Cán b văn thư, lưu tr chuyên trách có trách nhi m tham mưu cho Th trư ng cơ quan v nh ng v n liên quan n công tác l p h sơ ch o và hư ng d n công tác l p danh m c h sơ và l p h sơ theo quy nh c a Nhà nư c và c a cơ quan; Tr c ti p hư ng d n l p h sơ cho cán b trong cơ quan; Qu n lý văn b n i, n và l p h sơ văn b n i c a cơ quan (còn g i là t p công văn i); Thu th p và qu n lý h sơ do cán b n p lưu theo quy nh. - Trách nhi m c a cán b , công ch c, viên ch c: Tr c ti p và thư ng xuyên l p h sơ các công vi c mà mình ã ư c giao ph trách và gi i quy t theo úng yêu c u; Giao n p h sơ vào b ph n văn thư, lưu tr theo quy nh. N u m t công vi c có nhi u ơn v , nhi u ngư i tham gia gi i quy t thì cán b c a ơn v ch trì ph i l p h sơ. Nh ng cá nhân, ơn v khác tham gia không ph i l p h sơ. M C 4. QU N LÝ VÀ S D NG CON D U TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ i u 24. Qu n lý và s d ng con d u 1. Vi c qu n lý và s d ng con d u trong công tác văn thư ư c th c hi n theo Ngh nh s 58/2001/N -CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 v qu n lý và s d ng con d u. 2. Các ơn v khi kh c, i d u ph i theo hư ng d n c a Văn phòng B . ơn v s d ng con d u có trách nhi m lưu 01 b H sơ kh c, i con d u (b n g c) và n p 01 b H sơ (b n sao) cho Văn phòng B (b ph n văn thư). 3. Trư ng h p ơn v có quy t nh chia tách, sáp nh p, gi i th , k t thúc nhi m v thì Th trư ng ơn v ph i thu h i con d u, n p con d u cho cơ quan công an c p gi y ch ng nh n ăng ký m u d u và báo cáo B trư ng (qua Văn phòng B ) b ng văn b n v vi c ã n p con d u cho cơ quan công an. 4. Trư ng h p t m ình ch s d ng con d u, B ra quy t nh t m thu h i con d u và ph i thông báo cho cơ quan công an c p gi y phép kh c d u và các cơ quan liên quan bi t. 5. Con d u c a cơ quan ư c giao cho cán b văn thư tr c ti p qu n lý và óng d u t i cơ quan. Cán b văn thư ư c giao gi d u và th trư ng tr c ti p ch u trách nhi m trư c pháp lu t v vi c s d ng con d u. 6. Ngư i gi d u có trách nhi m:
  14. a) Không giao con d u cho ngư i khác khi chưa ư c phép b ng văn b n c a ngư i có thNm quy n; b) Ph i t tay óng d u vào các văn b n, gi y t c a B , ơn v ; c) Ch ư c óng d u vào nh ng văn b n, gi y t sau khi ã có ch ký c a ngư i có thNm quy n; d) Không ư c óng d u kh ng ch . e) Không mang d u ra kh i cơ quan. Trong trư ng h p th t c n thi t do yêu c u ph i gi i quy t công vi c nơi xa tr s cơ quan thì ph i ư c phép b ng văn b n c a B trư ng, Th trư ng ơn v . Cán b có nhi m v mang d u ra ngoài và th trư ng tr c ti p ph i ch u trách nhi m v vi c s d ng con d u trong th i gian mang ra kh i cơ quan. i u 25. óng d u 1. D u óng ph i rõ ràng, ngay ng n, úng chi u, trùm lên kho ng 1/3 ch ký v phía bên trái và dùng m c d u màu . 2. Các b n Ph l c kèm theo; phi u thăm dò tín nhi m; phi u ánh giá c a các tài ư c óng d u trên trang u và trùm lên m t ph n tên B , ơn v ho c tên c a Ph l c. Các ph l c kèm theo ph i có ch ký nháy c a th trư ng ơn v , cá nhân so n th o văn b n. 3. Các văn b n quan tr ng ph i óng d u giáp lai. 4. óng d u n i lên các ch ng ch , gi y t theo quy nh c a B trư ng. Chương 3. CÔNG TÁC LƯU TR M C 1. CÔNG TÁC THU TH P, B SUNG TÀI LI U i u 26. Nhi m v c a lưu tr hi n hành (lưu tr B , lưu tr ơn v ) - Hư ng d n cán b , công ch c, viên ch c trong cơ quan l p h sơ và chuNn b h sơ, tài li u giao n p vào lưu tr hi n hành; - Thu th p h sơ, tài li u n h n n p lưu vào lưu tr hi n hành; - T ch c phân lo i, ch nh lý, xác nh giá tr , th ng kê, s p x p h sơ, tài li u; - B o v , b o qu n an toàn h sơ, tài li u; - Ph c v khai thác, s d ng h sơ, tài li u;
  15. - L a ch n h sơ, tài li u thu c di n n p lưu giao n p vào Lưu tr l ch s theo quy nh; - T ch c th c hi n tiêu h y h sơ, tài li u h t giá tr ; - Báo cáo th ng kê nh kỳ v công tác lưu tr theo quy nh; i u 27. Thu th p h sơ, tài li u vào lưu tr hi n hành Hàng năm, lưu tr c a B và các ơn v có trách nhi m: 1. L p k ho ch thu th p h sơ, tài li u c a các ơn v và cá nhân; 2. Ph i h p v i các ơn v xác nh h sơ, tài li u c n thu th p; 3. Hư ng d n các ơn v , cá nhân chuNn b h sơ, tài li u giao n p; th ng kê thành “M c l c h sơ, tài li u n p lưu”; 4. ChuNn b kho tàng và các phương ti n ti p nh n h sơ, tài li u; 5. T ch c ti p nh p h sơ, tài li u và l p “Biên b n giao nh n tài li u”; i u 28. Ch nh lý tài li u 1. Hàng năm, lưu tr c a B và các ơn v ph i t ch c ch nh lý nh ng tài li u ã thu th p theo úng quy trình nghi p v lưu tr nh m b sung tài li u vào Phông lưu tr B và c a ơn v . 2. Ch nh lý tài li u nh m phân lo i tài li u theo m t phương án khoa h c và th ng nh t trong h th ng lưu tr B , t o i u ki n thu n l i cho công tác qu n lý, b o qu n, khai thác và s d ng tài li u lưu tr ; ng th i, lo i ra nh ng tài li u h t giá tr tiêu h y. 3. Nguyên t c ch nh lý: a) Không phân tán Phông lưu tr . Tài li u c a t ng ơn v ư c ch nh lý và s p x p riêng bi t; b) Khi phân lo i và l p h sơ ph i tôn tr ng s hình thành tài li u theo trình t theo dõi, gi i quy t công vi c; c) Tài li u sau khi ch nh lý ph i ph n ánh ư c ho t ng c a ơn v hình thành tài li u; 4. Nghi p v ch nh lý th c hi n theo hư ng d n t i Công văn s 283/VTLTNN- NVTW c a C c Văn thư và Lưu tr Nhà nư c ngày 19/5/2004. i u 29. Xác nh giá tr tài li u
  16. 1. Xác nh giá tr tài li u là vi c xem xét, ánh giá các m c giá tr khác nhau c a tài li u trên cơ s các nguyên t c, phương pháp và tiêu chuNn ư c Nhà nư c và B Khoa h c và Công ngh quy nh, nh m l a ch n nh ng tài li u có giá tr ưa vào b o qu n và lo i ra nh ng tài li u h t giá tr tiêu h y. 2. Yêu c u c a vi c xác nh giá tr tài li u: a) Xác nh tài li u c n ư c b o qu n “Vĩnh vi n”, “Lâu dài” ho c “T m th i”. i v i tài li u ư c b o qu n “Lâu dài” và “T m th i” ư c tính b ng s lư ng năm c th ; b) Xác nh tài li u h t giá tr c n lo i ra tiêu h y; 3. Văn phòng B xây d ng “B ng Th i h n b o qu n h sơ tài li u” c a B theo quy nh c a pháp lu t; các ơn v tr c thu c ph i xây d ng “B ng Th i h n b o qu n h sơ tài li u” c a ơn v mình làm căn c cho vi c xác nh giá tr tài li u. B ng Th i h n b o qu n do Th trư ng ơn v quy nh. i u 30. H i ng xác nh giá tr tài li u 1. Khi ti n hành xác nh giá tr tài li u, B trư ng, Th trư ng các ơn v ra quy t nh Thành l p H i ng xác nh giá tài li u. H i ng có nhi m v tư v n cho B trư ng, Th trư ng các ơn v v vi c quy t nh: - M c l c h sơ, tài li u gi l i b o qu n; - Danh m c tài li u h t giá tr . 2. Thành ph n c a H i ng g m có: a) i v i các ơn v kh i cơ quan B : - Lãnh o Văn phòng: Ch t ch H i ng - i di n Lãnh o ơn v có tài li u: y viên - i di n Phòng Lưu tr : y viên b) i v i các ơn v tr c thu c: - Th trư ng ơn v : Ch t ch H i ng; - i di n lãnh o ơn v có tài li u: y viên. - i di n lãnh o Văn phòng: y viên (ho c Phòng Hành chính – T ng h p): - i di n văn thư, lưu tr c a ơn v : y viên.
  17. 3. Phương th c làm vi c c a H i ng: a) T ng thành viên c a H i ng xem xét ưa ra ý ki n i v i nh ng h sơ, tài li u ư c th ng kê trong b n Danh m c h sơ, tài li u gi l i b o qu n và Danh m c h sơ, tài li u ngh tiêu h y. i v i Danh m c h sơ, tài li u h t giá tr b o qu n ngh tiêu h y c n ph i ư c ki m tra, i chi u v i th c t tài li u; b) H i ng th o lu n t p th và bi u quy t theo a s ; c) Thông qua Biên b n, trình B trư ng hay Th trư ng ơn v quy t nh. i u 31. Th m tra tài li u h t giá tr trư c khi tiêu h y 1. ThNm tra tài li u h t giá tr trư c khi tiêu h y: a) C c Văn thư và Lưu tr Nhà nư c thNm tra tài li u h t giá tr c a B và c a các ơn v tr c thu c là ngu n n p lưu vào Trung tâm Lưu tr Qu c gia; b) Văn phòng B thNm tra tài li u c a các ơn v không thu c ngu n n p lưu vào Trung tâm Lưu tr Qu c gia; 2. ThNm quy n quy t nh vi c tiêu h y tài li u h t giá tr : a) B trư ng, Th trư ng các ơn v có ngu n n p lưu tài li u vào Trung tâm lưu tr Qu c gia ký quy t nh tiêu h y tài li u h t giá tr sau khi có ý ki n thNm nh b ng văn b n c a C c Văn thư và Lưu tr Nhà nư c; b) Th trư ng các ơn v không thu c ngu n n p lưu vào Trung tâm Lưu tr Qu c gia ký quy t nh tiêu h y tài li u h t giá tr c a ơn v sau khi có ý ki n thNm nh b ng văn b n c a B . i u 32. Tiêu h y tài li u h t giá tr 1. Vi c tiêu h y tài li u h t giá tr ch ư c th c hi n sau khi có quy t nh b ng văn b n c a ngư i có thNm quy n. 2. Khi tiêu h y ph i h y h sơ tài li u h t giá tr ph i m b o tiêu h y h t thông tin trong tài li u ó. 3. Trong quá trình th c hi n tiêu h y tài li u ph i có i di n c a ơn v có tài li u; ph i ư c l p biên b n, có xác nh n c a ơn v có tài li u và c a ngư i th c hi n. 4. Tiêu h y h sơ, tài li u ph i ư c l p thành h sơ, bao g m: - T trình v vi c tiêu h y tài li u h t giá tr ; - Danh m c h sơ, tài li u h t giá tr kèm b n thuy t minh tài li u h t giá tr ; - Quy t nh thành l p H i ng xác nh có giá tr tài li u;
  18. - Biên b n h p H i ng xác nh giá tr tài li u; - Văn b n c a c p có thNm quy n v vi c thNm tra tài li u h t giá tr ; - Quy t nh tiêu h y tài li u h t giá tr c a ngư i có thNm quy n; - Biên b n bàn giao tài li u h t giá tr ; - Biên b n tiêu h y tài li u và các tài li u liên quan khác. 5. H sơ v vi c tiêu h y tài li u h t giá tr ph i ư c b o qu n t i cơ quan, ơn v có tài li u tiêu h y trong th i h n ít nh t là hai mươi năm, k t ngày tài li u ư c tiêu h y. 6. Các lo i sách báo, t p chí; các b n sao ch p, gi y nháp không còn nhu c u s d ng ơn v có th t h y (sau khi có thNm tra c a cán b lưu tr ). 7. Nghiêm c m các ơn v ho c cá nhân t ch c h y, bán tài li u khi chưa có ý ki n c a H i ng xác nh giá tr tài li u c a cơ quan. i u 33. Thành ph n h sơ, tài li u n p lưu 1. Nhóm tài li u chung Nhóm tài li u chung bao g m nh ng h sơ, tài li u ch y u hình thành trong quá trình th c hi n nh ng ch c năng qu n lý hành chính chung B và các ơn v tr c thu c. Toàn b h sơ, tài li u trong nhóm này ư c phân chia thành các nhóm nh tương ng v i các m t hay các lĩnh v c ho t ng và ư c s p x p như sau: a) Tài li u t ng h p; b) Tài li u quy ho ch, k ho ch, th ng kê; c) Tài li u t ch c, cán b ; d) Tài li u lao ng, ti n lương; ) Tài li u tài chính, k toán; e) Tài li u qu n lý xây d ng cơ b n; g) Tài li u qu n lý ho t ng khoa h c và công ngh . h) Tài li u nghiên c u khoa h c và công ngh i) Tài li u h p tác qu c t ; k) Tài li u thanh tra và gi i quy t khi u n i, t cáo; l) Tài li u thi ua, khen thư ng;
  19. m) Tài li u hành chính, văn thư, lưu tr ; n) Tài li u t ch c h i th o trong và ngoài nư c. 2. Nhóm tài li u qu n lý chuyên ngành. Bao g m tài li u hình thành trong quá trình th c hi n các ch c năng, nhi m v qu n lý ư c giao c a t ng ơn v và ph n ánh nh ng v n mang tính c thù c a ngành hay lĩnh v c ó. 3. Tài li u v ho t ng c a t ch c ng, Công oàn và oàn Thanh niên trong cơ quan. Nhóm này bao g m nh ng h sơ, tài li u s n sinh trong quá trình ho t ng c a t ch c ng, Công oàn và oàn Thanh niên c ng s n H Chí Minh c a B và các ơn v có giá tr c n ư c ưa vào b o qu n trong lưu tr hi n hành và lưu tr l ch s . i u 34. Giao n p h sơ, tài li u vào lưu tr hi n hành 1. Trách nhi m c a các ơn v và cá nhân trong B , ơn v i v i vi c giao n p vào lưu tr hi n hành. a) Các ơn v và cá nhân trong B ph i giao n p nh ng h sơ có giá tr lưu tr vào lưu tr hi n hành theo th i h n ư c quy nh t i kho n 2 i u này. H sơ cán b ư c lưu tr theo quy nh c a B N i v và Ban T ch c Trung ương. H sơ Thanh tra do Thanh tra B qu n lý và ch giao n p vào lưu tr hi n hành khi có yêu c u c a ngư i có thNm quy n. b) Trư ng h p ơn v ho c cá nhân c n gi l i nh ng h sơ, tài li u ã n h n n p lưu thì ph i l p danh m c g i cho lưu tr c a B , ơn v nhưng th i h n gi l i không ư c quá hai năm. c) Cán b , viên ch c trư c khi ngh hưu, thôi vi c hay chuy n công tác khác u ph i bàn giao l i h sơ, tài li u cho ơn v hay ngư i k nhi m. 2. Th i h n n p lưu vào lưu tr hi n hành ư c quy nh như sau: a) Tài li u hành chính: sau m t năm k t năm công vi c ư c k t thúc; b) Tài li u nghiên c u khoa h c, ng d ng khoa h c và công ngh : sau m t năm k t năm công trình ư c nghi m thu chính th c; c) Tài li u xây d ng cơ b n: sau ba tháng k t khi công trình ư c quy t toán; d) Tài li u nh, phim i n nh; mi-crô-phim; tài li u ghi âm, ghi hình và tài li u khác: sau ba tháng k t khi công vi c k t thúc. 3. Th t c giao n p:
  20. Khi giao n p tài li u ph i l p hai b n “M c l c h sơ, tài li u n p lưu” và hai b n “Biên b n giao nh n tài li u”. ơn v ho c cá nhân giao n p tài li u và lưu tr hi n hành c a B , ơn v m i bên gi m i lo i m t b n. i u 35. N p lưu h sơ, tài li u vào lưu tr l ch s (Trung tâm Lưu tr Qu c gia) 1. Trách nhi m c a lưu tr B và lưu tr các ơn v thu c ngu n n p lưu vào Trung tâm Lưu tr Qu c gia: a) Giao n p tài li u có giá tr ư c b o qu n vĩnh vi n vào lưu tr l ch s theo úng th i h n quy nh. Trư ng h p mu n gi l i h sơ, tài li u ã n th i h n n p ph i ư c s ng ý b ng văn b n c a Trung tâm Lưu tr Qu c gia có thNm quy n thu th p; b) Giao n p nh ng tài li u trên cơ s h sơ ho c ơn v b o qu n ư c th ng kê thành “M c l c h sơ, tài li u n p lưu”; c) Giao n p y h p, c p và các công c tra c u kèm theo. d) V n chuy n và giám sát tài li u n nơi giao n p; ) Có Biên b n giao n p tài li u. e) L p thành h sơ giao n p tài li u vào lưu tr l ch s g) Th t c giao n p th c hi n theo hư ng d n c a C c Văn thư và Lưu tr Nhà nư c. 2) Th i h n giao n p tài li u vào lưu tr l ch s : a) Tài li u hành chính, tài li u nghiên c u khoa h c, ng d ng khoa h c công ngh , tài li u xây d ng cơ b n: sau mư i năm, k t năm tài li u ư c giao n p vào lưu tr hi n hành c a B , c a các ơn v ; b) Tài li u phim, nh, ghi âm, ghi hình: sau 02 năm, k t năm tài li u ư c n p vào lưu tr B và c a các ơn v ; c) Tài li u “M t” sau khi gi i m t m i n p lưu vào lưu tr l ch s . Vi c giao n p tài li u vào lưu tr l ch s ư c th c hi n theo hư ng d n c a C c Văn thư và Lưu tr Nhà nư c. M C 2. TH NG KÊ, B O QU N TÀI LI U LƯU TR i u 36. Th ng kê tài li u lưu tr 1. i tư ng th ng kê lưu tr bao g m: Cán b , công ch c làm công tác lưu tr , tài li u lưu tr , kho lưu tr và phương ti n b o qu n tài li u lưu tr .
Đồng bộ tài khoản